Arkivsystem - WordPress.com

Dokumentansvarig
Organisation
Telefon
Datum
Elin Jonsson
Sydarkivera
0470-34 96 33
2015-11-24
Ärende
Version
Sida
Lägesrapporter för november 2015 (SARK.2015.62)
1.0
1
Arkivsystem
Lägesrapport november 2015
Sammanfattning
Installation av den lokala labbmiljön håller på att slutföras. Tester och utvärderingar av olika
programvaror har påbörjats. Arbetet med att dokumentera informations- och arbetsflöden har
startat. Förvaltningsledare har anställts som kommer att sätta igång arbetet med att kravställa och
införa grundplattform för långsiktigt digitalt bevarade. Arkivsystemet i en första version ska finnas på
plats 2017 för att ta emot leveranser av information.
Hänt sedan sist
Styrgruppen har godkänt rapporten från förstudien om labbmiljö. Förstudierapporten har publicerats
på Sydarkiveras webbplats. Efter att förstudien om labbmiljö slutredovisades har Mattias Johansson
och Annie Olandersson arbetat med att sätta upp den tekniska miljön för labbet lokalt på
Sydarkiveras kontor. Datorer och internt nätverk finns på plats.
En överenskommelse om fortsatt samarbete när det gäller befintlig extern labbmiljö har upprättas. I
den externa labbmiljön har vi åtkomst till programvara som utvecklas i samband med det europeiska
projektet E-ARK. Allt resultat från projektet publiceras öppet på nätet, även de programvaror som
utvecklas licensieras som öppen källkod. I enlighet med förslaget från förstudien har arbetet med att
även installera plattformen lokalt hos Sydarkivera startats upp.
Mattias och Annie har varit på en konferens i Stockholm om PDF/A. PDF är ett filformat som används
för att publicera och distribuera olika sorters dokument. Det är ett öppet format vilket gör att många
olika företag kan göra tillämpningar. Det finns också visningsprogram att ladda ner gratis. PDF/A är
en specifikation av PDF-standarden som är framtagen för att säkerställa långsiktigt digitalt
bevarande. Kunskaperna från konferensen kommer vi att använda i arbetet med att ta emot och
planera leveranser av information som ska arkiveras hos oss. Men också för att kunna ge råd och
stöd till våra förbundsmedlemmar som ställer frågor om användande av PDF/A i till exempel ärende
och dokumenthanteringssystem.
Elin Jonsson har genomfört fem korta webbutbildningar om arkiv och digitalt bevararande. Itavdelningarna har meddelat att de har fått tillräckligt med information från projektet E-arkiv
Kronoberg och Blekinge samt förstudien om e-arkiv. Utbildningarna har varit öppna även för
referenspersoner och särskilt intresserade. Det har varit deltagare från följande organisationer:
Dokumentansvarig
Organisation
Telefon
Datum
Elin Jonsson
Sydarkivera
0470-34 96 33
2015-11-24
Ärende
Version
Sida
Lägesrapporter för november 2015 (SARK.2015.62)
1.0
2
•
•
•
Kommuner – Askersund, Hallsberg, Helsingborg, Karlstad, Linköping, Malung-Säter, Nacka,
Norrköping, Sjöbo, Säter, Sävsjö, Vetlanda, Vimmerby och Åtvidaberg
Kommunalförbund – ITSAM och Höglandets IT.
Staten – Luleå tekniska universitet, SMHI
Utbildningarna har gett bra kontakter med andra som driver e-arkivprojekt. Samarbete är viktigt för
att tillsammans kunna bygga upp en infrastruktur för digitalt bevarande. Utvärderingarna som
genomförts pekar på att innehållet är bra (förutsatt att rätt målgrupp deltar), men att tekniken och
rutinerna runt webbutbildningar behöver förbättras. Webbutbildningarna har också inneburit en
möjlighet att testa olika verktyg för webbmöten och utbildningar på distans. Dessa erfarenheter
kommer att vara till nytta i arbetet med att stödja förbundsmedlemmarna.
Arbetet med att dokumentera arbets- och informationsflöden när det gäller Sydarkiveras
verksamhetsprocesser har påbörjats. Utgångspunkten är klassificeringsschemat som tagits fram när
det gäller Råd och stöd.
Mårten Lindstrand har anställts som förvaltningsledare för arkivsystemet och börjar hos Sydarkivera
den 1 december.
Vad händer härnäst
Labbserver beställs och installeras. I december installeras Ess Arch bevarandeplattform och
paketeringsverktyg i labbmiljö (programvaror licensierade som öppen källkod som utvecklas i
anslutning till E-ARK). Arbetet innebär, utöver arbetstid, endast kostnader för inköp av hårdvara. En
annan öppen programvara (Archivematica) kommer att testas. Syftet med att testa dessa
programvaror är att Sydarkiveras personal ska få erfarenheter av att arbeta med arkivsystem. Det gör
det också möjligt att demonstrera hur ett arkivsystem fungerar för dem hos förbundsmedlemmarna
som vill veta mer om tekniken. Det ger oss också möjlighet att testa och utvärdera våra koncept och
idéer. Intressenter kommer på olika sätt att informeras om labbmiljön.
Eftersom det är tre nya personer som anställs hos Sydarkivera så kommer en intern utbildning att
genomföras när det gäller arkivsystem och digitalt bevarande. Det är samma utbildningsmaterial som
för de korta webbutbildningarna.
Omvärldsbevakning och erfarenhetsutbyte med andra organisationer som förvaltar eller inför e-arkiv
hanteras fortlöpande. Bland annat deltar vi i det nationella nätverket ”Knytgruppen” med personer
som arbetar med e-arkiv i kommunerna.
Arbetet med kravspecifikation för den grundplattform för digitalt bevarande som ska vara i drift
2017, startas upp i början av 2016.
Dokumentansvarig
Organisation
Telefon
Datum
Elin Jonsson
Sydarkivera
0470-34 96 33
2015-11-24
Ärende
Version
Sida
Lägesrapporter för november 2015 (SARK.2015.62)
1.0
3
Tidplan och resurser
Kv. 3
2015
Kv. 4
2015
Kv. 1
2016
Kv. 2
2016
Kv. 3
2016
Kv. 4
2016
Kv. 1
2017
Kv. 2
2017
Kv. 3
2017
Kv. 4
2017
Införa labbmiljö
Webbutbildningar
Förvaltning/utveckling labb
Arbets-/informationsflöden
Uppstart teknik/säkerhet
Kravspecifikation
Utvärdering/urval/beställning
Införa i testmiljö
Testleveranser pilotprojekt
Införa i produktionsmiljö
Förvaltning arkivsystem, V1
Inleverans/överlämnande
Elin samordnar under 2015 arbetet med arkivsystem. Det motsvarar ungefär 25 % av arbetstiden.
Sydarkiveras labb förvaltas av tekniska assistenter, Annie och Mattias, motsvarande ungefär 50 % av
en tjänst.
Annie går under november-december en 7,5 kurs på Luleå tekniska universitet som handlar om att
utveckla arkivsystem enligt internationell standard (OAIS-modellen). Utbildningen genomförs på
distans.
Från och med 2016 övertar Mårten Lindstrand ansvaret för arbetet med att införa gemensamt
arkivsystem motsvarande 100 % arbetstid. Elin fortsätter att ansvara för arbetet med
bevarandeplanering, bland annat med att föreslå standarder och specifikationer för
informationsarkitekturen. Informationssäkerhetsspecialist som rekryteras deltar viss tid i projektet
för att säkerställa informationssäkerheten i arkivsystemet.
Beroenden
Arbetet med att införa arkivsystem har framförallt beroenden till leveransprojekten. Krav på
åtkomst, sökningar, säkerhet, prestanda med mera beror på vad det är för typ av information som
ska bevaras och hur stora volymer det handlar om. De första pilotprojekten förväntas bli
journalinformation och då blir det mycket fokus på informationssäkerhet.
För att beskriva vilken information som förvaras i arkivsystemet finns ett beroende till arbetet med
att ta fram ett gemensamt klassificeringsschema för att dokumentera informationens
verksamhetssammanhang.
Dokumentansvarig
Organisation
Telefon
Datum
Elin Jonsson
Sydarkivera
0470-34 96 33
2015-11-24
Ärende
Version
Sida
Lägesrapporter för november 2015 (SARK.2015.62)
1.0
4
Införandet av arkivsystem har också beroende till de förvaltningsgemensamma specifikationer FGS
som tas fram av Riksarkivet i samarbete med kommuner och myndigheter.
Hinder och möjligheter
Vidareutbildning när det gäller arkivsystem och PDF/A ger labbet goda förutsättningar att stötta
Sydarkiveras egen verksamhet och förbundsmedlemmarna med specialistkompetens på området.
Förvaltningsledare har anställts vilket innebär att kravställning av arkivsystemet kan påbörjas enligt
tidplan.
Framsteg
Arbetet med att införa Sydarkiveras labbmiljö pågår och vi har kunnat påbörja arbetet med att testa
och utvärdera programvaror.