Wir machen es möglich.

Case Study REWE Group
Effizientes,
transparentes
und strukturiertes
Tagungsmanagement.
Wir machen es möglich.
Der Kunde
Die genossenschaftliche REWE
Group ist einer der führenden
Handels- und Touristikkonzerne in
Deutschland und Europa.
Im Jahr 2011 erzielte das Unternehmen einen Gesamtaußenumsatz
von über 48 Milliarden Euro. Die
1927 gegründete REWE Group ist
mit ihren 323.000 Beschäftigten
und 15.700 Märkten in 13
europäischen Ländern präsent.
In Deutschland erwirtschafteten im
Jahr 2011 rund 222.000 Mitarbeiter
in über 11.000 Märkten einen
Umsatz von 35 Milliarden Euro.
Das Event- und Travelmanagement
gehört zur REWE Group, in der die
zentralen Dienstleistungsfunktionen der
einzelnen Geschäftseinheiten gebündelt
sind.
www.de.fcm.travel
Better travel ideas. Greater savings.
Erfahren Sie, wie das Tool FCm Meeting Solutions für eine schnellere
Auswahl von Tagungshotels und eine detaillierte Dokumentation des
Buchungsprozesses bei der REWE Group sorgt.
Die Herausforderung
Als interner Dienstleister ist das Event- und Travelmanagement der REWE Group
für die Organisation großer Events verantwortlich. Darüber hinaus reserviert das
sechsköpfige Team im Auftrag der Geschäftseinheiten der REWE Group jährlich für
über 600 Tagungen, Meetings und Seminare die nötigen Tagungshotels. Aufgrund
der dezentralen, genossenschaftlichen Struktur der REWE Group fiel es in der
Vergangenheit schwer, einen umfassenden Überblick über alle Buchungsprozesse und
Veranstaltungen zu behalten. Hinzu kommt, dass die stetig steigende Anzahl kleinerer
Veranstaltungen und der damit verbundene Aufwand beim Angebotsvergleich auf
Dauer viele Ressourcen bindet.
Die Konsequenz: Daten für Ratenverhandlung fehlen, Konsolidierungspotenziale
bleiben unentdeckt, Optimierungs- und Kostensenkungspotenziale werden nicht
genutzt und der Einkauf in der Fläche lässt sich nur unzureichend steuern.
Anfang 2011 fällt deshalb die Entscheidung, Auswahl und Buchung von
Tagungshotels mithilfe eines Online-Tools für die Buchung von Tagungshotels
effizienter und transparenter zu strukturieren. Zu den zentralen Bestandteilen des
Anforderungskatalogs gehören ein Preis- und Leistungsvergleich, eine schnellere
Auswahl von Tagungshotels und eine detaillierte und revisionssichere Dokumentation
des Buchungsprozesses. Der Wunsch nach umfassenden Steuerungsmöglichkeiten
durch differenziertes Reporting und die Konsolidierung des Einkaufs stehen ebenfalls
ganz vorn auf der Prioritätenliste. Gleiches gilt für die Reduzierung von Schnittstellen
und Reibungsverlusten durch direkte Einbindung der buchenden Abteilungen über eine
Online-Plattform.
Case Study REWE Group
REWE Group über
FCm Travel Solutions
„Aufgrund unserer Firmenstruktur
mit zahlreichen Buchern,
diversen Buchungskanälen und
separaten Kostenstellen waren
Veranstaltungsvolumen, Umsätze
und Kostenstruktur für uns früher
kaum zu beziffern.
Mit FCm Meeting Solutions ist
diese Blackbox mittlerweile sehr
transparent geworden. Heute
können wir uns die Arbeit ohne das
Tagungstool kaum noch vorstellen.“
Frank Bartels
Leiter Event- und Travelmanagement
REWE Group
Die Lösungen
Kurze Zeit später entscheidet sich das Event- und Travelmanagement der REWE Group
für ein optimiertes Prozessdesign mit FCm Meeting Solutions. Das Online-Tool bietet
ein automatisiertes Angebotsmanagement mit einheitlicher Angebotsstruktur, das
den Preis- und Leistungsvergleich erheblich beschleunigt. Darüber hinaus beinhaltet
es eine Datenbank mit mehr als 15.000 Tagungshotels weltweit. Ausschlaggebend für
die Wahl ist neben den flexiblen Anpassungsmöglichkeiten an die Prozesslandschaft
der REWE Group vor allem der umfassende Support durch das Produkt- und Account
Management von FCm Travel Solutions: So wird beispielsweise schon während der
Pilotphase ein maßgeschneidertes Kostenstellenreporting programmiert, um die
Rechungsdaten exakt zuordnen zu können.
Bereits sechs Monate nach dem Beginn der Pilotphase, in der das Tool erst vom Team
des Event- und Travelmanagements und später gemeinsam mit zwei Pilotregionen
getestet wird, beginnen Implementierung und Roll-Out: Vergleich, Auswahl
und Buchung von Tagungshotels erfolgen nun über eine gemeinsame OnlinePlattform. Die buchenden Sekretariate in den Regionen, den Geschäftseinheiten
und Beteiligungsgesellschaften werden geschult; Tagungshotels, mit denen bereits
Geschäftsbeziehungen bestehen, in die Hoteldatenbank von FCm Meeting Solutions
eingepflegt. Wenig später ist die komplette Bereichsstruktur der REWE Group
abgebildet, sind alle Anwender geschult und auf dem Portal von FCm Meeting
Solutions registriert. Pilotbetrieb, Implementierung und Roll-Out erfolgen parallel zum
operativen Tagesgeschäft.
Zwischenbilanz
Ein knappes Jahr nach dem Roll-Out sind alle strategischen Ziele erreicht. Sämtliche
Buchungen lassen sich nun lückenlos zurückverfolgen, Tagungsvolumina und generierte
Umsätze detailliert darstellen und die gewonnenen Daten für Ratenverhandlungen
und die Konsolidierung des Einkaufs nutzen. Gleichzeitig profitieren alle Anwender
von dem effizienten Buchungsprozess: Reservierungsanfragen sind im Handumdrehen
erledigt, weil nur noch Ort, Art und Anzahl der benötigten Zimmer sowie die
Veranstaltungsdaten angegeben werden müssen; Angebote sind nach spätestens 24
Stunden erstellt. Auch die Abrechnung geht nun schneller von der Hand: Weicht die
Zahl der vom Tagungshotel registrierten Teilnehmer oder der Umfang der in Anspruch
genommenen Leistungen von den vertraglichen Vereinbarungen ab, wird die Differenz
von FCm Meeting Solutions automatisch erfasst und dokumentiert.
Perspektiven
In naher Zukunft soll der Zahlungsprozess vereinheitlicht werden, um die bei Tagungen
anfallenden Ausgaben so detailliert auswerten zu können, wie es heute bereits bei
Flugreisen, Mietwagen- oder Hotelbuchungen im Geschäftsreisebereich üblich ist.
Die dafür notwendige zentrale Abrechnung wird über eine Kreditkarte erfolgen.
Die entsprechenden Datensatzformate liegen bereits vor, die Programmierarbeiten
für die Integration der Kreditkarte in FCm Meeting Solutions sind angelaufen. Die
Integration von FCm Meeting Solutions in das von REWE Group verwendete OnlineBuchungsportal für Geschäftsreisen steht ebenfalls auf der Agenda.
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