Grundskoleförvaltningen Tjänsteskrivelse

Malmö stad
1 (3)
Grundskoleförvaltningen
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-02-17
Vår referens
Bo-Göran Pettersson
Controller
[email protected]
Uppföljning av Intern kontrollplan 2014-kontrollmål klagomålshantering
GRF-2014-13599
Sammanfattning
Nämnden har beslutat om intern kontrollplan för 2014 i syfte att se till att verksamheten bedrivs
i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller
för verksamheten.
Nämnden ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett
tillfredsställande sätt. Nämnden har beslutat om att de olika kontrollmålen ska följas upp och
rapporteras till nämnden. Föreliggande rapport avser kontrollmålet klagomålshantering.
Förslag till beslut
Grundskolenämnden föreslås besluta
att godkänna föreliggande uppföljning av kontrollmålet klagomålshantering
Beslutsunderlag

G-Tjänsteskrivelse GrN februari 2015 Uppföljning av intern kontrollplan 2014 kontrollmål
klagomålshantering
Beslutsplanering
Grundskolenämnden 2015-02-25
Ärendet
Den interna kontrollen ska vara praktiskt och ändamålsenligt uppbyggd utifrån varje verksamhets behov och förutsättningar. Den interna kontrollen hanterar risker och förebygger att fel
uppstår genom att vara ett verktyg för:
- verksamhetsstyrning
- tillförlitlig finansiell rapportering
- efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter
Intern kontroll ingår i nämndens samlade styr- och ledningssystem.
Nämnden har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt.
SIGNERAD
2015-02-09
I grundskolenämndens interna kontrollplan för 2014 framgår vilka olika kontrollmål som ska
2 (3)
följas upp under året. Föreliggande rapportering avser kontrollmålet klagomålshantering med en
beskrivning av:
- Kontrollmoment (”Vad ville vi”),
- Granskningsmetod (”Vad gjorde vi”),
- Kontrollresultat (”Hur blev det”)
- Analys (”Varför blev det så”)
- Åtgärder (”Hur ska vi arbeta vidare”)
Ansvarig inom förvaltningen för det interna kontrollmålet klagomålshantering har genomfört
kontroller och sammanställt resultatet i bilagd redovisning.
Av redovisningen framgår att stickprovskontroll av klagomål inom samtliga utbildningsområden
har genomförts. Vid stickprovskontrollen bedöms svaren på klagomålsärendena ha samma
struktur och hålla god kvalitet. Den interna kontrollen har lett till att en ny genomarbetad rutin
håller på att sammanställas och att fler medarbetare arbetar med ärendetypen vilket minskar sårbarheten i handläggningen. Medarbetare är också utsedda att vara kontaktpersoner vid frågor om
ärendetypen.
Ansvariga
Helena Plantin Avdelningschef
Anders Malmquist Förvaltningschef
Malmö stad
3 (3)
Grundskoleförvaltningen
Bilaga Internkontroll – rapport 2014
Avdelning: Myndighetsavdelningen
Kontrollmål: Att kontrollera om klagomålsrutinen följs
Kontrollansvarig: Myndighetschef Anette Enhav
Rutin/system Kontrollmoment
”Vad ville vi”
Att klagomålsrutinen följs
och att svaren håller en god
kvalitet.
Granskningsmetod Frekvens
”Vad gjorde vi”
Stickprovskontroll av klagomål inom samtliga utbildningsområden.
Innehållet och strukturen på
svaren har granskats.
Granskningsresultat Kontrollresultat
”Hur blev det”
I genomförd stickprovskontroll bedöms klagomålsärendena uppfylla kraven. Svaren
har samma struktur och håller god kvalitet.
Samtliga utbildningsområden har granskats.
Analys
Åtgärder
”Varför blev det så”
Det finns en god mall för
ärendetypen som används.
”Hur ska vi arbeta vidare”
En ny mer genomarbetad
rutin håller på att sammanställas.
Myndighetsavdelningen har
rutiner som följs av alla utredningssekreterare.
Alla medarbetare på funktionen arbetar numera med
ärendetypen. Det minskar
sårbarheten i handläggningen.
SIGNERAD
2015-02-09
Två medarbetare är utsedda
att vara kontaktpersoner vid
frågor om ärendetypen.