Installation OfficePartner

Was ist neu in OfficePartner 14.0x
Bei der Weiterentwicklung von OfficePartner achten wir darauf, dass nicht nur Fehler korrigiert, sondern auch
die Anregungen und Wünsche unserer Kunden berücksichtigt werden können.
Die Funktionalität von OfficePartner wurde in der Version 14.0x wieder erheblich ausgebaut.
Nachfolgend werden alle Neuerungen aufgeführt. Bitte beachten Sie, dass gewisse Neuerungen in der LiteVersion aufgrund des reduzierten Funktionsumfanges nicht enthalten sind.
Aktuelle Version: Version 14.00 – OfficePartner für Microsoft Office 2007/2010
Allgemein
-
Unterstützung von Microsoft Access 2003 (auch Runtime) eingestellt.
Neu kann OfficePartner komplett Online lizenziert werden. Ein Telefonanruf beim NovaLink Lizenzserver
entfällt. Sie benötigen zum erfolgreichen Lizenzieren nur die Lizenznummer und eine Internetverbindung.
Komplett neu entwickeltes OfficePartner Outlook-Addin (Outlook 2007/2010) für Kontaktverwaltung
und/oder Leistungserfassung. Dies ersetzt das veraltete OfficePartner Outlook-Plugin.
Bei der Mehrwertsteuer-Umstellung, beim Aktualisieren der Artikel wird neu eine Warnmeldung betreffend
"Feldvorgaben für neue Datensätze" angezeigt.
Fehler behoben, dass Access nicht geschlossen werden konnte nachdem eine Outlook-Funktion verwendet
wurde.
OfficePartner kann nicht mehr über die Access-Schaltfläche (X oben rechts) beendet werden (konnte zu
einer korrupten OPClient.mdb führen).
Die OfficePartner Import-Schnittstelle ist neu auch unter 64Bit Betriebssystemen lauffähig.
Adressen/Personen
-
1
Neu kann die Korrespondenz-Sprache pro Kontaktperson hinterlegt werden. Bei der Auswahl der Person
innerhalb eines Auftrages oder einer Bestellung wird gefragt, ob die Sprache der Person in den Auftrag oder
die Bestellung übernommen werden soll.
Adressen können neu auch aus dem Telefonbuch von tel.search.ch importiert werden.
Siehe Sektion Adress-Import/Update.
Möglichkeit eingebaut mit dem Mausrad durch die Adressen zu blättern.
Neu wird beim Ändern/Einfügen einer Rabattstufe und/oder Preisstufe bei einer Adresse eine Warnmeldung
angezeigt, da diese Änderung nicht automatisch auf die noch offenen Aufträge angewandt wird.
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Adress-Import/Update (Twixtel, tel.search.ch)
-
Adressen können neu auch aus dem Telefonbuch von tel.search.ch importiert werden.
Die Schaltflächen für den Import/Update von Adressen sehen neu so aus:
Wenn Twixtel installiert ist startet man mit der linken Maustaste den Import/Update aus Twixtel, mit der
rechten Maustaste aus tel.search.ch.
Wenn kein Twixtel installiert ist startet man mit der linken Maustaste den Import/Update aus tel.search.ch.
Um den Adress-Import von tel.search.ch verwenden zu können benötigen Sie einen sogenannten API-Key.
Dieser Key ist kostenlos und kann unter http://admin.tel.search.ch/api/getkey angefordert werden.
Hinterlegen Sie den Key danach in den OfficePartner Systemeinstellungen im Reiter "Weitere".
Aus rechtlichen Gründen erlaubt Search.ch nur die Verarbeitung von 1000 Adress-Datensätzen täglich.
Nach Erreichen dieses Limits kann die Schnittstelle bis zum nächsten Tag nicht mehr verwendet werden.
OfficePartner macht Sie darauf aufmerksam, wenn das eingegebene Suchkriterium sehr viele Treffer ergibt,
damit Sie die Suchanfrage verfeinern können. Die Anzeige der Suchresultate ist dann noch einmal auf ca.
200 Datensätze beschränkt.
-
Der Ablauf des tatsächlichen Adress-Import/Update aus tel.search.ch ist identisch mit dem Ablauf beim
Import/Update aus Twixtel.
Fehler behoben, dass die Twixtel.ini nicht gefunden wurde, wenn die Datei versteckt war.
Artikel/Lager
-
2
Bei der globalen Preisanpassung können die Preise neu auch auf 50 Rappen, 1 Franken, 5 Franken und 10
Franken gerundet werden.
Neu können die fixen Nebenkosten pro Artikelgruppe hinterlegt werden (optional). Beim Zuweisen
eines Artikels zu einer Artikelgruppe werden somit die fixen Nebenkosten automatisch hinterlegt.
Im Artikelstamm unter dem Reiter "Bestand/Lager" kann das Netto-Gewicht pro Artikel in Kilogramm
(kg) hinterlegt werden. Innerhalb eines Auftrages kann dann das Total-Netto-Gewicht des Auftrages
ausgegeben werden (siehe auch Sektion Aufträge).
In der Direktsuche nach Artikeln wird neu auch der Lagerort aufgelistet.
In den OfficePartner Systemeinstellungen (Reiter "Weiteres") kann neu angegeben werden, ob nach dem
Ändern der Preise eines Artikels die Frage "Möchten Sie die Preisanpassung in die offenen Aufträge/Bestellungen (selektiv) übernehmen?" erscheinen soll (Standard-Einstellung ist JA).
Möglichkeit eingebaut mit dem Mausrad durch die Artikel zu blättern.
Fehler in Formular "Seriennummern am Lager" behoben, dass Chargennummern mit sehr kleinen Mengen
(Rundungsdifferenzen) immer aufgelistet wurden.
Fehler im Artikelstamm behoben, dass die Felder Zusatztext und Vorgabetext beim Umstellen der Sprache
nicht aktualisiert wurden.
Fehler behoben, dass wenn mit der Tabulator-Taste zum Beispiel in das Feld Zusatztext gewechselt wurde,
nicht mehr mit der Tabulator-Taste das Feld verlassen werden konnte.
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Aufträge
-
Neu können die Belege (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung etc.) direkt im Auftrag
als PDF generiert werden. Es ist keine separate Software zum Erstellen von PDF-Dateien nötig.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
- Erstellt und öffnet ein temporäres PDF.
- Es wird keine Statusänderung gemacht.
- Es werden keine Änderungen an den Lagerbestanden gemacht.
- Das PDF wird nur temporär erstellt und wird nicht automatisch abgelegt.
- Öffnet ein neues Email (gewünschte Email-Adresse wird vorher abgefragt) mit dem Beleg als
PDF im Anhang.
- Der Status des Auftrages wird aktualisiert und die Lagerbestände angepasst (je nach Status).
- In der Auftrags-History wird neu z.B. "Angebot per Mail ([email protected])" angezeigt.
- Wenn die Option "Auftrags-History mit PDF" in den OfficePartner Systemeinstellungen aktiviert
ist, wird das PDF in der History abgelegt.
- Erstellt und öffnet ein temporäres PDF.
- Der Status des Auftrages wird aktualisiert und die Lagerbestände angepasst (je nach Status).
- Wenn die Option "Auftrags-History mit PDF" in den OfficePartner Systemeinstellungen aktiviert
ist, wird das PDF in der History abgelegt.
-
Beachten Sie bitte, dass sich die im Auftrag sichtbaren Optionen "Briefkopf" und "Unterschr." auf den
Ausdruck eines Beleges beziehen und keinen Einfluss auf das Erstellen eines PDFs haben.
In den Beleg-Einstellungen (OfficePartner Systemeinstellungen, Reiter "Belege", Schaltfläche "BelegEinstellungen") kann pro Bericht angegeben werden, ob beim Erstellen eines PDFs die Kopf-/Fusszeile
und/oder die Unterschrift gedruckt werden soll.
Wenn bei den einzelnen Artikeln im Artikelstamm im Reiter "Bestand/Lager" ein Netto-Gewicht hinterlegt ist,
-
-
-
3
kann das Total-Gewicht eines Auftrages über die Schaltfläche
im Auftrags-Kopfbereich
ausgegeben werden.
Beim Erfassen von Auftragspositionen kann mit der rechten Maustaste auf der Schaltfläche
eine
Spezialartikelsuche geöffnet werden. Es wird dann zuerst ein Bezugsdatum abgefragt, danach öffnet sich
die Artikelsuche mit den von diesem Kunden seit diesem Datum bestellten Artikeln.
In den OfficePartner Systemeinstellungen (Reiter "Weitere") kann neu angegeben werden, wie sich die
Funktion "Auftrag aufteilen (Gelieferte Positionen abrechnen)" verhalten soll.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
§ Immer nachfragen (Standard-Einstellung)
§ Gelieferte Positionen in neuen Auftrag
§ Ungelieferte Positionen in neuen Auftrag
Berechnung des Deckungsbeitrages eines Auftrages verbessert. Neu werden Artikel mit gesetzter Option
"Artikel nicht in Deckungsbeitrag" auch in allfälligen Zwischen- oder Gesamtrabatten abgezogen.
Verhalten bei "Aufträge entsperren" geändert. Neu werden immer alle gesperrten Aufträge angezeigt.
Wenn man nicht als Administrator angemeldet ist, kann man nur die eigenen entsperren.
Neu wird beim Kopieren eines Auftrages eine Warnmeldung angezeigt, wenn inaktive Artikel verwendet
werden.
Neu wird beim Ändern/Einfügen einer Rabattstufe und/oder Preisstufe eine Warnmeldung angezeigt, da
nach dieser Änderung unter Umständen die Preise/Rabatte nicht mehr stimmen.
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-
Fehler behoben, dass beim Drucken einer Mahnung für einen verbuchten Auftrag (Status=7) das
"Zahlungen bis"-Datum nicht abgefragt wurde.
Fehler behoben, dass bei Stücklisten (Option "Stückliste zusammenhalten" ist gesetzt) eine Minus-Menge
nicht übernommen wurde.
Verhalten beim Einfügen einer Stückliste geändert, so dass nach dem Ändern der Menge der Fokus korrekt
auf das Feld VP-Brutto gesetzt wird.
Fehler "Die Daten haben geändert" beim Erfassen von Auftrags-Positionen behoben.
Fehler behoben, dass wenn mit der Tabulator-Taste zum Beispiel in das Feld Kopfzeile gewechselt wurde,
nicht mehr mit der Tabulator-Taste das Feld verlassen werden konnte.
Fehler in Seriennummern-Übersicht (Aufträge) behoben, dass der Auftrag nicht selektiert werden konnte bei
aktiviertem Auftrags-Filter (Systemeinstellungen, Reiter "Benutzer-Sp.").
Fehler beim Einfügen einer Stückliste mit Menge 0 behoben, dass beim erneuten Ändern der Menge die zu
liefernde und die noch ausstehende Menge falsch berechnet wurden.
Fehler behoben, dass beim Drucken eines Einzahlungsscheins das Auftragsdatum verändert wurde.
Fehler bei den Auftragspositionen behoben, dass ein Text immer als formatierter Text interpretiert wurde,
sobald der Text über den Text-Editor eingegeben wurde.
Fehler behoben, dass Änderungen von Gross-/Kleinschreibung im Kurztext nicht übernommen wurden.
Fehler behoben, dass bei der Verwendung von fixen Fremdwährungspreisen nach der Anpassung des
Fremdwährungskurses im Auftrag der Steuerbetrag nicht neu gerechnet wurde.
Bestellungen
4
-
Neu können die Belege (Bestellung, Lagereingang etc.) direkt in der Bestellung als PDF generiert
werden. Es ist keine separate Software zum Erstellen von PDF-Dateien nötig.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
- Erstellt und öffnet ein temporäres PDF.
- Es wird keine Statusänderung gemacht.
- Es werden keine Änderungen an den Lagerbestanden gemacht.
- Das PDF wird nur temporär erstellt und wird nicht automatisch abgelegt.
- Öffnet ein neues Email (gewünschte Email-Adresse wird vorher abgefragt) mit dem Beleg als
PDF im Anhang.
- Der Status der Bestellung wird aktualisiert und die Lagerbestände angepasst (je nach Status).
- In der Bestell-History wird neu z.B. "Brief-Best. per Mail ([email protected])" angezeigt.
- Wenn die Option "Bestell-History mit PDF" in den OfficePartner Systemeinstellungen aktiviert
ist, wird das PDF in der History abgelegt.
- Erstellt und öffnet ein temporäres PDF.
- Der Status der Bestellung wird aktualisiert und die Lagerbestände angepasst (je nach Status).
- Wenn die Option "Bestell-History mit PDF" in den OfficePartner Systemeinstellungen aktiviert
ist, wird das PDF in der History abgelegt.
-
Beachten Sie bitte, dass sich die in der Bestellung sichtbaren Optionen "Briefkopf" und "Unterschr." auf den
Ausdruck eines Beleges beziehen und keinen Einfluss auf das Erstellen eines PDFs haben.
In den Beleg-Einstellungen (OfficePartner Systemeinstellungen, Reiter "Belege", Schaltfläche "BelegEinstellungen") kann pro Bericht angegeben werden, ob beim Erstellen eines PDFs die Kopf-/Fusszeile
und/oder die Unterschrift gedruckt werden soll.
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Neu wird beim Kopieren einer Bestellung eine Warnmeldung angezeigt, wenn inaktive Artikel verwendet
werden.
In den OfficePartner Systemeinstellungen (Reiter "Weitere") kann neu angegeben werden, wie sich die
Funktion "Bestellung aufteilen (Gelieferte Positionen abrechnen)" verhalten soll.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
§ Immer nachfragen (Standard-Einstellung)
§ Gelieferte Positionen in neue Bestellung
§ Ungelieferte Positionen in neue Bestellung
Verhalten bei "Bestellungen entsperren" geändert. Neu werden immer alle gesperrten Bestellungen
angezeigt. Wenn man nicht als Administrator angemeldet ist, kann man nur die eigenen entsperren.
Fehler behoben, dass wenn mit der Tabulator-Taste zum Beispiel in das Feld Kopfzeile gewechselt wurde,
nicht mehr mit der Tabulator-Taste das Feld verlassen werden konnte.
Fehler in Seriennummern-Übersicht (Bestellungen) behoben, dass die Bestellung nicht selektiert werden
konnte bei aktiviertem Bestell-Filter (Systemeinstellungen, Reiter "Benutzer-Sp.").
Fehler bei den Bestellpositionen behoben, dass ein Text immer als formatierter Text interpretiert wurde,
sobald der Text über den Text-Editor eingegeben wurde.
Fehler beim Kopieren einer Bestellung behoben, dass die Option "Import" nicht übernommen wurde und
die Bestellung dadurch einen Steuerbetrag bekam.
Fehler behoben, dass eine verbuchte Bestellung (Status=7) in den Status 5 gesetzt wurde, wenn ein
Spezialformular gedruckt wurde.
Fehler behoben, dass nach einer auftragsbezogenen Bestellung der Fokus auf dem Register "Bestellungen"
war und nicht auf Register "Aufträge".
Daueraufträge
-
5
Kopfzeile, Fusszeile und interne Notiz in Dauerauftrag neu mit RTF-Formatierung.
Neu können auch Daueraufträge entsperrt werden (OfficePartner einrichten, weitere Einstellungen,
Aufträge/Bestellungen entsperren)
Fehler behoben, dass nur der Nachname bei der Kontaktperson sichtbar wenn die Vor-/NachnameTrennung aktiviert war.
Fehler behoben, dass wenn mit der Tabulator-Taste zum Beispiel in das Feld Kopfzeile gewechselt wurde,
nicht mehr mit der Tabulator-Taste das Feld verlassen werden konnte.
Fehler beim Abrechnen von Daueraufträgen behoben, dass auch bei Fremdwährungs-Aufträgen ein
Einzahlungsschein gedruckt wurde.
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Fibu-Schnittstelle
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Neu können Barverkäufe in die Sage50 Buchhaltung verbucht werden. Dafür gibt es eine neue Option
"Kasse" bei den Zahlungsbedingungen und das Kassa-Konto in den Systemeinstellungen (Reiter "Sage").
Neu können Aufträge mit Betrag 0 (Null) "Verbucht" werden.
Es werden keine Daten in die Sage50 Buchhaltung übergeben, die Aufträge werden einfach in den Status 7
mit Substatus 0 gesetzt (Anzeige in der Auftragsliste "7(0)").
In den OfficePartner Systemeinstellungen kann mit der Option "Verb. von Aufträgen mit Betrag 0 erlauben"
gesteuert werden, wie sich diese Funktion verhalten soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
§ Nein
à Verhalten wie früher (Meldung und Abbruch)
§ Bei jedem Auftrag nachfragen à Bei jedem Auftrag kann Verbuchen/Abbruch gewählt werden
§ Automatisch kennzeichnen
à Keine Abfrage. Aufträge gehen automatisch in Status 7(0)
Beim Sammelverbuchen von Aufträgen und/oder Bestellungen wird ein Warnhinweis angezeigt, falls
Aufträge/Bestellungen nicht aufgelistet werden, weil diese gesperrt sind.
Neue Vorlagen-Dateien für die Sage50 Adress-Schnittstelle (AdrSQL.inf).
Neu werden die Adressdaten über eine SQL View (AdressenSage) abgefragt. Dies behebt Probleme, wenn
im OfficePartner mit Vor-/Nachname-Trennung gearbeitet wird.
Fehler 429 "Objekterstellung durch ActiveX-Komponente nicht möglich" bei Sage-Schnittstelle abgefangen
Problem entsteht im Normalfall, wenn das Sage50 Rechnungswesen nicht auf dem gleichen Rechner
installiert ist.
OP Tools
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-
Neu wird auch der Adressen-Warntext bei der Auswahl einer Adresse angezeigt.
Fehler behoben, dass eine Leistung gelöscht werden konnte, obwohl der Auftrag schon verrechnet war.
Fehler behoben, dass die Fusszeile der Leistungsposition RTF-Steuerzeichen enthielt, wenn der ArtikelVorgabetext formatiert ist.
Fehler behoben, dass allfällige Fremdwährungs-Staffelpreise beim Verbuchen in den Auftrag als CHF-Preise
interpretiert wurden.
Leistungserfassung
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6
Neue Option "Ausblenden" bei den Leistungs-Codes. Diese Leistungen werden in den Auftrag
übernommen, werden aber ausgeblendet (die gesamte Auftragsposition ist rot).
Fehler behoben, dass allfällige Fremdwährungs-Staffelpreise beim Verbuchen in den Auftrag als CHF-Preise
interpretiert wurden.
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Objektverwaltung
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Neu kann die Objekt-Verwaltung eines Kunden auch direkt im Windows Explorer geöffnet werden mit
CTRL+Rechtsklick auf die Schaltfläche "Adresse Suchen" im Kopfbereich der zentralen Administration.
Geschwindigkeit der Objektverwaltung verbessert.
Fehler behoben, dass mit Berechtigung "Keine Berechtigung" (Objekte) trotzdem die Objektverwaltung
geöffnet werden konnte.
Dokumentenverwaltung
-
Neu kann die Dokumenten-Verwaltung eines Kunden auch direkt im Windows Explorer geöffnet werden
mit CTRL+Linksklick auf die Schaltfläche "Adresse Suchen" im Kopfbereich der zentralen Administration.
Geschwindigkeit der Dokumentenverwaltung verbessert.
Fehler behoben, dass mit Berechtigung "Keine Berechtigung" (Dokumente) trotzdem die Dokumentenverwaltung geöffnet werden konnte.
Timing-Problem beim Erstellen neuer Dokumente behoben (führte zum Fehler 4198, "Befehl misslungen").
Kontaktverwaltung
-
Fehler behoben, dass direkt nach dem Start von OfficePartner eine Meldung "Keine Rechte" (Kontakte)
angezeigt wurde, weil im Hintergrund die Pendenzen geöffnet wurden.
Fehler behoben, dass die zentrale Administration geschlossen wurde, wenn ohne Rechte (Kontakte) auf den
Reiter "Kontakte" geklickt wurde.
Problem behoben, dass beim Schliessen eines Kontaktes der neue Termin nicht immer korrekt erkannt
wurde.
Fehler "Der Remote-Server-Computer existiert nicht oder ist nicht verfügbar" beim Exportieren von Kontakten
nach Outlook (Aufgaben) behoben.
Schaltflächen "Kontakte" und "Pendenzen" vom Reiter "Marketing" in den Reiter "Kontakte" verschoben.
Auswertungen/Berichte
-
7
Jahres-Auswahl bei OfficePartner Auswertungen zeigt neu auch das kommende Jahr.
Auswertung "Leistungen pro Auftrag (detailliert)" angepasst, so dass das Feld "Zeit" angezeigt wird und die
Datensätze danach sortiert werden.
Berichte "Inventurliste totalisiert" und "Inventurliste totalisiert, gruppiert" zeigen neu auch den totalisierten
Brutto-Betrag (ohne Inventar-Wert).
Auswertungen in der Datenblatt-Ansicht (Selektionseditor für Adressen, erweiterter Selektionseditor) werden
neu im "Nur lesen"-Modus geöffnet. Es können keinen Änderungen an den Daten gemacht werden.
Wenn Sie die Auswertung mit der rechten Maustaste starten, ist eine Bearbeitung möglich.
Fehler in Auswertung "Umsatz pro Kunde" behoben, dass Artikel unter Umständen auf dem Report fehlten,
wenn der letzte Bezug des Artikels neuer war als die auszuwertende Periode.
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8
Berichte "Bestellschein pro Kunde", "Bestellschein pro Kunden Extern", "Preisliste pro Kunden" und "Preisliste
pro Kunde Extern" angepasst so dass allfällige formatierte Artikel-Zusatztexte korrekt dargestellt werden.
Fehler behoben, dass die Auswertungen "Jahres-Umsatz" und "Monats-Umsatz" (Total und Kundenspezifisch) den Deckungsbeitrag anzeigten, obwohl die Option "Deckungsbeitrag" deaktiviert war.
Fehler behoben, dass wenn im erweiterten Selektionseditor eine Artikel-Abfrage mit Filter nach Datum
(Aufträge/Bestellungen) erstellt wurde, Access beim Erstellen einer Inventur- oder Lagerliste abstürzte.
Neu ist die Abfrage "BerichtInventurliste" eine PassThrough-Query. Folgende Berichte sind von dieser
Änderung betroffen und müssen (bei Bedarf) neu importiert werden:
§ "Inventurliste mit Bestand" (InventurlisteMit)
§ "Inventurliste mit Bestand, gruppiert" (InventurlisteMitGruppiert)
§ "Inventurliste mit Bestand, sort. nach Text" (InventurlisteMitSH)
§ "Inventurliste ohne Bestand" (InventurlisteOhne)
§ "Inventurliste ohne Bestand, gruppiert" (InventurlisteOhneGruppiert)
§ "Inventurliste ohne Bestand, sort. nach Text" (InventurlisteOhneSh)
§ "Inventurliste totalisiert" (InventurlisteTotal)
§ "Inventurliste totalisiert, gruppiert" (InventurlisteTotalGruppiert)
§ "Lagerliste" (Lagerliste)
§ "Lagerliste gruppiert" (LagerlisteGruppiert)
§ "Lagerliste gruppiert, sortiert nach Haupttext" (LagerlisteGruppiertSH)
§ "Lagerliste, sortiert nach Haupttext" (LagerlisteSH)
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