Bericht über die Prüfung der Gemeindekasse der

Bericht über die Prüfung der Gemeindekasse der
International Baptist Church Berlin
Rothenburgstr. 13
12165 Berlin
Die Kassenprüfung erfolgte am 12. Februar 2011 in den Räumen der Wrangelstraße 6-7 in Berlin.
Der Auftrag bestand darin, die Unterlagen der Gemeindekasse vom 01.01.2008 bis zum 30.09.2010
entsprechend den Anforderungen des Bundes Evangelisch-Freikirchlicher Gemeinden in Deutschland
K.d.ö.R. (kurz BEFG) zu prüfen, bei welcher die Gemeinde Mitglied ist. Dabei war es der Gemeinde
wichtig, festzustellen, ob die Führung der Gemeindekasse den Vorgaben des BEFG und den
gesetzlichen Ansprüchen genügt und so weitergeführt werden kann. Nicht Bestandteil der Prüfung
waren etwaige steuerliche Gegebenheiten, da die Gemeindekasse nicht zur Ertragsbesteuerung
herangezogen wird. Ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb besteht nicht.
Die Lohnkonten werden beim Gehaltsabrechnungsservice des BEFG geführt. Dort erfolgen
regelmäßige Prüfungen durch Finanzamt und Sozialversicherungsträger. Stichprobenartig wurden
Abrechnungen geprüft, um einen eventuell vernachlässigten geldwerten Vorteil auszuschließen. Es
fanden sich keine Beanstandungen.
Hauptbestandteil der Prüfung waren die Aufzeichnungen für die Zeit vom 01.01.2010 bis zum
30.09.2010. Stichprobenartig wurden aber auch Vorgänge der Jahre 2008 und 2009 geprüft und
besprochen. Die Kassenführung wurde in dieser Zeit von Beate With durchgeführt, welche die
Unterlagen während der Prüfung erläuterte. Die Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben der
Gemeinde erfolgte über das Programm Quicken 2003.
Alle Aufzeichnungen und Unterlagen wurden sauber und übersichtlich geführt. Rechnungen und
Quittungen können sofort gefunden werden. Lediglich bei der Führung von Spendennachweisen
ergaben sich einige Hinweise. Spenden und Beiträge, welche an andere Organisationen
weitergeleitet bzw. gespendet werden, müssen ebenfalls durch eine Zuwendungsbestätigung oder
einen Spendennachweis von diesen Organisationen bestätigt werden. Hier wurde festgestellt, dass
einige Nachweise fehlten. Diese werden zeitnah angefordert.
Für das Jahr 2010 wurde eine Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben vorgelegt – „Budget
Report“. Es ergab sich ein Ergebnis in Höhe von + 5.365,87 €.
Die im „Budget-Report“ aufgeführten Kategorien bezeichnen die einzelnen Einnahmen- und
Ausgabenpositionen. Da es sich um eine internationale Gemeinde handelt, wurden die
Bezeichnungen in Englisch gewählt. Für Berichte und Prüfungen in Deutschland empfiehlt sich eine
entsprechende deutsche Gliederung. Hierzu kann es ausreichend sein, wenn die englischen
Bezeichnungen einmal auf eine deutsche Gliederung übertragen und den zukünftigen Berichten
beigelegt werden.
Die Jahresanfangs- und Endbestände per 30.09.2010 aus der Buchhaltung wurden mit den
vorgelegten Kontoauszügen, Sparbüchern und Festgeldern abgeglichen. Das Ergebnis konnte mit
dem Ergebnis des „Budget-Report“ verglichen werden. Zukünftig sollte jede Jahresendabrechnung
um folgende Aufstellung und Gegenprüfung ergänzt werden:
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Bestände per 01.01.2010
Girokonto Spar- und Kreditbank # 744301
19.844,15 €
Girokonto Berliner Volksbank # 3169666007
-5,66 €
Festgeld Spar- und Kreditbank # 3700744310
93.432,30 €
Sparbuch Spar- und Kreditbank #3 3700744328
Barkasse
6.196,71 €
0,00 €
Vorschusskonto Pastor
200,00 €
Summe
119.667,50 €
US $ - Konto - Wachovia Bank
24.623,47 $
Bestände per 30.09.2010
Girokonto Spar- und Kreditbank # 744301
22.867,23 €
Girokonto Berliner Volksbank # 3169666007
4,01 €
Festgeld Spar- und Kreditbank # 3700744310
93.432,30 €
Sparbuch Spar- und Kreditbank #3 3700744328
Barkasse
6.196,71 €
0,00 €
Vorschusskonto Pastor
200,00 €
Summe
122.700,25 €
US $ - Konto - Wachovia Bank
28.123,17 $
Veränderungen
Girokonto Spar- und Kreditbank # 744301
Girokonto Berliner Volksbank # 3169666007
US $ - Konto - Wachovia Bank
(3.499,70 $)
Ergebnis per 30.09.2010
3.023,08 €
9,67 €
2.333,12 €
5.365,87 €
Außerdem sollte nach jeder Endabrechnung ein Vollausdruck aller erfassten Vorgänge erfolgen.
Dies gewährleistet, dass alle Unterlagen und Dokumentationen entsprechend der Abgabenordnung
10 Jahre aufbewahrt und nachgeprüft werden können, auch wenn zum Beispiel ein Wechsel der
Software erfolgen sollte.
Positiv aufgefallen sind, neben der ordentlichen Ablage, auch Dokumentationshilfen (Worksheets),
wie zum Beispiel Zählprotokolle bei Kollekten oder detaillierte Angaben bei Bewirtungsbelegen und
Reisekostenabrechnungen. Dies sollte auch in Zukunft so weitergeführt werden.
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Während der Prüfung wurden auch einige Zuwendungsbestätigungen geprüft. Die Angaben
entsprachen den Vorgaben des BEFG. Die aufgeführten Zahlungen konnten in den Kontoauszügen
nachgeprüft werden. Es ergaben sich keine Beanstandungen.
Während der Prüfung wurde deutlich, dass es zukünftig zu einigen Veränderungen in den
Arbeitsabläufen der Gemeinde kommt. Hierbei ist anzumerken, dass die bestehenden
Arbeitsabläufe in nächster Zeit überprüft werden sollten.
Dabei ist zu berücksichtigen,
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wie die Aufgabenverteilung zwischen den einzelnen Verantwortlichen (Sachbearbeitung,
Treasurer u.a.) zukünftig erfolgen wird und
gewährleistet wird, dass Abrechnungen vor der Zahlung geprüft werden.
Außerdem sollte sichergestellt sein, dass Erstattungen von der Gemeinde erst dann erfolgen,
wenn sichergestellt ist, dass dies im Auftrag der Gemeinde und mit einem entsprechenden
Anspruch auf Erstattung besteht.
Hierbei kann es hilfreich sein, Vorgänge erst von Verantwortlichen sachlich prüfen zu lassen,
dann die Zahlungsfreigabe vom Treasurer einzuholen und erst dann die tatsächliche
Auszahlung durchführen zu lassen.
Bei besonderen Zahlungen oder Abrechnungen kann auch ein Auszug aus dem Protokoll der
Gemeindeversammlung die Unterlagen in der Buchführung vervollständigen und erklären.
Nach Durchführung dieser Prüfung empfehle ich der Gemeinde, der Kassenverwaltung Entlastung zu
erteilen.
Berlin, den 15. Februar 2011
Katrin Ludwig
Bilanzbuchhalterin
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