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Integration
Personal Information Manager
und
Lotus Notes
Integration von kundenspezifischen CRM-Anwendungen auf der Basis von Lotus/Notes Domino mit Palm
OS- Windows CE- und Pocket CE-Geräten über die Standardlösung IBM EasySync Pro.
ITIO GmbH
25.06.2002
Integration P.I.M. und Lotus Notes
1 Funktionalität von EasySync Pro
Mit der Standardlösung IBM EasySync Pro für clientseitige Synchronisation lassen sich E-Mails, Aufgaben,
Termine und Adressen zwischen Lotus Notes auf der einen Seite, und Palm OS-, Windows CE- und Pocket
CE-Geräten auf der anderen Seite austauschen.
Der Abgleich der Adressen findet gegen das lokal liegende, persönliche Adressbuch statt, der Abgleich der
Termine, Aufgaben und E-Mails gegen die Maildatenbank des Benutzers. Diese kann auf dem Server oder
lokal liegen. Die Information über Pfad und Server der Maildatenbank wird aus dem Umgebungsdokument
des Lotus Notes-Clients gelesen. Falls der Lotus Notes-Client nicht gestartet ist, wird der zuletzt verwendete
Ort des Maifile genommen. Die Information hierfür wird aus der Notes.ini ausgelesen. Bei den E-Mails
werden lediglich die abgeglichen, die im Ordner ‚Inbox‘ oder einem benutzerdefinierten Ordner stehen.
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2 Lösung der ITIO GmbH
Die Lösung der ITIO GmbH setzt auf der Standardlösung von IBM auf. Dabei werden die Daten aus der
kundenspezifischen CRM-Lösung in das persönliche Adressbuch und die Maildatenbank exportiert bzw. mit
diesen abgeglichen.
Voraussetzung für die vorliegende Lösung ist eine kundenspezifische CRM-Lösung auf der Basis von Lotus
Notes. Diese muss Dokumente enthalten für Ansprechpartner-Adressen, Notizen oder E-Mails, Aufgaben
und Termine.
Falls Teile dieser Funktionalitäten fehlen, können diese im Rahmen der Anpassungen auch
nachimplementiert werden.
2.1
Anbindung persönliches Adressbuch
Für den Abgleich von Adressen werden in geeigneten Ansichten der kundenspezifischen CRM-Lösung zwei
Actionbuttons implementiert.
1. Kopiere selektierte Adressen:
Mit dieser Funktion kann der Benutzer alle selektierten Ansprechpartner in sein persönliches Adressbuch
kopieren. Bereits bestehende Adressen werden dabei aktualisiert, so daß doppelte Einträge vermieden
werden.
2. Aktualisiere alle Adressen:
Mit dieser Funktion kann der Benutzer alle bereits importierten Adressen im persönlichen Adressbuch
aktualisieren.
Die Verbindung zwischen den Dokumenten in der CRM-Anwendung und den Dokumenten im persönlichen
Adressbuch des Benutzers wird dabei über die Universalid hergestellt, so das auch bei Änderung aller Felder
die Verbindung nicht verloren geht.
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2.2
Anbindung Maildatenbank
2.2.1 Pick Mail
Da E-Mails ohnehin direkt in der Maildatenbank des Benutzers ankommen, ist hier ein Import aus der CRMAnwendung nicht notwendig. Um aber die Möglichkeit zu geben, eingegangene oder versendete E-Mails
Vorgängen oder Ansprechpartnern in der CRM-Anwendung zu zuordnen, wird in geeigneten Ansichten ein
Actionbutton „Pick Mail“ implementiert. Dieser gibt dem Benutzer die Möglichkeit, eine E-Mail als Notiz
zu importieren und unter das gewählte Dokument der CRM-Anwendung als Antwortdokument zu hängen.
Dabei wird dem Benutzer als erstes eine Auswahl der Ansichten und Ordner, einschließlich der selbst
erstellten, angeboten, anschließend die gewählte Ansicht in einem Auswahlfenster geöffnet.
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2.2.2 Aufgaben
Aufgaben der CRM-Anwendung können als Standard-Notes-Aufgaben versendet werden. Dafür wird im
Aufgabendokument der CRM-Anwendung ein Actionbutton „An Bearbeiter versenden“ implementiert.
Dieser bietet dem Benutzer die Möglichkeit in einer Dialogbox die Daten zu kontrollieren und auszuwählen,
wie das aktuelle Dokument versendet werden soll.
Versendet der Benutzer die Aufgabe an sich selbst, ist diese direkt angenommen. Aufgaben an andere
Benutzer müssen von diesen angenommen bzw. abgelehnt werden. Dabei wird eine Antwort in die CRMAnwendung zurückgesendet, die automatisch den Aufgaben als Antwortdokument zugeordnet werden. Diese
können bei Bedarf in den Ansichten angezeigt werden oder über einen Actionbutton in den Ansichten und
dem Aufgabendokument in Kurzform angezeigt werden.
Voraussetzung hierfür ist, daß die kundenspezifische CRM-Anwendung als Mail-In-Datenbank auf dem
Domino-Server eingerichtet wird.
Das Verschieben und Delegieren von Aufgaben ist hier standardmäßig nicht möglich.
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2.2.3 Termine
Termine der CRM-Anwendung können als Standard-Notes-Termine versendet werden. Dafür wird im
Aufgabendokument der CRM-Anwendung ein Actionbutton „Einladen“ implementiert. Dieser bietet dem
Benutzer die Möglichkeit in einer Dialogbox die Daten zu kontrollieren und auszuwählen, wie das aktuelle
Dokument versendet werden soll.
Versendet der Benutzer den Termin nur an sich selbst, ist dieser direkt angenommen. Einladungen an andere
Benutzer müssen von diesen angenommen bzw. abgelehnt werden. Dabei wird eine Antwort in die CRMAnwendung zurückgesendet, die automatisch den Aufgaben als Antwortdokument zugeordnet werden. Diese
können bei Bedarf in den Ansichten angezeigt werden oder über einen Actionbutton in den Ansichten und
dem Termindokument in Kurzform angezeigt werden.
Voraussetzung hierfür ist, dass die kundenspezifische CRM-Anwendung als Mail-In-Datenbank auf dem
Domino-Server eingerichtet wird.
Das Verschieben und Delegieren von Aufgaben ist hier standardmäßig nicht möglich.
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