eCopy ShareScan - Konica Minolta

Nuance
®
®
eCopy ShareScan
®
Kategorie
Dokument­
erfassung &
-verwaltung
Merkmale
–Dokumenterfassung
–Dokumentverarbeitung
–Dokumentverteilung
–Content-Management
ShareScan
EINFACHE DOKUMENTERFASSUNG FÜR
EFFIZIENTE ELEKTRONISCHE
­VERARBEITUNG
Mit Nuance® eCopy® ShareScan® können Benutzer Dokumente auf multifunktionalen Konica Minolta-Geräten (MFPs)
erfassen und diese durch einfachen Tastendruck an mehrere Ziele und Anwendungen weiterleiten.
Die Nuance eCopy-Lösungen für die Dokumentbildverarbeitung verbinden Konica Minolta-bizhub-Systeme mit Unternehmensanwendungen zur sofortigen Erfassung, Verteilung
und Verwaltung von Informationen auf Papier. Benutzer
können Dokumente sicher und nahtlos über ihre multifunktionalen Bürosysteme in zahlreiche Geschäftsanwendungen
scannen, die elektronische Geschäftsprozesse unterstützen.
bizhub-MFP verfügbar, mit dynamischer Synchronisation
mit den zentralen eCopy ShareScan-Serveranwendungen, in
denen Workflows nur einmal konfiguriert werden müssen.
Alternativ stellt Nuance® eCopy® ScanStation™ externe
Hardware bereit, um eine Verbindung zu einem beliebigen
bizhub-Gerät ohne integrierte eCopy-Funktionalität oder
anderen multifunktionalen Geräten herzustellen.
Mit Nuance® eCopy® ShareScan® Elements, eCopy®
ShareScan Office und der Nuance eCopy® ShareScan Suite
stehen drei Softwareversionen der Anwendung zur Verfügung,
die die unterschiedlichen Anforderungen von kleinen und großen Unternehmen erfüllen. Jede Version kann mit einem angepassten Satz von Konnektoren für Geschäftsanwendungen
in den Bereichen Content-Management, Enterprise Resource
Planning und Dokumentarchivierung erweitert werden.
Mit Nuance eCopy ShareScan profitieren Benutzer von
effizienten Scan- und Erfassungsfunktionen; sie können ihre
gescannten Dokumente elektronisch verarbeiten, verwalten,
verteilen und übermitteln und auch zahlreiche Inhalts- und
Dokumentverwaltungsfunktionen über die Desktop-Dokumentverwaltungssoftware eCopy PDF® Pro Office nutzen,
die kostenfrei in eCopy ShareScan enthalten ist.
eCopy ShareScan kann auf zwei Arten in bestehende Büroumgebungen integriert werden:
Mit Nuance® eCopy® ShareScan® Embedded werden alle konfigurierten Erfassungsworkflows sofort auf dem Bedienfeld des
Dokumenterstellung,
-erfassung, -bearbeitung
eCopy PDF Pro Office
Fortschrittliche Dokumentautomatisierung
Allgemeine Dokumentzusammenarbeit &
-archivierung
Allgemeine Dokumentzusammenarbeit &
-archivierung
Scan-to-eMail,
Scan an Ordner & PC-Desktop
Scan-to-eMail,
Scan an Ordner & PC-Desktop
Scan-to-eMail,
Scan an Ordner & PC-Desktop
Dokumenterstellung,
-erfassung, -bearbeitung
Dokumenterstellung,
-erfassung, -bearbeitung
Dokumenterstellung,
-erfassung, -bearbeitung
eCopy PDF ShareScan
Elements
eCopy PDF ShareScan
Office
eCopy PDF ShareScan
Suite
DATENBLATT Nuance eCopy ShareScan
WICHTIGE FUNKTIONEN
Dokumenterfassung
– Scannen von Papierdokumenten: Informationen von
Papierdokumenten können auf dem MFP eingescannt
und dann in elektronische Daten konvertiert werden.
Personalisiertes und Abteilungsscannen (Benutzer- &
Gruppenverwaltung) sind ebenfalls verfügbar.
– Scannen an vordefinierte Ziele: Benutzer können
Dokumente mit relevanten Daten in Geschäftsprozesse
oder direkt an vordefinierte Ziele in ihrem Active Directory-Konto scannen (Scan-to-eMail, Scan-to-FTP, Scanto-SMB usw.). Die Digitalisierung von Papierdokumenten
sowie die zentrale Definition von Scaneinstellungen ist
bequem in Active Directory (eigene oder andere E-MailAdresse; Home- oder anderes Verzeichnis) möglich. Die
für den Endbenutzer verfügbaren Einstellungen können
über die Administratorkonsole definiert werden.
Dokumentverarbeitung
– Scanoptimierung auf dem MFP-Bedienfeld: Mit einer
praktischen Scanvorschaufunktion können alle Seiten
eines Geschäftsdokuments angezeigt und für spätere
Nutzung optimiert werden. Dies umfasst Funktionen wie
die automatische Ausrichtung und Umordnung von Seiten
sowie die Entfernung von Leerseiten. Darüber hinaus
können Scaneinstellungen wie Scanformat, Auflösung und
Farbe passend zum Geschäftsprozess ausgewählt werden.
– Dokumentkonvertierung mit OCR & OMR: Die
integrierte OCR-Engine erkennt 120 Sprachen und
ermöglicht die automatische Konvertierung in eine
Vielzahl elektronischer Formate. Verschiedene Text- und
Audioausgabeformate (CSV, DOC, PDF, XLS usw.) sowie
Bildausgabeformate und PDF/A werden unterstützt.
OCR-Texterkennung ermöglicht die Textextraktion aus
elektronischen oder Papierdokumenten, während die
optische Markierungserkennung (OMR) den Inhalt ausgefüllter Formulare wie Umfragen, Fragebögen usw. liest.
Relevanter Text wird automatisch beim Scannen erfasst
und im definierten Ziel – einer Geschäftsanwendung,
einer Datenbank, einer Datei oder sogar einer benutzerdefinierten E-Mail – gespeichert.
–Dokumentaufteilung: Dokumente können seitenweise,
nach jeder Leerseite oder nach bestimmten Seitenzahlen
aufgeteilt werden. Mit der Barcode-Funktion können
Benutzer einzelne gescannte Seiten oder gesamte
Dokumente aufteilen, indem sie vor dem Scannen von
Dokumentstapeln Barcodeblätter einlegen.
Dokumentverteilung
– Automatisierte Weiterleitung und Workflows: Benutzer
können benachrichtigt werden, wenn in bestimmten Ordnern neue Dokumente eingehen. Scanoptionen und Tasten
auf dem MFP können angepasst werden, um personalisierte Scanziele bereitzustellen und Workflows zu automatisieren. Mit den Add-in Business Automation Services wird die
Verschlüsselung für die Datenübertragung unterstützt.
– Dokumentweiterleitung & -speicherung: Diese Funktionalität umfasst das Scannen an Desktop, Datei/Netzwerkordner, SMTP über LDAP-Mail, Exchange & Notes-Mail und
SharePoint. Workflows können gestartet werden, indem
Dateien vom MFP an unterschiedliche Ziele (Ordner, Anwendungen und interne/externe E-Mail-Adressen) gesendet
werden. Scans können an einen beliebigen Netzwerkordner
übermittelt oder direkt an einen FTP-Server oder an Hot
Folder hochgeladen werden. Sensible Dokumente und
kritische Informationen können mithilfe von Verschlüsselung
und Berechtigungssteuerungen geschützt werden.
–Mailweiterleitung: Scans können an Datenbanken
(MS Access, SCL, Oracle, Excel, CSV), HTTP, E-MailEmpfänger, Drucker, SFTP, SharePoint, WebDav usw.
gesendet werden.
– Konnektoren zu ERP, DMS, CRM, ECM: Es ist eine große
Auswahl von Konnektoren zu Geschäftsanwendungen von
Fremdherstellern/Backend-Anwendungen verfügbar, was
eine Verbindung mit gängigen Content-Management-Lösungen ermöglicht. Es sind Konnektoren zu ERP-, DMS-,
CRM- und ECM-Umgebungen (wie SharePoint, DocuWare,
Windream usw.) verfügbar. Benutzer profitieren von der
dynamischen, nativen Verbindung zwischen dem MFP und
SharePoint – alle in SharePoint vorgenommenen Änderungen erscheinen automatisch auf dem MFP-Bedienfeld.
Content-Management & Dokumentverwaltung
– Effektive und sichere Teamarbeit: Mit der DesktopDokumentverwaltungssoftware eCopy PDF Pro Office, die
kostenfrei mit eCopy ShareScan mitgeliefert wird, können
Anmerkungen und Hervorhebungen zu Dokumenten
hinzugefügt werden. Notizen, Stempel, Bates-Stempel und
Wasserzeichen können hinzugefügt werden, falsch ausgerichtete oder schräg eingezogene Dokumente können automatisch durch Drehung korrigiert und in andere Formate
konvertiert werden. Dokumente können zusammengeführt,
d. h. (in virtuellen Akten) kombiniert werden und sie können
getrennt werden, um mehr- oder einseitige Dokumente zu
erzeugen. Die Funktionalität umfasst auch Funktionen zum
Bearbeiten und Zusammenführen von Dokumenten direkt
in einer PDF-Datei, zum Hinzufügen von Seiten, zum Umordnen von Wörtern oder sogar zum Ändern von Grafiken.
Dokumente können durch Anwenden von Kennwortschutz
und digitalen Signaturen geschützt werden.
– Verbindung zu ECM-Anwendungen: Die Vielzahl verfügbarer Konnektoren zu vorhandenen Dokumentverwaltungssystemen, Archiven und anderen Backend-Systemen macht
eCopy ShareScan zu einem leistungsfähigen Tool für die
elektronische Ablage und effizientes Content-Management.
DATENBLATT Nuance eCopy ShareScan
WORKFLOW
VERARBEITUNG
ERFASSUNG
Verarbeitung
ÜBERMITTLUNG
Desktop/
HomeVerzeichnis
Windows- oder
Novell-Netzwerk­
ordner
E-Mail
Fax
–Konvertierung in PDF,
PDF/A, TIF, JPEG,
Excel, Word
–Scanvorschau
Manuelle oder
automatische
Dokument­
indexierung
–Erweiterte
Scaneinstellungen,
einschließlich Leerseitenentfernung
–Automatische Dateibenennung
eCopy
ShareScan®
Embedded
®
eCopy
PDF Pro Office
(optional)
–Anzeigen
FTPOrdner
Open TextFax-Server
–Zusammenführen
–Erstellen
–Bildoptimierung
–Anmerken
–Volltext-OCR,
Zonen-OCR
–Sichern
–Barcodeerkennung
Ordner/FTP/
WebDav/
Zielliste
Geschäftsanwendungen
SQL-/Oracle-/
Access-­
Datenbank
Microsoft
SharePoint
–Digital signieren
–Bates-Nummerierung
– Automatische Aufteilung von Stapelscans
Farbverwaltung
Web-to-Print
Druck varia­
bler Daten
Druckautomati­
sierung
Zurichtung
Dokument­
erfassung &
-verwaltung
Sicherheit
Konnektivität
Benutzer- &
Kosten­
verwaltung
Ausgabeverwaltung
Geräteverwaltung
Cloud- &
Mobildruck
Konica Minolta Business Solutions Austria GmbH Amalienstraße 59-61 1130 Wien Tel.: +43 (0)50 8788 0 www.konicaminolta.at
02/2013
–Kostendeckung