„Reorganisation und ganzheitliche informationstechnische

Transcription

Universität Paderborn
Fachbereich 5: Wirtschaftswissenschaften
Lehrstuhl für Decision Support & Operations Research
Diplomarbeit
„Reorganisation und ganzheitliche informationstechnische
Unterstützung der Prozesse einer Lehr- und
Forschungseinheit“
vorgelegt bei:
Prof. Dr. Leena Suhl
betreut durch:
Dipl.-Wirt. Ing. Markus Toschläger
Abgabe: 15. Dez. 2000
vorgelegt von:
Jan Effler
Engernweg 47
33100 Paderborn
Matr.-Nr.: 3259641
IWW HII – BWL
Gregor Klare
Riemekestr. 142
33102 Paderborn
Matr.-Nr.: 3388650
IWW HII - BWL
Abstract
Der Anlass zur Durchführung der vorliegenden Diplomarbeit war die zunehmende staatliche Kürzung von Forschungsmitteln, in deren Reaktion das Decision Support & Operations Research Labor Ressourcen durch eine effizientere
Abwicklung der typischen internen Prozesse sparen wollte. Im Rahmen der vorliegenden Diplomarbeit wurden diese Prozesse identifiziert und auf ihre
Schwachstellen hin untersucht. Es haben sich insbesondere Effizienzverluste
durch ein mangelndes Informationsmanagement und durch eine mangelnde
Koordination herausgestellt. Infolgedessen wurde untersucht, wie das Informationsmanagement und die Koordination am Decision Support & Operations Research Labor informationstechnisch besser unterstützt werden konnten, und wie
die Prozesse am Decision Support & Operations Research Labor in diesem
Sinne zu reorganisieren waren. Die Ergebnisse aus der Untersuchung wurden
in einen Anforderungskatalog für das am Decision Support & Operations Research Labor zukünftig einzusetzende Informations- und Kommunikationssystem übersetzt. Auf der Grundlage dieses Anforderungskatalogs wurde eine
Standardsoftware zur die informationstechnischen Unterstützung der Prozesse
am Decision Support & Operations Research Labor ausgewählt und auf dessen
spezifischen Bedürfnisse angepasst. Hierbei handelt es sich um die Groupwareplattform Lotus Notes und das auf Lotus Notes basierende Office System Pavone Enterprise Office. Bestehende Informationssysteme wurden in das neue
Informationssystem integriert.
Eidesstattliche Erklärung
„Hiermit erklären wir an Eides Statt, dass wir die vorliegende Arbeit selbständig
und ohne unerlaubte fremde Hilfe angefertigt, andere als die angegebenen
Quellen und Hilfsmittel nicht benutzt und die den benutzten Quellen und Hilfsmitteln wörtlich oder inhaltlich entnommenen Stellen als solche kenntlich gemacht haben.“
Paderborn, 15.12.2000
Jan Effler
Gregor Klare
Inhaltsverzeichnis
1
Einleitung .............................................................................................................................. 1
2
Ist-Analyse ............................................................................................................................ 4
2.1
SYSTEMABGRENZUNG .................................................................................................... 4
2.2
SYSTEMERHEBUNG ........................................................................................................ 6
2.2.1
Aufbauorganisation ............................................................................................. 6
2.2.2
Ablauforganisation............................................................................................... 8
2.2.2.1
2.2.2.2
Terminplanung ................................................................................................ 8
Meetingplanung .............................................................................................. 9
2.2.2.3
2.2.2.4
SHK-Verwaltung ............................................................................................. 9
Adressverwaltung ......................................................................................... 10
2.2.2.5
2.2.2.6
Korrespondenz.............................................................................................. 11
Rechnungen.................................................................................................. 11
2.2.2.7
Lehre ............................................................................................................. 12
2.2.3
IT-Infrastruktur................................................................................................... 20
2.3
3
2.2.3.1
Hardware....................................................................................................... 20
2.2.3.2
2.2.3.3
Software ........................................................................................................ 20
Netzwerk ....................................................................................................... 22
2.2.3.4
Schnittstellen................................................................................................. 25
SCHWACHSTELLENANALYSE.......................................................................................... 25
Soll-Konzeption................................................................................................................... 30
3.1
ZIELDEFINITION ............................................................................................................ 30
3.1.1
Koordination und Kommunikation ..................................................................... 30
3.1.2
Informationsmanagement ................................................................................. 31
3.2
SOLL-PROZESSE .......................................................................................................... 33
3.2.1
Terminplanung .................................................................................................. 33
3.2.2
Meetingplanung................................................................................................. 33
3.2.3
SHK-Verwaltung................................................................................................ 34
3.2.4
3.2.5
Adressverwaltung.............................................................................................. 35
Korrespondenz .................................................................................................. 35
3.2.6
3.2.7
Rechnungen ...................................................................................................... 36
Lehre ................................................................................................................. 37
3.3
PFLICHTENHEFT «IUK-SYSTEM» ................................................................................... 40
3.3.1
Koordination ...................................................................................................... 40
3.3.1.1
Aufgabenverwaltung ..................................................................................... 40
3.3.1.2
Terminplanung .............................................................................................. 41
3.3.1.3
Kommunikation ............................................................................................. 41
3.3.2
Informationsmanagement ................................................................................. 42
3.3.2.1
Speicherung .................................................................................................. 42
3.3.2.2
3.3.2.3
Rückgewinnung ............................................................................................ 43
Pflege ............................................................................................................ 43
3.3.2.4
Zugriffskontrolle ............................................................................................ 43
3.3.2.5
3.3.2.6
Mobile Nutzung ............................................................................................. 44
Austausch ..................................................................................................... 44
3.4
3.5
4
PFLICHTENHEFT «DSOR-MANAGER»............................................................................ 46
SOFTWAREENTSCHEIDUNG ........................................................................................... 47
Standardsoftwareanpassung .............................................................................................. 51
4.1
PAVONE ENTERPRISE OFFICE ....................................................................................... 51
4.1.1
Aufbau ............................................................................................................... 51
4.1.2
Funktionen ......................................................................................................... 53
4.1.2.1
Adressverwaltung.......................................................................................... 54
4.1.2.2
4.1.2.3
Memos........................................................................................................... 57
Korrespondenz .............................................................................................. 58
4.1.2.4
Email ............................................................................................................. 62
4.1.2.5
Berichtswesen ............................................................................................... 64
4.1.2.6
Vorgangsbearbeitung.................................................................................... 65
4.1.3
Navigation.......................................................................................................... 67
4.1.3.1
Ablage ........................................................................................................... 67
4.1.3.2
4.1.3.3
Historie .......................................................................................................... 69
Private Ansichten .......................................................................................... 69
4.1.3.4
Navigatoren ................................................................................................... 70
4.2
DSOR-OFFICE............................................................................................................. 71
4.2.1
Funktionen ......................................................................................................... 72
4.2.1.1
4.2.1.2
Rechnungen .................................................................................................. 72
Meetingplanung............................................................................................. 79
4.2.1.3
Stundennachweise ........................................................................................ 82
4.2.2
Navigation.......................................................................................................... 84
4.2.3
Zugriffskontrolle ................................................................................................. 88
4.2.4
Inhaltliche Vorbereitung..................................................................................... 92
4.2.4.1
Anwendungsdatenbank................................................................................. 92
4.2.4.2
4.2.4.3
Vorlagendatenbank ....................................................................................... 94
Organisationsdatenbank ............................................................................... 98
4.2.4.4
Vorgangstypendatenbank ........................................................................... 100
4.3
INTEGRATION.............................................................................................................. 100
4.3.1
Abgleich der studentischen Daten................................................................... 102
4.3.1.1
4.3.1.2
Restriktion ................................................................................................... 102
Lösungsansätze .......................................................................................... 102
4.3.1.3
Lösung......................................................................................................... 104
4.3.1.4
Bewertung der Lösung ................................................................................ 117
4.3.2
Einrichtung der Diplomandendatenbank ......................................................... 117
4.3.3
Poolraumverwaltung........................................................................................ 119
4.3.4
Anpassung des DSOR-Managers ................................................................... 119
4.3.4.1
Tabelle «Profile» ......................................................................................... 119
4.3.4.2
Ansicht «Ergebnisansicht».......................................................................... 121
4.3.5
Anpassung des DSOR-Offices ........................................................................ 121
4.3.6
Integration von Lotus Notes und 3Com Palm.................................................. 123
5
Systemeinführung............................................................................................................. 124
5.1
PHASEN ..................................................................................................................... 124
5.1.1
Einführung von Lotus Notes............................................................................ 124
5.1.2
5.2
Einführung des DSOR-Offices ........................................................................ 125
PFLICHTENHEFT «MITARBEITER» ................................................................................ 125
6
Systembetrieb................................................................................................................... 130
7
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.......................................................................................... 132
8
Ausblick ............................................................................................................................ 133
Quellenverzeichnis .......................................…………............................................................. 135
Anhang .................................................................................................................................... 137
.
Abkürzungsverzeichnis
CPS
Credit Point System
DA
DAB
Diplomarbeit
Diplomarbeitsbetreuer
DB
DHCP
Datenbank
Dynamic Host Configuration Protocol
DNS
Domain Name Server
DOM
DSN
Data Object Model
Data Source Name
DSOR
EDV
Decision Support & OR Lab
Elektronische Datenverarbeitung
EPK
FB
Ereignisgesteuerte Prozessketten
Fachbereich
ID
Identifikationsdatei
IP
IT
Internet Protocol
Informationstechnologie
LI
LM
Lehrstuhlinhaber
Lehrstuhlmitarbeiter
LSX
MS
LotusScript Extension
Microsoft
N&A-Buch
Namens- und Adressbuch
OCR
ODBC
Optical Character Reading
Open Database Connectivity
OR
PC
Operations Research
Personal Computer
PDF
PE-Office
Portable Document Format
Pavone Enterprise Office
PIN
Personal Identification Number
PB
PK
Paderborn
Praktikumskoordinator
PS
SB
Prüfungssekretariat
Seminarbetreuer
SHK
SQL
Studentische Hilfskraft
Structured Query Language
SS
Sommersemester
ST
UniPB
Seminarteilnehmer
Universität Paderborn
URL
WInfo
Unified Resource Locator
Wirtschaftsinformatik
WIng
WiWi
Wirtschaftingenieurwesen
Wirtschaftswissenschaften
WS
Wintersemester
WWW
WYSIWYG
Word Wide Web
What You See Is What You Get
XOR
Exklusives Oder
Abbildungsverzeichnis
ABB. 1:
AUFBAUORGANISATION .............................................................................................. 7
ABB. 2:
ABB. 3:
LEHRVERANSTALTUNGSDOKUMENT AUS DER DATENBANK «FB5LEHRE» .................... 13
MASKE «DIPLOMANDEN» AUS DER DATENBANK «DIPLOMANDEN DS&OR» ................ 19
ABB. 4:
ABB. 5:
IT-INFRASTRUKTUR .................................................................................................. 23
SCHWACHSTELLENMATRIX........................................................................................ 26
ABB. 6:
ZIELBAUM ................................................................................................................ 32
ABB. 7:
ABB. 8:
GROUPWAREMARKT IN EUROPA UND DEUTSCHLAND ................................................. 47
DATENBANKEN DES PAVONE ENTERPRISE OFFICES ................................................... 51
ABB. 9:
ABB. 10:
MASKE «ADRESSE», TAB «ALLGEMEIN» ................................................................... 54
MASKE «ADRESSE», TAB «DETAILLIERT» ................................................................. 55
ABB. 11:
ABB. 12:
MASKE «ADRESSE», TAB «EINSTELLUNGEN» ........................................................... 56
ANSICHT «ADRESSEN – ALLE» ................................................................................. 57
ABB. 13:
MASKE «MEMO»...................................................................................................... 58
ABB. 14:
ABB. 15:
MASKE «EINGANGSDOKUMENT» ............................................................................... 59
MASKE «BRIEF» ...................................................................................................... 60
ABB. 16:
ABB. 17:
ANSICHT «KORRESPONDENZ – ORGANISATIONEN UND PERSONEN»........................... 61
MASKE «BERICHT» .................................................................................................. 64
ABB. 18:
ABB. 19:
ANSICHT «BERICHTE».............................................................................................. 65
STANDARDNAVIGATOR DES PAVONE ENTERPRISE OFFICES........................................ 70
ABB. 20:
GRAFISCHER NAVIGATOR DES PAVONE ENTERPRISE OFFICES ................................... 71
ABB. 21:
ABB. 22:
DATENBANKEN DES DSOR-OFFICES ........................................................................ 71
MASKE «EINGEHENDE RECHNUNG».......................................................................... 73
ABB. 23:
ABB. 24:
ANSICHT «EINGEGANGENE RECHNUNGEN»............................................................... 75
MASKE «EINGEHENDE RECHNUNG».......................................................................... 76
ABB. 25:
ABB. 26:
ANSICHT «OFFENE RECHNUNGEN» .......................................................................... 76
MASKE «MÜNDLICHE MAHNUNG» ............................................................................. 77
ABB. 27:
MASKE «SCHRIFTLICHE MAHNUNG» ......................................................................... 78
ABB. 28:
ABB. 29:
ANSICHT «FÄLLIGE RECHNUNGEN» .......................................................................... 78
ANSICHT «BEGLICHENE RECHNUNGEN».................................................................... 79
ABB. 30:
ABB. 31:
MASKE «TAGESORDNUNGSPUNKT» .......................................................................... 80
MASKE «BESCHLUSS» ............................................................................................. 80
ABB. 32:
ABB. 33:
ANSICHT «MEETINGS NACH TERMIN»........................................................................ 81
ANSICHT «MEETINGS NACH ANLASS» ....................................................................... 82
ABB. 34:
MASKE «STUNDENNACHWEIS» ................................................................................. 83
ABB. 35:
ABB. 36:
ANSICHT «STUNDENNACHWEISE»............................................................................. 84
GRAFISCHER NAVIGATOR DES DSOR-OFFICES......................................................... 86
ABB. 37:
ABB. 38:
TEILMASKE «$ACCESS» ........................................................................................... 91
VORBEREITETE DOKUMENTE IN DER ANSICHT «BERICHTE»........................................ 92
ABB. 39:
ABB. 40:
VORLAGE FÜR SHK-PROFILDOKUMENTE ................................................................... 93
VORLAGE FÜR BRIEFKÖPFE IN DER DSOR-OFFICE-VORLAGENDATENBANK ................ 95
ABB. 41:
MICROSOFT W ORD-VORLAGE IN DER DSOR-OFFICE-VORLAGENDATENBANK ............. 97
ABB. 42:
ABB. 43:
ORGANISATIONSELEMENTE IN DER DSOR-OFFICE-ORGANISATIONSDATENBANK ......... 99
PERSONEN IN DER DSOR-OFFICE-ORGANISATIONSDATENBANK .............................. 100
ABB. 44:
ABB. 45:
DATENABGLEICH MIT DEM LOTUS ENTERPRISE INTEGRATOR .................................... 103
DATENABGLEICH UNTER ANWENDUNG EINES SERVERAGENTEN ................................ 104
ABB. 46:
ABB. 47:
DATENABGLEICH UNTER ANWENDUNG EINES LOKALEN AGENTEN .............................. 105
ODBC-TREIBERÜBERSICHT IM ODBC-DATENQUELLENADMINISTRATOR ................... 106
ABB. 48:
DATENQUELLENÜBERSICHT IM ODBC-DATENQUELLENADMINISTRATOR .................... 106
ABB. 49:
ABB. 50:
KONFIGURATION DER MYSQL-DATENQUELLE.......................................................... 107
TERMINIERUNG DES AGENTEN ................................................................................ 108
ABB. 51:
ABB. 52:
TERMINIERUNG DER REPLIKATION ........................................................................... 109
ANPASSUNG DER MASKE «ADRESSE»..................................................................... 122
Tabellenverzeichnis
TAB. 1:
SYSTEMABGRENZUNG .................................................................................................... 6
TAB. 2:
TAB. 3:
BESTEHENDE LOTUS NOTES-DATENBANKEN ................................................................. 21
SERVERÜBERSICHT ...................................................................................................... 24
TAB. 4:
TAB. 5:
ANFORDERUNGEN AN DAS INFORMATIONS- UND KOMMUNIKATIONSSYSTEM ..................... 45
FUNKTIONEN DES GRAFISCHEN NAVIGATORS DES PAVONE ENTERPRISE OFFICES ........... 85
TAB. 6:
IM GRAFISCHEN PE-OFFICE-NAVIGATOR NICHT INTEGRIERTE FUNKTIONEN ..................... 86
TAB. 7:
TAB. 8:
FUNKTIONEN DES GRAFISCHEN NAVIGATORS DES DSOR-OFFICES ................................. 87
IM GRAFISCHEN DSOR-NAVIGATOR NICHT INTEGRIERTE FUNKTIONEN ............................ 88
TAB. 9:
TAB. 10:
BENUTZER UND BENUTZERGRUPPEN DES DSOR-OFFICES ............................................ 90
FELDNAMENANGLEICHUNG ZWISCHEN DSOR-MANAGER UND -OFFICE ..................... 112
TAB. 11:
TAB. 12:
FELDANPASSUNG IN DER TABELLE «PROFILE»......................................................... 120
PFLICHTENHEFT «MITARBEITER»............................................................................ 129
TAB. 13:
MASKEN UND ANSICHTEN DER NEUEN DSOR-OFFICE-FUNKTIONEN ......................... 130
TAB. 14:
NEUE UND ANGEPASSTE DESIGNELEMENTE IM DSOR-OFFICE ................................. 131
1 EINLEITUNG
Das ausgehende 20. Jahrhundert wird weithin als Beginn des Informationszeitalters betrachtet. Informationen werden allgemein als zentraler Faktor für unternehmerischen Erfolg gesehen. Die Erscheinungsformen von Informationen sind
vielfältig. Dank der rasanten technologischen Entwicklung im 20. Jahrhundert
existiert eine Flut an Software zur Verwaltung und Verarbeitung sogenannter
harter Daten. Relationale Datenbanken, Tabellenkalkulationen, Buchhaltungssoftware und Transaktionssysteme gehören zur Standardsoftwareausstattung
der meisten Unternehmen. Durch diese Systeme wird tatsächlich jedoch nur ein
Teil des in Unternehmen anfallenden Informationsaufkommens erfasst und verarbeitet. Besonders im Bürobereich von Unternehmen fallen weit mehr Informationen an. Gemeint sind die sogenannten weichen Informationen, also jegliche
Form potentiell operativ einsetzbaren Wissens. Problem vieler Unternehmen
war und ist, dass der Wert dieser Informationen lange Zeit verkannt wurde. Inzwischen erkennen viele Unternehmen den Wert dieser Informationen und sind
bemüht, verlorenen Boden gutzumachen. Die entsprechenden Voraussetzungen sind geschaffen: Nachdem lange Zeit die Verarbeitung harter Daten im Fokus der technologischen Entwicklung des 20. Jahrhunderts stand, begann in
den 90er Jahren die Entwicklung erster Informationssysteme für die Verwaltung
und gemeinsame Nutzung weicher Informationen. Seit Mitte der 90er Jahre
kommt dem Internet dabei eine immens wachsende Bedeutung zu. Unternehmen erhalten neue Möglichkeiten, ihre Lieferanten, Kunden und Partner stärker
zu integrieren und sich durch einen umfassenderen Service von Mitbewerbern
abzuheben. Der Boden für die Aufweichung der klassischen Unternehmensgrenzen ist weitgehend geebnet, und neue Arbeitsformen etablieren sich. Insbesondere der Heimarbeit kommt im Zuge der sich zunehmend verbreitenden
Freizeitorientierung eine wachsende Bedeutung zu. Unternehmen, die derartige
Anreize nicht bieten, werden sich künftig schwer tun, hochqualifizierte Mitarbeiter anzuwerben oder zu halten. Der Geschäftwagen und die diversen Beteiligungsformen stellen schon heute allein keine ausreichenden Anreize mehr dar.
Der Einsatz der neuen Informationssysteme lohnt sich für Unternehmen aller
Größenordnungen – so auch für wissenschaftliche Lehr- und Forschungseinheiten. Die in Deutschland seit Jahren immer weiter verknappten Forschungsmittel
erzwingen, dass Lehr- und Forschungseinheiten zunehmend unternehmerisch
geführt werden. Kooperationen zwischen Forschung und Wirtschaft erfüllen
nicht mehr nur den Zweck des Wissenstransfers zwischen Theorie und Praxis.
Für Lehr- und Forschungseinheiten geht es um ihre Existenzsicherung. Insbe-1-
sondere Lehr- und Forschungseinheiten der Wirtschaftsinformatik sind gezwungen, in diesem hochdynamischen Umfeld mit eigenen Leistungen am Markt in
Erscheinung zu treten. Entsprechend gelten für wissenschaftliche Lehr- und
Forschungseinheiten die Gesetze des Marktes. Sie müssen sich durch innovative Leistungen und umfassenden Service von Mitbewerbern abheben. Umfassender Service bedeutet unter anderem einen umfassenden Informationsaustausch mit den externen Partnern, und er bedeutet, Informationen in adäquater
Qualität und Geschwindigkeit zur Verfügung zu haben. Anders herum ist es für
Lehr- und Forschungseinheiten von wesentlicher Bedeutung, dass neue Erfahrungen aus Projekten in das Informationssystem zurückfließen, um diese in
Forschung und Lehre einfließen zu lassen. Nicht zuletzt haben Lehr- und Forschungseinheiten auch gegenüber ihren Studenten eine Serviceverpflichtung.
Darüber hinaus sind Lehr- und Forschungseinheiten darauf angewiesen, Ressourcen durch eine effektive interne Bereitstellung und Nutzung von Informationen zu sparen. Das kann nur sichergestellt werden, indem Informationen allgemein und zentral zur Verfügung stehen und nicht an einzelne Mitarbeiter gebunden sind. Dies ist gerade für Lehr- und Forschungseinheiten auch deshalb
von entscheidender Bedeutung, da sie sich in der Regel mit einer hohen Fluktuation konfrontiert sehen. Wissenschaftliche Mitarbeiter verweilen häufig nur
für den Zeitraum ihrer Dissertation an einer Lehr- und Forschungseinheit, während sich der Zeitraum bei studentischen Hilfskräften in der Regel auf maximal
das Hauptstudium beschränkt. Sofern das Wissen nicht zuvor zentral und allgemein zugänglich gemacht wurde, wandern mit jedem Ausscheiden eines wissenschaftlichen Mitarbeiters oder einer studentischen Hilfskraft große Mengen
operativen Wissens ab.
Das Decision Support & Operations Research Labor ist eine von vier Lehr- und
Forschungseinheiten im Bereich Wirtschaftsinformatik an der Universität Paderborn. Es wurde 1995 von Frau Prof. Suhl gegründet. Seitdem hat sich innerhalb des Zeitraums von fünf Jahren die Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter
von fünf auf zehn verdoppelt. Dazu kommt eine wechselnde Anzahl von rund
fünf studentischen Hilfskräften. Sowohl bei den festangestellten Mitarbeitern als
auch bei den studentischen Hilfskräften ist die Tendenz steigend.
Die Gesamtsumme der Finanzmittel aus diversen Quellen, die am Decision
Support & Operations Research Labor verwaltet werden, ist seit seiner Gründung kontinuierlich gestiegen und beträgt im Jahr 2000 über 800 TDM. Diese
Summe beinhaltet die regulären Haushaltsmittel, die im Jahr 2000 am Fachbereich Wirtschaftswissenschaften an der Universität Paderborn zum ersten mal
dezentral in den Lehrstühlen verwaltet wurden, sowie Mittel aus Drittmittelpro-2-
jekten und universitätsinternen Projekten. Der Anteil der regulären Haushaltsmittel beträgt 20 TDM im Jahr 2000. Dazu kommen aus Mitteln des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften eine Leistungszulage von 6 TDM und eine
Sonderzuweisung von 20 TDM zur Erneuerung der Soft- und Hardwareausstattung. Das bedeutet, dass das Support & Operations Research Labor im Jahr
2000 fast 95% der benötigten Mittel aus Drittmittelprojekten und universitätsinternen Projekten erwirtschaften musste. Das größte Drittmittelprojekt ist ORWorld, das von der europäischen Kommission gefördert und am Decision Support & Operations Research Labor koordiniert wird.
Das Decision Support & Operations Research Labor beschäftigt sich mit den
Forschungsschwerpunkten Decision Support Systems, Web-based Systems
und IT-Consulting. Aus allen drei Forschungsbereichen bietet das Decision
Support & Operations Research Labor projektbasierte Beratungsleistungen universitätsintern und für Partner aus der Wirtschaft an. Auf diesem Weg erwirtschaftet das Decision Support & Operations Research Labor die benötigten Mittel und schafft gleichzeitig einen konsequenten Austausch zwischen Theorie
und Praxis. Dabei ist es ihm ein wesentliches Anliegen, der Lehrverpflichtung
gegenüber seinen Studenten in adäquater Weise gerecht zu werden, indem es
ihnen umfassende Möglichkeiten bietet, im Rahmen von Projekten komplexe
Aufgabenstellungen eigenverantwortlich zu bearbeiten. Die Forschungsergebnisse aus der Durchführung von Projekten fließen auf direktem Weg in die Lehre zurück und kommen somit allen Studierenden des Decision Support & Operations Research Labors zugute. Entsprechend hat das Decision Support &
Operations Research Labor ein großes Interesse, durch guten Service bestehende Kontakte zur Wirtschaft zu festigen und neue Kontakte zu knüpfen. Darüber hinaus möchte das Decision Support & Operations Research Labor insbesondere durch eine verbesserte interne Kommunikation und durch eine bessere
Unterstützung bei der Koordination interner Vorgänge Ressourcen sparen.
Die Mitarbeiter des Decision Support & Operations Research Labors wurden in
semistrukturierten Interviews nach ihrem Tätigkeitsprofil, den typischerweise
ablaufenden Vorgängen und etwaigen Problemen befragt. Die aus den Interviews hervorgehenden Vorgänge wurden daraufhin analysiert. Auf Basis der
Ergebnisse aus der Vorgangsanalyse wurde eine Soll-Konzeption entwickelt. Im
Anschluss wurde erwägt, mit welcher Software die betrachteten Vorgänge im
Sinne der Soll-Konzeption informationstechnisch unterstützt werden können.
Anschließend wurde auf der Basis der gewählten Software ein Prototyp für das
Informationsmanagement am Decision Support & Operations Research Labor
entwickelt.
-3-
2 IST-ANALYSE
Die Planung und Durchführung dieses Projekts wurde anhand des am Decision
Support & OR Labs entwickelten überlappenden Phasenschemas1 vollzogen. In
der Ist-Analyse werden die im Hinblick auf die Zielsetzung des Projekts relevanten Organisationsbereiche von den nicht relevanten Organisationsbereichen
abgegrenzt. Infolgedessen werden die näher zu analysierenden Organisationsbereiche bezüglich ihres Aufbaus und der typischen Abläufe zwischen den Organisationseinheiten analysiert. Alle untersuchten Abläufe werden im Anhang
als ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) dargestellt. Darüber hinaus wird die
informationstechnologische Infrastruktur erhoben. Damit ist der Rahmen für die
anschließende Schwachstellenanalyse gesetzt.
2.1 Systemabgrenzung
Die Systemabgrenzung dient zur Festlegung der zu betrachtenden Organisationsbereiche, d.h. die zu untersuchenden Organisationsbereiche werden von
den nicht zu untersuchenden Organisationsbereichen abgegrenzt. Die Ergebnisse aus der Systemabgrenzung in einer sogenannten Abgrenzungsmatrix
dargestellt. Der Aufbau der Abgrenzungsmatrix richtet sich nach dem Aufbau
der betrachteten Organisation und bietet einen Überblick über die innerhalb der
identifizierten Organisationsbereiche und Prozesse typischerweise getätigten
Aufgaben und ihre Träger. Die aus Sicht der Projektziele nicht zu untersuchenden Organisationsbereiche, Prozesse und Aufgaben wurden grau unterlegt.
Organisationsbereich/ Prozess, Aufgaben
Aufgabenträger
Forschung
Lehre
Vorlesungen/
Übungen
Planen
Dozent
Durchführen
Dozent
Klausur planen
Dozent
Klausur durchführen
Klausur bewerten
Ergebnisse archivieren
Dozent
Ergebnisse weiterleiten
Ergebnisse publizieren
1
Dozent
Suhl, L., Toschläger, M.: Entwicklung und Einsatz betrieblicher Anwendungssysteme zur Optimierung von Geschäftsprozessen, 5. Aufl., 1999.
-4-
Praktika
Planen
Durchführen
Bewerten
Seminare
Themen festlegen
Seminarbetreuer
Themen vergeben
Seminarbetreuer
Durchführen
Bewerten
Seminarbetreuer
Diplomarbeiten
Seminarbetreuer
Vergeben
Betreuen
Diplomarbeitsbetreuer
Bewerten
IT-Consulting
Verwaltung
Buchhaltung
(Rechnungen)
Eingehende
Rechnungen
Sachlich prüfen
Rechner. prüfen
Reklamieren
Archivieren
Sekretariat
Weiterleiten
Ausgehende
Rechnungen
Stellen
Sekretariat
Überwachen
Sekretariat
Mahnen
Sekretariat
Archivieren
Sekretariat
Definieren
Mitarbeiter
Delegieren
Mitarbeiter
Materialverwaltung
SHK-Verwaltung
Aufgaben
Ausführen
Kontrollieren
Mitarbeiter
Stunden-
Führen
SHKs
nachweise
Archivieren
Sekretariat
Weiterleiten
Technik
-5-
Terminplanung
Individuell
Kollektiv
Meetings
Post
Termin eintragen
Alle
Termin überwachen
Alle
Teilnehmer festlegen
Termin suchen
Planer
Termin mitteilen
Planer
Tagesordnungspunkte sammeln
Teilnehmer
Tagesordnungspunkte besprechen
Teilnehmer
Beschlüsse fassen
Teilnehmer
Beschlüsse archivieren
Protokollant
Beschlüsse publizieren
Protokollant
Eingehende
Korrespondenz
Abholen
Verteilen
Bearbeiten
Ausgehende
Archivieren
Sekretariat
Mitarbeiter
Erstellen
Sekretariat
Mitarbeiter
Korrespondenz
Prüfen
Sekretariat
Archivieren
Sekretariat
Mitarbeiter
Webpräsenz (Homepage)
Tab. 1:
Systemabgrenzung
2.2 Systemerhebung
2.2.1
Aufbauorganisation
Der organisatorische Aufbau des Decision Support & OR Labs ist mit lediglich
zwei Ebenen durch eine extrem flache Hierarchie und kurze Entscheidungswege gekennzeichnet. Die Organisationsbereiche Forschung, Lehre, Verwaltung,
Technik und Public Relations sind der Lehrstuhlleitung unmittelbar unterstellt,
während ihr das Sekretariat zur Seite gestellt ist.
-6-
Lehrstuhleitung
Prof. Dr. L. Suhl
Sekretariat
E. Pöppe
Forschung
Decision Support
Systems
Prof. Dr. L. Suhl,
Dr. T. Mellouli,
Dipl.-Wirt. Inform.
C. Bieberbick,
Dipl.-Wirt. Inform.
J. Goecke
Web-based
Systems
Prof. Dr. L. Suhl,
Dipl.-Wirt. Inform.
St. Kassanke
IT-Consulting
Prof. Dr. L. Suhl,
Dipl.-Wirt. Ing.
M. Toschläger
Lehre
Verwaltung
Grundstudium
Vorlesungen/
Übungen
Prof. Dr. L. Suhl
Praktika
Dipl.-Wirt. Inform.
St. Kassanke
Technik
Buchhaltung
Hardware
E. Pöppe
Dipl.-Ing. P. Volmich
Beschaffung
E. Pöppe,
Software
SHK-Verwaltung
Netzwerk
Hauptstudium
Vorlesungen/
Übungen
Prof. Dr. L. Suhl,
Dr. T. Mellouli,
Dipl.-Wirt. Inform.
C. Bieberbick,
Dipl.-Wirt. Inform.
J. Goecke,
Dipl.-Wirt. Inform.
St. Kassanke,
Dipl.-Wirt. Ing.
M. Toschläger
Seminare
Dipl.-Wirt. Inform.
St. Kassanke
IT-Consulting
Dipl.-Wirt. Ing.
M. Toschläger
Diplomarbeiten
Prof. Dr. L. Suhl,
Dr. T. Mellouli,
Dipl.-Wirt. Inform.
C. Bieberbick,
Dipl.-Wirt. Inform.
J. Goecke,
Dipl.-Wirt. Inform.
St. Kassanke,
Dipl.-Wirt. Ing.
M. Toschläger
Abb. 1: Aufbauorganisation
Die Forschung des Decision Support & OR Labs verteilt sich auf die Forschungsgebiete Decision Support Systems, Web-based Systems und ITConsulting. Auf allen Gebieten läuft die Forschung überwiegend projektbasiert
mit Partnern aus der Wirtschaft ab. Damit stellt das Decision Support & OR Lab
einen konsequenten Austausch zwischen Theorie und Praxis her. Besonders
hervorzuheben ist das IT-Consulting, in dessen Rahmen umfassende Projekte
von Hauptstudiumsstudenten aus den Studiengängen Wirtschaftsinformatik,
Informatik und Wirtschaftswissenschaften in Eigenverantwortung geplant und
durchgeführt werden. Somit besteht nicht nur ein konsequenter Austausch zwischen Theorie und Praxis, sondern ebenfalls ein enger Austausch zwischen
-7-
Forschung und Lehre. Entsprechend findet sich das IT-Consulting in beiden
Organisationsbereichen.
In der Lehre werden Inhalte aus den drei Forschungsgebieten an Studenten
vermittelt. Für Studenten im Grund- und Hauptstudium werden unterschiedliche
Typen von Veranstaltungen angeboten. Im Grundstudium werden neben Vorlesungen und Übungen Praktika angeboten, während Vorlesungen und Übungen
im Hauptstudium durch Seminare und das IT-Consulting ergänzt werden. Darüber hinaus werden Diplomarbeiten zu Themen aus den drei Forschungsgebieten angeboten.
Die Verwaltung des Decision Support & OR Labs umfasst insbesondere die
Buchhaltung. Weitere Aufgaben der Verwaltung sind die Materialverwaltung
und die taktische Planung des Einsatzes der studentischen Hilfskräfte.
Die Technik ist für alle soft- und hardwaretechnischen Angelegenheiten zuständig. Insbesondere ist sie für den Betrieb des Netzwerks verantwortlich. Außerdem unterliegt der Technik die Betreuung des lehrstuhleigenen Poolraums, in
dem PCs für die studentischen Hilfskräfte und für die an Lehrveranstaltungen
des Decision Support & OR Labs teilnehmenden Studenten bereitgestellt werden. Die Betreuung des Poolraums umfasst die Vergabe und Verwaltung von
PINs (Personal Identification Numbers), durch die der Zugang zum Poolraum
geregelt wird.
2.2.2
2.2.2.1
Ablauforganisation
Terminplanung
Die individuelle Terminplanung der Mitarbeiter am Decision Support & OR Lab
läuft teilweise papierbasiert ab, während die Termine der Lehrstuhlleitung in
einer zentral abgelegten Lotus Notes-Termindatenbank gepflegt werden. Die
dort eingetragenen Termine sind für die Mitarbeiter des Lehrstuhls einsehbar.
Das Sekretariat ist darüber hinaus dazu ermächtigt, Termine stellvertretend für
die Lehrstuhlleitung zu planen und in die Datenbank einzutragen.
Auf Basis der individuellen Terminkalender läuft auch die kollektive Terminplanung ab. Ein Terminvorschlag wird gemacht, und die Beteiligten entscheiden,
ob sie ihn akzeptieren können oder ablehnen müssen. Ist ein wichtiger Teilnehmer zum angedachten Zeitpunkt nicht verfügbar, muss ein anderer Termin
gefunden werden. Dieser Prozess wird durchlaufen, bis der Terminvorschlag
allseitig akzeptiert und festgelegt wurde. Die Anzahl der notwendigen Wiederholungen wächst mit der Anzahl einzubeziehender Personen.
-8-
2.2.2.2
Meetingplanung
In wöchentlichen Meetings werden die koordinatorischen Angelegenheiten des
Decision Support & OR Labs besprochen. Hinzu kommen Meetings zu jeweils
aktuellen Anlässen. Die Vorbereitung der Meetings geschieht überwiegend ad
hoc durch die einzelnen Mitarbeiter und studentischen Hilfskräfte des Decision
Support & OR Labs, d.h. die Agenda von Meetings steht häufig nicht im voraus
fest. Die zu besprechenden Tagesordnungspunkte werden in diesen Fällen von
Teilnehmern erst innerhalb der Meetings zur Sprache gebracht. Dies führt dazu,
dass einzelne Tagesordnungspunkte mitunter vergessen und somit nicht in den
Meetings besprochen werden. Ferner haben die übrigen Teilnehmer keine Möglichkeit, sich zu den tatsächlich besprochenen Tagesordnungspunkten bereits
im voraus Gedanken zu machen, so dass die Ergebnisse aus den Meetings
unter Umständen suboptimal sind.
Generell gibt es unter den Tagesordnungspunkten Punkte mit rein informativem
Charakter, während zu anderen Punkten Entscheidungen zu treffen sind. Gefasste Beschlüsse werden nach Beendigung eines Meetings per Email an alle
Betroffenen verschickt. Die Verantwortung für die Verwaltung dieser Informationen liegt somit bei den betreffenden Personen. Die Praxis hat gezeigt, dass die
betreffenden Informationen schnell verloren gehen oder in Vergessenheit geraten. Eine zentrale Stelle zur verbindlichen Bereitstellung derartiger Informationen gibt es nicht.
2.2.2.3
SHK-Verwaltung
Fällt im Umfeld eines Lehrstuhlmitarbeiters eine Aufgabe an, die aufgrund ihres
Anforderungsprofils an eine studentische Hilfskraft delegiert werden kann, so
wird eine Aufgabendefinition erstellt und gegebenenfalls gemeinsam mit den für
die Ausführung der Aufgabe benötigten Arbeitsmaterialien an eine studentische
Hilfskraft, die über entsprechende Fähigkeiten verfügt, übergeben. Voraussetzung ist, dass im Rahmen der zu bearbeitenden Aufgabe keine sensitiven Daten offengelegt werden müssen. Erfordert die Ausführung der Aufgabe keine
besonderen Kenntnisse, wird sie von der diensthabenden studentischen Hilfskraft ausgeführt. Generell steht vormittags eine studentische Hilfskraft für allgemeine Tätigkeiten zur Verfügung. Nach erfolgter Bearbeitung der Aufgabe
werden die Arbeitsergebnisse vom betreffenden Mitarbeiter kontrolliert.
Problematisch ist in diesem Zusammenhang, dass es aufgrund der dezentralen
Übergabe von Aufgaben an studentische Hilfskräfte nur in begrenztem Umfang
möglich ist, einen Überblick über die Auslastung einzelner studentischer Hilfs-
-9-
kräfte zu bekommen. Zudem werden keine Informationen zur Qualifikation einzelner studentischer Hilfskräfte bereitgestellt. Demnach fehlen Möglichkeiten,
die aufgrund ihrer Qualifikation für die Ausführung einer Aufgabe am besten
geeignete studentische Hilfskraft ermitteln. Insgesamt fehlt es bei der SHKVerwaltung an der notwendigen Transparenz.
Darüber hinaus ist das Führen von Stundennachweisen Teil der SHKVerwaltung. Studentische Hilfskräfte sind verpflichtet, monatliche Nachweise
über die von ihnen erbrachten Leistungen nach Art, Umfang und Zeitpunkt der
ausgeübten Tätigkeit zu führen. Die studentischen Hilfskräfte am Decision Support & OR Lab führen ihre Stundennachweise papierbasiert.
2.2.2.4
Adressverwaltung
Die im Rahmen der Korrespondenz und Rechnungen benötigten Adressdaten
werden von Mitarbeitern eigens und vom Sekretariat lokal in einem Textdokument verwaltet. Bei Bedarf werden sie manuell in Dokumente eingetragen beziehungsweise hineinkopiert. Eine zentrale Quelle für Adressdaten gibt es nicht.
Neben den lokalen Quellen werden Adressdaten in zwei weiteren Datenbanken
auf unterschiedlichen Servern verwaltet. Zum einen sind dies studentische Adressdaten, die von Studenten im sogenannten DSOR-Manager selbst eingetragen und gepflegt werden. Der DSOR-Manager ist eine internetbasierte Schnittstelle zwischen dem Decision Support & OR Lab und den an seinen Lehrveranstaltungen teilnehmenden Studenten. Ihm liegt eine relationale MySQLDatenbank zugrunde, über die Informationen und Materialien zu Lehrveranstaltungen im Internet bereitgestellt werden.
Zum anderen handelt es sich um Adressdaten von Studenten in einer Lotus
Notes-Datenbank, die Zugang zum Poolraum des Decision Support & OR Labs
erhalten. Es handelt sich dabei insbesondere um die Adressdaten der Teilnehmer an Seminaren und dem jährlich durchgeführten IT-Consulting-Projekt, sowie um die Diplomanden und die studentischen Hilfskräfte des Decision Support & OR Labs. Soweit die Daten aus der Lotus Notes-Datenbank keine weitere Verwendung finden, kann die Pflege studentischer Adressdaten auf den
DSOR-Manager beschränkt werden. Für Diplomanden des Decision Support &
OR Labs ist die Eintragung ihrer Adressdaten in die betreffende Lotus NotesDatenbank jedoch nicht nur im Hinblick auf den Zugang zum Poolraum des Decision Support & OR Labs von Bedeutung. Ihre dort eingetragenen Daten dienen auch als Grundlage für die Betreuung ihrer Diplomarbeit im Rahmen einer
weiteren Lotus Notes-Datenbank für Diplomarbeiten. Das bedeutet, dass die
- 10 -
Adressdaten von Diplomanden, die auch schon an Lehrveranstaltungen des
Decision Support & OR Labs teilgenommen haben, redundant auf zwei Standorte verteilt sind und aufwändig konsistent gehalten werden müssen. Dabei besteht insbesondere das Problem, dass die Adressdaten von Diplomanden im
DSOR-Manager selbst gepflegt werden können, die Pflege der Daten in der
Adressdatenbank Sache der Poolraumverwaltung beziehungsweise im Falle
von Diplomanden Sache des Diplomarbeitsbetreuers ist.
2.2.2.5
Korrespondenz
Eingehende Korrespondenz
Die eingehende Post wird täglich vom Sekretariat oder einer studentischen
Hilfskraft am Dekanat oder unmittelbar an der Poststelle abgeholt und an die
Empfänger innerhalb des Lehrstuhls verteilt. Ihre Empfänger sortieren die Post
primär nach Rechnungen und wichtigen Dokumenten, da Rechnungen eine gesonderte Behandlung erfordern. Wichtige Dokumente werden lokal archiviert.
Ausgehende Korrespondenz
Ausgehende Dokumente werden von Mitarbeitern des Decision Support & OR
Labs entweder eigens erstellt oder beim Sekretariat in Auftrag gegeben. Die
von Mitarbeitern geschriebenen Dokumente werden gegebenenfalls vom Sekretariat korrekturgelesen. Als Vorlagen werden etwaig vorhandene struktur- oder
inhaltsgleiche Dokumente verwendet. Diese werden kopiert und bearbeitet.
Versandfertige Dokumente werden ausgedruckt, unterschrieben und versendet.
Zum Versand wird die ausgehende Post an der Poststelle oder vertretungsweise beim Dekanat abgegeben. Die bevorzugte Textverarbeitungssoftware ist
Microsoft Word.
2.2.2.6
Rechnungen
Eingehende Rechnungen
Eingehende Rechnungen erfordern gegenüber der übrigen Post eine gesonderte Behandlung. Die jeweiligen Kostenstellen müssen die betreffenden Rechnungen sachlich prüfen. Sachlich korrekte Rechnungen werden entsprechend
gezeichnet, anschließend der Lehrstuhlleitung zur rechnerischen Prüfung vorgelegt und gegebenenfalls rechnerisch richtig gezeichnet. Ist eine Rechnung
sachlich oder rechnerisch zu beanstanden, wird sie reklamiert und gemeinsam
mit einer Kopie der Reklamation abgeheftet. Beanstandungsfreie Rechnungen
werden kopiert und vom Sekretariat oder einer studentischen Hilfskraft an das
Dekanat weitergeleitet. Die Rechnungskopien werden in Ordnern archiviert.
- 11 -
Ausgehende Rechnungen
Die Verfahrensweise zur Erstellung und zum Versand von Rechnungen und
analog von schriftlichen Mahnungen läuft vergleichbar zur Erstellung und zum
Versand der ausgehenden Korrespondenz ab. Einziger Unterschied ist, dass
Zahlungseingänge bezüglich offener oder bereits fälliger Rechnungen überwacht werden müssen. Aus diesem Anlass verwaltet das Sekretariat Ausdrucke
ausgehender Rechnungen in einem speziellen Ordner. Werden offene Rechnungen in einem angemessenen Zeitraum nicht beglichen, werden diese mündlich oder schriftlich gemahnt. Etwaige Mahnungen werden gemeinsam mit den
Rechnungsausdrucken zwecks Überwachung abgeheftet. Wird auf Mahnungen
ebenfalls nicht reagiert, müssen Forderungen im äußersten Fall rechtlich geltend gemacht werden.
2.2.2.7
Lehre
Die Konzeption von Lehrveranstaltungen geht der operativen Planung und
Durchführung von Vorlesungen und Übungen sowie von Seminaren und Praktika voraus. Vor Beginn jedes Semesters werden Lehrveranstaltungen vom Dozenten konzipiert und vom Sekretariat inklusive einer inhaltlichen Beschreibung
in ein von der Universitätsverwaltung dafür speziell vorgesehenes Dokument in
der Lotus Notes-Datenbank FB5Lehre eingetragen. FB5 steht für Fachbereich
5. Der Fachbereich 5 an der Universität Paderborn ist der Fachbereich Wirtschaftswissenschaften, dem auch die Wirtschaftsinformatik zugeordnet.
Die Konzeptionen zu den Lehrveranstaltungen dienen neben lehrstuhlinternen
koordinatorischen Zwecken als Grundlage für die Erstellung der semesterbegleitenden Vorlesungsverzeichnisse der Universität Paderborn. Die folgenden
administrativen und inhaltlichen Angaben müssen gemacht werden:
•
Veranstaltungstitel, -nummer, -art und -sprache
•
Lehr- und Forschungseinheit sowie Dozent
•
Semester, Wochentag, Uhrzeit und Semesterwochenstundenanzahl
•
Raum und benötigte Raumkapazität
•
Kurzbeschreibung, Literaturhinweise und Veranstaltungskommentar
•
Prüfungsart und -sprache sowie mögliche Prüfungsfächer
•
Einordnung in das Vorlesungsverzeichnis
•
Ansprechpartner
Die folgende Abbildung zeigt ein solches Lehrveranstaltungsdokument exemplarisch für die Lehrveranstaltung Web-based Systems:
- 12 -
Abb. 2: Lehrveranstaltungsdokument aus der Datenbank «FB5Lehre»
- 13 -
Da sich Lehrveranstaltungen zumeist im Jahresturnus an den gleichen
Wochentagen zu den gleichen Zeitpunkten in den gleichen Räumen wiederholen, können die eingetragenen Daten von der Verwaltung der Universität Paderborn in der Regel akzeptiert und übernommen werden. In Einzelfällen und bei
erstmalig stattfindenden Veranstaltungen müssen Veranstaltungsräume und zeiten zwischen der Universitätsverwaltung und dem angegebenen
Ansprechpartner ausgehandelt werden. Ist eine Einigung erzielt, kann das Lehrveranstaltungsdokument ausgedruckt und zur Information der Studenten am
Decision Support & OR Lab ausgehängt werden. Weiterhin dient das Dokument
als Grundlage für die spätere Ankündigung auf der lehrstuhleigenen Homepage.
Vorlesungen und Übungen
Die Planung und Durchführung von Vorlesungen und Übungen knüpft an den
vorausgehenden Prozess der Lehrveranstaltungsplanung an. Im Rahmen der
Lehrveranstaltungsplanung werden Vorlesungen und Übungen übergeordnet
konzipiert. Anschließend müssen die einzelnen Lehrveranstaltungstermine separat vorbereitet und durchgeführt werden.
Die Vorbereitung jedes Lehrveranstaltungstermins beinhaltet die Entwicklung
eines Konzepts, auf dessen Grundlage gegebenenfalls Lehrmaterialien erstellt
und für die Studenten im DSOR-Manager bereitgestellt werden. Für einige
Lehrveranstaltungen werden darüber hinaus gelegentlich Übungsblätter vorbereitet und zur Bearbeitung an die Lehrveranstaltungsteilnehmer ausgeteilt. Die
durch die Bearbeitung von Übungsblättern zu erzielenden Ergebnisse werden
auf die abschließende Klausur angerechnet.
In den Lehrveranstaltungen werden Übungsblätter ausgeteilt und bearbeitete
Übungsblätter eingesammelt beziehungsweise korrigiert und bewertet zurückgegeben. Sind Übungsblätter bearbeitet und eingesammelt worden, werden
diese nach Abschluss des jeweiligen Veranstaltungstermins korrigiert und bewertet. Die Ergebnisse aus der Bearbeitung von Übungsblättern werden lokal
archiviert, und der Prozess beginnt erneut mit der etwaigen Erstellung von
Lehrmaterialien und Übungsblättern für den nächsten Lehrveranstaltungstermin.
Klausurplanung
Die Planung und Durchführung von Klausuren im Rahmen des sogenannten
Credit Point Systems (CPS) beginnt im Bereich der Wirtschaftswissenschaften
und den zugehörigen interdisziplinären Studiengängen mit der Herausgabe der
- 14 -
sogenannten CPS-Zeitschiene durch das Dekanat. Das Credit Point System ist
durch die Vergabe von Kreditpunkten für erbrachte Leistungen beziehungsweise durch die Vergabe von Maluspunkten für nicht erbrachte Prüfungsleistungen
gekennzeichnet. Pro Semester wird jede Lehrveranstaltung an zwei Prüfungsterminen abgeprüft. Der erste Prüfungstermin findet am Vorlesungsende eines
Semesters statt, während der zweite Prüfungstermin auf den Beginn des darauffolgenden Semesters fällt. Die Prüfungen des zweiten Termins sind Wiederholungsprüfungen für Studenten, die am ersten Prüfungstermin nicht teilgenommen haben oder die betreffende Prüfung nicht bestanden haben.
Die CPS-Zeitschiene gibt für Grund- und Hauptstudium die Termine zur Einreichung und zum späteren Aushang der Prüfungsergebnisse für den ersten und
zweiten Prüfungstermin vor. Für die Hauptstudiumsprüfungen werden außerdem die offiziellen Prüfungszeiträume für Prüfungen und Wiederholungsprüfungen festgelegt, innerhalb derer die Lehr- und Forschungseinheiten später selbst
die konkreten Termine festlegen. Dies geschieht in Absprache mit dem Prüfungsamt und dem sogenannten CPS-Büro. Außerdem werden die Prüfungszeiträume für die Lehr- und Forschungseinheiten im Bereich Wirtschaftsinformatik jeweils durch die sogenannte WInfo-Woche weiter eingeschränkt.
Im Grundstudium werden die Termine für die Prüfungen und Wiederholungsprüfungen wie auch die Räume für die ersten Prüfungstermine vom Prüfungsamt
zentral festgelegt. Zudem werden durch das Prüfungsamt Bruttoteilnehmerlisten
für Grund- und Hauptstudiumsprüfungen herausgegeben. Die Bruttoteilnehmerlisten umfassen alle zu einer Prüfung angemeldeten und zugelassenen Studenten, wobei die Studenten aber noch die Möglichkeit haben, sich von Prüfungen
abzumelden. Auf dieser Basis und unter Berücksichtigung des vorgegebenen
Prüfungszeitraums schätzen die Lehr- und Forschungseinheiten die benötigten
Kapazitäten der Prüfungsräume. Daraufhin werden entsprechende Prüfungsräume und -termine festgelegt und in die Bruttoteilnehmerlisten eintragen. Auch
die Wiederholungstermine werden zu diesem Zeitpunkt bereits festgelegt und
eingetragen. Bei der Planung von Prüfungen im Grundstudium entfällt diese
Notwendigkeit, da die Prüfungstermine und -räume sowie die Wiederholungstermine vom Prüfungsamt zentral festgelegt werden.
Die weitere Planung und die Durchführung der Prüfungen für Grund- und
Hauptstudium wird in gleicher Weise abgewickelt. Die Bruttoteilnehmerlisten
werden am Decision Support & OR Lab ausgehängt und die enthaltenen Informationen zusätzlich auf der Homepage des Decision Support & OR Labs veröffentlicht. Ferner können zu diesem Zeitpunkt die Klausuraufsichten festgelegt
werden.
- 15 -
Im Anschluss wird die Herausgabe der Nettoteilnehmerlisten vom Prüfungsamt
abgewartet, die nach Ablauf der Fristen zur Abmeldung von Prüfungen herausgegeben werden. Sie dienen als Grundlage für die Erstellung von Sitzplänen für
den jeweiligen Prüfungsraum. In den meisten Fällen werden die Sitzpläne manuell erstellt. Nur für das Auditorium Maximum gibt es eine entsprechende
Software zur Generierung von Sitzplänen. Nach Fertigstellung der Sitzpläne
werden die Nettoteilnehmerlisten am Decision Support & OR Lab ausgehängt.
Parallel zu diesen administrativen Tätigkeiten bezüglich der anstehenden Klausuren werden die Klausuraufgaben festgelegt und entsprechende Aufgabenund Antwortbögen erstellt. Damit sind alle notwendigen Arbeitsschritte getätigt,
um die Klausuren durchführen zu können. Die aus den Klausuren hervorgehenden Ergebnisse werden mit etwaigen Ergebnissen aus der Bearbeitung von
Übungsblättern im Rahmen der Lehrveranstaltungen verrechnet und anschließend in dafür vorgesehene Microsoft Excel-Tabellen des Prüfungsamts eingetragen. Parallel dazu werden Klausureinsichtstermine und -räume festgelegt
und ebenfalls in diese Tabellen eingetragen. Die Tabellen werden anschließend
ausgedruckt, am Decision Support & OR Lab ausgehängt und per Email an das
Prüfungsamt weitergeleitet. Außerdem werden die Klausurergebnisse ab dem
WS 2000/2001 im DSOR-Manager veröffentlicht. Der Funktionsumfang des
DSOR-Managers wurde diesbezüglich bereits erweitert.
Zum gegebenen Zeitpunkt wird die Klausureinsicht durchgeführt. Geänderte
Klausurergebnisse werden an das Prüfungsamt weitergegeben. Die Klausuren
werden anschließend in Ordnern archiviert und dort den Vorschriften entsprechend fünf Jahre lang aufbewahrt.
Für die Wiederholungsprüfungen stehen die Termine bereits fest. Das Prüfungsamt gibt die Räume für die Grundstudiumsprüfungen wiederum bekannt,
während die Räume für die Prüfungen des Hauptstudiums von den Lehr- und
Forschungseinheiten selbst festgelegt werden. Die Wiederholungstermine werden erneut zusammen mit den Prüfungsräumen auf der lehrstuhleigenen Webpräsenz bekannt gegeben. Weiterhin werden wiederum Sitzpläne erstellt und
Klausuraufsichten festgelegt. Anschließend werden die Teilnehmerlisten am
Decision Support & OR Lab ausgehängt. Zusammen mit den parallel zu erstellenden Klausuraufgaben sowie den Aufgaben- und Antwortbögen sind damit die
Vorbereitungen zur Durchführung der Wiederholungsklausuren abgeschlossen.
Die Klausurergebnisse werden gegebenenfalls erneut mit etwaigen Ergebnissen aus der Bearbeitung von Übungsblättern verrechnet, in die Microsoft ExcelTabellen des Prüfungsamts eingetragen und weitergeleitet. Zudem werden Einsichtstermine und -räume für die Wiederholungsklausuren festgelegt und ge- 16 -
meinsam mit den Klausurergebnissen am Decision Support & OR Lab ausgehängt und im DSOR-Manager veröffentlicht. Aus der Klausureinsicht hervorgehende Änderungen von Klausurergebnissen werden an das Prüfungsamt weitergegeben und die Klausuren anschließend archiviert.
Praktika
Themen für Praktika werden vom Praktikumsbetreuer und den übrigen Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs gesammelt und mit der Lehrstuhlleitung
abgestimmt. Anschließend wird die Veranstaltung auf der Homepage des Lehrstuhls angekündigt. Im Rahmen des ersten Veranstaltungstermins werden die
Themen vorgestellt und an die Teilnehmer vergeben. Die Themenliste wird entsprechend mit den Daten der Bearbeiter des jeweiligen Themas ergänzt und
zur Verwaltung in eine interne Microsoft Excel-Tabelle übertragen.
Nach Beendigung des Praktikums werden die Arbeitsergebnisse der Teilnehmer bewertet. Die daraus hervorgehenden Noten werden in der internen Microsoft Excel-Tabelle erfasst. Auf ihrer Grundlage komplettiert das Sekretariat des
Decision Support & OR Labs eine für diesen Zweck vorgesehene Notendatei
des Prüfungssekretariats aus dem Grundstudium. Dadurch entsteht ein Medienbruch, also ein Wechsel zwischen verschiedenen Medien, der unnötigen
Mehraufwand verursacht. Die Notendatei wird anschließend ausgedruckt, am
Decision Support & OR Lab ausgehängt und an das Prüfungssekretariat zurückgesendet. Im DSOR-Manager werden Praktikumsergebnisse bis dato nicht
veröffentlicht.
Seminare
Im Vorfeld eines Seminars werden von allen Mitarbeitern des Decision Support
& OR Labs Themenvorschläge erarbeitet. Die erarbeiteten Seminarthemenvorschläge werden anschließend im Rahmen eines Meetings vorgestellt und selektiert. Daraufhin werden die angenommenen Seminarthemen vom Seminarbetreuer auf der Homepage des Decision Support & OR Labs unter der Rubrik
Lehre/Seminar WInfo/OR veröffentlicht. Die am Seminar interessierten Studenten können sich somit im Vorfeld des Seminars über die angebotenen Themen
informieren.
Vor der Vergabe der Seminarthemen innerhalb des eigentlichen Seminars wird
im Vorfeld ein Proseminar durchgeführt. In diesem Proseminar werden den Interessenten grundlegende Methoden und Techniken wissenschaftlichen Arbeitens vermittelt. Unter anderem sind auch Präsentationstechniken Inhalt des
Proseminars.
- 17 -
Anschließend werden die Seminarthemen vergeben. Für die Studiengänge
Wirtschaftsinformatik und Wirtschaftswissenschaften wird eine verbindliche
Anmeldung zum Seminar durchgeführt. Bei Wirtschaftswissenschaftlern werden
die Anmeldungen an das zuständige Prüfungssekretariat weitergeleitet. Auf der
Grundlage der eingegangenen Anmeldungen erstellt das Prüfungssekretariat
eine Microsoft Excel-Tabelle mit den Seminarteilnehmern und gibt diese an das
Decision Support & OR Lab zur Eintragung der Seminarergebnisse weiter.
Parallel dazu werden alle Seminarteilnehmer vom Seminarbetreuer in einer weiteren, internen Microsoft Excel-Datei erfasst. Obwohl alle Seminarteilnehmer
Zugang zum Poolraum des Decision Support & OR Labs erhalten und somit in
die Lotus Notes-Adressdatenbank Adressen DSOR&OR eingetragen werden,
können die Adressen der Seminarteilnehmer bei diesem Vorgang nicht automatisiert aus der Adressdatenbank in die Microsoft Excel-Tabelle übernommen
werden. Stehen die Noten aller Seminarteilnehmer fest, werden diese in die
interne Microsoft Excel-Tabelle eingetragen und am Decision Support & OR
Lab ausgehängt. Im DSOR-Manager werden die Seminarergebnisse bis dato
nicht veröffentlicht.
Für die Studenten des Studiengangs Wirtschaftswissenschaften werden die
Seminarergebnisse aus der internen Microsoft Excel-Tabelle in die offizielle
Microsoft Excel-Tabelle übertragen. Diese wird anschließend an das Prüfungssekretariat des Studiengangs Wirtschaftswissenschaften zurückgesendet. Für
ausländische Studenten und Seminarteilnehmer aus den Studiengängen Wirtschaftsinformatik und Wirtschaftingenieurwesen werden papierbasierte Leistungsbescheinigungen zur Bestätigung der Seminarleistung gegenüber dem
Prüfungssekretariat ausgestellt.
Diplomarbeiten
Diplomarbeiten werden zu Themen aus den drei Forschungsbereichen des Decision Support & OR Labs vergeben. Interessenten an einer Diplomarbeit können sich mit einem eigenen Themenvorschlag an das Decision Support & OR
Lab wenden, sofern das Thema wenigstens einem der drei Forschungsbereiche
zugeordnet werden kann. Unter dieser Voraussetzung werden auch Diplomarbeiten in Kooperation mit Unternehmen betreut.
Darüber hinaus bietet das Decision Support & OR Lab eigene Diplomarbeitsthemen an. Diese werden am Decision Support & OR Lab papierbasiert ausgehängt. Ferner werden die Diplomarbeitsthemen auf der lehrstuhleigenen Homepage im der Sektion für das jeweilige Forschungsgebiet veröffentlicht. Findet
sich ein Interessent für ein Thema, wird ihm das Thema zunächst vom poten- 18 -
tiellen Diplomarbeitsbetreuer in einem einführenden Gespräch vorgestellt. Besteht nach dem Gespräch weiterhin Interesse am betreffenden Thema, wird es
an den Studenten vergeben. Der Student meldet daraufhin seine Diplomarbeit
offiziell beim zuständigen Prüfungssekretariat an.
Zwecks interner Verwaltung wird die Diplomarbeit vom Betreuer in der Lotus
Notes-Datenbank Diplomanden DS&OR eingetragen. Dabei werden die Daten
des Diplomanden aus der Lotus Notes-Datenbank Adressen DS&OR importiert.
Hatte der Diplomand bis zu diesem Zeitpunkt noch keinen Zugang zum Poolraum des Decision Support & OR Labs, müssen seine Daten zuvor in der
betreffenden Adressdatenbank vom Betreuer angelegt werden.
Abb. 3: Maske «Diplomanden» aus der Datenbank «Diplomanden DS&OR»
Die fertige Diplomarbeit wird vom Diplomanden beim zuständigen Prüfungssekretariat abgegeben und von dort an die betreuende Lehr- und Forschungseinheit weitergeleitet. Daraufhin wird die Diplomarbeit durch Betreuer und Lehrstuhlleitung korrekturgelesen. Das entsprechende Gutachten wird anschließend
papierbasiert an das Prüfungssekretariat geschickt und in elektronischer Form
an das betreffende Dokument aus der Diplomandendatenbank angehängt.
- 19 -
2.2.3
IT-Infrastruktur
Die Erhebung der IT-Infrastruktur des Decision Support & OR Labs ist ein zentraler Bestandteil der Ist-Analyse und dient als Basis für weiterführende Untersuchungen. Zur Darstellung der IT-Infrastruktur werden die eingesetzte Hardund Software, das Netzwerk sowie die Schnittstellen zwischen den einzelnen
Softwarelösungen betrachtet.
2.2.3.1
Hardware
Arbeitsplatz-PCs/ Notebooks
Ingesamt werden zwölf Arbeitsplatz-PCs und vier Notebooks am Decision Support & OR Lab eingesetzt. Auf den verschiedenen Geräten sind die Betriebssysteme Windows 95, 98 und NT sowie Linux vorzufinden. Die am Decision Support & OR Lab standardmäßig eingesetzte Software ist auf allen Rechnern lokal
installiert.
Peripherie
An Peripherie stehen dem Decision Support & OR Lab insbesondere diverse
Laserdrucker zur Verfügung. Hinzu kommt ein einfacher Scanner, der für das
Einlesen einzelner Vorlagen geeignet ist. Da der Scanner nicht über einen automatischen Einzelblatteinzug verfügt, ist er jedoch nur bedingt für das Einlesen
mehrseitiger Vorlagen geeignet.
2.2.3.2
Software
Microsoft Office
Microsoft Office ist das meistverbreitete Office-System für das Betriebssystem
Microsoft Windows und wird am Decision Support & OR Lab in den Versionen
97 und 2000 eingesetzt. Die dahinterstehenden Einzelprodukte sind die Textverarbeitung Word, die Tabellenkalkulation Excel, die Präsentationssoftware
PowerPoint und der Email-Client Outlook. Hinzu kommen je nach Paket (Professional oder Premium Edition) die relationale Datenbanksoftware Access,
Frontpage zur Gestaltung von Web-Seiten und Publisher zur Gestaltung von
Publikationen. Insbesondere Microsoft Word in seiner Eigenschaft als
WYSIWYG-Textverarbeitungssystem (What You See Is What You Get) wird am
Decision Support & OR Lab für die Erstellung der Korrespondenz sowie interner
Dokumente gegenüber anderen Textverarbeitungssystemen bevorzugt.
- 20 -
Lotus Notes
Lotus Notes ist eine Groupwareplattform und wird am Decision Support & OR
Lab in den Versionen 4.6 und 5.0 eingesetzt. Das integrierte Messaging (Email)
wird von verschiedenen Lehrstuhlmitarbeitern sowohl zur lehrstuhlinternen
Kommunikation als auch zur Kommunikation mit Externern genutzt. Darüber
hinaus wird am Decision Support & OR Lab mit mehreren individuell programmierten Lotus Notes-Datenbanken gearbeitet. Es handelt sich dabei um die Datenbanken Adressen DS&OR, Entleihe DS&OR, Diplomand DS&OR und Terminkalender DS&OR. Die Funktion dieser Datenbanken ist aus der nachstehenden Tabelle ersichtlich. Zudem nutzt das Decision Support & OR Lab die
Fachbereichsdatenbanken Prüfungsmanagement WInfo und FB5Lehre für das
Prüfungsmanagement im Wirtschaftsinformatikgrundstudium beziehungsweise
für das Lehrveranstaltungsmanagement im Hauptstudium des Fachbereichs
Wirtschaftswissenschaften an der Universität Paderborn. Alle genannten Datenbanken befinden auf dem von der Lehr- und Forschungseinheit Groupware
Competence Center2 administrieren Lotus Domino-Server PBFB5A.
Titel
Dateiname Server/ Pfad
Adressen DS&OR WI4T2.nsf
Funktion
PBFB5A/FB5/UniPB/DE Erfassung studentischer Daten,
!FB5\WI\WI4\
Verwaltung der Personen mit
Zugangscode für den
lehrstuhleigenen Poolraum
Entleihe DS&OR
WI4T3.nsf
PBFB5A/FB5/UniPB/DE Datenbank für die Materialaus!FB5\WI\WI4\
leihe (insbesondere Software)
Diplomanden
DS&OR
WI4T6.nsf
PBFB5A/FB5/UniPB/DE Verwaltung von Diplomarbeiten
!FB5\WI\WI4\
(Import studentischer Daten aus
Adressen DS&OR)
Terminkalender
DS&OR
WI4T8.nsf
PBFB5A/FB5/UniPB/DE Öffentliche Termindatenbank
!FB5\WI\WI4\
des Lehrstuhlinhabers (Pflege
durch das Sekretariat)
Prüfungsmanage- WIPRMAN.nsf PBFB5A/FB5/UniPB/DE Prüfungsmanagement im
ment WInfo
! FB5\WI\ALLGEMEI\ Grundstudium
FB5Lehre
WFB5Kom.nsf PBFB5A/FB5/UniPB/DE Lehrveranstaltungsmanagement
!FB5\PUBLIC\
Tab. 2:
im Hauptstudium
Bestehende Lotus Notes-Datenbanken
Im Rahmen des IT-Consultings gibt es darüber hinaus zu jedem Projekt eine
begleitende Datenbank. Daneben existieren die Datenbanken Inventur DS&OR
und DB-Fahrkarte DS&OR. Diese Datenbanken sind nicht mehr im Einsatz.
2
Groupware Competence Center, http://gcc.upb.de, 07.09.2000.
- 21 -
HIS-MBS
HIS-MBS ist eine Microsoft DOS basierte Software zur Verwaltung der lehrstuhleigenen Konten. Sie wird im Verwaltungsbereich der Universität Paderborn
allgemein eingesetzt, um die Verwaltung der Konten zu vereinheitlichen.
DSOR-Manager
Der DSOR-Manager ist die vom Decision Support & OR Lab für die an seinen
Lehrveranstaltungen teilnehmenden Studenten bereitgestellte Informationsumgebung. Der Zugang erfolgt über die Webpräsenz des Decision Support & OR
Labs. Zu Beginn eines Semesters registrieren sich die an Lehrveranstaltungen
des Decision Support & OR Labs teilnehmenden Studenten im DSOR-Manager
und erhalten damit einen individuellen Zugang zu den dort für sie bereitgestellten, lehrveranstaltungsbegeleitenden Informationen und Lehrmaterialien. Bei
den Lehrmaterialien kann es sich sowohl um textbasierte Materialen als auch
um beliebige Dateien handeln, während es sich bei den Informationen sowohl
um öffentliche als auch um private Informationen wie insbesondere Prüfungsergebnisse handeln kann. Darüber hinaus erhält jeder Student ausschließlich Zugang zu den Informationen und Materialien, die von ihm gewählte
Lehrveranstaltungen betreffen.
Intern werden alle Informationen und Materialien in einer relationalen Datenbank gespeichert. Dabei handelt es sich um eine MySQL-Datenbank. Sie ist
speziell auf internetbasierte Anwendungen ausgelegt.
Lehrveranstaltungsbezogene Software
Im Rahmen der verschiedenen am Decision Support & OR Lab angebotenen
Lehrveranstaltungen kommt diverse lehrveranstaltungsbezogene Software zum
Einsatz. Darunter sind Lindo für lineare Optimierungen, SIMProcess zur Simulation von Optimierungsalgorithmen, Asymetrix Toolbook zur multimedialen Aufbereitung von Lehrinhalten und Visio zur Abbildung von Diagrammen.
2.2.3.3
Netzwerk
Das Decision Support & OR Lab betreibt lehrstuhlintern ein 10 MBit-NovellNetzwerk mit dem Novell-Server DSOR-PB und drei weiteren Servern. Mit diesem lehrstuhlinternen Netzwerk sind die verschiedenen Arbeitsplatz-PCs und
Notebooks sowie mehrere Netzwerkdrucker verbunden. An einige ArbeitsplatzPCs sind ihrerseits lokale Drucker und in einem Fall ein Scanner angeschlossen.
- 22 -
Die folgende Abbildung zeigt das Subnetz WInfo 4 des Decision Support & OR
Labs und seine Anbindung an die Backbones UniPB1 und UniPB2 der Universität Paderborn, die ihrerseits untereinander verbunden sind:
UniPB1
(10 MBit)
UniPB2
(100 MBit)
PBFB5A
Domino-Server
PBWI2B
Domino-Server
DSOR-Modem
DHCP-Server
(Linux)
DSOR-PB
Novell-Server
(Windows NT)
DSOR-Subnetz Winfo 4 (10 MBit)
DSOR-Linux
Apache-Server
(Linux)
WINFO
Mircosoft Internet
Information-Server
(Windows NT)
Printer
EU-Projekt
BSCW-Server
Printer
Scanner
Notebooks
(Windows 95/98/NT)
Workstations
(Windows 95/98/NT)
Abb. 4: IT-Infrastruktur
Der Novell-Server fungiert als Router und stellt die Verbindung zwischen dem
lehrstuhlinternen Novell-Netzwerk und dem Backbone UniPB2 der Universität
Paderborn her. Somit ist der Zugriff auf Server dieses Backbones vom lehrstuhlinternen Netzwerk aus möglich. Insbesondere handelt es sich dabei um die
beiden Lotus Domino-Server PBFB5A und PBWI2B, auf die die Lotus NotesEmaildatenbanken der Mitarbeiter und der studentischen Hilfskräfte des Decision Support & OR Labs verteilt sind. Auf dem Lotus Domino-Server PBFB5A
befinden sich darüber hinaus die Lotus Notes-Datenbanken des Decision Sup-
- 23 -
port & OR Labs und des gesamten Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften an
der Universität Paderborn.
Der lehrstuhlinterne Apache-Server DSOR-Linux ist direkt mit diesem Backbone
verbunden. Auf ihm befinden sich der DSOR-Manager und die ihm zugrundeliegende MySQL-Datenbank. Außerdem dient das Laufwerk T: auf diesem Server als Dateiablage für die Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs. Da es
sich beim Betriebssystem dieses Servers um Linux handelt, die ArbeitsplatzPCs der Mitarbeiter aber überwiegend mit dem Betriebssystem Windows ausgestattet sind und Windows von Linux-Partitionen nicht lesen kann, kommt auf
dem Linux-Server das Tool Samba zum Einsatz.
Die übrigen Server sind ein eigens für das EU-Projekt vorgesehener Server und
zwei weitere Server, auf denen Netzwerkdienste ausgeführt werden. Dabei
handelt es sich um den DHCP-Server DSOR-Modem (Dynamic Host Configuration Protocol), der für die Verwaltung der lehrstuhlnetzinternen IP-Adressen (Internet Protocol) zuständig ist, und den Microsoft Internet Information-Server
WINFO, der als Informationsportal für Studierende des Studiengangs Wirtschaftsinformatik an der Universität Paderborn dient.
Die folgende Tabelle zeigt die Server und ihre Funktionen im Überblick:
Server
Funktion
DSOR-PB
Benutzerverwaltung für das Subnetz WInfo 4
File-Server zur Sicherung der Daten von Studenten, die auf einem der PCs im
lehrstuhleigenen Poolraum abgelegt werden
Verbindung des Subnetzes WInfo 4 mit dem Backbone UniPB1
DSOR-Linux
Web-Server
File-Server zur Sicherung der Mitarbeiterdaten auf dem Laufwerk T:
(Einsatz von Samba für den Zugriff von Windows auf die Linux-Partition)
Verbindung des Subnetzes WInfo 4 mit dem Backbone UniPB1
EU-Projekt
Server für das EU-Projekt
DSOR-Modem
Verwaltung interner IP-Adressen für das Subnetz WInfo 4
WINFO
Informationsportal für den Studiengang Wirtschaftsinformatik an der UniPB
PBFB5A
Verwaltung von Lotus Notes-Datenbanken für den Fachbereich 5 der UniPB
Verwaltung der Lotus Notes-Datenbanken des DSORs
Verwaltung der Lotus Notes Email-Datenbanken der DSOR-Mitarbeiter
PBWI2B
Tab. 3:
Verwaltung der Lotus Notes Email-Datenbanken der DSOR-SHKs
Serverübersicht
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2.2.3.4
Schnittstellen
Schnittstellen können als softwaretechnische Verbindungspunkte zwischen einzelnen Softwarelösungen betrachtet werden, über die Daten ausgetauscht werden können. Am Decision Support & OR Lab wird verschiedenste Software eingesetzt. Diese Insellösungen sind prinzipiell autonom einsetzbar. Darüber hinaus gibt es in Form des allen Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs zur
Verfügung stehenden T-Laufwerks auf dem Linux-Server eine zentralisierte Ablagemöglichkeit für beliebige Dokumenttypen. Somit können die betreffenden
Informationen von allen Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs gemeinsam genutzt werden. Das zugrundeliegende Dateiablagesystem stellt jedoch
die rudimentärste Form zur Ablage gemeinsam genutzter Informationen dar.
Fehlend ist nahezu jegliche Möglichkeit, derartige Informationen weiterführend
und insbesondere auch in größeren Mengen transparent zu verwalten.
Zudem werden Adressdaten von Studenten zum Teil in der MySQL-Datenbank
des DSOR-Managers und zum Teil in der Lotus Notes-Datenbank Adressen
DS&OR verwaltet. Einen Austausch und Abgleich der Daten in beiden Datenbanken ist bis dato nicht vorgesehen. Die Folge sind Redundanzen und Inkonsistenzen bei den studentischen Adressdaten.
2.3 Schwachstellenanalyse
Im Rahmen der Schwachstellenanalyse werden grundsätzliche Probleme bei
den typischen Vorgängen innerhalb der betrachteten Organisation identifiziert.
Ausgangspunkt sind die typischerweise auftretenden Symptome, die mittels
einer sogenannten Schwachstellmatrix über mehrere Betrachtungsebenen hinweg auf ihre Ursachen zurückgeführt werden. Aus diesen Ursachen werden
organisatorische Änderungsbedarfe abgeleitet.
Die folgende Abbildung stellt für das Decision Support & OR Lab die aus den
Untersuchungen hervorgegangene Schwachstellenmatrix dar. Sie beginnt mit
den in der Abwicklung der typischen Geschäftsprozesse aufgedeckten
Schwachstellen, stellt über mehrere Ursachenebenen hinweg ihre Kausalitäten
dar und leitet die entsprechenden Änderungsbedarfe für die Organisation des
Decision Support & OR Labs ab.
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Schwachstellen
Vernachlässigung niedrig
priorisierter Aufgaben
Ursachen
Hohe Auslastung des
Aufgabenträgers
Mangelnde
Auskunftsfähigkeit
gegenüber Studenten
Änderungsbedarfe
Delegierbare Aufgaben
werden selbsttätig
ausgeführt
Lehrstuhlinterne
Koordination/
Kom m unikation
verbessern
Aufwändige Beschaffung
von Inform ationen
Mangelnde Um setzung
von Beschlüssen aus
Meetings
Term inschwierigkeiten bei
Planungen im Lehrbereich
Mangelnde
lehrstuhlinterne
Koordination
Mangelnde aktive
Bereitstellung von
Inform ationen
Mangelnde Unterstützung
bei zeitlich und sachlich
kom plexen
Planungsaufgaben
Lehrstuhlinterne
Term inplanung nach Trialand-Error
Vorliegen von
Inform ationen in
papierbasierter Form
Mangelnde Verarbeitung
vorhandener
Inform ationen
Halbm anuelle Erstellung
von Seriendokum enten
Konzept zum zentralen
Inform ationsm anagem ent
entwickeln
Lokale Haltung von
Inform ationen
Arbeiten m it veralteten
Dokum entenversionen
Mehrfachspeicherung von
Inform ationen
Inkonstistenzen in der
Haltung von
Inform ationen
Mangelnde Verläßlichkeit
studentischer Daten
Mehrfacherfassung von
Inform ationen
Abb. 5: Schwachstellenmatrix
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Mangelnde Integration der
bestehenden
Inform ationssystem e
Bestehende
Inform ationssystem e
stärker integrieren
Schwachstelle 1: Vernachlässigung niedrig priorisierter Aufgaben
Die Vernachlässigung von Aufgaben mit geringer Priorität ist maßgeblich auf
die hohe Auslastung der Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs zurückzuführen. Eine Ursache ist, dass sie zum Teil Aufgaben selbsttätig ausführen, die
prinzipiell auch an studentische Hilfskräfte delegiert werden könnten. Dies liegt
überwiegend an der mangelnden lehrstuhlseitigen Koordination der Tätigkeiten
der studentischen Hilfskräfte. Die Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs
haben nur eingeschränkte Möglichkeiten, sich einen Überblick über Qualifikation und Auslastung der studentischen Hilfskräfte zu verschaffen. Entsprechend
wird zumeist nur die jeweils diensthabende studentische Hilfskraft ad hoc mit
einfachen Aufgaben betraut. Zudem fehlen Möglichkeiten zur zeitlich asynchronen Vergabe und Ausführung von Aufgaben. Dieser Mangel führt dazu, dass
Aufgaben trotz zeitlichen Spielraums von Mitarbeitern eigens getätigt werden,
wenn zum betreffenden Zeitpunkt keine studentische Hilfskraft unmittelbar zur
Verfügung steht.
Die hohe Auslastung der Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs liegt andererseits an der aufwändigen Beschaffung von Informationen. Ursächlich sind
die mangelnde aktive Bereitstellung von Informationen, das Vorliegen von Informationen in papierbasierter und damit nur eingeschränkt operativ nutzbarer
Form und die lokale Haltung von Informationen, die die gemeinsame Nutzung
von Informationen behindert.
Schwachstelle 2: Mangelnde Auskunftsfähigkeit gegenüber Studenten
Wie partiell auch schon bei der Vernachlässigung niedrig priorisierter Aufgaben,
ist für die mangelnde Auskunftsfähigkeit von Mitarbeitern in studentischen Angelegenheiten die aufwändige Beschaffung von Informationen verantwortlich.
Insbesondere bei Fragen zu den für alle Studiengänge unterschiedlichen Prüfungsmodalitäten ist ein schneller Zugriff auf Informationen dringend notwendig,
der nur in Verbindung mit einem zentralisierten und leistungsfähigen Informationssystem erreicht werden kann. Mit der Leistungsfähigkeit des Informationssystems sind die zur Verfügung stehenden Mechanismen zur Rückgewinnung
gespeicherter Informationen gemeint.
Schwachstelle 3: Mangelnde Umsetzung von Beschlüssen aus Meetings
Die mangelnde Umsetzung von Beschlüssen aus lehrstuhlinternen Meetings ist
primär ein kommunikatives Problem, das auf die mangelnde Bereitstellung von
Informationen zurückgeht. Die zu den Tagesordnungspunkten gefassten Beschlüsse werden nicht ausreichend kommuniziert beziehungsweise zentral ein-
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sichtig und damit dauerhaft festgehalten. Auch das Sammeln der Tagesordnungspunkte selbst läuft unstrukturiert und dezentral ab.
Schwachstelle 4: Terminschwierigkeiten bei Planungen im Lehrbereich
Die Terminschwierigkeiten bei der Planung zeitlich und sachlich komplexer Aufgaben wie die Planung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen gehen auf die
mangelnde Unterstützung durch bestehende Informationssysteme zurück. Die
benötigten Informationen liegen als Termine und Fristen zwar vor, werden aber
nicht in einer Form aufbereitet, die es dem Planenden erleichtert, die einzelnen
Tätigkeiten besser zu koordinieren.
Schwachstelle 5: Lehrstuhlinterne Terminplanung nach «Trial-and-Error»
Die lehrstuhlinterne Gruppenterminplanung, also die Planung von Terminen mit
mehreren Beteiligten, ist durch einen Terminfindungsprozess nach dem sogenannten Trial-and-Error-Prinzip (Versuch und Irrtum) mit unbestimmter Laufzeit
gekennzeichnet. Ursache ist die lokale und teilweise papierbasierte Haltung der
individuellen Termininformationen, die nicht aktiv bereitgestellt werden. Aus
diesem Grunde ist die Verarbeitung der eigentlich vorhandenen Informationen
im Sinne einer systemgestützten Gruppenterminplanung mit einer automatisierten Ermittlung und Ausweisung gemeinsamer terminlicher Freiräume der Beteiligten derzeit nicht möglich.
Schwachstelle 6: Halbmanuelle Erstellung von Seriendokumenten
Auch die halbmanuelle Erstellung von Seriendokumenten liegt in der mangelnden Verarbeitung vorhandener Informationen begründet. Dies betrifft insbesondere die Erstellung von Leistungsbescheinigungen für die Absolventen bestimmter Lehrveranstaltungen und die Erstellung von Serienbriefen. Obwohl die
benötigten Daten prinzipiell im bestehenden Informationssystem vollständig
vorhanden sind, werden diese nicht vollautomatisch zur Generierung derartiger
Seriendokumente weiterverarbeitet, sondern in die einzelnen Dokumente manuell hineinkopiert und teilweise auch von Hand eingetragen.
Schwachstelle 7: Arbeiten mit veralteten Dokumentenversionen
Das Arbeiten mit veralteten Dokumentenversionen geschieht primär bei der Erstellung von Briefen im Zusammenspiel zwischen der Lehrstuhlleitung und dem
Sekretariat, da mitunter mehrere Dokumentenversionen ausgetauscht und vom
Sekretariat korrekturgelesen werden. Da die unterschiedlichen Versionen dabei
jeweils auf beiden Seiten lokal abgespeichert werden, kommt es gelegentlich zu
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Verwechslungen. Das einzuführende zentralisierte Informationssystem sollte
deshalb auch eine Funktionalität zum Dokumenten- und Dateimanagement mit
integriertem Versionsmanagement bieten.
Schwachstelle 8: Mangelnde Verlässlichkeit studentischer Daten
Ursächlich für die mangelnde Verlässlichkeit der studentischen Daten sind Inkonsistenzen, die durch die Mehrfacherfassung und -verwaltung dieser Informationen entstehen. Einerseits registrieren sich die an Lehrveranstaltungen des
Decision Support & OR Labs teilnehmenden Studenten mit ihren Daten im
DSOR-Manager. Andererseits werden ihre Daten zusätzlich in die Lotus NotesDatenbank Adressen DS&OR eingetragen, wenn sie Zugang zum Poolraum
des Decision Support & OR Labs erhalten. Dies ist bei Seminarteilnehmern und
Diplomanden in der Regel der Fall. Somit entstehen bei den betreffenden studentischen Daten Redundanzen, die ihrerseits zu Inkonsistenzen führen können, da es keinen Datenabgleich zwischen den beiden Speicherorten gibt. Inkonsistenzen entstehen unter diesen Umständen dann, wenn studentische Daten nur an einem Speicherort geändert werden. Demnach ist keine absolute
Verlässlichkeit studentischer Daten gegeben, und der Umgang mit ihnen impliziert einen erhöhten Arbeitsaufwand.
Änderungsbedarfe
Im Kern können folgende Änderungsbedarfe festgehalten werden:
•
Verbesserung der lehrstuhlinternen Kommunikation/ Koordination
•
Entwicklung eines Konzepts zum zentralen Informationsmanagement
•
Integration der bestehenden Informationssysteme
Die Schwachstellen 1 bis 5 erfordern sowohl eine Verbesserung der lehrstuhlinternen Koordination als auch die Entwicklung eines Konzepts zum zentralen
Informationsmanagement auf elektronischer Basis. Letzteres ist überdies zur
Bereinigung der Schwachstellen 6 und 7 erforderlich. Weiterhin ist bezüglich
der Schwachstelle 8 die Integration der bestehenden Informationssysteme zur
Vermeidung von Inkonsistenzen durch die Mehrfacherfassung studentischer
Daten, zur Steigerung der Verlässlichkeit dieser Daten und zur Vermeidung des
implizierten Mehraufwandes notwendig.
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3 SOLL-KONZEPTION
3.1 Zieldefinition
Aus der Schwachstellenanalyse haben sich notwendige Änderungen für die
Organisation des Decision Support & OR Labs ergeben. Unter Berücksichtigung der Zielvorgaben des Auftraggebers werden daraus im Rahmen der Zieldefinition die projektspezifischen Ziele für die sich anschließende Organisationsgestaltung abgeleitet. Um eine detaillierte Beschreibung der Projektziele zu
erreichen, werden übergeordnete Ziele über mehrere Zielebenen hinweg in untergeordnete Ziele umgebrochen. Die Zielhierarchie wird als Zielbaum dargestellt.
Das Decision Support & OR Lab möchte Ressourcen sparen, um diese im Hinblick auf die Ziele des Lehrstuhls besser einsetzen zu können. Bei diesen Ressourcen handelt es sich um sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen.
Die Einsparung von Ressourcen ist durch die Steigerung der Effizienz bei der
Abwicklung der typischen lehrstuhlinternen Prozesse zu erreichen. Entsprechend ist die Effizienzsteigerung als übergeordnetes Ziel zu betrachten. Eine
Effizienzsteigerung ist den Untersuchungsergebnissen aus der Schwachstellenanalyse folgend ihrerseits über die Verbesserung Koordination und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs und über
die Verbesserung des lehrstuhlinternen Informationsmanagements anzustreben.
3.1.1
Koordination und Kommunikation
Mit der Verbesserung der Koordination und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs wird das Ziel einer Effizienzsteigerung durch die Verringerung ihrer Auslastung verfolgt. Voraussetzung ist die
Festlegung klarer Verantwortlichkeiten für die Mitarbeiter des Decision Support
& OR Labs. Diese Maßnahme zielt auf die Vermeidung von Effekten wie die
Diffusion von Verantwortung. Darüber hinaus soll auf diesem Weg ausgeschlossen werden, dass Mitarbeiter Aufgaben tätigen, die auch von einer geringer qualifizierten studentischen Hilfskraft ausgeführt werden können.
Ein weiteres untergeordnetes Ziel zur Verbesserung von Kommunikation und
Koordination ist die Erhöhung der Transparenz der Vorgänge innerhalb der einzelnen Organisationsbereiche des Decision Support & OR Labs. Einen grund- 30 -
legenden Beitrag zum Verständnis leisten die in der vorliegenden Arbeit im
Rahmen von Ist-Analyse und Soll-Konzeption abgebildeten Prozesse. Dieses
Grundverständnis ist die Voraussetzung zur Verbesserung des Informationsaustauschs und der Koordination zwischen den einzelnen Organisationsbereichen des Decision Support & OR Labs. Der Informationsaustausch muss durch
ein transparentes Informations- und Kommunikationssystem gestützt werden.
Damit werden auch die Voraussetzungen für die Verbesserung der
Kommunikation mit externen Partnern und des Services gegenüber den an
Lehrveranstaltungen des Decision Support & OR Labs teilnehmenden
Studenten
geschaffen.
Ein
transparentes
Informationsund
Kommunikationssystem ist nur durch Zentralisierung zu erreichen. Parallel dazu
müssen Richtlinien für die Erfassung und aktive Bereitstellung von
Informationen geschaffen werden. Sie sind eine wichtige Orientierungshilfe.
3.1.2
Informationsmanagement
Die Verbesserung des Informationsmanagements ist zum Teil durch die Einführung eines zentralisierten Informationssystems mit flankierenden Richtlinien zur
Erfassung und aktiven Bereitstellung von Informationen zu realisieren. Die Erhöhung der Verfügbarkeit von Informationen reicht allein jedoch nicht aus. Gleichermaßen wichtig ist die Qualität der Informationen. Informationen müssen
verlässlich sein. Müssen Informationen aus technischen Gründen redundant
gespeichert werden, muss die Konsistenz beider Informationsquellen gewährleistet sein, d.h. mit der Einführung eines Informationssystems müssen bestehende Informationssysteme integriert werden. Dies ist am Decision Support &
OR Lab in Form des DSOR-Managers und der dahinterliegenden MySQLDatenbank der Fall, in der die an Lehrveranstaltungen des Decision Support &
OR Labs teilnehmenden Studenten ihre Daten verwalten. Diese Daten werden
vom Decision Support & OR Lab zu verschiedenen Einsatzzwecken zusätzlich
in der Lotus Notes-Datenbank Adressen DS&OR verwaltet. Ein Mechanismus
zum Abgleich der in den beiden Informationsumgebungen gespeicherten Daten
existiert bis dato nicht und ist weiteres Ziel dieses Projekts.
Der nachfolgende Zielbaum stellt die im Rahmen der Verbesserung von Koordination und Kommunikation sowie des Informationsmanagements zu realisierenden Teilziele im Zusammenhang dar. Das übergeordnete Ziel ist die Steigerung der Effizienz bei der Abwicklung der typischen Vorgänge innerhalb des
Decision Support & OR Labs.
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Festlegung klarer
Verantwortlichkeiten
innerhalb der
Lerhstuhlorganisation
Verbesserung der
Koordination zwischen
den Lehrstuhlmitgliedern
Erhöhung der
Transparenz in den
verschiedenen
Organisationsbereichen
Darstellung der Prozesse
in den verschiedenen
Organisationsbereichen
Konzept zur
Verbesserung der
lehrstuhlinterne
Kommunikation erstellen
Verbesserung der
lehrstuhlinternen
Kommunikation
Steigerung der
Effizienz des
Lehrstuhls
Verbesserung des
Informationsmanagements am
Lehrstuhl
Erhöhung der
Verfügbarkeit von
Informationen
Umfangreichere
Erfassung und
Bereitstellung von
Informationen
Implementierung einer
einheitlichen
Informationsumgebung
Richtlinien zur Erfassung
und aktiven Bereitstellung
von Informationen
erstellen
Verbesserung der
Integration der
bestehenden
Informationssysteme
Reduzierung von
Inkonsistenzen in der
Informationshaltung
Abb. 6: Zielbaum
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Datenaustausch zwischen
den bestehenden
Informationssystemen
realisieren
In Abstimmung mit dem Auftraggeber werden im Rahmen dieses Projekts primär die folgenden Teilziele adressiert:
1. Darstellung der Prozesse in den einzelnen Organisationsbereichen
2. Richtlinien zur Erfassung und aktiven Bereitstellung von Informationen
3. Implementierung einer einheitlichen Informationsumgebung
4. Datenaustauschs zwischen den bestehenden Informationssystemen
3.2 Soll-Prozesse
Wie auch bei der Ist-Analyse werden alle Prozesse aus der Soll-Konzeption im
Anhang dargestellt. Es folgen die Prozessbeschreibungen.
3.2.1
Terminplanung
Um bei der Planung von Terminen mit mehreren Beteiligten eine Verfahrensweise nach dem Trial and Error-Prinzip mit unbestimmter Laufzeit zu vermeiden, muss die gesamte lehrstuhlinterne Terminplanung strikt und transparent in
elektronischer Form abgewickelt werden. Mittels einer automatisierten Ermittlung gemeinsamer terminlicher Freiräume auf der Basis der individuellen Terminkalender können Terminvorschläge gezielter gewählt werden. Unter der
Voraussetzung einer sorgsamen Pflege der individuellen Terminkalender, in
denen generelle Arbeitszeiten sowie sämtliche Termine und Abwesenheitszeiten einzutragen sind, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Terminvorschläge von
allen Beteiligten unmittelbar akzeptiert werden können, ohne den Prozess wiederholte Male zu durchlaufen.
Ferner sollte die individuelle Terminplanung mit einer Aufgabenverwaltung
kombiniert sein, um die Abarbeitung von Aufgaben zeitlich besser koordinieren
zu können. Damit sind insbesondere komplexere Planungsprozesse wie die
Planung von Klausuren angesprochen. Zudem muss die Erfüllung niedrig priorisierter Aufgaben durch eine strikte Terminierung verbessert werden.
3.2.2
Meetingplanung
Die Teilnehmer an Meetings sollten die Möglichkeit haben, im Vorfeld Tagesordnungspunkte für die Agenda an zentraler Stelle zu sammeln. Damit wird den
übrigen Teilnehmern ermöglicht, sich im voraus Gedanken zu den Tagesordnungspunkten zu machen und Informationen zu sammeln. Damit werden bessere Voraussetzungen für die anschließende Besprechung geschaffen und die
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Ergebnisse aus der Besprechung optimiert. Durch die Möglichkeit, Tagesordnungspunkte unmittelbar für das zu einem späteren Zeitpunkt stattfindende
Meeting festzuhalten, sinkt zudem die Wahrscheinlichkeit, dass die Besprechung einzelner Themen vergessen wird.
Die zentral gesammelten Tagesordnungspunkte sollten gleichzeitig als Basis für
die Zuordnung etwaig getroffener Beschlüsse dienen, um diese gleichermaßen
zentral einsichtig und verbindlich festzuhalten. Zu diesem Zweck sollte in jedem
Meeting ein Mitarbeiter beziehungsweise eine studentische Hilfskraft des Decision Support & OR Labs die Rolle des Protokollanten übernehmen.
3.2.3
SHK-Verwaltung
Fällt bei einem Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs eine Aufgabe an,
die im Hinblick auf Anspruch und Sensitivität an eine studentische Hilfskraft delegiert werden kann, wird eine Aufgabenbeschreibung erstellt und gemeinsam
mit etwaig benötigten Arbeitsmaterialien an eine studentische Hilfskraft übergeben. Die Auswahl der studentischen Hilfskraft hängt vom Anforderungsprofil der
zu tätigenden Aufgabe ab. Zum Teil können Aufgaben an eine beliebige oder
die jeweils diensthabende studentische Hilfskraft übergeben werden. Andere
Aufgaben erfordern bestimmte Qualifikationen, über die die betraute studentische Hilfskraft verfügen muss. In diesen Fällen sollten zur Unterstützung des
Auswahlprozesses entsprechende Profildaten über alle studentischen Hilfskräfte des Decision Support & OR Labs zentral zur Verfügung stehen. Die Profildaten sollten insbesondere auch Angaben zur aktuellen Auslastung der betreffenden studentischen Hilfskraft umfassen, die von der studentischen Hilfskraft
selbst auf einem aktuellen Stand zu halten sind.
Die Aufgabenübergabe sollte transparent über eine zentrale Informationsumgebung erfolgen. Auf diesem Weg wird den Mitarbeitern des Decision Support &
OR Labs der Überblick über sämtliche aktuell in Bearbeitung befindlichen Aufgaben, die jeweiligen Bearbeiter und den jeweils aktuellen Bearbeitungsstatus
ermöglicht. Die zu erledigenden Aufgaben können dann gezielter auf die studentischen Hilfskräfte verteilt werden. Werden Aufgaben nicht an eine spezifische studentische Hilfskraft übergeben, sondern unspezifiziert in der zentralen
Informationsumgebung eingestellt, muss die zentrale Informationsumgebung
über einen Mechanismus verfügen zur Reservierung von Aufgaben verfügen,
um eine mehrfache Bearbeitung auszuschließen.
Ferner sollten Stundennachweise elektronisch geführt werden. Dadurch können
auch Stundennachweise transparent im Informationssystem verwaltet werden.
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3.2.4
Adressverwaltung
Bei der Erstellung der ausgehenden Korrespondenz und ausgehender Rechnungen sollten Adressdaten für jeden Mitarbeiter des Decision Support & OR
Labs möglichst einfach in neue Dokumente zu übernehmen sein. Dies setzt
voraus, dass Adressdaten nicht lokal verteilt sind, sondern zentral innerhalb
eines Informationssystems bereitstehen. Im Informationssystem nicht vorhandene Adressdaten sind grundsätzlich zunächst einzupflegen, damit anschließend jeder Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs zu jeder Zeit auf sie
zugreifen kann.
Studentische Adressdaten werden am Decision Support & OR Lab innerhalb
zweier getrennter Informationsumgebungen verwaltet. Diese Trennung resultiert
daraus, dass die an Lehrveranstaltungen des Decision Support Labs teilnehmenden Studenten ihre Daten selbst im DSOR-Manager und der zugrundeliegenden MySQL-Datenbank eintragen und pflegen, während ihre Daten von Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs in der Lotus Notes-Datenbank Adressen DS&OR zusätzlich zu rein internen Zwecken verwaltet werden. Aus diesem Grund ist eine Zusammenführung der beiden Datenquellen ausgeschlossen. Zur Gewährleistung der Konsistenz und Verlässlichkeit studentischer Adressdaten und zur Vermeidung des Aufwands durch die Pflege dieser Daten
innerhalb der beiden Informationsumgebungen ist daher ein laufender Abgleich
der Daten aus der internen Informationsumgebung mit den Daten aus der
MySQL-Datenbank des DSOR-Managers notwendig.
3.2.5
Korrespondenz
Eingehende Korrespondenz
Zur Entlastung des Sekretariats und zur Einsparung von Kosten sollte die tägliche Abholung und Verteilung der Post generell an die niedriger bezahlte,
diensthabende studentische Hilfskraft delegiert werden. Alle wichtigen Dokumente sollten mittels eines Scanners digitalisiert und innerhalb eines elektronischen Informationssystems archiviert werden. Dies ermöglicht den schnellen
Zugriff auf Informationen in Verbindung mit umfassenden Möglichkeiten zur weiteren Verarbeitung der Informationen. Studentische Hilfskräfte können die Tätigkeit des Digitalisierens und Archivierens übernehmen, soweit es sich nicht
um sensitive Informationen handelt.
Zum Einlesen von Dokumenten kommen grundsätzlich zwei Methoden in Frage. Per sogenanntem Image-Scan kann ein Dokument als Bilddatei eingelesen
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und gespeichert werden, wobei sich die begrenzten Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung der Textinformationen nachteilig äußern. So sind weder das Kopieren von Textelementen zur Weiterverwendung noch eine Suchfunktion über
die Dokumente möglich. Vorteil dieser Methode gegenüber einer optischen Zeichen- beziehungsweise Texterkennung ist jedoch die derzeit noch vergleichsweise große Schnelligkeit im Unterschied zur immer noch nicht ausgereiften
OCR-Technologie (Optical Character Reading), die nach wie vor relativ fehleranfällig ist und einen entsprechenden Nachbearbeitungsaufwand erfordert.
Formatierungen werden nicht korrekt umgesetzt und je nach Qualität von Vorlage und Scanner werden Zeichen nicht erkannt. Diese Methode bietet jedoch
den Vorteil, dass das Dokument anschließend textbasiert vorliegt und unfassend weiterverarbeitet werden kann.
Ausgehende Korrespondenz
Alle Informationen im Rahmen der ausgehenden Korrespondenz sollten in einem zentralisierten Informationssystem verwaltet werden, um bei Bedarf auf
entsprechende Informationen schnell zugreifen zu können. Das ist eine wesentliche Voraussetzung für die Verbesserung der Kommunikation mit den externen
Partnern des Decision Support & OR Labs. Da nicht generell jede Information
für alle Mitarbeiter und studentischen Hilfskräfte des Decision Support & OR
Labs bestimmt ist, muss das Informationssystem zum Schutz sensitiver Daten
über differenzierte Zugriffskontrollmechanismen verfügen.
Den Versand der ausgehenden Korrespondenz betreffend, sollten die geringer
bezahlten studentischen Hilfskräfte den Gang zur Poststelle beziehungsweise
zum Dekanat übernehmen, um Kosten zu sparen und das Sekretariat zu entlasten. Sind zum betreffenden Zeitpunkt keine studentischen Hilfskräfte anwesend
und sind keine zeitkritischen Dokumente unter der ausgehenden Korrespondenz, sollten Möglichkeiten zur zeitlich asynchronen Übergabe und Ausführung
der Aufgabe existieren und genutzt werden.
3.2.6
Rechnungen
Bei den eingehenden Rechnungen handelt es sich um wichtige Dokumente, die
digitalisiert und in einem elektronischen Informationssystem archiviert werden
sollten. Dieses Informationssystem sollte insbesondere über eine Vorlagefunktion verfügen, um die eingehenden Rechnungen den verantwortlichen Personen
zur sachlichen und rechnerischen Prüfung vorlegen zu können.
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Auch bei den ausgehenden Rechnungen und etwaigen Mahnungen handelt es
sich um wichtige Dokumente, die in einem elektronischen Informationssystem
archiviert werden sollten. Auf diesem Weg kann die Einhaltung von Zahlungsfristen bei offenen Rechnungen besser überwacht und das Sekretariat entlastet
werden. Das Informationssystem sollte die Überwachung von Zahlungsfristen
sowohl indirekt in Form spezieller Datensichten als auch aktiv in Form einer
Erinnerungsfunktion unterstützen.
3.2.7
Lehre
Die konzeptionelle Vorbereitung von Lehrveranstaltungen wird über die Erstellung von Lehrveranstaltungsdokumenten in der Lotus Notes-Datenbank
FB5Lehre vollzogen. Da es sich bei dieser Datenbank um eine Fachbereichsdatenbank handelt, deren Nutzung für alle Lehr- und Forschungseinheiten des
Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften an der Universität Paderborn verbindlich ist, erschließen sich in diesem Zusammenhang keine Verbesserungspotentiale. Um eine möglichst einheitliche Informationsumgebung mit entsprechenden Vorteilen für den Zugriff auf und den Austausch von Informationen zu erhalten, ist es jedoch erforderlich, diese Datenbank in das zukünftige Informationssystem zu integrieren.
Vorlesungen und Übungen
Notwendige Veränderungen bei der operativen Planung und Durchführung von
Vorlesungen und Übungen beziehen sich im wesentlichen auf die Erstellung
und Bereitstellung von Übungsblättern und Lehrmaterialien. In den meisten
Lehrveranstaltungen des Decision Support & OR Labs können die Studenten
freiwillig Übungsblätter bearbeiten. Die Ergebnisse werden auf die lehrveranstaltungsabschließende Prüfungsleistung angerechnet.
Das einzuführende Informationssystem sollte den Dozenten bei der Einhaltung
der Ausgabe-, Abgabe- und Rückgabetermine von Übungsblättern und bei der
zeitlichen Koordination der davon abhängenden Tätigkeiten, d.h. die Erstellung
sowie die Korrektur und Bewertung von Übungsblättern, unterstützen. Im einfachsten Fall ist dies anhand einer gezeiteten elektronischen Aufgabenliste mit
Erinnerungsfunktion möglich.
Weiterhin kann eine bessere Allokation von Lehrstuhlressourcen durch eine
höhere Effizienz bei der Erstellung von Übungsblättern und elektronischen
Lehrmaterialien erreicht werden. Entsprechende Vorlagen sollten zur Verfügung
- 37 -
stehen. Zudem sollten Übungsaufgaben und Lehrmaterialien zwecks Weiterverwendung nicht lokal, sondern in einem elektronischen und zentralisierten
Informationssystem abgelegt werden. Dies sichert die Weiterverwertbarkeit
nicht nur für den Dozenten selbst, sondern nach einem Personalwechsel auch
für etwaige Nachfolger.
Die Ergebnisse aus den bearbeiteten Übungsblättern sollten im DSORManager erfasst werden, um sie später automatisch auf die Ergebnisse aus der
abschließenden Prüfungsleistung verrechnen und den Lehrveranstaltungsteilnehmern unmittelbar zugänglich machen zu können. Genauso sollten elektronische Lehrmaterialien über den DSOR-Manager bereitgestellt werden, um den
an seinen Lehrveranstaltungen teilnehmenden Studenten eine einheitliche Informationsumgebung zu bieten. Damit kann nicht zuletzt auch im Sinne der
Lehrstuhlphilosophie des Decision Support & OR Labs dem Servicegedanken
gegenüber seinen Studenten Rechnung getragen werden.
Klausurplanung
Die Abbildung des Soll-Prozess zur Planung und Durchführung von Klausuren
im Anhang gibt nur denjenigen Prozessausschnitt wieder, bei dem darstellerische Veränderungen vorzunehmen waren. Bei diesem Ausschnitt handelt es
sich um die Erstellung von Klausuraufgaben und den darauf basierenden Aufgaben- und Antwortbögen. Klausuraufgaben sollten zwecks der Wiederverwendung in abgeänderter Form innerhalb eines elektronischen und zentralisierten
Informationssystems abgelegt werden.
Da der Prozess der Planung und Durchführung von Klausuren durch komplexe
zeitliche Abhängigkeiten gekennzeichnet ist, sollte der Dozent bei der zeitlichen
Koordination des gesamten Planungsprozesses unterstützt werden. Im einfachsten Falle ist dies anhand einer gezeiteten elektronischen Aufgabenliste mit
Erinnerungsfunktion möglich, in die der Planende sämtliche Termine einträgt.
Zu einem vordefinierten Zeitpunkt kann der Planende sich dann automatisch an
den jeweiligen Termin erinnern lassen. Außerdem hat er die Möglichkeit, sich
alle anfallenden Tätigkeiten jederzeit und unmittelbar im chronologischen Zusammenhang anzeigen zu lassen.
Weiterhin sollte zur Festlegung von Klausuraufsichten auf die Möglichkeiten zur
lehrstuhlinternen Gruppenterminplanung zurückgegriffen werden, um den Koordinationsaufwand zu senken. Ferner sollten Klausurergebnisse im DSORManager mit etwaigen Übungsergebnissen automatisiert verrechnet und veröffentlicht werden.
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Praktika
Praktikumsthemen sollten vom Praktikumskoordinator und den übrigen Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs in einer zentralen Informationsumgebung gesammelt und auf diesem Weg allgemein zur Disposition gestellt werden, um die Möglichkeit zu Anregungen zu bieten. Im Anschluss an die Abstimmung der Praktikumsthemen mit der Lehrstuhlleitung können die Praktikumsthemen aus der zentralen Informationsumgebung als Grundlage für eine
Veröffentlichung im DSOR-Manager und die Vergabe an die Praktikumsteilnehmer dienen. Die von den Praktikumsteilnehmern erzielten Praktikumsergebnisse sollten vom Praktikumsbetreuer nicht lokal in einer Microsoft ExcelTabelle sondern in der ausschließlich für die Administratoren des DSORManagers zugänglichen, veranstaltungsbezogenen Ergebnisansicht des DSORManagers intern verwaltet werden.
Seminare
Auch die Seminarthemenvorschläge sollten vom Seminarbetreuer und den übrigen Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs in einer zentralen Informationsumgebung gesammelt und auf diesem Weg allgemein zur Disposition gestellt werden. Somit können sich alle Beteiligten bereits im Vorfeld der Seminarthemenbesprechung mit der Lehrstuhlleitung Gedanken zu den Seminarthemen
machen. Die Seminarthemenvorschläge in der zentralisierten Informationsumgebung können im Anschluss an das Auswahlgespräch als Grundlage für eine
Veröffentlichung im DSOR-Manager und die Vergabe an die Seminarteilnehmer
dienen.
Die von den Seminarteilnehmern erzielten Seminarergebnisse sollten wiederum
in der veranstaltungsbezogenen Ergebnisansicht des DSOR-Managers intern
verwaltet werden. Darüber hinaus sollten die Seminarergebnisse exklusiv für
die jeweiligen Seminarteilnehmer in den personalisierten Informationsbereichen
des DSOR-Managers veröffentlicht werden. Von der Veröffentlichung der Seminarergebnisse sollten die Seminarteilnehmer per DSOR-Manager-News und
Email informiert werden. Zu diesem Zweck sollte es möglich sein, aus den Daten der Seminarteilnehmer im DSOR-Manager automatisch eine Emailverteilerliste zu erzeugen.
Zusätzlich sollte aufgrund der im DSOR-Manager verwalteten Seminarergebnisse automatisch eine Notenübersicht erstellt werden können, die anschließend ausgedruckt und am Decision Support & OR Lab ausgehängt wird. Weiterhin sollten für ausländische Studenten und Seminarteilnehmer der Studien-
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gänge Wirtschaftsinformatik und Wirtschaftsingenieurwesen automatisch papierbasierte Leistungsbescheinigungen erstellt werden können.
Diplomarbeiten
Bei der Betreuung von Diplomarbeiten haben sich zu diesem Zeitpunkt keine
wesentlichen ablauftechnischen Verbesserungspotentiale herausgestellt. Sollund Ist-Prozess sind identisch.
3.3 Pflichtenheft «IuK-System»
Das einzuführende beziehungsweise anzupassende Informations- und Kommunikationssystem (IuK-System) muss im Kern die Mitarbeiter des Decision
Support & OR Labs sowohl bei der Koordination ihrer eigenen Tätigkeiten als
auch bei der Koordination ihrer Tätigkeiten untereinander unterstützen. Die Koordination untereinander setzt eine umfassende und reibungslose Kommunikation voraus. Dabei müssen die direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs und die indirekte Kommunikation über
eine zentrale Informationsumgebung ineinander greifen. Informationen müssen
schnell über die Informationsumgebung bereitzustellen und abzurufen sein.
Entsprechend muss das Informations- und Kommunikationssystem umfassende
Möglichkeiten zur Speicherung, Rückgewinnung und Pflege von Informationen
bieten. Dies ist insbesondere auch eine wichtige Voraussetzung zur Verbesserung der Auskunftsfähigkeit und damit des Services gegenüber den externen
Partnern und Studenten des Decision Support & OR Labs.
3.3.1
3.3.1.1
Koordination
Aufgabenverwaltung
Zwecks einer besseren zeitlichen Koordination bei der Bearbeitung komplexer
Aufgaben ist für die Mitarbeiter am Decision Support & OR Lab eine zeitbasierte
Aufgabenverwaltung erforderlich, mit der sie ihre täglichen persönlichen Aufgaben besser koordinieren können. Sowohl einmalig als auch periodisch anfallende Aufgaben müssen gleichermaßen zu erfassen sein. Zudem muss die Aufgabenverwaltung einen schnellen Überblick über zusammenhängende Aufgaben
ermöglichen, d.h. ein Mechanismus zur Kategorisierung von Aufgaben ist notwendig. Dies ist insbesondere bei der Planung von Klausuren wichtig, die durch
eine Vielzahl von Aufgaben mit komplexen zeitlichen Abhängigkeiten
gekennzeichnet ist. Aus diesem Grund ist auch eine Erinnerungsfunktion
dringend notwendig, die den Ablauf von Fristen einen zuvor festgelegten
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notwendig, die den Ablauf von Fristen einen zuvor festgelegten Zeitraum im
voraus anmahnt.
Zur Koordination von Aufgaben zwischen den Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs muss die persönliche Aufgabenverwaltung der einzelnen Mitarbeiter durch entsprechende Funktionen ergänzt werden. Damit ist insbesondere
die Vorgangsbearbeitung (Workflow Management) angesprochen. Strukturierte
Workflows und Ad hoc-Workflows werden unterschieden. Strukturierte
Workflows werden eingesetzt, um wiederkehrende Abläufe zwischen Organisationseinheiten zu koordinieren. Demgegenüber finden Ad hoc-Workflows bei
weitgehend einmaligen Aufgaben Verwendung.
3.3.1.2
Terminplanung
Die Terminplanung muss sowohl die persönliche Terminplanung der einzelnen
Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs als auch die zeitliche Koordination
zwischen ihnen unterstützen. Aus diesem Grund müssen individuelle und kollektive Terminplanung ineinander greifen. Bei der individuellen Terminplanung
muss es möglich sein, Zugriffsrechte für andere Mitarbeiter zu vergeben. Insbesondere das Sekretariat muss stellvertretend für die Lehrstuhlleitung Termine
planen können. Auch im Zusammenhang mit Vertreterregelungen bei Abwesenheit von Mitarbeitern ist dies notwendig. Die im Rahmen des Soll-Konzepts
angesprochene automatisierte Freiraumermittlung für kollektive Terminplanungen auf der Basis der individuellen Terminkalender muss ebenfalls unterstützt
werden. Vor allem muss es neben der Eintragung von Terminen und Abwesenheitszeiten möglich sein, generelle Arbeitszeiten übergeordnet zu definieren.
3.3.1.3
Kommunikation
Die Koordination der Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs untereinander muss durch synchrone und asynchrone Kommunikationsformen unterstützt
werden. Bei der asynchronen Kommunikation treten Sender und Empfänger
einer Botschaft zeitlich versetzt zueinander in Kontakt. Dies ist insbesondere
beim Messaging (Email) der Fall. Das Messaging ermöglicht nicht nur den Austausch von Textinformationen, sondern auch von beliebigen elektronischen Daten. Auch für das Decision Support & OR Lab ist das Messaging eine zentrale
Kommunikationsform. Das Informations- und Kommunikationssystem muss das
Abrufen von Emails von jedem beliebigen Ort mit einer Internetverbindung aus
ermöglichen.
- 41 -
Die asynchrone Kommunikation hat den Nachteil, dass der Empfänger selbst
für den Empfang der Botschaft. Wann der Empfänger die Botschaft erhält,
hängt allein davon ab, wann er sie vom Emailserver abruft. Deshalb wird die
asynchrone Kommunikation zunehmend durch synchrone Kommunikationsformen, d.h. durch den Echtzeitaustausch von Informationen ergänzt. In diesem
Zusammenhang sind insbesondere Videokonferenzen zu nennen. Da synchrone Kommunikationsformen ihrerseits den Nachteil haben, dass Sender und
Empfänger einer Botschaft gleichzeitig mit dem Internet verbunden sein müssen, stehen synchrone und asynchrone Kommunikation in einem komplementären Verhältnis zueinander.
3.3.2
Neben der direkten Kommunikation zwischen Kommunikationspartnern ist die
indirekte Kommunikation über eine zentrale Informationsumgebung entscheidend für eine effiziente Zusammenarbeit der Mitarbeiter des Decision Support &
OR Labs. Alle wesentlichen Informationen, die bei der täglichen Arbeit am Decision Support & OR Lab anfallen oder benötigt werden, müssen im Informationssystem zur Verfügung stehen beziehungsweise zur Verfügung gestellt werden.
3.3.2.1
Speicherung
Um Informationen im Informations- und Kommunikationssystem verfügbar zu
machen, sind umfassende Möglichkeiten zum Anlegen und Speichern von Informationen erforderlich. Strukturierte Daten sollten feldorientiert im System
abgelegt werden können, wie es von relationalen Datenbanken her bekannt ist.
Dies ermöglicht den Zugriff auf ausgewählte Daten und das Anzeigen von Datensätzen nach individuellen Kriterien. Viele Daten, die innerhalb einer Organisation täglich anfallen, liegen aber nicht in strukturierter Form vor beziehungsweise können nicht oder nur mit hohem Aufwand in eine strukturierte Form gebracht werden. Dies betrifft im wesentlichen alle Arten multimedialer Informationen außer Textinformationen und Zahlen. Multimediale Daten wie Bild-, Audiound Videodaten, Tabellen und Hypertext liefern oft mehr Informationen als ausschließlich Text und Zahlen. Entsprechend sollten sie im Informations- und
Kommunikationssystem verwaltet werden können. Die hardwaretechnischen
Voraussetzungen zur Verarbeitung beliebiger multimedialer Informationen sind
mit der Hardwareausstattung des Decision Support & OR Labs bereits gegeben.
- 42 -
3.3.2.2
Rückgewinnung
Die Speicherung von Daten ist nur ein Teil eines Informations- und Kommunikationssystems. Wenn Daten zwar prinzipiell in der Informationsumgebung gespeichert sind, aus Gründen mangelnder Möglichkeiten zu ihrer Rückgewinnung operativ aber nicht genutzt werden können, entstehen Datenfriedhöfe.
Essentiell ist eine leistungsfähige Suchfunktion. Darüber hinaus hängen die
Möglichkeiten zur Rückgewinnung von Informationen von der Art der Speicherung ab. Wichtig ist die feldorientierte Speicherung von Text und Zahlen. Die
übrigen multimedialen Daten, die für die feldorientierte Speicherung nicht geeignet sind, müssen über die feldorientiert gespeicherten Daten in die Informationsumgebung eingeordnet werden.
Darauf aufbauend muss das System in Abhängigkeit von ausgewählten Feldwerten individuelle Ansichten auf Datensätze bieten. Zentral ist in diesem Zusammenhang die Kategorisierung von Informationen, durch die Informationen
im Kontext abgelegt werden können. Im besonderen wird die Möglichkeit einer
multidimensionalen Kategorisierung der Realität gerecht, da Informationen häufig nicht eindeutig einem einzelnen Zusammenhang beziehungsweise einer einzelnen Kategorie zugeordnet können. Auf diesem Weg wird vermieden, dass
betreffende Informationen unter Umständen redundant in der Informationsumgebung gespeichert werden. Das Vorhandensein einer Hypertextfunktionalität
verbessert zusätzlich die Möglichkeiten, zusammenhängende Informationen
aufzufinden.
3.3.2.3
Pflege
Neben der Speicherung und Rückgewinnung von Informationen stellt die Pflege
von Informationen einen weiteren zentralen Aspekt für ein Informations- und
Kommunikationssystem dar. Informationen müssen mit Zeitangaben zu ihrer
Erstellung und etwaigen Änderungen versehen sein, damit ihre Aktualität beurteilt werden kann. Aufgrund der zentralen Bedeutung dieser Angaben sollten sie
vom Informations- und Kommunikationssystem automatisch festgehalten werden. Ferner sollte die Archivierung alter Datenbestände unterstützt werden, um
die Informationsumgebung schlank und übersichtlich zu halten.
3.3.2.4
Zugriffskontrolle
Innerhalb einer zentralen Informationsumgebung gespeicherte Informationen
sind mitunter nicht für alle Personen vorgesehen, die Zugang zu dieser Informationsumgebung haben. Entsprechend muss das Informationssystem personen-
- 43 -
bezogene Zugriffsbeschränkungen erlauben. Diese Zugriffbeschränkungen
müssen dabei weiter zu differenzieren sein. Dies ist zum Beispiel dann notwendig, wenn Personen bestimmte Informationen zwar erhalten, diese aber nicht
verändern können sollen. Zugriffsbeschränkungen setzen eine Benutzeridentifikation voraus.
3.3.2.5
Mobile Nutzung
Da die Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs auch in Heimarbeit und
reisend tätig sind, ist es notwendig, dass Informationen auch außerhalb des
Decision Support & OR Labs genutzt werden können. In diesem Zusammenhang sollte der Onlinezugriff auf interne Informationen möglich sein. Dies setzt
den Schutz dieser Daten vor unbefugten Zugriffen bei ihrer Übertragung voraus.
Aber nicht nur die übertragenen Informationen müssen geschützt werden. Vielmehr muss das Informations- und Kommunikationssystem auch als Firewall
zwischen Intra- und Internet fungieren.
Darüber hinaus sollte aber nicht nur der Onlinezugriff auf interne Informationen
möglich sein. Insbesondere sollte es auch eine Möglichkeit geben, Daten lokal
zu speichern, zu bearbeiten und zu einem späteren Zeitpunkt automatisch mit
den Daten in der zentralen Informationsumgebung abzugleichen.
3.3.2.6
Austausch
Da der DSOR-Manager in seiner Funktion als Schnittstelle zwischen dem Decision Support & OR Lab und den an seinen Lehrveranstaltungen teilnehmenden
Studenten als fester Bestandteil des zukünftigen Informations- und Kommunikationssystems feststeht, die studentischen Daten aber zusätzlich im internen Informationssystem verwaltet werden müssen, ist ein Abgleich der beiden Datenquellen über eine entsprechende Schnittstelle notwendig. Der DSOR-Manager
verwaltet die studentischen Daten in einer MySQL-Datenbank. MySQLDatenbanken sind relationale Datenbanken. Entsprechend muss das Informations- und Kommunikationssystem Daten mit relationalen Datenbanken austauschen können.
Weiterhin pflegt die Lehrstuhlleitung Adressen, Termine, Aufgaben und andere
Informationen in einem 3Com Palm-Organizer3 und möchte diese ebenfalls im
zukünftigen Informationssystem zur Verfügung haben. Wiederum sind entsprechende Schnittstellen oder eine spezielle Software erforderlich.
3
3Com Corporation, http://www.3com.de, 26.09.2000.
- 44 -
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Anforderungen an das zukünftige Informations- und Kommunikationssystem:
Anforderungsbereich
Anforderungen
Koordination und Kommunikation Aufgabenverwaltung
•
individuell
•
kollektiv (Workflow Management)
Terminplanung
•
individuell
•
kollektiv
Kommunikation
•
asynchron (Messaging)
•
synchron (Echtzeitkommunikation)
Speicherung multimedialer Informationen
Rückgewinnung von Informationen
•
Kategorisierung
•
Suchfunktion
•
Hypertext
Archivierung von Informationen
Zugriffskontrolle
•
Benutzerauthentisierung
•
Zugriffsberechtigungsstufen
•
Zugriffskontrollebenen
Mobile Computing (Replikation)
Schnittstellen für den Datenaustausch
Tab. 4:
Anforderungen an das Informations- und Kommunikationssystem
- 45 -
3.4 Pflichtenheft «DSOR-Manager»
Die an Lehrveranstaltungen des Decision Support & OR Labs teilnehmenden
Studenten registrieren sich im DSOR-Manager und können infolgedessen auf
die im DSOR-Manager für sie bereitgestellten, lehrveranstaltungsbegleitenden
Informationen zugreifen. Insbesondere sollen die von den Lehrveranstaltungsteilnehmern erzielten Ergebnisse im DSOR-Manager veröffentlicht werden. Im
Hinblick auf Vorlesungen sollen dabei etwaige Ergebnisse aus der Bearbeitung
von Übungsblättern automatisch auf die Ergebnisse aus der abschließenden
Klausur verrechnet werden. Voraussetzung für die Veröffentlichung der Ergebnisse ist die Verschlüsselung dieser Daten. Diese Voraussetzung ist bis dato
nicht erfüllt.
Für Praktika und Seminare sollten die Themen über den DSOR-Manager angekündigt werden können, um die bisherige Themenankündigung auf der Homepage des Lehrstuhls zu ersetzen und die Informationsumgebung für die Teilnehmer an Praktika und Seminaren zu vereinheitlichen. Zwecks interner Koordination sollten Gesamtübersichten über die Teilnehmer der Seminare und
Praktika generiert werden können. Auch die Teilnahmebescheinigungen für
Praktiksteilnehmer und die Leistungsnachweise für Seminarteilnehmer aus bestimmten Studiengängen sollten nach Abschluss der betreffenden Lehrveranstaltungen automatisiert erstellt werden können, um ihre handschriftliche oder
halbmanuelle Erstellung durch das Sekretariat oder die Veranstaltungsbetreuer
zu vermeiden.
Ferner sollte eine Möglichkeit zur Erstellung von Emailverteilerlisten und zum
Versenden von Emails in den DSOR-Manager integriert werden. Auf diesem
Weg können die an Lehrveranstaltungen des Decision Support & OR Labs teilnehmenden Studenten direkter angesprochen und besser informieren werden.
Die Änderungsbedarfe im Überblick:
•
Datenverschlüsselung
•
Verrechnung und Veröffentlichung von Klausur- und Übungsergebnissen
•
Generierung von Seminar- und Praktikumsteilnehmerübersichten
•
Erstellung von Teilnahmebescheinigungen (Praktika) und
Leistungsnachweisen (Seminare)
•
Erstellung von Emailverteilerlisten und Versand von Emails
- 46 -
3.5 Softwareentscheidung
Die Ergebnisse aus Ist-Analyse und Soll-Konzept haben gezeigt, dass die am
Decision Support & OR Lab typischerweise ablaufenden Vorgänge der Unterstützung durch ein zentralisiertes Informationssystem bedürfen, um die Effizienz
bei der Abwicklung dieser Vorgänge zu steigern. Im Bereich Groupware gibt es
mehrere Anbieter von Standardsoftware. Pionier und Weltmarktführer mit mehr
als 56 Millionen weltweiten Anwendern ist Lotus Notes/ Domino 4 . Stärkster
Wettbewerber ist Microsoft Outlook/ Exchange 5 , das ursprünglich als reines
Messagingsystem konzipiert war und sukzessive zur Groupwareplattform ausgebaut wurde. Die übrigen Alternativen sind Novell GroupWise6 und Produkte
kleinerer Anbieter.
Die Domänen von Lotus Notes/ Domino sind Europa und insbesondere
Deutschland, wie eine Studie von IDC über den europäischen Messaging- und
Groupwaremarkt im ersten Quartal 20007 belegt. In dieser Studie wurden die
Marktanteile von Lotus Notes/ Domino, Microsoft Outlook/ Exchange, Novell
GroupWise und den übrigen Anbietern für die installierte Basis und für die neu
vergebenen Lizenzen erhoben:
Abb. 7: Groupwaremarkt in Europa und Deutschland
Quelle: PR-Com, 2000
In Europa lag der Marktanteil von Lotus Notes/ Domino bei der installierten Basis bei 46,8%, während Microsoft Exchange/ Outlook auf 25,8% und Novell
GroupWise auf 10,7% kam. Bei den neu vergebenen Lizenzen musste Novell
4
Lotus Deutschland, http://www.lotus.de, 05.10.2000.
5
Microsoft GmbH, http://www.microsoft.com/germany/, 05.10.2000.
Novell Deutschland, http://www.novell.de, 05.10.2000.
6
7
PR-Com GmbH, http://www.pr-com.de/Pri.nsf/32c3d196b7109a7741256633004daa5e/
ec0b32d521a6ecc4c12568f900459490?OpenDocument, 05.10.2000.
- 47 -
GroupWise mit einem Marktanteil von nur noch 3,9% deutliche Verluste zugunsten von Lotus Notes/ Domino und Microsoft Outlook/ Exchange hinnehmen, die auf Marktanteile von 50,8% und 38,1% kamen.
In Deutschland zeichnete sich bei der installierten Basis ein ähnliches Bild ab.
Lotus Notes/ Domino kam auf 50,1%, während Microsoft Outlook/ Exchange auf
27,5% und Novell GroupWise auf 10,5% kam. Bei den neuen Lizenzen zeichnete sich jedoch ein deutliches Bild zugunsten von Lotus Notes/ Domino ab. Lotus
Notes/ Domino kam hier auf einen Marktanteil von 68,5%. Microsoft Outlook/
Exchange und Novell GroupWise erreichten im ersten Quartal 2000 Marktanteile von 21,5% und 3,6%.
Der Trend ist deutlich: Novell GroupWise wird in Deutschland und Europa von
Lotus Notes/ Domino und Microsoft Outlook/ Exchange zunehmend vom Markt
verdrängt. Microsoft Outlook/ Exchange konnte bei den neu vergebenen Lizenzen Boden gegenüber Lotus Notes/ Domino gutmachen. In Deutschland zeichnet sich jedoch eine klare Monopolisierungstendenz zugunsten von Lotus Notes/ Domino ab. Dort wurden dreimal so viele neue Lizenzen für Lotus Notes/
Domino verkauft wie für Microsoft Outlook/ Exchange. Bei der installierten Basis
liegt die Marktaufteilung in Deutschland und Europa zwischen Lotus Notes/
Domino und Microsoft Outlook/ Exchange beim Verhältnis zwei zu eins.
Aufgrund der aktuellen Marktaufteilung wurden lediglich Lotus Notes/ Domino
und Microsoft Outlook/ Exchange auf ihre Einsetzbarkeit am Decision Support &
OR Lab hin überprüft. Um praktische Erfahrungen mit beiden Informationssystemen in die Softwareentscheidung einfließen zu lassen, wurden professionelle
IT-Berater zu diesem Thema befragt. Die folgenden Kriterien wurden erörtert:
•
Kommunikation (Messaging, Echtzeitkommunikation)
•
Koordination (Terminplanung, Aufgabenverwaltung)
•
Datenmanagement (Speicherung/ Rückgewinnung von Informationen)
•
Datenaustausch (Replikation, Schnittstellen)
•
Datensicherheit (Zugriffskontrolle, Datenverschlüsselung)
•
Ergonomie
•
Anwendungsentwicklung
Die Leistungen beider Informationssysteme in den Bereichen Messaging und
Groupware sind vergleichbar. Während Lotus Notes/ Domino entwicklungsgeschichtlich betrachtet von vornherein als Groupwareplattform mit integriertem
Messaging konzipiert war, war Microsoft Outlook/ Exchange als Messaging-
- 48 -
system konzipiert und wurde im nachhinein um Groupwarefunktionalitäten erweitert. Traditionell hatte Lotus Notes/ Domino seit jeher Defizite im Bereich
Messaging, während Microsoft Outlook/ Exchange Defiziten im Bereich Groupware aufwies. Inzwischen hat Lotus Notes/ Domino im Bereich Messaging
durch die Unterstützung aller gängigen Standards wie POP3, IMAP4, SMTP
und LDAP Boden gutgemacht, während Microsoft Outlook/ Exchange seinerseits im Bereich Groupware aufgeholt hat.
In den Punkten Datenmanagement, Datenaustausch und Datensicherheit kann
keines der beiden Informationssysteme eindeutige Vorteile für sich verbuchen.
Auf Seiten von Lotus Notes/ Domino werden der leistungsfähigere Replikationsmechanismus, mit dem uni- und bidirektional Daten ausgetauscht und abgeglichen werden können, und die differenzierteren Zugriffskontrollmechanismen als Vorteile gegenüber Microsoft Outlook/ Exchange betrachtet. Zudem
gibt es eine Besonderheit des Sicherheitskonzepts von Microsoft Outlook/ Exchange: Es ist eng mit dem Sicherheitskonzept des Betriebssystems Microsoft
Windows NT verknüpft. Entsprechend gibt es Microsoft Outlook/ Exchange
ausschließlich für dieses Betriebssystem, während Lotus Notes/ Domino praktisch für alle gängigen Betriebssysteme – unter anderem auch für Linux – erhältlich ist. Demgegenüber ist Microsoft Outlook/ Exchange auf der Seite des
Benutzers die Windows-Konformität des Interfaces zugute zu halten. Demgegenüber geht Lotus Notes/ Domino in diesem Bereich weitgehend eigene Wege
und bringt bei seiner Einführung einen höheren Schulungsaufwand mit sich.
Andererseits verfügt Lotus Notes/ Domino auf der Seite der Entwickler über eine leistungsfähige und auf Groupwarefunktionalitäten zugeschnittene Anwendungsentwicklungsumgebung. Im Microsoft Outlook/ Exchange-Umfeld muss
für die Entwicklung auf Visual Basic zurückgegriffen werden, das seinerseits
nicht speziell auf Groupwarefunktionalitäten zugeschnitten ist und einen
erhöhten Entwicklungsaufwand erfordert.
Sowohl Lotus Notes/ Domino als auch Microsoft Outlook/ Exchange kommen
funktional für den Einsatz am Decision Support & OR Lab in betracht. Da die
Ressourcen des Decision Support & OR Labs jedoch knapp bemessen sind,
wurde der Kostenfaktor zum entscheidenden Kriterium für die Auswahl eines
der beiden Informationssysteme. Durch die Lehr- und Forschungseinheit
Groupware Competence Center existieren an der Universität Paderborn bereits
eine Lotus Notes/ Domino-Infrastruktur und entsprechendes Know-how. Alle
benötigten Lizenzen stehen kostenlos zur Verfügung. Beim Einsatz von Lotus
Notes/ Domino könnte das Decision Support & OR Lab auf diese Ressourcen
zurückgreifen, während beim Einsatz von Microsoft Outlook/ Exchange ent-
- 49 -
sprechende Ressourcen beschafft werden müssten. Im einzelnen wären dann
die Anschaffung eines eigenen Servers, die Beschaffung der benötigten Lizenzen und der Aufbau des notwendigen Know-hows zu finanzieren. Aus diesem
Grund entschieden sich die Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs für
den Einsatz von Lotus Notes/ Domino und die Nutzung der durch das Groupware Competence Center zur Verfügung gestellten Infrastruktur.
Darüber hinaus sprechen die zahlreichen Lotus Notes-Datenbanken, die im
Umfeld des Decision Support & OR Labs und der Universität Paderborn bereits
Verwendung finden, für den Einsatz von Lotus Notes/ Domino. Insbesondere
die Nutzung der Fachbereichsdatenbanken für das Prüfungsmanagement im
Wirtschaftsinformatikgrundstudium und für das Management der Hauptstudiumslehrveranstaltungen im Fachbereich Wirtschaftswissenschaften ist für alle
betroffenen Lehr- und Forschungseinheiten verbindlich und legt den Einsatz
von Lotus Notes/ Domino nahe. Nur auf diesem Weg kann ein möglichst einheitliches und integratives Informations- und Kommunikationssystem realisiert
werden.
- 50 -
4 STANDARDSOFTWAREANPASSUNG
4.1 Pavone Enterprise Office
Die Groupwareplattform Lotus Notes besteht im Kern aus den Komponenten
Email, Terminplanung und Aufgabenverwaltung. Darüber hinaus bietet Lotus
Notes ein differenziertes Sicherheitssystem mit verschiedenen Sicherheitsebenen und Zugriffsberechtigungsstufen sowie eine leistungsfähige, auf die speziellen Bedürfnisse aus der gemeinsamen Nutzung von Informationen in Teams
zugeschnittene Anwendungsentwicklungsumgebung auf Datenbankebene. Eine
vollständig vorgefertigte informationstechnische Lösung für das Informationsmanagement im Bürobereich von Organisationen ist jedoch nicht Teil des Lieferumfangs von Lotus Notes. Derartige Anwendungen müssen entweder eigens
entwickelt oder als kommerzielle Produkte eines der zahlreichen sogenannten
Lotus Business Partner zugekauft und gegebenenfalls angepasst werden.
Durch das Groupware Competence Center der Universität Paderborn besteht
ein enger Kontakt zum in Paderborn ansässigen Lotus Business Partner Pavone8, der eine professionelle Lösung für das Informationsmanagement und zur
Unterstützung von Geschäftsprozessen auf Lotus Notes-Basis entwickelt und
vertreibt. Das sogenannte Pavone Enterprise Office steht dem Decision Support
& OR Lab kostenlos zur Verfügung.
4.1.1
Aufbau
Das Pavone Enterprise Office besteht aus fünf Lotus Notes-Datenbanken. Hierbei handelt es sich um vier Datenbanken, die untereinander stark verzahnt sind,
und um eine Hilfedatenbank.
Abb. 8: Datenbanken des Pavone Enterprise Offices
8
Pavone AG, http://www.pavone.de, 12.10.2000.
- 51 -
Die Anwendungsdatenbank ist die Hauptschnittstelle zwischen dem Pavone
Enterprise Office und seinen Anwendern. Im täglichen Einsatz arbeiten die Benutzer größtenteils innerhalb dieser Datenbank. Dort werden Informationen angelegt, gespeichert und abgerufen. Insbesondere fungiert die Anwendungsdatenbank als Kommunikationszentrale zwischen einer Organisation und ihren
Partnern.
Langfristig konstante Informationsobjekte wie Schlüsselwortlisten, die zur Auswahl von Feldinhalten angeboten werden, Briefköpfe und Anredeformeln für
Briefe sowie diverse Arten von Vorlagen werden zentralisiert in der Vorlagendatenbank von Pavone Enterprise Office verwaltet und bei Bedarf aus der Anwendungsdatenbank heraus abgerufen. Das dahinterstehende sogenannte Repository-Konzept, d.h. die zentrale Haltung derartiger Informationsobjekte, verbessert die Wartbarkeit des Systems, da die Informationsobjekte zentral gepflegt
und Redundanzen vermieden werden. Aktualisierungen bestimmter Informationsobjekte können somit leichter vorgenommen werden, und die Fehleranfälligkeit des Informationssystems im Hinblick auf die Aktualität von Informationen
sinkt.
In der Organisationsdatenbank wird die Struktur der das Pavone Enterprise Office einsetzenden Organisation abgebildet. Als Organisationseinheiten werden
Personen, Rollen, Abteilungen, Arbeitsgruppen und Sachen unterschieden. Die
definierten Personen, Rollen, Abteilungen und Arbeitsgruppen können im Rahmen der Vorgangsbearbeitung adressiert werden. Für jeden Vorgang ist die
Reservierung benötigter Ressourcen, d.h. von Sachen möglich.
Für jede Person, Rolle, Abteilung, Arbeitsgruppe und Sache wird in der Organisationsbank ein eigenes Dokument entsprechenden Typs angelegt. Die Erstellung dieser Dokumente kann manuell oder alternativ mit sogenannten Pavone
Organization Modeler vorgenommen werden. Es handelt sich dabei um ein zusätzliches grafisches Modellierungswerkzeug.
Personen, Rollen, Abteilungen und Arbeitsgruppen können im Rahmen der
Vorgangsbearbeitung (engl.: Workflow Management) aus der Anwendungsdatenbank heraus adressiert werden. Bei der Vorgangsbearbeitung werden Personen, Rollen, Abteilungen oder Arbeitsgruppen im Rahmen einer Gesamtaufgabe einzelne Teilaufgaben zugewiesen, die zeitlich und logisch voneinander
abhängen. Diese Vorgänge laufen dokumentenbasiert ab, d.h. ein oder mehrere Dokumente werden von Mitarbeitern erstellt, bearbeitet und unter vordefinierten Bedingungen an andere Mitarbeiter zur Weiterbearbeitung und -verteilung
- 52 -
weitergeleitet. Der Vorgang endet, wenn das oder die Dokumente fertig bearbeitet wurden.
Ad hoc definierte sowie vollständig vorstrukturierte Vorgangstypen werden unterschieden. Vorgänge beider Typen werden von der Anwendungsdatenbank
aus initiiert, wobei Ad hoc-Vorgänge zu diesem Zeitpunkt auch definiert werden.
Strukturierte Vorgänge werden demgegenüber im voraus definiert und in der
Prozessdatenbank gespeichert.
Zur Erstellung strukturierter Vorgänge steht wiederum ein zusätzliches grafisches Modellierungswerkzeug zur Verfügung. Der sogenannte Pavone Process
Modeler ist für das Gestalten strukturierter Vorgangstypen unumgänglich. Im
Pavone Process Modeler werden die strukturierten Vorgangstypen als gerichtete Graphen dargestellt. Die vorgangsbearbeitenden Instanzen, d.h. Personen,
Rollen, Abteilungen, Arbeitsgruppen oder auch Agenten, und die ihnen zugewiesenen Vorgangsbearbeitungsschritte werden durch grafische Symbole repräsentiert, durch Pfeile verbunden und auf diesem Wege in einen logischen Zusammenhang gebracht. Und, Oder und exklusives Oder werden an logischen
Verknüpfungen unterschieden. Die fertiggestalteten strukturierten Vorgangstypen werden anschließend in Prozessdatenbank eingetragen.
4.1.2
Funktionen
Den Mittelpunkt einer jeden Lotus Notes- und damit auch Pavone Enterprise
Office-Datenbank bilden die Masken und Ansichten, mit denen unterschiedliche
Dokumenttypen erstellt und selektiv nach Feldwerten angezeigt werden. Die
Masken und Ansichten im Enterprise Office sind auf das Informationsmanagement im Bürobereich von Organisationen und auf die Kommunikation von Organisationen mit ihren externen Partnern zugeschnitten. Die Anwendungsdatenbank von Pavone Enterprise Office beinhaltet Masken zur Erstellung von
Adressdokumenten, Memos, Briefen und Berichten sowie eine Fülle verschiedener Ansichten.
Auf der Basis der integrierten Adressverwaltung können im Pavone Enterprise
Office (Version 4.6d) Briefe und Emails adressiert sowie interne Dokumente wie
Memos zugeordnet werden. Während Memos vorwiegend zum Anfertigen von
Notizen dienen, können vor allem in Berichten praktisch beliebige organisationsinterne Informationen erfasst werden. Die integrierte Vorgangsbearbeitung
unterstützt weiterhin die arbeitsteilige Abwicklung von Geschäftsprozessen.
- 53 -
4.1.2.1
Adressverwaltung
Adressinformationen werden in ein- und ausgehende Briefe und Emails vererbt
und dienen als Grundlage zur Einordnung von Dokumenten im Pavone Enterprise Office. Die in den Adressdokumenten enthaltenen Informationen zu den
externen Kontakten einer Organisation gehen dabei über reine Adressinformationen hinaus. Neben differenzierten Angaben zur betreffenden Person und/
oder Organisation und der jeweiligen Adresse können Adressdokumente wichtige Adressierungsdaten für die Telekommunikation und für die monetäre Geschäftabwicklung aufnehmen. Dadurch ist gewährleistet, dass alle wichtigen
personen- und organisationsgebundenen Informationen an einer zentralen Stelle verwaltet werden und schnell zugänglich sind.
Die folgenden Abbildungen zeigen die wesentlichen Ausschnitte eines Adressdokuments. Zur besseren Übersicht werden die Informationen in Adressdokumenten innerhalb einer sogenannten Tabbed Table gespeichert. Tabbed Tables
sind Nachempfindungen papierbasierter Karteiablagen und bieten mit visuellen
Einschränkungen gegenüber herkömmlichen Tabellen eine weitere Dimension
zum Ordnen von Informationen. Die erste Abbildung zeigt den Tab Allgemein, in
dem allgemeine Angaben zu Person und/ oder Organisation sowie Daten für die
Telekommunikation gespeichert werden:
Abb. 9: Maske «Adresse», Tab «Allgemein»
- 54 -
Detailliertere Adressinformationen und Angaben zur Bankverbindung werden im
Tab Detailliert eingetragen:
Abb. 10: Maske «Adresse», Tab «Detailliert»
Im Tab Einstellungen werden eine Anrede- und eine Grußformel aus der Vorlagendatenbank ausgewählt und als Standardvorgaben für die Verwendung in
Briefen oder Emails festgelegt. Die Auswahl und das Erscheinungsbild der Adressdaten in Briefen werden über eine auszuwählende Anschriftenformel festgelegt. Anschriftenformeln werden ebenfalls in der Vorlagendatenbank verwaltet. Über die Anschriftenformeln hinaus können die Auswahl und das Erscheinungsbild der Adressdaten in Briefen individuell angepasst werden. Außerdem
wird der Versandweg für Serienbriefe an die betreffende Adresse standardmäßig festgelegt. Zur Auswahl stehen der Versand als Brief, Fax oder Email sowie
die Ausgabe des einzelnen Serienbriefdokuments als elektronisches Dokument
zur weiteren Bearbeitung in eine temporäre Datenbank, da Serienbriefe innerhalb des Enterprise Offices nur als Ganzes und nicht in Form einzelner Dokumente vorliegen.
Ferner können Adressen klassifiziert werden. Unterschieden werden übergeordnet eine Sender- und eine Empfängerklasse. Eine beliebige Unterklassifizierung ist möglich.
- 55 -
Abb. 11: Maske «Adresse», Tab «Einstellungen»
Im Tab Weiteres können zusätzliche Informationen angegeben werden. Zu diesem Zweck enthält der Tab ein Rich Text-Feld, das sowohl für die Aufnahme
von formatiertem Text als auch beliebiger multimedialer Informationen geeignet
ist. Außerdem wird in jedes Adressdokument dessen Ersteller als Verantwortlicher für seine Pflege standardmäßig eingetragen. Diese Auswahl hat keinen
Einfluss auf die Vergabe von Zugriffsrechten. Eine Änderung der Verantwortlichkeit ist jederzeit möglich.
Zum Überblick über die Adressdokumente bietet das Enterprise Office zwei Ansichten. Die Ansicht Alle listet sämtliche Adressdokumente kategorisiert nach
Organisation und Person auf. Unter jedem Organisationseintrag werden sämtliche Adressdokumente der zugeordneten Personen angezeigt. Dies bewirkt, das
jedes Dokument, das sowohl Informationen zur Organisation als auch zur Person beinhaltet, in der Ansicht zum einen unter dem Eintrag für die Organisation
und zum anderen unter dem Eintrag für die Person zu finden ist. Die Dokumente werden dadurch aber nicht redundant im System gespeichert, sondern lediglich unterhalb verschiedener Kategorien angezeigt.
- 56 -
Abb. 12: Ansicht «Adressen – Alle»
Die Ansicht Klassen listet alle klassifizierten Adressdokumente übergeordnet
kategorisiert nach Sender- und Empfängerklasse mit etwaigen Unterklassen
auf.
4.1.2.2
Memos
Memos sind sehr einfach strukturierte Dokumente, die aufgrund der Rich TextFunktionalität von Lotus Notes in der Lage sind, neben formatiertem Text auch
beliebige multimediale Informationen aufzunehmen. In erster Linie sind sie für
die Aufzeichnung von Notizen – z.B. Gesprächsnotizen – gedacht, die auf der
Basis eines ausgewählten Adressdokuments dem jeweiligen Geschäftspartner
zugeordnet werden. Dank der Rich Text-Funktionalität der Memos kann z.B. ein
Telefongespräch auch als Audiodatei aufgezeichnet, in ein Memo eingebunden
und dem betreffenden Gesprächspartner durch die vorherige Auswahl des zugehörigen Adressdokuments zugeordnet werden.
- 57 -
Abb. 13: Maske «Memo»
4.1.2.3
Korrespondenz
Für die Korrespondenz werden im Enterprise Office insgesamt vier verschiedene Masken verwendet. Diese Differenzierung resultiert einerseits aus der Unterscheidung zwischen ein- und ausgehendem Schriftverkehr, die notwendig ist,
da eingehende Briefe eine andere Handhabung erfordern als ausgehende.
Während ausgehende Briefe in elektronischer Form erstellt und dann für den
Versand ausgedruckt werden, liegen eingehende Schriftstücke zunächst papierbasiert vor und müssen erst digitalisiert werden, bevor sie im Informationssystem gespeichert werden können. Für den ausgehenden Schriftverkehr werden seinerseits drei Masken verwendet. Die Wahl des Dokumenttypen für den
ausgehenden Schriftverkehr hängt wiederum davon ab, ob es sich um Briefe
oder Serienbriefe handelt, und ob Briefe mit den Textverarbeitungsfunktionen
von Lotus Notes oder unter Verwendung von Microsoft Word erstellt werden.
Eingangsdokumente
Zur Aufnahme der eingehenden Korrespondenz in das Informationssystem wird
eine sehr einfach aufgebaute Maske verwendet, die im wesentlichen zwei Funktionen erfüllt: Sie nimmt die digitalisierten Dokumente in einem Rich Text-Feld
- 58 -
auf und ordnet die gespeicherten Informationen ein. Die Einordnung erfolgt wie
auch bei den Memos und den meisten anderen Dokumenten über die Zuordnung des Eingangsdokumentes zu einem vorherig ausgewählten Adressdokument. Die relevanten Adressinformationen werden dann in das Eingangsdokument vererbt.
Abb. 14: Maske «Eingangsdokument»
Briefe
Die Maske Brief enthält diverse Felder für Adressierungsdaten, die Anrede- und
Grußformel und den eigentlichen Inhalt des Briefs. Daneben können für geschäftliche Briefe weitere Felder optional eingeblendet werden. Die Adressierungsdaten sowie die Anrede- und die Grußformel werden auf Wunsch aus einem ausgewählten Adressdokument in Briefe eingefügt. Ferner können Briefköpfe aus der Vorlagendatenbank ausgewählt werden, mit denen Briefe gemeinsam angezeigt und ausgedruckt werden. Briefe und Briefköpfe werden
nicht gemeinsam abgespeichert. Die Briefköpfe werden zu gegebener Zeit immer wieder aus der Vorlagendatenbank ausgelesen. Dies ermöglicht, Änderungen an Briefköpfen zentral vorzunehmen. Ferner können in der Vorlagendatenbank diverse Arten von Vorlagen wie Textbausteine verwaltet und in das Rich
Text-Feld von Briefen eingefügt werden.
- 59 -
Abb. 15: Maske «Brief»
Adressdokumenten zugeordnete Memos, Eingangsdokumente und Briefe werden innerhalb zweier Korrespondenzansichten gemeinsam unterhalb der ihnen
zugeordneten Adressdokumente angezeigt. Die Ansicht Korrespondenz – Organisationen und Personen kategorisiert die benannten Dokumenttypen analog
zur Ansicht mit allen Adressen nach den adressierten Organisationen und Personen. Demgegenüber listet die Ansicht Korrespondenz – Organisationen Adressdokumente ausschließlich kategorisiert nach Organisationen auf, sofern sie
einer Organisation zugeordnet sind, und ordnet die im Rahmen der Korrespondenz erstellten Dokumente entsprechend zu.
Die folgende Abbildung zeigt die Ansicht Korrespondenz – Organisationen und
Personen:
- 60 -
Abb. 16: Ansicht «Korrespondenz – Organisationen und Personen»
Serienbriefe
Pavone Enterprise Office-Serienbriefe unterscheiden sich im wesentlichen nicht
von gewöhnlichen Pavone Enterprise Office-Briefen. Der Aufbau der Masken
für Briefe und Serienbriefe ist weitgehend gleich. Im Unterschied zu gewöhnlichen Briefen richten sich Serienbriefe nicht an einzelne Adressaten, sondern an
eine zuvor zu erstellende Liste von Adressaten. Adressdokumente können in
einer der beiden Adressansichten ausgewählt und eine entsprechende Adressatenliste über die gleichnamige Aktionsschaltfläche erzeugt werden. Adressatenlisten beruhen auf einer eigenständigen Maske, über die Adressatenlisten
auch im nachhinein noch bearbeitet werden können. Insbesondere besteht die
Möglichkeit, Adressatenlisten aus mehreren anderen Adressatenlisten zusammenzustellen. In der Ansicht Korrespondenz – Serienbriefe und Adressatenlisten werden Serienbriefe und Adressatenlisten jeweils unterhalb der gleichnamigen Kategorie angezeigt.
Zum Versand werden Serienbriefe ausgedruckt oder anderweitig verschickt.
Dabei wird auf die entsprechende Voreinstellung zur Versendungsart in den
einzelnen Adressdokumenten zurückgegriffen. Während einzelne Serienbriefdokumente als tatsächliche Briefe oder als Faxe zum Versand zunächst ausge-
- 61 -
druckt werden, werden Serienbriefdokumente in Form von Emails unmittelbar
versendet. Nach der Ausgabe von Serienbriefen wird automatisch ein Serienbriefprotokoll generiert und eingeblendet. Das Serienbriefprotokoll zeigt den
Serienbrief wie er ausgegeben wurde und hält Informationen zum Erfolg oder
Misserfolg der Serienbriefausgabe fest.
Office-Dokumente
Zur Erstellung eines Microsoft Word-Briefs muss eine entsprechende Microsoft
Word-Vorlage in der Vorlagendatenbank des Pavone Enterprise Offices entweder bereits existieren oder dort zunächst angelegt werden. Soll anschließend
ein Microsoft Word-Brief mit der entsprechenden Vorlage erstellt werden, wird
Microsoft Word automatisch mit einem neuen Dokument auf Basis der Vorlage
gestartet. Die Adressinformationen und die Anrede- und die Grußformel werden
gegebenenfalls von einem zuvor selektierten Adressdokument vererbt. Mit dem
Speichern und Schließen des Microsoft Word-Briefes wird im Pavone Enterprise Office ein entsprechendes Ausgangsdokument erzeugt. Auch Lotus
WordPro-Dokumente und Microsoft Excel-Tabellen können auf diese Weise in
das Pavone Enterprise Office eingebunden werden.
4.1.2.4
Email
Eingehende Email
Jede Lotus Notes-Datenbank kann als sogenannte Mail-In-Datenbank konfiguriert werden. Auf diesem Weg wird die Datenbank befähigt, als eigenständiger
Adressat Emails zu empfangen. Im öffentlichen Namens- und Adressbuch der
jeweiligen Lotus Notes-Domäne ist dazu ein spezieller Eintrag der Datenbank
notwendig. Die Datenbank erhält dort einen eindeutigen Namen, anhand dessen sie später adressiert wird.
Alle eingehenden Emails werden im Pavone Enterprise Office zu Eingangsdokumenten transformiert. Für die eigentliche Transformation sorgt die ScriptBibliothek Espresso TransformLib. Im Rahmen der Transformation werden alle
wichtigen Informationen aus den Emails in die Felder der neu zu erstellenden
Eingangsdokumente kopiert. Für das initiieren des Transformationsprozesses
ist der Agent Mail-In zuständig, der in dreißigminütigen Abständen auf dem
Server ausgeführt wird.
Zur Handhabung der neu erstellten Eingangsdokumente bietet das Enterprise
Office insgesamt vier unterschiedliche Möglichkeiten. Zwei dieser Möglichkeiten
laufen darauf hinaus, dass die eingehenden Emails in speziellen Ordnern in der
- 62 -
Anwendungsdatenbank abgelegt werden. Entweder wird vom Pavone Enterprise Office automatisch der Ordner Eingangskorb E-Mail oder alternativ manuell
ein Ordner mit dem reservierten Namen ($Inbox) angelegt (vgl. Email-DB).
Die beiden übrigen Möglichkeiten greifen auf die Vorgangsbearbeitungskomponente des Pavone Enterprise Offices zurück und bewirken, dass die Eingangsdokumente bestimmten Mitarbeitern zur Weiterbearbeitung und -verteilung vorgelegt werden. Dafür sorgt wiederum der Agent Mail-In. Vorbedingung ist, dass
entweder in der Organisationsdatenbank eine Rolle mit dem reservierten Namen Mail-In angelegt und wenigstens einem Mitarbeiter zugewiesen, oder dass
ein gleichnamiger Vorgangstyp in der Prozessdatenbank erstellt wurde. Im Falle
der Rollenzuweisung sorgt der Agent Mail-In dafür, dass den betrauten Mitarbeitern alle eingehenden Emails zur Weiterbearbeitung und -verteilung vorgelegt werden. Das Anlegen des Vorgangstypen Mail-In führt seinerseits dazu,
dass dieser Vorgang automatisch durch den Agenten Mail-In initiiert wird.
Unabhängig davon, welche Variante gewählt wird, werden alle eingehenden
Emails beziehungsweise die erzeugten Eingangsdokumente nach Absendern
kategorisiert zusätzlich in der eigens für sie vorgesehenen Ansicht Email – nach
Absender angezeigt: Diese Ansicht ist analog zu den Korrespondenzansichten
aufgebaut, d.h. unterhalb der Kategorien für die Absender werden das entsprechende Adressdokument und die aus den eingegangenen Emails erzeugten
Eingangsdokumente angezeigt. Voraussetzung ist, dass die Email-Adresse des
jeweiligen Absenders in dessen Adressdokument eingetragen ist.
Ausgehende Email
Ausgehende Emails können im Pavone Enterprise Office jederzeit erstellt und
versendet werden. Zwei grundlegend verschiedene Mechanismen stehen zu
diesem Zweck zur Verfügung. Zum einen existiert in jeder Ansicht eine Aktionsschaltfläche zur Erstellung von Emails, über die die persönliche Mail-Datenbank
des Benutzers mit einer neuen Email geöffnet wird. Soweit in der betreffenden
Ansicht des Enterprise Offices zuvor ein Adressdokument mit einer darin enthaltenen Email-Adresse ausgewählt wurde, wird diese automatisch in das Empfängerfeld der neuen Email übernommen. Auch die Anrede- und die Grußformel
werden dabei aus dem Adressdokument in den Inhalt der Email eingefügt. Die
so versendeten Emails werden anschließend als Memos in der Ansicht Email
nach Empfänger angezeigt, die analog zur Ansicht für die eingehende Email
aufgebaut ist.
- 63 -
4.1.2.5
Berichtswesen
Berichte dienen im Pavone Enterprise Office als Standarddokumente zur Aufnahme verschiedenster, auch multimedialer Informationen, die täglich im Bürobereich einer Organisation anfallen. Als Besonderheit verfügen Berichte über
ein Versionsmanagement, das im Rahmen der Bearbeitung von Berichten zur
Aufbewahrung älterer Versionen genutzt werden kann.
Abb. 17: Maske «Bericht»
Bei der Berichtsmaske handelt es sich um eine sehr einfach aufgebaute Maske,
die neben einem Rich Text-Feld für die Eingabe von formatiertem Text und die
Speicherung multimedialer Informationen Felder zur Kategorisierung der
Berichte enthält. Den Berichten einer Kategorie können optional
Kapitelnummern zugeordnet werden, anhand derer sie in der Ansicht Berichte
unterhalb der jeweiligen Kategorie entsprechend strukturiert angezeigt werden.
- 64 -
Abb. 18: Ansicht «Berichte»
4.1.2.6
Vorgangsbearbeitung
Im Rahmen der integrierten Vorgangsbearbeitung von Pavone Enterprise Office
werden die Bearbeitung ad hoc definierter und die Bearbeitung vollständig vorstrukturierter Vorgänge unterstützt. Strukturierte Vorgangstypen werden mit
dem zusätzlichen grafischen Modellierungswerkzeug Pavone Process Modeler
einmalig erstellt und in der Prozessdatenbank gespeichert. Anschließend können sie jederzeit aus jeder beliebigen Ansicht der Anwendungsdatenbank heraus über die Aktionsschaltfläche für neue Workflows initiiert werden.
Die Initiierung eines strukturierten Vorgangs bewirkt, dass nach den Spezifikationen des gewählten Vorgangstypen (wenigstens) ein neues Dokument bestimmten Typs erstellt und schrittweise weiterbearbeitet wird. Voraussetzung ist
die Berechtigung des Mitarbeiters zur Initiierung des Vorgangs, die mit der Eigenschaft des Mitarbeiters als erster Bearbeiter für den betreffenden Vorgangstypen verknüpft ist. Es ist jedoch auch möglich, ein bereits existierendes Dokument im Rahmen einer strukturierten Vorgangsbearbeitung weiterbearbeiten zu
lassen. Alle Masken aus der Anwendungsdatenbank enthalten eine weitere Aktionsschaltfläche für Workflows, über die sie per strukturierter Vorgangsbearbeitung weiterbearbeitet werden können. Voraussetzung ist die Existenz eines
- 65 -
passenden Vorgangstypen, der mit der Bearbeitung des betreffenden Dokumenttyps beginnt.
Über die zuletzt angesprochene Dialogbox können zusätzlich Vorgänge ad hoc
definiert und initiiert werden. Die einzelnen Arbeitsschritte des ad hoc zu definierenden Vorgangs werden festgelegt und den gewünschten Personen, Rollen, Abteilungen oder Arbeitsgruppen zugewiesen.
Die Aufgabenbeschreibung wird den Bearbeitern in einem speziellen Informationsblock eingeblendet, der oberhalb des betreffenden Dokuments eingefügt
wird. Die einzelnen Arbeitsschritte können zusätzlich in Form einer Checkliste
eingesehen werden.
Die Vorgänge werden innerhalb von insgesamt sechs verschiedenen Ansichten
zu unterschiedlichen Zwecken aufbereitet:
•
Workflow nach Bearbeiter
•
Workflow nach Stellvertreter
•
Workflow nach Initiator
•
Workflow nach Prozessdefinition
•
Zusammenzuführende Workflows
•
Abgeschlossene Workflows
In der Ansicht Workflow nach Bearbeiter werden allen Mitarbeitern die von ihnen zu bearbeitenden Aufgaben kategorisiert nach ihrem aktuellen Bearbeitungsstatus und ihrer Priorität vorgelegt. Da Aufgaben prinzipiell mehreren Mitarbeitern zur Bearbeitung vorgelegt werden können, kann es vorkommen, dass
Aufgaben durch mehrere Bearbeiter gleichzeitig und damit mehrfach bearbeitet
werden. Um dies zu verhindern, können Vorgangsbearbeiter Aufgaben für sich
reservieren. Diese werden den übrigen potentiellen Bearbeitern anschließend
nicht mehr zur Bearbeitung vorgelegt.
Innerhalb der Organisationsdatenbank ist es möglich, für jede Person, jede Rolle, jede Abteilung und jede Arbeitsgruppe Stellvertreter festzulegen, die ihrerseits Personen, Rollen, Abteilungen oder Arbeitsgruppen sein können. In der
Ansicht Workflow nach Stellvertreter werden alle laufenden Vorgänge primär
kategorisiert nach Stellvertretern und sekundär kategorisiert nach Bearbeitungsstatus und Priorität aufgelistet.
Mithilfe der Ansicht Workflow nach Initiator kann jeder Mitarbeiter den Fortschritt der von ihm initiierten Vorgänge überwachen. Dementsprechend werden
- 66 -
in dieser Ansicht die laufenden sowie die bereits abgeschlossenen Vorgänge
nach dem jeweiligen Vorgangsinitiator kategorisiert angezeigt.
Die Ansicht Workflow nach Prozessdefinition gibt über alle aktuellen Vorgänge
einen Überblick nach dem jeweiligen Vorgangstyp. Strukturierte Vorgänge werden kategorisiert nach dem jeweiligen Vorgangstypen angezeigt. Ad hocVorgänge werden unter der ihnen eigenen Kategorie (Ad hoc) aufgelistet.
Im Rahmen der Vorgangsbearbeitung kann jeweils nicht nur ein Dokument
schrittweise bearbeitet und weitergeleitet werden, sondern es können auch
mehrere Dokumente parallel bearbeitet werden. Nach ihrer Bearbeitung müssen die einzelnen Dokumente wieder zusammengeführt werden. Die zusammenzuführenden Dokumente werden in der Ansicht Workflow – Zusammenzuführen angezeigt, sobald alle parallel laufenden Bearbeitungen abgeschlossen
sind. Für die Vorbereitung der einzelnen Dokumente auf das Zusammenführen
sorgt der stündlich auf dem Server ausgeführte Agent S wfJoinCheck. Ist ein
automatisches Zusammenführen möglich, so wird dies ebenfalls vom Agenten
übernommen. Sonst müssen die einzelnen Dokumente vom verantwortlichen
Bearbeiter manuell zusammengeführt werden.
Die Ansicht Workflow – Abgeschlossen ist analog zur Ansicht der Workflows
nach Prozessdefinition aufgebaut. Sie zeigt aber nicht die aktuellen, sondern
alle abgeschlossenen Vorgänge nach Vorgangstyp an.
4.1.3
Navigation
Entscheidender Aspekt für ein Informationssystem ist weniger das Anlegen als
vielmehr die Rückgewinnung von Informationen. Ohne leistungsfähige Mechanismen zur Rückgewinnung von Informationen entstehen sogenannte Datenfriedhöfe. Daten werden dann zwar im großen Umfang gelagert, können aber
nur in geringem Maße operativ genutzt werden. Die Entstehung von Datenfriedhöfen stellt ein Informationssystem insgesamt in Frage. Deshalb bietet das
Pavone Enterprise Office diverse Mechanismen zur schnellen und einfachen
Rückgewinnung von Informationen. Dazu gehören spezielle, allgemein zur Verfügung stehende wie auch individuell auf den jeweiligen Benutzer zugeschnittene Ansichten, die nicht an bestimmte Dokumenttypen gebunden sind, und Navigatoren.
4.1.3.1
Ablage
Die meisten Dokumenttypen im Pavone Enterprise Office werden auf der Basis
von Adressdokumenten erstellt und innerhalb der entsprechenden Korrespon- 67 -
denzansichten dem betreffenden Adressdokument zugeordnet. Dieser Kategorisierungsmechanismus bietet für bestimmte Zwecke jedoch nicht genügend
Flexibilität. Zum Beispiel sollten die im Rahmen eines Projekts erstellten Dokumente unabhängig vom Dokumenttyp im Zusammenhang archiviert werden.
Aus diesem Grund können alle Dokumenttypen innerhalb des Pavone Enterprise Offices zusätzlich in der Ablage eingeordnet werden. In allen Masken befindet sich eine entsprechende Aktionsschaltfläche.
Eine Kategorisierung jeweils nach einer oder mehreren Haupt- und Unterkategorien sowie die Zuordnung von Stichworten sind möglich. Stichworte werden
entweder frei gewählt oder nach Person und Organisation, nach Ort oder nach
Zeit zugeordnet. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Stichworte über das Einstellungsdokument Referenzierung in der Vorlagendatenbank fest vorzugeben. Auf
diesem Wege kann verhindert werden, dass Dokumente ähnlichen Inhalts mit
unterschiedlichen Stichworten belegt werden. Dies erleichtert das spätere Wiederauffinden. Auch das Entstehen redundanter Kategorien durch Unterschiede
in der Groß- und Kleinschreibung kann so vermieden werden.
Lotus Notes stellt eine sehr leistungsfähige Volltextsuchfunktion zur Verfügung.
Das Auffinden von Dokumenten durch die Suche nach bestimmten Stichworten
ist dadurch mit einer Einschränkung möglich: Die Informationen müssen textbasiert vorliegen. Bei Eingangsdokumenten, die aus papierbasierten Vorlagen
erstellt werden, ist das nicht unbedingt der Fall. Dies hängt davon ab, ob die
Informationen aus dem Original per OCR-Scan (Optical Character Reading)
oder per Image-Scan digitalisiert wurden. Nach einem OCR-Scan liegen die
Informationen anschließend textbasiert vor, während dies bei einem ImageScan nicht der Fall ist. Aus diesem Grund empfiehlt sich hier die Nutzung des
Beschlagwortungsmechanismus.
Für die Kategorisierung und für die Beschlagwortung von Dokumenten steht
jeweils eine eigene, separate Ansicht zur Verfügung. Die Ansicht Ablage nach
Kategorien listet alle kategorisierten Dokumente nach Haupt- und Unterkategorien auf, während die Ansicht Ablage nach Stichworten diesen Zweck für alle
beschlagworteten Dokumente erfüllt. Die Dokumente werden in dieser Ansicht
funktionsgleich mit einem Glossar nach freien und vorgegebenen Stichworten
sowie den drei übrigen Stichwortkategorien angezeigt.
- 68 -
4.1.3.2
Historie
Die Historie ist eine Ansicht, die nicht an spezielle Dokumenttypen gebunden ist
und die für den jeweiligen Benutzer alle Dokumente innerhalb des Pavone Enterprise Offices nach dem Datum ihrer letzten Bearbeitung kategorisiert, chronologisch anzeigt. Voraussetzung ist, dass der Benutzer wenigstens lesenden
Zugriff auf die betreffenden Dokumente hat. Die Historie ist die zu bevorzugende Ansicht, wenn innerhalb des Pavone Enterprise Offices Dokumente gesucht
werden, deren letztmalige Bearbeitung einem groben zeitlichen Rahmen oder
einem festen Zeitpunkt zugeordnet werden kann.
4.1.3.3
Private Ansichten
Innerhalb des Pavone Enterprise Offices gibt es für jeden Benutzer private Ansichten, in denen er sich ausschließlich die eigenen Dokumente beziehungsweise Aufgaben anzeigen lassen kann. Sowohl für die eigenen Dokumente als
auch für die eigenen Aufgaben gibt es jeweils drei Ansichten.
Die Ansicht Eigene Dokumente – Von mir bearbeitet zeigt sämtliche von einem
Benutzer erstellten oder bearbeiteten Dokumente an, während die Ansicht Eigene Vorgänge – Wiedervorlage gelistet einem speziellen Zweck dient: Aus
allen Ansichten der Anwendungsdatenbank heraus können Dokumente zur persönlichen Wiedervorlage vorgesehen werden. Zum gegebenen Zeitpunkt werden dem Benutzer diese Dokumente in der betreffenden Ansicht kategorisiert
nach Priorität und Zeitpunkt oder alternativ in der funktionsgleichen Kalenderansicht Eigene Dokumente – Wiedervorlage in Kalender vorgelegt.
Die Ansicht Eigene Aufgaben – Aktuell listet alle Aufgaben auf, die der jeweilige
Mitarbeiter aktuell zu bearbeiten hat. Dazu gehören auch Dokumente, die ihm
zur Kenntnisnahme vorgelegt werden. Analog zur persönlichen Wiedervorlage
können Dokumente aus allen Ansichten heraus anderen Mitarbeitern zur
Kenntnisnahme vorgelegt werden. Die vom Benutzer zur Kenntnis zu nehmenden Dokumente werden unter der gleichnamigen Kategorie angezeigt. Die weiteren Kategorien sind eine Kategorie für die aktuellen Aufgaben des Benutzers,
die im weiteren nach Priorität, Vorgangstyp und Status unterkategorisiert ist,
eine Kategorie nach Stellvertretern und eine Kategorie für die bis zu einem bestimmten Weiterbearbeitungsdatum geparkten Aufgaben. Die geparkten Aufgaben werden zusätzlich in der Kalenderansicht Aufgaben – Geparkt, angezeigt.
Durch den betreffenden Mitarbeiter manuell zusammenzuführende Aufgaben
erscheinen in der Ansicht Eigene Aufgaben – Zusammenzuführen.
- 69 -
4.1.3.4
Navigatoren
Das Erstellen von Dokumenten und die Auswahl von Ansichten können in Lotus
Notes über die Menüpunkte Erstellen und Ansicht abgewickelt werden. Die Unübersichtlichkeit des Menüs und seine Positionierung abseits des Hauptarbeitsbereichs der Benutzer macht die Menüsteuerung aus softwareergonomischer
Sicht aber zu umständlich, da die Funktionen zum Erstellen von Dokumenten
und zur Auswahl von Ansichten essentiell für das Arbeiten mit Lotus Notes/ Pavone Enterprise Office sind. Soweit nicht auf die Tastatursteuerung zurückgegriffen wird, werden bei der Menüsteuerung lange Wege mit dem Mauszeiger
zurückgelegt. Das Beherrschen der Steuerung mittels Tastenkombinationen
kann aber vom durchschnittlichen Anwender nicht erwartet werden. Aus diesem
Grund bietet Lotus Notes/ Pavone Enterprise Office alternativ Navigatoren zur
Steuerung an.
Zur Auswahl von Ansichten sowie Ordnern kann ein Standardnavigator verwendet werden. Der Standardnavigator ist im komprimierten Zustand übersichtlich und am linken Rand des Hauptarbeitsbereichs gut erreichbar positioniert.
Abb. 19: Standardnavigator des Pavone Enterprise Offices
- 70 -
Über den Standardnavigator können jedoch keine Dokumente erstellt werden,
d.h. der Standardnavigator kann den Anwendern den Weg über den Menüpunkt
Erstellen nicht ersparen. Grafische Navigatoren verbinden die Möglichkeiten zur
Auswahl von Ansichten und zum Erstellen von Dokumenten. Auch das Pavone
Enterprise Office bietet alternativ zum Standardnavigator einen grafischen Navigator an:
Abb. 20: Grafischer Navigator des Pavone Enterprise Offices
4.2 DSOR-Office
Das Pavone Enterprise Office wurde im Hinblick auf die speziellen Anforderungen des Decision Support & OR Labs zum DSOR-Office erweitert und angepasst:
Abb. 21: Datenbanken des DSOR-Offices
- 71 -
Erweiterungen des Pavone Enterprise Offices waren notwendig, da einige der
in Ist-Analyse und Soll-Konzeption ermittelten Anforderungen des Decision
Support & OR Labs an das Informationssystem durch die Standardfunktionen
des kombinierten Informationssystems Lotus Notes/ Pavone Enterprise Office
nicht erfüllt werden. Lotus Notes selbst unterstützt die emailbasierte Kommunikation, die individuelle Terminplanung, die kollektive Terminplanung und die
individuelle Aufgabenverwaltung. Das Pavone Enterprise Office erweitert diese
Standardfunktionen um eine kollektive Aufgabenverwaltung, um eine Adressverwaltung, um Funktionen zur Abwicklung der Korrespondenz und um das Berichtswesen. Andere Funktionen wie das Verwalten von Rechnungen – insbesondere die Überwachung offener Rechnungen –, das Sammeln von Tagesordnungspunkten für lehrstuhlinterne Meetings und das Festhalten von Beschlüssen sowie das Führen von Stundennachweisen durch studentische Hilfskräfte werden durch das kombinierte Informationssystem Lotus Notes/ Pavone
Enterprise Office nicht erfüllt. Darüber hinaus ist die Abstimmung der Zugriffsrechte auf die verschiedenen Benutzergruppen des DSOR-Offices notwendig.
Entsprechende Erweiterungen und Anpassungen wurden im Rahmen der Entwicklung des DSOR-Offices vorgenommen. Anschließend wurde das DSOROffice inhaltlich auf seinen Einsatz am Decision Support & OR Lab vorbereitet.
4.2.1
Funktionen
Das Pavone Enterprise Office wurde um die folgenden Funktionen zum DSOROffice erweitert:
•
Rechnungen
•
Meetingplanung
•
Stundennachweisführung
4.2.1.1
Rechnungen
Das Decision Support & OR Lab ist in hohem Maße auf Mittel aus Drittmittelprojekten angewiesen. Das fristgerechte Begleichen offener Rechnungen kann
jedoch auch in diesem Umfeld nicht als Selbstverständlichkeit betrachtet werden. Demnach sieht sich das Decision Support & OR Lab gezwungen, offene
Rechnungen zu überwachen und gegebenenfalls anzumahnen. Entsprechende
Möglichkeiten fehlen jedoch in der aktuellen Version 4.6d des Pavone Enterprise Offices. Im Rahmen der Erweiterung des Pavone Enterprise Offices zum
DSOR-Office wurde eine Funktion zu Verwaltung von Rechnungen hinzugefügt.
- 72 -
Die Handhabung eingehender Rechnungen entspricht der Handhabung der
Eingangsdokumente. Die Maske zur Erstellung von Eingangsdokumenten wurde als Grundlage für die neue Maske Eingehende Rechnung verwendet und
angepasst. Dabei wurde die Maske strukturell vereinfacht. In der Maske für die
Eingangsdokumente ist die spezifische Sektion Original für einordnende Informationen zum Originaldokument vorgesehen. Neben dem Originaldatum können ein Kurzzeichen und eine Quelle angegeben werden. Die Quellenangabe
bezieht sich auf die Art und Weise, wie der Inhalt des Originaldokuments digitalisiert und in das Rich Text-Feld des Eingangsdokuments eingebunden wurde.
Dies ist jedoch auch ohne die explizite Ausführung zu erkennen, d.h. der Informationsgehalt der Quellenangabe ist gering. Dies gilt auch für die Angabe eines
Kurzzeichens. Entsprechend wird in der neuen Maske für die eingehenden
Rechnungen auf diese Angaben verzichtet. Demgegenüber ist die Angabe des
Originaldatums so zentral, dass sie in die Beschreibungssektion integriert wurde. Dafür wurde dort auf die Angabe des Erstellungsdatums für das neue Dokument verzichtet, um Verwechslungen auszuschließen. Lotus Notes speichert
diese Information ohnehin automatisch ab. Damit wurde die Sektion Original
insgesamt aufgelöst.
Abb. 22: Maske «Eingehende Rechnung»
- 73 -
Eingehende Rechnungen werden wie Eingangsdokumente auf der Basis eines
zuvor auszuwählenden Adressdokuments erstellt. Gegebenenfalls muss das
Adressdokument zuvor angelegt werden. Aus dem Adressdokument wird die
Organisation als Vertragspartner übernommen. Beinhaltet das gewählte Adressdokument weiterhin Angaben zu einer Person, so wird die Person zusätzlich als Ansprechpartner in die neue Eingangsrechnung eingetragen. Bezieht
sich das gewählte Adressdokument lediglich auf eine Person und nicht auf eine
Organisation, so wird die Person selbst als Vertragspartner eingesetzt. Die Angabe eines Ansprechpartners entfällt in diesem Fall.
Wie es von den gewöhnlichen Eingangsdokumenten her bekannt ist, gehen
auch Rechnungen in papierbasierter Form ein und müssen zunächst digitalisiert
werden, ehe sie in ein entsprechendes Eingangsdokument übernommen werden können. Unabhängig von der Technologie mittels derer die Dokumente digitalisiert werden – OCR- oder Image-Scan –, liegen die Daten, auch wenn sie
infolge eines OCR-Scans textbasiert vorliegen, nicht feldbasiert vor, so dass sie
zum Beispiel in Ansichten genutzt werden könnten. Deshalb ist zur weiteren
Einordnung eingegangener Rechnungen die Angabe einiger zentraler Informationen aus der Originalrechnung notwendig:
•
Rechnungsbetreff
•
Rechnungsdatum
•
Rechnungsbetrag
•
Rechnungswährung
Mithilfe der entsprechenden Angaben können die eingegangen Rechnungen
anschließend in der Ansicht Eingegangene Rechnungen angezeigt werden. Die
Ansicht zeigt alle eingegangenen Rechnungen nach dem Rechnungsdatum an.
Zusätzlich werden neben dem Vertragspartner und dem etwaigen Ansprechpartner der Rechnungsbetreff und der Rechnungsbetrag mit Währung angezeigt. Die Ansicht kann beliebig nach diesen Kriterien umsortiert werden.
- 74 -
Abb. 23: Ansicht «Eingegangene Rechnungen»
Ausgehende Rechnungen erfordern eine andere Handhabung als eingehende.
Ausgehende Rechnungen werden nicht digitalisiert und anschließend in das
Informationssystem eingebunden, sondern von vornherein mit dem Informationssystem erstellt. Sie sind weitgehend mit Briefen vergleichbar. Entsprechend
wurde die Briefmaske als Grundlage für die neue Maske Ausgehende Rechnung verwendet. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung, der Rechnungsbetrag
und die Rechnungswährung werden zusätzlich abgefragt.
Während Rechnungsbetrag und -währung – wie dies auch bei den eingehenden
Rechnungen der Fall ist – zur Anzeige in den jeweiligen Ansichten angegeben
werden müssen, kommt der Angabe des Fälligkeitsdatums eine besondere Bedeutung zu. Sie ist notwendig, um die Begleichung der betreffenden Rechnungen zu überwachen. Aufgrund des Verhältnisses des Fälligkeitsdatums zum
jeweils aktuellen Datum – Fälligkeitsdatum überschritten oder nicht überschritten – und unter Berücksichtigung des Rechnungsstatus – beglichen oder nicht
beglichen – werden die Rechnungen innerhalb dreier Ansichten angezeigt. Der
Rechnungsstatus wird dabei in einem versteckten Feld in der Maske für die
ausgehenden Rechnungen verwaltet. Außerdem wurde die Maske für die ausgehenden Rechnungen inhaltlich auf ihre Funktion vorbereitet.
- 75 -
Abb. 24: Maske «Eingehende Rechnung»
Jede Rechnung erscheint zunächst in der Ansicht Offene Rechnungen:
Abb. 25: Ansicht «Offene Rechnungen»
- 76 -
Rechnungen verbleiben in dieser Ansicht, bis sie entweder beglichen werden
oder bis ihr Fälligkeitsdatum überschritten wird. Mit dem Überschreiten ihres
Fälligkeitsdatums werden Rechnungen automatisch aus der Ansicht für die offenen Rechnungen in die Ansicht für die fälligen Rechnungen verschoben. Über
die Aktionsschaltfläche
ist es in dieser Ansicht möglich, die fällige
Rechnung zu mahnen. Mahnungen können mündlich oder schriftlich erfolgen.
Die Maske Mündliche Mahnung ist eine sehr einfach aufgebaute Maske und
dient zur Dokumentation erfolgter mündlicher Mahnungen. Zur Einordnung der
mündlichen Mahnungen werden der Vertragspartner und der Rechnungsbetreff
aus der jeweils zugehörigen Rechnung übernommen. Darüber hinaus enthält
die Maske für mündliche Mahnungen ein Rich Text-Feld und die standardmäßige Sektion für zusätzliche Informationen, so dass ausreichende Möglichkeiten
zur Unterbringung weiterführender Informationen existieren.
Abb. 26: Maske «Mündliche Mahnung»
Die Maske Schriftliche Mahnungen beruht ihrerseits auf der Maske für Briefe,
da schriftliche Mahnungen wie Briefe und Rechnungen in versandfertiger Form
erstellt und ausgedruckt werden. Analog zu den mündlichen Mahnungen handelt es sich um eine Antwortmaske.
- 77 -
Abb. 27: Maske «Schriftliche Mahnung»
Mündliche und schriftliche Mahnungen werden in der Ansicht Fällige Rechnungen den betreffenden Rechnungen zugeordnet:
Abb. 28: Ansicht «Fällige Rechnungen»
- 78 -
Wird eine Rechnung beglichen, so wird ihr Status über die Aktionsschaltfläche
in die Ansicht Beglichene Rechnungen verschoben. Versehentlich als beglichen deklarierte Rechnungen können über die Aktionsschaltfläche
ursprünglichen Status zurückversetzt werden.
in ihren
Abb. 29: Ansicht «Beglichene Rechnungen»
4.2.1.2
Meetingplanung
Zur besseren Vorbereitung der lehrstuhlinternen Meetings, zur besseren Einbeziehung der Mitarbeiter und zum dauerhaften Festhalten von Beschlüssen wurde das Pavone Enterprise Office um die Möglichkeit zum Sammeln von Tagesordnungspunkten und zum Festhalten von Beschlüssen erweitert. Meetings
werden nach Termin und Anlass eingeordnet und innerhalb zweier entsprechender Ansichten angezeigt. Mit der Maske Tagesordnungspunkt können
neue Tagesordnungspunkte notiert werden. Die Daten des betreffenden Meetings werden gegebenenfalls aus einem zuvor gewählten Tagesordnungspunktdokument übernommen. Die Auswahlliste für die manuelle Auswahl des
Meetinganlasses erweitert sich dauerhaft mit jedem neuen Eintrag.
- 79 -
Abb. 30: Maske «Tagesordnungspunkt»
In den Meetingansichten können Tagesordnungspunkte gewählt und Beschlüsmit der Maske Beschluss festgehalten werden:
se über die Schaltfläche
Abb. 31: Maske «Beschluss»
- 80 -
Zur Einordnung werden sowohl Termin und Anlass des Meetings als auch die
Beschreibung des Tagesordnungspunkts aus dem gewählten Tagesordnungspunktdokument übernommen. Neben der Eingabe des tatsächlichen Beschlusses kann der Protokollant des Meetings außerdem einen Ansprechpartner für
den Beschluss angeben.
Die Ansicht Meetings nach Termin zeigt die Tagesordnungspunkte der Meetings übergeordnet kategorisiert nach Termin und untergeordnet kategorisiert
nach Anlass des Meetings an. Die zu den Tagesordnungspunkten gefassten
Beschlüsse werden in den beiden Ansichten den Tagesordnungspunkten in
Form von Antwortdokumenten zugeordnet:
Abb. 32: Ansicht «Meetings nach Termin»
Analog zeigt die Ansicht Meetings nach Anlass die Tagesordnungspunkte in der
umgekehrten Reihenfolge kategorisiert nach Anlass und Termin an:
- 81 -
Abb. 33: Ansicht «Meetings nach Anlass»
4.2.1.3
Stundennachweise
Studentische Hilfskräfte sind dazu verpflichtet, monatliche Nachweise über die
von ihnen geleisteten Arbeitsstunden nach Datum, Uhrzeit und Art der Tätigkeit
zu führen. Die Tätigkeiten der studentischen Hilfskräfte werden nach allgemeiner Tätigkeit und Tutorentätigkeit unterschieden. War eine studentische Hilfskraft im jeweiligen Monatszeitraum sowohl mit allgemeinen Tätigkeiten als auch
mit Tutorentätigkeiten betraut, so sind für den laufenden Monat zwei separate
Stundennachweise zu führen. Diese Anzahl kann sich weiter erhöhen, da die
Anzahl der Einträge pro Stundennachweis auf 26 begrenzt ist und gegebenenfalls ein neues Stundennachweisdokument. Dieser Umstand liegt darin begründet, dass Stundennachweise nach Monatsende ausgedruckt und unterschrieben müssen. Bei der vorgesehenen Maximalanzahlmaximal an Einträgen pro
Stundennachweis ist sichergestellt, dass beim Ausdruck der Stundennachweise
keine Schwierigkeiten auftreten.
Über die Aktionsschaltfläche
können aus der für die Stundennachweise vorgesehenen Ansicht heraus über die Maske Stundennachweis erstellt
werden. Die ursprünglich von einer am Groupware Competence Center be-
- 82 -
schäftigten studentischen Hilfskraft entwickelte Maske wurde für das DSOROffice angepasst.
Abb. 34: Maske «Stundennachweis»
Die Gesamtstundenanzahl aus den allgemeinen Tätigkeiten und den Tutorentätigkeiten wird mit dem Speichern eines bearbeiteten Stundennachweises neu
berechnet. Die resultierende Anzahl der für den aktuellen Monat insgesamt geleisteten Arbeitsstunden wird anschießend mit dem Soll des Monats und dem
Zeitsaldo des Vormonats verrechnet. Daraus ergibt sich die insgesamt für den
Monat noch zu leistende Stundenanzahl. Für die Berechnungen wird auf die
versteckte Ansicht (Stundennachweis nach Name/Monat) zurückgegriffen.
Die Stundennachweise für allgemeine Tätigkeiten und die Stundennachweise
für Tutorentätigkeiten werden gemeinsam in der Ansicht Stundennachweise
kategorisiert nach dem Namen der studentischen Hilfskraft angezeigt. Zu beachten ist, dass die zu allen Stundennachweisen eines Monats jeweils ausgewiesene, insgesamt für den Monat noch zu leistende Stundenanzahl aus technischen Gründen erst nach einer Aktualisierung der Ansicht konsistent ist.
- 83 -
Abb. 35: Ansicht «Stundennachweise»
4.2.2
Navigation
Im Rahmen der Erweiterung des Pavone Enterprise Offices zum DSOR-Office
wurden neue Masken und Ansichten erstellt. Entsprechend war die Anpassung
des Standardnavigators und des grafischen Navigators des Pavone Enterprise
Offices erforderlich. Der Standardnavigator wurde im Hinblick auf die neuen
Funktionen – Rechnungen, Meetings und Stundennachweise – unter dem
Punkt 9 um die zugehörigen Ansichten erweitert. Die Nummerierung der Standardfunktionen von Pavone Enterprise Office blieb dadurch unangetastet, um
den Anpassungsaufwand für das DSOR-Office nach Designupdates für das
Pavone Enterprise Office so gering wie möglich zu halten.
Abgesehen von den neuen Funktionen des DSOR-Offices waren einige aus
Sicht des Decision Support & OR Labs zentrale Funktionen wie die Erstellung
von Eingangsdokumenten und Serienbriefen nicht über den grafischen Navigator des Pavone Enterprise Offices zugänglich, während andererseits Funktionen
bereitgestellt wurden, die eher selten gebraucht werden. Zudem waren einige
der Schaltflächen zum Aufrufen von Ansichten doppelt bis hin zu dreifach belegt, ohne dass diese Mehrfachbelegungen am grafischen Navigator des Pavone Enterprise Offices kenntlich gemacht wurden. Der Benutzer erwartete an- 84 -
fänglich die Mehrfachbelegung der Schaltflächen nicht und musste auch später
immer wieder die augenblicklich gewählte Ansicht anhand ihres Erscheinungsbildes zunächst identifizieren, um feststellen zu können, welche Ansicht er gewählt hatte und ob er sie gegebenenfalls nochmals wechseln musste.
Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die in den grafischen Navigator
des Pavone Enterprise Offices integrierten Funktionen beziehungsweise Schaltflächen und ihre Belegung:
Funktion
Schaltfläche
Belegung
Dokumente anzeigen
Adressen
Alle
Klassen
Korrespondenz
Organisationen und Personen
Personen
Serienbriefe und Adressatenlisten
Ablage
Kategorien
Stichworte
Historie
Berichte
Dokumente erstellen
Adresse
Brief
Memo
Office-Dokument
Bericht
Eigene Dokumente anzeigen
Bearbeitete Dokumente
Wiedervorlage gelistet
Wiedervorlage in Kalender
Eigene Aufgaben anzeigen
Aktuelle Aufgaben
Zusammenzuführende Aufgaben
Geparkte Aufgaben
Einstellungen anzeigen
(Persönliche) Mail-Datenbank anzeigen
Tab. 5:
Funktionen des grafischen Navigators des Pavone Enterprise Offices
Demgegenüber sind die folgenden Ansichten und Masken nicht in den grafischen Navigator des Pavone Enterprise Offices integriert:
- 85 -
Ansichten
Masken
•
Administration – Einstellungen
•
Eingangsdokumente
•
Administration – Alle Dokumente
•
Serienbriefe
•
Administration – Alle Vorgänge
•
Emails nach Absender
•
Emails nach Empfänger
•
•
•
•
•
Workflow – Zusammenzuführen
•
Workflow – Abgeschlossen
•
Papierkorb
Tab. 6:
Im grafischen PE-Office-Navigator nicht integrierte Funktionen
Aufgrund der geschilderten Problematiken und der im Rahmen des DSOROffices neu hinzugekommenen Funktionen wurde der grafische Navigator des
Pavone Enterprise Offices verworfen und durch den vollständig neu gestalteten
grafischen Navigator des DSOR-Offices ersetzt:
Abb. 36: Grafischer Navigator des DSOR-Offices
- 86 -
In den grafischen Navigator des DSOR-Offices wurden so wenige Schaltflächen
wie möglich und so viele wie nötig integriert, um die Benutzer zu entlasten und
gleichzeitig sicherzustellen, dass alle häufig gebrauchten Funktionen zentral an
einheitlicher Stelle zur Verfügung stehen. Auf den Einsatz des Standardnavigators und insbesondere auf den Einsatz des Menüs kann zum Anzeigen und
Erstellen von Dokumenten im DSOR-Office weitgehend verzichtet werden.
Der grafische Navigator des DSOR-Offices deckt die nachfolgend tabellarisch
aufgeführten Funktionen ab, die im Zusammenhang mit dem DSOR-Office als
zentral erachtet werden. Alle übrigen Funktionen können weiterhin per Menüsteuerung und über den Standardnavigator ausgeführt werden.
Dokumente einsehen
Dokumente erstellen
•
Adressen – Alle
•
Adresse
•
Korrespondenz – Organisationen und Personen
•
Memo
•
Eingangsdokument
Korrespondenz – Serienbriefe und Adressatenlisten
•
Office-Dokument
•
Brief
•
Eingegangene Rechnungen
•
Serienbrief
•
Offene Rechnungen
•
Eingehende Rechnung
•
Fällige Rechnungen
•
Ausgehende Rechnung
•
Beglichene Rechnungen
•
Bericht
•
Berichte
•
Tagesordnungspunkt
•
Stundennachweise
•
Meetings nach Termin
•
Meetings nach Anlass
•
•
•
Ablage nach Kategorien
•
Ablage nach Stichworten
•
Historie
•
Eigene Dokumente – Von mir bearbeitet
•
Tab. 7:
Funktionen des grafischen Navigators des DSOR-Offices
Auf die Bereitstellung der drei Administrationsansichten über den grafischen
DSOR-Navigator wurde verzichtet, da diese Ansichten nur Personen zur Verfügung stehen, denen die Rolle [Administrator] zugeordnet ist. Darüber hinaus
wurden insbesondere für die beiden Emailansichten keine Schaltflächen in den
grafischen DSOR-Navigator integriert: Während eingehende Emails in Eingangsdokumente transformiert und den Personen mit der Rolle [Mail-In] zur
ihrer Einordnung im DSOR-Office vorgelegt werden, werden ausgehende Emails auf der Grundlage ausgewählter Adressdokumente erstellt. Sowohl ein- 87 -
als auch ausgehende Emails werden somit ohnehin in den entsprechenden
Korrespondenzansichten angezeigt.
Unter den neuen Dokumenttypen wurden für die Erstellung von Mahnungen,
Beschlüssen und Stundennachweisen keine Schaltflächen in den grafischen
Navigator des DSOR-Offices integriert, da diese Dokumenttypen generell seltener oder nur in bestimmten Zusammenhängen gebraucht werden: Beschlüsse
zum Beispiel werden nur im Rahmen von Meetings gefasst, und in der Regel
wird nur ein Stundennachweis pro Monat erstellt. Beide Dokumenttypen können
über die entsprechenden Aktionsschaltflächen in den für sie vorgesehenen Ansichten erstellt werden.
Die folgende Tabelle zeigt die nicht integrierten Funktionen im Überblick:
Masken
Ansichten
•
Administration – Einstellungen
•
Mündliche Mahnung
•
Administration – Alle Dokumente
•
Schriftliche Mahnung
•
Administration – Alle Vorgänge
•
Stundennachweis
•
Adressen – Klassen
•
Beschluss
•
Korrespondenz – Organisationen
•
Email nach Absender
•
Email nach Empfänger
•
•
•
Workflow – Zusammenzuführen
•
Workflow – Abgeschlossen
•
Papierkorb
•
Eigene Dokumente – Wiedervorlage gelistet
•
Eigene Dokumente – Wiedervorlage in
Kalender
•
Eigene Aufgaben – Aktuell
•
Eigene Aufgaben – Geparkt
•
Eigene Aufgaben – Zusammenzuführen
Tab. 8:
4.2.3
Im grafischen DSOR-Navigator nicht integrierte Funktionen
Zugriffskontrolle
Die Zugriffskontrolle ist eine der Kernfunktionen von Lotus Notes. Nicht alle potentiellen Benutzer sollen auf die in Lotus Notes-Datenbanken gespeicherten
Daten generell oder in einer bestimmten Weise zugreifen können. Zu diesem
Zweck bietet Lotus Notes differenzierte Zugriffskontrollmechanismen auf verschiedenen Ebenen, angefangen bei der Zugriffskontrolle auf Datenbankebene.
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Der Zugriff auf Datenbankebene wird für jede Datenbank über eine eigene
Zugriffskontrollliste geregelt. In der Zugriffskontrollliste werden alle Benutzer
einer Datenbank als einzelne Personen und als Mitglieder von Gruppen mit bestimmten Zugriffsrechten eingetragen. Ist eine Person sowohl explizit als auch
implizit durch die Mitgliedschaft in einer Gruppe mit bestimmten Zugriffsrechten
eingetragen, so gelten die für die Person individuell festgelegten Rechte. Ist
eine Person Mitglied mehrerer in die Zugriffskontrollliste eingetragener Gruppen, so erhält sie die aus allen Mitgliedschaften höchste Zugriffsberechtigungsstufe. Folgendende Zugriffsberechtigungsstufen werden differenziert:
•
Manager
•
Designer
•
Editor
•
Autor
•
Leser
•
Archivar
•
Kein Zugriff
Lehrstuhlexterne Personen oder Gruppen haben grundsätzlich keinen Zugriff
auf das DSOR-Office beziehungsweise die einzelnen Datenbanken. Auch der
Zugriff auf das DSOR-Office über das Internet ist aufgrund der Sensitivität der
im DSOR-Office verwalteten Daten aus Sicherheitsgründen nicht vorgesehen.
Somit sind anonyme Benutzer ebenfalls generell vom Zugang ausgeschlossen.
Den Bedürfnissen des Decision Support & OR Labs entsprechend wurden drei
Benutzergruppen für das DSOR-Office identifiziert und mit den jeweiligen
Zugriffsberechtigungsstufen in die Zugriffskontrolllisten der verschiedenen Pavone Enterprise Office-Datenbanken eingetragen. Darüber hinaus wurden die
Lehrstuhlinhaberin Frau Prof. Suhl und ihre Sekretärin Frau Pöppe explizit in
die Zugriffskontrollliste der Anwendungsdatenbank eingetragen und exklusiv mit
der Rolle [Administrator] ausgestattet.
Die folgende Tabelle zeigt die Eintragungen in der Zugriffskontrollliste der Anwendungsdatenbank:
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Benutzergruppe
Gruppe im N&ABuch der UniPB
Zugriffsberechtigungsstufe
Rollen
Manager
FB5WI4Manager
Manager
[Everybody]
Mitarbeiter
FB5WI4MIT
Editor
[Everybody]
Hilfskräfte
FB5WI4SHK
Editor
[Everybody]
Lehrstuhlleitung
Leena Suhl
Editor
[Administrator]
[Everybody]
Sekretariat
Edeltraud Poeppe
Editor
[Administrator]
[Everybody]
Tab. 9:
Benutzer und Benutzergruppen des DSOR-Offices
Die Manager des DSOR-Offices werden im öffentlichen Lotus Notes-Namensund Adressbuch der Universität Paderborn in die Gruppe FB5WI4Manager eingetragen. Diese Gruppe verfügt in den Zugriffskontrolllisten der Datenbanken
des DSOR-Offices über Managerrechte. Der Managerzugriff ist die höchste Berechtigungsstufe auf Lotus Notes-Datenbanken. Diese Berechtigungsstufe ermöglicht für die betreffende Datenbank alle Aktionen bis hin zum Löschen der
Datenbank. Insbesondere sind die Manager die einzige Gruppe, die Veränderungen am Design des DSOR-Offices vornehmen darf. Wie alle anderen Personen und Gruppen mit Zugriff auf das DSOR-Office ist den Managern in der
Anwendungsdatenbank die Rolle [Everybody] zugeordnet.
Die Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs werden im öffentlichen Lotus
Notes-Namens- und Adressbuch der Universität Paderborn in die Gruppe
FB5WI4MIT eingetragen. Im DSOR-Office verfügen Sie damit über Editorenrechte, d.h. sie können sowohl eigene als auch fremde Dokumente bearbeiten.
Die Möglichkeit zum Erstellen öffentlicher Ordner und Ansichten wurde zusätzlich unterbunden. Auch den wissenschaftlichen Mitarbeitern ist wie alle anderen
Personen und Gruppen mit Zugriff auf das DSOR-Office in der Anwendungsdatenbank die Rolle [Everybody] zugeordnet.
Die studentischen Hilfskräfte des Decision Support & OR Labs werden im öffentlichen Lotus Notes-Namens- und Adressbuch der Universität Paderborn in
die Gruppe FB5WI4SHK eingetragen. Sie verfügen in den Zugriffskontrolllisten
der DSOR-Office-Datenbanken über die gleichen Rechte wie Mitarbeiter. Dies
bedeutet jedoch nicht die generelle Gleichbehandlung von Mitarbeitern und studentischen Hilfskräften im DSOR-Office. Innerhalb der Anwendungsdatenbank
sollen studentische Hilfskräfte zwar Dokumente aller Typen erstellen können.
Sie sollen jedoch nur diejenigen Dokumente lesen oder bearbeiten können, die
explizit dafür vorgesehen sind. Der lesende oder schreibende Zugriff kann für
jedes einzelne Dokument eingeschränkt werden. Diese Funktion greift dabei auf
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die interne Teilmaske $Access zurück, die unsichtbarer Bestandteil aller Masken im DSOR-Office ist:
Abb. 37: Teilmaske «$Access»
Sie enthält die Felder AccessReader vom Datentyp Readers und AccessAuthor
vom Datentyp Authors. Die in ein Reader-Feld eingetragenen Personen, Gruppen und Rollen erhalten Lesezugriff auf das Dokument, während die Personen,
Gruppen und Rollen in einem Author-Feld Schreibzugriff erhalten.
Da die Formeln beider Felder standardmäßig alle Personen aus der Zugriffskontrollliste der Anwendungsdatenbank, die dort entweder explizit als Person
oder implizit als Mitglieder einer Gruppe eingetragen sind, vorgabemäßig sowohl mit Lese- als auch mit Schreibrechten auf das jeweilige Dokument versehen, müssen studentische Hilfskräfte normalerweise explizit vom lesenden oder
schreibenden Zugriff ausgeschlossen werden, soweit dies gewünscht ist. Um
sensitive Daten verlässlich zu schützen und deren Schutz nicht von der Sorgfalt
des Dokumentenerstellers anhängig zu machen, wurden die Vorgabewerte beider Felder geändert. Nun werden nicht mehr alle Personen vorgabemäßig mit
Lese- und Schreibzugriff auf neue Dokumente ausgestattet, sondern nur noch
der Ersteller des Dokuments und die Gruppe der Mitarbeiter. Entsprechend lautet die Vorgabe für beide Felder nun wie folgt: @Author : FB5WI4MIT.
Dokumente, auf die auch studentische Hilfskräften lesenden oder schreibenden
Zugriff erhalten sollen, müssen explizit dazu vorgesehen werden. Ebenso können die betreffenden Rechte einzelnen studentischen Hilfskräften zugesprochen oder vorenthalten werden. Auch Mitarbeitern können auf Wunsch vom
lesenden oder schreibenden Zugriff auf Dokumente ausgeschlossen werden.
Personen und Gruppen mit der Rolle [Administrator] können nicht vom lesenden oder schreibenden Zugriff auf Dokumente ausgeschlossen werden. Aus
diesem Grund wurde diese Rolle exklusiv der Lehrstuhlleitung und dem Sekretariat zugeordnet. Darüber hinaus werden etwaige Vorgangsbearbeiter temporär mit Lese- und Schreibrechten auf das ihnen vorgelegte Dokument ausgestattet. Zu diesem Zweck dienen die Felder wfAttention und wfAttentionDone.
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4.2.4
Inhaltliche Vorbereitung
Das DSOR-Office wurde inhaltlich auf spezifische Bedürfnisse des Decision
Support & OR Labs vorbereitet. Sowohl in der Anwendungsdatenbank des
DSOR-Offices, als auch in der Vorlagen- und in der Organisationsdatenbank
wurden Dokumente erstellt.
4.2.4.1
Anwendungsdatenbank
In der Anwendungsdatenbank wurden erste Berichte in den Kategorien Anträge
und SHKs angelegt:
Abb. 38: Vorbereitete Dokumente in der Ansicht «Berichte»
Die Universität Paderborn stellt Microsoft Word-Vorlagen für die verschiedenen
Arten von Anträgen bereit. Insgesamt handelt es sich um 25 verschiedene Antragsarten. Für jede Antragsart wurde eine eigene Unterkategorie erstellt, unter
der die jeweiligen Anträge beziehungsweise Berichte angelegt werden. Jede
Unterkategorie enthält ein Berichtsdokument mit der jeweiligen Microsoft WordVorlage als Dateianhang im Rich Text-Feld. Auf ihrer Basis können die Anträge
mit Microsoft Word erstellt und ebenfalls als Dateianhänge in den neuen Antragsdokumenten gespeichert werden.
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Denkbar wäre in diesem Zusammenhang auch, für alle Antragstypen in der Vorlagendatenbank des DSOR-Offices Microsoft Word-Vorlagen und für alle potentiellen Antragsteller in der Anwendungsdatenbank Adressdokumente zu erstellen, um die Daten der Antragsteller in die Anträge importieren zu können. Dies
setzt jedoch voraus, dass die Microsoft Word-Vorlagen auf den Datenaustausch
vorbereitet werden, indem die entsprechenden Felder angelegt werden, in die
die Daten später einzutragen sind. Auf diese Möglichkeit wurde jedoch verzichtet, da die Antragsformulare relativ häufig geändert werden und jeweils neue
Vorlagen erstellt werden müssten.
Profile aller am Decision Support & OR Lab beschäftigten studentischen Hilfskräfte sind ebenfalls als Berichtsdokumente vorgesehen. Eine entsprechende
Vorlage wurde vorbereitet und als Bericht in der entsprechenden Kategorie bereitgestellt. Diese Vorlage kann zum Anlegen neuer Profile kopiert und bearbeitet werden. Insbesondere kann das Versionsmanagement der Berichte verwendet werden, um frühere Profilversionen zu dokumentarischen Zwecken aufzubewahren. Die Profile der studentischen Hilfskräfte enthalten Angaben zur Kontaktierung der studentischen Hilfskraft, zu deren Kenntnissen sowie zu ihrem
aktuellen Tätigkeitsprofil und ihrer Auslastung.
Abb. 39: Vorlage für SHK-Profildokumente
- 93 -
Im Abschnitt Kontakt findet sich ein Platzhalter für ein Passfoto der studentischen Hilfskraft. Daneben werden die beiden wesentlichsten Angaben zur Erreichbarkeit der studentischen Hilfskraft gemacht: Dies sind die Telefonnummer
der studentischen Hilfskraft und ihre etwaige Mobilfunknummer. Die Erreichbarkeit der studentischen Hilfskräfte per Email ist mit der Einführung von Lotus Notes sichergestellt, da alle Lotus Notes-Nutzer über ein eigenes Lotus NotesEmailkonto mit Standardadresse verfügen.
Der Abschnitt Kenntnisse ist für die Angabe der Fähigkeiten der studentischen
Hilfskräfte vorgesehen. Vorrangig ist die Eintragung spezifischer EDV-Kenntnisse. Daneben können aber auch weitere Kenntnisse angegeben werden.
Die aktuellen Tätigkeitsprofile und die dadurch verursachte Auslastung der studentischen Hilfskräfte werden im verbleibenden Abschnitt Tätigkeitsprofil & Auslastung angegeben. Die geschätzte Inanspruchnahme durch die einzelnen Tätigkeiten kann z.B. in Wochenstunden ausgewiesen werden.
4.2.4.2
Vorlagendatenbank
In der Vorlagendatenbank werden Informationsobjekte verwaltet, die zu gegebener Zeit von der Anwendungsdatenbank aus abgerufen werden. Die Berechtigung zur Verwaltung dieser Informationsobjekte ist mit Ausnahme der allgemeinen Vorlagen an die Rolle [Administrator] gebunden, die in der Zugriffskontrollliste der Vorlagendatenbank wenigstens einer Person zugeordnet sein
muss. Im wesentlichen werden folgende Typen von Informationsobjekten in der
Vorlagendatenbank verwaltet:
•
Einstellungen
•
Briefköpfe
•
Anschriftenformeln
•
Office-Dokumente
•
Vorlagen
Einstellungen
In Lotus Notes gibt es diverse Listenfeldtypen, die die Auswahl von einem oder
mehreren Schlüsselwörtern aus einer vorgegebenen Schlüsselwortliste vorsehen. Soweit es sich dabei um weitgehend unveränderliche, d.h. langfristig konstante Schlüsselwortlisten handelt, werden diese als Einstellungen in der Vorlagendatenbank zentral verwaltet. Beispiele sind die Auswahl einer Anrede oder
eines Titels für eine Person bei der Erstellung von Adressdokumenten.
- 94 -
Eine Ausnahme in bezug auf die langfristige Konstanz bildet das Einstellungsdokument Referenzierung, über das im Rahmen des Ablagemechanismus
Stichworte vorgegeben werden können, um die Beschlagwortung zu vereinheitlichen. Zur Nutzung dieses Mechanismus muss die Liste an vorgegebenen
Stichworten im laufenden Betrieb des DSOR-Offices durch den Administrator
der Vorlagendatenbank immer wieder erweitert werden.
Briefköpfe
Briefköpfe werden ebenfalls zentral in der Vorlagendatenbank verwaltet und
zum Anzeigen oder Ausgeben von Briefen und Serienbriefen ausgelesen. Sie
enthalten den Briefkopf im engeren Sinne und einen Informationsblock mit den
Daten des Absenders. Beiden liegt eine Tabelle ohne sichtbaren Rahmen
zugrunde, um ihre korrekte Darstellung zu gewährleisten. Die Briefköpfe mit
dem Informationsblöcken werden nicht gemeinsam mit den auf ihrer Basis erstellten Briefen und Serienbriefen abgespeichert, um sie gegebenenfalls zentral
bearbeiten zu können. Etwaige Änderungen sind rückwirkend.
Für das Decision Support & OR Lab wurden eine allgemeine Vorlage zur Erstellung von Briefköpfen und auf deren Basis ein Briefkopf mit den Daten der
Lehrstuhlinhaberin zur Erstellung von Briefen und Rechnungen vorbereitet:
Abb. 40: Vorlage für Briefköpfe in der DSOR-Office-Vorlagendatenbank
- 95 -
Anschriftenformeln
Anschriftenformeln werden als Grundlage für die Darstellung von Adressen in
Briefen und Serienbriefen verwendet. Die Darstellung der Adressen kann in den
Adressdokumenten durch die Auswahl einer Anschriftenformel festgelegt und
darüber hinaus individuell angepasst werden. Sollte doch einmal Bedarf an weiteren Anschriftenformeln bestehen, so muss in der Vorlagendatenbank ein neues Anschriftenformeldokument erstellt werden. Zu beachten ist, dass zur Erstellung einer neuen Anschriftenformel das Beherrschen der Lotus NotesFormelsprache vorausgesetzt ist, da auf die einzelnen benötigten Felder aus
der Adressmaske zurückgegriffen wird, um diese über die entsprechende Anschriftenformel zu kombinieren. Für das DSOR-Office wurden keine neuen Anschriftenformeln definiert.
Office-Dokumente
Dokumente bestimmter Typen aus dem Microsoft Office und der Lotus Smartsuite können als Vorlagen über die Vorlagendatenbank bereitgestellt werden.
Unter dieser Voraussetzung können in der Anwendungsdatenbank anschließend sogenannte Office-Dokumente auf der Grundlage dieser Vorlagen erstellt
werden. Zu diesem Zweck wird die betreffende Software mit der gewählten Vorlage gestartet. Mit dem Speichern des bearbeiteten Dokuments wird ein entsprechendes Office-Dokument in der Anwendungsdatenbank erzeugt. Wurden
in der betreffenden Vorlage Felder für einen Datenaustausch vorbereitet, können die entsprechenden Feldwerte aus Adressdokumenten, Adresslisten oder
Berichten in diese feldbasierten Vorlagen importiert werden.
Konkret kann es sich bei den Vorlagen um Microsoft Word-, Microsoft Excelund Lotus WordPro-Vorlagen handeln. Die Vorlagen der beiden Textverarbeitungsprogramme von Microsoft und Lotus werden ihrerseits danach unterschieden, ob sie Felder für den Datenaustausch enthalten. Somit stehen insgesamt
fünf Typen von Vorlagen zur Auswahl:
•
Microsoft Word-Vorlagen
•
Microsoft Word-Inhalte
•
Microsoft Excel-Dokumente
•
Lotus WordPro-Vorlagen
•
Lotus WordPro-Inhalte
Für das Decision Support & OR Lab wurde eine Microsoft Word-Vorlage mit
Feldern für den Import von Adressdaten aus Adressdokumenten und Adressa- 96 -
tenlisten als allgemeine Briefvorlage vorbereitet und über die Vorlagendatenbank bereitgestellt. Zudem enthält die Vorlage Felder für eine Anrede- und eine
Grußformel, den Briefkopf der Universität Paderborn und den auf das Decision
Support & OR Lab zugeschnittenen Informationsblock mit Platzhaltern für die
personenbezogenen Daten.
Abb. 41: Microsoft Word-Vorlage in der DSOR-Office-Vorlagendatenbank
Vorlagen
Im Gegensatz zu den Office-Dokumenten ist die Verwaltung der allgemeinen
Vorlagen nicht an die Rolle [Administrator] gebunden, d.h. alle Benutzer können
eigene Vorlagen erstellen. Es kann sich um Vorlagen der Typen Rich Text,
Textbaustein und ActiveX/ OLE handeln. Vorlagen aller drei Typen können in
die Rich Text-Felder jedes Dokuments der Anwendungsdatenbank eingefügt
werden. Bei Textbausteinen handelt es sich um reine Textelemente, die in den
Rich Text-Feldern beliebig kombiniert werden können. Rich Text-Vorlagen können demgegenüber auch formatierten Text und beliebige multimediale Informationsobjekte beinhalten, allerdings mit der Einschränkung, dass jeweils nur eine
Rich Text-Vorlage in ein Rich Text-Feld eingefügt werden kann. OLE bedeutet
Object Linking and Embedding und ist eine Schnittstelle für den Im- und Export
OLE-fähiger Dokumenttypen wie zum Beispiel Microsoft Office-Dokumente. Sie
- 97 -
können als Ganzes in einer Vorlage gespeichert und ebenfalls in die Rich TextFelder der Dokumente aus der Anwendungsdatenbank importiert werden. Dies
gilt gleichermaßen für ActiveX-Steuerelemente, die wie die OLE-Objekte behandelt werden.
Die Erstellung allgemeiner Vorlagen liegt im eigenen Ermessen aller Mitarbeiter
des Decision Support & OR Labs. Insbesondere sich häufig wiederholende
Textelemente sollten als Textbausteine in der Vorlagenbank vorbereitet werden.
Diese Aufgabe kann jeder Mitarbeiter des Decision Support & OR Labs selbst
übernehmen, da die Verwaltung der allgemeinen Vorlagen nicht wie die Verwaltung der Einstellungen, Briefköpfe, Anschriftenformeln und Office-Dokumentvorlagen an die Rolle [Administrator] gebunden ist.
4.2.4.3
Organisationsdatenbank
In der Organisationsdatenbank wird die Struktur der das Informationssystem
einsetzenden Organisation abgebildet. Folgende Typen von Organisationseinheiten werden unterschieden:
•
Personen
•
Rollen
•
Abteilungen
•
Arbeitsgruppen
•
Sachen
Personen sind die kleinsten Einheiten der Organisationsstruktur. Sie können zu
Abteilungen und beliebigen Unterabteilungen zusammengefasst werden. Abteilungshierarchieübergreifend können darüber hinaus Arbeitsgruppen zusammengestellt werden. Zudem können Personen Rollen zugeordnet werden, die
sie in einer Organisation einnehmen. Diese Rollen werden mit bestimmten
Rechten und Pflichten verknüpft. Durch die Zuordnung von Rollen zu Personen
werden entsprechende Rechte und Pflichten zugewiesen. Dieser Mechanismus
verleiht dem Informationssystem mehr Flexibilität. Während einmal definierte
Rollen abgesehen von kleineren Anpassungen zumeist als längerfristig konstant angesehen werden können, ist die Variabilität bei der Besetzung von Stellen häufig größer, wie es insbesondere bei Lehr- und Forschungseinheiten der
Fall ist, da wissenschaftliche Mitarbeiter und studentische Hilfskräfte in der Regel nur für wenige Jahre an Lehr- und Forschungseinheiten verweilen. Aufgrund
der Zuweisung von Rollen müssen diese beim Ausscheiden eines Mitarbeiters
lediglich neu verteilt werden, was zentral über die Organisationsdatenbank ab- 98 -
gewickelt werden kann. Aufwändigere, d.h. über das gesamte Informationssystem verteilte Anpassungen entfallen. Sachen sind Ressourcen, die Vorgängen
zugeordnet werden und die im Rahmen der Abwicklung eines solchen Vorgangs automatisch reserviert werden.
Die Ansicht Aufbauorganisation – Übersicht bietet einen nach den verschiedenen Dokumententypen kategorisierten Überblick über die Organisationseinheiten des Decision Support & OR Labs:
Abb. 42: Organisationselemente in der DSOR-Office-Organisationsdatenbank
Für die Mitarbeiter, Abteilungen und Arbeitsgruppen des Decision Support &
OR Labs wurden entsprechende Dokumente angelegt. Ferner wurden Rollen
definiert. Eine besondere Bedeutung kommt der Rolle mit dem reservierten
Namen Mail-In zu. Den Trägern dieser Rolle werden alle an das DSOR-Office
gesendeten Emails beziehungsweise die daraus transformierten Eingangsdokumente zur Bearbeitung vorgelegt. Die Bearbeitung besteht in der Einordnung
dieser Dokumente in das Informationssystem und in der Festlegung von
Zugriffsrechten für die verschiedenen Benutzer und Benutzergruppen.
Die Zuordnung der Rollen zu den Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs
und die Zuordnung der Mitarbeiter zu den Abteilungen und Arbeitsgruppen ist
aus der Ansicht Aufbauorganisation – Personen/ Sachen ersichtlich:
- 99 -
Abb. 43: Personen in der DSOR-Office-Organisationsdatenbank
4.2.4.4
Vorgangstypendatenbank
Im Rahmen der Prozessanalyse haben sich keine längeren arbeitsteiligen Prozesse herausgestellt, die durch den Einsatz strukturierter Vorgangstypen sinnvoll dokumentenorientiert unterstützt werden könnten.
4.3 Integration
Die an Lehrveranstaltungen des Decision Support & OR Labs teilnehmenden
Studenten registrieren sich mit ihren persönlichen Daten im DSOR-Manager,
um auf die dort für sie bereitgestellten lehrveranstaltungsbegeleitenden Informationen und Materialien zugreifen zu können. Darüber hinaus werden studentische Daten vom Decision Support & OR Lab intern in der Lotus NotesDatenbank Adressen DS&OR verwaltet. Einerseits werden dort Nutzungserklärungen und PINs für den Zugang zum lehrstuhleigenen Poolraum gespeichert.
Andererseits greift die Lotus Notes-Datenbank Diplomanden DS&OR, in der die
am Decision Support & OR Lab laufenden und abgeschlossenen Diplomarbeiten verwaltet werden, ebenfalls auf diese Datenquelle zu.
Mit der Einführung des DSOR-Offices ist nun ein dritter Speicherort für studentische Daten entstanden, da diese auch im Rahmen der Korrespondenz benö- 100 -
tigt werden und im DSOR-Office zur Verfügung stehen müssen. Aufgrund dessen, dass im DSOR-Office nicht nur studentische Daten, sondern ebenso die
Daten der Partner des Decision Support & OR Labs verwaltet und Dokumente
im DSOR-Office auf der Basis von Adressdaten eingeordnet werden, ist die
Verwaltung von Adressdaten im DSOR-Office fix. Dies gilt ebenso für den
DSOR-Manager, der als separiertes Informationssystem für die Studenten des
Decision Support & OR Labs bestehen bleiben soll.
Da es für die Datenbank Diplomarbeiten DS&OR gleichgültig ist, ob die studentischen Daten aus der Datenbank Adressen DS&OR oder aus der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices ausgelesen werden, kann das DSOROffice prinzipiell die Verwaltung dieser Daten übernehmen. Voraussetzung ist,
dass in der Maske Adresse aus der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices
Felder zur Verfügung stehen, in denen die betreffenden Daten gespeichert werden können. Zur Übernahme studentischer Daten aus den studentischen Adressdokumenten im DSOR-Office muss die Datenbank Diplomanden DS&OR
vorbereitet werden. Auch im DSOR-Office müssen in diesem Zusammenhang
Anpassungen vorgenommen werden.
Weiterhin muss die Verwaltung der Nutzungsvereinbarungen und PINs für den
Zugang zum lehrstuhleigenen Poolraum entweder in den DSOR-Manager oder
in das DSOR-Office integriert werden. Auch hier müssen die entsprechenden
Voraussetzungen zur Verwaltung dieser Daten gegeben sein beziehungsweise
geschaffen werden. Darüber hinaus müssen die im DSOR-Office verwalteten
studentischen Daten mit denen im DSOR-Manager abgeglichen werden.
Ferner ist der DSOR-Manager im Hinblick auf die Verwaltung von Praktika und
Seminaren zu erweitern, um die lokale Verwaltung von Themen und Teilnehmerlisten in Microsoft Excel-Tabellen zu vermeiden und die Informationsumgebung für die Praktikums- und Seminarbetreuer zu vereinheitlichen. Zudem
möchte die Lehrstuhlleitung persönliche Daten sowohl innerhalb der Lotus Notes-Umgebung als auch auf einem 3Com Palm-Organizer verwalten können.
Die Anforderungen und Notwendigkeiten im Überblick:
•
Abgleich der studentischen Daten zwischen DSOR-Manager und -Office
•
Übernahme studentischer Daten in Diplomarbeitsdokumente
•
Verwaltung von Nutzungsvereinbarungen und PINs für den Poolraum
•
Anpassung des DSOR-Managers
•
Anpassung des DSOR-Offices
•
Datenaustausch zwischen Lotus Notes und einem 3Com Palm-Organizer
- 101 -
4.3.1
Abgleich der studentischen Daten
Um am Decision Support & OR Lab innerhalb der Informationsumgebungen
DSOR-Office und DSOR-Manager das Arbeiten mit einem einheitlichen Bestand an studentischen Daten zu gewährleisten und die manuelle Pflege dieser
Daten innerhalb beider Informationsumgebungen zu vermeiden, müssen die
studentischen Daten zwischen DSOR-Office und DSOR-Manager laufend abgeglichen werden. Idealerweise sollte dieser Datenabgleich bidirektional möglich sein, damit Veränderungen am Datenbestand innerhalb beider Informationsumgebungen vorgenommen werden können. Dies setzt voraus, dass beide
Informationssysteme den lesenden und schreibenden Zugriff durch andere Informationssystem zulassen.
4.3.1.1
Restriktion
Seitens des Administrators des DSOR-Managers ist aus Gründen der Datenkonsistenz nur der lesende Zugriff auf die MySQL-Datenbank des DSORManagers durch externe Applikationen zugelassen. Der bidirektionale Abgleich
der studentischen Daten zwischen den beiden Informationssystemen ist somit
ausgeschlossen, und die einzige mögliche Richtung für einen unidirektionalen
Datenabgleich ist vorgegeben: Nur im DSOR-Manager können studentische
Daten angelegt und bearbeitet werden. Etwaige Änderungen können von den
Mitarbeitern des Decision Support & OR Labs im Administrationsbereich des
DSOR-Managers vorgenommen werden. Anschließend sind die Änderungen
per unidirektionalem Datenabgleich in das DSOR-Office zu übertragen beziehungsweise mit den dortigen studentischen Daten zu synchronisieren.
4.3.1.2
Lösungsansätze
Im Rahmen der Integration von DSOR-Manager und DSOR-Office wurden mehrere Lösungsansätze in betracht gezogen. Alle betrachteten Lösungsansätze
basieren auf dem Datenaustausch per ODBC (Open Database Connectivity).
Lösungsansatz 1: Datenabgleich per Lotus Enterprise Integrator
Der Datenabgleich zwischen der MySQL-Datenbank des DSOR-Managers und
der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices könnte mittels des sogenannten
Lotus Enterprise Integrators9 realisiert werden. Der Lotus Enterprise Integrator
ist ein Serverzusatz, der auf einem Lotus Domino-Server installiert wird und den
9
Lotus Deutschland, a.a.O.
- 102 -
Datenaustausch mit Lotus Notes-Datenbanken koordiniert. Er überwacht Änderungen in den Datenquellen und synchronisiert geänderte Daten unmittelbar.
Die folgende Abbildung zeigt, wie ein unidirektionaler Datenabgleich zwischen
dem DSOR-Manager und dem DSOR-Office mittels des Lotus Enterprise Integrators aussieht, wenn der Lotus Enterprise Integrator auf dem Server
PBFB5A installiert ist:
MySQL
Anwendung
DSOR-Linux
PBFB5A
(Lotus Enterprise
Integrator)
Internetbrowser
Lotus Notes-Client
Abb. 44: Datenabgleich mit dem Lotus Enterprise Integrator
Da Änderungen an Daten unmittelbar synchronisiert werden, sind die Daten
innerhalb der verschiedenen Speicherorte zu jeder Zeit konsistent. Der Lotus
Enterprise Integrator würde im Falle des Decision Support & OR Labs auf dem
Server PBFB5A des Groupware Competence Centers installiert werden. Von
Seiten des Administrators der am Groupware Competence Center verwalteten
Server wurden jedoch Bedenken bezüglich der Installation des Lotus Enterprise
Integrators geäußert. Die Installation des Lotus Enterprise Integrators auf dem
Server PBFB5A könnte dessen Stabilität und Leistung beeinträchtigen. Da es
sich beim Server PBFB5A um einen Fachbereichsserver mit Datenbanken von
Lehr- und Forschungseinheiten des gesamten Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften der Universität Paderborn handelt, ist dies ein Ausschlusskriterium
für den Einsatz des Lotus Enterprise Integrators. Ferner wäre die Anschaffung
des Lotus Enterprise Integrators für das Decision Support & OR Lab aufgrund
seiner mangelnden finanziellen Spielräume nur bei einem Mangel an Alternativen vertretbar. Bei Anschaffung des Lotus Enterprise Integrators ist mit Kosten
von rund 8.000,- DM zu rechnen. Dementsprechend wurde dieser Lösungsansatz verworfen.
- 103 -
Lösungsansatz 2: Datenabgleich per Serveragent
Ein weiterer Lösungsansatz auf Serverebene ist der Datenabgleich mittels eines periodisch ausgeführten Lotus Notes-Agenten in der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices:
MySQL
Anwendung
DSOR-Linux
PBFB5A
(Serveragent)
Internetbrowser
Lotus Notes-Client
Abb. 45: Datenabgleich unter Anwendung eines Serveragenten
Da Lotus Notes-Agenten nur periodisch und nicht stetig ausgeführt werden
können, ist mit dieser Lösung kein stetiger Datenabgleich zu realisieren. Geänderte Daten stehen dann bis zur nächsten Ausführung des Agenten im anzugleichenden Informationssystem nicht zur Verfügung beziehungsweise sind
nicht konsistent. Ferner wurden auch im Zusammenhang mit dieser Lösung von
Seiten des Administrators der Server am Groupware Competence Center Bedenken bezüglich der Serverperformance geäußert. Darüber hinaus müsste der
Agent auf dem Server als uneingeschränkter Agent signiert werden, um den
Zugriff auf eine externe Datenquelle zu ermöglichen. Dies würde ein Sicherheitsrisiko bedeuteten, da mit dem Agenten Operationen ausgeführt werden
könnten, die den uneingeschränkten Zugang zum Server ermöglichen. Dieser
Lösungsansatz musste daher ebenfalls verworfen werden.
4.3.1.3
Lösung
Aufgrund des Ausscheidens der beiden serverbasierten Lösungsansätze wurde
eine Lösung auf Basis einer Server-Client-Server-Verbindung entwickelt. Ein
auf einem Lotus Notes-Client lokal ausgeführter Agent nimmt periodisch einen
Datenabgleich zwischen den beiden Servern PBFB5A und DSOR-Linux vor.
Insofern ist diese Lösung mit der Ausführung eines Agenten auf dem Server
PBFB5A vergleichbar. Um die Sicherheitsrisiken bei einer Realisierung des
- 104 -
Serveragentenlösungsansatzes zu umgehen, wird eine direkte Verbindung zwischen den beiden Servern jedoch umgangen, indem die Verbindung zwischen
den beiden Servern lediglich mittelbar über den zwischengeschalteten Lotus
Notes-Client aufgebaut wird. Da der Agent auf dem Client lokal ausgeführt wird,
muss dieser nicht als Agent mit uneingeschränktem Funktionsumfang signiert
werden, und das angesprochene Sicherheitsrisiko wird hiermit ausgeschaltet.
MySQL-DB
Anwendung
Lotus Notes-Client
DSOR-Linux
PBFB5A
(Serveragent)
Anwendung
(Replik)
Vorlagen
Internetbrowser
Lotus Notes-Client
Abb. 46: Datenabgleich unter Anwendung eines lokalen Agenten
Der Agent wird auf dem Client mit der eigenen Benutzer-ID DSOR-Agent innerhalb einer lokalen Replik der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices ausgeführt. Über eine ODBC-Verbindung greift er auf die MySQL-Datenbank des
DSOR-Managers zu und überträgt neue oder geänderte studentische Daten in
die lokale Replik. Da der Agent auf die Adressformel in der Vorlagendatenbank
des DSOR-Offices zugreift, muss sich von dieser Datenbank ebenfalls eine lokale Replik auf dem Client befinden. Zeitlich versetzt zur Ausführung des Agenten werden die betreffenden operativen Datenbanken des DSOR-Offices anschließend automatisch mit den Repliken auf dem Client synchronisiert.
Einrichtung des ODBC-Zugriffs
Der Datenimport aus der relationalen MySQL-Datenbank des DSOR-Managers
in die lokale Replik der DSOR-Office-Anwendungsdatenbank auf dem Client
erfolgt via ODBC. Die ODBC-Verbindung zwischen den beiden Datenbanken
setzt voraus, dass im ODBC-Datenquellenadministrator des Betriebssystems
des Lotus Notes-Clients der entsprechende ODBC-Treiber installiert ist und auf
seiner Basis eine neue Datenquelle erstellt wurde. Die folgende Abbildung zeigt
den ODBC-Datenquellenadministrator des Betriebssystems Microsoft Windows
- 105 -
98. Im Rahmen dieses Projekts wurde der ODBC-Treiber MySQL in der Version
2.50.33.0010 verwendet.
Abb. 47: ODBC-Treiberübersicht im ODBC-Datenquellenadministrator
Im Abschnitt System-DSN des ODBC-Datenquellenadministrators wird auf Basis des ODBC- Treibers MySQL eine neue Datenquelle hinzugefügt:
Abb. 48: Datenquellenübersicht im ODBC-Datenquellenadministrator
10
MySQL AB, http://www.mysql.com, 14.10.2000.
- 106 -
Anschließend wird die neue Datenquelle konfiguriert, d.h. die für den ODBCZugriff auf die MySQL-Datenbank benötigten Verbindungsdaten werden in die
Datenquelle eingetragen. Folgende Angaben müssen gemacht werden:
•
Microsoft Windows-DSN (Data Source Name)
•
IP-Adresse des Servers mit der Quelldatenbank
•
Name der Quelldatenbank
•
Benutzername und Passwort für die Quelldatenbank
Abb. 49: Konfiguration der MySQL-Datenquelle
Um zu garantieren, dass der Datenaustausch nur zwischen dem Server DSORLinux und dem vorgesehenen Lotus Notes-Client stattfindet, wurde der Lotus
Notes-Client aus Sicherheitsgründen über seine IP-Adresse mit entsprechenden Rechten am Server DSOR-Linux registriert. So ist ausgeschlossen, dass
über einen anderen Lotus Notes-Client mit entsprechend konfigurierter ODBCVerbindung auf Daten in der MySQL-Datenbank des DSOR-Managers zugegriffen wird.
- 107 -
Terminierung des Agenten
Voraussetzung für das zeitgesteuerte Ausführen eines lokal auszuführenden
Agenten auf dem Client ist die Aktivierung der Option Lokale periodische Agenten aktivieren in den Benutzervorgaben des angemeldeten Benutzers. Die Benutzeranmeldung am Client erfolgt mit der speziell zu diesem Zweck vorgesehenen Benutzer-ID DSOR-Agent. Um den Agenten auf dem Lotus Notes-Client
zeitgesteuert ausführen zu lassen, wird innerhalb der Entwicklungsumgebung
von Lotus Notes ein Zeitplan für den Agenten definiert. Um den Agenten mehrmals täglich ausführen lassen zu können, muss die Option Periodisch: Mehrmals am Tag gewählt werden. Daraufhin kann der Zeitplan im Detail festgelegt
werden. In Absprache mit dem Auftraggeber werden die studentischen Daten
im Abstand von vier Stunden synchronisiert. Die folgende Abbildung zeigt die
genauen Einstellungen des Zeitplans:
Abb. 50: Terminierung des Agenten
Terminierung der Replikation
Die zeitgesteuerte Replikation der lokalen Replik der Anwendungsdatenbank
des DSOR-Offices auf dem Client mit der operativen Datenbank auf dem Server PBFB5A wird in den Location-Einstellungen des Benutzers (Benutzer-ID:
DSOR-Agent) im Abschnitt Replikation eingestellt. Die Replikation wird jeweils
30 Minuten nach dem Durchlauf des Agenten durchgeführt. Durch diesen Puffer
sollte sichergestellt sein, dass die Ausführung des Agenten beendet ist, bevor
die Replikation beginnt. Die genauen Einstellungen sind der folgenden Abbildung zu entnehmen:
- 108 -
Abb. 51: Terminierung der Replikation
Quellcode des Agenten
Zur Programmierung des Agenten in der Replik der DSOR-Office-Anwendungsdatenbank auf dem Client wurde die Skriptsprache LotusScript verwendet. Die
Programmierung erfolgt objektorientiert mittels sogenannter Eventhandler.
Innerhalb der Entwicklungsumgebung von Lotus Notes wird der ODBC-Zugriff
über Objekte realisiert, denen Objektklassen aus dem Objektmodell DOM (Data
Object Model) zugeordnet werden. Die für den ODBC-Zugriff verwendeten Objektklassen ODBCConnection, ODBCQuery und ODBCResultSet müssen zunächst als LotusScript Extensions (LSX) aktiviert werden:
UseLSX "*ODBCLSX"
Über die Objektklasse ODBCConnection wird eine ODBC-Verbindung zu einer
externen relationalen Datenquelle hergestellt und überwacht. Ist eine ODBCVerbindung hergestellt, können Daten über die Objektklasse ODBCQuery via
SQL (Structured Query Language) aus der externen relationalen Datenquelle
abgefragt werden. Das Ergebnis aus der SQL-Abfrage wird über die Objektklasse ODBCResultSet zur Weiterbearbeitung innerhalb der Lotus NotesUmgebung bereitgestellt.
Das DSOR-Office greift zur Berechnung von Adressen auf Adressformeln in der
Vorlagendatenbank zurück. Zu diesem Zweck wird die LotusScript-Bibliothek
PavoneSettingsDatabaseLib verwandt. Diese muss wie die LotusScript Extensions zu ihrer Verwendung über eine entsprechende Anweisung eingebunden
werden:
Use "PavoneSettingsDatabaseLib"
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Im Eventhandler (Declarations) werden Konstanten deklariert, auf die während
der Ausführung des Skripts zugegriffen wird. Die Konstante KEY_FORMULA
dient zur Berechnung der Anrede- und Grußformel im Rahmen der Korrespondenz im DSOR-Office.
Private Const KEY_FORMULA = | @Char (247) : "<Komma>" : "<KOMMA>" :
"<Comma>" : "<COMMA>" : "<Anrede>" : "<ANREDE>" : "<Nachname>" :
"<NACHNAME>" : "<nachname>" : "<Titel>" : "<TITEL>" : "<Vorname>" :
"<VORNAME>" : "<vorname>" |
Im Eventhandler Initialize werden die Operationen des Agenten für den Import
der studentischen Daten aus der MySQL-Datenbank des DSOR-Managers und
zum Anlegen von Adress-Dokumenten in der lokalen Replik der DSOR-OfficeAnwendungsdatenbank auf dem Client programmiert. Der Programmcode wird
von den Anweisungen Sub Initialize und End Sub eingerahmt.
Über die Anweisungen Dim beziehungsweise Dim New werden zunächst die
verwendeten Objekte eingerichtet, indem ihnen Objektklassen beziehungsweise
Datentypen zugeordnet werden. Zu Beginn muss ein neues Sitzungsobjekt eingerichtet werden. Über Objektklassen ist anschließend der Zugriff auf die in der
aktuellen Sitzung erreichbaren Daten möglich. Bei den Objektlassen werden
Frontend- und Backend-Klassen unterschieden. Während Backend-Klassen
den Zugriff auf alle in der aktuellen Sitzung erreichbaren Daten gewähren, bieten Frontend-Klassen ausschließlich Zugang zu den aktuell im Bildschirmdialog
geöffneten Objekten. Da alle Operationen des Agenten unabhängig vom aktuellen Bildschirmdialog ablaufen, greift er ausschließlich auf Backend-Klassen zurück.
Im einzelnen wurde jeweils ein neues Objekt der Objektklassen ODBCConnection, ODBCQuery und ODBCResultSet eingerichtet. Weitere Objekte werden für
den Zugriff auf Designelemente in der aktuellen Sitzung verwandt. Sie wurden
ebenfalls eingerichtet und entsprechenden Objektklassen zugeordnet. Im übrigen wurden Variablen verschiedener Datentypen deklariert.
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Dim session As New notessession
Dim con As New ODBCConnection
Dim qry As New ODBCQuery
Dim result As New ODBCResultSet
Dim pSettingDB As New PavoneSettingsDatabase
Dim db As notesdatabase
Dim doc As notesdocument
Dim configdoc As notesdocument
Dim view As notesview
Dim configview As notesview
Dim coll As notesdocumentcollection
Dim item As notesitem
Dim Wert As Variant
Dim strLetterStartSalutationFormula As String
Dim strLetterEndSalutationFormula As String
Dim strAddressFormula As String
Einigen der Objektvariablen für die Designelemente wurden mittels der Anweisung Set Werte zugewiesen:
Set db = session.currentdatabase
Set doc = nothing
Set view = db.getview ("RDBMS-IDS")
Set configview = db.getview ("Konfiguration")
Bei den Ansichten (RDBMS-IDS) und (Konfiguration) handelt es sich um versteckte Ansichten, die in der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices hinzufügt wurden. Der Agent greift im Rahmen seiner Operationen auf diese versteckten Ansichten zurück.
Jeder Datensatz in der Tabelle Profile in der MySQL-Datenbank des DSORManagers hat eine eindeutige ID. Für jeden Datensatz prüft der Agent anhand
dieses Primärschlüssels, ob der Datensatz bereits in beiden Informationsumgebungen vorhanden ist. Ist dies der Fall, legt der Agent in der Replik der DSOROffice-Anwendungsdatenbank auf dem Client keinen neuen Datensatz an, sondern er gleicht den vorhandenen Datensatz mit dem Quelldatensatz aus der
MySQL-Datenbank des DSOR-Managers ab. Für diese Operation greift der Agent auf die erste Spalte in der versteckten Ansicht (RDBMS-IDS) zurück, in der
alle in der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices bereits vorhandenen Adressdokumente nach ihrer ID angezeigt werden.
Die Namen der Felder in der Tabelle Profile in der MySQL-Datenbank des
DSOR-Managers und in der Teilmaske $AddressV5Sub der Adressmaske des
DSOR-Offices sind nicht identisch. Aus diesem Grund müssen die Feldnamen
der aus der Tabelle Profile übertragenen Datensätze so umbenannt werden,
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dass sie den Feldnamen in der Teilmaske $AddressV5Sub entsprechen. Dabei
ist die Groß- und Kleinschreibung der Feldnamen zu berücksichtigen.
Für jeden divergierenden Feldnamen wurde mit der zu diesem Zweck erstellten
Maske Konfig-Dokument ein Konfigurationsdokument angelegt, das jeweils nur
ein Feld mit dem betreffenden Feldnamen aus der Tabelle Profile und ein Feld
mit dem korrespondierenden Feldnamen in der Teilmaske $AddressV5Sub der
Adressmaske des DSOR-Offices enthält. Diese Konfigurationsdokumente werden in der versteckten Ansicht (Konfiguration) innerhalb zweier Spalten für die
Feldnamenpaare angezeigt. Auf diese Ansicht greift der Agent zurück.
Die folgende Tabelle zeigt die betreffenden Felder in der Tabelle Profile und die
korrespondierenden Felder aus der Teilmaske $AddressV5Sub:
Feld im DSOR-Manager
Feld im DSOR-Office
Email
EMail
Homepage
WWW
ID
rdb_ID
MatrikelNr
PID
Name
Lastname
Ort
PrivatCity
PLZ
PrivatZIP
Strasse
PrivatStreet
Studiengang
CompanyOption
Telefon
PrivatPhoneNumber
Vorname
Firstname
Tab. 10: Feldnamenangleichung zwischen DSOR-Manager und -Office
Die Felder für die Anrede und das Geschlecht einer Person müssen in den Adressdokumenten des DSOR-Offices zwingend ausgefüllt werden, wenn Angaben zur Person gemacht werden. Diese Felder sind in der Tabelle Profile bis
dato nicht vorhanden. Da in Absprache mit dem Auftraggeber im Rahmen dieses Projekts keine Veränderungen am DSOR-Manager vorgenommen wurden,
müssen diese Felder dort nachträglich hinzugefügt werden.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird zunächst eine ODBC-Verbindung zur
MySQL-Datenbank des DSOR-Managers aufgebaut. Kann keine Verbindung
aufbaut werden, wird der Agent beendet und zum nächsten planmäßigen Zeitpunkt erneut ausgeführt.
con.ConnectTo ("dsormanager")
If Not con.IsConnected Then
Exit Sub
End If
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Konnte eine Verbindung aufgebaut werden, greift der Agent auf die Daten in der
Tabelle Profile zu. Mittels der SQL-Anweisung qry.SQL = "SELECT * FROM
profile" werden alle Datensätze aus der Tabelle ausgelesen und in einem ResultSet zum Lotus Notes-Client übertragen.
fields = con.ListFields ("profile")
Set qry.Connection = con
Set result.Query = qry
qry.SQL = "SELECT * FROM profile"
result.Execute
Sobald dem Agenten das ResultSet vorliegt, prüft er, ob es Daten enthält. Enthält es keine Daten, da sich seit dem letzten Datenabgleich keine Änderungen
ergeben haben, endet der Durchlauf des Agenten. Wenn es Daten enthält,
spricht der Agent die Datensätze im ResultSet sukzessive an.
If result.IsResultSetAvailable Then Do
result.NextRow
Der Agent prüft zunächst für jeden Datensatz, ob bereits ein Datensatz mit der
gleichen ID in der DSOR-Office-Anwendungsdatenbank existiert. Anhand der
Methode GetDocumentByKey wird die ID des Datensatzes auf Basis der versteckten Ansicht RDBMS-IDS mit den IDs aller in der Anwendungsdatenbank
des DSOR-Offices vorhandenen Adressdokumenten verglichen. Existiert der
betreffende Datensatz in der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices noch
nicht, wird ein neues Lotus Notes-Dokument mit der entsprechenden ID angelegt.
Set doc = view.GetDocumentByKey (result.GetValue ("ID"))
If doc Is nothing Then Set doc = New NotesDocument (db)
Anschließend werden die Felder aus dem aktuellen Datensatz im ResultSet den
Feldern in der Teilmaske $AddressV5Sub entsprechend umbenannt. Diese Anpassung wird auf der Grundlage der versteckten Ansicht (Konfiguration) und der
darin angezeigten Konfigurationsdokumente vorgenommen. Für jedes Feld im
ResultSet durchsucht der Agent die erste Spalte der Ansicht und somit die Konfigurationsdokumente nach dem betreffenden Feldnamen aus der Tabelle Profile und tauscht diesen gegen den korrespondierenden Feldnamen aus der Teilmaske $AddressV5Sub aus. Ist für ein Feld kein Konfigurationsdokument im
ResultSet vorhanden, wird die ursprüngliche Bezeichnung beibehalten.
Ist der Datensatz bereits in beiden Informationsumgebungen vorhanden, überprüft der Agent für jedes Feld zusätzlich, ob sich der Feldwert seit dem letzten
Datenabgleich geändert hat. Etwaige Änderungen überträgt der Agent in das
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betreffende Adressdokument. War der Datensatz noch nicht in beiden Informationsumgebungen vorhanden, übernimmt der Agent den Feldwert aus dem aktuellen Datensatz im ResultSet in das neu generierte Lotus Notes-Dokument.
Forall eintraege In fields
Set configdoc = confiview.GetDocumentByKey (eintraege, True)
If Not configdoc Is Nothing Then
namedesfeldes = configdoc.notesFeld (0)
Else
namedesfeldes = eintraege
End If
Set configdoc = Nothing
Set item = doc.GetfirstItem (namedesfeldes)
If Not item Is Nothing Then
If item.Text <> Cstr (Wert) Then
Call doc.ReplaceItemValue (namedesfeldes, Wert)
End If
Else
Call doc.ReplaceItemValue(namedesfeldes, Wert)
End If
End Forall
Zusätzlich erzeugt der Agent Felder in den neu generierten Lotus NotesDokumenten, die im DSOR-Office benötigt werden, in der Tabelle Profile in der
MySQL-Datenbank des DSOR-Managers aber nicht vorhanden sind. Diesen
Feldern weist der Agent Standardwerte zu. Darüber hinaus erzeugt der Agent
das Feld Company, in dem das DSOR-Office den Organisationsnamen speichert. Da der Organisationsname in Verbindung mit studentischen Daten nicht
benötigt wird, trägt der Agent den Wert "Student" in dieses Feld ein. Somit werden alle studentischen Adressdokumente im DSOR-Office in den beiden Adressansichten unterhalb der Kategorie "Student" angezeigt.
doc.form = "Address"
doc.Icon = 3
doc.ESDocType = ""
doc.ESBUILD = "320"
doc.AdrFormulaName = "Privat"
doc.AdrCombo1 = "Automatisch"
doc.AdrCombo2 = "Automatisch"
doc.LetterEndSalutationFormula = "Mit freundlichen Grüßen"
doc.Company = "Student"
Da die Daten zwischen DSOR-Manager und DSOR-Office unidirektional ausgetauscht werden, können studentische Daten ausschließlich im DSOR-Manager
angelegt und bearbeitet werden. Werden im DSOR-Office neue Adressdokumente erstellt, stehen diese im DSOR-Manager nicht zur Verfügung, und werden Änderungen an studentischen Adressdokumenten im DSOR-Office vorgenommen, werden diese beim nächsten Durchlauf des Agenten überschrieben.
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Um die Bearbeitung studentischer Adressdokumente im DSOR-Office auszuschließen, erzeugt der Agenten in ihnen zusätzlich das Feld $ESRDBMS und
setzt dessen Wert auf "1". Darüber erzeugt der Agent das Feld SaveOptions
und setzt es auf einen beliebigen Wert.
doc.$ESRDBMS = "1"
doc.SaveOptions = "0"
Das Feld SaveOptions ist in allen Dokumenten in der Anwendungsdatenbank
des DSOR-Offices enthalten, da es Bestandteil der Teilmaske $WebGeneral ist,
die ihrerseits Bestandteil aller Dokumente in der DSOR-OfficeAnwendungsdatenbank ist. Es wird beim Speichern eines Dokuments abgefragt
und ist standardmäßig auf den "1" gesetzt. Dieser Wert bedeutet, dass das
betreffende Dokument gespeichert werden darf, während ein anderer Wert bedeutet, dass das Speichern des betreffenden Dokuments nicht zu gelassen ist.
Das einmalige Setzen des Feldes SaveOptions auf "0" reicht jedoch nicht aus,
um das Speichern des betreffenden Dokuments zu unterbinden, da das Feld
auf "1" zurückgesetzt wird, sobald ein Benutzer das Dokument öffnet und in den
Bearbeitungsmodus wechselt. Entsprechend wurde die Teilmaske $WebGeneral so geändert, dass der Wert des Feldes SaveOptions auf "0" gesetzt wird,
wenn das Feld $ESRDBMS vorhanden beziehungsweise auf "1" gesetzt ist.
Weiterhin bereitet der Agent die Berechnung der Felder Address, LetterStartSalutation und LetterEndSalutation vor und führt sie anschließend durch. Über die
genannten Felder werden im DSOR-Office die Darstellung von Adressen und
die im Rahmen der Korrespondenz mit dem jeweiligen Adressaten standardmäßig zu verwendende Anrede- und Grußformel festgelegt. Diese Felder sind
aus einzelnen Adressfeldern zusammengesetzt, und da sie zwingend in den
Adressdokumenten im DSOR-Office vorhanden sein müssen, werden sie auch
vom Agenten beim Anlegen oder Bearbeiten eines studentischen Adressdokuments im DSOR-Office berechnet.
Zum Berechnen des Feldes Address weist der Agent der Variablen strAddressFormula die Berechungsformel Privat aus der Ansicht (AdressFormula) in der
Vorlagendatenbank des DSOR-Offices zu, da studentische Adressdokumente
ausschließlich private Adressinformationen enthalten. Die zu benutzende Berechnungsformel wird durch den Wert des Feldes AdrFormulaName bestimmt.
Anschließend wird die Länge der Variablen strAddressFormula überprüft. Ist die
Länge dieser Variablen größer als Null, wird die eingebundene Adressformel
ausgeführt und das Ergebnis im Feld Address gespeichert.
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strAddressFormula = pSettingDB.AddressFormula (doc.AdrFormulaName (0))
If Len(strAddressFormula) > 0 Then doc.Address = Evaluate (strAddressFormula, doc)
Bezüglich des Feldes LetterStartSalutation nimmt der Agent zunächst eine Fallunterscheidung für eine männliche oder weibliche Anrede vor. Ist das Feld Sex
im Datensatz des ResultSets auf "1" gesetzt, verwendet der Agent die weibliche
Form der Anredeformel ("Sehr geehrte <Anrede> <Nachname>") für die Berechnung des Feldes, während er bei "2" die männliche Form der Anredeformel
("Sehr geehrte <Anrede> <Nachname>") zum Berechnen des Feldes verwendet.
Select Case doc.sex (0)
Case "1":
doc.salutation = "Frau"
doc.LetterStartSalutationFormula = "Sehr geehrte <Anrede>
<Nachname>"
Case "2":
doc.salutation = "Herr"
doc.LetterStartSalutationFormula = "Sehr geehrter <Anrede>
<Nachname>"
End Select
Zur Berechnung der Felder LetterStartSalutation und LetterEndSalutation weist
der Agent den Variablen strLetterStartSalutationFormula und strLetterEndSalutationFormula die entsprechenden Berechnungsformeln zu. Anschließend berechnet er die Felder LetterStartSalutation und LetterEndSalutation.
strLetterStartSalutationFormula = | @ReplaceSubstring (LetterStartSalutationFormula ; |
& KEY_FORMULA & | ; "," : "," : "," : "," :"," : Salutation : Salutation : Lastname : Lastname : Lastname : Titel :Titel : Firstname : Firstname : Firstname) |
strLetterEndSalutationFormula = | @ReplaceSubstring (LetterEndSalutationFormula ; |
& KEY_FORMULA & | ; "," : "," : "," : "," : "," : Salutation : Salutation : Lastname : Lastname : Lastname : Titel : Titel : Firstname : Firstname : Firstname) |
Call doc.save (True, False)
doc.LetterStartSalutation = Evaluate (strLetterStartSalutationFormula, doc)
doc.LetterEndSalutation = Evaluate (strLetterEndSalutationFormula, doc)
Hiermit sind alle Berechnungen für den aktuellen Datensatz aus dem ResultSet
beendet, und das neue beziehungsweise bearbeitete studentische Adressdokument wird in der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices gespeichert:
Call doc.save( True, False)
Anschließend setzt der Agent die Variable Doc zurück und führt die Berechnungen werden für den nächsten Datensatz im ResultSet durch, bis schließlich alle
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Datensätze des ResultSets abgearbeitet sind. Daraufhin schließt er das ResultSet und trennt die ODBC-Verbindung.
Set doc = Nothing
Loop Until result.IsEndOfData
result.Close(DB_CLOSE)
Else
Exit Sub
End If
con.Disconnect
4.3.1.4
Bewertung der Lösung
Aufgrund der technischen Gegebenheiten wurde keiner der beiden serverbasierten Lösungsansätze realisiert. Beim Lotus Enterprise Integrator ist nicht sichergestellt, dass bei seiner Installation Stabilität und Leistung des Servers
nicht beeinträchtigt werden. Zudem wären die Anschaffungskosten von rund
8.000,- DM für das Decision Support & OR Lab nur aus Mangel an Alternativen
tragbar. Der Lotus Enterprise Integrator bietet im Vergleich mit den beiden Alternativen jedoch die beste Integration von Informationssystemen, da nur er
unter den betrachteten Alternativen geänderte Daten unmittelbar synchronisiert.
Agenten können demgegenüber nur periodisch ausgeführt werden. Dadurch
entstehen regelmäßig temporäre Inkonsistenzen bei neuen oder geänderten
Daten.
Ferner ist von Seiten des Administrators des DSOR-Managers ausschließlich
der lesende Zugriff auf die MySQL-Datenbank durch andere Informationssysteme zugelassen, um Inkonsistenzen durch einen bidirektionalen Datenaustausch auszuschließen. Aufgrund des unidirektionalen Datenaustauschs können studentische Daten ausschließlich über die MySQL-Datenbank des DSORManagers angelegt und bearbeitet werden.
4.3.2
Einrichtung der Diplomandendatenbank
Um die Datenbank Adressen DS&OR aufzulösen und die Zahl der Speicherorte
für studentische Daten zu reduzieren, muss diese Datenbank so eingerichtet
werden, dass sie die studentischen Daten beim Anlegen von Diplomarbeitsdokumenten aus den studentischen Adressdokumenten im DSOR-Office übernimmt. Prinzipiell ist auch die Übernahme der studentischen Daten aus der relationalen MySQL-Datenbank des DSOR-Managers via ODBC denkbar. Sowohl
bei der Datenbank Diplomanden DS&OR als auch bei den DSOR-OfficeDatenbanken handelt es sich jedoch um Lotus Notes-Datenbanken, und der
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Datenaustausch zwischen Lotus Notes-Datenbanken ist mit den entsprechenden Funktionalitäten von Lotus Notes besser zu realisieren.
Die Auswahl eines Studenten zum Anlegen eines neuen Diplomarbeitsdokuments in der Diplomandendatenbank erfolgt über den Auswahldialog des Feldes Name innerhalb der Maske Diplomarbeiten. Hierbei greift die Diplomandendatenbank mittels der Lotus Notes-@Function @DBColumn auf die Adressdatenbank zu, um alle dort befindlichen Adressdokumente für die Auswahl auszulesen. Zu diesem Zweck muss in der Datenbank Adressen DS&OR eine Ansicht existieren, die sämtliche dort befindlichen studentischen Adressdokumente
in einer Spalte nach den Namen der Studenten anzeigt. Die Namen der betreffenden Studenten werden mittels der @DBColumn-Anweisung ausgelesen und
anschließend im Auswahldialog des Feldes Name zur Auswahl anboten.
Analog muss auch in der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices eine Ansicht mit den studentischen Adressdokumenten existieren, wenn diese als neue
Datenquelle für die studentischen Daten zum Anlegen von Diplomarbeitsdokumenten in der Diplomandendatenbank verwendet werden soll. Anschließend ist
zur Verwendung dieser Ansicht als Quellansicht die @DBColumn-Anweisung
für die Auswahlliste des Feldes Name in der Maske Diplomarbeiten entsprechend anzupassen. Als Parameter werden der Server, der Datenbankpfad und name sowie der Name der auszulesenden Ansicht und die Nummer der auszulesenden Spalte angegeben.
@DBColumn("";"PBFB5A/FB5/UniPB/DE":"FB5\WI\WI4\WI4Offi.NSF";“<Ansicht>“;
<Spaltennummer>)
Damit nach der Auswahl eines Studenten nicht nur sein Name, sondern auch
die übrigen Angaben zu seiner Person in die weiteren Felder der Maske Diplomarbeiten übernommen werden, müssen die betreffenden Felder ebenfalls
mit einer entsprechenden Formel versehen werden. Zu diesem Zweck wird die
Lotus Notes-@Function @DBLookup verwendet, bei der im wesentlichen die
gleichen Parameter anzugeben sind wie bei der @DBColumn-Anweisung. Zusätzlich sind der Name des betreffenden Studenten aus dem Feld Name zur
Spezifizierung des Quelldokuments und die Nummer der Spalte aus der Ansicht, in der das jeweilige Feld angezeigt wird, anzugeben.
@DBLookup("":"NoCache";"PBFB5A/FB5/UniPB/DE":"FB5\WI\WI4\WI4Offi.NSF";"
<Ansicht>";Name;<Spaltennummer>)
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4.3.3
Poolraumverwaltung
Zur Auflösung der Datenbank Adressen DS&OR ist es notwendig, dass die integrierte Verwaltung der Nutzungsvereinbarungen und PINs für den Zugang der
an Lehrveranstaltungen des Decision Support & OR Labs teilnehmenden Studenten zum lehrstuhleigenen Poolraum vom DSOR-Manager übernommen
wird. Die Verwaltung über das DSOR-Office ist ausgeschlossen, da studentische Daten aufgrund des unidirektionalen Datenaustauschs nicht dort, sondern
ausschließlich im DSOR-Manager angelegt und bearbeitet werden können. Der
DSOR-Manager muss entsprechend um im Hinblick auf die Verwaltung von
Nutzungsvereinbarungen und PINs erweitert werden. Da die PINs auch über
das DSOR-Office einsehbar sein und im Rahmen des Datenabgleichs zwischen
dem DSOR-Manager und dem DSOR-Office mitabgeglichen werden sollten, ist
auch die Verwaltung der studentischen Adressdokumente im DSOR-Office
diesbezüglich anzupassen.
4.3.4
Anpassung des DSOR-Managers
Der DSOR-Manager muss im Rahmen des Datenabgleichs mit dem DSOROffice angepasst werden. Darüber hinaus ist die Verwaltung der Nutzungsvereinbarungen und PINs für den Zugang zum lehrstuhleigenen Poolraum in den
DSOR-Manager zu integrieren. Ferner muss der DSOR-Manager im Hinblick
auf Praktika und Seminare zwecks der Verwaltung von Themen und Teilnehmerlisten erweitert werden, um die lokale Verwaltung der Themen und Teilnehmerlisten in Microsoft Excel-Tabellen zu vermeiden und die Informationsumgebung für die Praktikums- und Seminarbetreuer zu vereinheitlichen. Bezüglich der genannten Anforderungen sind Anpassungen in der Tabelle Profile und
in der Ansicht Ergebnisansicht des DSOR-Managers durchzuführen.
4.3.4.1
Tabelle «Profile»
Die an den Lehrveranstaltungen des Decision Support & OR Labs teilnehmenden Studenten registrieren sich mit ihren persönlichen Daten im DSORManager. Diese Profildaten werden in der Tabelle Profile in der MySQLDatenbank des DSOR-Managers gespeichert.
Beim Anlegen von Adressdokumenten im DSOR-Office muss bei Angabe einer
Person zusätzlich eine Anrede aus einer vorgegebenen Auswahlliste ausgewählt werden, damit das DSOR-Office die Anredeformel für die Korrespondenz
berechnen kann. Diese Anrede wird im Feld Salutation gespeichert. Anschlie-
- 119 -
ßend ermittelt das DSOR-Office in Abhängigkeit von der gewählten Anrede intern das Geschlecht der betreffenden Person und trägt das Ergebnis in das
Feld Sex ein. Diese Daten müssen auch bei der Übertragung studentischer Daten aus dem DSOR-Manager in das DSOR-Office übermittelt werden. Das in
der Tabelle Profile des DSOR-Managers anzulegende Feld Salutation sollte die
Werte "Herr" und "Frau" als Auswahlliste zur Verfügung stellen und daraus den
Wert "männlich" oder "weiblich" für das ebenfalls neu anzulegende Feld Sex
berechnen. Sollen im Hinblick auf die beiden genannten Felder nicht die
originalen Feldnamen aus den Adressdokumenten im DSOR-Office, sondern
deutsche Feldnamen verwendet werden, müssen entsprechende Konfigurationsdokumente in der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices erstellt werden, anhand derer der Agent divergierende Feldnamen aus dem DSORManager auf die im DSOR-Office verwendeten Feldnamen anpasst.
Ferner muss das bestehende Feld Studiengang auf eine Auswahlliste mit Standardwerten für die betreffenden Studiengänge umgestellt werden. Dies ist notwendig, um eine einheitliche Kategorisierung der Diplomarbeiten in der Ansicht
Studiengang in der Datenbank Diplomanden DS&OR zu erreichen. Insbesondere entstehen durch eine unterschiedliche Groß- und Kleinschreibung neue Kategorien. Es wird empfohlen, die bestehenden Kategorien aus der Ansicht Studiengang zu übernehmen, damit die bereits vorhandenen Diplomarbeitsdokumente nicht umkategorisiert werden müssen.
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über alle Felder, die in der Tabelle
Profile in der MySQL-Datenbank des DSOR-Managers entweder neu angelegt
oder in ihren Eigenschaften angepasst werden müssen:
Feldname Anforderung
Salutation
Sex
•
Erstellung dieses Feldes vom Typ «Text»
•
Vorgabe der Standardwerte «"Herr"» und «"Frau"» über eine Auswahlliste
•
Erstellung dieses internen Feldes vom Typ «Text»
•
Berechnung des Feldwertes aus der gewählten Anrede im Feld «Salutation»
Studiengang
•
Vorgabe von Standardwerten über eine Auswahlliste
PINPool
•
Erstellung dieses internen Feldes vom Typ «Zahl»
Tab. 11: Feldanpassung in der Tabelle «Profile»
Um die Verwaltung der PINs für den Zugang zum lehrstuhleigenen Poolraum in
den DSOR-Manager zu integrieren, muss in der Tabelle Profile ein zusätzliches
Feld vom Datentyp Zahl eingefügt werden. Da es sich bei Zugangscodes um
sensitive Daten handelt, die nicht öffentlich zugänglich sein dürfen, dürfen die
PINs ausschließlich intern über den Administrationsbereich des DSOR- 120 -
Managers zu verwalten sein. Darüber hinaus ist der Administrationsbereich des
DSOR-Managers um eine entsprechende Ansicht zu erweitern. Als Vorlage für
die neue Ansicht kann die Ansicht PIN aus der aufzulösenden Datenbank Adressen DS&OR verwendet werden. Weiterhin ist die Möglichkeit, auf der Basis
der PIN-Verwaltung Nutzungsvereinbarungen zu erzeugen und auszudrucken,
in den DSOR-Manager zu integrieren, da diese von den betreffenden Studenten
unterschrieben und anschließend papierbasiert archiviert werden müssen.
4.3.4.2
Ansicht «Ergebnisansicht»
Um die Informationsumgebung für die Praktikums- und Seminarbetreuer zu
vereinheitlichen, ist die lokale Verwaltung von Teilnehmerlisten und Themen für
Praktika und Seminare in lokalen Microsoft Excel-Tabellen zu vermeiden. Eine
einheitliche Informationsumgebung ist in diesem Zusammenhang nur durch die
Verwaltung der Teilnehmerlisten und Themen über den DSOR-Manager zu erreichen. Hierzu müssen nach Maßgabe der Microsoft Excel-Tabellen fehlende
Felder in der Ansicht Ergebnisansicht in der MySQL-Datenbank des DSORManagers angelegt werden. Diese Ansicht ist Teil des Administrationsbereichs
des DSOR-Managers und dient zur Verwaltung lehrveranstaltungs- und personenbezogener Daten, die den an Lehrveranstaltungen des Decision Support &
OR Labs teilnehmenden Studenten im personalisierten Informationsbereich des
DSOR-Managers zur Verfügung gestellt werden. Im einzelnen handelt es sich
um die folgenden Felder:
•
Studiengang
•
Telefon
•
Thema
•
Betreuer
•
Notenvorschlag
•
Semester
4.3.5
Anpassung des DSOR-Offices
Studenten werden maßgeblich über ihre Matrikelnummer und ihren Studiengang identifiziert. Wenn studentische Daten aus der MySQL-Datenbank des
DSOR-Managers in Adressdokumente des DSOR-Office übertragen werden
sollen, dann müssen in den Adressdokumenten des DSOR-Offices entsprechend geeignete Felder existieren, in denen Matrikelnummer und Studiengang
gespeichert werden können. Da die Adressmaske des DSOR-Offices nicht ex- 121 -
plizit auf die Verwaltung studentischer Daten ausgelegt ist, sind dort keine Felder für die Speicherung von Matrikelnummer und Studiengang vorgesehen. Es
existieren jedoch die Felder PID und CompanyOption, die aufgrund des jeweiligen Datentyps für diese Zwecke geeignet sind, und die anderweitig keine wesentliche Funktion erfüllen. Das Feld PID ist vom Datentyp Zahl und für die
Speicherung der Matrikelnummern geeignet, während des Feld CompanyOption vom Datentyp Text und damit zur Speicherung des Studiengangs geeignet
ist. Lediglich die Beschreibungen der beiden Felder wurden angepasst.
Die Verwaltung der Nutzungsvereinbarungen und der PINs für den Zugang zum
lehrstuhleigenen Poolraum ist in den DSOR-Manager zu integrieren. Dennoch
sollten die PINs auch innerhalb der studentischen Adressdokumente im DSOROffice zur Verfügung stehen und im Rahmen des Datenabgleichs zwischen
dem DSOR-Manager und dem DSOR-Office mitabgeglichen werden. Entsprechend wurde die Adressmaske um das Feld PINPool erweitert.
Die folgende Abbildung zeigt die Adressmaske infolge der beschriebenen Anpassungen:
Abb. 52: Anpassung der Maske «Adresse»
- 122 -
Weder bei der Matrikelnummer und dem Studiengang noch bei den PINs sind
Änderungen an der Maske Adresse selbst vorgenommen worden. Die Maske
Adresse enthält in Abhängigkeit vom verwendeten Lotus Notes-Client eine spezifische Teilmaske. Für die aktuellen Lotus Notes R5-Clients handelt es sich
dabei um die Teilmaske $AddressV5Sub. Entsprechend wurde diese Teilmaske
für die Verwaltung von Matrikelnummern und PINs angepasst. Sie enthält im
Tab Allgemein den neuen Abschnitt Studentische Daten. Dort finden sich die
Felder PID und CompanyOption für die Matrikelnummer und den Studiengang
sowie das neue Feld PINPool für die PINs.
Darüber hinaus wurde die versteckte Ansicht (TestnamenView) in der DSOROffice-Anwendungsdatenbank hinzugefügt. Sie wurde im Rahmen der Einrichtung der Diplomandendatenbank für den Zugriff auf die studentischen Adressdokumente in der DSOR-Office-Anwendungsdatenbank beschreiben und nach
dieser Maßgabe erstellt.
4.3.6
Integration von Lotus Notes und 3Com Palm
Bezüglich des Austauschs von Daten zwischen Lotus Notes und einem 3Com
Palm-Organizer wurden die Produkte Lotus EasySync 11 und AvantGo PylonPro12 installiert und getestet. Beim Datenaustausch mit EasySync traten Inkonsistenzen zwischen den Daten in Lotus Notes und den Daten auf dem
3Com Palm-Organizer auf. Darüber hinaus ist der Datenaustausch über EasySync auf Adressen, Termine, Aufgaben und Emails beschränkt. Mittels PylonPro können Daten mit einer beliebigen Lotus Notes-Datenbank ausgetauscht
werden. Entsprechend fiel die Entscheidung auf PylonPro.
11
12
Lotus Deutschland, a.a.O.
AvantGo, Inc., http://chicago.avantgo.com/home/home.html, 18.11.2000.
- 123 -
5 SYSTEMEINFÜHRUNG
5.1 Phasen
Die Einführung des neuen Informations- und Kommunikationssystems am Decision Support & OR Lab erfolgte bewusst in zwei Phasen. Lotus Notes verfügt
über eine vergleichsweise große Zahl an Funktionen, Einstellungsmöglichkeiten
und neuartigen Konzepten, die einer Gewöhnung bedürfen. Jede Lotus NotesDatenbank bietet darüber hinaus weitere individuelle Funktionen. Aus diesem
Grund wurde Lotus Notes R5 unmittelbar nach der Softwareentscheidung am
Decision Support & OR Lab eingeführt. Das DSOR-Office wurde mit zeitlichem
Abstand zur Einführung von Lotus Notes eingeführt, um den Mitarbeitern des
Decision Support & OR Labs Zeit zu geben, um sich mit den Basisfunktionen
von Lotus Notes vertraut zu machen.
5.1.1
Einführung von Lotus Notes
Auf den Arbeitsplatz-PCs und Notebooks des Decision Support &OR Labs wurde Lotus Notes R5 installiert, soweit dies noch nicht der Fall war. Vorhandene
Lotus Notes-Versionen wurden auf einen aktuellen Stand gebracht. Ferner wurden die Emaildatenbanken der Mitarbeiter auf dem Server PBFB5A mit der aktuellen Emaildatenbankschablone ausgestattet.
Im unmittelbaren Anschluss an die Installation von Lotus Notes R5 wurden die
Mitarbeiter und studentischen Hilfskräfte des Decision Support & OR Labs geschult. Das Schulungskonzept orientierte sich an den bestehenden Erfahrungen
der Mitarbeiter und studentischen Hilfskräfte im Umgang mit den Lotus NotesClient Versionen 4.5/ 4.6. Die Schwerpunkte der Schulung im einzelnen:
•
Einrichtung von Lotus Notes R5
•
Einführung in die Benutzeroberfläche von Lotus Notes R5
•
Messaging mit Lotus Notes R5
•
Terminplanung mit Lotus Notes R5
•
Aufgabenverwaltung mit Lotus Notes R5
- 124 -
5.1.2
Einführung des DSOR-Offices
Im Rahmen einer Schulung wurde das DSOR-Office allen Mitarbeitern und studentischen Hilfskräften am Decision Support & OR Lab vorgestellt. Schulungsschwerpunkte waren neben seiner Einrichtung die folgenden Funktionen des
DSOR-Offices:
•
Adressverwaltung
•
Korrespondenz
•
Berichtswesen
•
Vorgangsbearbeitung
•
Rechnungen
•
Meetingplanung
•
Stundennachweisführung
Im Anschluss an die Schulung wurde der Probebetrieb des neuen groupwarebasierten Office Systems aufgenommen. Im Rahmen des Probebetriebs wurden die neuen Funktionen Rechnungen, Meetingplanung und Stundennachweisführung sowie der Navigator des DSOR-Offices weiter an die Bedürfnisse
des Decision Support & OR Labs angepasst.
5.2 Pflichtenheft «Mitarbeiter»
Nachdem die Mitarbeiter und studentischen Hilfskräfte des Decision Support &
OR Labs geschult und der Betrieb des neuen Informationssystems aufgenommen wurde, sind die folgenden Richtlinien zu beachten, um maximalen Nutzen
aus dem neuen System zu erzielen:
Mitarbeiter und studentische Hilfskräfte des Decision Support & OR Labs beantragen am Groupware Competence Center eine Benutzer-ID und lassen sich
damit für die Lotus Notes-Domäne der Universität Paderborn registrieren. Mit
dieser Benutzer-ID melden sie sich zukünftig über einen Lotus Notes-Client an
der Domäne an und werden dadurch eindeutig identifiziert.
Mit der Registrierung wird für jeden neuen Benutzer eine persönliche Emaildatenbank eingerichtet, die regelmäßig auf den Eingang neuer Emails hin zu überprüfen ist. Die Emaildatenbanken wissenschaftlicher Mitarbeiter werden auf
dem Server PBWI2A abgelegt, während die Emaildatenbanken studentischer
Hilfskräfte auf dem Server PBWI2B lokalisiert sind. Die persönlichen Emailda- 125 -
tenbanken beinhalten neben den Funktionalitäten zur Verwaltung der persönlichen Email die persönliche Terminplanung und die persönliche Aufgabenverwaltung des Benutzers.
Alle Mitarbeiter und studentischen Hilfskräfte des Decision Support & OR Labs
tragen ihre generellen An- und Abwesenheitszeiten in ihren persönlichen Lotus
Notes-Terminkalender ein und pflegen dort ihre Termine. Dies ist unerlässlich,
da die An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter bei der kollektiven Terminplanung zur automatischen Ermittlung gemeinsamer zeitlicher Freiräume benötigt werden.
Ferner wird allen Mitarbeitern empfohlen, Aufgaben in der persönlichen Aufgabenliste zu verwalten. Vor allem bei umfassenden Planungsaufgaben mit komplexen zeitlichen Abhängigkeiten und zahlreichen Fristen und Terminen kann
die Koordination durch das Führen der persönlichen Aufgabenliste unterstützt
werden. Dies ist insbesondere bei der Klausurplanung der Fall.
Nach ihrer Registrierung werden Mitarbeiter und studentische Hilfskräfte von
der Abteilung Technik als Mitglieder in die Gruppen FB5WI4MIT und
FB5WI4SHK eingetragen. Damit erhalten sie Zugang zu den DSOR-OfficeDatenbanken. Dort nehmen neue Mitarbeiter und studentische Hilfskräfte nehmen im DSOR-Office zunächst ihre persönlichen Einstellungen vor. Mitarbeiter
wählen einen gegebenenfalls zuvor erstellten Briefkopf aus der Vorlagendatenbank als Standardbriefkopf aus und nehmen weitere Einstellungen zum inhaltlichen Aufbau von Briefen vor. Zudem tragen Mitarbeiter und studentische Hilfskräfte die wichtigsten Personen, Rollen, Abteilungen und Arbeitsgruppen aus
der Organisationsdatenbank sowie die wichtigsten Personen und Gruppen aus
dem öffentlichen Lotus Notes-Namens- und Adressbuch der Universität Paderborn in ihre persönliche Favoritenliste ein. Dies ist wichtig für eine schnelle Adressierung im Rahmen der Vorgangsbearbeitung. Später wird die persönliche
Favoritenliste bei Bedarf erweitert.
Ferner muss eine persönliche Konfiguration in der Anwendungsdatenbank erstellt werden, wenn mit lokalen Repliken des DSOR-Offices zwecks Heimarbeit
oder mobilen Arbeitens gearbeitet wird. Hierzu müssen die Vorlagen-, die Organisations- und die Prozessdatenbank sowie das öffentliche Lotus NotesNamens- und Adressbuch der Universität Paderborn bezüglich im Hinblick auf
ihre Speicherorte innerhalb der Anwendungsdatenbank referenziert werden,
damit die Anwendungsdatenbank anschließend auf diese verknüpften
Datenbanken zugreifen kann.
- 126 -
Die Administration des DSOR-Offices verteilt sich auf die Administration der
Anwendungsdatenbank und auf die Administration der Vorlagendatenbank. Die
Verwaltung der Einstellungen und das Hinzufügen von Vorlagen in der Vorlagendatenbank sind Aufgabe der Abteilung Technik. Demgegenüber ist die Administration der Anwendungsdatenbank Aufgabe des Sekretariats, da die Administration der Anwendungsdatenbank das Recht geknüpft ist, sämtliche Dokumente innerhalb der Anwendungsdatenbank zu lesen, zu bearbeiten oder zu
löschen. Zum Schutz sensitiver Daten sind ausschließlich die Lehrstuhlleitung
und das Sekretariat mit diesem Recht ausgestattet. Der Umfang administrativer
Aufgaben in der Anwendungsdatenbank ist jedoch begrenzt.
Zentral für den Einsatz des neuen Informationssystems Lotus Notes/ DSOROffice ist der Umgang mit Informationen. Alle wichtigen Informationen sind im
Informationssystem zu erfassen. Berichte dienen zur Speicherung allgemeiner
Informationen, während neue externe Partner des Decision Support & OR Labs
und andere Adressaten in Adressdokumente einzutragen sind, um auf deren
Grundlage andere Dokumenttypen adressieren und im DSOR-Office einordnen
zu können. Ferner sind von allen Mitarbeitern und studentischen Hilfskräften für
die lehrstuhlinternen Gesamtmeetings Tagesordnungspunkte zusammenzutragen. In den Meetings übernimmt jeweils eine studentische Hilfskraft die Rolle
des Protokollanten und hält die Beschlüsse zu den Tagesordnungspunkten verbindlich fest.
Neue Dokumente sind zu kategorisieren und im Hinblick auf den Zugriff durch
die verschiedenen Benutzer und Benutzergruppen des Systems abzustimmen.
Bei der Kategorisierung ist darauf zu achten, die neuen Dokumente sauber in
die vorhandene Kategorisierungsstruktur zu integrieren und diese nur im Bedarfsfall zu erweitern. Zunächst nicht speicherungsfähige Informationen sind in
eine speicherungsfähige Form zu transformieren. Wichtige papierbasierte Dokumente werden per OCR- oder Image-Scan digitalisiert.
Entsprechend geeignete Aufgaben sind von den Mitarbeitern konsequent an
studentische Hilfskräfte zu delegieren. Hierzu ist die im DSOR-Office integrierte
Vorgangsbearbeitungsfunktion zu nutzen. Sowohl die studentischen Hilfskräfte
als auch die Mitarbeiter sind angehalten, regelmäßig zu kontrollieren, ob neue
Aufgaben zur Bearbeitung für sie vorliegen. Die studentischen Hilfskräfte haben
zudem ihr persönliches Profildokument im Hinblick auf ihre Erreichbarkeit, ihre
Kenntnisse, ihr Tätigkeitsprofil und ihre Auslastung laufend auf einem aktuellen
Stand zu halten, da die Profildokumente den Mitarbeitern als Grundlage für die
Aufgabenzuweisung dienen.
- 127 -
Ferner sind von studentischen Hilfskräften monatliche Stundennachweise zu
erbringen. Für allgemeine Tätigkeiten und Tutorentätigkeiten werden separate
Stundennachweise geführt. Alle Tätigkeiten vom Umfang wenigstens einer Viertelstunde werden in den Stundennachweisen nach Zeitpunkt, Dauer und Art der
Tätigkeit protokolliert. Am Monatsende sind die geführten Stundennachweise
auszudrucken, zu unterschreiben und beim Sekretariat abzugeben.
Eingehende Rechnungen werden vom Sekretariat digitalisiert und innerhalb des
Informationssystems archiviert. Die Begleichung ausgehender Rechnungen
wird überwacht. Nicht fristgerecht beglichene Rechnungen werden mündlich
oder schriftlich gemahnt. Als Träger der Rolle Mail-In werden dem Sekretariat
außerdem alle aus den eingehenden Emails transformierten Eingangsdokumente zur Bearbeitung vorgelegt. Diese sind zu kategorisieren und auf den
Zugriff durch die verschiedenen Benutzer und Benutzergruppen abzustimmen.
Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Pflichten, die durch die
verschiedenen Benutzergruppen des neuen Informationssystems Lotus Notes/
DSOR-Office wahrzunehmen sind:
Benutzergruppe
Pflichten
Neue Mitarbeiter und
studentische Hilfskräfte
•
Beantragung der Benutzer-ID (Groupware Competence Center)
•
Zuordnung zur Gruppe FB5WI4MIT bzw. FB5WI4SHK
•
Persönliche Einstellungen in der DSOR-Office-Anwendungs-DB
•
Persönliche Konfiguration lokaler Repliken des DSOR-Offices in
der Anwendungsdatenbank für Heimarbeit und mobiles Arbeiten
Alle
•
Regelmäßige Prüfung des Eingangs von Emails in der persönlichen Lotus Notes-Maildatenbank
•
Persönliche Terminplanung mit Lotus Notes
•
(An- und Abwesenheitszeiten, Termine)
•
Regelmäßige Prüfung, ob Aufgaben zur Bearbeitung vorliegen
•
Speicherung aller wichtigen Informationen im IuK-System
(Transformation nicht speicherungsfähiger Informationen in eine
speicherungsfähige Form)
Mitarbeiter
•
Einordnung von Informationen in die bestehende Kategorisierungsstruktur und Anlegen neuer Kategorien nur im Bedarfsfall
•
Regulierung des Zugriffs auf Informationen
•
Zusammentragen von Tagesordnungspunkten für die lehrstuhlinternen Gesamtmeetings
•
Konsequente Delegation geeigneter Aufgaben an Hilfskräfte
•
Protokollierung der Beschlüsse in Mitarbeitermeetings
- 128 -
Studentische Hilfskräfte
•
Regelmäßiges Führen der monatlichen Stundennachweise
•
Regelmäßige Aktualisierung des persönlichen Profils
(Kenntnisse, Tätigkeitsprofil, Auslastung)
Technik
•
Protokollierung der in den lehrstuhlinternen Gesamtmeetings
gefassten Beschlüsse
•
Hinzufügen neuer Mitarbeiter und SHKs zu den Gruppen
FB5WI4MIT und FB5WI4SHK im öffentlichen Lotus NotesNamens- und Adressbuch der Universität Paderborn
•
Administration der Vorlagendatenbank des DSOR-Offices
(Verwaltung von Einstellungen und Hinzufügen von Vorlagen)
Sekretariat
•
Administration der Anwendungsdatenbank des DSOR-Offices
•
Digitalisierung und Archivierung eingehender Rechnungen
•
Überwachung der Zahlungseingänge bzgl. offener Rechnungen
•
Mündliche oder schriftliche Mahnung fälliger Rechnungen
•
Archivierung beglichener Rechnungen
•
Bearbeitung eingehender Emails/ Eingangsdokumente
(Kategorisierung, Zugriffskontrolle)
Tab. 12: Pflichtenheft «Mitarbeiter»
- 129 -
6 SYSTEMBETRIEB
Bei der Weiterentwicklung des Pavone Enterprise Offices zum DSOR-Office
wurde konsequent darauf geachtet, den Anpassungsaufwand nach etwaigen
Designupdates von Pavone Enterprise Office so gering wie möglich zu halten.
Soweit dies möglich war, wurden ausschließlich neue Masken und Ansichten
hinzugefügt und keine Veränderungen an bestehenden Designelementen vorgenommen. Dennoch waren bei einigen Designelementen Anpassungen unumgänglich. Alle Veränderungen beziehen sich mit Ausnahme der Datenbankicons ausschließlich auf die Anwendungsdatenbank.
Für die drei neuen Funktionen des DSOR-Offices wurden neue Masken und
Ansichten erstellt:
Funktion
Masken
Ansichten
Rechnungen
•
Eingehende Rechnung
• Eingegangene Rechnungen
•
Ausgehende Rechnung
• Offene Rechnungen
•
Mündliche Mahnung
• Beglichene Rechnungen
•
Schriftliche Mahnung
• Fällige Rechnungen
•
Tagesordnungspunkt
• Meetings nach Termin
•
Beschluss
• Meetings nach Anlass
Stundennachweis
• Stundennachweise
Meetingplanung
Stundennachweisführung •
• (Stundennachweis nach
Name/Monat)
Tab. 13: Masken und Ansichten der neuen DSOR-Office-Funktionen
Daneben mussten Anpassungen an bestehenden Designelementen vorgenommen werden. Insbesondere der grafische Navigator und die Teilmaske zur
Regulierung des lesenden und schreibenden Zugriffs auf Dokumente mussten
aus Gründen der Bedienung und des Datenschutzes angepasst werden. Darüber hinaus wurden im Sinne der Corporate Identity des Decision Support & OR
Labs die Datenbankicons für das DSOR-Office angepasst.
Ferner wurden im Rahmen der Integration des Informationssystems weitere
Erweiterungen und Anpassungen des DSOR-Offices vorgenommen. Hierbei
handelt es sich um den Agenten DSOR-Agent, um die Maske KonfigDokument, um die drei neuen versteckten Ansichten (RDBMS-IDS), (Konfiguration) und (TestnamenView) sowie um Veränderungen an den beiden Teilmasken $AddressV5Sub und $WebGeneral.
- 130 -
Die folgende Tabelle zeigt alle neuen und angepassten Designelemente mit
Ausnahme der Masken und Ansichten für die neuen Funktionen des DSOROffices im Überblick:
Designelement
Designanpassungen
Datenbankicons
Angepasst
Navigator «Home»
Angepasst
Teilmaske «$Access»
Felder «AccessReader» und «AccessAuthor» auf Vorgabewert
«"@Author : FB5WI4MIT"» gesetzt
Teilmaske «$AddressV5Sub»
Feld «PINPool» vom Datentyp «Zahl» eingefügt und Beschreibungen der Felder «PID» und «CompanyOption» angepasst
Teilmaske «$WebGeneral»
Feld «SaveOptions» auf Wert «@If($ESRDBMS = "1";"0";"1")»
gesetzt
Maske «Konfig-Dokument»
Neu
Ansicht «(RDBMS-IDS)»
Neu
Ansicht «(Konfiguration)»
Neu
Ansicht «(TestnamenView)»
Neu
Agent «DSOR-Agent»
Neu
Tab. 14: Neue und angepasste Designelemente im DSOR-Office
Alle Designelemente wurden im jeweiligen Eigenschaftsdialog vor dem Überschreiben durch das Ersetzen des Datenbankdesigns geschützt. Bei den angepassten Designelementen wird dabei unterstellt, dass im Rahmen der kommenden Versionen des Pavone Enterprise Offices vermutlich keine Veränderungen an diesen Designelementen vorgenommen werden. Dies betrifft ausschließlich die drei Teilmasken $Access, $AddressV5Sub und $WebGeneral.
Anderweitig sind die geänderten Designelemente manuell zu ersetzen und anzupassen.
- 131 -
7 WIRTSCHAFTLICHKEITSBETRACHTUNG
Im zeitlichen Rahmen des Projekts konnte keine quantitative Wirtschaftlichkeitsanalyse durchgeführt werden. Es können jedoch qualitative Aussagen über
die zu erwartende Wirtschaftlichkeit des eingeführten Informations- und Kommunikationssystems gemacht werden.
Vom neuen Informationssystem sind anfangs nur Teilerfolge bezüglich der Verbesserung der Effizienz bei der Abwicklung der typischen Vorgänge am Decision Support & OR Lab zu erwarten. Teilerfolge werden sich zunächst vor allem
durch die neuen Möglichkeiten für die Kommunikation und zur Koordination einstellen. Dazu tragen bei richtiger und konsequenter Anwendung des Informationssystems das Messaging, die Terminplanung und die individuelle Aufgabenverwaltung von Lotus Notes ebenso bei wie die kollektive Aufgabenverwaltung
und die Meetingplanung des DSOR-Offices. Hinsichtlich des Informationsmanagements im DSOR-Office muss anfangs jedoch Aufbauarbeit geleistet werden, bevor der Nutzen des Informationsmanagements den dadurch verursachten Mehraufwand aufwiegt.
- 132 -
8 AUSBLICK
Innerhalb des DSOR-Offices werden sämtliche Informationen außerhalb der
Korrespondenz und der weiteren speziellen Funktionen des DSOR-Offices verwaltet. Durch die Verschiedenartigkeit dieser Informationen besteht ein hoher
Bedarf an einem Kategorisierungskonzept für die verschiedenen Arten von Informationen. Während der Einführungsphase eines neuen Informationssystems
erhöht sich die Vielfalt der verwalteten Informationen stetig, da durch Lernprozesse bezüglich der Flexibilität des Informationssystems zunehmend Potentiale
in der Verwaltung vielseitigster Informationen erschlossen werden. Erfahrungsgemäß entsteht ein Kategorisierungskonzept im Zuge dieser Lernprozesse.
Wichtig ist eine möglichst weitgehende Überschneidungsfreiheit der Kategorien
und Unterkategorien. Dies ist in der Praxis durchaus problematisch. Lotus Notes mildert dieses Problem jedoch durch die Möglichkeit, Dokumente multidimensional zu kategorisieren. Ferner sollte die Anzahl der Kategorien pro Ebene
überschaubar sein. Die folgende Kategorisierung auf oberster Ebene wird empfohlen:
•
Anträge
•
Dokumente
•
Forschung
•
Hardware
•
Know how
•
Lehre
•
Organisation
•
Projekte
•
Software
•
Studentische Hilfskräfte
•
Verschiedenes
Hardwareseitig wird die Anschaffung eines PDF-Scanners (Portable Document
Format) mit automatischem Einzelblatteinzug empfohlen. Papierbasierte Unterlagen müssen digitalisiert werden, bevor sie im DSOR-Office archiviert werden
können. Ein PDF-Scanner mit automatischem Einzelblatteinzug ist in der Lage,
aus mehrseitigen digitalisierten Unterlagen in einem Arbeitsgang ein PDFDokument zu erstellen. Bei PDF-Dokumenten handelt es sich um ein weitverbreitetes und kompaktes Dateiformat. PDF-Dokumente können von Lotus Notes
gelesen werden.
- 133 -
Ferner muss für die Server-Client-Server-Verbindung im Rahmen des unidirektionalen Datenaustauschs zwischen dem DSOR-Manager und dem DSOROffice ein Client bereitgestellt und mit Lotus Notes R5 ausgestattet werden. Zur
Anmeldung an diesem Lotus Notes-Client ist die speziell für diesen Zweck vorgesehene Benutzer-ID DSOR-Agent zu verwenden. Der Lotus Notes-Client ist
so zu konfigurieren, dass lokale Agenten ausgeführt werden können. Weiterhin
ist eine Replik der Anwendungs- und der Vorlagendatenbank des DSOROffices zu installieren, und der Standort der Vorlagendatenbankreplik ist im
Rahmen der Konfiguration der Anwendungsdatenbank zu referenzieren. Anschließend ist lediglich noch der Agent zu aktivieren.
Alle im Zusammenhang mit dem DSOR-Manager angesprochenen Anpassungen sind noch vorzunehmen. Um den DSOR-Manager mit den neuen Funktionen ab dem kommenden Semester unmittelbar operativ einsetzen zu können,
wird bezüglich der Anpassung des DSOR-Managers und der ihm zugrundeliegenden MySQL-Datenbank die Fertigstellung bis zum Beginn des Sommersemesters 2001 empfohlen. Dies ist auch die Voraussetzung für die vollständige
Integration der bestehenden Informationssysteme.
Im Anschluss an die Anpassung des DSOR-Managers können die studentischen Daten aus der Datenbank Adressen DS&OR in die MySQL-Datenbank
des DSOR-Managers überführt werden. Daraufhin ist lediglich noch die Datenbank Diplomanden DS&OR so einzurichten, dass die studentischen Daten aus
dem DSOR-Office übernommen werden, nachdem erstmalig der Datenabgleich
zwischen dem DSOR-Manager und dem DSOR-Office stattgefunden hat.
- 134 -
Quellenverzeichnis
3Com Corporation, http://www.3com.de, 26.09.2000.
Groupware Competence Center, http://gcc.upb.de, 07.09.2000.
AvantGo, Inc., http://chicago.avantgo.com/home/home.html, 18.11.2000.
Lotus Deutschland, http://www.lotus.de, 05.10.2000.
Microsoft GmbH, http://www.microsoft.com/germany/, 05.10.2000.
MySQL AB, http://www.mysql.com, 14.10.2000.
Novell Deutschland, http://www.novell.de, 05.10.2000.
Pavone AG, http://www.pavone.de, 12.10.2000.
PR-Com, http://www.pr-com.de/Pri.nsf/32c3d196b7109a7741256633004daa5e/
ec0b32d521a6ecc4c12568f900459490?OpenDocument, 05.10.2000.
Suhl, L., Toschläger, M.: Entwicklung und Einsatz betrieblicher Anwendungssysteme zur Optimierung von Geschäftsprozessen, 5. Aufl., 1999.
- 135 -
Anhang: Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)
Terminplanung (Ist)
Termin ist zu planen
Teilnehmer
Teilnehmer sind
festgelegt
XOR
Teilnehmer
Terminvorschlag
machen
Terminvorschlag
XOR
Terminvorschlag ist
allseitig akzeptiert
Terminvorschlag
Termin festlegen
Termin
Termin ist festgelegt
- 137 -
Terminvorschlag
ist nicht allseitig
akzeptiert
Meetingplanung (Ist)
Meeting ist zu planen
Termin wird gesucht
Termin zum
Meeting
steht fest
XOR
LI, LM
Tagesordnungspunkt
Tagesordnungspunkt
wird vorgestelllt
XOR
Tagesordnungspunkt ist Beschluß
Tagesordnungspunkt ist Bericht
XOR
LI, LM
LI, LM
Beschluß wird nicht
gefaßt
Beschluß
Beschluß wird gefaßt
Beschluß ist nicht
gefaßt
LI, LM
Tagesordnungspunkt
Tagesordnungspunkt
wird vertagt
XOR
- 138 -
LI, LM
Bericht
Bericht wird
vorgestellt
Meetingplanung (Ist) - Fortsetzung -
XOR
XOR
Tagesordnung ist
nicht erledigt
Tagesordnung ist
erledigt
LM, LI
Beschluß
EmailSystem
Beschluß wird
verschickt
Email
Beschluß ist
veröffentlicht
- 139 -
SHK-Verwaltung (Ist)
Aufgabe fällt an
LM
Aufgabe wird
eingestuft
XOR
Aufgabe ist
nicht sensitiv
Aufgabenbeschreibung
Material
Aufgabe ist sensitiv
LM
Aufgabe wird zur
Delegation an die
SHK spezifiziert
Aufgabe ist allgemein
LM
Aufgabe wird
SHK zugeordnet
Aufgabe ist
zugeordnet
XOR
LM
Aufgabe wird an
SHK übergeben
Material
Aufgabe ist
übergeben
XOR
SHK
Arbeitsergebnis
Aufgabe wird
bearbeitet
Aufgabe ist
fertiggestellt
SHK
Arbeitsergebnis wird
an LM übergeben
Arbeitsergebnis ist
übergeben
LM
Arbeitsergebnis
Kontrolle und
Bewertung
XOR
Arbeitsergebnis n.i.O.
Aufgabe wird
bearbeitet
Aufgabe ist
fertiggestellt
XOR
Aufgabe ist speziell
LM
Arbeitsergebnis
Arbeitsergebnis i.O.
- 140 -
Eingehende Korrespondenz (Ist)
Post liegt zur
Abholung bereit
Post
Post abholen
Post liegt zur
Verteilung bereit
Post
Post
Post verteilen
Post ist verteilt
Empfänger
Rechnungen
Post sortieren
Dokumente
Post ist sortiert
/\
Empfänger
Rechnungen
Rechnungen
bearbeiten
Dokumente
Dokumente
archivieren
Dokumente sind
archiviert
- 141 -
Ordner
Ausgehende Korrespondenz (Ist)
Dokument
ist zu erstellen und zu
versenden
XOR
Instruktionen
Dokument in Auftrag
geben
Adressat/
Adresse
Instruktionen
Dokument ist in
Auftrag gegeben
Sekretariat
Adressat/
Adresse
MS Word
Adressat/
Adresse
Dokument erstellen
MS Word
Dokument erstellen
Dokument
Dokument
XOR
Dokument liegt
in elektronischer Form
vor
Dokument
Dokument drucken
Dokument
Dokument liegt
in papierbasierter
Form vor
Dokument
Dokument
unterschreiben
Dokument ist
unterschrieben
Dokument
Dokument versenden
Dokument ist versandt
- 142 -
Eingehende Rechnungen (Ist)
Rechnung ist zu
bearbeiten
Kostenstelle
Rechnung
Rechnung
sachlich prüfen
XOR
Rechnung ist sachlich
in Ordnung
Kostenstelle
Rechnung
Rechnung sachlich
richtig zeichnen
richtig gezeichnet
Lehrstulinhaber/in
Rechnung
XOR
Rechnung
rechnerisch prüfen
XOR
Rechnung ist nicht in
Ordnung
Rechnung ist in
rechnerisch Ordnung
- 143 -
Eingehende Rechnungen (Ist) - Fortsetzung -
Rechnung
Reklamation
Rechnung
reklamieren
(vgl. Ausgangskorr.)
Rechnung
Reklamation
(Kopie)
Lehrstuhlinhaber/in
Rechnung ist
rechnerisch richtig
gezeichnet
Rechnung ist
reklamiert
Rechnung
Rechnungen
rechnerisch richtig
zeichnen
Sekretariat
Ordner
Rechnung mit
Reklamation (Kopie)
archivieren
Rechnung
Sekretariat
Rechnung kopieren
Kopie
Rechnung ist mit
Reklamation (Kopie)
archiviert
Kopie liegt vor
/\
Sekretariat
Rechnung
Rechnung an das
Dekanat weiterleiten
Rechnung
ist an das Dekanat
weitergeleitet
- 144 -
Kopie
Kopie archivieren
Kopie ist archiviert
Ordner
Ausgehende Rechnungen (Ist)
Rechnung
ist zu stellen
XOR
Instruktionen
Rechnung in Auftrag
geben
Adressat/
Adresse
Instruktionen
Rechnung ist in
Auftrag gegeben
Sekretariat
Adressat/
Adresse
MS Word
Adressat/
Adresse
Rechnung erstellen
MS Word
Rechnung erstellen
Rechnung
Rechnung
XOR
Rechnung liegt
vor
Rechnung
Rechnung drucken
(2x)
Rechnung (2x)
Rechnung liegt
in papierbasierter
Form vor (2x)
Rechnung (1)
Rechnung
unterschreiben
Rechnung ist
unterschrieben
- 145 -
Ausgehende Rechnungen (Ist) - Fortsetzung -
/\
Sekretariat
Rechnung (1)
Rechnung versenden
Rechnung (2)
Rechnung im Ordner
f. offene Rechnungen
ablegen
Ordner
f. o. R.
Rechnung ist im
Ordner f. offene
Rechnung. abgelegt
Rechnung ist versandt
/\
Sekretariat
Rechnung (2)
Begleichung der
offenen Rechnung
überwachen
Ordner
f. o. R.
XOR
offene Rechnung
ist termingerecht
beglichen
Sekretariat
Rechnung (2)
Ordner
Rechnung archivieren
offene Rechnung
ist fällig, aber nicht
beglichen
Rechnung ist
archiviert
XOR
Sekretariat
Rechnung
Rechnung mahnen
Mahnung
Mahnung liegt
vor
- 146 -
MS Word
Sekretariat
Mahnung
Mahnung drucken
(2x)
Mahnung (2x)
Rechnung liegt
in papierbasierter
Form vor (2x)
Sekretariat
Mahnung
unterschreiben
Mahnung (1)
Mahnung ist
unterschrieben
/\
Sekretariat
Mahnung (2)
Mahnung im Ordner f.
offene Rechnungen
ablegen
Ordner
f. o. R.
Mahnung (1)
Mahnung ist im
Ordner f. offene
Rechnung. abgelegt
Mahnung versenden
Mahnung istversandt
/\
Rechnung (2)
Mahnung (2)
- 147 -
Sekretariat
Begleichung der
offenen Rechnung
überwachen
Ordner
f. o. R.
XOR
offene Rechnung
ist beglichen
Rechnung (2)
Sekretariat
Ordner
Rechnung und
Mahnung archivieren
Mahnung (2)
Rechnung
und Mahnung sind
archiviert
offene Rechnung
beglichen
XOR
Forderung rechtlich
geltend machen
Forderung ist rechtlich
geltend gemacht
- 148 -
Lehrveranstaltungsplanung (Ist)
Lehrveranstaltung
ist zu planen
Konzeption
Konzeption erstellen
Konzeption liegt vor
Sekretariat
Konzeption
Lehrveranstaltung
eintragen
FB5Lehre-DB
Lehrveranstaltung
XOR
\/
Termin wird nicht
akzeptiert
Raum wird nicht
akzeptiert
Termin mit der
Verwaltung
aushandeln
Raum mit der
Verwaltung
aushandeln
\/
XOR
Lehrveranstaltung
ist eingetragen
FB5Lehre-DB
Lehrveranstaltung
Lehrveranstaltung
Lehrveranstaltung
ankündigen
XOR
Lehrveranstaltung
ist eine Vorlesung
oder eine Übung
Lehrveranstaltung
ist ein Seminar oder
ein Praktikum
Vorlesungs-/
Übungsplanung und
-durchführung
Seminar-/
Praktikumsplanung
und -durchführung
XOR
Lehrveranstaltung
ist beendet
- 149 -
Vorlesungen und Übungen (Ist)
Vorlesung/ Übung
ist zu planen
mySQL-DB
Vorlesung/ Übung
im DSOR-Manager
anlegen
Vorlesung/
Übung
DSORManager
Vorlesung/ Übung
ist im DSOR-Manager
anlegt
mySQL-DB
Vorlesung/
Übung
Ankündigung
im WWW
Vorlesung/ Übung im
WWW ankündigen
XOR
Vorlesung/ Übung
ist vorzubereiten und
durchzuführen
Konzept
Konzept entwickeln
XOR
\/
Veranstaltungstermin
Ausgabetermin
Materialen sind zu
erstellen
Übungsblätter sind
auszugeben
Konzept
Konzept
Übungsaufgaben
erstellen
Materialen erstellen
Übungsaufgaben
Materialien
- 150 -
Vorlesungen und Übungen (Ist) - Fortsetzung -
Materialien
Materialien sind
erstellt
Ausgabetermin
DSORManager
mySQL-DB
Materialien im DSORManager bereitstellen
Übungsaufgaben
Materialien
Übungsblatt
Materialien
Ausgabetermin
Übungsaufgaben
sind erstellt
Übungsblatt erstellen
Übungsblattvorlage
ist erstellt
Übungsblätter
drucken
Übungsblatt
Übungsblätter
\/
XOR
Vorlesung/ Übung
ist vorbereitet
Vorlesung/ Übung
durchführen
XOR
\/
- 151 -
XOR
Ausgabetermin
Übungsblätter
XOR
auszugeben
Übungsblätter
ausgeben
XOR
einzusammeln
Abgabetermin
Übungsblätter
einsammeln
Übungsblätter
XOR
Rückgabetermin
Übungsblätter
XOR
XOR
\/
/\
Vorlesung/ Übung ist
durchführt
Rückgabetermin
Übungsblätter
XOR
Übungsblätter
sind zu korrigieren
und zu bewerten
Übungsblätter
korrigieren und
bewerten
Übungsergebnisse
Übungsblätter
sind korrigiert und
bewertet
Übungsergebnisse
Übungsergebnisse
archivieren
XOR
XOR
XOR
Lehrveranstaltung
ist beendet
- 152 -
Lehrveranstaltung
ist nicht beendet
zurückzugeben
Übungsblätter
zurückgeben
Klausurplanung (Ist)
Grundstudiumsklausur ist zu planen
CPSZeitschiene
Erg.einreich.termine
Erg.aushangstermine
Herausgabe der
CPS-Zeitschiene v.
Dekanat abwarten
Prüfungsraum
Herausgabe der CPSZeitschiene v.
Dekanat abwarten
Prüfungszeiträume
Erg.einreich.termine
Termine stehen fest
Prüfungszeiträume und Termine
stehen fest
Erg.aushangstermine
Bruttoteilnehmerliste
Prüfungstermin
Hauptstudiumsklausur ist zu planen
CPSZeitschiene
Herausgabe der
sowie des Prüfungstermins und -raums
durch das Prüfungsamt abwarten
Wh.termin
Herausgabe der
durch das
Prüfungsamt
abwarten
Bruttoteilnehmerliste steht zur
Verfügung
Prüfungszeiträume
/\
Prüfungstermin/
-raum und Wh.termin
stehen fest
steht zur Verfügung
Prüfungstermin/
-raum und Wh.termin
festlegen
(Einflußfaktoren:
Winfo-Woche,
Prüfungsamt und
CPS-Büro) und in die
eintragen
Prüfungstermin
/\
Prüfungsraum
Prüfungstermin/
-raum und Wh.termin
stehen fest
Wh.termin
XOR
/\
Prüfungstermin
aushängen
Prüfungsraum
hängt aus
Wh.termin
Prüfungstermin/
-raum und Wh.termin
bekanntgeben
Prüfungstermin/
-raum und Wh.termin
sind bekanntgegeben
Bekanntgabe
im WWW
/\
- 153 -
Prüfungstermin
Klausuraufsicht
festlegen
Prüfungsraum
Klausuraufsicht
Klausuraufsicht ist
festgelegt
Klausurplanung (Ist) - Fortsetzung -
Nettoteilnehmerliste
Herausgabe der
abwarten
steht zur Verfügung
Sitzplangen. (AM)
Prüfungsraum
Sitzplan
Sitzplan erstellen
(außer AM)
Sitzplan ist erstellt
(außer AM)
Klausuraufgaben
Klausuraufgaben
festlegen
Prüfungsaufgaben
sind festgelegt
Klausuraufgaben
aushängen
Prüfungstermin
hängt aus
Prüfungsraum
Aufgabenbögen
Aufgabenund Antwortbögen
erstellen
Antwortbögen
sind erstellt
/\
Klausuraufsicht
Sitzplan
Aufgabenbögen
Antwortbögen
Klausuren
XOR
Klausuren
Erg.einreich.termin
Übungsergebnisse
Klausurergebnisse
Übungsergebnisse
sind zu verrechnen
Klausuren
Klausuren korrigieren
und bewerten
Erg.einreich.termin
Klausurergebnisse
XOR
Klausuren
sind korrigiert und
bewertet
- 154 -
Übungsergebnisse sind nicht
zu verrechnen
und bewerten
Klausurplanung (Ist) - Fortsetzung –
/\
Erg.einreich.termin
Erg.aushangstermin
MS Excel
Klausurergebnisse
Ergebnistabelle
Klausurergebnisse
eintragen
Einsichtstermin
Klausurergebnisse
sind eingetragen
E.einreichgs.termin
Ergebnistabelle
Klausureinsichtstermin/ -raum
festlegen
Einsichtsraum
Email
Ergebnistabelle
weiterleiten
Klausureinsichtstermin/ -raum sind
festgelegt
Klausurergebnisse
sind weitergeleitet
/\
Erg.aushangstermin
/\
Klausurergebnisse
Einsichtstermin
Einsichtsraum
E.aushangstermin
Klausurergebnisse
und -einsicht
veröffentlichen
Klausurergebnisse
und -einsicht sind
veröffentlicht
Ergebnistabelle
Klausurergebnisse
Klausurergebnisse
mySQL-DB
Klausurergebnisse
und -einsicht im
DSOR-M. veröffentl.
DSORManager
Klausurergebnisse
und -einsicht sind im
/\
Einsichtstermin
Einsichtsraum
Klausureinsicht
durchführen
Klausureinsicht ist
durchgeführt
Klausurergebnisse
Klausuren
/\
Ordner
Klausurergebnisse
Geänderte Klausurergebnisse an das
Prüf.amt weitergeben
Klausuren
Klausuren archivieren
/\
XOR
Grundstudiumswiederholungsklau-sur
ist zu planen
Teilnehmerliste
Prüfungsraum
Hauptstudiumswiederholungsklau-sur
ist zu planen
Herausgabe der
sowie des
Prüfungsraums durch
das Prüfungsamt
abwarten
Teilnehmerliste
Herausgabe der
Teilnehmerliste durch
das Prüfungsamt
abwarten
Teilnehmerliste steht
zur Verfügung
- 155 -
Klausurplanung (Ist) - Fortsetzung –
Teilnehmerliste
/\
Prüfungstermin/
-raum und Wh.termin
stehen fest
Teilnehmerliste steht
zur Verfügung
Prüfungsraum
festlegen
(Einflußfaktoren:
Winfo-Woche,
Prüfungsamt und
CPS-Büro) und inkl.
Wiederholungstermin
in die Teilnehmerliste
eintragen
Wh.termin
/\
Prüfungsraum
Prüfungsraum steht
fest
XOR
/\
Sitzplangen. (AM)
Prüfungsraum
Sitzplan ersellen
(außer AM)
Wh.termin
Wiederholgs.termin
und Prüfungsraum im
WWW bekanntgeben
Prüfungsraum
Sitzplan
Prüfungsraum
Wiederholgs.termin
und Prüfungsraum
sind bekanntgegeben
Bekanntgabe
im WWW
Klausuraufsicht
festlegen
Wh.termin
Sitzplan ist erstellt
(außer AM)
Klausuraufsicht ist
festgelegt
Klausuraufsicht
/\
Klausuraufgaben
Klausuraufgaben
Teilnehmerliste
Teilnehmerliste
aushängen
Wh.termin
Teilnehmerliste hängt
aus
Prüfungsraum
Klausuraufgaben
festlegen
Klausuraufgaben
sind festgelegt
Aufgabenbögen
erstellen
Antwortbögen
sind erstellt
/\
Klausuraufsicht
Sitzplan
Aufgabenbögen
Antwortbögen
Klausuren
XOR
E.einreichgs.termin
E.einreichgs.termin
Übungsergebnisse
sind zu verrechnen
Klausuren
Klausuren
und bewerten
und bewerten
Übungsergebnisse
Klausurergebnisse
Übungsergebnisse sind nicht
zu verrechnen
Klausurergebnisse
XOR
Klausuren
sind korrigiert und
bewertet
- 156 -
Klausurplanung (Ist) - Fortsetzung -
/\
E.einreichgs.termin
E.aushangstermin
MS Excel
Klausurergebnisse
Ergebnisdokument
Klausurergebnisse
eintragen
Einsichtstermin
Klausurergebnisse
sind eingetragen
E.einreichgs.termin
Ergebnistabelle
Klausureinsichtstermin und -raum
festlegen
Einsichtsraum
Email
Ergebnistabelle
weiterleiten
Klausureinsichtstermin und -raum sind
festgelegt
Klausurergebnisse
sind weitergeleitet
/\
E.aushangstermin
/\
Klausurergebnisse
Einsichtstermin
Einsichtsraum
E.aushangstermin
Klausurergebnisse
und -einsicht
veröffentlichen
Klausurergebnisse
und -einsicht sind
veröffentlicht
Ergebnistabelle
Klausurergebnisse
Klausurergebnisse
mySQL-DB
Klausurergebnisse
und -einsicht im
DSORManager
Klausurergebnisse
und -einsicht sind im
/\
Einsichtstermin
Klausureinsicht
durchführen
Einsichtsraum
Klausurergebnisse
Klausureinsicht ist
durchgeführt
Klausuren
/\
Ordner
Klausurergebnisse
Geänderte Klausurergebnisse an das
Pr.amt weitergeben
Klausuren
- 157 -
Klausuren archivieren
Praktika (Ist)
Praktikum wird
angeboten
PK
Themen
Themen werden
formuliert
Themen sind
formuliert
LI, PK
Themen
Themen werden
beratschlagt
Themen sind bestätigt
FB5Lehre-DB
Lehrveranstaltung
PK
Lotus
Notes
PK
HTMLEditor
Aushang wird erstellt
Aushang
Aushang ist erstellt
und aufgehangen
Ankündigung
im WWW
Praktikum wird im
WWW angekündigt
Praktikum ist
angekündigt
PK
Vorstellung der
Themen
Themenvorstellung
ist durchgeführt
Thema und PT
PK
Teilnehmer und
Themen werden
erfaßt
Excel-Datei
(intern)
Teilnehmer und
Themen sind erfaßt
PK
Durchführung des
Praktikums
Durchführung ist
abgeschlossen
LI, PK
Noten
Bewertung des
Praktikums
Bewertung ist
abgeschlossen
- 158 -
MS Excel
Praktika (Ist) - Fortsetzung -
Noten
PK
MS Excel
PK
MS Excel
Sekretariat
MS Excel
Sekretariat
MS Excel
Noten werden erfaßt
Excel-Datei
(intern)
Noten sind erfaßt
Excel-Datei
(intern)
Notenliste
Notenliste wird
erstellt und an
das Sekretariat
übergeben
Notenliste ist
erstellt und an das
Sekretariat
übergeben
Notenliste
Noten werden in
Notendatei erfaßt
Excel-Datei
(PS)
Noten sind
eingetragen
Excel-Datei
(PS)
Notenaushang wird
erstellt
Notenaushang
Notenaushang ist
erstellt
Sekretariat
Notendatei wird an
PS übergeben
Notendatei ist
an PS übergeben
- 159 -
Seminare (Ist)
Seminar wird
angeboten
SB
Themen
Themen werden
formuliert
Themen sind
formuliert
LI, SB
Themen
Themen werden
beratschlagt
Seminarkoordinator
Themen
Sammlung der
bestätigten Themen
Themen sind
gesammelt
FB5Lehre-DB
Lehrveranstaltung
Seminarkoordinator
Lotus
Notes
Seminarkoordinator
HTMLEditor
Aushang
und aufgehangen
Themen
Themen werden in
das WWW eingestellt
Ankündigung
im WWW
Themen sind
eingestellt
SB
Durchführung des
Proseminars
Proseminar ist
durchgeführt
SB
Vorstellung der
Themen
- 160 -
Seminare (Ist) - Fortsetzung -
>
Themenvorstellung
ist durchgeführt
Thema
Thema und
ST
Thema
SB
Themenvergabe
an WIng/ aST
Thema und
ST
SB
Themenvergabe
an WiWi
Thema
Themenvergabe
an WInfo
Thema und
ST
Themen sind
vergeben
Themen sind
vergeben
>
Themen sind
vergeben
SB
Durchführung der
Anmeldung für
WInfo/ WiWi
>
Anmeldung
>
Anmeldung für ist
WiWi durchgeführt
>
Anmeldung für ist
WInfo durchgeführt
Sekretariat
Thema und
ST
Teilnehmer werden
erfaßt (WIng, aST,
WInfo, WiWi)
Seminarkoordinator
Anmeldung
MS Excel
Seminaranmeldungen sind
übergeben
Excel-Datei
(intern)
Teilnehmer sind
erfaßt
Notenvorschläge
Noten
Durchführung und
Bewertung des
Seminars für WIng,
aST, WInfo, WiWi
Weiterleitung der
WiWi- Anmeldungen
an PS
Sekretariat
Excel-Datei
(PS)
Li, SB
Durchführung und
Bewertung ist
abgeschlossen
- 161 -
Dateien zur Erfassung
der WiWi-Noten wird
angefordert
Seminare (Ist) - Fortsetzung -
Noten
Noten werden für
WIng, aST, WInfo,
WiWi erfaßt
Seminarkoordinator
MS Excel
Seminarkoordinator
MS Excel
Excel-Datei
(intern)
Noten sind erfaßt
Excel-Datei
(intern)
Notenliste wird
erstellt
Notenliste
Notenliste ist
erstellt und an das
Sekretariat
übergeben
>
Notentabelle liegt vor
Notenliste
Sekretariat
MS Excel
WiWi-Noten werden
in Notendatei erfaßt
Excel-Datei
(PS)
>
Noten sind
eingetragen
Notenliste
Notenaushang
Notenübersicht für
WIng, aST, WInfo,
WiWi wird erstellt
und ausgehängt
Sekretariat
Sekretariat
Excel-Datei
(PS)
Notendatei ist
an PS übergeben
Noten sind
veröffentlicht
Leistungsbescheinig.
werden von WIng,
aST u. WInfo
nachgefragt
Leistungsbescheinigungen sind
nachgefragt
Noten
Leistungsbescheinigung
SB
werden für WIng,
aST, WInfo erstellt
Leistungsbescheinigungen
sind erstellt
werden an WIng,
aST, WInfo
übergeben
WiWi-Notendatei wird
an PS übergeben
SB
übergeben
- 162 -
Diplomarbeiten (Ist)
Themenvorschlag
durch Studenten
Themenbeschreibung
Student,
DAB
Themenbeschreibung
DAB
Ankündigung
im WWW
Thema wird
besprochen
Themenaushang
HTML-Editor
MS Word
Thema wird
veröffentlicht
Thema ist
veröffentlicht
XOR
Thema wurde
angenommen
Thema ist definiert
Thema wurde
abgelehnt
XOR
Ankündigung
im WWW
Themenaushang
Student
Thema wird
nachgefragt
Thema ist nachgefragt
Student,
DAB
Themenbeschreibung
Thema wird
besprochen
XOR
Thema wurde
vergeben
Ankündigung
im WWW
Themenaushang
Thema wurde nicht
vergeben
DAB
Thema wird als
vergeben markiert
XOR
Thema ist als
"vergeben"
gekennzeichnet
neues Thema wird
nicht nachgefragt
XOR
Themenanfrage ist
zurückgezogen
Student
- 163 -
Diplomarbeiten (Ist) - Fortsetzung -
DAB
Anmeldung
Thema
Anmeldung wird
bearbeitet
Anmeldung ist
ausgeführt
DAB
Adressen-DB
studentische
Daten
DA-DB
DA-Dok.
DA wird in die
DA-DB eingetragen
DA ist erfasst
DAB
DA-Betreuung wird
durchgeführt
DA-Betreuung ist
abgeschlossen
PS
DA
DA wird vom PS
an den Lehrstuhl
übergeben
DA ist übergeben
LI, DAB
DA
1. Korrekturlesung
der DA
1. Korrekturlesung
ist abgeschlossen
- 164 -
Lotus
Notes
Diplomarbeiten (Ist) - Fortsetzung -
LI,
Sekretariat
Gutachten
Gutachten wird
erstellt
>
Gutachten ist erstellt
Sekretariat
Gutachten
Gutachten wird an
das PS geschickt
Gutachten ist
verschickt
Sekretariat
Gutachten
Gutachten wird in die
DA-DB eingestellt
DA-DB
DA-Dok.
Gutachten ist
eingestellt
- 165 -
Lotus
Notes
Terminplanung (Soll)
Termin ist zu planen
Termin-DB
Teilnehmer
Teilnehmer sind
festgelegt
Termin-DB
Teilnehmer
Termin-DB
Freiräume
Gemeinsam
freie Zeiträume
identifizieren
Gemeinsam
freie Zeiträume sind
identifiziert
XOR
Termin-DB
Freiräume
Termin-DB
Terminvorschlag
Email
Terminvorschlag
machen
Email
XOR
Terminvorschlag ist
allseitig akzeptiert
- 166 -
Terminvorschlag
ist nicht allseitig
akzeptiert
Meetingplanung (Soll)
Meeting ist zu planen
Termin wird gesucht
Termin zum
Meeting
steht fest
LI, LM
Tagesordnungspunkt
Pool
System
Tagesordnungspunkt
wird angelegt
XOR
Protokollant
Tagesordnungspunkt
Pool
Tagesordnungspunkt
wird vorgestellt
XOR
Tagesordnungspunkt ist Beschluß
Tagesordnungspunkt ist Bericht
XOR
LI, LM
Pool
Beschluß wird nicht
gefaßt
Tagesordnungspunkt
Protokollant
Beschluß wird gefaßt
Pool
Beschluß
- 167 -
Meetingplanung (Soll) - Fortsetzung -
Pool
Beschluß ist nicht
gefaßt
Tagesordnungspunkt
Tagesordnungspunkt wird
neu terminiert
Pool
Beschluß ist gefaßt
LI, LM
Protokollant
Bericht
XOR
XOR
XOR
Tagesordnung ist
erledigt
Tagesordnung ist
nicht erledigt
- 168 -
Bericht wird
vorgestellt
SHK-Verwaltung (Soll)
Aufgabe fällt an
LM
Aufgabentyp wird
eingestuft
XOR
Aufgabe ist
nicht sensitive
Material
Aufgabe ist sensitive
LM
Aufgaben wird zur
Delegation an die
SHK spezifiziert
Aufgabe ist allgemein
LM
Pool
SHK-ProfilDok.
Aufgabe wird
bearbeitet
Aufgabe ist
fertiggestellt
XOR
Aufgabe ist speziell
LM
Arbeitsergebnis
Überprüfung der
Qualifikation und
Auslastung
Überprüfung ist
abgeschlossen
LM
SHK wird Aufgabe
zugeordnet
SHK ist Aufgabe
zugeordnet
XOR
- 169 -
SHK-Verwaltung (Soll) - Fortsetzung -
LM
Pool
Aufgabe wird
in den Pool
eingestellt
Aufgabe ist eingestellt
Pool
SHK
Aufgabe wird
übernommen
Material
Aufgabe ist
übernommen
SHK
Pool
SHK-ProfilDok.
Eintrag der Aufgabe
in das SHK-ProfilDok.
Eintrag ist
abgeschlossen
XOR
SHK
Arbeitsergebnis
Aufgabe wird
bearbeitet
Aufgabe ist
fertiggestellt
- 170 -
SHK-Verwaltung (Soll) - Fortsetzung -
SHK
Arbeitsergebnis wird
an LM übergeben
Aufgabe ist an
LM übergeben
LM
Arbeitsergebnis
Kontrolle und
Bewertung
XOR
Arbeitsergebnis
ist n.i.O.
Arbeitsergebnis
ist i.O.
SHK
Pool
Aufgabenstatus wird
auf "erledig" gesetzt
Aufgabe ist erledigt
SHK
Pool
SHK-ProfilDok.
Löschung der
Aufgabe aus dem
Auslastungsdokument
Löschung ist
abgeschlossen
- 171 -
Eingehende Korrespondenz (Soll)
Post liegt zur
Abholung bereit
Abholung und
Verteilung der Post
an SHK delegieren
Post
Post liegt zur
Verteilung bereit
Post
Post verteilen
Post wurde verteilt
Post
Empfänger
Rechnungen
Post sortieren
Dokumente
Post ist sortiert
/\
Rechnungen
Rechnungen
bearbeiten
/\
Abfertigung nichtsensitiver Dokumente
an SHK delegieren
Abfertigung nichtsensitiver Dokumente
ist an SHK del.
/\
ImageScan/
OCR
Dokumente
Dokumente scannen
Pool
Dokumente
Dokumente sind
gescannt
Ordner
Dokumente
Dokumente
archivieren
Dokumente sind
archiviert
- 172 -
Ausgehende Korrespondenz (Soll)
Dokument
ist zu erstellen und zu
versenden
XOR
MS Word
Instruktionen
Adressat/
Adresse
Dokument in Auftrag
geben
Dokument ist in
Auftrag gegeben
Sekretariat
Instruktionen
MS Word
Dokument erstellen
Adressat/
Adresse
XOR
Pool
Pool
Vorlage
Dokument liegt in
druckreifer Form vor
Pool
Dokument
Pool
Dokument
Dokument drucken
Dokument
Dokument liegt
in papierbasierter
Form vor
Dokument
Dokument
unterschreiben
Dokument ist
unterschrieben
Dokument
Versand des
Dokuments an SHK
delegieren
Dokument ist versandt
- 173 -
Pool
Adressat/
Adresse
Pool
Vorlage
Pool
Dokument
Dokument erstellen
Eingehende Rechnungen (Soll)
Rechnung ist zu
bearbeiten
Kostenstelle
Rechnung
Rechnung
sachlich prüfen
XOR
in Ordnung
Kostenstelle
Rechnung
Rechnung sachlich
richtig zeichnen
Rechnung
ist sachlich richtig
gezeichnet
Lehrstulinhaber/in
Rechnung
XOR
Rechnung
rechnerisch prüfen
XOR
- 174 -
Eingehende Rechnungen (Soll) - Fortsetzung -
Rechnung ist nicht in
Ordnung
Rechnung
ist rechnerisch in
Ordnung
Rechnung
reklamieren
(vgl. Ausgangskorr.)
Rechnungen
rechnerisch richtig
zeichnen
Rechnung
Reklamation
Rechnung
Rechnung ist
rechnerisch richtig
gezeichnet
Rechnung ist
reklamiert
Rechnung
Reklamation
(Kopie)
Lehrstuhlinhaber/in
Sekretariat
Rechnung
Ordner
Rechnung mit
Reklamation (Kopie)
archivieren
Sekretariat
Rechnung scannen
Pool
Rechnung
Rechnung ist mit
Reklamation (Kopie)
archiviert
Rechnung ist
gescannt
Rechnung
Weiterleitung
der Rechnung an
SHK delegieren
Rechnung
ist an das Dekanat
weitergeleitet
- 175 -
ImageScan/
OCR
Ausgehende Rechnungen (Soll)
Rechnung
ist zu stellen
XOR
MS Word
Instruktionen
Adressat/
Adresse
Rechnung in Auftrag
geben
Rechnung ist in
Auftrag gegeben
Sekretariat
Instruktionen
Pool
Adressat/
Adresse
Pool
Rechnungsvorlage
Pool
Rechnung
MS Word
Rechnung erstellen
XOR
Rechnung liegt
vor
Pool
Rechnung
Rechnung drucken
Rechnung
Rechnung liegt
in papierbasierter
Form vor
Rechnung
Rechnung
unterschreiben
- 176 -
Pool
Adressat/
Adresse
Pool
Rechnungsvorlage
Pool
Rechnung
Rechnung erstellen
Ausgehende Rechnungen (Soll) - Fortsetzung -
Versand der
Rechnung an SHK
delegieren
Rechnung
XOR
offene Rechnung
ist termingerecht
beglichen
offene Rechnung
beglichen
XOR
Pool
Rechnung
Pool
Mahnung
Sekretariat
Rechnung mahnen
Mahnung liegt
vor
Pool
Sekretariat
Mahnung
Mahnung drucken
Mahnung
Rechnung liegt
in papierbasierter
Form vor
- 177 -
MS Word
Ausgehende Rechnungen (Soll) - Fortsetzung -
Sekretariat
Mahnung
Mahnung
unterschreiben
Mahnung liegt
in versandfertiger
Form vor
Mahnung
Versand der Mahnung
an SHK delegieren
Mahnung ist versandt
XOR
offene Rechnung
ist termingerecht
beglichen
offene Rechnung
beglichen
XOR
Forderung rechtlich
geltend machen
Forderung rechtlich
geltend machen
- 178 -
Lehrveranstaltungsplanung (Soll)
Lehrveranstaltung
ist zu planen
Konzeption
Konzeption erstellen
Konzeption liegt vor
Sekretariat
Konzeption
Lehrveranstaltung
eintragen
FB5Lehre-DB
Lehrveranstaltung
XOR
\/
Termin wird nicht
akzeptiert
Raum wird nicht
akzeptiert
Termin mit der
Verwaltung
aushandeln
Raum mit der
Verwaltung
aushandeln
\/
XOR
Lehrveranstaltung
ist eingetragen
FB5Lehre-DB
Lehrveranstaltung
Lehrveranstaltung
Lehrveranstaltung
ankündigen
XOR
Lehrveranstaltung
ist eine Vorlesung
oder eine Übung
Lehrveranstaltung
ist ein Seminar oder
ein Praktikum
Vorlesungs-/
Übungsplanung und
-durchführung
Seminar-/
Praktikumsplanung
und -durchführung
XOR
Lehrveranstaltung
ist beendet
- 179 -
Vorlesungen und Übungen (Soll)
Vorlesung/ Übung
ist zu planen
mySQL-DB
Vorlesung/ Übung
im DSOR-Manager
anlegen
Vorlesung/
Übung
DSORManager
Vorlesung/ Übung
ist im DSOR-Manager
anlegt
mySQL-DB
Vorlesung/
Übung
Vorlesung/ Übung im
WWW ankündigen
Ankündigung
im WWW
XOR
Vorlesung/ Übung
ist vorzubereiten und
durchzuführen
Konzept
Konzept entwickeln
XOR
\/
Ausgabetermin
Materialen sind zu
erstellen
Konzept
auszugeben
Übungsaufgaben
Übungsaufgaben
erstellen
Konzept
Materialen erstellen
Materialien
- 180 -
Pool
Vorlesungen und Übungen (Soll) - Fortsetzung –
Ausgabetermin
Materialien sind
erstellt
mySQL-DB
DSORManager
Übungsaufgaben
sind erstellt
Pool
Übungsaufgaben
Materialien
Pool
Übungsblattvorlage
Materialien
Pool
Übungsblatt
Übungsblattvorlage
ist erstellt
Ausgabetermin
Übungsblätter
drucken
Materialien im
DSOR-Manager
veröffentlichen
Übungsblatt erstellen
Pool
Übungsblatt
Übungsblätter
\/
XOR
Vorlesung/ Übung
ist vorbereitet
Vorlesung/ Übung
durchführen
XOR
\/
- 181 -
Vorlesungen und Übungen (Soll) - Fortsetzung -
XOR
Ausgabetermin
Übungsblätter
XOR
auszugeben
Übungsblätter
ausgeben
einzusammeln
Abgabetermin
Übungsblätter
XOR
XOR
Übungsblätter
einsammeln
Rückgabetermin
Übungsblätter
XOR
XOR
\/
/\
Vorlesung/ Übung ist
durchführt
Rückgabetermin
Übungsblätter
Übungsergebnisse
Übungsergebnisse
mySQL-DB
Übungsergebnisse
XOR
Übungsblätter
sind zu korrigieren
und zu bewerten
Übungsblätter
korrigieren und
bewerten
Übungsblätter
sind korrigiert und
bewertet
Übungsergebnisse im
DSOR-Manager
eintragen
DSORManager
XOR
XOR
XOR
Lehrveranstaltung
ist nicht beendet
- 182 -
Lehrveranstaltung
ist beendet
zurückzugeben
Übungsblätter
zurückgeben
Klausurplanung (Soll)
Pool
Klausuraufgaben
Pool
Klausuraufgaben
Pool
Aufgabenb.vorlage
Pool
Antwortb.vorlage
Aufgabenbögen
Antwortbögen
- 183 -
Klausuraufgaben
festlegen
Klausuraufgaben
sind festgelegt
Aufgaben- und
Antwortbögen
erstellen
Aufgaben- und
Antwortbögen sind
erstellt
Praktika (Soll)
Praktikum wird
angeboten
PK
Pool
Praktikumdokument
Themen werden
formuliert
Themen sind
formuliert
LI, PK
Pool
Praktikumdokument
Themen werden
beratschlagt
FB5Lehre-DB
Lehrveranstaltung
PK
Lotus
Notes
PK
HTMLEditor
PK
DSORManager
Aushang
und aufgehangen
Ankündigung
im WWW
Praktikum wird im
WWW angekündigt
Praktikum ist
angekündigt
mySQL-DB
LehrverstaltungsDok.
Lehrveranstaltung
wird im DSORManager erstellt
Lehrveranstaltung
ist erstellt
PK
Vorstellung der
Themen
Themenvorstellung
ist durchgeführt
mySQL-DB
PK
Profil-Dok.
ST und Themen
werden zugeordnet
mySQL-DB
Ergebnisansicht
Zuordnung ist
abgeschlossen
PK
Durchführung des
Praktikums
Durchführung ist
abgeschlossen
- 184 -
DSORManager
Praktika (Soll) - Fortsetzung -
LI, PK
Noten
Bewertung des
Praktikums
Bewertung ist
abgeschlossen
Noten
PK
DSORManager
Sekretariat
DSORManager,
MS Excel
Sekretariat
MS Excel
Noten werden erfaßt
mySQL-DB
Ergebnisansicht
Noten sind erfaßt
mySQL-DB
Ergebnisansicht
Noten werden in
Notendatei erfaßt
Excel-Datei
(PS)
Noten sind
eingetragen
mySQL-DB
Ergebnisansicht
Notenaushang wird
erstellt
Notenaushang
Notenaushang ist
erstellt
Sekretariat
Notendatei wird an
PS übergeben
Notendatei ist
an PS übergeben
- 185 -
Seminare (Soll)
Seminar wird
angeboten
SB
Pool
Themen
Eintragen der Themen
Themen sind
eingestellt
LI, SB
Pool
Themen
Themen werden
besprochen
FB5Lehre-DB
Lehrveranstaltung
Seminarkoordinator
Lotus
Notes
Seminarkoordinator
HTMLEditor
Seminarkoordinator
DSORManager
Aushang
und aufgehangen
Pool
Themen
Ankündigung
im WWW
Themen werden in
das WWW eingestellt
Themen sind
eingestellt
mySQL-DB
Lehrveranstaltung
wird im DSORManager erstellt
Lehrveranstaltung
ist erstellt
- 186 -
Seminare (Soll) - Fortsetzung -
SB
Durchführung des
Proseminars
Proseminar ist
durchgeführt
Vorstellung der
Themen
>
Themenvorstellung
ist durchgeführt
SB
Themen
SB
Themen
Pool
Themenvergabe
an WIng/ aST
Themenvergabe
an WiWi
Thema und
ST
Pool
SB
Themen
Thema und
ST
Thema und
ST
Themenvergabe
an WInfo
Themen sind
vergeben
Themen sind
vergeben
Themen sind
vergeben
>
Pool
- 187 -
Seminare (Soll) - Fortsetzung –
SB
Durchführung der
Anmeldung für
WInfo/ WiWi
>
Anmeldung
Anmeldung für ist
WInfo durchgeführt
>
>
Anmeldung für ist
WiWi durchgeführt
Sekretariat
Anmeldung
Weiterleitung der
WiWi- Anmeldungen
an PS
Seminaranmeldungen sind
übergeben
Sekretariat
Excel-Datei
(PS)
Dateien zur Erfassung
der WiWi-Noten wird
angefordert
Notendatei liegt vor
mySQL-DB
Profil-Dok.
mySQL-DB
ST
DSORManager
SB
DSORManger
Registrierung und
"Buchung" der
Veranstaltung
Registierung
und "Buchung" ist
abgeschlossen
Thema und
ST
mySQL-DB
ST und Themen
werden zugeordnet
Notentabelle liegt vor
ErgebnisAnsicht
- 188 -
Seminare (Soll) - Fortsetzung -
Thema und
ST
mySQL-DB
Ankündigung
im WWW
Noten
ST und Themen
sind zugeordnet
Seminarkoordinator
DSORManger,
HTML-Editor
Themen werden als
vergeben markiert
Themen sind markiert
Durchführung und
Bewertung des
Seminars für WIng,
aST, WInfo, WiWi
LI, SB
Durchführung
und Bewertung ist
abgeschlossen
Noten
mySQL-DB
ErgebnisAnsicht
SB
DSORManger
Sekretariat
MS Excel
Noten werden für
WIng, aST, WInfo,
WiWi erfaßt
>
Noten sind erfaßt
mySQL-DB
ErgebnisAnsicht
WiWi-Noten werden
in Notendatei erfaßt
Excel-Datei
(PS)
Noten sind
eingetragen
- 189 -
>
Seminare (Soll) - Fortsetzung –
mySQL-DB
Emailverteilerliste
Email
WIng, aST, WInfo,
WiWi werden über
Notenveröffentlichung informiert
Seminarkoordinator
mySQL-DB
ErgebnisAnsicht
Sekretariat
Notenaushang wird
erstellt
Notenaushang
mySQL-DB
News
Noten sind
veröffentlicht
Notenaushang ist
erstellt
werden von WIng,
aST u. WInfo
nachgefragt
WiWi-Notendatei wird
an PS übergeben
Sekretariat
Notendatei ist
an PS übergeben
nachgefragt
mySQL-DB
ErgebnisAnsicht
Leistungsbescheinigung
SB
werden für WIng,
aST, WInfo erstellt
DSORManger
Leistungsbescheinigungen
sind erstellt
werden an WIng,
aST, WInfo
übergeben
SB
übergeben
SB
mySQL-DB
Ergebnisansicht
Übergabe der
Leistungbescheinigung wird erfaßt
DSORManger
übergeben
- 190 -
MS Excel
Diplomarbeiten (Soll)
Themenvorschlag
durch Studenten
Themenbeschreibung
Student,
DAB
Themenbeschreibung
DAB
Ankündigung
im WWW
Thema wird
besprochen
Themenaushang
HTML-Editor
MS Word
Thema wird
veröffentlicht
Thema ist
veröffentlicht
XOR
Thema wurde
angenommen
Thema ist definiert
Thema wurde
abgelehnt
XOR
Ankündigung
im WWW
Themenaushang
Student
Thema wird
nachgefragt
Thema ist nachgefragt
Student,
DAB
Themenbeschreibung
Thema wird
besprochen
XOR
Thema wurde
vergeben
Ankündigung
im WWW
Themenaushang
Thema wurde nicht
vergeben
DAB
Thema wird als
vergeben markiert
XOR
Thema ist als
"vergeben"
gekennzeichnet
neues Thema wird
nicht nachgefragt
XOR
Themenanfrage ist
zurückgezogen
Student
- 191 -
Diplomarbeiten (Soll) - Fortsetzung -
DAB
Anmeldung
Thema
Anmeldung wird
bearbeitet
Anmeldung ist
ausgeführt
DAB
Adressen-DB
studentische
Daten
DA-DB
DA-Dok.
DA wird in die
DA-DB eingetragen
DA ist erfasst
DAB
DA-Betreuung wird
durchgeführt
DA-Betreuung ist
abgeschlossen
PS
DA
DA wird vom PS
an den Lehrstuhl
übergeben
DA ist übergeben
LI, DAB
DA
1. Korrekturlesung
der DA
1. Korrekturlesung
ist abgeschlossen
- 192 -
Lotus
Notes
Diplomarbeiten (Soll) - Fortsetzung -
LI,
Sekretariat
Gutachten
Gutachten wird
erstellt
>
Gutachten ist erstellt
Sekretariat
Gutachten
Gutachten wird an
das PS geschickt
Gutachten ist
verschickt
Sekretariat
Gutachten
Gutachten wird in die
DA-DB eingestellt
DA-DB
DA-Dok.
Gutachten ist
eingestellt
- 193 -
Lotus
Notes

„Reorganisation und ganzheitliche informationstechnische

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