Schnell und flexibel publizieren

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Publisher 3 · 2014
LayoutPublishing
Google Docs und InDesign
Schnell und flexibel publizieren
Kleinere und mittelgrosse Publikationen können ohne Einsatz eines Redaktionssystems
rationell erstellt werden. Mit Google Docs und dem InDesign-Plug-in DocsFlow werden
Texte im Web erfasst und komfortabel in InDesign importiert.
� BEAT KIPFER Für externe Autoren,
welche Beiträge für Ihre Publikationen
erfassen und redigieren sollen, bietet
Google Docs eine einfache Lösung an.
Die Details zum Workflow wurden in
der Ausgabe 5-12 beschrieben (1).
Die seither erfolgte Weiterentwicklung
von Google Docs und InDesign erlaubt
spannende neue Lösungswege.
Nachfolgend sehen Sie ein konkretes Beispiel für die Verwendung von
Google Docs und EM Docs Flow. Das
Wichtigste daran ist die «intelligente»
Aufbereitung solcher Artikel unter
Zuhilfenahme aktueller InDesignFunktionen. Diese stehen ab Version
CS 5 standardmässig zur Verfügung.
Google Drive / Google Docs
Unter dem Begriff Google Drive stellt der
Software-Gigant Cloud-Speicherplatz
zur Verfügung. Im Gegensatz zu anderen Anbietern aber nicht nur das: Auf
dem Google-Konto können Programme
zur Erstellung von Textdokumenten,
Präsentationen, Tabellenkalkulationen
und mehr genutzt werden (2). Dazu
genügt ein Computer mit Internetzugang, gearbeitet wird im Browser.
EM DocsFlow für InDesign
InDesign braucht ein kostenpflichtiges
Plug-in, um auf Google-Drive-Dokumente zuzugreifen. Infos dazu finden
Sie unter www.bit.ly/emsoft-docsflow.
Dort kann die Software zum Preis von
200 Dollar pro Lizenz gekauft werden.
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(1) Im Heft-Archiv des Publisher können Sie auf alle erschienenen Themen zugreifen. Laden
Sie sich den gezeigten Beitrag bequem als PDF herunter!
Vorarbeit in InDesign
Bevor der Text in InDesign geholt wird,
lohnt es sich, einen systematischen
Aufbau für die Textartikel zu erstellen.
Dies gilt eigentlich generell für Layoutarbeiten dieser Art – damit reduzieren
wir den Formatierungs- und späteren
Korrekturaufwand ganz gewaltig!
Erstellen Sie einen Musterartikel, der
alle Elemente – Titel bis letzte Zeile –
enthält. Ziehen Sie pro Artikel möglichst
einen einzigen mehrspaltigen Textrahmen auf (Textrahmenoptionen im
Objektmenü, inkl. automatische Höhenanpassung). Für typische Rahmen
werden Objektformate angelegt.
Definieren Sie die Absatzformate und
beachten Sie dabei für mehrspaltige
Objekte wie Titel und Lead die Option
Spaltenspanne (Absatzlayout: Spaltenspanne, Anzahl Spalten).
Sind Tabellen zu formatieren, be­­
stimmen Sie vorgängig die dazu notwendigen Absatz- und Zellenformate;
im vorliegenden Beispiel ist dies je eines
für die Zellen im Tabellenkopf und für
(2) Google Docs stellt eine ganze Suite mit
einfachen Programmen zum Erstellen unterschiedlicher Dokumente zur Verfügung.
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Artikel erfassen «mit Stil»
Nach dem Erstellen eines GoogleKontos resp. dem Einloggen auf einen
bestehenden Account kann sofort losgelegt werden. Wer schon einmal mit
irgendeinem Programm Text erfasst
hat, findet sich rasch zurecht. Grundlegend ist, dass für jede Satzart (Titel,
Lead, Grundtext etc.) je ein eindeutiger
Stil verwendet wird (3). Auf Wunsch
können diese Stile angepasst werden,
dies ist aber keine Voraussetzung für
das Gelingen.
Der Autor
Beat Kipfer, Ausbilder FA,
PubliCollege GmbH,
3400 Burgdorf
Kurse und Seminare, Firmenschulungen und Support
für Publishing und Prepress;
Fachlehrer und Kursleiter an den Schulen
für Gestaltung in Aarau, Bern und Zürich.
www.publicollege.ch
(3) Das Google-Textdokument wird direkt im Webbrowser erstellt. Wichtig ist dabei, dass der Text logisch gegliedert ist. Dazu stehen einfache
Absatzstile zur Verfügung. Diese können bei Bedarf angepasst werden; für unser Beispiel ist dies nicht notwendig.
Publishing
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Layout
Publisher 3 · 2014
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(5) Das Plug-in DocsFlow schafft die Verbindung zwischen Google
Docs und InDesign.
(6) Um Texte zu platzieren, loggt man sich direkt beim GoogleKonto ein, auf welchem die Dokumente online abgelegt sind.
(7) Schlüsselfunktion Importoptionen: Hier wird jedem Format aus
Google Docs das entsprechende InDesign-Absatzformat zugewiesen.
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(4) Eine systematische Formatierung des
InDesign-Dokuments ist der Schlüssel zur
Effizienz!
die Zellen des Inhalts. Jedes Zellen­
format beinhaltet das darin verwendete
Absatzformat. Schliesslich wurde ein
Tabellenformat angelegt, welches
die Zuordnung der Zellenformate für
Tabellenkopf und -fuss enthält sowie
die Attribute, welche für die gesamte
Tabelle gelten (4).
Artikel in InDesign platzieren
Nun sind wir bereit zum Textimport:
Über Datei > DocsFlow > Place from
Google Docs … gelangen wir zum Login
auf die Google-Datenbank (5, 6). Markieren Sie im darauf folgenden Dialog
unbedingt diese Optionen: Show import
options; Replace selected item; Link to
document.
So gelangen Sie zum Dialog Import
Options, wo uns die Rubrik Paragraphs
besonders interessiert (7). Ordnen Sie
hier jedem verwendeten Textstil das
passende InDesign-Absatzformat zu.
Speichern Sie die Liste oben links unter
Presets, um diese für weitere Artikel zur
Verfügung zu haben. Die Liste kann
beim «Eintesten» problemlos verändert
und danach unter dem bestehenden
Namen erneut gespeichert werden.
Finish am Artikel in InDesign
Was braucht es noch, bis die Seite wie
in (8) gezeigt aussieht? Dank Absatzformaten mit integrierter Spaltenspanne
fliesst der Artikel fertig umbrochen in
das Layout ein. Nachträglich wurden
die Bilder platziert und mit TextumflussOptionen integriert. Es empfiehlt sich
nicht, die Bilder in die Textdokumente
zu integrieren, weder mit Google Docs
noch mit Word …
Die Tabelle wurde in einen separaten
Rahmen gestellt und mittels Zellenund Tabellenformaten gestylt. Ist das
Google-Dokument gelinkt, werden Texte
und Tabellen über das Verknüpfungssymbol aktualisiert. Die Verknüpfung
kann jederzeit aufgehoben werden. Und
der gleiche Text kann parallel in einem
anders formatierten InDesign-Dokument platziert werden (9).
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(8) So präsentiert sich der Text im Layout. Dazu waren nach dem Import über DocsFlow nur
einige wenige Klicks erforderlich. Die Breite der Tabellenspalten wird manuell definiert.
(9) Soll der gleiche Inhalt zusätzlich in einem anderen Layout erscheinen, wird er dort nochmals importiert; dabei werden lediglich unterschiedlich definierte Absatzformate hinterlegt.
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