Das Handbuch zur Registrierkasse

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Das Handbuch
zur Registrierkasse
KingBill GmbH
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Inhalt
Erste Schritte................................................................................................................................................................................................ 1
Registrierkasse............................................................................................................................................................................................. 2
Tagesabschluss........................................................................................................................................................................................ 4
Berichte ...................................................................................................................................................................................................5
Registrierkassen-Einstellungen .............................................................................................................................................................. 6
Kassen-Einstellungen ..............................................................................................................................................................................8
Häufig gestellte Fragen ...............................................................................................................................................................................9
Ersetzt das Modul Registrierkasse das Kassenbuch? ........................................................................................................................... 9
Wo trage ich die Informationen ein die auf dem Bon angezeigt werden?......................................................................................... 9
Wo lege ich eine neue Kasse an?........................................................................................................................................................... 9
Wo lege ich einen neuen Kassier an? .................................................................................................................................................... 9
Wie buche ich normale Rechnungen in die Registrierkasse? ..............................................................................................................9
Wie erstelle ich eine Rechnung?.......................................................................................................................................................... 10
Kann ich z.B. ein Angebot in einen Bon kopieren? ............................................................................................................................. 10
Muss die Uhrzeit auf meinem Bondruck stehen? .............................................................................................................................. 10
Kann ich Artikel hervorheben da ich bestimmte Artikel öfters verwende als andere? ...................................................................10
Wo lege ich die Artikelgruppen fest und deren Farben? ................................................................................................................... 10
Wie gehe ich vor wenn ein Kunde einen Kauf tätigt aber am nächsten Tag wieder retour geben möchte? ................................ 11
Kann ich die Bons nach Tisch bzw. Zimmer aufteilen? ...................................................................................................................... 11
Was passiert, wenn ich den Tagesabschluss vergesse zu drucken? .................................................................................................11
Kann ich einen Monatsbericht drucken? ............................................................................................................................................11
Muss ich einen Tagesabschluss und einen Monatsbericht tätigen? .................................................................................................11
Bleiben stornierte Bons im Programm gespeichert oder kann ich die Nummer neu vergeben? ................................................... 11
Kann ich die fortlaufende Nummer ändern? ......................................................................................................................................11
Kann ich den Umsatz eines Kunden einsehen? ..................................................................................................................................11
Kann ich den Umsatz der Registrierkasse auswerten? ...................................................................................................................... 11
Ist die Registrierkasse für 2017 abgesichert? .....................................................................................................................................12
Wie richte ich den Bon-Drucker ein? .................................................................................................................................................. 12
Druckertreiber installieren .............................................................................................................................................................. 12
Drucker umbenennen......................................................................................................................................................................12
Druckqualität verbessern ................................................................................................................................................................ 13
Kassenlade ansteuern......................................................................................................................................................................14
Beschreibung nach E131 ...........................................................................................................................................................................15
Begriffsglossar ............................................................................................................................................................................................ 16
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24.06.2016
Erste Schritte
Beim Aktivieren der Registrierkasse erhalten Sie wichtige Hinweise die Sie sich bitte durchlesen und dann mit
„Weiter“ bestätigen.
Gehen wir auf die Punkte genauer ein um das Ganze ein wenig verständlicher zu machen.
1) Der erste Benutzer muss als Administrator angelegt werden
In jeder Registrierkasse gibt es somit mindestens einen Administrator der alle Einstellungen der Registrierkasse
bearbeiten kann wie z.B.
- Eine neue Kasse anlegen
- Einen neuen Kassier anlegen
- Einen Mitarbeiter als Kassier berechtigen
- Einen Mitarbeiter zu einem Administrator machen
2) Eine Kasse muss angelegt werden
Mindestens eine Kasse muss vorhanden sein, damit die Registrierkasse verwendet werden kann.
Diese wird bei der ersten Benutzung automatisch angelegt. Jede Kasse hat einen eigenen
Rechnungsnummernkreislauf.
3) Zu dieser Kasse müssen zumindest einem Benutzer Zugriffsrechte erteilt werden
Ohne Mitarbeiterzuweisung steht die Kasse nicht zur Verfügung: Sie finden kein „Registrierkassen-Symbol“ auf
dem Startbildschirm
4) Das Buchen ins Kassenbuch aus einer Rechnung ist nicht mehr möglich
Alle weiteren Buchungsmöglichkeiten im Kassenbuch stehen unverändert zur Verfügung.
Durch das Aktivieren der Registrierkasse werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie keine Barbuchungen mehr
ins Kassenbuch tätigen, da Sie gesetzlich verpflichtet sind, die Bareinnahmen in der Registrierkasse
festzuhalten.
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24.06.2016
Registrierkasse
1. Das Parkhaus in dem die noch nicht bezahlten oder stornierten Bons abgelegt werden
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Im aktuellen Beispiel befinden sich 2 Elemente im Parkhaus welche durch die Zahl im hellroten Kreis angezeigt
werden
Titel bzw. der Name des aktuellen Bons
Suchfunktion damit Artikel leichter gefunden werden können
Die Favoriten-Gruppierung (muss vorab unter den Registrierkassen-Einstellungen aktiviert werden)
Auflistung angelegter Gruppen. Das Färben der Buttons ist standardmäßig deaktiviert und kann ebenfalls in
den Registrierkassen-Einstellungen aktiviert werden.
Angelegte Artikel die sich in der Artikelliste befinden
Verrechnete Positionen der Bons
Kunden auswählen (alle Kunden aus der Kundenliste werden angezeigt)
Manuelle Position hinzufügen
Zusatztext zum Bon hinzufügen
Preisabfrage
Das Journal
Aktuellen Bon stornieren
Aktuellen Bon testen
Aktuellen Bon ins Parkhaus setzen
Einen €-Wert als Rabatt beim aktuellen Bon hinzufügen
Einen %-Wert als Rabatt beim aktuellen Bon hinzufügen
Zielsumme festlegen
Den aktuellen Bon bezahlen
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Wenn Sie auf „Bezahlen“ klicken folgt als nächster Schritt die Abfrage, womit der Kunde bezahlt hat. Wenn Sie
den Zahlungstyp anklicken, wird der Bon in das Journal unter Kassenbons abgelegt und der Druck des Bons
automatisch ausgelöst (auf den eingerichteten Drucker bzw. Bondrucker).
20. Aktuell ausgewählter Kunde
21. Kassier-Wechsel
Über diese Funktion können Sie ganz schnell, ohne viel Aufwand den Kassier wechseln
22. Aktuelle Kasse und aktueller Kassier
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Bisher getätigte Kassenbons
Bisher getätigte Kassenbewegungen
Bisher getätigte Gutschriften
Tagesabschluss drucken
Verschiedene Berichte drucken
Warengruppen, Zahlungsarten, Kassier, Monatsberichte oder Tagesabschluss-Duplikate
Bar-Einlage tätigen
Bar-Entnahme tätigen
Kassenprotokoll exportieren für die Finanzprüfung
Aktueller Kassenstand
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24.06.2016
Tagesabschluss
Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, am Ende des Tages einen Tagesabschluss zu drucken insofern zumindest eine
Kassenbuchung oder eine Kassenbewegung getätigt wurde. Auf dem Tagesabschluss finden Sie, wie Sie auf dem
Bild sehen können, im Detail festgehalten wie viel Sie heute Umsatz gemacht haben.
Kassenstand SOLL ist die von KingBill berechnete Summe, die sich in Ihrer Kasse befinden sollte. Bei Kassenstand
IST können Sie den tatsächlichen Betrag, der sich in Ihrer Kasse befindet eingeben. Daraus gerechnet sich die
Differenz aus SOLL und IST und wird unter Differenz angezeigt.
Wenn Sie mit einem bestimmten Betrag am nächsten Tag starten möchten, dann geben Sie den gewünschten
Betrag bei Zielbestand nächster Tag ein und klicken dann auf Entleerung. Die Entleerung berechnet dann was
entnommen werden muss, damit der gewünschte Zielbestand erreicht wird. Ein Beispiel wäre, dass Sie aktuell
€1600,- in der Kasse haben und am nächsten Tag mit €100,- in der Kasse starten möchten, weil Sie €1500,- auf die
Bank bringen. Die richtige Vorgehensweise wäre bei diesem Beispiel: Sie tragen bei Zielbestand nächster Tag
€100,- ein und klicken dann auf Entleerung. Dadurch wird die Differenz als Kassenbewegung in der Datenbank
festgehalten und der Kassenstand SOLL ändert sich auf den von Ihnen eingegebenen Zielbestand.
Über den Button Bon-Duplikate ausdrucken (1) haben Sie die Möglichkeit alle Bon-Duplikate des aktuellen Tages
auszudrucken.
Den Tagesabschluss können Sie ausdrucken, indem Sie auf Tagesabschluss drucken (2) klicken. Daraufhin erhalten
Sie ein neues Fenster wo Sie abgefragt werden ob Sie den Tagesabschluss erhalten haben und die Informationen
die auf dem Tagesabschluss stehen korrekt sind. Bitte überprüfen Sie hier nicht nur den Wert sondern achten Sie
auch auf das Datum welches hier ausgedruckt wurde. Wenn der Tagesabschluss korrekt gedruckt wurde bestätigen
Sie die Frage mit „abgeschlossen“. Sollte der Tagesabschluss nicht ausgedruckt werden oder nicht korrekt sein
klicken Sie bitte auf „Abbrechen“.
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Berichte
Unter Berichte stehen Ihnen verschiedene Auswertungen zur Verfügung. Diese können Sie optional mit einem
Datumsfilter einschränken, indem Sie Auswertung nach Datum anwählen und danach den Zeitraum eingeben.
Danach wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
Hier haben Sie auch die Möglichkeit einen bereits getätigten Tagesabschluss als Duplikat zu drucken.
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Registrierkassen-Einstellungen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Liste der angelegten Kassen
Erstellen einer neuen Kasse
Hinzufügen eines neuen Kassiers
Druckvorlagen-Designer für Belege
Druckvorlagen-Designer für Bons
Druckvorlagen-Designer für Tagesabschlüsse
Mit einem Klick auf die Schaltflächen [Beleg], [Bon] und [Tagesabschluss] können Sie die entsprechenden
Druckvorlagen ändern
Optische Einstellungen der Buttons (Anzeige für den Kassier)
Die optischen Einstellungen der Buttons für die Registrierkasse können Sie hier anpassen. Sie können die Höhe,
Breite und Schriftgröße der Buttons angeben.
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Weitere Informationen zu dem Screenshot von Seite 6:
Beleg / Bon-Drucker
Wenn Sie einen Bon-Drucker besitzen, können Sie hier Ihren Drucker auswählen
A4-Drucker
Wenn Sie keinen Bon-Drucker besitzen, können Sie mit einem Klick auf dieses Häkchen der Registrierkasse den
Befehl geben, eine neue Bon-Druckvorlage zu erstellen, die für A4 konfiguriert ist.
KingBill erstellt die Datei "BonDruckA4.lst" und legt diese im Ordner „Reports“ ab.
Auf dieser Vorlage werden sofort alle Firmendaten angezeigt, die Sie in den Einstellungen „meine Firma“
eingetragen haben.
Die Vorlage ist dadurch sofort einsatzbereit.
Die Rechnungsvorlage kann nicht verwendet werden, da die Bon-Druckvorlage "offen" sein muss für mögliche
weitere gesetzliche Vorgaben, die eben rein die Registrierkasse betreffen und nicht die "normale" Rechnung.
Wir haben uns hier für eine Trennung der Vorlagen entschieden, um die Flexibilität der normalen
Rechnungsdruckvorlage nicht eingrenzen zu müssen.
Kundendisplay
Wenn Sie ein Kundendisplay erworben haben, ist dieses auch mit KingBill kompatibel und Sie haben die
Möglichkeit den Port anzugeben an dem das Kundendisplay angeschlossen ist. Dadurch wird das
Kundendisplay aktiv genutzt.
Standard Zeile 1
In diesem Feld geben Sie an was in Zeile 1 vom Kundendisplay angezeigt werden soll
Standard Zeile 2
In diesem Feld geben Sie an was in Zeile 2 vom Kundendisplay angezeigt werden soll
Automatisch Duplikate drucken
Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber Sie können jeden Bon sofort als Duplikat für die eigene Ablage drucken
lassen.
Farben für Artikelgruppen verwenden
Damit haben Sie die Möglichkeit, die Artikelgruppen farblich zu hinterlegen. Das kann bei der Übersicht in der
Registrierkasse helfen. Die Artikelgruppen können in den [Einstellungen] - [Listen] - [Artikelgruppen]
überarbeitet werden.
Favoriten verwenden
Mit dieser Funktion können Sie bestimmte Artikel als Favorit (ein häufig verwendetes Produkt) festlegen
Artikelnummer anzeigen
Aktivieren Sie diese Option um die Artikelnummer mit anzeigen zu lassen
Keine Artikelbilder
Wenn Sie diese Option aktiviert haben, dann werden keine Artikelbilder angezeigt (spart Platz bei vielen
Artikeln, Ladezeiten können verkürzt werden)
Endlostage (Tagesabschluss nach 24h)
Ein normaler Tagesabschluss muss am Ende des Tages, also bis 24 Uhr erfolgen. Wenn Sie darüber hinaus
arbeiten, aktivieren Sie bitte den Endlostag. Ansonsten müssten Sie einen Tagesabschluss machen, damit Sie
weiterarbeiten können.
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Kassen-Einstellungen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Liste der angelegten Registrierkassen
Liste der angelegten Kassiere
Wenn hier das Häkchen beim Kassier gesetzt ist, darf der Kassier die ausgewählte Kasse (1.) verwenden
Die Bezeichnung der ausgewählten Kasse
Der Name der Kasse, welcher beim Anlegen festgelegt wurde (kann nicht mehr geändert werden)
Die Kassenziffer der Kasse, welche beim Anlegen festgelegt (kann nicht mehr geändert werden)
Die Währung, die in der Registrierkasse verwendet werden soll
Die nächste Buchungsnummer die verwendet werden soll
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24.06.2016
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt das Modul Registrierkasse das Kassenbuch?
Da für registrierkassenpflichtige Unternehmen die Bareinnahmen in einer Registrierkasse erfasst werden müssen,
dürfen diese nicht mehr über das KingBill Kassenbuch gebucht werden. Das Kassenbuch kann weiterhin für
Barausgaben verwendet werden.
Wo trage ich die Informationen ein die auf dem Bon angezeigt werden?
In der Standard-Druckvorlage werden die Daten angegeben welche Sie unter Einstellungen ändern und Meine
Firma eingegeben haben wie z.B. der Firmenname, das Firmenlogo, etc.
Wo lege ich eine neue Kasse an?
Eine neue Kasse legen Sie unter den Registrierkassen-Einstellungen an, indem Sie auf Neue
Kasse klicken. Beim Anlegen der Kasse geben Sie folgende Informationen ein: Kassenname,
Kassenziffer, die zu benutzende Währung in der Kasse und die Buchungsnummer (Kassenname- und Ziffer kann
nachträglich nicht geändert werden).
Wo lege ich einen neuen Kassier an?
Einen neuen Kassier können Sie unter den Registrierkassen-Einstellungen anlegen indem Sie auf
Neuer Kassier klicken. Geben Sie den Vornamen und den Nachnamen ein und klicken Sie auf
Anlegen.
Wie buche ich normale Rechnungen in die Registrierkasse?
Der Button Anzahlung ist normalerweise nur durch die PREMIUM-Version ersichtlich. Durch die
Registrierkasse wird diese Funktion ebenfalls freigeschalten. Sie benötigen den Button Anzahlung (auf der
linken Seite von KingBill), wo Sie die Möglichkeit finden die Rechnung in die Registrierkasse zu buchen. Bitte
beachten Sie, dass der Betrag nur als Beleg (Bar-Einlage) in die Registrierkasse eingebucht wird. Wenn Sie diese
Funktion verwendet haben dann wird diese Rechnung aufgrund des Manipulationsgesetzes gesperrt und kann nicht
mehr bearbeitet werden. Durch einen Doppelklick auf die Rechnung haben Sie nur noch die Möglichkeit die
Rechnung anzusehen. Wenn Sie die Rechnung stornieren wird eine Bar-Entnahme durchgeführt um den
Kassenstand wieder zu korrigieren.
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24.06.2016
Wie erstelle ich eine Rechnung?
Klicken Sie auf der KingBill Startmaske auf den Button Registrierkasse.
Sollten Sie den Button nicht sehen, prüfen Sie bitte ob Sie die Berechtigungen bereits vergeben haben. Diese kann
nur der Administrator in den Registrierkassen-Einstellungen vergeben.
Wählen Sie den Kunden aus (optional) indem Sie auf den Button Kunde
klicken. Danach wählen Sie den Artikel
aus, indem Sie auf den gewünschten Artikel klicken. Sollten Sie den Artikel nicht in der Artikelliste sehen, haben Sie
die Möglichkeit, eine manuelle Position
hinzuzufügen. Wenn Sie einen Rabatt vergeben möchten, haben Sie
die Möglichkeit auf der rechten Seite vom Fenster den Rabatt-Wert in €
oder die Rabatt-Prozentzahl
anzugeben. Klicken Sie auf Bezahlen
um den Bon zu vollenden und geben Sie an, wie
der Kunde bezahlt hat. Der Bon wird gedruckt und wird ins Journal eingebucht.
Kann ich z.B. ein Angebot in einen Bon kopieren?
Ja, seit dem Update 11.3.6 bieten wir die Funktion an, dass Sie einen bereits gespeicherten klassischen
Fakturierungsauftrag oder ein bereits gespeichertes klassisches Fakturierungsangebot in die Registrierkasse
kopieren können. Sie klicken das gewünschte Dokument an und wählen über Kopieren in die Registrierkasse.
Muss die Uhrzeit auf meinem Bondruck stehen?
Laut Belegerteilungspflicht ab 01.01.2016 muss nur der Tag der Belegausstellung ausgewiesen sein. Ab 01.01.2017
bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung muss Datum und Uhrzeit der
Belegausstellung angegeben werden.
Kann ich Artikel hervorheben da ich bestimmte Artikel öfters verwende als andere?
Ja, Sie haben die Möglichkeit bestimmte Artikel als Favorit zu markieren. Dazu müssen Sie zuerst unter den
Registrierkassen-Einstellungen die Option „Favoriten verwenden“ aktivieren. Wenn Sie diese Option aktiviert haben
finden Sie beim Artikel selbst eine neue Option namens „Favorit“ wodurch Sie den Artikel als Favorit markieren
können. Favoriten werden beim Öffnen der Registrierkasse zuerst geöffnet und erhalten eine eigene FavoritenGruppierung.
Wo lege ich die Artikelgruppen fest und deren Farben?
Die Artikelgruppen werden in den Artikeln selbst unter „Artikelliste“ beim gewünschten Artikel festgelegt. Um die
Farben für die Artikelgruppen zu vergeben, müssen Sie unter den Registrierkassen-Einstellungen „Farben für
Artikelgruppen verwenden“ aktivieren. Die Farben legen Sie in der Artikelliste beim Zahnrad des Gruppenfilters
fest.
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24.06.2016
Wie gehe ich vor wenn ein Kunde einen Kauf tätigt aber am nächsten Tag wieder retour geben
möchte?
Wenn Sie noch keinen Tagesabschluss gemacht haben, haben Sie die Möglichkeit den Bon zu stornieren und die
Ware zurückzunehmen. Wenn Sie allerdings schon einen Tagesabschluss getätigt haben - was Sie sollten da ein
neuer Tag ist und Sie am Ende des Tages einen Tagesabschluss machen müssen - können Sie den Bon im Journal
unter „Bons“ markieren und eine Gutschrift erstellen.
Kann ich die Bons nach Tisch bzw. Zimmer aufteilen?
Sie haben die Möglichkeit dem Bon eine allgemeine Beschreibung bzw. einen Namen zu vergeben, wie z.B. in dem
Fall eine Tisch- oder eine Zimmer-Nummer. Durch das Parkhaus haben Sie auch die Möglichkeit, die erworbenen
Artikel oder Leistungen zu sammeln bis die Rechnung bezahlt wird.
Was passiert, wenn ich den Tagesabschluss vergesse zu drucken?
Sie haben die Möglichkeit, wenn Sie vergessen haben den Tagesabschluss zu drucken, diesen am nächsten Tag wie
gewohnt zu drucken, da immer der Tag der nicht gedruckt wurde zuerst gedruckt wird.
Beispiel: Heute wäre Freitag, der 08.04.2016 und ich habe vergessen am 07.04 und am 06.04 den Tagesabschluss zu
drucken. Wenn ich nun wie gewohnt einen Tagesabschluss mache wird zuerst der 06.04, dann der 07.04 und dann
erst der 08.04 gedruckt.
Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet am Ende jedes Tages einen Tagesabschluss zu drucken!
Kann ich einen Monatsbericht drucken?
Ja, ein Monatsbericht kann im Journal unter Berichte gedruckt werden. Bitte beachten Sie, dass der Monatsbericht
gesetzlich nicht verpflichtend ist, im Gegensatz zum Tageabschluss der täglich durchgeführt werden muss. Es
werden auf dem Monatsbericht nur Bons gelistet, keine Belege.
Muss ich einen Tagesabschluss und einen Monatsbericht tätigen?
Ja, Sie sind dazu verpflichtet am Ende des Tages einen Tagesabschluss zu tätigen. Ein Monatsbericht hingegen muss
nicht getätigt werden, sondern wurde aufgrund hoher Anfrage ebenfalls als Feature implementiert.
Bleiben stornierte Bons im Programm gespeichert oder kann ich die Nummer neu vergeben?
Nein, stornierte Bons bleiben erhalten und können nicht mehr gelöscht werden. Daher kann die Nummer nicht neu
vergeben werden.
Kann ich die fortlaufende Nummer ändern?
Ja, die fortlaufende Nummer kann in den Kassen-Einstellungen abgeändert werden. Bitte beachten Sie allerdings,
dass keine doppelten Nummern vergeben werden. Es wird in der KingBill-Datenbank mitprotokolliert ob die
doppelte Buchungsnummer manuell oder durch KingBill vergeben wurde.
Kann ich den Umsatz eines Kunden einsehen?
Der Umsatz des Kunden, den Sie über die Registrierkasse gemacht haben, wird wie bei der normalen Fakturierung
in der Umsatzstatistik angezeigt. In der Umsatzstatistik haben Sie die Möglichkeit den Umsatz des Kunden
einzusehen. Beim Kunden über die Kundenliste finden Sie die Kassenbuchungen aufgelistet.
Kann ich den Umsatz der Registrierkasse auswerten?
Alle Umsätze der Registrierkasse können Sie ebenfalls über das Zusatzmodul „Umsatzstatistik“ auswerten lassen.
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24.06.2016
Ist die Registrierkasse für 2017 abgesichert?
Schon jetzt ist klar, was 2017 auf alle Registrierkassenbesitzer zukommen wird. Alle Registrierkassen müssen ab
dem 1.1.2017 mit einer entsprechenden Sicherheitseinrichtung versehen sein. Wir helfen Ihnen schon jetzt bei
allen Schritten! Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) des BMF schreibt vor, dass jeder Bar-Beleg ab
01.01.2017 digital signiert werden muss. Dazu dürfen ausschließlich Zertifikate akkreditierter
Zertifizierungsdienstanbieter verwendet werden. Unser Partner A-Trust ist seit 2002 akkreditierter
Zertifizierungsdienstanbieter in Österreich und unterstützt uns hier in der gesetzeskonformen Umsetzung. Das
Registrierkassen Zertifikat der A-Trust entspricht allen gesetzlichen Bestimmungen. Die damit erstellten Signaturen
basieren auf einem gesetzeskonformen Verfahren unter Verwendung einer sicheren Signaturerstellungseinheit.
Wie richte ich den Bon-Drucker ein?
Wenn Sie unseren kleinen schnellen Bon-Drucker Metapace T-25 bestellt haben, achten Sie bitte auf diese kleinen
Tipps und Tricks.
Druckertreiber installieren
In der Schachtel ist eine CD zu finden, mit der Sie die Treiberinstallation durchführen können. Sollte Ihr Computer
aber kein CD- oder DVD-Laufwerk haben, können Sie den Treiber für Windows auch hier herunterladen (STRG +
Linksklick auf den Link)
Drucker umbenennen
Der Drucker hat leider die Angewohnheit, dass er sich selber als Kopie installiert, wenn man das USB-Kabel auf
einen anderen USB-Anschluss ansteckt. Dieses Verhalten kann man unterbinden, indem man den Drucker einfach
umbenennt. Gehen Sie dafür wie folgt vor.





Gehen Sie in die Systemsteuerung Ihres Windows Betriebssystems
Wählen Sie [Geräte und Drucker anzeigen]
Klicken Sie den "Metapace T25" - Drucker mit der rechten Maustaste an und wählen
Sie [Druckereigenschaften]
Geben Sie oben einen neuen Namen ein ... wir empfehlen den Namen "Bondrucker" zu verwenden
Bestätigen Sie mit [OK]
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24.06.2016
Druckqualität verbessern
Ausgeliefert wird der Drucker mit der Einstellung, besonders schnell zu drucken. Das ist zwar recht fein, darunter
leidet aber die Druckqualität. Gehen Sie wie folgt vor, um dies zu optimieren.







Gehen Sie in die Systemsteuerung Ihres Windows Betriebssystems
Wählen Sie [Geräte und Drucker anzeigen]
Klicken Sie den "Metapace T25" (oder jetzt schon umbenannten "Bondrucker") - Drucker mit der rechten
Maustaste an und wählen Sie [Druckereigenschaften]
Klicken Sie oben auf den Reiter [Geräteeinstellungen]
Setzen Sie die [Print Speed] auf "Low"
Setzen Sie die [Print Density] auf "+3"
Bestätigen Sie mit [OK]
Bitte achten Sie darauf, dass bei FRICTION Ihr korrektes Papierformat festgelegt ist. Hier ist bei den meisten
Bon-Druckern standardmäßig A4 hinterlegt was nicht korrekt ist und zu Problemen beim Bon-Druck führen
kann.
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24.06.2016
Kassenlade ansteuern
Wenn Sie eine Kassenlade haben, können Sie diese hinten am Drucker mit dem Kabel der Kassenlade anschließen.
Nun müssen Sie dem Drucker erklären, dass er die Lade aufmachen soll, wenn der Druck beginnt.






Gehen Sie in die Systemsteuerung Ihres Windows Betriebssystems
Wählen Sie [Geräte und Drucker anzeigen]
Klicken Sie den "Metapace T25" (oder jetzt schon umbenannten "Bondrucker") - Drucker mit der rechten
Maustaste an und wählen Sie [Druckereigenschaften]
Klicken Sie oben auf den Reiter [Geräteeinstellungen]
Setzen Sie die [Cash Drawer1] auf "Document Top"
Bestätigen Sie mit [OK]
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24.06.2016
Beschreibung nach E131
Kassentyp / Software
Programm: KingBill 2016.exe
Datenbank: Access (*.accdb)
Typ: Kassentyp 3 nach Kassenrichtlinie 2012 (BMF-010102/0007-IV/2/2011)
Hersteller
KingBill GmbH
Vivenotgasse 53 / Haus 2
1120 Wien
Konsistenz
Jede Datenzeile der Registrierkasseneinträge wird mit einem Hash versehen. Dieser kann ausschließlich über das
Programm generiert werden und gilt somit als Validierung.
Die fortlaufende Belegnummer ist auch über solch einen Hash in den Einstellungen manipulationssicher hinterlegt.
Würde es nun zu einem manuellen, nicht vorhergesehenen Dateneingriff kommen, würde dies entweder durch
eine fehlende Nummer im Nummernkreis oder über die invalide "nächste Nummer"-Einstellung kenntlich sein.
Journal
Für sämtliche Tätigkeiten innerhalb der Registrierkasse wird in der Datenbank ein Protokoll geführt.
Folgende Daten werden geloggt:
 Hash
 Zeitstempel
 Buchungs- /BelegsID
 BuchungsName
 Mitarbeiter
 Artikel
 Kunde
 [Aktion]
 Bearbeitungstag
Folgende [Aktionen] werden unterschieden:
 Eingeloggt
 Ausgeloggt
 Beleg - Erstellt
 Artikel hinzugefügt
 Bezahlt (Karte / Bar)
 Storniert
Dadurch sind sämtliche Tätigkeiten während des Kassenbetriebs aufgezeichnet
Prüfung
Auf Anfrage stellen wir ein Prüfungstool bereit, welches die Hashs der Datenzeilen prüft. Hier kann sofort
festgestellt werden ob es in der Datenbank nur ausschließlich nicht manipulierte (über KingBill generierte)
Datensätze gibt.
Datensicherung
KingBill sichert bei jedem Beenden seine aktuelle Datenbank. Hier werden immer die letzten 4 Zustände als
Sicherung aufgehoben und ersetzen sich sukzessive durch die aktuelle Version. Da das Programm eine lokale
Installation ist, wir weder eine Kontrolle über die Hardware noch einen Web-Upload haben, obliegt die
Datensicherung bei dem Bediener. Die KingBill-Datensicherung kann hierfür genutzt werden, ein externes
Speichermedium wird empfohlen.
http://www.rechnungen.at/handbuch-kingbill-2016/finanzen/registrierkasse/angaben-laut-e131/index.html
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24.06.2016
Begriffsglossar
Administrator
In jeder Registrierkasse gibt es mindestens einen Administrator, der sämtliche Einstellungen der Registrierkasse
bearbeiten kann wie z.B.
Eine neue Kasse anlegen
Einen neuen Kassier anlegen
Einen Mitarbeiter als Kassier berechtigen
Bar-Einlage
Bei der Bar-Einlage handelt es sich um Geld, dass in die Kasse hineingelegt wird. Eine Bar-Einlage kann
manuell getätigt werden oder wenn ein Kunde eine Rechnung bezahlt.
Bar-Entnahme
Bei der Bar-Entnahme handelt es sich um das Gegenstück zur Bar-Einlage. Geld das aus der Kasse entnommen wird,
wird hier festgehalten. Eine Bar-Entnahme kann manuell getätigt werden oder wenn eine Gutschrift ausgestellt
wird. Ebenfalls wird eine Bar-Entnahme beim Storno getätigt allerdings nicht bei den Kassenbewegungen
festgehalten.
Duplikat
Bei einem Duplikat eines Dokuments handelt es sich um eine Kopie.
Endlostag
Durch den Endlostag endet der Kassentag nicht automatisch um 24:00, sondern erst nach einem Tagesabschluss.
Somit kann ich quasi den „18.04.“ am „19.04. 02:00 Uhr“ abschließen.
Fakturierungsdokument
Bei einem klassischen Fakturierungsdokument sind die Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc. gemeint die Sie
bestimmt von KingBill bereits kennen, wenn Sie KingBill starten und auf neue Rechnung klicken.
Finanzprüfung
Bei einer Finanzprüfung muss, sofern angefragt, das Kassenprotokoll (Journal -> Kassenprotokoll siehe unten)
abgegeben werden.
Gutschriften
Werden Artikel zurückgegeben, so müssen diese unter Journal -> Kassenbons gutgeschrieben werden. Eine
Gutschrift wirkt sich finanztechnisch wie eine Barentnahme aus.
Die Liste der Gutschriften befindet sich im Journal -> Gutschriften.
Journal
Journal wird bei uns der Verwaltungsbereich der Registrierkasse bezeichnet. Dort finden Sie Ihre
Kassenbuchungen, Kassenbewegungen, Tagesabschlüsse, etc.
Kassenbewegungen
Bewegungen sind keine Rechnung, sondern sind lediglich Dokumentationen von Finanzbewegungen (wie z.B. eine
Barentnahme bei Kassenschluss)
Kassenbuchungen
Sie finden bei jedem Artikel in der Artikelliste und bei jedem Kunden in der Kundenliste den Reiter
Kassenbuchungen, wo die Kassenbons festgehalten sind, wenn über die Registrierkasse verrechnet wurde.
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24.06.2016
Kassenprotokoll
Das Kassenprotokoll hält für den Finanzprüfer fest „Was ist passiert“. In dem Protokoll wird festgehalten was das
Programm gemacht hat. Protokolliert werden z.B. Preisänderungen, Bezahlungen, Artikel hinzugefügt. Das
Kassenprotokoll erstellt eine Datei mit der Dateiendung „BMF“ welches für die Finanzprüfer wichtig ist. Durch die
Datei die sich in der ZIP-Datei befindet, kann die BMF-Datei in 2 exportierte csv-Dateien entpackt werden. Wenn
Sie die „.exe“ starten wird die Datei entpackt und Sie erhalten für jede Tabelle eine csv-Datei und eine csv-Datei wo
alle „Fehler“ gelistet sind. csv-Dateien können mit Excel geöffnet werden. Das Kassenprotokoll muss 1x pro Quartal
exportiert werden.
Kassenstand
Wenn von dem Kassenstand gesprochen wird, handelt es sich um den tatsächlichen Betrag der sich in der Kasse
befindet
Kundendisplay
Das Kundendisplay wird in der Regel mit USB an den PC angeschlossen und kann 2 Zeilen anzeigen. Hier werden
geschäftsrelevante Informationen wie „zu zahlender Betrag“ während der Kassennutzung dargestellt.
Manuelle Position
Unter einer manuellen Position versteht man eine Position die nicht in KingBill angelegt ist, wie ein Artikel
der nur einmalig verwendet wird.
Parkhaus
Im Parkhaus werden die Bons abgelegt die weder storniert, noch bezahlt worden sind. Ein Beispiel
hierfür wäre wenn der Kunde z.B. später erst wieder kommt, weil er zu wenig Geld mit hatte. Der
Vorteil des Parkhauses ist, dass Sie sogar KingBill beenden, den Computer abdrehen können und der
Bon bleibt weiterhin im Parkhaus erhalten. Das Parkhaus soll nicht zu einem „Bon-Friedhof“ werden, wo die
Anzahl der geparkten Bons immer größer wird. Diese bitte immer rechtzeitig mit „Bezahlt, Storniert oder Test“
abschließen.
Preisabfrage
Der Button Preisabfrage dient zur schnellen Abfrage des Artikelpreises. Wenn ein Kunde mit einem Produkt zu
Ihnen kommt und Sie z.B. den Barcode einscannen, sehen Sie den Preis (sofern dieses in der Artikelliste vorhanden
ist).
Rabatt
Der Rabatt wird laut Definition eigentlich vom Nettobetrag abgezogen, jedoch nutzen wir diesen in der Kasse als
Skonto (Abzug von brutto). Somit würde eine 12€ Brutto Rechnung bei 2€ Rabatt: 10€ Brutto ausmachen
Rechnungsnummernkreislauf
Die Registrierkasse hat einen eigenen Nummernkreislauf und kann nicht in ein klassisches Fakturierungsdokument
wie z.B. Angebot weitergegeben werden.
Skonto
Siehe Rabatt
Storno
Storno heißt „es ist nichts passiert“. Wenn falsche Eingaben getätigt wurden, die sich so nicht abgespielt haben,
kann man diese stornieren. Buchungen von abgeschlossenen Tagen kann man nicht mehr stornieren, da die
Richtigkeitsprüfung schon beim Tagesabschluss stattfinden hätte sollen. Nachträglich kann man nur noch
Buchungen gutschreiben.
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24.06.2016
Zielsumme
Unter der Zielsumme versteht man die gewünschte Summe die angestrebt wird. Diese Funktion übernimmt die
Berechnung um an die Zielsumme zu gelangen.
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