Access 2003 Fortgeschrittene

ACCESS 03 FORTGESCHRITTENE
INHALT
Inhaltsverzeichnis
1
Einleitung ............................................................................................................................. 1
2
Standortbestimmung........................................................................................................... 2
2.1 Beziehungen mit referentiellen Integrität..................................................................................... 2
2.2 Formular mit Kombinationsfelder erstellen ................................................................................. 3
2.3 Übung: «Umwandeln von Textfeldern» ...................................................................................... 4
2.4 Tabelle mit Telefonnummern importieren und integrieren.......................................................... 4
2.5 Unterformular erstellen ................................................................................................................ 5
2.6 Abfragen erstellen ........................................................................................................................ 8
2.6.1 Einfache, sortierte Abfrage mit mehreren Kriterien ......................................................... 8
2.6.2 Abfrage mit Datum........................................................................................................... 9
2.7 Gruppierte Abfrage .................................................................................................................... 10
2.7.1 Übung: «Felder verknüpfen».......................................................................................... 10
2.8 Neuen Bericht erstellen.............................................................................................................. 11
2.8.1 Übung: « Felder verbinden»........................................................................................... 11
2.8.2 Übung: «Bericht Telefonliste» ....................................................................................... 11
2.8.3 Übung: «Bericht überarbeiten» ...................................................................................... 12
2.9 Übung: «Rechnen im Berichtsfuss»........................................................................................... 13
3
Einige Fachbegriffe ........................................................................................................... 14
3.1 Datenbankentwurf...................................................................................................................... 14
3.2 Flache Tabellen / Flat Tables ..................................................................................................... 14
3.3 Normalisierung .......................................................................................................................... 14
3.4 Datenstrukturdiagramm (DSD).................................................................................................. 14
3.5 Indizes / Indexierte Felder.......................................................................................................... 15
3.6 Datenbankbegriffe...................................................................................................................... 15
4
Geteilte Datenbanken ........................................................................................................ 16
4.1 Datenbankverknüpfungen betrachten und anpassen .................................................................. 17
4.2 Datenbankverknüpfung löschen................................................................................................. 17
4.3 Einzelne Tabellen verknüpfen ................................................................................................... 18
4.4 Tabellen in Frontend- und Backend-Tabelle teilen.................................................................... 18
4.5 Übung: «Frontend- und Backend-Tabelle»................................................................................ 19
5
Funktionen ......................................................................................................................... 20
5.1 Textfunktionen........................................................................................................................... 20
5.2 Übung: «Links, Rechts, Teil, Glätten» ...................................................................................... 21
5.3 Übung: «Vornamen herausfiltern»............................................................................................. 22
5.4 Übung: «Nachnamen herausfiltern (Lösungsvorschlag)».......................................................... 22
5.5 Zeitfunktionen............................................................................................................................ 23
5.5.1 Zeitintervalle .................................................................................................................. 24
5.6 Übung: «Fahrzeugtabelle» ......................................................................................................... 24
5.7 Logische Funktionen.................................................................................................................. 26
5.7.1 Wenn()-Funktion einfach ............................................................................................... 26
5.7.2 Übung: «Einfache Wenn()-Funktion»............................................................................ 26
5.7.3 Wenn-Funktion() verschachtelt ...................................................................................... 27
5.7.4 Übung: «Verschachtelter Wenn()-Funktion» ................................................................. 27
5.7.5 Logische Operatoren Und, Oder..................................................................................... 27
5.8 Übung: «UND-Funktion» .......................................................................................................... 27
5.9 Diverse Funktionen.................................................................................................................... 28
ACCESS 03 FORTGESCHRITTENE
INHALT
6
Besondere Feldeigenschaften in Tabellen...................................................................... 29
6.1 Nachschlagelisten ...................................................................................................................... 29
6.2 Übung: «Nachschlagen / Kombinationsfeld» ............................................................................ 30
6.3 Hyperlink ................................................................................................................................... 31
6.4 Besonderheiten bei Nullwerten und leeren Zeichenfolgen ........................................................ 32
6.5 Gestalten der mehr oder weniger leeren Zellen ......................................................................... 32
6.6 Beliebiges Runden von Formeln................................................................................................ 33
Übung: «Runden von Zahlen» ............................................................................................................ 34
7
Spezialabfragen ................................................................................................................. 35
7.1 Kreuztabellenabfrage ................................................................................................................. 35
7.2 Übung: «Kreuztabellenabfrage» ................................................................................................ 35
7.3 Duplikatensuche......................................................................................................................... 36
7.4 Löschen von doppelten Datensätzen aus einer Tabelle.............................................................. 37
7.5 Inkonsistenzabfrage ................................................................................................................... 38
8
Spezielle Verknüpfungsarten ........................................................................................... 41
8.1 Exklusionsverknüpfungen (Inner Join oder Equi Join).............................................................. 41
8.2 Übung: «Kinderliste»................................................................................................................. 41
8.3 Inklusionsverknüpfungen (Outer Join) ...................................................................................... 42
8.4 Übung: «Mitarbeiterliste ohne Autos»....................................................................................... 42
9
Formulare ........................................................................................................................... 43
9.1 Formulareigenschaften............................................................................................................... 43
9.2 Formulare basierend auf Abfragen ............................................................................................ 43
9.3 Übung: «Formular mit gefilterten Daten».................................................................................. 45
9.4 Haupt- und Unterformulare........................................................................................................ 45
9.5 Unterformular gestalten und anpassen ....................................................................................... 47
9.6 Übung: «Felder ausrichten und in der Grösse anpassen» .......................................................... 47
9.7 Textfeld in Kombinationsfeld umwandeln................................................................................. 48
9.8 Übung: «Kombinationsfeld erstellen» ....................................................................................... 49
9.9 Unterformular in einem Unterformular erstellen ....................................................................... 49
9.10 Übung: «Formular bearbeiten» .................................................................................................. 54
9.11 Rechnen in Unterformularen...................................................................................................... 54
9.12 Bedingte Formatierung .............................................................................................................. 55
9.13 Übung: «Fakturierung».............................................................................................................. 56
9.13.1 Tabellenimport aus Excel ............................................................................................... 56
9.13.2 Tabellen überprüfen / überarbeiten ................................................................................ 56
9.13.3 Beziehungen erstellen..................................................................................................... 57
9.13.4 Übung: «Abfrage für ein Formular vorbereiten» ........................................................... 57
9.13.5 Übung: «Formular mit Unterformular erstellen» ........................................................... 58
9.13.6 Übung: «Rechnungstotal ausrechnen» ........................................................................... 58
10 Diagramme erstellen ......................................................................................................... 60
11 Berichte .............................................................................................................................. 61
11.1 Übung: «Abfrage mit Berechnung und 10er Rundung» ............................................................ 61
11.2 Gruppierten Bericht erstellen ..................................................................................................... 61
11.3 Laufende Summe bei Berichte (Nummerierung) ....................................................................... 62
11.4 Rechnungsbericht erstellen ........................................................................................................ 63
11.5 Übung: «Bericht gruppiert nach Anfangsbuchstabe» ................................................................ 65
11.5.1 Gruppierung mit Berichtsassistent.................................................................................. 66
11.5.2 Gruppierung in der Entwurfsansicht einstellen .............................................................. 66
11.6 Berichts-SnapShot...................................................................................................................... 67
ACCESS 03 FORTGESCHRITTENE
INHALT
12 Makros ................................................................................................................................ 68
12.1 Grundlagen................................................................................................................................. 68
12.2 Makro erstellen .......................................................................................................................... 69
12.3 Makros starten/ausführen........................................................................................................... 71
12.3.1 Einer Schaltfläche ein Makro zuordnen (Mit Assistent) ................................................ 71
12.3.2 Ohne Assistent einer Schaltfläche ein Makro zuordnen................................................. 73
12.4 Übung: «Makro Formular schliessen + öffnen» ........................................................................ 74
12.5 Übung: «Makro Formular schliessen + öffnen» ....................................................................... 75
12.6 Makrogruppen............................................................................................................................ 75
12.7 Übung: «Gruppenmakro erstellen» ............................................................................................ 75
12.8 Makroverschachtelung ............................................................................................................... 76
12.9 Makros mit Bedingungen (Datei EDV-Fakturierung.mdb) ....................................................... 76
12.10Bildschirmaktualisierung ausblenden ........................................................................................ 77
12.11AutoExec-Makro........................................................................................................................ 77
12.12Nützliche Makros / Beispielmakros ........................................................................................... 78
12.12.1
Suchmaske mit Textfeld in einem Formular erstellen. ........................................... 78
12.12.2
Manuelles erstellen eines Suchfeldes mit Kombinationsfeld ................................. 80
12.12.3
Suchfeld mit Assistent erstellen ............................................................................. 81
12.13Mit Makros Daten filtern ........................................................................................................... 82
12.14Mit Makros Formulare synchronisieren..................................................................................... 84
12.15Mit Makros Berichte Drucken ................................................................................................... 85
12.16Startoptionen festlegen............................................................................................................... 87
13 Eigene Menüleisten und Symbolleisten erstellen .......................................................... 88
13.1 Befehle einem neu erstellten Menü hinzufügen......................................................................... 89
13.2 Symbolleiste ein- und ausblenden.............................................................................................. 90
14 Dienstprogramme .............................................................................................................. 91
14.1 Datenbank konvertieren ............................................................................................................. 91
14.1.1 Umwandeln alter Access -Datenbanken......................................................................... 91
14.1.2 Umwandeln von 03 auf 97 ............................................................................................. 91
14.2 Datenbank komprimieren und reparieren................................................................................... 92
14.3 Datenbank als MDE-Datei speichern und schützen................................................................... 93
15 Datenzugriffsseiten ........................................................................................................... 94
15.1 Anwendungsgebiet..................................................................................................................... 94
15.2 Datenzugriffsseite erstellen........................................................................................................ 94
15.3 Datenzugriffseiten sind mit Access verknüpft .......................................................................... 95
15.3.1 Verschieben der Datenzugriffsseite................................................................................ 95
15.3.2 Verschieben der Datenbank............................................................................................ 95
15.4 Seite im Intranet/Internet veröffentlichen .................................................................................. 97
16 Datenbanksicherheit ......................................................................................................... 99
16.1 Datenbank mit Kennwort schützen ............................................................................................ 99
16.2 Benutzerrechte / Arbeitsgruppeninformationsdateien.............................................................. 100
16.3 Zugriffsrechte vergeben ........................................................................................................... 102
16.4 Anmeldevorgang aktivieren..................................................................................................... 104
17 VBA Module...................................................................................................................... 105
17.1 Beispiel einer Sub Prozedur..................................................................................................... 105
17.2 Beispiel einer Funktionsprozedur ............................................................................................ 105
ACCESS 03 FORTGESCHRITTENE
1
1 Einleitung
Sehr geehrter Kursteilnehmer, liebe Kursteilnehmerin. Dieser Vertiefungskurs in Access 03
basiert auf dem Grundlagenkurs, der im gleichen Verlag erschienen ist. Zu Beginn des Kurses finden Sie eine Standortbestimmung. Diese soll dazu dienen, dass Sie sich ein wenig in
Access einleben. Gleichzeitig zeigt Sie auf, was im Grundlagenkurs behandelt worden ist.
Wenn Sie also bei der Standortbestimmung noch Unsicherheiten haben, könnte Ihnen der
Grundlagenkurs Access 03 sicher helfen.
Piktogramme
Im Kurs finden Sie verschiedene Grafiken, nennen wir sie Piktogramme. Diese Piktogramme
weisen auf wichtige Stellen hin, markieren wichtige Hinweise und weiteres mehr
Wichtiger Hinweis
Zusätzliche Informationen
Tipps & Tricks
Uebungen werden immer mit einem PC-Symbol markiert.
Die Länge des Balkens entspricht der Länge der Übung.
Wir wünschen Ihnen nun beim Durcharbeiten dieses Kurses viel Spass.
Zu Beginn gleich einige Tastenkombinationen, die sehr nützlich sein können:
Tastaturbefehle
Wirkung
<F11>
<F6>
Sie gelangen von überall her ins Datenbankfenster.
In Tabellen wechseln Sie im Entwurfsmodus zwischen Eigenschaften
und Tabelle.
In Makros wechseln zwischen Argumentenbereich und Tabellenbereich.
Mit dieser Tastenkombination aktivieren Sie den Zoom-Modus.
Kopieren
Ausschneiden
Einfügen
<Shift>+<F2>
<Ctrl> + <C>
<Ctrl> + <X>
<Ctrl> + <V>
ACCESS 03 FORTGESCHRITTENE
2
2 Standortbestimmung
Wir erstellen zusammen eine Adressdatenbank. Die Daten sind teilweise vorbereitet und befinden sich in der Datei ADRESSVERWALTUNG.
2.1
Beziehungen mit referentiellen Integrität
Öffnen Sie die Datenbank ADRESSVERWALTUNG und schauen Sie sich die vier Tabellen an.
Die vier Tabellen stehen in Beziehung zu einander. Definieren Sie
diese Beziehungen.
Achten Sie dabei darauf, dass eine
Beziehung immer von einem Primärschlüssel aus geht. Erstellen
Sie Beziehungen mit der Option
«Referentielle Integrität».
Die Lösung sollte wie nebenstehend aussehen:
Vorgänge
Beziehungen
definieren
Um die Beziehungen definieren zu können, müssen Sie noch
die folgenden Arbeiten vornehmen:
Tabelle tbl_Adressen
Fügen Sie an erster Stelle ein neues Feld ein mit dem Namen
AdressNr. Als Felddatentyp wählen Sie AutoWert. Anschliessend definieren Sie dieses Feld als Primärschlüssel. Wechseln
Sie bei den Sekundärschlüsselfeldern (Zivilstand, Anrede und
Sprache) die Feldgrösse auf Long Integer.
Tabelle tbl_Anreden
Definieren Sie das Feld AnredeNr als Primärschlüssel.
Tabelle tbl_Sprache
Definieren Sie das Feld SprachNr als Primärschlüssel.
Tabelle tbl_Zivilstand
Definieren Sie das Feld Nr als Primärschlüssel.
Beziehung definieren
Über den Menübefehl EXTRAS Befehl BEZIEHUNGEN definieren Sie nun die einzelnen Beziehungen. Achten Sie darauf,
dass Sie das Optionsfeld MIT REFERENTIELLER INTEGRITÄT aktivieren.
ACCESS 03 FORTGESCHRITTENE
2.2
3
Formular mit Kombinationsfelder erstellen
Damit wir auf möglichst einfache Art und Weise Adressen erfassen können, werden wir jetzt
ein entsprechendes Formular erstellen.
Vorgänge
Formular erstellen
Textfeld in
Kombinationsfeld
umwandeln
1. Erstellen Sie mit der Tabelle Adressen ein AutoFormular.
2. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht des Formulars.
3. Wir wollen nun das Textfeld Anrede in ein Kombinationsfeld umwandeln. Klicken Sie dazu mit der rechten
Maustaste auf das Textfeld Anrede.
4. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl ÄNDERN
ZU und klicken dann
auf KOMBINATIONSFELD.
5.
Blenden Sie dann
über das Symbol EIGENSCHAFTEN das Eigenschaftsfenster ein.
6. Wählen Sie in der Registerkarte DATEN in der Zeile Datensatzherkunft die Tabelle tbl_Anrede aus.
7. Nun wechseln Sie ins Registerblatt FORMAT. Hier definieren Sie, wie viele Spalte die Tabelle Anreden aufweist
und wie breit die einzelnen Einträge im Kombinationsfeld sein sollen. Die Tabelle tbl_Anrede hat 2 Spalten.
Spaltenbreiten definieren
Die Breite der Spalte AnredeNr setzen wir auf 0 cm. Jene
der Anredebezeichnung auf 3 cm. So werden nur die Anreden angezeigt, ohne die jeweiligen "Anredenummern".
Die einzelnen Spaltenbreiten werden durch Strichpunkt
voneinander getrennt.
8. Die Listenbreite setzen wir ebenfalls auf 3 cm. Die Listenbreite sollte grundsätzlich so breit sein, wie die Summe aller Spaltenbreiten.
ACCESS 03 FORTGESCHRITTENE
2.3
4
Übung: «Umwandeln von Textfeldern»
Wandeln Sie die folgenden Textfelder in Kombinationsfelder um:
- Zivilstand
- Sprache
- Mitglied
Beim Feld Mitglied gehen Sie wie folgt vor:
1. Erstellen Sie zuerst eine gruppierte Abfrage auf das Feld Mitglied der Tabelle Adressen. Die Abfrage darf nur dieses Feld enthalten.
2. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen qry_Mitglieder ab.
3. Anschliessend können Sie im Formular das Kombinationsfeld erstellen. Im Registerblatt
DATEN des Eigenschaftsfensters wählen Sie
auf der Zeile Datensatzherkunft den Eintrag
QRY_MITGLIED.
4. Speichern Sie das Formular unter dem Namen frm_Adressen ab.
2.4
Tabelle mit Telefonnummern importieren und integrieren
In unserer Datenbank fehlen noch die Telefonnummern. Diese Nummern befinden sich in
der Excel-Datei Telefon.xls. Wir wollen nun diese Telefonnummern in unserer Datenbank
integrieren und ein neues Erfassungsformular kreieren. Erstellen Sie dazu vom Formular
frm_Adressen eine Kopie und geben Sie der Kopie den Namen frm-Adressen2.
Vorgänge
Excel-Tabelle
importieren
1. Öffnen Sie im Programm Excel die Datei Telefon.xls.
2. Markieren Sie den gesamten Datenbereich.
Klicken Sie auf das Symbol KOPIEREN.
3.
4. Wechseln Sie zum Programm Access. Dort wechseln Sie
ins Datenbankfenster.
Klicken Sie auf das Symbol EINFÜGEN.
5.
6. Die Frage, ob die Tabelle Spaltenüberschriften hat, beantworten Sie mit JA.
7. Geben Sie der importierten Tabelle den Namen
tbl_Telefon.