docFörfrågningsunderlag för distribution av portionsmat till personer i
download 
Report Transcription
Förfrågningsunderlag för distribution av portionsmat till personer i
1 (17) Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2015-08-20 2015-08-17 Dnr 1274-2015 Förfrågningsunderlag för distribution av portionsmat till personer i ordinärt boende inom Östersunds kommun 1274-2015 Matdistribution 2 (17) 1 OMFATTNING.................................................................................................................................................. 4 1.1 KOMMUNFULLMÄKTIGES MÅL OCH VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDENS EFFEKTMÅL FÖR VERKSAMHETEN .................................................................................................................................................. 5 2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE .................................................................................................................. 5 2.1 2.2 BESTÄLLARE......................................................................................................................................... 5 KONTAKTPERSONER ............................................................................................................................. 5 3 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER ....................................................................................................... 5 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 ELEKTRONISKT ANBUDSFÖRFARANDE .................................................................................................. 5 KONKURRENSNEUTRALITET ................................................................................................................. 6 ANBUDETS UTFORMNING ...................................................................................................................... 6 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE ............................................................................................................... 6 DISTRIBUTION AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG....................................................................................... 6 SISTA ANBUDSDAG ............................................................................................................................... 6 ANBUDETS GILTIGHET .......................................................................................................................... 6 ANBUDETS FORM OCH SPRÅK................................................................................................................ 6 ANBUDSÖPPNING .................................................................................................................................. 6 SEKRETESS ........................................................................................................................................... 7 FRÅGOR OCH SVAR ............................................................................................................................... 7 KOMPLETTERING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET .............................................................................. 7 KVALIFICERING OCH ANBUDSUTVÄRDERING ........................................................................................ 7 TILLDELNINGSBESLUT .......................................................................................................................... 7 4 KRAV PÅ LEVERANTÖREN ......................................................................................................................... 8 4.1 4.2 KRAV PÅ LEVERANTÖREN (LOU KAP 10:2) .......................................................................................... 8 FÖRETAGSUPPLYSNING ......................................................................................................................... 8 5 KRAVSPECIFIKATION .................................................................................................................................. 8 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 UPPDRAGET .......................................................................................................................................... 8 KVALITETSKRAV .................................................................................................................................. 9 SERVICEDEKLARATION - VÄRDIGHETSGARANTIER ............................................................................. 10 KRAV PÅ IT – VÅRDINFORMATIONSSYSTEM ....................................................................................... 10 LÅSSYSTEM ........................................................................................................................................ 10 NYCKLAR ........................................................................................................................................... 11 GÅVOR OCH ANDRA FÖRMÅNER ......................................................................................................... 11 EGENKONTROLLPROGRAM FÖR HANTERING AV LIVSMEDEL ............................................................... 11 KOMMUNVAPNET ............................................................................................................................... 11 TYSTNADSPLIKT/SEKRETESS ............................................................................................................... 11 MEDDELARFRIHET .............................................................................................................................. 12 PERSONAL .......................................................................................................................................... 12 ÖVERTAGANDE AV VERKSAMHET ....................................................................................................... 12 MILJÖKRAV ........................................................................................................................................ 12 FORDON .............................................................................................................................................. 13 ANBUD OCH UTVÄRDERING ................................................................................................................ 14 6 KOMMERSIELLA VILLKOR...................................................................................................................... 14 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 KONTRAKTSTID .................................................................................................................................. 14 PRIS .................................................................................................................................................... 14 INDEX ................................................................................................................................................. 15 BETALNINGSVILLKOR ......................................................................................................................... 15 FAKTUROR .......................................................................................................................................... 15 FÖRSÄKRING....................................................................................................................................... 15 EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER OCH HÖJD BEREDSKAP ........................................................................ 15 LAGAR/FÖRORDNINGAR/FÖRESKRIFTER ............................................................................................ 15 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL ................................................................................................................... 15 UNDERLEVERANTÖR ........................................................................................................................... 16 1274-2015 Matdistribution 3 (17) 6.11 6.12 6.13 6.14 OMFÖRHANDLING ............................................................................................................................... 16 HÄVNING ............................................................................................................................................ 16 FORCE MAJEURE ................................................................................................................................. 16 TVIST .................................................................................................................................................. 16 7 UPPFÖLJNING, UTVÄRDERING OCH KVALITETSKONTROLL AV VERKSAMHETEN UNDER AVTALSTIDEN.................................................................................................................................................. 16 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 TILLSYN .............................................................................................................................................. 16 LEX SARAH ......................................................................................................................................... 16 INSYN ................................................................................................................................................. 17 RAPPORTERING ................................................................................................................................... 17 UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING....................................................................................................... 17 ALLMÄNHETENS INSYN....................................................................................................................... 17 Bilagor: Bilaga 1 Leverantörsförsäkran Bilaga 2 Anbudsformulär Bilaga 3 Volymuppgifter maj 2015 Bilaga 4 Kvalitetskrav Bilaga 5 Utvärderingsinstrument och sanktioner Bilaga 6 Vård- och omsorgsplan Bilaga 7 Förmåner Bilaga 8 Lex Sarah Bilaga 9 Lednings- och informationsplanen 1274-2015 Matdistribution 4 (17) Östersunds kommun, Vård- och omsorgsförvaltningen upphandlar distribution av kyld färdiglagad portionsmat till personer i ordinärt boende 1 OMFATTNING Bakgrund Östersunds kommun har ett unikt koncept för portionsmat enligt lagen om valfrihet (LOV). Personer som är beviljad matdistribution kan välja att köpa vardagsmat till festmat, efterrätter och sallad från tre kök vid varje leverans. När detta skrivs i maj 2015 finns det 24 olika maträtter, två olika sallader och 12 efterrätter att välja på. Det finns i dag tre godkända kök/leverantörer som producerar portionsmat. Köken är Vardaga kök AB, Compass Group AB (Mr Husman) och Jämtländska matsalen AB. Köken konkurrerar om kvalitet och prissättning. En matportion kostar allt från 52 kronor till 80 kronor. Uppdraget som upphandlingen avser att sköta distributionen av portionsmat hem till personer som bor i ordinärt boende minst två gånger per vecka. Avtalet med nuvarande leverantör löper ut varför Vård- och omsorgsnämnden avser att göra en ny upphandling av matdistribution i ordinärt boendet. I uppdraget ingår följande : • Sammanställning, publicering och distribution av matsedlar/ beställningssedlar på kommunens hemsida och hem till personer som har beslut om insatsen matdistribution enligt Socialtjänstlagen. • Ta upp beställning från personer med beslut om matdistribution. • Beställa portionsmat från godkända kök/företag. • Ta emot och kylförvara portionsmat i godkänd lokal. • Distribuera kyld portionsmat minst två gånger i veckan hem till personer med biståndsbeslut om matdistribution som också har beställt portionsmat. • Distributionen ska ske inom hela Östersunds kommun • Leverantören avgör hur organisationen av distributionen ska genomföras, till vilka områden och vilka dagar detta sker. Leverans ska ske dagtid och samma tider varje vecka, den variation som kan tillåtas är högst +1/ -1 timme, vid ändrad tid måste den enskilde meddelas. Leverantören tillhandahåller och ansvarar för de fordon som används i transportuppdraget och lokal för kylförvaring av portionsmat. Leverantören ska även administrera beställningsunderlag av mat dvs. sammanställa och lämna ut och ta emot beställningar från brukarna till köken. Leverantören ska även betala köken som producerar portionsmat för beställd mat samt fakturera den enskilde för beställd och levererad portionsmat en gång per månad. Anbud ska lämnas på hela omfattningen. 1274-2015 Matdistribution 5 (17) Antalet personer som har beviljad matdistribution är för närvarande 750 personer (juni-2015) och antalet personer förändras ständigt. Antalet personer som köper en eller flera matlådor dagligen eller per vecka är varierande. I maj var antalet personer som köpte mat 455 och det levererades totalt 10781 portioner. I bilaga 3 finns volymuppgifter fördelade per områden och antal portioner som levererades i maj 2015. 1.1 Kommunfullmäktiges mål och Vård- och omsorgsnämndens effektmål för verksamheten Kommunfullmäktiges övergripande mål för Östersund är "Ett demokratiskt, socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart Östersund" Vård- och omsorgsnämnden fastställer effektmål utifrån kommunfullmäktiges mål i budgeten varje år. Leverantören ska arbeta efter nämndens effektmål. Effektmålen kommer att förändras och utvecklas i samband med budgetarbetet varje år. 1. Under år 2016 ska minst 95 % av alla personer som har insatser inom äldreomsorg och LSS göras delaktiga i utformningen av sina individuella genomförandeplaner. Med delaktighet avses i detta sammanhang att personen har tillfrågats om hur, när och på vilket sätt de vill få sina beviljade insatser utförda. Resultatet mäts i verksamhetssystemet. 2. Minst 91 % av dem som har hemtjänstinsatser ska vara ganska nöjda eller mycket nöjda när de i Socialstyrelsens nationella brukarundersökning svarar på frågan:" Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har?" 3. Andelen bilar inom vård- och omsorgsförvaltningen som drivs med förnybart bränsle (el, hybrid, gas eller etanol) ska öka med minst 7 procentenheter jämfört med maj 2015 (då andelen var 46 %). Miljömålen följs upp årligen per april, augusti och december. Resultatet kring nöjdhet mäts i Socialstyrelsens årliga brukarundersökning. Resultat från brukarundersökningen kommer att publiceras på Östersunds kommuns hemsida www.ostersund.se 2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt LOU. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 2.1 Beställare Östersunds kommun, Vård- och omsorgsnämnden 2.2 Kontaktpersoner Kontaktpersoner inom vård- och omsorgsförvaltningen, Östersunds kommun är Christina Taraldsson, [email protected] och Börje Hoflin, [email protected]. Obs! Frågor ska ställas i TendSign enligt punkt 3.11 3 Administrativa bestämmelser 3.1 Elektroniskt anbudsförfarande Beställaren använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet TendSign. 1274-2015 Matdistribution 6 (17) Leverantörer som vill delta ska lämna in elektroniskt anbud via systemet TendSign. Leverantörer får genom TendSign: • Tillkommande information För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta TendSigns support på 0771-440 200 vardagar kl. 07.00 – 17.00 3.2 Konkurrensneutralitet Vård- och omsorgsnämndens upphandlingar ska ske med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns. Leverantörer och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Detta innebär att upphandlingar inte får ske på sådant sätt att vissa leverantörer obehörigt gynnas eller missgynnas. Egenregi kommer inte att lämna anbud. 3.3 Anbudets utformning Hela anbudsförfarandet genomförs på svenska och anbudet ska lämnas elektroniskt via TendSign. Det är viktigt att anbudsgivare noga följer de anvisningar som anges i förfrågningsunderlaget. De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av anbud finns angivna i LOU och är begränsade. Anbud som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas utan att leverantörer ges tillfälle till förtydligande eller komplettering. Anbudet ska utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Reservationer eller tillägg accepteras inte. Anbud som lämnas för sent kan inte prövas. De bilagor till förfrågningsunderlaget som ska ifyllas och bifogas anbudet, måste sparas ner på leverantörens dator, fyllas i och sedan bifogas bilagan till anbudet. 3.4 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt LOU. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 3.5 Distribution av förfrågningsunderlag Detta förfrågningsunderlag distribueras via TendSign. Vi ansvarar endast för förfrågningsunderlag som tagits emot från oss eller vår distributör. 3.6 Sista anbudsdag Anbud ska vara oss tillhanda senast 2015-11-03 3.7 Anbudets giltighet Anbudet ska vara giltigt till och med 2016-04-30 3.8 Anbudets form och språk Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna upphandling. 3.9 Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske på upphandlingskontoret, Artillerigatan 3, Östersund. Anbudsöppning är inte offentlig. En person som utses av Handelskammaren kan dock närvara om en leverantör begär det. Kostnaden för 1274-2015 Matdistribution 7 (17) detta betalas av den som begärt detta. Anmälan av sådan närvaro ska göras skriftligen senast vid anbudstidens utgång. Datum för anbudsöppning är 2015-11-05 3.10 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Efter detta blir handlingarna som regel offentliga, men vissa uppgifter kan undantagsvis omfattas av sekretess även efter avslutad upphandling, se 19 kap 3§ och 31 kap 16§ offentlighets- och sekretesslagen. Den leverantör som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om sekretess. Begäran ska innehålla en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada leverantören skulle lida om uppgifterna röjs. Denna skriftliga begäran ska medfölja anbudet på separat bilaga. Uppgifter som rör utvärderingskriterier är endast undantagsvis av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Om kommunen vid sekretessprövning gör bedömningen att sekretess föreligger så kan kommunens beslut överklagas till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. 3.11 Frågor och svar Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Beställaren besvarar frågor via samma funktion. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under ”Frågor och svar”. Om leverantören upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydlig i något avseende är det viktigt att Östersunds kommun kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Innan anbud lämnas uppmanas leverantören att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Sista dag för frågor 2015-10-16 3.12 Komplettering av förfrågningsunderlaget Kompletteringar och övriga meddelanden meddelas genom e-postmeddelanden som skickas till den e-postadress leverantören angivit i TendSign. Leverantören får sedan själv hämta kompletteringen eller meddelandet. Om leverantören tagit emot förfrågningsunderlag via mäklare måste leverantören meddela oss namn/adress/e-postadress. Detta för att eventuella meddelanden ska kunna nå ut. 3.13 Kvalificering och anbudsutvärdering Prövning av anbud sker i två steg. Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställts på leverantören (kvalificeringskrav). Samtliga ställda krav och kommersiella villkor ska vara uppfyllda. Den leverantör som lämnat lägst pris och uppfyller samtliga krav och kommersiella villkor kommer att antas. Den leverantör som lämnar anbud godkänner samtliga ställda krav och villkor, både kommersiella villkor, kvalitetskrav och andra krav som ställs i denna upphandling. 3.14 Tilldelningsbeslut När beslut i upphandlingen tagits skickas ett tilldelningsbeslut till samtliga leverantörer. Tilldelningsbeslutet skickas som ett e-postmeddelande till den epostadress som angivits av leverantören i TendSign. 1274-2015 Matdistribution 8 (17) Avtal kommer att tecknas tidigast tio dagar efter att tilldelningsbeslutet skickats. Avtalet är bindande först då båda parter undertecknat det. Leverantörens registrerade användare i TendSign ska vara behörig att lämna anbud för leverantörens räkning. På begäran ska detta kunna styrkas. 4 KRAV PÅ LEVERANTÖREN 4.1 Krav på leverantören (LOU kap 10:2) En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om denne • är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud • är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande • är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom • har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta • inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller • i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller • lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Av LOU kap 10:1 framgår också de omständigheter under vilka en leverantör ska uteslutas. 4.2 Företagsupplysning Nedanstående företagsupplysning bifogas anbudet • Leverantörsförsäkran, ifylld och undertecknad. OBS! Östersunds kommun/ beställaren kommer att kontrollera uppgifternas riktighet innan beslut i upphandling fattas. 5 KRAVSPECIFIKATION 5.1 Uppdraget Matdistribution är en biståndsbedömd insats enligt Socialtjänstlagen. Det är kommunens biståndshandläggare som beslutar om insatsen för varje enskild individ. Beslutet innebär att få kyld färdiglagad portionsmat hemlevererad till bostaden och vid behov även hjälp att sätta in maten i kylskåpet. I uppdraget ingår även att få hjälp med beställning och avbeställning. Målgruppen är företrädesvis äldre personer även yngre personer med behov av insatsen innefattas i målgruppen. Leverans ska ske minst två gånger per vecka och leverantören ska organisera distributionen så att den sker under vardagar, dagtid. Den enskilde beställer mat cirka två veckor före leverans. Leverantören ska meddela den enskilde vilken dag och vilken tid som leverans av portionsmat kommer att ske. För personer som inte själv kan öppna dörren och ställa in mat i kylskåpet ska leverantören även ställa in matlådorna i kylskåpet hos de personerna. 1274-2015 Matdistribution 9 (17) Leverantören ska tillhandahålla matsedlar/beställningssedlar hem till personerna och även publicera dem på kommunens hemsida. Det är leverantören som kommer överens med matproducenterna/köken av portionsmat hur och när matsedlar ska distribueras till leverantören. Leverantören ska beställa portionsmat från matproducenterna inför matleverans. Leverantören ska betala matföretagen/producenten för de enskildas beställning av portionsmat och leverantören ska även fakturera den enskilde för beställd och hemlevererad mat en gång per månad. Den rutin som utföraren bestämmer sig för avseende beställning-betalningdebitering ska godkännas av vård- och omsorgsförvaltningen. Leverantören ska tillhandahålla lokal för kylförvaring av portionsmat och emballage som t.ex. kylväska eller motsvarande för distribution av maten till de enskilda. Städning och skötsel av lokal är leverantörens ansvar. Leverantören tillhandahåller och ansvarar för de fordon som används i transportuppdraget. Leverantören ansvarar för att det skapas en obruten kylkedja för matlådorna ända hem till den enskildes kök. Vård- och omsorgsnämnden tar för närvarande inte ut någon avgift av den enskilde för insatsen matdistribution men den enskilde betalar för portionsmaten. Leverantören måste följa gällande lagar som omfattas av uppdraget. Vid fullgörandet av uppgiften ska leverantören iaktta allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet. Vård- och omsorgsnämnden ser mycket positivt på att leverantören marknadsför matdistributionen så att det blir fler personer som får matdistribution och att antalet distribuerade matlådor kan öka. Det är hemtjänstens utförare som hjälper till när personer behöver ha hjälp med att värma eller få hjälp att äta matlådan. Leverantören ska delta i Vård- och omsorgsnämndens matråd två gånger per år. Nuläge – så fungerar det idag I hemtjänsten infördes ett valfrihetssystem (LOV) från den 1 januari 2014 som innebär att den enskilde väljer vilken utförare den vill ha insatser från när det gäller personlig omvårdnad och servicetjänster. I maj 2015 är det fyra olika företag som är godkända för att utföra personlig omvårdnad inom kommunen. 10 olika företag är godkända för att utföra servicetjänster inom olika delar av kommunen. Matdistributören ska samverka med utförarna av hemtjänst så att det blir på bästa sätt för den enskilde. 5.2 Kvalitetskrav Insatserna inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet och kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras (se SoL 3 Kap, 3 §). I bilaga 4 till förfrågningsunderlaget finns de kvalitetskrav som ska 1274-2015 Matdistribution 10 (17) gälla för uppdraget. Uppföljningsrutiner och sanktioner beskrivs i bilaga 5. Kvalitetskraven kan komma att ändras under avtalstiden. 5.3 Servicedeklaration - Värdighetsgarantier Vård- och omsorgsnämnden har beslutat om servicedeklaration för hemtjänst. Den beskriver vad medborgare eller brukare kan förvänta sig när de nyttjar kommunala tjänster. Genom att också lämna en värdighetsgaranti talar nämnden om hur snabbt leverantören ska rätta till brister om den enskilde lämnat ett klagomål. För hemtjänst finns följande tre garantier. Tidskontinuitet - Beviljade hjälpinsatser ska ges på avtalad tid +-30 minuter. Vid tidigare eller senareläggning av insatserna ska brukaren snarast meddelas om detta. Genomförandeplan - ska vara upprättad senast inom två veckor efter att en person har börjat få insatser. Den enskilde eller dess företrädare ska vara delaktig när genomförandeplanen upprättas. På så sätt kan personen påverka hur insatserna ska utföras. Kontaktman - Personer som har hemtjänst har rätt till en kontaktman som ska fungera som en länk mellan brukaren, närstående och övrig personal. Om det inte fungerar med kontaktmannaskapet har personen möjlighet att byta kontaktman. Den enskilde är garanterad att få träffa sin kontaktman minst en gång per vecka. Om dessa garantier inte uppfylls kan personen föra fram klagomål till ansvarig chef. Chefen ska omgående eller inom två veckor vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till bristerna. 5.4 Krav på IT – Vårdinformationssystem Leverantören ska använda vård- och omsorgsnämndens verksamhetssystem för att få beställning från biståndshandläggarna över vilka personer som beviljats matdistribution. Kommunen tillhandahåller åtkomst till systemet och utbildning av lokal kontaktperson/samordnare av systemet kostnadsfritt. Leverantören ska tillhandahålla den IT - miljö som erfordras för att kommunicera med kommunens Citrixserver samt utföra förändringar som kan behövas för säker åtkomst till kommunens verksamhetssystem för vård och omsorg. 5.5 Låssystem Kommunen tillhandahåller och installerar digital nyckelhantering (fn.Phoniro) till de personer som ger sitt medgivande till detta. Systemet ger möjlighet enkel och säker hantering av öppning av dörrar samt loggning av besök. Kommunen svarar för kostnader för utrustning av lås och installation. Leverantören ansvarar för och bekostar teknisk utrustning t ex mobiltelefon som är testad med gott resultat av leverantören av digital nyckelhantering inklusive tillämpliga abonnemang för sin personal. Krav på teknisk utrustning är att varje enskild personal ska ha tillgång till en androidtelefon med phoniroapp som fungerar mot Phonirolås för att kunna öppna dörren till den enskilde. 1274-2015 Matdistribution 11 (17) Leverantören ska ha kontroll på vem i personalen som har tillgång till specifik mobiltelefon. Vid öppning av dörr sker en logg så att leverantören kan se vem i personalen som öppnat dörren. Personalen loggar in med användarnamn samt lösenord. Till dessa krävs ett surfabonnemang med en mindre "surfpott". Ex Telia 3G, 0,5GB. Vård- och omsorgsnämnden kommer med utgångspunkt i personuppgiftslagen (PUL) att teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören. 5.6 Nycklar Leverantören ska ha skriftliga rutiner för säker nyckelhantering (utlämning och återlämning med signering) av den enskildes nycklar. 5.7 Gåvor och andra förmåner Gåvor till leverantören eller leverantörens personal i form av pengar eller gåvor med realiserbart ekonomiskt värde är alltid otillbörliga. Till gåvor utan egentligt ekonomiskt värde kan räknas föremål utan ett realiserbart värde, t.ex. tårtor, frukt, blommor och choklad, och kan endast tas emot under det att gåvans art och omständigheterna vid dess överlämnande inte kan ge anledning till antagande eller misstanke om särbehandling av kunden. Affärer mellan brukare och personal ska inte äga rum med tanke på den enskildes beroendeställning. Leverantören ska följa Östersunds kommunens policy för farliga förmåner för medarbetare, bilaga 7. 5.8 Egenkontrollprogram för hantering av livsmedel Leverantören ska ha ett HACCP- anpassat egenkontrollprogram för hantering av livsmedel i verksamheten. Egenkontrollprogrammet ska vara anpassat efter den verksamhet som ingår i avtalet. Senast 14 dagar innan övertagandet av verksamheten ska leverantören göra en skriftlig anmälan till samhällsbyggnadskontorets avdelning för miljö- och hälsa. Leverantören står för kostnader som är förenade med anmälan av livsmedelsanläggningen. Se Östersunds kommuns hemsida, www.ostersund.se. 5.9 Kommunvapnet Leverantör ska använda Östersunds kommunvapen »på uppdrag av« i all skriftlig information från leverantören till personer i ordinärt boende. Kommunens logga ska inte användas när det avser egen marknadsföring av företaget. 5.10 Tystnadsplikt/sekretess Leverantören ska se till att samtliga personal som är verksam inom avtalat område undertecknar en förbindelse om den tystnadsplikt som råder enligt Lagen om yrkesverksamhet inom hälso- och sjukvårdens område samt 15 kap 1§ Socialtjänstlagen. Tystnadsplikten gäller för uppgift om den enskildes personliga tillstånd eller personliga förhållanden. Leverantören ansvarar för att tystnadsplikten efterlevs. Det innebär att leverantörens personal omfattas av tystnadsplikt och förbud att lämna ut sekretesskyddade uppgifter och kan dömas för brott mot tystnadsplikt. Leverantören ansvarar för att informera personalen om detta och innebörden av sekretess. Leverantören svarar gentemot kommunen för eventuell skada enskilda kan drabbas av om personalen skulle lämna ut sekretesskyddade uppgifter, vare sig muntligen eller på annat sätt. Leverantören ska följa personuppgiftslagen vid egen behandling av personuppgifter. 1274-2015 Matdistribution 12 (17) 5.11 Meddelarfrihet Leverantören ska ansvara för att leverantörens anställda omfattas av meddelarfrihet som kommunens anställda inom motsvarande verksamhetsområden. Leverantören ska förbinda sig att, med undantag för vad som nedan anges, inte efterforska den som lämnat meddelanden till författare och andra upphovsmän, utgivare, redaktioner, nyhetsbyråer och företag för framställning av tekniska upptagningar, för offentliggörande i tryck skrift eller i radioprogram och sådana upptagningar. Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemligheter som skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för leverantörens anställda utanför det område som kontraktet omfattar och inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt 13 kap. Offentlighets och sekretesslagen. 5.12 Personal Leverantören ska inom sitt ansvarsområde fullgöra arbetsgivaransvaret. Leverantören har som arbetsgivare ansvar att följa gällande lagar, avtal och föreskrifter och följa svensk arbetsrättslig lagstiftning. Om leverantören inte har tecknat kollektivavtal ska arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension och avtalspension motsvarande gällande kollektivavtal tecknas och betalas för anställd personal. Intyg från försäkringsbolag och pensionsförvaltare ska kunna uppvisas. 5.13 Övertagande av verksamhet Ny leverantör ska minst en månad innan övertagandet ha sin ledningspersonal stationerad i Östersunds kommun. Denna tid ska avsättas för kontakter med tidigare leverantör, biståndshandläggare, hemtjänstföretag och beställare. Tiden ska användas till mottagande av information samt all annan överföring som behövs för att få en bra bild av det hjälpbehov etcetera som rör varje enskild person inom avtalsområdet. Detta för att övergången ska ske på ett säkert och tryggt sätt. Ny leverantör ska också i direkt anslutning till kontraktstecknandet samt vid övertagande informera om sin verksamhet. Leverantören ska i händelse av att verksamheten vid entreprenadens slut övergår till ny leverantör medverka till att övergången sker med minsta möjliga olägenhet för de enskilda. 5.14 Miljökrav Östersunds kommun är certifierad enligt miljöstandarden ISO 14001:2004. • Leverantören ska ha kännedom om kommunens miljöledningssystem och miljöpolicy. • Leverantören ska ta fram en miljöplan*. I denna ska leverantören beskriva sin miljöpåverkan och hur man ska arbeta för att minska den. Miljöplanen ska lämnas in skriftligen till kommunen för godkännande senast tre månader efter driftstart. Miljöplanen ska hållas aktuell och vid behov uppdateras under avtalsperioden. Leverantören ska också ta fram relevanta 1274-2015 Matdistribution 13 (17) rutiner inom miljöområdet (t.ex. kemikaliehantering, fordonstvätt, hantering av konventionellt och farligt avfall) för sin verksamhet*. • Leverantören ansvarar för att kommunens miljöpolicy, mål samt leverantörens miljöplan och rutiner är väl kända bland personalen. Se Östersunds Kommuns hemsida: • http://www.ostersund.se/utvecklingsamhalle/miljoarbetet/miljoledningssys tem/miljopolicy.4.6206f665119bf511be480003416.html • http://www.ostersund.se/omoss/miljoarbetet/miljoledningssystem/visionmi ljomalochhandlingsplaner.4.6206f665119bf511be480003426.html • http://www.ostersund.se/omkommunen/miljoarbetet/miljoledningssystem. 4.3f31d357118c7a4571680002584.html * = Vård- och omsorgsförvaltningens miljösamordnare kan vara rådgivande för att ge stöd och stöttning i detta arbete. 5.15 Fordon Samtliga fordon som används ska vid varje tidpunkt uppfylla kraven enligt gällande lagstiftning och vara avsedda och anpassade för livsmedelstransporter. Fordonen ska vara utrustade med alkolås (enligt SS-EN 50436-2). Fordonen ska ha en högsta ålder om 5 år räknat från första registreringsdatum (gäller löpande under hela avtalsperioden). Leverantören ska följa relevanta delar i kommunens trafiksäkerhetspolicy. • http://www.ostersund.se/download/18.156fbee3132ec57bbc280001168/13 51614156624/trafiksakerhetspolicy2010-07-09.pdf Under första avtalsåret ska minst 50 % av det tankade drivmedlet till fordonen som omfattas av uppdraget bestå av förnybara drivmedel. Under andra avtalsåret ska detta vara minst 60 % och under tredje avtalsåret ska detta vara minst 70 %. Under det fjärde avtalsåret och framåt ska det vara minst 75 % förnybart bränsle. Med förnybara drivmedel avses: • El som är producerad med vatten-, vind-, sol- eller vågkraft samt biobränslen • Fordonsgas om minst 50 % biogas För övriga drivmedel ska drivmedel av miljöklass 1 användas. Fordon som används vid utförandet av uppdraget ska som lägst uppfylla utsläppskraven motsvarande Euro 5. Vid nyanskaffning av fordon under avtalsperioden ska dessa uppfylla kraven för den miljöklass/Euro-klass som vid inköpstillfället gäller som lagkrav för försäljning av nya fordon. Däck på fordon som används inom ramen för uppdraget ska uppfylla Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1907/2006 (REACH), så att förekomst av PAH följer kraven i Bilaga XVII. Rullmotstånd och våtgrepp hos de däck (dubbdäck och regummerade däck undantagna) som används inom ramen för uppdraget, ska minst uppfylla följande klasser enligt förordning EG nr 1222/2009 1274-2015 Matdistribution 14 (17) om märkning av däck vad gäller drivmedelseffektivitet och andra väsentliga parametrar: Däckklass C1 Sommar C1 Vinter C2 Sommar C2 Vinter Energieffektiviseringsklass C C C C Våtgrepp B B - Vinterdäck ska uppfylla definitionen av vinterdäck i enlighet med TSFS 2009:19. Leverantören ska ha fastställda skriftliga rutiner för kontroll av däcktryck. Däcktrycket får ej varaktigt understiga fordonstillverkarens rekommendationer. Kontrollerna ska dokumenteras. Leverantören ska kontinuerligt notera i körjournal tankad bränsle (volym och typ) samt körda kilometrar (mätperiod 1 november till 31 oktober). Sammanställning av årliga förbrukningen och körsträcka ska redovisa till vård- och omsorgsförvaltningens miljösamordnare senast 10 november varje år. Vid avtalsstart ska leverantören lämna in en lista över de fordon samt däck som kommer att användas för uppdraget. 5.16 Anbud och utvärdering Det anbud som kommer att antas är lägsta pris per levererad portionslåda. Anbudspris ska anges netto, endast mervärdesskatt ska tillkomma. Pris ska anges i SEK. Pris ska lämnas enligt uppställning i bilaga 2. Offererat pris ska inkludera samtliga i uppdraget ingående kostnader. Pris anges enligt följande: • Ett pris per levererad portionslåda. 6 KOMMERSIELLA VILLKOR 6.1 Kontraktstid Kontraktet tecknas för att gälla under 5 år från och med den 1 april 2016 med option för beställaren att förlänga avtalet med samma villkor i ytterligare 2+1 år. Meddelande om eventuell förlängning lämnas senast 12 månader innan kontraktets upphörande. 6.2 Pris Det rörliga priset gäller för ett intervall levererade lådor om 9000 -13 000 portionslådor per månad. Det rörliga priset ändras enligt följande: >13 000 matlådor per månad – 20 % per matlåda som överstiger 13 000 matlådor per månad < 9 000 matlådor per månad + 10 % per matlåda 1274-2015 Matdistribution 15 (17) 6.3 Index Offererat pris ska vara fast till och med 2016-12-31 Därefter får priset justeras med tjänsteprisindex SPI, vägtransporter för gods, med juni 2015 som basmånad och oktober följande år som regleringsmånad. Det nya priset ska vara fast i ett år. Vid eventuell förlängning justeras priset enligt samma modell. 6.4 Betalningsvillkor 30 dagar efter erhållen faktura och godkänd leverans. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkännes ej. Dröjsmålsränta accepteras enligt räntelagen. 6.5 Fakturor Fakturering ska ske en gång per månad. Fakturor adresseras till: Östersunds kommun, Vård- och omsorgsförvaltningen, Box 705, 831 28 Östersund. På fakturan ska som ”Er referens” anges 80 32 00 På fakturan ska anges: • Beställarens Ref kod + kontaktperson • Utförarens namn • Omfattning av utförd tjänst • Pris • Att företaget innehar F-skattebevis Ofullständiga eller felaktiga fakturor kommer att återsändas till leverantören för rättelse. 6.6 Försäkring Leverantören ska teckna och under kontraktstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkringar som håller kommunen skadeslös vid skada. Ansvarsförsäkringens maximala belopp ska vara lägst 10 miljoner kronor. Leverantören ska styrka att han tecknat ovannämnda försäkringar genom att lämna till kommunen försäkringsbevis utfärdat av försäkringsgivare, först i samband med kontraktets undertecknande och därefter vid den årliga uppföljningen. Leverantören förbinder sig att förebygga skador som kan drabba personal, hjälptagare, anhöriga och utomstående. 6.7 Extraordinära händelser och höjd beredskap Leverantören ska ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och vidtaga de åtgärder som följer av lednings- och informationsplanen, bilaga 9. Det kan avse såväl katastrofer i fredstid, som höjd beredskap vid kriser och krigsfara respektive händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar ska leverantören snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens säkerhetssamordnare. 6.8 Lagar/Förordningar/Föreskrifter Leverantören ska i det fall han blir antagen ansvara för att all relevant lagstiftning efterlevs. 6.9 Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande. 1274-2015 Matdistribution 16 (17) 6.10 Underleverantör Leverantör svarar för eventuella underleverantörer som för sig själv. 6.11 Omförhandling Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte. Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse. 6.12 Hävning Part får häva ingånget avtal om motparten icke fullgör sina åtaganden och avtalsbrott är av väsentlig betydelse. Beställaren har rätt att utan krav på ersättning häva avtalet om: • • • utföraren försätts i konkurs eller eljest befinns vara på sådant obestånd att företaget inte förväntas fullgöra sina åtaganden. utföraren inte uppfyller sina förpliktelser vad gäller skatter och allmänna avgifter. utföraren inte fullgör sina åtaganden enligt detta förfrågningsunderlag och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran. 6.13 Force majeure Varje omständighet som part inte kan råda över såsom eldsvåda, krig, mobilisering, arbetskonflikt och andra händelser som kan definieras som Force majeure utgör befrielsegrunder om de inträffar efter avtalsdagen och avtalets fullgörande därigenom förhindras. Giltig befrielsegrund föreligger inte • vid strejk, blockad eller annan form av arbetskonflikt till följd av att part inte fullgjort sina skyldigheter enligt lag eller kollektivavtal, eller • vid händelser som kan hänföras till parternas organisation eller verksamhet såsom personalbrist, strömavbrott, brand, transportförsening, fel eller försening av leverans från leverantör eller därmed jämförliga förhållanden 6.14 Tvist Tvist mellan parter med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas i samförstånd mellan parterna. Går inte detta ska tvisten lösas av Östersunds tingsrätt med tillämpning av svensk rätt. 7 UPPFÖLJNING, UTVÄRDERING OCH KVALITETSKONTROLL AV VERKSAMHETEN UNDER AVTALSTIDEN 7.1 Tillsyn Inspektionen för vård och omsorg (IVO) utövar tillsyn över verksamhet som bedrivs enligt socialtjänstlagen. 7.2 Lex Sarah Leverantören ska ha ingående kännedom om de föreskrifter som gäller vid anmälan av missförhållanden i omsorger om äldre och funktionshindrade. 1274-2015 Matdistribution 17 (17) 7.3 Föreskrifterna och råden anges i 14 kap 1-2 § socialtjänstlagen (1980:620) (SOSFS 2011:5) Leverantören ska ha egna rutiner för hur utredning och rapportering ska gå till. Leverantören ska även följa vård- och omsorgsnämndens rutiner och instruktioner för rapportering av Lex Sarah för yrkesmässig verksamhet, bilaga 8. Insyn Beställaren, inklusive kommunens revisorer, har rätt till full insyn i verksamheten för uppföljning och utvärdering att uttalade mål, riktlinjer och kvalitetskrav följs och för uppföljning av beviljade och bedömda insatser. 7.4 Rapportering Leverantören ska lämna in de uppgifter som vård- och omsorgsnämnden kan behöva för att fullgöra sin rapporteringsskyldighet till andra myndigheter exempelvis Statistiska centralbyrån (SCB) och Socialstyrelsen. 7.5 Uppföljning och utvärdering Uppföljningen är en del i nämndens ledningssystem för kvalitet vilket är under utveckling och kraven på rapportering mm kan komma att ändras under avtalsperioden. Leverantören ska skriftligen rapportera enligt kvalitetskraven i bilaga 4 varje år om inte andra intervall anges. Vidare kommer vård- och omsorgsnämnden att göra löpande uppföljningar av hur avtalsvillkoren inklusive kvalitetskraven följs. Vård- och omsorgsnämnden har rätt till full insyn i verksamheten för uppföljning och utvärdering att uttalade mål och riktlinjer följs och för uppföljning av beviljade och bedömda insatser. Det system eller den modell för dokumentation, som leverantören använder, ska vara sådant att uppföljning kan ske individuellt och mot kvalitetskraven i förfrågningsunderlaget. 7.6 Allmänhetens insyn Kommunfullmäktige och Vård- och omsorgsnämnden har ett ansvar att kontrollera och följa upp verksamhet som drivs av privata utförare. Det innebär att allmänheten ska ha möjlighet till insyn i verksamheten. Det kan innebära att resultat av Vård- och omsorgsnämndens granskningar och uppföljningar av leverantörens verksamhet såsom kvalitet på vård- och omsorg, avvikelser i verksamheten, personalen och deras villkor mm. kommer att presenteras i jämförelse med andra utförare på kommunens hemsida. 1274-2015 Matdistribution
