Så lyckas ni med ert mässdeltagande. Checklista för utställare.
Transcription
Så lyckas ni med ert mässdeltagande. Checklista för utställare.
Så lyckas ni med ert mässdeltagande. Checklista för utställare. H ur kommer det sig att vissa utställare kommer hem från mässan med mängder av nya leads och andra bara med ett fåtal? Konjunkturen påverkar – men det är inte allt. Med över 50 års mässerfarenhet i bagaget kan vi se att de utställare som lyckas allra bäst är de som planerat och målmedvetet jobbat med sitt mässdeltagande. Framgångar kommer sällan av en slump. Vi har därför tagit fram denna checklista som vi hoppas kan hjälpa er att förbereda och genomföra ert mässdeltagande på bästa sätt. Men håll utkik, ytterligare tips och information presenteras i kommande nyhetsbrev och på webben. Lycka till! Glöm inte att skriva ut utställarkort, parkeringskort och byggnationskort NU! Planera ert mässdeltagande Börja med att sätta upp ett mål för mässan och vilket budskap ni vill nå ut med. Ska ni lansera en ny produkt? Vill ni nå nya branscher? Eller profilera ert varumärke? Fundera, diskutera och sätt ert mål på pränt. Det ni bestämmer er för ska sedan genomsyra hela ert mäss arbete, från era inbjudningar till uppföljningsarbetet. Har ni bokat hotell än? Om inte, kontakta Elmia Meetings och ange att ni är utställare på Elmia Subcontractor. Maj – augusti Planera och utforma er monter En bra monter är inbjudande och lockande för besökaren. D en ska också skapa förtroende och intresse! Har ni inte egna resurser eller tid för detta, anlita expertis. Elmia Monterdesign designar, ritar, bygger och ser till att du har teknisk utrust ning och annat nödvändigt. Du kan få hjälp med både små och stora uppdrag. Maj – september Boka reklamexponering Berätta att ni ska ställa ut och se till att ni syns. Planera in och boka den exponering ni kan dra nytta av. Det finns exempelvis möjligheter att ha banners på mässans hemsida, annonsera i mässkatalog och i magasinet SUBstance samt synas på strategiskt viktiga platser på själva mässområdet. Men tänk på att de bästa platserna går först. Vi kör med princi pen först till kvarn... 15 augusti Lämna uppgifter till mässkatalogen Mässkatalogen används flitigt av besökarna när de letar nya leverantörer och intressanta utställare. Fyll i er företagspresentation och produktregister noga – och i tid – så ökar träffsäkerheten. Ni som är arrangör av en samlingsmonter – kom ihåg att anmäla era medutställare i god tid så att de också får en bra chans att synas. Att fylla i produktre gistret är en förutsättning för att besökarna ska hitta ditt företag i den kostnadsfria online-matchningen. Tänk på att endast monterpersonalen bär utställarkort. Övrig personal från samma företag registrerar sig som besökare. Nytt för i år är att ni själva även skriver ut era parkeringskort och byggnationskort. Augusti – oktober Planera aktiviteter i er monter Aktiviteter i montern lockar besökare och skapar nyfikenhet. Det kan vara allt från att servera riktigt goda espressos till att arran gera föredrag och tävlingar. Tänk ut aktiviteter som passar ert mål och det budskap ni vill föra ut. Informera era kunder om detta i förväg! Se till att besökarna kommer till just er monter! Augusti – oktober Bjud nya och befintliga kunder till er monter Elmia marknadsför mässan och bjuder in besökare. Men låt inte slum pen avgöra vilka ni möter i er monter, utan bjud in de företag ni vill träffa och se till att så många som möjligt kommer till just er! Med Elmias inbjudningsverktyg är det enkelt gjort. Med detta kan ni beställa fria inbjudningskort och/ eller använda er elektroniska inbjudningskod som ger era kunder fri entré till mässan. Ni kan också berätta att ni ställer ut genom att lägga en blänkare på era annonser, placera en banner på er hemsida samt skicka ut nyhets brev till nya och befintliga kunder. Se till att skapa en nyfikenhet kring er monter. Augusti – november Lyft fram era nyheter för att locka press och besökare Både besökare och journalister är nyfikna på nyheter som presenteras på mässan. Se till att lyfta fram det som är nytt, unikt eller intresse väckande. Logga in med ert weblogin för att publicera ert pressmaterial på Elmia Subcontractors hemsida. Ringa eller maila oss med tips så kanske ni får läsa om just ert företag i ett nyhetsbrev, på hemsidan eller i magasinet SUBstance. Tips Tänk på att det är kombinationen av inbjudan, monter, aktiviteter, monter agerande och uppföljning som påverkar besökarens minnesbild. Se till att få en röd tråd genom alla dessa delar. Med god planering och genomtänkt strategi ökar era chanser att lyckas. Nu! Planera ert mässdeltagande. Boka hotell 25 september Deadline för beställning av monterdesign/byggnation Boka och beställ den hjälp ni behöver för att bygga/utforma er monter. Oktober Förbered er leads-lista Lägg grunden för effektiv hantering av de kontakter ni knyter på mässan med hjälp av Elmias kostnadsfria webbverktyg Leads. Genom att logga in i på mina sidor kan ni se era förregistrerade besökare, ladda ner kontaktuppgifter på besökarna som ni registrerar i montern och förenkla uppföljningen efter mässan. Oktober – november Peptalk med personalen En viktig del i förberedelsearbetet är att förankra era mål hos persona len så att de är motiverade och ”på tårna”. Samla personalen och ha en gemensam uppladdning inför mässan där ni samlar kraft, glädje – och säkerställer att alla vet vilka målen är och vad som ska göras för att nå dessa. Glöm inte enkla saker som raster, mat och att fylla på med vätska. Ge er personal bra förutsättningar att orka jobba effektivt under hela mässan. 10-13 november Mässa Det är nu det är dags att agera! Var aktiv och utåtriktad, möt människor – och lyssna på dem. Efter avslutat samtal, dokumentera vad ni kom fram till och vad som ligger på dig att göra. Och kom ihåg att ha kul! November – december Uppföljning och utvärdering Hemkommen från mässan är det lätt att prioritera allt som blivit liggande medan ni inte varit på plats. Men glöm för den delen inte bort era nya leads och löften från mässan. Följ upp era kontakter, skicka de offerter ni utlovade etc. Det är också nyttigt att göra en utvärdering av mässan. Vad fung erade bra och vad var mindre bra? Skriv ner och ta med till nästa mässplanering. Det finns inget som inte går att göra bättre! Maj – augusti Planera och utforma er monter Maj – september Boka reklamexponering 15 augusti Lämna uppgifter till mässkatalogen Augusti – oktober Planera aktiviteter i er monter Augusti – oktober Bjud nya och befintliga kun der till er monter Augusti – november Lyft fram era nyheter för att locka press och besökare 25 september Deadline för beställning av monterdesign/byggnation Oktober Förbered er leads-lista Oktober – november Peptalk med personalen 10 - 13 november Mässa November – december Uppföljning och utvärdering Läs mer på vår hemsida elmia.se/subcontractor. Gå till ”För utställare”, där hittar ni bland annat Utställarguiden och Teknisk guide under rubriken ”Planera ditt mäss deltagande”. Alla beställningar görs via hemsidan med ert weblogin. Vi kommer löpande serva med mer information, tips och fakta både på hemsidan och i nyhets brev. Men har ni frågor redan nu – ring oss! Kontakta oss på Elmia Subcontractor. Mässansvarig Karla Eklund [email protected] Tel +46 36 15 22 61 Utställarsupport Siv Karlsson [email protected] Tel +46 36 15 22 06 Kommunikationsansvarig Charlotta Malmberg [email protected] Tel +46 36 15 22 09 Reklamexponering och annonsbokning Birgitta Lundgren [email protected] Tel +46 36 15 22 52 Pether Nork [email protected] Tel +46 36 15 22 12 Key Account Manager Birgitta Lundgren [email protected] Tel +46 36 15 22 52 Monterdesign Jenny Arvidsson [email protected] +46 36 15 22 23 Johanna Bjurevik [email protected] + 46 36 15 22 24 Eva Alexandersson [email protected] +46 36 15 22 73 Nina Wilson [email protected] Tel +46 36 15 22 75 Produktionsspecialist och monterbyggarkontakt Katarina Claesson [email protected] +46 36 15 22 20 Hotellbokning Elmia Meetings [email protected] Tel +46 36 15 22 22 Pether Nork [email protected] Tel +46 36 15 22 12 elmia.se/subcontractor