EDI-Abwicklung

HIW RENDITE 2007
EDI-Abwicklung
 HIW GmbH
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Hinweis: Alle Beiträge sind nach bestem Wissen zusammengestellt. Eine Haftung kann trotz sorgfältiger Bearbeitung nicht übernommen werden.
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EDI-ABWICKLUNG
Inhaltsverzeichnis
1
Grundlagen der EDI-Abwicklung ....................................................................................................... 4
1.1
Globale Einstellungen ........................................................................................................................ 4
1.2
Einlesen der Daten ............................................................................................................................. 4
1.2.1
Manuelles Einlesen ............................................................................................................................ 4
1.2.2
Einrichtung eines „Jobs“ zum automatischen Einlesen der Euronics-Daten ............................... 4
1.3
Einstellung im Lieferantenstamm..................................................................................................... 5
1.4
Euronics-Lieferantenzuordnung ........................................................................................................ 5
1.5
Mögliche Probleme beim Einlesen der Schnittstellen .................................................................... 5
2
Die Zugangsverbuchung der EDI-Belege .......................................................................................... 7
2.1
Übersicht Datenpool ......................................................................................................................... 7
2.2
Lieferantenzuordnung ........................................................................................................................ 9
2.3
Erläuterung verschiedener Begriffe................................................................................................ 10
2.3.1
Die WWS-Menge ................................................................................................................................ 10
2.3.2
Die L-Menge ...................................................................................................................................... 10
2.3.3
Die Buchmenge................................................................................................................................. 10
2.3.4
Der WWS-Preis .................................................................................................................................. 10
2.3.5
Der L-Preis......................................................................................................................................... 11
2.3.6
Der Buchpreis ................................................................................................................................... 11
2.4
Mögliche Farbmarkierungen der Artikelpositionen....................................................................... 12
2.4.1
Artikelposition eindeutig identifiziert............................................................................................. 12
2.4.2
Artikelposition nicht eindeutig identifiziert ................................................................................... 13
2.5
Warenzugang verbuchen.................................................................................................................. 14
2.5.1
Übernahme der Artikelpositionen in Zugangsmaske.................................................................... 14
2.5.2
Direkte Verbuchung aus Datenpool................................................................................................ 14
2.5.3
Sonderfälle ........................................................................................................................................ 14
2.5.4
Übernahme in die Rechnungskontrolle .......................................................................................... 15
2.6
Funktionen ........................................................................................................................................ 15
2.6.1
Funktion „Zugang buchen“ .............................................................................................................. 15
2.6.2
Funktion „Übernehmen“................................................................................................................... 15
2.6.3
Funktion „Suche“.............................................................................................................................. 15
2.6.4
Funktion „Power-Suche“ .................................................................................................................. 16
2.6.5
Funktion „Prüfe auf Zugänge“ ......................................................................................................... 16
2.6.6
Funktion „Zeige Belege“ .................................................................................................................. 17
2.6.7
Funktion „Im WWS anlegen“............................................................................................................ 17
2.6.8
Funktion „alle Buchwerte neu berechnen“ .................................................................................... 17
2.6.9
Funktion „Suche fehlende Artikelzuweisung“ ............................................................................... 17
2.6.10
Funktion „Als Erledigt markieren“ .................................................................................................. 18
2.6.11
Funktion „Gebuchte Datensätze anzeigen“ ................................................................................... 18
2.6.12
Funktion „Buchpreis = Rechnungspreis“ ....................................................................................... 18
2.6.13
Funktion „Legende“.......................................................................................................................... 18
2.6.14
Funktion „Wechseln zu“ ................................................................................................................... 18
3
Die Durchführung der Rechnungskontrolle für EDIFACT-Belege ................................................. 19
3.1
Übersicht Datenpool ....................................................................................................................... 19
3.2
Erläuterung der verschiedenen Begriffe ........................................................................................ 21
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2
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EDI-ABWICKLUNG
3.2.1
Die WWS-Menge ................................................................................................................................ 21
3.2.2
Die L-Menge ...................................................................................................................................... 22
3.2.3
Die Buchmenge................................................................................................................................. 22
3.2.4
Der WWS-Preis .................................................................................................................................. 22
3.2.5
Der L-Preis......................................................................................................................................... 22
3.2.6
Der Buchpreis ................................................................................................................................... 22
3.3
Mögliche Farbmarkierungen der Artikelpositionen....................................................................... 23
3.3.1
Vom System identifizierte Positionen ............................................................................................ 23
3.3.2
Vom System nicht identifizierte Positionen .................................................................................. 24
3.4
Vorgehensweise bei den verschiedenen Farbmarkierungen ....................................................... 24
3.4.1
Preis- und Mengenübereinstimmung .............................................................................................. 24
3.4.2
Fehlender Zugangsverbuchung....................................................................................................... 24
3.4.3
Mengendifferenz ............................................................................................................................... 25
3.4.4
Preisdifferenz.................................................................................................................................... 27
3.4.5
Nicht identifizierte Artikel ............................................................................................................... 29
3.5
Verbuchung von Gutschriften ......................................................................................................... 29
3.6
Erläuterung der zur Verfügung stehenden Funktionen ................................................................. 29
3.6.1
Funktion „Übernehmen“................................................................................................................... 30
3.6.2
Funktion „Power-Suche“ .................................................................................................................. 30
3.6.3
Funktion „Zeige Belege“ .................................................................................................................. 30
3.6.4
Funktion „alle Buchwerte berechnen“ ........................................................................................... 31
3.6.5
Funktion „Einkauf ändern“............................................................................................................... 31
3.6.6
Funktion „Zugang buchen (0-Mengen)............................................................................................ 31
3.6.7
Funktion „Suche im EK-Buch“ ......................................................................................................... 32
3.6.8
Funktion „Suche fehlende Artikelzuweisung“ ............................................................................... 32
3.6.9
Funktion „Im WWS anlegen“............................................................................................................ 32
3.6.10
Funktion „Als Erledigt markieren“ .................................................................................................. 32
3.6.11
Funktion „Gebuchte Datensätze anzeigen“ ................................................................................... 32
3.6.12
Funktion „Wechseln zu“ ................................................................................................................... 33
3.6.13
Funktion „Legende“.......................................................................................................................... 33
4
Die Power-Suche .............................................................................................................................. 34
4.1
Der Suchbegriff ................................................................................................................................. 34
4.2
Power-Suche Einstellungen............................................................................................................. 34
4.3
Das Suchergebnis der Power-Suche............................................................................................... 34
4.3.1
Power-Suche erfolgreich ................................................................................................................. 34
4.3.2
Power-Suche nicht erfolgreich........................................................................................................ 35
4.4
Fundort des Artikels innerhalb der Power-Suche.......................................................................... 36
4.4.1
Fundort im eigenen Artikelstamm .................................................................................................. 36
4.4.2
Fundort in einem externen Artikelstamm ...................................................................................... 37
4.4.3
Manuelle Artikelanlage .................................................................................................................... 37
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1 Grundlagen
Grundlagen der EDIEDI-Abwicklung
1.1 Globale Einstellungen
Zuerst müssen in den Globalen Einstellungen die entsprechenden Einstellungen auf der Registerseite Euronics → Verbundschnittstelle vorgenommen werden. (siehe Abbildung 3)
Die IP-Adresse des FTP-Servers, der Benutzername, das Passwort und der Port sind zu hinterlegen.
Die Lieferschein- und Rechnungsdaten, sowie die Euronics-Zapdaten (Zentrale Artikelstammdaten)
werden an die einzelnen Händler übermittelt. Für diese Übermittlung der Daten ist bei der Euronics
eine Freischaltung zu beantragen. Die Daten sind von Herrn Schmierer 07156/933319 von der
Euronics zu erhalten. Die entsprechenden Zugangsdaten werden per E-Mail zugesendet.
Setzen Sie das Häkchen „FTP-Transfer verwenden“ um diese Funktion zu aktivieren.
Zum Test kann eine Verbindung durch klick auf den Button Testverbindung hergestellt werden.
Es wird eine Verbindung zum FTP-Server hergestellt und nach ein paar Sekunden wieder automatisch
getrennt. Wurden alle Daten richtig hinterlegt, so erfolgt dies ohne Fehlermeldung.
Um jetzt die Euronics-Daten zu erhalten, gibt es die beiden Möglichkeiten „Schnittstelle manuell einlesen“ oder einen „Job“ zu definieren.
1.2 Einlesen der Daten
1.2.1
Manuelles Einlesen
Das manuelle Einlesen erfolgt über Datei → Stammdaten → Euronics-Stämme → Euronics
Schnittstellen einlesen. Über die Funktion Datei → Externe Dateien einlesen
wird das Einlesen
der Daten gestartet. Steht in dieser Maske nicht „FTP-Transfer aktiv“ sondern „nicht aktiv“, wurde in
den Globalen Einstellungen das Häkchen bei „FTP-Transfer verwenden“ nicht gesetzt.
1.2.2
Einrichtung eines „Jobs“ zum automatischen Einlesen der Euronics-Daten
Um einen Job anzulegen, der die Euronics-Geschäftsdaten automatisch einliest, gehen Sie wie folgt
vor:
•
Rufen Sie den Menüpunkt Administration → Jobs und Aktionen → Job planen auf.
•
Wählen Sie Bearbeiten → Anfügen um einen neuen Job zu erstellen.
•
Es öffnet sich der „Assistent für Jobplanung“
•
Wählen Sie „Euronics-Schnittstellen einlesen“ aus und klicken Sie dann auf Weiter.
•
Geben Sie jetzt folgende Informationen ein
o Den Namen des Jobs (z.B.: Euronics Geschäftsdaten einlesen)
o Den Arbeitsplatz, an dem der Job ausgeführt werden soll.
Anmerkung: Damit der Job ausgeführt werden kann, ist es erforderlich, dass die entsprechende Arbeitsstation im Programm angemeldet ist. Deshalb ist als Station der
Server oder bei größeren Unternehmen ein spezieller Jobserver zu empfehlen.
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o
o
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Den Zeitpunkt, an dem der Job ausgeführt werden soll. (i.d.R. Täglich)
Klicken Sie auf Weiter.
•
Jetzt sind folgende Eingaben erforderlich:
o Das Startdatum, an dem der Job zum ersten Mal ausgeführt wird.
o Die Uhrzeit (Startzeit), zu der der Job ausgeführt wird.
o Das Intervall, in dem die Ausführung des Jobs wiederholt wird.
Bei „Job ausführen jeden X-ten Tag“ ist ein Wert einzutragen (z.B. 1 um den Job täglich auszuführen).
o Klicken Sie auf Weiter.
•
Auf der Seite Parameter ist keine Eingabe erforderlich. Klicken Sie auf Weiter.
•
Auf der vorletzten Seite geben Sie ein:
o Den Tageszeitraum („von“, „bis“) an dem der Job ausgeführt werden darf.
Angenommen Sie haben definiert, dass der Job täglich um 06:00 Uhr laufen soll. Falls
der Rechner zu dieser Zeit nicht im Programm eingeloggt ist, wird der Job beim Eino
o
o
loggen ausgeführt, wenn die Einstellung unter „von“ „bis“ diese zulässt.
Ob der Vorgang protokolliert werden soll.
Ab nach dem Abschluss des Jobs eine Ausführungsmeldung angezeigt werden soll.
Klicken Sie auf Weiter.
•
Zuletzt erscheint ein Fenster mit einer Zusammenfassung der hinterlegten Daten. Überprüfen
Sie die Angaben und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
•
Nach Fertigstellung des Jobs, erscheint dieser im Fenster Jobs planen im Reiter Tabelle. Um
sich die Details dieses Jobs anzusehen, muss zur Registerseite Detail gewechselt werden.
1.3 Einstellung im Liefe
Lieferantenstamm
Im Lieferantenstamm muss beim Lieferanten Euronics auf der Registerseite Sonstige in der Rubrik
Lieferanteninfo im Feld Verbandsnummer die Nummer 700001 eingetragen werden.
1.4 EuronicsEuronics-Lieferantenzuordnung
Die Zuordnung von Euronics-Lieferanten zu den Lieferanten in Ihrem Lieferantenstamm erfolgt über
den Menüpunkt Extras → Lieferantenzuordnung im Modul Euronics-Lieferantenstamm (Datei →
Stammdaten → Euronics-Stämme → Euronics Lieferantenstamm)
Siehe dazu den Abschnitt Lieferantenzuordnung im Bereich der EDI-Zugangsverbuchung.
1.5 Mögliche Probleme beim Einlesen der Schnittstellen
Falls Sie bei der Zugangsverbuchung oder der Rechnungskontrolle von EDI-Belegen der Euronics
oder von Streckenlieferanten feststellen, dass Belege nicht vorhanden sind, so ist ein möglicher Grund
für das Fehlen dieser Belege, dass fehlerhafte Dateien übertragen wurden.
Fehlerhaft bedeutet, dass in der Datei Sonderzeichen, ASCII-Zeichen, etc. enthalten sind, die ein Einlesen unmöglich machen. Diese fehlerhaften Dateien werden automatisch in einem separaten Verzeichnis "IFVerbund/In/Problems" abgelegt.
Im Modul Euronics-Verbundschnittstellen (Datei → Stammdaten → Euronics-Stämme → Euro©2007 HIW GmbH
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nics Schnittstellen einlesen) können Sie über den Menüpunkt Extras → Fehlerhafte Datei konvertieren versuchen, diese fehlerhaften Dateien zu reparieren.
Nach Aufruf der Funktion öffnet sich der Windows-Explorer. Markieren Sie innerhalb des genannten
Verzeichnis "Problems" die zu konvertierende Datei und betätigen den Button Öffnen.
Konvertierung erfolgreich:
Die konvertierte Datei wird aus dem Unterordner „Problems“ in das normale Eingangsverzeichnis verschoben und kann von dort aus nochmals neu eingelesen werden.
Konvertierung nicht erfolgreich:
War die Konvertierung nicht erfolgreich, so kann die Datei definitiv nicht eingelesen werden und die
Belege müssen manuell zugebucht werden.
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2 Die Zugangsverbuchung der EDIEDI-Belege
Im Modul Zugang gelangen Sie über den Menüpunkt Daten → EDI → LFS-Euronics in die Übersicht über die noch nicht verbuchten elektronisch übermittelten Lieferschein- und Rechnungsdaten.
2.1 Übersicht Datenpool
Abbildung 1
Folgende Informationen werden Ihnen in den verschiedenen Teilfenstern des Datenpools angezeigt:
Teilfenster I:
Es werden Ihnen alle Streckenlieferanten angezeigt, von denen in diesem Pool Daten vorhanden sind.
Durch entsprechende Markierung des gewünschten Lieferanten werden Ihnen im Fensterbereich II
alle zu diesem Lieferanten vorhandenen Lieferschein- und Rechnungsdaten angezeigt. Die Anzeige
erfolgt nach Annahmestellen getrennt.
Teilfenster II:
In diesem Teilfenster finden Sie die übermittelten Kopfinformationen zu den einzelnen Lieferscheinoder Rechnungsdaten des in Teilfenster I markierten Streckenlieferanten:
Art
Es kann sich entweder um Lieferscheindaten (L) oder um Rechnungsdaten (R) handeln.
Kennzeichen (K)
Der Beleg wird gekennzeichnet, ob es sich um eine Gutschrift (G),
um einen Lieferschein (L) oder um eine Rechnung (R) handelt.
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Datum
Übermitteltes Lieferschein- oder Rechnungsdatum
Lieferant
Angabe des jeweiligen Streckenlieferanten
Belegnummer
Rechnungsnummer, wenn Belegart Rechnung; bei der Belegart
Lieferschein ist es die Lieferscheinnummer
Lieferscheinnr.
Übermittelte Lieferscheinnummer; bei der Belegart Rechnung ist
dies die Lieferscheinnummer, auf die sich die Rechnung bezieht.
Netto
Übermittelter Gesamtrechnungspreis netto
Buchwert
Der Buchwert errechnet sich aus Buchpreis und Buchmenge der
einzelnen Artikelpositionen. Der Buchwert gibt den GesamtZugangswert (netto) des übermittelten EDI-Beleges wider.
Zugangs-Check
Die Zugangsprüfung prüft, ob Artikelpositionen eines EDI-Beleges
schon manuell mit der identischen Lieferscheinnnummer zugebucht worden sind. Das Prüfergebnis wird hier angezeigt.
Erledigt
Ist der Datensatz schon zugebucht worden, so ist das „Erledigt“Kennzeichen gesetzt. In der Ansicht der nicht zugebuchten Belege
würde damit der Datensatz sowieso nicht mehr ersichtlich sein.
Fälligkeit
Termin für die Zentralregulierung dieser Rechnung
Skontoinfos
Skontotermin, Skontosatz
Verbandnr.
Verbandsnummer des Lieferanten bei der EURONICS
Steuerinfos
Steuersatz, Steuerbetrag
Hinweis: Ergeben sich Differenzen zwischen dem übermittelten Gesamtrechnungspreis und dem
errechneten Buchwert, so werden diese farblich markiert, sobald Sie den entsprechenden Beleg markieren oder über den Menüpunkt „Extras“ „alle Buchwerte neu berechnen“ lassen.
Sie können damit sofort erkennen, welche Lieferscheine genauer kontrolliert werden müssen, weil
entweder Artikelpositionen nicht identifiziert werden oder Preis- bzw. Mengendifferenzen vorliegen.
Teilfenster III:
Die zu einem in Teilfenster II markierten Beleg gehörenden Artikelpositionen mit den entsprechenden
Informationen finden Sie im Teilfenster III. Folgende Daten werden übermittelt:
Bestellnummer beim Lieferanten (Artnr-Lief.) und Artikelbezeichnung.
Menge (L-Menge), Rechnungs- (L-Rech-Preis) und Gesamtpreis lt. übermittelter Lieferscheininformationen.
EAN
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Folgende Informationen werden aus HIW Rendite 2006 ermittelt, sofern die übermittelte Artikelposition
in HIW Rendite 2006 eindeutig identifiziert werden kann:
Art.Nr. und Art.bez.-WWS
Eigene Artikelnummer und Artikelbezeichnung im Artikelstamm
WWS-Menge
Sofern in HIW Rendite 2006 eine Bestellung vorhanden ist, wird
hier die Bestellmenge angezeigt.
WWS-Preis
Der WWS-Preis ist entweder der Bestellpreis des EDI-Artikels
oder er errechnet sich aus den Preisinformationen des Artikelstammes (Listenpreis und Kondition), sofern keine Bestellung im
System vorhanden ist.
Buchmenge
Die Buchmenge ist die Menge des EDI-Artikels, die zugebucht
wird.
Buchpreis
Der Buchpreis ist der Preis, zu dem der EDI-Artikel in HIW Rendite 2006 zugebucht wird.
Filialaufteilung
Es wird standardmäßig die Filialaufteilung der vorhandenen Bestellung angezeigt. Die Filialaufteilung kann verändert werden.
Mehrere Belege
Sind zu einer Artikelposition mehrere Bestellungen in HIW Rendite 2006 vorhanden, so ist dieses Feld entsprechend markiert.
Die übermittelten Informationen (Menge und Preis) werden mit den in HIW Rendite 2006 vorhandenen
Daten (Bestellmenge und –preis) verglichen. Anhand einer Markierung in der ersten Spalte jeder einzelnen Artikelposition kann man den Status des Artikels erkennen.
Teilfenster IV:
Sofern in HIW Rendite 2006 eine Bestellung zu einer Artikelposition eines übermittelten Lieferscheines (Teilfenster III) vorhanden ist, sind die einzelnen Einkaufskonditionen in Teilfenster IV ersichtlich.
Ist keine Bestellung vorhanden, so werden die Rabatte der jeweiligen Kondition angezeigt.
In der Registerseite „EURONICS-Rabatte“ werden die von der EURONICS übermittelten Rabatte und
deren Werte angezeigt.
2.2 Lieferantenzuordnung
Zusammen mit den Lieferschein- bzw. Rechnungsdaten wird die Verbandsnummer des Streckenlieferanten übermittelt (Teilfenster II, s.o.). Anhand der Verbandsnummer wird der Streckenlieferant eindeutig identifiziert. Für eine weitere Verwendung der Geschäftsdaten in HIW Rendite 2006 muss eine
eindeutige Verknüpfung zwischen dieser Verbandsnummer und dem dazu gehörigen Lieferanten im
eigenen Lieferantenstamm hergestellt werden.
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Bei Aufruf des Datenpools wird systemseitig geprüft, ob Daten von Streckenlieferanten übermittelt
worden sind, für die eine solche Verknüpfung nicht existiert. Die Belegdaten (Teilfenster II, s.o.) mit
fehlender Zuordnung sind rot markiert.
Um die fehlende Verknüpfung zwischen übermittelter Verbandsnummer und eigenem Lieferantenstamm vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
Über die rechte Maustaste wechseln Sie in den EURONICS-Lieferantenstamm genau auf den Streckenlieferanten, dem kein Lieferant im eigenen Lieferantenstamm zugeordnet ist.
Die fehlende Zuordnung wird im Menüpunkt Extras → Lieferantenzuordnung vorgenommen. Wählen Sie innerhalb des rechten Teilfensters den Lieferanten in Ihrem eigenen Lieferantenstamm aus,
dem dieser externe Streckenlieferant zugeordnet werden soll und klicken Sie auf den Zuordnungspfeil. Durch diese Zuordnung werden in Zukunft alle übermittelten Geschäftsdaten des externen Streckenlieferanten eindeutig dem entsprechenden Lieferanten im eigenen Lieferantenstamm zugewiesen. Die Position im Datenpool ist auch nicht mehr rot markiert.
2.3 Erläuterung verschiedener Begriffe
2.3.1
Die WWS-Menge
Sofern in HIW Rendite 2006 eine Bestellung vorhanden ist, wird als WWS-Menge die Bestellmenge
angezeigt. Sind mehrere Bestellungen zu dieser Artikelposition vorhanden, so ist das Feld Mehrere
Belege aktiviert. Alle vorhandenen Bestellungen können Sie sich über rechte Maustaste Zeige Belege anzeigen lassen.
Standardmäßig entspricht die WWS-Menge der Bestellmenge der „ältesten“ Bestellung, also der Bestellung mit dem ältesten Datum. Soll eine andere Bestellung verwendet werden, so lassen Sie sich
alle vorhandenen Bestellungen anzeigen, wählen die entsprechende Bestellung aus und betätigen
den Übernehmen Button. Die WWS-Menge wird dadurch auf die Bestellmenge der ausgewählten
Bestellung angepasst.
Bei Filialverwaltung wird auch die Aufteilung der Bestellung auf die einzelnen Filialen angezeigt.
2.3.2
Die L-Menge
Die L-Menge ist die vom Lieferanten übermittelte Liefermenge des Artikels.
2.3.3
Die Buchmenge
Standardmäßig wird als Buchmenge stets die übermittelte Liefermenge des Artikels vorgeschlagen.
Weicht allerdings die tatsächlich gelieferte Menge von der übermittelten Liefermenge ab, so ist die
Buchmenge entsprechend anzupassen.
2.3.4
Der WWS-Preis
Für die Ermittlung des WWS-Preises sind verschiedene Fälle denkbar:
1. Fall:
Im System ist keine Bestellung des elektronisch übermittelten Artikels vorhanden (Gelbmarkierung der Artikelposition)
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Da kein Bestellpreis existiert, ermittelt das System einen „fiktiven“ Bestellpreis aus den
Preisinformationen im Artikelstamm (Listenpreis und Kondition), die für den jeweiligen
EDI-Lieferanten hinterlegt sind.
Falls im Artikelstamm kein Einkaufspreis für den Lieferanten existiert, bleibt der WWSPreis leer.
Ergebnis: Der WWS-Preis ergibt sich entweder aus der aktuellen Kondition und dem
Listenpreis oder ist leer.
2. Fall:
Bestellung des EDI-Artikels in HIW Rendite 2006 vorhanden
Der WWS-Preis des Artikels ist der Bestellpreis aus der in HIW Rendite 2006 vorhandenen Bestellung. Liegen mehrere Bestellungen dieses Artikels vor, geht das System
wie folgt vor:
1. Prüfung, ob Lieferantenpreis und Lieferantenmenge mit Bestellpreis und Bestellmenge übereinstimmen
i.
ja, eine Bestellung vorhanden → Bestellung zuordnen
ii.
ja, mehrere Bestellungen vorhanden → die älteste Bestellung zuordnen
iii.
nein, dann 2.
2. Prüfung, ob die Lieferantenmenge und die Bestellmenge übereinstimmen
i.
ja, eine Bestellung vorhanden → Bestellung zuordnen
ii.
ja, mehrere Bestellungen vorhanden → die älteste Bestellung zuordnen
iii.
nein, dann 3.
3. Prüfung, ob der Lieferantenpreis und der Bestellpreis übereinstimmen
i.
ja, eine Bestellung vorhanden → Bestellung zuordnen
ii.
ja, mehrere Bestellungen vorhanden → die älteste Bestellung zuordnen
iii.
nein, dann 4.
4. die älteste Bestellung zuordnen.
Dabei werden nur Bestellungen berücksichtigt, deren Bestelldatum kleiner oder gleich dem
Belegdatum des elektronisch übermittelten Beleges ist.
2.3.5
Der L-Preis
Der L-Preis ist der vom Lieferanten übermittelte Rechnungspreis des Artikels.
2.3.6
Der Buchpreis
Der Buchpreis ist der Rechnungs-Nettopreis, zu dem der Artikelzugang im System gebucht wird. Bei
der Zugangsverbuchung werden ausgehend von diesem Rechnungs-Nettopreis die nachfolgenden
Lieferanten- und Kooperationsvergütungen für die Ermittlung des Netto-Netto-Einkaufspreises noch
abgezogen.
Der Buchpreis ist editierbar, d.h. er kann von Ihnen jederzeit abgeändert werden. Wollen Sie bei einem Artikel den Buchpreis gleich dem Rechnungspreis setzen, so können Sie dies auch mit Hilfe der
rechten Maustaste vornehmen (Funktion Buchpreis = Rechnungspreis).
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Für den standardmäßigen Vorschlag des Buchpreises wird ein Preisvergleich zwischen dem übermittelten Rechnungspreis (Lieferantenpreis) und dem WWS-Preis (s.o.) durchgeführt:
1. WWS-Preis >= Lieferantenpreis
Der Lieferant hat einen geringeren Preis des Artikels übermittelt und damit in Rechnung gestellt als bei Ihnen in HIW Rendite 2006 vorhanden. Als Buchpreis wird der Lieferantenpreis
vorgeschlagen.
Ergebnis:
Buchpreis = Lieferantenpreis (schwarze Schrift)
2. WWS-Preis < Lieferantenpreis
Der Lieferant hat einen höheren Preis des Artikels übermittelt und damit in Rechnung gestellt
als bei Ihnen in HIW Rendite 2006 vorhanden. Für den standardmäßigen Vorschlag des
Buchpreises wird in diesem Fall geprüft, ob den übermittelten Inhalten des Lieferanten vertraut wird oder nicht.
a. Den Inhalten des Lieferanten wird vertraut
Im EURONICS-Lieferantenstamm kann ein Kennzeichen gesetzt werden, dass Sie
den übermittelten Inhalten des Lieferanten stets vertrauen. Aus dem Datenpool gelangen Sie über den Menüpunkt Wechseln zu in den EURONICS-Lieferantenstamm.
Aus dem Hauptmenü können Sie den EURONICS-Lieferantenstamm über Datei →
Stammdaten → EURONICS-Stämme → EURONICS-Lieferantenstamm aufrufen.
Im vorliegenden Fall (WWS-Preis < Lieferantenpreis) wird deswegen als Buchpreis
der übermittelte Lieferantenpreis vorgeschlagen. Um diesen Fall zu verdeutlichen, ist
der Buchpreis in roter Schrift hinterlegt.
Ergebnis:
Buchpreis = Lieferantenpreis (rote Schrift)
b. Den Inhalten des Lieferanten wird nicht vertraut
Das entsprechende Kennzeichen im EURONICS-Lieferantenstamm (s.o.) ist nicht gesetzt. Im vorliegenden Fall (WWS-Preis < Lieferantenpreis) wird deswegen als Buchpreis der WWS-Preis vorgeschlagen. Der Buchpreis ist in blauer Schrift hinterlegt.
Ergebnis:
Buchpreis = WWS-Preis (blaue Schrift)
2.4 Mögliche Farbmarkierungen der Artikelpositionen
Anhand der Farbmarkierungen im Teilfenster III kann der Status der übermittelten Artikelpositionen
erkannt werden.
2.4.1
Artikelposition eindeutig identifiziert
Farbliche Markierung: keine
Der elektronisch übermittelte Artikelzugang kann eindeutig als im Artikelstamm bereits angelegt identifiziert werden. Diese Identifikation erfolgt anhand der übermittelten EAN oder der LieferantenBestellnummer (Artnr.-Lief.).
Allerdings können auch bei eindeutiger Identifikation des Artikels verschiedene Fälle auftreten. Die
übermittelten Liefermengen (L-Menge) und Rechnungspreise (L-Preis) der Artikel werden mit den
Bestellmengen und Bestellpreisen in HIW Rendite 2006 verglichen. Anhand von Markierungen in der
ersten Spalte der jeweiligen Artikelposition (Teilfenster III) werden die möglichen Fälle verdeutlicht:
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1. Gelbmarkierung: Keine Bestellung in HIW Rendite 2006 vorhanden
Eine Bestellung zu dem übermittelten Artikel ist in HIW Rendite 2006 nicht erfasst worden.
Der WWS-Preis ergibt sich aus der zum Artikel hinterlegten Kondition und dem Listeneinkaufspreis. Eine Zugangsverbuchung ist aber bei entsprechender Berechtigung dennoch möglich.
2. Ohne Markierung: Preise und Mengen stimmen überein
Es ist in HIW Rendite 2006 eine Bestellung dieses Artikels vorhanden. Sowohl der übermittelte Rechnungspreis (L-Preis) stimmt mit dem Preis der Bestellung, als auch die übermittelte
Liefermenge (L-Menge) mit der Bestellmenge überein.
Da keinerlei Preis- und Mengendifferenzen vorliegen, sind sowohl Buchmenge, als auch
Buchpreis eindeutig vorgegeben.
3. Blaumarkierung: Preise stimmen überein, Mengen weisen Differenz auf
Es ist in HIW Rendite 2006 eine Bestellung dieses Artikels vorhanden. Zwar stimmt der Bestellpreis mit dem übermittelten Rechnungspreis (L-Preis) überein. Es existiert aber eine Differenz zwischen übermittelter Liefermenge (L-Menge) und der Bestellmenge.
Da keine Preisdifferenz vorliegt, entspricht der vorgeschlagene Buchpreis sowohl dem übermittelten Rechnungspreis, als auch dem Bestellpreis. Als Buchmenge wird standardmäßig die
übermittelte Liefermenge vorgeschlagen.
4. Orangemarkierung: Mengen stimmen überein, Preise weisen Differenz auf
Es ist in HIW Rendite 2006 eine Bestellung dieses Artikels vorhanden. Zwar stimmt die Bestellmenge mit der übermittelten Rechnungsmenge (L-Menge) überein. Es existiert aber eine
Differenz zwischen übermittelten Rechnungspreis (L-Preis) und dem Bestellpreis.
Da keine Mengendifferenz vorliegt, entspricht die vorgeschlagene Buchmenge sowohl der übermittelten Liefermenge, als auch der Bestellmenge. Der vorgeschlagene Buchpreis wird,
wie oben erläutert, ermittelt.
5. Violettmarkierung: Preise und Mengen weisen Differenz auf
Es ist in HIW Rendite 2006 eine Bestellung dieses Artikels vorhanden. Sowohl der Bestellpreis, als auch die Bestellmenge stimmen nicht mit dem übermittelten Rechnungspreis (LPreis) und der übermittelten Liefermenge (L-Menge) überein.
In diesem Fall der Preis- und Mengendifferenz, entspricht die vorgeschlagene Buchmenge
standardmäßig der übermittelten Liefermenge. Der vorgeschlagene Buchpreis wird, wie oben
erläutert, ermittelt.
2.4.2
Artikelposition nicht eindeutig identifiziert
Farbliche Markierung: rote Hintergrundfarbe
Der übermittelte EDI-Artikel kann anhand der übermittelten EAN oder der Lieferanten-Bestellnummer
(Art.Nr. Lief) nicht als bereits im eigenen Artikelstamm angelegt identifiziert werden.
Um diese fehlende Artikelzuordnung zu ergänzen, ist eine komfortable Suchroutine (Power-Suche) im
eigenen Artikelstamm und allen externen Artikelstämmen möglich. Die weitere Vorgehensweise ist
detailliert untern dem Punkt Power-Suche beschrieben.
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EDI-ABWICKLUNG
2.5 Warenzugang verbuchen
Die Zugangsverbuchung der übermittelten Artikel wird anhand der eingetragenen Werte in den Spalten Buchmenge und Buchpreis vorgenommen. Diese Spalten sind editierbar. Je nachdem, welche
Werte eingetragen werden, erfolgt die Zugangsverbuchung.
Die Zugangsverbuchung selbst ist auf zwei Arten möglich:
•
Übernahme der Artikelpositionen in die Zugangsmaske
•
Direkte Verbuchung der Artikelpositionen aus dem Datenpool heraus
2.5.1
Übernahme der Artikelpositionen in Zugangsmaske
Den in Teilfenster II markierten Lieferschein mit den in Teilfenster III ersichtlichen Artikelpositionen
können Sie durch Betätigung des Buttons Übernehmen in die Zugangsmaske übernehmen.
Standardmäßig werden in die Zugangsmaske die Buchmenge und der Buchpreis der jeweiligen Artikelposition übernommen. Anschließend können Sie aber die Preise und Mengen auch noch abändern.
2.5.2
Direkte Verbuchung aus Datenpool
Da sowohl die Buchmenge, als auch der Buchpreis editierbar sind, kann eine Anpassung auch bereits
im Datenpool erfolgen. Anschließend kann der Zugang sofort, ohne Übernahme in die Zugangsmaske, verbucht werden. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt Bearbeiten → Zugang buchen. Das Programm verzweigt sofort in die Zugangsabschlussmaske mit den entsprechenden übermittelten Informationen, wie Lieferscheinnummer, -datum, etc.
Sind bei einer Artikelposition mehrere Bestellungen vorhanden, so ist eine direkte Verbuchung nur
möglich, wenn die Buchmenge (standardmäßig: Liefermenge) die WWS-Menge (Bestellmenge) nicht
übersteigt. Ansonsten ist eine Übernahme der Position in die Zugangsmaske obligatorisch (s.o.).
2.5.3
Sonderfälle
Im Folgenden wird die Vorgehensweise bei verschiedenen Sonderfällen erläutert:
2.5.3.1
Mehrere Bestellungen sind vorhanden
Sind mehrere Bestellungen zu einem elektronisch übermittelten Zugangsbeleg im System vorhanden,
so ist das Feld „mehrere Belege“ aktiviert. Die Bestellzuordnung erfolgt wie unter dem Abschnitt der
WWS-Preis beschrieben wurde. Über die rechte Maustaste können Sie sich über die Funktion Zeige
Belege alle vorhandenen Bestellungen anzeigen lassen und auch eine andere Bestellung als Referenz für die Zugangsverbuchung auswählen. Markieren Sie dazu die Position und betätigen Sie den
Button Übernehmen.
Sofern mehrere Bestellungen vorhanden sind, ist eine direkte Verbuchung, ohne Übernahme in den
Zugang, nur möglich, wenn die Buchmenge nicht größer als die WWS-Menge (Bestellmenge) ist. Ansonsten ist eine Übernahme in den Zugang obligatorisch. Standardmäßig wird als Buchmenge die
übermittelte Liefermenge vorgeschlagen, kann aber jederzeit abgeändert werden:
1. Fall: Buchmenge =< WWS-Menge
In diesem Fall ist eine direkte Verbuchung sofort möglich. Die zugebuchte Menge reduziert die noch in
HIW Rendite 2006 vorhandene Bestellmenge.
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EDI-ABWICKLUNG
2. Fall: Buchmenge > WWS-Menge
Eine direkte Verbuchung ist nicht möglich, d.h. eine Übernahme in den Zugang ist vorzunehmen. Im
Zugang öffnet sich automatisch ein Fenster, in dem Sie aus den übrigen Bestellungen die Bestellungen auswählen müssen, die als Referenz für diesen Zugang noch verwendet werden sollen.
Wählen Sie die Bestellung(en) durch Aktivierung („Nehmen“) aus, deren Bestellmenge durch diesen
Zugang noch reduziert werden soll. Geben Sie dazu im Feld „Menge nehmen“ die noch erforderliche
Menge an. Der Übernehmen Button wird erst für die Übernahme aktiv, wenn die noch auszuwählende Menge null ist. Sollen die Bestellungen durch den Zugang nicht reduziert werden und im System
verbleiben, so wählen Sie „Keine Reduktion“.
2.5.3.2
Übernahme von Artikelpositionen mit fehlender Verknüpfung
Eine Artikelposition kann nur zugebucht werden, wenn die Artikelverknüpfung vorhanden ist, d.h. der
Artikel nicht rot markiert ist.
Umfasst ein übermittelter EDI-Beleg mehrere Artikelpositionen und fehlt bei einem Artikel die Verknüpfung, so erhalten Sie sowohl bei der direkten Verbuchung, als auch bei der Übernahme in den Zugang
einen entsprechenden Hinweis. Eine Verbuchung der restlichen Artikel, bei denen die Verknüpfung
vorhanden ist, ist aber dennoch möglich.
2.5.4
Übernahme in die Rechnungskontrolle
Aus der Zugangsabschlussmaske können Sie den Lieferschein mit den jeweiligen Artikelpositionen
und den übermittelten Informationen sofort in die Rechnungskontrolle übernehmen. Aktivieren Sie
dazu die entsprechende Option „Artikel in die Rechnungskontrolle übernehmen“. Nach der Zugangsverbuchung öffnet sich automatisch die Rechnungskontrolle und alle übermittelten Informationen, wie
Rechnungsbetrag, -datum, -nummer, Skontodaten, etc sind bereits vorbelegt.
2.6 Funktionen
Im EDI-Fenster des Zugangs stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
2.6.1
Funktion „Zugang buchen“
Diese Funktion finden Sie innerhalb des Menüpunktes Bearbeiten. Mit Hilfe dieser Funktion können
Belege, ohne Übernahme in die Wareneingangsmaske, direkt zugebucht werden. Siehe dazu den
Punkt Zugangsverbuchung.
2.6.2
Funktion „Übernehmen“
Mit Hilfe des Buttons Übernehmen können Belege in die Zugangsmaske übernommen werden. Siehe
dazu den Punkt Zugangsverbuchung.
2.6.3
Funktion „Suche“
Die Funktion Suche (Taste F2) dient der Suche nach Lieferschein- oder Rechnungsbelegen. Je nach
eingestelltem Suchkriterium können Sie nach Lieferschein- oder Rechnungsnummer oder nach Datum
suchen.
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2.6.4
EDI-ABWICKLUNG
Funktion „Power-Suche“
Über die Power-Suche kann der eigene und sämtliche externen Artikelstämme nach einem bestimmten Artikel durchsucht werden. Dies ist nötig, wenn bei einem elektronisch gelieferten Artikel die Artikelverknüpfung fehlt, d.h. die Position rot markiert ist. Siehe dazu ausführlich den Abschnitt „Die Power-Suche“.
Die Power-Suche für eine bestimmte Artikelposition können Sie entweder standardmäßig über die
Funktionstaste „F3“, über die rechte Maustaste oder den Menüpunkt Suchen → Power-Suche aufrufen.
2.6.5
Funktion „Prüfe auf Zugänge“
Diese Funktion (Menüpunkt Extras) prüft für alle Belege des in Teilfenster I markierten Lieferanten, ob
Artikelpositionen bereits manuell mit der identischen Lieferscheinnummer des übermittelten EDIBeleges zugebucht worden sind. D.h. diese Artikel würden durch die Verbuchung des elektronisch
übermittelten Beleges nochmals verbucht werden: Gefahr der Doppelerfassung!
Belege, die manuelle Zugangsverbuchungen von Artikeln mit der identischen Lieferscheinnummer
enthalten, werden nach erfolgtem „Buchungscheck“ farblich (in roter Schrift) markiert und in der Spalte
„Zugang-Check“ (Teilfenster II) findet sich ein entsprechender Eintrag.
Über die rechte Maustaste (Funktion „Zugangsvergleich“) werden Ihnen alle Artikelpositionen des
Beleges angezeigt. Anhand der Farbmarkierung können Sie pro Artikelposition erkennen, ob bereits
eine Zugangsverbuchung vorliegt oder nicht:
•
Ohne Markierung:
Für diese Artikelpositionen liegt keine manuelle Zugangsverbuchung mit identischer Lieferscheinnummer vor. Die Gefahr der Doppelerfassung besteht nicht.
•
Rotmarkierung:
Für diese Artikelposition ist ein Zugang bereits mit der identischen Lieferscheinnummer des
übermittelten EDI-Beleges verbucht worden. Dieser Artikel würde damit durch die Verbuchung des elektronisch übermittelten Beleges nochmals verbucht werden.
Die „Z-Menge“ gibt die Zugangsmenge des manuell gebuchten Zuganges an, die „Buchmenge“ die Menge, die bei der Verbuchung des EDI-Artikels gebucht werden würde. Durch Vergleich von „Z-Menge“ und „Buchmenge“ erkennen Sie, ob der EDI-Artikel bereits komplett
oder nur teilweise manuell zugebucht wurde.
Mit Hilfe der rechten Maustaste können Sie bei einer bereits verbuchten Artikelposition den
Zugang ändern (Funktion „Einkauf ändern“): sowohl hinsichtlich Preise und Konditionen, als
auch hinsichtlich der Menge.
Wir empfehlen für die beiden möglichen Fälle folgende Vorgehensweise:
•
Übermittelter EDI-Beleg komplett zugebucht,
d.h. alle Artikelpositionen des EDI-Beleges sind bereits manuell zugebucht worden. Prüfen
Sie in diesem Fall die zugebuchten Mengen und Preise der Artikel (Z-Menge und Z-Preise)
und korrigieren Sie bei Bedarf den verbuchten Zugang („Einkauf ändern“). Anschließend
können Sie den Beleg aus dem Datenpool löschen („Bearbeiten / Löschen“) oder als erledigt
markieren („Bearbeiten / als erledigt markieren“).
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•
EDI-ABWICKLUNG
Übermittelter EDI-Beleg teilweise zugebucht,
d.h. einige Artikelpositionen des EDI-Beleges sind bereits manuell zugebucht worden. Um eine Doppelerfassung zu vermeiden, sind entweder die noch nicht zugebuchten Artikel manuell
zu buchen. Oder die bestehenden Zugangsverbuchungen werden gelöscht und der gesamte
Beleg wird nochmals verbucht. Das Löschen der bestehenden Zugangsverbuchungen ist über die Funktion „Einkauf ändern“ pro Artikelposition möglich.
2.6.6
Funktion „Zeige Belege“
Sind bei einem Artikel mehrere Bestellungen in HIW Rendite 2006 vorhanden, so wird als Referenzbestellung standardmäßig die „älteste“ Bestellung verwendet. Über die Funktion Zeige Belege (rechte
Maustaste) können Sie sich alle zu einer Artikelposition vorhandenen Bestellungen anzeigen lassen
und auch eine andere Bestellung als Referenzbestellung übernehmen. Es werden allerdings nur die
Bestellungen angezeigt, deren Bestelldatum vor dem Lieferscheindatum liegt.
2.6.7
Funktion „Im WWS anlegen“
Ist die Power-Suche nicht erfolgreich, so ist der nicht identifizierte, rot markierte Artikel mit Hilfe dieser
Funktion manuell im Artikelstamm anzulegen. Die Funktion Im WWS anlegen rufen Sie mit Hilfe der
rechten Maustaste auf. Es öffnet sich der Artikelstamm und Sie befinden sich sofort im Editiermodus.
Die übermittelten Daten, wie Artikelbezeichnung, Lieferant, Bestellnummer, EAN, etc. sind automatisch bereits hinterlegt. Nachdem Sie die restlichen Zuordnungen noch getroffen haben (Warengruppe, Kondition, VK-Preis, etc.) betätigen Sie den Übernehmen-Button. Der Artikel wird damit manuell
im Artikelstamm angelegt und der entsprechenden Artikelposition im Datenaustauschfenster zugeordnet. Die Artikelposition ist nicht mehr rot markiert.
2.6.8
Funktion „alle Buchwerte neu berechnen“
Sobald Sie einen bestimmten EDI-Beleg im Teilfenster II markieren, wird automatisch der Buchwert
aus Buchpreis und Buchmenge der einzelnen Artikelpositionen des EDI-Beleges berechnet. Der
Buchwert gibt damit den Betrag wieder, zu dem der gesamte EDI-Beleg in der Warenwirtschaft zugebucht würde.
Die Funktion „alle Buchwerte neu berechnen“ (Menüpunkt Extras) ermittelt die Buchwerte sofort für
alle EDI-Belege des in Teilfenster I markierten EDI-Lieferanten.
Der Buchwert wird automatisch mit dem übermittelten Netto-Rechnungsbetrag verglichen. Abweichungen werden im Teilfenster II schwach rötlich gekennzeichnet. Wird ein EDI-Beleg mit einer Abweichung zwischen Buchwert und übermittelten Netto-Rechnungsbetrag zugebucht, hat dies eine
Preis- und/oder Mengendifferenz in der anschließenden Rechnungskontrolle zur Folge.
2.6.9
Funktion „Suche fehlende Artikelzuweisung“
Diese Funktion finden Sie innerhalb des Menüpunktes Extras. Standardmäßig ist dieser Funktion die
Taste „F8“ zugewiesen. Mit dieser Funktion wird nochmals versucht, nicht identifizierte Artikelpositionen (rot markiert) eines EDI-Beleges anhand der übermittelten EAN oder der LieferantenBestellnummer zu identifizieren.
Diese Funktion ist notwendig, da sich in der Zeit zwischen dem Einlesen und dem endgültigen Verbuchen der EDI-Belege Änderungen ergeben können (z.B. Neuanlage eines Artikels). Da die Identifikation eines EDI-Artikels beim Einlesen der Daten erfolgt, würde diese Neuanlage des Artikels nicht berücksichtigt werden und der Artikel damit als nicht identifiziert ausgewiesen.
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2.6.10 Funktion „Als Erledigt markieren“
Diese Funktion finden Sie innerhalb des Menüpunktes Bearbeiten. Sie sind damit in der Lage, EDIBelege aus dem Datenaustauschfenster zu löschen. Dies ist z.B. dann nötig, wenn der Beleg schon
manuell zugebucht wurde.
2.6.11 Funktion „Gebuchte Datensätze anzeigen“
Standardmäßig werden nur die nicht gebuchten EDI-Belege angezeigt. Über den Menüpunkt Ansicht
→ Gebuchte Datensätze anzeigen können Sie sich zusätzlich alle bereits gebuchten EDI-Belege
anzeigen lassen.
2.6.12 Funktion „Buchpreis = Rechnungspreis“
Soll bei einer Artikelposition (Teilfenster III) der Buchpreis gleich dem übermittelten Rechnungspreis
gesetzt werden, so kann dies neben der manuellen Eintragung auch über die rechte Maustaste vorgenommen werden.
2.6.13 Funktion „Legende“
Innerhalb des Menüpunktes Ansicht haben Sie die Möglichkeit, eine Legende einzublenden. Die Legende gibt Ihnen einen Überblick über die möglichen verschiedenen Farbmarkierungen einer Artikelposition und des Buchpreises.
2.6.14 Funktion „Wechseln zu“
Über den Menüpunkt Wechseln zu gelangen Sie in den EURONICS-Lieferantenstamm zu dem jeweiligen EDI-Lieferanten. Dort können Sie z.B. eine evtl. fehlende Lieferantenzuordnung vornehmen
oder hinterlegen, dass Sie den übermittelten Inhalten des Lieferanten vertrauen.
Des Weiteren können Sie innerhalb des Menüpunktes Wechseln zu in den Artikelstamm sofort auf
den markierten Artikel wechseln, sofern eine Artikelverknüpfung vorhanden ist, d.h. die Position nicht
rot markiert ist. Diese Möglichkeit besteht auch über die rechte Maustaste.
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3 Die Durchführung der Rechnungskontrolle für EDIFACTEDIFACTBelege
Die übermittelten Daten stehen nicht nur für die Zugangsverbuchung zur Verfügung. Da es sich bei
den übermittelten Daten um Rechnungsdaten der Streckenlieferanten handelt, kann damit auch die
Rechnungskontrolle durchgeführt werden.
Für die Übernahme von elektronisch übermittelten Daten in die Rechnungskontrolle wechseln Sie in
das Modul Rechnungskontrolle (Datei → FiBu → Rechnungskontrolle). Um eine neue Rechnungskontrolle durchzuführen wählen Sie Bearbeiten → Anfügen und Sie befinden sich im Editiermodus.
Für die Übernahme von elektronisch übermittelten Rechnungsdaten wechseln Sie über den Menüpunkt Extras → EDI → Invoice EURONICS in den Datenpool, wo die elektronisch übermittelten
Rechnungsdaten abgelegt sind.
3.1 Übersicht Datenpool
Abbildung 2
Die angezeigten Informationen entsprechen weitestgehend den Informationen im Zugangs-Datenpool.
Teilfenster I:
Es werden Ihnen alle Streckenlieferanten angezeigt, von denen in diesem Pool Rechnungsdaten vorhanden sind. Durch entsprechende Markierung des gewünschten Lieferanten werden Ihnen im Fensterbereich II alle zu diesem Lieferanten vorhandenen Rechnungsdaten angezeigt.
Teilfenster II:
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In diesem Teilfenster finden Sie die übermittelten Hauptinformationen zu jeder einzelnen Rechnung
des in Teilfenster I markierten Streckenlieferanten:
Art
Rechnungsdaten (R)
Kennzeichen (K)
Der Beleg wird gekennzeichnet, ob es sich um eine
Gutschrift (G) oder um eine Rechnung (R) handelt.
Datum
Übermitteltes Rechnungsdatum
Lieferant
Angabe des jeweiligen Streckenlieferanten
Belegnummer
Übermittelte Rechnungsnummer
Lieferscheinnr.
Übermittelte Lieferscheinnummer
Brutto / Netto
Übermittelter Gesamtrechnungspreis brutto / netto
Buchwert
Errechneter Gesamtrechnungspreis Netto aus Buchpreis und Buchmenge
Fälligkeit
Termin für die Zentralregulierung dieser Rechnung
Erledigt
Ist der Datensatz schon kontrolliert worden, so ist das
„Erledigt“-Kennzeichen gesetzt.
Skontoinfos
Skontotermin, Skontosatz
Verbandnr.
Verbandsnummer des Lieferanten bei der EURONICS
Steuerinfos
Steuersatz, Steuerbetrag
Hinweis: Ergeben sich Differenzen zwischen dem übermittelten Gesamtrechnungspreis und dem
errechneten Buchwert, so werden diese farblich markiert, sobald Sie den entsprechenden Beleg markieren oder über den Menüpunkt „Extras“ „alle Buchwerte neu berechnen“ lassen.
Sie können damit sofort erkennen, bei welchen Rechnungen Preis- oder Mengendifferenzen vorliegen.
Teilfenster III:
Die zu einer in Teilfenster II markierten Rechnung gehörenden Artikelpositionen mit den entsprechenden Informationen finden Sie im Teilfenster III. Folgende Daten werden übermittelt:
•
Bestellnummer beim Lieferanten (Artnr-Lief.) und Artikelbezeichnung
•
Menge (L-Menge), Rechnungs- (L-Rech-Preis) und Gesamtpreis lt. übermittelter Lieferscheininformationen
•
EAN
Folgende Informationen werden aus HIW Rendite 2006 ermittelt, sofern die übermittelte Artikelposition
in HIW Rendite 2006 eindeutig identifiziert werden kann:
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Art.Nr. und Art.bez.:
Eigene Artikelnummer und Artikelbezeichnung im Artikelstamm
WWS-Menge:
Die WWS-Menge entspricht der im Programm verbuchten Zugangsmenge des EDI-Artikels.
Buchmenge:
Die Buchmenge entspricht standardmäßig der WWSMenge und ist nicht editierbar.
WWS-Preis:
Der WWS-Preis ist der Zugangs-Rechnungspreis (netto) des EDI-Artikels.
Buchpreis:
Der Buchpreis entspricht entweder dem WWS-Preis
oder dem Lieferantenpreis. Der Buchpreis ist editierbar.
Filialaufteilung:
Es wird die Filialaufteilung des verbuchten Zuganges
angezeigt. Die Filialaufteilung kann nicht verändert
werden.
Dabei sind zwei Fälle zu unterscheiden:
1. Artikel ohne Referenzzugang (gelb markiert):
Das Feld „Mehrere Belege“ ist aktiviert, wenn mindestens ein unkontrollierter Beleg mit abweichender Lieferscheinnummer, wie übermittelt, existiert
Mehrere Belege:
2. Artikel mit Referenzzugang (nicht gelb markiert):
Das Feld „Mehrere Belege“ ist aktiviert, wenn neben
dem Referenzzugang weitere unkontrollierte Zugangsbelege mit der identischen Lieferscheinnummer, wie
übermittelt, existieren.
Die übermittelten Informationen (L-Menge und L-Preis) werden mit den in HIW Rendite 2006 vorhandenen Daten (WWS-Menge und WWS–Preis) verglichen. Anhand einer Markierung in der ersten Spalte jeder einzelnen Artikelposition kann man den Status des Artikels erkennen.
Teilfenster IV:
In Teilfenster IV werden die einzelnen Zugangskonditionen der Artikelposition angezeigt. In der Registerseite „EURONICS-Rabatte“ werden die von der EURONICS übermittelten Rabatte und deren Werte
angezeigt.
3.2 Erläuterung der verschiedenen
verschiedenen Begriffe
3.2.1
Die WWS-Menge
Als WWS-Menge wird die im System verbuchte Zugangsmenge des EDI-Artikels ausgewiesen. Ist
kein Referenz-Zugang vorhanden, so bleibt das Feld leer.
Sind zu dem EDI-Artikel sogar mehrere unkontrollierte Zugangsbelege mit der identischen Lieferscheinnummer vorhanden, so entspricht die WWS-Menge der Zugangsmenge des „ältesten“ Zugangs, also des Zugangs mit dem ältesten Datum. Bei Filialverwaltung ist auch die Aufteilung des
verbuchten Zugangs auf die einzelnen Filialen angezeigt.
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3.2.2
EDI-ABWICKLUNG
Die L-Menge
Die L-Menge ist die vom Lieferanten in Rechnung gestellte Menge des Artikels. Bei Übernahme des
Beleges in die Rechnungskontrolle wird anhand der L-Menge und des L-Preises der Buchungssatz für
die Verbuchung der Rechnung erzeugt.
3.2.3
Die Buchmenge
Die Buchmenge entspricht stets der im Programm verbuchten Zugangsmenge (WWS-Menge). Die
Buchmenge ist nicht editierbar. Für die Durchführung der Rechnungskontrolle ist die Buchmenge bedeutungslos.
3.2.4
Der WWS-Preis
Der WWS-Preis ist der in der Warenwirtschaft verbuchte Zugangspreis des Artikels. Sofern kein Referenz-Zugang vorhanden ist, so ergibt sich der WWS-Preis aus der zum Artikel hinterlegten Kondition.
3.2.5
Der L-Preis
Der L-Preis ist der vom Lieferanten in Rechnung gestellte Rechnungspreis des EDI-Artikels. Bei Übernahme des Beleges in die Rechnungskontrolle wird anhand der L-Menge und des L-Preises der
Buchungssatz für die Verbuchung der Rechnung erzeugt.
3.2.6
Der Buchpreis
Der Buchpreis hat entscheidende Bedeutung, ob bei Übernahme des EDI-Beleges in die Rechnungskontrolle eine automatische Einkaufskorrektur erfolgt oder eine Differenzbuchung (Belastungsanzeige) erzeugt wird.
Für den standardmäßigen Vorschlag des Buchpreises wird ein Preisvergleich zwischen dem übermittelten Rechnungspreis (L-Preis) und dem in der Warenwirtschaft verbuchten Preis (WWS-Preis)
durchgeführt. Der Buchpreis kann abgeändert werden.
Anhand von verschiedenen Fällen wird nachfolgend die Ermittlung des Buchpreises erläutert:
3.2.6.1
WWS-Preis >= Lieferantenpreis
Der Lieferant hat einen geringeren Preis des Artikels übermittelt und damit in Rechnung gestellt als in
der Warenwirtschaft verbucht wurde. Als Buchpreis wird der Lieferantenpreis vorgeschlagen.
Buchpreis = Lieferantenpreis (schwarze Schrift)
Ergebnis:
3.2.6.2
WWS-Preis =< Lieferantenpreis
Der Lieferant hat einen höheren Preis des Artikels übermittelt und damit in Rechnung gestellt als in
der Warenwirtschaft verbucht wurde. Für den standardmäßigen Vorschlag des Buchpreises wird in
diesem Fall geprüft, ob den übermittelten Inhalten des Lieferanten vertraut wird oder nicht.
a. Den Inhalten des Lieferanten wird vertraut
Im EURONICS-Lieferantenstamm kann ein Kennzeichen gesetzt werden, dass Sie
den übermittelten Inhalten des Lieferanten stets vertrauen. Aus dem Datenpool gelangen Sie über den Menüpunkt Wechseln zu in den EURONICS-Lieferantenstamm.
Aus dem Hauptmenü können Sie den EURONICS-Lieferantenstamm über Datei →
Stammdaten → EURONICS-Stämme → EURONICS-Lieferantenstamm aufrufen.
Im vorliegenden Fall (WWS-Preis < Lieferantenpreis) wird deswegen als Buchpreis
der übermittelte Lieferantenpreis vorgeschlagen. Um diesen Fall zu verdeutlichen, ist
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HIW RENDITE 2007
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der Buchpreis in roter Schrift hinterlegt.
Ergebnis:
Buchpreis = Lieferantenpreis (rote Schrift)
b. Den Inhalten des Lieferanten wird nicht vertraut
Das entsprechende Kennzeichen im EURONICS-Lieferantenstamm (s.o.) ist nicht gesetzt. Im vorliegenden Fall (WWS-Preis < Lieferantenpreis) wird deswegen als Buchpreis der WWS-Preis vorgeschlagen. Der Buchpreis ist in blauer Schrift hinterlegt.
Ergebnis:
Buchpreis = WWS-Preis (blaue Schrift)
3.3 Mögliche Farbmarkierungen der Artikelpositionen
Artikelpositionen
Der Status der übermittelten Artikelposition kann anhand von Farbmarkierungen im Teilfenster III erkannt werden.
3.3.1
Vom System identifizierte Positionen
Ist in Teilfenster III die Hintergrundfarbe der Position weiß, dann kann diese Position einem Artikelstammsatz zugeordnet werden. Diese Identifikation erfolgt anhand der übermittelten EAN oder der
Lieferanten-Bestellnummer (Artnr.-Lief.).
Allerdings können auch bei eindeutiger Identifikation des EDI-Artikels verschiedene Fälle auftreten.
Die übermittelten Liefermengen (L-Menge) und Rechnungspreise (L-Preis) der EDI-Artikel werden mit
den Zugangsmengen (WWS-Menge) und -preisen (WWS-Preis) in HIW Rendite 2006 verglichen. Anhand von Markierungen in der ersten Spalte der jeweiligen Artikelposition (Teilfenster III) werden die
möglichen Fälle verdeutlicht:
1. Gelbmarkierung: Kein Zugang in HIW Rendite 2006 vorhanden
Im Programm ist kein unkontrollierter Zugang dieses Artikels mit der entsprechenden vom
EDI-Lieferanten übermittelten Lieferscheinnummer vorhanden.
2. Ohne Markierung: Preise und Mengen stimmen überein
Im Programm ist ein unkontrollierter Zugang dieses Artikels mit der entsprechenden Lieferscheinnummer vorhanden. Sowohl der übermittelte Rechnungspreis (L-Preis) stimmt mit dem
Zugangspreis im Programm (WWS-Preis), als auch die übermittelte Liefermenge (L-Menge)
mit der Zugangsmenge (WWS-Menge) überein.
Da die Rechnungs- mit den Zugangsdaten übereinstimmen, weist diese Position in der Rechnungskontrolle keine Differenz auf.
3. Blaumarkierung: Preise stimmen überein, Mengen weisen Differenz auf
Im Programm ist ein unkontrollierter Zugang dieses Artikels mit der entsprechenden Lieferscheinnummer vorhanden. Zwar stimmt der Zugangspreis mit dem übermittelten Rechnungspreis (L-Preis) überein. Es existiert aber eine Differenz zwischen übermittelter Liefermenge (LMenge) und der Zugangsmenge (WWS-Menge).
4. Orangemarkierung: Mengen stimmen überein, Preis weisen Differenz auf
Im Programm ist ein unkontrollierter Zugang dieses Artikels mit der entsprechenden Lieferscheinnummer vorhanden. Zwar stimmt die Zugangsmenge in HIW Rendite 2006 (WWSMenge) mit der übermittelten Liefermenge (L-Menge) überein. Es existiert aber eine Differenz
zwischen übermittelten Rechnungspreis (L-Preis) und Zugangspreis (WWS-Preis).
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5. Violettmarkierung: Preise und Mengen weisen Differenz auf
Im Programm ist ein unkontrollierter Zugang dieses Artikels mit der entsprechenden Lieferscheinnummer vorhanden. Es liegt sowohl eine Preis-, als auch eine Mengendifferenz vor.
3.3.2
Vom System nicht identifizierte Positionen
Der übermittelte EDI-Artikel kann anhand der übermittelten EAN oder der Lieferanten-Bestellnummer
(Art.Nr. Lief) nicht als bereits im eigenen Artikelstamm angelegt identifiziert werden. Alle Positionen,
die nicht identifiziert werden können, haben im Teilfenster III eine rote Hintergrundfarbe.
Um diese fehlende Artikelzuordnung zu ergänzen, ist eine komfortable Suchroutine im eigenen Artikelstamm und allen externen Artikelstämmen (Power-Suche) möglich. Die weitere Vorgehensweise ist
detailliert im Abschnitt Die Power-Suche beschrieben.
3.4 Vorgehensweise
Vorgehensweise bei den verschiedenen Farbmarkie
Farbmarkierungen
Im Folgenden wird das Vorgehen bei verschiedenen Fällen, die durch die Markierung in der ersten
Spalte der Artikelposition gekennzeichnet sind, erläutert.
3.4.1
Preis- und Mengenübereinstimmung
Farbliche Markierung: keine Markierung
Da sowohl die vom EDI-Lieferanten übermittelte Menge (L-Menge), als auch der übermittelte Preis (LPreis) mit den entsprechenden, in der Warenwirtschaft verbuchten Daten (WWS-Menge und WWSPreis) übereinstimmen, liegt weder eine Mengen-, noch eine Preisdifferenz vor. Die Artikelposition
erhält keinerlei Markierung.
Nach Übernahme dieser Artikelposition in die Rechnungskontrolle ergibt sich damit zwangsläufig keine Rechnungsdifferenz und die Rechnung kann unproblematisch zugebucht werden.
3.4.2
Fehlender Zugangsverbuchung
Farbliche Markierung: gelb
Die Artikelposition ist gelb markiert, da in HIW Rendite 2006 kein unkontrollierter Zugang mit der entsprechenden Lieferscheinnummer vorhanden ist.
Eine Übernahme eines Beleges in die Rechnungskontrolle mit Artikelpositionen, bei denen Zugangsverbuchungen fehlen, ist aber dennoch möglich. Allerdings werden die Artikelpositionen ohne Zugang
nicht übernommen.
Damit auch die gelb markierten Artikelpositionen übernommen werden, ist der Position der korrespondierende Zugangsbeleg in HIW Rendite 2006 zuzuordnen.
3.4.2.1
Prüfung der unkontrollierten Zugangsbelege
Durch Markierung der gelb markierten Artikelposition können Sie sich über die Funktion Zeige Belege
(rechte Maustaste) alle unkontrollierten Zugangsbelege dieses Artikels in HIW Rendite 2006 anzeigen lassen. Sobald ein Zugangsbeleg in der Rechnungskontrolle kontrolliert wurde, wird dieser nicht
mehr angezeigt.
Die angezeigten Zugangsbelege weisen eine Lieferscheinnummer auf, die von der elektronisch übermittelten Lieferscheinnummer abweicht. Deswegen wurde auch keine automatische Zuordnung vom
Programm vorgenommen und die Artikelposition ist gelb markiert. Prüfen Sie die angezeigten Belege
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auf den zur übermittelten Artikelposition korrespondierenden Zugangsbeleg; denn es könnte z.B. die
Lieferscheinnummer bei einer manuellen Verbuchung falsch erfasst worden sein.
1. Zugangsbeleg vorhanden
Der korrespondierende Zugangsbeleg kann in der Übersicht der unkontrollierten Belege eindeutig identifiziert werden. Durch Betätigung des Buttons Übernehmen wird der Beleg als Referenzbeleg in das Datenaustausch-Fenster übernommen.
Die Daten des übernommenen Zugangs werden als Vergleichsdaten (WWS-Menge, WWSPreis) für die EDI-Informationen (L-Menge, L-Preis) verwendet und die Artikelposition weist, je
nach vorliegendem Fall, jetzt eine andere Markierung in der ersten Spalte auf.
2. Zugangsbeleg nicht vorhanden
Falls ein entsprechender Zugangsbeleg nicht gefunden werden konnte, ist zu prüfen, ob der
EDI-Artikel auch tatsächlich eingegangen ist:
a. Zugang des EDI-Artikels liegt vor:
Der EDI-Artikel ist tatsächlich eingegangen, die Zugangsverbuchung wurde aber noch
nicht durchgeführt. Über die Funktion In Zugang übernehmen (rechte Maustaste)
kann die Verbuchung des Zugangs nachgeholt werden und die Zugangsdaten werden
als Referenzdaten übernommen. Die Artikelposition weist, je nach vorliegendem Fall,
jetzt eine andere Markierung in der ersten Spalte auf.
b. Zugang des EDI-Artikels liegt nicht vor:
Der EDI-Artikel ist tatsächlich nicht eingegangen. Damit liegt eine elektronisch übermittelte Rechnung über diese Artikelposition ohne entsprechenden Wareneingang
vor.
Um die Rechnung dennoch über die Rechnungskontrolle einbuchen zu können, kann
für diesen Artikel ein „Nullzugang“ über die Funktion „Zugang buchen (0 Menge)“
gebucht werden. Dieser provisorische Nullzugang dient als Referenzbeleg für die übermittelten EDI-Daten. Aufgrund der verbuchten Nullmenge (WWS-Menge ist Null)
weist die Artikelposition zwangsläufig eine Mengendifferenz auf.
In der Rechnungskontrolle wird wegen dieser Mengendifferenz automatisch eine Differenzbuchung und damit eine Belastungsanzeige gegenüber dem Lieferanten erzeugt.
3.4.3
Mengendifferenz
Farbliche Markierung: blau oder violett
Eine Mengendifferenz liegt vor, wenn die übermittelte Liefermenge (L-Menge) und die im System
gebuchte Menge (WWS-Menge) abweichen. Die Artikelposition wird damit als mengenmäßig falsch
gekennzeichnet (blau oder violett).
Im Fall der Mengendifferenz ist der tatsächlich verbuchte Zugang (WWS-Menge) auf Richtigkeit zu
überprüfen und ggf. zu korrigieren.
3.4.3.1
Zugangsverbuchung ist korrekt
Der verbuchte Zugang ist richtig, eine Zugangskorrektur wird nicht vorgenommen. Die Artikelposition
weist weiterhin eine Mengendifferenz auf.
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1. Fall: L-Menge >= WWS-Menge
Der Lieferant hat eine höhere Menge (L-Menge) in Rechnung gestellt, als im System zugebucht wurde. Die verbuchte Zugangsmenge wurde überprüft und ist korrekt.
Nach Übernahme des Beleges in die Rechnungskontrolle wird wegen dieser Mengendifferenz automatisch eine Differenzbuchung und damit eine Belastungsanzeige gegenüber dem Lieferanten erzeugt.
2. Fall: L-Menge < WWS-Menge
Der Lieferant hat eine niedrigere Menge (L-Menge) in Rechnung gestellt, als in der Warenwirtschaft
zugebucht wurde. Die verbuchte Zugangsmenge wurde überprüft und ist korrekt.
In diesem Fall wird bei Übernahme in die Rechnungskontrolle der verbuchte Zugangsbeleg (ursprüngliche WWS-Menge) mengenmäßig in zwei Zugangsbelege aufgeteilt. Die übrigen Zugangsdaten
(Preise, Datum, Lieferscheinnummer) sind in beiden Zugangsbelegen identisch:
•
Zugangsbeleg 1:
Die Zugangsmenge (neue WWS-Menge 1) dieses Beleges entspricht dabei der in Rechnung
gestellten L-Menge. Dieser Beleg dient als Referenzbeleg für die Durchführung der Rechnungskontrolle. Da die WWS-Menge des neuen Zugangsbeleges 1 der in Rechnung gestellten L-Menge entspricht, liegt keine Mengendifferenz vor. Die Artikelposition weist damit in der
Rechnungskontrolle keine Differenz auf (Voraussetzung: Preisdifferenz liegt ebenfalls nicht
vor!).
•
Zugangsbeleg 2:
Dieser Beleg verbleibt als unkontrollierter Zugangsbeleg im Programm. Die Zugangsmenge
entspricht dabei der restlichen, ursprünglichen WWS-Menge (WWS-Menge 2). Wird eine
Rechnung über diese WWS-Menge 2 später nachgereicht, so kann dieser unkontrollierte Zugangsbeleg als Referenzbeleg für die Rechnungskontrolle verwendet werden.
Ein Beispiel soll den oben geschilderten Sachverhalt verdeutlichen:
Die in Rechnung gestellte Menge des EDI-Lieferanten beträgt fünf Stück (L-Menge = 5). In der Warenwirtschaft wurden allerdings sieben Stück zugebucht (WWS-Menge = 7). Da tatsächlich auch sieben Stück geliefert wurden, ist diese Zugangsverbuchung korrekt.
Bei Übernahme des Beleges in die Rechnungskontrolle wird der verbuchte Zugang über diese sieben
Stück mengenmäßig, mit ansonst identischen Daten (Preise, Datum, etc.) in zwei Zugangsbelege
aufgeteilt: in einen Zugangsbeleg 1 über fünf Stück und einen Zugangsbeleg 2 über die restlichen
zwei Stück.
Der Zugangsbeleg 1 dient als Referenzbeleg für die übermittelte Rechnung des EDI-Lieferanten. Da
die WWS-Menge des neuen Zugangsbeleges 1 der in Rechnung gestellten L-Menge entspricht, liegt
keine Mengendifferenz vor. Sofern auch die Preise (WWS-Preis und L-Preis) übereinstimmen, ergibt
sich damit in der Rechnungskontrolle keine Rechnungsdifferenz.
Der Zugangsbeleg 2 über die restlichen zwei Stück verbleibt als unkontrollierter Zugangsbeleg im
Programm. Reicht der EDI-Lieferant eine Rechnung über diese zwei Stück nach, so kann dieser unkontrollierte Beleg als Referenzbeleg für die Rechnungskontrolle verwendet werden.
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HIW RENDITE 2007
3.4.3.2
EDI-ABWICKLUNG
Zugangsverbuchung ist nicht korrekt
Sollte die erfolgte Zugangsbuchung nicht korrekt sein, so können Sie über die Funktion „Einkauf ändern“ (rechte Maustaste) die verbuchte Zugangsmenge incl. der Filial- und Lageraufteilung korrigieren.
Betätigen Sie dazu im Fenster Einkauf ändern die Option Menge ändern, geben die korrekten Mengen n und bestätigen mit der „OK“-Taste.
Nach dieser Korrektur der Zugangsmenge führt das Programm automatisch einen neuen Mengenvergleich zwischen der übermittelten Liefermenge und der korrigierten Zugangsmenge (WWS-Menge)
durch. Die Artikelposition wird, je nach vorliegendem Fall, entsprechend gekennzeichnet. Im Idealfall
weist die Position keine Mengendifferenz mehr auf.
3.4.4
Preisdifferenz
Farbliche Markierung: orange oder violett
Eine Preisdifferenz liegt vor, wenn der übermittelte Preis (L-Preis) und der im Programm gebuchte
Preis (WWS-Preis) abweichen. Die Artikelposition wird damit als preismäßig falsch gekennzeichnet
(orange oder violett).
Der Buchpreis hat entscheidende Bedeutung, ob bei Übernahme des EDI-Beleges in die Rechnungskontrolle eine automatische Einkaufskorrektur erfolgt oder eine Differenzbuchung (Belastungsanzeige) erzeugt wird.
Anhand von verschiedenen Fällen wird nachfolgend detailliert die Ermittlung des Buchpreises, die
automatische Einkaufskorrektur und die Erzeugung der Differenzbuchung erläutert:
3.4.4.1
WWS-Preis > Lieferantenpreis
Der Lieferant hat einen geringeren Preis des Artikels übermittelt und damit in Rechnung gestellt (LPreis) als in der Warenwirtschaft verbucht worden ist (WWS-Preis). Als Buchpreis wird der Lieferantenpreis vorgeschlagen. Bei Übernahme des Beleges in die Rechnungskontrolle wird der verbuchte
Zugangspreis automatisch auf den niedrigeren Rechnungspreis korrigiert, d.h. der Zugangspreis reduziert sich.
Ergebnis:
•
Buchpreis = Lieferantenpreis
•
Korrektur des verbuchten Zugangspreises auf den niedrigeren Rechnungspreis.
•
Keine Preisdifferenz in der Rechnungskontrolle
3.4.4.2
WWS-Preis < Lieferantenpreis
Der Lieferant hat einen höheren Preis des Artikels übermittelt und damit in Rechnung gestellt als bei
Ihnen in HIW Rendite 2006 vorhanden. Für den standardmäßigen Vorschlag des Buchpreises wird in
diesem Fall geprüft, ob den übermittelten Inhalten des Lieferanten vertraut wird oder nicht:
a) Den Inhalten des Lieferanten wird vertraut
Im EURONICS-Lieferantenstamm ist das Kennzeichen gesetzt, dass Sie den übermittelten
Inhalten des Lieferanten stets vertrauen. Im vorliegenden Fall (WWS-Preis < Lieferantenpreis)
wird deswegen als Buchpreis der übermittelte Lieferantenpreis vorgeschlagen:
Buchpreis = Lieferantenpreis
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HIW RENDITE 2007
EDI-ABWICKLUNG
b) Den Inhalten des Lieferanten wird nicht vertraut
Das entsprechende Kennzeichen im EURONICS-Lieferantenstamm (s.o.) ist nicht gesetzt. Im
vorliegenden Fall (WWS-Preis < Lieferantenpreis) wird deswegen als Buchpreis der WWSPreis vorgeschlagen:
Buchpreis = WWS-Preis
Wichtig: In einem ersten Schritt sollte eine Prüfung erfolgen, welcher Preis korrekt ist: der verbuchte
Zugangspreis oder der übermittelte Rechnungspreis. Der Buchpreis ist entsprechend auf den korrekten Preis abzuändern.
1. Fall: WWS-Preis ist korrekt
Der verbuchte Zugangspreis ist korrekt, der übermittelte Rechnungspreis des Lieferanten ist falsch.
Als Buchpreis muss der Zugangspreis (WWS-Preis) gesetzt sein. Bei Übernahme des Beleges in die
Rechnungskontrolle erfolgt keine Zugangskorrektur (der WWS-Preis ist korrekt!). In der Rechnungskontrolle wird automatisch eine Differenzbuchung aufgrund des zu hohen Rechnungspreises generiert.
Ergebnis:
•
Keine Korrektur des verbuchten Zugangspreises
•
Automatische Generierung einer Differenzbuchung (Belastungsanzeige) wegen des zu
hohen Lieferanten-Rechnungspreis
2. Fall: L-Preis ist korrekt
Der übermittelte Rechnungspreis des Lieferanten ist korrekt, der verbuchte Zugangspreis ist falsch.
Als Buchpreis muss der Lieferanten-Rechnungspreis gesetzt sein. Bei Übernahme des Beleges wird
eine automatische Einkaufskorrektur des zu niedrigen WWS-Preises vorgenommen. Eine Rechnungsdifferenz in der Rechnungskontrolle besteht anschließend nicht mehr, d.h. es wird keine Differenzbuchung erzeugt.
Ergebnis:
•
Automatische Korrektur des verbuchten Zugangspreis auf den LieferantenRechnungspreis
•
Keine Rechnungsdifferenz in der Rechnungskontrolle
3. Fall: WWS-Preis < Buchpreis < L-Preis
Weder der Zugangspreis, noch der übermittelte Rechnungspreis ist korrekt. Als Buchpreis muss der
korrekte Preis gesetzt sein. In diesem Fall erfolgt sowohl eine automatische Zugangskorrektur auf den
höheren Buchpreis, als auch eine automatische Differenzbuchung in der Rechnungskontrolle aufgrund
der Rechnungsdifferenz zwischen Buchpreis und übermittelten Rechnungspreis.
Ergebnis:
•
Automatische Korrektur des verbuchten Zugangspreis auf den Buchpreis
•
Automatische Generierung einer Differenzbuchung (Belastungsanzeige) wegen des zu
hohen Lieferanten-Rechnungspreis im Vergleich um Buchpreis
Hinweis: Sie können auch jederzeit, vor Übernahme des Beleges in die Rechnungskontrolle, den
verbuchten Zugangspreis (WWS-Preis) pro Artikelposition korrigieren. Markieren Sie dazu die ent©2007 HIW GmbH
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HIW RENDITE 2007
EDI-ABWICKLUNG
sprechende Artikelposition und nehmen die Korrektur des Zugangspreises über die Funktion Einkauf
ändern (rechte Maustaste) vor.
Nach dieser Änderung des Zugangspreises führt das Programm automatisch einen neuen Preisvergleich zwischen dem übermittelten L-Preis und dem korrigierten Zugangspreis (WWS-Preis) durch
und auch der Buchpreis wird neu ermittelt. Die Artikelposition wird, je nach vorliegendem Fall, entsprechend gekennzeichnet.
3.4.5
Nicht identifizierte Artikel
Farbliche Markierung: rote Hintergrundfarbe
Der übermittelte EDI-Artikel kann anhand der übermittelten EAN oder der Lieferanten-Bestellnummer
(Art.Nr. Lief) nicht als bereits im eigenen Artikelstamm angelegt identifiziert werden. Zur Verdeutlichung dieser Problematik ist die Artikelposition rot markiert.
Um diese fehlende Artikelzuordnung zu ergänzen, ist eine komfortable Suchroutine im eigenen Artikelstamm und allen externen Artikelstämmen (Power-Suche) möglich.
3.5 Verbuchung von Gutschriften
Von Lieferanten erhaltene Gutschriften erkennen Sie in der Auflistung der einzelnen Rechnungen
(Teilfenster II) am Kennzeichen „G“. Für die Verbuchung der Gutschriften ist es nicht nötig, die rot
markierten Artikeldaten zu identifizieren.
Denn die Daten dieser Gutschriften werden nicht in die Rechnungskontrolle übernommen, sondern
werden in die Buchungsmaske geladen und dort abschließend verbucht:
•
Haben-Konto:
Als Haben-Konto ist automatisch das Kreditorenkonto gesetzt, d.h. durch den Gutschriftsbetrag
mindern sich die Verbindlichkeiten gegenüber dem jeweiligen Lieferanten.
•
Soll-Konto:
Geben Sie das Konto an, auf das diese Gutschrift gebucht werden soll. Zur Verminderung des tatsächlichen Warenaufwandes sollte hier ein entsprechendes Aufwandskonto ausgewählt werden.
•
Betrag:
Der Gutschriftsbetrag wird aus der übermittelten EDI-Gutschrift übernommen.
Wenn Sie die Buchung speichern, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die „Zahlungsmodalitäten“ dieser
Gutschrift erfassen können: Rechnungsdatum und Fälligkeit. Anhand der erfassten Fälligkeit wird die
Gutschrift in der Zentralregulierungs-Abwicklung berücksichtigt.
3.6 Erläuterung der zur Verfügung stehenden Funktionen
Im Datenaustauschfenster der Rechnungskontrolle stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
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HIW RENDITE 2007
3.6.1
EDI-ABWICKLUNG
Funktion „Übernehmen“
Mit Hilfe des Buttons Übernehmen werden die EDI-Belege in die Rechnungskontrolle übernommen.
3.6.2
Funktion „Power-Suche“
Über die Power-Suche kann der eigene und sämtliche externen Artikelstämme nach einem bestimmten Artikel durchsucht werden. Dies ist nötig, wenn bei einem EDI-Artikel die Artikelverknüpfung fehlt,
d.h. die Position rot markiert ist. Siehe dazu den Abschnitt Power-Suche.
3.6.3
Funktion „Zeige Belege“
Durch Markierung der jeweiligen Artikelposition können Sie sich über die Funktion Zeige Belege
(rechte Maustaste) alle unkontrollierten Zugangsbelege dieses Artikels in HIW Rendite 2006 anzeigen
lassen. Sobald ein Zugangsbeleg in der Rechnungskontrolle kontrolliert wurde, wird dieser nicht mehr
angezeigt.
Dabei sind zwei Fälle zu unterscheiden, je nachdem ob die Artikelposition einen Referenzzugangsbeleg aufweist oder nicht.
3.6.3.1
Artikelposition mit fehlender Zugangsverbuchung
Farbliche Markierung: gelb
Das Feld Mehrere Belege ist aktiviert, wenn kein unkontrollierter Zugangsbeleg mit identischer Lieferscheinnummer, dafür aber mindestens zwei unkontrollierte Belege mit abweichender Lieferscheinnummer, wie übermittelt, existiert.
Über die Funktion „Zeige Belege“ werden Ihnen alle unkontrollierten Zugangsbelege angezeigt, deren
Lieferscheinnummer von der elektronisch übermittelten Nummer abweicht. Deswegen wurde auch
keine automatische Zuordnung vom Programm vorgenommen und die Artikelposition ist gelb markiert.
Prüfen Sie die angezeigten Belege hinsichtlich des übermittelten Zugangsbelegs; denn es könnte z.B.
die Lieferscheinnummer bei einer manuellen Verbuchung falsch erfasst worden sein.
Kann der übermittelte Zugangsbeleg in der Übersicht der unkontrollierten Belege eindeutig identifiziert
werden, so wird der Beleg nach Betätigung des Buttons Übernehmen als Referenzbeleg in das Datenaustausch-Fenster übernommen. Die Daten des übernommenen Zugangs werden als Vergleichsdaten (WWS-Menge, WWS-Preis) für die übermittelten EDI-Daten (L-Menge, L-Preis) verwendet und
die Artikelposition weist, je nach vorliegendem Fall, jetzt eine andere Markierung in der ersten Spalte
auf.
3.6.3.2
Eindeutig identifizierte Artikelposition
Ist zu einer Artikelposition ein eindeutiger Referenzbeleg vorhanden, d.h. die Artikelposition ist nicht
gelb markiert, so ist das Feld „Mehrere Belege“ nur dann aktiviert, wenn weitere unkontrollierte Zugangsbelege mit der identischen Lieferscheinnummer, wie übermittelt, im Programm vorhanden sind.
Über die Funktion „Zeige Belege“ werden Ihnen alle weiteren unkontrollierten Zugangsbelege angezeigt, die die gleiche Lieferscheinnummer wie die elektronisch übermittelte Nummer aufweisen.
Soll ein anderer Zugangsbeleg als Referenzbeleg für die jeweilige Artikelposition verwendet werden,
so geschieht dies durch Betätigung des Buttons Übernehmen. Dadurch werden die „neuen“ Daten als
Vergleichsdaten (WWS-Menge, WWS-Preis) für die übermittelten EDI-Daten (L-Menge, L-Preis) verwendet.
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HIW RENDITE 2007
3.6.4
EDI-ABWICKLUNG
Funktion „alle Buchwerte berechnen“
Sobald Sie einen bestimmten EDI-Beleg im Teilfenster II markieren, wird automatisch der Buchwert
aus Buchpreis und Buchmenge (=WWS-Menge) der einzelnen Artikelpositionen des EDI-Beleges
berechnet. Die Funktion alle Buchwerte berechnen (Menüpunkt Extras) ermittelt die Buchwerte
sofort für alle EDI-Belege des in Teilfenster I markierten EDI-Lieferanten.
Die so errechneten Buchwerte werden mit den vom Lieferanten übermittelten NettoRechnungsbeträgen verglichen. Abweichungen werden in Teilfenster II schwach rötlich gekennzeichnet:
•
EDI-Belege ohne Abweichung zwischen Buchwert und übermittelten Netto-Rechnungsbetrag
führen weder zu einer automatischen Einkaufskorrektur, noch zu einer Rechnungsdifferenz in
der Rechnungskontrolle. Die Verbuchung dieser Belege ist damit absolut unkritisch. Denn alle
Artikelpositionen weisen keinerlei Preis- oder Mengendifferenz auf.
•
EDI-Belege mit einer Abweichung zwischen Buchwert und übermittelten NettoRechnungsbetrag führen entweder zu einer automatischen Einkaufskorrektur (Buchpreis ungleich WWS-Preis) oder zu einer Rechnungsdifferenz in der Rechnungskontrolle (Lieferantenbelastung).
Anmerkung: Anhand der schwachen rötlichen Farbmarkierung kann man damit sofort die kritischen
EDI-Belege erkennen, d.h. bei mindestens einer Artikelposition des Beleges ist eine Preis- oder Mengendifferenz vorhanden.
3.6.5
Funktion „Einkauf ändern“
Über diese Funktion (rechte Maustaste) können Sie den verbuchten Zugang eines EDI-Artikels, sowohl preis-, als auch mengenmäßig (incl. der Filial- und Lagerverteilung) korrigieren. Die geänderten
Daten (WWS-Menge bzw. WWS-Preis) werden automatisch im EDI-Beleg aktualisiert und die Buchmenge und der Buchpreis neu ermittelt.
3.6.6
Funktion „Zugang buchen (0-Mengen)
Diese Funktion wird benötigt, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:
•
Artikelposition ist gelb markiert, d.h. ein korrespondierender Zugangsbeleg fehlt.
•
Ein entsprechender Zugangsbeleg dieses EDI-Artikels kann über die Funktionen „Zeige Belege“ oder „Suche im EK-Buch“ nicht gefunden werden.
•
Der EDI-Artikel ist tatsächlich nicht eingegangen.
Ergebnis: Es liegt eine elektronisch übermittelte Rechnung über diese Artikelposition ohne entsprechenden Wareneingang vor.
Um die Rechnung dennoch über die Rechnungskontrolle einbuchen zu können, kann für diesen Artikel ein „Nullzugang“ über die Funktion „Zugang buchen (0-Menge)“ gebucht werden (rechte Maustaste). Dieser provisorische Nullzugang dient als Referenzbeleg für die übermittelten EDI-Daten. Aufgrund der verbuchten Nullmenge (WWS-Menge ist Null) weist die Artikelposition zwangsläufig eine
Mengendifferenz in der Rechnungskontrolle auf. Damit wird in der Rechnungskontrolle automatisch
eine Differenzbuchung und eine Belastungsanzeige gegenüber dem Lieferanten erzeugt.
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HIW RENDITE 2007
3.6.7
EDI-ABWICKLUNG
Funktion „Suche im EK-Buch“
Wurde ein Lieferschein manuell mit falscher Lieferscheinnummer zugebucht, so ist eine Zuordnung zu
dem übermittelten Rechnungsbeleg aufgrund der abweichenden Lieferscheinnummer nicht möglich.
Die Artikelposition ist damit gelb markiert, d.h. ein zugehöriger Zugangsbeleg fehlt.
Um der Artikelposition einen entsprechenden Zugangsbeleg zuordnen zu können, dient zum einen die
Funktion Zeige Belege, zum anderen die Funktion Suche im EK-Buch. Damit haben Sie die Möglichkeit nach dem entsprechenden Zugangsbeleg im Einkaufsbuch zu suchen.
Mit Hilfe dieser Funktion (rechte Maustaste) wird nach der Lieferscheinnummer des übermittelten EDIBeleges im Einkaufsbuch gesucht. Es öffnet sich die Suchmaske und die übermittelte Lieferscheinnummer ist automatisch eingetragen.
3.6.8
Funktion „Suche fehlende Artikelzuweisung“
Diese Funktion finden Sie innerhalb des Menüpunktes Extras. Standardmäßig ist dieser Funktion die
Taste „F8“ zugewiesen. Mit dieser Funktion wird nochmals versucht, nicht identifizierte Artikelpositionen (rot markiert) eines EDI-Beleges anhand der übermittelten EAN oder der LieferantenBestellnummer zu identifizieren.
Diese Funktion ist notwendig, da sich in der Zeit zwischen dem Einlesen und dem endgültigen Verbuchen der EDI-Belege Änderungen ergeben können (z.B. Neuanlage eines Artikels). Da die Identifikation eines EDI-Artikels beim Einlesen der Daten erfolgt, würde diese Neuanlage des Artikels nicht berücksichtigt werden und der Artikel damit als nicht identifiziert ausgewiesen.
3.6.9
Funktion „Im WWS anlegen“
Ist die Power-Suche nicht erfolgreich, so ist der Artikel mit Hilfe dieser Funktion manuell im Artikelstamm anzulegen. Die Funktion Im WWS anlegen für die jeweilige Artikelposition rufen Sie mit Hilfe
der rechten Maustaste auf. Es öffnet sich der Artikelstamm und Sie befinden sich sofort im Editiermodus.
Die übermittelten Daten, wie Artikelbezeichnung, Lieferant Bestellnummer, EAN, etc. sind automatisch
bereits hinterlegt. Nachdem Sie die restlichen Zuordnungen noch getroffen haben (Warengruppe,
Kondition, VK-Preis, etc.) betätigen Sie den Button Übernehmen. Der Artikel wird damit manuell im
Artikelstamm angelegt und der entsprechenden Artikelposition im Datenaustauschfenster zugeordnet.
Die Artikelposition ist nicht mehr rot markiert.
3.6.10 Funktion „Als Erledigt markieren“
Diese Funktion finden Sie innerhalb des Menüpunktes Bearbeiten. Sie sind damit in der Lage, EDIBelege aus dem Datenaustauschfenster zu löschen. Dies ist z.B. dann nötig, wenn der Rechnungsbeleg schon manuell kontrolliert wurde. Wir empfehlen diese Funktion in bestimmten Zeitabständen zu
nutzen, um den Datenpool zu bereinigen.
3.6.11 Funktion „Gebuchte Datensätze anzeigen“
Innerhalb des Menüpunktes Ansicht können Sie sich alle bereits zugebuchten EDI-Belege anzeigen
lassen.
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HIW RENDITE 2007
EDI-ABWICKLUNG
3.6.12 Funktion „Wechseln zu“
Über den Menüpunkt Wechseln zu gelangen Sie in den EURONICS-Lieferantenstamm zu dem jeweiligen EDI-Lieferanten. Dort können Sie z.B. eine evtl. fehlende Lieferantenzuordnung vornehmen der
hinterlegen, dass Sie den übermittelten Inhalten des Lieferanten vertrauen.
Des Weiteren können Sie innerhalb des Menüpunktes „Wechseln zu“ in den Artikelstamm sofort auf
den markierten Artikel wechseln, sofern eine Artikelverknüpfung vorhanden ist, d.h. die Position nicht
rot markiert ist. Diese Möglichkeit besteht auch über die rechte Maustaste.
3.6.13 Funktion „Legende“
Innerhalb des Menüpunktes Ansicht haben Sie die Möglichkeit, eine Legende einzublenden. Die Legende gibt Ihnen einen Überblick über die möglichen verschiedenen Farbmarkierungen einer Artikelposition und des Buchpreises.
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HIW RENDITE 2007
EDI-ABWICKLUNG
4 Die PowerPower-Suche
Kann der übermittelte EDI-Artikel nicht anhand der EAN oder der Lieferanten-Bestellnummer (Art.Nr.
Lief) im eigenen Artikelstamm identifiziert werden, so ist der Artikel im Datenaustauschfenster rot markiert. Eine Zugangsbuchung ist daher nicht möglich.
Um diese fehlende Artikelzuordnung zu ergänzen, ist eine komfortable Suchroutine im eigenen Artikelstamm und allen externen Artikelstämmen („Power-Suche“) möglich. Die Power-Suche für einen
bestimmten EDI-Artikel rufen Sie entweder über die Funktionstaste „F3“ oder über die rechte Maustaste oder im Menüpunkt „Suchen“ auf.
4.1 Der Suchbegriff
Markieren Sie innerhalb der in Teilfenster III angezeigten Artikelpositionen den Suchbegriff, der einer
Artikelbezeichnung entspricht. Dies ist entweder die Bestellnummer des Lieferanten (Artnr. Lief.) oder
die Artikelbezeichnung. Sie können auch nur Teilbereiche markieren.
Hinweis: In der Regel ist es nicht sinnvoll, den ganzen Begriff zu markieren. Markieren Sie stattdessen nur den Teilbereich der Artikelbezeichnung oder der Bestellnummer, von dem Sie glauben, dass
er in der Artikelbezeichnung des eigenen oder des externen Stammes vorhanden ist. Ist die PowerSuche nicht erfolgreich, so kann die Suchbezeichnung auch verändert werden (s.u.).
Anschließend starten Sie die Power-Suche über die Funktionstaste „F3“. Damit wird der markierte
Suchbegriff standardmäßig zunächst im eigenen Artikelstamm gesucht.
4.2 PowerPower-Suche Einstellungen
In dem sich öffnenden Fenster wird Ihnen angezeigt, in welchen Artikelstämmen der markierte Suchbegriff gesucht wird. Standardmäßig wird nur der eigene Artikelstamm nach dem markierten Suchbegriff durchsucht. Durch entsprechende Markierung können Sie die Suche auf weitere externe Artikelstämme ausdehnen. Geben Sie dazu auch an, ob die Suche nach der Bezeichnung, nach dem EAN
oder nach beidem erfolgen soll. Um die Suche zu starten, betätigen Sie den Übernehmen-Button.
Über das Speichern der Fenstereinstellungen im Modul Power-Suche Einstellungen können die
Sucheinstellungen dauerhaft hinterlegt werden.
4.3 Das Suchergebnis der PowerPower-Suche
4.3.1
Power-Suche erfolgreich
In einem zweiten Fenster wird Ihnen das Ergebnis der Power-Suche mit folgenden Informationen angezeigt:
•
Artikelnummer des Artikels im jeweiligen durchsuchten Artikelstamm
•
EAN, Fabrikat und Artikelbezeichnung
•
Verkaufspreis
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HIW RENDITE 2007
EDI-ABWICKLUNG
•
Fundort des Artikels: Angabe, in welchem durchsuchten Artikelstamm der Suchbegriff gefunden wurde
Die weitere Vorgehensweise hängt vom Fundort des Artikels ab, d.h. ob der Artikel im eigenen Artikelstamm oder einem externen Artikelstamm gefunden werden konnte.
4.3.2
Power-Suche nicht erfolgreich
War die Power-Suche nicht erfolgreich oder führte zu keinem brauchbaren Ergebnis (zu viele Artikel),
so ist der Suchbegriff abzuändern und anschließend die Enter-Taste oder der Button
für einen
nochmaligen Start der Power-Suche zu betätigen.
Eventuell müssen Sie auch die Power-Suche Einstellungen anpassen und die Suche auf weitere externe Artikelstämme ausdehnen.
Es existieren zwei verschiedene Suchkriterien:
4.3.2.1
Das Suchkriterium „Ähnlich“
Bei diesem Kriterium erfolgt die Suche nach jedem durch ein Leerzeichen getrennten Abschnitt. Damit
die Suche erfolgreich ist, muss jeder einzelne Suchabschnitt in der Artikelbezeichnung enthalten sein,
unabhängig aber von der im Suchbegriff angegebenen Reihenfolge. Die Trennung der Suchabschnitte
ist v.a. notwendig, um die Bindestriche in den Artikelbezeichnungen zu ignorieren.
Beispiel: Bei der Suche nach „DCR TRV 239“ müssen sowohl die Bezeichnungen „DCR“, „TRV“, als
auch „239“ in der Artikelbezeichnung vorhanden sein.
Falls nach „E DCR TRV 239“ gesucht werden würde, so würde im obigen Beispiel nur der Artikel im
EP-Artikelstamm gefunden werden; denn das „E“ ist in den Artikelbezeichnungen der beiden anderen
Fundorte nicht vorhanden.
4.3.2.2
Das Suchkriterium „Enthält“
Bei diesem Kriterium erfolgt die Suche nach jedem einzelnen Buchstaben oder Ziffer in der angegebenen Reihenfolge. Zwischenangaben in der Artikelbezeichnung werden ignoriert.
Beispiel: Bei der Suche nur nach „DTRV239“ würde neben den obigen Artikeln auch ein Artikel „DCCTRV 239“ gefunden werden, da dieser Artikel ebenso alle im Suchbegriff angegebenen Buchstaben
und Ziffern in der korrekten Reihenfolge enthält.
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HIW RENDITE 2007
EDI-ABWICKLUNG
Zusammenfassung:
Kriterium „Ähnlich“
Kriterium „Enthält“
Trennung der Suchabschnitte durch Leerzeichen notwendig
Trennung durch Leerzeichen nicht nötig
Alle durch Leerzeichen getrennte Suchabschnitte müssen in der Artikelbezeichnung
enthalten sein.
Reihenfolge der Suchabschnitte für Suche
unwichtig
Die angegebenen Zeichen (Buchstaben,
Ziffern) müssen in der Artikelbezeichnung
enthalten sein.
Reihenfolge der Zeichen für Suche wichtig
4.4 Fundort des Arti
Artikels innerhalb der PowerPower-Suche
Die weitere Vorgehensweise hängt davon ab, ob der Artikel über die Power-Suche gefunden werden
kann und ob sich der Fundort des Artikels im eigenen oder in den externen Artikelstämmen befindet.
4.4.1
Fundort im eigenen Artikelstamm
Wurde der Artikel im eigenen Artikelstamm gefunden, so ist der Artikel bereits im eigenen Artikelstamm angelegt. Der Artikel konnte allerdings nicht identifiziert werden, weil weder die EAN, noch die
Lieferanten-Bestellnummer im Artikelstamm hinterlegt sind. Die Artikelverknüpfung können Sie mit
Hilfe des Buttons Übernehmen durchführen.
Im Einzelnen werden dabei folgende Hinterlegungen getroffen:
•
Die übermittelte EAN wird im Artikelstamm bei dem jeweiligen Artikel hinterlegt.
•
Die übermittelte Bestellnummer (Artnr. Lief) des EDI-Lieferanten wird bei dem jeweiligen Artikel in der Registerseite „EK-Preise“ hinterlegt. Diese Hinterlegung wird allerdings nur vorgenommen, wenn dem Artikel auch dieser EDI-Lieferant als Lieferant zugewiesen ist.
•
Die Artikelnummer des Artikels wird in die jeweilige Spalte der Artikelposition im Datenaustauschfenster übernommen.
Die Artikelverknüpfung für diesen EDI-Artikel ist damit hinterlegt und die Position ist auch nicht mehr
rot markiert. Dieser Artikel wird ab jetzt bei jeder Übermittlung eindeutig identifiziert.
Im Programm wird nun der Status dieser identifizierten Artikelposition ermittelt und durch entsprechende Farbmarkierung angezeigt, ob eine Bestellung dieser Artikelposition vorhanden ist und ob
Mengen- und/ oder Preisdifferenzen zwischen übermittelten Daten und WWS-Daten vorliegen.
Zugleich werden die WWS-Menge, der WWS-Preis und der standardmäßige Vorschlag der Buchmenge und des Buchpreises ermittelt. Die Artikelposition kann nun zugebucht werden.
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HIW RENDITE 2007
4.4.2
EDI-ABWICKLUNG
Fundort in einem externen Artikelstamm
Wurde der Artikel nicht im eigenen Artikelstamm, sondern in einem externen Artikelstamm gefunden,
so ist der Artikel zunächst im eigenen Artikelstamm anzulegen. Für die Anlage markieren Sie den
Artikel und wählen über die rechte Maustaste oder den Menüpunkt Extras die Funktion Artikel anlegen.
Im Anschluss öffnet sich der Artikelstamm und Sie befinden sich sofort im Editiermodus. Die vorhandenen Informationen zum Artikel, wie Fabrikat, Artikelbezeichnung, EDI-Lieferant, EAN, Preisinformationen werden automatisch übernommen. Sie müssen nur mehr die Kondition und die Warengruppe
zuweisen.
Durch die Übernahme in den Datenaustausch wird der Artikel gespeichert und die fehlende Artikelverknüpfung wird vorgenommen, d.h. die
•
übermittelte Bestellnummer (Artnr. Lief) des EDI-Lieferanten wird bei dem jeweiligen Artikel in
der Registerseite „EK-Preise“ hinterlegt. Diese Hinterlegung wird allerdings nur vorgenommen, wenn dem Artikel auch dieser EDI-Lieferant als Lieferant zugewiesen wird.
•
Artikelnummer des Artikels wird in die jeweilige Spalte der Artikelposition im Datenaustauschfenster übernommen.
Die Artikelverknüpfung für diesen EDI-Artikel ist damit hinterlegt und die Position ist auch nicht mehr
rot markiert. Dieser Artikel wird ab jetzt bei jeder Übermittlung eindeutig identifiziert.
Im Programm wird nun der Status dieser identifizierten Artikelposition ermittelt und durch entsprechende Farbmarkierung angezeigt, ob eine Bestellung dieser Artikelposition vorhanden ist und ob
Mengen- und/ oder Preisdifferenzen zwischen übermittelten Daten und WWS-Daten vorliegen.
Zugleich werden die WWS-Menge, der WWS-Preis und der standardmäßige Vorschlag der Buchmenge und des Buchpreises ermittelt. Die Artikelposition kann nun zugebucht werden.
4.4.3
Manuelle Artikelanlage
Kann mit Hilfe der Power-Suche, auch bei entsprechender Änderung der Suchkriterien, der Artikel
weder im eigenen Artikelstamm, noch in den externen Artikelstämmen gefunden werden, so ist der
Artikel manuell anzulegen. Diese manuelle Anlage des Artikels können Sie aus der Power-Suche über
den Menüpunkt Extras → Artikel anlegen vornehmen.
Es öffnet sich der Artikelstamm und Sie befinden sich wiederum sofort im Editiermodus. Legen Sie
nun den Artikel mit allen entsprechenden Daten (Warengruppe, Lieferant, Kondition, Preise, etc.) an.
Durch die Übernahme in den Datenaustausch wird der Artikel gespeichert und die fehlende Artikelverknüpfung wird vorgenommen, d.h. die
•
übermittelte EAN wird im Artikelstamm bei dem jeweiligen Artikel hinterlegt.
•
übermittelte Bestellnummer (Artnr. Lief) des EDI-Lieferanten wird bei dem jeweiligen Artikel in
der Registerseite „EK-Preise“ hinterlegt. Diese Hinterlegung wird allerdings nur vorgenommen, wenn dem Artikel auch dieser EDI-Lieferant zugewiesen ist.
•
Artikelnummer des Artikels wird in die jeweilige Spalte der Artikelposition im Datenaustauschfenster übernommen.
Die Artikelverknüpfung für diesen EDI-Artikel ist damit hinterlegt und die Position ist auch nicht mehr
rot markiert. Dieser Artikel wird ab jetzt bei jeder Übermittlung eindeutig identifiziert.
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HIW RENDITE 2007
EDI-ABWICKLUNG
Im Programm wird nun der Status dieser identifizierten Artikelposition ermittelt und durch entsprechende Farbmarkierung angezeigt, ob eine Bestellung dieser Artikelposition vorhanden ist und ob
Mengen- und/ oder Preisdifferenzen zwischen übermittelten Daten und WWS-Daten vorliegen.
Zugleich werden die WWS-Menge, der WWS-Preis und der standardmäßige Vorschlag der Buchmenge und des Buchpreises ermittelt. Die Artikelposition kann nun zugebucht werden.
Abbildung 3
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