docStatusrapport AG sikker drift
download 
Report Transcription
Statusrapport AG sikker drift
Statusrapport AG sikker drift Dato: 09. okt. 2015 1 Innholdsfortegnelse 1 Innholdsfortegnelse.............................................................................................................................. 1 2 Innledning ............................................................................................................................................. 2 AG sikker drift vil spesielt framheve.................................................................................................... 3 3 Undergruppe Bibliotekstjenester ......................................................................................................... 3 Arbeidsgruppe E-ressurser, lisenser og anbud .................................................................................... 3 Arbeidsgruppe Felles biblioteksystem ................................................................................................ 5 Arbeidsgruppe organisasjon, økonomi og administrasjon.................................................................. 7 Narvik .................................................................................................................................................. 7 Harstad ................................................................................................................................................ 7 4 Undergruppe Eiendomsdrift................................................................................................................. 8 Skilting ................................................................................................................................................. 8 Adgangssystemet ................................................................................................................................ 8 5 Undergruppe IT .................................................................................................................................... 9 Viktige valg og forutsetninger ............................................................................................................. 9 Økonomi i fusjonen ........................................................................................................................... 10 Fremdriften ....................................................................................................................................... 11 6 Undergruppe Kommunikasjon ........................................................................................................... 11 Profil .................................................................................................................................................. 11 Samordning av digitale kanaler ......................................................................................................... 11 Studentrekruttering........................................................................................................................... 13 7 Undergruppe Personal, lønn og arkiv ................................................................................................. 16 Lønn ................................................................................................................................................... 16 HMS ................................................................................................................................................... 18 Personal ............................................................................................................................................. 19 Arkiv................................................................................................................................................... 22 8 Undergruppe Studie ........................................................................................................................... 22 Felles studentsystem (FS) .................................................................................................................. 22 Timeplaner ........................................................................................................................................ 23 Ansatt-/studentkort .......................................................................................................................... 26 9 Undergruppe Økonomi....................................................................................................................... 28 Faggrupper innen økonomi-området ................................................................................................ 28 Beslutninger, valg og avklaringer ...................................................................................................... 29 Område: System og bilagshåndtering: .............................................................................................. 29 Område: Økonomistruktur og BOA ................................................................................................... 32 Område: Budsjett .............................................................................................................................. 33 Område: Regnskap ............................................................................................................................ 35 Område: Innkjøp................................................................................................................................ 36 2 Innledning Arbeidsgruppe sikker drift blei opprettet av rektorrådet 20.04.15 og har følgende sammensetning: Stig Ørsje, IT-direktør, UiT Kai M. Mathisen, Ass. IT-direktør, UiT Ørjan D. Pettersen, IT-leder, HiN Håvard Espenes, Overingeniør IT, HiH Eli Margrete Pedersen, Økonomidirektør, UiT Eirik Sund, Økonomisjef, HiN Turid Eilertsen, Økonomi- og personalsjef, HiH Heidi Adolfsen, Studiedirektør, UiT Rolf Håkon Rensaa, Studiesjef, HiN Marina Trogen Hansen, Studiesjef, HiH Asbjørn Bartnes, Kommunikasjonsdirektør, UiT Espen Dalmo, Kommunikasjonsrådgiver, HiN Kjetil Nilsen, Informasjonsansvarlig, HiH Erland Loso, Bygg- og eiendomsdirektør, UiT Geir Nygård, Bygg, leder teknisk drift, HiN Asbjørn Fredheim, Økonomirådgiver, HiH Odd Arne Paulsen, Personal- og organisasjonsdirektør, UiT Lise Bang Ericsson, Personalsjef, HiN Linda Risnes, Personalrådgiver, HiH Johanne Størkersen, Fagforeningsrepresentant (NITO), UiT Asbjørn Førlie, Fagforeningsrepresentant (NITO), HiN Tor Alvin Strand, Fagforeningsrepresentant (NTL). HiH Jonas B. Johnsen, Studentrepresentant, UiT Sekretær: Ingeborg Ø. Hellemo Odd Arne Paulsen gikk ut i permisjon i august 2015 og hans oppgaver i fusjonsarbeidet er tatt over av fire andre ved UiT: Sissel Tjosaas (personal), Lajla Johansen (lønn), Anita Dahlberg (arkiv) og Anita Pettersen (HMS). Arbeidsgruppa har hatt som hovedoppgave å sikre driftskritiske funksjoner i fusjonen. Gruppa skulle utrede og foreslå nødvendig samordning av IT-systemer, administrative systemer, regelverk og forskrifter. Arbeidet i AG sikker drift blei startet opp 21. april 2015. Arbeidet er organisert i seks undergrupper: Eiendomsdrift, IT, Kommunikasjon, Studie, Økonomi samt Personal, lønn og arkiv. Undergruppene består av fagdirektører/-ledere på de tre institusjonene. I tillegg kommer undergruppe Bibliotekstjenester som blei opprettet av rektorrådet. Undergruppene har igjen opprettet faggrupper innenfor sine aktuelle områder som inneholder medlemmer fra alle tre institusjoner. Undergruppene arbeider selvstendig innenfor sine områder og rapporterer sin framdrift i eget kapittel. Arbeidsgruppa har hatt tre møter; ett via Lync, ett i Harstad i juni og ett i Narvik i august. AG sikker drift vil spesielt framheve Svært mange oppgaver innenfor bl.a. økonomi, personal og IT avhenger av at den endelige organisasjonsstrukturen med navn blir vedtatt av styret 27. oktober. Vi vil da rekke å opprette nytt stedkodetre som kan brukes av de underliggende systemene. Forsinkelser i vedtak av organisasjonsstrukturen vil medføre at det må opprettes midlertidige løsninger med påfølgende dobbeltarbeid. Siden det ikke blei tildelt SAKS-midler til profilarbeid er det ikke blitt utarbeidet ny profilhandbok og dagens profil og løsning med navnetrekk og logo brukes også etter fusjonstidspunktet. 3 Undergruppe Bibliotekstjenester Det er avviklet to møter i Undergruppe Bibliotektjenester. En samling i Tromsø og et møte via Skype. UG Bibliotektjenester har opprettet tre interne arbeidsgrupper, med representanter fra alle de involverte institusjonene, og det er vedtatt mandat for disse. Arbeidsgruppe E-ressurser, lisenser og anbud Mandat: Utarbeide oversikt over e-ressurser og lisenser ved de to nye bibliotekavdelingene i Harstad og Narvik Sammenligne litteraturporteføljer og bli enige om felles portefølje Gjøre et overslag over kostnader fusjonene innebærer når UBs eksisterende avtaler utvides til å gjelde de nye brukerstedene Kartlegge IP-adresser Lage en plan for å innføre tilgang til litteraturressurser for den nye institusjonen og dens brukere Møtevirksomhet: Det er avviklet to møter i arbeidsgruppen. Ett i Tromsø og et via Skype. Status for arbeidet Det er utarbeidet en oversikt over IP-adresser, e-ressurser, lisenser og trykte abonnement ved HiH og HiN. Disse er i stor grad overlappende porteføljer med UiTs, men både HiH og HiN har elektroniske og trykte abonnement som UiT ikke har. UNIKE elektroniske abonnement HiH /HIN Tittel Academic Search Premier (ASP) Business Source Premier (BSP) Business Continuity & Disaster Recovery Leverandør Pris NOK 2015 Pris Valuta 2015 Ebsco 135 766 $ 20 063 31 213 HiH Ebsco 130 553 $ 19 276 26 113 HiH Ebsco 22 273 $ 3 291 4 760 HiH $ 5 405 7 463 HiH Risk Management ref center Ebsco Byggforsk SINTEF kunnskapssystemer Byggforsk Standard Standarder på web online Skarland Kompetansebiblioteket press Rasjonell elektronisk Info-blad nettverks FDV-nøkkel, kalkulasjonsnøkkel Holteprosjekt Norsk Byggenormserien byggtjeneste Norsk Vann Ny kostnad 2016 Institusjon 28 875 HiN 55 017 HiN 2 569 HiN 3 000 HiN 10 000 HiN 11 500 HiN 4 000 HiN 403 553 Av de unike abonnementene så er det foreløpig ikke gjort grundige vurderinger av behov for videreføring. Dvs. det er EBSCO-databasene som sannsynligvis bør sees nærmere på, mens det øvrige bør videreføres. EBSCO-databasene er samlinger av elektroniske tidsskrifter som UiT kanskje allerede har i fulltekst direkte fra forlaget. UiTs praksis har vært, og er å ha abonnement direkte fra forlag og ikke i aggregator-pakker. Høgskole-praksis er ofte motsatt, dvs. abonnement på aggregator-pakker og ikke abonnement direkte fra forlag. Vi har fått kunnskap om at de tre institusjonenes kataloger ikke blir fusjonert fra 1. januar 2016, men at det blir tre ulike kataloger en god stund ut i 2016. Dette innebærer at selv om UiTs samlede portefølje blir tilgjengelig for studenter og ansatte ved HiH og HiN og omvendt, så blir ikke katalogene oppdatert. Eksempelvis innebærer det at dersom du som student ved HiH ønsker tilgang til fulltekst-ressurser ved UiT, så må du forholde deg til UiTs katalog, og ikke til HiHs katalog. Ønsker du å finne ut hva som står på hylle ved HiH, må du derimot forholde deg til HiHs katalog. Arbeidsgruppa mener at dette gjør gjenfinning komplisert for innfusjonerte studenter og ansatte, og mener derfor at videreføring av alle abonnement for 2016 er ønskelig. Vår/sommer 2016 benyttes for å vurdere databasene opp mot UiTs fullteksttilganger, slik at disse eventuelt kan sies opp eller fornyes for 2017. Kostnader Kostnader er foreløpig ikke klarlagt, da priser ikke er ferdig forhandlet eller innhentet. Fornyelser/oppsigelser for 2016 er nylig gjort, og i den forbindelse er det gitt beskjed til de fleste leverandører av abonnement om den forestående fusjonen. HiNs og HiHs leverandører har også fått beskjed om at abonnement nå overføres til EBSCO. Arbeidsgruppa jobber videre med å kartlegge kostnader. Plan for overføring I forbindelse med fornyelsene for 2016 gis alle leverandører beskjed om fusjonen og nye IP-adresser. Erfaringsmessig tar det noe tid å få etablert tilgang på nye IP-adresser. Arbeidsgruppa vurderer at 90% av tilgangene vil være etablert første kvartal 2016. Det øvrige tas hånd om løpende. Arbeidsgruppe Felles biblioteksystem Mandat: Kartlegge små og store problemstillinger ved sammenslåing av bibliotekkatalogene Forberede sammenslåing av bibliotekkatalogene og andre felles system (for eksempel lånetakerregister) Foreslå navn/koder på de nye enhetene i Harstad og Narvik Opprette nye utlånssteder Samkjøre Oria Møtevirksomhet: Gruppen har hatt to Skype-møter, 8. og 24. september. Status for arbeidet Problemstillinger som har vært diskutert: Kontakt med BIBSYS: Det er etablert kontakt med BIBSYS om sammenslåingen. Vår kontaktperson hos BIBSYS er Arnvid Hellebust, Frode Nilsen er UiTs kontaktperson. Tidspunkt for sammenslåing: På grunn av overgangen til Alma er det ikke mulig for ExLibris og BIBSYS å starte arbeidet med sammenslåing av institusjoner før i første kvartal 2016. Sammenslåingen kan ikke påregnes å være ferdigstilt før i andre kvartal 2016. Oria: Ved tidligere fusjoner har det vært et mål at alle studenter og ansatte skal ha lik tilgang til bibliotekressurser, uavhengig av campustilhørighet. Gruppa legger til grunn at dette gjelder i denne fusjonen også. Institusjonene vil etter overgangen til Alma ha sitt søkegrensesnitt koplet til sin instans av biblioteksystemet. Inntil institusjonene er slått sammen og kjører samme instans av Alma, vil det derfor heller ikke være mulig å ha ett felles Oria-grensesnitt som søker og gir treff i hele porteføljen til den fusjonerte institusjonen. Det må avklares med arbeidsgruppa for «E-ressurser, lisenser og anbud» hvorvidt alle elektroniske ressurser vil være tilgjengelig for alle fra 1. januar 2016. Dersom dette er på plass, vil ansatte og studenter i Narvik og Harstad (gjelder også Tromsø, men her vil kanskje behovet/omfanget være minimalt?) måtte forholde seg til tre (dersom Narviks og Harstads ressurser ikke er relevante for hverandre, vil det kanskje holde med to) Oria-grensesnitt i en overgangsperiode for å få tilgang til alle ressurser. Det vil være en utfordring å nå ut til studenter og ansatte med informasjon om dette. Lånekort: Det er satt ned en egen fusjonsgruppe som jobber med student- og ansattkort. Frode Nilsen deltar fra universitetsbiblioteket. Alle institusjoner har i dag bibliotekstjenester inne som en del av tjenestene i studentkortene sine, for ansattkort er det noen forskjeller. Målet er å ha lik praksis/rutiner for studenter og ansatte. På grunn av at eksterne baser (FS og BIBSYS) ikke er fusjonert fra 1. januar, vil det måtte være en overgangsperiode hvor ulike kort er i bruk/omløp. Utlånssteder – navn og koder: Navn og koder på utlånsstedene ved UiT er en blanding av benevnelser som angir faglig eller geografisk tilhørighet. Enhetene i Tromsø har navn som indikerer hvilke fagmiljøer de betjener, mens enhetene i Finnmark angir geografisk plassering. Arbeidsgruppa har ikke blitt enig om ett forslag til navn på enheten i Narvik, og har derfor to forslag. For enheten i Harstad er det enighet om å foreslå «Harstadbiblioteket». Navn – dagens ved UiT + forslag til nye Natur- og helsebiblioteket Museumsbiblioteket Kultur- og samfunnsfagsbiblioteket Psykologi- og jusbiblioteket Musikkbiblioteket Kunstakademiet Lærerutdanningsbiblioteket Altabiblioteket Hammerfestbiblioteket Narvikbiblioteket (forslag) Teknologibiblioteket (forslag) Harstadbiblioteket (forslag) Avdelingskode - dagens ved UiT + forslag til nye UBT/NH UBT/TMU UBT/KS Utlånskoder UBT/PJ UBT/MUS UBT/KA UBT/LU UBT/ALTA UBT/HF (endres til UBT/HFEST) UBT/NAR (forslag) UBT/TEKNO (forslag) UBT/HAR (forslag) ubtpj ubtmus ubtka ubtlu ubtalta ubthfest ubtnar ubttekno ubthar ubtnh ubttmu ubtks Institusjonelle arkiv: Har avklart med Stein Høydalsvik (UiT) at problemstillingene er identifisert. UiT har erfaring med sammenslåing av DSpace arkiv, fusjonen med Finnmark var relativt uproblematisk. Behov for overgangsordninger: o Lånekort – håndteres av annen gruppe o Oria – vil måtte forholde oss til flere grensesnitt i en periode, hvordan informere ansatte og studenter? o Rutiner for «fjernlån» mellom fusjonerte institusjoner? o Felles rutiner rundt utlån? Arbeidsgruppe organisasjon, økonomi og administrasjon Mandat: Foreslå innplassering av de nye bibliotekavdelingene i UBs organisasjon Planlegge samkjøring av budsjett og økonomi- både drifts- og litteraturbudsjett Problemstillinger knyttet til BOLK Møtevirksomhet: Det er avviklet ett Skypemøte i arbeidsgruppen. Status for arbeidet: Gruppa har hatt et møte på Skype for å identifisere en del punkter som er viktige å ta tak i. Bibliotekene er svært ulikt organisert på de tre institusjonene. I UG-bibliotek sitt mandat er følgende fremført: Undergruppa har som hovedoppgave å sikre at bibliotekstjenestene integreres i en felles organisasjon, og at systemer og retningslinjer harmoniseres. • • • • Med mindre det ikke er klare fordeler ved å gjøre endringer, legges UiT sine system, regelverk og forskrifter legges til grunn i arbeidet. Vurdere hensyn til den geografiske dimensjonen ved forslag til løsninger, herunder stedlig samordninga av tjenester. Undergruppa skal vurdere behov for overgangsordninger, og eventuelt foreslå prolongering av nåværende systemer, regelverk, ordninger, rutiner mv. hvor det kan være hensiktsmessig. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet. Narvik Organisasjon: Ved Høgskolen i Narvik er biblioteket en egen enhet under fellesadministrasjonen. Biblioteket ledes av en hovedbibliotekar med personal og økonomiansvar. Bibliotekets leder rapporterer til Høgskoledirektøren. Økonomi: Totalt budsjett 2015: 4 349 374,Administrasjon: Ingen egne administrative ressurser Harstad Organisasjon: Ved Høgskolen i Harstad er biblioteket organisert under seksjon for økonomi-personal og drift som er en av tre seksjoner i Fellesadministrasjonen. Ingen av bibliotekets ansatte har personal eller økonomiansvar, men en bibliotekleder har det faglige ansvaret og følger opp økonomi og personalet i det daglige. Økonomi: Totalt budsjett 2015: 4 310 000,Administrasjon: Ingen egne administrative ressurser. Arbeidsgruppen arbeider videre med de problemstillingene som er gitt gjennom mandatet. Flere av disse ligger i skjæringspunktet for arbeidet i UG Bibliotekdrift, og vil også bli håndtert her. 4 Undergruppe Eiendomsdrift I perioden har det vært flere møter mellom relevant personell i Narvik og personell i Tromsø. Det har vært ett møte i Harstad den 28.april hvor b.la Statsbygg var tilstede. Mye av strukturene i oppgavefordelingen vil bli uberørt, men sentrale ting som skilting og adgangskontroll er det som har vært de viktigste fokusområdene. I tillegg til dette så har servicetorgets funksjon blitt løftet frem. I all hovedsak vil eiendomsdrift fortsette som før 1.1.2016 siden det er Statsbygg som eier størstedelen av lokalene. UiT vil overta kontraktene som er signert. Nye avtaler eller kontrakter som er under arbeid etter vedtaket om fusjonen er avdeling for bygg- og eiendom informert om. Skilting Veiskilting: Tekst på retningsskilt som viser vei til høgskolen skiftes ut med nye skilt tekstet «Universitetet» Utvendig skilt: Ny folie trykk iht. UiTs grafiske profil monteres på eksisterende plateskilt og monolitter. Der det er nødvendig bestilles nye skiltplater med folie trykk. BEA og KSA samarbeider om dette. Utskifting av lys-skilt og fasadeskilt med belysning: Disse skiltene er en del av fasadeuttrykket og utskifting til andre type skilt må utredes nærmere. Innvendigskilting: Navn endres på informasjonstavler og andre plasser der det er nødvendig. Oversikt utarbeides når de nye navnene er klar. Det forutsettes bruk av lokale leverandører til jobben. Drift i Narvik vil stå for gjennomføringen av skiltingen der, men i Harstad er det mer usikkert. Bestilling av skilt kan ikke gjøres før enhetenes navn er klart ref. beslutningen om organisering. Adgangssystemet I Narvik er RITA er blitt oppgradert til ARX ila sommeren 15. Adgang på tvers av alle campus vil bety at ID-kortene og eventuelt kortleserne må byttes. En fullstendig integrasjon mellom alle systemene vil ikke være mulig før tidligst mars 2016. Dette vil kunne medføre bruk av flere kort (adgangskort, lånekort m.m.) en periode. I Harstad er utfordringen større siden det er både Statsbygg og privat utleier som har både undervisning- og ansattearealer. Dette vil medføre en større utskifting av adgangskontroll i Campus Harstad. Når dette kan skje er uklart. 5 Undergruppe IT Undergruppe for IT-området består av ass. IT-direktør Kai Mathisen (UiT), IT-leder Ørjan D. Pettersen (HiN) og IT-leder Håvard Espenes (HiH). Første del av arbeidet har vært lagt opp slik at hver av institusjonene har gjort en kartlegging av systemer og løsninger ved den enkelte institusjon. Dette arbeidet var i stor grad gjort før ferien og danner grunnlaget for det videre arbeidet med å se på hvilke løsninger som skal gjelde fra fusjonstidspunktet og hvor det må lages overgangsordninger. Det videre arbeidet er organisert i faggrupper som har foreslått løsninger som implementeres før fusjonstidspunktet, eventuelle overgangsløsninger og hva som kan/bør gjøres etter 1.1.2016. Faggruppene vil også se på eventuelle utfordringer og avhengigheter som man må ha fokus på i det videre arbeidet. Dersom faggruppene ser utviklingsoppgaver på områder som ikke er kritisk i forhold til fusjonen er de også bedt om å spille inn forslag på utviklingsprosess som kan tas videre i linja etter fusjonen. Det har vært etablert fem faggrupper som i all hovedsak følger linjeansvaret ved UiT da man på den måten sikrer at alle sentrale områder blir ivaretatt. Faggruppene består av person(er) fra hver av institusjonene som trekker inn nødvendig personell ved behov. Fagdirektørteamet er i samråd blitt enig at faggruppene av praktiske grunner ledes av UiT. Faggruppene er: Nett- og systeminfrastruktur Applikasjon og grunntjenester Prosesstøtte, integrasjon og utvikling Klientdrift og brukerstøtte Avtaler og regelverk Faggruppene trekker ellers inn ressurspersoner der det er hensiktsmessig. Viktige valg og forutsetninger I arbeidet så langt er det gjort en del viktige IT-relaterte valg og forutsetninger som det videre fusjonsarbeidet legges opp etter. Valgene og forutsetningene har vært fremmet i AG Sikker drift og det er ingen motforestillinger til disse. Følgende viktige valg og forutsetninger er gjort: Uit.no blir primært domenenavn fra 1.1.2016. Ett felles sentralbord fra 1.1.2016. Brukerne ved HiN og HiH får ny primære brukeridentitet for IT-systemer fra 1.1.2016. Ansattes e-postadresse blir på formatet [email protected] fra 1.1.2016. Studentenes e-postadresse ved HiN og HiH videreføres frem til 30.7.2016. Ephorte blir felles saks- og arkivsystem fra 1.1.2016. UiTs Safecom-løsning velges som kopi/print-løsning fra 1.1.2016. UiTs studentkort og ansattekort blir videreført fra 1.1.2016. Studentene får gratis sort/hvit utskrift fra 1.1.2016. UiTs portalløsning videreføres fra 1.1.2016. Paga blir institusjonens lønns- og personalsystem fra 1.1.2016. UiTs BAS-løsning videreføres fra 1.1.2016. Institusjonenes FS slås sammen i mars 2016. Institusjonenes LMS videreføres ut vårsemesteret 2016. UiTs Syllabus videreføres som felles timeplansystem fra 1.1.2016. UiTs gruppevareløsning Exchange implementeres for alle ansatte fra 1.1.2016. UH Skype innføres som felles desktop samhandlingsløsning fra 1.1.2016. UiTs styringssystem for informasjonssikkerhet gjelder fra 1.1.2016. Økonomi i fusjonen I forbindelse med implementeringen av IT-løsningene ble det søkt om ekstra fusjonsmidler til infrastrukturtiltak som man mener er viktig i fusjonssammenhengen. Det meste av de omsøkte midlene gjaldt oppgradering av nettverksinfrastruktur i Harstad og Narvik for å få en likeverdig infrastruktur på alle campusene. Det ble søkt om fusjonsmidler til følgende tiltak: Oppgradering av nettverksinfrastruktur. Behov 5,5 mill. Kopi/print-løsning. Behov 300.000 kroner. Gratis utskrift for studentene. Behov 550.000 kroner i 2016. Programvarelisenser. Foreløpig behov 500.000 kroner. UH Skype for Business. Behov 150.000 kroner. Det ble ikke bevilget midler til noen av disse tiltakene, men det jobbes likevel videre med de planene man har lagt selv om tjenestekvaliteten vil kunne bli ulikt på de forskjellige campusene. Foreløpig ser man disse konsekvenser av at det ikke ble bevilget fusjonsmidler: Oppgradering av nettverksinfrastruktur. Behov 5,5 mill. Konsekvensen av at midlene ikke ble bevilget er at kvaliteten på nettinfrastrukturen i Harstad og Narvik ikke holder samme kvalitet som ved UiT for øvrig. En del av utstyret har nådd «end-of-life» og kan ikke lenger tegnes vedlikeholdsavtale for med den risikoen det medfører. Noe utstyr støtter heller ikke nyere standarder som benyttes og det kan bety at ikke alle tjenestene blir like tilgjengelig på alle campusene. Forventes at det bevilges fusjonsmidler i 2016. Kopi/print-løsning. Behov 300.000 kroner. Disse midlene skulle gi studentene en felles kopi/print-løsning. Det er spesielt i Harstad at det må investeres i nye kortlesere for å få dette på plass. Selv om det ikke ble bevilget fusjonsmidler til dette forutsettes det at HiH bruker av sin ordinære 2015 bevilgning for å få dette på plass. Noen multifunksjonsmaskiner skulle også byttes ut, men det kan man leve med i en overgangsfase. Forventes tilføring av fusjonsmidler i 2016. Gratis utskrift for studentene. Behov 550.000 kroner i 2016. Dette implementeres fra 1.1.2016, men det forutsettes dekket over ordinære budsjettmidler for 2016 som er tilkommet som følge av fusjonen med HiH og HiN. Programvarelisenser. Foreløpig behov 500.000 kroner. Økte lisenskostnader som følge av flere brukere forutsettes dekket/regulert over fakultetenes budsjett for 2016. UH Skype for Business. Behov 150.000 kroner. Dette er ikke kritisk for 1.1.2016, men vil bli en økt kostnad i løpet av våren 2016 som forventes dekket av fakultetenes budsjett. Fremdriften Det jobbes godt i faggruppene og status så langt er at fusjonsarbeidet synes å gå som planlagt. Senere i måneden, torsdag 20. oktober, vil bli satt av til felles arbeidsdag der alle deltagerne i faggruppene samles for å koordinere og samordne arbeidet. Det er fortsatt en del tekniske avklaringer som må på plass, men det er ingen ting som tyder på at det vil skape uoverkommelige utfordringer i fusjonsarbeidet. Det vil fremover mot fusjonstidspunktet bli laget mer detaljerte planer for implementeringen av de tekniske løsningene som det legges opp til. Planen er i all hovedsak å følge samme opplegg som ble gjort ved fusjonen med HiFm. Det betyr at det legges opp til en fusjonsdugnad i Harstad og Narvik i siste halvdel av desember for oppsett av de tekniske løsningene som er valgt. Da sendes det også folk fra Tromsø til Harstad og Narvik for å bistå i arbeidet. For å forberede ansatte og studenter på de endringene og løsningene som vil komme på ITsystemene vil det legges opp til introduksjonskurs både i Harstad og Narvik. Det er også laget egen nettside for IT-brukerstøtte for informasjon om fusjonen, og denne skal hjelpe brukerne i forhold til de nye oppsettene de vil bli eksponert for etter 1.1.2016. Disse sidene vil bli fortløpende oppdatert etter hvert som tingene faller på plass. Frem mot fusjonstidspunktet tenkes det også at det skal gis jevnlig informasjon via e-post om de endringene som brukerne vil oppleve og hvordan de skal forholde seg til nye og gamle systemer. Konklusjonen så lagt er at arbeidet med fusjonen går etter planen. 6 Undergruppe Kommunikasjon Profil Utførelse av de oppgavene som ligger i mandatet til UG Profil, har forutsatt tilførsel av ressurser (SAKS-midler). Dette er tydelig i mandatet og opprettelsen, og i innspillet til fordeling av SAKSmidlene. Rektorrådet besluttet i møte 2. september å ikke tildele ressurser til dette arbeidet. Det er prioritert ressurser til omskilting i Harstad og Narvik, og dette arbeidet må ivaretas av undergruppe eiendomsdrift. Tiltaket er tildelt en million kroner, og det anbefales at noen av midlene brukes på justering av grafisk profil for skilt i tråd med innspill og tilbud fra faggruppe Profil. Det vil ikke bli gjennomført andre endringer i profilhandboka for UiT (http://uit.no/profil) som har betydning for de andre gruppene under Sikker driftt. Arbeidsgruppa vil vurdere å realisere et justert mandat for de øvrige arbeidsoppgavene, men dette skal ikke har direkte konsekvens for de øvrige arbeidsgruppene. Samordning av digitale kanaler Mål: Den fusjonerte institusjonen framstår enhetlig og helhetlig i digitale kanaler fra og med fusjonstidspunktet. Arbeidet forutsetter samordning av digitalstrategier etc. Utvikling Campussider Campussider skal utvikles av faggruppe web fra dagens UiT. Viktig at fortreffeligheten ved hver campus/by kommer godt frem på campussidene. Dagens sider er rettet mot studentrekruttering. Spørsmålet er om disse bør rettes mer i retning av en "hub" for alle målgrupper på hvert campus. Avhengighet: Bidrag av gjennomgått informasjonsmateriale (tekst, bilder, annet) fra Narvik og Harstad. Studieinformasjon til studentene vedrørende fusjon (systemer, rutiner etc.) må også forefinnes. Enhetssider Det er viktig at vi har oppdaterte enhetssider hvor man raskt kan finne ansatte, aktuelt og kort informasjon om de nye enhetene. Så raskt man har en avklaring rundt organisasjonen bør det implementeres 'noder' i enhetsstrukturen slik at disse sidene kan opprettes. Ansatte vil bli importert automatisk, men det bør oppnevnes ansvarlige ved disse enhetene som får som ansvar å bidra med tekster, bilder og annen informasjon, samt holde dette oppdatert. Disse vil få utvidede rettigheter i publiseringsløsningen. Avhengighet: Bidrag av gjennomgått informasjonsmateriale (tekst, bilder, annet), samt overføring av informasjon fra fagmiljøer og forskningsgrupper Toppsiden uit.no Det må skinne gjennom at vi har blitt en ny institusjon, og at studiestedene får en tydelig plass i navigasjonsmenyen og strukturen på toppnivå. Arkivering av gamle sider Statisk arkivering av hin.no og hih.no og linking til disse i en overgangsfase fra campussidene. Foreslås at det ligger åpent tilgjengelig i ca. et halvt års tid (med henvisning til nye sider) før det flyttes over til intranett. Avhengighet: IT for statisk arkivering av filer/dokumenter. Studiekatalog Avhengig av import fra FS og at ansatte i Narvik og Harstad får brukerkonto i publiseringsløsningen og deretter gis tilleggsrettigheter for å legge inn informasjon som ikke ligger i FS (bilder, kontaktperson, video, dokumenter etc.). Skal være klar til lansering av katalogen på uit.no i begynnelsen av januar. Avhengighet: Faggruppe FS-team Sosiale medier Felles strategi for navngivning/oppsett/profilering av eksisterende konti i sosiale medier (Facebook, Twitter m.fl.) for Harstad og Narvik. Bør navngis etter by/campus. Opplæring Ansatte i Harstad og Narvik må tidlig få opplæring i bruk av nye systemer. Alle ansatte har i dagens UiT rettigheter til å publisere sider, arrangementer, prosjekter, forskningsgruppestruktur osv. Så kursing i publiseringsløsningen må prioriteres, både for eksterne sider og intranett. Webgruppa på KSA vil være ansvarlige for en slik opplæring. Annet Infoskjermer - Avklaring rundt systemer, utstyr og opplæring behøves. UiT bruker Scala som løsning, mens HiH bruker infoskjermen.no og HiN bruker open source-løsning. Studentrekruttering Referat fra møte i Harstad 8. september Mandat Samordning av planer, aktiviteter og materiell for rekruttering av studenter - herunder studiekataloger, messer, skolebesøk, informasjonsmateriell etc. Med utgangspunkt i dagens format og planer, skal gruppa særlig se på: Campuspresentasjoner og behov for geografisk differensiering Aktuelle verktøy og metodikk for arbeidet Internasjonal rekruttering. Studieinformasjon. Studieinformasjon og rekruttering inngår også i mandatet til Arbeidsgruppe for utdanningsvirksomheten (https://uit.no/Content/421750/AG-utdanningsvirkosmheten.pdf), så referatene fra arbeidsgruppe for rekrutering sendes også dit. Dette for å unngå at de ulike gruppene ikke jobber med de samme tingene. Rekrutteringsteam Presentasjon av hvordan rekrutteringsarbeidet er organisert ved lærestedene. Rekrutteringsteamet fungerer i all hovedsak likt ved UiT, HiN og HiH. Det er en blanding av administrative ansatte og studenter. HiN har ikke lønna sine studenter og har hatt med fagansatte. HiN og HiH må melde inn navn på studenter som kan inngå i rekrutteringsteamet fra neste år. KSA vil snakke med studentene før de eventuelt får jobben. En student fra hvert sted vil bli valgt ut. Formidlingsevne er viktig. Studentene vil få lønn og reiseutgifter dekka pluss forsikring. Det må også være en administrativt ansatt fra HiN og HiH i rekrutteringsteamet. Studieinformasjon Det er viktig at studentene får informasjon om endringer som vil skje på bakgrunn av fusjonen, slik at de vet hva de har å forholde seg til fra 1. januar 2016. I og med at det ikke er faggruppe for studentrekruttering som foreslår endringer knytta til studieadministrasjon (regelverk, opptak, etc. semesterregistrering) og praktiske forhold (IT- brukerkonto, adgangskort, studentkort, etc.), så blir det viktig for oss å innhente informasjon fra de andre gruppene etter hvert som ting blir vedtatt. Vi er enige om at vi i første omgang prøver å kartlegge forhold som har betydning for studentene, og som vi vet vil endres på grunn av fusjonen. I og med at Kjetil og Espen ikke jobber med studieadministrasjon, vil de innhente hjelp fra andre i sin studieadministrasjon. Vi er enige om at informasjon til studentene sendes på e-post + at vi oppretter en egen nettside. Avdeling for utdanning ved UiT for ansvar for å sende ut info til alle studenter + opprette en nettside. Vi ønsker å sende ut informasjon før semesterregistreringa for våren 2016 åpner, og vi ber om at arbeidsgruppe for FS fastsetter en felles frist for åpning av studentweb. Når det gjelder informasjon til studiesøkere, om at de fra 1. januar 2016 vil være student ved UiT og ikke HiH eller HiN, så anbefaler vi at denne informasjonen tas med i tilbudsbrevet. Derom kun UiT vil finnes som et søknadsalternativ hos Lånekassen, så må dette også fremkomme i tilbudsbrevet. Studiekatalog på nett UiT planlegger å publisere studiekatalogen på nett 7. januar 2016. Studiekatalogen inneholder en oversikt over studieprogram/studieretninger som tilbys studieåret 2016/2017. Arbeidsgruppe for rekruttering anbefaler at vi publiserer en felles katalog for den fusjonerte institusjonen allerede fra 7. januar. Dette for å sikre informasjon til studiesøkere, og for å legge til rette for en god rekruttering til den fusjonerte institusjonen. Beskrivelse av studiene til HiH og HiNs finnes ikke i FS. Vi trenger en nærmere avklaring av hvordan arbeidet med å få inn info om HiH og HiNs studier i UiTs FS-database skal fungere. Skal HiH og HiN få tilgang til å legge inn info i UiTs database eller skal Avdeling for utdanning gjøre jobben? Emnekatalogen for 2016/2017 publiseres på nett 1. mars. Arbeidsgruppe for rekruttering anbefaler at vi skal ha en felles emnekatalog fra 1. mars. For at dette skal være mulig, så må HiH og HiNs emner overføres til UiTs FS-database før den planlagte fusjonen av FS-databasene, som planlegges 1. mars. Studiekatalog i papirversjon Arbeidet med Studiekatalogen startet allerede i vår. HiH og HiN har allerede levert tekster for sine studier til KSA. Stine-Marie har hatt møte med HiN og HiH på Skype om tekstene til den generelle delen av studiekatalogen, som nå må utvides med nye sider om bl.a Studentlivet i Harstad og Narvik. Studiekatalogen skal trykkes tidlig i desember. Dette for at katalogen skal være klar til skolebesøk/utdanningsmesser/universitetsturneen som starter i januar. Fram til nå så har UiTs studiekatalog hatt et opplag på 19.000. Må det økes etter fusjonen? Dette må avklares i løpet av høsten (har med anbud til trykkeriene å gjøre). Trykkeriet sørger for at katalogen distribueres til grunnskoler i Nord-Norge, Videregående skoler i Norge, Bibliotek, Folkehøgskoler, Nav, Universiteter og høgskoler og Voksenopplæring i forsvaret. Når det gjelder distribusjon til de ulike campusene, så skal 600 eksemplarer sendes til Campus Harstad. Espen vil avklare med Arvid Urke hvor mange som skal sendes til Campus Narvik. Bør vi sende med et skriv om at vi er fusjonert, når vi sender ut studiekatalogen? Anne Karin hører med noen rådgivere om dette er nødvendig. Utdanningsmesser UiT er allerede påmeldt de store nasjonale messene (Tromsø, Trondheim, Stavanger, Bergen og Oslo Spektrum). Det er både studenter og ansatte som reiser. KSA setter sammen team for utfyller hverandre. Representanter fra alle fagområder deltar på messa i Tromsø. Det er ønskelig at rep. Campus Harstad og Campus Narvik også deltar. Skolebesøk På skolebesøkene deltar både ansatte og studenter. Det er fra to til fire stykker som reiser, avhengig av hvilken skole som skal besøkes. Planlagt besøk i Indre-Troms i november. HiH og HiN drar nok også dit. Resten av skolebesøkene begynner i januar. UiT sørger for at studiekatalogen sendes til skolen på forhånd. Universitetsturneen UiT står som arrangør av universitetsturneen i Troms og Finnmark. UiT skal i delta på universitetsturneene i Sør- og Nord-Trøndelag, Oslo, Akershus, Østfold, Nordland. På universitetsturneen er det studenter som representerer UiT. Fagpresentasjoner Skjer på UiT samtidig som utdanningsmessa i Tromsø. Avgangselever fra alle videregående skoler i Troms inviteres. Elevene velger hvilken av de sju ulike fagpresentasjonene de vil høre på. Det er ansatte som holder presentasjonene. Arrangeres også på Campus i Alta der alle videregående skoler i Vest-Finnmark inviteres. Det reiser ansatte fra Tromsø til Alta for å delta i arrangementet. Fagpresentasjonene er ikke inndelt etter fakultet. Ønsker å ha samme opplegg i Harstad og Narvik. HiH og HiN undersøker med sine vgs. om når det kan være aktuelt med fagpresentasjoner på Campus i Harstad og Narvik. Messevegg Må lages en helt ny messevegg. Ønsker å ha et kart over Norge hvor bilder av campusene er plotta inn. Går i produksjon etter at UiT-styret har vedtatt studieprogramporteføljen i november. Internasjonal rekruttering Dette arbeidet er allerede satt i gang av en annen arbeidsgruppe, og vi anser derfor ikke det som nødvendig at Arbeidsgruppe for rekruttering følger dette opp ytterligere. Annet Hvilken mediestrategi foreligger for å informere omverden om fusjonen. Anne Karin sjekker dette med Asbjørn Bartnes. Økonomi Viktig at det settes av penger til materiell knytta til rekruttering. Ikke fått SAKS-midler. Vi kan ikke bruke gammel materiell da Campus Narvik og Campus Harstad ikke vises. Studieinformasjon på nett Viktig at Campus Narvik og Harstad synliggjøres på nettsider retta mot studenter/studiesøkere fra 1. januar 2016. Vi forutsetter at dette arbeidet følges opp av Kommunikasjonsavdelinga ved UiT. 7 Undergruppe Personal, lønn og arkiv Lønn Arbeidsgruppen avholdt Skype møte 30. September 2015. Til Stede Eirin Fjeld Melund, Ellen D. Kvitvær HiN, Idar Indrevoll, Harald E. Helland og Lajla Johansen UiT. Prøvekonvertering av lønn: HiH og HiN har levert uttrekk av lønns og personaldata til Bluegarden etter oppsatt prosjektplan. Bluegarden er i gang med mapping og testing av data, og vil overleverer prøvekonvertering/prøvelønn 23.10.15. HiH og HiN avstemmer prøvelønn mot lønn ført i SAP. Prøvekonvertering skal godkjennes i styringsgruppen 05.11.15. Skarp konvertering: Skarp konvertering gjennomføres etter oppsatt prosjektplan. Uttrekk leveres av HiH og HiN 08.12.15 til Bluegarden. Resultat av skarp konvertering overleveres HiH og HiN til godkjenning 15.12.15. Godkjenning skal foreligge 16.12.15. Lønnsdata blir deretter innlastet i produksjon 17.12.15. Vellykket skarp konvertering forutsetter at organisasjonsstrukturen og innplassering i stillinger er gjort innen 01.12.15. Denne datoen er endelig og det vil medføre stor grad av merarbeid dersom dette ikke er på plass innen 01.12.15. Dersom ny organisasjonsstruktur ikke er på plass innen angitte dato, vises det til punkt 4 i Stedkodegruppas anbefalinger 31.08.15 vedrørende stedkoder i forbindelse med fusjon med HiH og HiN. Gjennomgang av rutiner – samordning: EK-tjenester pr. 01.01.16. Idar Indrevoll gjennomgikk UiT sine retningslinjer for EK tjenester. Ordningen er tatt opp med personalsjef ved HiN og HiN har i utgangspunktet ingen problemer med å gå inn på UiT sin ordning fra 01.01.16, HiN sier opp sine avtaler og nye avtaler tegnes i tråd med UiT sine retningslinjer, det tas forbehold om at det er noen få tilfeller som må sjekkes i forhold til tilsettingsavtaler. Reisepolicy/reiseavtaler: HiN har ingen avtale pr. i dag, men bruker VIA. Har ikke inngått ny avtale i påvente av fusjon. Idar Indrevoll gjennomgikk UiT sin reisepolicy og reiseavtaler. HiN ser per nå ingen grunn til ikke å akseptere UiTs reisepolicy/reiseavtaler. Retningslinjer for inngåelse av kontrakt og utbetaling til selvstendig næringsdrivende: Idar Indrevoll gjennomgikk kort UiT sine retningslinjer. HiN har i dag retningslinjer som er svært lik, og det byr ikke på problemer å ta i bruk UiT sine retningslinjer. Utbetaling til timelønnet personale: Kort gjennomgang av UiT sine rutiner som krever timelister fortløpende for å sikre korrekt rapportering. HiN har ikke krav til levering av timelister for ansatte som har kontrakt på opptil 300 timer pr. semester. Timene fordeles over semesteret for utbetaling. Det må avklares nærmere hvordan dette løses. Skjema for lønn og reise – utbetaling til personer uten tilgang til PagaWeb: Det er enighet mellom HiN og UiT om at UiT sine skjema skal tas i bruk for utbetaling fra og med 01.01.16 Kurs – opplæring: Nødvendige kurs og opplæring vil bli gitt når organisasjonsstrukturen er på plass og ansatte er innplassert i stillinger. UiT vil gjennomføre kurs/opplæring for aktuelle ansatte som skal inneha ulike PagaWeb funksjoner og for ansatte som vil inneha rolle som attestanter og budsjettdisponenter. Kurs/opplæring gjennomføres i desember/januar. Informasjon: HiN/UiT informerer ansatte og ledere om avslutning av SAP og overgang til Paga. Informasjonen gis både skriftlig og i avdelingsmøter. Tidspunkt for informasjon vil være november/desember. Informasjonen utformes slik at det sendes spesifikk informasjon til ulike grupper. Gjelder både skriftlig informasjon og informasjon som gis på møter med ansatte, saksbehandlere og ledere. Overgangsordninger- papirbilag: SAP stenges for registering 30. november og HiN må sende informasjon medio november om at papirbilag må brukes i en overgangsperiode. Høgskolen i Harstad deltok ikke på møtet, slik at det er Høgskolen i Narvik sine synspunkter som framkommer i rapporteringen. HMS Arbeidsmiljøutvalg Faggruppens innspill til AG sikker drift om å supplere AMU med to deltakere fra både HiH og HiN fra årsskiftet er tatt til følge. Sammensetningen av AMU evalueres ved nyvalg høst 2016. Bedriftshelsetjeneste Her er det uavklarte spørsmål. HiH har sagt opp sin avtale med Harstad bedriftshelsetjeneste, og regner med at de vil få en tilfredsstillende ordning med UiTs bedriftshelsetjeneste, Hemis. Det er ikke satt tidspunkt for møte mellom Hemis og HiH. HiN har en mer krevende virksomhet når det gjelder bruk av bedriftshelsepersonell, de trenger fagpersoner med et bredt spekter av kompetanse. De har sagt opp avtalen med Narvik bedriftshelsetjeneste med virkning fra årsskiftet. Hvordan løsningen blir etter årsskiftet diskuteres i møte mellom Hemis og HiN 12. oktober. Hemis er representert med en ansatt i Narvik. Beredskap På dette området er det oppnevnt en arbeidsgruppe bestående av: Jan Ivar Johansen POA/UiT (leder), Randi Solhaug KSA/UiT, Reidar Øren fra HiH og Anne Gjerløw fra HiN. Arbeidsgruppen hadde første møte 1. oktober 2015. Representanten fra HiH deltok ikke i møte på grunn av midlertidig stans i fusjonssamarbeidet mellom UiT og HiH. Lokale beredskapsplaner. Organisasjonsstrukturen må være kjent ved fastsetting av eierskapet til beredskapen. POA har utarbeidet en generalisert lokal beredskapsplan som hjelpemiddel til strukturering av de nye lokale beredskapsplanene ved campus Narvik og campus Harstad. POAs representant samarbeider med representantene for HiN og HiH pr. telefon/epost/Lync individuelt, og ellers ved behov i fellesmøter på Lync/Skype. Samordningsavtaler må etableres ved behov for samordning av beredskap. Dette kan vente til etter fusjonen. Krisekommunikasjonsplan. KSA eier krisekommunikasjonsplanen ved UiT. Det er videre avklart at KSA er ansvarlig for revisjonen. KSAs representant arbeider selvstendig med planen fram til neste møte i arbeidsgruppen. KSA samarbeider med HiN og HiH om bidrag til krisekommunikasjonsplanen. Overordnet beredskapsvakt. Ny bestilling fra AG sikker drift 27. august 2015 er å se på ressursene til universitetets overordnede beredskapsvakt ved flercampusinstitusjon. Organisasjonsstrukturen må være kjent ved vurdering. Neste møte i arbeidsgruppen er i første halvdel av november, etter at organisasjonsstrukturen er fastsatt. Verneområder Alle tre institusjonene har samme oppbygging av verneombudsordningen. I prinsippet skal organiseringen av verneområdene motsvare lederstrukturen i organisasjonen. Utfordringen når det gjelder flercampusinstitusjon er å sørge for at den enkelte medarbeider har tilgang til verneombud i rimelig nærhet, og at arbeidsmiljøet til alle arbeidstakere er gjenstand for engasjement fra et verneombud som har oversikt over forholdene. Samordningsavtaler kan inngås for å sikre at alle skal ha tilgang til et verneombud på sitt eget arbeidssted. Organisasjonskartet må etableres før konkret inndeling av verneområder. Verneområder skal etter planen fastsettes av AMU i møtet 19. november 2015. Personal Mandat Arbeidet i UG-personal tar utgangspunkt i mandat for AG sikker drift og Arbeid i undergrupper, notat 12.5.2015. Arbeidet skal ha fokus på: Det som må være på plass til årsskiftet for at vi skal fungere som én institusjon. Arbeid med ordninger mv som ikke er driftskritiske kan utsettes til etter årsskiftet Gå gjennom de ordninger og retningslinjer som institusjonene har på personalområdet Vurdere behov for overgangsordninger, dersom ikke alt er samordnet per 1.1.2016 Hovedtemaer i arbeidet: Jobbportal og tilsettinger, inkludert tilsettingsreglement Arbeidsavtaler (etter innplasseringer) Arbeidstid, fleksitid, tidsregistrering Permisjonsordninger Gaver og oppmerksomheter Inkluderende arbeidsliv, lokale avtaler Stillingsstruktur/-beskrivelser Lønnspolitikk Særavtaler lønn Hovedavtale/Tilpasningsavtale, medbestemmelse Ressurser for organisasjonene og vernetjeneste, frikjøpsordninger HR-portal og nettsider Bruk av hverandres ansatte til II’er-stillinger, bedømmelseskomiteer og sensur Personal- og organisasjonsoversikter til bruk i fusjonsarbeidet Sidegjøremål/biarbeid, retningslinjer Opplæringsbehov Fordeling av arbeidstid i undervisnings- og forskerstillinger, arbeidsplaner Møtevirksomhet: Det er avviklet 4 møter i Faggruppe personal. 3 møter via Skype, og et heldags arbeidsmøte. Status for arbeidet Oppsett og tidsfrister: Område Innspill budsjett Info om II`er stillinger Info om sensur Personal- og org. oversikter Betenkningsmaler/utlysningsmaler Jobbportal, Jobbnorge, felles utlysninger Tidsfrist 14.08.2015 31.08.2015 31.08.2015 31.08.2015 01.10.2015 01.10.2015 Stillingsstruktur Personalreglement Info om II`er stillinger Sende ut brev til ansatte med IIer stillinger - opphør Fordeling av arbeidstid 01.10.2015 01.10.2015 15.11.2015 Tilsettingsprosess, tilsettingsråd, tilsettingsutvalg Seniorpolitikk Seniordager Trening i arbeidstid Velferdsordninger Subsidierte treningskort - HiN Avtaler om kjøp av terminalbriller Rammeavtaler Hovedavtale/tilpasningsavtale 30.11.2015 Gunhild, Sissel, Lise, Turid, Anne Jan Ove, Hege, Anne, Turid 30.11.2015 Sissel/Tove, Turid, Lise 30.11.2015 Sissel, Turid, Lise 30.11.2015 Sissel, Turid, Lise 31.12.2015 Særavtaler lønn 31.12.2015 Opplæringsbehov Sidegjøremål Inkluderende arbeidsliv HR-portal Gaver og oppmerksomhet Lønnspolitikk Permisjonsordninger 31.12.2015 31.12.2015 Vår 2016 Vår 2016 Vår 2016 Vår 2016 Vår 2016 Gunhild/ Jan Ove, Turid, Lise, Anne Gunhild/Jan Ove, Turid, Lise Ann Karin, Lise, Turid Svein Are, Turid, Lise Sissel Lillian, Anne, Linda Tove Jan Ove, Turid, Lise 15.11.2015 Ressurser Odd Arne, Turid, Lise Anne, Lillian, Turid Anne, Jan Ove, Turid Siri, UiT, Anne, Linda Jan Ove, Anne, Linda Jan Ove, Hege, Anne, Linda? Jan Ove, Anne, Linda Gunhild, Anne, Turid Anne, Lillian, Turid Budsjettinnspill Budsjettinnspill ble levert og det ble gitt midler til opplæring - omstillingsseminar 15.oktober. Info om II`er stillinger Det er kartlagt hvilke ansatte som har IIer stillinger som blir berørt som følge av fusjonen. Generell informasjon gitt ved HiN og HiH. Brev om opphør av IIer stillingene sendes innen 15.november. Hver institusjon sender brev til ansatte i bistillingene. Info om sensur Informasjon om sensurarbeid og konsekvenser ved fusjonen er gitt. Personal- og organisasjonsoversikter Personal og organisasjonsoversikter er laget. Betenkningsmaler/utlysningsmaler Utlysningsmalene er gjennomgått. Det foretas revideringer i malene for utlysninger av topp- og førstestillinger på grunn av endring i Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger og nødvendige tilpasninger når organisasjonskartet er på plass. Jobbportal, Jobbnorge, felles utlysninger Det er enighet om å fortsette med bruk av Jobbnorge som jobbportal, med UiTs rammeavtale. HiN og HiH sier opp sine avtaler med Jobbnorge innen årsskiftet og beholder jobbnorgetilgangen til og med 31.3.2016 av rapporteringshensyn og for å avslutte pågående tilsettingsprosesser. UiTs jobbnorgeportal benyttes f.o.m 1.10.2015. Det er opprettet midlertidige avdelinger for hhv. HiN og HiH. Felles henvisningsannonser er laget og klar til å tas i bruk. Stillingsstruktur HiN og HiH har gjennomgått stillingsstruktur og stillingskoder og gitt tilbakemelding. Stillingskoder som ikke ligger i UiTs stillingsstruktur tas inn fra 1.1.2016. Revisjon av stillingsstruktur med kvalifikasjonskrav og stillingsinnhold tas i forbindelse med gjennomgang av lokal lønnspolitikk vår 2016. Fordeling av arbeidstid FG personal anbefaler en videreføring av UiTs utfyllende bestemmelser og regler for fordeling av arbeidstid, med nødvendige justeringer. HiN og UiT har lik struktur for fordeling av arbeidstid i alle de vitenskapelige stillingene. Personalreglement Det er enighet i gruppa om å videreføre UiTs personalreglement med nødvendige justeringer Tilsettingsprosess Tilsettingsprosessen er gjennomgått, og det er enighet om å videreføre UiTs praksis og ordning. Tilpasninger, opprettelser av nye tilsettingsråd, og tilsettingsutvalg gjøres når det nye organisasjonskartet er på plass. HR-portal HiN og UiT har bruker Compendia. HiH har ikke innkjøpt HR-portal. HiN sier opp avtalen med Compendia innen årsskiftet. HiNs avtale med Compendia har varighet til 25.6.2016. Arkiv Generell aktivitet: Faggruppe arkiv har avholdt ett fysisk møte i Narvik 31.8-1.9. Det er planlagt et nytt fysiske møte inkludert opplæring 9-11. november Avslutning av Public360 baser/Avslutning av historiske baser Faggruppe arkiv har avventet tilbakemelding fra UNINETT som forvalter av HiN/HiH arkivbaser. Vi har fortsatt ikke fått tilbakemelding. Vi har blitt opplyst at det skal komme et felles tilbud til Høgskoler som skal fusjoneres. Tilbudet skal ifølge opplysningene inneholde pris og betingelser for driftsavtale for Public360 for første halvår 2016 samt deponering av produksjonsbaser til Riksarkivet. Videre er det bedt om overføring av eksisterende ePhorte-baser (historiske baser) til vårt driftsmiljø. Til slutt har vi bedt om en prisestimering på oppbevaring av de konvertert historiske basene som P360 baser i påvente av et ev. systemskifte ved UiT. Det er bedt om avklaring i brev av 8.10.2015 (ref. sak 2015/4762) 8 Undergruppe Studie Det er opprettet tre fagteam under vår virksomhet. Dette er fagteam for FS, fagteam for timeplaner og fagteam for ansatt- og studentkort. Se egne beslutningsnotat om dette hvor mandatet for gruppene er beskrevet. Rapport fra gruppene er levert 09.10. 2015 til fagdirektørene og her følger oppsummering av hovedpunktene: Felles studentsystem (FS) Formålet til fagteamet Fagteamet skal sørge for fusjon av studentdatabasene til HiH, HiN og UiT. Fagteamet skal også sørge for sikker drift av FS, samt legge til rette for sikker drift av systemer som henter data fra FS over fusjonstidspunktet. I sektoren foregår det flere parallelle fusjoner med fusjonstidspunkt fra 1.1.16. Felles for alle involverte institusjoner er at de benytter FS til å administrere studenter. Det er opprettet et felles nasjonalt prosjekt for fusjon av de enkelte FS-databasene. I prosjektet inngår også det tekniske arbeidet ved selve databasefusjonen. Prosjektet er styrt fra programvareleverandøren FSAT. HiH, HiN og UiT fusjonen har inngått kontrakt med FSAT for å være med i det nasjonale prosjektet. Det nasjonale prosjektet har delt arbeidet inn i delbolker på ca. 14 dager, der hver enkelt fusjon får tildelt arbeidsoppgaver som må kvitteres ut i løpet av bolken. Fagteamet er i rute med arbeidet med arbeidsoppgavene i det nasjonale prosjektet. Milepæler Følgende milepæler for arbeidet framover er satt opp: Oktober (uke 41): Første prøvefusjon av databasene Oktober/November: Klargjøre FS for innlegging av studieprogram og emneinformasjon for studieåret 2016/2017. November: Klargjøre for åpning av semesterregistrering våren 2016. Januar/februar: Andre prøvefusjon av databasene Mars: Fusjon av databasene Saker som berører andre grupper i fusjonsprosessen Fagteamet for FS har identifisert saker som må avgjøres av andre grupper for å sikre sikker drift over fusjonstidspunktet. Semesteravgift. Semesterregistreringen for våren 2016 åpner i desember og i god tid før den tid må semesteravgiften og papirpenger avklares. Det er også nødvendig å sikre at kontoene som studentene ved HiH og HiN betaler semesteravgift til ikke blir avsluttet 1.1, men holdes åpne fram til vårsemesterets slutt. Studenter som før 1.3.2016 generer en giro i studentveven vil få påført henholdsvis HiH eller HiNs kontonummer. Stedkodestruktur. Innen 1.3.2016 må den nye stedkodestrukturen være på plass dersom rapporteringen til DBH 15.3. skal gjenspeile den nye organisasjonen. Timeplaner Gruppa for timeplaner avholdt møte 16. og 17.09.2015 i Tromsø Innledning og sammendrag Både i Harstad og Narvik vurderes FS kapasiteten som for lav. FS data og bruk av undervisningsaktivitet samlebilde er den viktigste kilden til timeplansystemet for UiT. Dette dataområdet i FS er ikke i bruk ved HiH og HiN. Timeplansystemene som HiH og HiN har i bruk baserer seg lite på FS data utover å få emne, student og klasseinfo fra FS. Det medfører at mye av timeplaninformasjonen ikke finnes i FS, og en har heller ikke gruppepåmelding i Studweb og andre tjenester. Det er ikke noe korps av studiekonsulenter ved HiH og HiN, men vi kan utnytte kapasitet vi har på UiT i første omgang eller leie inn ressurser. Det er stor administrativ kapasitet knyttet til studieledere, o.l. i Narvik og Harstad, men dette er faglige stillinger ikke tiltenkt FS eller timeplanarbeidet. Gruppa anbefaler alternativ 1 (felles timeplansystem fra 01.01.2016) under forutsetning av det settes inn stillingsressurser, mest på FS (ca. 2 månedsverk) og gjøres nødvendig oppgradering av rombookingsløsning for studenter (ca. kr 100 000). Dette må gjøres for at studenter ved HiH og HiN ikke skal få dårligere løsninger. Ny rombookingsløsning (skytjeneste) vil ikke belaste IT avdelinga og det vil lette dagens egen drift av webrombooking. Gruppa mener dette er realiserbart enten med fusjonsmidler eller ved at kostnadene tas over ordinære budsjetter ved UiT, HiH, HiN og innsparinger ved IT avdelinga som følge av endret WRB drift. Det er lagt til rette for løsning 1 blant annet i FS fusjonen (noen data tas over til UiTs FS base) i oktober fra HiN og HiH: Emne, studieprogram, emnekombinasjon, person/fagperson og opplæringsplan FS og Syllabus. Denne ekstrajobben blir ikke nødvendig med alternativ 2. Om det ikke settes av ressurser, anbefaler gruppa løsning 2 (felles timeplaner fra 01.08.2016) som eneste realistiske sett i lys av manglende ressurser. Løsning 3 med videreføring og campusspesifikke timeplanløsninger på ubestemt tid er ikke ønsket. Alternativ 1 og 2 innebærer at avtaler må sies opp med berørte leverandører. Dette vil kunne gi lite innsparinger i 2016, men full effekt oppnås først i 2017 på grunn av bindingstid. Det gjøres så fort det er praktisk mulig av eksisterende institusjoner. Avtalen med Syllabus som videreføres må muligens revideres noe, men UiT har site-lisenser og studenttallet endres ikke i stor grad. Rammeverk og ulike scenarioer for timeplanlegging ALTERNATIV 1: SYLLABUS SOM FELLES SYSTEM OG FELLES TIMEPLANER FRA 01.01.2016 Fordeler: Alle studenter har samme tjenester Felles måte å gjøre ting på i hele org. Gir oss mulighet til å komme fortere i gang og bli tidligst ferdig med felles timeplaner Det er involvert erfarne timeplanleggere ved HiN og HiH og det gjør prosjektet mer realiserbart på kort tid. Få trenger opplæring og alle er timeplanleggere fra før. Utnytter at andre endringer gjøres på samme tid i fusjonsperioden, og ansatte er villige til å påta seg oppgaver. For viktige fag har vi ansattressurser fra UiT, men de kan nødvendigvis ikke settes inn på grunn av manglende kapasitet: ingeniør, helsefag, sosialfag og økonomi. Det kan forsterke HiN og HiH kapasiteter. Standardisering i oppbygging av undervisning i FS vil rydde og innføre struktur i FS for HiN og HiH. Det vil og gi enklere og bedre administrasjon Eventuell innføring av eksamensplanleggingssystem vil kunne gjøres samtidig på alle campus. Ulemper: Ressurser må settes inn og ledelsen må prioritere dette formålet. Vil kreve en arbeidsressurs (det vil øvrige løsninger og) Vi må investere i programvare som gir gode tjenester for studenter som vil booke grupperom slik det allerede gjøres i Harstad og Narvik. Kost ca. 100 000 kr. Alternativet er å la administrasjon booke for studenter, men dette blir fort kostbart. En må bygge undervisningsstrukturer og aktiviteter i FS for emner og programmer som vil/kan være nedlagt eller kraftig ombygd til studiestart høsten 2016. ALTERNATIV 2: VIDEREFØRE TIMEPLANLØSNINGER I NARVIK OG HARSTAD UT VÅR 2016 Fordeler: Studenter og ansatte i Harstad og Narvik beholder sine bookingtjenester av grupperom og undervisningsrom. I Harstad kan studenter booke rom inntil to dager før og i Narvik etter et regelverk. Felles måte å gjøre ting på i hele org. Fra H-2016 Gir nødvendig tid til implementering og opplæring av ansatte som ikke har brukt undervisningsmodulen i FS eller Syllabus tidligere. Bedre tid til implementering gir også bedre kvalitet i dataene. En slipper noe dobbeltarbeid med å bygge undervisningsstrukturer og aktiviteter i FS for emner og programmer som vil/kan være nedlagt eller kraftig ombygd til studiestart høsten 2016. Ulemper: Ikke lik måte å gjøre ting på i hele org. Det kan utsette nødvendige endringer i bruk av FS for HiN og HiH. I tidligere fusjoner har det ført til uklarheter om hvem som har ansvar. Innplassering av ansatte kan føre til at nye løsninger ikke blir ivaretatt fordi innplasseringen og vi mister timeplanfunksjonene. Da må vi vente nyansatte? Fare for redusert vilje til å påta seg mer fusjonsarbeid etter 01.01.2015 er redusert. De fleste andre systemer er ferdige før 01.01. eller like etter. Eventuell innføring av eksamensplanleggingssystem vil ikke kunne gjøres samtidig på alle campus. Felles rombooking er en av forutsetningene. Vi må investere i programvare som gir gode tjenester for studenter som vil booke grupperom slik det allerede gjøres i Harstad og Narvik. Kost ca. 100 000 kr. Alternativet er å la administrasjon booke for studenter, men dette blir fort kostbart. Våren er en travel tid for opptak, eksamen, rapportering, fusjonert FS database – tilhørende rydding av data, m.m. og ikke nødvendigvis den ideelle tiden for innføring av nye arbeidsmåter. ALT 3: VIDEREFØRE TIMEPLANLØSNINGER I NARVIK OG HARSTAD PÅ UBESTEMT TID Dette anses ikke som et alternativ. UiT Norges arktiske universitet må ha felles løsninger for hele institusjonen. Vurdering fra undergruppa: Undergruppa anbefaler alternativ 1 under forutsetning av at det gis økonomisk rom for å engasjere nødvendig personell og programvare for å gjennomfør jobben innen 01.01.2016. Dersom dette ikke er mulig går vi inn for alternativ 2. Alternativ 1 vil medføre stor belastning på timeplanlegger(e) ved Høgskolene, som svært raskt vil bli nødt til å omstille seg til ny praksis og systembruk og det vil være behov for bistand og oppfølging fra en FS/Syllabusressurser fra UiT. Dette vil også medføre merarbeid for ansatte ved UiT. Konsekvensen av «Alternativ 1» vil bli vesentlig bruk av overtid og et stort skippertak med hensyn på omstilling før 01.01.2016. Følgende momenter vil skape utfordringer: FS data for emner må ordnes så fort som mulig FS-opplæring og veiledning - hvordan timeplanavhengigheter (undervisningsaktiviteter og metadata) «skal bygges» i FS Syllabus Plus opplæring Timeplanleggerne ved HiH og HiN kjenner de lokale forholdene godt, men det vil være et sterkt behov for bistand og oppfølging fra en FS/Syllabusressurs fra UiT, slik at system og rutiner overføres til UiTs «sentrale forhold» på en god måte (skissert i arbeidsdokumentet) Arbeidsbelastning for å klare å utføre arbeidet med nytt system til 1.1. vil enten måtte løses ved frikjøp fra andre stillinger (noe som er usannsynlig) eller så må man påregne en stor mengde pålagt overtid Dette fremmes i eget beslutningsnotat til rektorrådet. Ansatt-/studentkort Bakgrunn AG sikker drift besluttet i møte 27.08 at en egen faggruppe for ansatte-/studentkort skulle opprettes. Arbeid Det er gjennomført to Skype-møter med hele gruppen den 08.09.2015 og 21.09.2015. På disse møtene kom det fram sterke ønsker om å ha et fysisk møte. Det ble gjort et forsøk på å avholde et møte i Harstad i uke 39-40. Men alle forslag til datoer viste seg å være umulige å få til for alle deltakere. Et felles møte ble derfor avlyst. Det ble besluttet å arbeide på hvert sted med å lage planer for hvordan man skulle finne løsninger som var realistiske å gjennomføre. På første Skype-møtene ble det besluttet å kartlegge situasjonen på hvert campus. Kartlegging ble utført og ligger på sharepointområdet vårt. På det andre møtet ble det diskutert hvordan man kan løse problemstillingene som oppstår i forbindelse med fusjonen. Det er enighet om at studenter og ansatte skal kunne benytte sine gamle kort fra HiH og HiN etter fusjonstidspunktet som adgangskort. Personer som trenger nytt kort vil få utlevert kort med UiT profil og disse kortene skal i så stor grad som mulig fungere. Personer med gamle kort vil bytte ut disse i løpet av en overgangsperiode. Avklaringer Adgangskort Det vil være mulig med et adgangskort som virker på alle campuser etter fusjonen med noen unntak. Systemene som gir utfordringer er installert ved HiN, HiH og Musikkonservatoriet. UiTs adgangskort vil fungere på alle campus og ett av disse tre stedene. På sikt løses problemet ved å oppgradere kortleser som bruker gammel teknologi ved HiN og ved å bytte utdatert adgangskontrollsystem ved HiH. Utskiftning ved HiH vil ikke være praktisk mulig før lenge etter selve fusjonstidspunktet. Derfor må det lages overgangsordning for HiH. Ved HiN beholder vi adgangskontrollsystemet men oppgraderer kortlesere med gammel magnetstripeteknologi. En forutsetning for at det skal kunne lages UiT adgangskort på alle campus er at det er anskaffes produksjonsutstyr til HiH og HiN. Bibliotek Databasene til de tre bibliotekene slås ikke sammen før tidligst 2 kvartal 2016. Bibliotekene ved UiT og HiN får informasjon om personer fra respektive FS, ved BIBSYS HiH er det manuell registrering av personalia/låntakerid. FS-databasene slås sammen 15 mars, altså før BIBSYS-databasene. Gruppa ser at dette området er problematisk og det er viktig at det jobbes videre med dette området. HiN BIBSYS-HiN vil få data fra FS HIN fram til sammenslåing av FS-HiN og FS-UiT. Dvs. at studenter og ansatte(?) i Narvik vil være registrert i BIBSYS HiN og kan benytte bibliotekstjenester ved biblioteket. Etter at FS HiN og FS UiT er sammenslått kan studenter og ansatte fortsatt benytte låntakerid på sitt HiN studentkort – fram til BIBSYS-HiN og BIBSYSUiT slås sammen. Etter BIBSYS er slått sammen må man benytte UiT-låntakerid, altså UiTkort. Ansatte og studenter må ha UiT-kort på dette tidspunktet for å benytte bibliotekstjenestene HiH I BIBSYS-HiH registreres personalia og låntakerid manuelt fram til sammenslåing av FS-HiH og FS-UiT. Etter at FS HiH og FS UiT er sammenslått kan studenter og ansatte fortsatt benytte låntakerid på sitt HiH studentkort – fram til BIBSYS HiH og BIBSYS-UiT slås sammen. Etter sammenslåing må man benytte UiT-låntakerid, altså UiT-kort. Ansatte og studenter må ha UiT-kort på dette tidspunktet for å benytte bibliotekstjeneste. Utskrift HiH, HiN og UiT bruker tre ulike deler av kortet for å logge på PullPrint – henholdsvis magnetstripe, EM-chip og Mifare-chip. HiH må bytte kortleserne på alle printere om de skal over på Mifare HiN må bytte alle kortleserne på alle printere om de skal over på Mifare Bør undersøkes om det er mulig å være registrert med bruker på både Mifare- og EM-chip samtidig Dette må utredes nærmere – ansvaret ligger hos ITA. Kort Det må avklares om kort skal bestilles med ferdig trykt UiT profil i HD kvalitet eller om vi skal benytte blanke kort og skrive kort med enklere grafisk profil. Erfaringer med ferdig trykte kort er at disse skaper problemer under utskrift. Vi ønsker derfor å prøve ut å skrive ut på blanke kort. Ferdig trykte kort har lang leveringstid (4-5 uker) og har høyere kostnader per kort. Kostnader 1. 2. 3. 4. Ferdig trykte kort med/uten UiT profil (15.000 stk a kr 25/20) kr 375.000/ 300.000 Utstyr for å produsere UiT adgangskort (2 stasjoner) kr 120.000,Utskiftning kortleser HiN (98 stk a kr 5000) kr 500.000,Nytt adgangskontrollsystem HiH (basert på erfaringstall) kr 1.000.000,- Konklusjon. Gruppa har ennå ikke full oversikt over alle problemstillinger og må fortsette arbeidet med planlegging og forberedelser. Dette må prioriteres i linjen slik at alle gruppens medlemmer kan delta i det videre arbeidet. Det er også klart at det må bevilges midler, som et absolutt minimum må utstyr for å produsere UiT adgangskort og nye adgangskort anskaffes. Se punkt 1 og 2 under «Kostnader». Videre er det klart at en oppgradering av kortlesere i Narvik vil redusere ressursbruk i forbindelse med fusjonene og vil gi færre konflikter mellom systemene. Brukeropplevelsen vil bli bedre for alle som oppholder seg på campus Narvik, inklusive besøkende fra andre campus. 9 Undergruppe Økonomi Undergruppa for økonomiområdet består av økonomidirektør Eli M. Pedersen (UIT), økonomisjef Eirik Sund (HIN) og økonomi- og personalsjef Turid Eilertsen, (HiH), og rapporten er utarbeidet av et samlet økonomidirektør-team. Kommentarer til rapporten fremkommer med rød skrift (kommentarer fra Narvik) og UITs kommentarer til disse er merket med blå skrift. HIH støtter opprinnelig utkast til rapport (dvs. uten merknadene med rød og blå skrift) Faggrupper innen økonomi-området Det er etablert fem faggrupper som i all hovedsak følger inndeling av økonomiområdet i hovedarbeidsområder. Faggruppene består av en person fra hver av institusjonene og hvor det trekkes inn øvrig og annet nødvendig personell ved behov. Fagdirektørteamet er i samråd blitt enig at faggruppene av praktiske grunner ledes av UiT, og disse er organisert i arbeidsområder slik dette fremkommer i oversikten under. Hver arbeidsgruppe har levert rapport til fagdirektørteamet, og samlerapporten bygger i all hovedsak på disse rapportene. Faggruppene trekker inn ressurspersoner der det er hensiktsmessig. Beslutninger, valg og avklaringer Rapporten omfatter også innstilling på valg av løsning på flere områder. Disse fremkommer under hvert av hovedområdene under. Innstilling til sentrale beslutninger, sendes som egne beslutningsnotat til AG Sikker Drift innen fristen 8.oktober 2015. Område: System og bilagshåndtering: Økonomi –og bilagshåndteringssystem Bakgrunn: Pr i dag bruker HiN og HiH Agresso versjon 5.5.3 (Oppgraderes til versjonen Milestone 4 høsten 2015) og Basware som system for håndtering/godkjenning av bilag (faktura o.a. regnskapsbilag). UiT bruker Agresso versjon Milestone 4 som økonomi –og bilagshåndterings system. Innstilling: Fra 1.1.2016 blir Agresso Milestone 4 systemet for økonomi/regnskap og fakturahåndtering for den nye institusjonen. Oppsigelse av kontrakt med UNINETT Bakgrunn: UNINETT leverer og drifter Agresso som økonomisystem for HiN og HiH. Hos UiT er UNIT4 leverandør av samme løsning og med server lokalt ved UIT. UNINETT benyttes også av HiN og HiH som løsning, via Basware, for håndtering av fakturaer for disse institusjonene. Innstilling: HiN og HiH kjører Agresso ut året 2015 med UNINETT som leverandør av økonomisystemet. Fra 1.1.2016 disse to institusjonene blir en del av kontrakten ved UiT og med UNIT4 som leverandør av Agresso. Det må sendes oppsigelse av avtale til UNINETT fra hver institusjon (HiN og HiH). Oppsigelse av kontrakt med BASWARE Bakgrunn: Basware benyttes i dag av HiN og HiH til håndtering av faktura, og systemet er integrert med Agresso via UNINETT-samarbeidet. UiT bruker Agresso som en total integrert løsning til å behandle/godkjenne fakturaer og andre regnskapsbilag. Innstilling: HiN og HiH kjører Basware som fakturahåndteringssystem ut året 2015. Fra 1.1.2016 vil alle fakturaer for den nye institusjonen håndteres via Agresso og UiT Norges arktiske universitets fakturaadresse. HIH og HIN må sende oppsigelse av avtale til Basware med virkning fra 1.1.2016, eventuelt med snarest mulig virkning avhengig av oppsigelsesfrister i gjeldene avtaler mellom partene. Håndtering av faktura/fakturamottak Bakgrunn: HiN og HiH bruker Basware som fakturamottak for papirfaktura. Det vil si at alle papirfakturaer sendes til Basware´s hovedkontor i Alnabru, Oslo. Når det gjelder mottak av elektroniske fakturaer i EHF-format, sendes disse til den elektroniske fakturaadressen til HiN og HiH, og innleses automatisk i Basware. Innstilling: Fra 1.1.2016 skal alle fakturaer sendes til UiTs Norges arktiske universitetsfakturaadresse, både for papir og elektroniske fakturaer. Det må avtales og følges opp overfor Basware at fakturaer som mottas ved Baswares fakturaadresse etter 1.1.2016, må videresendes til UiTs Norges arktiske universitet fakturamottak i Tromsø. UiT Norges arktiske universitet mottar ikke fakturaer via e-post. UiTs Norges arktiske universitet gjelder følgende fakturaadresser: 1. For elektronisk faktura i EHF-format er (org. nummer) = 970422528 2. For papirfaktura: UiT Norges arktiske universitet Fakturamottak Postboks 6050 Langnes NO-9037 Tromsø Informasjon til leverandører om ny fakturaadresse Bakgrunn: Alle leverandører som pr i dag leverer varer/tjenester til HiN og HiH må få informasjon om endring av fakturaadresse fra 1.1.2016. (Alle fakturaer må sendes til UiT Norges arktiske universitet fakturaadresse). I tillegg må leverandørene oppfordres og følges opp mht leveranse på EHF-format. Innstilling: Det skal sendes informasjon til alle HINs og HIHs leverandører, brev og/eller e-post, med følgende informasjon: Litt om fusjonen Ny fakturaadresse Måter for å sende faktura (papir og EHF) UiTs Norges arktiske universitets generelle bestillings- og betalingsvilkår Informasjon sendes ut første uke av november 2015. Det må også sendes flere påminnelser til de samme leverandørene før/rundt årsskiftet 2016. Regnskapsdata tilgjengelig via UITs økonomisystem Bakgrunn: HiN og HiH kjører sine egne regnskap ut året 2015. Fra 1.1.2016 blir det ett regnskap for hele UiT Norges arktiske universitet. Innstilling: Etter årsavslutning 2015 (rundt 29.02.2016), kopieres HiNs og HiHs historiske data inn i UITs Agresso som egne firma. Dette betyr at: Historiske data for HiN skal være tilgjengelig i firmaet: HN Historiske data for HiH skal være tilgjengelig i firmaet: HH HiN og HiH har ansvar for klargjøring av regnskapet som skal kopieres Oppbygging av roller og ansvar i fakturabehandlingsprosessen Bakgrunn: | For å sørge for riktig flyt på fakturaer etter 1.1.2016 som tilhører tidligere HiN og HiH, må organisasjonsstrukturen være på plass i rimelig tid før årsskiftet. Innstilling: Stedkoder og ansatte i ulike roller for nye brukere av Agresso, må være på plass senest 20.11.2015 Oppbygging av struktur for arbeidsflyt i Agresso for nye stedkoder og brukere, følger eksisterende struktur slik denne benyttes ved UiT i dag. Det vil si en struktur basert på stedkoder og roller. Det gjennomføres opplæring/gjennomgang av denne for HIH og HIN i slutten av oktober 2015. Import av HiNs og HiHs leverandørregister til UITs Agresso Bakgrunn: Etter årsskiftet må HiN og HiHs leverandørregister være tilgjengelig i UiTs Norges arktiske universitets Agresso. Innstilling: HiN og HiH må gjennomgå og rydde egne registre og kun ta med videre aktive poster fra eget system (f.eks. leverandører som har registrert poster/transaksjon etter 1.1.2014.) Disse leverandørene tas inn i UiTs Agresso. Ingen leverandører vil bli registrert mer enn en gang. Rydding av HiNs og HiHs leverandørreskontro Bakgrunn: For å sikre en god overføring av HiNs og HiHs regnskap til UiTs Agresso, må disse regnskapene inneholde færrest mulig åpne poster pr årsskiftet. Innstilling: 18.desember 2015 er dato for stopp i innkjøp for HIN og HIN. Fakturaer som mottas etter 18.desember må behandles på følgende måte: o Dersom faktura tilhører regnskapet 2015, må faktura sendes til godkjenning i Agresso og slik at den betales før årsskiftet. o Dersom faktura tilhører til regnskapet 2016, skal faktura ikke sendes på flyt i Agresso, men skrives ut og sende kopi til Fakturamottaket i Tromsø. Disse vil bli skannet, sendt til godkjenning og regnskapsført på 2016regnskapet. Når det gjelder e-faktura, må vi finne en måte å motta XML-filen som kan importeres i UiTs Agresso. HiN og HiH må sørge for at alle fakturaer betales i god tid før årsskiftet. (Følge opp egne brukere). Debetsaldoer på leverandør må avklares (med leverandør) og HiN og HiH må sørge for at de innbetales snarest. Opplæring i fakturabehandlingsprosessen Bakgrunn: De nye brukerne må ha kunnskap om bestillingssystemet og hvordan man gjennomfører handlinger i fakturabehandlingsprosessen. Innstilling: Planlagt kurs for rekvirenter er 03.12.2015 og januar 2016. Område: Økonomistruktur og BOA Gjennomgang av gjeldende rutiner og retningslinjer ved de respektive institusjonene På samling i Tromsø 25. og 26.august ble rutiner og retningslinjer ved de respektive institusjonene, med vekt på praksis ved UiT, gjennomgått. Det ble også gjennomgått et case om prosjektet fra oppretting til avslutning. Med utgangspunkt i UiTs gjeldende rutiner, er det et mål å komme frem til beste praksis for prosjekthåndtering. Innstilling: Følgende regelverk, rutiner og prinsipper vil være gjeldene fra 01.01.2016: UiTs økonomimodell (økonomistruktur) Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved UiT Norges arktiske universitet Retningslinjer for forvaltning av eksternt finansierte studietilbud ved Universitetet i Tromsø UITs retningslinje for beregning av Totale direkte og indirekte kostnader i eksterne prosjekter (TDI-modellen). Arbeid med beregning og implementering av TDI-modellen for aktuelle leiesteder ved miljøene i Harstad og Narvik, så gjennomføre våren 2016. Konvertering av prosjekter, prosjektnumre og balanseposter til UITs Agresso Innstilling: Arbeid med konvertering av prosjekter, prosjektnumre og balanseposter for prosjekter som skal være aktive etter 1.1.2016, påbegynnes pr november 2015. Prosjekter som utgår pr årsskiftet, avsluttes i HIH og HINs regnskap før årsskiftet. Område: Budsjett Generell status Det har vært gjennomført 2 møter i gruppa høsten 2015, og disse møtene har harr følgende fokus Gjennomgang av enhetenes budsjettstrukturer og fordelingsmodeller Eksisterende modeller og strukturer har vært presentert for hverandre, i tillegg til at det er utvekslet grunnlag og dokumentasjon pr e-post. Formål har vært å bli kjent med hverandres strukturer for å kunne lette arbeidet med budsjett 2016 for den nye institusjonen. I tillegg er det ønskelig for HIH og HIN å kunne gjøre simuleringer som grunnlag for vurderinger og konsekvensanalyser av endringene og overgangen til ett felles budsjett for den nye institusjonen. Konklusjonen av dette arbeidet er at UIT og HIH har relativt like strukturer, mens HIN har en helt annen struktur for intern viderefordeling av budsjett. Dette kan gjøre det noe utfordrende i det praktiske arbeidet med splitting av budsjett 2016. Men simuleringer og intern dialog mellom institusjonene i dette arbeidet, vil bidra til å gjennomføre splittearbeidet noe lettere. Utarbeidelse av prinsipper for splitting av budsjett 2016 Saken redegjøres for nærmere under. Retningslinjer og prinsipper innenfor budsjettområdet gjeldende etter 1.1.2016 Innstilling: For budsjettområdet gjelder følgende retningslinjer fra 1.1.2016 for den nye institusjonen: a) Budsjettfordelingsmodell – institusjonsnivå UITs gjeldende modell gjelder for 2016 og inntil det utarbeides ny fordelingsmodell for den nye institusjonen. Planlagt arbeid med ny fordelingsmodell er tenkt startet opp høsten 2015 og med tanke på innføring fra og med budsjettåret 2017. b) Budsjettfordelingsmodell – internt på de ulike enhetene Det eksisterer ingen sentrale føringer/retningslinjer for interne fordelingsmodeller for den enkelte budsjettenhet. Det er opp til enheten selv å fastsette intern fordelingsmodell. Fra HIN: For enheter som eventuelt skal overføres til HiN/HiH fra UiT må det også foretas en dekomponering i hht UiTs budsjettfordelingsmodell, alternativt en gjennomgang av deres budsjett for 2015 Kommentar fra UIT: Dette punktet omhandler budsjettsplittingen og etter vår oppfatning har intern budsjettfordeling på fakultetene ikke sammenheng med de overordnede prinsippene for splitting av budsjett. Det er en selvfølge at alle miljøene (uavhengig av hvilken vei de føres), skal følge de samme prinsippene ved splitting av budsjett. c) Budsjetteringsverktøy UITs Agresso Planlegger med tilhørende hjelpesystemer og maler for budsjettering av lønn og øvrige driftskostnader som skal inn i Agresso, vil være gjeldende budsjetteringsverktøy fra og med 2016. d) Budsjettprinsipper (Generelle prinsipper for budsjettering og budsjettering i økonomisystemet) UITs gjeldende budsjettprinsipper slik disse er fastsatt av økonomidirektøren 12.09.2013 gjelder fra og med 2016 og inntil eventuell revisjon er vedtatt. Fra HIN: Det vises også til notat med overordnede budsjettprinsipper Kommentar fra UIT: Samme kommentar her som under punkt b. Dette omhandler prinsipper for budsjettering og budsjettering i Agresso, og ikke splitting av budsjett. e) Attestant- og budsjettdisponeringsmyndighet UITs retningslinjer for roller, ansvar og fullmakter i utøvelse av varemottak, attestasjon og budsjettdisponering gjelder for 2016 og inntil eventuell revisjon foreligger. Prinsipper for splitting av budsjett i tråd med ny organisasjonsstruktur Prinsipper for splitting av budsjett i tråd med vedtatt organisasjonsstruktur er utformet av Økonomigruppen – undergruppe budsjett. Forslaget har vært sendt på intern høring i de respektive institusjonene, og høringsinnspill har kommet fra UIT og HIN. På grunn av situasjonen ved HIH, har det ikke kommet høringsinnspill fra Harstad. Alle innkomne innspill er blitt vurdert og noen av innspillene er tatt inn i forslag til prinsipper som er oversendt AG Sikker Drift for beslutning. Der det ikke er enighet mellom institusjonene, fremkommer dette i oversendt forslag til beslutning som dissens. Innkomne høringsinnspill er vedlagt beslutningsnotatet. Hvis formelle strukturer og innplasseringer ikke er på plass i god tid før 1.1, vil dette forsinke arbeidet med å få på plass intern fordeling av budsjett for 2016. Under forutsetning av at det er gjort formelle vedtak om organisasjonsstruktur, ansatte er innplassert i ny struktur og det er enighet om øvrige detaljer vedrørende flytting av kostnadsområder, vil det praktiske arbeidet med splitting av budsjett starte opp umiddelbart og det forventes å foreligge forslag til intern fordeling av budsjett for 2016 innen januar/februar 2016. Det er et mål at budsjett 2016 for den nye institusjonen blir lagt frem for universitetsstyret senest 11.februar 2016. I tilfelle disse prosessene drar ut i tid, må det etableres midlertidige retningslinjer for håndtering av fullmakter og budsjettrammer fra årsskiftet 2016. Dette er nærmere omtalt i punkt 4 under. Eget beslutningsnotat er oversendt til Sikker Drift for videre håndtering. Budsjett 2016 – prosess og beslutning Under forutsetning av at planlagt progresjon i arbeidet med grunnlag som må inn i budsjettfordelingen overholdes, kan det forventes å ha et ferdig forslag til fordeling av budsjett 2016 som legges frem for universitetsstyret i januar/senest 11.februar 2016. For disponering av budsjett 2016, må det utarbeides nye fullmaktsstrukturer og opplæring av brukere. Dette arbeidet vil bli startet opp snarest etter at ny organisasjonsstruktur er vedtatt og ansatte innplassert i nye stillinger og roller. Alternativ håndtering av budsjettdisponering for 2016 i tilfelle forsinkelser i arbeidet, så må det utarbeides midlertidige retningslinjer for håndtering av situasjonen og inntil endelige vedtak, prinsipper og fordeling er besluttet. Område: Regnskap Generelt: Det har vært gjennomført kartlegginger i hver av institusjonene, av systemer, avtaler, organisasjonsstruktur, kompetanse, rutiner og løsninger ved den enkelte institusjon. Dette danner grunnlaget for det videre arbeidet med å se på valg av løsninger som skal gjelde fra fusjonstidspunktet og hvor det må lages overgangsordninger. Kartleggingen er også et viktig grunnlag for å finne ut hvor det må gjøres relevante avklaringer for det videre fusjonsarbeidet. Viktige valg og forutsetninger som er gjort: UiTs økonomimodell (-struktur) videreføres fra 1.1.2016. Denne forutsetningen bygger på at det er mest hensiktsmessig og effektivt å videreføre en modell som er implementert i den største institusjonen i fusjonen. UiTs database og klient i Agresso videreføres fra 1.1.2016. Denne forutsetningen er gjort på grunn av at det er hensiktsmessig å videreføre en klient som allerede eksisterer, slik at man bevarer historiske data. Det vil være for krevende å bygge opp en ny klient i Agresso før fusjonstidspunktet. UiTs kontoplan videreføres fra 1.1.2016. Denne forutsetningen følger naturlig av at man viderefører UiTs klient- og økonomimodell i Agresso. Ved behov, vil det bli opprettet nye kontoer. UiTs organisasjonsnummer videreføres fra 1.1.2016. UiT er den overtakende institusjonen i fusjonen, mens HiN og HiH vil bli oppløst fra samme dato. UiTs avtaler med leverandører inkludert bankforbindelse med Sparebank1 Nord Norge videreføres fra 1.1.2016. I og med at UiT har rammeavtale med Sparebank1 Nord Norge, må denne videreføres som følge av at UIT videreføres som institusjon. HiN og HiH må si opp sine rammeavtaler med bank. I tillegg må HiN og HiH si opp avtaler innenfor regnskapsområdet, for de avtalene som ikke skal videreføres. Øvrige avtaler kan eventuelt overføres til UiT. Alle institusjonene leverer individuelle regnskap for 2015. Dette er en forutsetning for at UiT skal kunne ta inn balansene fra de gamle institusjonene HiN og HiH, for å lage ny åpningsbalanse pr 01.01.2016. Åpningsbalanse pr 01.01.2016. Hver institusjon i fusjonen har ansvar for å dokumentere at balanseverdiene i regnskapet er korrekt verdsatt, i.h.t. regelverk om åpningsbalanse. Kopi av dokumentasjon oversendes sentralt til regnskapsseksjonen ved UIT. Konvertering av regnskapsdata: HiN og HiH tilrettelegger sine balanseposter i henhold til UiTs kontoplan og økonomimodell. Konverteringstabeller som kan benyttes, er oversendt til institusjonene for registrering av saldoer. Innlesningen av regnskapsdata gjennomføres sentralt på regnskapsseksjonen ved hjelp av postback funksjon i Agresso. Opplæring av nye ansatte. Nødvendig opplæring gjennomføres etter hvert som organisasjonen og arbeidsoppgaver er avklart. Organisasjonsstruktur/stedkoder må på plass så raskt som mulig o Mange av de tekniske løsningene bygger på en struktur der stedskoder er viktig slik at dette bør avklares så tidlig som mulig i fusjonsprosessen. Ved UiT ligger forvaltningen av dette hos personal- og organisasjonsavdelinga. Tidsplan for regnskapsområdet: Nedenfor følger milepæler i fusjonsarbeidet for regnskapsområdet. Dato Hendelse 10.-11.6.15 Bli kjent møte/fusjonsplanlegging med ØA i HiH/HiN og UiT 02.07.15 Igangsette kartleggingsarbeidet i fag-gruppen 18.08.15 Kartlegging ferdig 19.08 – 31.12.15 Rydding i balanseposter ved institusjonene 20.10.15 Statusoppdatering av arbeid Desember 2015 Vurdere oppsigelse av avtaler 01.01.2016 Overgang fra gammel til ny bankforbindelse for HiH og HiN. Januar Opplæring av ansatte ved HiH og HiN 15. 2.2016 Avlegge individuelle årsregnskap hos institusjonene 20.02.16 Konverteringstabeller for åpningsbalanse skal være ferdig utarbeidet hos institusjonene April – mai 2016 Melde oppløsning av HiN og HiH til Brønnøysundregistrene Juni 16 Levere åpningsbalanse for den nye institusjonen til KD Område: Innkjøp Generell status Det har vært avholdt ett møte i gruppen hvor utarbeidelse av oppgavelisten sto på dagsorden. Innkjøpssjef ved UiT har påtatt seg å samle inn oversikt over de tre institusjonenes anskaffelsesavtaler, og samordne disse i et dokument. Systemer, rutiner, retningslinjer m.m. Innstilling: UiTs anskaffelsespolicy skal gjelde for den nye virksomheten etter årsskiftet 2015/2016. Det omfatter alle instrukser, retningslinjer, veiledere og maler, samt bruk av systemer knyttet til anskaffelser. Avtaleportefølje Innstilling: Etter at det foreligger en fullstendig oversikt over avtaleporteføljen til de tre institusjonene vil det bli tatt en gjennomgang av porteføljen separat med HiH og HiN. Dette for å se på hvilke avtaler som skal videreføres og hvilke som må sies opp. Det vil i neste ledd tas en gjennomgang internt på UiT med de som er faglig ansvarlig for avtaleområdene pr i dag. For eksempel ITA for IKT-kontrakter og BEA for forvaltnings- drifts- og vedlikeholdskontrakter. I en overgangsfase vil det være overlappende avtaler med leverandører, og som vil løpe inntil de blir terminert. Det vil bli opp til de faglig ansvarlige for de ulike avtalene å sikre at disse følges opp fremover, og eventuelt sies opp. UiT har i dag et etablert et system for anskaffelsesområdet som ivaretar geografiske avstander. Dette med bakgrunn i at vi allerede har campuser i Tromsø, Alta, Hammerfest, Kirkenes med flere. Det må dog påregnes å gjøre noen lokale tilpasninger for enkeltavtaler i det videre og spesielt for områder hvor UiT ikke har avtaledekning pr i dag. Dette tas opp med hver enkelt leverandør der det er aktuelt. Ansvaret for dette tillegges de eier av de ulike avtalene (fagenhet som «eier» avtalen). For nye avtaler vurderes behov for særskilte vilkår for hver enkelt avtale. Som utgangspunkt søkes det å ha flest mulig avtaler hvor avtalebetingelsene gjelder UiT som helhet. Samhandling med øvrige avdelinger Innstilling: Økonomigruppe Innkjøp tar initiativ til møter med ITA, BEA og andre avdelinger som har ansvar for særskilte avtaleområder. Omtales nærmere under punktet «Avtaleportefølje». Det tas initiativ til samarbeid med Avdeling for økonomi, seksjon for regnskap om felles brev til leverandørene vedrørende fusjonen. Opplæring Det skal i slutten av oktober gjennomføres en presentasjon av UiTs anskaffelsespolicy og dagens system for fakturaflyt. Dette for å sette institusjonene bedre i stand til å fordele fremtidige roller som har med anskaffelsesområdet å gjøre. Opplæring av ansatte i UiTs anskaffelsespolicy, fakturabehandling mm vil i hovedsak foretas av Avdeling for økonomi ved UiT. Opplæringen vil i hovedsak gis ved campusene Tromsø, Alta, Harstad og Narvik. I det videre bør det vurderes om eventuelle lokale innkjøpere kan bistå slik opplæring. Et annet alternativ som bør vurderes er nettbaserte kurs. Risikovurdering Risiko anses som liten når det gjelder avtaleporteføljen. Dersom vi skulle komme i en situasjon hvor vi ikke har en gyldig avtale innenfor et område, vil det være mulig å bestille og få levert varer og tjenester inntil ny avtale er på plass.
