KALLELSE Onsdagen den 28 januari, 2015 kl 14.15 Nämndrummet

KALLELSE
2015-01-20
Socialnämnden
Ordförande/ Elisabeth Gustafsson
Sekreterare/ Arne Linder
Onsdagen den 28 januari, 2015 kl 14.15
Nämndrummet, Socialkontoret, Barnhemsgatan 2.
Gruppmöten 13.00
Ärenden enligt följande förteckning och bilagda handlingar
Val av protokollsjusterare
1
Dnr 2015-1
SOCIALNÄMNDENS ARBETSFORMER
2
Dnr 2014-319
BEHÖRIGHETSTILLDELNING OCH LOGGKONTROLLER
3
Dnr 2015-29
ERSÄTTNING TILL JOURHEM OCH FAMILJEHEM
4
Dnr 2015-4
SOCIALNÄMNDENS GRANSKNING
a) Rapport granskningsområde 10 2014
5
Dnr 2015-5
INFORMATION FRÅN SOCIALKONTORET
a) Dnr 2012-99 Sociala jouren
6
Dnr 2014-363
E-TJÄNST FÖR ANSÖKAN OM SERVERINGSTILLSTÅND
7
Dnr 2015-2
ANMÄLAN DELEGATIONSBESLUT
8
Dnr 2011-18
KURSER OCH KONFERENSER
9
FÖRRÄTTNINGAR
10 Dnr 2015-3
HANDLINGAR FÖR KÄNNEDOM
11 YTTRANDEN TILL IVO
a) Dnr 2014-255 Handläggning
b) Dnr 2014-368 Korttidshemmet Munkhagsgatan
1 (2)
12 FADERSKAP
a) Enskilt ärende HS
13 VÅRDNADSÖVERFLYTTNING
a) Enskilt ärende BG
b) Enskilt ärende EG
c) Enskilt ärende MA
d) Enskilt ärende MAI
e) Enskilt ärende TH
f) Enskilt ärende YB
g) Enskilt ärende ZJ
14 ÖVRIGA FRÅGOR
_____
Tjänsteskrivelse
1 (2)
2014-12-30
Socialförvaltningen
Kristina Granlund
Dnr Sn 2014-319
Socialnämnden
Godkännande av behörighetstilldelning och loggkontroller
inom Socialförvaltningen
SOCIALFÖRVALTNINGENS FÖRSLAG TILL BESLUT
1.
Förvaltningens skrivelse om behörighetstilldelning och loggkontroller daterad
2014-12-29 godkänns.
SAMMANFATTNING
Socialnämnden hanterar en stor mängd data som rör enskilds personliga
förhållanden. Behörighetsgränserna på Socialförvaltningen är minimerade vilket
innebär att anställda inom de olika avdelningarna har tillgång till hela
verksamhetssystemet Treserva. Väger man samman risker och fördelar med olika
behörighetstilldelningar, är det bästa att det inom förvaltningens specialiserade
verksamhet, tilldelas sådana breda behörigheter som det för närvarande finns. Breda
behörigheter kräver dels information till anställda om att man enbart har rätt att ta del
av uppgifter som man behöver veta för att kunna utföra sitt arbete, dels att
loggkontroller utformas med bland annat hänsyn till de breda behörigheterna.
Kontroller ska göras i form av stickprov och riktade kontroller på ett systematiserat
sätt.
_____
Beslutsunderlag:
Behörighetstilldelning och loggkontroller inom Socialförvaltningen daterat 2014-12-29
Socialförvaltningens rutin för loggningskontroller i Treserva daterat 2014-12-29
Protokoll loggningskontroll (ärenden)
Protokoll loggningskontroll (personal)
2 (2)
SOCIALFÖRVALTNINGEN
Kristina Granlund
Administrativ chef
1 (2)
Dnr: 2014‐319
Socialkontoret
Kristina Granlund
2014-12-29
Behörighetstilldelning och loggkontroller inom
socialförvaltningen
BAKGRUND
Socialnämnden hanterar en stor mängd data som rör enskilds personliga
förhållanden. Vissa uppgifter är särskilt integritetskänsliga. Socialförvaltningen har i
sitt datasystem för ärendehandläggning (SOFIA IFO och Treserva myndighet)
minimerat behörighetsgränserna mellan olika verksamheter och vidgat den anställdes
möjligheter att logga in sig i systemet.
TILLDELNING AV BEHÖRIGHETER
Behörighetsgränserna är minimerade, vilket innebär att anställda inom avdelningarna
för försörjningsinsatser, IFO och Äldre- och funktionsnedsatta har tillgång till hela
verksamhetssystemet Treserva myndighet. Inom förvaltningens administration har
samtliga förutom vaktmästarna och personalfunktionen tillgång till
verksamhetssystemet. Socialchefen har inte tillgång till verksamhetssystemet.
Orsaken till detta är att den specialisering som finns inom förvaltningen, inte ska
vara ett hinder för den anställde att kunna ta del av uppgifter, som finns på annan
grupp eller avdelning, och som är viktig för handläggningen av en enskild persons
ärende. En bred behörighet medför en större risk för obefogad spridning av
journaluppgifter och dataintrång. Begränsas behörigheterna finns å andra sidan risk
för att viktig information inte når en handläggare på en annan grupp, än där
informationen dokumenterats. Det skulle kunna leda till felaktiga beslut och
bedömningar i enskilda ärenden och utgör en rättsosäkerhetsfaktor. Väger man
samman risker och fördelar med olika behörighetstilldelningar, är det bästa att det
inom socialförvaltningens specialiserade verksamhet tilldelas sådana breda
behörigheter som för närvarande finns. Avgörande är att dataintrång kan förhindras
med information och kontroller medan att information i enskilda ärenden går förlorad
på grund av att minskade behörigheter, kan få mycket svåra konsekvenser för
enskilda individer och då är svårare att åtgärda. Breda behörigheter kräver alltså
information till anställda om att man enbart har rätt att ta del av uppgifter som man
behöver veta för att kunna utföra sitt arbete och loggkontroller som utformas med
bland annat hänsyn till de breda behörigheterna.
2
INFORMATION TILL ANSTÄLLDA
Att informera om sekretessregler och loggkontroller anses ha en preventiv effekt. Det
är viktigt att medvetandegöra personal om att möjligheten att ta del av information
inte är den samma som rätten att ta del av information. Personal ska informeras om
det egna ansvaret och om följderna av att olovligen ta del av klientuppgifter.
Socialförvaltningens ledning har informerat den anställde om att inloggning i
enskilda ärenden av andra skäl än att man behöver uppgiften i tjänsten ska betraktas
som dataintrång. Det framgår i dokumentet ”Tystnadsplikt och förbud att lämna ut
allmänna handlingar”. Där framgår också att muntliga uppgifter eller uppgifter ur
handlingar inte får lämnas till utomstående och att arbetskamrater, som inte har med
saken att göra, bör betraktas som utomstående.
Man informeras även om att de uppgifter som finns i socialnämndens personregister
omfattas av sekretessbestämmelserna i 26 kap 1 § offentlighets- och sekretesslagen
(2009:400) och får inte röjas eller lämnas ut utan samtycke eller stöd i lag eller
motsvarande. Det får inte heller förekomma att man i rekryteringsprocessen tar hjälp
av socialnämndens personregister för att skaffa sig kunskaper om en arbetssökande.
Den som anställs på socialförvaltningen ska även få ta del av och skriva under
dokumentet ”Socialförvaltningens rutin för loggningskontroller i Treserva.”. Av den
framgår vilken rutin förvaltningen har för loggkontroller.
Dessa blanketter skrivs på i samband med anställning och förvaras i personalakten.
Det är ansvarig chef som tillser att blanketten skrivs på.
KONTROLLER
Loggkontroller i verksamhetssystemet Treserva ska göras i form av stickprov och i
form av riktade kontroller. Syftet är att kontrollera att ingen av nyfikenhet loggar in
sig och tar del av ärenden som man inte handlägger eller har annan legitim orsak att
ta del av. Se ”Socialförvaltningens rutin för loggningskontroller i Treserva”.
Loggkontrollerna kan leda till en internutredning.
Om internutredning ska göras beslutas detta av socialchefen i samråd med
personalchefen och den administrativa chefen. Ärendet diarieförs då som ett
tillsynsärende angående misstänkt dataintrång och den misstänkte tjänstemannen
informeras om händelsen.
Kristina Granlund
Administrativ chef
:
1 (5)
Dnr:2014‐319
Socialkontoret
Kristina Granlund
2014-12-29
Socialförvaltningens rutin för loggningskontroller i Treserva
Bakgrund
Socialnämnden hanterar en stor mängd data som rör enskilds personliga
förhållanden. Vissa uppgifter är särskilt integritetskänsliga. Uppgifter som finns i
socialnämndens personregister omfattas av sekretessbestämmelserna i 26 kap 1 §
offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och får inte röjas eller lämnas ut utan
samtycke eller utan stöd i lag eller motsvarande. Socialförvaltningen har i sitt
datasystem för ärendehandläggning (SOFIA IFO och Treserva myndighet) minimerat
behörighetsgränserna mellan olika verksamheter och vidgat den anställdes
möjligheter att logga in i systemet. De breda behörigheterna utgör ett skäl till att ha
ett loggsystem för kontroll, så att inte detta missbrukas. Det ställer också krav på
ökad spårbarhet och kontroll av vem som tar del av uppgifterna. Uppföljning av
loggar är viktigt för att tillgodose klientens integritet och för att upprätthålla
förtroendet för kontorets hantering av klientuppgifter. Loggkontrollen har också
betydelse som preventiv åtgärd för att avhålla användare från att ta del av uppgifter
som de inte behöver för att utföra sina arbetsuppgifter.
Arbetsgivarens ansvar
Socialförvaltningen ska säkerställa att systematiska och återkommande
loggningskontroller genomförs.
Närmaste chefs ansvar
Närmaste chef ansvarar för att loggningskontroller sker enligt gällande rutin samt för
att åtgärder vidtas då avvikelse identifieras. Närmaste chef ansvarar för att
personalen informeras om att loggkontroll görs. Närmaste chef ansvarar för adekvat
information ges till anställd i samband med att anställning påbörjas och fortlöpande
en gång varje år.
Anställd personals ansvar
Personal anställd på socialförvaltningen har ansvar för att endast ta del av uppgifter
om enskilds persons förhållanden om han eller hon behöver uppgiften i sitt arbete.
Åtgärder som ska vidtas då oegentligheter har konstaterats
Närmaste chef lämnar uppgift om den tjänsteman som ska kontrolleras till
avdelningschefen. Avdelningschefen lämnar namnuppgiften till administrativa
chefen som kontaktar socialförvaltningens objektspecialist som genomför och
ansvarar för kontrollen. Resultatet av kontroller lämnas till administrativa chefen.
2
Socialchefen beslutar om internutredning i samråd med personalchefen, i de fall det
finns anledning att misstänka dataintrång. Ett ärende diarieförs som ett
tillsynsärende angående misstänkt dataintrång och den misstänkte tjänstemannen
informeras om händelsen. Om utredning leder till polisanmälan görs polisanmälan av
socialchef.
Loggningskontroller
Stickprovskontroll



Loggningskontrollen omfattar all personal på socialförvaltningen som har
tillgång till verksamhetssystemen SOFIA IFO och Treserva och görs varje
månad under maximalt ett dygn.
Varje månad kontrolleras slumpvis 10 % per avdelning, vilka slumpmässigt
tas ut av objektspecialisten. Objektspecialisten genomför kontrollen på
slumpmässigt utvalt dygn och lämnar loggutdragen till närmaste chef.
Närmaste chef kontrollerar innehållet och dokumenterar resultatet i protokoll
loggningskontroll.
Riktad kontroll – misstanke om obehörig åtkomst/annat skäl
Riktad kontroll ska genomföras utifrån användarens och eller klientens identitet.
Riktad kontroll ska genomföras då misstanke om obehörig åtkomst föreligger eller då
annat skäl föreligger som motiverar att riktad kontroll ska genomföras.


Avdelningschef begär att administrativ chef ska beställa loggar som dras ut
av objektspecialisten.
Avdelningschef genomför kontrollen och dokumenterar resultatet i protokoll
loggningskontroll.
Riktad kontroll ska alltid göras när en anställd är aktuell på socialkontotoret.



Ärendets ansvarige chef anmäler till avdelningschef att det finns behov av
riktad kontroll i ärendet.
Avdelningschef begär att administrativ chef ska beställa loggar en gång per
år, och när ärendet avslutas. Administrativ chef ser till att loggar dras ut av
objektspecialisten.
Avdelningschef genomför kontrollen och dokumenterar resultatet i protokoll
loggningskontroll.
Utlämnande av loggningsuppgifter till klient



Klient kontaktar handläggare och vill ha loggutdrag. Handläggare kontaktar
gruppchef som kontaktar avdelningschef.
Avdelningschef kontaktar administrativ chef som kontaktar objektspecialist
och ber om uttag av loggningsuppgifter.
Avdelningschef distribuerar begärda loggningsuppgifter till klient brevledes
med mottagningsbevis. Utgående handling sparas ej i diariet utan gallras
direkt.
3

Uppstår misstanke om dataintrång, genomförs en riktad kontroll.
Tolkning av loggar
Av loggningen framgår vem som beställt loggutdraget. I samtliga fall är detta
systemadministratören/objektspecialisten. Under rubriken Anledning framgår det
vem (ansvarig avdelningschef) som har begärt utdraget samt syfte (stickprovskontroll
eller riktad kontroll).
Följande framgår av loggen:
Följande framgår av loggen:
 Datum och tid samt användare (aktör) och en specifikation av vilken funktion
som användaren har nyttjat
 En beskrivning av vad användaren har gjort – exempelvis visa anteckning för
vald klient, sök/starta journal
 Uppgift om i vilken modul av Treserva som användaren nyttjat
 Klientens personnummer
 Dator-id på användarens specifika dator som användes vid den utförda
aktiviteten
 IP-adress
För att kunna läsa loggen följer en förklaring av de olika händelsetyper som visas i
loggutdraget:
 Söka – Söka journal, användare har gjort en sökning av journal, generell eller
på specifik klient.
 Titta – Användare har läst journal.
 Ny – Användare har gjort en anteckning i journal.
 Ändra – Användare har gjort en ändring i journalen
Loggarna bör kontrolleras med avseende på följande:
 Klientrelation/uppdrag – t ex klienter som ej är aktuella på handläggares
arbetsgrupp
 Utförd aktivitet – läsning är av större intresse, vid övriga aktiviteter såsom
skriva, signera är klientrelationen mer självklar
 Avvikande mönster – åtkomst som bryter det ordinarie
mönstret/frekvensen/rutinen
 Namn/släktskap – åtkomst som indikerar privat samhörighet istället för
klientrelation
 Klienter av medialt intresse – åtkomst som indikerar nyfikenhet istället för
klientrelation
 Klienter med en särskild social problematik som kan väcka särskilt intresse
 Klient som är lokalt känd på kontoret, såsom personal/före detta personal
eller samarbetspartner. Dokumentation
Genomförda kontroller av loggarna ska dokumenteras i protokoll loggningskontroll.
Dessa sparas i ett samlingsärende i diariet. Loggutdraget gallras vid direkt, (vid
4
inaktualitet) om loggutdraget inte påvisar någon som föranleder vidare utredning.
Om en internutredning inleds, upprättas ett eget ärende med ett separat
diarienummer.
Definitioner
Närmaste chef
Den chef som har arbetsmiljöansvar och är i arbetsledande ställning i förhållande till
anställd.
Personal
Person som är anställd på socialförvaltningen oavsett form av anställning och
tjänstgöringsgrad.
5
Personuppgiftslagen (PUL)
Kontroller av behörigheter att logga in på visst ärende i socialnämndens
ärendehanteringssystem ligger utanför ändamålet med behandlingarna som görs i
SOFIA IFO/Treserva myndighet, som är ett administrativt handläggningssystem för
socialtjänstärenden.
Den behandling av personuppgifter som beskrivits ovan skall därför i enlighet med
39 § PUL anmälas till personuppgiftsombudet och ingå i den förteckning över de
anmälda behandlingar av personuppgifter som finns vid socialförvaltningen. Av
anmälan skall bland annat framgå syftet med behandlingen, hur information givits
och när framtagna uppgifter ska gallras.
Jag har tagit del av informationen angående socialförvaltningens loggsystem.
……………………………………….
Datum
……………………………………….
Underskrift
……………………………………….
Namnförtydligande, personnummer
Socialförvaltningen
År
Protokoll loggningskontroll (personal)
Avdelning och grupp
Datum
Granskade användare
Ifyllda protokoll ska diarieföras
Kommentar/anmärkning
Dnr SN
Socialförvaltningen
År
Protokoll loggningskontroll (ärenden)
Avdelning och grupp
Datum
Granskade ärenden
Ifyllda protokoll ska diarieföras
Kommentar/anmärkning
Dnr SN
Tjänsteskrivelse
1 (2)
2015-01-12
Socialkontoret
Dnr SN 2015-29
Socialnämnden
Ersättning till kontrakterade jourhem och familjehem
SOCIALKONTORETS FÖRSLAG TILL BESLUT
1. Arvodet för jourhemmen ska vara 27 162 tkr per månad för en placering.
2. Beslutanderätt avseende förhöjt arvode upp till 18 000 per barn och månad
ges till arbetsledare.
SAMMANFATTNING
Socialnämnden har i varierande omfattning behov av att akut placera barn och ungdomar i familjehem enligt socialtjänstlagen (SoL) och enligt lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU).
Nämnden har tecknat avtal med ett antal familjer om att vara jourhem. Vi har bedömt
att vi behöver ha 12 jourhemsplatser för att på ett tillfredsställande sätt hantera och
täcka behoven av att akut kunna placera barn och ungdomar.
Fler jourhem har dock på grund av låga ersättningsnivåer och mer vårdkrävande barn
valt att avsluta sina åtaganden. Resursgruppen har idag svårt att rekrytera nya jourhem.
För att arbeta vidare med nyrekrytering av jourhem och för att minimera omsättningen av hem samt säkerställa kvalitén på jourhemmen, föreslår Resursgruppen en höjning av nuvarande arvodesnivå med 5 000 kr/månad, från 22 162 kr/mån till 27 162
kr/mån inklusive uppräkning enligt 2015 års löneläge med 2.9%. Arvodeshöjningen
är då tänkt att innefatta en kostnad för pensionsförsäkring som jourhemmet själva
kan teckna. Jourhemmen är uppdragstagare och omfattas inte av regler för tjänstepension motsvarande en anställd inom kommunen, vilket gör att de förlorar många
värdefulla tjänsteår när de väljer att avstå förvärvsarbete till förmån för uppdraget att
vara jourhem.
När det gäller rekrytering av familjehem har Linköpings kommun ett fortsatt stort
behov. Det råder konkurrens om familjehemmen och dessa kan välja huruvida de vill
vara uppdragstagare för kommunen eller för privata aktörer, s.k. organisationer. Resursgruppen har som mål att i huvudsak vara självförsörjande med familjehem till de
barn i kommunen som tillfälligt eller över längre tid behöver vård och omsorg i en
annan familj än den biologiska.
Linköpings kommun har ett väl utbyggt stöd för våra familjehem och följer enligt
beslut i socialnämnden 2010-01-27 (Dnr. 2008.22) SKL:s rekommendationer om
2 (2)
ersättningar till familjehem för barn och vuxna samt kontakt- och stödfamiljer och
kontaktpersoner.
Resursgruppen har allt oftare behov av att föreslå högre ersättningar än de av SKL
rekommenderade och lämnar då förslag om förhöjt arvode (beslutfattare är nämnden
ustkott). Skälen till bedömningen om behov av förhöjt arvode är främst att uppdragen
är komplexa och krävande och/eller att Resursgruppen övertar ett familjehem från en
privat organisation. Organisationer erbjuder generellt högre arvoden till sina familjehem än de som SKL rekommenderar. Kostnaden för ett konsulentstött familjehem
genom organisation varierar mellan 1 500 kr/dygn och upp till 3 500 kr/dygn.
För att kunna matcha behoven hos de barn som är i behov av placering i familjehem,
samt öka resursgruppens handlingsutrymme och därmed fatta adekvata beslut om
placering i specifikt familjehem, föreslår vi att gruppchef erhåller delegation att besluta om förhöjt arvode upp till 18 000 kr/barn/mån.
SOCIALKONTORET
Pia Teivik
Gruppchef
Tjänsteskrivelse
1 (4)
2015-01-07
Socialkontoret
Dnr SN 2012-99
Socialnämnden
Linköping som värdkommun i samverkan om social jour
SOCIALKONTORETS FÖRSLAG TILL BESLUT
Socialnämnden lägger skrivelsen till handlingarna.
SAMMANFATTNING
Socialkontoret tecknade avtal med sex kranskommuner om samverkan avseende
social jour 2013-06-19 med start 2013-11-01. Avtalet innebär att Linköpings kommuns socialkontor är värdkommun för övriga kommuner avseende social jour utanför ordinarie kontorstid. Avtalet tecknades för perioden 2013-11-01 till och med
2014-12-31 med möjligheten att förlänga avtalet med ett år i taget om parterna är
eniga om det. Avtalet har löpt på under ett drygt år, uppföljning har skett med kranskommunerna löpande och en skriftlig utvärdering är gjord under hösten 2014. Samtliga parter är eniga om att uppdraget som värdkommun i samverkan om social jour
har fungerat bra för samtliga parter och att det därför ska fortgå enligt nuvarande
avtal.
_____
2 (4)
BAKGRUND
Kranskommunerna efterfrågande samverkansmöjligheter kring social jour, eftersom
de många gånger hade svårt att bemanna med socionomutbildad personal, samt att
det i småkommuner oftast var politiker som med stöd av tjänstemännen ansvarade
för att hantera ärenden utanför kontorstid.
Kommunstyrelsen beslutade 2013-06-19 att godkänna socialnämndens förslag om att
ingå i en samverkan kring social jour med Linköpings kommun som värdkommun.
Linköpings kommun tecknade avtal med Boxholm, Kinda, Mjölby, Åtvidaberg,
Vadstena och Ödeshögs kommuner om att bedriva social jour i samverkan utanför
kontorstid. Uppdraget påbörjades 2013-11-01.
RESURSBEHOV
I och med det utökade uppdraget till kranskommunerna, beräknades ett ökat resursbehov av 1,5 årsarbetare, ytterligare en jourbil, larmtelefoner m.m. till en total kostnad av 1 584 t kr, som fördelats mellan deltagande kommuner.
Den utökade bemanningen innebär att det alltid finns tre personer i tjänst, vilket möjliggör att en finns kvar på kontoret och kan ta emot samtal, när de två andra är ute på
jouruppdrag.
FINANSIERING
Finansieringen av samverkan bygger på självkostnadsprincipen för respektive avtalstecknade kommun. Kostnaden för respektive kommun räknas fram dels utifrån ett
fast årligt belopp beräknat på antal kommuninvånare, dels utifrån fakturering för
kostnader som uppkommer i samband med individärenden. Årlig uppräkning av
kostnaden sker även enligt OPI (omsorgsprisindex).
3 (4)
UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING
Enligt samarbetsrutinen till avtalet har en referensgrupp skapats bestående av representanter från respektive kommun. Referensgruppen ska göra en årlig översyn av
samverkan och föreslå förändringar.
Referensgruppen har träffats två gånger per termin. En utvärdering har gjorts både
muntligt och skriftligt med respektive kommun, för att få del av det som fungerar
bra, men även om det finns saker som behöver ändras.
Sociala jourens medarbetare har även gjort ”kommunbesök”, där man kunnat diskutera samverkan.
Skriftliga svar på utvärderingen har inkommit från fem av sex kommuner.
1. Hur upplever din kommun att samarbetet med sociala jouren fungerat?
Här beskriver samtliga kommuner att man tycker att det fungerat bra eller
mycket bra. Man upplever sig blivit bra bemött av sociala jourens medarbetare.
2. Hur är återkopplingen från sociala jouren, då de agerat under jourtid?
Återkopplingen har upplevts som bra till mycket bra, med jourrapporter som
kommer följande dag via fax. I början upplevde en kommun att det fattades
bedömningar, men det har blivit mycket bättre. En annan kommun beskriver
att jourrapporterna varit fylliga med den information och de bedömningar
som sociala jouren gjort. Ibland har det hänt att klienter informerat sin kommun att de varit i kontakt med sociala jouren, och där de trott att socialkontoret i den aktuella kommunen haft kännedom om det, men där ingen jourrapport kommit. Troligen har jouren i dessa ärenden inte bedömt det vara
nödvändigt att skicka en jourrapport.
3. Hur har nämndordförandena påverkats av att sociala jouren bedrivs av Linköpings kommun?
De flesta kommuner har svarat inte alls, eftersom ordföranden inte behövt
agera. I en kommun har ordförande inte sett några problem med att vara beslutande i kontakt med sociala jouren, då det så sällan behövs. En ordförande
har fått besluta om en del handräckningsbegäran, men är positiv till det arbete
som sociala jouren gör.
4. Hur upplever ni sociala jourens tillgänglighet?
Kommunerna upplever tillgängligheten som god till mycket bra, de vet när de
kan kontakta jouren. Någon kommun har önskemål om bättre tillgänglighet
via telefon, samtidigt som kommunerna vet att det finns en önskan från sociala jouren om att faxa information i första hand. Vid ett par tillfällen har sociala jouren inte haft tid att komma/kommit senare till kommunen, på grund av
att de varit upptagna med annat.
4 (4)
5. Övriga kommentarer/önskemål/funderingar.
Vid ett tillfälle ska sociala jouren ha sagt nej till att åka ut till en kommun
med hänvisning till att man inte hittar i kommunen, klagomål som framförts
av föräldrar. Det finns önskemål om enklare kontaktväg för att lämna information, eftersom det ibland blir glapp mellan att en handläggare slutar för dagen och innan sociala jouren går på, ex gemensam e-postadress, eller telefonsvarare som man kan lämna meddelanden på. Positivt att kontaktpersonerna
varit ute i kommunerna och hälsat på. En kommun uttrycker tacksamhet över
att sociala jouren finns som stöd.
SOCIALKONTORETS BEDÖMNING
Avtalet med Linköpings kommun som värdkommun till sex kranskommuner avseende social jour utanför kontorstid har fungerat bra, vilket utvärderingen visar. Samtliga kranskommuner vill att samarbetet fortsätter. Genom regelbundna uppföljningar
och kontaktbesök i kommunerna finns möjligheten att göra förändringar och förbättringar vid behov.
Genom att bemanningen utökats har även medborgarna i Linköping fått en högre
tillgänglighet till social jour, genom att det alltid finns någon kvar på kontoret som
kan svara i telefon när de andra är på uppdrag.
Socialkontorets bedömning är att verksamheten fungerat bra och ska fortsätta enligt
avtal.
SOCIALKONTORET
Ulla Salmela Trosell
Avdelningchef IFO
Tjänsteskrivelse
1 (6)
2015-01-08
Dnr SN 2014-363
Socialkontoret
Carolin Meijer Larsson
John Fristedt
Socialnämnden
Ansökan om tilläggsanslag för införande av e-tjänst,
serveringstillstånd
FÖRSLAG TILL SOCIALNÄMNDENS BESLUT
1.
Socialnämnden ansöker hos kommunstyrelsen om 525 tkr till införande E-tjänster för serveringstillstånd under 2015
FÖRSLAG TILL KOMMUNSTYRELSENS BESLUT
1.
Socialnämnden beviljas 525 tkr för införandet av E-tjänst under 2015
2.
Finansiering sker genom ianspråktagande av markering för teknisk utrustning
m.m.
SAMMANFATTNING
Socialnämnden strävar efter en rättssäker och effektiv handläggning samt en god
tillgänglighet. För att öka möjligheten att uppnå målen, vill nämnden införa e-tjänster
inom de verksamhetsområden där en e-tjänst kan öka nyttan för kommunens invånare och för verksamheten.
Socialkontorets hantering av serveringsärenden innehåller idag flera moment av manuell hantering som skulle kunna effektiviseras och få en minskad sårbarhet genom
en e-tjänst. E-tjänsten skulle också öka tillgängligheten för restaurangbranschens
aktörer, genom att de får ytterligare en kanal för att lämna sin ansökan om serveringstillstånd, anmäla serveringsansvarig mm. Genom integrering med W3D3
skulle diarieföring och dialog med remissinstanser underlättas. En integration med
ekonomisystemet skulle underlätta faktureringen och innebära ytterligare effektivisering.
_____
2 (6)
BAKGRUND
Kommunstyrelsen behandlande 2014-03-04 ärendet ”resultathantering i 2013 års
budget”. I ärendet föreslog kommunstyrelsen att kommunfullmäktige skulle besluta
att göra en markering för disposition av tidigare års överskott med 5 211 tkr och en
ny markering för ombudgetering av 2013 års resultat till 2014 med 66 569 tkr.
Kommunfullmäktige beslutade den 22 april 2014, § 137, att en ny markering görs
med 40 mnkr för teknisk utrustning mm inom äldreomsorgs- och omsorgsområdet.
För att få del av markeringen ska berörda nämnder lämna ansökningar till kommunstyrelsen.
KOMMUNALA MÅL
I ”Samverkansprogram för S, MP och FP 2015-2018” uttrycks följande politiska
inriktning för mandatperioden:
Stärkta insatser för fler i arbete
En skola där alla elever kan lyckas
Ett ekologiskt hållbart Linköping
Fler bostäder i en grönare stad
En sammanhållen stad med framtidstro
En trygg äldreomsorg med människan i centrum
Ett medmänskligare Linköping
Ett brett kultur- och fritidsutbud
Införandet av E-tjänst bidrar i detta fall till att underlätta för Linköpings restaurangägare att ansöka om serveringstillstånd, kopplat till målet Stärkta insatser för fler i
arbete. I samverkansprogrammet skriver man: ”För att fler jobb ska växa fram krävs
personer som vågar satsa på företagande, men det krävs också satsningar som bättre
stöttar företagare och som tar bort onödiga hinder”. En på sikt minskad
pappershantering är också i linje med målet Ett ekologiskt hållbart Linköping.
I Socialnämndens egna mål (som ännu inte är reviderade) står bland annat:
Professionellt bemötande och god tillgänglighet
Rättssäker och effektiv handläggning
E-tjänst för serveringstillstånd bidrar till båda dessa mål genom att öka tillgängligheten och effektivisera handläggningen.
NULÄGESBESKRIVNING
Antalet ansökningar om stadigvarande serveringstillstånd var 21 st. under 2013 och
till och med oktober 2014 har 12 ansökningar inkommit. Ärendena har blivit mer
komplicerade genom t.ex. finansieringsfrågan, bulvanförhållanden och kriminellas
försök att ta sig in i branschen. Samtliga serveringsställen ska besökas en gång per
år. Kravet från statsmakten är att tillsynen ska skärpas. Ju fler serveringsställen, desto
mer tidsåtgång för tillsyn. Förutom nämnda uppgifter har tillkommit att handläggarna ska anordna endags utbildningar i ansvarsfull alkoholhandläggning riktade till
restaurangpersonal. Det ska ske två gånger per år. Detta innebär förberedelser t.ex.
3 (6)
att anlita olika föreläsare, boka lokal med mera, samt efterarbete t.ex. att rätta de
prov deltagarna avlägger. Handläggarna ansvarar också för den tentamen som sökande av serveringstillstånd ska göra efter att ha genomgått utbildning i alkohollagen
vid något utbildningsföretag. Antalet uppgår till ca 50 per år. Förutom stadigvarande
serveringstillstånd handläggs cirka 130 tillfälliga serveringstillstånd varje år. Personalen ska dessutom delta i olika samarbetsgrupper med andra myndigheter, såsom
polis, skattemyndighet och kronofogde, för att åstadkomma en bra restaurangmiljö.
Handläggningen av serveringstillstånd innehåller idag flera moment av manuell
hantering av information i form av ansökningar via post, manuell registrering, kopiering och scanning av dokument, information till och från andra myndigheter via fax
och post mm. Det är också vanligt att ofullständiga ansökningar kommer in, vilket
innebär en tidsödande hantering av att begära in kompletteringar. Bilden beskriver
processen på en övergripande nivå:
Det finns också en sårbarhet i både diarieföring och fakturering beroende på att det är
så få assistenter som kan hantera dessa arbetsuppgifter. Under hösten 2014 har en
informationsklassificering samt riskanalys genomförts. Metoden tog utgångspunkt i
den dokumenterade processen för serveringstillstånd. Alkoholhandläggare och
kommunikationsavdelningens ansvarige för E-tjänster samt förvaltningens enhet för
IT och eHälsa har bidragit med att synliggöra vilka förutsättningar som ett införande
av e-tjänsten kräver.
ÅTGÄRDSFÖRSLAG
Alkoholhandläggningen använder idag en programvara som heter AlkT och som levereras av företaget Landborgen AB. AlkT fungerar som ett handläggningsstöd där
all hantering av inkommande, upprättade eller utgående handlingar i ärenden, tillstånds- och tillsynsverksamhet kan hanteras integrerat. AlkT används för närvarande
av ca 180 av Sveriges kommuner. I Linköping används idag bara delar av IT-stödet
för att handlägga och dokumentera ärenden. Landborgen erbjuder en e-tjänstmodul
som innehåller en inkorg i AlkT där inkomna ansökningar, anmälningar mm hamnar.
Serveringsansvariga kan rapporteras av krögare via webben. Från inkorgen i AlkT
hanteras automatiskt uppdatering av persondata, ärenden, händelser mm. Restaurangrapporter registreras i AlkT och listor över restaurangrapporter kan tas fram. Avgifter
som tillsynsavgifter, och i förekommande fall prövningsavgifter, kan hanteras av
AlkT. För kommuner som använder integration till kommunens debiteringssystem
kan AlkT skapa en fil som kopieras till önskat ställe i kommunens nät för inläsning i
debiteringssystemet.
Förutom Landborgens e-tjänstmodul skulle en integrering mellan W3D3 och AlkT
underlätta kommunikationen mellan socialförvaltningen, miljökontoret och räddningstjänsten samt effektivisera diarieföringen. De tjänster som berör integrationer
med Agresso samt kommunens ärendehanteringssystem W3D3 omfattas vid ett införande av beskriven e-tjänst, det kräver dock samordning med berörda systemägare.
4 (6)
NYTTOANALYS
Förväntade verksamhetsnyttor som generas med e-tjänsten är:




Effektivisering av Anmälan för serveringsansvarig inom respektive
företagsverksamhet
Minskad administration med stöd av integration mot Agresso samt W3D3
Insatsen stödjer också införande av e-arkiv i Linköpings kommun
Sökbarhet i handlingar avseende tillfälliga serveringstillstånd till slutna
sällskap
Förväntade nyttor som kommer medborgaren tillgodo med stöd av e-tjänsten är:



Sammanhållen ansökan och beslutprocess med dokumentstöd
Hög tillgänglighet med stöd av säker inloggning
Tidbesparing för respektive näringsidkare
Den totala mängden ansökningar av stadigvarande serveringstillstånd bedöms till ca
50-60 under kommande 3 år. Utöver dessa ärenden tillkommer uppskattningsvis
drygt 300 ansökningar om tillfälligt serveringstillstånd samt ärenden som hanterar
”serveringsansvariga”.
TIDSPLAN
Insatsen bedöms vara genomförd till hösten 2015.
RESURSBEHOV OCH KALKYL
Ansökan omfattar införande av e-tjänst för serveringstillstånd mm. samt integrering
mellan W3D3 och AlkT, med syfte att effektivisera processen från ansökan till beslut
och uppföljning. Kostnaden för införandeprojektet beräknas till:
Totalt införande av e-tjänst serveringstillstånd
525 000 kr
FINANSIERING
Finansiering sker i form av ianspråktagande av markeringsmedel för teknisk utrustning mm.
LEGALITET
Informationsklassificering och riskanalys har genomförts avseende hantering av sekretessbelagda uppgifter. Bilaga 1.
JÄMSTÄLLDHET
Ärendet kan inte få konsekvenser som påkallar en jämställdhetsanalys. E-tjänsterna
effektiviserar handläggningen och ökar tillgängligheten för både kvinnor och män.
5 (6)
SAMRÅD
I samband med kommunfullmäktiges beslut om budget för 2015 fastställdes att
kommunstyrelsen ska hantera tilläggsäskande två gånger per år, i juni och oktober.
Inför dessa beslut om tilläggsäskande kommer ekonomiavdelningen att sammanställa
begärda tilläggsanslag i särskild handling till kommunstyrelsen för prioritering och
beslut. Med anledning av ovanstående så samråder inte ekonomiavdelningen i
ärenden med begäran om tilläggsanslag.
UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING
Utvärdering ska genomföras av Enheten för IT och eHälsa ett år efter e-tjänstens
införande. Utvärderingen ska rapporteras till socialnämnden och bl a innehålla mätning av hur mycket tjänsten används av kommunens krögare samt deras uppfattning
om tjänstens funktionalitet samt alkoholhandläggarnas synpunkter.
MBL
Information om föreslaget utvecklingsarbete genomfördes 2014-12-08 enligt MBL
19
LÄNKAR
Länk till Landborgens hemsida http://www.landborgen.se/
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
Joakim Kärnborg
Kommundirektör
SOCIALKONTORET
Anita Lhådö
Socialchef
Beslutet skickas till:
Ekonomidirektören
6 (6)
Bilaga 1
Syftet med bilagan är att beskriva hur tjänsterna från Landborgen AB följer Linköpings kommuns krav avseende säkerhet samt följsamhet till den grafiska profilen.
Linköpings kommuns grafiska profil
Social förvaltningen har säkerställt att den grafiska profilen kan följas avseende
texter/färger/inloggning mm efter Linköpings kommuns standard.
Process - ansökan av serveringstillstånd samt säkerhet avseende inloggning och
hantering av information
E-tjänst modulen omfattar ansökan med möjlighet för komplettering (permanent tillstånd/ tillfälligt tillstånd). Anmälan/ändring av serveringsansvarig personal och anmälan catering/kryddning/ provsmakning. Ansökan om ändringar i gällande tillstånd,
Anmälan om förändringar i kontaktuppgifter/ förändringar i ägande/ upphörande av
tillstånd. Restaurangregistret/Webb-publicering.
Många av tjänsterna är dubbel-riktade d v s “krögaren” loggar in och får upp information (från AlkT) om sitt tillstånd, sina serveringsansvariga etc.
Stark autentisering (inloggningsmetod)
Inloggning skall ske med såkallad stark autentisering med hänvisning till den informations klassificering som genomförts i verksamheten. E-tjänsten hanterar känsliga
uppgifter, dessa har klassificerats enligt nivå 3 samt 4.
Socialförvaltningen har kravställt på att leverantören, Landborgen AB skall se till att
samtliga inloggningar sker via e-legitimation. Syftet är att skydda näringsidkare och
enskilda individer i samband med att Linköpings kommun hanterar dessa uppgifter.
1 (1)
2015-01-19
Socialkontoret
Nämndadministration
Dnr Sn 2015-2
Socialnämnden
Förteckning över delegationsbeslut
Socialnämndens utskott 1: 2014-12-10 § 408-443, 2014-12-22 § 444.
Socialnämndens utskott 2: 2014-12-08 § 342. 2014-12-10 § 343-381.
Socialnämndens LVM-utskott: 2014-12-17 § 19.
Förteckning över delegationsbeslut avseende serveringstillstånd 2014
Socialförvaltningen
2015-01-16
Dnr SN 2015-3
Socialnämnden
Handlingar för kännedom
1. Kommunstyrelsen. Protokollsutdrag 2014-11-25, § 416. Delårsrapport för
Linköpings kommun den 31 oktober med prognos för helår 2014.
2. Kommunfullmäktige. Sammanträdesprotokoll 2014-12-02, § 436. Val till
nämnder och styrelser 2015-2018.
3. Kommunfullmäktige. Protokollsutdrag 2014-12-02, § 446. Budget 2015 med
plan för 2016-2018.
4. Kommunstyrelse. Protokollsutdrag 2014-12-09, § 449. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ansvaret för äldre personer och bemanning i
sättskilda boenden; Yttrandet till Socialstyrelsen.
5. Bildningsnämnden. Protokollsutdrag 2014-12-11, § 159. Återrapport samt
godkännande av revidering, stöd till familjer med sammansatta problem, metodutveckling i samverkan, sociala investeringsfonden, ”Familjelotsen- metodutveckling i samverkan”.
6. Barn och ungdomsnämnden. Protokollsutdrag 2014-12-11, § 141. Återrapport
samt godkännande av revidering, stöd till familjer med sammansatta problem,
metodutveckling i samverkan, sociala investeringsfonden, ”Familjelotsenmetodutveckling i samverkan”.
7. Sveriges kommuner och landsting (SKL). Meddelande 2014-12-12. Överenskommelse om stöd till riktade insatser inom området psykisk ohälsa 2015.
8. Förvaltningsrätten i Karlstad. Dom 2014-12-16, mål nr. 2618-14. Förvaltningsrätten bifaller överklagande och upphäver Inspektionen för vård och
omsorgs beslut 10 juni 2014 att flytta över ärende från Kalmars kommun till
Linköpings kommun.
9. Kommunfullmäktige. Protokollsutdrag 2014-12-16, § 491. Socialnämndens
rapport per den 30 september 2014 enligt 28 h § LSS.
10. Kommunfullmäktige. Protokollsutdrag 2014-12-16, § 490. Socialnämndens
rapport per den 30 september 2014 enligt16 kap 6 h § SoL.
11. Kommunfullmäktige. Sammanträdesprotokoll 2014-12-16, § 481. Val till
nämnder och styrelser 2015-2018.
2
12. Omsorgsnämnden. Sammanträdesprotokoll 2014-12-17, 264. Avgifter för
kost m.m.
13. Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Beslut 2014-12-18. Dnr 8.217510/2014-7. Begäran om redovisning hur nämnden kommer att säkerställa
att utredning av ungdomars behov av stöd och hjälp utifrån upplevelsen av
hedersproblematik möter socialtjänstlagens krav på en handläggning av god
kvalitet.
Begäran om redovisning hur nämnden kommer att nämndens handläggning
av ansökningar möter gällande krav på dokumentation enligt socialtjänstlagen.
14. Statens institutionsstyrelse (SiS). Meddelande den 19 december 2014. SiS
öppnar tillfälliga avdelningar för missbrukvård.
15. Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Beslut 2014-12-22. Dnr 8.4.217657/2014-11. Tillsyn av HVB barn och unga vid Olivlunden i Linköpings
kommun. Ärendet avslutas.
16. Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Beslut 2014-12-22. Dnr 8.29763/2014-6. Klagomål om brister i utredning vid socialtjänsten i Linköping.
Ärendet avslutas.
17. Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Beslut 2014-12-29. Dnr 6.3.120888/2014. Ansökan om tillstånd att bedriva enskild verksamhet enligt LSS.
Attendo LSS AB bostad med särskild service för vuxna, Fornvägen 11 i Linköping. Bifall.
18. Kammarrätten i Jönköping. Dom 2014-12-29, mål nr. 3407-14. Rätta att ta
del av allmän handling. Delvis bifall till begäran från enskild.
19. Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Beslut 2015-01-12. Dnr 8.224462/2014-12. Begäran att nämnden ska redovisa hur den säkerställer att
parts rätt till företräde enligt 11 kap. 9 § SoL säkerställs.
20. Förvaltningsrätten i Linköping. Dom 2015-01-12, mål nr 638-13. Särskild
avgift enligt 16 kap. 6 a § SoL. Förvaltningsrätten bifaller ansökan delvis och
ålägger Linköpings kommun att till staten betala en särskild avgift om 80 000
kronor.