Document Process Outsourcing

Document
Process
Outsourcing
Leistungsübersicht
Unsere Kompetenzen
Wir machen das Beste aus den Daten unserer Kunden. Das gilt für jedes der drei Kompetenzfelder docu, dialog und forms.
Unabhängig davon, ob wir mit personenbezogenen Daten, Adress- oder Druckdaten umgehen, auf die Erfahrung und
Kompetenz von Ricoh können Sie sich jederzeit verlassen. Denn das Ricoh Document Center bringt mehr als 100 Jahre Erfahrung und Tradition im Umgang mit Datenservice, Endlos- und Digitaldruck, Weiterverarbeitung und Kuvertierung mit.
Unsere Kompetenzen
docu
dialog
Dokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge oder Gehaltsabrechnungen aufzubereiten, zu erstellen und
tagesaktuell oder periodisch zu versenden, ist eine der
zentralen Leistungen des Kompetenzfelds docu. Dabei
sind wir nicht an ein bestimmtes Medium gebunden: Ob
gedruckt, per E-Mail, SMS oder Voice-Nachricht – alles ist
möglich.
Das Kompetenzfeld dialog bietet kreative und wirkungsvolle Formate für den integrierten Dialog unserer Kunden mit ihren Zielgruppen. Ricoh ist Ihr zuverlässiger
Partner für die gesamte Wertschöpfungskette des Dialogmarketings – von der technischen Konzeption, über
das Datenmanagement bis hin zu Produktion, Finishing,
Versand und Responsebear­beitung. Ob Sie bei uns ein
einzelnes Printprodukt oder die Umsetzung einer kompletten Kommunikationskampagne mit verschiedenen
Medien beauftragen – bei Ricoh werden Sie immer kompetent und partnerschaftlich betreut.
forms
Der Versand von Tagespost ist ein weiterer wichtiger Bestandteil unseres Portfolios. Darüber hinaus unterstützen
wir Unternehmen in Zeiten mit hohem Druckvolumen als
Back-up-Partner. Bei allem was wir tun, legen wir großen Wert auf sichere Abläufe und, dass Ihr Dokumentenprozess alle Anforderungen an Revisionssicherheit und
Riskmanage­ment erfüllt. Ein weiterer Bestandteil ist die
Entwicklung von datenbasierten Lösungen für die Kommunikations-, Informations- und Prozessanforderungen
unserer Kunden. Unabhängig davon, ob Sie Ricoh mit
der Umsetzung beauftragen, können Sie diese Leistung
in Anspruch nehmen. Ziel unseres Angebots ist, Ihre Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. Dabei arbeiten wir unabhängig von Medien und Branchen. Auch
hinsichtlich des Ortes der Leistungserbringung und der
vorhandenen Schnittstellen sind wir flexibel. Selbstverständlich geht allen Lösungen eine intensive Beratung
und Schulung voraus.
Als Partner namhafter Versandhändler Deutschlands liefert Ricoh nicht nur Logistikdokumente in hervorragender Qualität, sondern versteht zudem die Prozesskette,
die hinter dem Versand steht und hilft, diese zu optimieren. Wo früher bis zu zehn Dokumente für ein Paket zusammengestellt werden mussten, reicht heute ein
Vordruck, um alle Informationen abzubilden. Für unsere
Kunden bedeutet das einen schnelleren Versand mit weniger Fehlerquellen.
Unser umfangreiches Portfolio reicht vom einfachen
Standardvordruck über individuelle Vordrucke mit Adress- und Retourenetiketten, Kundenkarten, Überweisungsträgern und vielem mehr, bis hin zu Komplettlösungen inklusive Prozess-, Design- und Druckberatung.
Auch in anderen Branchen werden die Leistungen dieses Kompetenzfeldes genutzt: Zum Beispiel fertigen
wir auch Laborbelege, die individuellen Anforderungen
entsprechen. Zudem bietet Ricoh Selbstklebeetiketten,
Logistikvordrucke und papiergebundene Lösungen an.
Zum Einsatz kommen Inlays verschiedener Größen und
Technologien.
Unsere Leistungen im Detail – docu
postageonly
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Bei postageonly übernimmt Ricoh die Datenaufbereitung,
den Druck und den Versand Ihrer Tagespost. Pro Standardbrief mit einer Seite im Schwarz-Weiß-Druck bezahlen Sie
nur den Preis einer Briefmarke. Die Umsetzung ist einfach:
Statt an einen Bürodrucker senden Sie Ihre Briefdaten an
eine Online-Druckschnittstelle. Um alles Weitere kümmern
wir uns. Die Briefe werden in der Regel innerhalb von zwei
Tagen ausgeliefert. Möglich wird das attraktive Angebot
durch die hohen Sendungsvolumina, die Ricoh umsetzt
und die damit verbundenen Kosteneinsparungsmöglichkeiten. Aufträge verschiedener Kunden werden elektronisch
sortiert, konsolidiert, gedruckt und portooptimiert für die
Zustellung vorbereitet. Für die zeitkritische Produktion nutzen wir ausschließlich eigene Kapazitäten und bleiben so
unabhängig von anderen Dienstleistern.
Viele Firmen halten Druckmaschinen und Mitarbeiter für
Lohn- und Gehaltsabrechnungen vor, obwohl beide meist
nur wenige Tage im Monat ausgelastet sind. In anderen Firmen blockiert das Erstellen der Abrechnungen den Druck
anderer Dokumente. Das ist schlicht unwirtschaftlich. Deshalb spart das Auslagern von Lohn- und Gehaltsabrechnungen bares Geld und sorgt dafür, dass Kernaufgaben reibungslos abgearbeitet werden können.
Ricoh übernimmt Ihre Daten revisionssicher. Wir dokumentieren, für welchen Mitarbeiter welche Abrechnung
gedruckt wurde und stellen sicher, dass beim Kuvertieren
keine Fehler passieren. Nach der Übernahme bereiten wir
Ihre Lohn- und Gehaltsdaten auf, drucken und kuvertieren
die Abrechnungen und senden sie an Ihre Firmenzentrale
oder Ihre Niederlassungen weltweit. Sie erhalten die Abrechnungen in vorsortierten Paketen. Ob wir nach Ländern,
Kostenstellen oder anderen Kriterien sortieren, liegt an Ihnen. Der paketweise Versand vereinfacht das weitere Handling durch Ihre Poststelle enorm. Alternativ schicken wir die
Lohn- und Gehaltsabrechnungen direkt an Ihre Mitarbeiter
nach Hause und sorgen dafür, dass Sie so wenig Porto wie
möglich bezahlen.
Selbstverständlich drucken wir auch Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen und legen sie
im Bedarfsfall bei. Auch andere Beilagen sind möglich. Wir
beraten Sie gerne.
Optionen
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Vollfarb- und Duplexdruck
Vorausgefüllte, personalisierte Überweisungsträger
Digitaler Dokumentenversand mit rechtsverbindlicher
Signatur
Ihr Nutzen
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Einsparungen auch bei kleinem Tagespostaufkommen
Sichere Prozesse durch professionellen Dienstleister
Regelmäßige Produktion der Tagespost
Entlastung von Aufgaben, die nicht zu den Kernkompetenzen zählen
schnelle und einfache Umsetzung
Ihr Nutzen
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Kosteneinsparungen, durch Portooptimierung
Planbare Kosten, monatliche Kosten
Keine Kapitalbindung für Druckmaschinen
Konzentration auf Kernkompetenzen
Sichere, schnelle Abwicklung dank Serviceverein-
barungen und modernster Produktionstechnik
Unsere Leistungen im Detail – docu
i-Invoicing
Der elektronische Austausch von Rechnungen gehört heutzutage bereits zum Geschäftsalltag. Dabei müssen Firmen
immer wieder die unterschiedlichen Anforderungen der
Kunden im Umgang mit Rechnungen berücksichtigen.
Traditionell sind Menschen darauf bedacht, solche Dokumente schriftlich vorliegen zu haben. Anderen reicht es
hingegen vollkommen aus, eine elektronische Rechnung
abzuspeichern und bei Bedarf auszudrucken. Diese unterschiedlichen Ansichten müssen berücksichtigt werden. Unsere Leistung i-Invoicing ist mehr als nur der Versand und
Empfang von elektronischen Rechnungen. Wir bieten Ihnen
ein modulares Konzept von Services für den Austausch Ihrer
Geschäftsdokumente an. Dabei beraten und unterstützen
wir bei der schrittweisen Migration zum Austausch elektronischer Dokumente.
Ihr Nutzen
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Schneller, sicherer Versand und Empfang der Rechnungen
Sorgfältiger Umgang mit Ihren Daten (ISO27001)
Produktiverer Einsatz Ihrer Ressourcen möglich
Möglichkeit die Rechnungen in unterschiedlichen Arten zu versenden und zu empfangen: Wie es Ihnen und
Ihren Geschäftspartnern am besten passt!
Kosteneinsparungen
Unsere Leistungen im Detail – dialog
Klassische Mailings
Kreative Mailings
Klassische Mailings bieten viel Platz für Informationen
und werden meist als personalisierte und kuvertierte
Briefe umgesetzt. Oft werden Flyer oder Folder, personalisierte Antwortkarten oder Rückantworthüllen beigelegt. Trotzdem überschreiten klassische Mailings ein
Gesamtgewicht von 20 Gramm in der Regel nicht.
Kreative Mailings arbeiten nicht nur mit Effekten wie
blau personalisierten Unterschriften, Etiketten, Stanzungen, Perforationen, Rubbelfeldern oder Sonderfalzungen, sondern setzen zudem auf variable Text- und
Bildelemente. Die Inhalte werden also für jeden Empfänger ganz individuell zusammengestellt. Dazu greifen
Sie auf Informationen Ihrer CRM-Datenbank zurück. Die
Datenaufbereitung können Sie gerne uns übertragen.
Wir verfügen über langjährige Erfahrung und erstklassige Referenzen für außergewöhnliche Mailings.
Vorteile
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Informatives Basismedium
Günstige Herstell- und Versandkosten
Vorteile
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Kreative Effekte und individuelle Elemente sorgen
für Aufmerksamkeit
Vielfältige Gestaltungs- und Einsatzmöglichkeiten
Auf Wunsch sichere Datenaufbereitung durch Ricoh
Unsere Leistungen im Detail – dialog
Selfmailer
Print-Specials
Selfmailer sind die kreative und kostengünstige Alternative zu kuvertierten Mailings. Ein Selfmailer wird aus einer
Papierbahn hergestellt, d. h. er wird gedruckt, gefalzt, verarbeitet und schließlich an der Kante verschlossen, so dass
er ohne Briefhülle auskommt. Ricoh bietet für Selfmailer
fast unbegrenzte Gestaltungs- und Individualisierungsmöglichkeiten und berät Sie hinsichtlich der optimalen
und wirtschaftlichen Umsetzung Ihrer Ideen. Möglich sind
beispielsweise Selfmailer mit personalisierten Informationen und Angeboten, konturgestanzten Pop-ups, die sich
beim Aufklappen dreidimensional aufstellen, integrierten
Antwortkarten, eingespendeten Waren­
proben und vieles
mehr.
Print-Specials sind Print-Produkte mit überraschenden Effekten für eine emotionale Ansprache der Zielgruppe. Durch
ihre raffinierte Machart erzeugen sie Aufmerksamkeit und
vermitteln ein haptisches Erlebnis. Aufgrund der vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten eignen sich Print-Specials
für alle Branchen und nahezu jede Zielgruppe. Besonders
bewährt haben sie sich bei der Gewinnung von Neukunden.
Unsere ausgeklügelte Produktionstechnik sorgt dafür, dass
Selfmailer vor allem in hohen Auflagen wirtschaftlich herzustellen sind. Neben den individuellen Lösungen bietet Ricoh
standardisierte Selfmailer zu günstigen Preisen an. Das beschleunigt die Umsetzung und vereinfacht die Kalkulation.
Die Gestaltungsmöglichkeiten umfassen Pop-up-Elemente,
Zieh- und Knackmechanismen, Klappkarten mit mehreren
Motiven, Falzungen, Stanzungen, Perforationen, Etikettierungen, Leimungen, Lackierungen und vieles mehr. Dabei
muss Kreativität nicht teuer sein. Ricoh hat sich darauf spezialisiert, Papier maschinell so weiterzuverarbeiten, dass
Handarbeit weitgehend überflüssig wird.
Vorteile
Vorteile
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Kostengünstige und schnelle Alternative zu
kuvertierten Mailings
Vielfältige Gestaltungs- und Einsatzmöglichkeiten
Individuelle Text- und Bildelemente für mehr
Aufmerksamkeit
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Kreative Gestaltung und ausgeklügelte Papiertechnik
sorgen für Aufmerksamkeit
Wirtschaftliche Fertigung in hohen Auflagen durch maschinelle Herstellung
Vielseitig einsetzbar
Einfach personalisierbar
Unsere Leistungen im Detail – forms
Standardisierte Vordrucke
• Überweisungsträger
Standardvordrucke sind günstig, einfach in der Handhabung und damit ideal für kleinere Versandhändler und
E-Shop-Betreiber geeignet. Sie sind mit unterschiedlich großen Paketaufklebern sowie mit und ohne Überweisungsträger erhältlich. Da Rechnung und Paketaufkleber immer
gemeinsam bedruckt werden, sind Verwechslungen ausgeschlossen. Das macht Logistikprozesse effizient und sicher.
Auf Wunsch druckt Ricoh sogar Ihr Firmenlogo ein.
Überweisungsträger vereinfachen die Zahlung und senken
die Fehlerquote. Überweisungsträger von Ricoh werden
strengsten Anforderungen gerecht, auch für den Zahlungsverkehr im Ausland.
Vorteile
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Sichere Prozesse durch Vereinfachung des Versands
Kostengünstige Produktion
Professioneller Auftritt
Individuelle Vordrucke
Individuelle Logistikvordrucke eignen sich vor allem für große Versandhändler. Aufgrund ihres intelligenten Aufbaus
helfen sie, Fehlerquellen auszuschließen und optimieren
so den Versand- und Retourenprozess. Wir bauen sie nach
Ihren individuellen Anforderungen auf. Dabei sind unterschiedlichste Elemente möglich:
• Kundenkarten
Kundenkarten erhöhen die Kundenbindung und werden
immer beliebter. In Logistikdokumenten von Ricoh können
Sie langlebige, personalisierte Karten integrieren.
• Bestellkarten
Integrierte Bestellkarten vereinfachen weitere Bestellungen
und steigern den Umsatz.
• Akkordbelege
• Etikettlösungen
Da unsere Etiketten beim Abziehen keine Rückstände hinterlassen, eignet sich der Platz darunter für vollfarbige Werbung. Viele unserer Kunden steigern damit ihre Wiederbestellrate. Zudem lassen sich unsere Etiketten immer mit
derselben, optimierten Kraft abziehen, so dass Mitarbeiter,
die täglich hunderte Pakete packen, äußerst effizient arbeiten. Darüber hinaus sind Namensaufkleber und vielseitig
einsetzbare konturgestanzte Etiketten möglich.
Wenn Sie wissen möchten, wie viele Pakete Ihre Mitarbeiter
am Tag packen, können Sie in die Logistikdokumente Akkordbelege integrieren, die Ihre Mitarbeiter abreißen und
sammeln. So können Sie die Paketzahl pro Mitarbeiter exakt ermitteln.
Vorteile
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Sichere Prozesse
Einfache Retouren durch sichere Zuordnung der Pakete
Höhere Wiederbestellrate aufgrund vollfarbiger Werbung
Professionelles Image dank durchdachter Dokumente
Vordrucke nach FSC®-Zertifizierung (FSC®-C105672)
möglich
Unsere Leistungen im Detail – forms
Vordrucke für das Gesundheitswesen
Wenn es um die Zuordnung von Blutproben zu Patienten geht, ist Sicherheit oberstes Gebot. Unsere Vordrucke für Krankenhäuser werden strengsten Sicherheitsanforderungen gerecht.
Jeder Patient erhält eine Karte mit Barcode. Der behandelnde Arzt kreuzt auf der Karte an, welche Untersuchungen erforderlich sind und kennzeichnet die Blutprobe mit einem der Barcode-Etiketten, die ebenfalls
auf der Karte angebracht sind. So werden Fehler bei der
Zuordnung von Blutprobe zu Patient ausgeschlossen.
Ein einwandfreies Druckbild mit minimalen Toleranzen
schließt Fehler beim Lesen des Barcodes aus. Ein durchdachter Produktionsprozess stellt zudem sicher, dass
kein Barcode doppelt verwendet wird. Ricoh baut die
Vordrucke nach den Wünschen von Krankenhäusern auf
und berät sie hinsichtlich der optimalen Gestaltung.
Vorteile
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Sicherer Produktionsprozess
Einfaches Handling im Krankenhaus
Individuelle Vordrucke je nach Anforderung
Unser Ansatz
consulting
Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir, welche Anforderungen Sie an Ihr Projekt haben. Wie lassen sich Dokumente so
gestalten, dass sie schnell verstanden werden? Wieso lohnen sich valuecolour und transpromo? Wie lassen sich beim
Porto Rabatte erzielen? Wie sehen das optimale Timing und
der beste Medienmix für Werbekampagnen aus? Was ist bei
Mailings technisch machbar? Wie können Logistikvordrucke
Umsatz und Kundenzufriedenheit erhöhen?
Das sind nur einige der Fragen, zu denen Ricoh Sie kompetent und partnerschaftich berät.
data services
Die Möglichkeiten, Porto zu sparen, sind vielfältig. Ricoh
nutzt alle: Wir beginnen die Beratung bei der Gestaltung
von Sendungen. Ein paar Gramm weniger können viel bewirken. Dabei ist die Auswahl des Papiers wichtig. Darüber
hinaus sortieren wir Ihre Sendungen nach Städten und Straßen vor. So lassen sich Rabatte bei Postdienstleistern erzielen. Durch das Zusammenfassen von Sendungen mehrerer
Kunden realisieren wir zudem Mengenrabatte. Wir arbeiten
nicht nur mit der Deutschen Post sondern auch mit alternativen Postzustellern professionell zusammen. So setzen wir
den jeweils günstigsten Versandweg um.
Adressservices
Vor jedem Versand sollten Adressen aktualisiert werden,
um Postrückläufer oder fehlgeleitete E-Mails zu vermeiden.
Ricoh filtert Dubletten und nicht mehr existierende Adressen aus und aktualisiert bestehende. Dazu gleichen wir Ihre
Adressen mit Datenbanken, wie der Umzugsdatenbank ab.
Auf Wunsch reichern wir Ihre Empfängerdaten mit zusätzlichen Informationen, wie Kaufkraft oder Zahlverhalten an.
Datenaufbereitung
Viele Unternehmen wissen mehr über ihre Kunden, als sie
ahnen. Das liegt daran, dass Kundeninformationen oft von
mehreren Abteilungen in unterschiedlichen Datenbanken
gepflegt werden. Ricoh unterstützt Sie bei der Zusammenführung, Bereinigung und zielgruppenorientierten Nutzung Ihrer Daten.
Druckdaten aufbereiten
Wir bereiten Druckdaten kosten- sowie prozessoptimiert
für die Printproduktion auf.
Unser Ansatz
production
added services
Software
Rechenzentrumsbetrieb
Ricoh entwickelt Software für Dokumentenmanagement- und Dialogmarketinganforderungen. Unsere
Software beinhaltet Schnittstellen zu CRM-, ERP- und
Billingsystemen.
Auf Wunsch übernimmt Ricoh den Betrieb Ihres Rechenzentrums. Wir verfügen über zwei leistungsstarke
Rechenzentren. Alle Systeme sind redundant ausgelegt
und werden ständig überwacht.
Medienneutrale Dokumente
Portallösungen
Die Aufbereitung und der Versand von Dokumenten erfolgen bei Ricoh unabhängig vom Medium. Möglich sind
E-Mail, SMS, Fax oder Voice-Nachricht. Die Einhaltung
Ihres Corporate Designs ist dabei selbstverständlich. Im
Dialogmarketing setzen wir crossmediale Kampagnen
zuverlässig um. Kombinieren Sie also Printwerbung mit
Internet, E-Mail oder Call-Center-Aktionen. Was immer
Sie vorhaben, Ricoh unterstützt Sie professionell.
Über Portale steuern Sie den Dokumentenprozess bei Ricoh. Egal ob Produktionsplanungs-, Freigabe- oder Prozessmonitoring-Portal – alle sind jederzeit zugänglich
und einfach zu bedienen.
Responsebearbeitung
Ihr Kunde hat aufgrund eines Mailings seinen Vertrag
verlängert? Prima. Auf Wunsch nehmen wir die Response
Ihrer Zielgruppe entgegen und bereiten sie für Sie auf.
Rücklaufmanagement
Archivierung
Die Anforderungen an eine rechtsverbindliche elektronische Archivierung von Dokumenten sind komplex. Überlassen Sie Ricoh die Archivierung Ihrer Dokumente oder
nutzen Sie eine unserer Softwarelösungen, um Dokumente selbst zu archivieren. Wir beraten Sie gerne.
Business Continuity Management
Durch Adressmanagement lassen sich Rückläufer weitgehend vermeiden. Sollten Sendungen trotzdem unzustellbar sein, kümmert sich Ricoh um die Aktualisierung
Ihrer Adressen. Und darum, dass der Empfänger sein Dokument trotzdem bekommt.
Ein Störfall kann eine Produktion lahmlegen. Das kann
sich ein zuverlässiger Dienstleister nicht leisten. Deshalb
hat Ricoh einen Business Continuity Plan umgesetzt, mit
dem wir Key-Kunden zusichern können, zeitkritische
Dokumente zwölf Stunden später wieder liefern zu können. Möglich wird das durch Kooperationen mit auditierten Partnern und Personaldienstleistern.
Tracking und Tracing
Materialmanagement
Dokumentenversand ist ein erfolgskritischer Prozess. Zuverlässigkeit des Dienstleisters und transparente Prozesse sind da ein Muss. Den Weg, den einzelne Sendungen
nehmen, können Sie bei Ricoh jederzeit exakt nachverfolgen. So behalten Sie den Überblick.
Auf Wunsch übernehmen wir das Materialmanagement
für Sie. Vor allem bei Logistikvordrucken nehmen Kunden diesen Service in Anspruch. Wir lagern Ihre Vordrucke bei uns ein, bei Erreichen einer Mindestmenge produzieren wir nach und liefern nach Bedarf aus. So haben
Sie immer genug Vordrucke, ohne ein teures Lager vorhalten zu müssen.
RICOH DEUTSCHLAND GmbH
RICOH DEUTSCHLAND GmbH
Vahrenwalder Straße 315, 30179 Hannover
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44201/Stand: 05/2014
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