und Management Self Services im Web: Intranet

Sage HR Focus
Mitarbeiter- und Management
Self Services im Web: IntranetPortale für Personalarbeit
Mitarbeiter- und Management Self Services
im Web – Intranet-Portale für Personalarbeit
Inhalt
1.0Einleitung
4
2.0
Visualisierung des Prozesses Urlaubsantragswesen mit und ohne Mitarbeiterportal 6
3.0
Weitere Funktionalitäten von Mitarbeiterportalen im Web oder Intranet
7
4.0
Statistik-Funktionen in Mitarbeiterportalen schaffen Transparenz für Führungskräfte, Personalabteilung und Geschäftsführung
8
5.0
Kriterien zur Auswahl des richtigen Mitarbeiterportals 9
6.0
Einführung eines Mitarbeiterportals
Autor: Manuel Seyffert
2
10
3
1.0
Einleitung
Kennen Sie das? Einfachste Prozesse verursachen
oft komplizierte und aufwändige Bearbeitungswege.
1. Vorplanung des Jahresurlaubs zu Beginn des
Geschäftsjahres durch den Mitarbeiter
Doch eine Lösung, also eine Vereinfachung der Prozesse, ist nicht immer trivial. Hier können Werkzeuge
Unterstützung leisten, die Prozesse zu vereinfachen
und dadurch Aufwände auf Seiten der Personalabteilung und auf Seiten der Mitarbeiter verringern.
2. Vorabstimmung von Urlaubszeiten innerhalb der
Abteilung mit Vertretungsregelung zu Beginn des
Geschäftsjahres
Prozessoptimierung für das Freigabe- und
Genehmigungswesen von Urlaub und Fehlzeiten
in Unternehmen und Institutionen
Ein Beispiel für einen dieser einfachen, wenn gleich
aufwendigen, Prozesse ist das Freigabe- und
Genehmigungswesen für Urlaub und Fehlzeiten Ihrer
Mitarbeiter. Der Prozess ist in der Regel vordefiniert,
ebenso die Berechtigungs- und Abstimmungswege,
eine Automatisierung wäre somit möglich. Dennoch
erfolgt dieser Prozess in 80% aller Unternehmen und
Institutionen noch aufwendig manuell. So sieht der
manuelle Prozess in einem typischen mittelständigen
Unternehmen aus:
3. Beantragung des Urlaubs durch den Mitarbeiter
im Laufe des Jahres mittels Urlaubsschein
4. Sicherstellung der Vertreterregelung durch Bestätigung des Vertreters auf dem Urlaubsschein
5. Genehmigung des Urlaubs durch den Vorgesetzten
auf dem Urlaubsschein
6. Einreichen des Urlaubsscheins bei der Personalabteilung
7. Prüfung der Urlaubsberechtigung (Resturlaubstage)
durch die Personalabteilung
8. Finale Freigabe des Urlaubs durch die Personalabteilung
9. Systemseitige Erfassung der Urlaubstage und
Berücksichtigung in Stammdaten
10.Darstellung des Resturlaubs für den Mitarbeiter
über Lohn-/Gehaltsschein, für den Abteilungsleiter
über manuelle Abfragen in der Personalabteilung
4
Dies ist noch der einfachste, weil übliche Prozess.
Komplizierter wird es hingegen schon bei:
1. Änderungen oder Stornierungen des beantragten
Urlaubs
2. Anträge auf Sonderurlaub, unbezahlten Urlaub,
Sabbatical usw.
3. Mitarbeitern mit komplizierten Vertreterregelungen
(Schichtsystem, Teilvertretungen)
Dabei ist die Lösung recht einfach. Moderne Personalwirtschaftssysteme bilden Prozesse wie den Genehmigungs- und Freigabeprozess das Urlaubs- und
Fehlzeitenwesens automatisiert ab. So können Anträge
schnell, einfach und schlüssig durch alle Stufen
bearbeitet werden. Idealerweise wird die Bearbeitung
ohne Medienbruch im Web ermöglicht, so können
alle Mitarbeiter entsprechend ihrer Berechtigungsstufen Anträge und Genehmigungen erledigen. Diese
Werkzeuge, Mitarbeiter- und Management-Self-Services im Intranet, HR-Portal oder einfach Mitarbeiterportal genannt, verfügen bei optimaler Ausstattung
über:
1. Eine aktuelle Abbildung des Urlaubsanspruchs des
Mitarbeiters
2. Ein Werkzeug zur Beantragung von Urlaubs- oder
Fehlzeiten unter Berücksichtigung von Restansprüchen, Planungen und bereits erfolgten Anträgen
3. Einen Überblick über die Urlaubsplanung der
Vertretung des Mitarbeiters
4. Eine Bestätigungsstufe für die Vertretung des
Mitarbeiters
5. Eine Genehmigungsstufe für den oder die
Vorgesetzte(n) des Mitarbeiters
6. Eine automatisierte Verknüpfung zur Personalabteilung mittels Schnittstelle zur Personalmanagement- und Personalabrechnungssoftware
7. Eine Auswertungsfunktion für Vorgesetzte zur
Darstellung der Urlaubsstati in der Abteilung
5
2.0
Visualisierung des Prozesses Urlaubsantragswesen
mit und ohne Mitarbeiterportal
Manueller Prozess
ohne Portal
Prozess-/
Arbeitsschritt
Prozess mit
Mitarbeiterportal
Mitarbeiter (5 min)
Urlaub mit Vertretung
abstimmen
Mitarbeiter (5 min)
Mitarbeiter (5 min)
Urlaubsantrag
ausfüllen
Mitarbeiter (5 min)
Mitarbeiter (5 min)
Urlaubsantrag an
Vorgesetzten senden
Mitarbeiter (1 Klick)
Mitarbeiter (5 min)
Vorgesetzter prüft und
gibt Urlaubsantrag frei
Mitarbeiter (5 min)
Vorgesetzter (3 min)
Urlaubsfreigabe an
Personalabteilung senden
Vorgesetzter (1 Klick)
Personalabt. (3 min)
Personalabteilung prüft
Urlaubsanspruch
automatisiert
Personalabt. (5 min)
Personalabteilung gibt
Urlaub in System ein
automatisiert
Aufwand 29
6
Aufwand nahezu
halbiert
Aufwand 15
3.0
Weitere Funktionalitäten von Mitarbeiterportalen
im Web oder Intranet
Neben dem Prozess des Antrags- und Genehmigungswesens für Urlaub und Fehlzeiten kann ein modernes
Mitarbeiterportal weitere Prozesse abbilden und so
gleichzeitig Ihre Personalarbeit vereinfachen.
Dazu gehören die Abwicklung von Dienstreiseanträgen
und -genehmigungen sowie der zugehörigen Reisekostenabrechnungen. Auch hier kommt es auf die
möglichst schnelle, einfache und reibungslose
Abwicklung an. Entsprechend kann ein gutes Mitarbeiterportal eine dienstliche Reise in allen Stufen und
Facetten elektronisch abbilden und minimiert so den
manuellen Aufwand für die Mitarbeiter und Abteilungsleiter des Unternehmens oder der Institution – und
natürlich auch für die Personalabteilung.
Wichtig ist, dass es mögliche rechtliche und tarifliche
Sonderbestimmungen Ihrer Branche ebenso berücksichtigt wie unternehmensinterne Vorgaben und
Grenzen.
Eine weitere mögliche Funktionalität liegt in der Umsetzung von Zielvereinbarungen via Mitarbeiterportal.
Zielvereinbarungen können hier zwischen Mitarbeiter
und Führungskraft erstellt, freigegeben und fortlaufend
betrachtet werden.
Nach Abschluss der Zielperiode erfolgt die Auswertung
der Zielvereinbarung ebenso via Webportal, die Ergebnisse sollten zudem in die führende Personalsoftware
des Unternehmens (für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, für die Personalakte) übertragen werden.
Weitere Dienste wie Weiterbildungsmanagement,
Mitarbeiterbeurteilungen, Darstellung von Arbeitszeitkonten oder gar interne Stellenausschreibungen
runden das Portfolio eines modernen Mitarbeiterportals ab. Die Pflege der eigenen Stammdaten durch
den Mitarbeiter, insbesondere persönliche, steuerlich
relevante Daten, sollte ebenso Standard sein wie die
Möglichkeit der Einsicht von eigenen Vertragsdaten.
7
4.0
Statistik-Funktionen in Mitarbeiterportalen schaffen
Transparenz für Führungskräfte, Personalabteilung
und Geschäftsführung
Eine gute Führungskraft ist interessiert an grundlegenden Daten über ihre Mitarbeiter. Hier kann ein
Mitarbeiterportal Unterstützung leisten, indem es
relevante Personalinformationen nutzerbezogen
bereitstellt. Dabei muss es die beim Anwender vorherrschenden Organisationsstrukturen und Berechtigungsstufen beachten.
Sinnvoll ist die Darstellung von aktuellen Personalkosten der Abteilung der Führungskraft, ebenso
ein aktueller An- und Abwesenheitsstatus und ein
Überblick über das Stundenkonto der Mitarbeiter,
soweit dies vom Unternehmen mittels eines Zeitwirtschaftssystems geführt wird. Nicht zuletzt die Beachtung von anstehenden Geburtstagen oder Jubiläen
gehören zu den Aufgaben einer Führungskraft.
8
Diese Informationen können in Tabellenform oder
auch in Form einer Grafik bereit gestellt werden.
Vergleichswerte gegenüber Vorperioden oder den
Planzahlen verhelfen zu einem schnellen und gezielten
Blick auf den aktuellen Stand. Gleichzeitig bieten sie
eine ideale Planungsgrundlage für zukünftige Perioden.
Selbstredend, dass dieses Informationsbedürfnis auf
übergeordneter Ebene auch in der Personalabteilung
und der Geschäftsführung besteht. Deshalb sollte
Ihr Mitarbeiterportal mittels anpassbarer Berechtigungsstufen Informationen dosieren und so der
Personalabteilung und der Geschäftsführung alle
relevanten Daten detailliert oder verdichtet bereit
stellen können. Der Grad der Detaillierung sowie die
Auswahl der relevanten Informationen sollte dabei
immer durch das Unternehmen selbst festgelegt und
angepasst werden können.
5.0
Kriterien zur Auswahl des richtigen
Mitarbeiterportals
Bei der Suche nach einem für Sie geeigneten Mitarbeiterportal sollten Sie folgende Kriterien ansetzen:
1. Welche Prozesse laufen in meinem Unternehmen/
in meiner Institution aktuell manuell, könnten aber
automatisiert werden?
•UrlaubundFehlzeiten
•ReiseanträgeundReisekosten
•Stammdatenpflege
•Weiterbildungen
•Zielvereinbarungen
•Mitarbeiterbeurteilungen
•Management-Infocenter
3. Welche Organisationsstruktur liegt zugrunde, welche
Personen sollen zukünftig in diese Prozesse einbezogen werden?
4. Kann das Mitarbeiterportal alleinstehend arbeiten
oder soll es idealerweise in eine Personalsoftware
mit Management- und Abrechnungsfunktionen
integriert werden?
2. Welche dieser Prozesse belasten die Personalabteilung administrativ, könnten jedoch mit technischer
Unterstützung schneller und einfacher abgewickelt
werden?
9
6.0
Einführung eines Mitarbeiterportals
Webportale für Mitarbeiter-Self-Services und Managementfunktionen werden in der Regel an vorhandene
Personalmanagement- und PersonalabrechnungsSoftware angebunden, um die Prozesse durchgängig
automatisiert abbilden zu können. Der abteilungsübergreifende Aufwand soll minimiert werden, aber
eben auch der administrative Aufwand innerhalb
der Personalabteilung. Deshalb sollte schon vor der
Entscheidung für ein Mitarbeiterportal die Frage
nach der Integration in vorhandene Softwaremodule gestellt werden. Möglicherweise rentiert sich
die Integration einer Gesamtlösung schneller als
erwartet, wenn gleichzeitig laufende Kosten deutlich
minimiert werden können.
Praxistipp: Die Sage HR Solutions AG bietet mit
ihrem Sage Mitarbeiterportal und dem integrierten
Management-Infocenter ein ideales Webportal für
10
Mitarbeiter-Self-Services und Managementfunktionen.
Die umfangreichen Möglichkeiten bieten auf Mausklick für jeden der oben genannten Prozesse einen
geeigneten Anwendungsbereich.
Die gleichzeitige Anbindung an die Personalmanagement- und Personalabrechnungssysteme von Sage
HR garantieren eine tiefe Integration und hohe Automatisierung der Prozesse, sodass sich die Personalabteilung auf wirklich wichtige Aufgaben konzentrieren
kann – Personalarbeit gestalten statt verwalten.
Gleichzeitig verhilft das Mitarbeiterportal von Sage
HR seinen Anwendern zu einer tieferen Bindung der
Mitarbeiter an das Unternehmen, zu einer Verkürzung
der Kommunikationswege zwischen Mitarbeitern und
Unternehmen sowie zu einem Vermeiden von unnötigem
Papieraufwand.
11
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Sage HR Solutions AG | Karl-Heine-Straße 109–111 | 04229 Leipzig
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Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand: Juni 2013