SKALL-OCH BÖRKRAV FÖR UPPHANDLING AV

Comments

Transcription

SKALL-OCH BÖRKRAV FÖR UPPHANDLING AV
SIDAN 1 AV 3
SKALL- OCH BÖRKRAV FÖR UPPHANDLING AV DOKUMENTOCH ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM
1.
FÖRSTÅELSE FÖR DIN VERKSAMHET, DINA BEHOV
Att leverantören förstår din verksamhet är bland de viktigaste aspekterna
när det kommer till att välja leverantör av ett dokument- och
ärendehanteringssystem.
Eftersom
dokumentoch
ärendehanteringssystem oftast är ett övergripande system som täcker
stora delar av organisationen är det oerhört viktigt att de vet vad ni
behöver i de olika delarna av organisationen. Det är både tidskrävande och
frustrerande att alltid behöva förklara vad man vill åstadkomma och varför
man vill ha det på ett visst sätt. En leverantör som kan din verksamhet och
bransch vet varför ni vill ha det på ett visst sätt och kan dessutom komma
med värdefulla tips om hur man kan lösa problem på ett kanske ännu
bättre sätt.
2.
HÖG SERVICENIVÅ/VÄLJ EN LEVERANTÖR, INTE EN PRODUKT
Det är viktig att ställa krav på service. Att investera i ett dokument- och ärendehanteringssystem är dyrt
och det är inget man byter ofta. Det är därför viktigt att ni som kund trivs tillsammans med leverantören.
Istället för att se leverantören enbart som en part som levererar ett system se det som en partner som
hjälper att utveckla er verksamhet.
3.
KOMPENTENS OCH ERFARENHET
Att välja en leverantör med stor erfarenhet är oftast en viktig grundförutsättning för att leveransen ska vara
lyckad. Ett företag som har stor erfarenhet av tidigare leveranser vet hur de ska hantera problem som kan
uppstå längs med vägen.
En stor erfarenhet betyder allt som oftast att företaget har byggt upp ett gediget kontaktnät. I dagsläget
finns det en djungel av företag som sysslar med IT och det kan vara svårt att hitta rätt. Ett företag med bra
kontaktnät vet vart de ska leta och har kanske redan de kontakter som behövs för att kunna leverera en
komplett lösning efter dina önskemål.
4.
TILLÄGGSTJÄNSTER – FASTNA INTE I DEN PRODUKT NI HAR
KÖPT
Se till att det är ett system som organisationen kan växa i. Alla vet att det är tidkrävande att byta system.
Se därför till att det finns möjlighet till tilläggstjänster som kan bygga ut systemet.
ESSVISION AB
SIDAN 2 AV 3
5.
FÖRETAG MED KUNDANSVAR
Leverantören bör ha resurser i sin kundtjänst som blir ”expert” på just din organisation och era behov och
som kan se till att uppdateringar av information överförs på ett effektivt sätt här och nu, liksom över tiden.
Till skillnad från säljaren, som är ansvarig kontakt vid upphandlingens start och avtalsskrivande, är en
kundansvarig eller liknande, expert på att vårda relationen med er över tiden och kan hantera betydligt mer
komplexitet än vanlig ”first line support”.
6.
PROJEKT
Ställ som krav att leverantören har erfarenhet och kompetens inom projektledning och kunskapsöverföring
för att säkerställa ett bra införande och en bra driftstart. Leverantören bör tillhandahålla en erfaren
projektledare, en tydlig process, samt slutligen erbjuda en möjlighet för er att utvärdera projektet. Detta
sammantaget hjälper er att lägga grunden för ett bra samarbete.
7.
SUND EKONOMI
Säkerställ att leverantören har en sund och stabil ekonomi utan betalningsanmärkningar. Likaså att det
finns en långsiktighet i ägarförhållandena och att man följer gällande lagar och regelverk. Ett mått att beakta
kan vara kreditvärdering. Det högsta kreditbetyg ett aktiebolag kan få enligt t ex Soliditets
kreditvärderingssystem är AAA (Triple - A). Bland annat krävs att företaget omsätter mer än 2 miljoner, har
varit verksamt i minst 10 år och har nyckeltal som är väsentligt över branschens genomsnitt. De leverantörer
som uppfyller dessa krav har också rätt att använda denna logotyp i sin kommunikation under det år då
kreditbetyget utfärdats.
8.
MILJÖPOLICY
Leverantören bör ha en tydlig policy för hur man bedriver ett kontinuerligt
miljöarbete från inventering av miljöpåverkan till handlingsplan och åtgärder
för att förbättra densamma som är i linje med gängse miljöledningssystem (ISO
14001:2004).
9.
REFERENSER
Begär två-tre referenser på kunder med liknande uppdrag och som kan ge
feedback på olika dimensioner av uppdraget. Ett bra tips är att ringa upp deras
organisationer och lyssna på deras erfarenhet av leverantören. Det är oftast så
man får den ärliga sanningen om produkten, och leverantören.
10. TYDLIGA KRAV
Övergripande för både skall- och börkrav är att dessa måste vara tydliga så att de inte kan tolkas på mer än
ett sätt. Låt flera olika personer inom organisationen läsa igenom den kompletta kravlistan för att
säkerställa att kraven är tydliga.
ESSVISION AB
SIDAN 3 AV 3
11. BEHOVSSTYRDA KRAV
Vår erfarenhet visar att krav som är behovsstyrda ger bättre och mer kostnadseffektiva lösningar för
kunden. Om kraven istället utgår från funktion riskerar man att missa lösningar som uppfyller samma behov
på ett annat, och kanske ännu bättre sätt.
12. FÖRHÅLLANDET MELLAN SKALL- OCH BÖRKRAV
Skallkraven ska tydligt visa de behov som verksamheten måste få uppfyllda för att lösningen ska fungera
ex kan det handla om att lagkrav ska uppfyllas, att lösningen ska fungera på befintlig teknisk plattform
eller vara framtidsäkrad för att möta IT-strategin. Börkraven ska vara underlag för att kunna utvärdera
vilket alternativ som möter verksamhetens behov bäst. Det kan därför vara viktigt att ge möjlighet till
tydliga beskrivningar av börkrav som är av stor vikt för verksamheten.
13. ANBUDSPRESENTATION
Bjud in leverantörer till att presentera sin lösning.
Fokusera på en eller flera processer som ska stödjas och
de moment i processen som hanteras frekvent av era
användare. Ett körschema är bra för att alla leverantörer
ska få möjlighet att visa samma delar. Om körschemat
blir för detaljerat riskerar ni att inte få den enklaste
hanteringen visad, utan enbart enskilda funktioner.
14. LYCKADE UPPHANDLINGAR
Av erfarenhet så har vi sett att de mest kvalitativa och över tiden bästa upphandlingarna för såväl kund
som leverantör har varit upphandlingar som innehållit en eller flera av nedanstående faktorer:
 Kvalitetsparametrarna utgör 50 % eller mer vid utvärderingen. T ex kvalitet, leverans- eller
genomförandetid och kostnadseffektivitet
 Upphandlingsprocessen har innefattat en anbudspresentation
 Förhållandet mellan skall- och börkrav är rimlig
 Kravspecifikationen är behovsstyrd
ESSVISION AB