eArkiv Kalmar län Rapport 3 – Nyttoanalys och nyttorealisering

Transcription

eArkiv Kalmar län Rapport 3 – Nyttoanalys och nyttorealisering
Dokumenttyp
Rapport
Område
eArkiv Kalmar län
Rapport 3 – Nyttoanalys och
nyttorealisering
Version 1.0
Kisa 2015-01-29
Ort och datum
Anki Heimonen
Projektledare
Dokumenttyp
Rapport
Område
1 Bakgrund och information om rapporten
I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län har det ingått att presentera de nyttor som
kommunen och dess verksamheter kan hämta hem vid införandet av en digital
informationshantering och ett system för långsiktigt digitalt bevarande. I projektplanen, punkt
2.2 Projektmål, stadgas att”Genom samverkan och omvärldsbevakning ska kunskaper och
erfarenheter från liknande projekt och från de egna medverkande organisationerna fångas
upp och delges samtliga berörda. Förbättringsförslag och förslag till åtgärder ska utarbetas
och presenteras för samtliga deltagare.”.
Underlagsmaterialet till denna rapport är hämtat från de nyttoanalyser som genomförts inom
ett antal andra projekt och förstudier under de senaste åren. Rapporten ger således inte en
fullständig analys för kommunerna i Kalmar län utan har sammanställts för att spegla de
nyttor som bör vara allmängiltiga för de flesta av Sveriges kommuner.
Källförteckning redovisas sist i rapporten.
2 Sammanfattning
E-arkivet är en applikation/tjänst som realiserar kommuners skyldighet att kunna bevara
allmänna handlingar i elektronisk form och kunna göra dem åtkomliga för olika intressenter.
E-arkivet ska ses som en integrerad del av en organisations hela IT- och
informationssäkerhetsarkitektur och är grunden för organisationens informationshantering.
Nyttoanalyser som genomförts inom andra e-arkivprojekt i Sverige har visat att det finns stora
vinster med att införa ett e-arkiv både för kommunen som helhet och inte bara inom
kommunarkivens verksamhet. Ett exempel är Västerås stad som beräknar att summan av
nyttorna i bästa fall kan uppgå till 70 miljoner per år.
De största nyttoeffekterna uppstår genom att medborgare och medarbetare enklare kan ta del
av information som finns i arkiven. Man ska dock vara medveten om att nyttorna uppstår
successivt efter införande och ökar i takt med att kostnaderna för införandet minskar.
E-arkivet skapar en gemensam lösning för informationshantering och att mindre tid behöver
läggas på att skapa arkiveringslösningar i efterhand när system ska ersättas. Informationen blir
enklare att vidmakthålla över tid när standarder och teknik förändras, men för att nyttorna ska
säkerställas måste ansvariga utses som tillser att nyttorna realiseras. Till hjälp i detta arbete
bör en hindersanalys genomföras som belyser risker och krav inför ett genomförande.
Dokumenttyp
Rapport
Område
3 Inledning
Tanken med en nyttoanalys är att utifrån ett nuläge bedöma, identifiera och specificera de
möjliga nyttor som framkommer. Nyttorealiseringsplanen ska sedan säkerställa att
handlingsprogram och verksamhetsplaner realiseras. Syftet med att arbeta systematiskt med
nyttorealisering är att säkerställa att intressenterna får nytta av sin arkivorganisation.
3.1 Rapportens syfte
 Definiera det ramverk som kan tillämpas för att säkerställa att eftersträvade nyttor
realiseras.
 Redovisa en möjlig plan för realiseringen av prioriterade nyttor.
3.2 Om nyttoanalyser
För att kunna värdera nyttoeffekterna i mätbara termer behöver vi beskriva börläget, d v s hur
arkiveringsprocessen ser ut efter införande av e-arkiv, och jämföra det med nuläget, dvs hur
samma processer fungerar då e-arkivet inte finns. Därför beskrivs först nuläget och därefter
kommer en beskrivning av det tänkta systemstödet e-arkiv. De förändringar som e-arkivet
medför i form av effektiviseringar och förändrade arbetsprocesser beskrivs sedan i form av en
nyttoanalys.
Nyttoanalysen ska visa:
 hur stor nyttan kan bli,
 vad som skapar nyttan
 vilka hinder som kan medföra att den inte realiseras
och bestämma:
 hur beslutsprocessen ser ut
 hur förändringarna ska implementeras
3.3 Metod
PENG står för Prioritera Enligt NyttoGrunder. PENG:s basmodell består av tre faser och tio
arbetssteg enligt följande:
1.
Förberedelsefasen




Syfte
Insikt
Objektavgränsning
Objektbeskrivning
2.
Genomförandefasen




Identifiering av
nyttoeffekter
Strukturering av
nyttoeffekter
Värdering av
nyttoeffekterna
Beräkning av kostnader
för nyttan
3.
Kvalitetssäkringsfasen


Färgklassificering och
Hindersanalys
Beräkning av nettonytta
och fastställande av
hemtagningsansvar
Dokumenttyp
Rapport
Område
3.4 Nyttoperiod
Enligt PENG-modellen finns det tre olika tidpunkter som får betydelse för nyttoanalysen.
1. Nuläge: När analysen görs.
2. Nolläge: När e-arkiv är fullt utvecklad och tillgänglig för alla användare.
3. Börläge: När den fulla nyttan är realiserad. De nyttoanalyser som genomförts pekar på
att det tar minst 4 år för nya rutiner att sätta sig. Det är viktigt att poängtera att desto
längre tid det tar innan beslut tas om en realisering av e-arkiv desto fler system
kommer att hanteras enligt den nuvarande modellen, vilket kommer att påverka både
kostnader och nyttor för det kommande e-arkivet.
3.5 Uppföljning och mätbara mål
Uppföljning av e-arkivet utifrån en PENG-analys bör ske årligen för att säkerställa att
nyttorna realiseras i den omfattning som analysen kommit fram till. Uppföljningen bör ske för
kommunen som helhet men även specifikt i kommunarkivet. Mätbara mål för
samhällsnytta/medborgarnytta bör även tas fram. Nyttan kan mätas genom
enkätundersökningar eller liknande. För att få fram ökningen måste undersökningar även
göras vid nolläget, dvs innan en förändring sker. De mätbara målen bör tas fram i samband
med beslutet att införa e-arkiv för att säkerställa att alla är överens om målen. Ansvarig för
uppföljningen bör utses.
4 Nyttoanalys för system för långsiktigt digitalt
bevarande – exempel Västerås stad
Denna del av rapporten redovisar ett sammandrag av den nyttoanalys som genomfördes i
Västerås stad 2011-2012.
Västerås stad är en kommun med cirka 140 000 invånare och har ett mycket större
invånarantal i förhållande till de kommuner som berörs av projekt eArkiv Kalmar län. De
resultat som framkommit i den nyttoanalys som Västerås genomfört bedöms ändå som
relevanta då de reella nyttorna/kostnaderna för respektive kommun är desamma om dessa
justeras utifrån befolkningsantal och den kommunala organisationens storlek.
4.1 Dagens hantering
I dagsläget produceras allmänna handlingar på två sätt, digitalt och analogt. Den traditionella
analoga hanteringen består framför allt av pappershandlingar. Idag sker dock den största delen
av arkiveringen digitalt i kommunernas verksamhetssystem. Ibland förekommer det att system
tankas av årligen eller när de ska avvecklas för att ge plats åt nya system.
Dagens digitala arkivering är stuprörslösningar, dvs att informationen är sökbar i avgränsade
delar (de tidigare systemen). Detta gör att återsökning är tidskrävande, krångligt och
omöjliggör korssökningar. Detta ställer höga krav på personalens kunskap om vilka system
som innehåller vilken typ av information och från vilka år eftersom återsökning bara är möjlig
inom respektive stuprör. Det gör också att det är svårt, närmast omöjligt, att låta andra än
registratorer och centralarkivets medarbetare söka information i arkivet.
Dokumenttyp
Rapport
Område
Figur 1- Dagens hantering
På grund av den ökade digitala hanteringen sker allt färre leveranser till kommunarkivet i
pappersformat, men de kommer troligen aldrig att helt försvinna. Dessutom ska det som
slutarkiveras bevaras för all framtid. Arkivlokalerna kommer således att bli kvar och även
kräva större utrymme. Det kommer också krävas bättre rutiner för återsökning i det analoga
materialet. På lång sikt kan det vara tänkbart att delar av arkiven digitaliseras för att skapa
bättre förutsättningar för återsökning.
4.2 Det kommande e-arkivet
Ett e-arkiv är ett system för bevarande av allmänna handlingar. Systemet är till för långsiktig
informationsförsörjning - att samlat hantera elektronisk information med avseende på
sökbarhet, bevarande över tid, säkerhet och kontroll. E-arkivet är en integrerad del av en
organisations hela IT-arkitektur och är grunden för IT-infrastrukturen. Den principiella
systemlösningen för e-arkiv som denna PENG-analys är baserad på är tänkt att vara
applicerbar i olika typer av e-arkiv, t ex slutarkiv eller mellanarkiv. Den översiktliga bilden
nedan visualiserar den tänkta lösningen som är indelad i tre huvudprocesser:
Leveranser till e-arkiv


Information exporteras från verksamhetssystem.
Informationen valideras och kontrolleras.
Informationsförsörjning


Informationen tas emot och valideras.
Informationen med tillhörande metadata lagras, hålls
tillgänglig och sökbar.
Informationen redovisas enligt de principer som följer av
arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen.

Sök/hämta information ur earkiv

Informationen i e-arkivet är sökbar och tillgänglig för övrig
offentlig sektor samtliga medborgare.
Dokumenttyp
Rapport
Område
Ett mellanarkiv kan användas som en integrerad dela av e-arkivet. Handlingar förvaras där i
väntan t ex på att gallring har verkställts och andra behövliga åtgärder har vidtagits. Med en
mellanarkivlösning behåller verksamheten sitt ansvar för informationsinnehållet till dess att
verksamhetsbehoven har avtagit. När det är dags för ett formellt överlämnande kan en
överföring göras från ett gemensamt verksamhetsstöd till kommunarkivets e-arkiv som har
samma standardiserade lösning. Mellanarkivet är alltså en del av helheten e-arkiv, men med
andra behörigheter. Informationen i mellanarkivet är inte överlämnad till arkivmyndigheten. I
både mellanarkivet och i ”slutarkivet”, som finns hos kommunarkivet, ska handlingar kunna
återsökas, tillhandahållas, administreras och återanvändas av skilda intressenter. Detta
möjliggör för fler användningsområden som behörighetshantering, e-tjänster mm.
4.3 Förbättringsmål med e-arkiv
Förbättringsmålen (ibland kallat effektmålen) är själva syftet med investeringen, alltså
anledningen till att beställaren väljer att investera i ett nytt e-arkiv. Förbättringsmålen för earkiv är i huvudsak två som under nyttoanalysen har brutits ner i ett antal
nyttoeffekter/delmål.
Intern effektivisering genom bland annat




Högre samhälls-/medborgarnytta genom
bland annat

Rationell hantering av inflödet av
handlingar till arkivet
Enklare tillhandahållande av
handlingar
Enklare vidmakthållande av
information över tid
Frigjord administrativ tid
Snabbare och rationellare tillgång till
handlingar/information
4.4 Målgrupper
Följande målgrupper kommer att påverkas av nyttoeffekterna av ett
e-arkiv:
Externa intressenter som uppnår nytta




Medborgare
Myndigheter
Media
Forskare (Universitet och Högskolor)
Interna intressenter som uppnår nytta


Samtliga förvaltningar
Kommunarkivets organisation
Dokumenttyp
Rapport
Område
5 Nyttor
Nyttor mäts ofta utifrån ”ökad effektivisering” och ”medborgarnytta”. För att underlätta
analysen valde Västerås stad att titta på nyttor i kommunarkivet och nyttor för kommunen
som helhet. Både kommunarkivet och kommunen står för inre effektivitet medan
medborgarnyttan, d v s nytta direkt för medborgare eller indirekt via kommunens övriga
förvaltningar, först och främst uppstår i kommunen.
5.1 Kommunens nyttor
Kommunens nyttor består av intern effektivisering och kvalitetshöjning. Kommunens nyttor är
också i mångt och mycket medborgarens nyttor då kommunens arbete är till för att stötta
medborgarna genom service och tjänster. Den stora nyttan för kommunen är att det blir ett
enklare vidmakthållande av information över tid.
Effektivare leveranser
till centralsarkivet
Färre fel i
informationen
Effektivare hantering i
verksamheten
Minskade
lokalkostnader
Kommunen
Effektivare utlämnande
Tydlig struktur för
arkivprocessen
Minskade
förvaltningskostnader
Minskade kostnader för
kontorsmaterial
Minskade IT-kostnader
Effetivare hantering i
centralarkivet
Bigitalt bevarande
Figur 2 - Enkel beskrivning av kommunens nyttostruktur
Idag finns det system som kommunen för att informationen uppgift att hålla gamla system
levande för all framtid. Det är inte bara osäkert utan kan resultera i att tekniken blir uråldrig
och oanvändbar. E-arkivet kan generera minskade IT-kostnader. Kommunens förvaltningar
lägger mycket tid på arkivet. Som beskrivet tidigare, sker detta redan idag till största delen
digitalt. Det finns dock stora möjligheter att ett e-arkiv skapa ännu effektivare leveranser till
kommunarkivet. Det kommer att ske genom att förenkla hur arkiveringen ska gå till vilket
påverkar många olika delar av verksamheten. Dels innebär det att kommunens medarbetare
inte behöver lägga lika mycket tid på att ta fram krav på hur arkiveringen ska gå till. Det
innebär också att kunna tanka av systemen kontinuerligt på information som ska arkiveras
vilket i sin tur minimerar mängden av system måste skapas arkiveringslösningar i efterhand.
Dokumenttyp
Rapport
Område
Besparingen är beroende av hur många system som fortfarande hålls i igång trots att de tagits
ur drift eftersom informationen som finns kvar i systemen behövs. E-arkivet gör det möjligt
att skapa effektivitet och besparingar genom färre system i kommunen då det går att flytta
handlingar till gemensamt system som är anpassat för bevarande över tid. Genom att införa
e-arkivet skapas även en enhetlig process för dokumenthantering/informationshantering,
överlämnande och arkivering.
Ett e-arkiv kommer även medföra att det blir färre fel i informationen som arkiveras. För
användare i kommunen innebär det att tillförlitligheten till informationen i kommunarkivet
ökar och att internkontrollen blir avsevärt mycket bättre. Den största nyttan med ett e-arkiv är
att det blir enklare för kommunens medarbetare att få tillgång till arkiverat material. Genom
att bidra till ett effektivare utflöde av information kan medarbetarna få tillgång till information
om en tidigare upphandling, en konsultrapport som man behöver information från eller
beslutsunderlag för att bättre kunna ta ställning till aktuella frågor.
Dessutom kommer kommunen på ett mycket bättre sätt kunna besvara förfrågningar kring
material i kommunarkivet. Det innebär att medborgare enklare kommer att kunna få ut
information om vilka uppgifter kommunen har och information om ärenden som är aktuella
för just den personen.
Genom att e-arkivet skapar en tydlig struktur för arkivprocessen kommer det bli enklare att
kommunicera lagkraven. Vid upphandling av nya systemstöd kommer det även att bli lättare
att införliva krav på arkiveringsprocessen i upphandlingsunderlagen. Idag sker detta för varje
systemstöd för sig.
Kommunen kommer även att få nyttor genom minskade kostnader för kontorsmaterial genom
att färre arkivkartonger och arkivmappar kommer att behövas då än mer av kommunens
informationshantering kommer att kunna skötas digitalt. Detta innebär i sin tur att det kommer
att kunna bli minskade lokalkostnader för bland annat mellanarkiv.
5.2 Kommunarkivets nyttor
De nyttor som uppstår i kommunarkivet är av formen intern effektivisering och
kvalitetshöjning. Men även några nyttor är av formen samhällsnyttor. Kommunarkivets nyttor
beskrivs mer ingående nedan.
Den digitala utvecklingen går snabbt och idag tycker vi att disketter är omoderna och dagens
lösningar kommer utan tvekan att kännas förlegade och oanvändbara i framtiden. Därför krävs
det att kommunerna kontinuerligt anpassar och migrerar den digitala informationen till gängse
standard. Detta arbete är omfattande eftersom dagens informationsmängder finns lagrade i
olika stuprörslösningar. Ett e-arkiv innebär att informationen lagras på ett likartat sätt och
därmed vid behov kan migreras på ett likartat sätt. Idag finns det endast negativa
konsekvenser för informationssäkerheten att avvakta med att införa ett e-arkiv. System blir
snabbt omoderna och snart saknas verktygen, kunskapen och kontexten runt de äldre
verksamhetssystemen.
Dokumenttyp
Rapport
Område
Digitalt bevarande
Minskade kostnader för
kontorsmaterial
Färre fel i
informationen
Effektivare hantering
Centralarkivet
Effektivare utlämnande
Minskade
lokalkostnader
Tydlig struktur för
arkivprocessen
Minskade
förvaltningskostnader
Minslade IT-kostnader
Figur 3 - Enkel beskrivning av Kommunarkivets nyttostruktur
E-arkivet medför en större digital hantering av de ärenden som inkommer från medborgare,
forskare och medarbetare i kommunen. Det innebär minskade kostnader för kontorsmaterial
då information kan beställas och skickas via e-post eller via e-tjänst direkt kopplad till earkivet.
Kostnadsbesparingar kan ske genom att mer information kan hämtas direkt av berörd
personal i kommunen. Tid är pengar och genom en effektivare arkivprocess och utflöde av
information minskas eftersökningstider, vilket kan leda till minskat behov av personal.
Behovet av framtida lokalökningar kan också minskas.
Kostnaderna för att migrera informationen till e-arkivet blir lägre ju snabbare detta arbete
påbörjas. E-arkivet bidrar till ett effektivare inflöde av information till kommunarkivet genom
att kravställningen blir enklare för hur informationen ska se ut när den kommer till
kommunarkivet.
Idag lägger kommunarkivets personal mycket tid på att förklara hur informationen ska vara
strukturerad, vilken information som ska arkiveras och vilken information som kan gallras
bort samt föra dialog med konsulter som ska genomföra informationsöverföringen. E-arkivet
kommer att medföra stor nytta genom att det blir färre fel i informationen som arkiveras. För
kommunarkivet innebär detta att man kan lägga mindre tid på att felsöka och försöka
återskapa information som har blivit felaktig. Det innebär också att man inte behöver
genomföra de stickprov som görs idag utan att man i större utsträckning kan hantera
felsökning maskinellt i det nya e-arkivet och då på ett tidigt stadium upptäcka felaktigheter.
Genom att e-arkivet skapar en tydlig struktur för arkivprocessen kommer det bli enklare att
förmedla lagkraven intern i kommunen. Det kommer även att bli mindre arbete för
Dokumenttyp
Rapport
Område
kommunarkivet då e-arkivet kommer att tydliggöra kraven på ett enklare och mer
standardiserat sätt vid upphandling av nya systemstöd.
En stor del av kommunarkivets arbete är att hantera de ärenden som uppkommer då olika
typer av intressenter efterfrågar allmänna handlingar som är arkiverade. Detta tar idag lång tid
eftersom informationen är lagrad i olika stuprörslösningar som gör man måste veta exakt i
vilken informationsmängd man ska söka. Ett e-arkiv skulle göra det möjligt att söka tvärs
genom informationsmängderna vilket i sin tur medföra ett effektivare utflöde av information.
Eftersom informationen blir enklare åtkomlig gör e-arkivet det möjligt att börja utveckla olika
typer av e-tjänster vilket skulle kunna medföra än större effektiviseringsmöjligheter eftersom
arkivets personal då inte behöver göra hela jobbet. Den största nyttan uppstår dock hos
medborgarna på ett enklare sätt kommer att kunna ta del av de allmänna handlingar som
finns i arkivet.
På lång sikt kommer e-arkivet också bidra till ett minskat behov av personalökningar när
informationshanteringen inte kommer att öka exponentiellt som fallet är idag. Samtidigt
bidrar e-arkivet till ett minskat behov av lokalökningar då mer information kommer att
digitaliseras och andelen pappershandlingar kommer att minska ytterligare.
5.3 Kostnader för nyttan
Kostnaderna för att åstadkomma den beräknade nyttan har varit svåra att beräkna då det är
avhängigt hur e-arkivorganisationen kommer att se ut, t ex genom olika former av samarbete
och lösning/leverantör. De kostnadsposter som vanligen brukar beskrivas är:












Inköp av system/tjänst
Licenser
Anpassningar/vidareutveckling
Konsulttjänster vidareutveckling
Utbildning
Nedlagd tid för utveckling och införande
Utbildning i extern regi
Integration
Drift och support årligen
Tid för förvaltning
Ökad tid för personalen
Kostnader för att åtgärda hinder (se hindersanalys)
Nyttostapeln i figur 4 visar den totala bruttonyttan under nyttoperioden fördelad på
grön, gul och röd.
Dokumenttyp
Rapport
Område
Visualisering av nyttor och kostnader för e-arkiv i Västerås
800 000
700 000
600 000
500 000
400 000
300 000
200 000
100 000
Nytta
Direkt nytta
Kostnad
Indirekt nytta
Svårvårderad nytta
Figur 4 - Visualisering av nyttor och kostnader för e-arkiv i Västerås
Kostnaderna har inte preciseras inom ramen för den PENG-analys som genomförts. Därför
råder osäkerhet om hur stor kostnaden är, varför det står ett stort frågetecken på den stapeln.
När kostnaden har tydliggjorts kan en jämförelse mellan nyttan och kostnaden göras och då
kan Figur 4 ovan kompletteras med denna information.
Nyttor per år
600000
500000
400000
300000
200000
100000
0
År 1
År 2
Svårvärderad nytta
År 3
Indirekt nytta
År 4
Direkt nytta
Figur 5 - Nyttor fördelade över en 4-års period
Det är ovanligt att samtliga nyttor infaller direkt i samband med att ett system implementeras.
Oftast sker en successiv ökning och den totala nyttan per år kan realiseras först ett antal år
efter att investeringen har genomförts. För att förtydliga detta har nyttorna fördelats enligt
standardutfall i Figur 5.
Det är viktigt att inse att kostnaderna fördelas tvärt emot nyttorna. De stora kostnaderna
uppstår i början när ett inköp eller utveckling av ett system genomförs. Implementeringen och
införandet av nya verksamhetsprocesser är något som tar tid och som kräver kunnig personal.
Dokumenttyp
Rapport
Område
5.4 Avgränsning
Västerås stads förberedelsefas genomfördes i sin helhet under perioden oktober 2011 -februari
2012. På grund av att det, när analysen genomfördes, inte fanns något beslut om införande av
e-arkiv fanns det inte heller underlag för att ta fram vissa delar av PENG-analysen, men de
delar av analysen som genomförts redovisas övergripande nedan. De delar som inte har
genomförts eller har genomförts i en avgränsad form på grund av för stora osäkerheter i
informationen är:
 Kostnader
 Hindersanalys
 Beräkning av nettonytta
 Hemtagningsansvar
Dessa delar beskrivs ändå översiktligt i rapporten då de är avgörande för att verkligen
säkerställa att nyttorna infaller.
6 Om nyttorealisering
Varje arkivmyndighet måste inför ett sådant här arbete fastställa ett handlingsprogram och en
verksamhetsplan för sin arkivverksamhet. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva
de strategiska målen för verksamheten. I verksamhetsplanen för ett digitalt arkiv fastställs
vilka verksamhetssystem som ska prioriteras för avställning och hur arkivering av
verksamheternas handlingar och dokument ska hanteras under perioden. Förslag upprättas i
samverkan med berörda verksamheter.
Verksamhetsplanen fastställs av arkivmyndigheten efter beslut om budget och
handlingsprogram. Uppföljning redovisas i årsredogörelsen. Verksamhetsplaneringen ska ske
i takt med utvecklingen och på effektivast möjliga nivå och uppföljning ska ske fortlöpande.
Nyttorealiseringsplanen gör det möjligt att följa upp så att kvalitativa och ekonomiska nyttor
realiseras och har därigenom ett samband med budgetarbete och verksamhetsplanering.
Som stöd för arbetet med nyttorealiseringen kan man använda e-delegationens Vägledning i
nyttorealisering. Nyttorealiseringsplanen tas fram under den tredje fasen i
nyttorealiseringsprocessen (planera) vilket illustreras i flödet nedan:
Identifiera
Specificera
Planera
Realisera
Följa upp
Uppföljning ska rapporteras till arkivmyndigheten då det bär det yttersta ansvaret för den
kommunala arkivhanteringen. Planen bör revideras och kompletteras minst en gång om året i
samband med verksamhetsplanering.
6.1 Organisation för nyttorealisering
Nyttorealiseringsansvarig ansvarar för att realisera planerade nyttor i aktuell verksamhet.
Ansvarig chef för arkivfunktionen ansvarar för att utveckla, förankra och driva arkivets frågor,
samt för att leda och samordna verksamheten utifrån arkivmyndighetens anvisningar,
Dokumenttyp
Rapport
Område
verkställande av beslut samt att utveckla samarbetet mellan arkivfunktion och
verksamheterna. Ansvarig chef för arkivfunktionen har också ansvar för ekonomiska
förvaltningen, det vill säga verksamhetsplan, löpande redovisning, budget och årsredovisning.
Ansvarig chef för arkivfunktionen ansvarar även för omvärldsbevakning, kartläggning och
behovsanalyser samt information och kommunikation och är vanligtvis länken mellan
projektledare och styrgrupper för att genomföra och utveckla arkivinsatserna.
Tillsynsarkivarien ansvarar för att genomföra och följa upp arkivinspektioner, planera och
leda arbetet med att ta fram dokumenthanteringsplaner och genomföra utbildningar samt ge
råd och stöd i arkivfrågor. Tillsynsarkivarien har befogenhet att rekommendera
gallringsfrister/fatta gallringsbeslut, att rapportera åtgärdsförslag till arkivmyndigheten och
aktuell myndighet samt att pröva utlämnande av allmänna handlingar som överlämnats till
arkivmyndigheten.
Förvaltningsledare för arkivsystem ansvarar för att införa, förvalta och utveckla de system
som används i arkivets verksamhet samt att hålla sig uppdaterad om den tekniska
utvecklingen och säkerställa tillgång till teknisk beställarkompetens. Förvaltningsledare
ansvarar för strategiska beslut gällande förvaltning och utveckling. Förvaltningsledaren har
befogenhet att fatta strategiska beslut om förvaltning och utveckling. Förvaltningsledaren har
också befogenhet att fatta beslut om driftsättning, underhåll, uppgradering och avveckling av
system.
6.2 Hemtagningsansvar
För varje viktigare identifierad och värderad nyttoeffekt ska funktion/namngiven person utses
med uppgift att ansvara för hemtagningen av nyttan. Om inte detta görs aktivt finns risken att
nyttan helt uteblir. Om exempelvis ett nytt system ersätter ett gammalt men det gamla inte
läggs ner ökar ju egentligen kostnaden.
Hemtagningsansvarig person ska - så långt det är möjligt – säkerställa att identifierade och
värderade nyttoeffekter (förbättringsmål) inkasseras. I detta läge är det för tidigt med att
öronmärka hemtagningsansvar men precis som med hindersanalys måste detta analyseras
längre fram i tiden.
7 Nyttorealiseringsplan
Syftet med nyttorealiseringsplanen är att redovisa en sammanställd plan som
visar på när, var, hur och av vem nyttor kopplade till en specifik satsning kommer att
realiseras. Nyttorealiseringsplanen redovisar de utvecklingsinsatser och förändringar som
behöver genomföras för att realisera planerade nyttor, liksom hur de ska mätas och följas upp.
Hur arbetet kommer att bedriva beskrivs i verksamhetsplan och projektplan för respektive
projekt som genomförs.
Nyttorealiseringsplanen baseras på de prioriterade nyttor som specificeras i
verksamhetsbeskrivningen och beskriver den arkivorganisation som krävs för att hantera earkiv och arkivmyndighetsfunktioner. För att underlätta överskådligheten har de prioriterade
nyttorna delats upp i mindre delar som redovisas i form av specifika nyttoprofiler.
Dokumenttyp
Rapport
Område
7.1 Övergripande nyttorealiseringsplan
Syftet med den övergripande nyttorealiseringsplanen är att tillhandahålla en överblicksbild på
aktuella möjliggörare, prioriterade nyttor och identifierade beroenden.
Viktiga möjliggörare som har identifierats:
1. Mandat och investeringsbeslut (beslut om budget och verksamhetsplan)
2. Gemensamma specifikationer (kravspecifikationer, leveransspecifikationer etc.)
3. Instruktioner för informationssäkerhet (underlag för säkerhetsklassning och
behörighetssystem)
Råd och stöd
Ordning och reda
1
Kunnig personal
Kvalitetssäkrad
informationsförvaltning
Tillgänglighet och
sökbarhet
Enkelt att hitta arkiverad
information
Digitalt flöde
Öppenhet och standardisering
2
Långsiktigt hållbar
informationsförvaltning
Förbättrad informationsarkitektur
Arkivera och avveckla system
3
År 10
År 9
År 8
År 7
År 6
År 5
År 4
År 3
År 2
År 1
Vissa nyttor tar längre tid att realisera vilket illustreras av den övergripande
nyttorealiseringplanen nedan. Notera att det kommer att se olika ut hos kommuner när de
olika nyttorna realiseras då grundförutsättningarna skiljer sig mycket åt mellan de olika
kommunerna i länet.
Dokumenttyp
Rapport
Område
7.2 Förklaring till innehållet i nyttoprofilerna
Syftet med nyttoprofilen är att detaljerat och konkret beskriva hur den aktuella nyttan ska
realiseras, vem som är ansvarig, tid till nytta, identifierade beroenden och hinder, hur nyttan
ska mätas och följas upp samt vilka resurser som behövs för realiseringen.
Exempel Nyttoprofil
Namn
ID
Beskrivning
Nyttans namn
Nyttans ID-nummer
Beskrivning av nyttan och vart den uppkommer
Ekonomisk eller kvalitativ?
Kategori
Nyttorealiseringsansvarig
Nödvändiga
förändringar
Nyttorealiseringsperiod
Bestående/ökande/enstaka tillfälle:
Bestående nytta: En nytta som uppnås tidigt och fortsätter, t.ex. licenskostnad för
mjukvara som inte längre behövs
Ökad nytta: En nytta som ökar över tiden, t.ex. kunders användande av nya etjänster
Enstaka tillfälle: En förmån som bara inträffar en gång, t.ex. en
kostnadsbesparing
Ange vem som är ansvarig för att realisera nyttan
Beskriv nödvändiga aktiviteter för att nyttan ska kunna realiseras
Ange tidsperiod tills nytta ska vara fullt realiserad
Nyttoprofilerna nedan är på intet sätt kompletta utan behöver anpassas utifrån varje kommuns
förutsättningar. De kan ses som förslag inför ett kommande arbete.
Dokumenttyp
Rapport
Område
7.3 Ordning och reda på allmän information
Nyttoprofil #1
Namn
ID
Beskrivning
Kategori
Ansvarig
Nödvändiga
förändringar
Nyttorealiseringsperiod
Ordning och reda på allmän information
101
Nyttan av ordning och reda på allmän information är att myndigheten vet vilken
information som hanteras och hur informationen ska hanteras när det avser
gallring, bevarande och överlämnande till arkivmyndighet.
 Allmänheten kan skaffa sig kännedom om vilka handlingar som är
möjliga att begära ut.
 Vid begäran kan myndigheten snabbt hitta och hämta fram information.
 Registratorer och handläggare vet vilka handlingar som ska bevaras och
vilka som ska gallras (förstöras).
Kvalitativ
Ökad nytta
Ansvarig chef för arkivfunktionen/tillsynsarkivarie
 Kunskap om nuläge och behov
 Mall för dokumenthanteringsplan
 Verktyg för dokumentplanering
 Uppdaterade dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut
 Systematisk informationskartläggning
Hela den kommunala organisationen ska ha aktuella dokumenthanteringsplaner
med gallringsbeslut som uppdateras löpande
Beroenden
Beroende
Upphandling verktyg för dokumentplanering
Gallringsråd
Klassificeringsschema
Hinder
Beskrivning
För att underlätta planering och samarbete
Tas fram av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor
För en enhetlig struktur för planerna
Hinder
Åtgärd
Ansvarig
Klart till
Mätning
Beskrivning av
nyckeltal
Antal myndigheter
som har planer
Verksamhetsbaserade
planer/område
Nöjdhet arkivombud,
enkät (1-5)
Statistik uppdaterade
Baslinje
Målvärde
1:a mätning
Intervaller
Mätansvarig
Engångs
Tillsynsarkivarie
Årligen
Tillsynsarkivarie
Vartannat år
Tillsynsarkivarie
Årligen
Tillsynsarkivarie
Resurser
Namn
Tillsynsarkivarie
Objektspecialist
Verksamhetskunniga
Omfattning (%)
Tidsperiod
Dokumenttyp
Rapport
Område
7.4 Kunnigare personal
Nyttoprofil #2
Namn
ID
Beskrivning
Kategori
Ansvarig
Nödvändiga
förändringar
Nyttorealiseringsperiod
Kunnigare personal
102
Genom kompetensutveckling av medlemsorganisationernas personal när det gäller
informationsförvaltning skapas förutsättningar för att hantera
informationsförvaltning i den löpande varsamheten i enlighet med
dokumenthanteringsplaner.
Kvalitativ
Bestående nytta
Ansvarig chef för arkivfunktionen/tillsynsarkivarie
 Ta fram utbildningsmaterial
 Verktyg för utvärdering
 Administrera utbildningar
Målsättningen att samtliga verksamheter har erbjudits grundläggande och löpande
utbildning om dokumenthantering.
Beroenden
Beroende
Planerad dokumenthantering
Beskrivning
Det behövs dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut
för att utbildningarna ska kunna få effekt.
Kontinuerliga arkivinspektioner
Ärendehanteringssystem
Projektwebb, enkätverktyg
Hinder
Hinder
Åtgärd
Ansvarig
Klart till
Mätning
Beskrivning av
nyckeltal
Resultat av kursutvärderingar (1-5)
Statistik deltagare
Baslinje
Målvärde
1:a mätning
-
Intervaller
Mätansvarig
Årligen
Kursledare
Årligen
Kursledare
Resurser
Namn (roll eller funktion)
Tillsynsarkivarie
Administratör
Förvaltningsledare
Utbildningar
Omfattning (%)
Tidsperiod
Dokumenttyp
Rapport
Område
1.1 Kvalitetssäkrad informationsförvaltning
Nyttoprofil #3
Namn
ID
Beskrivning
Kategori
Ansvarig
Nödvändiga
förändringar
Nyttorealiseringsperiod
Kvalitetssäkrad informationsförvaltning
103
Nyttan av att kvalitetssäkra informationshanteringen är att arkivansvariga (nämnd,
styrelse och ansvarig chef) kan förvissa sig om att nämnder och bolag sköter sin
dokumenthantering i enlighet med lagar och föreskrifter. Det är också en
förutsättning för att säkerställa att information som bevaras i det gemensamma earkivet är äkta och oförändrad. För allmänheten innebär det en ökad rättssäkerhet
och säkerställer att information bevaras och gallras i enlighet med
dokumenthanteringsplanerna. För objektspecialister och arkivombud är
arkivinspektionerna ett kvitto på att information hanteras rätt och en hjälp för att
identifiera möjliga förbättringar.
Kvalitativ
Ökad nytta
Ansvarig chef för arkivfunktionen/tillsynsarkivarie
 Kunskap om nuläget hos förbundsmedlemmarna
 Gemensamma riktlinjer och rutiner
 System för dokumentation och uppföljning
Arkivinspektioner beräknas kunna genomföras hos samtliga kommuner innan år 4
och av de flesta verksamhetsområden inom den 10-åriga utvecklingsperiod som
beskrivits.
Beroenden
Beroende
Planerad dokumenthantering
Ärendehanteringssystem
Beskrivning
Dokumenthanteringsplaner och andra styrdokument
För hantering av inspektioner och dokument
Hinder
Hinder
Åtgärd
Ansvarig
Klart till
Mätning
Beskrivning av
nyckeltal
Antal genomförda
arkivinspektioner
Tid för att
genomföra
arkivinspektion
Statistik
anmärkningar
Baslinje
Målvärde
1:a mätning
Intervaller
Mätansvarig
-
Årligen
Tillsynsarkivarie
-
Årligen
Tillsynsarkivarie
-
Årligen
Tillsynsarkivarie
Resurser
Namn (roll eller funktion)
Tillsynsarkivarie
Objektspecialist, arkivansvarig och arkivombud
aktuell kommun och verksamhet
Omfattning (%)
Tidsperiod
Dokumenttyp
Rapport
Område
7.5 Enkelt att hitta arkiverad information
Nyttoprofil #4
Namn
ID
Beskrivning
Kategori
Ansvarig
Nödvändiga
förändringar
Nyttorealiseringsperiod
Enkelt att hitta arkiverad information/samsöka arkiverad information
104
Digitaliserade arkivförteckningar gör det möjligt att lokalisera både information i
pappersarkiv (hos respektive medlemsorganisation) och överlämnade elektroniska
arkiv. Det är till nytta för allmänheten, verksamheterna och andra myndigheter som
letar efter information. Nyttan är tidsbesparing samt mer nöjda medarbetare och
användare.
Kvalitativ
Bestående nytta
Ansvarig chef för arkivfunktionen/arkivarie
 Gemensamt klassificeringsschema
 Inventering oförtecknade arkiv
 Arkivförteckningssystem med möjlighet till webbpublicering och koppling
till nationella arkivdatabasen (NAD)
 Ordna och förteckna arkiv
Alla befintliga arkiv som överlämnats till slutarkiv (pappersarkiv hos respektive
organisation och/eller ett eventuellt gemensamma/enskilda e-arkiv) ska vara
förtecknade under år 3-4. Datoriserade förteckningar ska finnas tillgängliga för
sökning i gemensam databas år 4.
Beroenden
Beroende
Gemensamt arkivsystem
Nationell arkivdatabas (NAD)
Lokala förteckningssystem
Beskrivning
Hinder
Hinder
Saknas resurser för att genomföra
förteckningsarbete på hemmaplan
Behandling av personuppgifter
Åtgärd
Förteckna arkiv
Ansvarig
Arkivarie/arkivchef
Granska förteckningar före
publicering
Objektspecialist
Klart till
Publicering
Mätning
Beskrivning av
nyckeltal
Förtecknade arkiv
Baslinje
Målvärde
1:a mätning
Intervaller
Mätansvarig
Årligen
Ansvarig chef för
arkivfunktionen/arkivarie
Ansvarig chef för
arkivfunktionen/arkivarie.
Publicerade
förteckningar
Tid användarfall
Statistik sökningar
Årligen
Kundnöjdhet, enkät
Årligen
Årligen
Ansvarig chef för
arkivfunktionen/arkivarie
Ansvarig chef för
arkivfunktionen/arkivarie
Resurser
Namn (roll eller funktion)
Tillsynsarkivarie
Förvaltningsledare arkivsystem
Objektspecialist aktuell medlemsorganisation
IT-arkivarie
Omfattning (%)
Tidsperiod
Dokumenttyp
Rapport
Område
7.6 Öppen och standardiserad informationshantering
Nyttoprofil #5
Namn
ID
Beskrivning
Kategori
Ansvarig
Nödvändiga
förändringar
Nyttorealiseringsperiod
Öppen och standardiserad informationshantering
105
Genom att förbättra kravställningen av system med inriktning mot en mer
standardiserad hantering av information och öppen arkitektur skapas
förutsättningar för enklare och mer kostnadseffektivt sätt att arkivera digitalt på
sikt. Det är till nytta för förbundsmedlemmarna då kostnader i samband med
systembyte och avveckling av system kan minska. Det är också till nytta för
verksamheten och för dem som vill använda information genom förbättrad
sökbarhet och interoperabilitet mellan system och tjänster.
Kvalitativ
Ökad nytta
Ansvarig chef för arkivfunktionen/arkivarie
 Gemensamma rutiner vid upphandling
 Nya verksamhetssystem kravställs med avseende på
informationsförvaltning och långsiktigt bevarande
 Utveckling av system och tjänster
 Utvärdering och kontroll av upphandlade system (testleveranser)
Ett verksamhetssystem har vanligtvis en livslängd på 5-10 år.
Nyttorealiseringsperioden blir därför lång. Effekter kan börja synas mot slutet av
den första 10-årsperioden.
Beroenden
Beroende
Lokala upphandlingsprojekt
Upphandlingssamordning
Beskrivning
Resurser och planering lokalt
Om kommunerna i förekommande fall samordnar och
genomför gemensamma upphandlingar
Underlag för kravställning bevarande/gallring
Praktisk erfarenhet som input till formulering av krav
Praktisk erfarenhet som input till formulering av krav
Planerad dokumenthantering
Leveransprojekt
Gemensamt arkivsystem
Hinder
Hinder
Åtgärd
Ansvarig
Klart till
Mätning
Beskrivning av nyckeltal
Baslinje
Målvärde
1:a mätning
Intervaller
Mätansvarig
Informationstyper
Användande generella
krav
Deltagande
upphandlingsprojekt
Kostnad byta/
avveckla/integrera system
Resurser
Namn (roll eller funktion)
Projektledare leveransteam
IT-arkivarie
Tillsynsarkivarie
Omfattning (%)
Tidsperiod
Dokumenttyp
Rapport
Område
7.7 Långsiktigt hållbar och pålitlig förvaltning av arkiverad
information
Nyttoprofil #6
Namn
ID
Beskrivning
Kategori
Ansvarig
Nödvändiga
förändringar
Nyttorealiseringsperiod
Långsiktigt hållbar och pålitlig förvaltning av arkiverad information
106
Nyttan är att det är möjligt att få tillgång till handlingar som är äkta och
oförändrade även på lång sikt. Nyttan uppkommer när allmänheten, verksamheten
eller andra myndigheter efterfrågar allmän information.
Kvalitativ
Ökad nytta ju mer information som samlas in och hanteras på ett enhetligt sätt
Förvaltningsledare
 Bevarandeplan när det gäller funktionalitet och servicenivå
 Dokumenterad informationsmodell
 Kravspecifikation arkivsystem
 Gemensamt arkivsystem
Grundplattform för slutarkiv införs under år1-2 för att vara i full drift under år 3-4.
Beroenden
Beroende
Samsöka arkivinformation
Förvaltningsgemensamma specifikationer
Upphandling av arkivsystem
Leveransprojekt
Beskrivning
Arkivredovisning är en förutsättning för att kunna erbjuda
en logisk sökingång till arkivet
För att inte behöva bekosta framtagande av
leveransspecifikationer eller riskera inlåsning
System behövs för att säkerställa bevarande och åtkomst till
handlingar
Anpassning av arkivsystem i takt med planerade leveranser
Hinder
Hinder
Åtgärd
Ansvarig
Klart till
Mätning
Beskrivning av
nyckeltal
Kundnöjdhet, enkät
Statistik över
användning
Baslinje
Målvärde
1:a mätning
-
Intervaller
Mätansvarig
Årligen
Årligen
It-arkivarie
Förvaltningsledare
Resurser
Namn (roll eller funktion)
Förvaltningsledare arkivsystem
Projektledare
IT-arkivarie
Omfattning (%)
Tidsperiod
Dokumenttyp
Rapport
Område
7.8 Avveckla gamla system utan onödig
informationsförlust
Nyttoprofil #7
Namn
ID
Beskrivning
Kategori
Ansvarig
Nödvändiga
förändringar
Nyttorealiseringsperiod
Avveckla gamla system utan onödig informationsförlust
107
Genom att ta hand om information som ska bevaras som finns i inaktiva system kan
dessa system avvecklas. Nyttan är minskade kostnader för teknisk drift och licenser
för systemägaren. Nyttan är också att it-ansvariga och systemsamordnare enklare
kan införa en förbättrad systemarkitektur utan gamla system ”i bagaget”.
Ekonomisk
Besående nytta
Projektledare leveransteam
 Utreda gallring, bevarande, licenser mm
 Dokumenterade leveransöverenskommelser
 Dokumenterade leveransspecifikationer
 Rutiner för kontroller
 Verktyg/tjänster för uttag, mappning och paketering
Arkivorganisationen förväntas kunna ta emot leveranser fortlöpande från och med
år 3. Förberedelser för leveranser och pilotprojekt genomförs under år 1-2.
Beroenden
Beroende
Arkivsystem
Handlingsprogram
Planerad dokumenthantering
Leveranshandledning
Förvaltningsgemensamma specifikationer
Beskrivning
För att kunna ta hand om information som avställs
Styrande dokument med bestämmelser för principer för
prioritering av leveranser mm
Gallringsbeslut behöver vara klara innan verksamhetssystem
kan avvecklas
Metod för att hantera leveransprojekt
Finns det inte gemensamma specifikationer, behöver
kommunen hantera ”institutionsspecifika specifikationer”
Hinder
Hinder
Systemdokumentation saknas
Kryptering, lösenordsskydd mm
Avsaknad av supportavtal eller
kunskap om systemet
Åtgärd
Upprätta dokumentation
Hitta alternativa lösningar
Samarbeta med andra
kommuner/myndigheter
Ansvarig
IT-arkivarie
IT-arkivarie
Projektledare
Klart till
Fasen specificera
Fasen specificera
Mätning
Beskrivning av
nyckeltal
Antal leveranser
Antal avvecklingar
Effektivare leveranser
Besparing pengar
Baslinje
Målvärde
1:a mätning
-
Intervaller
Mätansvarig
Årligen
Årligen
Projektledare
Projektledare
Årligen
Projektledare
Resurser
Namn (roll eller funktion)
Projektledare leveransteam
IT-arkivarie
Förvaltningsledare arkivsystem
Objektspecialist
Systemförvaltare aktuellt system
IT-resurser
Omfattning (%)
Tidsperiod
Dokumenttyp
Rapport
Område
8 Krav och möjliggörare - Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er)
Några av de viktigaste politiska nyttorna är;
• bättre rättsäkerhet och beslut som gäller medborgare,
• mer nöjda medborgare, och
• bättre möjligheter till öppna data.
De identifierade organisatoriska nyttorna är
• minskade kostnader och arbetstid,
• enhetlig gemensam praxis i arkivering,
• kortare handläggningstider och snabbare process, och
• bättre arkiveringsstöd och råd för de offentliga organisationerna.
De identifierade tekniska nyttorna innehåller
• bättre interoperabilitet mellan organisationer,
• helt digital arkivering/ärendehantering, inklusive sökbarhet och tillgänglighet,
• kompatibilitet i samband med kommande systemintegrationer och migreringar av arkivdata,
• minskade kostnader att genomföra leveranser till arkivet,
• avvecklade system, och bättre systemarkitektur.
Många, men inte alla, av de identifierade nyttorna kan ju, på kort sikt, implementeras lokalt
utan tillämpning av FGS:er. Men på längre sikt förväntas FGS:erna att skapa betydande
kostnadsbesparingar, detta för att behålla dessa nyttor över tid mer kostnadseffektivt när
system förändras och nya system och organisationer blir alltmer integrerade i elektronisk
förvaltning. De politiska och många av de organisatoriska nyttorna är kvalitativa till sin natur,
eller kan relateras till det faktum att offentliga verksamheter måste följa olika lagar och
förordningar. Större delen av denna utveckling skulle inte vara möjligt utan elektronisk
arkivering, e-diarium och generell tillgänglighet av digital information. FGS:erna kommer
medföra att vårt samhälle kommer få en mer effektiv och rättssäker offentlig förvaltning.
Det är också troligt att ärende- och dokumenthanteringen kommer gå fortare och smidigare,
vilket sparar tid och minskar stressen bland medborgarna och bland tjänstemännen. Samhället
i stort kommer att verka och utvecklas snabbare på grund av effektivare offentliga
styrningsprocesser. Det är svårt att sätta en mycket detaljerad konkret prislapp på sådana
organisatoriska fördelar. Det är enklare att värdesätta konkreta kostnadsbesparingar till
avskaffande av papper som sådan, men sådana nyttor är sällan de största och viktigaste
motivatorerna.
Inom området av de tekniska nyttorna kan FGS:erna i förlängning generera betydligt lägre
kostnader för att integrera verksamhetssystem och elektroniska arkiv. De ökar också
interoperabiliteten mellan olika verksamhetssystem och e-arkivlösningar. Ju fler system och
aktörer som samverkar, desto större blir kostnadsbesparingarna.
FGS:erna kan inte ensamt skapa maximal nytta utan att det finns kompletterande aktiviteter
som skanning, smarta uttags/export funktioner från verksamhetssystemen, organisatorisk
samverkan m.m.
Dokumenttyp
Rapport
Område
Ordlista
Ekonomisk nytta
Kvalitativ nytta
Nytta
Nyttorealiseringsansvarig
Nyttorealiseringsplan
Nytta som värderas i pengar
Nytta som följs upp med hjälp av andra mätetal än pengar
(förkortade ledtider, ökade volymer, färre fel, nöjdare
kunder, nöjdare medarbetare)
Resultat av en förändring som upplevs som positivt av dess
intressenter.
Chef eller medarbetare med ansvar för att realisera
planerade nyttor i aktuell verksamhet
Plan som syftar till att redovisa en sammanställning över
när, var, hur och av vem nyttor kopplade till en specifik
satsning kommer att realiseras. Nyttorealiseringsplanen
redovisar de utvecklingsinsatser och förändringar som
behöver genomföras för att realisera planerade nyttor samt
omhänderta identifierade beroenden.
Källor:
Nyttorealiseringsplan Etapp 1 år 2015-2016, Elin Jonsson, Magdalena Nordin,
2014-08-15 0.2, SYDARKIVERA
PENG-analys e-Arkiv (Slutrapport), Kristina Lundevall & Ola Wadman,
2012-02-02, Västerås stad
Slutrapport delprojekt 2, Tero Päivärinta, Göran Samuelsson, Elin Jonsson, Ewa Swensson
2014-06-02 1.0, e-Arkiv och e-Diarium (eARD) Dnr RA 13 - 2011/5329
Vägledning i nyttorealisering, Rapport från E-delegationen, version 2.0, med bilagor och
mallar.