Handbuch Langzeit-Lieferantenerklärungsportal für Lieferanten

GTC
Handbuch
Langzeit-Lieferantenerklärungsportal
für Lieferanten
Handbuch Release Version 2.2
Inhalt
Inhalt _____________________________________________________________________ 2
1
Technische Voraussetzungen: _____________________________________________ 3
2
Stammdaten ___________________________________________________________ 3
2.1
2.1.1
Die Listenansicht ________________________________________________________________ 3
2.1.2
Die Detailansicht ________________________________________________________________ 4
2.2
3
4
Allgemeines zur Datenverwaltung ___________________________________________ 3
Import _________________________________________________________________ 4
2.2.1
Format der Importdateien ________________________________________________________ 4
2.2.2
Allgemeines zum Importmodul ____________________________________________________ 6
2.2.3
Import von Artikeln ______________________________________________________________ 8
2.2.4
Datenexport____________________________________________________________________ 9
Lieferantenerklärungen verwalten ________________________________________ 10
3.1
Lieferantenerklärungs-Übersicht ___________________________________________ 10
3.2
Lieferantenerklärungs-Anforderungen bearbeiten _____________________________ 11
3.3
Lieferantenerklärungs-Anforderungen abgeben. ______________________________ 11
3.3.1
Manuelles Ausfüllen (1-5 Positionen)_______________________________________________ 12
3.3.2
Kopieren und Einfügen bei 2 oder mehr Positionen mit gleichem Ursprung und Präferenz ____ 13
3.3.3
Export nach Excel und Import von Excel heraus ______________________________________ 13
Fehlerbehandlung ______________________________________________________ 14
4.1
Allgemeine Fehlerbehandlung _____________________________________________ 14
4.2
Bekannte Fehler ________________________________________________________ 14
4.2.1
Wenn Sie nur ein rotes Kreuz sehen statt der Loginmaske ______________________________ 14
4.2.2
Wenn wiederholt die Meldung kommt „keine Verbindung zum Server“ ___________________ 14
Handbuch Release Version 2.2
1 Technische Voraussetzungen:
Das Global Trade Center (GTC) der Firma Zollcon ist eine auf Java basierende, modulare
Internetapplikation. Erreichbar ist sie auf der Firmenwebseite über den Schaltknopf „GTC“ →
Langzeit-Lieferantenerklärungen.
Um das Portal nutzen zu können müssen folgende Voraussetzungen bei Ihnen erfüllt sein:

Java-fähiger Webbrowser (Internet Explorer, etc. …)

Installierte Java-Runtime in der Version 6 update 1 oder höher.
Eine aktuelle Java Version können Sie auf der Seite
http://www.java.com/de/
kostenlos herunterladen. Dort können Sie auch testen, welche Version Sie installiert
haben.

Ihr Computer muss die Ausführung von signierten Java-Applets zulassen

Ihre Firewall muss ausgehenden Traffic über den Port 80 zur Domain zollcon.de
ermöglichen. Dies ist normal gegeben, wenn Sie ohne Zugriffseinschränkungen auf
externen Seiten surfen können.

Falls Sie einen Proxy verwenden, so muss dieser die vom Java Applet aufgebaute
http-Verbindung richtig verwalten können.
Sollte das Portal nicht auf Anhieb bei Ihnen funktionieren, so lassen Sie bitte die
Vorraussetzungen von Ihrer IT Abteilung prüfen.
2 Stammdaten
2.1 Allgemeines zur Datenverwaltung
Die Daten im GTC Portal werden meist in hierarchischen Listen gehalten. Jeder Eintrag einer
solchen Liste „enthält“ einen oder mehrere Detaildatensätze, im Falle der
Lieferantenerklärungs-Liste wären die Detaildatensätze also die einzelnen Positionen einer
Lieferantenerklärung. Sowohl die Einträge der „Hauptliste“ als auch die Detaildatensätze
können in einer Listenansicht und in einer Einzelansicht angezeigt werden.
2.1.1 Die Listenansicht
dient der Übersicht und um mehrere Datensätze auf einmal zu markieren und zu bearbeiten.
Hier können Sie einen Überblick über die wichtigsten Felder Ihrer Datensätze bekommen. Mit
der Steuerungs- bzw. Shift-Taste können Sie hier Mehrfach- bzw. Bereichsselektionen
vornehmen, um diese z.B. zu löschen. Sie können die Daten auch mit Strg+C in ihre
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Zwischenablage kopieren und dann z.B. in Excel mit Strg+V wieder einfügen. Eine
Rückführung der Daten aus Excel zurück ins GTC System ist jedoch nur über das
Importmodul möglich (siehe dort).
2.1.2 Die Detailansicht
dient der vollständigen Anzeige eines Datensatzes. In der Detailansicht stehen auch
kontextbezogene Hilfetexte und Eingabehilfen zur Verfügung. Drücken Sie, wenn der Cursor
in einem Eingabefeld steht, die Taste F1, um einen Hilfetext zu dem jeweiligen Feld
aufzurufen. Hilfetexte sind bei offensichtlichen Feldern wie „Kommentar“ nicht verfügbar.
Felder, deren Beschriftung mit einem Stern * hinten endet, verfügen über eine Eingabehilfe.
Hier können Sie mit der Taste F4 eine Hilfe zum Ausfüllen des Feldes aufrufen, z.B. können
Sie im Feld Warennummer auf die gültigen Zolltarifnummern der im Programm hinterlegten
Sova-Datei zurückgreifen.
2.2 Import
2.2.1 Format der Importdateien
Die zu importierenden Daten im GTC-Portal müssen als CSV Datei vorliegen.
Eine CSV-Datei ist eine Textdatei, in der eine Zeile einen Datensatz repräsentiert. Die
einzelnen Felder des Datensatzes werden hierbei durch Strichpunkte getrennt. Die erste Zeile
dient dabei als Überschriftenzeile und wird nicht mit importiert. Eine solche Datei können sie
leicht aus Excel oder direkt aus den meisten EDV Systemen exportieren.
Zum Beispiel könnte Ihre Datei für Artikel so aussehen:
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Abbildung 1 Beispieldatei für Artikel in Excel
Dann speichern Sie die Datei mit dem Menupunkt „Speichern unter“ und wählen als
Zielformat „CSV (Trennzeichen getrennt)“.
Die generierte Textdatei sieht zum Beispiel so aus:
Abbildung 2 Beispiel
Für Einzelheiten zu den erforderlichen Pflichtfeldern schlagen Sie bitte im Absatz zur
entsprechenden Importart nach.
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2.2.2 Allgemeines zum Importmodul
Das LLE Modul ermöglicht die Erstellung von Anforderungen für LangzeitLieferantenerklärungen. Die hierfür erforderlichen Adress- und Artikeldaten werden als
Erstes in das Portal geladen. Anschließend werden die Verknüpfungen zwischen Artikeln und
den zuliefernden Lieferanten getrennt importiert. Es werden also insgesamt 3 Importvorgänge
benötigt. Je nachdem, wie Sie Ihre Importdateien vorbereitet haben, brauchen Sie dafür
entweder 2 oder 3 Dateien. Die Adressdaten liegen meist in einer separaten Datei vor.
Die Artikeldaten sollten Sie getrennt in einer CSV Datei vorliegen haben. Falls in dieser
artikel.csv Datei eine Spalte mit Lieferantennummern existiert, von denen diese Artikel
bezogen werden, so können Sie diese artikel.csv Datei ebenfalls für den Import der
Verknüpfungen benutzen. Sie importieren die Datei also zweimal - einmal als Artikel und
einmal als Verknüpfung.
Bitte beachten Sie, dass nur Verknüpfungen importiert werden, deren
Artikel und Adressen Sie bereits in das System importiert haben. Sollte ein
Artikel oder eine Adresse mit der in der Verknüpfung stehenden Nummer
nicht im System sein, so wird diese eine Verknüpfung ausgelassen und die
Nächste importiert.
Zum Importmodul gelangen Sie über das Menu des LE-Moduls Daten→Datenimport
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Abbildung 3 Menüstruktur LE-Modul
Im Importmodul wählen Sie dann zuerst Ihre Datei im Dateisystem aus und weisen danach
die entsprechende Art des Imports zu. Wählen Sie bei Art des Imports Artikel aus, drücken
Sie anschließend auf Übernehmen, um im unteren Teil des Bildschirms das entsprechende
Mapping(=FeldZuweisung) für diese Importart zu sehen.
Abbildung 4 Feldzuordnung(Mapping) im Importmodul
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Die hier notwendige Zuweisung von Feldern kann vereinfacht werden, wenn als
Überschriften in der ersten Zeile der Importdatei die exakten Feldbezeichnungen geliefert
werden. Wenn Sie also zum Beispiel Ihr Feld „Artikelbezeichnung“ in der ersten Zeile Ihrer
Importdatei in „Beschreibung“ umbenennen, so wird das Feld gleich korrekt erkannt und
muss nicht manuell zugewiesen werden. Das Feld Zolltarifnummer sollten Sie also zum
Beispiel in „Warennummer“ umbenennen.
Nach der Feldzuweisung drücken Sie unten rechts auf Importieren.
Jeder zu importierende Datentyp hat einen so genannten Schlüssel. Dieser Schlüssel
identifiziert diesen Eintrag eindeutig, zum Beispiel eine Artikelnummer. Wenn Sie den linken
der beiden Importknöpfe drücken, so werden eventuell bereits im System vorhandene
Einträge mit demselben Schlüssel überschrieben. Beim rechten Knopf werden diese
ausgelassen.
Wenn der Import abgeschlossen ist, so erhalten Sie entweder eine Bestätigung über den
erfolgreichen Import oder eine Fehlerdatei mit dem Namensformat <IhreAlteImportDatei>
(Fehler Datum).csv
2.2.3 Import von Artikeln
Beim Import von Artikeln ist folgendes Feld verpflichtend anzugeben:

Artikelnummer
Weitere optionale Felder sind

Beschreibung

Eigenmasse*

Besondere Maßeinheit*

Warennummer

Ursprungsland

Praeferenz

Preis*

Toleranz*
*Für das LE-Modul nicht relevant
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2.2.4 Datenexport
Sie können Ihre Artikel im System, Ihre Adressen oder Ihre rechtskräftig ausgestellten
Artikelpräferenzen jeder über den Menupunkt Daten->Datenexport als CSV-Textdatei
exportieren. Wählen Sie einfach einen Ort und einen Namen für die Exportdatei und danach
den gewünschten Exporttyp.
Abbildung 5 Export der Präferenzen nach C:\CSW\export.csv
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3 Lieferantenerklärungen verwalten
3.1 Lieferantenerklärungs-Übersicht
In der Übersicht der Lieferantenerklärungen können Sie Ihre laufenden Anforderungen und
deren Bearbeitungsstatus sehen. Der Bearbeitungsstatus kann aktuell folgende Werte
annehmen:
Wert
Bedeutung
10
Die Anforderung wurde generiert, jedoch wurde der Lieferant noch nicht
erfolgreich angeschrieben.
11
Die Anforderung wurde generiert und der Lieferant über das
Korrespondenzmodul angeschrieben.
20
Die Anforderung wurde bereits vom Lieferanten gesichtet, jedoch noch nicht
bearbeitet.
30
Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist vollständig
fehlerbehaftet.
31
Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist zum Teil
fehlerbehaftet.
32
Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist fehlerfrei.
33
Die Anforderung ist zwar vollständig ausgefüllt, jedoch in allen Positionen mit
Fehlern ausgefüllt worden.
34
Die Anforderung ist zwar vollständig ausgefüllt worden, jedoch sind eine der
Positionen fehlerhaft.
35
Die Anforderung ist vollständig und fehlerfrei ausgefüllt, aber noch nicht
abgegeben worden.
40
Die LE ist rechtskräftig abgegeben worden, jedoch wurden nicht alle Positionen
der ursprünglichen Anforderung ausgestellt. Einige Positionen wurden
ausgelassen und wurden in eine „Rest-LE“ des gleichen Lieferanten mit Status 1
verschoben.
41
Die LE ist rechtskräftig mit allen Positionen, die in der Anforderung gelistet
waren ausgestellt.
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Ein Doppelklick auf die LE zeigt die angeforderten bzw. ausgestellten Positionen an. Hier
können Sie auch die ausgestellten LEs ausdrucken oder Anforderungen für den Postversand
ausdrucken.
3.2 Lieferantenerklärungs-Anforderungen bearbeiten
Wenn Sie eine Anforderung mit sehr vielen Positionen zu bearbeiten haben, können Sie Ihren
Artikelstamm auch vor der Bearbeitung in das System importieren, so dass die Felder
abhängig vom Feld LieferantArtikelnummer ergänzt werden können. Sehen Sie dazu bitte das
Kapitel Stammdaten – Import.
3.3 Lieferantenerklärungs-Anforderungen abgeben.
Über den Menüpunkt „Lieferantenerklärungen“ → „Anforderung bearbeiten“ gelangen Sie
zur Listenansicht ihrer offenen Anforderungen. Sie können hier Anforderungen durch Klick
auf „Artikel“ bearbeiten.
In dem neuen Fenster sehen Sie dann die Listenansicht der angeforderten Artikel.
Damit eine Position rechtsgültig abgegeben werden kann, müssen mindestens die Felder
Ursprung und Präferenz ausgefüllt sein.
Präferenzen bzw. Präferenzzonen können wie folgt erklärt werden:
Zone 'A' kann angegeben werden, wenn die Waren im Sinne der Ursprungsregeln in der
Europäischen Union hergestellt wurden.
Die Zone A gilt für alle Abkommensstaaten wie folgt:
CE AD MAR APS CAF ÜLG AL BA CH CL DZ EG FO HR IS IL JO LB LI MA MD ME
MK MX NO PS SY TR TN WPS XC XK XL XS ZA; KR
Zone 'M' für die Kumulierung in der EURO MED:
CE CH DZ EG FO IL IS JO LB LI MA NO PS TN TR
Im Falle der Kumulierung durch die Angabe der Präferenz 'M' sind die Länder mit den
gültigen ISO-Alpha-2-Codes anzugeben, mit denen kumuliert wurde.
Zone 'C' verschlüsselt die Angabe: Keine Präferenzberechtigung
Als Ursprungsland kann jeweils nur ein gültiger ISO-Alpha-2-Code Ländercode angegeben
werden. Ist im Falle einer Präferenz der Europäischen Union das Ursprungsland nicht
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bekannt, so kann auch CE für Communauté Européenne (Europäische Gemeinschaft)
angegeben werden. Optional können Sie zu den Positionen auch eine Nummer und eine
Bezeichnung angeben, mit der sie den Artikel identifizieren können.
Tragen sie zuletzt – falls bekannt – die Zolltarifnummer ein.
FALLS SIE DIE ZOLLTARIFNUMMER NICHT WISSEN, SO TRAGEN
SIE BITTE „11111111“ EIN FÜR „KEINE ANGABE“ !!!
Die Eintragungen können Sie in der Einzelansicht vornehmen.
Sie können sowohl in der Liste der Anforderungen als auch in der Liste der Artikel einer
Anforderung diese rechtgültig abgeben. Die LLE wird dann auf Plausibilität geprüft und Sie
erhalten gegebenenfalls einen Fehlerbericht über die nicht korrekt ausgefüllten Positionen.
In diesem Falle werden Sie gefragt, ob Sie die Abgabe abbrechen möchten um die LLE
nochmals zu bearbeiten oder die LLE teilen möchten und nur die korrekt ausgefüllten
Positionen in einer separaten LLE abgeben möchten. Die fehlerhaften Positionen verbleiben
dabei in der ursprünglichen Anforderung als Restmenge und können zu einem späteren
Zeitpunkt abgegeben werden.
Vor der Abgabe müssen Sie dann nur noch die Stellung der abgebenden Person im
Unternehmen abgeben.
3.3.1 Manuelles Ausfüllen (1-5 Positionen)
Wenn Sie nur wenige Positionen auszufüllen haben, so können sie diese einfach schnell in der
Einzelansicht ausfüllen. Doppelklicken Sie einfach auf die erste Position und sie bekommen
die Maske für einzelne erklärte Artikel. Hier geben Sie Ursprung, Präferenz und eine
Zolltarifnummer an – nutzen Sie die Hilfetexte (F1) und die Ausfüllhilfe (F4) !
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3.3.2 Kopieren und Einfügen bei 2 oder mehr Positionen mit gleichem
Ursprung und Präferenz
Unter Umständen haben bei Ihnen viele angeforderte Positionen – wenn nicht sogar alle –
einen gleichen Ursprung, die gleiche Zolltarifnummer oder die gleiche Zollpräferenz.
In diesem Fall füllen Sie EINE Position aus wie oben angegeben, wechseln Sie dann in die
Listenansicht und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gerade befüllte Position.
Wählen Sie „kopieren“. Selektieren Sie nun einen oder mehrere Zeilen, die die gleichen
Werte haben. Klicken Sie nochmals auf eine ausgewählte Zeile mit der rechten Maustaste und
wählen Sie „Einfügen“. Im nun folgenden Dialog wählen Sie nun noch die Felder, die von der
Quelle übernommen werden sollen.
3.3.3 Export nach Excel und Import von Excel heraus
Wenn Sie die Positionen lieber in Excel bearbeiten wollen oder die Angaben in Excel bereits
vorliegen haben, so markieren Sie alle Positionszeilen durch Strg-A, kopieren Sie die Zeilen
mit Strg-C in den Zwischenspeicher und fügen Sie sie mit Strg-V in Excel wieder ein.
Wenn Sie dann in Excel die geforderten Artikel zusammen mit den Spalten
vorliegen haben, so importieren Sie die Datei wie im Abschnitt über Importe angegeben.
Die importierten Daten können Sie nun in der LE Anforderung durch Benutzen der Funktion
„Ergänzen“ einfügen. Die Funktion „Ergänzen“ nimmt von allen angeforderten Positionen
den Wert des Feldes „Artikelnummer Lieferant“, falls dieser ausgefüllt ist, ansonsten das Feld
„Artikelnummer Kunde“. Den Wert dieses Feldes sucht es dann als Artikelnummer in den
importierten Artikeln. Wenn es einen solchen Artikel findet, füllt es in die Position die Werte
für Ursprung, Präferenz, Zolltarifnummer, „kummuliert“ und „kummuliert mit“ ein, sofern sie
im Artikelstamm importiert wurden und sie im „Ergänzen“ Dialogfeld diese Felder zur
Ergänzung markiert haben.
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4 Fehlerbehandlung
4.1 Allgemeine Fehlerbehandlung
Wenn es zu einem Programmfehler kommen sollte, gibt das Programm normalerweise eine
Fehlermeldung aus. Gleichzeitig wird eine Fehlerbeschreibung in die Zwischenablage des
Systems kopiert. Wenn Sie technische Unterstützung anfordern möchten, so schreiben Sie
eine Mail an [email protected] und fügen die Fehlerbeschreibung mit Strg+V in den Mailtext
ein.
4.2 Bekannte Fehler
4.2.1 Wenn Sie nur ein rotes Kreuz sehen statt der Loginmaske
so haben Sie
 kein Java installiert
 eine unzureichende Java Version. Benötigt wird mindestens 1.6.0.
 ihr Browser ist so eingestellt, dass sie keine signierten Applets laden können.
In den ersten beiden Fällen gehen Sie nach http://www.java.com und folgen Sie den dort
leicht ersichtlichen Schritten zu einer Installation.
Im dritten Fall müssen Sie dies wahrscheinlich mit Ihrer IT-Abteilung klären.
4.2.2 Wenn wiederholt die Meldung kommt „keine Verbindung zum
Server“
so hat dies einen der folgenden Gründe:
-
der Zollcon Server wird gerade gewartet
-
sie sind nicht mit dem Internet verbunden
-
sie sind mit dem Internet verbunden, doch ihre lokale Soft- oder Hardware-Firewall
lässt die Verbindung zum Zollcon Server nicht zu. Wenn Sie in einer Firma einen
Proxy verwenden, so muss dieser so konfiguriert sein, dass er signierte Applets nach
draußen kommunizieren lässt.
Wenn das Programm bei größeren Datenverarbeitungen oder beim Drucken abstürzt
so liegt dies – falls Sie sehr viele Daten exportieren wollen oder sehr viele sehr große
Lieferantenerklärungen ausdrucken wollen – am physikalischen Speicher, den Sie an Ihrem
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Rechner für das ausführen von Java-Programmen reserviert haben. Diesen können Sie wie
folgt erhöhen:
Der erste Schritt um den für GTC zu Verfügung stehenden JAVA Speicher zu ändern ist der
Aufruf der JAVA Konsole (Unter Windows kann diese über die Systemsteuerung - Java Plugin aufgerufen werden.)
Abbildung 6 : Zugriff auf die Java Konfiguration aus der Windows Systemsteuerung
Nach dem Start der JAVA Konsole klicken Sie bitte das Register "Java" an, danach "View"
oder „Anzeigen“ im Abschnitt "Java Applet Runtime Settings" Danach geben Sie in den
Abschnitt JAVA Runtime Parameters in der Zeile ihrer verwendeten Java Version 1.6.x
folgendes ein
-Xms128m -XmxNNNm
wobei NNN für die Grösse in Megabytes des für GTC zu Verfügung gestellten JAVA
Speichers steht.
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Abbildung 7 : Konfigurieren des minimalen und maximalen Speichers für die Java Umgebung
Je nachdem, wie viele Daten Sie haben und wieviel Speicher der Rechner hat, an dem Sie
arbeiten, sollten sie hier einen Wert verwenden zwischen Xmx256m und Xmx1024m.
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