Storage-Virtualisierung

Transcription

Defensible Disposal
Löschen, wo gelöscht werden soll
Information Lifecycle Governance
Sebastian Welter
Technical Specialist ECM
© 2013 International Business Machines Corporation
2
Transformation Aligns IT Focus and
Investments with Business Objectives
Increase innovation and relevance while
trimming costs to align with revenue
Maintaining
Innovating
Maintaining
http://barnardhoward.com/it-spend-ratio-shifts-toward-innovation-in-2012
3
Anthony Perkins, BNY Mellon, CGOC Summit 2012
Transformation Efforts Underway Across Industries
In 2010, 1,822 organizations across industries were investing >10% of IT budget in
transformation
HBO
• Shortening time-to-market
• Software development approach improvements, technical due diligence, project
prioritization by senior management
Telstra
• Transformational Process Change
• Re-aligned siloed business processes to provide a single view from the customer’s
perspective
• Decommissioned over 400 applications, created 600 new workflows, revenue growth of
11% over the first three years
Toyota
• Cross Functional Teams to Achieve Goals
• Cut back/removal of waste from major IT expenditure categories (e.g., Licensing,
Telecommunications, Hardware, etc.)
• Close to 20% stretch target of budget reduction within the first two years
4
4
Anthony Perkins, BNY Mellon, CGOC Summit 2012
Das Information Governance Problem
der weltweiten Informationen sind in den letzten 2 Jahren entstanden
3.5%
Umsatz-Anteil für IT
Information Management
Ausgaben
€2.2M 98%
Duchschnittskosten für das
Sammeln und und
Reviewen von Informationen
pro Rechtsangelegenheit2
Unternehmen, die
abgesichertes Löschen als
wichtigstes Thema von
Data Governance sehen4
44x
70%
22%
Prognostiziertes
Informationswachstum,
2009-20201
Anteil an überflüssigen
aufbewahrten
Informationen3
Unternehmen, die
heute schon
abgesichert Löschen
Unkontrolliertes Datenwachstum und fehlende Insight in Unternehmensdaten sind
Wegbereiter einer Kostenexplosion der Datenhaltung
5
Datenwachstum ist auch für deutsche Unternehmen eine Herausforderung Jedes zweite Unternehmen beklagt ein Datenwachstum von 40% und mehr
Datenwachstum erzeugt ein dreidimensionales Problem im Unternehmen
– Kosten, Kontrolle und Datenqualität
* Quelle: Omikron 2012 – Umfrage von 217 Unternehmen
6
Big Data….
7
Millionen €
Datenwachstum und Kosten –
Es sind keine Steigerungen des IT-Budgets zu erwarten
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
IT-Budget
2012
2013
2014
2015
2016
2017
Das Business erwartet die Einlösung der Technologie-Dividende in der
Informationverarbeitung, Analysten sehen IT-Budgets schrumpfen,
bestenfalls konstant
8
Ein aktuelles exemplarisches Kundenbeispiel
Millionen €
Der Anteil Storage-Kosten am IT-Budget liegen heute
bei 15% - Tendenz stark steigend bei jährlichem
Datenwachstum von 40%
100
80
Storage-Kosten
60
IT-Budget
40
20
0
2012
2013
2014
2015
2016
2017
Nach 5 Jahren sind bei diesem Wachstumsverlauf 80% des IT-Budgets
Storage-Kosten - Warten ist offenbar keine gute Strategie...
9
Millionen €
Folge: Ohne Gegenmaßnahmen sprengt das
Datenwachstum die Zielvorgaben des IT-Budgets
180
ohne Gegenmaßnahmen
160
166
140
120
100
IT-Budget Vorgabe
80
IT-Budget
60
20
245M€ kumulierte
Storage-Kosten
81
40
15
21
29
2012
2013
2014
41
58
0
2015
2016
2017
Storage-Kosten fressen ohne Gegenmassnahmen das IT-Budget auf,
Mehrkosten innerhalb von 5 Jahren in diesem Beispiel 154M €
10
Millionen €
Gewünschtes Ziel: Konstantes Budget, konstante
oder sinkende Storagekosten
120
IT-Budget Vorgabe
100
80
Folge: Ohne Gegenmaßnahmen
sprengt das Datenwachstum
die Zielvorgaben des IT-Budgets
60
40
20
15
15
15
15
15
15
0
2012 2013 2014 2015 2016 2017
IT-Budget
Storage-Kosten
Problem: Storagekosten bleiben nicht konstant, sondern folgen dem
Datenwachstum im Unternehmen...
11
Welche Maßnahmen sind geeignet, die Explosion der
Storagekosten abzuwenden ?
12
Maßnahme 1: Hoffen auf die Technologie-Dividende
13
Millionen €
Datenwachstum – Gegenmaßnahme 1:
Hoffen auf die Technologie-Dividende
180
160
158
140
120
100
IT-Budget Vorgabe
80
IT-Budget
60
40
20
14
19
27
37
2012
2013
2014
2015
52
73
Storage-Kosten incl.
Technologie-Dividende
0
2016
2017
Effekt von ca. 9% im Bereich Enterprise Storage, Tendenz fallend,
passive Maßnahme
14
Maßnahme 2: Storage-Tiering
15
Millionen €
Storage Tiering
180
160
155
140
120
100
IT-Budget Vorgabe
80
IT-Budget
60
40
20
13
18
26
2012
2013
2014
36
2015
50
70
0
2016
2017
TechnologieDividende und
Tiering
Effekt von ca. 4%, Analysetätigkeit erforderlich: was kann wann
wohin verschoben werden ? Maßnahme hat aber keinen Einfluß auf
die Gesamtmenge verwalteter Daten
16
Maßnahme 3: Storage-Virtualisierung
17
Millionen €
Storage-Virtualisierung
180
160
140
145
120
100
IT-Budget Vorgabe
80
IT-Budget
60
40
20
0
11
16
22
2012
2013
2014
31
2015
43
2016
60
2017
TechnologieDividende, Tiering
und Virtualisierung
Effekt von ca. 15%, bessere Auslastung vorhandener HW, Maßnahme
hat aber keinen Einfluß auf die Gesamtmenge verwalteter Daten
18
Maßnahme 4: Archivierung
19
Millionen €
Datenwachstum –
Gegenmaßnahme 4: Archivierung
180
160
140
141
120
100
IT-Budget Vorgabe
80
IT-Budget
60
40
10
15
21
29
40
2012
2013
2014
2015
2016
20
0
56
2017
TechnologieDividende, Tiering,
Virtualisierung und
Archivierung
Effekt von ca. 6%, Maßnahme hat nur geringen Einfluß auf die Gesamtmenge
verwalteter Daten, verbessert aber den Zugang und Kontrolle der Daten
20
Maßnahme 5:
LÖSCHEN
“Unequivocally deletion of data is the
best way to reduce the amount of data
being managed and, consequently, slow
the growth of storage capacity.”
Sheila Childs, Gartner Symposium, Oct 2010
21
Millionen €
Datenwachstum vermeiden –
Defensive Disposal – abgesichertes Löschen
180
160
140
IT-Budget
120
IT-Budget Vorgabe
100
98
80
60
40
20
0
5
2012
6
8
9
11
2013
2014
2015
2016
13
2017
52M€ kumulierte
TechnologieDividende, Tiering,
Virtualisierung,
Archivierung und
Löschen
Signifikanter Einspar-Effekt von ca. 50%, Maßnahme verringert die
Gesamtmenge verwalteter Daten signifikant u n d verbessert die
Datenqualität im Unternehmen
22
ILG - Die vier wesentlichen Hebel für Kostensenkungen
24
Bewertung der Maßnahmen
 Technologie-Dividende, Storage-Tiering, Storage-Virtualisierung
und Archivierung reichen nicht, um die Kosten des
Datenwachstums aufzufangen
 Löschen von Daten senkt die Kosten doppelt so stark wie alle
anderen Effekte und Maßnahmen zusammen
 Löschen verändert nicht nur die Datenmenge signifikant ,
sondern wertet auch die verbliebenen Daten qualitativ auf
25
Kosten senken durch nachhaltige Verfahren…
Erkennen und Löschen von überflüssigen Daten
Typische Verteilung der Unternehmens-Information*
Der überwiegende Teil der im Unternehmen gespeicherten
Informationen unterliegt keiner zweckgebundenen Nutzung –
aber verursacht Kosten
*Industrieübergreifende Schätzung 2011
26
ILG Provides Solutions to Legal, Records,
Business and IT Buyers
IMRM Information
Management
Reference Model
27 © 2013 International Business Machines Corporation
27
Zusammenarbeit der ILG Stakeholder motivieren, aber wie ?
Zeitbild: Business, Legal, IT und Compliance-Verantwortliche haben heute
eine unterschiedliche Sicht auf Daten und keine gemeinsamen Ziele
28
© 2012 IBM Corporation
Customers struggle to manage information volume,
value and risk.
How do I meet legal
obligations more
efficiently and
reduce legal risk?
DUTY
VALUE
How do I deal with
doubling data and
shrinking budgets?
EFFICIENCY
DUTY
How do we find
information of value
and use it to make
better decisions?
How do I go from
physical to digital
records
management?
29
Tiefgehendes, effizientes
eDiscovery
• Issue and automate legal
holds with precision across
data sources
• Collect, cull and assess
evidence and control costs
• Manage custodians,
collections and data source
obligations in concert with IT
30
Records und Retention Management
• Manage global taxonomy
and retention schedules
for all information
• Coordinate retention
program across business
units, records liaisons and
legal more efficiently
• Manage records in
disparate systems in a
centralized manner
• Syndicate and enforce
retention schedules on
structured and
unstructured records and
information
31
Value-Based Archiving
• Archive email files, application
data, and social content based on
its business value
• Retain, hold and dispose of
archived content efficiently
• Govern structured and
unstructured archives with unified
policy management and
automation
• De-duplicate and compress data to
reduce storage space and cost
32
Governance & Disposal
• Get transparency to legal and
business obligations and policies
for data in a shared data source
catalog
• Automatically apply retention
schedules and legal holds on data
to consistently dispose of
unnecessary data
• Defensibly dispose of unnecessary
structured and unstructured data
• Curb storage growth and manage
data by its value
33
The siloes are disconnected – and that is the problem.
While these challenges sound like
disconnected issues, they’re not.
Retention schedule
didn’t cover the stuff they
use daily. Fighting to
drive profit up and back
office costs down.
Does legal holds
by employee
name, relies on IT
to keep everything
to mitigate risk.
Thinks storage and
IT are cheap
anyway, but
worried about risk.
Struggling with cost
of ediscovery on so
much data.
DUTY
VALUE
Department
Matter
DUTY
5,000 – 12,000
Laws &
Regs
Put 100-page
record schedule on
intranet, hopes
people follow it.
Left out information
with short term
business value.
Wants a record
repository for
records – 5-10% of
information
ASSET
Retention
Schedule
Hold
Systems
Has the data but no idea
what is really needed or why
– has to assume its all
valuable. No idea that its
responsible for legal holds
and record retention.
Struggling to reconcile 800%
data growth with flat budget.
2,000-8,000
 No ability to dispose of garbage
 Too much data drives up IT and legal costs
 Retention schedule applies to very small data set
Information
 Billion choices for IT to triangulate laws, lawsuits,
business value and data
3PBs – 100PBs
34
IBM Solution Systematically Links Obligations and
Value to DUTY
Assets to Address RootVALUE
Cause, Lower Cost
and Risk
Laws &
Regs
Department
Matter
DUTY
ASSET
Retention
Schedule
Hold
Systems
Information
LEGAL
BUSINESS
IT
RECORDS
Modernize eDiscovery Process
State Information Value
Optimize Information Volume
Modernize Retention Process
 Precise, reliable legal holds
 Guidance on information
utility
 Dispose and retire
unnecessary data
 Address electronic
information
 Optimize storage based on
value
 Lower information cost
 Executable schedules can be
automated
 Lower legal risk, cost 35
 Assess evidence in place,
collect less
 Lower legal risk, cost
© 2013 International
3535
 Participate in volume
reduction
 Align around value
Business Machines Corporation
IBM ILG verbindet systematisch gesetzliche, regulative und
geschäftliche Vorgaben mit effizientem Daten-Management
ENTSCHEIDUNGS MANAGEMENT
Vereinheitlicher Ansatz für
Entscheidungen, welche
Information aufzubewahren, zu
archivieren, zu schützen und zu
löschen sind.
AUTOMATISIERTE AUSFÜHRUNG
Effiziente automatische Ausführung
von legal holds und Zuordnung von
Aufbewahrungs-Fristen,
Löschung von irrelevanten Dateien,
Mails, Records und
Anwendungsdaten
Ausführbare Regeln auf ContentQuellen erlauben die Löschung von
Informationen ohne Nutzen oder
Aufbewahrungspflicht
36
Manage Global Taxonomy & Schedules Efficiently, Ensure They
Tie to Law
Use a single, consistent
taxonomy globally across records,
business and IT.
Catalog the laws that dictate
both retention and privacy
requirements along with policies
for security in a shared law
library. Associate law and policy
to specific procedures to enable
changes in either and to retain
less data more defensibly.
Define master retention
schedules. Enable employees to
see only their specific rules.
Allow online change requests
with automatic routing to policy
owners.
Outcome: Company is able to comply
and demonstrate compliance with
•37
actual records obligations [H]
Conduct Information Inventories, Define Business Value & Link to
Location of Information to Enable IT Execution, Improve Holds
Conduct streamlined information
inventories to identify
information organizations have
and where they keep it and the
importance and duration of value
to the business.
Data-source specific retention
and management procedures and
applicable legal hold overrides
are automatically created for IT,
tying obligations and value to
assets.
Easily enable country and local
schedule variations as needed;
compare retention practices for
the same information across
business, systems.
Outcome: Legal has a reliable “data
map” by organization [B]. IT can
manage information based on legal,
•38
records and business needs [M, N].
Define & Execute Retention & Disposition Across Records and
Information in Lock Step with Legal
Legal holds are systematically
syndicated as legal identifies
records and information on hold.
Local schedules and individual
records are flagged and held.
Syndicate retention schedules to
records repositories and
information archives for in-place
execution.
Collect and classify records,
including auto-classification;
collect structured and
unstructured information to
archive and dispose per retention
approved schedules.
•39
Outcome: Retention schedules can be
consistently and systematically applied
across the enterprise [G, L, M, N, O].
Einführung von Information Lifecycle Governance
Die Kosten- und Risiko-Transformation auf den Weg bringen
Das Erzielen von geschäftlichem Nutzen macht sich an der
Struktur, definierten Prozessen und einer nachvollziehbaren
Metrik der Erfolgskontrolle fest
Integration von Regeln und Prozessen über die vier
Gruppen von Informations-Stakeholdern ermöglicht
abgesichertes Löschen und senkt Risiko und Kosten
STRATEGY
1. Sponsorship durch Führungskräfte
Setzen Leitlinien für Unternehmensinitiative
2. Metriken und Erfolgskontrollen
Dashboards mit quartalsweiser Visualisierung der Kosten- und
Risikoreduktionsziele sowie operationalem Fortschritt
3. Lenkungsausschuß koordiniert Vorgehen zwischen Nutzern und
Providern von Informationen
EXECUTION
Stellt Domänen-übergreifendes Vorgehen und Erreichung gemeinsamer
Zielvorgaben bzgl. Umsetzung, Change Management und Finanzzielen sicher
4. Experten und Führungskräfte aus IT, Rechtsabteilung, Records
Management und Fachbereich erarbeiten Umsetzungsprozesse
Prozess-Implementierung, Audit-readiness, Empfehlungen an
Lenkungsausschuß
5. Technologie sorgt für Umsetzung und Automatisierung erarbeiteter
Mechanismen
automatisiert Prozesse(z.B. Klassifizierung), schafft Transparenz und
Nachvollziehbarkeit
Strukturierte bereichsübergreifende Vorgehensweise zur Erreichung gemeinsamer
Reduktionsziele für Risiken und Kosten
40
Zusammenfassung Disposal and governance
management
• Informationsexplosion beherrschen
– Die richtigen Informationen aufbewahren
– Durch rechtzeitiges gesichertes Löschen Speicherplatz sparen
– IT-Budget einhalten
• Auf Flut von Regularien und Gesetzen richtig reagieren, bei Gesetzesänderungen
die betroffenen Daten lokalisieren
• Kosten für Gerichtsverfahren (als Beklagter) minimieren, durch Optimierung und
Auditierung des eDiscovery Prozesses wichtige Beweise schnell und präzise
finden, Stellung im Rechtsstreit verbessern (Kundenfeedback: Kostenersparnis bis
zu 70% durch Optimierung des eDiscovery Prozesses, Kostenersparnis von ca.
50% der Anwaltskosten durch Reduzierung der Datenmenge)
• Abbilden von Vernichtungssperren (Legal Holds) und eDiscovery im Rahmen von
Gerichtsverfahren
– unternehmensweit! Aufwände und Kosten sparen durch Automatisierung.
• Compliance im Unternehmen erreichen / verbessern.
41

Storage-Virtualisierung

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