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Winter/Hiver
2012
PM #40065075
1937-2012
Financial Information of Universities and Colleges
Information financière des universités et collèges
Vancouver | Winnipeg | Toronto | montreal | Quebec City | Halifax | barbados | Jamaica
Congratulations
on 75 years of
dedicated service
retirement & actuarial
Group benefits
Communication & change management
investment consulting
Technology solutions
Administration
www.eckler.ca
A member of AbeliCA GlobAl
félicitations
pour vos 75 années
de service exceptionnel
Actuariat conseil en matière de régime de retraite
Administration de régimes de retraite
Conseils en placements
Avantages sociaux
Gestion des communications et du changement
Technologie
www.eckler.ca
Un membre de AbeliCA GlobAl
Features/Articles
Editor
Craig Kelman
Art Production
Jackie Magat
Advertising Sales
Al Whalen
Advertising Coordinator
Lauren Campbell
Publications Mail Agreement #40065075
Return undeliverable Canadian addresses to:
email: [email protected]
Published four times a year on behalf of the
Canadian Association of University Business
Officers (CAUBO) by
Publié quatre fois par année pour
l’Association canadienne du personnel
administratif universitaire (ACPAU) par
6
VOLUME 20 • NUMBER 1 | VOLUME 20 • NUMÉRO 1
RISKY BUSINESS:
The 69th Annual CAUBO Conference
• LES RISQUES DU MÉTIER: Le 69e congrès annuel de l’ACPAU
20 Controlled goods: How will Canada’s increased
security requirements impact your university?
25 CAUBO 1937-2012
75 years of helping university
and college administrators meet
ever-evolving challenges
35 ACPAU 1937-2012
Third Floor - 2020 Portage Avenue
Winnipeg, Manitoba R3J 0K4
Tel: 866-985-9780
Fax: 866-985-9799
www.kelman.ca
[email protected]
75 ans à aider les administrateurs des universités
et des collèges à relever des défis sans cesse renouvelés
53 Financial Information of
Universities and Colleges
– Time for a change
Canadian Association of University
Business Officers
Association canadienne du personnel
administratif universitaire
320 – 350 rue Albert Street
Ottawa, Ontario K1R 1B1
Tel./Tél.: (613) 230-6760
Fax/Téléc.: (613) 563-7739
[email protected]/[email protected]
Executive Director/Directrice générale
Nathalie Laporte
Editorial Board/Comité de rédaction
Pat Hibbitts,
Simon Fraser University
Lucie Mercier-Gauthier,
University of Ottawa
The views expressed in this publication are the responsibility
of the publisher and do not necessarily reflect the views
of the officers or members of the Canadian Association
of University Business Officers.
Les opinions exprimées dans cette publication sont la
responsabilité de l’éditeur et ne reflètent pas nécessairement
celles des dirigeants ou des membres de l’Association
canadienne du personnel administratif universitaire.
© 2012 Craig Kelman & Associates Ltd. All rights reserved. The contents
of this publication may not be reproduced by any means, in whole or in
part, without the prior written consent of the publisher.
© Craig Kelman & Associates Ltd., 2012. Tous droits réservés. Cette
publication ne peut être reproduite, en tout ou en partie, par quelque
moyen que ce soit, sans autorisation écrite préalable de l’éditeur. 
62 Information financière
des universités et collèges
– À l’heure du changement
Departments/Chroniques
9 Executive Director’s Message
• Message de la directrice générale
46 Training and Development
• Formation et Perfectionnement
11 The CAUBO CyberCommunity
• La CyberCommunauté de l’ACPAU
48 Q&P: Where good ideas grow
• Q&P : Pour faire germer
les bonnes idées
13 People Moves
• En mouvement
NEW
NOUVE
AU
18 CAUBO Corner
• Le coin de l’ACPAU
50 Green Notes
See you in
Montreal in June 2012!
Au plaisir de vous rencontrer
à Montréal en juin 2012!
CAUBO and our host, Concordia University, are pleased to invite
you to Montreal from June 16-19, 2012 for the 69th Annual CAUBO
Conference. CAUBO’s annual conference provides university leaders
with an opportunity to meet one another, share ideas and make connections to better prepare themselves for the challenges of the future.
As the proud host of the CAUBO 2012 conference, Concordia University invites you to examine the risky business in your
institutions and within our society at large. Come learn about
the broader notion of risk management and its impact on social
and economic sustainability by exploring the thin line of Risky
Business – the CAUBO 2012 conference theme. How can our
society develop in a sustainable fashion? How can risk management
play a greater role in decision making? How can your institution
successfully walk this tightrope? Informed decisions will lead to
sustainable results and a stronger safety net for your institution.
Inaction can be risky business, so we encourage you to join us in
Montreal for CAUBO 2012!
L’ACPAU et notre hôte, l’Université Concordia, ont le plaisir de vous
inviter à Montréal du 16 au 19 juin 2012, à l’occasion du 69e congrès
annuel de l’ACPAU. Le congrès de l’ACPAU fournit aux administrateurs
universitaires l’occasion de se rencontrer, d’échanger des idées et de
tisser des liens afin de mieux se préparer aux enjeux qui les attendent.
L’Université Concordia, fière d’être votre hôte pour le congrès
ACPAU 2012, vous invite à vous pencher sur Les risques du métier dans
vos établissements et la société en général. Venez découvrir diverses
facettes de la gestion du risque, au sens large, et comment cette notion
influe sur la viabilité socio-économique, alors que nous explorerons Les
risques du métier – le thème de cette année. Comment notre société
peut-elle se développer de manière durable? Comment mieux intégrer
la gestion du risque dans les processus décisionnels? Comment votre
établissement peut-il arriver à conserver son équilibre sur la corde raide?
En prenant des décisions éclairées, vous obtiendrez des résultats durables
pour votre établissement et renforcerez son filet de sécurité. L’inaction
est une forme de risque. Posez un geste : soyez des nôtres, à Montréal,
pour le congrès ACPAU 2012!
Concurrent French language
sessions to be offered!
CAUBO is very excited to announce that we will be offering
French language sessions at the conference to meet the needs of
our Francophone members. Options for French language sessions
will be available during many of the concurrent session time slots,
in addition to simultaneous interpretation at keynote and plenary
speakers. Visit www.caubo.ca for program details in February!
Des séances en français!
L’ACPAU est très heureuse d’annoncer qu’elle offrira des séances en français pour répondre aux besoins des membres francophones. Une séance
en français sera proposée dans plusieurs blocs de séances parallèles.
L’interprétation simultanée sera également offerte pour la conférence
principale et les plénières. Plus de détails sur le programme dès le mois
de février à www.acpau.ca!
STAY TUNED FOR MORE DETAILS: www.caubo.ca
DÉTAILS À VENIR : www.acpau.ca
6
UNIVERSITY MANAGER • Winter 2012
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Philip Gelsheimer (416) 365-3981 - [email protected]
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Executive Director’s Message
The importance of being all inclusive
I
recently attended two meetings that
Discussing issues that concern us all as uniwere not only highly constructive, but
versity business officers has a strong unifying
also made me think. While both were
effect. I agree that the solutions we propose
quite interesting in themselves, it was not the
are certainly influenced by questions of culissues on the agenda that caught my attenture, but most, if not all, refer to best practices
tion, but rather the diversity of the members
that can be universally implemented.
around the table and the engaging discusGetting our French-speaking members to
sions that ensued.
participate more actively is indeed
With institutions from across
one of CAUBO’s objectives. An
Canada represented, members were
increase in Francophone members
able to share their regional perspecon CAUBO committees is a step in the
tives on issues of national concern.
right direction, but other means must
One such example was the lively
also be considered. Therefore, we are
discussion on best procurement
particularly proud to announce that
practices between a member from
sessions will be offered in French at
a small regional university, the Unithe 2012 CAUBO Annual Conference.
versité du Québec à Chicoutimi, and Nathalie Laporte
A working group has been mandated
another member from the University
to organize sessions in French, which
of Alberta. Yet, beyond these deliberations,
will encourage, we hope, a greater turnout of
it was even more fascinating to watch FranFrench-speaking members from Quebec and
cophone members interacting with the other
elsewhere in Canada.
committee members, for the most part uniIt is essential that our French members
lingual Anglophones, and to see how much
identify with CAUBO if we want them to
the latter enjoyed talking with their French
feel like an integral part of the larger CAUBO
counterparts.
family. A ‘healthy’ national association is an
It has often been mentioned that Quebec’s
association in which all members recognize
low turnout at CAUBO activities stems from
themselves and work together for the good of
questions of culture and language. I perthe community, effectively creating a wealth
sonally think it is mainly due to language.
of solutions.
Board of Directors ~ 2011-2012
Conseil d’administration
James Butler
President/Président
Vice-President, Finance & Administration
Wilfrid Laurier University
(519) 884-0710 x2248
Fax/Téléc. : (519) 886-8645
[email protected]
Matthew Nowakowski
Vice-President/Vice-président
Directeur général, Service des finances
Université de Montréal
(514) 343-7153 Fax/Téléc. : (514) 343-6608
[email protected]
Dave Button
Secretary-Treasurer/Secrétaire-trésorier
Vice-President (Administration)
University of Regina
(306) 585-4386 Fax/Téléc. : (306) 585-5255
[email protected]
Gary Bradshaw
Past President/Président sortant
Associate Vice-President,
Administration and Finance
Grenfell Campus,
Memorial University of Newfoundland
(709) 637-6251 Fax/Téléc. : (709) 637-6239
[email protected]
Nathalie Laporte
Executive Director/Directrice générale
(613) 230-6760, x268 Fax/Téléc. : (613) 563-7739
[email protected]
Directors / Administrateurs
Gary Brewer
Vice-President, Finance and Administration
York University
(416) 736-5160 Fax/Téléc. : (416) 736-5421
[email protected]
Lisa Castle
Associate Vice-President, Human Resources
The University of British Columbia
(604) 822-8120 Fax/Téléc. : (604) 822-8134
[email protected]
Ken Burt
Vice-President, Finance and Administration
Dalhousie University
(902) 494-3862 Fax/Téléc. : (902) 494-2022
[email protected]
Lucie Mercier-Gauthier
Associate Vice-President, Student Services
University of Ottawa
(613) 562-5740 Fax/Téléc. : (613) 562-5107
[email protected]
Josée Germain
Vice-rectrice à l’administration et aux finances
Université Laval
(418) 656-3988 Fax/Téléc. : (418) 656-3300
[email protected]
Gayle Gorrill
Vice-President, Finance and Operations
University of Victoria
(250) 721-7018 Fax/Téléc. : (250) 721-6677
[email protected]
Michael Di Grappa
Vice-Principal (Finance and Administration)
McGill University
(514) 398-2883 Fax/Téléc. : (514) 398-5902
[email protected]
Eric Tufts
Vice-recteur à l'administration
Université Sainte-Anne
(902) 769-2114 x7309 Fax/Téléc. : (902) 769-3120
[email protected]
Message de la directrice générale
De l'importance d'inclure des gens de tous horizons
J’
anglophones, et d’observer le plaisir que
prenaient ces derniers à discuter avec leurs
collègues francophones.
On a souvent mentionné que la présence réduite du Québec aux activités
de l’ACPAU trouve sa source dans des
questions de culture et de langue. Mon
opinion personnelle est qu’il s’agit principalement d’une question de langue. En
effet, discuter des enjeux qui nous préoccupent tous en tant qu’administrateurs
universitaires est hautement rassembleur.
Oui, les solutions proposées par tout un
chacun sont certainement influencées par
des questions de culture mais la plupart,
sinon toutes, font référence à des pratiques
exemplaires pouvant être implantées universellement.
Promouvoir une participation active
des membres francophones est certes
un objectif de l’Association. La présence
accrue de membres francophones aux
comités de l’ACPAU constitue un pas
dans cette direction, mais d’autres moyens
doivent également
être envisagés. Nous
sommes donc particulièrement fiers d’annoncer que des séances seront offertes en
français dans le cadre
du congrès ACPAU
2012. Un groupe de
travail a été mis sur Nathalie Laporte
pied afin de développer ces séances qui
favoriseront, nous l’espérons, une participation accrue des membres francophones provenant du Québec et d’ailleurs au
Canada.
Il est impératif que les membres francophones se reconnaissent en l’ACPAU si
nous voulons que ces derniers s’intègrent
davantage à la grande communauté qu’est
l’ACPAU. Une association nationale « en
santé » est une association où tous les
membres s’y reconnaissent et interagissent
pour le bien de la collectivité, créant ainsi
une richesse en solutions.
for the en
n
r
vi
ce
ent
nm
ro
Our
con
ai assisté dernièrement à deux rencontres qui se sont avérées très
enrichissantes et porteuses de
réflexion. Bien que très intéressants en soi,
ce ne sont pas les dossiers à l’ordre du jour
qui ont retenu mon attention lors de ces
deux rencontres, mais bien la diversité des
membres qui ont discuté de ces dossiers et
la richesse des discussions qui en a résulté.
Les établissements représentés provenant des quatre coins du pays, cela a
permis l’échange de perspectives régionales intéressantes sur des enjeux d’ordre national. À preuve, une discussion
animée entre un membre provenant d’une
petite université régionale, l’Université
du Québec à Chicoutimi, avec un autre
provenant de l’Université de l’Alberta
et portant sur les pratiques exemplaires
en approvisionnement. Mais au-delà de
ces considérations, il était encore plus
fascinant d’observer l’interaction entre les
membres francophones et les autres membres de comité, pour la plupart unilingues
• We use lighter publication stock that consists of recycled paper. This paper has
been certified to meet the environmental and social standards of the Forest
Stewardship Council® (FSC®) and comes from responsibly managed forests, and
verified recycled sources making this a RENEWABLE and SUSTAINABLE resource.
• Our computer-to-plate technology reduces the amount of chemistry required to create
plates for the printing process. The resulting chemistry is neutralized to the extent that
it can be safely discharged to the drain.
• We use vegetable oil-based inks to print the magazine. This means that we are not
using resource-depleting petroleum-based ink products and that the subsequent
recycling of the paper in this magazine is much more environment friendly.
As we continue to deliver valuable information through
the pages of this magazine, in a printed format that is
appealing, reader-friendly and not lost in the proliferation
of electronic messages that are bombarding our senses,
we are also well aware of the need to be respectful of our
environment. That is why we are committed to publishing
the magazine in the most environmentally-friendly process
possible. Here is what we mean:
• During the printing process, we use a solvent recycling system that separates
the water from the recovered solvents and leaves only about 5% residue.
This results in reduced solvent usage, handling and hazardous hauling.
• We ensure that an efficient recycling program is used for all printing plates
and all waste paper.
• Within the pages of each issue, we actively encourage our readers to
REUSE and RECYCLE.
• In order to reduce our carbon footprint on the planet, we utilize a carbon
offset program in conjunction with any air travel we undertake related to our
publishing responsibilities for the magazine.
So enjoy this magazine...and keep thinking green.
10
The CAUBO CyberCommunity...
Get Connected!
La CyberCommunauté de l’ACPAU...
Branchez-vous!
CAUBO would like to encourage our
members to take advantage of this social
media communications tool and begin
sharing with colleagues. Visit the CAUBO
website to learn about the CyberCommunity
and to register today!
L’ACPAU aimerait encourager ses membres à tirer profit
de cet outil de communication de type médias sociaux
et à commencer à échanger avec leurs collègues.
Visitez le site Web de l’ACPAU pour en apprendre
davantage au sujet de la CyberCommunauté et pour
vous inscrire dès maintenant!
What can you do in the CyberCommunity?
Que pouvez-vous faire dans la CyberCommunauté?
As a CAUBO university or college member, you can:
• Participate in groups and discussions
• Search and view all archived discussions and documents
in your groups
• Receive email notifications any time a new item is posted
in your groups
• View the other members of your groups
• Enjoy more flexibility and participate from any time and
any location
• Get connected with your colleagues from across
the country!
Si vous êtes rattaché à un collège ou à une université membre de
l’ACPAU, vous pouvez :
• participer à des groupes de discussion;
• afficher toutes les discussions et tous les documents archivés
associés à vos groupes, et effectuer des recherches dans cette
documentation;
• recevoir des avis par courriel chaque fois qu’un nouvel article est
publié dans vos groupes;
• afficher les coordonnées des autres membres de vos groupes;
• participer aux échanges, où et quand bon vous semble;
• entrer en communication avec des collègues de partout au pays!
Not sure how to use the CyberCommunity?
– Learn how!
Vous n’êtes pas certain de savoir comment utiliser la
CyberCommunauté? C’est facile à apprivoiser!
CAUBO has created a ‘How To’ section on the website to help you
navigate the CyberCommunity. Visit our website to learn how to:
start groups, start discussions, invite members, and more!
L’ACPAU a créé une section « Comment faire » sur le site Web pour vous
aider à naviguer dans la CyberCommunauté. Visitez notre site Web pour
apprendre comment créer des groupes, lancer des discussions, inviter des
membres et plus encore!
11
CAUBO has launched a
new look and feel on HighEdJobs.ca
The new design is also practical. The new landing page provides
easy access to key job postings and search tools. Also, both the job
seeker and employer sites have been given a cleaner, more modern
and easier-to-navigate design. Take a look today!
New features also available – Leverage social media
with HighEdJobs.ca!
Job seekers and employers can now leverage the most popular social media tools as part of HighEdJobs.ca. Employers: You can now include your Facebook, LinkedIn, or Twitter feeds as part of your job posting. Let those hard-to-find
candidates know about the great things you are talking about on your social media pages. Job seekers: You can now share job postings with your friends and colleagues with one simple click of the mouse. Use the
LinkedIn, Facebook, and Twitter icons on the job search pages to post the position to your social media profile. Let everyone
know about the great positions on HighEdJobs.ca.
Visit HighEdJobs.ca today.
Powered by:
L'ACPAU a rafraîchi le site EmploisEnsSup.ca
Le site au style renouvelé est également plus pratique. La nouvelle
page de renvoi fournit un accès facile à l’affichage des principales
offres d’emploi et aux outils de recherche. En outre, les candidats
aussi bien que les employeurs pourront naviguer plus facilement
dans des pages au design plus dépouillé et plus moderne. Allez le
voir sans tarder!
Nouvelles fonctions aussi offertes – EmploisEnsSup.ca met à
profit la puissance des médias sociaux!
Les candidats et les employeurs peuvent dorénavant mettre à profit la puissance des outils des médias sociaux les plus
populaires à partir du site EmploisEnsSup.ca. Employeurs : Vous pouvez maintenant ajouter Facebook, LinkedIn ou vos fils Twitter aux offres d’emploi que vous affichez. Faites connaître aux candidats difficiles à dénicher tout ce qui se dit d’intéressant dans vos pages des médias sociaux. Candidats : Vous pouvez dorénavant partager les occasions d’emploi avec vos amis et collègues par un simple clic de
souris. Servez-vous des icônes LinkedIn, Facebook ou Twitter sur les pages de recherche d’emploi pour afficher dans votre
profil les postes offerts. Faites connaître à tous les offres d’emplois intéressantes affichées dans le site EmploisEnsSup.ca.
Allez voir EmploisEnsSup.ca dès aujourd’hui.
Développé par :
12
People Moves Appointments
Effective February 1, 2012, former Governor General Michaëlle
Jean has been appointed the University of Ottawa’s new Chancellor. At the end of her term as Governor General in September 2010,
Jean was named UNESCO Special Envoy for Haiti.
Dr. Jonathan S. Raymond has been appointed to a second five-year
term as President of Trinity Western University. Key accomplishments during his first term include the establishment of a clear
strategic direction for TWU, the restructuring of the institution’s
operations, and the Board’s transition to a policy governance model.
Dr. Brian Minter has been appointed to a second three-year term
as Chancellor of the University of the Fraser Valley. Dr. Minter has
been serving as UFV’s first Chancellor since 2008.
OCAD University has appointed Matt Milovick as Vice-President,
Finance and Administration, effective September 19. During his
17-year career in post-secondary administration, Milovick has held
positions at the University of Ontario Institute of Technology, the
University of New Brunswick Saint John, and York University.
Steven Pillar has been appointed as Trent University’s new VicePresident Administration, effective February 1, 2012. Since 2002,
Pillar has served as the Vice-President Finance and Administration
at Brock University.
En mouvement
Awards
Indira V. Samarasekera, PhD, OC, president and vice-chancellor
of the University of Alberta, is the 2012 recipient of the Council for
the Advancement and Support of Education (CASE) District VIII
Leadership Award. The CASE District VIII Board, which represents
public and private post-secondary education institutions across
Western Canada and the northwestern US, presents the award annually to a president, chancellor or other leader of a district member
institution for outstanding efforts to promote understanding and
support of higher education.
Designations Earned
Congratulations to Gordon MacInnis, Vice-president, Finance and
Operations, Cape Breton University, who was recently awarded
an FCA designation. An FCA is the Institute of Canadian Chartered Accountant’s highest honour, designated to CAs who have
rendered meritorious service to the profession, or whose career
achievement or achievements in the community have brought
honour to the profession.
Please send information regarding
appointments, retirements, etc. to the CAUBO office,
tnemchin @caubo.ca
Dr. David Schantz has been appointed as Vice-President Academic
& Research at Algoma University. Dr. Schantz comes from the
University of Regina, where he has served as Dean of the Faculty
of Social Work since 2006.
James Gustafson has been named Executive Director, Administration and Finance, at Campion College at the University of Regina.
Athabasca University has named Estelle Lo, Vice-President,
Finance and Administration.
Since July 1, 2011, Pierre Ouellette has held the positive of Rector
at the Université de Hearst.
Craig Elliott has been named to the position of Chief Financial
Officer at UOIT.
www.vertere.com
Vertére Inventory Manager-Enterprise
You know our Scientific Materials Management
Solutions for Chemicals, Biologicals and Equipment
Now Review our Solution
for Fixed Asset Management
Retirements
Robert Gillett, President of Algonquin College, has announced
his retirement for the end of 2012. Gillett has more than 40 years’
experience in education in Ontario, including the past 15 years
as Algonquin College’s president.
Moving on
After four and half years with CAUBO, Amanda Brazeau, Communications & Publications Coordinator, has left the team to
relocate to Toronto. She has joined the Canadian Investor Relations Institute as the Program Coordinator. She truly enjoyed
her time with CAUBO and working with the Association’s many
dedicated volunteers and members.
• Fund accounting
• Grant management
• Depreciation
• Budget projections
• Linked components
• Physical inventory
• Annual audits
• Web Based
• Economical
• Customizable
• Multiple Security Features
• Optional Barcoding
• Easy to Use
• MS SQL and ASP.NET
Reduce inventory and labour costs, comply with audit
requirements, and improve risk management.
Call
1.800.628.9917 for a demo and references.
13
Congratulations CAUBO
on your 75th Anniversary!
2012
Celebrate administrators
who are making a difference!
Every day, university administrators go beyond the requirements of their demanding positions and
contribute to the higher education administrative system with their volunteer efforts. CAUBO celebrates
these individuals who are helping to shape our community with their contributions at regional and
national levels!
Each year, the CAUBO Recognition Awards program celebrates some of the most outstanding
administrators for their accomplishments and achievements. Past recipients have contributed to a
number of fields: facilities, finance, human resources, and beyond. Our members are making a difference
across all regions in Canada.
CAUBO invites you to nominate a colleague today to be recognized by his/her peers. You can nominate a
colleague for one of four awards:
• Ken Clements Distinguished Administrator Award
– Recognizes extraordinary contribution and outstanding leadership
• Outstanding Contribution Award
– Recognizes a specialist in his/her field who has made an exceptional contribution
• Distinguished Service Award
– Recognizes a significant contribution at the end of a career in higher education
• Honorary Membership for Distinguished Service – Recognizes extraordinary contribution and volunteerism with CAUBO
Visit our website at www.caubo.ca for details, or to submit a nomination contact
Lynne Séguin at [email protected].
The deadline for submissions is Friday, March 30, 2012.
16
2012
Aidez-nous à reconnaître la contribution
d’administrateurs qui font bouger les choses!
Chaque jour, des administrateurs universitaires vont au-delà de l’accomplissement de leurs tâches, pourtant
déjà exigeantes, et contribuent au système administratif de l’enseignement supérieur par leur bénévolat.
L’ACPAU rend hommage à ces personnes qui aident à façonner notre communauté grâce à leur contribution à
l’échelle régionale et nationale!
Chaque année, le Programme des prix de reconnaissance de l’ACPAU souligne l’apport de certains
administrateurs parmi les plus remarquables en soulignant leurs réalisations. Les lauréats honorés par le passé
ont contribué à de nombreux domaines : installations, finances, ressources humaines et plus encore.
Nos membres font bouger les choses dans toutes les régions du Canada.
L’ACPAU vous invite à proposer la candidature d’un ou d’une collègue afin que sa contribution soit reconnue par
ses pairs. Vous avez le choix parmi quatre prix :
• Prix Ken Clements pour administrateur exceptionnel – En reconnaissance d’une contribution extraordinaire et d’un leadership remarquable
• Prix pour contribution remarquable – Rend hommage à un spécialiste qui a apporté une contribution exceptionnelle dans son domaine
• Prix pour service exceptionnel – Reconnaît une contribution importante, en fin de carrière dans le milieu de l’enseignement supérieur
• Membre honoraire pour service exceptionnel – Reconnaît une contribution extraordinaire et le bénévolat auprès de l’ACPAU
Visitez notre site Web, à www.acpau.ca, pour en savoir plus. Pour mettre une personne en nomination
communiquez avec Lynne Séguin à [email protected].
La date limite pour l’envoi des candidatures est le vendredi 30 mars 2012.
17
Cor
ner
In place of the ‘Working for You’ column previously featured in University Manager magazine, we have created
‘CAUBO Corner.’ The CAUBO Corner column will provide readers with up to date information regarding products
and services, news from the national office, and committee activities in one convenient location.
Publications,
surveys and resources
training and development
and networking opportunities
Interpretive Notes
As described in the last issue of University
Manager, CAUBO is developing a series
of interpretive notes to assist universities with the transition to new financial
reporting standards. These are structured
as a series of stand-alone documents on
key subjects; members will be notified as
each note is made available.
Student housing study
A national survey of student housing –
including an inventory of current housing and information on plans for future
housing – was completed in November.
A report on the state of student housing,
with a focus on financing and maintenance
models, is under development and will be
presented as part of a workshop on student
housing to be held on April 19-20, 2012 in
Toronto.
FIUC
Following a series of unusual delays, the
FIUC report for 2009-2010 will soon be
available. We do not anticipate that future
reports will be subject to such delays.
HR Benchmarking Survey
A draft survey will be distributed shortly
to members for familiarization, in anticipation of the survey launch this spring.
University Manager
CAUBO conducted a readership survey
for University Manager magazine in
November 2011. We would like to thank
all of those who completed the survey.
Your feedback is of great value.
Online courses
Do not miss out on the next offering of
CAUBO’s online course Understanding the
University Context, Governance and Culture
for Effective Administration. After two soldout sessions, the course will be offered again
in 2012 in English and from February 6 April 6, 2012 in French. We encourage members to add their names to the
growing wait lists. CAUBO will also be
offering new online professional development opportunities throughout 2012.
Visit www.caubo.ca regularly for updates.
CAUBO 2012
The national committees and program committee have been working hard to develop
the content for the upcoming CAUBO 2012
annual conference to be held in Montreal
from June 16-19, 2012. CAUBO is very excited
to announce that we will be offering French
language sessions at the conference to meet
the needs of our Francophone members.
Options for French language sessions will
be available during many of the concurrent
session time slots in addition to simultaneous interpretation at keynote and plenary
speakers. Visit www.caubo.ca for program
details in February.
CAUBO CyberCommunity
CAUBO completed a user survey in the fall
of 2011. We would like to thank everyone
who completed the survey and provided
feedback. We are currently working on some
enhancements to the CyberCommunity. All
administrative employees from CAUBO
member institutions are eligible to join the
CyberCommunity. We encourage you to join
today and begin sharing with colleagues.
Live Learning Centre
CAUBO is excited to announce new packages
and reduced pricing. Now you can purchase
the educational content from the CAUBO
2011 annual conference as a complete package (all available sessions), as four-session
packages (pre-selected based on topic), or as
individual sessions (where available). Visit
www.caubo.ca for complete details.
Correction Notice
– KIP deadline was October 31, 2011
Servicing universities
and colleges in office
furniture solutions
Solutions en aménagement
de bureau pour les universités
et les collèges
T 418.833.0047 F 418.830.0081
[email protected]
Congratulations CAUBO on 75 Great Years!
18
Please note that the extended KIP project
completion deadline date was printed
incorrectly in the article entitled Infrastructure Funding: Rising to the Challenge
featured in the fall 2011 issue of the
University Manager magazine. Page 46
of the article indicates that all projects
are scheduled to be “completed by the
November 30, 2011 extended deadline.”
Please note that the extended deadline
date for completion of the remaining
KIP projects was October 31, 2011. No
further extension was announced by
Industry Canada.
Le
Coin
Nous avons remplacé la chronique « À votre service », qui était publiée régulièrement dans la revue Gestion
universitaire, par « Le coin de l’ACPAU ». Cette nouvelle chronique présentera aux lecteurs de l’information de dernière
heure sur les produits et services, les travaux du bureau national et les activités des comités, le tout au même endroit.
Publications,
sondages et ressources
Notes d’interprétation
Tel que nous l’avons décrit dans le plus
récent numéro de Gestion universitaire,
l’ACPAU s’affaire à rédiger une série
de notes d’interprétation pour aider
les universités dans la transition vers
les nouvelles normes de déclaration de
l’information financière. Il s’agit d’une
série de documents portant chacun sur un
sujet clé; nous aviserons les membres au
fur et à mesure que ces notes seront prêtes.
IFUC
La publication du rapport IFUC 2009-2010
a connu une série de retards inhabituels;
il sera bientôt prêt. Nous estimons que de
tels retards ne devraient plus se produire.
Sondage-repère sur les RH
Une version provisoire circulera sous peu
auprès des membres pour qu’ils s’y familiarisent; le sondage devrait avoir lieu ce
printemps.
Gestion universitaire
L’ACPAU a procédé à un sondage auprès
des lecteurs de la revue Gestion universitaire en novembre 2011. Nous aimerions
remercier tous ceux qui y ont répondu. Vos
commentaires sont grandement appréciés.
Activités de formation
et de perfectionnement ainsi
que de réseautage à venir
Étude sur les logements pour étudiants
Un sondage national sur les logements
pour étudiants – qui englobait l’inventaire
des bâtiments actuels et de l’information
sur des projets de futurs logements de ce
genre – a eu lieu en novembre. Un rapport
sur l’état des logements pour étudiants,
dans lequel on mettra l’accent sur des
modèles de financement et d’entretien, est
en cours de préparation. Il sera présenté
à l’occasion d’un atelier sur les logements
pour étudiants qui aura lieu les 19 et 20
avril prochain à Toronto.
Cours en ligne
Ne manquez pas la prochaine offre du
cours en ligne de l’ACPAU intitulé Com-
prendre le contexte, la gouvernance et la culture
propres au milieu universitaire pour administrer plus efficacement. Il a été donné deux
fois en anglais à guichets fermés et sera de
nouveau offert en 2012 incluant un cours en
français du 6 février au 6 avril, 2012. Nous
encourageons les membres à inscrire leur
nom sur les listes d’attente, qui continuent
de s’allonger. L’ACPAU offrira aussi de
nouvelles activités de perfectionnement
professionnel en ligne tout au long de 2012.
Consultez le site www.acpau.ca régulièrement.
Congrès ACPAU 2012
Les comités nationaux et le comité du programme travaillent avec ardeur afin de
peaufiner le contenu du congrès ACPAU
2012, qui aura lieu à Montréal, du 16 au
19 juin 2012. L’ACPAU est très heureuse
d’annoncer qu’elle offrira un choix de
séances en français pour répondre aux
besoins des membres francophones. Une
séance en français sera proposée dans
plusieurs blocs de séances parallèles.
L’interprétation simultanée sera également offerte pour la conférence principale et les plénières. Plus de détails sur
le programme dès le mois de février à
www.acpau.ca.
CyberCommunauté de l’ACPAU
L’ACPAU a mené un sondage auprès des
utilisateurs de la CyberCommunauté au
cours de l’automne 2011. Merci à tous ceux
qui y ont répondu. Nous apportons actuellement certaines améliorations à cet outil
de notre site Web. Rappelons que tous les
employés du secteur de l’administration
des établissements membres de l’ACPAU
peuvent devenir membres de la CyberCommunauté. Nous vous encourageons
donc à en devenir membre sans tarder
et vous pourrez dès lors commencer à
échanger avec vos collègues.
Live Learning Centre
– votre outil de formation en ligne!
L’ACPAU est heureuse d’annoncer de
nouveaux forfaits ainsi que des tarifs
réduits. Vous pouvez désormais acheter
le contenu éducatif du congrès ACPAU
2011 au complet (toutes les séances enreg-
istrées), par groupe de quatre séances (présélectionnées et portant sur un thème),
ou par séance (lorsque disponible). Allez
au site de l’ACPAU, à www.acpau.ca pour
obtenir tous les détails.
Avis de correction
– La date limite du Programme
d’infrastructure du savoir (PIDS)
était le 31 octobre 2011
Veuillez noter que la date limite pour
les projets menés dans le cadre du
PIDS indiquée dans l’article intitulé
Infrastructure Funding: Rising to the
Challenge, publié dans le numéro de
l’automne 2011 de la revue Gestion
universitaire, est erronée. On peut lire
dans cet article, à la page 46, que tous
les projets devaient être menés à bien
au plus tard à la date limite, reportée
au 30 novembre 2011. Veuillez noter
que la date limite pour les projets
PIDS était le 31 octobre 2011. Aucune
autre prolongation n’a été annoncée
par Industrie Canada. Rappelons que
la version française de cet article, sous
le titre Financement des infrastructures :
défi relevé, a été versée sur le site Web
de l’ACPAU, faute d’espace dans la
revue imprimée.
Visit the CAUBO website
www.caubo.ca
Visitez le site Web de l’ACPAU
www.acpau.ca
19
Environmental, Health and Safety
Controlled goods
How will Canada’s increased security
requirements impact your university?
By Anne Baxter, Director, Risk and Safety Services, University of Lethbridge
I
t may seem like a scene out of James Bond, The Man from
U.N.C.L.E or the Avengers, but the reality in today’s world is that
security clearances are not restricted to the genre of spy films and
fiction. Security clearances are very much a legally required step that
could seriously impact universities in their academic and research
initiatives, particularly when it comes to those who work with
controlled goods. The risks of potentially delaying those research
and academic endeavors and/or bringing them to a grinding halt
is an ever-increasing possibility when considering Canada’s recent
increased security requirements for those individuals who work
with controlled goods and/or controlled technology.
Before addressing these heightened requirements for security
clearance, let’s first review what controlled goods are and the current legal requirements for those who work with them.
Controlled goods and technology are defined under schedule
(s.35) of the Defence Production Act. Examples of controlled goods
include “automatic firearms, combat or other aircraft specially
designed or modified for military use, tanks, missiles, global
navigation satellite systems, ground control stations, nuclear
weapons design, missile testing equipment and technology and
propulsion components and equipment. Controlled technology
refers to technology necessary for the development, production
or use of a controlled good.”
20
The Controlled Goods Directorate, which operates under the
auspices of the Department of Public Works and Government
Services Canada, administers the Controlled Goods Program
which came into effect in April 2001, and anyone who examines,
possesses and/or transfers controlled goods/technology must be
in compliance with the Defence Production Act and the Controlled
Goods Regulation.
The Controlled Goods Regulation, which operates under the
Defence Production Act, requires a security assessment prior to
registering a person to determine whether the applicant poses
a risk of transferring a controlled good to a person who is not
registered or exempt from registration.
Security assessments are conducted by the Controlled Goods
Directorate (CGD) or a Designated Official (of the Registrant) once
they have successfully passed a security clearance by the CGD.
So, what exactly does a security assessment involve?
Previously, the security assessment required that references,
places of residence, employment history, education history and
criminal history for the period of five years prior to the assessment be obtained. Effective October 1, 2011 the Government of
Canada has implemented an Enhanced Security Strategy, which
involves a threat and risk assessment to identify individuals at
risk of unauthorized transfer of controlled goods. Designated
Officials and the CGP are now required to use the following key
risk indicators in their assessment for controlled goods:
1) Criminal Record Name Check (Criminality)
2) Fingerprinting is encouraged to verify identification; however,
not mandatory except for Designated Officials
3) Credit Report (Financial)
4) Travel frequency and duration
5) Acquire information on significant and meaningful associations (domestic and foreign)
If individuals exceed a particular risk threshold, the CGP
will require additional checks. Until the CGP has reviewed and
approved the individual application, the individual is prohibited
from examining, possessing, or transferring controlled goods.
Privacy is another critical issue and the Security Assessment
Application form now contains a ‘Privacy Act Statement’ and a
‘Consent Declaration’ which permits the Government of Canada
to share the applicant’s personal information collected with other
departments and agencies “in order to more effectively assess the
risk of unauthorized transfer of controlled goods posed by the
applicant.” So with who is the Government sharing the applicant’s
personal, including financial, information?
Is this complex, onerous, and intrusive? Perhaps, but remember that the Government’s mandate is to ensure the security of
controlled goods/technology within Canada and enhance Canada’s national security while now meeting ITAR and US Homeland
Security standards. However, these increased requirements for
those who work with controlled goods and/or controlled technology may pose a different risk factor for universities across
CURIE is pleased to offer the following risk
management services to our member universities:
• Sprinkler System Plan Reviews
• Chemical Labs and Storage Reviews
• Sports Liability Assessments
• Student Event Risk Management Program
• Aquatic Safety Audits
• Premises Liability Inspections
• Web Based Training
on your 75th Anniversary
For additional information on
any of these services please contact:
John Breen, Manager,
Risk Reduction & Loss Control
Telephone: (905) 336-3366
Email: [email protected]
21
Environmental, Health and Safety
on 75 years!
Helping CAUBO members create high performing,
sustainable facilities for the next 75 years.
Canada’s Chosen Project Leader
Canada, affecting continuity of research as well as impacting on
privacy policies and collective agreements. There is also more in
store for researchers with a Policy Directive on Students (who will
be working with controlled goods) soon to follow. This Directive
will apparently state that domestic students are to be security
assessed as employees and that foreign students will be required
to submit a Temporary Worker Application.
Although the Controlled Goods Regulation has not yet been
amended, the landscape of what is legally required for those who
work with controlled goods has significantly changed. Perhaps the
time is right to conduct a risk assessment using the CGP Enhanced
Security Strategy Risk Matrix and the proposed changes impacting
domestic and foreign students to determine what impact it may
have on your institution.
Risk management is a central part to the strategic initiatives
of universities. In the risk evaluation process, compliance issues
and their potential impact must be considered, not only from a
strategic perspective, but also relative to the operational goals
of the institution. In a world where statutes and regulations are
constantly evolving, it is important for risk managers to keep
abreast of these changes to ensure increased awareness to key
stakeholders within their universities. Compliance with laws and
regulations is not an option and failure to address them in the risk
management process may result in some serious consequences
from both a financial as well as reputational risk perspective.
Sources: Public Works and Government Services Canada ‘Working
Together to Keep Canada Safe’ and ‘Overview of the Enhanced
Security Strategy.’
TD Asset Management
Congratulations to CAUBO on 75 years of
helping Canadian universities and colleges
achieve excellence.
TD Asset Management is proud to be
your partner in success.
22
People to feed.
A new wing to build.
Strengthening image and reputation.
Creating the right environment for learning.
Making every waking hour something
dreams are made of.
To do that takes a lot.
Designi
ng
Quality , managing & d
el
of Dail
y Life ivering
Solutio
ns
Making a difference on Campus.
At Sodexo, we believe our Quality of Daily Life Solutions contribute to the performance and well-being of students; enhance the quality of
daily life in the learning community; strengthen the image and reputation of an educational institution; and improve infrastructure
and equipment utilization, reliability and safety. For this reason, Sodexo offers educational institutions a full range of services and a
deep commitment to sustainability and corporate citizenship.
For more information of how we can tailor a Campus Solution for your institution, please contact Michael Masney, Director of Business
Development 1-877-632-8592 extension 33376 or email us at [email protected].
The smartest way to get your doctorate today
The AU Online Doctorate in Business Administration
Our online DBA sets the standard for innovation and academic excellence.
It provides a strong foundation for conducting applied research with practical
applications and expands your knowledge of global business and management
processes and practices. As the need for advanced degrees continues to grow,
our DBA will be delivered in the same smart way business is conducted
today—open, collaborative and online. www.dba.athabascau.ca
1937-2012
75 years of helping university
and college administrators
meet ever-evolving challenges
75 ans à aider les administrateurs des
universités et des collèges à relever
des défis sans cesse renouvelés
Memorable events in 1937
The evolution of the CAUBO brand
• Snow White premiered as the first animated feature
length movie with colour and sound
• Canada’s first Governor General Awards were
presented
• Amelia Earhart mysteriously disappeared over the
Pacific during her round-the-world flight
• China declared war on Japan
• The first airmail letter to circle the globe returned to
New York
• Hitler informed his military leaders of Germany’s
intention to go to war
Minutes from early meetings
Second Meeting – June 10, 1942
University of Toronto (Hart House)
“The Chairman observed that the business officers
of various Canadian universities had met four years
previously and he was of the opinion that great benefit
had been derived from the meeting by those who
attended.”
Third meeting – May 17-18, 1944
McGill University and the Université de Montréal
“I think we should form a simple organization which
would provide for meetings from time to time for the
exchange of ideas. To have something definite, I would
move that the Canadian University Business Officers’
Association be formed for this purpose.”
“There is one other thing – fees for expenses. When
we first met our expenses were practically nil. We
now have a small expense in connection with the
organization, reporting, etc. I move that a fee of $3
be paid by each university, irrespective of the number
of delegates. …Why not make it $5? Motion seconded
that an annual fee of $5 for each university be paid.”
History
T
he year was 1937. The average cost of a new house was
$4,600. The average wage
per year was $1,780. The
average price for a new car
was $760. One gallon of
gas was 10 cents, a pound
of hamburger was 12 cents, and a
loaf of bread was 9 cents.
Attending university in Canada
was the purview of the wealthy
and upper middle class. University students were predominantly
white males and were a minority
among their peers. Approximately
35,000 students attended Canadian
universities full-time, which constituted about 3% of college-aged
Wayne Thistle - President 1992
youth. University administrators
around that time had traditionally succeeded in managing and socializing students during a tumultuous time when the world still struggled
to heal itself after World War I, when it was in the process of suffering
through a world-wide depression, and faced the reality of dealing with
the early signs of another world conflict.
But, while peace and harmony were principal objectives, other important issues faced administrators of our universities and colleges. Not unlike
today, these issues included meeting the demands of a growing number
and diversity of students, and
dealing with significant financial
challenges brought about by that
growth and by the lack of financial resources available due to
economic uncertainty in Canada
and around the world.
To assist university and college administrators in meeting
these and other challenges, 15
representatives from 10 post
secondary education institutions met on Friday, February 5,
1937 at Victoria College, affiliated with the University of
Toronto. As noted in the minutes of this landmark gathering: “The meeting was called
Ron Chrysler - President 1994
26
in response to a widespread feeling
that the business officers of the various
colleges could profit materially by an
exchange of ideas and information in
respect of common problems.”
Following on the success of
the first meeting, a second similar gathering was held five years
later, followed by a third in 1944,
held jointly at McGill University
and the Université de Montréal.
With 20 representatives from
eight institutions and one from
the National Research Council,
the Canadian Association of University Business Officers was
‘officially’ formed.
With the association still in
its formative stages, CAUBO
Carole Langlois - President 1996
undertook a major initiative to
enhance the sharing of ideas among its members. After a few attempts
during World War II, CAUBO began the first of its annual conferences
in 1947 that have taken place in cities across Canada ever since. From a
relatively small number of delegates in 1947, to over 200 in the late 1970s,
to a record-setting 513 in 2011, these conferences continue to be one of
the organization’s most effective means of achieving its member-aimed
objectives for professional development, networking, and keeping up to
date on ‘hot topics,’ emerging issues and effective practices.
Over the years, a growing list of national committees representing
administrative units within institutions began organizing pre-conference
seminars. In 2011, eight pre-conference seminars were held that attracted
over 300 participants collectively. As well, conference organizers began
adopting themes around which educational presentations could be
focused to address relevant issues. Examples of these issue-focused
themes included Navigating Rough Waters, Embracing Cultures, and
Effective Communications, to name a few.
By 1972, CAUBO membership consisted of over 500 business officers
from 71 institutions. The association was incorporated in 1973 as both a
non-profit organization and a charity. About the same time, a national
office and full-time secretariat were established in Ottawa, with an
Executive Director and a secretary.
Now an umbrella association
for nine functional administrative areas, CAUBO has over
4,000 individual members
representing 107 universities
and federated colleges and 37
community colleges, as well as
65 corporate members and 16
associate members. With a fulltime staff of 10 people ensuring
that member needs are being
served on a day-to-day basis,
CAUBO continues to be a volunteer driven association with
growing numbers of university administrators playing a
significant role in all aspects
of CAUBO’s activities.
Glenn Harris - President 1997
Conferences with a purpose
2012 -Risky Business, Concordia University
2011 -Winds of Innovation, University of Calgary/University of Lethbridge
2010 -Rock the Common-Challenging Convention, Memorial University of Newfoundland
2009 -Embracing Cultures, University of Ottawa
2008 -Making Connections, University of Manitoba
2007 -A cradle on the waves, University of Prince Edward Island
2006 -In Tune with the World, Université de Montréal/École Polytechnique/HEC
2005 -The art of BUSINESS, The University of Western Ontario
2004 -Powerful ideas, University of Saskatchewan
2003 -Adjusting the Sails, Dalhousie University/University of King’s College
2002 -Collaboration/Focus, Université Laval
2001 -Space Fontiers, Ryerson Polytechnic University
2000 -Getting our BEARings, University of Alberta/Athabasca University
1999 -The University A Global Treasure to Preserve,
Université de Sherbrooke/Bishop’s University
1998 -Building Bridges, University of New Brunswick
1997 -Balancing on the Edge and Thriving, Brock University
1996 -A Peak Experience, The University of British Columbia
1995 -Universities as Learning Organizations, Université du Québec en Outaouais
1994 -Navigating Rough Waters, Memorial University of Newfoundland
1993 -Join the Gold Rush, Laurentian University
1992 -Voyage to the Future, University of Manitoba
1991 -Scaling the Mountain, McGill University
1990 -Chart Your Course, Saint Mary’s University/Technical University of Nova Scotia/
Mount Saint Vincent University
1989 -Achievement and Challenge, University of Guelph
1988 -New Horizons, University of Saskatchewan
1987 -Issues and Options in University Management, Université du Québec
1986 -Spending Smarter, Université de Moncton
1985 -University of Toronto
1984 -Strategic Issues – Technology, People, Organization, University of Calgary
1983 -Initiatives in Planning and Management, Concordia University
1982 -Options in a Changing Environment, University of Prince Edward Island
1981 -Facing Reality, University of Ottawa/Carleton University
1980 -Togetherness, Simon Fraser University
1979 -Scraping By, University of New Brunswick
1978 -Flexibility: Keeping Cool in the ‘80’s, McGill University/Université de Montréal
1977 -Innovation – Our Key to the Future, York University
1976 -Accountability, University of Regina
1975 -Effective Communications of University Management, Université Laval
1974 -Role of the Professional Administrator, Dalhousie University
1973 -The Effective Management of University Resources, University of Waterloo
1972 -University of Victoria
1971 -Université de Montréal
1970 -Memorial University of Newfoundland
1969 -The University of Western Ontario
1968 -University of Alberta
1967 -Université de Sherbrooke
1966 -St. Francis Xavier University
1965 -University of Windsor
1964 -The University of British Columbia
1963 -McGill University
1962 -Acadia University
1961 -Queen’s University
1960 -Universityof Manitoba
1959 -University of New Brunswick
1958 -McMaster University
1957 -Université Laval
1956 -University of Saskatchewan
1955 -Carleton University/University of Ottawa
1954 -University of Alberta (Banff)
1953 -Mount Allison University
1952 -Hart House/Trinity College
1949 -Dalhousie University
1947 -University of Manitoba
1944 -McGill University/Université de Montréal
1942 -Hart House
1937 -University of Toronto/Victoria University
27
CAUBO's Executive Directors
Ken Clements
Doug Brombal
1973 – June 1996
August – December 1996
Maurice Cohen
Jacques Samson
January 1997
– June 2001
January 2002
– October 2005
Accomplishments
T
•
Carole Workman
Nathalie Laporte
November 2005
– August 2010
September 2010 – Present
•
Ken Clements 1933-2011
Ken became CAUBO’s first Executive
Director in 1973 and held that
position until 1996. From 1978-1981,
he jointly held the position of Director
of Finance at the Association of
Universities and Colleges of Canada
(AUCC). Ken passed away in Ottawa
on September 25, 2011 at the age
of 78.
Ken Clements In 1997, CAUBO established
in his early days.
the Ken Clements Distinguished
Administrator Award. It is the association’s most
prestigious honour and recognizes an administrator
who has made an extraordinary contribution to the
advancement of higher education administration
and has demonstrated outstanding leadership in
CAUBO and/or regional groups, thereby facilitating the
achievement of CAUBO objectives and goals. CAUBO
has since recognized 14 deserving volunteers.
CAUBO’s
National Standing Committees
•
•
•
•
•
•
•
•
•
28
Academic Managers
Facilities Management
Finance
Human Resources
Internal Auditors
Procurement
Risk Management
Taxes
Treasury and Investment
•
•
•
hroughout its 75-year existence, CAUBO has continually
worked to ensure that its programs and services were relevant
and timely for the needs of its members. Here are some of the
more recent achievements:
• On the professional development front, the recent creation
of online courses that supplement webinars and other faceto-face professional development opportunities such as workshops
and seminars.
In the area of advocacy, direct involvement in the lobby for the GST
rebate in the 1980s, on the deferred maintenance issue in the 1990s, and,
more recently, on funding of overhead costs. There are also ongoing
discussions with CFI and Tri-Council on issues of concern for university
administrators.
In terms of collaborative initiatives, the
creation of the Canadian University Reciprocal Insurance Exchange (CURIE) in collaboration with the University of Toronto,
the negotiation of many national agreements for products and services, and the
creation of Commonfund Canada.
Establishment of the CAUBO Quality and Productivity Awards program
which receives numerous submissions each year that are added to the
Best Practices database containing over 300 searchable ideas online.
Publication of a number of very significant documents such as the
Financial Reporting Guide, Financial Information of Universities and
Colleges, GST Q&A Guide, Income Tax Guide, the University Investment Survey, University Manager magazine, A Point of No Return:
The Urgent Need for Infrastructure Renewal of Canadian Universities,
and the Debt Management Guide.
Created in 2004, Faculty Bargaining Services (FBS) aims to support
member institutions in both bargaining and academic contract
administration for faculty, librarians, faculty paid by course, teaching assistants, research assistants and post-doctoral fellows. The
program of services remains collaborative and participatory, and
continues to evolve based on the needs of member institutions. As
part of these services, the website offers access to several Canadian
databases, newsletters and newsfeeds. At present, as a result of a
needs assessment, FBS strives to
refine and expand the four key
services: information repository,
expert interpretation, training
and support, and research.
• Development of an ever evolving, interactive CAUBO website with features such as the
recently launched CyberCommunity to further enhance communication with and between
members.
• Creation of a niche market career
site targeted to administrative
higher education job postings.
CAUBO’s role
in the challenges ahead
W
Nancy Sullivan
hat is on the horizon for CAUBO members and
what will CAUBO’s role be in supporting them?
We asked some of the sector’s leading thinkers
from across the country and here is what they
had to say:
The biggest challenge
administrators face is leading
their institutions in the context of
constrained financial and space
resources, while at the same
time dealing with increasing
government interest in how their
universities operate.
According to Nancy Sullivan, Consultant for CAUBO’s Faculty Bargaining
Services, and former VP of Finance and Administration, University of Guelph
(retired in 2011), “Today’s university administrators function within much
larger and considerably more complex organizations than did their predecessors. Within this environment, the biggest challenge they face is leading
their institutions in the context of constrained financial and space resources,
while at the same time dealing with increasing government interest in how
their universities operate. It is somewhat ironic that, as the proportion of
government funding decreases, accountability to the government increases.
A leading issue for administrators, as I see it, is the dichotomy between
student and parent expectations regarding the role of universities in terms
of career preparation and the universities’ own view of their mission in
preparing an educated citizenry. Other major issues are addressing pension funding; the increased unionization of faculty and employee groups;
and the increasing number, diversity and expectations of students. Making
these issues more challenging is the fact that ongoing financial constraints
have led universities to invest their scarce resources in faculty and other
academic staff to address increased student numbers. As a result, they have
been unable to invest adequately in the administrative staff required to deal
with increasingly complex issues. All of this makes the role CAUBO plays
in supporting university administrators even more important, particularly
in areas such as professional development.”
CAUBO has now grown far beyond
being an association of business
officers and needs to take the next
step of bridging the administrative/
academic gap.
Pensions – some things change…
some things don't
The following are excerpts from minutes taken during
early CAUBO organizational meetings:
“The pension is based on one-thirtieth of the salary for
each year served, with a minimum of $360 per year.
Employees must retire at 70 years.”
– 1937 meeting in Toronto
“Mr. Strathey stated that the return on investments…
was so low at the present time that pension plans…
were a problem…a person of 25 years of age used
to be able to buy a pension of $100 a month at
65 at a premium that would now buy an annuity
of only $50 a month…the problem now is whether
to increase the salary deduction to 8% and the
institution to pay the same amount…”
– 1942 meeting in Montreal
The pension battle still wages on today, although the
challenges seem to be considerably greater.
According to Jim Butler, VP of
Finance and Administration,
Wilfrid Laurier University, current
President of CAUBO, and longtime Chair of the Council of
Ontario Universities Working
Group on Pensions, “Because
of the perfect storm created by
low interest rates and low market
returns, which many are saying could last for several
years, large pension deficits at many universities are
now having to be financed from university operating
funds. Since that is a situation that cannot be
maintained over the long term, administrators are
looking at options such as increasing contribution
levels from employees in order to maintain the same
level of benefits, changing the benefits to lower the
costs, or restructuring the benefit plans entirely.
"The key to making things work is to come
together and pool our thinking and to learn from
both the mistakes and the successes of others.
CAUBO’s pension symposiums and workshops, as
well as its Faculty Bargaining Services program are
vital to the communication process that is needed
to maintain the ongoing solvency of our university
pension plans.”
David Graham
David Graham, Provost and Vice-President, Academic Affairs, Concordia University, describes a similar evolution: “The role of the university
administrator has evolved in three directions – complexity, accountability
and volume of work. From a complexity standpoint, the range of issues
29
CAUBO Professional
Development Initiatives
In addition to the annual conference and pre-conference seminars, CAUBO has organized and hosted a
variety of additional professional development initiatives
to meet the targeted needs of its members:
Investment 101: Introduction to Institutional Investment
and Endowments – February 2009
Leadership for Sustainability in Higher Education:
Taking an Institutional Approach – March 2009
Six Part Tax Webinar Series – 2010 - 2011
Building Sustainable Pension Plans and Post-Retirement
Benefit Programs in Canadian Universities – March 2010
being addressed by today’s administrators goes far beyond what it ever
was in the past. Where the focus used to be on academic issues first and
administration second, that is no longer the case because of the complexities
of the institutions and of society as a whole. Always accountable to faculties
and Boards in years gone by, today’s administrators face accountability that
has escalated considerably, both internally and externally. Whether it is to
Boards, faculty, staff and students internally, or to governments and the
media externally, the degree to which today’s administrators are being held
accountable for their actions is unprecedented. Boards of Governors are also
being held more accountable, so they, in turn, are taking a greater interest
in what their administrators are doing. The third element is the volume of
work. With multiple layers of complex responsibilities, and financial constraints that prevent hiring additional staff, administrators are taking on
more tasks themselves and increasing their workloads. Unfortunately, while
we are all fully aware of these mounting challenges, I am not optimistic that
anything is about to change for the better, at least not in the short term. This
is where CAUBO has always filled such an important and ever-expanding
role in helping administrators work together to improve their knowledge
and skills to better meet their responsibilities. CAUBO has now grown far
beyond being an association of business officers and needs to take the next
step of bridging the administrative/academic gap. With programs like the
Faculty Bargaining Services, CAUBO is appealing to a much broader, eclectic
and diverse group. I would love to see the organization grow to encompass
senior academic administrators as well.”
The Endowment Model: Is it Still Valid for the 21st
Century? – May 2010
Internationalization of Higher Education: Supporting the
Internationalization Agenda – March 2011
Understanding the University Context, Governance
and Culture for Effective Administration – May and
November 2011
Creation of a Live Learning Centre – Spring 2011
Celebrating 25 years
of quality and productivity
&
QP
The first ever CAUBO Quality
and Productivity Awards were
held 25 years ago in 1987.
Prix de
Awards
After reviewing 31 submissions
from all across Canada, the first prize was presented to
the University of Toronto for developing the Canadian
Universities Reciprocal Insurance Exchange (CURIE) that
is still going strong today. Canadian universities were
particularly hard hit by the insurance industry crisis of the
mid-1980s and faced significant loss of coverage along
with dramatically increased premiums. Exploring alternatives to purchasing insurance and working through
CAUBO’s Insurance and Risk Management Committee,
Eric G. Fleming, Insurance and Risk Manager at the
University of Toronto, initiated the creation of a university
self-insurance program for property and liability coverage. The result was CURIE.
30
Gary Brewer
While I see our future being
shaped by more global financial
uncertainty, government deficits,
and emerging pressures to
be more accountable toward
the achievement of our core
education missions, I also
see plenty of opportunity. Our
challenging environment can
certainly be characterized as
exciting, and those who adapt,
change and deal with the
challenges will outperform.
Gary Brewer, Vice-President, York University, also focuses on three significant changes to the role of the administrator. “Three major changes involve
the pace of change, relentless financial constraints and the growing impact
of government policy changes and regulation. The complex nature and magnitude of issues that administrators must now deal with is made even more
challenging by the speed at which these issues arise. From developments like
finding new ways to fund capital projects to managing the pension crisis to
dealing with global economic concerns, administrators must now contend
with a broader range of anticipated and unanticipated issues that have a direct
and significant effect on everything they do. Nothing is simple anymore. For
example, York is opening a campus in India and we have to deal with a whole
new set of cultural, legal, accounting and government regulation concerns.
While financial and resource constraints have been a constant throughout
the years for university administrators, they seem to be much sharper now
and administrators have no option but to find more efficient ways of doing
things. As for ever-growing demands for accountability, that too is a major
challenge that must be addressed. There is no additional funding, but the
list grows of emerging issues and needs. But, while I see our future being
shaped by more global financial uncertainty, government deficits, and
emerging pressures to be more accountable toward the achievement of our
core education missions, I also see plenty of opportunity. Our challenging
environment can certainly be characterized as exciting, and those who adapt,
change and deal with the challenges will outperform. This is where CAUBO
plays such a vital role. By promoting collaborative efforts and stimulating
professional development, CAUBO can help administrators become more
efficient and effective at meeting the challenges they face.”
Gabrielle Morrison
As we move forward, CAUBO must
continue to pinpoint key issues
and trends, and then provide the
specialized support programs that
will help administrators deal with
those issues.
Meeting the changing requirements and expectations of students and
faculty within limited resources is the biggest challenge for university
administrators according to Gabrielle Morrison, Vice-President Administration, Saint Mary’s University.
“For example, where information technology and communication
are concerned,” says Gabrielle, “students are likely to gain their first
impression of a university through the website, have come to expect
online access to registration and payment services as the norm, communicate to their professors through email, and use the web for
answering questions, research and staying in touch with each other.
In relation to the evolution of teaching into a learning process, the creation of learning commons, flex classrooms and congenial study space,
all conceived and designed to increase student capacity to actively
engage with faculty and other students, have been an integral aspect
of the changes we have been making in facilities, support and ancillary
services. There is also the creation of research Centres of Excellence at
universities of all sizes. Seeded through federal research grant funds,
such as CFI, universities have found themselves responsible to find
matching funds, build research facilities and recruit chairs/researchers
and implement financial processes and systems to manage the research
programs. But perhaps the biggest challenge is to bring about such
change within limited financial resources and a bicameral governance
framework. I see our role as change agents that require us to become
more open and creative as we are faced with rapidly changing, increasingly complex demands.
“In order to meet the challenges presented by such a broad range of
issues, I see us needing to continually improve our understanding of the
university and external worlds, with an eye to the past and the future,
to develop our leadership and management competencies, and to hone
our planning and change management abilities.
“That is where CAUBO plays such a significant role. As well as its
conferences and website, it must continue offering specialized professional
development programs such as it has done for governance, pensions,
emergency preparedness, faculty bargaining, deferred maintenance, etc.
As we move forward, CAUBO must continue to pinpoint key issues and
trends, and then provide the specialized support programs that will help
administrators deal with those issues.”
Then and now – from practical and
operational to complex and strategic
As higher education continues to evolve, so too have
the issues faced by university and college senior
administrators.
Issues addressed at CAUBO’s
third meeting – May 17 – 18, 1944
McGill University/Université de Montréal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Residence and dining room and maintenance
problems
Administrative problems
Problems relating to students
Income tax problems
Post-war plans
Policy towards development of patents and
payment of royalties to members of staffs
Liability insurance
Salary scales
Pension plans
Endowment funds (investments/accounting)
Capitalization of equipment and books
Reserves for depreciation (buildings/equipment)
Issues faced by university
administrators today
1. Student Housing: Operating, Acquisition and
Funding Models
2. Governance/Accountability
3. Growing number and diversity of student
population
4. Pension/Funding issues/Financial and Economic
Stability
5. Deferred Maintenance
6. Internationalization
7. IT/Technology (rapid pace)
Vital corporate support
CAUBO has established a credible brand – one which
many corporations have chosen to affiliate themselves
with via CAUBO’s corporate sponsorship, membership
and advertising opportunities. We thank them for their
generous support over the years.
31
Years ago, the administrative side
of higher education was viewed
with a degree of hostility by those
on the academic side. We were
seen as the gatekeepers who
prevented the education people
from getting what they wanted or
felt they needed to do their jobs.
Now, we have been welcomed
in as partners in the enterprise
that is higher education.
CAUBO’s Mission, Vision and Goals
CAUBO Mission
To promote and support professional management
and effective leadership in the administrative affairs of
Canadian universities and colleges, and, in doing so,
to help achieve the goals of the institutions we serve.
Pat Hibbitts
CAUBO Vision
CAUBO is a source of critical information, strategic
advice and practical support, widely recognized for
the quality and relevance of its services by members,
by key partners and by decision-makers concerned
with higher education in Canada.
CAUBO’s members are active in support of its work,
and they value its services. CAUBO is a strong voice
for the contribution they make within their own
institutions and in the higher education community
at large, and it works with others to ensure effective
advocacy of their interests.
While sharing these views on the growing complexity of issues
facing university administrators and how much more accountable they are for the manner in which they deal with those issues,
Pat Hibbitts, Vice-President, Finance and Administration, Simon
Fraser University feels there has been a very positive development over the years in the perception of the administrator ’s role.
According to Pat, “When I first started my university career some
20 years ago, the administrative side of higher education was
viewed with a degree of hostility by those on the academic side.
We were seen as the gatekeepers who prevented the education people
CAUBO’s Strategic Goals 2009-2015
CAUBO’s timeline of growth
1.To provide more broadly based and effective
professional development.
2.To provide timely data, information and analysis that
is responsive to member needs, expanding current
efforts as required.
1937
1954
Representatives from 10 institutions
meet in Toronto to discuss a variety of
issues facing university administrators.
CAUBO membership grows to 30
institutions. 36 member delegates
and four guests attend the annual
conference hosted by the University
of Alberta – Banff School of Fine Arts.
1944
C
S T R AT E G I
PLAN
2003 - 2006
5.To advocate on
issues important to
members.
The first formal Strategic Plan was developed in 2003.
32
1974
1972
1970
1968
1966
1964
1962
1960
1958
1956
1954
1952
CAUBO membership
includes 60 universities
and colleges.
1950
1948
1946
1944
1942
1938
1936
1934
1932
1967
1947
1956
CAUBO holds the first
of its annual national
conferences at the
University of Manitoba
with a total of 22
delegates. This number
grows to 60 delegates
by the time the U of M
hosts again in 1960.
In CAUBO’s financial report, 28 institutions report total
income of $71 million. By 1961, with 24 institutions
reporting, this grows to $106 million, and, in 2009,
106 institutions report $26 billion in income. Tuition
income is reported at 26% of the total in 1956,
dropping to 23% in 1961 – almost exactly the
proportion today. Sponsored research income, by
comparison, has gone from 11% to 13% to 23% of
the total reported.
1973
1971
1969
1967
1965
1963
1961
1959
1957
1955
1953
1951
1949
1947
1945
1943
1941
1939
1937
1935
1933
1930's1940's1950's1960's197
1931
4.To foster more
interdisciplinary and
cross-functional
approaches
in university
administration.
1930
ty
of Universi
Association
CanadianBusiness Officers
1940
20 representatives from
eight institutions and the
National Research Council
meet in Montreal and
formally establish CAUBO.
3.To encourage and
support collaboration
and networking.
from getting what they wanted or felt they needed to do their jobs.
Now, we have been welcomed in as partners in the enterprise that is
higher education. It has been a very positive transformation. Going
forward, we need to continue getting better at what we do so that the
entire higher education team can meet the challenges we face. That
means maintaining inclusiveness and open relationships, facilitating and
participating in dialogue, gathering and sharing information and data,
and basically being the anchor for the business side of higher education.
This is where CAUBO’s role continues to be so vital.”
Where does CAUBO
go from here?
I
n the immediate future, CAUBO’s current Strategic Plan (2009-2015)
defines the priorities identified by members and outlines strategies to
support the achievement of its strategic goals. However as described
above, as the world around us changes, so too does the environment in
which our universities and colleges function. Demands on administrators will change, as will the challenges they face. As such, the Strategic
Plan remains a living document that will evolve with the times to
ensure that CAUBO continues to deliver support, products and services
to its members that are relevant, practical and current.
1972
Membership in CAUBO exceeds 500 business
officers from 71 institutions.
1973
CAUBO incorporates as both a non-profit
organization and a charity, opens a national
office with its first Executive Director - Ken
Clements, and has its first ‘themed’ conference:
The Effective Management of University
Resources, at the University of Waterloo.
2011
513 delegates set a record
for attendance at CAUBO’s
‘Winds of Innovation’
annual conference in
Calgary.
2019
2017
2015
2013
2011
2009
2007
2005
2003
2001
1999
1997
1995
1993
1991
1989
1987
1985
1983
1981
1979
1977
1975
70's 1980's1990's2000's 2010's
Throughout the years, literally thousands of university and
college administrators have committed their time, energy
and skills on CAUBO’s Board of Directors, national committees, task forces, conference organizing committees and
volunteer groups. They have also actively participated in
educational workshops and webinars as speakers and
presenters, and as University Manager magazine contributors. Their value has been immeasurable in helping
CAUBO successfully achieve its mission and its goals.
On behalf of everyone involved in higher education, we
extend our sincere appreciation and heartfelt gratitude
for their wonderful contribution.
“I was once given advice to always share
the treasures of my time, wisdom and
financial resources, and I tried to live my
life accordingly. After becoming part of
the university community in 1988, I soon
joined CAUBO and began work on the
Tax Committee. That led to 20 years of serving on and
chairing a variety of committees and ad hoc groups, as
well as several years on the Board of Directors, including
a term as president. Whether at the provincial or national
levels, or with other organizations such as Unicef, I always
felt obligated and proud to give back to my community.
As it turns out, the value of this volunteering was far greater
to me than what I was ever able to give. Through networking and sharing with other people, my career development was enriched through learning best practices from
other people and repeatedly adapting them to my personal situations. That is why I always advocate universities
encouraging their people to volunteer. It makes for better
employees who are able to get better results. At York, I
have five direct reports and two of them are currently
serving on CAUBO national committees.”
– Trudy Pound-Curtis, Associate VP Finance and Chief
Financial Officer, York University, one of many long-time
CAUBO volunteers
2020
2018
2016
2014
2012
2010
2008
2006
2004
2002
2000
1996
1994
1992
1990
1988
1986
1984
1982
1980
1998
CAUBO develops its first
fully-interactive website,
which soon grows to
include an interactive
CyberCommunity.
University Manager
magazine is launched
as a means of
communicating
with all members
nationwide.
1978
CAUBO
membership
grows to over
4,000 individuals
representing
107 universities
and federated
colleges and
37 community
colleges.
2010
1992
1976
2011
Volunteers are the
backbone of CAUBO
“I have only been serving on CAUBO’s
National Procurement Committee for
a few months, however, I can already
tell that it is going to be a very rewarding experience. I have been able to
network with some very knowledgeable
people who are more than willing to share information
and expertise. Being from a small university, it is a great
opportunity to learn some best practices from colleagues
at larger institutions. After just a few discussions, I now have
a considerable list of new ideas to implement here in
Chicoutimi.”
– Frédéric Desgagné, Responsable de la logistique,
Université du Québec à Chicoutimi, a newcomer to
CAUBO’s volunteer team
33
We could not do it without them
Please enjoy this glimpse of some of our past volunteers who helped make possible CAUBO's many events, programs and services.
Share your stories!
We invite CAUBO members to share their stories about the Association, their favorite memories or how CAUBO has helped them in their
careers, institutions or to tackle a specific issue. Please send your comments to [email protected]. These will be featured on the CAUBO
website at www.caubo.ca.
34
Évolution de l’image de marque de l’ACPAU
Événements mémorables de 1937
• C’est la première de Blanche-Neige, premier long
métrage d’animation en couleurs et avec son
• Les Prix du Gouverneur général du Canada sont
remis pour la première fois
Historique
N
ous sommes en 1937.
Une maison neuve
coûte en moyenne
4 600 $. Le salaire
annuel moyen est de
1 780 $. Le prix d’une
voiture neuve est
environ 760 $. Un gallon d’essence
se vend 10 cents; une livre de bœuf
haché, 12 cents; et une miche de
pain, 9 cents.
À l’époque, seuls les riches et la
classe moyenne supérieure peuvent
fréquenter l’université au Canada.
Les étudiants universitaires sont à
prédominance des hommes blancs
et constituent une minorité parmi
leurs pairs. Environ 35 000 étudiants
Wayne Thistle - Président 1992
fréquentent des universités
canadiennes à temps plein, ce qui représente environ 3 % des jeunes en
âge d’y étudier. Les administrateurs universitaires de l’époque dirigent et
socialisent les étudiants au cours de cette période tumultueuse marquée
par les cicatrices de la Première Guerre mondiale, les épreuves de la Grande
Dépression et les premiers signes d’un autre conflit mondial imminent.
Même s’ils aspirent à la paix et à l’harmonie, les administrateurs de nos
universités et de nos collèges sont confrontés à d’autres enjeux importants.
Tout comme aujourd’hui, ces enjeux consistent notamment à répondre
aux demandes d’une population
étudiante de plus en plus nombreuse et diversifiée ainsi qu’à
surmonter les importantes difficultés financières découlant de
cette hausse de clientèle et du
peu de ressources financières
disponibles en raison de l’incertitude économique au Canada
et ailleurs dans le monde.
Afin d’aider les administrateurs d’universités et de
collèges à surmonter ces difficultés ainsi que d’autres
enjeux, 15 représentants de
10 établissements d’enseignement postsecondaire
se rencontrent le vendredi
• Amelia Earhart disparaît mystérieusement au-dessus
du Pacifique pendant son vol autour du globe
• La Chine déclare la guerre au Japon
• Le premier aérogramme à faire le tour du globe
revient à New York
• Hitler informe ses chefs militaires que l’Allemagne a
l’intention de déclarer la guerre
Procès-verbaux
des premières rencontres
Deuxième rencontre – 10 juin 1942
University of Toronto (Hart House)
« Le président souligne le fait que les administrateurs
de diverses universités canadiennes se sont rencontrés
quatre ans plus tôt et qu’à son avis, les personnes
présentes à cette rencontre en ont grandement
bénéficié. »
Troisième rencontre – 17 et 18 mai 1944
Université McGill et Université de Montréal
« Je pense que nous devrions mettre sur pied un
organisme simple qui se réunirait de temps en temps
pour échanger des idées. Afin de préciser le tout,
je propose dans ce but la création de l’Association
canadienne du personnel administratif universitaire. »
« Il y a une dernière chose – les cotisations pour couvrir
les frais. À notre première rencontre, les frais étaient
presque nuls. Nous avons maintenant de faibles
dépenses en lien avec l’organisation, la production
de rapports, etc. Je propose que chaque université
paie une cotisation de 3 $, quel que soit le nombre
de ses délégues […] Pourquoi ne pas la fixer à 5 $? La
proposition d’adopter une cotisation annuelle de 5 $
par université est appuyée. »
Ron Chrysler - Président 1994
35
Des congrès pleins de sens
2012 -Les risques du métier, Université Concordia
2011 -Vents d’innovation, University of Calgary / University of Lethbridge
2010 -Hors des lieux communs - Bousculer les conventions,
Memorial University of Newfounland
2009 -Vivre les cultures, Université d'Ottawa
2008 -Tisser des liens, University of Manitoba
2007 -Un berceau sur les vagues, University of Prince Edward Island
2006 -Au rythme du monde, Université de Montréal/École Polytechnique/HEC
2005 -l’art des AFFAIRES, The University of Western Ontario
2004 -des Idées fortes, University of Saskatchewan
2003 - Ajuster les Voiles, Dalhousie University/University of King’s College
2002 -Collaborations/Focus, Université Laval
2001 -Espaces et frontières, Ryerson Polytechnic University
2000 -Reprenez la cOURSe, University of Alberta/University of Athabasca
1999 -L’Université un trésor collectif à préserver, Université de Sherbrooke/
Université Bishop’s
1998 -Rapprochements, University of New Brunswick
1997 -L’équilibre précaire mais prospérité, Brock University
1996 -Un Sommet, The University of British Columbia
1995 -Les universités: des organisations apprenantes, Université du Québec en Outaouais
1994 -Naviguer en mer agitée, Memorial University of Newfoundland
1993 -Participez à la ruée vers l’or, Université Laurentienne
1992 -Voyage vers le futur -University of Manitoba
1991 -Escalader la montagne, Université McGill
1990 -Prenez le large, Saint Mary’s University/Technical University of Nova Scotia/
Mount Saint Vincent University
1989 -Réussites et défis, University of Guelph
1988 -Nouveaux horizons, University of Saskatchewan
1987 -Choix et priorités dans la gestion universitaire, Université du Québec
1986 -Gestion efficiente, Université de Moncton
1984 -Questions de stratégie – technologie, personnel, organisation,
University of Calgary
1983 -Initiatives en matière de planification et de gestion, Université Concordia
1982 -Options dans un milieu qui bouge, University of Prince Edward Island
1981 -Faire face à la réalité, Université d'Ottawa/Carleton University
1980 -Solidarité, Simon Fraser University
1979 -En vivotant, University of New Brunswick
1978 -Souplesse – pour demeurer calmes dans les années 1980,
Université McGill/Université de Montréal
1977 -L’innovation - notre clé de l’avenir, York University
1976 -Responsabilité, University of Regina
1975 -Communicantes efficaces : la clef pour une bonne administration, Université Laval
1974 -Le rôle de l’administrateur professionnel, Dalhousie University
1973 -Direction efficace des ressources humaines, University of Waterloo
1972 -University of Victoria
1971 -Université de Montréal
1970 -Memorial University of Newfoundland
1968 -University of Alberta
1967 -Université de Sherbrooke
1966 -St. Francis Xavier University
1965 -University of Windsor
1963 -Université McGill
1962 -Acadia University
1961 -Queen’s University
1959 -University of New Brunswick
1958 -McMaster University
1957 -Université Laval
1956 -University of Saskatchewan
1955 -Carleton University/Université d'Ottawa
1954 -University of Alberta (Banff)
1953 -Mount Allison University
1952 -Hart House/Trinity College
1949 -Dalhousie University
1944 -Université McGill/Université de Montréal
1942 -Hart House
1937 -University of Toronto/Victoria University
36
5 février 1937 au Victoria College,
établissement fédéré à la University of Toronto. Comme le révèle
le procès-verbal de cette rencontre
charnière : « Cette réunion a été
convoquée en réaction à un sentiment
largement répandu selon lequel les
administrateurs des divers établissements auraient avantage à échanger
des idées et de l’information afin de
résoudre des problèmes communs. »
Le succès de cette première
rencontre donne lieu à une
deuxième rencontre semblable
cinq ans plus tard, laquelle sera
suivie d’une troisième en 1944,
tenue conjointement par l’Université McGill et l’Université
de Montréal. Les 20 représenCarole Langlois - Présidente 1996
tants de huit établissements et
un représentant du Conseil national de recherches créent « officiellement » l’Association canadienne du personnel administratif universitaire
(ACPAU).
Toujours au stade embryonnaire, l’Association lance une importante
initiative pour favoriser le partage d’idées entre ses membres. Après
quelques tentatives durant la Deuxième Guerre mondiale, l’ACPAU
tient finalement son premier congrès annuel en 1947 et continue depuis
ce temps d’en organiser dans différentes villes du Canada. Comptant un
nombre relativement modeste de délégués en 1947, puis plus de 200 à
la fin des années 1970, jusqu’à une assistance record de 513 en 2011, ces
congrès demeurent l’un des moyens les plus efficaces pour l’organisme
d’atteindre les objectifs que visent les membres : le perfectionnement
professionnel, le réseautage et l’occasion de faire le point sur les « dossiers chauds », les enjeux nouveaux et les pratiques exemplaires.
Au fil des ans, un nombre croissant de comités nationaux représentant
des fonctions administratives des établissements commencent à organiser
des séminaires précongrès. En 2011, huit séminaires précongrès ont attiré
en tout plus de 300 participants. De plus, les organisateurs des congrès
optent dorénavant pour des thèmes dont s’inspirent des présentations
instructives axées sur la recherche de solutions à des enjeux pertinents.
Citons entre autres exemples des thèmes comme Naviguer dans la
tourmente (Navigating Rough
Waters), Vivre les cultures et
Des communications efficaces
(Effective Communications).
En 1972, l’ACPAU comptait
parmi ses membres plus de 500
administrateurs provenant de
71 établissements. En 1973,
l’Association a été constituée
en organisme à but non lucratif et organisme de bienfaisance. À peu près à la même
époque, un bureau national et
un secrétariat ont été établis
à Ottawa; le personnel était
alors composé du directeur
général et d’une secrétaire à
temps plein.
Glenn Harris - Président 1997
Aujourd’hui une association qui chapeaute neuf fonctions administratives, l’ACPAU compte plus de 4 000 membres individuels représentant
107 universités et collèges fédérés ainsi que 37 collèges communautaires;
à cela s’ajoutent 65 membres corporatifs et 16 membres associés. Dotée de
dix employés à temps plein qui veillent à servir les membres et à combler
leurs besoins au jour le jour, l’ACPAU continue d’être une association qui
s’appuie sur le bénévolat. À cet égard, un nombre croissant d’administrateurs universitaires jouent un rôle de premier plan dans tous les aspects
des activités de l’ACPAU.
T
Les directeurs généraux de l’ACPAU
Réalisations
•
•
•
•
•
out au long de ses 75 années d’existence, l’ACPAU s’est continuellement efforcée de proposer à ses membres des programmes
et des services pertinents en temps opportun. Voici quelques
exemples de récentes réalisations :
• Sur le plan du perfectionnement professionnel : la récente
création de cours en ligne qui s’ajoutent à des webinaires
ainsi qu’à des activités de formation traditionnelles, comme des ateliers
et des séminaires en salle.
Sur le plan de la défense des intérêts : participation directe aux activités de lobbying au sujet du remboursement de la TPS dans les années
1980, de l’entretien différé dans les années 1990, et, plus récemment,
du financement des frais généraux. Échanges continus avec la FCI et
les trois Conseils sur des dossiers d’intérêt pour les administrateurs
universitaires.
Sur le plan des initiatives de collaboration : création de CURIE (Canadian University Reciprocal Insurance Exchange)
en collaboration avec la University of Toronto, négociation de nombreux contrats nationaux à l’égard de
produits et services, et création de Commonfund Canada.
Instauration du Programme des prix de la qualité et de la productivité,
auquel de nombreux dossiers de candidatures sont soumis chaque
année, puis versés dans la base de données en ligne des pratiques
exemplaires, qui en contient maintenant plus de 300.
Publication d’un certain nombre de documents importants, tels que
le Guide de préparation des états financiers, le rapport Information
financière des universités et collèges, le Guide sur la TPS, le Guide de
l’impôt sur le revenu, le sondage sur les placements des universités,
la revue Gestion universitaire, le rapport d’étude Point de non-retour :
le besoin urgent de renouvellement des infrastructures des universités
canadiennes ainsi que le Guide de gestion de la dette.
Créés en 2004, les Services d’appui à la négociation avec le corps professoral (SANCP) ont pour but d’appuyer les établissements membres
dans leurs activités de négociation et dans l’administration des contrats avec les professeurs, les bibliothécaires, les chargés de cours, les
auxiliaires d’enseignement, les auxiliaires de recherche et les boursiers
postdoctoraux. Le programme demeure axé sur la collaboration et la
participation, et continue d’évoluer selon les besoins des établissements membres. Dans le cadre de ces services, le site Web offre l’accès à
plusieurs bases de données canadiennes, à des bulletins d’information
et à des fils de nouvelles. À l’heure actuelle, après avoir procédé à
une évaluation des besoins, les SANCP s’efforcent de peaufiner et de
bonifier les quatre volets clés : entrepôt d’information, interprétation
par des experts, formation et assistance, et recherche.
Ken Clements
Doug Brombal
1973 à juin 1996
août à décembre 1996
Maurice Cohen
Jacques Samson
janvier 1997
à juin 2001
janvier 2002
à octobre 2005
Carole Workman
Nathalie Laporte
novembre 2005
à août 2010
septembre 2010 à ce jour
Ken Clements 1933-2011
En 1973, Ken est devenu le premier
directeur général de l’ACPAU et il a
occupé ce poste jusqu’en 1996.
De 1978 à 1981, il a également
été directeur des finances de
l’Association des universités et
collèges du Canada (AUCC). Ken est
décédé à Ottawa le 25 septembre
2011 à l’âge de 78 ans.
Ken Clements En 1997, l’ACPAU a créé le Prix
à ses débuts.
Ken Clements pour administrateur
exceptionnel. C’est l’honneur le plus prestigieux conféré
par l’ACPAU. Il est remis à un administrateur qui a
contribué de façon extraordinaire à faire progresser
le domaine de l’administration de l’enseignement
supérieur et qui a aussi fait preuve de leadership
remarquable au sein de l’ACPAU ou de ses groupes
régionaux et a ainsi concouru à l’atteinte des objectifs
et des buts de l’ACPAU. Jusqu’à maintenant, ce prix a
été décerné à 14 bénévoles méritants.
Les comités permanents nationaux
de l’ACPAU aujourd’hui :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Approvisionnements
Finances
Gestionnaires académiques
Gestion des installations
Gestion des risques
Ressources humaines
Taxes et impôts
Trésorerie et placement
Vérificateurs internes
37
• Création d’un site Web
interactif en constante évolution, doté de fonctions
telles que la toute récente
CyberCommunauté interactive de l’ACPAU afin
d’enrichir les communications entre l’Association et
les membres ainsi que les
communications entre les
membres
Du passé au présent – de pratique et
fonctionnel à complexe et stratégique
À mesure que la structure du milieu de l’enseignement
supérieur évolue, les défis qui se posent aux cadres
supérieurs d’universités et de collèges changent aussi.
Sujets abordés lors de la troisième
réunion de l’ACPAU – 17 et 18 mai 1944
Université McGill et Université de Montréal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Résidences et salles à manger, problèmes
d’entretien
Problèmes d’ordre administratif
Problèmes liés aux étudiants
Problèmes concernant l’impôt sur le revenu
Programmes d’après-guerre
Politique relative à la création de brevets
et au versement de redevances à des membres
du personnel
Assurance responsabilité
Échelles salariales
Régimes de retraite
Fonds de dotation – placements et comptabilité
Immobilisation – équipement et livres
Amortissements cumulés – bâtiments et
équipement
Sujets de préoccupation actuels des
administrateurs universitaires
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Hébergement pour étudiants – Modèles
de fonctionnement, d’acquisition et de
financement
Gouvernance, obligation de rendre compte
Nombre croissant et diversité de le clientèle
étudiante
Retraite, financement, stabilité financière et
économique
Entretien différé
Internationalisation
TI et technologie – changements rapides
Les entreprises – Un soutien vital
L’ACPAU a su bâtir une image de marque crédible –
une marque à laquelle de nombreuses entreprises
ont choisi de s’associer en saisissant les offres qui leur
sont destinées : catégorie de membre « corporatif »,
commandites, publicité. Nous les remercions de la
générosité dont elles ont fait preuve au cours des ans.
38
• Création d’un site d’offres d’emploi
spécialisé où sont regroupées des
annonces de postes liés à l’administration de l’enseignement supérieur.
Rôle de l’ACPAU
devant les défis à venir
Q
u’est-ce qui se dessine à l’horizon pour les membres
de l’ACPAU et que fera celle-ci pour les soutenir?
Nous avons consulté certains penseurs éminents de
notre secteur d’activité, un peu partout au pays. Voici
ce qu’ils avaient à dire.
Nancy Sullivan
Le plus grand défi que les
administrateurs doivent relever
consiste à diriger leur établissement
dans un contexte de ressources
financières et spatiales limitées,
tout en tenant compte de l’intérêt
croissant des gouvernements
à l’égard du mode de
fonctionnement des universités.
D’après Nancy Sullivan, consultante auprès des Services d’appui à
la négociation avec le corps professoral (SANCP) de l’ACPAU, auparavant vice-rectrice aux finances et à l’administration de la University of Guelph (retraitée en 2011) : « De nos jours, les administrateurs
d’université œuvrent dans des organisations beaucoup plus grandes et
considérablement plus complexes que ne le faisaient leurs prédécesseurs.
Dans cet environnement, le plus grand défi qu’ils doivent relever consiste
à diriger leur établissement dans un contexte de ressources financières
et spatiales limitées, tout en tenant compte de l’intérêt croissant des
gouvernements à l’égard du mode de fonctionnement des universités.
Il est en quelque sorte ironique de constater qu’à mesure que diminue
la proportion du financement gouvernemental, l’obligation de rendre
des comptes au gouvernement augmente. L’un des enjeux principaux
pour les administrateurs, à mon avis, est la dichotomie qui existe entre,
d’une part, les attentes des étudiants et des parents relativement au
rôle des universités dans la préparation à la carrière et, d’autre part,
le point de vue qu’entretient l’université par rapport à sa mission,
c’est-à-dire préparer des citoyens instruits. Parmi les autres enjeux
importants à aborder, mentionnons le financement des régimes de retraite;
la syndicalisation accrue du corps professoral et des groupes d’employés;
ainsi que le nombre croissant d’étudiants, qui présentent une plus grande
diversité et des attentes plus élevées. Ce qui ajoute encore à la difficulté,
c’est le fait que des contraintes financières constantes ont amené les
universités à consacrer leurs rares ressources à l’embauche de professeurs
et d’autres membres du personnel enseignant pour s’attaquer à la hausse
du nombre d’étudiants. Par conséquent, elles ont été incapables d’investir
adéquatement dans le personnel administratif nécessaire pour affronter
des enjeux de plus en plus complexes. Pour toutes ces raisons, le rôle
que joue l’ACPAU dans le soutien des administrateurs universitaires
devient d’autant plus important, en particulier dans un domaine comme
le perfectionnement professionnel. »
David Graham
L’ACPAU est maintenant
beaucoup plus qu’une
association regroupant le
personnel administratif et elle se
doit de franchir l’étape suivante,
celle de combler l’écart existant
entre le personnel administratif et
celui du secteur académique.
David Graham, provost et vice-recteur aux affaires académiques de
l’Université Concordia, décrit une évolution semblable : « Le rôle de
l’administrateur universitaire a évolué dans trois directions – complexité,
obligation de rendre compte et volume de travail. Du point de vue de la
complexité, la gamme des enjeux auxquels font face les administrateurs
d’aujourd’hui dépasse largement tout ce que nous avons vu dans le passé.
Alors qu’auparavant on accordait d’abord la priorité aux enjeux touchant
l’enseignement et la recherche, puis à l’administration, ce n’est plus le cas
aujourd’hui à cause de la complexité des établissements et de la société
en général. Autrefois tenus de rendre compte aux facultés et aux conseils
d’administration, aujourd’hui les administrateurs ont considérablement
plus de comptes à rendre, tant à l’interne qu’à l’externe. Que ce soit à
l’interne, devant les conseils, les professeurs, les autres membres du
personnel et les étudiants, ou à l’externe, devant les gouvernements et
les médias, la mesure dans laquelle les administrateurs actuels doivent
répondre de leurs actions est sans précédent. Les conseils des gouverneurs
ayant eux aussi plus de compte à rendre, ils s’intéressent à leur tour de
plus près à ce que font leurs administrateurs. Le troisième élément est le
volume de travail. Compte tenu des multiples couches de responsabilités
complexes et des restrictions financières qui empêchent l’embauche de
personnel additionnel, les administrateurs assument eux-mêmes plus de
tâches et accroissent leur charge de travail. Malheureusement, même si
nous sommes tous pleinement conscients de ces défis grandissants, je ne
suis pas optimiste quant aux possibilités d’amélioration, du moins pas à
court terme. C’est ici que l’ACPAU a toujours joué un rôle important et
qu’elle le fait de plus en plus, soit aider les administrateurs à collaborer
afin de parfaire leurs connaissances et leurs compétences pour mieux
s’acquitter de leurs responsabilités. L’ACPAU est maintenant beaucoup
plus qu’une association regroupant le personnel administratif et elle se
Régimes de retraite – Il y a des
choses qui changent… d’autres pas
Voici quelques extraits de compte rendus de réunions
organisationnelles tenues dans les premières années
de l’ACPAU.
« Les prestations de retraite sont calculées d’après
un trentième du salaire pour chaque année de
service; minimum de 360 $ par année. L’employé doit
prendre sa retraite à 70 ans. »
– Réunion tenue en 1937 à Toronto
« M. Strathey a indiqué que le rendement des
investissements… est si faible que les régimes de
retraite… posent problème… Avant, une personne
pouvait à l’âge de 25 ans espérer tirer des prestations
de retraite qui représenteraient 100 $ par mois
à 65 ans en versant une prime qui, aujourd’hui,
ne permettrait d’obtenir que 50 $ par mois… Le
problème qui se pose maintenant est de savoir s’il faut
augmenter la retenue salariale et la porter à 8 % et si
l’établissement va verser le même montant… »
– Réunion tenue en 1942 à Montréal
Les luttes au sujet des régimes
de retraite persistent encore
aujourd’hui, mais les difficultés
semblent beaucoup plus grandes.
Selon Jim Butler, vice-recteur aux
finances et à l’administration de
la Wilfrid Laurier University, actuel
président de l’ACPAU et président du groupe de travail
sur les régimes de retraite du Conseil des universités de
l’Ontario pendant de nombreuses années : « À cause
de l’extraordinaire tumulte engendré par les faibles
taux d’intérêt et les faibles rendements sur les marchés,
situation qui d’après plusieurs sources pourrait durer
plusieurs années, les déficits importants accumulés par
de nombreuses universités au titre des caisses de retraite
doivent maintenant être financés à même les fonds de
fonctionnement général. Puisqu’une telle situation n’est
pas viable à long terme, les administrateurs étudient
diverses options, par exemple augmenter les cotisations
des employés afin de préserver les avantages actuels,
changer les avantages pour en réduire les coûts, ou
restructurer complètement les régimes de retraite.
Pour que ça fonctionne, il faut que nous mettions nos
idées en commun et que nous tirions des leçons autant
des réussites que des échecs des uns et des autres.
Les séminaires et ateliers de l’ACPAU sur les régimes de
retraite ainsi que les Services d’appui à la négociation
avec le corps professoral sont des outils essentiels du
processus de communication qu’il nous faut pour
maintenir la solvabilité de nos régimes de retraite à
long terme. »
39
Initiatives de perfectionnement
professionnel de l’ACPAU
doit de franchir l’étape suivante, celle de combler l’écart existant entre
le personnel administratif et celui du secteur académique. Grâce à des
programmes comme les Services d’appui à la négociation avec le corps
professoral, l’ACPAU peut attirer des groupes beaucoup plus larges,
éclectiques et variés. Je serais ravi de voir l’organisme prendre de l’expansion et englober aussi le personnel des échelons supérieurs du secteur
académique. »
En plus du congrès annuel et des séminaires
précongrès, l’ACPAU a organisé diverses initiatives de
perfectionnement professionnel destinées à répondre
aux besoins spécifiques de ses membres :
Placement 101 : Introduction au placement
institutionnel et aux fonds de dotation – Février 2009
Leadership en matière de durabilité dans le milieu de
l’enseignement supérieur : Adopter une approche à
l’échelle de l’établissement – Mars 2009
Série de six webinaires sur la fiscalité – 2010 – 2011
À la recherche de régimes de retraite et de
programmes d’avantages sociaux pour retraités viables
pour les universités canadiennes – Mars 2010
Les fonds de dotation : le modèle est-il toujours valide
au XXIe siècle? – Mai 2010
Internationalisation de l’enseignement supérieur :
Comment soutenir les démarches d’internationalisation
– Mars 2011
Comprendre le contexte, la gouvernance et la culture
propres au milieu universitaire pour administrer plus
efficacement – Mai et novembre 2011
Création du Live Learning Centre – Printemps 2011
25 ans à valoriser
la qualité et la productivité
&
QP
Les prix de la qualité et de la
productivité de l’ACPAU ont
été décernés pour la toute
Prix de
Awards
première fois, il y a 25 ans, en
1987. Après étude des 31 dossiers de candidature provenant de partout au Canada, le premier prix a été remis
à la University of Toronto pour la mise sur pied de CURIE
(Canadian Universities Reciprocal Insurance Exchange),
organisme encore bien vivant aujourd’hui.
Les universités canadiennes ont été particulièrement
ébranlées par la crise survenue dans le secteur de
l’assurance au milieu des années 1980. Elles ont vu leur
couverture diminuer considérablement et les primes
monter en flèche. Explorant diverses options pour l’achat
d’assurance en collaboration avec le Comité des
assurances et des risques de l’ACPAU, Eric G. Fleming,
gestionnaire de l’assurance et des risques à la University
of Toronto, a été l’instigateur d’un programme d’autoassurance pour les biens et la responsabilité à l’intention
des universités. Ce fut la naissance de CURIE.
40
Gary Brewer
Même si j’envisage l’avenir
sous l’angle de la persistance
de l’incertitude des finances
mondiales, des déficits publics
et des nouvelles pressions pour
justifier l’accomplissement
de nos missions premières
d’enseignement, j’entrevois
également de nombreuses
ouvertures. Les défis propres à
notre milieu peuvent sans aucun
doute être qualifiés d’exaltants
et ceux qui sauront s’adapter,
changer et relever les défis se
surclasseront.
Gary Brewer, vice-recteur à la York University, fait ressortir lui aussi
trois changements importants dans le rôle d’administrateur. « Les trois
changements importants dans le rôle d’administrateur touchent le
rythme du changement, les restrictions financières incessantes et les
répercussions croissantes des réorientations et de la réglementation gouvernementales. La nature complexe et l’ampleur des enjeux avec lesquels
les administrateurs doivent maintenant composer sont exacerbées à
cause du rythme rapide auquel ils surgissent. Qu’il s’agisse de trouver de
nouveaux fonds pour financer des projets d’immobilisations, de gérer la
crise des régimes de retraite ou de traiter des préoccupations que soulève
l’économie mondiale, les administrateurs doivent maintenant jongler
avec un plus large éventail d’enjeux prévus et imprévus ayant un effet
direct et important sur tous les gestes qu’ils posent. Plus rien n’est simple
désormais. Par exemple, York ouvre un campus en Inde et nous devons
maintenant faire face à un tout nouvel ensemble de questions culturelles, juridiques, comptables et réglementaires. Bien que les contraintes
au chapitre des finances et des ressources aient constitué une constante
au fil des ans pour les administrateurs universitaires, elles semblent plus
accentuées que jamais et les administrateurs n’ont pas d’autre choix que
de trouver des méthodes plus efficaces. Quant aux demandes toujours
croissantes en matière de reddition de comptes, c’est aussi un enjeu
majeur auquel les administrateurs doivent faire face. Il n’y a pas plus
de financement, mais la liste des nouveaux enjeux et besoins ne cesse
de s’allonger. Par ailleurs, même si j’envisage l’avenir sous l’angle de la
persistance de l’incertitude des finances mondiales, des déficits publics
et des nouvelles pressions pour justifier l’accomplissement de nos missions premières d’enseignement, j’entrevois également de nombreuses
ouvertures. Les défis propres à notre milieu peuvent sans aucun doute
être qualifiés d’exaltants et ceux qui sauront s’adapter, changer et relever
les défis se surclasseront. C’est là que l’ACPAU joue un rôle vital. En
favorisant la collaboration et en stimulant le perfectionnement professionnel, l’ACPAU peut aider les administrateurs à devenir plus efficaces
et efficients de manière à affronter les difficultés qui se présentent. »
Gabrielle Morrison
Quant à l’avenir, l’ACPAU se
doit de cerner les enjeux
et les tendances clés, puis
de fournir des programmes
de soutien spécialisés qui
aideront les administrateurs à
aborder ces enjeux.
Répondre aux attentes et besoins évolutifs des étudiants et des professeurs dans un contexte de restrictions constitue le plus grand défi que
doivent relever les administrateurs universitaires selon Gabrielle Morrison, vice-rectrice à l’administration à la Saint Mary’s University. « En
ce qui concerne les technologies de l’information et les communications,
dit-elle, les étudiants se font dorénavant une première impression d’une
université en consultant son site Web, ils considèrent que l’inscription
et le paiement en ligne constituent la norme, ils communiquent avec
leurs professeurs par courriel et ils se servent du Web pour trouver
réponse à leurs questions, faire des recherches et demeurer en contact
les uns avec les autres. Pour ce qui est de l’évolution de l’enseignement
vers un processus d’apprentissage, la création de centres de ressources
éducatives, de classes flexibles et de salles d’étude conviviales, le tout
pensé et conçu afin d’augmenter la capacité des étudiants à s’engager
activement auprès des professeurs et des autres étudiants, fait partie
intégrante des changements apportés aux installations ainsi qu’aux
services de soutien et aux services auxiliaires. Il y a aussi la création
de centres d’excellence dans des universités de toutes les tailles. Ces
centres étant financés grâce à des subventions de recherche du fédéral,
par exemple de la FCI, les universités se sont retrouvées avec la responsabilité de trouver du financement de contrepartie, de construire des
installations de recherche ainsi que d’établir des chaires et de recruter
des chercheurs, en plus de devoir mettre en œuvre des processus et des
systèmes financiers pour gérer les programmes de recherche. Mais le
défi le plus grand, c’est peut-être d’apporter de tels changements dans
le cadre de ressources financières limitées et d’un système bicaméral
de gouvernance. J’estime que notre rôle est d’être des agents de changement, ce qui nous obligera à devenir plus ouverts et plus créatifs
lorsque nous faisons face à des changements rapides et à des demandes
de plus en plus complexes. Pour affronter les défis que soulève une aussi
vaste gamme d’enjeux, j’entrevois que nous aurons besoin d’améliorer
constamment nos connaissances sur l’université et le monde extérieur,
en tenant compte du passé et en regardant vers l’avenir, de parfaire nos
compétences en leadership et en gestion et d’aiguiser nos aptitudes à
planifier et à gérer le changement. « C’est là que l’ACPAU joue un rôle si important. Parallèlement à ses
congrès et à son site Web, l’Association doit continuer d’offrir des programmes spécialisés de perfectionnement professionnel comme elle l’a
fait sur la gouvernance, les régimes de retraite, l’état de préparation aux
situations d’urgence, la négociation avec le corps professoral, l’entretien
différé, etc. Quant à l’avenir, l’ACPAU se doit de cerner les enjeux et les
tendances clés, puis de fournir des programmes de soutien spécialisés
qui aideront les administrateurs à aborder ces enjeux. »
Vision, mission et
objectifs stratégiques de l’ACPAU
Mission de l’ACPAU
Promouvoir et appuyer la gestion professionnelle et le
leadership efficace dans l’administration des universités
et collèges canadiens et, ce faisant, aider les établissements que nous servons à atteindre leurs objectifs.
Vision de l’ACPAU
L’ACPAU est une source d’information essentielle, de
conseils stratégiques et de soutien pratique, qui est
largement reconnue pour la qualité et la pertinence de
ses services tant par ses membres, par ses partenaires
clés que par les décideurs du milieu de l’enseignement
supérieur au Canada.
Les membres de l’ACPAU appuient le travail de
l’organisme de façon active et reconnaissent la
valeur de ses services. L’ACPAU leur donne voix au
sein de leur propre établissement et dans le milieu de
l’enseignement supérieur de façon générale. Elle collabore avec d’autres organismes pour veiller à ce que
leurs intérêts soient défendus.
Objectifs stratégiques 2009-2015
1. Fournir des activités de perfectionnement
professionnel plus diversifiées et plus pratiques.
2. Fournir en temps opportun des données, de
l’information et des analyses qui répondent aux
besoins des membres en intensifiant les efforts
actuels, au besoin.
3. Favoriser et soutenir
la collaboration et le
réseautage.
Association cana
dienne du pers
onnel
administratif univ
ersitaire
4. Encourager des
approches plus
interdisciplinaires et
interfonctionnelles
dans l’administration
universitaire.
5. Faire valoir les
intérêts de nos
membres dans des
dossiers qui leur
importent.
PL A N ST R AT ÉG
IQ U
2003 - 2006
Le premier plan stratégique a été publié en 2003.
E
41
Lorsque j’ai entrepris ma carrière
universitaire il y a environ 20 ans, le
côté administratif de l’enseignement
supérieur était considéré avec une
certaine hostilité de la part du secteur
académique. Nous étions considérés
comme des chiens de garde qui
empêchaient les gens du secteur
de l’enseignement d’obtenir ce qu’ils
voulaient ou ce dont ils pensaient
avoir besoin pour accomplir leur
travail. Maintenant, nous sommes
accueillis comme des partenaires
dans cette vaste entreprise qu’est
l’enseignement supérieur.
Les bénévoles
– Force vive de l’ACPAU
- Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef
des finances de l’Université York, une des bénévoles de
longue date de l'ACPAU
42
Tout en partageant ces points de vue au sujet de la complexité croissante
des enjeux que doivent affronter les administrateurs universitaires et leur
obligation beaucoup plus grande de rendre des comptes face à ces enjeux,
Pat Hibbitts, vice-rectrice aux finances et à l’administration à la Simon Fraser
University, est d’avis qu’il y a eu une évolution très positive au fil des ans
quant à la perception du rôle de l’administrateur. Elle affirme : « Lorsque j’ai
entrepris ma carrière universitaire il y a environ 20 ans, le côté administratif
Jalons de la croissance de l’ACPAU
1954
1960
1958
1956
1954
1952
1950
1948
1944
1942
1940
1938
1936
1934
1932
Des représentants de
10 établissements se
réunissent à Toronto pour
discuter de divers enjeux
auxquels sont confrontés les
administrateurs universitaires.
1946
L’ACPAU compte maintenant
30 établissements membres; 36 délégués et
quatre invités participent au congrès annuel
dont l’hôte est la University of Alberta – Banff
School of Fine Arts.
1937
1930
1944
20 représentants de huit
établissements et un représentant
du Conseil national de recherches
se réunissent à Montréal et créent
officiellement l’ACPAU.
1947
L’ACPAU organise son premier
congrès annuel, à la University
of Manitoba, et y accueille 22
délégués. Ce nombre passe à 60
lorsque le congrès est de nouveau
tenu dans cette université, en 1960.
1961
1959
1957
1955
1953
1951
1949
1947
1945
1943
1941
1939
1937
1935
1930's1940's 1950's
1933
« Un jour, on m’a conseillé de toujours
partager avec autrui mon temps, mon
savoir et mes ressources financières, et
j’ai essayé de mener ma vie selon ce
principe. Dès mon arrivée au sein de
la communauté universitaire, en 1988,
j’ai aussitôt commencé à collaborer aux travaux du
Comité des taxes et impôts. Au cours des 20 années
qui ont suivi, j’ai été membre ou présidente de divers
comités et groupes ponctuels. J’ai aussi siégé au
conseil d’administration pendant plusieurs années,
dont une à la présidence. Que ce soit au niveau
provincial ou national, ou encore auprès d’organismes
comme l’Unicef, j’ai toujours ressenti l’obligation de
rendre à ma communauté, j’en ai aussi toujours tiré de
la fierté. Il s’est avéré que le bénévolat m’a apporté
beaucoup plus que ce que j’ai réussi à donner.
Grâce au réseautage et à la mise en commun, mon
cheminement professionnel a été bonifié puisque
d’autres personnes m’ont appris des pratiques
exemplaires, que j’ai à maintes reprises adaptées en
fonction de ma situation personnelle. C’est pour cette
raison que j’incite toujours les universités à encourager
leurs employés à faire du bénévolat. Ils deviennent
meilleurs et peuvent donc obtenir de meilleurs
résultats. À York, cinq personnes relèvent de moi et
deux d’entre elles sont actuellement membres d’un
comité national de l’ACPAU. »
Pat Hibbitts
1931
Au fil des ans, ce sont littéralement des milliers
d’administrateurs d’universités et de collèges qui ont
mis leur temps, leur énergie et leurs compétences
au service de l’ACPAU en participant au conseil
d’administration, aux comités nationaux, aux groupes
de travail spéciaux, aux comités organisateurs du
congrès ainsi qu’à d’autres groupes. Ils ont aussi
participé activement à des ateliers de formation
et des webinaires à titre de conférenciers ou de
présentateurs, et rédigé des articles pour la revue
Gestion universitaire. La valeur de leur contribution
est incommensurable, en ce qu’ils ont aidé l’ACPAU
à concrétiser sa mission et à atteindre ses objectifs.
Au nom de toutes les personnes ayant un lien avec
la communauté de l’enseignement supérieur, nous
tenons à leur témoigner notre appréciation sincère
et notre profonde gratitude pour leur formidable
contribution.
de l’enseignement supérieur était considéré avec une certaine hostilité de la
part du secteur académique. Nous étions considérés comme des chiens de
garde qui empêchaient les gens du secteur de l’enseignement d’obtenir ce
qu’ils voulaient ou ce dont ils pensaient avoir besoin pour accomplir leur
travail. Maintenant, nous sommes accueillis comme des partenaires dans
cette vaste entreprise qu’est l’enseignement supérieur. Cette transformation
s’est avérée très positive. Dans l’avenir, nous devons continuer d’améliorer
notre façon de faire afin que l’ensemble de l’équipe de l’enseignement
supérieur puisse relever les défis qui se présentent à nous. Cela signifie que
nous devons maintenir l’inclusivité et l’ouverture, faciliter le dialogue et y
participer, collecter et partager l’information et les données; bref, constituer
le point d’ancrage du volet administratif de l’enseignement supérieur. C’est
à cet égard que le rôle de l’ACPAU demeure aussi crucial. »
Les bénévoles
– Force vive de l’ACPAU
« Je me suis joint au Comité national
des approvisionnements de l’ACPAU
depuis à peine quelques mois toutefois,
je peux déjà dire que ce sera une
expérience très enrichissante. J’ai pu
tisser des liens avec des personnes
chevronnées qui sont tout à fait
disposées à communiquer de l’information et à
faire part de leur expertise. Puisque je suis rattaché
à une petite université, c’est formidable de pouvoir
apprendre des pratiques exemplaires utilisées par
des collègues d’établissements plus grands. Après
seulement quelques discussions, j’ai déjà une liste
considérable de nouvelles idées à mettre en œuvre
ici, à Chicoutimi. »
D
Orientation future de l’ACPAU
ans l’avenir immédiat, le Plan stratégique actuel de
l’ACPAU (2009-2015) définit les priorités ciblées par les
membres et décrit les stratégies qui permettront d’atteindre
les objectifs stratégiques. Toutefois, tel qu’il a été décrit
plus tôt, à mesure que le monde change, l’environnement
dans lequel nos universités et collèges évoluent change
aussi. Les demandes qui s’exerceront à l’égard des administrateurs changeront, tout comme les défis auxquels ils devront faire
face. Ainsi, le Plan stratégique demeure un document vivant, qui évoluera
avec le temps pour faire en sorte que l’ACPAU continue de proposer à
ses membres de l’assistance, des produits et des services qui sont à la fois
pertinents, pratiques et actuels.
2020
2018
2016
2014
2010
2008
2006
2004
2002
2000
1998
1994
2012
Le nombre de membres
de l’ACPAU passe le cap
de 4 000 personnes;
celles-ci représentent
107 universités et
collèges fédérés
ainsi que 37 collèges
communautaires.
L’ACPAU crée son premier site Web
pleinement interactif. On ne tarde pas
à y intégrer la CyberCommunauté.
1992
1990
1988
1986
1984
1982
1980
1978
1976
1974
1972
1970
1968
1966
Le nombre de membres de
l’ACPAU franchit le seuil de 500
administrateurs, qui proviennent
de 71 établissements.
1964
2010
Naissance de
la revue Gestion
universitaire
comme moyen
de communiquer
avec l’ensemble
des membres,
partout au pays.
1972
1962
2011
1992
L’ACPAU regroupe désormais 60 universités
et collèges.
1996
1967
- Frédéric Desgagné, responsable de la logistique
à l’Université du Québec à Chicoutimi et nouveau
membre-bénévole de l'ACPAU
2019
2017
2015
2013
2011
2009
2007
2005
2003
2001
1999
1997
1995
1993
1991
1989
1987
1985
1983
1981
1979
1977
1975
1973
1971
1969
1967
1965
1963
1960's
1970's1980's 1990's2000's 2010's
2011
1956
1973
Dans le rapport financier de l’ACPAU, 28 établissements déclarent en tout des revenus
de 71 millions de dollars. En 1961, 24 établissements déclarent des données et ce
montant s’élève à 106 millions de dollars; en 2009, 106 établissements déclarent
26 milliards de dollars de revenus. Les revenus tirés des droits de scolarité représentent
26 % du total en 1956 et reculent à 23 % en 1961 – presque exactement la même
proportion qu’aujourd’hui. La recherche subventionnée, pour sa part, est passée
successivement de 11 % à 13 %, puis à 23 % du total déclaré.
L’ACPAU est constituée en organisme à but
non lucratif et organisme de bienfaisance;
ouvre un bureau national et nomme un
premier directeur général, Ken Clements;
tient son premier congrès « à thème »,
sur la gestion efficace des ressources
universitaires, à la University of Waterloo.
513 délégués :
assistance
record au
congrès
annuel de
l’ACPAU, « Vents
d’innovation »,
à Calgary.
43
Nous n’y arriverions pas sans eux
Voici quelques-uns des bénévoles qui ont permis à l’ACPAU de concrétiser ses multiples activités, programmes et services.
Racontez votre histoire!
Nous invitons les membres de l’ACPAU à nous faire part de leurs anecdotes au sujet de l’Association, de leurs souvenirs préférés, ou encore
à donner un témoignage sur la façon dont l’ACPAU les a aidés dans leur carrière ou a aidé leur établissement à surmonter un obstacle
spécifique. Veuillez envoyer vos commentaires à [email protected]. Ils seront publiés sur le site Web de l’ACPAU, à www.acpau.ca.
44
COST
COST OF PRINTING
COST OF PRINTING
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Ty
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POTENTIAL
SAVINGS
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– Peter Morici, Ph.D.
Economist and Educator
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CAUBO ONLINE COURSES
New Courses & Offerings in 2012! Online Course - Current Offerings a Success!
First two course offerings sold out!
We are pleased to announce that, due to popular demand, the first two offerings of CAUBO’s online course,
Understanding the University Context, Governance and Culture for Effective Administration, sold out quickly! Do not miss out on the next offering!
This course will be offered again in 2012 and we encourage members to add their names to the growing
wait lists. See www.caubo.ca for more details!
Courses offered in French
In order to meet the needs of our Francophone members, this course will also be offered in French from
February 6 to April 6, 2012. See our website to register now.
Online Courses – New courses coming in 2012!
Building on the success of this first course, CAUBO will be offering new online professional development
opportunities throughout 2012. Stay tuned for more information and visit our website regularly for updates
and complete details!
The CAUBO Live Learning Centre — your missing piece to education
The Live Learning Centre is your tool for accessing CAUBO educational content. If you attended CAUBO 2011,
you can access the Live Learning Centre free of charge! We are excited to announce new packages and
reduced pricing applicable to members and non-members that could not attend the conference. Now you can
purchase the educational content from the CAUBO 2011 annual conference as:
• A complete package (all available sessions): member - $295 / non-member - $395
• Individual Sessions (where available): member - $24.95 / non-member - $34.95
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(Choose from four streams: Human Resources, Finance, Facilities Management or General)
The CAUBO Live Learning Centre offers:
• Audio sessions synchronized to presenter slides for a truly multimedia learning experience
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SPECIAL BONUS: Experience the Live Learning Centre free! A complimentary sample session is now available on the site.
Start Learning Today!
Remember that, if you attended the CAUBO 2011 annual conference, you can access the Live Learning Centre
free of charge!
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Visit www.caubo.ca
46
COURS EN LIGNE DE L’ACPAU
Nouveaux cours et offres renouvelées en 2012!
Cours en ligne – Une réussite!
Le premier cours s’est donné à guichets fermés – deux fois!
Nous sommes très heureux d’annoncer que les places pour le cours en ligne de l’ACPAU intitulé Comprendre le contexte, la gouvernance et la
culture propres au milieu universitaire pour administrer plus efficacement se sont envolées rapidement et ce, à deux reprises.
Ne manquez pas la prochaine offre du cours!
Le cours se donnera de nouveau en 2012. Nous encourageons les membres à inscrire leur nom sur les listes d’attente, qui continuent
de s’allonger. Plus de détails à www.acpau.ca.
Cours offert en français!
Afin de répondre aux besoins de nos membres francophones, ce cours sera offert aussi en français du 6 février au 6 avril 2012.
Consultez notre site pour obtenir plus de détails et pour inscrire dès maintenant.
Cours en ligne – Nouveaux cours à venir en 2012!
Étant donné la réussite que remporte ce premier cours, l’ACPAU offrira de nouvelles activités de
perfectionnement professionnel en ligne tout au long de 2012. Consultez le site Web régulièrement!
Le Live Learning Centre de l’ACPAU
— La pièce manquante de votre formation
Le Live Learning Centre vous permet d’accéder à du contenu de formation offert par l’ACPAU. Si vous avez assisté
au congrès 2011, l’accès au Live Learning Centre est gratuit! Nous sommes par ailleurs très heureux d’annoncer de nouvelles formules ainsi que des tarifs réduits pour les membres et non-membres qui n’ont pas assisté au
congrès et qui désirent avoir accès au contenu des séances parallèles. Vous pouvez désormais acheter le contenu
éducatif du congrès ACPAU 2011 selon l’une des formules suivantes :
• L’ensemble complet (toutes les séances enregistrées) : membres – 295 $ / non-membres – 395 $
• Par séance (lorsque disponible) : membres – 24,95 $ / non-membres – 34,95 $
• Groupe de 4 séances présélectionnées : membres – 79,95 $ / non-membres – 89,95 $
(Choisissez parmi 4 thèmes : ressources humaines, finances, gestion des installations ou général)
Ce qu’offre Le Live Learning Centre de l’ACPAU :
• Des enregistrements audio synchronisés avec les présentations de diapositives. Résultat? Une véritable
expérience d’apprentissage multimédia.
• Des fichiers MP3 des séances à télécharger sur votre appareil mobile pour apprendre en toute liberté.
• Accessible en tout temps. Vous pouvez donc apprendre n’importe quand, n’importe où.
EN PRIME : Essayez le Live Learning Centre sans frais! Une séance gratuite est maintenant accessible sur le site.
Commencez à apprendre dès aujourd’hui!
N’oubliez pas que si vous avez assisté au congrès ACPAU 2011, vous avez accès au Live Learning Centre sans frais!
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Allez à www.acpau.ca
47
&
QP
Prix de
Awards
Where good
ideas grow
The Q&P Awards celebrates 25 years!
Since 1987, CAUBO has been celebrating the administrative
achievements of our members with the Quality & Productivity
Awards Program. The simple concept of sharing good ideas has
grown into an established best practices program that celebrates
the successes of our members and provides a venue for spreading
the word.
University administrators are challenging the norm and innovating in their workplace everyday resulting in improved efficiency
and output. They are rethinking processes and discovering innovative ways to do more with less, improve the environment on their
campuses and enhance the experience of students, colleagues and
other stakeholders with sometimes simple and creative solutions.
These ideas grow as colleagues from across the country learn
from and implement these best practices on their campuses.
CAUBO’s online Best Practices database
contains over 300 “great ideas” generated
from the Q&P Awards Program.
Help us celebrate 25 years of promoting excellence and
innovation in higher education administration – submit your
good idea today!
Not only will your institution receive national
recognition, but you will also be sharing your
experience with colleagues across the country who
will benefit from it for years to come.
For a complete description of the criteria and application process,
and to access the on-line best practices database, visit our website at www.caubo.ca.
Deadline for submissions – Friday, February 24, 2012
&
QP
Prix de
Awards
Pour faire germer
les bonnes idées
25e anniversaire du Programme des prix Q et P!
Depuis 1987, l’ACPAU souligne les bons coups de ses membres par l’entremise
du Programme des prix de la qualité et de la productivité. Le concept de départ,
qui consistait à communiquer de bonnes idées a germé; aujourd’hui il s’agit d’un
programme bien établi réunissant des pratiques exemplaires, qui met en valeur les
réussites de nos membres et constitue un moyen de diffuser ce savoir.
Chaque jour, dans leur milieu de travail, les administrateurs bousculent les
normes et font preuve d’innovation, augmentant ainsi l’efficacité et les retombées.
Ils instaurent de nouveaux processus et découvrent de nouvelles façons de faire
davantage avec moins de ressources, d’améliorer l’environnement sur le campus,
ainsi que de bonifier l’expérience que vivent les étudiants, les collègues et les
diverses parties prenantes. Les solutions sont parfois simples mais toujours créatives.
Ces idées germent et sont disséminées un peu partout au pays lorsque des
collègues découvrent ces pratiques exemplaires et les mettent en pratique sur
leur campus.
La base de données en ligne de l’ACPAU sur
les pratiques exemplaires regroupe plus de 300 « bonnes idées »
provenant du Programme des prix Q et P.
Aidez-nous à célébrer un quart de siècle de valorisation de l’excellence et de
l’innovation dans l’administration de l’enseignement supérieur – Proposez votre
bonne idée dès aujourd’hui!
Non seulement votre établissement aura l’occasion d’être
reconnu à l’échelle nationale, mais vous partagerez aussi votre
expérience géniale avec vos collègues partout au pays, qui
pourront en profiter pendant de nombreuses années.
Pour obtenir une description complète des critères ainsi que du processus de mise en candidature et pour
accéder à la base de données en ligne des pratiques exemplaires, consultez notre site Web, à www.acpau.ca.
Date limite pour l’envoi des candidatures : le vendredi 24 février 2012
Green Notes
CBU opens Verschuren Centre
for Sustainability in Energy
and the Environment
Cape Breton University has officially
opened its $31.7-million Verschuren Centre
for Sustainability in Energy and the Environment (CSEE). With its green design,
solar panels, geothermal systems and wind
turbines, along with efficiencies built into
every aspect of the CSEE’s design, the
centre is expected to realize an estimated
50% decrease in consumption compared
to similar facilities. The 35,000-square-foot
CSEE features modern, sustainable lab
facilities, collaborative work areas, a 144seat lecture theatre, and areas for research
chairs to work on their projects in ideal
development circumstances.
50
Waste reduction
at McMaster
Results from their 2011 Waste Audit
show that McMaster University has
reduced the total amount of waste
generated on campus by 45% when
compared to their 2009 benchmark. Initiatives contributing to the reductions
include implementing a campus composting program, passing the Student
Union’s Plastic-Bottle-Free Policy, and
implementing sustainability-focused
Request for Proposals, which include
limiting the amount of packaging and
eliminating the shipment of products
in cardboard boxes, as well as hosting
twice-annual IT Collection, Reuse and
Recycle events at five campus locations.
UBC earns Canada’s first
‘gold’ in new institutional
sustainability assessment
The University of British Columbia
has received Canada’s first gold rating
in a new global program assessing
sustainability achievements in PSE. A
gold rating is the highest achieved to
date in STARS (Sustainability Tracking, Assessment & Rating System),
a sustainability evaluation tool created by the US-based Association for
the Advancement of Sustainability in
Higher Education. So far 117 institutions, including eight out of 22 participating Canadian universities, have
received ratings.
Thompson Rivers joins
Billion Dollar Green
Challenge
Thompson Rivers University (TRU) in
Kamloops has joined with 32 other leading institutions to launch the Billion
Dollar Green Challenge. The goal is to
invest a cumulative total of one billion
dollars in self-managed green revolving funds that finance energy efficiency
upgrades on campuses.
As part of the Founding Circle, TRU
has the distinction of being one of only
two Canadian institutions to take the
lead in making this commitment. The
Challenge is inspired by the exceptional
performance of existing green revolving funds, which have a median annual
return on investment of 32%, as documented by Greening The Bottom Line,
a report published by the Sustainable
Endowments Institute.
In advance of the launch this past
October, 33 institutions, including TRU,
have already joined The Challenge’s
Founding Circle by committing to
invest a cumulative total of more than
$65 million in green revolving funds.
In addition to Harvard, Stanford and
ASU, other Founding Circle institutions
include Caltech, Dartmouth, George
Washington, Middlebury, the University
of British Columbia, and Weber State
University.
Guided by a 34-member expert advisory council, The Billion Dollar Green
Challenge offers technical assistance,
best practices sharing, access to an
advanced web-based tool for managing
green revolving funds, peer institutions’
project-specific data and invitations to
specialized webinars and conferences.
For more information please visit
www.GreenBillion.org C E N T R E F O R H I G H E R E D U C AT I O N R E S E A R C H A N D D E V E L O P M E N T
“I’ve been an academic
leader for 10 years and
have participated in a
variety of leadership
workshops. Never have my
knowledge and skills in
academic leadership
advanced so much in one
course as at SUAC 2011.”
David Wardlaw
Vice-President (Academic)
& Pro Vice-Chancellor
Memorial University of Newfoundland
“The most significantly useful workshop
I have ever taken!”
Ian McAskill, Advisor to Provost, Integrated Planning, University of the Fraser Valley
“If anyone wants to be
successful in College/
University Management,
the first thing to do is take
UMC – a true exploration
of the issues, processes and
approaches for solutions”
Raj Lada
Nova Scotia Agricultural College
“I would highly
recommend ISE to anyone
serious about student
services, student engagement and student success.”
Curtis Champagne
Assistant Chair, Department of Sociology
University of Alberta
“UMC is by far the most
useful professional
development program
that I have ever taken!”
Peter Pomart
Student Advisor
University of Manitoba
If you would like your
institution’s ‘green’ projects to be
featured in an upcoming
issue of University
Manager, please send
your information
to Green Notes at
[email protected].
Professional Development for
Administrators in Higher Education
UMC: Is an intensive, interactive management course for
administrators of academic and
administrative units with direct
responsibility for recommending
and implementing policy.
The course is designed to address
the unique concerns of administrators working in a university
environment.
SUAC: An advanced management course for senior administrators, SUAC offers a unique
opportunity to work intimately
with participants and course
leaders on the personal and institutional challenges associated
with university leadership.
ISE: The new Institute on the
Student Experience (ISE) is
designed to provide delegates
with the knowledge and skill
to return to their campuses
with a more strategic, integrated
and collaborative approach
to delivering an exceptional
student experience.
COURSE LEADERS
Brian Fijal, Director
of UMC, past
Associate VicePresident (Administration) at
the University of Manitoba.
Glenn Harris,
Director of SUAC,
partner at Leading
by Design Inc., specializing
in consulting and education
services to universities and
college administrators.
David McMurray,
Vice-President,
Student Affairs at
Wilfrid Laurier University.
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©2011. A BNY Mellon and CIBC joint venture company. CIBC Mellon is a licensed user of the CIBC trade-mark and certain BNY Mellon trade-marks..
By George Dew, Senior Analyst, CAUBO
Financial Information of Universities and Colleges
Time for
a change
Financial Information of
Universities and Colleges, or
just FIUC, often known as The
CAUBO Report, sometimes
referred to by those preparing
it as “that d*&# thing.” This
900-plus page annual report
provides the only comprehensive
summary of university finance
in Canada. It is used by
governments, funding agencies,
media, and the universities
themselves. It has evolved as
needs and standards change,
and it is about to evolve again.
As described in the last issue of University
Manager, Canadian financial reporting
standards are changing. The FIUC will
need to adapt to the new standards, but
other pressures may drive changes that
go beyond those requirements. We are
just beginning to understand and define
what could be the most significant modifications to the report in the last 30 years.
Throughout this evolution, the FIUC
is and has always been supported by our
committees – the Accounting Research
Committee in the 1970s, then the Financial
Reporting Committee, now the Finance
Committee – and the many individuals
at our member institutions who prepare
and use it.
History
In light of that much member involvement,
it feels a bit presumptuous of me – having
worked with the FIUC for about five years
now – to describe its history, but I will pass
on what I have managed to glean to date.
Common financial reporting has been part
of CAUBO’s ‘raison-d’être’ for a long time.
The accompanying excerpt from the minutes
of the 1953 CAUBO conference describes
work on a recommended form for financial
reporting by universities. Some of the discussion around this form seems strangely
familiar: “It was recognized that the problem of
Research Costs still presented the greatest difficulty … we can make further refinements which
may ultimately result in some segregation, if
53
Financial Information of Universities and Colleges – Time for a change
desirable, of indirect costs applicable to research.”
The 1953 committee also considered including a Statement of Assets and Liabilities in
the standard report. As you will see further
on, we are still considering adding such data
to the FIUC – no one can accuse us of not
taking the time to think these things through!
The Financial Statistics Reports were published beginning with the 1953 fiscal year.
By 1972, the report was being prepared
annually, as Financial Statistics of Universities and Colleges, in cooperation with Statistics Canada. At that time, national totals
were the only thing published – Statistics
Canada’s confidentiality requirements prevented the publication of data for individual
institutions. A change in the reporting process led to a unique working relationship
that has, since 1980, allowed publication of
detailed data. The report is now prepared
by Statistics Canada on our behalf, but is
owned and directed by CAUBO, and so is
not subject to the same restrictions. With
this change and permission from our members, we are able to publish full details by
institution.
The most recent major revision
of the report was in 2000, for the 1999-2000
fiscal year. Some changes were minor and
others were more significant:
• the impact of endowment income
was made more visible, and a distinction was made for research income at
affiliated research institutions (mainly
hospitals);
• the supplementary
tables providing more
detail of federal and
provincial funding
were added, and a
separate line was
added to report
CFI funding;
• the use of fund
accounting, with
income and related
expenditures
reported in the
same fund, was
strengthened; and
• borrowings and
debt repayment
were removed
from the report,
with a change
to ‘funds flow’
reporting for
construction and
major purchases.
54
From the minutes of the 1953 conference
Risk is part of life:
manage it well.
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Invesco and all associated trademarks are trademarks of Invesco Holding Company Limited, used under license.
© Invesco Canada Ltd., 2011
The word ‘Statistics’ in the report
title was also changed to ‘Information.’
While the reasons for these latest
changes largely reflect changes in activities and emphasis at the institutions,
I have not been able to determine why
funds flow reporting was adopted for
some transactions – I speculate that it
was driven by Statistics Canada’s national
reporting requirements.
The report today
Very simply, the FIUC provides summaries of university income and expenditures, an expanded view of general
operating expenditures, and certain supporting detail. These are identified by
‘fund,’ which, in principle, allows report
users to identify the amounts associated
with the major areas of operation of a
university, such as research. Within each
fund, income is classified by source (e.g.,
governments, funding councils, etc.) and
expenditures are classified by use (e.g.,
salaries, equipment purchase, etc.).
This information is available in the
same structure for each individual uni-
versity or as a total provincially, regionally
or nationally. Further, it is available in database format so that users can perform their
own data selection, sorting and calculation.
In order to meet user needs and ensure
comparability across the country, some
requirements of the FIUC differ from the
accounting approach that would be used
to prepare university financial statements.
These differences include:
• the use of funds flow reporting
(showing cash transactions as they
are incurred) rather than accrual
accounting for research grants and
capital expenditures;
• reporting vacation pay, pension costs
and future benefits as cash is disbursed
rather than accruing the accumulated
amount and showing the full liability;
• related to both of the above, showing
only income and expenses, such that
changes in assets and liabilities are not
reported.
Example: Say a university receives a grant to
build a major widget. Construction extends
into a second year, while the widget has a
useful life of five years. The university’s
financial statements would ‘capitalize’
the widget and then show a depreciation
expense over its lifespan, while, in the
FIUC, the construction expenses would
be reported on a ‘funds flow’ basis, and
so would appear in the periods in which
they were incurred.
Which of these is the ‘better’ way of
reporting? Neither – it depends on the
purpose and users of each report.
Why change?
Since the FIUC is designed to reconcile
to universities’ financial statements,
and the structure of these statements is
changing, the report clearly must change
in some manner to deal with the new
inputs. However, that does not explain
why we are considering changing the
output structure as well. So, why are we
opening this can of worms?
Keeping up with the times: Sources of
funding, and the way in which universities use their funds, have changed and
are not necessarily reflected in the existing report structure or definitions. For
Investment counsel and long-term planning for
institutions and non-profit organizations.
VANCOUVER • CALGARY • TORONTO • MONTREAL
604-408-6000 • [email protected]
56
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AND THEIR ADVISORS
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1
Based on simulated and live returns of 21 years of Canadian equity history and 13 years of global equity history ending September 30, 2011.
Actual returns may vary.
TD Asset Management Inc. (TDAM) is a wholly-owned subsidiary of The Toronto-Dominion Bank (TD Bank).
®/ The TD logo and other trade-marks are the property of The Toronto Dominion Bank or a wholly-owned subsidiary, in Canada and/or other countries.
example, NSERC and SSHRC scholarships
now flow through the universities and are
reported in the Sponsored research fund.
Not everyone agrees that these meet the
definition of research revenue, nor is it
clear that the Sponsored research fund
is the right place to report scholarship
expenditures.
In another example, funding of major
construction may come from multiple
sources and, with current fund definitions, not be recorded in a single, ‘tidy,’
package – a new facility could be partly
funded by a capital grant, partly by CFI
funding, and partly from university oper-
ating funds. This should then be reported
in three different funds in the FIUC, which
can be difficult for report preparers and
confusing to users.
Further, specific details recorded in
the current structure may no longer be
relevant, while others should be given
more visibility than is now the case.
Example: Some FIUC users are interested in the amount spent on construction by universities, and have erroneously
assumed that this can be read directly
from the total of expenditures in the Capital fund. In fact, construction and capital
expenditures are not the same thing (and
2011
the definition of a ‘capital; expenditure
will vary from one institution to another),
and neither is necessarily reported in the
Capital fund.
For some reason, people without an
accounting background find this difficult
to understand.
Responding to user needs: The FIUC
evolved from a presentation that showed
only national totals to one that includes
details from individual institutions. The
FIUC Guidelines still note that, “As users
move … to data that directly compares institutions … the comparability of the data has limitations.” However, an increasing number
2012
2013
2014
2015
2016
$ 10,000
$ 10,000
$ 10,000
$ 10,000
$ 10,000
2011
2012
2013
2014
2015
2016
$ 45,000
$ 5,000
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58
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Franklin Templeton Institutional is part of Franklin Templeton Investments Corp.
201111103143
of users are interested in inter-institutional comparisons and benchmarking.
In order to respond effectively, we
need to understand where detailed comparisons are both useful and feasible, and
ensure that appropriate data is included
in the report. On the other hand, where
such comparisons may not be reliable, the
report should be revised to not show this
level of detail or the Guidelines enhanced
to more clearly explain its limitations.
Supporting national reporting: As
MFS InveSTMenT And ReSeARch OFFIceS:
well as helping to produce it, Statistics
Canada is a major user of the report,
taking from it information used in areas
like the estimation of research and development activities and expenditures on
post-secondary education. In some cases,
these results feed into national accounts
and international reports prepared by the
Organization for Economic Cooperation
and Development (OECD).
The requirements of these national and
international reports are now under revi-
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Issued in Canada by MFS Institutional Advisors, Inc.
60
MFSI-CANADA-AD-8/11
23188.2
sion, and Statistics Canada’s needs are
changing. Clearly, they would prefer that
the FIUC adapt accordingly. In particular,
their needs would now be better met if
the report was on an accrual basis – eliminating the use of funds flow accounting
in certain areas – and included some
amount of balance sheet information –
the Statement of Assets and Liabilities
suggested by CAUBO in 1953.
Of course, report users are also interested in long term trends and may not
want to see changes that will cause inconsistencies in data and definitions over
time. It may be impossible to maintain
such consistency and still meet the other
requirements – we will need to manage
this conflict.
Next steps
Work is already underway to ensure that
we are prepared for changes by mid2013, when the first reports based on new
standards will be prepared.
• A brief survey was sent and a teleconference held in September with
members from a number of institutions to confirm the relevance and
value of the FIUC report.
• A steering committee has been
formed, including representatives of
the university finance and institutional research communities, AUCC,
and Statistics Canada, to oversee the
entire review process.
• An email request was broadly
distributed to identify users of the
report; this information is now
being used to catalogue the uses of
the report and preferences of users.
• The impact of new financial reporting standards is being assessed.
• Fundamental principles defining
the future structure and content of
the report are being developed for
review by stakeholders.
• Report preparers will be consulted
to ensure the feasibility of any new
reporting requirements, and the
relationship between the FIUC and
similar provincial reports will be
considered.
• A revised report will be developed
based on the results of these consultations.
The changes identified will help determine the need for documentation and
training to support preparers and users
of the FIUC. The approach to data collection, validation, and report preparation
will also be reviewed. New tools and
approaches to reporting will certainly be
considered – there are likely advantages
to an online system – although they may
be developed as a second phase once
the new report has been tested and is
considered stable.
The last word
As described here, the whole process
sounds very dramatic and some of my
comments suggest that there will be
major changes to the FIUC. In reality,
we do not yet know whether this revision
will be evolutionary or revolutionary.
However it turns out, it will build on an
almost 60-year tradition of providing the
best possible information to anyone with
an interest in Canadian universities.
"Whether this
revision will be
evolutionary
or revolutionary...
it will build on
an almost
60-year tradition
of providing the
best possible
information to
anyone with
an interest
in Canadian
universities."
61
Par George Dew, analyste principal, ACPAU
Information financière des universités et collèges
À l’heure du
changement
Rapport Information financière
des universités et collèges, ou
IFUC : souvent désigné par la
forme elliptique Le rapport de
l’ACPAU, parfois appelé le « m*&#
rapport » par ceux qui le préparent. Ce rapport annuel de plus
de 900 pages constitue le seul
sommaire exhaustif d’information
financière sur les universités au
Canada. Il sert aux gouvernements, aux organismes subventionnaires, aux médias ainsi
qu’aux universités. Son contenu a
évolué à mesure que les besoins
et les normes ont changé, et il est
sur le point d’évoluer à nouveau.
62
Tel qu’il a été décrit dans le précédent
numéro de Gestion universitaire, les normes
relatives à la déclaration de l’information
financière sont en train de changer. Le
rapport IFUC devra obligatoirement refléter ces nouvelles normes, mais d’autres
facteurs pourraient nous amener à
procéder à une restructuration plus poussée que ce qu’exigerait cette transition
normative. Nous commençons à peine à
comprendre et à définir ce qui pourrait
s’avérer la transformation la plus profonde
de cette publication depuis 30 ans.
Tout au long de son évolution, le rapport IFUC a toujours été le fruit de la collaboration de nos comités – le Comité de
recherche comptable dans les années 1970,
puis le Comité sur les rapports financiers
et maintenant le Comité des finances – et
des nombreuses personnes qui, dans nos
établissements membres, préparent et
utilisent ce rapport.
Historique
Étant donné l’apport considérable des
membres, il peut sembler un peu prétentieux de ma part – moi qui ne travaille
à la préparation du rapport IFUC que
depuis environ cinq ans – d’en brosser
l’historique, mais je vais tout de même
vous faire part de ce que j’ai réussi à
glaner jusqu’à présent.
La promotion de méthodes communes de déclaration de l’information
financière constitue l’une des raisons
d’être de l’ACPAU, et ce, depuis fort
longtemps. L’extrait illustré dans ces
pages, tiré du compte rendu du congrès
Information financière des universités et collèges – À l’heure du changement
de 1953, fait état de discussions au sujet
d’un formulaire que l’on recommandait aux
universités d’utiliser pour présenter leur
information financière. Certains points peuvent nous sembler étrangement familiers :
« Il a été reconnu que ce sont les coûts de la
recherche qui posent la plus grande difficulté…
nous pourrons apporter d’autres améliorations, ce qui nous amènera peut-être à séparer,
si c’est souhaitable, certaines données sur les
coûts indirects qui s’appliquent à la recherche. »
À l’époque, le Comité envisageait également
d’inclure un bilan dans le rapport normalisé.
Nous envisageons encore actuellement la
possibilité d’ajouter de telles données au
rapport IFUC – personne ne pourra donc
nous accuser de ne pas avoir pris le temps
de bien réfléchir à la question!
On a commencé à publier les Financial
Statistics Reports à compter de l’exercice
financier 1953. À partir de 1972, ce document était préparé chaque année sous le
titre Financial Statistics of Universities and Colleges, en coopération avec Statistique Canada.
Nous n’avons pas pu retracer quand ces
rapports ont commencé à être traduits. À
cette époque, les seules données publiées
étaient les totaux nationaux : les exigences
de Statistique Canada en matière de confidentialité interdisaient la publication de
données portant sur les établissements individuels. Un changement dans l’approche de
la compilation des données a permis d’établir
un partenariat unique qui, depuis 1980, a
permis la publication de données
détaillées. Le rapport est maintenant préparé par
Statistique Canada
au nom de l’ACPAU,
mais c’est l’ACPAU
qui en est le propriétaire et qui en dirige
les étapes. Grâce à ce
changement et avec
la permission de nos
membres, nous pouvons publier les données détaillées par
établissement.
Le plus récent
remaniement
d’envergure du
rapport remonte
à 2000, soit pour
l’exercice financier
1999-2000. Certains
changements étaient
mineurs, d’autres
plus substantiels :
Tiré du compte rendu du congrès de 1953
63
On a fait ressortir l’importance des
revenus provenant des fonds de dotation
et établi une distinction pour les revenus
de recherche associés aux établissements
de recherche affiliés (surtout des hôpitaux);
On a ajouté des tableaux supplémentaires montrant le financement fédéral et
provincial de façon plus détaillée ainsi
qu’une ligne distincte pour indiquer le
financement provenant de la Fondation
canadienne pour l’innovation;
On a eu davantage recours à la comptabilité par fonds, en vertu de laquelle les
revenus et les dépenses qui y sont appariées sont déclarés dans le même fonds;
Les emprunts et remboursements dette
ont été retirés du rapport et on a opté
pour déclarer les travaux de construction et
les achats d’envergure selon les « mouvements de caisse ».
Par ailleurs, on a remplacé le mot
« statistiques » par « information » dans
le titre.
Bien que la plupart de ces changements
aient été motivés dans une large mesure
par des changements liés à la nature et
à l’importance de certaines activités au
sein des établissements, je n’ai pas été en
mesure de déterminer pourquoi la comptabilité de caisse a été adoptée pour certaines
opérations – je suppose que c’était pour
répondre aux exigences de Statistique
Canada.
Le rapport dans
sa forme actuelle
De façon très simplifiée, le rapport IFUC
présente le sommaire des revenus et
dépenses des universités, une vue assez
détaillée des dépenses de fonctionnement
général et certains détails connexes. Tous
ces éléments sont regroupés par « fonds »
ce qui, en principe, permet aux utilisateurs du rapport de repérer les montants
associés aux grands secteurs d’activité
de l’université, notamment la recherche.
États financiers
À l’intérieur de chaque fonds, les revenus sont classés par source (p. ex., les
gouvernements, les conseils subventionnaires, etc.) et les dépenses sont classées
selon leur affectation (p. ex., salaires, achat
d’équipement, etc.).
Cette information est présentée de
façon uniforme par chaque établissement;
elle est aussi totalisée par province, par
région et à l’échelle nationale. De plus, la
base de données est accessible aux utilisateurs, de sorte qu’ils peuvent faire leurs
propres sélections, tris et calculs.
Afin de répondre aux besoins des utilisateurs et de préserver la comparabilité
des données à l’échelle du pays, certaines
normes adoptées pour le rapport IFUC
diffèrent de celles servant à préparer les
états financiers vérifiés des universités.
Voici certaines différences :
• le recours à la comptabilité de caisse
plutôt qu’à la comptabilité d’exercice
pour les subventions de recherche et
les dépenses d’immobilisations;
• la comptabilisation des paies de
vacances, des coûts des régimes de
retraite et des prestations futures sur la
base des sommes effectivement dépensées plutôt que d’évaluer les dépenses
futures et d’inclure ces dernières dans
l’ensemble du passif;
• aspect lié aux deux précédents : le fait
d’indiquer seulement les revenus et les
dépenses, de sorte qu’on ne présente
pas les changements survenus dans
l’actif et le passif.
Exemple : Prenons le cas d’une université qui reçoit une subvention pour
la construction d’une installation quelconque. La construction déborde sur une
deuxième année et la durée de vie utile de
l’installation en question est de cinq ans.
Dans les états financiers de l’université,
cette installation serait inscrite dans les
« immobilisations », puis amortie sur
2011
sa durée de vie utile, tandis que dans
le rapport IFUC, les dépenses liées à la
construction seraient déclarées selon les
« mouvements de caisse » et apparaîtraient donc dans les périodes où elles
ont effectivement eu lieu.
Parmi ces deux options, quelle est
la « meilleure » façon de présenter
l’information? Ni l’une ni l’autre – tout
dépend de l’objectif visé et des utilisateurs du rapport.
Pourquoi changer?
Le rapport IFUC est conçu de manière à
ce qu’on puisse effectuer une conciliation
avec les états financiers des universités. La
structure de ces derniers étant en voie de
changement, le rapport doit nécessairement évoluer afin de tenir compte de ces
changements. Toutefois, cela n’explique
pas pourquoi nous envisageons également de remanier la structure du rapport produit à partir des données. Donc,
pourquoi ouvrir cette boîte de Pandore?
Tenir compte de l’évolution : Les
sources de financement et la façon dont
les universités emploient les fonds ont
changé et ne se reflètent plus nécessairement dans la structure ou les définitions
actuelles du rapport. Par exemple, les
bourses du CRSNG et du CRSH sont
maintenant transmises par l’entremise
des universités et apparaissent dans
le fonds de recherche subventionnée.
D’aucuns feront observer que la présentation de ces bourses en tant que revenus
provenant de la recherche est discutable ;
il n’est pas certain, non plus, que le fonds
de recherche subventionnée soit l’endroit
adéquat où inscrire les dépenses engagées au titre des bourses.
Autre exemple : le financement de
travaux de construction d’envergure
peut provenir de plusieurs sources et, en
raison des définitions actuelles, ne pas être
comptabilisé dans le même fonds. Ainsi,
2012
2013
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10 000 $
10 000 $
10 000 $
10 000 $
2011
2012
2013
2014
2015
2016
45 000 $
5 000 $
Dépenses
- Dépréciation (installation)
IFUC
Dépenses
- Construction de l’installation
64
une nouvelle installation pourrait être
financée en partie par une subvention
gouvernementale aux immobilisations,
par une subvention de la FCI et par le
fonds de fonctionnement général de
l’université. Dans le rapport IFUC, les
sommes en question seraient déclarées
dans trois fonds différents, ce qui peut
compliquer considérablement la vie des
gens qui préparent les données du rapport et constituer une source de confusion pour les utilisateurs du rapport.
En outre, certaines données détaillées de la structure actuelle peuvent ne
plus être pertinentes, tandis que d’autres
données auraient intérêt à être davantage mises en valeur.
Exemple : Certains utilisateurs du
rapport IFUC s’intéressent aux sommes
consacrées aux constructions par les
universités et ont présumé, à tort, qu’ils
peuvent tirer des conclusions sur la base
des dépenses comptabilisées dans le
fonds d’immobilisations. En réalité, les
dépenses de construction et les dépenses
d’immobilisations sont deux choses distinctes (la définition des « immobilisations » varie également d’un établissement à l’autre), et – les unes comme les
autres – n’apparaissent pas nécessairement dans le fonds d’immobilisations.
Pour une raison qui m’échappe, les
utilisateurs ayant peu de connaissances
en comptabilité ont du mal à saisir ces
distinctions.
Répondre aux attentes des utilisateurs : Le rapport IFUC a évolué; au
départ, il ne comportait que des totaux
nationaux, puis on y a intégré des données détaillées sur les divers établissements. La Brochure explicative servant
à la préparation des données indique
que « Lorsque les données servent à comparer directement un établissement à un
autre… des limites se font jour quant à la
comparabilité des données. » Toutefois,
un nombre croissant d’utilisateurs souhaitent faire des comparaisons entre
établissements et consulter les données
dans une optique d’étalonnage.
Pour répondre efficacement à ce
besoin, nous devons comprendre quelles
comparaisons détaillées seraient utiles
et faisables, et voir à ce que les données
nécessaires soient incluses dans le rapport. En revanche, lorsque des comparaisons ne sont pas fiables, il serait bon
soit de revoir le rapport pour en retirer
les données concernées soit de mettre à
jour la Brochure explicative afin de mieux
expliquer les limites des comparaisons
effectuées à l’échelle institutionnelle.
Contribuer aux rapports nationaux :
En plus d’aider à produire le rapport,
Statistique Canada en est un utilisateur
important, notamment pour l’estimation
des activités de recherche et développement ainsi que des dépenses en éducation postsecondaire. Certains résultats
sont repris dans d’autres compilations
nationales et des rapports internationaux
préparés par l’Organisation de coopération et de développement économiques
(OCDE).
Ces rapports nationaux et internationaux font actuellement l’objet de révisions et les besoins en information de
Statistique Canada changent également.
Il va de soi que cet organisme préférerait que le rapport IFUC soit adapté en
conséquence. Plus particulièrement, ses
besoins seraient mieux comblés si le
rapport s’appuyait sur la comptabilité
d’exercice – éliminant le recours à la
comptabilité par mouvements de caisse
dans certains secteurs – et s’il comportait
au moins certains éléments du bilan –
comme il était suggéré par l’ACPAU en
1953.
Cela étant dit, les utilisateurs du
rapport, y compris Statistique Canada,
s’intéressent aussi aux tendances à long
terme et pourraient être réticents devant
des changements qui risquent d’entraîner
des incohérences dans les données ou
les définitions au fil du temps. Il pourrait s’avérer impossible de maintenir la
cohérence actuelle tout en répondant aux
autres besoins. Il nous faudra gérer ce
conflit.
Étapes à venir
Certaines démarches ont déjà été enclenchées afin que nous soyons prêts à instaurer des changements d’ici le milieu de
2013, soit au moment de la préparation
des premiers rapports fondés sur les nouvelles normes.
• Un court sondage sur la pertinence
et la valeur du rapport IFUC a été
transmis aux membres et une téléconférence à ce sujet a eu lieu en septembre.
• Un comité directeur composé de
représentants des finances des universités, du milieu de la recherche
•
•
•
•
•
universitaire, de l’AUCC et de Statistique Canada a été créé pour superviser
l’ensemble du processus.
Un courriel a été transmis à un vaste
auditoire afin de cerner les utilisateurs
du rapport. Nous dépouillons actuellement cette information de manière à
cataloguer les usages et les préférences
des utilisateurs.
Les répercussions des nouvelles normes
de déclaration de l’information financière sont en cours d’évaluation.
Les principes fondamentaux qui
définiront la structure et le contenu
futurs du rapport sont en cours de
préparation et seront soumis aux
diverses parties prenantes pour étude.
Nous consulterons les préparateurs
des données du rapport afin de vérifier
la faisabilité des nouvelles exigences;
les liens entre le rapport IFUC et des
rapports provinciaux similaires seront
également pris en compte.
Nous remanierons le rapport en tenant
compte des résultats de ces consultations.
Les changements, une fois déterminés,
nous amèneront à évaluer les besoins en
matière de documentation et de formation
qui guideront les préparateurs et les utilisateurs du rapport IFUC. L’approche à la
collecte et à la validation des données ainsi
qu’à la préparation du rapport sera également revue. Nous envisagerons certainement de nouveaux outils et approches
pour la production du rapport – un système en ligne présenterait vraisemblablement des avantages – mais ils pourraient
être développés au cours d’une deuxième
phase, lorsque le nouveau rapport aura
été testé et sera considéré comme stable.
Un dernier mot
L’ensemble du processus, tel qu’il est décrit
dans ces pages, peut sembler assez radical
et certains de mes commentaires peuvent
laisser entrevoir que le rapport IFUC subira
de profonds changements. En réalité, nous
ne savons pas encore s’il s’agira d’une évolution ou d’une révolution. Quelle que
soit l’orientation choisie, le rapport s’inscrira dans le maintien de la tradition et
continuera, comme au cours des quelque
60 dernières années, de fournir l’information la plus pertinente possible à tous ceux
qui témoignent de l’intérêt à l’endroit des
universités canadiennes.
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7. Fr
8. Business Resilience
Today’s post secondary institutions are being put to the test, learning to do more with less. These are dynamic times as you
not only have to prepare for today but be well positioned for the future. At MNP, we have created the Centre for Excellence, a
specialized unit dedicated to reducing risk and optimizing opportunities for educational bodies. Our trusted professionals have
the experience and insight, tailoring specific strategies to post secondary institutions nationally and internationally. We take a
holistic approach to determine what drives value in your organization, maximize efficiencies and identify potential risks so you
are fully secure in achieving excellence.
To determine which formula will be most effective for your organization, contact Maggie Kiel, Leader of Post
Secondary Education Services at 1.877.500.0792 or [email protected]
ACCOUNTING
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