Voranmeldung - hkm.de

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Voranmeldung - hkm.de
Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH
Fremdfirmenanmeldung und Unterweisung von Fremdfirmenmitarbeitern
Werkschutz-Informationssystem – WIS
Anlage 18 der Auftragnehmerordnung von HKM
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit dieser Informationsschrift möchten wir Ihnen das System zur Fremdfirmen- und
Besucherverwaltung der Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH vorstellen.
Tor 4 an der Straße „Im Haselbusch“ ist die zentrale Anlaufstelle für alle Ausweisangelegenheiten mit entsprechend ausgestatteter Infrastruktur.
Oberste Priorität haben bei HKM der Gesundheitsschutz und die Sicherheit der
eigenen HKM- und der Fremdfirmenmitarbeiter. Aus diesem Grund sehen wir auch
unsere Hauptauftragnehmer in der Pflicht, eine ordnungsgemäße Anmeldung und
flächendeckende Unterweisung aller ihrer eingesetzten Mitarbeiter (eigene
Mitarbeiter des Hauptauftragnehmers und Mitarbeiter seiner Subunternehmer)
sicher zu stellen.
Die Fremdfirmen von HKM müssen daher nicht nur ihre eigenen Mitarbeiter,
sondern auch die Mitarbeiter ihrer Subunternehmer (und ggf. deren
Nachunternehmer) über das Internet vor dem Betreten des Werkgeländes
anmelden. Nach ordnungsgemäßer Anmeldung wird aus dem neuen System
heraus eine Online-Unterweisung für jeden angemeldeten Fremdfirmen-mitarbeiter
angestoßen.
Erst wenn die ordnungsgemäße Anmeldung und das Zertifikat für die
bestandene Unterweisung vorliegen, erhält der Fremdfirmenmitarbeiter am
Tor 4 einen Ausweis und darf der das Werkgelände der HKM betreten.
Fremdfirmenmitarbeiter, die ohne gültige Ausweisunterlagen und Kenntnis
darüber, wer ihr Hauptauftragnehmer ist, am Tor erscheinen, erhalten keinen
Zutritt zum Werkgelände.
Ziel der Voranmeldung
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Die Anmeldung von Fremdfirmenmitarbeitern und des Unternehmereigentums von
Fremdfirmen (Fahrzeuge, Geräte, Maschinen, Werkzeuge...), welche klassisch
über Papierformulare erfolgte, wurde durch ein zeitgemäßes, modernes
Verwaltungssystem (Werkschutzinformationssystem – kurz: WIS) mit integrierter
Ausweisverwaltung abgelöst.
Die elektronische Abbildung der Anmeldung verbunden mit einer OnlineUnterweisung soll einen reibungsfreieren Ablauf an den Werktoren gewährleisten
und die Wartezeiten reduzieren.
Zudem wird sichergestellt, dass jeder Fremdfirmenmitarbeiter zu allgemeinen
Sicherheitsthemen unterwiesen worden ist (eine betriebsspezifische Unterweisung
erfolgt bei Bedarf zusätzlich vor Ort!).
Elemente des Werkschutz-Informationssystems
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Das Werkschutz-Informationssystem (WIS) verwaltet alle Daten Fremdfirmen
sowie deren Mitarbeiter, die auf dem Werk der HKM tätig werden (siehe
Schaubild).
Vor der Arbeitsaufnahme ist eine Online-Unterweisung zu sicherheitsrelevanten
Themen für jeden Fremdfirmen-Mitarbeiter erforderlich. Sie hat eine Gültigkeit von
1 Jahr.
Wir möchten Sie bitten, Ihre Mitarbeiter und Besucher, sowie zukünftig auch
Einsatzfahrzeuge und Unternehmereigentum, vor dem Einsatz auf dem
Werkgelände im Internet in unserem WIS-Voranmeldungssystem anzumelden.
Auf den nächsten Folien stellen wir Ihnen die Bedienung der WIS-Voranmeldung
und das Onlineunterweisungssystem vor.
Zugangsdaten
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Sie erhalten unaufgefordert einen Benutzernamen und ein Initialpasswort per E-Mail,
mit dem Sie Zugang zum System erhalten.
In der Anlage der E-Mail ist diese Bedienungsanleitung beigefügt.
Startseite WIS-Voranmeldung
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Die WIS-Voranmeldung erreichen Sie über:
http://voranmeldung.hkm.de
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Die WIS-Voranmeldung wird über das Internet aufgerufen.
Unter der Adresse http://voranmeldung.hkm.de öffnet sich die Startseite.
Bitte tragen Sie dort Ihren Benutzernamen und Ihr (Initial-)Passwort ein und klicken
auf die Schaltfläche „Anmelden“.
Sollten Sie noch keine Zugangsdaten erhalten haben, teilen Sie uns dies bitte
per E-Mail ([email protected]) unter Bezugnahme auf Ihren Auftrag von
HKM mit.
Passwort ändern
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Nachdem Sie sich mit den Initialzugangsdaten angemeldet haben, ändern Sie bitte
das Passwort umgehend.
Übersicht WIS-Voranmeldung
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In der WIS-Voranmeldung stehen folgende Anwendungen zur Verfügung:
Auf der Registerkarte „Mitarbeiter“ erfassen Sie alle aktiven eigenen Mitarbeiter,
aber auch alle Mitarbeiter von Subunternehmen, die in Ihrem Auftrag bei HKM
tätig sind. Auf diesem Wege können Sie Ausweise für diese Mitarbeiter
beantragen.
Auf der Registerkarte „Unterweisungen“ beantragen Sie Onlineunterweisungen
für zuvor erfassten Mitarbeiter.
Auf der Registerkarte „Fahrzeuge“ erfassen Sie alle eigenen Fahrzeuge und
Fahrzeuge Ihrer Subunternehmer und beantragen Einfahrgenehmigungen [folgt in
2012].
Auf der Registerkarte „Werkzeuglisten“ erfassen Sie alle eigenen Werkzeuge,
Werksgeräte u.ä. [wird im Frühjahr 2012 freigeschaltet].
Auf der Registerkarte „Besucher“ melden Sie vorab ihre Besucher an den Toren 1
oder 4 an.
Auf der Registerkarte „Genehmigungen“ kann der Genehmigungsstatus für
beantragte Dauerausweise bzw. Einfahrgenehmigungen eingesehen werden.
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Registerkarte „Mitarbeiter“
Voranmeldung der eigenen Mitarbeiter und
der Mitarbeiter von für Sie tätigen Subunternehmen.
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Voranmeldung - Mitarbeiter und Sub-Mitarbeiter
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Auf der Registerkarte „Mitarbeiter“ erfassen Sie alle aktiven eigenen Mitarbeiter,
aber auch die Mitarbeiter von für Sie tätigen Subunternehmen.
Um neue Mitarbeiter zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer
Mitarbeiter“.
Ist ein Mitarbeiter nicht mehr für Sie tätig, so können Sie diesen mit Klick auf
„Mitarbeiter löschen“ aus der Liste entfernen.
Alle bereits von Ihnen erfassten Mitarbeiter sind hier in tabellarischer Form
aufgelistet.
Voranmeldung - Mitarbeiter und Sub-Mitarbeiter
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Über die Schaltfläche
„Firmendaten“ können die
hinterlegten Arbeitgeberdaten
automatisiert eingegeben werden.
Subunternehmerdaten müssen
von Hand eingegeben werden.
Arbeitgeber- bzw. Subunternehmerdaten,
zur jeweiligen Person
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Wenn Sie die Schaltfläche „Neuer Mitarbeiter“ anklicken, öffnet sich eine
Eingabemaske, in der Sie die Stammdaten der Person und den dazugehörigen
Arbeitgeber erfassen.
Handelt es sich um Ihren eigenen Mitarbeiter, können Sie die Angaben zu Ihrem
Unternehmen einfach durch Klick auf die Schaltfläche „Firmendaten“ eintragen;
handelt es sich um den Mitarbeiter eines durch Sie eingesetzten
Subunternehmers, so sind dessen Firmendaten hier vollständig einzutragen.
Alle Felder die mit einem „ * “ gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.
Die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ist erforderlich für den Versand der
Zugangsdaten zu unserem Online-Arbeitssicherheitssystem. Verfügt Ihr Mitarbeiter
über keine private E-Mail-Adresse, so wird die E-Mail mit den Zugangsdaten an die
bei den Arbeitgeberdaten hinterlegte geschäftliche E-Mail-Adresse versandt. Mit
den Zugangsdaten kann sich Ihr Mitarbeiter oder der Mitarbeiter eines Ihrer
Subunternehmer im Online-Unterweisungsportal anmelden und privat oder an
Ihrem Firmensitz die Unterweisung absolvieren.
Torkarte beantragen
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Haben Sie die Personendaten erfasst, können Sie Torkarten für diese Mitarbeiter
beantragen, indem Sie die entsprechenden Einträge markieren und die
Schaltfläche „Torkarte beantragen“ anklicken.
Eine Torkarte ist maximal 30 Tage gültig. Die Gültigkeit ist nicht verlängerbar.
Sie eignet sich daher für einmalige bzw. kurzfristige durchzuführende Tätigkeiten
oder Einsätze auf dem Werkgelände; die Torkarte muss nicht durch einen HKMAnsprechpartner genehmigt werden.
Torkarte beantragen – E-Mail
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Der betroffene Mitarbeiter und/oder der Arbeitgeber erhält eine E-Mail (je nachdem,
welches E-Mail-Feld gefüllt worden ist, siehe Folie 10). In der Anlage der
zugestellten E-Mail ist ein Fremdfirmen-Ausweisantrag im PDF-Format hinterlegt.
Mit diesem Ausweisantrag, dem unterschriebenem Unterweisungszertifikat,
welches der Mitarbeiter nach Bestehen der Online-Unterweisung erhält und
seinem gültigen Paß/Ausweis kann der Mitarbeiter am Tor 4 die beantragte
Torkarte erhalten.
Dauerausweis beantragen
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Haben Sie die Personendaten erfasst, können Sie alternativ auch einen
Dauerausweise für Ihre Mitarbeiter beantragen, indem Sie die entsprechenden
Einträge markieren und die Schaltfläche „Dauerausweis beantragen“ anklicken.
Dauerausweise gelten maximal ein Jahr, sind verlängerbar und eignen sich
daher für langfristige bzw. wiederkehrende Tätigkeiten, z.B. im Rahmen der
Abwicklung von Großbaustellen oder für Unternehmen, die einen Firmensitz
am Standort HKM als Rahmenvertragspartner vorhalten.
Dauerausweise müssen durch Ihren HKM-Ansprechpartner online genehmigt
werden!
Für jeden Mitarbeiter kann nur ein Ausweistyp beantragt werden – Torkarte oder
Dauerausweis!
Dauerausweis beantragen
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Ihr HKM-Ansprechpartner muss die Beantragung eines Dauerausweises
genehmigen. Hierzu tragen Sie bitte die E-Mail-Adresse ihres HKM-Ansprechpartners ([email protected]) ein und klicken auf die Schaltfläche
„Ausführen“.
Der Genehmigungsstatus kann in der Registerkarte „Genehmigungen“ eingesehen
werden.
Dauerausweis beantragen – E-Mail / Genehmiger
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Der HKM-Ansprechpartner erhält umgehend eine E-Mail mit der Aufforderung, die
Beantragung des Dauerausweises zu bearbeiten, d.h. freizugeben oder
abzulehnen.
Dauerausweis beantragen – Genehmigen
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Dauerausweis beantragen –
E-Mail / Fremdfirmenmitarbeiter
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Nachdem der HKM-Genehmiger den Antrag freigegeben hat, erhält der betroffene
Mitarbeiter und/oder der Arbeitgeber eine E-Mail (je nachdem, welches E-Mail-Feld
gefüllt worden ist, siehe Folie 10). In der Anlage der E-Mail ist ein Ausweisantrag
im PDF-Format hinterlegt.
Mit diesem Ausweisantrag, dem unterschriebenem Unterweisungszertifikat,
welches der Mitarbeiter nach Bestehen der Online-Unterweisung erhält, und einem
gültigen Paß/Ausweis kann der Mitarbeiter am Tor 4 den beantragten
Dauerausweis erhalten.
Der Dauerausweis ist ein Lichtbildausweis; die Erstellung des Lichtbildes und
die Ausstellung des Dauerausweises erfolgen – nach Terminabstimmung –
in der Unternehmerkontrolle am HKM-Tor 4.
Genehmigungsstatus
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In der Registerkarte „Genehmigungen“ kann der Status des Genehmigungsverfahren für Dauerausweise eingesehen werden.
Wenn Ihr HKM-Ansprechpartner nicht erreichbar ist (z.B. Urlaub), kann hier ein
zusätzlicher HKM-Ansprechpartner für die Freigabe von Genehmigungsanträgen
hinzugefügt werden.
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Registerkarte „Unterweisungen“
Beantragung von Online-Arbeitssicherheitsunterweisungen
für die eigenen Mitarbeiter und Subunternehmer-Mitarbeiter.
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Onlineunterweisung beantragen
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ASiU = allgemeine Sicherheitsunterweisung
SiUKO = Sicherheitsunterweisung Kokereibaustelle
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Alle Fremdfirmenmitarbeiter die bei HKM tätig werden, müssen vor
Arbeitsaufnahme eine allgemeine Sicherheitsunterweisung per Internet in dem von
HKM bereitgestellten Online-Unterweisungssystem absolvieren.
Betriebsbereichsspezifische Unterweisungen erfolgen bis auf weiteres vor Ort bei
HKM.
Die allgemeine Sicherheitsunterweisung wird mit einem Test abgeschlossen. Nach
Bestehen des Testes wird ein Zertifikat über das Bestehen der Unterweisung
ausgedruckt. Das Zertifikat ist zu unterschreiben und für die Aushändigung eines
HKM-Fremdfirmenausweises zwingend erforderlich!
Die Unterweisung muss jährlich wiederholt werden, eine Erinnerung erfolgt
rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit der Unterweisung.
Onlineunterweisung beantragen
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Beantragen“.
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Zugangsdaten – Onlineunterweisung
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Der Mitarbeiter und/oder der Arbeitgeber erhält eine E-Mail (je nachdem, welches
E-Mail-Feld gefüllt worden ist, siehe Folie 10) mit den Zugangsdaten zur
Anmeldung am Unterweisungsportal.
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Startseite Onlineunterweisung
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Die Onlineunterweisung erreichen Sie über:
http://unterweisung.hkm.de
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Mit den Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) kann sich Ihr Mitarbeiter oder
der Mitarbeiter eines Ihrer Subunternehmer unter
http://unterweisung.hkm.de
anmelden und die Unterweisung bearbeiten.
Die Unterweisung steht 9-sprachig zur Verfügung!
Die Bearbeitung muss zwingend eigenhändig erfolgen.
Sicherheitszertifikat
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Max Mustermann
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Nach bestandener Unterweisung wird ein Zertifikat ausgegeben. Das Zertifikat
muss ausgedruckt und vom Mitarbeiter, der die Unterweisung bearbeitet hat,
eigenhändig unterschrieben werden.
Das unterschriebene Zertifikat ist bei der Abholung der Torkarte bzw. des
Dauerausweises unbedingt vorzulegen! Andernfalls erfolgt keine Ausgabe einer
Torkarte bzw. eines Dauerausweises.
Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH
Registerkarte „Fahrzeuge“
Voranmeldung von Fahrzeugen,
Beantragung von Einfahrgenehmigungen
Rev.00_10 / 16.12.2011
PI / PI-W / TU-I
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Voranmeldung der Fahrzeuge
Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH
Diese Funktion wird erst im Frühjahr 2012 in
Betrieb genommen.
Wir werden Sie rechtzeitig hierüber informieren.
Rev.00_10 / 16.12.2011
PI / PI-W / TU-I
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Registerkarte „Werkzeuglisten“
Führen von Werkzeug-/Werksgeräte-Listen
und Fahrzeug-Pendelbestandslisten
Rev.00_10 / 16.12.2011
PI / PI-W / TU-I
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Voranmeldung Werkzeuglisten
Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH
Diese Funktion wird erst im Frühjahr 2012 in
Betrieb genommen.
Wir werden Sie rechtzeitig hierüber informieren.
Rev.00_10 / 16.12.2011
PI / PI-W / TU-I
WIS-Voranmeldung
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Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH
Registerkarte „Besucher“
Voranmeldung von Besuchern
Rev.00_10 / 16.12.2011
PI / PI-W / TU-I
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Voranmeldung - Besucher
Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH
Rev.00_10 / 16.12.2011
PI / PI-W / TU-I
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In der Registerkarte „Besucher“ können Sie als Fremdfirma Ihre Besucher (keine
Subunternehmer!) voranmelden.
Bitte tragen Sie dort die Daten des Besuchers, Besuchsempfängers und des
Besuchstermins ein. Pflichtfelder sind mit einem „ * “ gekennzeichnet.
Vervollständigen Sie alle Daten und klicken anschließend auf die Schaltfläche
„Besuchervoranmeldung abschließen“.
Geben Sie Tor 1 oder Tor 4 als Werktor ein, wo der Besucher sich anmelden soll
und wo Sie ihn ggf. in Empfang nehmen werden.
HINWEIS: Bitte achten Sie auf die richtige Schreibweise der E-Mail-Adresse,
sonst erhält Ihr Besucher keinen Besucherantrag per E-Mail.
Voranmeldung – Besucher
E-Mail versenden
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PI / PI-W / TU-I
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Es werden zwei E-Mail-Benachrichtigungen versendet:
-eine an den Besucher,
-eine an den Besuchsempfänger.
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Einladungs-E-Mail an Besucher
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Besucherantrag
Wegbeschreibung
PRZETAK
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PI / PI-W / TU-I
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Der Besucher erhält eine Einladungs-E-Mail.
Im Anhang sind der E-Mail ein Besucherantrag und eine Wegbeschreibung
beigefügt.
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Besucherantrag -> Besucherausweis
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Werkschutzmitarbeiter
DU-MM 10
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Der Besucher muss den Besucherantrag ausdrucken und am Werktor 1 oder 4
abgeben.
Der Werkschutzmitarbeiter kann mit dem Antrag über das Einlesen des Barcodes
einen Besucherausweis erstellen.
Nun kann der Besucher
Einfahrgenehmigung.
das
Werkgelände
betreten
und
hat
eine
Die auf der Einfahrgenehmigung aufgedruckten Sicherheitshinweise sind auf dem
HKM-Werkgelände zwingend zu beachten!
Besucherausweis
Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH
DU-MM 10
Rev.00_10 / 16.12.2011
PI / PI-W / TU-I
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Der Besucherausweis besteht aus drei Teilen:
1. Die Einfahrgenehmigung ist im Fahrzeug gut sichtbar hinter der
Windschutzscheibe zu hinterlegen.
2. Auf der Besucherkarte bestätigt der Besuchsempfänger den Besuch durch
Unterschrift. Diese Karte ist beim Verlassen der HKM am jeweiligen Tor
abzugeben.
3. Der Besucherausweis ist gut sichtbar mit dem übergebenen Anhänger zu
tragen. Dieser ist beim Verlassen des Werkes ebenso abzugeben.
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Besucher ohne Voranmeldung:
Anmeldung an dem Selbstbedienungsterminal
Rev.00_10 / 16.12.2011
PI / PI-W / TU-I
WIS-Voranmeldung
Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH
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Haben Sie Ihre Mitarbeiter oder Besucher nicht online vorangemeldet, so müssen
sich diese Personen ohne Voranmeldung am Werktor an den zur Verfügung
gestellten Selbstbedienungsterminals anmelden. Besucher tragen hier ihre
persönlichen
Daten
und
die
Angaben
zum
Besuchstermin
ein,
Fremdfirmenmitarbeiter tragen zusätzlich noch die Angaben zu dem/den
Unternehmen (ggf. HKM-Auftragnehmer und Subunternehmerdaten) ein.
Fremdfirmen-Mitarbeiter, die als Besucher angemeldet sind und die OnlineArbeitssicherheitsunterweisung nicht absolviert haben, dürfen in den
Betriebsbereichen nicht eingesetzt werden!
Fremdfirmenmitarbeiter, die als Besucher angemeldet sind und im trotzdem
im Werk tätig werden, erhalten ein Werksbetretungsverbot!
Bitte nutzen Sie die Online-Voranmeldung und wirken darauf hin, dass auch Ihre
Mitarbeiter und die Mitarbeiter Ihrer Unterauftragnehmer das OnlineUnterweisungssystem nutzen, um unnötigen Aufwand und Wartezeiten zu
vermeiden.
Fragen oder Verbesserungen
Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH
per E-Mail an [email protected]
über Telefon
Rev.00_10 / 16.12.2011
PI / PI-W / TU-I
0203/999-2177
0203/999-2929
0203/999-2901
0203/999-2902
0203/999-2063
Herr H. Leimkühler
Herr Grunau
Herr Schmidt
Herr van Dyk
Herr Looft
WIS-Voranmeldung
Für Fragen und Anregungen zum WIS-Voranmeldungssystem stehen Ihnen die
vorgenannten Mitarbeiter unserer Werksicherheit gerne zur Verfügung.
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