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EASY - SOFTWARE
SUCCESS STORY: TNT UK Ltd
Archive Integration in SAP
T
NT UK Limited, eine Tochtergesellschaft der bekannten TNT
Post Group, ist in Großbritannien seit 1978 im Geschäft.
Mit 12.000 Angestellten und 3.000 Fahrzeugen, die jährlich
gut 25.000.000 Aufträge ausführen, bietet dieses mehrfach
ausgezeichnete Unternehmen dort das breiteste Angebot an
Express-Liefer- und Zustellungsdiensten für Geschäftspakete
und -post.
Das Archivieren und Wiederauffinden von 40.000 Rechnungen
monatlich ist eine fast nicht zu bewältigende Aufgabe – besonders, wenn einige davon bis zu 300 Seiten lang sind. Vor
der Verwendung von EASY-ARCHIV wurden Lieferantenrechnungen im Lauf des Monats gesammelt und dann zum Monatsende von einem externen Dienstleister auf Mikrofilm aufgenommen; diese Mikrofilme wurden anschließend den diversen
Zentralen zugestellt. Dort mussten sie gelagert, verwaltet und
später wiedergefunden werden, was oft mehrere Minuten in
Anspruch nahm. Sie wurden dann auf Mikrofilm-Lesegeräten
angezeigt, die nicht immer die beste Bildqualität lieferten.
Außerdem nahm die Zahl der Anfragen jeweils zum Monatsende stark zu. Leider dauerte es jedoch ungefähr acht Tage,
bis die Mikrofilme zur Verfügung standen; das heißt also,
dass die Rechnungen gerade zu dem Zeitpunkt, wo sie am
dringendsten gebraucht wurden, praktisch nicht eingesehen
werden konnten.
Drei Anbieter von elektronischen Archivierungslösungen wurden
in die engere Wahl gezogen, darunter eine Firma, deren
Produkt bereits bei der deutschen TNT-Tochter eingesetzt wurde.
Alle drei Anbieter kamen zu TNT ins Haus und führten dort
ihre Anwendungen vor. TNT war recht beeindruckt von EASY's
solider Präsenz im weltweiten Archivierungsmarkt sowie der
Tatsache, dass seine SAP-zertifizierte Lösung zusammen mit
R/3 verwendet werden kann.
Zielsetzung war, die Kreditorenbuchhaltung effizienter zu gestalten und die Abwicklung von Suchabfragen – besonders
zum Monatsende – zu beschleunigen. Dies steht im Einklang
mit TNTs selbstauferlegter Verpflichtung zu Qualität und ständiger Verbesserung, welche der Firma bereits viele Auszeichnungen eingebracht hat (wie z.B. im letzten Jahr den Queen's
Award for Enterprise in der Kategorie »Innovationen«). Zu
den technischen Anforderungen gehörten eingescannte, auf
21-Zoll-Monitoren deutlich lesbare Rechnungen sowie auf
Jukeboxen gespeicherte, jederzeit abrufbare Daten.
TNT UK prüfte die Archivierungs-und Suchfunktionen von EASYWARE im SAP-Umfeld ausgiebig und war mit den Ergebnissen sehr zufrieden. Das neue System konnte geradewegs in
die bestehende Datenverarbeitungs-Umgebung eingegliedert
werden.
EASY - SOFTWARE
Auf vier Scanstationen läuft nun EASY CAPTURE mit den Barcode- und
OCR-Erkennungs-Modulen. Das abgesicherte Serversystem arbeitet
mit EASY-ARCHIV, TRANSFER, ONLINE, JUKEBOX, und EASY Link
Objects for SAP R/3 und bietet sofortigen Online-Zugriff auf die digitalisierten Eingangsrechnungen aus SAP.
Mit EASY Zeit und Geld gespart
Dadurch, dass die gescannten Rechnungen nun sofort zur Verfügung
stehen, hat das Unternehmen am Monatsende jeweils acht oder
mehr Tage gewonnen. Die Zugriffszeiten haben sich stark verkürzt,
denn die Eingangsrechnungen werden gleich nach ihrem Eintreffen
gescannt. Sind sie dann einmal auf optischen Medien gespeichert,
so kann man die Originalpapiere getrost wegwerfen.
Das Softwaresystem wurde später noch erweitert und schließt jetzt
auch die TNT UK-Niederlassung in der Republik Irland mit ein. Tony
Skedgel, Corporate Systems-Manager in der IT-Abteilung des Konzerns, meint dazu: »Wir mussten einfach nur ein neues Archiv anlegen, um dort die Belege mit EASY zu speichern; die meiste Arbeit
bei der Verwirklichung dieses Projekts machte uns SAP. Die Erweiterung von EASY-ARCHIV um einen weiteren Bereich war dagegen
fast lächerlich einfach.«
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