Redovisning av intern kontrollplan för år 2014, STK

Transcription

Malmö stad
1 (2)
Stadskontoret
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-02-19
Vår referens
Henrik Heyman
Ekonom
[email protected]
Redovisning av intern kontrollplan för år 2014
STK-2015-244
Sammanfattning
Kommunstyrelsen har, enligt 2§ i Reglemente för intern kontroll – beslutat av KF 2000-09-28,
det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll med regler och anvisningar upprättas inom
kommunen. Den interna kontrollen syftar till att med rimlig grad av säkerhet fastställa att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, att finansiell rapportering och information om
verksamheten är tillförlitlig och att tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer m.m. efterlevs.
Stadskontoret gör bedömningen att den interna kontrollen överlag fungerar tillfredsställande
men att det finns behov att genom bättre samordning och kommungemensamt metodstöd utveckla kommunens samlade system för intern kontroll vad avser såväl kvalitet som effektivitet.
Därför startades under 2014 ett kommunövergripande utvecklingsprojekt under stadskontorets
ledning. Målet är att successivt genomföra de förbättringar som utifrån identifierade behov anses
mest nödvändiga. Projektet är planerat att pågå t.o.m. 2015. En del av utvecklingen handlar om
att hitta arbetsformer som stödjer framtida kontinuerliga förbättringar av kommunens samlade
system för intern kontroll.
Av bilaga 1 framgår att samtliga nämnder genomfört kontroller enligt upprättade planer. Bilaga 2
innehåller av nämnderna inskickat material avseende uppföljning av intern kontroll.
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslås besluta
att lägga uppföljningen av intern kontroll för 2014 till handlingarna
Beslutsunderlag
•
G-Tjänsteskrivelse ks 2015-03-03 Redovisning av intern kontrollplan 2014
Beslutsplanering
KS Arbetsutskott 2015-02-23
Kommunstyrelsen 2015-03-03
Ärendet
SIGNERAD
2015-02-19
[Här kan du skriva själva ärendet]
2 (2)
Ansvariga
Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör
Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör
Sammanställning av nämndernas
uppföljning av intern kontroll-planer 2014
Nämnd/förvaltning
Sida
Kommunstyrelsen/Finansförvaltningen/Hamnverksamhet
1
Revisorskollegiet
11
Valnämnden
13
Förtroendenämnden
14
Överförmyndarnämnden
16
Servicenämnden
27
Tekniska nämnden, Fastighetskontoret
36
Tekniska nämnden, Gatukontoret
43
Miljönämnden
46
Stadsbyggnadsnämnden
52
Kulturnämnden
63
Fritidsnämnden
67
Sociala resursnämnden
73
Stadsområde Norr
93
Stadsområde Öster
102
Stadsområde Söder
116
Stadsområde Väster
147
Stadsområrde Innerstaden
158
Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden
174
Grundskolenämnden
182
Förskolenämnden
193
1
Uppföljning av plan för intern kontroll 2014
Förvaltning: Stadskontoret
Granskningsområde
(kontrollerad
process/rutin/moment)
Granskningssätt
(beskrivning av hur kontrollen
genomförts och dokumenterats)
Granskningsresultat
(resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder)
Riskanalys
Kontroll av att rutiner för att
väsentliga risker i
verksamheterna integreras i det
interna kontrollarbetet säkerställs
Vid intern kontroll konstaterades att 2013 konstaterades att
stadskontoret saknar ett systematiserat arbete runt att genomföra
riskanalyser, även om analyser genomförs t.ex. i anslutning till
omorganisationer.
Återrapportering
(datum för
rapport
i styrelsen)
1 april 2015
Dialog med samtliga avdelningschefer runt riskanalysarbete på
respektive avdelning har förts och enklare riskanalyser för
förvaltningens samlade verksamhet har genomförts, som underlag
för 2015 års interna kontrollplan. Ett arbete med att implementera
systematiska riskanalyser i förvaltningen har påbörjats.
Åtgärd
och under 2015 påbörjas implementeringen av den
malmögemensam modellen för riskanalys kopplad till intern
kontroll. Ansvariga chefer erbjuds i samband med detta metodstöd
för att genomföra analyserna.
Kommunikation - Välfärd Kontroll av att information,
styrdokument, rutiner o.dyl på
välfärdsområdet är aktuell och
korrekt på Malmö stads
webbplatser.
Relevanta sidor på Komin och malmo.se har granskats
1 april 2015
Avvikelser noterades på både på Komin och på malmo.se, men de
flesta sidorna var uppdaterade.
Åtgärd
En del avvikelser åtgärdades direkt, medan andra kräver mer arbete.
Kommunikationsavdelningen har informerat om syfte med Komin
1 av 202
2
Granskningsområde
(kontrollerad
Granskningssätt
Granskningsresultat
Återrapportering
(datum för
rapport
i styrelsen)
och malmo.se på ett avdelningsmöte.
En avdelningsgemensam rutin för att löpande säkerställa att
relevant och korrekt information finns på Komin och Malmo.se
har utvecklats. En arbetsgrupp som arbetar med området är utsedd.
LSS
Dokument
En avstämning av att statistik är
kontrollerad och att kvittens från
SCB finns att statistiken är
lämnad har gjorts för samtliga
stadsområden.
Inga avvikelser noterades.
1 april 2015
Kontroll av att ärenden,
relevanta att
jämställdhetsintegrara, som
behandlas av kommunstyrelsen,
är jämställdhetsintegrerade.
Analysen gjordes för andra året i rad. En något större medvetenhet 1 april 2015
om könsfrågors relevans för beslutsunderlagen kan noteras 2014 i
förhållande till 2013, men den generella bilden är att
ärendeberedningen är ”könsblind”. Resultatet redovisas i särskild
rapport.
Åtgärd
Mot bakgrund av att inga avvikelser identifierats vare sig under
2013 eller under 2014, förslås inga förändringar.
Åtgärd
Fler konkreta förslag till åtgärder föreslås, t.ex.
 Grundläggande utbildning i jämställdhetfrågor riktad till
anställda på stadskontoret
 Riktad utbildning till handläggare i jämställdhetsintegrerade
dokument.
2 av 202
3
Granskningsområde
(kontrollerad
Granskningssätt
Granskningsresultat
Avtalstrohet
Stickprovskontroll av att
dirketupphandling av
konferensvistelse gjorts i enlighet
med gällande regler. Totalt 30
fakturor som överstiger 20 tkr,
redovisade under perioden
1 januari - 31 maj 2014 har
granskats.
Kunskapen visade sig generellt vara bristfällig när det gäller kraven
på direktupphandling.
Verifiering avseende resor Kontroll av att reglerna för
verifiering av tjänsteresor följs
Återrapportering
(datum för
rapport
i styrelsen)
1 april 2015
Åtgärd
Informationen på intranätet Komin har förtydligats. För att säkra
att informationen når dem den berör kommer stickprovskontroller
fortsättningsvis att göras i samband med den dagliga kontrollen av
utbetalningar. Beslutattestant meddelas vid brister i verifieringen.
Stickprovsgranskning har gjorts avseende verifiering av resor
1 april 2015
genomförda av medarbetare på förvaltningens samtliga avdelningar.
För 40 % av resorna redovisades såväl syfte med resan och
dagordning/program
För 39 % av resornas anges syfte men program/dagordning saknas.
För 21 % av resorna sakandes såväl syfte som program/dagordning
Åtgärd
Det är av skatteskäl viktigt att syfte med resan anges och att syftet
verifieras med t.ex. en dagordning eller ett program.
Attestberättigande informeras löpande om vikten av resorna
verifieras på ett fullständigt sätt. Informationsinsatserna kommer
att fortgå under 2015.
Tjänstecykel-användande
Kontroll av nyttjandegrad och
kontroll av att cyklarna endast
används i tjänsten.
– Registerkontroll av samtliga
cykelbokningar 2013
– Intervjuer med två personer
Stadskontoret leasar sju cyklar av serviceförvaltningen. Samtliga
1 april 2015
anställda i förvaltningen liksom kommunalråd och politiska
sekreterare på kommunalrådsavdelningen kan fritt använda
cyklarna för tjänsteärenden. Dessutom äger välfärdsavdelningen en
egen cykel och näringslivsavdelningen leasar tre cyklar.
3 av 202
4
Granskningsområde
(kontrollerad
Granskningssätt
Granskningsresultat
som tjänstgör i receptionen, där
nycklar till cyklarna beställs
-"enkät" till lilla lokalgruppen om
man på avdelningarna tecknat
egna avtal om tjänstecyklar.
Användningen varierar över året, den är lägst i juli, och högst under
vår och höst. Cyklarna bokas inte längre perioder och det finns inte
belägg för att någon använder cyklarna privat.
Återrapportering
(datum för
rapport
i styrelsen)
Cyklar är bokade alla arbetsdagar under året, men det är sällan
samtliga cyklar är bokade samtidigt. Personalen i receptionen
menar ändå att cykelflottan är lagom dimensionerad, åtminstone de
varmare månaderna. Cyklarna används i större omfattning än vad
som framgår i bokningslistorna, eftersom det är vanligt att
cykelbokarna missbedömer hur länge de behöver cyklarna. Det bör
också vara lite "luft" i bokningarna eftersom det vanligt att någon
av cyklarna är ur bruk för reparationer.
Man kan inte låna hjälm när man lånar cykel.
Åtgärd
Cykelhjälmar, regncaper och reflexvästar har köpts in.
Sommarsemester –
genomförd semesterförläggning 31 mars
Kontroll av att förvaltningens
chefer gjort semesterplanering,
som säkerställer att
medarbetarna kan ta ut fyra
veckors sammanhängande
sommarsemester.
Samtliga medarbetare som önskat fyra veckors sammanhängande
1 april 2015
ledighet har fått det. Ett fåtal medarbetare har lämnat önskemål om
att förlägga sin huvudsemester under annan tid på året och fått den
beviljad.
Fyra medarbetare hade inte registrerat ledighet i samband med
kontrollen. De har uppmanades att registrera snarast, vilket de hade
gjort vid efterkontroll.
Åtgärd
Kontrollen föranleder inte förslag på åtgärder.
4 av 202
5
Granskningsområde
(kontrollerad
Granskningssätt
Granskningsresultat
Återrapportering
(datum för
rapport
i styrelsen)
Flex - egna korrigeringar
Samtliga enheter
korrigeringslistor för perioderna
april och oktober har granskats.
Chefer som har medarbetare
med fler än 20
korrigeringar/månad har fått
underlaget för att göra en
rimlighetsbedömning.
2011 konstaterades att förvaltningsgemensamma rutiner runt
flexregistrering saknades och att okunskapen om stadskontortets
flextidsöverenskommelse var stor. För att höja den grundläggande
kunskapen genomfördes under 2012 omfattande
utbildningsinsatser i grundläggande arbetstidslag- och semesterlagstiftning samt stadskontorets flextidsöverenskommelse.
1 april 2015
Vid första kontrollen 2014 fanns det medarbetare som korrigerat
sin flex nästan dagligen och sällan registrerat i realtid på hälften av
stadskontorets enheter. Resultatet av kontrollen 2014 visar dock en
tydlig minskning av antalet obefogade korregeringar jämfört med
2011. Vid den andra kontrollen och efter rimlighetsbedömning av
chef hade resultaten ytterligare förbättrats.
Åtgärd
Då resultaten av registeringar i realtid påtagligt förbättrats föreslås
inga åtgärder, utöver den information som rutinmässigt ges till
nyanställda och förvaltningens chefer.
5 av 202
Internkontrollplan finansförvaltningen 2014 – uppföljning av granskning
Rutin/system
Kassaverifikationer och
underlag
Kontrollmoment
Kontroll av att kassafunktionens verifikationer
uppfyller de krav som finns för en korrekt
verifikation
Risk
Granskningsresultat
 Namnteckningsprov saknas i vissa fall för
Måttlig
beslutsattestanter inom finansförvaltningen.
 Vid utbetalning av kommunbidrag görs endast en attest,
två krävs enligt attestreglementet.
 I några fall finns luckor i kassaverifikationernas
nummerserie.
 Enligt kraven på en verifikation ska det framgå vad
verifikationen avser. Det finns brister i detta för
verifikationer avseende ”Betalningsanmodan”.
Internbanken
Rutinbeskrivningar
Kontroll av att tillräckliga rutinbeskrivningar
finns Internbanksverksamheten
Måttlig




Saknas upprättad rutinbeskrivning som säkerställer att
posterna i finansrapporten också överensstämmer med
redovisningen.
En rutinbeskrivning över hur den totala
likviditetsprognosen skapas behöver upprättas.
Skriftlig rutinbeskrivning avseende upprättande av statistik
till SCB bör tas fram i samband med utveckling i QlikView.
Avsaknad av rutinbeskrivningar i kassafunktionen
påpekades också 2013.
Måttlig Attestförteckning behöver ses över p.g.a. några fall där attestering
av utbetalning avseende förfall och ränteswap attesterats endast
av finansekonom
Internbanken
Behörigheter
Kontroll att alla affärstransaktioner utförs och
dokumenteras i enlighet med upprättade
fullmakter enligt attestordning eller andra
delegeringar
Internbanken
Affärsdokumentation
Kontroll att alla affärstransaktioner
Måttlig För samtliga granskade verifikationer finns en intern
avräkningsnota som anger viktiga villkor och motiv för
dokumenteras vid transaktionstillfället i en intern
transaktionen.
avräkningsnota som anger viktiga villkor och
motiv för transaktionen
Internbanken
Affärsregistrering
Kontroll att alla affärstransaktioner registrerats i Måttlig Samtliga granskade verifikationer är korrekt registrerade.
finanssystemet (Twin) och/eller i
affärssystemet (Raindance)
Internbanken
Organisation
Kontroll av affärstransaktioner mellan externa
underlag och intern avräkningsnota ska
utföras av medarbetare som inte är
underställda finanschefen
Måttlig Avsnittet "Operativa risker och intern kontroll" behöver förtydligas
vilka affärstransaktioner som ska kontrolleras av medarbetare som
inte är underställda finanschefen.
6 av 202
Rutin/system
Internbanken
Avstämning
Kontrollmoment
Kontroll att alla mellanhavanden mellan staden
och till internbanken anslutna organisationer
stämmas av och differenser utredas och klaras
upp
Risk
Granskningsresultat
Måttlig I granskningen uppmärksammade differenser mellan finansrapport
och Raindance bör utredas.
Granskningen har inte visat på några större brister i rutinerna inom Finansförvaltningen. Vi bedömer därför, med utgångspunkt från gjord intern kontrollgranskning, att den interna kontrollen inom Finansförvaltningen i allt väsentligt fungerar tillfredställande. För att ytterligare förbättra den interna kontrollen bör dokumentationen av vissa väsentliga rutiner förbättras. Detta får också till följd att sårbarheten vid frånvaro och vakanser minskar samt att risken för att fel ska uppstå vid handläggning ytterligare kan minimeras. Det finns också en del åtgärder som bör vidtas för att förbättra efterlevnaden av regelverken kring attest och verifikationer.
Åtgärdsplan 2015
Åtgärd
Ansvarig
Åtgärdas senast
Återrapportering till
Internbanken - rutinbeskrivningar
Upprätta rutinbeskrivning som säkerställer att
posterna i finansrapporten också
överensstämmer med redovisningen
Stefan Bille
DR 2, 2015
Finanschef
Upprätta rutinbeskrivning över hur den totala
likviditetsprognosen skapas
Stefan Bille
DR 2, 2015
Finanschef
Upprätta rutinbeskrivningar i kassafunktionen
Utses av
redovisningschef
DR 2, 2015
Redovisningschef
Utses av finanschef
DR 2, 2015
Finanschef
Utses av finanschef
DR 2, 2015
Finanschef
Internbanken - behörigheter
Se över attestförteckning m.a.a. några fall där
attestering av utbetalning avseende förfall och
ränteswap attesterats endast av finansekonom
Internbanken - organisation
Förtydliga i avsnittet "Operativa risker och intern
kontroll" i finanspolicyn vilka affärstransaktioner
som ska kontrolleras av medarbetare som inte är
underställda finanschefen
7 av 202
Åtgärd
Ansvarig
Åtgärdas senast
Återrapportering till
Internbanken - avstämning
Utred uppmärksammade differenser mellan
finansrapport och Raindance
Utses av finanschef
DR 2, 2015
Finanschef
8 av 202
9 av 202
10 av 202
Uppföljning av intern kontroll 2014
Nämnd: Revisorskollegiet
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
(kontrollerad process/rutin/moment)
(beskrivning av hur kontrollen genomförts och
dokumenterats)
Kontroll av blanketten för projektstatus som
redovisas för revisorskollegiet minst varje
tertial.
Projektplaner är beslutade för samtliga fördjupade
granskningsprojekt i revisionsplanen för 2014.
Uppföljning av att revisionsplanen genomförs i
enlighet med revisorskollegiets beslut
Återrapportering
(datum för rapport
i nämnden)
Projekten är påbörjade och följer upprättade tidsplaner.
141217
Vid kontroll 2014-11-04 noteras vissa mindre brister i
uppdatering av projektstatus.
Uppföljning av att rutinerna i samband med
bokslutsgranskningen följs (att granskningsprogram och huvudarbetspapper fylls i)
Uppföljning av att attestreglementet och attestförteckningen följs
Stockholms stad har genomfört extern
kvalitetssäkring av 2013 års granskning.
Utan anmärkning.
Genomgång av styrdokument.
Stickprov av fakturor i ekonomisystemet.
Kontroll av upplagda attestregler i ekonomisystemet mot beslutad attestförteckning.
Kontrollerade fakturor utan anmärkning.
Orderattest saknas i attestförteckning.
Attestförteckningen i attestreglementet är inte uppdaterad
sedan 2011.
141217
Namnteckningsprov för pappersbaserad attest saknas.
Det finns avstämningsdifferenser mellan aktiva attestregler i Raindance och beslutad attestförteckning för 2014.
Ersättare är upplagda som ordinarie attestanter.
Uppföljning av att regler och rutiner för intern
och extern representation följs
Stickprov av fakturor konterade på kontona
71000 och 71101.
Från vårt urval noterar vi följande:
- I ett fall saknas syfte och deltagarförteckning.
Organisationstillhörighet för deltagarna saknas i
vissa fall.
- Vi har hittat exempel på fakturor som konterats
som extern representation istället för intern
UPPFÖLJN IK-plan_2014(264665)_TMP
141217
Sidan 1 av 2
141217
11 av 202
.ghdsgdg sdghf
-
Uppföljning för att säkerställa att rutinen för
upprättande av reseräkningar följs
Stickprov av reseräkningar
hantering av privata mobilsamtal följs
Stickprov av fakturor i ekonomisystemet
Matchning mot avdrag på lön i personalsystemet
Matchning mellan löneunderlagsfil från HR
kontroll av utbetalda löner från HR-systemet och Service mot utbetalda löner i personalsystebokförda löneposter i ekonomisystemet följs
met.
Stickprov av attesterad löneverifikation.
Momsavdrag för representationsgåva medges
inte vid extern representation, avser pensionsavtackning. Ej konterad som gåva.
Vi noterar att program bör bifogas för reseräkningarna
avseende konferenser eftersom arbetsgivaren har en uppgiftsskyldighet enligt skattelagstiftningen. Detta har saknats i vissa fall. I övrigt utan anmärkning.
Vi konstaterar att i vissa fall saknas anteckning i Raindance om privata telefonsamtal, trots att avdrag gjorts på
lön.
141217
141217
Vi noterar att systemupplägget för abonnemangen i Raindance inte stämmer med rutinen och bör ses över.
Utbetalda månadslöner stämmer med underlagsfil från
HR Service.
Verifikationen i vårt stickprov är attesterad i sin helhet,
men enligt rutinen ska varje kontrollerad post signeras,
vilket inte är gjort.
141217
12 av 202
UPPFÖLJN IK-plan_2014(264665)_TMP
Sidan 2 av 2
13 av 202
14 av 202
15 av 202
Årsrapport
Upprättad
Datum:
Version:
Förvaltning:
2015-02-10
1.0
Sociala resursförvaltningen
16 av 202
Årsrapport
Bakgrund
Överförmyndarnämnden fastställde vid sammanträde den 11 februari 2014 plan för intern kontroll i
Överförmyndarförvaltningen. Uppföljning av 2014 års arbete med intern kontroll sker genom rapporter
till överförmyndarnämnden i samband med DR1, DR2 samt Årsanalys 2014.
Mål och inriktning
Det interna kontrollarbetet inom Sociala resursförvaltningen utgår från en helhetssyn på styrning,
verksamhetsuppföljning och intern kontroll. Kontrollarbetet ska vara genomtänkt och de övergripande
målen är:

Skapa en god kontrollmiljö, det vill säga en organisationskultur där alla är medvetna om vilka
spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer
och rutiner ska kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar
och klart definierade befogenheter.

Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel
och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser.

Kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå som
integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen.
Sociala resursförvaltningen strävar efter att granskarna i samband med kontrollarbetet ska vara så
fristående som möjligt från det granskade området. I vissa fall utförs kontrollen av två granskare varav
en inte kommer från det granskade verksamhetsområdet.
Tidigare redovisade kontrollområden, delrapport 1 och 2
Den interna kontrollplanen för 2014 omfattar fem kontrollområden. Av dessa rapporterades fyra vid
DR1 och DR2 till nämnden.
Kontrollområden redovisade för överförmyndarnämnden vid delrapport 1, 2014-05-21
Särskilt kontrollområde
1
Närmast
ansvarig
AnsökningsFördjupad granskning
handläggare
Säkerställa att samtliga årsräkningar som enligt granskningsru- (ej egna artin har ålagts att granskas fördju- betsområdet
pat har granskats i enlighet med
checklista för fördjupad granskning, om ej särskilda skäl för
annat framkommit.
Kontrollen föreslås utföras geRapporteras
nom
till
Kontroll två gånger under 2014 av Avdelningschef
femton slumpmässigt utvalda ärenden att årsräkning som enligt
granskningsrutin ska granskas fördjupat också har granskats i enlighet
med checklista för fördjupad
granskning, om inte särskilda skäl
för annat framkommit.
2 │ Överförmyndarnämnden │ Årsrapport
17 av 202
INTERNGRANSKNINGSRAPPORT
Metodbeskrivning
Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden, att årsräkning som enligt granskningsrutin ska granskas
fördjupat också har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning, om inte särskilda skäl
Resultat av granskningen
1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system?
Rutin för normal och fördjupad granskning inklusive checklistor ingår i processbeskrivning årsräkning
som finns på Komin. Framtagande av processbeskrivning årsräkning har ingått som en del i
avdelningens Lean-projekt och implementerades den 18 december 2013.
2. Resultat av kontrollmomenten
Vid granskningen kontrollerades 16 ärenden. Fördjupad granskning hade gjorts i alla utom ett ärende
där yttrande från huvudman och tredje person inte inhämtats. I detta ärende fanns dock särskilda skäl att
frångå rutinen eftersom byte av ställföreträdare hade skett. Detta utgör alltså inte någon avvikelse.
Granskning av årsräkningarna hade gjorts i enlighet med checklista för fördjupad granskning årsräkning
- vilken bifogats - i samtliga ärenden. I två fall hade checklistan inte signerats av handläggare, vilket
utgör en mindre avvikelse. Granskning av redogörelserna hade skett i enlighet med checklista för detta
och yttrande från huvudman och/eller tredje person hade inhämtats i samtliga fall. Dock hade
checklistan i flertalet fall inte bifogats.
3. Fungerar rutinen?
Rutinen fungerar klart bättre än föregående då ett stort antal avvikelser påvisades. De kontroller som
ingår i den fördjupade granskningen av både årsräkning och redogörelse har genomförts. Att checklista
för fördjupad granskning redogörelse inte bifogats måste anses vara endast en mindre avvikelse.
Förslag till åtgärder
Påminnelse om att checklistan för fördjupad granskning redogörelse ska bifogas kommer att göras på
handläggarträff för granskande handläggare.
2
Bevakningar
Säkerställa att bevakningsfunktionen används i enlighet med
fastställda rutiner för detta och
att allvarliga avvikelser, som
skulle kunna leda till rättsförlust
för den enskilde, därmed undviks
Närmast
ansvarig
Avdelningschef
Kontrollen föreslås utföras genom
Kontroll av samtliga bevakningar
två gånger under
2014.
Rapporteras
till
Förvaltningschef
Metodbeskrivning
Manuell genomgång av samtliga "utgångna" bevakningar i ärendehanteringssystemet Wärna.
18 av 202
"Rutinbeskrivning bevakningar" är utdelad till samtliga medarbetare samt finns tillgänglig under
gemensam mapp i dator - rutinbeskrivningar. Enligt rutinen ska alla bevakningar registreras i Wärna och
varje medarbetare ska kontrollera/följa upp sina bevakningar vid behov och alltid minst en gång i
veckan.
Antalet bevakningar uppgick till 354 stycken den 11 mars 2014. Antalet bevakningar hade ökat jämfört
med december 2013 då de uppgick till 234 stycken. Ökningen beror till största del på att bevakningarna
för mars månad 2014 inkluderar drygt 100 stycken bevakningar avseende årsräkningar som skulle ges in
senast den 1 mars 2014. Vid genomgången av de 354 bevakningarna har framkommit att flertalet avser
ärenden där försening inte kan anses ha någon avgörande betydelse eller medför risk för någon
rättsförlust för den enskilde. Av bevakningarna avser 34 st allvarligare avvikelser där försening skulle
kunna medföra rättsförlust för den enskilde. Det gäller dels redovisningshandlingar som inte inkommit i
tid och där anmodan vid vitesföreläggande skulle ha skickats alternativt skulle ärendet ha tagits upp till
nämnden för vitesföreläggande, dels ärenden där handläggningen av exempelvis ansökan om tillstånd till
olika förvaltningsåtgärder har tagit alltför lång tid. Antalet allvarligare avvikelser hade ökat jämfört med
december 2013 då de uppgick till 12 stycken. Förklaringen till ökningen bedöms vara att början av mars
då bevakningslistan togs fram är den tid på året då arbetsbelastningen är som allra högst på avdelningen.
Detta eftersom alla ca 2 700 årsräkningar ska ges in senast den 1 mars varje år och anmodan och
vitesföreläggande avseende de som inte inkommer ska handläggas. Samtidigt har avdelningen arbetat
intensivt med det pågående Lean-projektet.
Rutinen fungerar fortfarande inte tillfredsställande.
Genomgång av och diskussion kring rutinen avseende bevakningar ska göras på nytt på arbetsplatsträff i
april 2014. Månatlig genomgång av samtliga bevakningar ska även fortsättningsvis göras. Den
genomgång av restlistor avseende förteckningar och sluträkningar som påbörjades hösten 2013 har nu
slutförts och from mars månad görs månatlig utskrift och genomgång av dessa restlistor.
3
Närmast
ansvarig
Arkivrutiner
AvdelningsSäkerställa att handhavanderu- chef
tinen följs på så sätt att det
finns ”namnsticka” i de
hängmappar som saknar akt
samt att det inte finns mer än
cirka tio akter i medarbetarnas
respektive aktskåp/hylla.
Stickprovsvis kontroll i lådorna för
aktiva ärenden samt kontroll i samtliga medarbetarnas arkivskåp/ hyllor två gånger under 2014.
Rapporteras
till
Förvaltningschef
Metodbeskrivning
Genomgång av samtliga hängmappar i översta lådan i varje aktskåp avseende aktiva ärenden samt
genomgång av samtliga medarbetares aktvagnar.
19 av 202
Rutinbeskrivning finns under gemensam mapp i dator -handhavanderutin för akthantering i arkivet.
Kontroll namnsticka: Totalt 70 hängmappar kontrollerades. Det fanns namnsticka i 35 hängmappar och
saknades namnsticka i 35 hängmappar. En avvikelse om 50 % kunde alltså konstateras. Kontroll antal
akter i aktvagnar: Samtliga totalt 15 aktvagnar kontrollerades. Avvikelse i form av fler än 10 akter
påvisades endast i ett fall.
Rutinen fungerar inte tillfredsställande vad gäller namnstickor i tomma hängmappar. Rutinen fungerar
dock i allt väsentligt när det gäller antal akter i aktvagnarna.
Handhavanderutinen kommer att gås igenom på nytt på APT den 16 april 2014. Alla medarbetare ska
kontrollera att det finns/sätta namnstickor i alla hängmappar till de akter som respektive handläggare
har i sin aktvagn.
4
Närmast
ansvarig
Hantering och handläggning Ansökningsav klagomål på ställföreträdare handläggare
Säkerställa att det finns en ge(ej egna armensam process för hantering
betsområdet
och handläggning av klagomål på
ställföreträdare samt att rutinen
följs.
nom
till
Kontroll att process för hantering
Avdelningschef
av klagomål gentemot ställföreträdare är framtagen i samband med
DR 1 2014. Därutöver stickprovsvis
kontroll en gång under 2014 i samband med DR 2 av tio ärenden i
vilka det framförts klagomål
Metodbeskrivning
Kontroll av APT-protokoll att beslut om antagande av rutin för hantering av klagomål gentemot
ställföreträdare fattats.
Rutin för hantering av klagomål gentemot ställföreträdare har framtagits och beslutades på APT 201403-19. Det återstår dock visst arbete - vissa korrigeringar samt att lägga in mallar i
ärendehanteringssystemet Wärna - innan rutinen kan börja tillämpas fullt ut.
Ingen avvikelse eftersom rutin har framtagits. Dock återstår visst arbete.
Kontroll av att rutinen följs ska enligt internkontrollplan göras i samband med DR2.
20 av 202
Uppföljning av korrigeringar och mallar kommer att göras på APT den 16 april 2014.
Kontrollområden redovisade för överförmyndarnämnden vid delrapport 2, 2014-09-23
1
Närmast
ansvarig
AnsökningsFördjupad granskning
handläggare
Säkerställa att samtliga årsräkningar som enligt granskningsru- (ej egna artin har ålagts att granskas fördju- betsområdet
pat har granskats i enlighet med
checklista för fördjupad granskning, om ej särskilda skäl för
annat framkommit.
nom
till
Kontroll två gånger under 2014 av Avdelningschef
femton slumpmässigt utvalda ärenden att årsräkning som enligt
granskningsrutin ska granskas fördjupat också har granskats i enlighet
med checklista för fördjupad
granskning, om inte särskilda skäl
Metodbeskrivning
Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden, att årsräkning som enligt granskningsrutin ska granskats
fördjupat också har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning om inte särskilda skäl
för annat framkommit samt att redogörelse för uppdrag också granskats i enlighet med checklista.
Rutin för normal och fördjupad granskning inklusive checklistor ingår i processbeskrivning årsräkning
som finns på Komin. Framtagande av processbeskrivning årsräkning har ingått som en del i
avdelningens Lean-projekt och implementerades den 18 december 2013.
Vid granskningen kontrollerades 15 ärenden. Granskning av årsräkningarna har gjorts i enlighet med
checklista för fördjupad granskning årsräkning - vilken bifogats i samtliga ärenden. I tre fall hade
checklistan inte signerats av handläggare, vilket utgör en mindre avvikelse. Granskning av
redogörelserna hade skett i enlighet med checklista för detta. Dock saknas separat tjänsteanteckning om
yttrande från huvudman och/eller tredje person i fem av ärendena och checklistan för redogörelse är i
flertalet fall inte bifogad. Beslut om arvode har tagits i tre ärenden utan att de är färdiggranskade. I
flertalet ärenden kan inte utläsas om ställföreträdaren är kontrollerad i KFM:s register eller ej. I något fall
har denna kontroll inte gjorts.
Rutinen för granskning av årsräkningar fungerar inte tillfredsställande. Checklista för fördjupad
granskning årsräkning är bifogad i samtliga fall. Dock är checklista för fördjupad granskning redogörelse
i flertalet fall inte bifogad.
Som åtgärder med anledning av avvikelserna föreslås att rutinen på nytt gås igenom med samtliga
granskande handläggare för vad som gäller för checklista redogörelse som ofta saknas i akten. Vidare att
en genomgång görs avseende inhämtande av yttrande från huvudman och tredje person och att
kontrollfrågor ställs om ekonomin. Som åtgärd föreslås även förändring av checklista på så sätt att det
21 av 202
ska framgå när kontroll av ställföreträdaren är gjord i KFM:s register. Vidare att det förs en gemensam
diskussion om hur rutiner följs på denna arbetsplats på ett APT.
2
Bevakningar
Säkerställa att bevakningsfunktionen används i enlighet med
fastställda rutiner för detta och
att allvarliga avvikelser, som
skulle kunna leda till rättsförlust
för den enskilde, därmed undviks
Närmast
ansvarig
Avdelningschef
Kontroll av samtliga bevakningar
två gånger under
2014.
Rapporteras
till
Förvaltningschef
Metodbeskrivning
Manuell genomgång av samtliga "utgångna" bevakningar i ärendehanteringssystemet Wärna.
"Rutinbeskrivning bevakningar" är utdelad till samtliga medarbetare samt finns tillgänglig under
gemensam mapp i dator - rutinbeskrivningar. Enligt rutinen ska alla bevakningar registreras i Wärna och
varje medarbetare ska kontrollera/följa upp sina bevakningar vid behov och alltid minst en gång i
veckan.
Antalet bevakningar uppgick till 224 stycken den 4 juni 2014. Antalet bevakningar hade minskat jämfört
med uppföljningen den 11 mars 2014 i samband med delårsrapport, då antalet bevakningar uppgick till
354 stycken. Vid genomgången av de 224 bevakningarna har framkommit att flertalet avser ärenden där
tidsutdräkten inte kan anses ha någon avgörande betydelse eller medför risk för någon rättsförlust för
den enskilde. Av bevakningarna avser 22 st allvarligare avvikelser där tidsutdräkten eventuellt skulle
kunna medföra rättsförlust för den enskilde. Det gäller dels några fall av redovisningshandlingar som
inte inkommit i tid och där anmodan vid vitesföreläggande skulle ha skickats alternativt skulle ärendet ha
tagits upp till nämnden för vitesföreläggande, dels ärenden där handläggningen av exempelvis ansökan
om tillstånd till olika förvaltningsåtgärder har tagit alltför lång tid. Antalet allvarligare avvikelser hade
minskat jämfört med mars 2014 då de uppgick till 34 stycken, men är fortfarande högre än i december
2013 då de uppgick till 12 stycken.
Rutinen fungerar fortfarande inte tillfredsställande.
Resultatet av uppföljningen och genomgång av bevakningsrutinen ska göras på nytt på arbetsplatsträff
den 18 juni 2014. Vid samma APT ska gruppens gemensamma åtagande "på den här arbetsplatsen följer
vi rutiner" samt frågan om prioritering av bevakningar diskuteras i grupper. Månatlig genomgång av
samtliga bevakningar ska även fortsättningsvis göras. Vad gäller restlistor avseende förteckningar och
sluträkningar görs sedan mars 2014 månatlig utskrift och genomgång av dessa restlistor.
22 av 202
3
Närmast
ansvarig
Arkivrutiner
AvdelningsSäkerställa att handhavanderu- chef
tinen följs på så sätt att det
finns ”namnsticka” i de
hängmappar som saknar akt
samt att det inte finns mer än
cirka tio akter i medarbetarnas
respektive aktskåp/hylla.
Stickprovsvis kontroll i lådorna för
aktiva ärenden samt kontroll i samtliga medarbetarnas arkivskåp/ hyllor två gånger under 2014.
Rapporteras
till
Förvaltningschef
Metodbeskrivning
Genomgång av samtliga hängmappar i översta lådan i varje aktskåp avseende aktiva ärenden samt
genomgång av samtliga medarbetares aktvagnar.
Rutinbeskrivning finns under gemensam mapp i dator - handhavanderutin för akthantering i arkivet.
Kontroll namnsticka: Totalt 60 hängmappar kontrollerades. Det fanns namnsticka i 33 hängmappar och
saknades namnsticka i 27 hängmappar. En avvikelse om 45 % kunde alltså konstateras.
Kontroll antal akter i aktvagnar: Samtliga totalt 15 aktvagnar kontrollerades. Avvikelse i form av fler än
10 akter påvisades endast i ett fall.
Rutinen fungerar fortfarande inte tillfredsställande vad gäller namnstickor i tomma hängmappar.
Rutinen fungerar dock i allt väsentligt när det gäller antal akter i aktvagnarna.
Lista med de ärenden som saknar namnsticka ska delas ut till samtliga medarbeter för
åtgärd/nedstoppning av namnsticka. Resultatet av uppföljningen samt genomgång av
handhavanderutinen kommer att tas upp på APT den 18 juni 2014. Vid samma APT ska gruppens
gemensamma åtagande " på den här arbetsplatsen följer vi rutiner" diskuteras i grupper.
4
Närmast
ansvarig
betsområdet
följs.
nom
till
Avdelningschef
23 av 202
Metodbeskrivning
Stickprovsvis kontroll av tio ärenden i vilka det framförts klagomål.
Rutin för hantering av klagomål gentemot ställföreträdare har framtagits och beslutades på APT 201403-19. Det har dock återstått visst arbete - vissa korrigeringar samt att lägga in mallar i
ärendehanteringssystemet Wärna. Rutinen kan börja tillämpas först efter förnyad genomgång på APT
den 18 juni 2014.
Kontroll har inte kunnat genomföras eftersom rutinen ännu inte börjat tillämpas.
Se ovan.
Uppföljning föreslås i stället att göras i samband med årsanalys 2014.
Uppföljning kontrollområden, årsrapport
Av den interna kontrollplanens fem kontrollområden är det två kontrollområden som följs upp i
samband med årsanalysen, dels förvaltarskapsprövning och dels klagomålshantering eftersom den inte
kunde följas upp vid DR2.
5
Förvaltarskapsprövning
Säkerställa att tillräckligt underlag, utvisande varför godmanskap inte är tillräckligt/ varför
förvaltarskap är nödvändigt,
finns för beslut om omprövning
av förvaltarskap.
Närmast
ansvarig
Avdelningschef
Stickprovsvis kontroll en gång under 2014 av femton ärenden.
Rapporteras
till
Förvaltningschef
Metodbeskrivning
Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden, att tillräckligt underlag - utvisande varför godmanskap inte är
tillräckligt/varför förvaltarskap är nödvändigt - finns för beslut om omprövning av förvaltarskap.
Rutin omprövning av förvaltarskap finns tillgänglig under gemensam mapp i dator - rutinbeskrivningar.
Rutinen har tagits upp med granskande handläggare i samband med utskick av underlag för
förvaltarskapsprövning.
Femton ärenden kontrollerades. Tillräckligt underlag fanns i 13 ärenden. I två ärenden påvisades
avvikelse. I dessa båda ärenden stod helt klart att den enskilde behöver hjälp att hantera sin ekonomi,
24 av 202
men det framkom inte med tillräcklig tydlighet varför godmanskap inte är tillräckligt/varför
förvaltarskap är nödvändigt.
Rutinen fungerar inte helt.
Rutinen för omprövning av förvaltarskap kommer att gås igenom på arbetsplatsträff den 28 januari
2015.
4
Närmast
ansvarig
betsområdet
följs.
nom
till
Avdelningschef
Metodbeskrivning
Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden där klagomål på ställföreträdare inkommit och att de blivit
hanterade i enlighet med den rutin som finns för klagomålshantering - enskilt ärende om inte särskilda
skäl för annat framkommit i ärendet.
Rutin för klagomålshantering - enskilt ärende finns sparad i mapp för rutinbeskrivningar under
gemensamma mappen. Samtliga anställda har tillgång till rutinen.
Vid granskningen kontrollerades 10 ärenden. Sju ärenden avser skriftligt klagomål och i tre ärenden är
det muntliga klagomål som framförts i telefon. Beslut om avskrivning av klagomål har tagits i fyra av
ärendena utan att behörig klagande tagit del av STF:s yttrande. I ett ärende borde ytterligare utredning
gjorts om klagomålet avsåg byte av ställföreträdare eller ej. I ett ärende framställdes en formell begäran
om byte av STF vilken skulle tagits upp på nämnden. Detta åtgärdades, dock avled huvudmannen innan
ärendet togs upp i nämnden. I ett ärende borde ytterligare utredning gjorts och kontakt tagits med
klagandes nätverk. I åtta granskade ärenden har skriftligt besked om att ärendet inte föranleder fortsatt
åtgärd (avskrivning) skickats till klagande. Två av ärendena är för närvarande under utredning.
Rutinen för klagomålshantering - enskilt ärende fungerar inte helt tillfredsställande. Beslut om
avskrivning av inkommet klagomål tagits i fyra ärenden utan att behörig klagande tagit del av SFT:s
yttrande.
25 av 202
Som åtgärd med anledning av avvikelserna föreslås att rutinen för klagomålshantering - enskilt ärende på
nytt gås igenom med samtliga anställda vid ett APT den 11 februari 2015. Vidare att en genomgång görs
avseende behörig klagandes möjlighet att yttra sig över SFT:s yttrande.
26 av 202
Malmö stad
Serviceförvaltningen
STYRDOKUMENT
Dokumentets rubrik (samma som textrubrik)
Datum för utskrift
Intern kontroll, uppföljning 2014 samt plan 2015
2015-02-05
Organisation (övergrip./ affärsomr./ enhet)
Dokumentägare, beslutad av (roll)
Datum för beslut
Typ av styrdokument (rutin, riktlinjer, m.m.)
Framtagen av
Versionsnummer
Rapport
Marie Viremo
Följs upp (datum)
Revideras (datum)
Reviderad av
Senaste revidering
Intern kontroll
Uppföljning 2014 samt plan 2015
27 av 202
2 (6)
Inledning
Kommunfullmäktige beslutade 2000-09-28 om Reglemente för intern kontroll
att gälla från och med 2001-01-01. Syftet är att säkerställa att nämnden, som
har det yttersta ansvaret för att säkerställa att det finns en god intern kontroll,
upprättar en organisation för den interna kontrollen samt att regler och
anvisningar antas för denna.
ANSVAR
Enligt reglementet skall nämnden varje år anta en särskild plan för den interna
kontrollen. Servicenämndens verksamheter upprättar en gemensam plan för
intern kontroll samt ansvarar för rapportering, uppföljning och utvärdering av
denna. Ansvarig för framtagande av metoder för kontrollerna är
ekonomifunktionen. Granskning genomförs av utsedd person på annat
verksamhetsområde än det egna.
Förvaltningschefen ska sedan rapportera till nämnden huruvida kontroll
genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll samt redogöra för
resultatet av genomförda kontroller. Resultaten rapporteras löpande till
nämnden (ett par gånger om året). Servicenämnden fattar beslut om rapport
från föregående års internkontroller samt beslutar om årets internkontrollplan
senast i februari månad. Nämnden ska senast i samband med årsanalysens
upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen
inom nämnden till kommunstyrelsen.
ARBETSGÅNG VID INTERNKONTROLL-GRANSKNING
Efter genomförd granskning ska eventuellt konstaterade fel och brister leda till
åtgärdsförslag från den som utfört granskningar. Granskare ska efter
genomförda kontroller rapportera resultatet till granskad verksamhet,
respektive chef för affärsområde/stabsavdelning samt förvaltningschef. Chef
för affärsområde/stabsavdelning beslutar om uppföljande åtgärder i tillämpliga
fall.
FÖRVALTNINGSCHEFENS RAPPORTERING
För serviceförvaltningen har intern kontroll genomförts i enlighet med antagen
plan. Av 2014 års planerade granskningar har 10 stycken genomförts, vilket
följer planen, se sammanställning sist i rapporten. Två granskningspunkter som
enbart berör JobbMalmö (nr 7 Metodhandbok och nr 12 Förbättrad
28 av 202
3 (6)
uppföljning JobbMalmö) har överförts till nuvarande Arbetsmarknads-,
Gymnasie- & vuxenutbildningsförvaltningen i samband med byte av
organisatorisk tillhörighet för JobbMalmö. Därmed uppgår antalet planerade
granskningspunkter för serviceförvaltningen till 10 stycken istället för
ursprungliga 12.
Följande kontroller redovisades och godkändes av servicenämnden i en första
delrapportering den 27 maj 2014:
• Bensinkort
• Rutiner vid hot och våld
• Investeringsprojekt – tilläggsbeställningar
• Behörighet/beslutsattest i Raindance
Följande kontroller redovisades och godkändes av servicenämnden i en andra
delrapportering den 23 september 2014:
• Kalkylering/utlämnande av offert
• Upphandling - avtalstrohet och upphandling - avtalsbevakning
Resultat av 2014 års resterande granskningar
Från 2014 års interkontrollplan återstår punkterna
• Offentlighet och sekretess
• Representation
• Mutor förebyggande arbete
• Rapportering av sjukfrånvaro/tillfällig föräldrapenning/tjänstledighet.
Samtliga affärsområden har omfattats av dessa fyra sista granskningar.
Intervjuer av slumpvis utvalda medarbetare visade att kännedom om sekretess
och därtill relaterad hantering är mycket god. När det gäller kunskapen om
offentlighet och praktiska rutiner kring diarieföring finns möjlighet till
förbättring.
Granskning av fakturor avseende representation visade generellt god
överensstämmelse med regelverk och rutiner. Sedan 2013 års granskning märks
en förbättring när det gäller att anteckna syfte och deltagare. Däremot
förekommer det att vissa deltagare själva har beslutsattesterat när de också
deltagit i aktiviteten, vilket inte är tillåtet.
Förebyggande arbete omkring tagande och givande av mutor pågår i
förvaltningen sedan lång tid tillbaka. Förvaltningens rutin och riktlinjer
avseende tagande och givande av muta har under året kompletterats med
riktlinjer för jäv och andra intressekonflikter. Rutin och riktlinjer finns
29 av 202
4 (6)
tillgängliga för alla medarbetare på Komin och revideras en gång per år med
anpassning till gällande lagstiftning och rekommendationer. En viktig referens
är skriften ”Om mutor och jäv - vägledning för anställda i kommuner,
landsting och regioner” som tagits fram av Finansdepartementet tillsammans
med Sveriges Kommuner och Landsting. Förvaltningens rutin och riktlinjer
ska gås igenom på arbetsplatsträffar och årligen ska samtliga medarbetare
skriva under att man tagit del av rutin och riktlinjer både avseende mutor och
avseende jäv. HR-avdelningen genomför internkontroll genom stickprov med
uppföljande frågor. Frågeenkäten visade att de som svarade har kännedom om
riktlinjerna och dess innehåll. Utöver frågeenkäten genomfördes stickprover
för att verifiera insamlade påskrifter, dessa var fullständiga.
Granskning av rutiner för självservice i HRut avseende sjukfrånvaro, tillfällig
föräldrapenning och tjänstledighet har visat att chefer har olika
tillvägagångssätt för uppföljning av medarbetares frånvaro.
Överensstämmelsen är inte fullkomlig och i 6% av fallen har chefen noterat
frånvaro men ingen rapportering är gjord i HRut vilket innebär att felaktig
löneutbetalning har skett. Detta är en försämring sedan föregående års
granskning trots att information och verktyg till cheferna gjorts tillgängliga
genom gemensamma insatser av HR- och ekonomifunktionerna på central och
lokal nivå.
INBYGGDA KONTROLLER
På ett mer övergripande plan hanteras risker inom ekonomi- och
personalområdena genom upprättade och dokumenterade rutiner och
manualer. På ekonomiområdet upprättas varje månad ett månadsbokslut för
varje verksamhet och totalt för förvaltningen och analyser som leder till
prognoser för hela året. Alla investeringsprojekt skall beredas och presenteras i
utvecklings- och investeringsrådet och få klartecken där innan projekten kan
inledas. Inom ekonomiarbetet arbetar Malmö stad och serviceförvaltningens
redovisningsavdelning med att bygga in kontroller i det dagliga arbetet.
Exempel på detta kan vara att fakturor måste attesteras av två personer och att
utbetalningslistan granskas varje dag av redovisningsavdelningen. Denna
granskning innebär kontroll av fakturor med väsentligt belopp, utbetalningar
till privatpersoner samt representation. Inläsning av återredovisningen av
leverantörsutbetalningar och inbetalningsfiler sker automatiskt och stäms sedan
av mot olika bankgirokonton.
I serviceförvaltningens organisation finns en interncontroller/risk manager
som sedan några år tillbaka arbetar på heltid med samordning av intern
kontroll och riskhantering i förvaltningen.
30 av 202
5 (6)
Serviceförvaltningen arbetar löpande under året med uppdateringar av
upprättade riskbedömningar inom de olika verksamhetsområdena. Genom att
följa status på riskerna kan åtgärder sättas in för att mildra effekten av
oönskade händelser som negativt kan påverka verksamheten, ekonomin och
förtroendet.
Befintliga verktyg för riskanalysarbete genomgår en utvecklingsprocess inom
ramen för ett kommunövergripande projekt där ett gemensant metodstöd för
intern kontroll tas fram. Serviceförvaltningens interncontroller har varit mycket
aktiv och drivande i detta projekt. Arbete både i huvudprojektgrupp och olika
arbetsgrupper har intensifierats under 2014 och bland annat har ett nätverk för
internkontroll-samordnare i Malmö stads förvaltningar startats.
VAL AV GRANSKNINGSOMRÅDEN TILL 2015 ÅRS
INTERKONTROLLPLAN
Kommunstyrelsen har inte beslutat om några kommungemensamma
granskningsområden för 2015.
Samtliga affärsområden och stabsavdelningar i serviceförvaltningen har gjort
riskbedömningar enligt en gemensam metodik och mall. Riskanalyserna som
ligger till grund för förslag till granskningspunkter i 2015 års internkontrollplan
bifogas. Förutom riskanalyserna har hänsyn även tagits till resultat från tidigare
års granskningar.
Nedan följer de granskningsområden som nämnden har valt att ta med i sin
internkontrollplan för 2015.
1. Efterkalkyler - rutiner för erfarenhetsåterföring och analys granskas
för att säkerställa ständigt lärande i projekt inom affärsområde
stadsfastigheter.
2. Varmhållning - för att bibehålla smak, näring och kvalitet på maten
som tillagas av skolrestauranger krävs rutiner för varmhållning vilka nu
granskas.
3. Reseräkningar - granskning som upprepas på grund av tidigare
identifierade brister.
4. Delegation och verkställighet - granskning för att säkerställa
följsamhet till delegationsordning såväl som till utvalda interna
riktlinjer.
5. Arkivregler - följsamhet till Malmö stads Arkivhandbok granskas för
att säkerställa att vi tillgodoser allmänhetens lagstadgade rätt att ta del
av allmänna handlingar.
31 av 202
6 (6)
6. Representation - en återkommande granskning som genomförs för att
undvika förtroendeskador.
7. Arvodeshantering förtroendevalda - granskas för att säkerställa
följsamhet till ”Arvodesregler för förtroendevalda i Malmö stad” som
beslutades av kommunfullmäktige den 30 maj 2013.
8. Direktupphandling - granskningar för att säkerställa att LOU (Lagen
om offentlig upphandling) följs är återkommande. Årets granskning
fokuserar på direktupphandlingar och tillhörande dokumentation.
9. HRutan, rapportering av frånvaro - ofullständig registrering via
självservice hos chefer och medarbetare kan leda till felaktiga
löneutbetalningar. Tidigare granskningar har visat på behov av
förstärkta rutiner på området.
10. Körjournaler - tjänsteresor har påverkan både på ekonomi och på
miljö, därför väljer vi att granska körjournaler som är en del av
uppföljningen av tjänsteresor.
32 av 202
Summering Intern kontroll serviceförvaltningen 2014 helår
Nämnd: Servicenämnden
Granskningsområde
Bensinkort
Kontroll av hantering av bensinkort samt
uppföljning av bränsleförbrukning
Granskningssätt
genomförts och
dokumenterats)
Genomgång av rutiner för
bensinkort samt stickprov på
fordon avseende
bränsleförbrukning
Rutiner vid hot & våld
Genomgång av rutin.
Investeringsprojekt tilläggsbeställningar
Stickprov på två
investeringsprojekt
Säkerställa rutin och kontaktvägar
Säkerställa rutiner för beslut om
tilläggsinvesteringar och uppföljning av
dessa
Uppföljning av introduktionsKontroll inkluderar ny rutin vid upplägg av utbildning av nyupplagda
användare samt stickprov på
ny användare
överensstämmelse mellan
dokumenterad och verklig
behörighet.
Behörighet / beslutsattest i Raindance
Granskningsresultat
Återrapportering
(datum för rapport
i nämnden)
Rutinerna för hantering av bensinkort samt
uppföljning av bränsleförbrukning under de
förutsättningar som finns fungerar
tillfredställande. För någon verksamhet finns
utrymme för förstärkning och förtydligande
av rutiner.
Befintlig rutin vid hot & våld befanns i stort
behov av uppdatering, detta arbete är
påbörjat.
Dokumentation och hantering av
tilläggsbeställningar som härrör från kundens
tillkommande önskemål hanteras inte likartat
inom affärsområde stadsfastigheter. En
definition av beställningsrätt för olika
befattningar inom affärsområdet har tagits
fram, denna reglerar bland annat
befogenheter avseende tilläggsarbeten.
Introduktionsutbildning genomförd i enlighet
med behov för samtliga granskade
beslutsattestanter. Överensstämmelse mellan
dokumenterad och verklig behörighet är god.
2014-05-27
2014-05-27
2014-05-27
2014-05-27
33 av 202
Sida 1 av 3
Granskningsområde
Kalkylering/utlämnande av offert
Säkerställa rutiner för befogenhet gällande
kalkylering och offertlämnande
Upphandling- avtalstrohet och
avtalsbevakning
Säkerställa att inköp sker i enlighet med
Malmö stads/serviceförvaltningen lokalt
upphandlade avtal.
Säkerställa rutiner för bevakning av avtal
som behöver förnyas.
Granskningssätt
genomförts och
dokumenterats)
Kartläggning av rutiner för
kalkylering och utlämnande av
offerter på tre avdelningar
inom affärsområde
kommunteknik.
Genomgång av rutiner för
inköp och avtalsbevakning
samt stickprov på avtalstrohet
i verksamheten.
Granskningsresultat
Återrapportering
(datum för rapport
i nämnden)
Rutiner för kalkylering och offertutlämnande 2014-09-23
finns men är inte fullt ut skriftligt
dokumenterade.
Avtalstroheten är generellt god. Upphandling 2014-09-23
av tryckeritjänster för Malmö stad (berör
affärsområde kommuntjänster) pågår
fortfarande. Avvikelse inom inköpstypen
driftoch supportavtal (affärsområde ITservice) har åtgärdats och inköp sker nu hos
avtalad leverantör.
Avtalsbevakning hanteras systematiskt men
på olika sätt i affärsområdena.
34 av 202
Sida 2 av 3
Granskningsområde
Offentlighet och sekretess
Säkerställa att rutiner och kunskap om
regelverk finns
Granskningssätt
genomförts och
dokumenterats)
Intervjuer av slumpvis utvalda
medarbetare.
Representation
Granskning av
representationsfakturor
fördelade på alla
affärsområden.
Mutor förebyggande arbete
Kontroll att enkät med
uppföljande frågor om
förståelse för innehållet i
riktlinjerna är genomförd.
Kontroll (stickprov) att
klarmarkerade underskrifter
verkligen existerar.
Säkerställa att regler och rutiner för intern
och extern representation följs
Kontroll att serviceförvaltningens rutin och
riktlinjer för att motverka tagande och
givande av muta är känd och efterlevs samt
att för ändamålet avsedd blankett är
signerad
Kontroll av rutiner för att
säkerställa att frånvaro på
grund av sjukdom, tillfällig
Säkerställa rutiner för uppföljning av
självservice avseende sjukfrånvaro, tillfällig föräldrapenning eller
föräldrapenning (VAB) och tjänstledighet tjänstledighet blir registrerat i
HRut.
Rapportering av sjukfrånvaro, tillfällig
föräldrapenning och tjänstledighet
Granskningsresultat
Återrapportering
(datum för rapport
i nämnden)
Medarbetarnas kännedom om sekretess och
därtill relaterad hantering är mycket god.
Inom offentlighet finns möjlighet till
förbättring, exempelvis rutiner kring
diarieföring. Utbildningar i Platina för
förvaltningens handläggare pågår.
Anteckningar om syfte och deltagare har
förbättrats sedan förra granskningen.
Förekomst av attest vid eget deltagande i
aktivitet har noterats.
2015-02-25
Frågeenkäten visade att de som svarade har
kännedom om riktlinjerna och dess innehåll.
Verifikation av insamlade underskrifter
visade inga avvikelser.
2015-02-25
2015-02-25
Chefer har olika tillvägagångssätt för att följa 2015-02-25
upp medarbetares frånvaro. Granskningen
visade att avvikelser av typen chef har noterat
frånvaro men registrering i HRut saknas, har
ökat sedan tidigare granskning. Information
till chefer om tillgängliga verktyg och
uppföljningsrapporter inom HR-området
kommer att upprepas vid chefsträffar.
35 av 202
Sida 3 av 3
Intern kontrollplan 2014, FK – slutlig uppföljning De övergripande granskningsområdena har identifierats i en riskanalys, framtagen av den utökade ledningsgruppen den 20 januari 2014. Områdena
kommer troligen att vara föremål för behov av granskning ur olika perspektiv under lång tid. För att effektivt kunna angripa dessa områden, bör den
interna kontrollen – när så är möjligt - fokusera på om områdenas respektive befintliga processer, rutiner och regler fungerar och efterlevs.
I planen för 2014 har även de kontrollmål från 2013 som visade behov av fortsatt uppföljning tagits med.
Avvikelser i samtliga fall rapporteras till direktören efter att kontroll gjorts.
Granskningsområde 1. Samarbetet mellan förvaltningarna i plan‐ och exploaterings‐
processen Föremål för intern kontroll 2014 Om gemensamma målbilder formulerats vid detaljplane‐
arbetenas startmöten Kontroll‐
ansvar Exploaterings‐
chef Metod Resultat av kontroll Kontroll av samtliga startmöten under 2014 genom intervjuer med projektledarna 2. Efterfrågan på mark Omfattning på nya för näringslivet är större särskilda verksamhets‐
än tillgången områden enligt ÖP 2012 Exploaterings‐
chef Kontroll av omfattning på nya särskilda verksamhetsområden i (förslag till) ÖP 2012 Endast två startmöten har hållits under 2014 (Dp 5399 för kv Brännaren och Dp5361 för del av Hyllie 4:2). Intervjuer har gjorts med projektledarna på exploateringsavdelningen. Vid båda startmötena har gemensamma målbilder formulerats. Rutinen har följts. Ny ÖP2012 har antagits i KF under 2014. I denna finns 6 nya särskilda verksamhetsområden redovisade, som ännu inte detaljplanelagts och byggts ut. För 4 befintliga verksamhetsområden anges utökningsmöjligheter, som ännu inte tagits i anspråk. Rapporteras till tekniska nämnden Vid årsanalys Vid årsanalys 36 av 202
Granskningsområde Föremål för intern kontroll 2014 Kontroll‐
ansvar Metod Resultat av kontroll 3. Försäljning av byggklar tomtmark i lågkonjunktur Om 200 mkr i exploateringsvinster inbringas Exploaterings‐
chef Kontroll genom kontinuerlig uppföljning och information om prognoser för försäljningar och exploateringsvinster till tekniska nämnden, stadskontoret och kommunstyrelsen Kontinuerlig uppföljning och information om prognoser för försäljningar och exploaterings‐
vinster har skett enligt plan till tekniska nämnden, stadskontoret och kommunstyrelsen. Bokslut 2014 uppvisar ett utfall om 233 Mkr. Rutinen har följts. 4. Lokalanskaffning i nyexploaterings‐
områden Rutin ‐ inför detaljplanering av nya exploateringsområden, ska LiMa, expl, SBK gå igenom behov av kommunal service, beslut om äga/hyra Avd chef LiMa Kontroll genom uppföljning av rutinen i nya bostadsdetaljplaner under 2014 Vad gäller behov av kommunal
service fungerar nuvarande rutiner
bra.
Rapporteras till tekniska nämnden Vid DR1, DR 2 och årsanalys Vid DR 2 och årsanalys Beträffande äga/hyra, avgörs det
för närvarande från projekt till
projekt. Det finns ett
utredningsuppdrag avseende
strategi äga/hyra. Styrgruppen för
lokalförsörjning ansvarar.
Rutinen har följts. Är under
utveckling.
5. Lokalanskaffning externa objekt Rutin för anskaffning av Avd chef LiMa externa objekt Uppföljning av lokalsökningar och genom två stickprov kontrollera genomförda upphyrningar med prioritering av ev Metoden har inte följts, eftersom stickprov inte har genomförts. För att lösa den uppkomna bristen på lokaler för främst förskole‐
verksamheten tillsattes i början av Vid årsanalys 37 av 202
ansvar Metod Resultat av kontroll Rapporteras till tekniska nämnden försenade projekt 6. Lokalanskaffning Samarbete mellan förvaltningar Rutin/processkarta för lokalanskaffnings‐
processen Avd chef LiMa 2014 en ”akutgrupp”. Erforderligt med lokaler har anskaffats. Rutin/process för anskaffning av lokaler kommer att tas fram genom den nya lokalförsörjningsplanen och kapacitetsutredningen. Det redovisas för genom målstyrningsarbetet 2015. Uppföljning av om EY har under våren/sommaren Vid DR 2 och processkartan följts i ett granskat lokalförsörjnings‐
årsanalys förskoleprojekt och i ett processen ”Tomtmark och lokaler skolprojekt som startat för förskole‐ och skolverksamhet”. efter 2014‐04‐01 EY bedömer att produktion av Metoden har ersatts av lokaler för förskole‐ och skolverksamhet inte sker på ett extern revision. ändamålsenligt sätt. Processkartan är en del av granskningen och föreslagna åtgärder kommer att arbetas fram och implementeras under 2015. Rutinen har inte följts. Arbetet med att säkerställa en effektiv lokalanskaffningsprocess redovisas för genom målstyrningsarbetet för 2015. 38 av 202
ansvar Metod Resultat av kontroll Rutinen/processen kan bli föremål för intern kontroll tidigast 2016. Avd chef LiMa Kontroll av att Metoden har inte följts. Rutinens 7. Befolkningsprognosen Genomförd topp‐ och topp‐ och basbehovs‐
tillämpning går inte att utvärdera. (risk för att förbygga sig basbehovsutredning ska kopplas till utredning kopplats till ‐ förskolor och skolor) befintliga förskolor befintliga förskolor Kopplingen mellan topp‐ och basbehov till befintliga förskolor kommer att säkerställas genom den nya lokalförsörjningsplanen och den pågående kapacitetsutredningen. Det arbetet redovisas för i målstyrningsarbetet 2015. 8. Befintliga Om exploaterings‐
Exploaterings‐ Kontroll genom Kontrollerat tre projekt (Gyllins markföroreningar handbokens rutiner chefen stickprov av tre projekt etapp 2, Segepark och avseende utredningar Stadionområdet). om markförorening följs Rutinen har följts. 9. Hot och våld mot Om Lägenhetsenhetens Enhetschef för Kontroll genom fyra Kontroll utförd efter arton medarbetare rutiner för hembesök Lägenhet stickprov av hembesök hembesök, vid samtliga närvarade följs minst två personal från staden eller företrädare för fastighetsägarna. Rutinen har följts. 10. Det ökade behovet Om frågan om Enhetschef för Kontroll av att frågan Diskussioner om övertag har förts av sociala lägenheter övertagsprocessen har Lägenhet om övertagsprocessen vid varje bochefsmöte där enheten behandlats av berörda har behandlats vid varje representerats samt vid ett flertal Rapporteras till tekniska nämnden Vid årsanalys Vid DR 2 Vid DR 1 och årsanalys Vid DR 1 och årsanalys 39 av 202
Granskningsområde 11. Ekonomisk styrning Föremål för intern kontroll 2014 förvaltningar Kontroll‐
ansvar Metod Resultat av kontroll Nya redovisnings‐ och styrprinciper för exploatering Enhetschef för A Kontroll genom Ekonomi stickprov av att exploateringsvinster resultatförs till likviddag. B Kontroll genom stickprov av att anskaffningsvärdet för såld mark beräknas efter areal. C Kontroll genom Rapporteras till tekniska nämnden bochefsmöte övriga möten med företrädare för berörda förvaltningar. Rutinen har följts. Vid DR 1, DR 2 och A Av årets 50 årsanalys försäljningar/köpeskillingar i exploateringsprojekt är 44 köpeskillingar resultatförda. Resultatföring har skett med viss eftersläpning i tiden. Ej resultatförda försäljningar beror på att återstående utgifter inte kan beräknas tillförlitligt. Konstaterad mindre avvikelse från rutinen. Bedöms ej vara av sådan vikt att åtgärd behövs göras. B Anskaffningsvärdet för såld mark har beräknats enligt projektets areal i samtliga fall förutom försäljningar inom Hyllie centrumområde, vilka resultatförs enligt BTA efter överenskommelse med stadskontoret. Rutinen har följts. C Beräkningsunderlag för att 40 av 202
Granskningsområde 12. Upphandling enligt LOU Föremål för intern kontroll 2014 Lokalanskaffnings‐
projekt som LOU‐
upphandlas Kontroll‐
ansvar Avd chef LiMa Metod Resultat av kontroll stickprov av att det finns tillräckliga beräkningsunderlag för resultatföring av köpeskilling, anskaffningsvärde för såld mark samt avsättning till gatukostnadsersättning. säkerställa anskaffningsvärdet för såld mark baseras på upparbetade utgifter för kvartersmark. Beräkningsunderlag för avsättning till gatukostnadsersättning är projektledarens registrerade prognoser i Raindance. Vid avsättning till gatukostnads‐
ersättning har avstämning med projektledaren skett för att kvalitetsäkra den registrerade prognosen i Raindance. Rutin att i samband med resultatföring av köpeskilling inhämta beräkningsunderlag som styrker registrerad prognos i Raindance är har tagits fram under året. Rutinen har följts. Det har inte förelegat något projekt Vid årsanalys där tillämpning av LOU på hyresavtal varit applicerbart under det gångna året. Vid nyproduktion eller större ombyggnationer upphandlar Stadsfastigheter enligt LOU. Rutinens tillämpning går inte att utvärdera. Kontroll genom utvärdering av ett pilotprojekt som LOU‐
upphandlas med fokus på tid och kostnad Rapporteras till tekniska nämnden 41 av 202
ansvar Metod 13. Allmänt Rutin för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen Utvecklings‐
sekreteraren Kontroll av att riskanalysen behandlats i enlighet med tekniska nämndens beslut 2014‐
02‐26 Resultat av kontroll TN beslutade den 30 september 2014 att riskanalysen ska behandlas som en diskussionspunkt i delegation 1 vid halvårs‐ och helårskiften, Riskanalysen behandlades därefter i delegation 1 den 18 december 2014. Beslut eller uttalande om önskad rutin för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen togs inte 2014‐02‐26. Beslut om rutin för involvering av de förtroendevalda i riskanalysen fattades istället 2014‐09‐30 och har därefter följts. Rapporteras till tekniska nämnden Vid DR 2 och årsanalys 42 av 202
.ghdsgdgsdghfgfd
Nämnd:
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
(resultat av kontrollen/ vidtagna
åtgärder)
Återrapportering
(datum för rapport
i nämnden)
Representation: säkerställa rutiner hos Intervjuer med 12 slumpmässigt
berörda attestanter.
utvalda personer samt kontroll av att
rutiner finns.
Utlägg/inköp/avtal: säkerställa rutiner
hos avdelningar, enheter och projekt.
Arkiv och dokumenthantering:
säkerställa att rutiner kring arkivering
och dokumentlagring fungerar på
avdelningar och enheter.
Återkoppling av felaktigheter till
2014-09-30
controllers en gång i månaden.
Representation ska ingå som en del i
utbildningen för nyanställda.
Löpande kontroller av
representationskontona.
Förbättrade ekonomisidor på Komin
med lättåtkomlig information.
Intervjuer med 7 slumpmässigt utvalda Förbättrade ekonomisidor på Komin.
2014-12-10
personer samt kontroll av att rutiner
Ingå som en del i utbildingen för
finns.
nyanställda.
Genomgång av GK:s egen
avtalsdatabas för att säkra att samtliga
avtal finns.
Ta fram lista på avtal tecknade inom
GK för att läsa in i QV för att
underlätta uppföljningen av
avtalstroheten.
Analys av det pågående
Fortsätta det pågående arbete och säkra 2014-12-10
förändringsarbetet och pågående
att rutinerna följs, även vid ny
projekt som kommer att förändra
organisation.
arkivansvar och dokumenthantering då Ta fram lathund och säkra att korrekta
organisationen förändras, bl.a. ska ett
versioner finns på Komin.
nytt it-system för projekt handlas upp. Ta fram plan för hur regelkontroll och
Denna fördjupade interna kontroll ses regelbunden granskning ska
43 av 202
.ghdsgdgsdghfgfd
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
åtgärder)
genomföras.
HR-frånvaro: säkerställa rutiner hos
som en påbörjad fördjupad kontroll,
vilken kommer att avslutas och
färdigställas 2015.
Faktiska analyser har genomförts över
felaktiga stämplingar i HRutan.
Återrapportering
(datum för rapport
i nämnden)
Säkra att förbättringsarbetet fortsätter 2014-12-10
även efter omorganisationen.
Riskanalys av HR-systemet.
Utvecklingsplan utifrån riskanalysen.
System för att hantera brister.
Följa upp avvikelserna varje månad
under 2015.
Reseräkningar: säkerställa rutiner
Genomgång av samtliga utbetalningar Fortsätta det pågående
2014-12-10
kring reseräkningar i Travel hos
gjorda via Travel 2014, samt att gå
uppföljningsarbetet och säkra att
avdelningar och enheter
igenom skriftliga rutiner. Denna
rutiner följs.
fördjupade interna kontroll ses som en Ta fram lathundar och säkra att
påbörjad kontroll vilken kommer att
korrekta versioner finns på Komin. Ta
färdigställas under 2015 då den nya
fram plan för regelkontroll och
organisationen är på plats.
granskning ska genomföras samt hur
avvikelser ska rapporteras. Utöka
introduktionen för nya medarbetare.
Kvalitetsarbete: säkerställa rutiner
Fokus har varit på det pågående
Säkra kompetensen kring systematiskt 2014-12-10
avseende systematiskt kvalitetsarbete på förändringsarbett så som signaler,
kvalitetsarbete hos ansvariga. Ta fram
direktiv och diskussioner i projekt ny
lathundar och övergripande
organisation samt ”Projektsmart”.
beskrivningar kring arbetet i den nya
Denna kontroll ska ses kom en
organisationen. Genomför regelbundna
påbörjad fördjupad intern kontroll som kontroller. Säkra växling mellan
kommer avslutas och färdigställas
gammal och ny organisation, säkra
under 2015.
kvalitetssystem samt framtagandet och
uppdateringen av riskanalysen i
samband med verksamhetsplan 2015.
44 av 202
.ghdsgdgsdghfgfd
Granskningsområde
Projektbeslut: säkerställa rutiner
avseende projektbeslut med fokus på
objektsgodkännandet.
Granskningssätt
Granskningsresultat
åtgärder)
Granskning av det pågående
utrednings- och utvecklingsarbetet
kring projektbeslut genom att titta på
intentioner, signaler och rapporter samt
faktiskt genomfört arbete.
Denna kontroll ska ses som en
påbörjad fördjupad intern kontroll
vilken kommer att avslutas och
färdigställas under 2015.
Fortsätt det pågående
2014-12-10
utvecklingsarbetet. Säkra rutinerna och
kompetensutvecklingen vid
implementering av det pågående
förändringsarbete och vid övergången
till ny organisation. Säkra
beslutsprocesserna i Platina och se över
lathundar för att skriva projektbeslut.
Återrapportering
(datum för rapport
i nämnden)
Förslag på åtgärder för förbättring av kommungemensamma rutiner:
Avtal – en gemensam och säkrad databas för samtliga förvaltningars avtal.
45 av 202
Fs.ghdsgdgsdghfgfd
Nämnd: Miljönämnden
Granskningsområde
Betalar Miljöförvaltningen
leverantörsfakturor på förfallodatum?
Årsavgifter från verksamhetssystemet
Miljöreda ska motsvara fakturerade
årsavgifter i ekonomisystemet
Raindance.
Granskningssätt
Granskningsresultat
åtgärder)
Återrapportering
(datum för rapport
i nämnden)
Kontroll av samtliga fakturor från fyra
utvalda leverantörer har gjorts vid två
tillfällen.
Totalt 393 fakturor har granskats och
140526
134 av dessa är betalda efter
150224
förfallodatum. Av dessa är 68 fakturor
betalda senare än 10 dagar.
Medarbetare och chefer är informerade
om avvikelserna. Avvikelserna är
mindre än 2013 då motsvarande
kontroll genomfördes.
Genomgång per objekttyp har
Differensen är under 10 tkr för både
150224
genomförts med framtagen
miljötillsynen och
debiteringsjournal skickade fakturor till livsmedelskontrollen.
ekonomisystem inom intervallen 201401-01--2014-12-31. Analyslista har
Åtgärder för att minimera
tagits fram för årsavgifter 31101 kontot differenserna:
och ALK 6717 och för MHS 7371 Kundreskontraansvariga är
uppdelat per EKOobjektnr.
uppmärksamma på att genomföra
Pärmar för makuleringar i Raindance
makuleringar i både Raindance och
har även undersökts och därmed för att Miljöreda och går igenom
kunna se om de objekten har
makuleringspärmen löpande under året
makulerats i Miljöreda.
för att kontrollera att makuleringar
även har tagits bort i Miljöreda.
Uppföljning kommer att genomföras
tillsammans med
46 av 202
Fs.ghdsgdgsdghfgfd
Miljöredasystemförvaltare över hur vi
kan plocka fram borttagna objekt och
därmed kunna makulera debiteringar
för att minimera differenser mellan
programmen.
Mer tid kommer att avsättas för att gå
igenom analyslistans makuleringar för
att undersöka mer i detalj avseende
ALK faktureringen och makuleringar
som sker i början på året p.g.a.
anmälningar om
upphörande/överlåtelse.
Faktureringstider för årsavgifter följs
inte.
Alla fakturerade årsavgifter till och
med december 2014 har stämts av mot
framtagen tidplan. Samtliga
faktureringstider har stämts av mot
framtagen tidplan.
Det gäller alla årsavgifter; livsmedel,
hygien, PCB, läkemedel, köldmedia,
MTI, Offentliga
lokaler, LSS boende och boende för
ensamkommande barn.
140922
Alla årsfakturor har fakturerats i
150224
enlighet med framtagen tidsplan
förutom vid två tillfällen.
Faktureringen av PCB-objekt blev
några dagar försenat eftersom alla
berörda objekt inte var
indexuppdaterade i Miljöreda. De
externa köldmedia-objekten blev
försenade 2 dagar eftersom Raindance
samma vecka hade uppdaterats och det
inte var säkert att postnummer
registrerades som de skulle.
Faktureringen fick vänta tills vi fick
klartecken från stadskontoret.
I nuläget hålls faktureringstiderna bra
och det finns inga behov av åtgärder,
förutom att eventuellt stämma av ännu
tidigare med ansvariga handläggare
och systemansvarig för Miljöreda.
47 av 202
Fs.ghdsgdgsdghfgfd
Miljöförvaltningens del i stadens
process vid ärende som rör förorenad
mark
Försämrat samarbete med andra
förvaltningar i Malmö stad.
Granskat ett urval av pågående ärenden Bedömningen är att rutinen följs och
som rör förorenade områden och
det inte behövs några åtgärder för att
jämfört dess handläggning med den
minimera risken att rutin följs.
rutin som tagits fram (Förorenat
område – anmälan om avhjälpande
åtgärd). Ärenden som granskades har
påbörjats under 2014 och cirka 20
procent av dessa är avslutade.
Avdelningschefer har genom intervju
eller enkät med medarbetare bedömt
om samarbetet har försämrats med
andra förvaltningar främst med
anledning av omorganisationen i
Malmö stad
Otydlighet kring miljöprogrammet som Varje nämnd och styrelse har ansvar
styrdokument och hur andra
för att uppfylla de delar av de
förvaltningar ska förhålla sig till det.
övergripande miljöålen som berör den
egna verksamheten. Nämnder och
styrelser ska bryta ned de övergripande
målen till mål och åtgärder som är
anpassade till respektive
ansvarsområde samt arbeta in dessa i
sina verksamhetsplaner. Alla nämnder
och styrelser ska förhålla sig till alla
mål. Detta finns tydligt beskrivet i
Miljöprogrammet. I Handlingsplan för
klimatoch miljöarbetet i Malmö stad
2011-2014, som är en konkretisering
och prioritering av miljöprogrammet
finns utpekat vilka förvaltningar som är
ansvariga för respektive åtgärds
genomförande.
150224
Bedömningen är att samarbetet inte har 150224
försämrats men flera avdelningar ser
gärna mer samarbete som med t ex
stadskontoret.
141114
Resultatet från enkäten om
handlingsplanen 2013 (2014 års enkät 150224
ej klar) visar följande resultat: Drygt
två tredjedelar av berörda förvaltningar
och bolag svarade på enkäten och en
täckning erhölls för samtliga åtgärder.
För 12 av 26 åtgärder erhölls kompletta
svar där samtliga involverade
förvaltningar/bolag svarade.
Samtliga respondenter förutom tre
angav att de arbetade med åtgärderna. I
de tre berörda fallen angavs osäkerhet i
ansvarsfördelning, avsaknad av
ekonomiska resurser samt för kort
tidsperioden, respektive, som orsaker
till varför de inte arbetade med
åtgärden. En klar majoritet uppgav att
arbetet med åtgärderna var styrda i VP
48 av 202
Fs.ghdsgdgsdghfgfd
Begära in betyg och intyg vid
rekrytering
En enkät om genomförandegraden av
åtgärderna i den till Miljöprogrammet
kopplade Handlingsplan för klimatoch miljöarbete i Malmö stad 20112014 har genomförts årligen. Årets
enkät kommer att gå ut till
förvaltningarna i november.
Stadskontoret har under hösten, med
hjälp av en rad förvaltningar, inlett ett
arbete med att fastställa indikatorer
inom ekologisk, ekonomisk och social
hållbarhet. Dessa skall användas för att
följa upp fullmäktigemålen men
innebär även möjlighet att på central
nivå framöver följa upp miljöläget i
Malmö.
eller liknande dokument.
Det som ansågs kunna underlätta
arbetet med åtgärderna var med
fallande betydelse: utökat samarbete
mellan förvaltningarna, mer
ekonomiska resurser samt en
precisering av vad i åtgärderna olika
förvaltningar ansvarar för.
Gått igenom introduktionschecklistorna
för nyanställda för se vilka medarbetare
som har börjat under året och
kontrollerat handlingarna för samtliga
nyanställda.
I akterna för de fem nyanställda
141114
medarbetare till en avdelningen och en 150224
nyanställd till en annan avdelning
saknas intyg och betyg.
En fråga som specifikt handlar om
Miljöprogrammet kan läggas till
framtida enkäter.
Samtliga har blivit ombedda att
komplettera akterna med betyg och
intyg.
Rutin finns men cheferna ska påminnas
av HR-funktionen om att alltid begära
in betyg och intyg från nyanställda.
49 av 202
Fs.ghdsgdgsdghfgfd
Timredovisning i projekt,
överensstämmelse mellan redovisade
timmar i Raindance och till
bidragsgivaren
Ett slumpmässigt urval av projekt har
gjorts av oberoende person. 10 projekt
granskades varvid december månad,
projektets första år granskades. Den
person som granskades var nr 2 som
tidredovisat. Om projektet startats 2014
granskades september månad.
141114
För tre projekt har inte redovisning
skickats till finansiären ännu varvid en 150224
jämförelse av timmar ej kunde göras.
För sex projekt utföll jämförelsen helt
exakt korrekt, varvid kunde konstateras
att Raindance och rapport till finansiär
var identisk. Ett projekt hade
avvikelser enligt nedan:
Prjekt 4180: Tidredovisning hade skett
med 2 timmar och dessa hade
attesterats 8/1 men ej överförts. Vi kan
konstatera att möjligheten att följa upp
ej avlevererade rapporter inte finns och
detta är en brist i systemet som borde
åtgärdas.
En åtgärd som ännu ej beslutats kan
vara att projektekonomer har
attestbehörighet för alla användare som
tidredovisar då detta är enda sättet att
se vilka tider och personer som
avlevererats men inte attesterats. Det
borde även finnas en fungerande
rapport där man kan se vilka personer
som ej avlevererat sin tidrapport.
50 av 202
Fs.ghdsgdgsdghfgfd
Malmö stad ska ligga i framkant
gällande verksamhetsutveckling på
jämställdhetsområdet
Varje avdelning beskriver på vilket sätt
t ex jämställdhetsanalyser är
integrerade i ordinarie arbetssätt och
därmed säkerställer att
kommunfullmäktiges mål uppfylls.
Samtliga avdelningar arbetar med
jämställdhet genom t ex
jämställdhetskontroll eller genom
särskilda insatser i verksamhets- och
tillsynsplaner och i
projektverksamheten. Även på
Arbetsplatsträffar diskuteras
jämställdhets- och mångfaldsfrågor.
141114
150224
Förvaltningen har minimerat risken att
detta mål inte ska kunna uppfyllas.
51 av 202
Malmö stad
1 (11)
Stadsbyggnadskontoret
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-01-29
Vår referens
Susanne Klarin
Controller
[email protected]
Redovisning av 2014 års intern kontroll
SBN-2015-41
Sammanfattning
Redovisning av 2014 års intern kontroll.
Stadsbyggnadsnämnden föreslås besluta
att
godkänna rapportering 2014 över intern kontroll för Stadsbyggnadskontoret.
Beslutsunderlag
Beslutsplanering
Stadsbyggnadsnämnden 2015-02-12
Ärendet
Kommunfullmäktige har 2000-09-28, § 170 (bih nr 101) beslutat om reglemente för
intern kontroll för Malmö Stad. Reglementet syftar till att säkerställa att styrelser och
nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Intern kontroll syftar till att
nämnder och styrelser med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande
kategorier uppnås:
 verksamhetsstyrning
 tillförlitlig finansiell rapportering
 efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter
Ovanstående framgår av Reglemente för intern kontroll, där det också framgår att det är
nämnderna som har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det
finns en god intern kontroll. I detta ligger att upprätta en organisation kring intern kontroll med regler och anvisningar.
SIGNERAD
Kommunstyrelsen följer varje år upp nämndernas interna kontroll i samband med att
årsredovisningen upprättas. Bedömningen bygger på av nämnderna upprättade uppföljningsrapporter, som i sin tur bygger på internkontrollplaner som beslutas av respek-
52 av 202
2 (11)
tive nämnd senast i februari månad det år som uppföljningen avser. Med utgångspunkt
från nämndernas uppföljningsrapporter utvärderar Kommunstyrelsen kommunens
samlade system för intern kontroll.
Stadsbyggnadsnämndens interna kontroll bygger på en riskanalys som genomfördes
2011. Vid en aktualisering och genomgång av riskanalysen har den funnits uppdaterad
och adekvat. Ett tillägg har skett utifrån de brister massmedia har uppmärksammat
inom representation på ett flertal kommuner i landet.
Avrapportering för den interna kontrollen har skett vid delårsbokslut 2 och till årsbokslutet. Rapportering i delårsbokslut 2 görs till nämnden emedan årsanalysen rapporteras
till såväl nämnden som Kommunstyrelsen.
Kommungemensamma kontrollmål för 2014
Några kommungemensamma kontrollmål finns inte för 2014. Stadskontoret håller på
att se över hela arbetet med intern kontroll och däribland de gemensamma kontrollmålen (syfte, framtagande, återkoppling et cetera). I avvaktan på vad de kommer fram
till har de beslutat att inte ha några gemensamma kontrollmål för 2014.
Nämndens egna uppställda kontrollmål kommer att finnas för 2014.
Stadsbyggnadsnämndens egna specifika kontrollmål för år 2014
 Säkerställa att rutiner för intern och extern representation efterföljs vid fakturahantering.
 Att säkerställa att rutiner för mutor och bestickning efterföljs.
 Säkerställa att fakturering av bygglovsärenden sker.
 Undersöka att rutiner finns mot bedrägeri och oegentligheter inom ekonomihanteringen.
 Undersöka att rutiner finns för att undersöka förtroendet hos ledning.
 Undersöka att rutiner finns för att hantera handläggningstider och att lagens
krav på handläggningstider följs.
 Undersöka om beslut som är beslutat innehåller tillräckligt hög kvalité.
 Att säkerställa att tidsstyrningsuppdraget efterlevs genom kontroll av andelen verksamhettid och övrig tid i förhållande till den totala arbetade tiden.
 Undersöka att rutiner finns för hantering av påtryckningar från media vid
extraordinära händelser.
Nämndens sammanvägda bedömning av det interna kontrollarbetet
Sammantaget ger den interna kontrollen ett helhetsintryck av att denna fungerar väl
inom Stadsbyggnadsnämnden. En brist i den genomförda kontrollen visar att information kring rutinen om mutor och bestickning har skett på 15 av kontorets 18 arbetsplatsträffar. Samtliga chefer har vid avdelningsledning fått information om att de ska
informera sina medarbetare samt materialet finns tillgängligt på Komin.
53 av 202
Malmö stad
3 (11)
Nämnd: Stadsbyggnadsnämnden
Granskningsområde
Granskningssätt
Kontroll av att dokumenterade rutiner följs i verksamheten vad gäller syfte, momsavdrag, rätt attestant, deltagarförteckning, rätt kvitton och
att fakturan specificerar kostnader för maträtter och drycker.
Granskning genom stickprov.
2. Att säkerställa att rutiner Kontroll att genomgång av
för mutor och bestickning instruktion sker på arbetsplatsträffar årligen, senast 31 oktoefterföljs.
ber.
SIGNERAD
1. Säkerställa att rutiner för
intern och extern representation efterföljs vid fakturahantering.
Granskningsresultat
Återrapportering
(datum för rapport
i nämnden)
Granskning har skett genom 20 stickprov under januari-april
2014. Undersökningen avsåg om det fanns syfte, rätt momsavdrag, rätt attestant, deltagarförteckning, rätt kvitton och att fakturan specificerar kostnader för maträtter och drycker. En faktura hade felaktigt momsavdrag skett och på en faktura var det
felaktig attestant.
2015-02-12
2015-02-12
Kontroll visar att information kring rutinen har skett på 15 av
konorets 18 arbetsplatsträffar. Samtliga chefer har vid avdelningsledning fått information om att de ska informera sina medarbetare samt materialet finns tillgängligt på Komin.
Kontroll visar även att information kring mutor och bestickning
sker vid introduktion av nya medarbetare samt att blankett för
mutor och bestickning undertecknas av nyanställda efter anställningens ingående.
54 av 202
4 (11)
Granskning har skett genom 20 stickprov under januari-mars
2014 avseende fakturering av bygglovsärenden. Samtliga underlag var fakturerade. En integrering mellan Bygg R och Raindance är under framtagande.
Granskning har skett genom 20 stickprov under januari-juni
4. Undersöka att rutiner
finns mot bedrägeri och
2014 avseende betalningskörning. Kontroll stämde överrens
oegentligheter inom ekomed underlag. Betalningskörning granskas av Hr- och ekonominomihanteringen.
enhet och attesteras varje dag.
Granskning genom att under- Granskning visar att dessa rutiner finns på KomIn och att de är
söka att rutiner finns för med- kommunicerade till kontorets samtliga chefer via avdelningsledfinns för att undersöka
arbetarenkät och hantering av ning samt i SBK-chefsgrupp. Respektive avdelningschef har
förtroendet hos ledning.
analyserat sitt resultat samt presenterat handlingsplaner för fördess resultat.
bättring. Resultatet från medarbetarundersökningen på frågan;
jag har förtroende för min närmsta chef, visar ett index på 4,3 vilket är
högre än genomsnitt i staden.
Kontroll av att rutiner finns
Bostadsanpassning och tillgänglighet: Det finns inte angett i
finns för att hantera hand- för uppföljning och att dessa lag hur lång handläggningstid för bostadsanpassningsbidrag får
följs i verksamheten.
ha. Interna riktlinjer för handläggningstid finns inte. Ny tjänst är
läggningstider och att labeviljad från 2015 för att handläggningstiderna ska minska.
gens krav på handläggningstider följs.
Enheten för bostadsanpassning och tillgänglighet har sedan den
1 maj börjat handlägga enligt "Boverkets guide för handläggning
av bostadsanpassningsbidraget". Riktlinjerna innebär att alla beslut ska tas i förväg, vilket kan innebära längre handläggningstider och en fördröjning innan anpassningen är utförd. Samtidigt
innebär det en mer rättssäker process.
3. Säkerställa att fakturering av bygglovsärenden
sker.
Kontroll av att fakturering har
skett av handlagt bygglovsärende. Granskning genom
stickprov.
Kontroll av betalningskörning.
Granskning genom stickprov.
2015-02-12
2015-02-12
2015-02-12
2015-02-12
55 av 202
5 (11)
Planavdelningen: Handläggningstiden för en detaljplan är inte
reglerad i lagstiftningen. Däremot har kontoret angett ett genomsnittligt målvärde för handläggningstiderna för detaljplaner
med enkelt respektive normalt planförfarande. För planer med
enkelt förfarande är det genomsnittliga målvärdet 6 månader.
Motsvarande tid för normalt förfarande är 16 månader. Rutin
finns för löpande uppföljning under året av handläggningstiderna på antagna detaljplaner. Uppföljningen genomförs av verksamhetscontrollern och kommuniceras med medarbetarna på
både avdelnings- och enhetsmötena.
De genomsnittliga värdena för handläggningstiderna för antagna
detaljplaner (59 st) under 2014 visar att tiderna är nära uppsatta
målvärden. För antagna detaljplaner med enkelt planförfarande
är den genomsnittliga handläggningstiden 8 månader, för antagna detaljplaner innehållande fastighetsindelningsbestämmelser, 5 st, är den genomsnittliga handläggningstiden 4 månader
och för antagna detaljplaner med normalt planförfarande är den
genomsnittliga handläggningstiden 16 månader.
Målet om 16 respektive 6 månaders handläggningstid är ett genomsnittligt värde. Spridningen av handläggningstiderna är stora
och den genomsnittliga handläggningstiden kan variera beroende på för perioden antagna planers omfattning, karaktär och
komplexitet. Det är många olika aktörer inblandade i planarbetet, som alla har olika förutsättningar, vilket i sin tur påverkar
processerna på varierande sätt. I en del fall är detaljplanen klar
för antagande men kan inte antas av stadsbyggnadsnämnden på
grund av att exploateringsavtalet inte är klart.
56 av 202
6 (11)
Stadsarkitektavdelningen: Handläggningstiden är reglerad i
PBL (Plan och bygglagen). Skyldighet föreligger att lämna beslut
i bygglovsärenden inom 10 veckor (från det att ansökan bedöms
vara komplett).
Stadsbyggnadskontoret gör från och med 2014 månadsvis en
analys av samtliga ärenden som har längre handläggningstider än
10 veckor. Dessa ärenden har grupperats kring olika faktorer
med lösningar för respektive grupp. Av drygt 2000 ärenden har
168 ärenden haft mer än 10 veckors handläggningstid. Hade möjligheten till utökad handläggningstid utnyttjats, dvs att utöka till 20
veckor, så återstår det 49 ärenden med längre tid än så.
I huvudsak beror för långa handläggningstider enligt nedanstående sammanställning.
 Externa remissinstanser
Kommunikationen och prioriteringar mellan förvaltningarna
behöver förbättras. Stadsarkitektavdelningen har infört fler och
tidiga bevakningspunkter av ärenden som är ute på remiss.
Normalt skall remisserna inlämnas ett par veckor efter utskick
men eftersom detta ibland inte sker måste vi lägga in bevakningstillfällen och påminnelser. Av 168, som har haft längre handläggningstid än 10 veckor faller 45 ärenden in under denna kategori.
 Bygglovprocessen
I processen finns vissa fasta punkter till exempel nämndssammanträden och när kungörelser sker. Detta innebär att ibland
57 av 202
7 (11)
kan ärendena vara handlagda men måste vänta in nästa fasta
tidpunkt. Då finns det ibland risk att ärendet kan ligga ett par
veckor.
Bevakning i ett mellanskede kommer att införas för att minska
onödiga liggtider. Av 168 ärenden, som har haft längre handläggningstid än 10 veckor faller 65 ärenden under denna kategori ärenden.
 Komplicerade och i tid utdragna diskussioner
Ibland blir bygglovsprocessen lång då den mer kan liknas vid en
”förhandlingssituation”, resonemang om stadsbyggnadsidéer,
form, innehåll, volymer osv. Då ligger ansvaret för nästa steg i
processen ibland hos den sökande och ibland hos stadsarkitektavdelningen. Stadsarkitektavdelningen skall bättre utnyttja rätten
att förlänga handläggningstiden av vissa komplicerade ärenden
samt att noggrant föra in i ByggR var ärendeansvaret ligger genom att använda ”vilandeperioder”. Det vill säga när ansvaret
ligger hos den sökande skall ärendet vara vilande på Stadsarkitektavdelningen och därmed inte bidra till handläggningstiden.
Av 168 ärenden som har haft längre handläggningstid än 10 veckor
faller 30 ärenden in under denna kategori ärenden.
 Ärendebelastning
Vid några tillfällen kan problemet till långa handläggningstider
beskrivas som mänsklig faktorn. Problemet är oftast att ärendemängden generellt sätt är för hög hos handläggarna. Stadsarkitektavdelningen följer nogsamt fördelningen av ärendena mellan
handläggarna för att i ett tidigt skede upptäcka orimliga belast-
58 av 202
8 (11)
ningar. Ärenden strömmar in regelbundet och längre ledigheter
bidrar ibland till förlängda handläggningstider. Särskilda rutiner
skall ses över inför jul- och semesterledigheter. Av 168 ärenden
som har haft längre handläggningstid än 10 veckor faller 26 ärenden
under denna rubrik.
 Övrigt
Ytterligare två ärenden har haft annan förklaring.
7. Undersöka om beslut
som är beslutat innehåller
tillräckligt hög kvalité
Stadsmätningsavdelningen:
Handläggningstiden för avdelningens ärenden är inte reglerad i
lagstiftning. Månadsvis görs en granskning och sammanställning
av hur samtliga levererade ärenden håller uppsatta målvärden.
Årsuppföljning 2014 visar att uppsatta målvärden hålls.
2015-02-12
Kontroll av ändrade beslut vid Under perioden 1 januari till och med 31 december 2014 har
överklagande.
överinstanser fattat slutliga beslut/meddelat dom i 179 i överklagandeärenden/mål. 14 rörde detaljplaner, 117 rörde lov, 26
rörde påföljd och ingripande och 22 rörde bostadsanpassningsärenden. Nämnden har även fått kritik av JO i ett bygglovärende.
Överinstans har upphävt nämndens beslut i 1 detaljplaneärende,
27 bygglovärenden, 17 påföljds- och ingripandeärenden, i 2 bostadsanpassningsärenden Nämndens beslut har upphävts i 47
ärenden vilket medför en ändringsfrekvens om 26 % i överinstans.
Vad gäller påföljds- och ingripandeärendena som upphävs är
59 av 202
9 (11)
flera stycken utfall av den ”lucka” som uppstod i samband med
att reglerna och byggsanktionsavgift ändrades. Det ska även påpekas att praxis vad gäller bedömning av våningsantal och vad
som utgör mindre avvikelse vid bygglovprövning är under förändring vilket för tillfället gör ärenden om bygglov svårbedömda. Även detta har påverkat antal upphävda ärenden. Av de
upphävda ärendena får två bygglovärenden anses vara av principiell vikt då de inneburit en ändring av långvarig praxis.l
En ändringsfrekvens runt 20 % kan förväntas med anledning av
att PBL-ärenden nu prövas i specialdomstol och med anledning
av kontinuerliga ändringar i lagstiftningen vilket påverkar praxis.
När handläggningen inte längre påverkas av dessa faktorer bör
ändringsfrekvens ligga mellan
10 % – 15 %.
8. Att säkerställa att tidsstyrningsuppdraget efterlevs genom kontroll av
andelen verksamhettid och
övrig tid i förhållande till
den totala arbetade tiden.
Kontroll av verksamhetstid i
relation till övrig tid. Detta
görs genom uppföljning av
varje medarbetares tidrapportering i verktyget Maya.
Granskning av en utvald avdelning, Planavdelningen.
Kontroll av att rutiner finns.
finns för hantering av påtryckningar från media vid
extraordinära händelser.
Kontroll avseende år 2014 är genomförd. Av totalt 54 036 redovisade 2015-02-12
timmar för planavdelningens anställda i Maya under året läggs 78 %
på verksamhetstid (detaljplaner, planprogram, utredningar och projekt) och 22 % på annan tid. Med annan tid menas avdelningens registrerade tid på administrativt arbete, kompetensutveckling, metodutveckling, möten etc. Arbetet med detaljplaner och planprogram samt
utredningar och projekt uppgick även under 2013 till 78 %. Annan tid
uppgick till 22 %. Detta resultat stämmer väl överens med målvärdena 80 % verksamhetstid och 20 % annan tid.
Stadsbyggnadskontoret följer de rutiner för kontakt med massmedier som Stadskontoret tagit fram och som finns beskrivna
på intranätet Komin: http://komin.malmo.se/Arbetsfaltverksamheter/Kommunikationsarbete/Medier-och-
2015-02-12
60 av 202
10 (11)
omvarldsbevakning/Pressmeddelande-presskonferens-ochintervju.html
Förslag på åtgärder för förbättring av kommungemensamma rutiner: ]
61 av 202
Malmö stad
11 (11)
SIGNERAD
Ansvariga
62 av 202
Intern kontrollplan 2014
Kulturnämnden
Uppföljning 2014
bilaga 3
Kontrollansvar Kontrollmål Nämndssekreterare Samtliga ärenden till kulturnämnden ska ha tittats på utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Uppföljning Alla tjänsteskrivelser läses av nämndsekreteraren som då har jämställdhetsperspektivet i åtanke. Dock bör en mer systematisk rutin arbetas fram. En jämställdhetsanalys utifrån ett antal relevanta
aspekter, framtagna i samråd med kulturförvaltningens jämställdhetssamordnare, kan göras vid inläsningen av nämndens tjänsteskrivelser. Genomförandet av detta bör vid varje tillfälle noteras på lämpligt sätt. Kontrollmål Lokal‐ och Att säkerställa att riktlinjerna avseende våld och säkerhetssamordnare
hot är kända i verksamheterna samt att riktlinjerna följs. Uppföljning Vad gäller riktlinjerna avseende hot och våld har utbildningsinsatser för medarbetarna varit förvaltningens största insats. Säkerhetsutbildningarna som leds av en extern konsult, har sin utgångspunkt i arbetsmiljöfrågorna och kopplas till respektive fysisk arbetsplats. Dock har inga utbildningar hållits 2014. Besök på institutionerna konstmuseet och museet har genomförts i samband med säkerhetsanpassningarna inför utställningen ” Baltiska speglingar” på Slottsholmen. Utöver ovanstående har en ny enhetschefstjänst har inrättats på stadsarkivet för att samordna lokal‐ och säkerhetsfrågor i Mazetti och stadsarkiv/ biograf. Metod
Genomgång av inskickade tjänsteskrivelser Intervjuer och besök på institutionerna 1
63 av 202
Kulturnämnden
bilaga 3
Kontrollmål Lokal och Att säkerställa att det nya styrdokumentet för säkerhetsarbete säkerhetssamordnare
följs. Uppföljning Förvaltningen arbetar vidare med rutiner för de olika delar av säkerhetsarbetet som omfattas av styrdokumentet och ett utkast till rutiner för interna och externa transporter har presenterats i förvaltningens ledningsgrupp under 2014. Lokal och säkerhetssamordnare ska uppdatera dokumenten inför fortsatta diskussioner. Rutin gällande stickprovsinventering av samlingarna i centralmagasinet har utarbetats och rutinen har testats under 2014 då inventering skett vid fyra tillfällen. Säkerhetsfrågor är en stående punkt på dagordningen vid centralmagasinets APT‐möten. Kontrollmål Ekonomichef Att hanteringen av kontanta medel sköts på ett tillfredsställande sätt. Uppföljning Kulturförvaltningen har växelkassor och försäljningskassor. Dessa finns på Malmö Konsthall, Stadsbiblioteket, Stadsarkivet och Malmö Museer. Alla institutioner förutom Stadsarkivet har nerskriva rutiner (försäljningskassor). Anledning till att Stadsarkivet inte har någon är att de har ändrat sina rutiner sedan de flyttade till Bergsgatan i november/december. Varje månad görs en avstämning på balanskonto 16662 (pengar på väg). Vid registrering av försäljningskassan debiteras 16662 och sedan när kontanterna är insatt på banken krediteras 16662. Förankra det nya styrdokumentet Genomgång kring rutiner på respektive institution 2
64 av 202
Kulturnämnden
bilaga 3
Kontrollmål Kommunikationschef Framtagande av Att gemensamma riktlinjer finns för hur klagomål hanteras på riktlinjer förvaltningen Uppföljning Under året har gemensamma riktlinjer utvecklats för att hantera klagomål på ett effektivt och ändamålsenligt vis. Det som kvarstår är att förankra denna process och säkerställa tillämpning i förvaltningens verksamheter. I nuläget pågår ett arbete för att planera denna insats. Kontrollmål Ekonomichef Stickprov i Raindance Att ersättning för personliga utlägg hanteras enligt regler och riktlinjer. Uppföljning Hanteras av resp. institutions ekonomiassistent och utbetalningar sker via Raindance. Ekonomiassistent konterar, ser till att rätt underlag är bifogat och att momsavdraget är korrekt. Redovisningansvarig har gjort stickprov på 20 st på måfå valda utbetalningar samt samtliga överstigande 10 tkr och inga avvikelser från rutiner har noterats. 3
65 av 202
Kulturnämnden
Kontrollmål Att säkerställa att kunskap finns i organisationen kring allmänna handlingar, offentlighet och sekretess. Uppföljning Den 24 mars 2014 gick Kulturnämndens diarie över från DocuLive till Platina. I samband med det skedde flera möten med berörd administrativ personal från institutionerna. I juni 2014 hade vi en träff på Stadsarkivet där vi gjorde en enkel utvärdering av Platina‐projektet och kunde konstaterat att kunskapen i offentlighet och sekretess har ökat under första halvåret men att det fanns mycket kvar att göra. Till uppdraget kopplades Suzanne Sandberg, enhetschef för tillsyn och vård. Sara Özen har skapat underlag för fortsatt arbete för 2015. bilaga 3
Stadsarkivarie Intervjuer och besök på institutionerna 4
66 av 202
Malmö stad
1 (6)
Fritidsförvaltningen
Tjänsteskrivelse
Datum
2014-11-26
Vår referens
Gert-Ove Gren
Ekonomichef
[email protected]
Internkontrollrapport 2014
FRI-2014-3127
Sammanfattning
Internkontrollplan 2014 omfattar åtta kontrollmoment inom sex granskningsområden. Alla
granskningarna är genomförda och där det noterades brister har förslag till åtgärder tagits fram.
Fritidsnämnden föreslås besluta
att
godkänna förvaltningens rapport och överlämna densamma till kommunstyrelsen
Beslutsunderlag

G-Tjänsteskrivelse Rapport om internkontrollarbetet för år 2014
Beslutsplanering
Fritidsnämndens Arbetsutskott 2014-12-10
Fritidsnämnden 2014-12-18
Ärendet
Fritidsnämnden beslutade 2014-02-20 om internkontrollplan för 2014 (se bilaga). Den innehåller
följande sex granskningsområden:






Systematiskt säkerhetsarbete
Bidragshantering
Registrering av förening
Diarie- och posthantering
Representation och resor
Inköp och upphandling
Fritidsnämnden erhöll 2014-09-18 en delrapportering omfattande granskningsresultatet av fyra
kontrollmoment. Föreliggande slutrapport omfattar granskningsresultatet för samtliga kontrollmoment som är upptagna i internkontrollplanen.
SIGNERAD
2014-11-24
Granskningsområdet ”Systematiskt säkerhetsarbetet”
Säkerhetsarbetet på förvaltningens anläggningar är viktigt och det ställs extra höga krav vid publika anläggningar. Årets internkontrollplan innehåller två kontrollmoment inom detta granskningsområde. Det ena kontrollmomentet är att det finns rutiner för egenkontroll av brand-
67 av 202
2 (6)
skyddsarbetet i förvaltningens anläggningar och att egenkontroller utförs. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation, intervjuer med berörda sektionschefer och enhetschefer samt stickprovskontroller.
Resultat av kontrollen:
Rutiner finns men de behöver utvecklas. Följande brister noterades:
 Dokumentation av utförda egenkontroller saknas eller är bristfällig för ett antal anläggningar.
 För några av anläggningarna kunde brandskyddsansvarig inte uppge vilket företag som
anlitas för kontroll av brandlarmet.
Följande förbättringsåtgärder har tagits fram:
 Inventering av vem som utför brandlarmskontrollerna vid respektive anläggning. Inventeringen kan sedan ligga till grund för en eventuell samlad upphandling av kontrollerna.
 Det förslås att en särskild brandskyddsgrupp skapas med syfte att bl.a. verka för att fastställda rutiner för systematiskt säkerhetsarbete följs.
Det andra kontrollmomentet är att det finns rutin för att säkerställa funktionaliteten för utrustning som finns i idrottslokaler där nämnden är andrahandshyresgäst. Metoden för kontrollen har
varit en genomgång av rutiner och dokumentation, intervjuer med berörda sektionschefer och
stickprovskontroller.
Det finns ingen fastställd rutin och stickprovskontrollen visar att det finns gymnastiksalar där
utrustningen inte besiktigas årligen.
Mellan grundskoleförvaltningen och fritidsförvaltningen finns det en överenskommelse avseende de idrottslokaler som samutnyttjas och i överenskommelsen anges vilken förvaltning som
har underhålls- och återanskaffningsansvaret för olika typer av utrustning. Vem som ska initiera
en årlig besiktning är dock inte tydliggjord i överenskommelsen. Någon dokumenterad överenskommelse avseende samutnyttjade idrottslokaler finns inte med gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen.
För de sporthallar där fritidsnämnden är förstahandshyresgäst finns det upphandlat en besiktningstjänst för perioden 2014-2016. Motsvarande tjänst bör finnas även för de lokaler där fritidsnämnden är andrahandshyresgäst.
Följande förslag till åtgärd har tagits fram som grund för framtagande av en rutin:
 Överenskomma med grundskoleförvaltningen respektive gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen om vem som ansvarar för att det sker en årlig besiktning av berörda
idrottslokaler.
 Tydliggöra gentemot gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen vem som har kostnadsansvaret för underhåll och återanskaffning av utrustning som finns i de idrottslokaler som samutnyttjas.
Granskningsområdet ”Bidragshandläggning”
Kontrollmomentet inom detta granskningsområde är att det finns rutiner som säkerställer att rätt
lokalkostnadsbidrag betalas ut och att utbetalningen sker inom rimlig tid efter ansökan har in-
68 av 202
3 (6)
kommit.
Dokumenterade rutiner finns men behöver utvecklas. Stickprovskontroll och kontrollberäkning
visade på att utbetalt bidrag överensstämde med regelverket i föreningsstödshandboken och att
utbetalningen sker inom rimlig tid. Handläggningstiden för lokalkostnadsbidraget varier mellan 1
dag till 13 arbetsdagar.
Handläggningen av lokalkostnadsbidraget följer inte gällande rutinbeskrivning till alla delar. Rutinen kan också förenklas och rationaliseras. Det är viktigt att rutinen ses över inför övergången
till det nya bidragssystemet ApN.
Förslag på åtgärder:
 Se över rutinerna för kontroll av obligatoriska handlingar
 Se över rutinen för vilka dokument som sparas i pärmar i arkiv och vilka som diarieförs
 Se över hur rutinen för skuldreglering ska förhålla till rutin för lokalkostnadsbidrag samt
delegationsordningen
 Se över hur rutin för delegationsbeslut följs i relation till kvarhållande av lokalkostnadsbidrag vid särskild granskning och sen föreningsrapport
 Se över rutinen för hur kontroll av anläggningar som subventioneras av kommunens
andra förvaltningar kan tas fram i samarbete med aktuella förvaltningar
 Se över rubriksättningen på bidragsbeskedet
 Se över pappershanteringen till diariet och till föreningen
 Utse en back-up som kan handlägga lokalkostnadsbidraget vid ordinarie handläggares
frånvaro.
Granskningsområdet ”Registrering av förening”
Föreningar måste registrera sig hos fritidsförvaltningen för att möjlighet att hyra förvaltningens
lokaler till subventionerat pris eller möjlighet att erhålla bidrag. Vilket underlag som föreningen
ska lämna in och hur registreringsansökningarna handläggs har inte omprövats många år. Det
har också funnits föreningar som har tyckt att handläggningstiden är lång. Det är viktigt att nyregistrerade föreningar får ett bra förstahandsintryck av förvaltningens service och professionalitet.
Därför är kontrollmomentet att det finns ändamålsenliga rutiner för registrering av föreningar
och för höjning av registreringsnivå samt att rutinerna följs.
Dokumenterade rutiner finns och de efterföljs med några mindre avvikelser. Rutinerna för registrering och ändring av registreringsnivå finns detaljerat beskrivet i ett rutindokument. Rutinen
omfattar många delmoment och kan av föreningar säkerligen upplevas som komplicerad. Samtliga moment bedöms emellertid vara nödvändiga för att följa de regler och riktlinjer som nämnden har fastställt.
Handläggningstiden varierar mycket, främst beroende på hur snabbt föreningar återkommer
med kompletteringar av obligatoriska uppgifter av föreningar. Det är inte ovanligt att ett registreringsärende kan ta upp till sex månader.
I samband med att en ny förening som har barn- och ungdomsverksamhet blir registrerad på
69 av 202
4 (6)
nivå 1 erhåller föreningen ett startbidrag. Senast efter 5 månader ska föreningen lämna en redovisning av hur startbidraget har underlättat att genomföra meningsfulla aktiviteter för medlemmarna. Utav 12 utbetalda startbidrag under 2013 har endast 6 föreningar inkommit med redovisning.
Förslag på åtgärd:
 Inför fastställandet av allmänna bestämmelser och bidragsbestämmelser för 2016 ompröva regelverket som styr rutinen ”Registrering av förening”
Granskningsområdet ”Diarie- och posthantering”
Under 2013 infördes ett nytt IT-stöd (Platina) för diarieföring och postregistrering. Införandet
av nya systemstöd brukar innebära risker avseende den interna kontrollen. Nytt systemstöd innebär också att arbetssättet hos många ska förändras för att IT-stödets funktionalitet ska används fullt ut. Granskningen omfattar dels en kontroll av att målen med införandet av det nya
systemet Platina har uppnåtts och dels en kontroll av att det finns rutiner avseende hanteringen
av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål.
Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation, intervjuer samt
stickprovskontroller.
I samband med införandet av Platina formulerades två effektmål:
 ökad registrering av ”rätt” handlingar
 minskad handläggningstid
För att belysa huruvida förvaltningen har ökat sin registrering av ”rätt” handlingar har en jämförelse gjorts mellan antalet registrerade ärenden under perioden januari-april under 2012 (innan
införandet av Platina) och motsvarande period under 2014. Jämförelsen visar en 20 %-ig ökning
av det totala antalet registrerade ärenden efter införandet av Platina. Förändringen tyder på att
förvaltningen har förbättrat sina rutiner vid registrering, men det går inte att utesluta att delar av
ökningen beror på att antalet skrivelser har ökat.
När det gäller effektmålet ”minskad handläggningstid” ger granskningen ingen entydig bild. En
del rutiner har blivit effektivare, men bl.a. bevakning av nyinkomna handlingar i pågående ärende
är tidskrävande i ärenden som innefattar ett stort antal handlingar.
Kontrollen av hanteringen av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål visar att det
finns rutiner, men de behöver utvecklas. En relativt hög andel (26 %) av inkomna förfrågningar,
synpunkter och klagomål under perioden december 2013 – april 2014 är inte besvarade inom
fem dagar. Personalen har informerats genom interna utbildningar om vikten av kort svarstid
och det har införts automatiska påminnelser till ansvarig handläggare. Efter genomförandet av
dessa två åtgärder har andelen inkomna synpunkter som besvarats inom fem dagar ökat.
Följande förslag på förbättringsåtgärder har tagits fram:
 Utarbeta riktlinjer och pedagogiska exempel för vilka förfrågningar, synpunkter och klagomål som ska diarieföras.
 Införa rutinen att berörd chef inom driftavdelningen besvarar inkomna synpunkter oavsett om synpunkterna framförts direkt till driftavdelningen eller via annan avdelning
70 av 202
5 (6)


inom förvaltningen. I nuläget tar personalen på föreningsavdelningen emot många driftoch anläggningsrelaterade synpunkter som de vidarebefordrar till berörd chef inom driftavdelningen. Driftchefen återkommer med svar till föreningsavdelningen som i sin tur
vidarebefordrar svaret till den person som inkommit med synpunkten.
Systemförvaltare, superanvändare och berörda handläggare ska se över möjligheterna att
effektivisera rutinerna kring bevakning av nyinkomna handlingar i pågående ärende.
På förvaltningen har en detaljerad inventering av ärendetyper och klassificeringsrutiner
för inkomna handlingar genomförts under våren 2014. Inventeringen ska utmynna i en
ny klassificeringsstruktur som förvaltningen ska implementera under hösten 2014 med
målsättningen att förbättra sökfunktionen i diariesystemet.
Granskningsområdet ”Representation och resor”
Fritidsnämndens och fritidsförvaltningens representation och resor är inte omfattande, men ett
enda hanteringsfel kan få kännbara konsekvenser för nämndens/förvaltningens förtroendekapital. Genomförd kontroll har inriktat sig på att granska att det finns riktlinjer och regelverk för
representation och traktamente samt att dessa riktlinjer och regelverk följs. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation samt stickprovskontroller.
Rutiner finns men de behöver utvecklas. Följande brister noterades:
 Beslutsattestanter som själv deltagit vid representationen har attesterat representationsfakturan.
 Felaktiga konteringar och momsavdrag.
 Dokumenterad representationspolicy saknas.
 Förslagsvis kan det ställas som krav att ekonomiavdelningen alltid ska assistera vid konteringen av representationsfakturor. I nuläget uppmanas den som konterar fakturan att
cirkulera representationsfakturan till ekonomiavdelningen, men det är inget krav. Regelverket är komplext och därmed svårt att greppa för de som konterar och attesterar representationsfakturor vid enstaka tillfällen.
Granskningsområdet ”Inköp och upphandling”
En relativt stor andel av förvaltningens inköp sker genom direktupphandling eftersom det saknas ramavtal för många av förvaltningen inköp. Dessa direktupphandlingar görs av budgetansvarig eller ansvarig handläggare, vilket innebär att det är många som ska tillämpa upprättande rutiner och ha kunskap om upphandlingsregelverket. Därför är kontrollmomentet att direktupphandling sker på korrekt sätt och ett konkurrensneutralt sätt.
Dokumenterade rutiner finns, men den generella kunskapsnivån om regelverket kring upphandling behöver höjas. Stickprovskontrollen visade på att upphandlingarna hade skett på ett konkurrensneutralt sätt. Minst tre leverantörer hade blivit tillfrågade.
Några av de intervjuade upplever det svårt att utforma en relevant utvärderingsmodell när det är
önskvärt att inlämnade anbud utvärderas utifrån mer än priskriteriet, exempelvis kvalitet eller
servicegrad. Det råder också en osäkerhet kring dokumentationskravet.
71 av 202
6 (6)
 Anordna en träff med information om gällande regelverk inklusive konkreta exempel på
förfrågningsunderlag för de som genomför upphandlingar.
 Nya chefer bör erhålla information om rutiner, mallar och regelverk avseende upphandling under sin introduktion.
Ansvariga
Bo Sjöström Direktör
72 av 202
Årsrapport
Upprättad
Datum:
Version:
Förvaltning:
2015-01-28
1.0
73 av 202
Årsrapport
Bakgrund
Sociala resursnämnden fastställde vid sammanträde den 13 februari 2014 plan för intern kontroll i
Sociala resursförvaltningen 2014. Nämnden beslutade om komplettering av den interna kontrollplanen,
gällande avdelning funktionsstöd, boende och daglig verksamhet, den 21 maj 2014. Uppföljning av 2014
års arbete med intern kontroll sker genom rapporter till sociala resursnämnden i samband med DR1,
DR2 samt Årsanalys 2014.
Mål och inriktning
Det interna kontrollarbetet inom Sociala resursförvaltningen utgår från en helhetssyn på styrning,
verksamhetsuppföljning och intern kontroll. Kontrollarbetet ska vara genomtänkt och de övergripande
målen är:

Skapa en god kontrollmiljö, det vill säga en organisationskultur där alla är medvetna om vilka
spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer
och rutiner ska kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar
och klart definierade befogenheter.

Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel
och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser.

Kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå som
integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen.
Sociala resursförvaltningen strävar efter att granskarna i samband med kontrollarbetet ska vara så
fristående som möjligt från det granskade området. I vissa fall utförs kontrollen av två granskare varav
en inte kommer från det granskade verksamhetsområdet.
Tidigare redovisade kontrollområden, delrapport 1 och 2
Den interna kontrollplanen för 2014 omfattar femton kontrollområden. Av dessa rapporterades två vid
DR1 och tre vid DR2 till nämnden. Två kontrollområden har granskats två gånger under året.
Kontrollområden redovisade för sociala resursnämnden vid delrapport 1, 2014-05-21
11
Brutna kedjor
Handläggning av utbetalningar
(checkar, rekvisitioner).
Utbetalningar kan bli aktuella i
handläggning av individärenden,
t ex bistånd till mat och resor.
Syftet med granskningen är att
kontrollera att utbetalningar
gjorts och dokumenterats på ett
korrekt sätt.
Närmast
ansvarig
Enhetschef
Kontroll om framtagen
rutin följs.
Stickprov 10 % vardera av
slumpmässigt utvalda
checkar och rekvisitioner
ska granskas.
2 │ Sociala resursförvaltningen │ Årsrapport
Rapporteras
till
Avdelningschef
74 av 202
Metodbeskrivning
Stickprovsundersökning av checkar och rekvisitioner. En check är utfärdad under 2014 och granskad.
217 rekvisitioner är utfärdade under 2014. Ca 15% av dessa är granskade.
Ja, skriftliga rutiner finns.
Inga avvikelser har konstaterats.
Ja, rutinen fungerar.
Inga åtgärder eftersom rutinen fungerar.
12
Loggning i ProCapita
Kontroll av handläggare.
Kontroll av handläggning ordinarie arbetstid.
Kontroll av handläggning kvällar/helger (ej ordinarie arbetstid).
Kontroll av urvalssökningar.
Närmast
ansvarig
Enhetschef
Stickprovskontroll, urval av
10 slumpmässiga handläggare/
kvartal.
Rapporteras
till
Avdelningschef
Metodbeskrivning
Loggning av handläggare sker 4 gånger per år, superanvändare tar slumpmässigt ut 10 handläggare som
ska loggas i en slumpmässigt utvald stadsdel. Kontroll kvartal 4 ej redovisad.
Ja, skriftliga rutinbeskrivningar finns som kommunicerats till samtliga berörda verksamheters
sektionschefer.
Inga avvikelser kan konstaterats.
Ja.
Inga åtgärder eftersom rutinen fungerar.
75 av 202
Kontrollområden redovisade för sociala resursnämnden vid delrapport 2, 2014-09-24
3
Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
Granskningen avser kontroll av
att verksamheterna har aktuell
SBA-pärm.
Närmast
ansvarig
SBAsamordnare
Stickprov om totalt 15 objekt
fördelat på nytillkomna
LSS-verksamheter.
Rapporteras
till
HR-chef
Metodbeskrivning
Stickprovskontroll genom frågeställningar via mail till femton utvalda chefer för LSS-boenden.
Kontrollen har skett bland samtliga enheter (åtta enheter) som ansvarar för LSS-boenden.
Ja, det finns ett gemensamt styrdokument som uppdaterades senast 131210. Förvaltningen har också
beslutat att fysisk SBA-pärm ska finnas i varje objekt.
14 av 15 har svarat att de har fysisk pärm. 11 av 15 har svarat att pärmen är uppdaterad med aktuellt
styrdokument. På 2 objekt håller man på att uppdatera sina pärmar med SRF:s material. På 1 objekt
hänvisar man till att räddningstjänsten godkänt pärmen. Saknar svar från 1 objekt. Det har varit byte av
sektionschef och semesterledighet, vilket har gjort att aktuell sektionschef inte kunnat svara.
Flertalet av de tillfrågade verksamheterna har aktuell pärm, men det finns en bristande kunskap på
området. Rutinen kan därmed inte anses fungera fullt ut. Det har informerats om SBA-arbetet och det
uppdaterade styrdokumetet i olika sammanhang, bland annat vid utökad ledningsgrupp i december
2013, löpande utbildning för chefer samt i ledarnytt under våren 2014. Vidare har SBA-samordnaren
deltagit på möten i de ledningsgrupper där enhetschefen bjudit in till möte för att öka sektionschefernas
medvetenhet på området. Alla chefer har också erbjudits utbildning hos Räddningstjänsten Syd.
SBA-samordnaren kommer fortsatt att erbjuda möten med de chefer och/eller SBA-kontrollanter som
önskar stöd i sitt SBA-arbete. När det gäller det löpande SBA-arbetet med egenkontroll, ska ett
kontrollmoment (årlig dokumentrevision) läggas in i den digitala årskalenden för chefer som finns
tillgänlig på Komin. Vidare kommer det att ske en speciell uppföljning under hösten på de enheter där
oklarheter råder enligt ovan redovisning.
4
Mutor och jäv
Förvaltningen har verksamheter
som är i riskzonen för att bli
utsatta för framförallt mutor.
Kontroll av att förvaltningens
rutiner för mutor och jäv är
kända i förvaltningen.
Närmast
ansvarig
Kvalitetscontroller
Intervju med 10 slumpvis
utvalda chefer i förvaltningen.
Rapporteras
till
HR-chef
76 av 202
Metodbeskrivning
Intervju med 10 slumpvis utvalda chefer. Cheferna kommer från samtliga chefsled, det vill säga
sektions-, enhets- och avdelningschef. Urvalet har skett bland de verksamheter där det finns risk att
verksamheterna utsätts för framför allt mutor, men också jävssituationer. Följande frågor ställdes till
cheferna: Känner du till förvaltningens rutiner för mutor och jäv? Kan du i korthet redogöra för dess
innebörd? Har rutinen förankrats med verksamheten och dess medarbetare? Upplever du att rutinen
efterlevs i verksamheten?
Ja, det finns en lokal policy för mutor och jäv. Policyn finns tillgänlig på Komin. Policyn utgör också en
informationspunkt på den utbildning som anordnas för chefer inom förvaltningen. Vidare finns Sveriges
kommuner och landstings riktlinje avseende mutor och jäv tillgänlig på Komin.
Kontrollen visar att policyn är känd i verksamheterna. Samtliga chefer kan redogöra för policyns
innebörd. En verksamhet har dessutom interna riktlinjer som ytterligare reglerar området (avser både
mutor och jäv), detta på grund av verksamhetens art. Några verksamheter lyfter även att de särskilt
arbetar med jävssituationer i samband med anställning.
Samtliga chefer, med undantag från en chef, har haft en särskild genomgång av rutinen i samband med
arbetsplatsträff (APT) eller liknande. Chefen kommer att ta upp policyn på APT framöver. Chefen
upplever dock att policyn efterlevs och att medarbetarna känner till vad som gäller avseende mutor och
jäv.
En chef anger att det har informerats om policyn i sektionschefsgruppen som i sin tur ansvarar för att
informera vidare i organisationen. Då verksamheten är av sådan karaktär att medarbetarna inte är
samlade har det skapats en informationspärm som medarbetarna kan ta del av, men det kan ändå vara
svårt att nå samtliga. Verksamheten arbetar vidare med hur fler medarbetare ska kunna ta del av
informationen. Vidare har det kommit några nya chefer till verksamheten, varpå enhetschefen planerar
att ta upp rutinen på nytt.
En chef upplever att rutinen inte fungerar fullt ut. Chefen framhåller att det ibland kan vara svårt att
säga nej till en mindre present när en klient vill visa sin tacksamhet i samband med avslutad behandling.
I övrigt är rutinen väl känd i verksamheten. En annan chef anger att de har tydliga rutiner för att inte ta
emot något i samband med avslutat uppdrag, även om klienten vill visa sin uppskattning. Ibland händer
det dock att en medarbetare uppvaktas med en blomma. I dessa fall stannar blomman inom
verksamhetens lokaler. Vidare anger en chef att det tidigare hände att medarbetarna uppvaktades i
samband med avslutat uppdrag, exempelvis med en blomma. Verksamheten har de senaste åren satt upp
strikta riktlinjer för detta och tar inte emot några gåvor. Det händer att brukarna istället skickar ett kort
för att visa sin tacksamhet. En chef anger att det finns ett särskilt behov att arbeta vidare med
jävssituationer i samband med anställning. I övrigt anger cheferna att policyn är känd bland
medarbetarna i repsektive verksamhet och att den fungerar väl.
Enligt kontrollen fungerar rutinen väl. Nämnda avvikelser har förankrats med berörd avdelningschef.
Det finns behov att särskilt beakta jävsituationer i samband med anställning. Mutor och jäv är ett
77 av 202
ständigt aktuellt område, varpå förvaltningen fortsatt kommer att informera om rutinerna för mutor och
jäv, exempelvis i samband med utbildningen för chefer.
10
Granskning av kvalitet i genomförandeplaner
Genomförandeplaner görs vid
avdelningen barn och familjs
institutioner Enebacken, Kriscentrum Malmös skyddade boende (heder) samt boenden för
ensamkommande barn. Under
2013 granskades samtliga institutioners genomförandeplaner
utifrån kvalité med hjälp av en
mall som tagits fram inom ramen
för arbetet med lean. Resultatet
av 2013 års granskning föranleder att även under 2014 följa upp
arbetet med kvalitén i genomförandeplanerna på Enebacken.
Närmast
ansvarig
Enhetschef
(ej egna verksamheten)
Kontroll av kvaliteten på
samtliga genomförandeplaner
vid Enebacken vid ett
tillfälle i maj månad.
Rapporteras
till
Avdelningschef
Metodbeskrivning
Granskning skulle enligt internkontrollen genomföras av enhetschef inom avdelningen men då det nu
finns nyinrättade tjänster som utvecklingssekreterare i varje avdelning sker granskningen av dem.
Granskningen genomfördes under en dag, då samtliga aktuella genomförandeplaner på samtliga
avdelningar, Svalan, Lärkan och Duvan, granskades. Sammanlagt granskades nio planer. Mallen består
av 14 variabler med poängsättning mellan 0-2 poäng. Den högsta möjliga poängen är 28. Godkänd med
god kvalitet är 21-28 poäng och godkänd kvalitet är 14-20 poäng. Ett antal kriterier beskriver hur
poängsättningen ska göras.
Dokumentationssystemet ISOX används för all dokumentation. Genomförandeplanerna skrivs ut och
läggs i personakten. Mallar för genomförandeplaner finns.
Överlag är genomförandeplanerna av god kvalitet på alla avdelningar. Maximal poäng är 28 och
Enebackens genomförandeplaner hade ett genomsnitt på 24,2. Dock är poängen inte helt relevant då
rutinen för granskning är anpassad efter vård- och omsorg och några av variablerna är inte relevanta i
den aktuella verksamheten. När det gäller delaktighet finns det två kriterier, dels brukarens delaktighet,
dels övriga medverkande. Vid granskningstillfället var ett antal av barnen mellan 0-2 år vilket gjorde att
brukarens egen delaktighet inte riktigt kan tas med. När barnen var äldre fanns dock delaktigheten
dokumenterad. Andra kriterier som brukarens egna resuserser och begränsningar behöver också
omformuleras när det gäller de små barnen. Denna variabel fanns dock inte med på de större barnen,
vilket är en brist. Genomförandeplanerna fick genomgående höga poäng för förtydligande av insats, mål
och delmål samt hur insatsen ska ges. Målen var dock tydligare på avdelningarna Duvan och Lärkan än
på Svalan. När insatserna ska ges står delvis i genomförandeplanen utifrån att utrednings- och
behandlinsperiod är inskriven samt mer detaljerat i ett dokument för sig. Det fattas underskrifter på
78 av 202
samtliga granskade genomförandeplaner, någor som behöver förbättras. Några av
genomförandeplanerna var benämda "Journalanteckningar" i ISOX, vilket gjorde dem svåra att hitta.En
korrekt benämning bör skrivas in direkt när personal skriver in dokumenten så att det blir lätt att hitta i
systemet.
Rutinerna som finns i verksamheten fungerar väl. Vid förra granskningen lyftes bristen på
levandsberättelser som ett förbättringsområde. Levandsberättelser finns dokumenterat på andra sätt och
är inte, enligt sektionscheferna, relevant att ha med även i genomförandeplanerna. De största bristerna
gäller underskrifter och dokumentation av brukarens egna resurser och begränsningar, när detta är
relevant.
Rutinen för granskning av genomförandeplaner inom Individ- och familjeomsorg behöver arbetas om så
att den blir relevant för verksamheterna. Denna granskning blir missvisande då det inte har varit möjligt
att sätta poäng på ett helt relevant sätt. Utvecklingssekteraren inom Barn- och familj bör ansvara för att
rutinen för granskning arbetas om tillsammans med representanter från de verksamheter som arbetar
med genomförandeplaner inom Indvid- och familjeomsorg. Det är enligt granskaren inte möjligt att
använda samma rutiner i både Vård- och omsorg och Individ- och familjeomsorg. Detta arbete bör
genomföras innan nästa internkontroll ska genomföras.
Enebackens förbättringar bör genomföras omgående; underskrifter på genomförandeplanerna, rätt
benämning i dokumentationssystemet samt att barnens resurser och begränsningar beskrivs när det är
relevant beroende på ålder. Då verksamheten ska omorganiseras inför hösten 2014 bör avdelningarna
göra detta tillsammans för att få en enhetlighet i dokumentationen.
Uppföljning kontrollområden, årsrapport
Av den interna kontrollplanens femton kontrollområden är det tio kontrollområden som följs upp i
samband med årsanalysen. Två av dessa kontrollområden har granskats en gång tidigare under året.
1
Närmast
ansvarig
Chefstöd
HRFörvaltningen genomförde under administratör
2013 en förändring avseende
organiseringen av chefsstöd.
Kontrollen avser hur rutinen
fungerar.
Stickprov om totalt 20 händelser
i Sociala resursförvaltningen.
Rapporteras
till
HR-chef
Metodbeskrivning
Mail med fem frågor skickades ut till förvaltningens chefsstöd. Fick in 12 svar vilka sammanställts.
Förvaltningen valde att göra denna kontrollen istället då den gav mer korrekta svar än vad granskning av
underlag hade gjort.
Utifrån de svar som inkommer framkommer att underlag inte alltid inlämnas men att chefsstöden
återkopplar till cheferna på olika sätt för att få in de uppgifter som behövs. Chefer ansvarar för att
79 av 202
kontrollera att allt är rätt registrerat i personalsystemt innan anställning beviljas av chef. Rutinerna om
hur detta ska hanteras finns dokumenterat.
Avvikelser har konstaterats.
Inte alltid, men HR-avdelningen har återkommande träffar med chefsstöden där detta diskuteras.
Informera cheferna om vikten av att de använder de underlag som finns för registrering av anställningar
m.m. Viktigt att chefsstöden känner att de har stöd i detta från HR-avdelningen. Vid nätverksträff ska
kontakperson från HR-avdelningen åter diskutera vikten av att chefsstöden får in underlag och att de
kan kontakta HR-avdelningen om diskussion med chef uppstår.
2
Lön
Säkerställa rutiner för uppföljning att överensstämmelse föreligger mellan utbetalda löner och
beslut om nya löner i samband
med lönerevision.
Närmast
ansvarig
HR-konsult
nom
till
Kontroll av överenstämmelse
HR-chef
mellan förhandlingsmodulen
och den lön som betalas ut, samt att
rätt retroaktiv lön utbetalas.
Jämföra förhandlingsunderlaget i
Personic P med utbetald lön den
månad då ny lön utbetalats.
Granskning ska genomföras månaden efter att ny lön utbetalats.
Stickprov om 100 personer.
Metodbeskrivning
Urval gjordes av 100 slumpmässigt utvalda personer som fått ny lön i löneöversyn 2014. Granskning av
att beslut om ny lön stämmer med utbetald lön i maj 2014. Retroaktiv lön utbetalades inte 2014, därför
har detta inte kontrollerats.
Chefer ansvarar för att kontrollera att rätt lön utbetalas till medarbetare genom kostnadskontroll per
enhet. Rutinerna ingår i uppföljningsprocessen.
Inga avvikelser har konstaterats.
Ja.
Inga åtgärder då rutinen fungerar.
80 av 202
5
Brister i systemleverantörsavtal för system förtecknade i
iFacts Förvaltningen äger och
förvaltar vissa IT-system, vilka
förtecknas i iFacts (Malmö stads
IT-stöd för att förteckna och
klassificera informationstillgångar
som system och e-tjänster).
Närmast
ansvarig
ITsekreterare
(Informationssäkerhetssamordnare)
Kontroll att det finns avtal
med systemleverantörer för
de system som förvaltningen
har förtecknade i iFacts.
Rapporteras
till
Ekonomichef
Metodbeskrivning
Sociala resursförvaltningen äger och förvaltar 14 st system som förtecknas i iFacts (Malmö stads IT
stöd för att förteckna och klassificera informationstillgångar som system och e-tjänster). Efter
genomgång i iFacts med informationssäkerhetssamordnare, systemägare och systemförvaltare har
systemförvaltarna fått uppgiften att ta fram befintliga avtal.
Nej, skriftlig rutin finns inte.
Inga avvikelser har kunnat konstaterats. Samtliga system har systemleverantörsavtal.
Ja.
Då det visat sig att vissa system har brister gällande system- och driftsäkerhet i befintliga leverantörsavtal
så kommer förvaltningen att ta fram en rutin för kontroll och förändring av det. Det ska förankras i
förvaltningens informationssäkerhetsgrupp, läggas ut på Komin och finnas med i 2015 års interna
kontrollplan.
81 av 202
Närmast
ansvarig
RedovisPrivata medel
ningsansvarig
I förvaltningens LSS-boenden
samt inom verksamheten person- samt
ekonom från
lig assistans förekommer att
personal handhar brukares priredovisningsvata medel. Granskningen avser funktionen
att kontrollera att fastställda rutiner efterlevs och tillämpas på
korrekt sätt. Kontrollen avser
inte kontanta medel som brukaren själv kvitterar ut och förvarar
i sin plånbok. (Dessa bokförs
som ”Fickpengar”).
nom
till
Granskning av samtliga kassaböcker Ekonomichef
och transaktioner genom verksamhetsbesök på tre slumpvis utvalda
LSS-boenden. Granskningen omfattar
Övergripande: Att det förs kassabok
för varje brukare, att varje brukare
har plånbok för likvida medel, att
plånbok är inlåst, att inga affärstransaktioner har skett mellan brukaren och anställd personal på boendet. Kassabok: Att saldo är kor
rekt framräknat, att boken är snyggt
och prydligt förd, att verifikationerna numrerats löpande. Övrigt: Att
summa likvida medel i plånbok
stämmer överens med kassabokens
saldo, att samtliga kostnader styrks
med kvitto, övergripande rimlighetsbedömning av kostnader och
intäkter, att insättningar/uttag från
konto redovisas i kassabok.
82 av 202
Metodbeskrivning
Granskning av vårdtagarnas privata medel på LSS boenden har skett enligt kontrollmoment nedan.
Totalt har tre stycken slumpvis utvalda LSS boenden där anställd personal handhar vårdtagarens privata
medel granskats. Kontroll av privata medel för totalt sju brukare har genomförts.
Kontrollmoment:
Övergripande
- Att rutinen om hantering av privata medel är känd för kontaktman
- Att det förs kassabok för varje vårdtagare
- Att varje vårdtagare har plånbok för kontanter
- Att plånbok är inlåst
- Att inga affärstransaktioner har skett mellan vårdtagaren och anställd
personal på gruppbostaden
- Om vårdtagare har ställföreträdare
Kassabok
- Att vårdtagarens namn står på första sidan av kassaboken
- Att kontaktmannens underskrift står på insidan av kassaboken
- Att hela kassaboken är sidnumrerad
- Att saldo är korrekt framräknat
- Att boken är snyggt och prydligt förd
- Att ny verifikationsnummerserie påbörjas vid nytt räkenskapsår
- Att verifikationerna numrerats löpande
Övrigt
- Att summa kontanta medel i plånbok stämmer överens med kassabokens
saldo
- Att samtliga kostnader styrks med kvitto
- Övergripande rimlighetsbedömning av kostnader och intäkter, att insättningar/uttag från
konto redovisas i kassabok.
Riktlinjer för Privata medel är utskickat till alla boenden och finns även tillgängligt på intranätet Komin
under: Förvaltningar, Sociala resursförvaltningen, Stöd & service, Ekonomi, Rutinbeskrivningar,
Hantering av privata medel
På ett av boendena har inte granskning av samtliga kassaböcker kunnat genomföras på grund av att man
inte fick tillgång till alla plånböcker. Kontaktpersonerna som hade nycklarna till skåp där pengarna var
inlåsta var inte på plats.
Av granskade kassaböcker konstaterades avvikelser bland samtliga.
Följande brister konstaterades:
- En del kvitton saknades
- Ställföreträdare har inte hämtat kvittona på boendet vilket ska göras minst en gång i halvåret enligt
rutinen
83 av 202
- Kassabok ej underskriven av kontaktman
- Vårdtagarens namn saknas på framsidan på en del av kassaböckerna
- Rättningar ej korrekt genomförda
- Det saknades sidor i en av kassaböckerna
- Det finns minussaldo i en av kassaböckerna
- Vissa underskrifter av kvitton var otydliga
- Om förstasidan i kassaboken inte används ska raderna strykas, vilket inte var gjort i en kassabok
- Fastställd kassabok användes inte för vissa brukare
- I en del av kassaböckerna står det var inköpen gjorts men inte vad som har köpts in dock framgår det
av bifogade kvitton
- I en av kassaböckerna antecknades inte att kvitton hämtats av ställföreträdaren
- På två av totalt sju kontrollerade kassaböcker konstaterades avvikelse mot plånböcker, dock inga större
avvikelser
- Flera kvitton med samma inköpsdatum redovisades i klump
Inte tillräckligt.
Ekonomiavdelningen föreslår att sektionscheferna inom LSS boenden där det förekommer hantering av
brukarnas privata medel går igenom rutinen för hantering av privata medel på arbetsplatsträffar, lyfter
upp avvikelserna och visar det korrekta sättet att hantera privata medel enligt rutinen.
Ekonomiavdelningen informerar på nytt verksamheterna om rutinen för hantering av privata medel via
Ledarnytt.
Förslaget är också att kontrollpunkten ingår i sociala reursnämndens plan för intern kontroll 2015.
7
Resepolicy
Uppföljning av Malmö stads
centrala resepolicy (Beslut i KF
20/12 -10).
Närmast
ansvarig
Miljösamordnare
nom
till
Stickprovskontroll kring efterlevnad Avdelningschef
av policyn.
Metodbeskrivning
Frågeformulär har mailats till en fjärdedel av förvaltningens sektionschefer. Av de 33 chefer som
enkäten skickats till har 27 chefer svarat. I enkäten kontrollerades om resepolicyn diskuterats på
arbetsplatsträff under året, vid vilka tillfällen verksamheterna åker kortare taxiresor inom Malmö, om
anläggningar som deltagarna har nära till och kan nås med kollektivtrafik väljs vid bokning av
möteslokaler och konferenser, om busskort och tjänstecyklar finns tillgängliga i verksamheterna samt
om och hur nyanställda får information om rutiner kring tjänsteresor
Malmö stads resepolicy och riktlinjer samt Sociala resursförvaltningens interna resepolicy finns
tillgängliga på Komin.
84 av 202
I kontrollen framkom att 16 av 27 chefer har diskuterat policyn på arbetsplatsträff under året. Elva
chefer har inte diskuterat policyn, några förklarar att detta beror på att de åker så pass få taxiresor.
Gällande vid vilka tillfällen verksamheterna åker kortare taxiresor inom staden svarar majoriteten av
cheferna att de sällan gör kortare taxiresor men att det kan ske exempelvis vid akuta ärenden med
brukare, vid transport av hjälpmedel, om kollektivtrafiken tar för lång tid och personalen inte kan vara
borta från verksamheten under längre stunder. Några verksamheter uppger att de ibland åker kortare
resor tillsammans med brukare till och från utflykter, aktiviteter och daglig verksamhet.
Gällande bokning av konferens- och möteslokaler svarar 22 chefer att de väljer lokaler som ligger nära
och som deltagarna kan nå med cykel och kollektivtrafik. Flera svarar också att de har alla möten inom
verksamhetens egna lokaler. De chefer som svarat annorlunda förklarar att de främst väljer lokaler inom
Malmö, två chefer tillägger att vid de tillfällen de valt lokaler utanför Malmö har verksamheten samåkt
dit.
Gällande tillgång till busskort svarar 25 chefer att busskort finns i samtliga deras verksamheter. En chef
svarar att de inte har några busskort och en chef att de har busskort tillgängliga inom några
verksamheter men inte inom samtliga.
Gällande tillgång till tjänstecykel svarar 13 chefer att det finns inom samtliga deras verksamheter. Sju
chefer svarar att de inte har några tjänstecyklar, några förklarar att de inte har behov av det och några
har planerat att införskaffa cyklar. Sju chefer svarar att de har cyklar inom några verksamheter men inte
inom samtliga.
15 av cheferna uppger att de informerar nyanställda om rutiner kring tjänsteresor. Hur informationen
förmedlas varierar, några ger informationen i samband med introduktion, på arbetsplatsträffar, genom
checklistor eller genom styrdokumentspärmar. Elva chefer svarar att de inte specifikt informerar
nyanställda om resepolicyn utan att de exempelvis hänvisar till komin eller att information ges i samband
med att resa ska genomföras. En av de elva cheferna som inte informerat nyanställda om policyn
meddelar att policyn kommer att vara med i introduktionen framöver. En chef svarar att information
ges i några verksamheter men inte inom samtliga.
Enligt granskningen ser hanteringen och informationen kring resepolicyn olika ut inom förvaltningen.
Mer än hälften av cheferna uppger att de diskuterat policyn med medarbetare under året, något färre har
informerat nyanställda om policyn. Att informationen inte går ut i större utsträckning kan medföra lägre
kunskap om policyn. Enligt resepolicyn har både medarbetare och chefer ansvar för att resepolicyn och
riktlinjerna följs, därav är det viktigt att resepolicyn diskuteras och att medarbetarna har kunskap om
den. Kontinuerlig information om resepolicyn och riktlinjerna kan medföra större planering kring resor
och att antalet kortare resor inom staden minskar.
85 av 202
I samband med granskning av policyn år 2013 föreslogs att statistikuppföljning skulle göras på
förvaltningens taxiresor och att denna skulle skickas till förvaltningens avdelningschefer. Under året har
redovisning av antalet taxiresor samt antalet resor under fyra kilometer sammanställts och skickats till
avdelningscheferna kvartalsvis. Statistiken över antalet resor går enbart att få ut förvaltningsvis och har
därför inte kompletterats med statistik över kostnader för resor fördelat på avdelning, enhet och sektion.
Förslag på åtgärder:
- Information kring resepolicyn, bland annat på arbetsplatsträffar
- Fortsatt utskick av statistik på taxiresor samt kostnader för dessa
8
Avvikelser – Lex Sarah
Den förvaltningsövergripande
rutinen, ”Rutin för tillämpning
av bestämmelserna för Lex Sarah”, ska följas.
Närmast
ansvarig
ITsamordnare
Flexite samt
utvecklingssekreterare
kvalitetsfrågor
kansli- och
utvecklingsavdelningen
Granskning i Flexite – stickprov.
Granskning av efterlevnad
av rutiner – stickprov.
Rapporteras
till
Avdelningschef
Metodbeskrivning
Stickprovsundersökning av genomförda utredningar enligt lex Sarah i flexite avvikelsesystem för vårdoch omsorg samt individoch familjeomsorg. Listvy har skapats över samtliga genomförda utredningar
under 2014. I vård och omsorgs flexitesystem för LSS verksamheterna resulterade detta i totalt 54
utredningar. Där plockades var tionde utredning ut för granskning, totalt fem utredningar. I individoch
familjeomsorgens flexitesystem resulterade listvyn i totalt fem genomförda utredningar, varav varannan
plockades ut för granskning, totalt två utredningar. Granskningen har omfattat följsamhet till de olika
processtegen.
Ja, det finns en upprättad förvaltningsspecifik "rutin för tillämpning av bestämmelserna om lex Sarah".
Rutinen finns tillgänglig på förvaltningens intranät Komin.
LSS verksamheterna:
Det är svårt att utläsa när omedelbara åtgärder vidtagits och vem som ansvarat för detta, varför
företrädare ej informerats samt varför brukare eller medarbetare ej erbjudits stöd. Ett tydligt bristområde
är att det i alla de fem granskade utredningarna helt saknas information i brukarens journal om
händelsen, att utredning inletts och vad den resulterat i. Ett bifynd är att två av utredningarna har
handläggningstider på upp emot fyra månader.
•Omedelbara åtgärder, När? 3/5 har dokumenterat när åtgärder vidtagits
•Omedelbara åtgärder, Hur? 5/5 har dokumenterat vilka åtgärder som vidtagits
•Informera högre chef? 5/5 har dokumenterat att högre chef blivit informerad
•Information till enskild? 4/5 har informerat brukaren
•Information till företrädare? 3/5 har informerat företrädare
86 av 202
•Förebyggande åtgärder? 4/5 har vidtagit förebyggande åtgärder
•Erbjuda stöd till medarbetare? 3/5 har dokumenterat att stöd erbjudits
•Erbjuda stöd till brukare? 2/5 har dokumenterat att stöd erbjudits till brukaren
•Informera berörda medarbetare? 5/5 har informerat berörda medarbetare
•Dokumenterat i journal? Ingen av de granskade rapporterna är dokumenterade i journalsystemet Origo
•Ärendedagar? 106 (pågående utredning), 54, 116, 151 och 52.
Individ- och familjeomsorg:
Detta avvikelsesystem är uppbyggt lite annorlunda, varför vissa frågor inte kunnat besvaras. Inom
individ och familjeomsorgen har kontrollansvariga inte kunnat granska om händelsen finns
dokumenterad i journalen, att utredning inletts och vad den resulterat i, eftersom tillgång inte funnits till
det dokumentationssystemet. I en av utredningarna finns det lite motsägelsefulla uppgifter om
händelsen och vilka kontakter som tagits, vilket gör att det blir svårt att tolka processen i flexite.Båda
utredningarna har handläggningstider på cirka sex månader.
•Omedelbara åtgärder, När? Ja
•Omedelbara åtgärder, Hur? Ja
•Information till enskild? I en av rapporterna framkommer det att enskild blivit informerad. Den andra
rapporten är inte i den processdelen ännu.
•Information till företrädare? I en av rapporterna framkommer det att företrädare blivit informerade.
Den andra rapporten är inte i den processdelen ännu.
•Förebyggande åtgärder? Förebyggande åtgärder har vidtagits
•Erbjuda stöd till medarbetare? Inget behov av stöd
•Erbjuda stöd till brukare? Inget behov av stöd
•Ärendedagar? 173, 198
Överlag finns en god följsamhet till flertalet av processtegen i rutinen, men vissa områden brister. Ett
tydligt bristområde är följsamheten när det gäller dokumentation i brukarens journal och vikten av att
brukaren, alternativt företrädare i vissa fall, informeras om att en lex Sarah utredning inletts. Processen i
individoch familjeomsorgens flexitesystem är svårare att följa utifrån hur rutinen är upplagd. Vissa
moment i rutinen är inte kontrollerade och är av vikt för mer kvalitativ granskning, till exempel i vilken
omfattning medarbetarna informeras om sin rapporteringsskyldighet.
•Rutinen bör kompletteras med vem som har ansvar för att de olika kontrollmomenten finns
dokumenterade innan ärendet avslutas i processen - dialog med lex Sarah-gruppen
•Förslag är skickat till processägargruppen om att lägga in en påminnelseruta i flexite om att rapporten
ska dokumenteras i journalen/akten - ansvar IT samordnare
•Utbildningar i systemteknik i flexite för chefer - ansvar IT samordnare
•Erbjuda dialogmöten för personal och chef på verksamhetsnivå -ansvar IT samordnare och
utvecklingssekreterare kvalitetsfrågor i kansli- och utvecklingsavdelningen
87 av 202
9
Genomloppstid Familjerättsbyrån
Nya arbetsprocesser med syfte
att effektivisera handläggningen
implementerades i verksamheten
under 2012, detta bland annat
inom ramen för lean. Genomloppstiderna har förbättrats,
men bör följas upp även under
2014 i syfte att följa arbetet med
att förkorta utredningstider vad
gäller VBU-utredningar (vårdnad,
boende, umgänge). Socialtjänstlagen (11 kap 2§) samt föreskrifter/allmänna råd från
socialstyrelsen rekommenderar
en utredningstid på 4 månader
och att utredningen ska inledas
skyndsamt.
Närmast
ansvarig
Enhetschef
(ej egna verksamheten)
Genomgång av inkomna
ärende under 2014 i dokumentationssystemet ProCapita en gång
under året i december månad.
Rapporteras
till
Avdelningschef
Metodbeskrivning
Totalundersökning.
Ja, processbeskrivning finns och är tillgänglig på Komin.
199 utredningar aktualiserades under 2014 och den genomsnittliga genomloppstiden är 159
dagar.Väntetiden före utredningsstart beskrivs som nuvarande problem, inte själva utredningstiden.
Ja, alla följer processen och kvalitén på utredningarna har därmed höjts.
Bemanningen bör ses över då det trots att man haft extrapersonal under året och att andra inom
verksamheten har hjälpt till fortsatt finns "kö".
Under året har även en Lean-konsult varit inne och varit behjälplig i arbetet med värdeflödesanalyser.
88 av 202
13
Granskning av kvalitet i genomförandeplaner
pk-3 boende
Genomförandeplaner upprättas
på pk-3 boende inom avdelning
vuxna.
Närmast
ansvarig
Medicinskt
ansvarig sjuksköterska
Kontroll av kvaliteten i 10
slumpmässigt utvalda genomförandeplaner i pk-3 boende.
Rapporteras
till
Avdelningschef
Metodbeskrivning
Granskningen genomfördes under två dagar på två slumpvis utvalda boenden, fem
genomförandeplaner per boende. Mallen består av 14 variabler med poängsättning mellan 0-2 poäng.
Högsta möjliga poäng är 28. Godkänd med god kvalitet 21-28 samt godkänd 14-20. Ett antal kriterier
beskriver hur poängsättningen ska göras.
Mallar för genomförandeplaner finns i dokumentationssystemet Origo.
Genomsnittet ligger på 14,9 poäng, varav 6 st godkända och 4 st ej godkända. Reslutatet beror på att det
ofta saknas utförlig beskrivning på hur brukaren varit delaktig, uppgift om brukaren blivit tillfrågad om
vilka övriga som ska deltaga, avsaknad av delmål samt angivande av egna resurser och begränsningar.
Rutinen att det ska göras en genomförandeplan fungerar men det finns brister i dess ifyllande, se
föregående punkt. Nuvarande genomförandeplaner är inte fullt ut lämpade för berörd målgrupp då de i
första hand är utformade för pk 1.
2015-01-01 införs nytt dokumentationssystem, Lifecare-procapita, i verksamheten.
Genomförandeplanerna kommer då att ändra utseende och innehåll. I samband med det kommer
utbildningsmaterial och insatser att göras för att implementera systemet.
14
Hygienrutiner
Rutiner finns som reglerar arbetet med såväl basal vårdhygien
som arbetet med hygienisk standard inom omsorgsarbetet.
Granskningen avser avdelning
funktionsstöd, boende och daglig
verksamhet samt avdelning
funktionsstöd och boende (som
bildades den 1 juli 2013).
Närmast
ansvarig
Medicinskt
ansvarig sjuksköterska
Kontroll om rutinerna är kända i
verksamheterna samt om dessa
följs. Inom avdelning funktionsstöd,
boende och daglig verksamhet sker
kontrollen på ett korttidshem LSS,
en daglig verksamhet och tre LSSboende. Inom avdelning funktionsstöd och boende sker kontrollen på
fyra LSS-boende.
Granskningen sker via intervjuer
av medarbetare och sektionschefer
samt med hjälp av observationsstudier utifrån fastställd mall.
Rapporteras
till
Avdelningschef
respektive avdelning
89 av 202
Metodbeskrivning
Underlag för observationerna har instruktioner för "Nationell punktprevalensmätning av av basala
hygienrutiner och klädregler", Sveriges kommuner och landsting använts.
Övergripande skriftliga rutiner utgiven av medicinskt ansvariga finns för Malmö stads vård och
omsorgsverksamheter gällande basala hygienrutiner och klädkod. En informations -broschyr "Rena
händer och rätt kläd inom vård och omsorg" utgiven av Malmö stad kring basala hygienrutiner samt rätt
klädsel finns tillgänglig för samtliga medarbetare. På Komin Malmö stads intranät finns på det
webbaserade utbildningsforumet Lärkan en undervisningsfilm för Malmö stads medarbetare gällande
basalhygien och rätt klädsel i vård och omsorgsarbete.
På Högsåkerringen 49, LSS korttidsboende, är det två medarbetare som är i tjänst i verksamheten under
besöket. Båda två har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och
omsorgsarbete. Båda medarbetarna använder arbetskläder som finns i verksamheten. Den ena av
medarbetarna har en långärmad tröja under busarongen vilket ses som en avvikelse.
På Lindeborg, daglig verksamhet, är det fem medarbetare som är i tjänst i verksamheten under besöket.
Samtliga har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och
omsorgsarbete. De fem som är i tjänst har arbetskläder på sig som finns tillgänglig i verksamheten. Det
som noteras som avvikelse är att en medarbetare har ringar på sitt ena finger.
På Vitoxelgatan 19 A, LSS barnboende, är det fem medarbetare som är i tjänst i verksamheten under
besöket. Samtliga har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och
omsorgsarbete.
På Västanväg 121, LSS barnboende, är det två medarbetare som är i tjänst i verksamheten under
besöket. De två har god kännedom om basala hygienrutiner och skyddskläder. Det som noteras som
avvikelse är att en medarbetare har en långärmad stickad tröja på sig vilket inte är överensstämmande
med rätt klädsel i vård och omsorg.
På Västenväg 123, LSS barnboende, är det tre medarbetare som är i tjänst i verksamheten under
omsorgsarbetet.
På Östra promenaden 10, LSS boende, noteras inga avvikelser. De två medarbetarna som är i
verksamheten under besöket har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i
vård- och omsorgsarbetet.
På Esperantogatan, LSS boende, 2 är det fyra medarbetare som är i tjänst i verksamheten under
omsorgsarbete.
På Käglehemsvägen 12, LSS boende, är det fyra medarbetare som är i tjänst i verksamheten under
omsorgsarbete. De fyra som är i tjänst har arbetskläder på sig. Det som noteras som avvikelse är att tre
medarbetare har ringar på sina fingrar samt en medarbetare har armband på sig.
90 av 202
På Småfolksgatan 22, LSS boende, är det tre medarbetare som är i tjänst i verksamheten under besöket.
Samtliga har god kännedom om basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel i vård- och
omsorgsarbete.
Övergripande kan man säga god följsamhet för arbetsplatser med mindre avvikelser och god följsamhet
på övriga till basala hygienrutiner, skyddskläder och rätt klädsel.
Fortsatt kontinuerligt arbete kring basala hygienrutiner och rätt klädsel i vård - och omsorgsarbete.
15
Dokumentation
Vid utförandet av insatserna ska
utförandet dokumenteras.
Dokumentationen ska ske i såväl
genomförandeplan som daganteckningar. Tidigare granskningar
av dokumentationen visar att
antalet anteckningar inte motsvarar behovet av informationsöverföring. Därtill kommer kravet på
att alla brukare ska ha en aktuell
genomförandeplan. Journalgranskningen är en del av ledningssystemet för systematiskt
kvalitetsarbete. Granskningen
avser avdelning funktionsstöd,
boende och daglig verksamhet
samt avdelning funktionsstöd
och boende (som bildades den 1
juli 2013).
Närmast
ansvarig
Utvecklingssekreterare
avdelning
funktionsstöd,
boende
och daglig
verksamhet
samt
Utvecklingssekreterare
avdelning
funktionsstöd och
boende
Inom avdelning funktionsstöd,
boende och daglig verksamhet omfattar granskning 10 slumpvis utvalda sociala journaler inom korttidshem LSS, 20 slumpvis utvalda
sociala journaler inom daglig verksamhet samt 21 slumpvis utvalda
sociala journaler inom LSS-boende.
Inom avdelning funktionsstöd och
boende omfattar granskning 25
slumpvis utvalda sociala journaler
inom LSS-boende. Granskningen
ska i bådadera avdelningar omfatta
både genomförandeplaner och
daganteckningar inom det senaste
halvåret.
Rapporteras
till
Avdelningschef
respektive avdelning
Metodbeskrivning
Granskningen gällande avdelning funktionsstöd, boende och daglig verksamhet genomfördes på ett
slumpvis urval av 48 genomförandeplaner våren 2014, vid uppföljning under hösten följdes 29 av dessa
upp. De 19 genomförandeplaner som inte granskats under hösten tillhör sedan den 1 september
avdelning LSS bostäder. Granskningen avser 19 genomförandeplaner vid båda tillfällena från daglig
verksamhet och 10 från korttidsboende.Granskningen gällande LSS bostäder genomfördes på 46
slumpvis utvalda genomförandeplaner.
Genomförandeplaner har granskats med stöd av dokumentet "Kvalitetsgranskning av
genomförandeplaner-vård och omsorg". Mallen består av 14 variabler poängsatt med 0-2 poäng. Högsta
möjliga totalpoäng är 28. Godkänd kvalittet är 14-20 poäng, godkänd med god kvalitet är 21-28 poäng.
Av mallen framgår kriterier för hur poänsättningen bedöms.
Mallar för genomförandeplaner finns i dokumentationssystemet Origo.
91 av 202
Granskningen av genomförandeplaner vid korttidshemmet hade vid första granskningen
genomsnittspoängen 19, 4 och vid andra granskningen 21,3. Vid båda granskningarna var samtliga av
godkänd kvalitet, vid den första granskningen var fyra av god kvalitet och vid den andra var det åtta.
Bristerna varierar och är exempelvis att det saknas delmål, förtydliganden och någon plan var ej
signerad. I flera av planerna är det ett tydligt brukarfokus. Daganteckningar varierar från 9 till 38.
Vid två dagliga verksamhet har totalt 19 genomförandeplaner granskats. Vid den första granskningen var
genomsnittspoängen 15,8 för den ena verksamheten och vid den andra granskningen var poängen 21,1.
Den andra dagliga verksamheten hade vid första granskningen 18 poäng och vid den andra
granskningen var poängen 20,3. Genomsnittspoängen för den första granskningen var 16,9 och den
andra granskningen var poängen 20,7 (avser båda enheterna).
Vid första granskningen var totalt fyra genomförandeplaner icke godkända. Vid andra granskningen var
samtliga godkända varav fyra väl godkända. Det som saknas är exempelvis förtydligande, signering och
att delmål saknas. Överlag är genomförandeplanerna informativa. Daganteckningar finns på samtliga
och varierar efter insats från 2 till 162 (avser både anteckning daglig verksamhet och boende).
Fyra gruppbostäder granskades vid den första kontrollen under våren och där var genomsnittspoängen
för samtliga verksamheter 13,5. Det är skillnad mellan verksamheterna, två enheter har 18,5 respektive
17,4 och samtliga är godkända. I de två andra verksamheterna var poängen 10,2 respektive 9,2. Noteras i
de två sistnämnda verksamheterna att poängen på enskilda genomförandeplaner varierar från 2 till 17.
Antal daganteckningar varierar från 24 till 185 (avser både anteckning daglig verksamhet och boende).
Vid de verksamheter med lägst poäng framkommer bl.a. genomförandeplanerna inte var aktuella och
dagliga rutiner skrevs i levnadsberättelsen.Vid de verksamheter med högre poäng saknades exempelvis
delmål. Vid granskningen av boendets daganteckningar noteras att det finns bra personliga beskrivningar
om bl.a. brukarens intressen och personliga förhållanden.
Avdelningen LSS bostäder har 17 godkända (37 %) genomförandeplaner av 46 granskade som är
uppdaterade de senaste sex månaderna (varav 7 godkända med god kvalitet) och 29 är inte godkända.
Av de icke godkända finns det genomförandeplaner på brukare som är äldre än sex månader och som
inte uppdaterats. Det finns boende där genomförandeplanen finns upprättad med tydliga mål i
levnadsberättelsen. De genomförandeplaner som är godkända finns tydliga mål, delmål, brukarens
begränsningar och resurser och det framgår när insatsen ska utföras. Det framkommer även om
brukaren deltagit i upprättandet av planen samt vilka övriga personer som deltagit.
Inom funktionsstöd, boende och daglig verksamhet är rutinen känd i verksamheterna men följsamheten
varierar mellan verksamheterna. Som framgår av ovan har det vid daglig verksamhet och korttidsboende
visat att följsamheten har ökat och därmed kvaliten.
Inom LSS bostäder är rutinen känd men det framgår att det finns arbetsplatser som inte följt rutinen
och det finns brister i dokumentation. Daganteckningar skrivs i stor omfattning och ibland skrivs det
inte bara det som avviker från det normala utan även de insatser som ges. Daganteckningar per brukare
variera mellan 2-500 anteckningar fördelat på sex månader (daganteckningar avser både boende och
daglig verksamhet).
2015-01-01 införs ett nytt dokumentationssystem, Lifecare-Procapita, i verksamheten.
Genomförandeplanerna kommer då att ändra utseende och innehåll. I samband med det kommer
utbildningsmaterial och insatser att göras för att implementera systemet. Med anledning av framkomna
brister kommer avdelningarna att fortsätta granska och följa upp genomförandeplaner under 2015.
92 av 202
Intern kontroll 2014 årsanalys
Process/rutin
Kontroll
Säkerställa att
rutinerna kring
upprättande av
vårdplaner i
samband med
användningen av
att
skyddsåtgärder
följs
Genom
MAR(medicinskt
granskning av
ansvarig för rehab)
20
upprättade
vårdplaner
för de personer
som har
skyddsåtgärder
där
presumtivt*
eller
konkludent*
samtycke
föreligger.
*presumtivt
samtycke: den
som ska vidta
åtgärden bedömer
att det är förenligt
med brukarens
vilja. Ska
användas ytterst
restriktivt.
*konkludent
samtycke:
Ansvarig
2015-01-21
Metod
Resultat
Slutsats
Åtgärder
Kvalitetsgranskning enligt
mall av innehåll i
20 upprättade
vårdplaner.
Granskning ska
ske en gång under
första halvåret av
20 befintliga vårdplaner.
Uppföljning
genom stickprovskontroll ska
ske en gång under
andra halvåret.
20 patienter med totalt
35 vårdplaner
granskades. Ingen plan
följde i sin helhet
dokumentationsstödet.
Endast två var väl
dokumenterade.
Det går oftast inte att
utläsa om andra åtgärder
genomförts innan
skyddsåtgärd blir aktuell,
inte heller om det
förekommit
teamsamverkan kring
patienten i ärendet.
Samtyckesform är
dokumenterat i de flesta
vårdplanerna, saknades
dock i 14 planer. Det är
ofta oklart dokumenterat
på vilken grund det
presumtiva eller
konkludenta samtycket
har erhållits.
Det finns inte i någon
vårdplan dokumenterat
hur situationen ska
Behov av fortsatt
utbildning och
kompetensutveckling inom
området skyddsoch begränsningsåtgärder är stort.
Fortsatt utbildning
och kompetensutveckling i
processen för
samtlig personal.
Utveckla
teamarbetet och
förbättra
dokumentationen.
Kontrollmålet
föreslås
genomföras igen
under 2015.
Utifrån planerade
åtgärder har
följande
genomförts:
 informationsmöte för alla
chefer.
 MAR har varit
ute på ett antal
APT och
informerat om
skyddsoch
begränsningsåtgärder.
 under 2015 ska
en granskning ske
1
93 av 202
Process/rutin
Kontroll
Ansvarig
Metod
brukaren agerar
så att han/hon
visar att samtycke
ges, exempelvis
genom att
underlätta
åtgärdens
genomförande. En
brukare som
agerar så att det
kan uppfattas
som konkludent
samtycke, kan
agera så för att
brukaren är van
vid åtgärden. Det
behöver inte vara
ett uttryck för
samtycke
Process/Rutin
Beloppsspärr/
kontroll inom
försörjningsstöd
Kontroll
Kontroll att
beslutad spärr
ska utfalla
några gånger
per år
Resultat
hanteras om patienten
inte längre samtycker till
skyddsåtgärden
/återkallar samtycket.
Uppföljning genom
stickprovskontroll har
inte genomförts på
grund av byte på tjänsten
som MAR.
Ansvarig
Avdelningschef IoF
Metod
Slumpmässiga
kontroller i
datasystemet
Procapita
att beslutad spärr
har
utfallit.
Resultat
Genomgång av utlösta
beloppsspärrar avseende
ekonomiskt bistånd och
kostnader för vård och
boende visar att alla
beloppsspärrar utfallit
några gånger per år.
Slutsats
Åtgärder
genom att i en
kommunövergripande mall
kvalitetsgranska
innehållet i 20
upprättade
vårdplaner på
SÄBO.
Granskningen ska
ske i maj och
uppföljning i
oktober genom
stickprovskontroll
på samtliga
SÄBO.
Slutsats
Åtgärder
Beloppsspärrarna
Inga åtgärder.
bedöms ligga på en
bra nivå.
2
94 av 202
Process/rutin
Kontroll
Ansvarig
Metod
Resultat
Slutsats
Åtgärder
Process/Rutin
Avbrottsplan i
Origos system.
Kontroll
Efterlevnad av
befintlig rutin
för legitimerad
personal.
Ansvarig
Enhetschef
HSL
Metod
Tio slumpmässigt
utvalda legitimerad
personal
kontrolleras två
gånger per år,
mars och oktober.
Resultat
Kontroll utförd i mars
månad av totalt tio
loggar, fem
sjukgymnaster/
arbetsterapeuter och fem
sjuksköterskor. Rutinen
är att ansvarig sjuksköterska/sjukgymnast/
arbetsterapeut laddar ned
avbrottsplan på ett USBminne i slutet av varje
månad.
Mätningen i oktober
gjordes genom
egenkontroll och visade
inga anmärkningar.
Slutsats
Genomförd
granskning visar
att processen
fungerar väl.
Åtgärder
Inga åtgärder.
Process/Rutin
Loggning av
medarbetares
hantering av
sekretessmaterial
i datasystemet
Procapita.
Kontroll
Ansvarig
Kontroll att
Avdelningschef
utförd loggning IoF
sker enligt
upprättad
rutin.
Metod
Slumpmässiga
kontroller.
Kontroller enligt
rutin. Urvalet är
handläggare,
klient, misstanke
och utbetalningar.
Resultat
Slumpmässig kontroll
har genomförts enligt
upprättad rutin. En extra
loggning har genomförts
på två ärenden som
uppmärksammats i
media. Inga
oegentligheter har
hittats.
Slutsats
Loggning av
slumpmässigt
utvalda
medarbetares
hantering av
sekretessmaterial i
datasystemet
Procapita visar att
lagar och rutiner
Åtgärder
Inga åtgärder.
3
95 av 202
Process/rutin
Kontroll
Ansvarig
Metod
Resultat
Slutsats
Åtgärder
följs.
Process/Rutin
Flexite
händelsesystem
Kontroll
Ansvarig
Kontroll att tid Avdelningschef
från
VoO
rapporterad
händelse till
godkännande
av sektionschef
följer
riktlinjerna.
Metod
Tio slumpmässigt
utvalda händelser
kontrolleras två
gånger per år, april
och oktober.
Resultat
Samtliga granskningar i
april utom två, höll sig
inom sjudagarsgränsen,
dvs. innan händelsen
förfaller i Flexite
analysdel. En händelse
om 22 dagar handlade
om osäkerhet kring
processen i Flexite.
Själva händelsen
analyserades inom
tidsramen men
dokumenterades inte.
Vid granskningen i
oktober visade det sig att
hälften av
granskningarna höll sig
inom sjudagarsgränsen.
Process/Rutin
Kontroll
Ansvarig
Metod
Resultat
Slutsats
Få anmärkningar
gällande
följsamheten i
Flexite analysdel.
Åtgärder
Enhetschef har
uppföljning/
kontroll på antal
förfallna händelser
och fallolyckor
Kontrollen bör
kontinuerligt i
fokusera på det
samverkan med
antal förfallna
MAS, MAR och
händelser och
SAS.
fallolyckor, där
Enhetschef har
flertalet ligger i
också
”utredning/åtgärd” kontinuerliga
på grund av att
uppföljningar med
ansvarig
respektive
yrkeskategori inte
sektionschef.
åtgärdar inom
angiven tidsram
samt de händelser
som är i
analysfasen och
inte har öppnats av
sektionschef inom
tidsramen.
Slutsats
Åtgärder
4
96 av 202
Process/rutin
Kontroll
Ansvarig
Metod
Resultat
Slutsats
Åtgärder
Rutin för
löneutbetalning
Att säkerställa
rutiner för
uppföljning att
överensstämmelse
föreligger
mellan
utbetalda löner
och beslut om
nya löner i
samband med
lönerevision.
HR-chef
Tio stickprov en
månad efter
utbetalning av nya
löner efter
lönerevision 2014.
Stickprovskontroll har
genomförts på 20
medarbetares lön i juni
månad. Samtliga
medarbetare har fått lön
enlig beslut om ny lön i
lönerevision 2014.
Gällande rutin för
att säkerställa
uppföljning av
överensstämmelse
mellan utbetalda
löner och beslut
om nya löner i
samband med
lönerevison, är
tillfredsställande.
Inga åtgärder.
Process/Rutin
Rutin för
rehabilitering
Kontroll
Ansvarig
Att säkerställa
HR-chef
rutinerna vid
rehabiliteringsutredning.
Finns det
dokumenterade
rutiner? Hur
fungerar
rutinerna?
Behöver de
utvecklas?
Metod
Tio stickprov
under augusti
månad.
Resultat
20 slumpmässigt utvalda
ärenden som var
registrerade i Adato
2014-08-14 har
kontrollerats. Kontrollen
har omfattat att
rehabiliterings-utredning
har påbörjats och
dokumenterats i
systemet när den
anställde varit sjuk i
överstigande 14 dagar
samt vid sex eller fler
sjukfall under den
senaste 12 månadersperioden.
Slutsats
Internkontrollen
tyder på att
rehabiliteringsarbetet och
dokumentationen
är bristfälliga och
inte sker enligt
riktlinjerna i
Malmö stads
gemensamma
rehabiliteringsprocess.
Åtgärder
För att säkerställa
att rehabiliteringsarbetet sker enligt
riktlinjer i Malmö
stads
gemensamma
rehabiliteringsprocess kommer
HR-avdelningen
under hösten 2014
att genomföra
utbildning och ge
information till
chefer om vikten
av rehabiliteringsåtgärder samt att
5
97 av 202
Process/rutin
Kontroll
Ansvarig
Metod
Resultat
Slutsats
Genomgång av
ärendehanteringen visar
att rehabiliteringsutredningar för 50
% av de kontrollerade
ärendena inte finns
dokumenterade i
systemet.
Process/Rutin
Säkerställa att all
personal inom
vård och omsorg
avdelning bistånd
som besöker
brukare som har
hjälp från
hemtjänsten,
legitimerar sig.
Kontroll
Syftet är att
följa upp en av
Malmö stads
värdighetsgarantier som
syftar till att
öka tryggheten
och
delaktigheten
för alla som
berörs av
hemtjänstens
verksamhet.
Ansvarig
Enhetschefer
bistånd VoO
Metod
Stickprovskontroll
genomförs en
gång per halvår
och ska vid varje
tillfälle omfatta
kontakt med 50
slumpmässigt
utvalda brukare
inom hemtjänsten.
Resultat
Vid biståndshandläggarnas besök hos
brukarna angav 36 av 50
personer att
fotolegitimation visats.
Tolv var sedan tidigare
kända för brukaren och
två visade inte
fotolegitimation.
Åtgärder
dessa
dokumenteras.
Varje chef
kommer
tillsammans med
Hr-konsult under
hösten 2014, att
följa upp samtliga
ärenden som är
registrerade i
Adato.
Slutsats
Biståndshandläggarna uppfyller
värdighetsgarantin
genom att visa
fotolegitimation
vid brukarbesök.
Åtgärder
Vid nyrekrytering
av berörd personal
ska information
lämnas och
fotolegitimation
utfärdas. Fortsatt
information om
vikten av att följa
värdighetsgarantin.
Vid stickprovskontrollen i december
visade det sig att 32 av
50 brukare angav att de
vid besök av biståndshandläggare blivit visade
legitimation. Åtta var
6
98 av 202
Process/rutin
Kontroll
Ansvarig
Metod
Resultat
Slutsats
Åtgärder
redan kända av brukaren
sedan tidigare och fyra
uppvisade inte någon
legitimation.
Process/Rutin
Rutiner och
dokumentation
av avtal som
avser
Stadsområdesförvaltning Norr.
Ej Malmö stad
övergripande
avtal.
Kontroll
Att säkerställa
rutinerna vid
registrering av
avtal. Finns
dokumenterade
rutiner? Hur
fungerar
rutinerna?
Behöver de
utvecklas?
Ansvarig
Avdelningschef
kommunikationsavdelning
Process/Rutin
Rutiner och
efterlevnad
avseende
representation.
Kontroll
Ansvarig
Att säkerställa
Ekonomichef
rutinerna vid
representation.
Finns
dokumenterade
rutiner? Hur
fungerar
rutinerna?
Behöver de
utvecklas?
Metod
Granskning av
rutiner.
Stickprovskontroll.
Intervjuer.
Resultat
Diarieföring av avtal har
i huvudsak skett på
övergripande
förvaltningsnivå, dvs. de
avtal som undertecknats
av Stadsområdesdirektör
eller passerat
arbetsutskottet. Slutsats
Rutiner för
hantering av
förvaltningens
avtal ska
aktualiseras.
Information om
rutinerna ska
förtydligas så att
den når ut till alla
nivåer i
organisationen.
Åtgärder
Se slutsats.
Metod
Granskning av
rutiner.
Stickprovskontroll.
Intervjuer.
Resultat
Det finns två olika
dokument där det
utförligt förklaras vilka
regler det är som gäller
vid redovisning av
representationskostnader
samt vilka konton det
finns att välja bland vid
kontering av sådana.
Konterare ute i
Slutsats
Rutinerna vid
representation är
dokumenterade
och fungerar.
Åtgärder
Inga åtgärder.
7
99 av 202
Process/rutin
Kontroll
Ansvarig
Metod
Resultat
Slutsats
Åtgärder
Slutsats
Rutinen behöver
förtydligas och
arbetas in.
Åtgärder
Kassaapparat
installeras 1
januari.
Rutinen revideras
och läggs på
verksamheten känner
och har tillgång till dessa
dokument.
Ekonomiavdelning har
till uppgift att dagligen
kontrollera alla
konteringar på dessa
konton och det görs i
samband med
genomgång av
utbetalningslistan.
Rutinerna är
väldokumenterade.
Vid stickprovskontroll
har 20 slumpmässigt
utvalda fakturor valts ut
och kontrollerats.
Resultatet blev att 17 av
20 hade redovisats i
enlighet med rådande
regler och 3 saknade
uppgifter om syftet och
deltagare.
Process/Rutin
Kontroll
Kontanthantering Kontroll av att
gällande rutiner
finns och
efterföljs.
Ansvarig
Avdelningschef
områdesutvecklingsavdelning
Metod
Granskning av
rutindokument.
Intervju med
personal.
Resultat
Granskning av
rutindokument har gjorts
och rutin finns
dokumenterad.
Sju redovisningar har
8
100 av 202
Process/rutin
Kontroll
Ansvarig
Metod
Resultat
gjorts och kontrollerats.
I ett fall har kassaapparat
ännu ej installerats. I tre
fall har den
redovisningsansvarige
lämnat redovisningen
direkt till
ekonomiavdelningen
istället för till ansvarig
chef. I tre fall har
redovisningen skett helt
enligt rutin.
Slutsats
Åtgärder
KomIn.
9
101 av 202
Malmö stad
1 (14)
Stadsområdesförvaltning Öster
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-02-04
Vår referens
A Pettersson Gustafsson
Controller
[email protected]
SOFÖ-2014-511
Sammanfattning
Stadsområdesnämnden ska enligt kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll senast i
samband med årsanalysen rapportera resultatet från uppföljning av föregående års interna kontroll till kommunstyrelsen. Nämndens regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll och
Intern kontrollplan 2014 har legat till grund för årets arbete. Redovisning till nämnden har skett
löpande under året genom särskilda rapporter. Vissa avvikelser från beslutat rapporteringstillfälle
har förekommit. Arbetet med intern kontroll har i övrigt genomförts enligt beslut.
Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta
att godkänna föreliggande förslag till rapport över uppföljning av intern kontroll 2014, samt
att översända denna till kommunstyrelsen
Beslutsunderlag

G-Tjänsteskrivelse AU 150216 uppföljning intern kontroll 2014
Beslutsplanering
Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott 2015-02-16
Stadsområdesnämnd Öster 2015-02-25
Ärendet
Stadsområdesnämnden ska enligt kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll senast i
samband med upprättandet av årsanalysen rapportera resultatet från uppföljning av den interna
kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen.
Stadsområdesnämnd Öster fastställde 2013-07-01, § 20 Regler och anvisningar för arbetet med intern
kontroll. Intern kontrollplan 2014, fastställdes av stadsområdesnämnden 2014-02-19 § 32. Redovisning utifrån planen har skett löpande till stadsområdesnämnden under året i form av särskilda
rapporter. Ovanstående styrdokument och uppföljningsrapporterna till nämnden ligger till grund
för föreliggande uppföljning av arbetet år 2014.
Uppföljning av arbetet med intern kontroll 2014
SIGNERAD
2015-02-04
Mål och inriktning
102 av 202
2 (14)
Övergripande mål och inriktning för stadsområdesnämndens interna kontroll 2014 har varit att:
 ”Skapa en god kontrollmiljö d v s en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer och rutiner ska
kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar och klart definierade
befogenheter.
 Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där
felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser.
 Kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade
delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen.
 Säkerställa att verksamhetsprocesserna kontinuerligt anpassas till förändrade förutsättningar. Snabba
omvärldsförändringar kräver löpande utvärdering av processerna för styrning och kontroll av verksamheten.” (Ur Intern kontrollplan 2014)
Att lägga grunden för en god kontrollmiljö har pågått sedan Stadsområdesnämnd Östers inrättades den 1 juli 2013. Sammanförandet av verksamheter från två tidigare förvaltningar och framtagandet av gemensamma rutiner har varit grundläggande även under år 2014. I maj övertog
nämnden det samlade ansvaret för Malmö stads korttidsenheter och rehabiliteringsavdelning,
KRA, vilket inneburit ett särskilt fokus på gemensamma rutiner och arbetssätt.
Under året har två ledardagar genomförts, där stadsområdesförvaltningens chefer och arbetsledare möts och lär känna varandra och varandras uppdrag. Här lyfts stadsområdesförvaltningens
uppdrag och utmaningar i ett helhetsperspektiv. Bedömningen är att detta kan bidra till förutsättningarna för ledning och styrning, vilket är av betydelse för en organisationskultur som främjar verksamhets- och kvalitetsutveckling.
Förvaltningsledningen har genomfört särskilda temamöten kring respektive avdelnings utvecklingsfrågor för att lyfta fram och skapa en gemensam förståelse för stadsområdesförvaltningens
olika verksamheter och aktuella utvecklingsfrågor. Ett särskilt fokus under andra halvåret har
lagts på verksamhetsutveckling och uppföljning av resultat i ett brukarperspektiv.
En viktig utgångspunkt för arbetet är att säkerställa att lagar, mål och andra styrdokument följs.
Detta ska ske med väl förankrade rutiner. I januari 2014 (2014-01-22, § 6 och § 7) beslutade
stadsområdesnämnden om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för stadsområdesförvaltningens vård- och omsorgsverksamhet respektive för individoch familjeomsorg. I kvalitetsledningssystemen och i verksamhetsspecifika rutiner finns inbyggda kontroller för arbetet.
Arbetsprocess
Intern kontrollplan 2014 innefattar sammanlagt 12 processer att följa upp genom särskilda ärenden
till stadsområdesnämnden.
Till grund för planen låg en arbetsprocess under hösten 2013 med riskbedömningar av respektive avdelnings ledningsgrupp inom individoch familjeomsorg, vård och omsorg, bistånd, vård
och omsorg verksamhet och områdesutveckling samt med stabens funktioner. De båda avdelningarna inom vård och omsorg gjorde efter avdelningsvisa genomgångar en gemensam bedömning. Den sammanställning av riskbedömningar som gjordes inför framtagandet av intern kontrollplan 2013 utgjorde underlag för avdelningarnas genomgångar. En rullande plan tillämpas,
vilket betyder att processer står kvar och följs upp så länge risk bedöms kvarstå. Utöver att diskutera och värdera sedan tidigare kända processer identifierades ytterligare processer. Samtliga
processer genomgick därefter en riskbedömning i stadsområdets förvaltningsledning och en
103 av 202
3 (14)
sammanställning fastställdes. Vid stadsområdesnämndens arbetsutskott sammanträde i januari
2014 behandlades sammanställningen i syfte att göra en kompletterande riskanalys. Detta i enlighet med stadsområdesnämndens Regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll (2013-07-01, §
20). Arbetsprocessen bedöms ha följt nämndens regler och anvisningar för arbetet.
Kontroller och rapportering
Intern kontrollplan har under perioden februari 2014 - februari 2015 utmynnat i 13 särskilda
rapporter till nämnden. Samtliga i planen föreskrivna rapporter har lämnats. Dock finns vissa
avvikelser när det gäller rapporteringstillfälle. Dessa avvikelser gäller följande processer:
 Att förvaltningens handlingar diarieförs i enlighet med gällande lagar och riktlinjer: Rapporten skulle
enligt plan behandlats av nämnd i augusti. Rapporten lämnades vid sammanträdet i november månad.
 Att hygienkraven utifrån gällande rutiner följs: Rapporten skulle enligt plan behandlats av
nämnd i augusti. Rapporten lämnades vid sammanträdet i september månad.
 Att förhandbedömning av barn/ungdomsutredning inom individ och familjeomsorg sker inom två veckor: Rapporten skulle enligt plan behandlats av nämnd i oktober. Rapporten lämnades vid
sammanträdet i november månad.
Förklaringen till avvikelserna är i samtliga fall att bearbetningen och analysen av insamlat underlag krävt längre tid än beräknat. När det gäller ärendet Att hygienkraven utifrån gällande rutiner
följs har förvaltningen varit beroende av tidsplanering för insamling och bearbetning av punktprevalensmätning på nationell nivå. I detta fall har ytterligare ett rapporteringstillfälle, utöver vad
som anges i intern kontrollplanen, tillförts. Rapport föreläggs nämnden i februari 2015.
Ytterligare en avvikelse när det gäller rapporteringen har uppmärksammats:
 Att återrapportering till nämnden sker enligt delegationsordningen: I rapporten till nämnden konstaterades att med tanke på resultatet av kontrollen skulle en uppföljning göras i november med en ny rapportering till nämnden i december. Denna rapport har inte lämnats.
Hanteringen av omvärlds- och verksamhetsrisker förutsätter en fungerande och kontinuerlig
uppföljning på alla nivåer i organisationen. Detta gäller inte minst den kontinuerliga uppföljningen inom verksamheten. Under 2014 har arbete med att föra samman, tydliggöra och implementera gemensamma rutiner fortsatt. Stadsområdesförvaltningens arbete med styrning och intern
kontroll har utöver rapportering till nämnden innefattat arbete och uppföljning med processer
som enligt riskbedömningarna bör hållas under uppsikt. Detta innebär att avdelningarna arbetat
med att kontinuerligt följa upp samtliga processer som identifierats inför 2014 års interna kontroll. Avdelningarnas uppföljning av strategiska processer för vidareutveckling av verksamheten
har skett genom kontinuerlig planering och avstämning på olika nivåer i organisationen.
Uppföljning av ekonomi och verksamhet har vidare genomförts enligt stadskontorets anvisningar under året genom utfallsprognoser och delårsrapporter. Mot bakgrund av den ekonomiska
utvecklingen för stadsområdesnämndens verksamhet har en åtgärdsplan samt en reviderad åtgärdsplan tagits fram och beslutats av nämnden under året.
I revisionskontorets Årsrapport DR 2 2014 bedöms nämndens interna kontrollplan som tillräcklig. En dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys bedöms ligga till grund för planen och att
valet av kontrollmoment kan tydligt kopplas till riskanalysen. Nämndens genomförande av den
interna kontrollplanen bedöms dock inte som helt tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier då
endast ett av tolv moment rapporterats per den 31 augusti. Revisionskontoret anser att rapporteringen till nämnden bör fördelas jämnare över året.
104 av 202
4 (14)
Nedan sammanfattas uppföljningen av respektive moment enligt Intern kontrollplan 2014:
Kontrollområde
Sammanfattning av uppföljningen
Att förvaltningens
handlingar
diarieförs i enlighet
med gällande lagar
och riktlinjer
Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i november
(2014-11-26, § 168). Enligt intern kontrollplanen skulle rapportering ha
skett i augusti.
Kontrollmomentet:
Tryckfrihetsförordningen (1949:105) och Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ställer krav på offentliga förvaltningar att tillhandahålla
offentliga allmänna handlingar samt hålla dessa ordnade. Om gällande
lagar inte efterföljs kan detta leda till bristande insyn i nämndens och
förvaltningens arbete. Det finns risk för att nämndens ansvar för myndighetsutövning inte kan uppfyllas.
Kontrollen:
Stickprov gjordes på handlingar registrerade under perioden 2014-01-01
– 2014-10-17. Separata stickprov genomfördes för 10 procent av diarieförda handlingar respektive 10 procent av postregistrerade handlingar.
Vidare genomfördes dialog med registratorer i verksamheten.
Kontrollen visar att övervägande delen av de diarieförda handlingarna är
korrekt hanterade. De avvikelser som uppmärksammats och som är
något mer förekommande gäller sekretessmarkering samt tillkomst (inkommen, utgående eller upprättat). Sammanlagt 85 procent av de postregistrerade handlingarna har hanterats korrekt. Uppmärksammade avvikelser handlar främst om att vissa variabler inte angivits vid registreringen. Bedömningen är att avvikelserna kan bero på kunskapsbrister
om dokumenthanteringssystemet.
I rapporten konstateras att en viktig punkt i det vidare arbetet är handlingar i förvaltningen som bör diarieföras, men som inte kommer till
registratorernas kännedom.
Fortsatta åtgärder:
 Upprätta registratorsnätverk för regelbundna möten
 Kompetensutveckling och interna utbildningar för att säkra god
kunskap om diarieföring.
 Föreläsningar om offentlighet och sekretess vid APT.
Bedömningen efter den interna kontrollen är att väsentlig risk kvarstår.
Momentet föreslås ingå i Intern kontrollplan för 2015.
105 av 202
5 (14)
Att
återrapportering
till nämnden sker
enligt delegationsordningen
Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i maj (201405-28, § 85).
Kontrollmomentet:
Kommunallagen (6 kap 35 §) anger att beslut som fattas med stöd av
delegation från nämnden ska anmälas till nämnden vid närmast påföljande nämndssammanträde. I det fall nämnden inte får kännedom om
beslut som är tagna enligt delegationsordningen försvåras styrning och
ledning av verksamheten. Detta påverkar förutsättningarna när det gäller
överklaganden (kommunalbesvär).
Kontrollen:
Samtliga återrapporterade delegationsbeslut för perioden augusti 2013 mars 2014 har följts upp. Vidare har en enkätundersökning genomförts
bland samtliga av stadsområdesförvaltningens chefer. Syftet med enkäten var att undersöka hur kunskaperna kring förvaltningens skyldigheter
kring återrapportering av delegationsbeslut ser ut i verksamheterna.
Kontrollen visar att antalet återrapporterade delegationsbeslut varierar
stort mellan månaderna. En förklaring, som anges i rapporten, är att
rutinerna för återrapportering har ändrats under kontrollperioden. Detta
mot bakgrund av att kraven på att namn och personnummer ska ingå
har tydliggjorts. Rapporteringen av myndighetsbeslut, som berör enskild
under perioden, har inte i alla fall innefattat namn och personnummer.
Vidare kan en anledning vara den tidpunkt då beslut lämnas in till
nämndsekreteraren. Om listor över beslut inkommer efter det att utskicket till stadsområdesnämnden gjorts uppstår en fördröjning.
Enkätundersökningen visar på en god allmän kompetens kring gällande
regler. De som berörs känner till varför återrapportering ska ske. Enkätsvaren visar dock att dessa personer främst utgår ifrån interna rutiner
och inte gemensamma, centrala rutiner.
I rapporten till nämnden konstateras att med tanke på resultatet vid kontrollen skulle en uppföljning göras i november med en ny rapportering
till nämnden i december. Denna rapport har inte lämnats.
 Specifik rutin kring återrapportering av delegationsbeslut ska
presenteras.
 Riktad information till ansvariga chefer om centrala rutiner.
106 av 202
6 (14)
Att rekryteringsprocessen
genomförs i
enlighet med regler
och riktlinjer
(2014-11-26, § 166).
Kontrollmomentet:
Kommunfullmäktige har beslutat om en gemensam rekryteringsprocess
för arbetet med rekrytering i samtliga förvaltningar i Malmö stad. Syftet
är att säkerställa att det finns en enhetlig och kvalitetssäkrad hantering i
rekryteringsarbetet. Avvikelse bedöms medföra risk för bland annat felrekrytering, diskriminering och jäv.
Kontrollen:
Kontrollen innehöll två moment. Samtliga chefer i förvaltningen ombads att via en enkät beskriva hur de arbetar med Malmö stads gemensamma rekryteringsprocess. I det andra momentet genomfördes intervjuer med fyra av de chefer som genomfört rekrytering under 2014.
Syftet var att få en bild av hur de rekryterande cheferna arbetade i enlighet med processen samt se om arbetet dokumenterades.
Sammantaget visar resultatet att det finns rutiner som säkerställer att
merparten av rekryteringarna sker enligt den befintliga rekryteringsprocessen hos en majoritet av cheferna. I vissa fall har dock inte alla steg
dokumenterats. Detta förekommer framförallt bland de chefer som inte
genomgått utbildning i den gemensamma rekryteringsprocessen.
 Ytterligare utbildningstillfällen i rekryteringsprocessen 2015.
 Riktat stöd vid rekryteringar.
Bedömningen efter den interna kontrollen är att riskerna kan hanteras
inom ramen för den löpande uppföljningen. Inför 2015 föreslås att processen följs upp och dokumenteras på förvaltningsnivå.
Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice
avseende sjukfrånvaro och tillfällig
föräldrapenning.
(2014-11-26, § 167).
Kontrollmomentet:
Under 2010 påbörjades införandet av gemensamt arbetssätt och ett nytt
IT-stöd på HR-området omfattande samtliga chefer och medarbetare i
Malmö stad. Syftet var att skapa ett heltäckande system för att effektivt
och kvalitetssäkert hantera HR-frågorna. Införande av nya arbetssätt
och system/stöd kan innehålla riskmoment på kort och på lång sikt. År
2010 och 2011 utgjorde kontrollmomentet tillsammans med processen
Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semestrar gemensamt kontrollmål beslutat av kommunstyrelsen. Sistnämnda moment har
under 2014 följts upp inom ramen för förvaltningens löpande arbete.
Kontrollen:
Kontrollen utfördes i två steg. Samtliga chefer ombads beskriva de ruti-
107 av 202
7 (14)
ner som respektive arbetsplats har för att säkerställa att självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning fungerar. Kontrollen
syftade till att säkerställa att rutiner finns för att följa upp att frånvaro
registreras för löneavdrag i IT-stödet. I ett andra steg genomfördes en
stickprovskontroll. 13 procent av cheferna ombads inkomma med uppgifter om medarbetares anmälan av sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning under två specifika veckor. Uppgifterna kontrollerades sedan
mot de inrapporterade uppgifterna i självservice. Syftet var att se om
medarbetarna, efter att gjort en frånvaroanmälan till sin chef, också
gjorde en frånvaroanmälan i självservice.
Kontrollen visar att det bland de svarande cheferna finns rutiner för att
kontrollera medarbetarnas frånvarorapportering i självservice. I ett fall
förekom avvikelse genom att medarbetare inte hade gjort motsvarande
inrapportering i självservice i direkt anslutning till frånvarorapporteringen till sin arbetsplats. Risken att riktiga löneavdrag inte görs efter sjukfrånvaro och uttag av tillfällig föräldrapenning bedöms som låg.
 Information om bristande inrapportering ges till berörda chefer.
Att hygienkraven
utifrån gällande
rutiner följs
Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i september
(2014-09-24, § 127). Enligt intern kontroll planen skulle rapportering till
nämnden ha skett i augusti.
I samband med rapporten till nämnden i september föreslogs att ytterligare ett rapporteringstillfälle, utöver vad som anges i intern kontrollplanen, skulle tillföras. Rapporten kommer att föreläggas nämnden i februari 2015.
Kontrollmomentet:
Att förebygga vårdrelaterade infektioner är en viktig del i kvalitets- och
patientsäkerhetsarbetet. Hälso-och sjukvård ska bedrivas så att den
uppfyller kraven på god vård enligt Hälso- och sjukvårdslagen
(1982:763). Hälso- och sjukvården ska vara av god kvalitet, med god
hygienisk standard samt tillgodose patientens behov av trygghet i vård
och behandling. Föreskriften Basal hygien inom hälso- och sjukvården
mm (SOSFS 2007:19) och Malmö stads basala hygienrutin ska följas.
Kontrollen:
Punktprevalensmätning (PPM) av följsamhet till basala hygienrutiner
och klädregel vid patientnära arbete har genomförts. En punktprevalensmätning är en mätning som ger en ögonblicksbild av de förhållanden som råder. En mätning som Sveriges Kommuner och Landsting,
108 av 202
8 (14)
SKL koordinerar har använts.
Vårens mätning genomfördes en viss dag under en tvåveckorsperiod
(v.11 och 12). Följsamheten kontrollerades genom observationsstudie
som skett under en i förväg angiven tidsperiod, där flera personer som
är utsedda av ledningen genomförde iakttagelserna. Mätningarna har
följt ett strikt protokoll. Observationen ägde rum på nio enheter inom
förvaltningens vård- och omsorgsverksamhet. Sammanlagt 20 personer
ur personalen observerade 88 kollegor när de utförde patientnära arbete.
Bedömningen är att följsamhetenen till basal hygien har förbättrats jämfört med föregående mätning, främst genom att fler använder sig korrekt av handskar och använder plastförkläde. Verksamheten inom vård
och omsorg har genomfört utbildning för att öka följsamheten av basal
hygienrutin och följsamheten till klädregler. Följsamheten till klädregler
är fortfarande bättre än följsamheten till den basala hygienrutinen.
Höstens mätning genomfördes under vecka 47 och gjordes på samma
sätt och inom samma enheter som mätningen på våren 2014. I jämförelse med föregående mätning hade följsamheten till basal hygien förbättrats på någon enstaka enhet. Inom en hemtjänst grupp saknades
handsprit och handskar då leveransen var försenad, vilket påverkar det
totala resultatet. Följsamheten till klädregler var förhållandevis oförändrad, bäst resultat var följsamheten till kort eller uppsatt hår.
Vård- och omsorgsverksamheten satsar fortlöpande på utbildning i basal
hygien utbildning. Utbildning har skett i Malmö stads elearningprogram, LärKan med hjälp av två utbildningsansvariga sjuksköterskor. Totalt har cirka 225 medarbetare utbildats i basal hygien med
början hösten 2013 och fram till hösten 2014. Under introduktionen av
sommarvikarier 2014 har 50 av 71 fått utbildning.
 Fortsatt utbildning i basala hygienrutiner för berörd personal.
 All nyanställd personal ska, enligt checklista som används vid introduktion, få möjlighet till utbildning i basal hygien.
 Punktprevalensmätning på samtliga korttidsenheter och fortsatt
uppföljning inom övriga verksamheter under 2015.
 Hygienronder med hjälp av vårdhygienisk expertid på samtliga
särskilda boende och korttidsenheter under 2015.
inom ramen för den löpande uppföljningen. Vidare finns ett system för
systematisk uppföljning genom de nationella punktprevalensmätningen.
Inför 2015 föreslås att processen följs upp och dokumenteras på förvaltningsnivå.
109 av 202
9 (14)
Att rutiner
synkroniseras och
görs kända för
samtlig personal
Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i december
(2014-12-17, § 186).
Kontrollmomentet:
Inför 2014 identifierades risken att rutiner från de tidigare stadsdelsförvaltningarna inte var synkroniserade med stadsområdesförvaltningens
gemensamma rutiner. Risken innefattade även att de kan vara svårtillgängliga på grund av att de fanns publicerade på olika sidor på Komin.
Brukaren, kvinnan/ mannen, kan lida men, exempelvis kan hjälpen bli
felaktig eller utebli, vid avsaknad av rutiner.
Kontrollen:
Mätning och jämförelse, som utfördes 2014-11-10, visar på att det fanns
sjuttiosex publicerade rutiner som är gemensamma för hela stadsområdesförvaltningen. En jämförelse med tidigare rutiner och riktlinjer visade
att det vid mättillfället endast kvarstod ett fåtal rutiner som behöver
revideras och publiceras. I maj 2014 övertog Stadsområdesnämnd Öster
det samlade ansvaret för Malmö stads korttidsenheter samt kommunens
rehabiliteringsavdelning KRA. Verksamheten utökades därmed med en
enhet och arbetet med synkronisering av rutiner och riktlinjer inom
dessa verksamheter påbörjades.
 Synkronisering av rutiner och riktlinjer inom den kommungemensamma korttidsverksamheten
Bedömningen efter den interna kontrollen är att väsentlig risk kvarstår
med anledning av nämndens utökade ansvar. Momentet föreslås ingå i
Intern kontrollplan för 2015.
Att synpunkter
och klagomål
hanteras och tas
tillvara inom vård
och omsorg
(2014-12-17, § 187).
Kontrollmomentet:
Inför 2014 bedömdes risk föreligga för att synpunkter och klagomål inte
hanteras/ tas tillvara. Vid avvikelser finns risk för allvarliga konsekvenser, till exempel om en Lex Sarah-anmälan inte hanteras på rätt sätt.
Vidare kan detta leda till bristande återkoppling till den som klagar samt
tidskrävande avvikelsehantering. För att förebygga riskerna initierades
åtgärder för att skapa rutin för hur synpunkter och klagomål hanteras
och tas till vara inom vård och omsorg, att ett övergripande kvalitetsråd
ska införas samt att synpunkter och klagomål inkomna via malmo.se ska
omvandlas till/hanteras som avvikelser i förekommande fall.
Kontrollen:
Vid kontroll 2014-11-10 framkom det att Rutin för hantering av synpunkter
och klagomål har upprättats och implementerats i verksamheten. Rutinen
har gjorts tillgänglig genom publicering på förvaltningens sida på intra-
110 av 202
10 (14)
nätet Komin. Ett övergripande kvalitetsråd har införts och regelbundna
kvalitetsrådmöten har hållits under hela året med representanter från de
båda avdelningarna inom vård och omsorg.
Mätning av antal synpunkter/klagomål inkomna under året från
malmo.se har skett genom kontroll i Malmö stads avvikelsesystem, Flexite, 2014-11-10. Då fanns sju inkomna synpunkter/klagomål. Kontrollen
visade att samtliga ärenden hade hanterats enligt gällande rutin och riktlinje.
Bedömningen är att risken att mottagna synpunkter/ klagomål inte hanteras i verksamheten enligt gällande rutin är låg.
Att
värdighetsgarantier
implementeras
(2014-12-17, § 188).
Kontrollmomentet:
Vid avvikelser finns risk för att berörda kvinnor och män inte erbjuds
insatser i enlighet med värdighetsgarantierna. Vid riskanalysen togs beslut om att utveckla mottagningsteam, samt att inrätta rutin för att förebygga risken kring implementeringen av värdighetsgarantierna.
Kontrollen:
Uppföljningen baseras på antal tillfällen då verksamheten inte har kunnat följa beslutade värdighetsgarantier. Mätning utfördes 2014-11-10.
Vid tillfället hade tio avvikelser förekommit i avvikelsesystemet
Flexite under året fram till mätdatumet. Tre av dessa visade på brister
gällande att kontakta brukaren om personalen inte kan komma på avtalad tid. En gällde att brukaren upplever sig inte ha blivit informerad om
personalbyte. Två gällde brister i att personal ska kunna uppvisa personallegitimation. Tre gällde brister i utförandet av serviceinsats inom fastställd tid. En gällde att brukaren inte fått ta del av upprättad genomförandeplan. Samtliga avvikelser har åtgärdats. Under året har en kommunövergripande utvärdering av värdighetsgarantier inom hemtjänsten i
Malmö stad genomförts.
Det bedöms föreligga väsentlig risk för avvikelse när det gäller avvikelseregistrering för värdighetsgarantin, uppföljningssamtal inom tre månader av biståndshandläggare. Den 1 januari 2015 införs ett nytt verksamhetssystem, Procapita. Systemet bygger på att biståndsbeslut är aktuella och giltiga. Bedömningen efter den interna kontrollen är att väsentlig risk i denna del kvarstår. Momentet föreslås ingå i Intern kontrollplan
för 2015.
111 av 202
11 (14)
I övrigt är bedömningen att risken avseende implementering av värdighetsgarantier är låg och att denna kan hanteras inom ramen för den löpande uppföljningen. Inför 2015 föreslås att denna del av processen
följs upp och dokumenteras på förvaltningsnivå.
Att genomförande/vårdplaner finns
och att det finns
mätbara mål i
planerna
Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i oktober
(2014-10-22, § 150).
Kontrollmomentet:
I individuella ärenden, aktuella inom individoch familjeomsorg, ska det
finnas vård-/genomförandeplaner. Verksamheten arbetar med så kallade
SMARTA (specifika, mätbara, accepterade, realistiska, tidssatta och ansvarsfördelade) mål i planerna. Om genomförande-/vårdplaner saknas
riskerar måluppfyllelsen att bli sämre och utvärdering av insatserna försvåras. Detta kan innebära att kvinnor/män och flickor/pojkar inte får
den vård de har rätt till.
Kontrollen:
Kontrollen har genomförts under vecka 37. Totalt har 94 stickprovskontroller gjorts på klienters, flickor och pojkar, kvinnor och män, individuella planering: 30 inom Enhet ekonomiskt bistånd, 34 inom Enhet barn
och familj och 30 inom Enhet vuxna.
Kontrollen av arbetet med vårdplaner och genomförandeplaner i de
individuella ärendena visar på en generell förbättring inom samtliga enheter jämfört med föregående kontroll. I flera av ärendena är det en
utmaning att tidsätta insatserna, då det tar lång tid innan en bestående
förändring kan ske, placeringar är långsiktiga och vägen till självförsörjning kan vara lång då det är oklart när en sjukskrivning upphör eller när
svenskkunskaperna är sådana att man kan stå till arbetsmarknadens förfogande. Kontrollen visar att det även framöver kommer att behövas ett
fortsatt aktivt arbete inom hela individoch familjeomsorgen för att
uppnå målet att samtliga ärenden ska ha upprättade genomförandeplaner samt att dessa ska uppdateras.
 Fortsatta utbildningsinsatser om vad SMARTA mål innebär.
 Samtliga beslut om bistånd ska undertecknas av ansvarig arbetsledare, vilket innebär att en kontroll kommer att göras för att säkerställa att vårdplan/genomförandeplan finns.
I samband med förvaltningens riskanalys inför 2015 gjordes bedömningen att riskerna kan hanteras inom ramen för den löpande uppföljningen.
Vid arbetsutskottets genomgång av identifierade processer inför 2015
års interna kontroll föreslogs stadsområdesnämnden besluta att momentet ska ingå i Intern kontrollplan för 2015.
112 av 202
12 (14)
Att förhandsbedömning av
barn/ungdomsutredning inom
individ och familj
sker inom två
veckor
(2014-11-26, § 169). Enligt intern kontroll planen skulle rapportering ha
skett i oktober.
Kontrollmomentet:
En orosanmälan angående flickor och pojkar, som inkommer till individoch familjeomsorgen, ska handläggas inom 14 dagar. Rutiner för
handläggning av förhandsbedömningar har setts över i samband med
lagändring och krav på 14-dagarsregeln, vilken infördes 2013-01-01. Vid
avvikelse från Malmö stads riktlinjer kan flickors och pojkars hälsa och
utveckling riskeras. Måluppfyllelsen riskerar att bli sämre. Det går vidare
inte att utvärdera insatserna korrekt och flickor och pojkar riskerar att
inte få tillgång till den vård de har rätt till.
Kontrollen:
Underlaget för kontrollen har bestått av samtliga ärenden som registrerats i avvikelsesystemet Flexite under perioden 2014-01-01 – 2014-0920. Därutöver har Lex Sarah utredningar utgjort underlag för de åtgärder
som vidtagits och som är planerade.
Kontrollen visade att det under perioden inkommit 1253 anmälningar
(exklusive ansökan, begäran om yttrande och verkställighet av domar).
Sammanlagt 89 aktualiseringar, det vill säga sju procent av inkomna anmälningar, har överskridit 14-dagarsregeln. Av dessa har 57 förhandbedömningar har försenats på grund av olika problem inom verksamheten.
Utöver dessa har 28 förhandsbedömningar försenats på grund av svårigheter kopplat till kontakten med berörda familjer. I de kvarvarande
fyra förhandsbedömningarna beror förseningen på svårigheter att
komma i kontakt med anmälaren.
 Veckovis granskning av handläggningstider av enhetschef
 Kartläggning av processer och rutiner inom mottagningsverksamheten.
 Personalförstärkning
Att allvarliga hotoch våldsituationer
i anslutning till
besök i
verksamheten
hanteras i enlighet
med gällande
rutiner
Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i oktober
(2014-10-22, § 150).
Kontrollmomentet:
Inom individoch familjeomsorgen ska det finnas skriftliga rutiner för
hur allvarliga hotoch våldsituationer i anslutning till besök i verksamheten ska hanteras. Vid avvikelse från rutinerna finns risk för allvarliga
fysiska och/eller psykiska skador för medarbetare och/eller besökare.
113 av 202
13 (14)
Kontrollen:
Kontrollen genomfördes under vecka 38. Granskning och analys omfattar alla 19 tillbudsrapporter som rapporterats av medarbetare inom individoch familjeomsorgen från den 1 januari till och med den 18 september 2014. Skriftliga rutiner är framtagna av avdelningen för individoch familjeomsorg i samarbete med HR-avdelningen i september 2014.
Vid utvärdering av tillbudsrapporteringen framgår att samtliga 19 tillbudsrapporter hanterats enligt gällande rutin. Socialsekreterare och administrativ personal har bland annat erbjudits avlastande samtal med
extern handläggare, avlastande samtal med närmaste arbetsledare samt i
vissa fall har byte av handläggare skett. Kontrollen visar att tillbudsrapporteringen ser olika ut på de fyra enheterna inom individoch familjeomsorg när det gäller för vilka situationer rapporter skrivs.
 Enhetschefer ska i syfte att uppnå likartad hantering av tillbudsrapportering inom individoch familjeomsorgens enheter initiera arbete och sedan implementera detta i verksamheten.
Att vuxnas
möjligheter till
delaktighet
tillgodoses
(2014-12-17, § 189).
Kontrollmomentet:
Inför 2014 års interna kontroll identifierades processer kring vuxnas
möjlighet till delaktighet som viktiga att följa upp särskilt under året.
Kvinnors och mäns hälsa riskerar försämras och känslan av otrygghet
kan öka vid avvikelse. För att minimera risken angavs som åtgärd i intern kontrollplan 2014 att en handlingsplan kring medborgardialog
skulle utarbetas och presenteras för nämnden våren 2014.
Kontrollen:
Kontrollen, som genomfördes under november månad, visar att Handlingsplan för medborgardialog och medborgardelaktighet är framtagen
och beslutad av nämnden. Fokus i handlingsplanen är vuxnas delaktighet. Implementering av insatser enligt handlingsplanen påbörjades under
våren.
Efter kontrollen konstateras att arbetet med att öka medborgardialog
och medborgardelaktighet är ett fortsatt viktigt utvecklingsarbete inom
stadsområdesnämndens verksamheter.
 Fördjupad analys av befintlig statistik och dialog med berörda
målgrupper så att rätt insatser kan föreslås.
114 av 202
14 (14)



Koppla samman arbetet med befintliga insatser för flickor och
pojkar samt äldre kvinnor och män inom stadsområdet.
Koppla samman arbetet med det centrala arbetet i Malmö stad
genom exempelvis Malmökomissionens arbete.
Revidering av handlingsplanen.
Ansvariga
Annika Rausin Ekonomichef
Britt-Marie Pettersson Stadsområdesdirektör
115 av 202
Uppföljning av plan för intern
kontroll 2014
Stadsområdesnämnd Söder
116 av 202
Innehållsförteckning
1 Inledning .................................................................................................................4
2 Individ- och familjeomsorg .....................................................................................5
2.1
Kontroll av utbetalning av ekonomiskt bistånd ...................................................5
2.2
Dataintrång ......................................................................................................5
2.3
Förhandsbedömningar: mottag barn och familj ..................................................6
2.4
Ramavtal: upphandlad vård ...............................................................................6
3 Vård och omsorg .....................................................................................................8
3.1
Rutin för Lex Sarah ............................................................................................8
3.2
Avvikelser SoL...................................................................................................8
3.3
Avvikelser HSL ................................................................................................ 11
3.4
Beslut enligt SoL ............................................................................................. 12
3.5
Delegeringsprocess HSL .................................................................................. 13
3.6
Läkemedelshantering ..................................................................................... 13
3.7
Social dokumentation och genomförandeplaner .............................................. 15
4 Områdesutveckling ............................................................................................... 16
4.1
Ansvar för tvärfrågor ....................................................................................... 16
4.2
Måluppfyllelse ................................................................................................ 17
5 Stödjande och styrande verksamhet ..................................................................... 18
5.1
Leverantörsfakturor ........................................................................................ 18
5.2
Kundfakturor .................................................................................................. 19
5.3
Ekonomiskt resultat ........................................................................................ 19
5.4
Representation ............................................................................................... 20
5.5
Posttur ........................................................................................................... 21
5.6
Kontraktsavtal och hyror ................................................................................. 21
5.7
Ekonomiska prognoser.................................................................................... 21
5.8
Frånvarorapportering...................................................................................... 22
5.9
Semesterförläggning ...................................................................................... 23
5.10 Rekryteringsprocessen .................................................................................... 23
5.11 Diskrimineringsfri rekrytering .......................................................................... 24
5.12 Ärendehantering: protokoll ............................................................................. 25
5.13 Ärendehantering: rutin för ärenden från myndighetsutskott (MU) ...................... 26
Stadsområdesnämnd Söder, Uppföljning av plan för intern kontroll 2014
2(31)
117 av 202
5.14 Arvodering ..................................................................................................... 28
6 Uppföljning av direkta åtgärder noterade i riskanalys .......................................... 29
3(31)
118 av 202
1
Inledning
Kommunstyrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen regleras i kommunallagen.
Den interna kontrollen syftar främst till att:
•
•
•
•
•
säkra att pengar och andra resurser används i överensstämmelse med tagna beslut
skydda mot förluster till följd av fel eller brott och andra oegentligheter
säkra en effektiv förvaltning
säkra en riktig och ändamålsenlig redovisning
skydda personalen mot oberättigade misstankar om oegentligheter.
Stadsområdesnämnden tar varje år fram en plan för den interna kontrollen. I samband med delårsrapporterna och årsanalysen följer stadsområdesförvaltningen upp planen och noterar vilka
kontroller som gjorts, vad de visat och vilka åtgärder som vidtagits. I samband med årsanalysen
redovisas samtliga kontroller och vad de visat.
4(31)
119 av 202
2
Individ- och familjeomsorg
Individ- och familjeomsorgen har haft fyra kontrollpunkter för året.
2.1 Kontroll av utbetalning av ekonomiskt bistånd
Identifierad risk:
•
•
•
att beslut inte fattats i enlighet med delegation.
att utbetalning inte går till rätt person
att felaktigt belopp utbetalas.
Hur har granskningen gått till?
Sektionscheferna på sektionerna för ekonomiskt bistånd har vid två tillfällen under året (mars
respektive september) slumpmässigt tagit fram 20 utbetalningar som gjorts på sektionerna, dvs
totalt 40 utbetalningar. Sektionscheferna har därefter granskat samtliga av dessa utbetalningar
med hjälp av följande checklista:
•
•
•
•
Finns tillräcklig dokumentation för utbetalningen?
Finns underlag?
Har betalningen gått till rätt mottagare med rätt summa?
Har beslut fattats i enlighet med gällande delegationsordning?
Vilket resultat visar granskningen?
Granskningarna visade att samtliga utbetalningar var korrekt genomförda utifrån checklistan.
Har granskningen lett till åtgärder?
Nej.
2.2 Dataintrång
Identifierad risk:
•
att obehöriga anställda kan ta del av känsliga uppgifter och sprida dessa vidare.
Samtliga chefer har för en slumpvis utvald dag under varje kvartal 2014, kontrollerat sin respektive personal avseende loggningar i verksamhetsprogrammet Procapita. Vid dessa kontroller har
cheferna haft möjlighet att upptäcka eventuella obehöriga loggningar, dvs där personalen läst i
journaler som de inte har haft anledning att ta del av.
5(31)
120 av 202
Vid de genomförda granskningarna upptäcktes inga obehöriga loggningar.
Nej.
2.3 Förhandsbedömningar: mottag barn och familj
Identifierad risk:
•
att lagstiftningen inte efterlevs.
Ansvarig sektionschef för mottagningsgrupp barn och familj har granskat samtliga under maj
månad inkomna anmälningar. Syftet med granskningen var att mäta tiden mellan anmälan och
förhandsbedömning avseende samtliga anmälningar under en slumpvis utvald månad.
Granskningen omfattade samtliga inkomna anmälningar under maj månad, totalt 140 stycken. Av
de 140 anmälningarna var förhandsbedömning gjord inom lagstadgad tid i 139 anmälningar. I en
förhandsbedömning hade tiden överskridits med åtta dagar. I dokumentet framgick att anledningen till fördröjningen var att berörd familj ändrat besökstiden vid tre tillfällen, vilket lett till att
14-dagarsgränsen överskridits.
Nej.
2.4 Ramavtal: upphandlad vård
Identifierad risk:
•
att verksamheten bryter mot innehåll i gjort avtal och kan riskera en stämning
•
att valda behandlingsalternativ inte uppfyller kriterier avseende kvalitet, kompetens, försäkringar, uppsägningstider etc. och som kan förlänga en placering med risk för högre
kostnader.
Kvalitetscontroller har granskat samtliga ärenden där beslut har fattats om att upphandla vårdgivare utanför ramavtalet för upphandlad vård för Skåne, Halland och Kronobergs län.
Granskningen omfattar samtliga ärenden under 2014, totalt 41 ärenden (16 institutionsplaceringar
6(31)
121 av 202
och 25 öppenvårdsinsatser), där upphandling gjorts utanför ramavtalet. I samtliga ärenden fanns
dokumentation och beskrivning av skälen till att gå utanför ramavtalet.
Nej.
7(31)
122 av 202
3
Vård och omsorg
Vård- och omsorgsverksamheten har haft sju kontrollpunkter under 2014.
3.1 Rutin för Lex Sarah
Identifierad risk:
•
Att Lex Sarah rutin inte är känd för verksamheterna
Under hösten 2014 blev alla sektioner inom vård- och omsorgsverksamheten ombedda att gå
igenom rutinen för lex Sarah med sina medarbetare på en arbetsplatsträff (APT). Sektionscheferna dokumenterade genomgången i APT-protokollet och skickade detta till en av verksamhetens
utvecklingssekreterare. Statistiken sammanställdes och resultatet lyftes på vård- och omsorgsverksamhetens ledningsgruppsmöten för diskussioner om vidare åtgärder.
Resultatet visade att samtliga sektionschefer hade genomfört en genomgång av lex Sarah rutinen i
sina verksamheter under hösten 2014.
Nej.
3.2 Avvikelser SoL
Identifierad risk:
•
att avvikelser SoL inte skrivs av verksamheterna
Statistik gällande antal inkomna avvikelser enligt SoL och LSS togs fram från avvikelsesystemet
Flexite.
Under 2014 fick vård och omsorg in 278 avvikelser enligt SoL. I snitt rapporterade verksamheterna gemensamt in cirka 24 SoL avvikelser i månaden, med en variation på 16 avvikelser som
minst och 42 avvikelser någon månad. Ordinärt boende stod för 134 stycken, cirka hälften (48 %)
av rapporterna och därefter var det särskilt boende som rapporterade in 65 stycken (23 %) medan
avdelningen för bistånd rapporterade in 39 stycken (14 %).
Fördelningen över året var jämn och låg runt 50 % per halvår. Störst variation mellan inrapporte-
8(31)
123 av 202
ringarna av SoL avvikelser var det i särskilt boende där man rapporterade in 1 avvikelse i april
och 20 stycken i maj. Den fördjupande analysen för tertial två visade att 16 av de 20 avvikelserna
kom från ett och samma boende.
Ordinärt boende
Särskilt boende
Hemsjukvård
och rehabilitering
Avdelning för
bistånd
Externa vårdgivare
Summa
Januari
22
3
2
1
1
29
Februari
9
2
0
6
3
20
Mars
5
2
0
4
5
16
April
6
1
0
5
4
16
Maj
13
20
0
7
2
42
Juni
11
3
0
2
4
20
Juli
18
6
1
5
4
34
Augusti
6
9
0
0
1
16
September
10
9
0
2
0
21
Oktober
10
5
1
2
5
23
November
11
2
1
4
2
20
December
13
3
0
1
4
21
134
65
5
39
35
278
Summa
Under året avsåg majoriteten av de inrapporterade avvikelserna brister, totalt 118 stycken (43 %).
79 % av bristerna inkom från ordinärt boende och avsåg brister som personlig omvårdnad, serviceinsatser och tillsyn. Orsakerna som angavs till bristerna var i 50 % främst brist i arbetsmiljö/stress och därefter ej följt rutin/riktlinje, försumlighet eller bristande information/rapportering. Efter brister avsåg de flesta inrapporterade avvikelser synpunkter (27 %). Varav
65 % avsåg ordinärt boende och 21 % avsåg särskilt boende. Vanligtvis var det den enskilde eller
anhöriga som tog initiativ till synpunkterna och de avsåg oftast information och kvalitén på utförandet, fördelningen är likvärdig i ordinärt- och särskilt boende. Därutöver inkom 21 synpunkter
som avsåg beröm av ordinärt boende. Dessa synpunkter avseende beröm kan inte utläsas i tabellen med anledning av att verksamhetens avvikelsesystem ännu inte är utformat för detta.
Under första och andra tertialet inkom fyra avvikelser som tagits bort som felrapporteringar vilket gör att det totala antalet skiljer sig i de två tabellerna.
Brister
Dokumentation
Rapport
missförhållande
Rapport
påtaglig
risk för
ett missförhållande
Januari
25
0
0
Februari
8
1
Mars
6
April
Maj
Omvårdnad
Samordnad
vårdplanering
Synpunkter
Stöld
Våld
mellan
brukare
Summa
1
0
0
2
0
1
29
0
3
0
2
6
0
0
20
3
0
0
0
3
3
0
0
15
5
3
0
0
1
3
4
0
0
16
16
7
2
0
0
1
7
0
6
39
9(31)
124 av 202
Brister
Dokumentation
Rapport
missförhållande
Rapport
påtaglig
risk för
ett missförhållande
Juni
11
1
0
Juli
11
2
Augusti
11
September
Omvårdnad
Samordnad
vårdplanering
Synpunkter
Stöld
Våld
mellan
brukare
Summa
0
0
1
5
3
1
22
0
1
0
0
15
1
2
32
0
1
1
0
0
3
0
0
16
7
0
1
0
1
0
6
4
2
21
Oktober
6
1
1
0
1
4
9
0
1
23
November
5
6
1
0
1
0
7
0
0
20
December
7
2
0
0
0
5
6
0
1
21
Summa
118
26
6
6
4
19
73
8
14
274
Definition av avvikelsekategorierna i tabellen:
Brister i omsorgen kan innefatta brister i bemötande, omsorg, personlig hygien, mathållning,
tillsyn samt uteblivna insatser som beviljats.
Dokumentation avser brister i dokumentationen och kan innefatta: Bristande dokumentation,
brott mot sekretesslagen, dokumenterat på fel person, olämpligt språkbruk eller inte kunnat dokumentera.
Rapport allvarliga missförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden avser: Övergrepp och brister i omsorgerna som utgör ett hot mot en enskilds liv, hälsa eller säkerhet eller ett
bemötande av äldre och funktionshindrade som klart avviker från grundläggande krav på respekt
för självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet.
Omvårdnad avser händelser som kan innefatta: Övervakning, uppkomna trycksår, bristande
nutrition etc.
Samordnad vårdplanering (SVPL) avser brister i informationsöverföringen och samordnad
vårdplanering och kan innefatta: Brister i dokumentation, brister i överrapportering, ej följda riktlinjer.
Synpunkter avser synpunkter inkomna från den enskilde, från närstående, från annan nämnd
eller från extern verksamhet.
Stöld avser stöld av privata medel.
Våld mellan brukare avser fysiskt eller psykiskt våld mellan brukare.
Socialt ansvarig samordnare besökte 17 sektioner och föreläste för medarbetare och chefer om
10(31)
125 av 202
syftet med att rapportera avvikelser. Såväl rapporteringsskyldigheten, verksamhetens systematiska
kvalitetsarbete som lex Sarah behandlades i föreläsningarna. Vid en fördjupad analys av statistiken
ovan kan det utläsas att majoriteten av de inkomna avvikelserna kom från de sektioner som fått
besök av socialt ansvarig samordnare. Planering för 2015 är att socialt ansvarig samordnare ska
fortsätta att besöka sektionerna inom vård och omsorg.
3.3 Avvikelser HSL
Identifierad risk:
•
att avvikelser HSL inte skrivs av verksamheterna
Statistik gällande inkomna avvikelser enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) har tagits fram från
avvikelsesystemet Flexite den 1 januari 2015.
Totalt inrapporterade HSL-avvikelser under året var 545 varav 424 var brist i läkemedelshanteringen. Brist i läkemedelshanteringen handlar i huvudsak om utebliven dos, 73 procent, det vill
säga då patienten inte har fått sina läkemedel. Övrigt inrapporterade brister i läkemedelshanteringen är för stor eller för liten dos, förväxling av läkemedel eller förväxling av patient.
•
•
•
Antal avvikelser registrerade i ordinärt boende - 234 brist i läkemedelshantering.
Antal avvikelser registrerade i särskilt boende - 112 brist i läkemedelshantering.
Antal avvikelser registrerade i övriga verksamheter - 78 brist i läkemedelshantering.
Antal registrerade HSL-avvikelser 2014
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Totalt 2014
HSL-avvikelser samtliga
verksamheter
184
204
157
545
Brist i läkemedelshantering samtliga verksamheter
142
159
123
424
Ej given dos samtliga
verksamheter
100
124
85
309
Övrigt samtliga verksamheter
42
35
38
115
Antal HSL-avvikelser avseende brist i läkemedelshantering per verksamhet
Tertial 1
Tertial 2
Tertial 3
Totalt 2014
Ordinärt boende
77
95
62
234
Särskilt boende
39
34
39
112
Övriga verksamheter
26
30
22
78
11(31)
126 av 202
Vid kvalitetsrådet, som är en mötesform för att diskutera avvikelser, möts avdelningschefer, enhetschefer och medicinskt ansvarig sjuksköterska varannan vecka för att gå igenom inkomna avvikelser. I kvalitetsrådet ges möjlighet att se mönster och tendenser gällande avvikelser som inrapporterats. Kvalitetsrådet diskuterar sedan eventuella åtgärder som ska vidtas för att kvalitetssäkra vården samt åtgärder för att säkerställa att avvikelserapporter skrivs. Det sistnämnda sker i
huvudsak genom att tydliggöra återkoppling och åtgärder ut till alla verksamheter.
3.4 Beslut enligt SoL
Identifierad risk:
•
att handläggarna inte följer upp utgångna beslut enligt SoL, dvs. att brukare får fortsatt
stöd av hemtjänst men utan ett aktuellt beslut från biståndshandläggare.
Statistik gällande antal aktuella brukare och antal utgångna beslut har tagits fram från verksamhetssystemet kontinuerligt under 2014 fram till den 1 september 2014. Mätning efter detta datum
har inte kunnat göras då alla utgångna beslut därefter förlängdes fram till våren 2015. Anledning
till detta var att avdelningen tog beslut om att dokumentationen från det tidigare verksamhetssystemet skulle överföras på ett säkert sätt till det nya verksamhetssystemet ProCapita som infördes
vid årsskiftet 2014/2015. Om inte alla utgångna beslut hade förlängts över årsskiftet hade det
funnits en risk att brukare, vars beslut löpt ut, inte hade erhållit insatser enligt Socialtjänstlagen då
dessa inte hade varit dokumenterade i det nya verksamhetssystemet. Detta hade i sin tur lett till
att verksamheten inte hade fått någon ersättning och att brukarna inte hade betalat för omsorgen.
I april uppgick antal utgångna beslut inom ordinärt- och särskilt boende till 26 %. Vid mätning i
juli uppgick utgångna beslut till 18 % och i september var 13 % av alla beslut utgångna.
Genomgång av statistik för uppföljningar och omprövningar av biståndsbeslut har visat att
många insatser inte följts upp och omprövats inom rätt tid. Åtgärden att rekrytera fler biståndshandläggare har gett resultat utifrån perspektivet att alltfler av brukarna har fått aktuella beslut
samt erhållit rätt insatser utifrån sina behov. Vid rekrytering av fler handläggare under våren påbörjades ett nytt arbetssätt genom att vissa handläggare enbart skulle arbeta med uppföljningar av
utgångna beslut. Avdelningen påbörjade även ett arbete under hösten med prioritering av uppföljningar av insatser som beviljats efter vistelse på sjukhus och/eller korttidsboende. Anledningen till detta var att kvinnor och män inför hemgång till bostaden brukar behöva omfattande insatser och efter några veckor i hemmet har man ofta ett minskat behov av stöd. Resultatet av uppföljningarna efter hemkomst från sjukhus/korttidsvistelse har visat att det finns stora förändringar av insatser som oftast minskas eller avslutas vid uppföljning av biståndshandläggare. Avdelningen kommer således fortsätta arbetet med att prioritera dessa uppföljningar och vidare planera
12(31)
127 av 202
hur arbetsfördelningen inom avdelning för bistånd ska organiseras.
3.5 Delegeringsprocess HSL
Identifierad risk:
•
att rutin inte följs.
Den granskning av delegeringsprocessen som skulle ha utförts under oktober har inte kunnat
genomföras på grund av resursbrist. I början av 2014, då planeringen för det interna kontrollarbetet gjordes, fanns två MAS-befattningar (medicinskt ansvarig sjuksköterska). En av tjänsterna har
vakanshållits sedan april 2014.
Inget resultat kan redovisas för 2014.
Inga åtgärder kan redovisas för 2014.
3.6 Läkemedelshantering
Identifierad risk:
•
att rutin inte följs.
En extern granskning har genomförts av farmaceut från Apoteket Farmaci tillsammans med medicinskt ansvarig sjuksköterska. Tre verksamheter inom ordinärt boende och tre verksamheter
inom särskilt boende granskades under hösten 2014.
Granskningen gällde följsamhet till Malmö stads lokala rutin för läkemedelshantering som är baserad på hälso- och sjukvårdslagstiftningen. Granskningen omfattade sjuksköterskans samt delegerad omvårdnadspersonals ansvarsområden.
Malmö stads läkemedelsrutin innehåller många kontrollmoment. Här redovisas tre moment per
ansvarsområde som kan anges i mätbara mål. Tre av sjuksköterskans och tre av den delegerade
omvårdnadspersonalens ansvarsområden redovisas enligt följande:
Sjuksköterskans ansvarsområde:
•
•
•
Korrekt upprättade signeringslistor för läkemedel vid behov.
Korrekt kontrollräknad narkotikajournal
Korrekt aktuell ordinationshandling i original hos patienten
13(31)
128 av 202
Delegerad omvårdnadspersonals ansvarsområde:
•
•
•
Korrekt ifylld och utvärderad signeringslista för läkemedel vid behov
Korrekt signering och tidsangivelse för brytningsdatum (öppnande av förpackningen) på
flytande läkemedel för in- och utvärtes bruk
Korrekt hantering av nycklar till patientbundna läkemedelsskåp
Granskningen visade att det fanns vissa brister i följsamheten till Malmö stads rutin för läkemedelshantering. Granskningen såg olika ut beroende på om patienten fanns i ordinärt- eller i särskilt boende då det inte är praktiskt möjligt att kontrollera förvaring och hantering av läkemedel
hos patienter i eget boende.
Generellt fanns det brister i det som är grundläggande för säker läkemedelshantering såsom ordinationsunderlag och signeringslistor samt kontroller av dessa handlingar.
Sjuksköterskans ansvarsområde gällande läkemedelshantering 2014
Korrekt upprättade signeringslistor för läkemedel
"vid behov"
Korrekt kontrollräknade
narkotika journaler
Korrekt aktuell
ordinationshandling
i original hos patienten
Heleneholms vårdboende
0 av 3
1 av 1
2 av 3
Fosietorps vårdboende
0 av 3
0 av 1
2 av 3
Lindängelunds vårdboende
0 av 3
0 av 2
1 av 3
Eriksfälts hemtjänstområde
0 av 3
Ej aktuellt
2 av 3
Oxievångs hemtjänstområde
0 av 3
1 av 1
3 av 3
Ormvråkens hemtjänstområde
0 av 3
0 av 2
0 av 3
Verksamhet
Delegerad omvårdnadspersonals ansvarsområde gällande läkemedelshantering 2014
Korrekt ifylld och utvärderad signeringslista för
läkemedel ”vid behov”
Korrekt signering och tidsangivelse för brytningsdatum på flytande läkemedel
för in- och utvärtes bruk
Korrekt nyckelhantering för
patientbundna läkemedelsskåp
Heleneholms vårdboende
0 av 3
0 av 3
nej
Fosietorps vårdboende
0 av 3
0 av 3
nej
Lindängelunds vårdboende
0 av 3
0 av 3
Ja
Eriksfälts hemtjänstområde
0 av 3
Ej kontrollerat
Ej aktuellt
Oxievångs hemtjänstområde
0 av 3
Ej kontrollerat
Ej aktuellt
Ormvråkens hemtjänstområde
0 av 3
Ej kontrollerat
Ej aktuellt
Verksamhet
Alla granskade verksamheter fick efter granskningen en åtgärdsplan med de områden som behövde åtgärdas. I planen skulle de uppge åtgärd, tidsplan samt ansvarig för åtgärden.
14(31)
129 av 202
Presentation av granskningen gjordes av medicinskt ansvarig sjuksköterska i vård- och omsorgsverksamhetens kvalitetsråd i november 2014. De områden där det konstaterades brister kommer
att åtgärdas i form av utbildning och information. Åtgärderna kommer att omfatta alla verksamheter, även de som inte ingick i den externa granskningen. En ny granskning kommer att genomföras i oktober 2015.
3.7 Social dokumentation och genomförandeplaner
Identifierad risk:
•
att den sociala dokumentationen och genomförandeplaner inte håller god kvalitet.
Kvalitetsgranskning av genomförandeplaner inom ordinärt boende och särskilt boende har gjorts
under hösten. 57 respektive 24 genomförandeplaner granskades inom ordinärt boende och särskilt boende.
Mätinstrumentet (matrisen) som användes för stickprovskontrollen har tillförlitlighetsgranskats
utifrån hur väl resultaten överensstämmer mellan olika granskare.
Granskningen visade att både kvantiteten och kvalitén hade ökat i jämförelse med 2013-års
granskning. Framförallt visade resultatet att kvinnors och mäns inflytande och delaktighet i vården och omsorgen hade ökat. Granskningen visade att 72 % av brukarna i ordinärt boende och
79 % brukarna i särskilda boenden hade upprättade genomförandeplaner. Som ett kvalitetsmått
var medelvärdet av de upprättade genomförandeplanerna i ordinärt boende 16 poäng och genomförandeplanerna i särskilda boenden 18 poäng, av totalt 22 poäng.
Resultaten vid granskning av mätinstrumentet överensstämde till 99 % för särskilt boende och till
97 % för ordinärt boende.
Under 2014 har det genomförts flera utbildningsinsatser med fokus på att öka både kvantitet och
kvalitet vad gäller genomförandeplaner. Granskningen var en indikator på hur väl dessa insatser
fallit ut. Mätmetoden planeras att användas under 2015 för att granska utfallet av vård- och omsorgsverksamhetens fortsatta kvalitetsutveckling av innehållet i genomförandeplaner samt öka
brukarnas (kvinnors och mäns) medverkan vid upprättande och uppföljning av genomförandeplaner.
15(31)
130 av 202
4
Områdesutveckling
Avdelningen för områdesutveckling har haft två kontrollpunkter för året.
4.1 Ansvar för tvärfrågor
Identifierad risk:
•
att tappa tvärfrågor.
De tvärfrågor som avdelningen för områdesutveckling samordnar är stadsutveckling, närdemokrati, trygghet, folkhälsa, föreningsliv, näringsliv, lokal kultur och samverkan mellan skola, socialtjänst och polis. Under 2014 har två kontroller utförts under tertial 1 och 3.
Vid de två tillfällena för mätning av kontrollpunkterna har utvärderande samtal genomförts. Samtalen bestod av två övergripande delar.
I den första delen fick avdelningen berätta fritt utifrån inriktningarna: Beskriv hur arbetet med tvärfrågorna är organiserat och hur det planeras, genomförs och följs upp och Beskriv hur arbetet bedrivs för att uppnå
kommunfullmäktiges styrdokument och målsättningar på området.
I den andra delen gjordes en kontroll av avdelningens arbete med respektive tvärfråga med hjälp
av sex frågor där det gick att svara ja eller nej.
•
Finns tydliga mål, åtaganden och aktiviteter för arbetet?
•
Följs mål, åtaganden och aktiviteter upp regelbundet?
•
Är alla berörda avdelningar engagerade i arbetet?
•
Är arbetet integrerat med övrig styrning?
•
Är målen, åtagandena och aktiviteterna kopplade till kommunfullmäktiges styrdokument?
•
Har arbetet bedrivits i tillräcklig utsträckning för att förvaltningen ska uppnå kommunfullmäktiges styrdokument och målsättningar på området?
De utvärderande samtalen för tertial 1 och 3 visade att arbetet med de olika tvärfrågorna varierade. Bäst organiserat var arbetet med demokrati och delaktighet. Näringsliv och föreningsliv var
de tvärfrågor där arbetet i lägst grad var strukturerat och planerat. Det utvärderande samtalet för
tertial 3 visade att arbetet kring näringslivet hade utvecklats sedan tertial 1. Ett strukturerat samarbete med Fosie företagsby hade påbörjats däremellan och det kommer att fortsätta att utvecklas
under 2015.
Folkhälsoarbetet är i översyn tillsammans med välfärdsavdelningen på stadskontoret och övriga
16(31)
131 av 202
stadsområden. Vad gällde stadsutveckling skedde arbetet delvis inom områdesprogrammet såsom
Syntesplan Lindängen på ett strukturerat sätt. Avdelningen svarar kontinuerligt även på yttranden
gällande detaljplaner.
De utvärderande samtalen för tertial 1 och 3 visade att i stort planerades, genomfördes och följdes arbetet upp inom den ordinarie budget- och uppföljningsprocessen för förvaltningen.
Områdesutvecklingsavdelningens uppdrag är att samordna förvaltningens arbete med olika tvärfrågor. Samordningen av hela förvaltningen framstod som ett utvecklingsområde i det utvärderande samtalet för tertial 1. Avdelningens arbete med de olika tvärfrågorna har främst inriktats på
den egna avdelningens uppdrag och åtaganden samt på samarbete med övriga Malmö stad och
externa intressenter. Det utvärderande samtalet för tertial 3 visade att samordningen av hela förvaltningen hade utvecklats.
Samtliga stadsområden arbetar tillsammans med välfärdsavdelningen på stadskontoret med utveckling av tvärfrågorna och med Malmökommissionens rekommendationer och åtgärdsförslag.
4.2 Måluppfyllelse
Identifierad risk:
•
att måluppfyllelse inte kan uppnås om de ekonomiska förutsättningarna inte förbättras
Granskningen har inneburit att områdesutvecklingsavdelningens inrapporterade måluppfyllelse i
samband med delårsrapport 1, delårsrapport 2 och årsanalys 2014 har granskats.
Områdesutvecklingsavdelningen har bedömt att samtliga nämndsmål som de arbetat mot har
uppnåtts under 2014. Avdelningen har inte heller visat några avvikelser i sitt arbete gentemot de
förvaltningsgemensamma målen.
Nej.
17(31)
132 av 202
5
Stödjande och styrande verksamhet
Stödjande och styrande verksamhet omfattar avdelningarna för HR, ekonomi och kommunikation. Dessa avdelningar har sammanlagt haft 14 kontrollpunkter.
5.1 Leverantörsfakturor
Identifierad risk:
•
att det blir felaktigheter i leverensfakturor och utbetalningsunderlag.
Leverantörsfakturor har granskats vid två tillfällen under 2014. 30 leverantörsfakturor granskades
under april och ytterligare 30 granskades under november. Urvalet av fakturor som granskas inkluderade både elektroniska fakturor och fakturor som skannats in till ekonomisystemet Raindance. Vid granskningen inkluderas inte några interna leverantörsfakturor från andra förvaltningar i Malmö Stad.
Granskningen har omfattat följande kontrollmoment:
•
•
•
•
•
•
Redovisas rätt moms?
Är konteringen, belopp rätt?
Är fakturaadressen rätt?
Är fakturan rätt granskningsattesterad?
Är fakturan rätt beslutsattesterad?
Är betalningstidpunkten rätt?
Avvikelser:
•
•
•
•
Tre av de granskade fakturorna hade fel fakturaadress.
Tolv fakturor betaldes efter förfallodagen. En faktura betalades för sent på grund av felaktigt skannade uppgifter. Resterande fakturor betalades endast några dagar efter förfallodagen.
Sju fakturor var konterade med fel konto.
Två fakturor var beslutsattesterade av fel attestant.
Sedan omorganisationen den 1 juli 2013 har Stadskontoret och ekonomiavdelningen på Stadsområdesförvaltning Söder löpande informerat leverantörer om ny fakturaadress. Det förekommer
fortfarande att leverantörsfakturor adresseras till avvecklade förvaltningar eller till fel förvaltning.
Ekonomiavdelningens bedömning är att antalet felaktigt adresserade fakturor successivt minskat
under 2014. När fakturor är feladresserade kan det leda till att registrering och betalning blir sen.
18(31)
133 av 202
Det leder även till ett större administrativt arbete.
Leverantörer som skickar fakturor med fel adress kontaktas löpande. I samband med varje månadsstängning informeras chefer och administratörer om vikten av att attestera fakturor i tid.
Samtidigt lämnas information om hur många fakturor som ligger i respektive inkorg.
5.2 Kundfakturor
Identifierad risk:
•
att det blir felaktigheter i kundreskontra.
Kundfakturor har granskats vid två tillfällen under 2014. 30 kundfakturor granskades under april.
Ytterligare 30 fakturor granskades i oktober. Granskningen har omfattat följande kontrollmoment:
•
•
Redovisas rätt moms?
Följs rutinen för påminnelse och inkasso?
Granskningen visade inga avvikelser.
Nej.
5.3 Ekonomiskt resultat
Identifierad risk:
•
att nämnden får ett stort ekonomiskt underskott.
Granskningen har utgått från den ekonomiska redovisningen till nämnden och de åtgärder som
nämnden vidtagit.
Bokslutet för 2014 visade på ett stort underskott, 42 696 tkr. Den ekonomiska prognosen som
upprättades i september visade att stadsområdesnämnden riskerade ett underskott trots beslutad
åtgärdsplan. Redan i april 2014 antogs denna åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans. En ny
åtgärdsplan beslutades vid septembers nämndsmöte. Totalt finns det beslutade åtgärder motsvarande 17 000 tkr. Nämnden har vidtagit åtgärder i form av beslutade åtgärdsplaner, som inte fått
19(31)
134 av 202
den ekonomiska effekt som förväntades.
Granskningen har lett till att nämnden har antagit en åtgärdsplan för att hantera risken för underskott. På grund av utebliven ekonomisk effekt kommer en ny åtgärdsplan att upprättas 2015 motsvarande 30 000 tkr.
5.4 Representation
Identifierad risk:
•
att representation inte följer regelverket.
Syftet med intern kontroll av representation var att granska och kartlägga rutiner för representation samt att kontrollera att riktlinjerna för hantering av representation följs. Riktlinjer finns att
läsa i Anvisningar gällande representation på Komin. Gemensamt för all representation, dvs både extern och intern, är att uppgift om syfte, deltagare, rätt moms och konto måste framgå av verifikationen.
Fakturor som avsåg representation granskades vid fyra tillfällen under 2014. Tio slumpmässigt
utvalda fakturor avseende representation kontrollerades vid varje tillfälle, dvs totalt 40 fakturor.
Representation i form av mat, dryck, evenemang etc valdes ut. Kontrollen omfattade att det vid
representation fanns noterat eller bifogat till fakturan syftet med representationen samt deltagare,
rätt moms och konto.
Granskning av verksamheternas representation visade att riktlinjerna i huvudsak följdes och kontrollen uppvisade inte några större avvikelser. Bedömningen är att det är möjligt att fel upptäcks
men att dessa har en mindre betydelse.
Avvikelser:
•
•
Deltagarförteckning saknades på sex fakturor.
Uppgift om syftet med representationen saknades på sju fakturor.
Ingen särskild åtgärd bedöms krävas förutom löpande kontroll och uppföljning. Att en representationsfaktura inte alltid är korrekt kan bero på att det t ex saknas uppgifter om syfte eller deltagare. Detta åtgärdas vanligtvis alltid efter förvaltningens kontroller. Dessutom finns det redan en
inbyggd kontroll av representation som bevakas särskilt vid den dagliga utbetalningskontrollen i
ekonomisystemet Raindance. På dessa sätt minimeras konsekvenserna av felaktigt hanterande vid
representation. Ekonomiavdelningen kommer att fortsätta att göra löpande slumpvisa kontroller
20(31)
135 av 202
för att säkerställa att regelverket följs.
5.5 Posttur
Identifierad risk:
•
att leverensen brister.
Kontroll av postturen och avvikelser från körschemat har genomförts vid varje arbetsplatsträff.
Inga avvikelser har rapporterats.
Nej.
5.6 Kontraktsavtal och hyror
Identifierad risk:
•
att kontraktsavtal och hyror missas att sägas upp.
Granskning har genomförts varje månad genom att kontrollera uppsägningsbara kontrakt i
LiMa:s (Lokal i Malmö) kontraktregister. Kontakt har därefter tagits med den verksamhet som
hyrt lokalen för att få information om huruvida lokalen ska behållas eller avvecklas.
Inga avvikelser rapporteras.
Nej.
5.7 Ekonomiska prognoser
Identifierad risk:
•
att otydliga tidplaner och rutiner kan medföra felbedömningar vid framtagande av prognoser.
Kontroll av att tidplaner och rutiner var upprättade.
21(31)
136 av 202
Den granskning som genomfördes vid tertial 1 visade att tidsplan och rutiner för året var upprättade.
Nej.
5.8 Frånvarorapportering
Identifierad risk:
•
att frånvarorapportering, sjuk och VAB, inte sker enligt regler och rutiner. Felaktig
lön/ersättning utgår.
Två gånger under 2014, vecka 16 och vecka 45, gjordes kontroll av frånvarorapportering gällande
sjukdom och vård av barn.
Via förvaltningens chefer och chefsstöd utfördes granskningen och endast chefer, chefsstöd och
HR-avdelningen visste vilken vecka som var kontrollvecka, detta gällde vid båda granskningstillfällena.
Vid granskningarna fick förvaltningens chefer och chefsstöd information 3 veckor innan kontrollveckan. Under såväl vecka 15 som 44 samt på måndagen i vecka 16 respektive 45 skickades
påminnelse om att kontroll skulle utföras.
Granskningarna skedde på särskild blankett där registrering av eventuell frånvaro på arbetsplatsen
skulle noteras. Chef eller chefsstöd angav namn och personnummer på den frånvarande medarbetaren, orsak till frånvaron, datum fr.o.m. – t.o.m. samt huruvida frånvaron var registrerad i tid
och på rätt sätt eller ej. Det fanns även möjlighet för kommentar. Rapporterna sammanställdes
och analyserades av HR-avdelningen.
Under höstens kontrollperiod hade 40,5 procent av medarbetarna inte registrerat sin frånvaro
korrekt alternativt i tid. Detta var en ökning jämfört med föregående kontroll, vecka 16, då 21,5
procent inte hade registrerat sin frånvaro korrekt alternativt i tid.
Uppföljningen visade att det fortfarande finns ett stort behov av att klargöra chefens respektive
medarbetarens uppdrag gällande frånvarorapportering. Resultatet innebär att förvaltningens verksamheter även fortsättningsvis måste säkerställa att de interna rutinerna som finns inte avviker från
de Malmö stad-gemensamma rutiner vilka är kopplade till avtal och Allmänna bestämmelser.
HR-avdelningen kommer att informera i ledningsgrupperna om resultatet av intern kontrollen
22(31)
137 av 202
samt förtydliga de regler som gäller i Malmö stad. Det har tagits fram ett informationsmaterial för
chef och medarbetare vilket rekommenderas att användas på arbetsplatsträffar. Målsättningen är
att säkerställa att förvaltningens chefer och medarbetare har god kunskap kring hantering, rutiner
och ansvar vid registrering av frånvaro via självservice.
5.9 Semesterförläggning
Identifierad risk:
•
att semesterförläggning inte sker i enlighet med lag och avtal.
HR-avdelningen har en gång under 2014, vecka 40, tagit ut rapport ur Personec P gällande semesterförläggning som understiger 20 dagar. Information om resultatet har skickats till berörda
chefer samt ett förtydligande om att arbetsgivaren har skyldighet att för alla medarbetare lägga ut
minst 20 dagars semesterledighet, eller det lägre antal dagar som svarar mot semesterrätten, innan
2014 års slut, om ingen annan överenskommelse är gjord.
Semesterförläggning enligt regler tillämpas för majoriteten av förvaltningens medarbetare. I de
fall inte semesterförläggning skett med korrekt antal dagar är detta vanligtvis beslutat i dialog med
medarbetaren. Undantaget gäller semesterförläggning för föräldralediga och långtidssjukskrivna
där viss osäkerhet finns kring gällande regler. Uppföljningen av rutinen visar behov av informationsinsatser gentemot chefer och chefsstöd för förbättrad kvalitet i rutinen.
I samband med uppföljningen har information skickats till berörda chefer om resultat och att
arbetsgivaren har skyldighet att för alla medarbetare lägga ut minst 20 dagars semesterledighet,
eller det lägre antal dagar som svarar mot semesterrätten. Chefer har även informerats om att
detta även gäller medarbetare som är långtidssjukskrivna samt att även i samband med beviljande
av föräldraledighet ska det samtidigt beaktas att utläggning av en sammanhängande semesterperiod om 4 veckor sker.
Vid två tillfällen (maj och september) 2015 kommer HR-avdelningen att, via mail till chefer respektive på KOMIN, påminna om de regler som gäller för semesterförläggning för att säkerställa
att det finns kunskap om rutinen inom organisationen.
5.10 Rekryteringsprocessen
Identifierad risk:
•
att den Malmö stad gemensamma rekryteringsprocessen inte följs.
23(31)
138 av 202
Under 2014 har alla chefer inom stadsområdesförvaltning Söder fått besvara en enkät gällande sin
användning och upplevelse av den av Malmö stad beslutade rekryteringsprocessen Rekrytera medarbetare. Enkäten har skickats ut vid två tillfällen; vecka 35 och vecka 49. Utgångspunkten var
antagandet att om man använder sig av processen så minskar risken för ett diskriminerande förfarande.
Av förvaltningens 52 chefer i tjänst under vecka 49 svarade 45 på den utskickade enkäten.
Av de 45 chefer som inkommit med svar uppgav 32 att de använder sig av rekryteringsprocessen
och dess stöddokument/mallar vid rekrytering av nya medarbetare. 12 av 45 chefer svarade att de
inte hade kommit i kontakt med rekryteringsprocessen då de var nya i sin chefsroll alternativt att
de inte hade rekryterat ny personal under det senaste året. En chef uppgav att chefen inte tidigare
använt sig av rekryteringsprocessen men kommer att gör det vid nästföljande rekrytering.
Vid en jämförelse av resultatet från de båda enkättillfällena har det skett en ökning från 50 % till
71 % när det gäller andelen chefer som tillämpar den beslutade rekryteringsprocessen.
Samtliga chefer som uppgav att de använde sig av processen och dess stöddokument/mallar
uppgav vid båda enkätundersökningarna att processen var till hjälp eller till stor hjälp vid rekrytering.
Under vår och höst 2015 kommer HR-avdelningen att erbjuda förvaltningens chefer utbildning i
rekryteringsprocessen Rekrytera medarbetare. Syftet med utbildningen är att öka kvalitén och ge
kunskap om rekryteringsprocessen så att rekryteringarna, av såväl kvinnor som män, främjar
mångfald och minskar risken för diskriminering. Utbildningen vänder sig till samtliga chefer i
förvaltningen.
Vid sidan av utbildningen fortsätter HR-avdelningen att ge verksamheternas chefer ett nära och
professionellt stöd i rekryteringsförfarandet.
5.11 Diskrimineringsfri rekrytering
Identifierad risk:
•
att alla rekryteringar inte är fria från diskriminering.
Vid granskningen har samtliga chefer i stadsområdesförvaltningen fått svara på en enkät gällande
sin användning och upplevelse av rekryteringsprocessen. Detta då det vid föregående granskning
(tertial 2, 2014), riktad till sökanden, visade sig att resultatet hade låg reliabilitet. Svarsfrekvensen
var då mycket låg på den kvantitativa delen samt att det inte gick att säkerställa upplevelse av en
24(31)
139 av 202
diskrimineringsfri rekrytering i stadsområdesförvaltning Söder vid den kvalitativa undersökningen. Metoden som användes bedömdes inte som tillförlitlig och därför ändrades granskningsmetoden till årets andra kontroll.
Under hösten hölls en utbildning i rekryteringsprocessen för förvaltningens chefer och med utgångspunkt i antagandet att om man använder sig av den Malmö stad beslutade processen Rekrytera medarbetare så minskar risken för ett diskriminerande förfarande. Granskningen mäter därmed
användandet av processen och dess dokument/mallar.
Av förvaltningens 52 chefer i tjänst svarade 45 på den utskickade enkäten.
Resultatet visade att av de 45 chefer som inkommit med svar uppgav 32 att de använder sig av
rekryteringsprocessen och dess stöddokument/mallar vid rekrytering av nya medarbetare. 12 av
45 chefer svarade att de inte hade kommit i kontakt med rekryteringsprocessen då de var nya i sin
chefsroll alternativt att de inte hade rekryterat ny personal under det senaste året. En chef uppgav
att chefen inte tidigare använt sig av rekryteringsprocessen men kommer att gör det vid nästföljande rekrytering.
Samtliga chefer som uppgav att de använde sig av processen och dess stöddokument/mallar
uppgav att dessa var till hjälp eller till stor hjälp vid rekrytering.
Den chef som uppgav att hon inte använde sig av processen och dess stöddokument/mallar uppgav ändå att hon uppfattade, efter genomgången rekryteringsutbildning, att dessa kommer att
vara till hjälp eller till stor hjälp vid rekrytering.
Under vår och höst 2015 kommer HR-avdelningen att erbjuda förvaltningens chefer utbildning i
den Malmö stad beslutade rekryteringsprocess Rekrytera medarbetare. Syftet med utbildningen är att
öka kvalitén och ge kunskap om rekryteringsprocessen så att rekryteringarna, av såväl kvinnor
som män, främjar mångfald och minskar risken för diskriminering. Utbildningen vänder sig till
samtliga chefer i förvaltningen.
Vid sidan av utbildningen fortsätter HR-avdelningen ge verksamheternas chefer ett nära och professionellt stöd i rekryteringsförfarandet.
5.12 Ärendehantering: protokoll
Identifierad risk:
•
att protokollet i ärendehanteringssystemet Platina inte överensstämmer med underskrivet
original.
Syftet med intern kontroll av protokollen är att kontrollera att förvaltningen efter införandet av
25(31)
140 av 202
det digitala dokumentoch ärendehanteringssystemet Platina fortfarande följer kommunallagen
för vad protokollen ska innehålla.
I Kommunallagen 5 kap. 57-62 §§ beskrivs de juridiska kraven på protokollen. Protokollen ska
redovisa:
•
•
•
•
•
•
•
•
vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort
vilka ärenden som har handlagts
lagda yrkanden och förslag som inte har tagits tillbaka
i vilken ordning ordförande lagt fram förslag till beslut
genomförda omröstningar och hur de har fallit ut
vilka beslut som har fattats
vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar
vilka reservationer som har anmälts mot besluten
De juridiska kraven betraktas som minimikrav. Protokollen bör även innehålla den information
som allmänheten, förtroendevalda och tjänstemän behöver för att förstå vad ärendena handlar
om.
Stadsområdesnämnd Söders protokoll från och med januari till och med juni 2014 granskades
och redovisades i rapporten Uppföljning av plan för intern kontroll Tertial 2.
Därefter har en andra granskning av protokoll gjorts och som omfattade perioden augusti till och
med december 2014 (nämnden sammanträdde inte i juli). Granskning berörde därmed följande
sammanträdesdatum; 27 augusti, 24 september, 22 oktober, 26 november och 17 december.
Granskningen av Stadsområdesnämnd Söders protokoll för januari till och med juni 2014 visade
en avvikelse där uppgift om ajournering saknades på underskrivet original. Ingen åtgärd gjordes
då protokollet redan var justerat och protokollfört. Uppgift om ajournering är inte ett lagkrav
enligt kommunallagen och bedömdes inte heller vara av den karaktär att den tillförde information
som allmänheten, de förtroendevalda eller tjänstemännen behövde för att förstå vad ärendena
handlade om.
Granskningen av protokollen från augusti till december 2014 visade att protokollen i dokumentoch ärendehanteringssystemet Platina överensstämde med de underskrivna originalen.
Nej.
5.13 Ärendehantering: rutin för ärenden från myndighetsutskott (MU)
Identifierad risk:
26(31)
141 av 202
•
att det tar för lång tid för beslut i individärenden som ska upp i nämnden om de inte
kommer med direkt samma månad från MU till nämnden.
Syftet med granskningen var att kontrollera så att rutinen och kommunikationen mellan myndighetsutskottet och nämnden fungerade så att de individärenden som bereds i myndighetsutskottet
behandlades av nämnden samma månad. Detta för att den flicka, pojke, kvinna eller man beslutet
berör inte ska behöva vänta längre än nödvändigt för att få besked om beslutet.
De individärenden som bereds i myndighetsutskottet är sådana ärenden där beslutsrätten inte kan
flyttas från nämnd till någon annan (ett utskott, en enskild förtroendevald eller en tjänsteperson).
I 6 kap. 34 § kommunallagen beskrivs vilka beslut som inte kan delegeras. De beslut som berörs
beskrivs i 10 kap. 5 § Socialtjänstlagen (SoL);
•
•
•
•
beslut om att inte påbörja eller att lägga ner påbörjad utredning om faderskap (2 kap. 9 §
föräldrabalken)
beslut om yttranden till domstol innan domstol beslutar i adoptionsfråga (4 kap. 10 § föräldrabalken)
beslut om att förbjuda en person, som har sitt hem inom kommunen, att utan nämndens
medgivande ta emot andras underåriga barn för en sådan vistelse i hemmet som inte är
tillfällig (5 kap. 2 § SoL)
beslut om framställan till försäkringskassan om att barnbidrag eller underhållsbidrag ska
betalas till annan lämplig person eller till nämnden (5 § lagen om allmänna barnbidrag, 17
§ lagen om underhållsstöd).
Granskningen innebar en jämförelse mellan myndighetsutskottets protokoll och nämndens protokoll för att säkerhetsställa att beredningsärendena i myndighetsutskottet gick vidare till nämnden.
De protokoll som granskades för perioden juli till och med december 2014 var från myndighetsutskottets sammanträden den 21 augusti, 18 september, 16 oktober, 20 november och 18 december. Därmed inkluderade granskningen även protokollen från nämndsammanträden den 27 augusti, 24 september, 22 oktober, och 26 november. Individärendet som behandlades på myndighetsutskottet den 18 december tog upp på nämndsmötet den 28 januari 2015 (detta därför att
nämndsmötet var den 17 december).
Vid granskningen av protokollen för perioden januari till och med juni 2014 visade det sig att det
inte gick att utläsa de specifika ärendena, genom till exempel klienten namn eller personnummer i
myndighetsutskottets protokoll. Istället rubricerades ärendena som skulle vidare till nämnden
som Beredningsärenden till nämnden. Det gick därför inte att granska om ärendena som hade behandlats i myndighetsutskottet hade gått vidare till nämnden. Dessutom så är det endast de handlingar
till det aktuella sammanträdet för myndighetsutskottet som är tillgängliga via plattformen. Därför
gick det inte heller att kontrollera föregående sammanträden.
27(31)
142 av 202
Som ett resultat av detta ändrades rutinen så att beredningsärendena i nämnden fortsättningsvis
inte längre var ett samlingsärende. Istället behandlades beredningsärendenas som unika ärenden
och redovisades i myndighetsutskottets protokoll med klientens namn och personnummer.
Granskning av protokollen för perioden juli till och med december 2014 visade att samtliga individärenden som beredes i myndighetsutskottet tog upp i nämnden enligt fastställd rutin.
Nej.
5.14 Arvodering
Identifierad risk:
•
att det blir felaktigheter vid registrering av arvoden till politikerna.
Syftet med intern kontroll av arvode är att kontrollera att förvaltningen följer de regler som är
beskrivna i Arvodesregler för förtroendevalda i Malmö stad. Reglerna beslutades av kommunfullmäktige
den 30 maj 2013, § 92, bihang 54.
Granskningen omfattade sammanträdesarvode, inläsningsarvode och förrättningsersättning. Vad
som menas med förrättning står beskrivet i § 6 i reglerna och där anges bland annat överläggning
med utomstående myndighet eller organisation, utförande av granskningsuppgifter inom ramen
för revisionsuppdrag, konferenser, kurser, informationsmöten eller liknande i kommunal angelägenhet. Förrättningsersättning betalas ut enligt samma regler som för deltagande i sammanträden.
Ersättningen förutsätter ett uppdrag eller beslut i nämnden.
Samtliga inlämnade närvarolistor för frånvarande arbetstid för förtroendevalda jämfördes med
arvodena som rapporterats in till HR-service. Kontrollen gällde perioden juli till och med december 2014 och berörde nämndssammanträden, arbetsutskott, myndighetsutskott, Pensionärsråd,
Grupp med ansvar för dialog mot klienter och brukare, samt ordförandens månadssammanställningar.
Granskningen av utbetalda arvoden visade på tre avvikelser. För sammanträde med nämndens
arbetsutskott den 13 augusti, 10 september och 8 oktober hade det felaktigt utgått sammanträdesarvode till ordförande och vice ordförande.
Rättelse av avvikelserna har anmälts till HR-service.
28(31)
143 av 202
6
Uppföljning av direkta åtgärder noterade i
riskanalys
Som förberedelse till Plan för intern kontroll 2014 gjordes riskanalyser på varje avdelning där risker
identifierades utifrån avdelningens viktigaste processer. För varje risk gjordes en bedömning av
risk- och sannolikhet enligt nedanstående matris.
Konsekvens
4 – Allvarlig
4
8
12
16
3 – Kännbar
3
6
9
12
2 – Lindrig
2
4
6
8
1 – Försumbar
1
2
3
4
Sannolikhet
1 – Osannolik
2 – Mindre sannolik
3 – Möjlig
4 – Sannolik
De två graderingarna multipliceras i matrisen, vilket ger ett värde 1–16. Om en risk exempelvis
både anses allvarlig och sannolik får den ett värde på 4*4=16. Riskvärdet fungerar som underlag
när det ska bedömas hur risken ska hanteras.
För de risker som fått värden mellan 9-12 tas alltså en kontrollpunkt fram som ingår i nämndens
plan för intern kontroll. Risker med ett värde under 9 accepteras. Risker som får ett mycket högt
värde (16) anses alltså vara så sannolika och allvarliga att en omedelbar åtgärd ska ske. Denna
åtgärd ska dokumenteras i riskanalysen. Ibland noterades även direkta åtgärder för risker med
lägre värde än 16 i riskanalysen.
I samband med uppföljningen av den interna kontrollen för 2014 följs också upp att dessa direkta
åtgärder, som noterats i riskanalyser, har utförts. Uppföljningen gäller både de direkta åtgärderna
för risker med 16 i bedömning och övriga direkta åtgärder som angetts i riskanalysen.
Lista på omedelbara åtgärder efter avdelning/arbetsutskott
Riskanalys utförd av
Risk
Direkt åtgärd
Utförd: Ja/ Nej/Pågående
Arbetsutskott
Risk att nämnden inte hinner ta
del av sammanställningen av
delegationsbeslut på nämnden
Ta fram ett nytt sätt att redovisa
delegerade beslut: exempelvis:
följa upp beslut som överklagats
och fått rätt i nästa instans
Ja
Arbetsutskott
Risk att de delegationsbeslut
som är utöver de vanliga inte
kommer nämnden tillkänna
Upprätta/revidera rutin för att
ärenden av principiell karaktär
tas upp
Ja
Arbetsutskott
Risk att information om större
händelser inte når nämnden vid
helger/helgdagar
Se till att Retrieverbevakningen
går till arbetsutskottets politiker
Ja
Arbetsutskott
Risk att information om större
Gå igenom rutin för information
Ja
29(31)
144 av 202
Risk
Direkt åtgärd
händelser inte når nämnden vid
helger/helgdagar
till förtroendevalda vid större
händelser
Arbetsutskott
Risk att nämndens politiker inte
vet vem de ska hänvisa till vid
större händelser, exempelvis för
nya företroendevalda
Dela ut kort med information om
vad man ska göra när media
ringer till nämnden
Ja
Vård och omsorg
Att biståndshandläggare inte
försäkrar sig om att den som
ansöker om bistånd eventuellt
har god man eller förvaltare
Ett tillägg i rutinen: ”RutinAnsökan, anmälan, annat sätt”
om hur dokumentation sker i
nuvarande verksamhetssystem
för att säkra processen
Ja
Vård och omsorg
Brist i informationsöverföring
mellan SVPL-handläggare och
ordinarie biståndshandläggare
Ordinarie biståndshandläggare
ska uppdatera sig i systemet
SVPL-IT. Informera biståndshandläggare vid arbetsplatsträff
Ja
Vård och omsorg
Att biståndshandläggare inte
signerar utredning/beslut så att
verksamheten kan läsa utredning i verksamhetssystemet
Övergripande superanvändare
av verksamhetssystemet informerar verksamheterna om
möjligheterna att kunna läsa
utredningarna i dokumentationssystemet
Ja
Vård och omsorg
Att start av korttidsinsatser i
verksamhetssystemet missköts
Övergripande superanvändare
av verksamhetssystemet informerar verksamheterna om vems
ansvar det är att starta korttidsinsatser
Ja
Vård och omsorg
Att rutinerna kring upprättande
av vårdplanerna i samband med
användningen av skyddsåtgärder inte följs
Revidering av rutin samt information om rutin till verksamheterna vid arbetsplatsträffar
Ja
Förvaltningens ledningsgrupp
Risk att inte ha råd att rekrytera
tillräckligt med medarbetare
Säkra upp underlag till dokument i budget- och uppföljningsprocess
Ja
Förvaltningens ledningsgrupp
Risk att inte ha råd att rekrytera
tillräckligt med medarbetare
Se över verksamheter och anpassa dem till de ekonomiska
förutsättningarna
Pågående
HR
Medarbetare har inte anställningsavtal med aktuella uppgifter. Uppgifterna i avtalen ligger
till grund för inom vilka ramar
AG kan agera
Upprätta rutin för när nya avtal
ska skrivas av chef/chefsstöd
Pågående
HR
Medarbetare har inte anställningsavtal med aktuella uppgifter. Uppgifterna i avtalen ligger
till grund för inom vilka ramar
AG kan agera
Upprättande av inbyggd kontroll
Nej
HR
Säkerställ att den Malmö stad
gemensamma rekryteringsprocessen följs. Viktigt att alla rekryteringar är fria från diskriminering
Fortbildning för chefer alternativt upprättande av ”lathund”
Ja
Kommunikation
Sen inkoppling i processen, som
kan leda till förtroendeförlust
Kontinuerlig utbildning
Pågående
Kommunikation
Bristande hantering av presskontakt
Pressutbildning
Ja
Kommunikation
Hanteringsfel i distributionsledet
Ha rätt rutiner inom förvaltningen och vara tydliga i beställningar
Ja
30(31)
145 av 202
Risk
Direkt åtgärd
Kommunikation
Att ett ärende inte kommer med
till nämndsprotokollet
Upprättande av ny rutin
Ja
Kommunikation
Tappad månad för beslut i
individärenden om de inte
kommer med från MU till nämnden direkt
Upprättande av ny rutin
Ja
Ekonomi
Dagkassor
Utbildning
Pågående
31(31)
146 av 202
Uppföljning Intern kontroll 2014
Stadsområdesnämnd Väster
Detta är stadsområdesnämndens tredje rapportering för året av
genomförda interna kontroller enligt antagen IK-plan för 2014.
Rapporteringen omfattar denna gång resultatet av kontrollerna
för alla de granskningsområden som anges i IK-planen, sammanlagt 19 stycken. 13 kontroller är inte tidigare rapporterade. De
resultat som tidigare rapporterats i samband med DR1 och DR2
återges här i ljusgrå skrift.
Stadsområdesnämnd Väster 147 av 202
Rapportering av genomförda kontroller enligt IK-plan 2014
Nr
i
Granskningsområde
Kontrollmoment och syfte
Granskningssätt
IKplan
Granskningsresultat
Resultat av kontrollen
Genomförda eller
planerade åtgärder

Rapporteras till
SONV
1 Arbetsmiljö Säkra att chefer fångar det förde‐
lade ansvaret och tillämpningen av arbetsmiljörutiner Cheferna har inter‐
vjuats med hjälp av ett semistrukturerat intervjuunderlag. Cheferna känner till rutinerna kring arbetsmiljöansvaret, samt checklistan för planering och upp‐
följning av Systematiskt Arbetsmil‐
jöarbete(SAM). Fördjupad rutin angående fördelning av arbets‐
miljö ansvar beslutades under våren och har därför ännu inte kunnat få fullt genomslag i prakti‐
ken. 2 Ledarskap Säkra nya chefers kunskap om alla delar i ansvar och befogen‐
heter. Under november har HR‐konsulter genomfört inter‐
vjuer, enligt gemen‐
samt frågeformulär, med 15 chefer an‐
ställda efter 130701. Alla nya chefer har erbjudits och deltagit i det av SoF Väster fram‐
tagna introduktionsprogrammet. Alla har fått en sammanhållen verksamhetsnära introduktion inom sina verksamhetsområden, men en chef har fått introduktion‐
en till delar. Hälften av cheferna har gått Malmö stads övergripande intro‐
duktion. Övriga har inte haft kun‐
skap om att den fanns. Den interna rutinen inom förvalt‐
ningen bedöms fungera väl. HR‐avdelningen kommer under 2015, genom dialog med av‐
delningschefer och enhetsche‐
fer att följa upp tilldelning av arbetsmiljöansvar till nya che‐
fer i verksamheten. Dessutom kommer i medarbetarsamtalen chef/chef att ha särskilt fokus på SAM (dec 14/jan15). december 2014 Information om Malmö stads övergripande introduktion kommer att läggas till som moment i den checklista för nya chefer som HR‐
avdelningen håller på att ta fram. december 2014 Vid upptäckt av avvikelser från rutinen, hanteras detta utan december 2014   3 Teamarbete inom VoO Säkra informationsöverföring Kontroll av före‐
komst av rutiner Det finns lokal rutin för överrap‐
portering som är välkänd av samt‐
148 av 202
Nr
i
Granskningsområde
Granskningssätt
IKplan

mellan avdelning bistånd och avdelning verksamhet; samord‐
ning av insatser för brukare. 4 Granskningsresultat
Genomförda eller
Lokala rutiner inom VoO Säkra tillgänglighet till och kän‐
nedom om lokala rutiner. avseende info‐
överföring och följ‐
samhet till dessa. Intervju av med‐
lemmar i SVPL1‐
teamet utifrån frå‐
geunderlag. 8 medarbetare inom 4 sektioner ordinärt boende, 4 medarbe‐
tare inom 2 SÄBO2 (4 avd.), 3 medarbe‐
tare inom hemsjuk‐
vård/rehab har in‐
tervjuats om känne‐
dom om innehåll i den lokala rutinen avseende basal hy‐
gien, när vårdtagare inte öppnar, över‐
raportering till ssk, tillkallande av ssk vid behov av medi‐
cinsk kompetens, skydd‐ och begräns‐
ningsåtgärder. liga i SVPL‐teamet. Rutinerna följs i stor omfattning, men vissa mindre avvikelser har upptäckts i sam‐
band med korttidsvistelser.  Alla intervjuade medarbetare kän‐
ner till och kan redogöra för inne‐
hållet i rutinerna.  Rapporteras till
SONV
fördröjning via tillsatt rutin‐
grupp som åtgärdar avvikelsen och föreslår rutinförändringar. Rutingruppen har ett uppdrag att påbörja förändring avse‐
ende rutinen vid placering för korttidsvistelse. Vid granskningen har upptäckts behov av ny egen rutin för sektionscheferna: att gå ige‐
nom rutinerna med nya med‐
arbetare, samt att vid åter‐
kommande tillfällen, t.ex. ar‐
betsplatsträffar, påminna om innehållet i lokala rutiner. december 2014 1
2
SVPL= Samordnad VårdPlanering SÄBO=Särskilt Boende 149 av 202
Nr
i
Granskningsområde
Granskningssätt
IKplan
5
Granskningsresultat
Genomförda eller

Dokumentation inom VoO Säkra kvaliteten i daganteckning‐
ar och genomförandeplaner en‐
ligt SoL inom ÄO. Dokumentation inom VoO Säkra kvaliteten i daganteckning‐
ar och genomförandeplaner en‐
ligt SoL inom ÄO. Rapporteras till
SONV
Urval; 75 journaler för brukare i ordi‐
närt boende. 16 enheter. Kontroll av kvalitet och kvantitet i an‐
teckningarna utifrån framtagen check‐
lista.
25 av 75 brukarjournaler upprätt‐
höll god kvalitet avseende dagan‐
teckningar. 4 av 57 genomförandeplaner höll god kvalitet. Övriga saknade en eller flera uppgifter. Urval; 75 journaler för brukare i SÄBO, 12 boenden. Kontroll av kvalitet och kvantitet i an‐
teckningarna utifrån framtagen check‐
lista.
45 av 75 daganteckningar upprätt‐
höll god kvalitet. Det fanns 70 upp‐
rättade genomförandeplaner, varav 43 hade godkänd kvalitet. I 23 journaler saknades information om aktuell kontaktman. 

Utbildning av samtliga medar‐
betare i nytt dokumentations‐
system fr.o.m. hösten 14. Sektionschefer ska: ‐ granska genomförandeplaner före signering ‐ ta upp vikten av dokumentat‐
ion på APT och i medarbetar‐
samtal ‐ se till att medarbetarna har tid för dokumentation ‐ att nyanställda och vikarier ska genomgå utbildning i dokumentation. Ny kontroll under 2015.
Utbildning av samtliga medar‐
betare i nytt dokumentations‐
system fr.o.m. hösten 14. Sektionschefer ska: ‐ granska genomförandeplaner före signering ‐ ta upp vikten av dokumentat‐
ion på APT och i medarbetar‐
samtal ‐ se till att medarbetarna har tid för dokumentation ‐ nyanställda och vikarier ska genomgå utbildning i doku‐
mentation. september 2014 december 2014 150 av 202
Nr
i
Granskningsområde
Granskningssätt
IKplan
Granskningsresultat
Genomförda eller

Rapporteras till
SONV
6
Utredning LSS‐ansökan Säkra skyndsam utredning och att handläggningstiderna inte över‐
skrider 4 månader. Totalundersökning. Genomgång av alla ansökningar utan beslut samt alla ej verkställda beslut. Handläggningstiderna överskrider inte 4 månader. Det finns inga ej verkställda beslut. Två personer som vill byta bostad har dock fått vänta längre än fyra månader. 7
Insatser arbetsterapeuter och sjukgymnaster Säkra att väntetider för insatser‐
na följer för Malmö stad upprät‐
tade ledtider. Totalundersökning. Genomgång av sta‐
tistik (antal dagar från inrapporterat ärende till insats‐
start).
Av totalt 4193 ärenden under första halvåret 2014 har i 127 fall inte in‐
satser kommit igång inom ledtid. Avvikelsen utgör 3 %, vilket bedöms acceptabelt utifrån den situation som rått inom verksamheten (omor‐
ganisation). Förbättring har skett andra kvartalet i förhållande till det första. 8
Säkerhetskulturen inom VoO Säkra kulturen kring brukarens säkerhet; avvikelsehantering.
Totalundersökning. Digital enkät ”säker‐
heten för vårdtaga‐
ren” har sänts till alla medarbetare på alla arbetsplatser inom VoO. Besvarats via länk på Komin. En biståndshandläggare har fått uppdrag att särskilt följa upp de personer som vill byta bostad. maj 2014 Den positiva utvecklingen kom‐
mer att följas upp genom mät‐
ning av ledtider två gånger om året. september 2014
För att bibehålla och utveckla en bra säkerhetskultur inom verk‐
samheten, kommer nya och be‐
fintliga medarbetare att ges ut‐
bildning / information även fort‐
sättningsvis. Enhetscheferna ska stödja sektionscheferna i infö‐
randet av kvalitets‐ och avvikel‐
seråd. Systematiskt arbete avs. uppföljning av avvikelser startas under hösten i samtliga lednings‐
grupper. september 2014
 
Enkäten besvarades av 297 medar‐
betare av 1100 möjliga (27 %). Medvetenheten om den egna ar‐
betsplatsens avvikelser kan utveck‐
las. Utifrån svaren görs totalbedömning‐
en att rutinerna för säkerhet och avvikelserapportering i stort funge‐
rar. 
151 av 202
Nr
i
Granskningsområde
Granskningssätt
IKplan
9
Granskningsresultat
Genomförda eller

Privata medel Säkra att privata medel inom ÄO hanteras enligt regler och riktlin‐
jer. Kontroll utförd en‐
ligt checklista på två boenden; privata medel för 15 bru‐
kare. Ekonomiavdelningen håller på att utbilda medarbetare på alla bo‐
enden i de rutiner som gäller. Dokumentationen håller på att gå över till att föras i kassaböcker istället för på lösblad. Plånböcker håller på att inhandlas. maj 2014 Konstaterade avvikelser hanteras i samarbete mellan ekonomiav‐
delningen och aktuella enhets‐ och sektionschefer. Utbildning har genomförts med all personal på boendena. Införande av strukturerad hand‐
ledning av erfaren personal på boendet. Nya kontroller kommer att ske Sammantagen bedömning: under 2015. Det är svårt att följa om uppföljning Alla handläggare har deltagit i en intern workshop kring mål i ge‐
av genomförandeplanerna har ge‐
nomförts och om planerna är indivi‐ nomförandeplanerna. duellt anpassade. Det saknas planer Fortsatt utvecklingsarbete kom‐
mer att bedrivas avseende att i ärenden om boendestöd. Av 20 granskade planer finns tydliga mål i vårdgivarna ska ta fram bra och 16, men i 4 är målen otydliga. individuella planer i alla ärenden. december 2014 Mindre avvikelser konstateras på de två boendena; otillräcklig doku‐
mentation och kvittohantering, ge‐
mensamma rutiner angående dokumentation har ännu inte in‐
förts, saknas plånbok.  Privata medel Säkra att privata medel inom ÄO hanteras enligt regler och riktlin‐
jer. Kontroll utförd en‐
ligt checklista. Kon‐
trollen har i förhål‐
lande till IK‐planen utökats med ytterli‐
gare ett boende, dvs. 3 boenden med sammanlagt 33 bru‐
kare. Rapporteras till
SONV
Boende 1: inga avvikelser  Boende 2: avvikelser  Boende 3: större avvikelser i form av differenser mellan kassabok och kontanter, inköp som inte kan här‐
ledas till brukares behov, saknade verifikationer. Avsaknad av struktu‐
rerat arbete enl. gällande rutiner. 

10
Genomförandeplaner inom IoF Säkra kvalitet i vården genom tydliga genomförandeplaner. Aktgranskning av 20 slumpmässigt ut‐
valda ärenden. Kon‐
troll av individuella planer för insatser för vuxna. maj 2014 
152 av 202
Nr
i
Granskningsområde
Granskningssätt
IKplan
11 Granskningsresultat
Genomförda eller

Utbildning familjehem IoF Säkra kvalitet i vården för famil‐
jehemsplacerade barn, och att förebygga avbrott i vården, ge‐
nom att familjehemsföräldrar genomgått adekvat utbildning. Inventering av samt‐
liga familjehem och genomgång av hur många som gått utbildningen (i före‐
kommande fall båda föräldrarna). Rapporteras till
SONV
49 familjehem var aktuella i novem‐
ber. 23 familjer har gått familje‐
hemsutbildningen. Inom 5 familjer har endast ena föräldern gått ut‐
bildning. För 5 familjer finns inga uppgifter om familjen gått utbild‐
ning eller inte. I 16 familjer har ing‐
en gått utbildningen. Skäl finns i vissa fall för varför föräld‐
rarna inte gått utbildning: Språkhin‐
der, arbetstider, arbete som familje‐
hemssekreterare. Rutiner införs för familjehems‐
sekreterarna, att krav ställs på de tilltänkta familjehemmen att de ska ha gått adekvat utbildning. Detta blir en del i metodiken i utredningarna inför godkän‐
nande av familjehemmen. december 2014 Familjehemssekreterarna ska inför utredning av tilltänkt famil‐
jehem, efterfråga om utredarna på barn‐ och familjeenheten har använt nätverksmöte som en del i utredningen kring barnet. december 2014 
12 Nätverksmöten Säkra att nätverksmöten genom‐
förs före placering i familjehem. Totalundersökning. Framtagning av sta‐
tistik över genom‐
förda nätverksmö‐
ten i alla under 2014 aktuella ärenden om familjehemsplace‐
ring.
21 barn har familjehemsplacerats fram till november månad. 9 stycken har gällt ensamkommande flyktingbarn, varför nätverksmöten inte varit tillämpligt. I 3 ärenden har det rört sig om omdedelbara om‐
händertaganden varför nätverksmö‐
ten inte varit aktuellt. Nätverksmöte avseende familje‐
hemsplacering har inte genomförts i resterande 9 ärenden. 
153 av 202
Nr
i
Granskningsområde
Granskningssätt
IKplan
13
14
Granskningsresultat
Genomförda eller

Trygghet och säkerhet ‐ fritids‐
verksamheten Säkra tryggheten för besökare och personal genom förekomst av och kännedom om innehåll i säkerhetsrutiner.
Trygghet och säkerhet ‐ kultur och medborgarmöten Säkra tryggheten genom före‐
komst av och kännedom om in‐
nehåll i säkerhetsrutiner. På alla mötesplatser för ungdomar samt inom förebyggande verksamhet. Inven‐
tering av dokumen‐
terade rutiner för att hantera Hot och våld, Skadegörelse o stöld samt brand‐
skydd. Intervju med medarbetare om kännedom om inne‐
hållet i rutinerna. Intervjuer, enligt gemensamt inter‐
vjuunderlag, med enhetschefen för verksamheten kul‐
tur‐ och med‐
borgarmöten samt med medarbetare på bibliotek/ info‐
center. Inventering av dokumenterade rutiner för att han‐
tera Hot och våld, Skadegörelse och stöld samt Brand‐
skydd. Det finns framtagna rutiner i verk‐
samheterna vilka uppdateras regel‐
bundet och är kända av personalen. Inga avvikelser.
Rapporteras till
SONV
-
september 2014
‐ december 2014 
Personalen känner väl till rutinerna som finns tillgängliga digitalt och/eller i pappersform. Arbetsmil‐
jöfrågorna är stående punkter på arbetsplatsträffarna. 
154 av 202
Nr
i
Granskningsområde
Granskningssätt
IKplan
15
16 Granskningsresultat
Genomförda eller

Trygghet och säkerhet ‐ Apo‐
teksgatan Säkra tryggheten genom före‐
komst av och kännedom om in‐
nehåll i säkerhetsrutiner. Semesteruttag Säkra att alla anställda tar ut minst 20 semesterdagar enligt semesterlag och AB3 § 27. Inventering av do‐
kumenterade ruti‐
ner för att hantera Hot och våld, Skade‐
görelse och stöld samt Brandskydd. Intervju med med‐
arbetare avseende kännedom om inne‐
hållet i rutinerna. Totalundersökning genom utdrag ur HR4‐systemet avse‐
ende semesteruttag. Rapporteras till
SONV
Det finns rutiner. Dessa kommunice‐
ras bland annat vid de regelbundna revideringarna och delas ut till alla nyanställda. Det saknas definierat ansvar för övningar avseende brand/utrymning. Larmen testas inte med regelbundenhet. Ansvar för brandövningar har beslutats tillhöra ekonomiavdel‐
ningen / lokalsamordnaren. Brand‐/utrymningsövning kom‐
mer att genomföras 1 ggr/år. Överfallslarm och tillhörande rutiner, kommer att testas varannan månad. september 2014
Information om kontrollens re‐
sultat har gått ut till alla chefer vilka även informerades om att en kommande kontroll i decem‐
ber förväntades visa bättre resul‐
tat. Den senare kontrollens resul‐
tat redovisas under 2015. december 2014 Ena enheten: två personer bör närvara vid avstämning av kassa och pengarna bör förvaras i vär‐
deskåp efter stängning istället för i kassapparaten. maj 2014 
Kontroll 30 september visade att 225 medarbetare ännu inte hade minst 20 semesterdagar utlagda i HR‐systemet. Erfarenheterna visar att många medarbetare lägger ut ansökan om semesterdagar under december månad inför julhelgen. 
17
Kontanthantering Säkra att rutiner för daglig kassa‐
redovisning och förvaring av kon‐
tanter finns och följs. Granskning av kon‐
tantförsäljning på en mötesplats och en fritidsgård. Kontroll enligt framtagen checklista. Hanteringen fungerar enligt fast‐
ställda rutiner på enheterna. På den ena enheten finns mindre förbätt‐
ringar att genomföra. 
3
4
AB= Allmänna Bestämmelser HR=Human Resource, dvs. personalsystemet. 155 av 202
Nr
i
Granskningsområde
Granskningssätt
IKplan
18
Granskningsresultat
Genomförda eller

Kontanthantering Säkra att rutiner för daglig kassa‐
redovisning och förvaring av kon‐
tanter finns och följs. Ipad/Iphone‐säkerhet Att säkra att känslig information inte kommer i orätta händer. Ipad/Iphone‐säkerhet Att säkra att känslig information inte kommer i orätta händer. Granskning av kon‐
tantförsäljning på ett bibliotek och en fritidsgård. Kontroll enligt framtagen checklista. Oanmäld kontroll på plats då Iphones och Ipads visas upp: kontroll av använd‐
ning av autolås och aktiverad lösenkod. Grupper: Förtroen‐
devalda och social‐
sekreterare inom IoF. Dessa gruppers chefer.
Oanmäld kontroll på plats då Iphones och Ipads visas upp: kontroll av använd‐
ning av autolås och aktiverad lösenkod. Grupper: socialsek‐
reterare och deras chefer inom IoF. Biståndshandläggare och sjuksköterskor inom VoO. Rapporteras till
SONV
Hanteringen fungerar i enlighet med Ena enheten: två personer bör närvara vid avstämning av kassa, riktlinjerna, med endast mindre förbättringar som kan göras. istället för en idag. Insättningar på konto kan ske oftare. december 2014 3 förtroendevalda hade inte lösen‐
kod. 7 av 17 kontrollerade enheter inom IoF saknade lösenkod. En lätthanterlig manual är under framtagande. Den kommer att informera om skyldigheten att ha lösenkod samt hur denna kopp‐
las på. Kommuniceras genom massutskick och på intranätet Komin. Förnyad kontroll kommer att genomföras.
september 2014
En lätthanterlig manual har pub‐
licerats på Komin.
december 2014 

På alla telefoner fanns autolås och säkerhetskoden aktiverad. Inga avvi‐
kelser. 
156 av 202
Nr
i
Granskningsområde
Granskningssätt
IKplan

5
SITHS ‐kort Säkra att känslig information inte kommer i orätta händer genom otillbörlig användning av dato‐
rer/register.
19
Granskningsresultat
Genomförda eller
SITHS‐kort Säkra att känslig information inte kommer i orätta händer genom otillbörlig användning av dato‐
rer/register. Rapporteras till
SONV
Oanmält. Besiktning av lokaler och da‐
torarbetsplatser för att kontrollera att inga SITHS‐kort lig‐
ger tillgängliga för obehöriga.
På 8 av 47 arbetsplatser inom hem‐
sjukvården, på 11 av 46 arbetsplat‐
ser inom REHAB och 5 av 34 arbets‐
platser för biståndshandläggare, låg SITHS‐korten framme utan att den anställde var på plats. Oanmält. Besiktning av lokaler och da‐
torarbetsplatser för att kontrollera att inga SITHS‐kort lig‐
ger tillgängliga för obehöriga. På ingen av de 47+48 arbetsplatser‐
na hittades några SITHS‐kort lig‐
gande framme. Inga avvikelser. Förnyad information kommer att ges till aktuella enheter. Förnyad kontroll kommer att genomföras. september 2014 Information om hantering av SITHS‐korten har getts till aktu‐
ella enheter. december 2014 

5
SITHS=System för identifiering/inloggning för sjukvårdspersonal. 157 av 202
Uppföljning av Intern kontrollplan 2014
Stadsområdesnämnd Innerstaden
Beslutsdatum:
Nämnd:
Förvaltning:
2015-02-25
Stadsområdesförvaltning Innerstaden
158 av 202
Malmö stad
Uppföljning av intern kontrollplan - 2014
2015-02-04
Förvaltningsspecifika kontrollmoment
Granskningsområde
Granskningssätt
(kontrollerad process/rutin/moment) (beskrivning av hur kontrollen genomförts)
Granskningsresultat
Återrapportring
(resultat av kontrollen, ev åtgärder)
(datum för rapport i
nämnden)
Avdelning vård och omsorg:
1)
Inköp av tekniska hjälpmedel
Kontroll att inköpta tekniska hjälpmedel har Under 2014 har sex anmälningar om negativa händelser
2015-02-25
hög medicinteknisk säkerhet.
och tillbud med medicintekniska produkter gjorts till
Läkemedelsverket. Fem av anmälningarna avser rollatorer
Enligt delegationsordningen så har enhets- och en avser rullstol.
chef på Hjälpmedelscentrum i sitt uppdrag
att rapportera negativa händelser och allvar- Rutinen bedöms fungera.
ligt tillbud med medicintekniska produkter
till Läkemedelsverket. Vid negativ händelse
eller tillbud med medicinteknisk produkt
rapporteras händelsen i Flexite av arbetsterapeut eller sjukgymnast i stadsområdena
och sen står enhetschef på Hjälpmedelscentrum för analys, utredning samt åtgärd.
2)
Personalomsättning och sjukfrånvaro
bland chefer inom avdelning för vård
och omsorg
Kontroll av personalomsättningen och
omfattningen av sjukfrånvaron gällande
chefer.
Genom statistik, avseende personalomsättning och sjukfrånvaro av chefer, granska
omfattningen för analys om detta påverkat
verksamheten. Resultatet av medarbetarenkät kan eventuellt också ligga till grund för
analys.
Framtagen statistik för perioden januari-april visar en
personalomsättning på 13 % och en sjukfrånvaro på 2,58
%. Tillsammans med resultatet från medarbetarenkäten,
som genomfördes i början av 2014, kommer statistiken
att analyseras under hösten för att kunna bedöma hur
verksamheten påverkas av sjukfrånvaron och personalomsättningen och om eventuella åtgärder behöver vidtas.
2014-09-24
Personalomsättningen för januari-september var 22,7 %
(6 nyanställda, 9 slutade) och sjukfrånvaron 3,79 %. Chefers sjukfrånvaro och personalomsättning följs och analyseras löpande av ledningen för att bedöma hur verksam-
2015-02-25
159 av 202
3 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
heten påverkas och om eventuella åtgärder behöver vidtas.
Åtgärder:
Under året har följande åtgärder genomförts eller påbörjats:
 HR-chefen har haft samtal med flertalet chefer under
året avs deras arbetsmiljö.
 Nytt stadsområdesövergripande introduktionsprogram
för chefer har tagits fram.
 Om sjukskrivning är arbetsrelaterad sätts åtgärder in
utifrån individuella behov.
 Strukturerade avgångsintervjuer genomförs av HRkonsult när chef slutar, som komplement till närmsta
chefens avgångssamtal.
 Avdelningschefen träffar alla nya chefer efter ca två
månaders anställning.
Utöver detta avser verksamheten att utreda stödfunktioner åt första linjens chefer och analysera resultatet av medarbetarenkäten i syfte att finna eventuella förbättringsåtgärder.
3)
Rutiner för läkemedelsöverlämning
Kontroll att gällande rutiner för läkemedels- Enligt intern kontrollplanen skulle granskning av avvikelser i Flexite, via stickprov ske. Eftersom det redan finns
överlämning efterlevs.
rutin för analys av avvikelser har någon särskild kontroll
inte gjorts.
2015-02-25
Rutinen för läkemedelsöverlämning bedöms som tydlig
och klar och samtliga medarbetare har deltagit vid utbildning i läkemedelshantering/rutin. Anledning till att avvi-
3 │ Stadsområdesnämnd Innerstaden │ Uppföljning av Intern kontrollplan 2014
160 av 202
4 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
kelser ändå sker från rutinen granskas redan idag dels av
respektive sektionschef och sjuksköterska men också på
ett övergripande plan i kvalitetstråd.
Åtgärder:
Fortsatt analys krävs för att identifiera varför avvikelser
sker från rutinen.
4)
Basala hygienrutiner
Kontroll att god handhygien efterlevs.
Kontroll av handhygienen hos 10 % av de
medarbetare som är i tjänst vid kontrolltillfället.
Vid granskning av de basala hygienrutinerna visade denna 2014-09-24
att personalen i huvudsak följer riktlinjerna. Tio procent
av medarbetarna inom ordinärt och särskilt boende samt
inom HSL har granskats. I de olika kategorierna som
desinfektion av händer, användning av handskar, korrekt
arbetsdräkt mm ligger andelen som följer riktlinjerna
mellan 70 % upp till 100 %. Den kategori som låg lägst
inom ordinärt boende var kategorin: fri från ringar, klocka
och armband. Här hade 70 % följt riktlinjerna, att jämföras med 82 % vid förra granskningen. Inom särskilt boende var det korrekt desinfektion av händerna före arbetet som låg lägst med 84 %, vilket var ungefär samma
resultat som vid förra granskningen. För HSL-personal
låg kategorin: korrekt desinfektion av händerna före arbetet lägst med 73 % som följt riktlinjerna. Vid förra
granskningen var resultatet 92 %. Genomgående visade
granskningen av hygienen inom HSL på något sämre
resultat än förra granskningen medan den för ordinärt och
särskilt boende totalt inte visar någon större förändring.
Genomförd granskning visar generellt på en god följsamhet hos medarbetarna enligt använd checklista för kontroll.
Hygienrutinerna kommer att diskuteras löpande på arbetsplatsträffar inom vård och omsorg samt även i det
161 av 202
5 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
dagliga arbetet. Utbildning i basal vårdhygien ingår numera i introduktion av nyanställda.
Kontroll av handhygien har genomförts en gång till under 2015-02-25
hösten. Inom Ordinärt boende har förbättring skett inom
alla kategorier förutom kategorin korrekt arbetsdräkt där
endast 67 % inom ORDBO1 hade korrekt klädsel. Inom
Särskilt boende visar kontrollen inte på någon större
förändring. Inom HSL har kategoring korrekt desinfektion av händerna före förbättrats till 83 %, men kategorin
fri från ringar, klockor och armband sjunkit till 67 %.
Totalt så görs bedömningen att rutinerna fungerar bra på
15 av sektionerna, fungerar i stort sett bra på 13 sektioner
samt att de fungerar mindre bra på 2 sektioner.
Åtgärder:
Hygienrutinen kommer även fortsättningsvis att diskuteras på arbetsplatsträffar och ingå vid introduktion av
nyanställda.
Avdelning Bistånd:
5)
Uppföljning av att alla brukare har
aktuellt biståndsbeslut
Kontroll att biståndsbeslut följs upp inom
tre månader.
Sammanlagt hittills under året har 10 stycken uppföljningar av nya biståndsärenden
genomförts inom Utredningssektion 1 och
95 stycken uppföljningar inom Utredningssektion 2. Samtliga nya ärenden har följts
upp.
Process ”SoL-handläggning" har prövats och utvärderats 2015-02-25
och visat sig fungera, men en viss osäkerhet i tillämpningen av uppföljningsblanketten har konstaterats.
Åtgärder:
En översyn av uppföljningsblanketten kommer att ske för
att säkerställa en likvärdig tillämpning.
162 av 202
6 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
6)
Obligatorisk introduktion vid nyanställning av sjuksköterskor inom sektionerna för nattsjuksköterskor och
BUMS
Kontroll att checklista används vid nyanställning av sjuksköterskor enligt rutin.
Genomgång av att checklista vid nyanställning använts vid alla nyanställningar av
sjuksköterskor, både tillsvidareanställda och
vikarier (>1månad) samt kontroll att genomgångna delmoment i introduktionen är
signerade.
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
Inom Sektionen för BUMS (Bemanning, Uthyrning,
Malmö sjuksköterskor) har checklistan använts vid fyra
tillfällen, två stycken tillsvidareanställning och två stycken
timanställningar och inom sektion för nattsjuksköterskor
har checklistan använts vid två anställningstillfällen. Inga
avvikelser då detta var samtliga anställningar under året.
2015-02-25
Rutinen reviderades under året och någon ytterligare
justering är inte aktuell. Rutinen fungerar. Checklistan är
ett levande dokument och kommer att revideras årligen
eller vid behov.
Avdelning för individoch familjeomsorg:
7)
Hantering av sekretessuppgifter
Kontroll att verksamheten har tydliga rutiner för hantering av sekretessuppgifter och
att dessa följs.
Genomgång av rutiner på arbetsplatsträffar.
Stickprov gällande hantering av sekretessmaterial på arbetsplatsen.
Genomförd granskning visade att verksamheten har ruti- 2014-09-24
ner för hantering av sekretessuppgifter. Dessa rutiner har
i huvudsak följts men avvikelser har kostatetas i en del
fall. T.ex. har sekretessuppgifter legat väl synliga och
obevakade på ett antal platser, såväl hos enskilda handläggare som i allmänna utrymmen vid kopiatorer. Sekretessmaterial som ska slängas ska tömmas i sekretesskärl alternativt strimlas dagligen, vilket inte fungerat fullt ut.
Åtgärder:
Ny genomgång av de skriftliga rutinerna ska göras under
hösten. Verksamheten ska även säkerställa att personal
skriver ut sekretessuppgifter via användarbox för att minimera risk att känsliga uppgifter ligger synliga och obevakade i allmänna utrymmen. Fortsatt stickprov löpande
under hösten med omedelbar återkoppling till närmaste
arbetsledare vid avvikelser.
163 av 202
7 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Genomgång av inrapporterade avvikelser
rörande brister i sekretess.
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
Åtta av 49 rapporterade avvikelser har koppling till hante- 2015-02-25
ring av sekretessuppgifter. Kontrollen visar att i samtliga
rapporterade fall har åtgärder vidtagits och dokumenterats. Under hösten har även kontrollerats att verksamhetens sekretessrutiner har gåtts igenom på arbetsplatsträffar.
Sju sektioner har haft genomgång under hösten, en sektion gick igenom rutinerna två gånger på våren.
Den övergripande bedömningen är att rutinen fungerar.
Verksamheten har under året lagt mycket fokus på att
stärka medvetenheten om sekretesslagstiftningen. Både
sekretessrutiner och information om dataintrång har setts
över och förbättrats under året. En svaghet har visat sig
vara introduktionen till nyanställda och vikarier, då dessa
inte alltid nås av genomgång på APT.
Åtgärder:
Sektionen som vid rapporteringstillfället inte gått igenom
sekretessrutinerna på APT under hösten gör det på nästa
inbokade APT.
Genomgång av verksamhetens sekretessrutiner inkluderas
i introduktionen av nyanställda. Detta kommer att följas
upp inom ramen för Intern kontroll år 2015 genom intervjuer med slumpvis urval av nyanställda.
8)
Säkerhet
Kontroll att verksamheten har tydliga säker- Genomförd granskning visade att tydliga säkerhetsrutiner 2014-09-24
hetsrutiner och att dessa följs.
finns och att dessa följts. Två tillbudsrapporter finns för
perioden som båda gäller hot. Ingen av fallen kan härledas
Genomgång av rutiner på arbetsplatsträffar. till någon form av säkerhetsbrist.
Genomgång av rapporterade fall.
164 av 202
8 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Under hösten har en enkätundersökning
genomförts. Under två veckor i november
gick individoch familjeomsorgen ut med
en enkät till alla anställda inom avdelningen.
Enkäten bestod av frågor kring säkerhetsrutiner, brandskyddsrutiner, klientbesök och
larm samt rutiner vid hembesök. Frågeställningarna var likadana som föregående år.
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
Rutinen fungerar till stor del, men det finns utrymme för
förbättringar. Den övergripande bedömningen är att
verksamheten har gemensamma säkerhetsrutiner som
implementerats väl. Enkätresultatet visar på förbättringar
inom flera områden jämfört med 2013.
2015-02-25
Dock förekommer fortsatt osäkerhet hos medarbetarna
kring det praktiska användandet av larmen och hur man
ska agera när utrymningslarmet går. Det framgår också att
hembesöksrutinerna inte följs fullt ut.
Under hösten har även kontrollerats att verksamhetens
säkerhetsrutiner har gåtts igenom på arbetsplatsträffar.
Samtliga sektioner har haft genomgång under hösten
2014.
Åtgärder:
- Genomföra praktiska övningar för att träna på användandet av larm samt agerandet vid hotfulla situationer.
Ansvar: samtliga chefer.
- Genomföra utrymningsövning. Ansvar: avdelningschef.
- Fortsätta ha regelbundna genomgångar av säkerhetsrutiner med särskilt fokus på de tveksamheter som framkommit i enkätresultatet. Ansvar: samtliga chefer.
9)
Ärendehandläggning, myndighetsutövning
Kontroll att lagar, riktlinjer, processer och
rutiner följs i ärendedokumentation på vuxenenheten, barn- och familjeenheten och
enheten för ekonomiskt bistånd.
Granskningen visar att det finns brister i dokumentationen på samtliga tre enheter. Rutinerna har inte fungerat till
fullo, främst på grund av hög arbetsbelastning under
hösten 2014.
2015-02-25
165 av 202
9 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Aktgranskning har genomförts av planeringssekreterare i 20 slumpvis utvalda ärenden på de tre enheterna. Sammanlagt 60
ärenden har granskats.
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
Åtgärder:
Enheten för ekonomiskt bistånd
- Genomgång av hur man dokumenterar i procapita
- Löpande följa antalet upprättade genomförandeplaner
och besöksfrekvens
Enheten för barn och familj
- Diskussion om resultat och åtgärda brister i dokumentationen (genomgång hur man dokumenterar hölls
av stadsjurist för öppenvården hösten 2014)
- I familjehemsgruppen förstärka arbetsgruppen med en
personal då skäl till bristerna främst kopplas samman till
arbetsbelastningen.
- I utredningsgruppen arbeta fram en uppföljningsprocess för barn placerade i hvb-hem.
Enheten för vuxna
- Ta fram en uppföljningsprocess för boendeärenden
under våren 2015. Vara klar till maj.
- 1:e socialsekreterare alt sektionschef följa upp löpande
att vårdplan upprättas inom angiven tid.
166 av 202
10 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
10)
Dataintrång
Genomförd granskning visade på två avvikelser totalt för
samtliga enheter inom Individ- och familjeomsorg. Två
handläggare har obehörigen varit inne och läst journalanteckningar i andra ärenden än sina egna. Sektionschef har
haft samtal med berörda. På APT under våren har genomgång ägt rum kring dataintrång och dess konsekvenser. Verksamheten kommer att fortsätta göra loggningskontroll med täta intervaller.
2014-09-24
Kontroll att anställda/praktikanter inte
obehörigen tar del av känsliga uppgifter i
Procapita. Kontroll av inloggning i Procapita.
Kontroll har genomförts även under hösten. Inga avvikel- 2015-02-25
ser har konstaterats.
Med anledning av tidigare avvikelser inom Enheten för
ekonomiskt bistånd och Enheten för vuxna har verksamheten arbetat aktivt med frågan om dataintrång. På ett av
vårens APT hölls en genomgång om dataintrång och då
tydliggjordes eventuella konsekvenser om detta skulle äga
rum. Även semestervikarier har fått motsvarande genomgång.
Mot den bakgrunden, och det faktum att inga avvikelser
konstaterats under höstens kontroll, får rutinen anses
fungera.
167 av 202
11 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
Områdesutveckling:
11)
Rutiner vid brand
Kontroll att rutiner för brandskydd finns, att
de är kända av medarbetarna och att de
efterlevs. På arbetsplatsträffar ska chef och
medarbetare, en gång i halvåret, tillsammans
gå igenom och diskutera befintliga rutiner så
att dessa är kända och att alla vet hur man
agerar i en nödsituation. Kontroll sker i
form av granskning av APT-protokoll och
intervjuer med chefer. Vid eventuella tillbud
sker granskning av om rutinerna har följts.
Staben/Ekonomi:
12)
Leverantörsfakturor
Resultatet av granskningen visar inte på några brister och 2014-09-24
några tillbud har inte inträffat under den gångna perioden.
2015-02-25
Rutinen har kontrollerats en gång till under hösten.
Brandskyddsrutiner finns på samtliga verksamheter och
bedöms fungera bra. Inga avvikelser har rapporterats
under perioden. Emellertid finns en nyanställd som uppger att det inte har full kunskap om brandskyddsrutinerna.
Åtgärder:
Respektive verksamhetschef ansvarar för att säkerställa att
det på samtliga verksamheter finns rutin för att informera
nyanställda/timvikarier/andra berörda aktörer om brandskyddsrutinerna. Ska göras vintern 2014.
Kontroll av förekomst av försenade betalningar avseende leverantörsfakturor.
Vid den genomförda granskningen under en kontroll2014-09-24
vecka i april fanns totalt 121 förfallna leverantörsfakturor,
exklusive kreditfakturor och utbetalning avseende handKontroll i vilken utsträckning applikationsfel kassor (totalt 25 fakturor). Vid förfrågan till ansvariga
är orsak till att fakturor inte betalas i tid.
chefer visade detta att 31 % av fakturorna var under utredning, 24 % hade kommit in sent i ekonomisystemet
Under en vecka, två gånger per år, följa
med förkortad handläggningstid, 20 % förklarades av
samtliga fakturor som har förfallit till betal- tillfälliga organisationsproblem som sjukdom, upplärning
ning och kontrollera orsaken till försening- av nyanställd mm och 14 % av kunskapsbrist. Endast 3 %
en.
anger brister i Raindance som orsak.
Åtgärder:
Verksamheterna kommer att erbjudas två utbildningstillfällen per år i kontering och attestering samt e-handel
utöver den genomgång som alltid ges nya Raindancean-
168 av 202
12 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
vändare. Ekonomiavdelningen kommer efter sommaren
att undersöka varför fakturor kommer in sent i systemet
samt varför många fakturor är under utredning. Rutin
kommer att tas fram som bl.a. innebär regelbunden påminnelse om fakturor som är på väg att förfalla.
Under kontrollveckan i oktober fanns 43 obetalda leve2015-02-25
rantörsfakturor. Det var endast sex av dessa fakturor som
inte var under utredning eller haft kort handläggningstid i
Raindance och som inte har betalats i tid. Orsaken till att
de inte betalats i tid uppges vara att man missat det
(mänskliga misstag, 3 st), kunskapsbrist (2 st) resp tillfälligt organisationsproblem (1 st).
Brister i Raindance har inte någon framfört som problem
den här gången. Antal fakturor under utredning och med
kort handläggningstid har också minskat.
Sedan förra kontrollen har ekonomiavdelningen infört
rutin för att regelbundet påminna om att attestanter har
fakturor som är på väg att förfalla. Vi har också genomfört ett utbildningstillfälle i hur fakturor konteras och
attesteras. Resultatet av kontrollen tyder på att åtgärderna
har fungerat.
169 av 202
13 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
13)
Stöldbegärliga inventarier
Kontroll att verksamheten har en uppdaterad förteckning över stöldbegärliga inventarier. Kontroll att samtliga verksamheter har
inventarieförteckning samt besök på ett par
objekt inom förvaltningen för kontroll att
inventarierna finns på plats enligt inventarieförteckningen.
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
Samtliga budgetansvariga chefer ombads under första
2014-09-24
kvartalet att skicka in en uppdaterad inventarieförteckning
till ekonomiavdelningen. Vid tiden för granskning av
kontrollmomentet saknades fortfarande inventarieförteckning från några områden.
Kontroll att inventarierna fanns på plats enligt inventarieförteckningen har genomförts på tre arbetsplatser. I samband med dessa kontroller har inventarieförteckningarna
kompletterats med ytterligare inventarier som fanns på
arbetsplatsen vid kontrolltillfället men inte på listan.
Åtgärder:
Under hösten kommer ekonomiavdelningen att begära in
resterande inventarieförteckningar som fortfarande saknas. I samband med bokslut 2014 kommer verksamheterna ånyo att få skicka in en uppdaterad inventarieförteckning till ekonomiavdelningen, som kommer att
kvalitetssäkra dessa.
170 av 202
14 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
14)
Privata medel
Vid genomförd granskning på fyra boenden visade detta
inte på några allvarliga brister. På två av boendena saknades dock underskrift av kontaktperson, god man och
sektionschef av ”Avtal privata medel”, vilket ska finnas
enligt gällande riktlinjer. Dessa riktlinjer har uppdaterats
under våren till följd av omorganisation 1 juli 2013. Utöver ovan nämnda saknades bl.a. vissa underskrifter i bokföringen på två boenden.
2014-09-24
Kontroll att riktlinjer för hantering av brukarnas privata medel inom vård och omsorg
följs. Besök på ett par särskilda boenden för
kontroll att brukarnas privata medel hanteras enligt riktlinjerna.
Åtgärder:
Ekonomiavdelningen kommer att under hösten föllja upp
de framkomna bristerna och enhetscheferna inom vård
och omsorg ska informera om de nya rutinerna.
Under hösten har kontroll genonförts på ytterligare tre 2015-02-25
boenden. Inga allvarliga avvikelser har noterats.
Staben/HR:
Kontroll att medarabetarnas egenregistre15)
Beslutsattest i personalsystemet Perso- ring i PersonecP gällande ledighet, sjukfrånvaro mm beslutsattesteras i rätt tid. Ta fram
necP
rapport ur PersonecP för kontroll av antalet
oattesterade poster/registeringar.
Granskningen visade att rutinen i huvudsak fungerar. Av 2014-09-24
de ca 540 poster som granskades vid det aktuella datumet,
där medarbetare registrerat sin frånvaro i HR-systemet,
var 6 % av dessa ännu inte beviljade av ansvarig chef.
Berörda chefer har blivit informerade av HR-avdelningen
om vikten av att bevilja frånvaro i HR-systemet i tid.
171 av 202
15 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
2015-02-25
Kontroll att verksamheterna gör uppföljning Avvikelser kan konstateras. Verksamheterna har inte
16)
Uppföljning av verksamheternas hand- i enlighet med vad som står beskrivet i reupprättat riksbedömningar/handlingsplaner för det löspektive handlingsplan.
lingsplaner för arbetsmiljöarbetet
pande systematiska arbetsmiljöarbetet. Dock har i stort
sett alla verksamheter upprättat riskbedömningAlla verksamheters handlingsplaner och
ar/handlingsplaner utifrån den ekonomiska åtgärdsplanen
riskbedömningar har granskats.
och medarbetarenkäten som beslutats i samverkansgrupp
på Förvaltningsnivå. Utifrån samverkansprotokollen kan
konstateras att bara någon enstaka verksamhet har berört
ämnet.
Åtgärder:
Upprätta en rutin där det framgår hur verksamheterna ska
gå tillväga vid upprättande av riskbedömningar/handlingsplaner samt uppföljning av dessa inom det
systematiska arbetsmiljöarbetet.
Kontroll att rutiner för introdukton inom
17)
Introduktion och information till nyan- respektive verksamheter finns och att dessa
följs, avseende arbetsmiljörisker för alla
ställda om arbetsmiljörisker
nyanställda samt anställda som varit lediga
en längre tid.
Alla tillsvidare- och tidsbegränsade nyanställda under perioden januari-maj (38 personer) har fått en enkät.
Gällande introduktionen för nyanställda kan väldigt få
2015-02-25
avvikelser konstateras. Däremot kan avvikelser konstateras gällande om de nyanställda under introduktionen även
får information om arbetsmiljörisker. 42 % uppger att de
inte har fått sådan information och 5 % uppger att de inte
kan svara på om de fått sådan information.
Rutinen för att nyanställda får introduktion är etablerad
och följs. Däremot har introduktionens fokus på arbetsmiljörisker brister och kräver åtgärd.
Åtgärder:
Upprätta ny introduktionsrutin som inkluderar arbetsmiljörisker, informera chefer om att arbetsmiljörisker ska
ingå vid introduktion av nyanställda samt att uppdatera
rutinen på Komin.
172 av 202
16 (16)
Granskningsområde
Granskningssätt
Granskningsresultat
Återrapportring
nämnden)
Staben/Kommunikation:
18)
Intern och extern kommunikation
Kontrollera att det material som förvaltningen publicerar inte innehåller något
kränkande budskap. Under våren genomfördes en normkritisk granskning av all
publicering internt och externt i förhållande
till de sju diskrimineringsgrunderna.
En normkritisk granskning har genomförts utifrån publi- 2014-09-24
cerat material under april-maj. Vid granskning framkom
inget innehåll med kränkande budskap. Detta var första
gången som denna typ av granskning genomförts i förvaltningen. Stadsområdesförvaltningen ska medverka i det
arbete som kommer att bedrivas framöver med stöd från
stadskontoret utifrån de beslutade dokumenten ”Strategisk utvecklingsplan för arbetet med diskriminering i
Malmö stad” och Diskrimineringens betydelse för hälsan”.
19)
IT-kommunikation
Kontroll av frekvensen avseende avbrott
och bristande funktion i förvaltningens ITkommunikation och system.
Möjligheten att få fram avbrottsstatistik var begränsad,
därför kan inte något resultat av kontrollen redovisas.
2015-02-25
Malmö stads IT-service är medvetna om systemavbrotten
och arbetar aktivt med att motverka dem, så fort de sker.
173 av 202
1 Uppföljning av Intern kontroll 2014
Kontrollmål
Sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning
Uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning.
Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna för att medarbetare har
registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplats följs.
Uppföljning
En plan för stickprovskontroller enligt nedanstående tabell har tagits fram i början på
2014. Stickproven är indelade i fyra perioder och omfattar samtliga skolor/enheter.
Antalet stickprov per enhet (i parentes) avspeglar enhetens storlek.
Antal stickprov för respektive period är begränsat till 20. Begränsningen är kopplad till
HR-service som för varje stickprov måste kontrollera attesteringen i HRutan.
1/1–31/3
1/4–30/6
1/7–30/10
1/10–31/12
5 AFG
10 VH
5 SP
7 UH
10 KMS
7 PAG
10 MB
9 ML
5 UH/BYGG
3 BVG
5 KANSLIET 4 VLC
Alla stickprovskontroller genomfördes enligt planen.
Metoden som användes var att jämföra skolans noteringar om inrapporterad
sjukfrånvaro eller tillfällig föräldrapenning med den registrering som finns i HRutan samt
vem som har attesterat frånvaron i HRutan.
Stickprovskontroller för perioden 1 jan – 31 mars genomfördes enligt planen. Av totalt
20 stickprov tagna under denna period noterades tre avvikelser (15%) motsvarande sex
oregistrerade frånvarodagar. Därutöver finns det två avvikelser i tidsnoteringar som inte
innebär förlust för arbetsgivaren, men som kan uppfattas som en signal om att enhetens
interna kontroll inte är fullt tillförlitlig.
Stickprovskontroller för perioden 1 april – 30 september genomfördes enligt planen. Av
totalt 40 stickprov under denna period noterades ingen avvikelse.
Stickprovskontroller för perioden 1 oktober – 31 december genomfördes enligt planen.
Av totalt 20 stickprov noterades en avvikelse (5%) motsvarande en oregistrerad
frånvarodag. Därutöver finns det tre avvikelser i tidsnoteringar som inte innebär förlust
för arbetsgivaren, men som kan uppfattas som en signal om att enheternas interna
kontroller inte är fullt tillförlitliga.
174 av 202
2 I övrigt visar stickprovskontrollen att all frånvaro registrerad i HRutan är korrekt ifylld
och attesterad av chef.
De enheter som där avvikelser konstaterats har fått rätta upp felaktigheterna i
registreringen och uppmanats att förbättra sina kontrollrutiner vid registrering av
frånvaron.
Kompetensregistrering (nytt)
Kontroll av rutiner för registrering och uppdatering av kompetens i HRutan följs.
Kraven på lärarlegitimation gör det mycket viktigt att alla lärare registrerar sin kompetens
i HRutan. Dessutom får rektor en bra överblick över arbetsplatsens samlade kompetens
och hur den används, vilket är viktigt vid planering av bemanningen.
Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna följs.
Uppföljning
Registrera
Förvaltningen har ett fortsatt arbete att utföra för att få alla medarbetare som ska lägga in
och uppdatera sin kompetens att göra så. Detta beror bl.a. på att systemet inte stödjer en
enkel hantering, att beslut om legitimation har lång handläggningstid samt på att enskilda
medarbetare inte prioriterar detta.
Verifiera
På de enheter som har ”Kompetenser att verifiera” är det ofta så att rektor har verifierat
så långt det är möjligt. När inte verifiering bedöms möjlig att göra beror det på samma
skäl som ovan.
Åtgärder
Under året har förvaltningen informerat och tydliggjort rutinen via
ledningsorganisationen, Komin och Edico. Förvaltningen gjorde under våren en
uppföljning på individnivå vilket ledde till att många medarbetare som inte hade lagt in
sin kompetens gjorde så samt att chefer verifierade densamma.
Förvaltningen ser fortfarande brister i samband med nyanställningar. Förvaltningen
kommer tydliggöra att uppföljningsrutin måste finnas i varje verksamhet - av att
medarbetare ska lägga in sin kompetens senast 1 månad efter att anställning påbörjats.
Förvaltningen kommer också i den nya strukturen för medarbetarsamtal tillse att rutin
finns för att i medarbetarsamtalet följa upp varje medarbetares kompetens, för att på
detta vis säkra att den är inlagd och uppdaterad.
175 av 202
3 Utbytesplan avseende datorer
Kontroll av att respektive verksamhetsområde följer upprättad utbytesplan.
Under de senaste åren har det genomförts en betydande IT-satsning avseende datorer.
Under 2014 kommer en översyn att göras av rutiner kring inköp av datorer.
Uppföljning
Utbytesplanerna följs.
Redovisning av förskott och utlägg
Förskott beviljas vid särskilda händelser när betalning av planerad aktivitet måste ske
med kontanta medel. Det används när kontantbehovet bedöms vara kortvarigt eller när
behovet är av mindre omfattning. Rutiner för redovisning av förskott och utlägg följs.
Uppföljning
Av 36 st granskade förskott var 8 st ej korrekta. Efter granskning har berörda parter
informerats samt rättelser vidtagits.
Representation (nytt)
Kontroll av att reglerna för representation följs. Efterlevnad av gällande lagstiftning,
skatteverkets regler och beslutade policydokument.
Uppföljning
Av totalt antal granskade scannade betalda leverantörsfakturor 2 358 st var 275 st ej
korrekt ifyllda. Exempel på fel är felaktig kontering, fel moms, deltagarförteckning
saknas. Efter granskning har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits.
Inköp via handkassor
För att samordna rutinerna kring inköp via handkassor har Malmö stad tagit fram nytt
dokument (lathund) för handkassor som behandlar typ av inköp, som gäller från 1
januari 2013. Detta kommer att vara ett komplement till redan befintliga
processbeskrivningar för handkassor som finns på respektive förvaltning. Uppföljning av
att handkassorna används i enlighet med Malmö stads nya lathund.
Uppföljning
10 st handkassor har granskats, varav 5 st innehöll fel. Exempel på fel är felaktigt konto,
fel summerat, överföringsfel. Efter granskningen har berörda parter informerats samt
rättelser vidtagits.
Elevskyddsombud
Uppföljning av skolornas elevskyddsombud.
176 av 202
4 Elevskyddsombuden är representanter för elever och ska tillsammans med andra på
skolan arbeta för att bättre arbetsmiljö ur ett elevperspektiv. Elevskyddsombuden väljs av
eleverna för att på bästa sätt representera dem i skolans arbete för att förbättra
arbetsmiljön.
Uppföljning
Uppgifter om elevskyddsombud genomfördes av förvaltningen i december-14 – januari15. Skolorna skulle redovisa sina elevskyddsombud med namn, program, årskurs,
ansvarig rektor samt uppgifter om de genomgått arbetsmiljöutbildning.
Följande uppgifter rapporterades in från skolorna i sammanfattning:
• Agnesfrids gymnasium: Skolan har totalt 19 elevskyddsombud, fördelade på program:
FT, YFT, GySär FP. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 – 3. Elva har genomgått
arbetsmiljöutbildning.
• Bellevue gymnasium: Skolan har inget utsett skyddsombud.
• Malmö Borgarskola: Skolan har totalt 7 elevskyddsombud.
• Malmö latinskola: Skolan har totalt 40 elevskyddsombud, fördelade på program:
ESMU, ESMUEST/DAN ESEST, ESTEA, ESESTBF, HU, NA, SASA, SAMED.
Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 – 3. Elevskyddsombuden deltar i arbetsmiljörond.
28 av skyddsombuden har genomgått arbetsmiljöutbildning.
• Pauliskolan: Skolan har totalt 6 elevskyddsombud, fördelade på program: NA, TE BG,
SA. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 – 3.
• S:t Petri skola: Skolan har totalt 28 elevskyddsombud, fördelade på program: NA, SA,
SPR. Elevskyddsombuden deltar i regelbundna möten med skolledning, skolsköterska
och skolmåltider.
• Värnhemsskolan: Skolan har totalt 38 elevskyddsombud, fördelade på program: GYS,
IMIND, RL, HV, NB, SPR, HT, HA, SPRF, YMAI, BF. Elevskyddsombuden finns i
årskurs 1. Elevskyddsombuden medverkar i skyddsronder och har regelbundna möten
med sina rektorer.
• Komvux Malmö Södervärn: Skolan har ett skyddsombud.
Ej rapporterat: Universitetsholmens gymnasium, Byggymnasiet och Malmö
Idrottsgymnasium.
Arbetsmiljöutbildning för nya elevskyddsombud är inplanerad under vårterminen 2015.
Tilläggsbelopp
För en elev som har ett omfattande behov av särskilt stöd kan skolan utöver
grundbeloppet ansöka om ett tilläggsbelopp.
177 av 202
5 Tilläggsbeloppet ska endast avse ersättning för extraordinära stödåtgärder som inte har
koppling till den vanliga undervisningen. Uppföljning av att beviljade tilläggsbelopp
används enligt ansökan.
Uppföljning
Uppföljning av beslut
Beviljat tilläggsbelopp följs alltid upp i samband med fortsatt ansökan. Skolan ska i
utvärderingen beskriva av hur beviljade medel har använts och vilka resultat detta lett till.
Detta ligger sedan som underlag för nytt beslut.
Uppföljning görs även varje månad av att de elever där tilläggsbelopp beviljats går kvar
på sin utbildning. För fristående skolor betalas del av belopp ut per den 15 varje månad
då elev är inskriven. För kommunal skola kan justeringar i intern resursfördelning göras
om elev slutar.
Kommentar: Under våren 2015 kommer kompletterande utvärderingar att göras genom
besök på utvalda skolor. Om inte de medel som beviljats används för aktuell elev
kommer fortsatt utbetalning att stoppas och i yttersta fall återkrävs utbetalade medel. Det
är rimligt att hinna besöka varje skola inom Malmö en gång per läsår. Skolor utanför
Malmö bör besökas om det finns flera elever med tilläggsbelopp eller om behoven är
stadigvarande.
Beviljade medel
Under 2014 har 503 ansökningar inkommit varav 320 gällande pojkar och 183 gällande
flickor. 371 ansökningar har beviljats varav 236 för pojkar och 135 för flickor. Den
procentuella andelen beviljanden är proportionella mot andelen ansökningar för pojkar
och flickor (64% respektive 36%). Även beviljat tilläggsbelopp per månad följer samma
procentuella fördelning.
Utbetalning görs för 4 månader under höstterminen och 5 månader under vårterminen.
Snittutbetalning per månad är för 2014 är ca 2,7 miljoner kronor.
Utvecklingsbehov för uppföljning av beviljat tilläggsbelopp
• Uppföljning av varför den procentuella delen ansökningar är så mycket högre för
pojkar än flickor.
• Redovisning av beviljade medel kan bli mer specifika kring ekonomi, d.v.s. hur medel
används och vem/vilka som utgör stöd för eleven där medel sökts för
personalförstärkning. Vilka strukturella förändringar skulle kunna göras inom varje skola
för att minska behovet att tilläggsbelopp.
• Elevhälsans roll i utredningar av tilläggsbelopp behöver omarbetas när elevhälsan
utformats i ny organisation
178 av 202
6 • I ett längre perspektiv kunde även en enkät göras till de elever som ska omfattas av
stödet för att undersöka om de finner att de fått de stöd de behöver. Denna del behöver
dock tänkas igenom noga då många elever har en funktionsnedsättning som grund för
stödet.
Säkerställa inventarieförteckningen i samband med flyttningar
Under år 2013 genomfördes ett flertal flyttningar, vilket innebar att inventarier kommer
att flyttas och vissa fall utrangeras. Det är viktigt att inventarieförteckningen uppdateras
med anledning av dessa förändringar.
Uppföljning
Registrering av nyanskaffad inredning under 2014 till våra enheter är säkerställd i vårt
inventeringssystem Nilex.
Inventering av befintlig inredning är också utförd och registrerad.
Likabehandling
Alla skolor måste ha ett målinriktat arbete för att aktivt främja elevers lika rättigheter och
möjligheter. Skolorna måste också arbeta förebyggande dels mot kränkande behandling,
dels mot diskriminering och trakasserier som har samband med kön, etnisk tillhörighet,
religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning.
Uppföljning av att Likabehandlingsplaner finns samt att dessa uppfyller de lagstadgade
kraven.
Uppföljning
Samtliga skolor har likabehandlingsplaner. Skolorna har tillgång till en mall som följer
den plan som tidigare upprättades av Heleneholms gymnasium, vilken fick godkännande
av diskrimineringsombudsmannen. Under våren har Malmö mot diskriminering och
Unga mot rasism slumpmässigt valt ut 21 likabehandlingsplaner från grund- och
gymnasieskolan. Dessa har granskats utifrån lagens krav och en rapport blev klar i juli.
Vårt Likabehandlingsnätverk fick en genomgång av denna rapport den 17 september av
en jurist från Malmö mot diskriminering. Då gjordes tydligt vad skolorna har att förhålla
sig till för att fullt ut följa lagen. Skolorna har därefter utformat sina
likabehandlingsplaner. Dessa är klara bortsett från Bellevue gymnasium där några av
medarbetarna och rektor går en utbildning anordnad av Skolverket som heter
Likabehandling i teori och praktik, 7,5 p. De reviderar sin plan i takt med sin utbildning
och en ny plan bedöms vara utarbetad i slutet på januari månad 2015.
179 av 202
7 Klagomålshantering (nytt)
Kontroll av klagomålshanteringen är funktionell och uppfyller gällande krav.
Alla som driver en skola ska ha rutiner för att ta emot klagomål från elever, föräldrar och
andra. Syftet är att den som driver verksamheten, huvudmannen, ska få reda på
eventuella brister och kunna rätta till dem snabbt.
Uppföljning
När ett klagomål kommer till nämnden/förvaltningen ansvarar förvaltningen för att en
utredning genomförs. Detta hanteras enligt fastställda rutiner som finns publicerade på
KomIn. I anvisningarna finns policy, hänvisning till aktuellt lagrum, handläggningsrutin,
förslag till ärendegång samt en rollbeskrivning för samtliga parter som hanterar klagomål
i någon del.
Rapportering till nämnden sker tre gånger per år där aktuella ärenden redovisas. Ärenden
som avslutas återkommer inte i rapporteringen medan pågående ärenden kan rapporteras
vid flera nämndsmöten om ärendet drar ut på tiden genom till exempel överklaganden till
rättsinstanser.
Under läsåret 2013-2014 har fram till och med mars månad 75 klagomålsärenden
rapporterats till nämnden. Under perioden april-november 2014 har 20 ärenden
rapporterats. En påtaglig minskning av klagomålsärendena har skett under höstterminen.
Frånvaro (nytt)
Enligt Skolverkets allmänna råd ska rektor se till att det finns rutiner för rapportering av
ogiltig frånvaro till vårdnadshavaren som säkerställer att informationen når
vårdnadshavaren samma dag samt se till att orsaker till frånvaro utreds skyndsamt.
Kontroll av att rutiner för rapportering av närvaro följs så att eventuell frånvaro
rapporteras och utreds.
Uppföljning
När Dexter närvaro/frånvaro infördes hösten 2013 togs policy fram för rapportering i
systemet.



Undervisande lärare/vikarie ska registrera närvaro/frånvaro samma dag som
lektonen äger rum. Det går dock att registrera/justera även dagen efter
lektionstillfället.
Mentor har rättigheter i Dexter att för sina mentorselever justera registrering upp
till 5 dagar efter lektionstillfälle, oavsett vilken lärare som registrerat.
Administrationen (skolsekreterare) har rätt att justera registreringar från dag 6.
Dessa justeringar görs i Extens, inte i Dexter.
180 av 202
8 Rutiner för vilka underlag som ska finnas för justering av registrerad frånvaro bestämmer
varje skola själva. Kontroll av att närvaro registreras åligger också respektive skola och
rektor.
Kontroll av registrering för oktober och november 2014 ger följande resultat:
Skola
Genomförd (%)
Inställd (%)
Ej kvitterad (%)
Genomförd (h)
Inställd (h)
Ej kvitterad (h)
Total tid (h)
Agnesfrids gymnasium
83,29%
0,63%
16,07%
2720:45:00
20:40:00
525:00:00
3266:25:00
Byggymnasiet
66,71%
1,45%
31,84%
3079:45:00
67:10:00
1469:45:00
4616:40:00
Malmö Borgarskola
74,81%
3,50%
21,69%
7952:15:00
372:05:00
2305:20:00 10629:40:00
Malmö latinskola
83,59%
1,42%
14,99%
7634:50:00
129:30:00
1369:05:00
9133:25:00
Pauliskolan
59,59%
1,28%
39,13%
4576:30:00
98:25:00
3005:10:00
7680:05:00
S:t Petri skola
75,07%
2,88%
22,05%
4635:45:00
178:00:00
1361:20:00
6175:05:00
Universitetsholmens
gymnasium
58,44%
1,34%
40,22%
3043:25:00
69:50:00
2094:55:00
5208:10:00
Värnhemsskolan
80,12%
1,65%
18,23%
17702:15:00
363:40:00
4028:10:00 22094:05:00
Totalt
74,63%
1,89%
23,49%
51345:30:00
1299:20:00
16158:45:00 68803:35:00
Förutsatt att alla lektioner som läggs ut i schemat ska genomföras bör, om policyn följs,
alla lektioner vara kvitterade. Det kan dock vara så att det finns ett överutlägg av
lektioner, vilket gör att avstämningen inte stämmer helt. Skolorna har dessutom olika
rutiner när det gäller närvaroregistrering under perioder av arbetsplatsförlagd utbildning.
Skolorna ska under januari månad kommentera denna sammanställning och motsvarande
uttag av data görs igen för mars/april 2015.
181 av 202
Malmö stad
Grundskoleförvaltningen
1 (11)
Datum
201 5-0 2- 06
Vår referens
Bo-Göran Pettersson
Malin Ullman
Uppföljning av Intern kontrollplan år 2014
Sammanfattning
Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de
mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten.
Nämnden ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett
tillfredsställande sätt.
Nämnden har beslutat om att olika kontrollmål ska följas upp och rapporteras till nämnden. En
sådan uppföljning undanröjer eller stoppar eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter.
Ärendet
Kommunfullmäktige har beslutat om reglemente för intern kontroll med syfte att säkerställa att
styrelser och nämnder upprätthåller en tillräcklig intern kontroll. Den interna kontrollen ska vara
praktiskt och ändamålsenligt uppbyggd utifrån varje verksamhets behov och förutsättningar.
Den interna kontrollen hanterar risker och förebygger fel genom att vara ett verktyg för
- verksamhetsstyrning
- tillförlitlig finansiell rapportering
- efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter
Nämnden har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig samt att
verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt.
Intern kontroll ingår i nämndens samlade styr- och ledningssystem.
I Grundskolenämndens interna kontrollplan för 2014 framgår vilka olika kontrollmål som ska
följas upp, vem som är ansvarig samt när rapporteringen ska ske.
Samtliga kontrollmål i grundskolenämndens interna kontrollplan för 2014 har redovisats till
nämnden löpande under året med en beskrivning av:
- Kontrollmoment (”Vad ville vi”),
- Granskningsmetod (”Vad gjorde vi”),
- Kontrollresultat (”Hur blev det”)
- Analys (”Varför blev det så”)
- Åtgärder (”Hur ska vi arbeta vidare”)
182 av 202
2
Kontrollansvariga inom förvaltningen har genomfört kontroller inom sina ansvarsområden.
Granskningsresultatet för grundskoleförvaltningens olika kontrollmål har sammanställts i bilagd
redovisning, ”Uppföljning av intern kontroll 2014”.
183 av 202
Malmö stad
Grundskoleförvaltningen
3 (11)
Nämnd: Grundskolenämnden
Granskningssätt
Granskningsresultat
åtgärder)
1. Åtgärdsprogram:
Kontroll att rutiner för upprättande av
åtgärdsprogram följs.
Undersökning har genomförts av antalet
åtgärdsprogram för elever i alla skolor i
årskurs 6-9 med en stickprovskontroll av
hur måluppfyllelsen ser ut för urvalet den
10:e eleven per klasslista i ämnena
svenska/svenska som andraspråk, engelska
och matematik.
Stickprovskontrollen visar att det på ca
GrN 2015-01-28
hälften av skolorna fanns elever som
varken hade åtgärdsprogram eller hade nått
målen i åtminstone ett ämne. Kontrollen
visar att inte alla skolor har rätt rutiner för
att upprätta åtgärdsprogram.
Den interna kontrollen har lett till att
rutinerna kring åtgärdsprogrammen och
dess kvalitet och innehåll behöver
undersökas.
En ny lagstiftning tillkom den 1 juli 2014 i
syfte att förtydliga reglerna om stöd och
särskilt stöd samt att förenkla lärarnas
arbete med åtgärdsprogram och annan
dokumentation. Denna nya lag ska också
beaktas i samband med kontrollmålet.
2. Åtgärdsprogrammens innehåll och
effekt:
Kontroll av kunskapsutvecklingen för
elever med åtgärdsprogram.
Kunskapsutvecklingen för elever med
åtgärdsprogram har kontrollerats med en
stickprovskontroll av betygsutfall i åk 7
mot betygsutfall i åk 6 för elever med
Utifrån denna undersökning tycks det vara GrN 2015-01-28
så att åtgärdsprogram har en begränsad
betydelse för kunskapsutvecklingen.
Den interna kontrollen visar att
Granskningsområde
Återrapportering
(datum för rapport
i nämnden)
184 av 202
respektive utan åtgärdsprogram vid en
skola i respektive utbildningsområde.
åtgärdsprogrammens kvalitet och innehåll
behöver undersökas vidare.
3. Studiehandledning på modersmål:
Kontroll att elever som, enligt rektors
beslut, har rätt till studiehandledning på
modersmålet får det.
En kontroll har genomförts om elever fått
studiehandledning i respektive språk
utifrån rektors beslut.
Kontrollen visar att inte alla elever som
GrN 2015-01-28
vistats i Sverige mindre än 4 år vid
mättillfället fått studiehandledning
beroende på att förvaltningen inte lyckats
rekrytera lärare i takt med elevökningen.
I ett akutläge ges elever studiehandledning i grupp eller alternativt kortas
tiden per tillfälle.
Det pågår ett arbete med att ta fram former
för kompletterande studiehandledning på
distans samt ytterligare åtgärder som
beslutats utifrån modersmålsutredningen.
4. Användning av resultat från elevers
attitydundersökning:
Kontroll hur skolorna använder resultat från
attitydundersökningen.
En enkät om hur attitydundersökningarnas
resultat används inom skolverksamheten
genomfördes.
Enkäten riktades till alla berörda rektorer,
dvs rektorer som bedriver verksamhet i åk
5, 7 eller 9. Responsen på enkäten var att
73% av berörda rektorer svarade.
Skolorna följer i regel, på något sätt, upp
GrN 2014-09-24
resultatet av enkäten:
- med personalen 92%
- med eleverna 85%.
Det vanligaste sättet att följa upp resultatet
med eleverna är i klasserna och i
elevråden. Enkäten kopplas också till
arbetet med Likabehandlingsplanen.
94% av de rektorer som svarat anger att
skolan, på något sätt, använder resultaten
som underlag för att identifiera behov av
förbättringsinsatser. Utifrån resultatet i de
genomförda attitydundersökningarna har
185 av 202
skolorna särskilt identifierat behov av
förbättringsinsatser vad gäller ökat
elevinflytande och arbete kring trygghet
och arbetsro. Identifierat behov betyder
inte alltid att ett förändringsarbete startar.
Planering och diskussion pågår för att
skolorna ska se över hur man arbetar med
resultat från elevers attitydundersökningar.
5. Malmo.se:
Kontroll att information är aktuell och
korrekt.
Innehållet på webbsidorna på malmo.se
har granskats. Olika webbsidor har valts ut
slumpmässigt och granskats under juli,
oktober och november. Kontrollen avsåg
om obligatorisk information finns, om den
är korrekt samt om dokument och
blanketter följer Malmö stads grafiska
profil och är aktuella.
Kontrollen visar att ingen skola har all
obligatorisk information korrekt. Chefen,
som har ansvar för att informationen om
verksamheten är uppdaterad och korrekt,
prioriterar av olika skäl inte uppgiften.
Skolornas webbinformatörer har inte
möjlighet att uppdatera webbsidorna på
grund av tidsskäl eller otillräcklig
kompetens. Förvaltningen har en
webborganisation som är sårbar.
Riktlinjerna som beskriver hur skolornas
webbsidor ska se ut och vad som ska
finnas där är inte tillräckligt tydliga eller
följs inte.
De förbättringsinsatser som kommer att
göras har inriktningen att informera
chefer/verksamhetsansvariga om deras
ansvar att uppdatera webbsidorna och om
vikten av att sidorna är korrekta och
aktuella samt att ta fram en ny, gemensam
GrN 2015-02-25
186 av 202
grundstruktur för skolornas webbsidor med
tydliga instruktioner om hur webbsidorna
ska se ut, vad som ska finnas där och vad
som ska ligga var. En fortsatt genomgång
av webbsidor och att säkerställa att alla
sidor har en innehållsansvarig som
regelbundet granskar sidan är också en
viktig utvecklingsinsats.
Kontrollen visar att inköp hos upphandlade GrN 2015-02-25
leverantörer är 69 % både vad gäller antal
fakturor och värde.
verksamheterna oftast är medvetna om att
de inte följer avtalen men att de av olika
anledningar ser sig tvingade till sitt
agerande.
Då det i lagens saknas utrymme för att inte
göra inköp enligt upphandlingsavtal är det
samlade resultatet av undersökningen inte
godkänt. Förvaltningen kommer att
informera verksamheterna om resultatet
samt fortsätta att infor-mera och utbilda
via olika kanaler dels vad som gäller för
Lagen om offentlig upphandling dels om ehandel.
6. Avtalstrohet:
Kontroll att verksamheterna handlar enligt
avtal.
Kontroll av i vilken utsträckning som
förvaltningen gör inköp hos leverantörer
som Malmö stad har upphandlingsavtal
med har genomförts.
En kvantitativ undersökning av samtliga
fakturor för perioden 1 januari till 30 juni
2014 avseende fyra avtalsområden har
genomförts med beräkning av hur stor
andel av inköpen som gjorts hos
upphandlade respektive icke upphandlade
leverantörer.
7. Försent betalda fakturor:
Undersöka om förvaltningens fakturor
Genomfördes samtidigt för GrF och FskF: Totalt kontrollerades 2 762 fakturor varav
11 slumpvis fakturadatum, jämnt fördelade 184 var försenade till betalning. Det
GrN 2014-08-27
187 av 202
hanteras och attesteras så att leverantörerna över perioden januari-maj. Kreditfakturor
samt personliga utlägg/ handkassor
erhåller betalning enligt överenskommen
tid.
exkluderades.
Samtliga fakturor kontrollerades avseende
betaldatum och samtidigt söktes en
förklaring till förseningen i förekommande
fall.
8. Kompetensregistrering:
Kontroll att rutiner för registrering och
uppdatering av kompetens i HRutan följs.
Stickprovskontroll av rapportering av
kompetens har genomförts. 10 skolor
/rektorer valdes slumpmässigt ut. På dessa
skolor undersöktes hur stor andel av
medarbetarna som hade registrerat sin
kompetens, scannat in dokument och hur
stor andel av dessa registreringar som
motsvarar 6,7 %. Av försenade fakturor
var 65 mindre än 5 dagar sena medan
resterande 119 fakturor var mer än 5 dagar
sena till betalning.
Slutsatsen om orsaker till förseningen har
dragits utifrån den information som finns
att tillgå i ekonomi-systemet och fortsatt
arbete kommer att ske med insatserna
* Information till verksamheterna om
resultatet av genomförd kontroll
* Behov av utbildning i fakturahantering
* Ökad e-handel medför smidigare och
säkrare fakturahantering
* Att fler leverantörer skickar elektroniska
fakturor – ett arbete som pågår för hela
Malmö stad
* Fortsatt arbete med att informera
verksamheterna och leverantörer om
vikten av korrekta fakturadresser
* Kontrollen tas med i
internkontrollplanen för 2015.
Resultatet av stickprovskontrollerna visar
på ett ojämnt resultat.
Flera anledningar påverkar resultatet.
Bland annat anses systemet svårarbetat
samtidigt har det parallellt gjorts ett
manuellt insamlingsarbete gällande
lärarbehörigheter då kompetensmodulen
GrN 2015-02-25
188 av 202
9. Informationssäkerhet:
Kontroll om samtliga rektorer har fått
information om IT-säkerhet.
verifierats av chefen.
inte fungerat för att få ut det material som
behövdes. Sammantaget kan detta ha
påverkat motivationen att uppdatera
systemet.
De åtgärder som genomförts och påbörjats
är att lathundar har arbetats fram vilket
kommer att underlätta arbetet med
kompetensmodulen i HRutan.
Ny QlickView applikation-Kompetens
kommer att lösa många av problemen. En
ny version av kompetensmodulen i
HRutan, med flera förbättringar, håller
också på att utvecklas.
Förvaltningen fortsätter en dialog med
systemägaren för att säkra underlaget i
kompetensmodulen.
Malmö stad samarbetar också med andra
kommuner som använder systemet för att
driva på utvecklingen.
Mål att informera om riktlinjer och
anvisningar för informationssäkerhet i
Malmö stad.
Vi informerade samtliga ledningsgrupper
med rektorer och utbildningscheferna om
var den fanns att hitta och i stora drag vad
den innehöll samt uppmanade ansvariga att
läsa denna.
Enkätundersökning med målgruppen
Vid tillfället då enkätundersökningen var
tvungen att gå ut var inte samtliga
ledningsgrupper informerade på grund av
svårigheter att hitta en gemensam tid.
Samtliga ledningsgrupper är dock
informerade vid dags datum.
Informationssäkerhetssamordnaren på
förvaltningen arbetar aktivt utifrån
riktlinjerna med verksamheterna.
GrN 2014-06-11
189 av 202
samtliga rektorer genomfördes under
våren.
Av rektorerna uppgav 77,2% att de hade
blivit informerade, lika många visste var
man hittade skriften.
10. Systematiskt kvalitetsarbete:
Kontroll att skolor och förvaltning aktivt
och löpande arbetar med det systematiska
kvalitetsarbetet.
En webbenkät till rektorerna har
genomförts under våren med inriktning på
hur skolorna arbetat med sitt systematiska
kvalitetsarbete samt under hösten har
genomförts kvalitetsdialoger med
utbildningschefer och rektorer där
skolornas insatser inom området har
diskuterats. Under hösten har också
nämndens presidium mött
grundskoledirektör och utbildningschef för
en redovisning och analys av skolornas
måluppfyllelse.
GrN 2015-01-28
Av enkätsvaren och kvalitetsdialogerna
framgår att det systematiska
kvalitetsarbetet bedrivs löpande under året
med helt eller delvis deltagande av
skolpersonalen medan elevernas
delaktighet är av lägre grad.
Kvalitetsarbetet har utvecklat verktyg för
att förmedla information och för att fånga
upp utvecklingsområden samtidigt som det
har bidragit till ett tydligare fokus på det
nationella uppdraget och förbättrat
förutsättningarna för analys och anpassad
resursfördelning.
Den interna kontrollen visar att det
systematiska kvalitetsarbetet kommer att
fortsätta utvecklas under år 2015 bland
annat med:
-IT stöd för planering, uppföljning och
analys
-Riktlinjer för styrning och ledning
-Strategier för att nå nämndens mål
-Utveckling av kvalitetsdialoger och
190 av 202
kvalitetsbesök
-Utveckling av beslutsstöd som kan ge en
bild av var skolorna och förvaltningen
befinner sig i processen att nå målen.
11. Statistikframtagning:
Kontroll av statistisk utdata.
Systemförvaltningen för det administrativa
IT-stödet genomför löpande kontroller
under året. Rapportering och kontroll av
inrapporterad data till SCB och
Skolverkets databaser har också på olika
sätt genomförts under året.
Ett särskilt projekt har startats för att skapa
en gemensam databas för ekonomi-,
personal- och elevstatistik som stöd till
styr- och ledningsprocessen inom
förvaltningen.
12. Klagomålshantering:
Kontroll att klagomålsrutinen följs
Stickprovskontroll av klagomål inom
samtliga utbildningsområden har
genomförts.
GrN 2015-01-28
inrapporterad data i elevsystemet i
huvudsak är korrekt men att det
fortfarande finns osäkerhet kring viss data
såväl på organisatorisk nivå som på
individnivå.
Hanteringen av elevsystemet kräver
fortsatt utbildning och stöd till
handläggarna på skolorna.
Kontrollerna visar också att det kan
förekomma vissa avvikelser mellan lokal
och nationell statistik. Avvikelser som kan
förklaras av att det på nationell nivå görs
justeringar på material som lämnats in i
efterhand samt att vissa beräkningar inte
genomförs på samma sätt lokalt som
nationellt. Avvikelser behöver fortsätta att
kommuniceras med SCB för att uppnå en
bättre likvärdighet i utbildningsstatistiken
mellan lokal och nationell nivå.
Vid stickprovskontrollen bedöms svaren
GrN 2015-02-25
på klagomålsärendena ha samma struktur
och hålla god kvalitet. Den interna
kontrollen har lett till att en ny
191 av 202
genomarbetad rutin håller på att
sammanställas och att fler medarbetare
arbetar med ärendetypen vilket minskar
sårbarheten i handläggningen. Medarbetare
är också utsedda att vara kontaktpersoner
vid frågor om ärendetypen.
192 av 202
Malmö stad
1 (10)
Förskoleförvaltningen
Tjänsteskrivelse
Datum
2015-01-26
Vår referens
Olof Fredholm
Utredningssekreterare
[email protected]
FSKF-2014-4269
Sammanfattning
Det interna kontrollarbetet har i stort sett genomförts som planerat. Redovisning till nämnden
har skett löpande under året i form av särskilda rapporter. I ärendet sammanställs resultatet från
samtliga kontroller.
Förskolenämnden föreslås besluta
att godkänna uppföljning av intern kontroll 2014, samt
att översända skrivesen till kommunstyrelsen och revisorskollegiet.
Beslutsunderlag

G-Tjänsteskrivelse AU 2015-02-16 Uppföljning av intern kontroll 2014
Beslutsplanering
Förskolenämndens arbetsutskott 2015-02-16
Förskolenämnden 2015-02-25
Ärendet
Det interna kontrollarbetet har i stort sett genomförts som planerat. Redovisning till nämnden
har skett löpande under året i form av särskilda rapporter.
Nämndens interna kontroll ska:



SIGNERAD
2015-02-04

Skapa en god kontrollmiljö d.v.s. en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer och rutiner ska kunna
tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar och klart definierade befogenheter.
Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där
felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser.
Säkerställa att kontrollaktiviteterna så långt som möjligt integreras i ordinarie verksamhet och ingår
som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen.
Säkerställa att verksamhetsprocesserna kontinuerligt anpassas till förändrade förutsättningar. Snabba
omvärldsförändringar kräver löpande utvärdering av processerna för styrning och kontroll av verksamheten.
193 av 202
2 (10)
Uppföljning och intern kontroll
För att hantera omvärlds- och verksamhetsrisker krävs en fungerande och kontinuerlig
uppföljning. Det är inte möjligt att göra någon entydig avgränsning mellan
verksamhetsuppföljning och intern kontroll. En effektiv uppföljning förutsätter bl. a att de
underliggande processerna genererar aktuella och tillförlitliga besluts- och prognosunderlag.
Uppföljningar har skett med ekonomer, HR-konsulter och verksamheternas samlade
ledningsgrupper. Dessutom har det skett månadsvis ekonomisk uppföljningen på minst
utbildningschefsnivå och ofta med förskolecheferna.
Uppföljning av den övergripande riskbedömningen
Förvaltningen har i november 2014 genomfört en utvärdering av ersättningsmodellen för
förskoleverksamheten i Malmö (FSKF-2014-1924) i syfte att säkerställa att resurserna fördelas utifrån
barns och elevers behov samt skapar förutsättningar för en kvalitetsmässigt likvärdig verksamhet
på samtliga enheter. Den viktigaste slutsatsen i utvärderingen var att det ännu är för tidigt att dra
några långtående slutsatser av ersättningsmodellen, detta då modellen tillämpats i mindre än ett
år. Förskolecheferna har inte heller hunnit anpassa sina detaljbudgetar fullt ut till den nya
ersättningsmodellen.
Förvaltningen har under året följt upp barngruppernas storlek och sammansättning både
storleksmässigt och när det gäller barngruppernas ålderssammansättning i ärendet Kartläggning av
barngruppernas storlek (FSKF-2014-2594).
Förvaltningen kan konstatera att delmålet i Strategi för kompetensförsörjning i förskolan om att öka
andelen förskollärare till 55 % år 2015 trots ansträngningar troligtvis inte kommer uppnås.
Skolinspektionen har beslutat att avsluta sin regelbundna tillsyn i Malmö stad. Det innebär att
Skolinspektionen anser att Malmö stad har vidtagit sådana åtgärder att de påtalade bristerna i
grundskola, grundsärskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola samt kommunens
ansvarstagande för förskola och vuxenutbildning har avhjälpts.
Sammanfattning av till nämnden redovisade kontrollmoment
Nedanstående redovisning av resultaten är en sammanfattning av kontrollrapporterna och en
mer utförlig beskrivning finns i respektive rapport.
Kontrollmoment
Hantering av kontanta medel.
Uppföljning
Kontrollen har genomförts och återrapportering
har skett till nämnden i april.
Diarienummer: FSKF-2014-911
Förvaltningen kan utifrån den interna kontrollen
konstatera att trots kännedom om förvaltningens
rutiner är avvikelserna relativt många. För att
minimera hanteringen av kontanta medel och
därigenom minska felkällorna arbetar förvaltningen med att avsluta samtliga handkassor. Därigenom bedöms risken minska och kontrollmomen-
194 av 202
3 (10)
tet föreslås utgå ur intern kontrollplanen.
Prognososäkerhet vid ej konterade/attesterade
fakturor.
har skett till nämnden i oktober.
Under våren har samtliga administrativa team
utbildats i ekonomiadministration.
Löpande kontroll och uppföljning har skett, med
extra fokus kring delårsrapporterna. De attestanter som inte attesterat i tid har följts upp och
påmints i särskild ordning.
När september månads redovisningsperiod
stängdes den 6 oktober 2014 var fortfarande fakturor till ett värde av 9,4 Mkr oattesterade. Detta
betyder inte att fakturorna förfallit till betalning
men denna mängd oattesterade fakturor försvårar
förvaltningens arbete med helårsprognosen. Förvaltningen kan konstatera att fortsatt arbete krävs
för att komma tillrätta med konstaterade avvikelser.
Avtalstrohet.
Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll föreslås.
Kontrollen har skett utanför intern
kontrollplanen och har återrapporterats till
nämnden i oktober.
Förvaltningen har genomfört kontroll avseende
avtalstrohet på avdelningen för fysisk miljö.
Avtalstrohet.
Ekonomiavdelningen har på uppdrag tagit fram
en handlingsplan utifrån de brister som konstaterats. Åtgärderna omfattar bl.a. organisering, budgethantering, samt tydligjorda rutiner och riktlinjer för upphandling och dokumentation. Därigenom bedöms risken minska och kontrollmomentet bedöms inte behöva ingå i intern kontrollplanen.
till nämnden har skett i januari.
Kontrollen syftar till att ta reda på i vilken
utsträckning som förvaltningen gör inköp hos
leverantörer som Malmö stad inte har
upphandlingsavtal med. Utvalda områden vid
granskningen var livsmedel (konto 64400), kon-
195 av 202
4 (10)
torsmaterial (konto 65100), böcker (konto 64300
och 64301) samt lek-och hobbymaterial (konto
64901).
För sent betald faktura.
Kontrollen visade att för samtliga avtalsområden
baserat på kostnaden var avtalstroheten 96 %.
Fortsatt utbildning och information krävs, såväl
övergripande som riktat mot verksamheten. Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern
kontroll föreslås.
till nämnden har skett i augusti.
Diarienummer FSKF-2014-2245
Kontrollen som genomförts av förskole- och
grundskoleförvaltningens gemensamma redovisningsenhet visar att 2,7 % av samtliga fakturor
med fakturadatum de utvalda dagarna, av olika
anledningar var försenade till betalning.
Rätt till stöd enligt skollagen.
Fortsätta information och utbildning bl.a. om
vikten av att e-handel används i större utsträckning än idag krävs. Redovisningsenheten kommer
även att fortsätta arbetet med att informera om
vikten av korrekta fakturaadresser. Risken bedöms som oförändrad och fortsatt intern kontroll
föreslås.
till nämnden har skett i juni.
Undersökningen har genomförts av Avdelningen
för Kvalitet och Myndighet där kvalitetsstödjare
under kvalitetsbesök vt 2014 fokuserade bl.a. på
frågan om barns rätt till stöd ur ett
kvalitetsperspektiv.
Besök har gjorts i 29 förskolor och den interna
kontrollen visar skillnader i verksamheternas
förmåga att leva upp till skollagens krav för barn i
behov av särskilt stöd.
Avdelningen för kvalitet och myndighet har
tillsammans med förskoleområdena beslutat att
rätt till stöd ska bli ett förvaltningsgemensamt
utvecklingsområde fr.o.m. hösten 2015. I och
med att förvaltningen särskilt kommer att arbeta
med och följa upp frågan inom ramen för det
systematiska kvalitetsarbetet är bedömningen att
196 av 202
5 (10)
Tilldelning av förskoleplatser inom lagstadgad tid.
Diarienummer: FSKF- 2015-33
sannolikheten för avvikelse minskar och
kontrollmomentet föreslås därför utgå ur intern
kontrollplanen.
Den interna kontrollen visar att samtliga barn
efter den 15 mars 2014 har erbjudits plats med
god kvalitet inom lagstadgad tid.
För att minska risken för framtida avvikelse ska
förvaltningen: Ta fram gemensamma
handläggningsrutiner, tydligöra information till
enskild, kvalitetssäkra handläggningsprocessen
genom avstämningar.
Att rutiner för tillsyn och uppsikt och rutiner vid
utevistelse/handlingsplan vid barns försvinnande
finns.
Diarienummer: FSKF-2014-4013/FSKF-2015-1
Tillgång och efterfrågan på förskoleplatser följs
upp i särskild ordning och därmed bedöms risken
för avvikelse minska och kontrollmomentet
föreslås därför utgå ur intern kontrollplanen.
till nämnden har skett i december och januari.
Undersökningen har gjorts av avdelningen
kvalitet och myndighet på 30 slumpmässigt
utvalda förskolor. Ett frågeformulär har skickats
ut till berörda förskolechefer. 28 förskolor har
svarat på granksningen.
Av de 28 svaren framgår att 24 har skriftliga
rutiner för tillsyn och uppsikt, rutiner vid barns
utevistelse och handlingsplan vid barns
försvinnande. En förskola anger att man ha
samtliga rutiner och handlingsplan men inte
nedtecknade. Tre förskolor saknar rutiner för
tillsyn och uppsikt men har övriga efterfrågade
dokument. I januari kunde samtliga förskolor i
urvalsgruppen redovisa efterfrågade rutiner och
handlingsplaner.
Fortsatt arbete för att säkerställa att alla förskolor
har rutiner för tillsyn och uppsikt och rutiner vid
utevistelse/handlingsplan vid barns försvinnande
krävs. Utbildningscheferna säkerställer att
rutinerna finns.
Fortlöpande samtal och utvecklingssamtal.
Risken bedöms som oförändrad och fortsatt
intern kontroll föreslås.
till nämnden har skett i maj.
Undersökningen har skett genom en granskning
av resultatet i Förskoleenkät 2014.
197 av 202
6 (10)
Förskoleenkäten avslutas med frågan: Har du
under det senaste året varit på utvecklingssamtal om ditt
barn?
Utbildningscheferna säkerställer att
förskolecheferna dokumenterar samtliga
genomförda utvecklingssamtal samt
dokumenterar när vårdnadshavarna erbjudits
utvecklingssamtal men tackat nej.
Att förvaltningen har ett bra samarbete med IoF
och att anmälan sker vid misstanke.
till nämnden har skett i juni.
30 förskolor har kontrollerats genom stickprov.
Att delegerade beslut inom förskola anmäls till
nämnd.
Sammantaget görs bedömningen vid kontrollen
att förskoleområdena har förutsättningar att
etablera rutiner för samarbete med IoF enligt
respektive områdes planering. Vidare bedöms att
det finns förutsättningar för att samtliga förskolor
ska kunna känna till rutinerna när
uppbyggnadsfasen är avslutad. Vad avser
kunskapen om hur man kontaktar IoF vid
misstanke att barn far illa, kan det konstateras, att
endast en förskola uppvisar brist och
informationsinsats har skett. Efter den interna
kontrollen har samarbetet med IoF stärkts inom
samtliga förskoleområden bl.a. genom
utbildningar. Arbetet för att ytterligare stärka
samarbetet kommer att ske under 2015. Därigenom bedöms risken minska och kontrollmomentet föreslås därför utgå ur intern kontrollplanen.
Kontrollen har genomförts och återrapporting till
nämnden har skett i augusti.
Att diarieföring sker av hela den politiska
ärendekedjan och att klara ärenden avslutas i
Platina.
Ärendehanteringssystemet Platina infördes på
Förskoleförvaltningen i samband med förvaltningens uppstart den 1 juli 2013. En
stickprovskontroll av registrerade beslut i Platina
under perioden 1 mars – 30 april har gjorts.
Kontrollen visar att delegerade beslut anmäls till
Förskolenämnden i större utsträckning än vid
kontrolltillfället 2013. Fortsatt arbete med interna
rutiner för återrapportering av delegerade beslut
kommer att ske framöver och fortsatt intern
kontroll föreslås.
För att kvalitetssäkra processen framöver har nya
198 av 202
7 (10)
lokala rutiner för diarieföring av hela den politiska
ärendekedjan tagits fram av nämndskansliet under
våren 2014. De nya rutinerna är implementerade
och bygger på kommunens övergripande
ärendehandbok. Vidare kvalitetssäkras processen
genom att utnyttja det systemstöd för processen
som finns i kommunens ärendehanteringsystem
platina.
Att ärenden registreras korrekt i diariet och att
ärendena avslutas när de är färdighandlagda.
Stickprovskontrollen visade inga avvikelser och
kontrollmomentet föreslås därför utgå ur intern
kontrollplanen.
till nämnden har skett i december.
Kommunikationsavdelningen har under 2014
anställt en huvudregistrator och en
nämndsekreterare. Förvaltningens
förskoleområden har bemannats med
administrativa team som bland annat har till
ansvar att diarieföra utbildningsområdets
allmänna handlingar. Nämndkansliet har under
2014 anordnat systemutbildningar i Malmö stads
dokumentoch ärendehanteringssystem (platina).
Stickprovskontrollen visade på en förbättring från
föregående år vad gäller kontinuerlig och löpande
diarieföring av handlingar som skickats till platina
för diarieföring. Stickproverna visar att 14
handlingar har legat i systemets postlistor i över
två dagar. Ytterligar en stickprovskontroll visade
att 770 av förvaltningens öppna ärenden i Platina
är äldre än två månader vilket i sammanhanget
kan anses som många. Nämndkansliet fortsätter
arbetet med att kvalitetssäkra diariet med särskilt
fokus på att säkerställa att ärenden avslutas då de
är färdighandlagda.
Säker fysisk miljö.
Utifrån flickor och pojkars rätt till trygga och
säkra miljöer är det angeläget att förskoleförvaltningen granskar och säkerställer den fysiska
miljön. Att felanmälningskedjan och
199 av 202
8 (10)
säkerhetsronderna fungerar är en förutsättning
för att förvaltningen snabbt och säkert kan
identifiera och åtgärda brister i den fysiska miljön.
Vid den interna kontrollen konstateras avvikelser.
Samtidigt bör det framhållas att AFM under året
arbetat intensivt för att säkerställa förskolornas
fysiska miljö. Förskoleförvaltningen fick i vissa
fall överta undermåligt underhållna förskolegårdar
och ett intensivt arbete har pågått och pågår
fortsatt för att säkerställa säkerheten gällande
utemiljö, träd, buskar och lekmiljö.
Det fysiska stödet riktat mot förskolorna håller på
att ses över och en ny organisation som syftar till
att tydliggöra och förstärka förskolornas fysiska
stöd kommer att starta upp i början av 2015. I
och med den nya fysiska stödorganisationen är
bedömningen att rutinerna för felanmälan
kommer tydliggöras. Arbetet med att uppdatera
och kommunicera rutinerna mot respektive
fastighetsägare är en viktig del i detta arbete.
Fortsatt utveckling av säkerhetsrondschecklista
och säkerhetsrondsprotokoll krävs
Systematiskt brandskydd.
har skett till nämnden i januari.
Endast 44 förskolor använder SBA-digital eller
annat verksamhetssystem som stöd i det
systematiska brandskyddsarbetet. Det har dock
under året säkerställts att att samtliga förskolor
har en digital eller analog brandskyddspärm.
intern kontroll föreslås, men utifrån ett
helhetsgrepp gällande brandskydd. Förvaltningen
kommer att anlita kommunteknik för detta
arbete.
Kontroll att budgetansvarig chef signerar
attest/lönelista varje månad.
För att kontrollera att den utbetalda lönen är
200 av 202
9 (10)
rimlig och att sjuka/lediga inte fått lön ska alla
chefer ta ut en rapport i Hrut. Rapporten visar
vad varje person har kostat och man ser även
varje chefs procentandel. Upptäcker chefen
felaktigheter ska rättelse göras.
Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semestrar.
Kontrollen visar att relevant rutin tagits fram som
komplement till HR-service rutiner och information om denna skett. Genomslaget för
rutinen har dock uteblivit och idag sker
uppföljning av lön på många olika sätt men
väldigt sällan enligt gällande rutin. Fortsatt arbete
krävs för att rutinen ska bli känd. Risken bedöms
som oförändrad och fortsatt intern kontroll
föreslås.
Resultatet visar att många chefer har en egen
rutin men att rutinerna ser väldigt olika ut och
kvaliteten är väldigt skiftande. Resultatet visar på
brister i form av avsaknande tydliga och
gemensamma rutiner och uppföljning avseende
semestrar.
För att komma tillrätta med konstaterade brister
ska förskoleförvaltningen se över rutiner och
stödfunktioner av självservice avseende semestrar.
Korrekt rekrytering
 Att säkerställa att förskollärarlegitimation
kontrolleras vid anställning av förskollärare.
 Att utdrag ur belastningsregister lämnas
innan anställning erbjuds eller tilldelas
inom förskoleverksamhet eller skolbarnomsorg.

Från den 1 december 2013 är det krav på
legitimation för alla lärare och förskollärare som
har påbörjat en anställning efter 1 juli 2011.
Förskollärarlegitimation ska kontrolleras vid
anställning av förskollärare.
Kontrollen visar att samtliga förskolechefer som
anställt personal begärt in utdrag ur
belastningsregistret. Av de 16 personer som
anställts har 16 kopior med utdrag ur
belastningsregistret uppvisats vid kontroll.
Kontrollen visar att samtliga förskolechefer som
201 av 202
10 (10)
tillfrågats har rutiner för att säkerställa
förskollärarlegitimation.
Risken bedöms ha minskat, men HR-avdelningen
vill ha med kontrollmomentet i intern
kontrollplanen även 2015.
Ansvariga
Anna Westerling Ekonomichef
Andreas Norbrant Förvaltningschef
202 av 202
Datum
Malmö stad
Stadskontoret
Handläggare:
15-02-19
Henrik Heyman
Telefon: 040 - 34 10 83
E-post: [email protected]
Bilaga 1 till Redovisning intern kontrollplan för år 2014
Stadskontorets kortfattade kommentarer om respektive nämnds
uppföljning av intern kontroll 2014
Kommunstyrelsens förvaltningar
Kommunstyrelsen har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för
2014. Rapportering till styrelsen har gjorts löpande under året och kommer att göras 2015-0401. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt
granskningssätt och granskningsresultat. Separat internkontrollplan för finansförvaltningen
har upprättats och följts upp och ska rapporteras till styrelsen 2015-04-01. Uppföljning av
intern kontroll avseende hamnverksamhet har rapporterats till stadsdirektören.
Revisorskollegiet
Kollegiet har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014.
Rapportering till kollegiet har gjorts 2014-12-17. Av inlämnad rapport framgår vilka
granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat.
Valnämnden
Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014.
Rapportering till nämnden skedde 2015-01-19. Av inlämnad rapport framgår vilka
Förtroendenämnden
Rapportering har gjorts till nämnden 2015-02-25. Av inlämnad rapport framgår vilka
granskningsområden som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat.
Rapportering har gjorts till nämnden 2014-05-12 och 2014-09-23. Av inlämnad rapport
framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och
granskningsresultat.
Servicenämnden
Rapportering har gjorts till nämnden 2014-05-26 samt 2014-09-22 samt kommer att göras
Postadress
Besöksadress
Telefon växel
Telefon direkt
Telefax
205 80 MALMÖ
August Palms plats 1
040-34 10 00
040-34 10 83
040-34 11 00
E-post
henrik.heyman@
malmo.se
2015-02-25 Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt
granskningssätt och granskningsresultat.
Tekniska nämnden
Gatukontoret
Gatukontoret har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för 2014.
Rapportering till nämnden har gjorts 2014-09-30 samt 2014-12-10. Av inlämnad rapport
Fastighetskontoret
Fastighetskontoret har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern kontrollplan för
2014. Rapportering till nämnden har gjorts 2014-05-21 samt 2014-09-30 och kommer att
rapporteras 2015-02-25. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts
upp samt granskningssätt och granskningsresultat.
Miljönämnden
Rapportering till nämnden har gjorts 2014-05-26 och 2014-09-22 samt 2014-11-14 och
kommer att göras 2015-02-24. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som
följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat.
Stadsbyggnadsnämnden
Rapportering till nämnden kommer att göras 2015-02-12. Av inlämnad rapport framgår vilka
Kulturnämnden
Rapportering till nämnden sker vid dess sammanträde 2015-02-25. Av inlämnad rapport
Fritidsnämnden
Rapportering till nämnden har skett vid dess sammanträde 2014-12-18. Av inlämnad rapport
Sociala resursnämnden
Rapportering har gjorts till nämnden 2014-05-21 och 2014-09-24. Av inlämnade rapporter
Stadsområdesnämnd Norr
Rapportering till nämnden har gjorts vid dess sammanträde 2015-02-19. Av inlämnad rapport
2
framgår vilka granskningsområde
som
följts
upp
samt
granskningssätt
och
Stadsområdesnämnd Öster
Rapportering till nämnden har gjorts 2014-05-28, 2014-09-24, 2014-10-22, 2014-11-26 och
2014-12-17 och kommer att ske vid sammanträde 2015-02-25. Av inlämnad rapport framgår
vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat.
Stadsområdesnämnd Söder
Rapportering till nämnden sker vid dess sammanträde 2015-02-25. Av inlämnad rapport
Stadsområdesnämnd Väster
Rapportering till nämnden har gjorts vid dess sammanträde 2015-01-27. Av inlämnad rapport
Rapportering till nämnden kommer att göras vid dess sammanträde 2015-02-25. Av inlämnad
rapport framgår vilka granskningsområde som följts upp samt granskningssätt och
Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden
Nämnden har genomfört och rapporterat in uppföljningar för 2014 enligt interna
kontrollplaner för gymnasie- och vuxenutbildning samt Jobb Malmö. Rapportering till
nämnden har skett 2015-02-06. Av inlämnade rapporter framgår vilka granskningsområde
som följts upp samt granskningssätt och granskningsresultat.
Grundskolenämnden
Grundskoleförvaltningen har genomfört och rapporterat in uppföljning enligt intern
kontrollplan för 2014. Rapportering till nämnden har skett löpande under året. En
sammanfattning av samtliga uppföljningar rapporteras till nämnden 2015-02-25 som en bilaga
i ärendet Årsanalys 2014. Av inlämnad rapport framgår vilka granskningsområde som följts
upp samt granskningssätt och granskningsresultat.
Förskolenämnden
Förskoleförvaltningen har genomfört och rapporterat in uppföljning för 2014 enligt intern
kontrollplan. Rapportering till nämnden har skett löpande under året. En sammanfattning av
samtliga uppföljningar rapporteras till nämnden 2015-02-25. Av rapporterna framgår vilka
3

Redovisning av intern kontrollplan för år 2014, STK

Transcription

Similar documents

VSG - Region Örebro län

Urintappning-urinblåsekontroll barn

Minnesanteckningar 150616 - E

RUTIN Strabism

Kallelse för TEN 2015-12-07 13.44.39(273495)

Ethel Forsberg, Region Gotland

Inhämtning av uppgifter om elektronisk kommunikation vid

0600 Tjänsteskrivelse 2015-08-10 Närvarorätt för politiska

Grundskoleförvaltningen Tjänsteskrivelse

RUTIN Rickhampunktion