Manual - EQUAL - Blood Quality Project

Transcription

Standard Operating Procedure (SOP)
Co-funded by the European Commission
Health and Consumer Protection Directorate General
Public Health and Risk Assessment Directorate
Grant Agreement No. 2004217
Manual
European standard operating procedure (SOP)
methodology reflecting European best practice
within the area addressing
the quality and safety of blood.
Published by the Project Participants: DRK-BSDBH, Germany;
HBRK, Belgium; NBT, Bulgaria; MOH, Cyprus; VFN, Czech Republic;
EBS, Estonia; EFS, France; HNBT, Hungary; BTS, Iceland;
NBTS, Ireland; ISS, Italy; IBT, Malta; IHBP, Poland; FMP, Romania;
Sanquin, The Netherlands; SNBTS and NBS, United Kingdom.
Editors: E. Seifried and C. Seidl,
Frankfurt, Germany, Edition 1.0, 2007
English – German
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Publication notice:
This manual has been developed by the participants of the EU-Q-Blood SOP Project co-funded by
the European Commission, Health and Consumer Protection Directorate General, Public Health and
Risk Assessment Directorate, Grant Agreement No. 2004217. (2006-2007)
The manual gives valuable information and guidance on the structure of documents related to quality
management systems. The content of this manual will therefore by included in the EU co-funded
project on developing common criteria and standards for the inspection of blood establishments.
Further information on this manual including updated versions, national training courses or seminars
organised by the project participants is available from the project Website of EUBIS (European
blood inspection system) (www.EUBIS-europe.eu).
EuBIS
European Blood Inspection System
Co-funded by the EC
Supported by the European Blood Alliance (EBA)
Disclaimer:
The content of this manual does not necessarily reflect the views of the European
Commission. Neither the Commission nor any person acting on its behalf can be
held responsible for any use that may be made of the information in this report.
The editors and project participants assume no responsibility for the use to which
this manual is made.
ii
Red Cross Blood Donor Service Baden-Württemberg – Hessia, University Hospital
Frankfurt am Main, Germany
Editors / Herausgeber; Erhard Seifried and Christian Seidl
Edited in cooperation with the Project Participants / Herausgegeben gemeinsam mit den Projektteilnehmern
DRK-BSDBH –
Germany (Project
Deutsches Rotes Kreuz Blutspendedienst, Baden-Württemberg, Hessen (Red Cross
Blood Donation Service)
Coordinator)
BTS - Iceland
Landspitalinn Hàskòlasjuùkrahùs (Icelandic National University Hospital)
EBS - Estonia
Põhja-Eesti Verekeskus (North-Estonian Blood Centre)
EFS - France
Etablissement Français du Sang (French Blood Establishment)
FMP - Romania
Universitatea de Medicina si Farmacie "Victor Babes" Timisoara (University of
Medicine and Pharmacy "Victor Babes" Timisoara)
HBRK - Belgium
Het Belgische Rode Kruis (Belgian Red Cross)
HNBT - Hungary
Orszàgos Vèrellàtò Szolgàlat (Hungarian National Blood Transfusion Service)
IBT - Malta
Centru Nazzjonali ta't-Trafuzjoni tad-Demm (National Blood Transfusion Service)
IHBP - Poland
Instytut Hematologii I Transfuzjologii (Institute of Hematology and Blood Transfusion)
ISS - Italy
Istituto Superiore di Sanitá
MOH - Cyprus
Υπουργείο Υγείας της Κυπριακής Δημοκρατίας - Іατρικές Υπηρεσίες κσι Υπηρεσίες
Δημόσιας Υγείας (Ministry of Health of the Republic of Cyprus - Medical and Public
Health Services)
NBS - United
Kingdom
The National Blood Authority (England and North Wales)
NBT - Bulgaria
НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР ПО ХЕМАТОЛОГИЯ И ТРАНСФУЗИОЛОГИЯ (National
Center of Hematology and Transfusiology)
NBTS - Ireland
The Blood Transfusion Service Board
Sanquin - The
Netherlands
Stiching Sanquin Bloedvoorziening (Sanquin Blood Supply Foundation)
SNBTS - United
Kingdom
Scottish National Blood Transfusion Service
VFN - Czech
Republic
VSEOBECNÃ FAKULTNÍ NEMOCNICE V PRAZE and Vseobecná fakultní nemocnice
(University Hospital of Prague)
Advisory Board (Martin Gorham, Jeroen de Wit, Magdalene Letowska, Angus Macmillan Douglas).
Supported by the European Blood Alliance (EBA) /
mit Unterstützung der European Blood Alliance (EBA)
Copyright ®
iii
iv
PREFACE
Ensuring the quality and safety of blood continues to be a major preoccupation within the
framework of public health on the national and European level. The introduction of
advanced technologies for the collection, processing and testing of blood during the last
decade has resulted in extremely high quality and safety standards of blood and blood
components. Increasing importance has been addressed to establish effective quality
management systems for blood establishments. Those systems enable to optimise the
control and monitoring of the complex and sophisticated processes covered by modern
blood establishments. A key element of quality systems is to define a common quality
policy, using standard process or operating procedures as an important tool for
transposition.
The objective of this manual is to set out a methodology for establishing such standard
operating procedures (SOPs) based on the European Commission’s directive
requirements related to ensuring the quality and safety of blood. It is the result of a
collaborative effort of representatives from 16 institutions participating in a project cofunded by the European Commission (Grant Agreement N° 2004217) within the
framework of its Public Health Programme (Decision N°1786/2002/EC). Initiated and
coordinated by the Red Cross Blood Donor Service Baden-Württemberg – Hessia in
Frankfurt am Main, Germany, this project aimed to develop a manual that would assist
blood services to implement or improve their standard operating procedures and that
would reflect, in the view of project participants, European best practice.
It is hoped that this EU-SOP Manual will contribute to the understanding and
management of quality processes in blood services and assist blood establishments in
preparing for the inspection of their services related to the implementation of quality
relevant elements required by European Union legislation. In this context, the manual
includes a master SOP template and SOP examples illustrating the structure and the
process to develop SOPs.
The project coordinators herewith express their sincere appreciation to the participating
institutions and their representatives, as well as to the team of advisors, in particular
Martin Gorham, Dr. Jeroen deWit, and Angus Macmillan Douglas for their continued
cooperation, collaboration and support throughout the life of this undertaking. Their
willingness to share their expertise and experience at the national level on the use of the
manual is gratefully acknowledged. The project participants also express their gratitude
for the constructive cooperation with the representatives of the European Commission,
Tapani Piha and Dr. Eduardo Fernandez-Zincke as well as the support of Frances
Delaney. Finally, the project participants would like to acknowledge the support given by
the European Blood Alliance at present and in sustaining the future dissemination of the
Project’s deliverables and the continual development of its ideas.
v
This 1st Edition of the manual is presented on behalf of the project participants. An
electronic form can be ordered via the Project Website (www.EUBIS-europe.eu).
Prof. Dr. med. Erhard Seifried
(Project Leader)
Prof. Dr. med. Christian Seidl
(Project Coordinator)
On behalf of the Project Participants
vi
VORWORT
Die Sicherheit und Qualität von Blut und Blutbestandteilen ist von großer Bedeutung für
das Öffentliche Gesundheitswesen auf nationaler und Europäischer Ebene. In den
zurückliegenden Jahrzehnten hat die Einführung modernster Verfahren zur Gewinnung,
Verarbeitung und Testung von Blut- und Blutbestandteilen zu einem hohen Qualitäts- und
Sicherheitsstandards in diesem Bereich geführt. Eine zunehmende Bedeutung kommt
der Etablierung von effektiven Qualitätsmanagementsystemen innerhalb der
Blutspendeeinrichtungen zu. Diese Systeme ermöglichen die Überwachung der teilweise
komplexen Tätigkeitsbereiche und Arbeitsabläufe. Ein wichtiger Bestandteil solcher
Qualitätsmanagementsysteme ist die Festlegung von einheitlichen Qualitätszielen und
die Beschreibung der hierfür erforderlichen Vorgehensweisen in Form von
standardisierten Verfahrens- und Arbeitsanweisungen.
Das vorliegende Handbuch soll einen praktischen Leitfaden geben für die Etablierung
von Standardarbeitsanweisungen (engl. Standard operating procedure = SOP) in
Blutspendeeinrichtungen basierend auf der durch die Europäische Kommission
erlassenen Direktiven für Blut und Blutbestandteile. An der Ausarbeitung waren Experten
von Blutspendeeinrichtungen sowie Gesundheitsministerien aus 16 EU-Mitgliedsländern
beteiligt. Die Arbeitsgruppe war Teil eines durch die Europäische Kommission
geförderten Projektes (Grant Agreement N° 2004217), das nach Initiative und unter
Leitung des Blutspendedienstes Baden-Württemberg – Hessen des Deutschen Roten
Kreuzes in Frankfurt am Main durchgeführt wurde. Die Förderung hierfür erfolgte durch
das Aktionsprogramm der Europäischen Gemeinschaft im Bereich der öffentlichen
Gesundheit (Beschluss N°1786/2002/EG).
Vorrangiges Ziel des Handbuches ist es zu einem besseren Verständnis von Qualitätsrelevanten Prozesses auf Ebene von Arbeitsanweisungen in Blutspendeeinrichtungen
zuführen sowie Blutspendeeinrichtungen die Möglichkeit zu geben, bestehende
Arbeitsanweisungen an die Anforderungen der Europäischen Direktiven anzugleichen. In
diesem Zusammenhang kann der vorliegende Leitfaden Blutspendeeinrichtungen auch
bei der Vorbereitung auf Inspektionen entsprechend den Vorgaben der Europäischen
Direktiven genutzt werden. Hierzu versucht das Handbuch anhand von Muster-SOPs
sowie mit praktischen Beispielen die Vorgehensweise zur Erstellung von
Arbeitsanweisungen zu veranschaulichen.
Die von den Projektteilnehmern auf Basis langjähriger Erfahrungen mit
Qualitätsmanagementsystemen erarbeiteten Empfehlungen verstehen sich somit als
Hilfestellung
zur
Umsetzung
einheitlicher
Europäischen
Sicherheitsund
Qualitätsstandard im Bereich von Blut und Blutbestandteilen wie sie in den Direktiven der
Europäischen Kommission vorgegeben werden.
vii
Die Projektkoordinatoren möchten sich bei allen mitwirkenden Institutionen, den
Projektteilnehmern sowie den Mitgliedern des ‘Advisory Boards’, insbesondere Martin
Gorham, Dr. Jeroen de Wit und Angus Macmillan Douglas, für die hervorragende
Zusammenarbeit, den konstruktiven Gedankenaustausche und die fortwährende
Unterstützung der Projektarbeit bedanken. Im Namen der Projektteilnehmer möchten wir
uns weiterhin für die gute Zusammenarbeit mit den Vertretern der Europäischen
Kommission, Tapani Piha und Dr. Eduardo Fernandez-Zincke sowie der Unterstützung
durch Frances Delaney, bedanken. Unser Dank gilt auch der Unterstützung durch die
European Blood Alliance in der bisherigen und zukünftigen Verbreitung der ProjektErgebnisse und der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Projektinhalte.
Die vorliegende 1. Ausgabe des Handbuches wird im Namen der Projektteilnehmer
veröffentlich. Eine elektronische Version des Handbuches kann über die Homepage
(www.EUBIS-europe.eu) bestellt werden.
Prof. Dr. med. Erhard Seifried
(Projektleiter)
Prof. Dr. med. Christian Seidl
(Projektkoordinator)
im Namen der Projektteilnehmer
viii
Table of Contents / Inhaltsverzeichnis
PREFACE.............................................................................................................................. V
VORWORT .......................................................................................................................... VII
MANUAL VERSION 1.0 ENGLISH / ENGLISCH...................................................................1
CHAPTER 1 ...........................................................................................................................3
INTRODUCTION............................................................................................................................................................ 3
BACKGROUND............................................................................................................................................................. 3
PROJECT OBJECTIVES ................................................................................................................................................ 4
METHODOLOGY .......................................................................................................................................................... 5
BACKGROUND SUMMARY ............................................................................................................................................ 7
CHAPTER 2. QUALITY PRINCIPLES OF DIRECTIVE 2002/98/EC AND 2005/62/EC ........8
THE SOP MANUAL ................................................................................................................................................... 10
CHAPTER 3. DEVELOPMENT AND IMPLEMENTATION OF AN SOP.............................13
3.1. IDENTIFY THE OBJECTIVE AND SCOPE OF THE SOP AND DRAFT A TITLE (STEP 1)................................................. 15
3.2. IDENTIFY THE COMPETENT USER AND ASSIGN RESPONSIBILITY FOR WRITING (STEP 2)......................................... 16
3.3. USING THE MASTER SOP TO WRITE AN SOP (STEP 3) ..................................................................................... 17
3.4. DESIGN A FLOW CHART AND DESCRIBE EACH STEP OF THE WORK PROCESS (STEP 4).......................................... 18
3.5. INITIATE DOCUMENT CHANGE CONTROL (STEP 5)............................................................................................... 27
3.6. PERFORM TRAINING OF THE SOP (STEP 6) ....................................................................................................... 32
CHAPTER 4. MASTER SOP AND EXAMPLES .................................................................35
4.1. STANDARD OPERATING PROCEDURE TEMPLATE ................................................................................................ 35
Section A: Purpose / Scope / Role ............................................................................................................ 37
Section B: Authorisation and change control............................................................................................. 37
Section C: Description of operating procedure ........................................................................................... 39
Section D: Procedure for Non Conformance (Directive 2005/62/EC, Annex 9) ........................................ 40
Section E: Documentation .......................................................................................................................... 41
Section F: Annex......................................................................................................................................... 42
4.2. EUBIS MASTER SOP ....................................................................................................................................... 44
4.3. SPECIAL SOP FORMATS (TESTING AND EQUIPMENT).......................................................................................... 48
4.3.1. Standard test procedure (laboratory) using the EUBIS format ......................................................... 52
4.3.2. Standard equipment procedures using the EUBIS format................................................................ 56
4.4. SOP EXAMPLES COVERING CRITICAL QUALITY ACTIVITIES ................................................................................. 59
4.4.1. Labelling and donor identification at collection site .......................................................................... 60
4.4.2. Blood group determination and compatibility testing ........................................................................ 68
4.4.3. Collection and processing of platelet apheresis concentrates.......................................................... 74
4.4.4. Validation of temperature control areas for storage and transportation ........................................... 85
ANNEXES ............................................................................................................................94
ANNEX I – TERMINOLOGY (DEFINITIONS) .................................................................................................................. 94
ANNEX II - PARTICIPATING INSTITUTIONS AND INDIVIDUALS ...................................................................................... 107
ANNEX III - REFERENCES ........................................................................................................................................ 111
ANNEX IV - PROJECT-PUBLICATIONS ...................................................................................................................... 113
ix
MANUAL VERSION 1.0 – GERMAN / DEUTSCH .............................................................114
KAPITEL 1 .........................................................................................................................118
EINFÜHRUNG .......................................................................................................................................................... 118
HINTERGRUND ........................................................................................................................................................ 118
PROJEKTZIELE ........................................................................................................................................................ 120
ARBEITSPROGRAMM ............................................................................................................................................... 120
ZUSAMMENFASSUNG DER PROJEKTZIELE ................................................................................................................ 123
KAPITEL 2. QUALITÄTSGRUNDSÄTZE - DIREKTIVEN 2002/98/EG / 2005/62/EG ......125
Das SOP-Handbuch ................................................................................................................................. 128
KAPITEL 3. ENTWICKLUNG UND IMPLEMENTIERUNG EINER SOP...........................130
3.1. FESTLEGUNG DES AUFGABENBEREICHES DER SOP UND ENTWURF DES TITELS (SCHRITT 1)............................ 132
3.2. ERMITTLUNG EINES GEEIGNETEN MITARBEITER ZUR SOP-ERSTELLUNG (SCHRITT 2)....................................... 133
3.3. EINSATZ DER MASTER-SOP ALS MUSTER ZUR ERSTELLUNG DER SOP (SCHRITT 3) ....................................... 134
3.4. ENTWURF EINES FLOW-CHARTS UND BESCHREIBUNG DER EINZELNEN SCHRITTE (SCHRITT 4).......................... 136
3.5. DURCHFÜHRUNG EINES GELENKTEN DOKUMENTENAUSTAUSCHES (SCHRITT 5) ................................................ 144
3.6. SCHULUNG DER SOP (SCHRITT 6).................................................................................................................. 150
KAPITEL 4. MUSTER-SOP UND BEISPIEL – SOPS.......................................................153
4.1. MUSTER FÜR EINE STANDARD ARBEITSANWEISUNG ........................................................................................ 153
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben ............................................................................. 155
Teil B: Autorisierung und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“) ...................................... 155
Teil B: Freigabe und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“) ............................................. 156
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozesses ............................................................................................ 158
Teil D: Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG, Anhang 9) ................................................ 158
Teil E: Dokumentation.............................................................................................................................. 160
Teil F: Anhang.......................................................................................................................................... 160
4.2. EUBIS MUSTER-SOP..................................................................................................................................... 163
4.3. BESONDERE SOP FORMATE (LABORTESTUNG UND GERÄTE)........................................................................... 167
4.3.1. Standard Test-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates....................................................... 171
4.3.2. Standard Geräte-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates................................................... 175
4.4. SOPS ZU QUALITÄTSRELEVANTEN ARBEITSPROZESSEN ................................................................................... 178
4.4.1. Beschriftung und Spenderidentifikation im Rahmen der Blutspende ............................................ 179
4.4.3. Gewinnung und Herstellung von Apherese-Thrombozytenkonzentraten....................................... 197
4.4.4. Validierung der Temperaturüberwachung für Lagerung und Transport von Blutprodukten ........... 207
ANHANG ............................................................................................................................216
ANHANG I – BEGRIFFSBESTIMMUNGEN .................................................................................................................... 216
ANHANG II – TEILNEHMENDE INSTITUTIONEN UND PERSONEN.................................................................................. 231
ANHANG III - REFERENZEN ..................................................................................................................................... 235
ANHANG IV - PROJEKT-BEZOGENE PUBLIKATIONEN................................................................................................. 237
x
Manual Version 1.0 English / Englisch
1
2
CHAPTER 1
Introduction
This manual setting out a ‘European standard operating procedure (SOP) methodology’
is the outcome of a project entitled ‘EU-Q-Blood SOP’.1 The project was co funded by the
European Commission under its 2003-2008 Programme of Community action in the field
of public health2, which identified the enhancement of the quality and safety of blood and
blood components as one of its actions and support measures. This SOP manual,
developed by a consortium of blood establishments having considerable expertise in
quality management systems, reflects, in the view of the project participants, European
best practice for developing high standards of quality and safety for the collection,
processing, storage and distribution of blood and blood components. Its aim is to provide
the tools by which a blood establishment can build up its own standard operating
procedures (SOPs), as well as provide a logical framework which hopefully can be used
by all institutions in a variety of different logistical and functional situations.
Background
In 2002, the European Union established a legislative foundation for setting a high level
of quality and safety of human blood and blood components with the adoption of Directive
2002/98/EC3. This was followed in 2004 and 2005 by three European Commission
Directives setting out the technical implementing measures for issues that are identified in
that Directive. The first deals with certain technical requirements for blood and blood
components (2004/33/EC4), the second with traceability and the notification of serious
adverse reactions and events (2005/61/EC5) and the third with standards and
specifications related to a quality system for blood establishments in the European Union
(2005/62/EC6).
Directive 2002/98/EC places a major obligation on Member States and their identified
competent authorities to carry out regular inspections and control of all blood
establishments on their territory (Article 8). In addition, it requires all blood establishments
to establish and maintain a quality system based on the principles of good practice
(Article 11).
1
Grant Agreement 2004217.
Decision No 1786/2002/EC of the European Parliament and of the Council of 23 September2002 adopting a programme of
Community action in the field of public health (2003-2008). OJ L271, 9.10.2002, p.1
3
Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the Council of 27 January 2003 setting standards of quality and safety for
the collection, testing, processing, storage and distribution of human blood and blood components and amending Directive
2001/83/EC. Official Journal of the European Union, L33, 8/02/2003, p.30.
4
Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards certain technical requirements for blood and blood components. Official Journal of the European Union, L91,
30/03/2004, p.25.
5
Commission Directive 2005/61/EC of 30 September 2005 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards traceability requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official Journal of the European
Union, L256, 1/10/2005, p.32.
6
Council as regards Community standards and specifications relating to a quality system for blood establishments. Official Journal of
the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
2
3
Recognizing this obligation on blood establishments to implement quality systems, the
European Commission in its 2004 work plan included as one of its priority actions ‘to
support the development and implementation of quality management programmes to
improve the safety of blood donations to be carried out in the Community’.7 The
subsequent Call for Proposals8 specified inter alia that in the area of blood, priority would
be given to the development of tools that would provide practical guidance on how to
install and maintain quality systems in blood establishments in the Member States
(Section 2.2.4).
In response to this Call, a consortium of 16 blood establishments with considerable
expertise in quality management systems was brought together to develop a project
proposal for submission to the European Commission. Coordinated by the Red Cross
Blood Donor Service (Deutsches Rotes Kreuz Blutspendedienst) of Baden-Württemberg
in Germany, the participating blood establishments involved EU member, acceding or
European Free Trade Association (EFTA) countries from Belgium (BE), the Czech
Republic (CZ), the Federal Republic of Germany (DE), Estonia (EE), France (FR), the
Republic of Ireland (IE), Italy (IT), Cyprus (CY), Hungary (HU), Malta (MT), The
Netherlands (NL), Poland (PL), the United Kingdom (UK), Iceland (IS), Bulgaria (BG) and
Romania (RO) (Listed in Annex II).
The Consortium, fully aware of the importance of quality management systems in blood
services, recognised that standard operating procedures SOPs are a key element in the
implementation of good practice and represent the basis of the classical quality
management systems document hierarchy. They provide a series of instructions to carry
out an activity in order to demonstrate compliance with procedures. Therefore, the
Consortium decided to submit a proposal to the Commission for co-funding to establish a
methodology for the preparation of SOPs in blood establishments in the European Union.
Project Objectives
The specific objectives of the EU-Q-Blood-SOP Project were to:
1. assess the existence of SOP manuals and guidelines currently used in the 16
blood services involved in the project in order to identify (a) international and
national SOP manuals already in place and (b) the current inspection practice;
2. develop a manual to assist blood establishments to develop and implement their
own SOPs;
3. test this new SOP methodology among the partner institutions;
4. distribute this manual to (a) the participating blood establishments and (b) to
disseminate the results to any interested blood establishments throughout the
7
2004/192/EC: Commission Decision of 25 February 2004 adopting the work plan for 2004 for the implementation of the programme
of Community action in the field of public health (2003 to 2008), including the annual work programme for grants (Text with EEA
relevance). Official Journal of the European Union L 60, 27.2.2004, p.58.
8
Community action in the field of public health (2003-2008). Work plan 2005.
4
European Union, acceding or EFTA states using the participating blood
establishments as national contact points.
Methodology
Following submission of the project proposal to the European Commission, its approval,
and the completion of project negotiations, the Project coordinators prepared a survey
questionnaire designed to find out the current status of SOPs, their structures and any
manuals or regulations already in place in the various participating institutions and
countries. It was divided into four different sections specifically addressing questions
related to (i) basic validation, (ii) principal management requirements, (iii) areas of work,
where SOPs are in place, i.e. donor recruitment, testing, management, logistics, etc. and
(iv) the way that risks are identified and managed. Specific questions sought the
identification of international and national SOP manuals already in place [e.g. American
Association of Blood Banks (AABB)], being used or legally required. One question sought
to determine whether the blood establishments have been inspected by government
authorities and at what intervals. The awareness of inspections as required by Directive
2002/98/EC where relevant was also solicited.
Based on the results of the questionnaire, differences and commonalities in the approach
to quality management and specific related aspects were identified and summarized in a
survey report (www.EUBIS-europe.eu). It identified some of the perceived high risk
areas in blood collection, preparation, laboratory testing, storage and distribution with 7 of
15 (47%) participating blood establishments of the view that their present SOP system
required change in the light of the European blood legislation, These were mainly
participants from the Member States that joined the EU in 2004 and from the Applicant
Countries (Bulgaria and Romania joined the EU in 2007). Four of 15 (27%) participants (2
from Applicant Countries and 2 from the 15 pre-2004 EU Member States) indicated that
their blood establishments were not inspected by governmental authorities. The
responses also led to the identification of critical areas in transfusion medicine that
needed to be addressed by the project’s working groups.
Following compilation of the responses to the questionnaire, a start-up meeting of the
project participants was convened at which the project’s work plan was reviewed, the
survey results discussed and agreed, and four working groups established to address the
entire range of blood establishment responsibilities from the donor interview to logistic
and managerial responsibilities in blood supply. Nominated experts from each of the
participating blood establishments were assigned to each working group and in January
2006 began their work. The structure of the working groups and their area of coverage
are presented in Table 1.1.
5
Table 1.1. Working group Structure
Working group 1 (WG 1): Donor recruitment and production
The Netherlands (Leader), Cyprus, Iceland, Italy
SOP-Topic
Identification of donors and labelling
Test site
Cyprus
- Blood Collection
- Donor Identification
- Donor acceptability/selection/interview
- Disinfection and Sterility of blood components
- Labelling and Identification
Areas of
Interest and
Risk identified
Working group 2 (WG 2): Testing (Immunohaematology, Molecular Diagnostics)
United Kingdom (Leader), Belgium, Bulgaria, Romania
SOP-Topic
Test site
Areas of
Interest and
Risk identified
Blood Group determination and compatibility testing in
emergency
Bulgaria
- Testing of blood groups and labelling
(Rhesus variants/ABO)
- Testing in emergencies
- Donor registries (could be linked to Section IV)
Working group 3 (WG 3): Special blood component production
Germany (Leader), Czech Republic, Hungary, Malta, Poland
SOP-Topic
Processing of platelet apheresis concentrates
Test site
Malta
Areas of
Interest and
Risk identified
- Apheresis Concentrates (Platelets)
- Pooled Platelet Concentrates
- Granulocyte Concentrates
- Paediatric Units
Working group 4 (WG 4): Logistics, storage, distribution and management
France (Leader), Estonia, Ireland, Scotland
SOP-Topic
Validation of temperature control areas for storage and
transportation of blood components
Additional
Guidelines
Change control of documents
Areas of
Interest and
Risk identified
-
Transportation and temperature control
Validation of equipment
Central blood stock management and distribution
Blood component release and/or issuing
Storage and transport related to production
6
Participating blood establishments agreed on the common quality elements for SOPs
(Chapter 3). They emphasized that while the SOP level can be sufficient to describe work
processes, they have to be incorporated in a quality management system in accordance
with the relevant requirements of Directive 2002/98/EC (Article 11(1) and Annex I Part B)
(Figure 1.1). In several cases, blood establishments are also required to follow additional
requirements according to specific regulations defined by good manufacturing practice
(GMP) and/or the standards of the International Organisation for Standardisation (ISO) for
setting-up a quality manual (linked to ISO) or site-master-file (linked to GMP). In these
cases it will be advisable to cross-reference the directive requirements to those standards
in order to harmonize the quality management system.
Background Summary
The aim of the EU-Q-Blood-SOP project was not to provide an operating procedure to be
used in an institution, but rather to provide the tools by which one can build a standard
operating procedure (SOP). The resulting product is an SOP-manual that provides a
methodology for creating an SOP comprising the basic quality elements. It is intended to
set out a practical template aimed at assisting blood establishments prepare for
governmental inspections as required by Directive 2002/98/EC. It could also be used to
adapt existing procedures to comply with current EU requirements. This SOP
methodology comprises precise quality requirements, requisites and quality terms linked
to the EU Directives and is based on GLP/GMP-standards that have to be specified
(filled-out) in order to complete the documents. These quality requirements are presented
in a modular fashion, in order to tailor the SOPs to meet local circumstances.
The Manual aims to deliver practical guidance on the basic structure for preparing
Standard Operating Procedures (SOPs). Example SOPs, drafted by the working groups
focusing on selected areas that have been chosen from the areas of highest risk, are
presented in Chapter 4. These examples are intended to assist those who are aiming to
adapt their local SOPs using the guidelines given in this manual. The aim is to provide a
logical framework which can be used by all institutions in a variety of different logistical
and functional situations.
7
CHAPTER 2. Quality principles of Directive 2002/98/EC and 2005/62/EC
Directive 2002/98/EC3 requires that each blood establishment must provide specified
information to the competent authority in order to be designated, authorised, accredited or
licensed [Article 5(1)].
The required information related to a quality system is set out in its Annex I, Part B and
has to include:
1) Documentation, such as an organisation chart setting out staffing responsibilities
and reporting relationships;
2) Documentation such as a site master file or quality manual describing the quality
system based on the principles of good practice;
3) Number and qualifications of personnel;
4) Hygienic provisions;
5) Premises and equipment;
6) List of standard operating procedures (SOP) for
-
Donor recruitment
-
Retention and assessment of donors
-
Processing and testing
-
Distribution and recall of blood and blood components
-
Reporting and recording of serious adverse reactions and events.
Directive 2005/62/EC6 sets out the standards and specifications related to a quality
system for blood establishments, based on Directive 2002/98/EC, which will help to
ensure the safety of blood throughout the European Union. Recital 3 states that
‘A quality system for blood establishments should embrace the principles of
quality management, quality assurance, and continuous quality
improvement, and should include personnel, premises and equipment,
documentation, collection, testing and processing, storage and distribution,
contract management, non-conformance and self-inspection, quality control,
blood component recall, and external and internal auditing.’ (refer to
Directive 2005/62/EC)
A quality system for blood establishments is considered to be a key element in the
implementation of good practice.
A quality management system is used for the purposes of compliance with regulations
and guidelines. It should ensure a systematic approach towards quality and the
implementation and maintenance of a quality system. It should involve all persons and
8
processes in the blood establishment (Annex 1.1) and lead to a system for the evaluation
of processes and to continuous quality improvement.
There are no absolute criteria for framing the quality management system. In general, it
comprises a number of tools defined by the individual institution, in order to allow for the
flexibility to adjust to various regulations and guidelines. In meeting the requirements of
Directive 2005/62/EC, individual Member States must take into account their own
additional specific regulations and guidelines.
According to Directive 2005/62/EC quality systems for blood establishments should be
based on ‘good practice’ (GP).
‘In order to ensure the highest quality and safety for blood and blood
components, guidance on good practice should be developed to support the
quality system requirements for blood establishments taking fully into
account the detailed guidelines referred to in Article 47 of Directive
2001/83/EC so as to ensure that the standards required for medicinal
products are maintained.’ (Recital 5)
Such good practice guidelines for blood establishment are to be developed by the
European Commission (Article 2, Para 2) taking fully into account the principles and
guidelines of Good Manufacturing Practice (GMP) (see terminology, Annex I)
Annex I requires that the quality system ensures that all critical processes are specified in
suitable instructions. The system must be reviewed by management at regular intervals to
verify its effectiveness and measures introduced if deemed necessary (Section 1.1 Para.
3).
In order to fulfil these requirements, a blood establishment needs to establish a
documentation system. It should be organized at different levels of document
responsibility with the top level being those ‘legislative instruments’ (e.g. legislation and
laws), regulations and guidelines the individual blood establishment has to follow (refer to
chapter 2, Figure 2.1). These regulations should be incorporated into the quality
management system and be reflected throughout the entire quality documentation
system.
A description of the quality system itself should be presented in the document level
directly below. Documentation on the manual and/or site-master file (See Definitions) has
to be in accordance with Article 11(1) of Directive 2002/98/EC9. In addition, standard
operating procedures (SOPs) have to be prepared by the blood establishment10. These
SOPs are an important part of the quality system and have to cover all the
establishment’s critical activities.
9
Annex I, Part B, indent 2
Annex I, Part B, indent 6
10
9
In preparing the site master file and the SOPs, the blood establishment needs to address
the main aspects of the quality system standards and specifications set out in the Annex
of Directive 2005/62/EC:
- General Principles (Part 1)
- Personnel and Organisation (Part 2)
- Premises (Part 3)
- Equipment and Materials (Part 4)
- Documentation (Part 5)
- Blood collection, testing and Storage (Section 6), including
6.1 Donor Eligibility, 6.2 Collection, 6.3 Laboratory testing, 6.4 Processing and
validation, 6.5 Labelling, 6.6 Release of blood and blood components
- Storage (Section 7)
- Contract Management (Part 8)
- Non-Conformance (Part 9), including
9.1 Deviations, 9.2 Complaints, 9.3 Recall, 9.4 Corrective and preventive actions
- Self-inspection, audits and improvements (Part 10)
In order to ensure standardised practice across the blood establishment, it is advisable to
introduce general procedures to describe common processes. These procedures should
cover operational activities (e.g. sample receipt, collection, etc.), support services (e.g.
human resources, etc.) and management processes (e.g. objective setting, nonconformances, internal audit, etc.).
The ‘Quality Manual’ or ‘Site Master File’ should be established according to Annex I Part
B, and Article 11(1) of Directive 2002/98/EC. They are the official documents describing
the overall function and quality policy of the blood establishment as required by the Annex
of Directive 2005/62/EC (see above Part 1 – Part 10).
The SOP Manual
This manual provides a methodology for creating an SOP which comprises the basic
quality elements. It is intended to set out a practical template for the preparation of SOPs
and aims to assist blood establishments in preparing for governmental inspections under
blood legislation. It could also be used to adapt existing procedures to comply with
current EU requirements.
10
The SOP methodology is presented in the context of a quality management system. It
covers the creation/writing of an SOP, its modification, review and authorization, and its
implementation including the documented training of users and maintenance of records.
The developed SOPs must adhere to the quality principles set out in the quality manual or
site-master-file in keeping with ‘good documentation practice’. In order to be in line with
those principles it is essential to have procedures defining
- change control and
- training personnel on SOPs.
The requirements for these procedures are set out in Directive 2005/62/EC (Part 5 –
Documentation)
‘1. Documents setting out specifications, procedures and records covering each
activity performed by the blood establishment shall be in place and kept up to
date.
2. Records shall be legible and may be handwritten, transferred to another
medium such as microfilm or documented in a computerised system.
3. All significant changes to documents shall be acted upon promptly and shall
be reviewed, dated and signed by a person authorised to perform this task.’
An SOP provides a series of instructions to carry out an activity. In order to demonstrate
compliance with SOPs, records of these activities must be generated. Properly
maintained records provide the evidence of adherence to procedures.
Generally records fall into the following categories
- electronic records
- manually generated records
- hybrid record (combination of electronic and manual records)
The writing of SOPs is the responsibility of user departments. This should be carried out
in cooperation with the quality function. A major aim in writing SOPs is to ensure that they
are comprehensive but clear, simple and user friendly.
11
Regulations / Laws
Quality Manual
(Site Master File)
General/Operating Procedures (GP / OP)
Guidelines on Document Change Control (GP/OP)
Guidelines on Personnel Training (GP/OP)
Standard Operating Procedures (SOP)
Records (RP)
Figure 2.1: Document structure of the EU-Q-SOP-manual with SOP levels covered by
the Project manual. The figure represents the hierarchy of documents used by a quality
management system following good quality standards as defined by the Directive
2002/98/EC and its technical annexes. The ‘Quality Manual’ or ‘Site Master File’ should
be established according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC.
12
CHAPTER 3. Development and implementation of an SOP
A Standard Operating Procedure (SOP) can be prepared and formatted in a number of
different ways. The ultimate goal is to create a document that is readable, useful for those
carrying out the work and compatible with the whole Quality Management system of the
institution concerned.
An SOP document describes a regularly recurring operation that affects the quality of the
process. Its purpose is to ensure that the operations are carried out correctly and in a
consistent way. It should be readily available where the work is performed.
The original copy of the SOP must be retained in the Quality Management Department.
Authenticated working copies should be available at the appropriate places of work. The
number and site of authenticated copies should be included in the SOP; alternatively, a
distribution list should be maintained. A labelling system must be implemented in order to
authenticate each copy of the SOP and to control the number of copies in existence. This
can be facilitated by using coloured stamps (e.g. green) to prevent the production of
unauthorized copies.
A standard format for the SOP layout should be defined and documented
institution concerned. The document control process is managed by the
professional, in cooperation with the management / director of the institution. The
responsible for writing an SOP must have received training in the design and
SOPs.
by the
quality
person
use of
An SOP is a compulsory instruction. If deviations from an established SOP are
necessary, the entire process should be amended appropriately and the change(s) fully
documented. This documentation should include a description of the corrective actions
and a clear identification of who had authorized them.
The development of an SOP is a multi-step process that involves preparation, writing,
conclusion and training. These are reflected in the following table.
13
Table 3.1. Multi-step process of writing an SOP
Step
Action
Description
Preparation Phase
1
Identify the objective and scope of the SOP and draft a title
Chapter 3.1
2
Identify the competent user and assign responsibility for Chapter 3.2
writing the SOP
Writing Phase
3
Use the Master SOP to write an SOP
Chapter 3.3
4
Design a process flow chart and describe each step of the Chapter 3.4
work process in this flow-chart
Training and implementation Phase
5
Initiate document change control
Chapter 3.5
6
Conduct training in the use of the SOP
Chapter 3.6
This multi-step process can be understood by using an example.
Consider how the production department of a small / medium size local blood
establishment would go about writing an SOP for the production of an erythrocyte
concentrate.
The director of the blood establishment, together with the departmental directors,
identifies the need for and the objective of an SOP. This could be as a result of the
introduction of a new safety measure (e.g. leukocyte depletion of erythrocyte component
by filtration).
The director of the production department assigns responsibility for drafting the SOP to a
competent user. This would be phase 1 of the multi-step process.
The competent user drafts the SOP adhering to the format of the master SOP and he/she
ensures the involvement of other workers in describing the production process (e.g.
sterile multi-component-systems with integrated leukocyte filter systems). He considers
whether the drafting could benefit from consultation with an expert from the company
producing these filter-systems. The competent user also consults with the quality
professional, the director of the testing laboratory and other relevant professionals. He
creates a process flow chart which helps in identifying critical points in collecting samples
14
for testing the product quality (e.g. leukocyte count,) and the release parameters of the
blood component to be included in the SOP. He involves the person responsible for
storage and logistics of blood components in order to ensure they make any changes
required to their SOPs. He has completed the second phase.
Finally, the competent user puts in place a process to allow for a change to be made to
the SOP. This is known as the change control process and includes the training of staff in
the new procedure before it is implemented. The third phase has been completed.
3.1. Identify the objective and scope of the SOP and draft a title (Step 1)
Before drafting the SOP, its objective has to be defined. Then the area of activity covered
by the SOP (i.e. its scope) needs to be identified.
The objective and scope of the SOP must be compatible with the objective and structure
of the institution. This can be facilitated by using an organogram and job descriptions.
In a small blood establishment, simple ‘hand drawn’ organogram can be used. In a larger
institution, a computer software tool (e.g. Visio) may be used to develop these
organogram. The organogram will help identify the activities covered by each SOP. It will
also help in the identification of the personnel responsible for drafting it (3.2). The line
management of the area concerned should work with the Quality professional in carrying
out this process. Once the objective and scope of the SOP are clear, its drafting will be
easier.
Each SOP must fit into the quality system of the institution concerned. Modern quality
management systems will use either a site master file and/or quality manual, in
combination with SOPs, to describe general procedures, process procedures, testing or
analytical procedures, production procedures, donor recruitment procedures, blood
component storage and issuing procedures, etc. These procedures can be classified as
follows:
- General / operational procedures (e.g. covering a department/unit or institution)
- Complex processes (e.g. blood component production and quality control, requiring
multidisciplinary drafting)
- Simple processes
General / operational procedures are very often used to describe the organization of
processes throughout a department or institution / blood establishment. These can be
processes on the registration of samples or blood components entering the blood
establishment, regulation for general hygienic conditions applied throughout the
production department or regulations defined to handle non-conformance. These SOPs
are often assigned to senior academic-level personnel and authorized by the department
director and or institutional director.
15
Complex procedures are characterized by processes that cover different areas of a
blood establishment. Complex procedures can result from describing the production
process of erythrocyte concentrates including the quality control measurement points and
the sample collection plan involved. This can result in the need for cooperation between
the production department and the quality department on the appropriate steps in
describing the process. It will subsequently also lead to a co-authorization of this SOP by
the person responsible involved (e.g. director production department and director quality
department and/or institutional director).
Simple processes are the classical SOPs describing in detail a small segment of the
working activities of a blood establishment. These simple SOPs can be written by
competent personnel at the practical working level. For example, the method for testing
the donor’s ABO blood group (erythrocyte concentrate) can be written by the senior
technician and authorized by the laboratory director. Examples of these simple SOPs are
given in Chapter 4.
3.2. Identify the competent user and assign responsibility for writing (Step 2)
The personnel who are authorized to write and sign SOPs should be defined in a
procedure on document writing and authorisation. The decision should be based on the
SOP content and level of importance reflecting the hierarchy of the blood establishment.
For example, an SOP describing the management structure of a blood establishment
should be written by the senior management and should be authorized by the institution
director him/herself, while an SOP used to describe the testing procedure for ABO blood
grouping can be written by the responsible senior laboratory technician and authorized by
the laboratory director.
The competent user is the person who works in the area covered by the SOP and who is
adequately trained for this purpose. The identification of competent user will vary with
respect to the scope and purpose of the SOP (Table 3.2).
16
Table 3.2 Identifying the competent user to write the SOP
Operational
Function
Executive
Level (Document)
Department
Level (Staff)
Managerial
Decision Making
Quality Manual / Site Master File
General / Operational Procedures
Complex Procedures
Simple Procedures
Exceptions from this procedure are possible in cases where individual expertise is
required to write the SOP. As an example, the writing of a GMP/GLP SOP related to
hygienic regulations and/or cleaning procedures may be ‘out-sourced’ to an independent
consultant who is a specialist in this subject. The same may occur for health and safety
regulations. In these cases, the writing of a SOP is carried out in cooperation with the
person authorized to issue the SOP.
3.3. Using the Master SOP to write an SOP (Step 3)
Drafting the SOP should provide a simple and precise description of the process.
First, choose a short and descriptive title for the SOP.
Second, use the EUBIS Master SOP in drafting the SOP. At least the following minimum
requirements must be included:
-
SOP number
-
Unique title (clear and descriptive)
-
version number
-
page number and total number of pages
-
name and signature of author including date of signing
-
name and signature of person who authorized the introduction of the
SOP
-
date on which the SOP or revision becomes effective
Include the number and location of authenticated copies in the SOP or alternatively
maintain a distribution list.
17
Note: detailed information concerning the EUBIS Master SOP can be found in Chapter
4.1 and 4.2.
Third, design a flow-chart (Chapter 3.4), where possible. This will identify working steps
and decision points and will assist in describing the work process consistently throughout
the document.
Human nature dictates that people support what they help to create. A team-work
approach in writing SOPs can enhance the training process in their use. Managers or
Department Directors should ensure there is input from those staff and relevant experts
who will be affected by the SOP. By enlisting the talents of their personnel and technical
experts / senior consultants, the competence of relevant staff will be improved and better
SOPs produced. This will foster teamwork between personnel and managers / directors.
This approach has been proven to be very effective. In small and medium blood
establishments the whole team may be located at one site. But in large blood
establishments, the team may be situated on more than one site and the quality system
will need to establish a more sophisticated training programme.
Fourth, validate the draft SOP using qualified personnel. In the case of general or
operational procedures, this validation could be carried out by senior management. This
validation phase will allow for ‘fine tuning’ and revisions can be introduced as required.
Upon completion of the validation submit the SOP to the appropriate line manager for
authorization. When ever possible the drafting and authorization of an SOP should be
carried out by at least two independent persons. The authorization process will include
the signature by the appropriate senior line manager. In addition, SOPs addressing
pharmaceutical blood products need authorization by a ‘qualified person’.
Standard operational proceedings (SOPs) need to follow strict guidelines in order to
control the precision and actuality of their content. Different types / categories of SOPs
have to be integrated in a quality system in order to assist in consistency between
documents. The quality function / or quality management department itself (see also
Chapter 2), is responsible for ensuring that basic document standards are defined, that
all personnel responsible for writing SOPs are trained to these standards and that finally
these standards are fulfilled when SOPs are issued or revised.
These standards are described in general in an SOP by itself or are integrated in the
description of the quality system included in the quality manual or site master file.
3.4. Design a flow chart and describe each step of the work process (Step 4)
Flow charts are an ideal way to describe step-wise a process including the critical
decision points. Inclusion of the responsible persons for those decision points defines the
action performed under practical work conditions and ensures that best practice is
followed throughout the various processes performed by blood establishments.
18
The use of a standard set of symbols for drawing flow charts is highly recommended.
These symbols are provided by standard commercial computer software11 or will be
included in special software available for drawing flow charts12. The standard set of
symbols is as follows:
The drawing of flow charts for the regular users (SOP writer) is most conveniently split
into two
11
12
-
1: Map the process covered by the SOP
-
2: Draw the flow chart using symbols
Microsoft Office Professional Business Edition, PowerPoint
Visio
19
1: Map the process covered by the SOP
Mapping of the process is based on the information from identifying the purpose and
objective of the SOP. The writer (or writing team) has to define the main tasks (steps) to
achieve the objective of the SOP (e.g. Testing request for blood component).
This is achieved most easily by starting with the most reasonable beginning point of the
process. Subsequently one will put the main task into a logical order to get from the
beginning (input, e.g. test sample from customer) to the end point (output, e.g. tested
blood component) of the procedure. The decision points that a worker will need to make
and the action that follow each decision should be marked. One should not try to be
perfect with the first draft, because it is very likely that revisions will be required.
This first process map can be done by drawing down the process on paper. It should be
ensured that the process flows in one direction from the beginning to the end point. This
should include the choices and decision points including the personnel responsible for
deciding on the action. It will be important to define, if the main process depends on
another process or if there are certain tasks that are sub-processes. These processes /
sub-processes should be cross referenced to the SOP. If the process map reveals
complex decision points or sub-processes involving responsible personnel from other
departments or locations of the blood establishment, one should invite these persons to
review the process map and clarify their function.
2: Drawing the flow chart using symbols
The process map will be used to draw the process steps and decision points using
standard symbols. This can be easily done by PowerPoint or other software supporting
these symbols.
Flow charts are able to present processes to a high detail. However, the level of detail
resulting from a flow chart needs also extended training of the personnel in understanding
these flow charts. Highly detailed flow chart may come close to ‘electronic wiring maps’
and this can lead to misinterpretation if the SOP user is not particularly trained. Therefore
each institution should define the level of flow chart detail that is appropriate to support
best practice.
An example of a flow chart using defined symbols is given in Figure 3.3.1. The upper part
represents the main five steps covering the process (1. to 5.). The ending point is marked
by the STOP symbol. Further details on each of these five steps can be given by using
additional flow charts. The lower part of figure 3.3.1. gives an example on how to give
further detail on the first step (1. ‘Reception of request’). All steps referring to the
reception of request are indicated by using the main step number followed by an
alphabetic letter (1a, 1b, 1c, etc). At decision point 1c (‘Test sample?’) the flow chart is redirected to the main flow chart, step 2 - Testing or step 3 – No testing. Similarly
additional flow charts can be used for steps 4 and 5.
20
2.
Testing
1.
Reception
of request
3.
No testing
4.
Selection
of units
yes
1a.
Request
1b.
Registration
of request
5.
Issuing
units
Stop
2.
Testing
1c. Test
sample?
no
3.
No testing
Figure 3.3.1. Example of a flow chart using international symbols to describe the testing
request for blood component.
Using this example it is also important to define in which direction flow charts are oriented
(horizontal or vertical). There are no official recommendations and this decision will be
based on the personal practicability of flow charts used by each blood establishments.
Most users prefer to use a vertical orientation of flow charts since it allows to line-up more
steps on a single page and may facilitate to cross-reference sub-processes.
In order to facilitate the reading of these flow charts by the SOP user, it is helpful to
include a brief description of the action represented in each step and to link this to the
responsible person for this action.
21
Using the example in figure 3.3.1, this could be done as follows:
Procedure
Step
Action
1
1a
Reception of request
Check if the request is complete and valid
- address of the customer
- type of test requested
- testing material and labelling
Register the sample information in your
laboratory information system (LIMS)
In case all information is complete proceed to step 2,
if the request/test material/sample identification is
incomplete go to step 3
technician
2
Start to perform the analytical test
technician
3
No testing performed.
Document the type of non conformance and
return relevant information to the customer
technician +
physician
1b
1c
Responsibility
technician
technician
The ability to describe complex processes using standard flow chart symbols is presented
by another example using the SOP describing the process on how the produce a platelet
apheresis concentrate (Table 3.3.1). The example includes the guidelines and standards
for writing a SOP that have been set-up in the EUBIS master SOP (Chapter 4.1). Critical
decision points to be used for risk analysis are marked by red dots (
).
This SOP has been worked-out by the working group 3 of the Project (Chapter 4.4.3).
22
Table 3.3.1: Example on how to translate a flow chart (working group 3 – Apheresis) to
international symbols.
_______________________________________________________________________
Start
by including the requirements set-out by the EU blood legislation
2002/98/EC, Art 18 Eligibility of donors
2004/33/EC, Art 3 Information required from the donor
Art 4 Eligibility of donors
2005/61/EC, Art 2 Traceability
2005/62/EC complete
Donor
Selection
A
Donation /
Apheresis
B
Blood
Component
processing and
testing
C1
Patient
Stop
C2
Table 3.3.1: continued
_______________________________________________________________________
23
pos
A
Deferral
no
no
DonorSelection
yes
Consent
Yes/no
yesno
yes
Pre
donation
testing
Pos/
Neg
neg
Donation
A.1
_______________________________________________________________________
24
B
DonorDischarge
no
no
no
Collection Set
/Medicinal
components
A.1
Repair
Service
Batch
Recall
Apheresis
Equipment
Yes/No
yes
Phlebotomy
Yes/No
Log-books
Log-books
Yes/No
yes
yes
Donation /
Apheresis
no
Document
Yes/No
yes
25
Test
samples
Product
C1
C2
Disconnect /
Discharge
Donor
Stop
_______________________________________________________________________
C.2
C.1
Product
Test
samples
no
blood components
not released
Specificati
on/Qualiy
Yes/No
no
yes
blood components
not released
Product process
yes
Mandatory
Testing
- Blood Group
- Infectious
disease markers
Additional Test
(e.g. HLA/HPA)
Component release
Post quarantine Storage
Issuance / Distribution
Sample
archiving
SO
SOP
SO
SOP
Quarantine Storage
Refer to specific SOP(s)
26
Additional Process required
- irradiation
- Plasma reduction
- washing
-- small volume components
Refer to specific SOP(s)
3.5. Initiate document change control (Step 5)
Change control of SOPs is a principle requisite for a proper functioning quality
management system. The guidelines for document change control are therefore part of
the quality manual or site master file of the system and have to be followed by all
personnel involved in the institution. These guidelines have to be used for all documents
related to the quality management system (Figure 3.5.1).
REGULATIONS
QUALITY MANUAL (Policies)
PROCESSES (General procedures :
operational, support, management)
SOP Standard Operating Procedure
RECORDS
Figure 3.5.1: Structure of a controlled document system
The objectives of a change control system are:
•
To have a standard protocol for issue, revision, distribution and disposal of
controlled documents,
•
To prevent the inadvertent use of obsolete documents.
The responsibilities are:
•
The document control system is under the responsibility of the quality
management department (or quality management officer).
•
The users are responsible for implementation of controlled documents.
Forms are considered as documents and the same requirements apply. Records
management should be properly described in a separate procedure or as part of the
change control general procedure.
The change control system has to differentiate between two different types of documents.
27
•
Internal documents:
They are included in the scope of this procedure.
•
o
Master document: is the original signed document
o
Controlled documents: they are distinguished and they are copies of the master
document (in a paper based system)
o
Information / uncontrolled copies: they must be clearly identified (in a paper
based system or electronic system)
o
Obsolete documents: they must be clearly identified
o
Forms / records: must be under control
External documents:
They must be controlled and the control system formally described in a specific
procedure.
External documents comprise all relevant national or international legislation, norms or
guidelines referred to by the quality management system. These external documents
should be controlled using a document record list including the respective document
identification.
•
External documents are :
o Legislation and regulations: Commission Directive 2005/62/EC, Directive
2002/98/EC, others..
o Standards (ISO 9000, 9001, 9004-2000; ISO 15189:2003, …)
o Volume 85, supplement 1, August 2003, The International Journal of
Transfusion Medicine, Vox Sanguinis : ISBT – Guidelines for validation and
maintaining the validation state of automated systems in blood banking.
o ISBT Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine – Version 1.0.
The change control system has to incorporate the following quality elements
o Change control procedure
o SOP compiling procedure
o Auditing procedure
o Training procedure
o Records and archive procedure
28
The following flow-chart describes the decision-making structure of a change control
system.
users / manager
1. Need to create / modify a
procedure in agreement with
users
2. Initiate change control system
3. Approval of
the change
change control committee
no
yes
4. Registration of the document
(in the quality system)
document controller
5. Elaboration of the document
users
users / quality /
relevant manager
6.Review / approval of the document
7. Signature
no
users / quality /
relevant manager
yes
8. Making controlled document
available with an effective date
document controller
users / document controller
9. Retrieval of obsolete documents
where appropriate
10. Storage
quality
11. Training
users
12. Implementation
users
13. Audit
quality
14. Archive / disposal
quality
End
29
Description of critical control points (flow-chart)
Step
1
Activity
Responsibility
Need to create / modify a procedure in agreement
with manager
users / manager
By discussion between the user and the manager, the
proposal is accepted or not.
2
Initiate change control system
users
The user who wants to raise a change request has to fill
in a change control form.
The manager has to approve or reject the change
request in order to avoid duplication and to assure
completeness.
3
Approval of the change
The change control committee must include quality
representatives
and
concerned
managers.
Its
composition depends on the significance of the change.
change control
committee
The change control approval must include regulatory
requirements are met.
4
Registration of the document (in the quality system)
Each quality document has to be uniquely identified
logged and tracked.
document
controller
A current master list of controlled document should be
available.
5
users
Elaboration of the document
The user writes the document by using the document
templates and defined procedure.
Validation is required for some processes prior to
development of documentation.
6
Review / approval of the document
All documents should be written and reviewed by
relevant personnel (users / quality / relevant manager).
Quality is responsible for ensuring the completeness and
standardisation of the documents.
users / quality /
relevant manager
An effective date must be assigned to controlled
documents.
7
users / quality /
relevant manager
Signature
30
Continued - Description of critical control points (flow-chart)
Step
8
Activity
Responsibility
Making controlled document available with an
effective date
document
controller
Approved document must be communicated and
distributed to users, on electronic form or paper form or
both, in a timely manner. There must be a formal system
to issue controlled document.
9
10
Retrieval of obsolete documents where appropriate
users /
The aim of this step is to insure that only current version
of the controlled document is available for users. Index
(extraction of the master list) must be up to date.
document
controller
Storage
quality
All controlled documents must be stored appropriately
depending on the storage media, to insure integrity of the
documents.
11
users
Training
Depending on validation requirements, training on draft
could occur early in the process.
Training has to be formally documented.
12
users
Implementation
Each
concerned
department
must
implementation of controlled document.
ensure
Changes in the described process must be evaluated to
determine whether modification of the document is
necessary.
All controlled documents must be reviewed within a
defined period. The review must be recorded.
13
quality
Audit
Independent audit of the effective implementation of the
document must be carried out at appropriate intervals.
14
quality
Archive / disposal
Obsolete master documents are retained and stored
appropriately for the defined period.
Obsolete controlled documents are destroyed.
31
Documentation
Key forms and templates for document control system:
•
change control form
•
current master list of controlled document
•
training registration form
•
document templates (description of the form, content and paragraphs),
see Chapter 4.1.
3.6. Perform training of the SOP (Step 6)
After completion of the writing and review process of the SOP document,
authorization / approval of this document does not automatically imply that the SOP can
be effectively used by the relevant personnel. A very important step in implementing the
new or revised document will be training of the relevant personnel. This last step in the
SOP development process is often neglected. Training and retraining of all personnel is
the only mechanism to ensure that the SOP and the quality relevant criteria it contains will
secure best practice in the blood establishment. Even with very detailed flow charts and
process descriptions, it is necessary to train all personnel. Otherwise, individuals will
interpret the meaning of procedures in different ways, leading to inconsistency in work
routines and performance.
The European blood legislation13 requires that
- All personnel in blood establishments shall receive initial and continued training
appropriate to their specific tasks. Training records shall be maintained.
Training programmes shall be in place and shall include good practice.
- The contents of training programmes shall be periodically assessed and the
competence of personnel evaluated regularly.
Formally this requires that a system of basic information is given to each individual when
starting to work in the blood establishment. This basic training should include the quality
policy of the institution, theory and practice of the EU blood directives, Good
Manufacturing Practice as well as Good Laboratory Practice. The basic training must
include training appropriate to the specific work processes based on the job description or
task12.
13
Directive 2005/62/EC, Article 2, Para 1, referring to Annex 2, recitel 3 and 4.
32
The periodical training may be best achieved using a training plan and a record for
evaluation. Training plans can be organized on different working levels, e.g. a working
team, the department or the institution. In all cases it should be approved either by the
department/institution head or the head of quality.
Training courses are an ideal tool to share between the personnel involved the logic why
procedures must be performed correctly – not just what to do or how to do it. These
courses should be used to explain the overall quality policy reflected by these documents.
It should be the ultimate goal to convince personnel that these SOPs are not only written
‘paper-work taking off their time’, rather that these SOPs are intended to help the
personnel work according to the best quality standards. This will result in optimal blood
products issued for the therapeutic use in patients and/or optimal diagnostics to saveguard patients from infections transmitted by blood products. Personnel involved in
transportation and storage should be trained since they are a key element in the process
chain of blood component production. It will be important for the success of the training
that despite the limited content of individual SOPs the personnel is able to understand the
integration of this content in the overall operational procedure of the blood establishment.
The trainer has the important function to explain and demonstrate both why and how
each step in the SOP is performed. This can be combined with a practical demonstration,
where the personnel will get the change to practice the procedure under the supervision
of the trainer. People are much more likely to follow procedures exactly, when they
understand why they are important. In some cases, e.g. change of production process
from standard component production to leukocyte depleted component production, it will
be helpful to include an external expert, e.g. from the filter-blood-bag company, in
assisting the training course.
The training programme should also reflect the idea that training SOPs will improve the
professional competence of the individual and enhance his or her personal job
qualification including the ability to contribute to future procedure improvements. The
trainer will provide positive feedback as the learner masters parts of the procedure and
patiently revisits those parts that need improvement.
Training records should be kept and archived. The training record must include the
names and signatures of the personnel present. The record should also contain the
content of the training. This can be realized be including the SOP number of the trained
document, additional presentation material (e.g. PowerPoint slides, hand-outs) used
and/or a written summary by the trainer. SOPs should be only released after the training
of the personal is documented. All personnel not present during the initial training have to
be trained before using the SOP. The latter will require a reliable system in
documentation. Very often a training matrix is used for this purpose, whereby information
is interchanged between the working department and the employment department to
monitor the presence of personal.
33
A training matrix for SOP documents could be set up as follows:
Department
SOP Document-Code
Personal
(Names)
Documentation of individual training
Following the appropriate training, the respective trainees need to be certified competent
in the particular SOP procedure by the authorized staff of the blood establishment.
Competence also needs to be documented, so that an individual may gradually ‘build up’
the competence level.
34
CHAPTER 4. Master SOP and examples
This chapter presents the proposed standard operating procedure – EUBIS Master SOP.
This standard format has been designed by the participants in order to give a practical
example on how a SOP may be designed. It is based on the essential elements to be
addressed when setting-up a format and writing an SOP.
4.1. Standard Operating Procedure template
The following basic standards for documents should / must be included in each SOP:
Section A: Purpose / Scope / Role
- Title (Objective and Purpose)
- Scope (Area of application)
- Roles covered by the SOP
Section B: Authorization and change control
- Document number (see also EUBIS Document-Code)
- Version (see also EUBIS Document-Code)
- Page number
- Distributor (Number of copies)
- Document category (see also EUBIS Document-Code)
(e.g. WP – Working procedure; PP – Production procedure, TP – Testing procedure, EP –
Equipment procedure, WS – Worksheet, RF – Registration form, GP – General procedure,
OP – Operational procedure, QM – Quality manual)
- written/revised by1
- written/revised date
- Effective date
- Expiration date2
- reviewed by1
- reviewed date
- Authorization date
- authorized by1
- authorization date
- Changes Description: (compared to the previous version)
1
2
name and signature of responsible person(s)
the maximum interval between revisions should not exceed 2 years
35
Section C: Description of operating procedure
- Process Flow-Chart
- Description of the work activities
Section D: Procedure for Non Conformance
Section E: Documentation
Section F: Annex
- Literature
- References
- Definitions (Terminology)
- related SOP documents
- related worksheets or files
These basic elements comprise principle requirements included in an SOP (Figure 4.1).
An example (EUBIS Master Document) for the practical use of these elements in
structuring a SOP are given at the end of this chapter or can be downloaded from the
Projects Website (www.EUBIS-europe.eu).
The use of flow-charts is important in order to define a certain process or topic that has
to be described in an SOP. These flow-charts should be flexible enough to allow for local
adaptation. However, important specific requirements should be used in order to
harmonize the procedure to be used in a quality management system. These are defined
as follows:
-
usage of international symbols to describe flow-charts
-
flow charts should be made as a first step in a simplified manner in order to
define the key decision points in an overall work process. In a later step
important decision point have to be elaborated using additional flow-charts.
-
This approach should also be used to define, if the process should be
described in a single SOP or if it would be more convenient to use several
SOPs linked to each other to cover the process.
Explanations on setting-up appropriate flow-charts are given in Chapter 3.4. The
following paragraph gives explanations on how to use the basic elements of the SOP
master template summarised above.
36
Section A: Purpose / Scope / Role
- Title (Objective and purpose)
Keep the title short and precise to describe the objective of the SOP (e.g. ABO blood
group testing of blood donors)
- Scope
Define the Institution, department or unit issuing the SOP. This description should be
precise and minimal (e.g. Donor screening unit and/or department). This description may
be linked to the structural descriptions given in the Quality Manual or Site-Master-File
according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC
- Roles covered by the SOP (job description, personnel responsibilities)
Job title(s) involved in the process covered by the
responsible / qualified persons (as defined by the Directive’s).
SOP
including
the
This information can be alternatively given in the site-master file and/or handbook
according to the organisational chart and/or job description.
Section B: Authorisation and change control
Authorisation and change control is a critical mechanism for controlling documents, which
ensured availability of only those documents that needed to be currently in use with
systematic removal of the previous documents.
For guidelines on change control of new/revised documents please refer to Chapter 3.5.
The authorization must include the effective and expiry date of the document. In addition,
the date of writing and respective dates of review and authorization have to be included.
These dates must document the name and signature of the responsible person for these
actions. The responsibilities should be defined in the quality manual or site master file. It
is also essential to include the distributor of the SOP and to include a clear system for
marking copies (see below).
Despite the fact, that it is not compulsory to include an expiry date on the SOP, the quality
system must define the review interval for all documents including SOPs. This interval is
usually annually and should not exceed two years. The review is targeted to improve the
quality as well as to incorporate the changes in responsible personnel,
general/operational processes, equipment, reagents, premises and methodology (donor
collection, analytic testing, etc.). A review may lead to revision indicated by an
37
appropriate revision number (‘new’ version number). All revised documents will follow the
same validation and authorization process as for a new SOP (Chapter 3.5).
- Document Number and Version (Document-Code)
The system used for the document identification code should be described in the quality
manual or site master file.
The following code should give an example on how to set-up such an identification
system:
EUBIS Document-Code :
Code – SOP-No.- Version
Doc.-Code: 2-3 digits*
Doc.-No: 3 digits
Doc.-Version: open end using letters (A-Z, e.g. Version A, ZA, etc.)
alternatively: numbers (3 digits)
(e.g: TP001-A = SOP Test Procedure No. 1, Version A)
the Doc-Code may follow the structure of the document system set-up by the quality
function using categories such as:
- Quality manual chapters (QM)
- General Procedures (GP)
- Working Processes (WP)
- Test Procedures (TP)
- Equipment Procedures (EP)
- Production Procedure (PP)
- Intelligent Technology Procedure (IT)
- Administrative Procedure (AP)
- Worksheets (WS)
- Page Number
The numbering of pages must start with the first page of the document. Each Page
number must include the page number and the total number of pages of the document
(e.g. 1/8, 2/8, 3/8…).
- Distributor (Number of copies)
38
The original of the SOP should be kept in the quality management office, while authorized
copies are given to the relevant personal using the SOP. A system to identify ‘authorized’
copies has to be established (e.g. copies printed on a special paper or using a colour
stamps).
- Changes description (compared to the previous version)
Please describe/list the relevant changes that have been made in comparison to the
previous version of the document and the reasons for these changes (e.g. ‘Complete
revision of production process due to the introduction of leukocyte depleted blood
components’) Further details on the changes may be given in documenting the training of
the new/revised SOPs.
Section C: Description of operating procedure
- Process Flow-Chart (chapter 3.4)
- Description of the work activities
This section of the SOP should describe the process in clear and concise words. In order
to facilitate this process it is recommended to draw a flow-chart up-front. This flow-chart
will describe the process step-wise including the critical decision points.
The use of flow-chart will depend on the complexity of the SOP to be written. For
example, writing a SOP for typing blood group ABO using a commercial kit will follow the
instruction of the manufacturer given in the kit-manual and thus a flow-chart may be
useless. In comparison the production process of red cell concentrates will substantially
benefit from a flow-chart giving an clear overview of the process and the decision points
including the responsible persons involved.
For guidelines on using flow-charts and defining critical points please refer to Chapter
3.4.
39
Section D: Procedure for Non Conformance (Directive 2005/62/EC, Annex 9)
The description of effective actions to be performed in case of non conformance is very
important in writing SOPs following best practice. Very often the writer is focused on the
‘normal/regular’ process pathway and neglects the potential for non-conformance. It is
therefore highly recommended to set-up a general control system by the quality function
in the blood establishment to monitor for these non conformance events. Such a general
system can use decision pathways and reporting formats (worksheets) for those events
that can be included easily on the SOP level of different types of documents. The system
itself would be described in the quality manual or site master file. It should include
measures or regulation to be taken if there are deviations from the defined working
description or in case of unexpected errors.
The corrective and preventative action system should ensure that existing product
nonconformity or quality problems are corrected and that recurrence of the problem is
prevented. The blood establishment should have methods and procedures in place to
input product or quality problems into corrective and preventative action system.
Requirements for these quality elements are not subject to this document level (SOP). In
general these regulations are included on a higher ranked document level (e.g. Quality
management handbook / Site-Master File / General Procedure).
The importance of non conformance has also been underlined by Directive 2005/62/EC.
In its Article 9 there are the following headings to be addressed in case of nonconformance:
9.1. Deviations
Blood components deviating from required standards set out in Annex V to
Directive 2004/33/EC shall be released for transfusion only in exceptional
circumstances and with the recorded agreement of the prescribing physician
and the blood establishment physician.
9.2. Complaints
All complaints and other information, including serious adverse reactions and
serious adverse events, which may suggest that defective blood components
have been issued, shall be documented, carefully investigated for causative
factors of the defect and, where necessary, followed by recall and the
implementation of corrective actions to prevent recurrence. Procedures shall
be in place to ensure that the competent authorities are notified as appropriate
of serious adverse reactions or serious adverse events in accordance with
regulatory requirements.
9.3. Recall
1. There shall be personnel authorised within the blood establishment to
assess the need for blood and blood component recall and to initiate and
coordinate the necessary actions.
40
2. An effective recall procedure shall be in place, including a description of the
responsibilities and actions to be taken. This shall include notification to the
competent authority.
3. Actions shall be taken within pre-defined periods of time and shall include
tracing all relevant blood components and, where applicable, shall include
trace-back. The purpose of the investigation is to identify any donor who might
have contributed to causing the transfusion reaction and to retrieve available
blood components from that donor, as well as to notify consignees and
recipients of components collected from the same donor in the event that they
might have been put at risk.
9.4. Corrective and preventive actions
1. A system to ensure corrective and preventive actions on blood component
non-conformity and quality problems shall be in place.
2. Data shall be routinely analysed to identify quality problems that may
require corrective action or to identify unfavourable trends that may require
preventive action.
3. All errors and accidents shall be documented and investigated in order to
identify system problems for correction.
Section E: Documentation
The documentation of procedures and records is essential to a quality assurance system.
It ensures that work performed is standardised, and that there is a traceability of all steps
in the collection, manufacturing, testing, release/issuing, storage and distribution of blood
components.
All records shall be kept for a minimum of 30 years (Directive 2002/98/EC).
Additional requirements are defined by Directive 2005/62/EC, Annex, Article 5 as follows:
5. Documentation
1). Documents setting out specifications, procedures and records covering each
activity performed by the blood establishment shall be in place and kept up to date.
2) Records shall be legible and may be handwritten, transferred to another medium
such as microfilm or documented in a computerised system.
3) All significant changes to documents shall be acted upon promptly and shall be
reviewed, dated and signed by a person authorised to perform this task.
41
Section F: Annex
The Annex of the SOP will be used to include all attachments relevant for this SOP.
These can be the following items:
- Literature
Literature may be used to cite test principles for laboratory methods used including those
that are included in large automated test equipment (e.g. donor screening by EIA
technology using the PRISM©).
- References
References can be included in the case of manuals of manufacturers used to describe a
common commercial test kit. Reference can be also equipment book, such as is used for
operating centrifuges, apheresis machines or laboratory test equipment.
These references should be cited using the exact description of the manufacturers
manual including the version number or the publishing/release date.
- Definitions (Terminology)
- related SOP documents (e.g. Equipment log-books)
- related worksheets or files
Records and/or protocols used for documentation, e.g. form sheets used in this SOP,
cleaning and disinfection plan, donor recall record.
Besides the European legislation on blood, the content of the SOP will be linked to
international or national guidelines as relevant to the subject of the SOP (e.g. GMPguidelines. In some European countries (e.g. Germany) one may also have also national
legislation (e.g. Transfusion and Pharmaceutical Law that will affect the writing of SOPs).
There are several important requirements to be referred to in the SOP as follows:
- Directive 2002/98/EC
- Quality Manual / Site Master File (according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive
2002/98/EC)
- Commission Directive 2004/33/EC
- National legislation
- National guidelines
In conclusion, SOP writing in essence will depend on the inclusion of all relevant aspects
referred to above in order to achieve best practice. Figure 4.1 gives a schematic
overview of these principles and the structure of the SOP layout.
42
In order to facilitate the writing of SOPs in particular for those blood establishments, that
may have a heterogenic SOP system or that want to modify their existing SOP systems to
include the relevant requirements of the European blood legislation, the manual includes
of EUBIS Master-SOP format, that can be downloaded as an original Word.doc from the
project homepage (EUBIS-europe.eu) or ordered by the editors of the manual.
Quality Manual or Site Master File
Directive 2002/98/EC
Quality Manual*
Site Master File*
*According to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC
Commission Directive 2004/33/EC
National Legislation
Guidelines
SOP-Level
1. Objective
2. Area of application
3. Roles covered by the SOP (job description, personnel responsibilities)
4. Description Operating Procedure
4.1 Process Flow Chart
4.2 Define Critical Points (Risk analysis)
4.3 Description of the work activities
5. Procedure for Non Conformance (Commission Directive 2005/62/EC - Art. 9)
6. Documentation
7. Annex (Literature / References / Terminology)
Figure 4.1: Schematic presentation of the minimum list required by an SOP
43
4.2. EUBIS Master SOP
44
45
46
47
4.3. Special SOP Formats (testing and equipment)
Blood establishments are ‘manufacturing’ blood components. Release of these products
includes certain testing in order to minimize the risk of adverse reactions and/or infectious
disease for the recipients of transfused blood components. Directive 2002/98/EC, Annex
IV, defines the following test to be performed for whole blood and apheresis donations,
including autologous predeposit donations:
— ABO Group (not required for plasma intended only for fractionation)
— Rh D Group (not required for plasma intended only for fractionation)
— testing for the following infections in the donors:
— Hepatitis B (HBs-Ag)
— Hepatitis C (Anti-HCV)
— HIV 1/2 (Anti-HIV 1/2)
The testing of these parameters becomes an integral part of good manufacturing practice.
Besides GMP guidelines, also good laboratory practice (GLP) shall be considered14. In
particular blood establishments that combine testing of blood components with patient
diagnostics have to use both standards to set-up a good quality management system. In
some EU member states, accreditation of blood establishments following the requirement
of the international standard organisation (ISO) has been performed.
Currently, the majority of blood establishments in the European member states are
involved in compatibility testing of blood components for their therapeutic use. These
diagnostics can be located in the same laboratory that is also testing the donors (blood
components). However, despite the fact, that the testing principles are similar, logistic
reasons can result to separate these testing facilities (e.g. immunohaematology
laboratory). In either case, blood establishments must prepare SOPs for testing. Besides
GMP/GLP and ISO standards, the importance of these SOPs is defined in Annex I,
Directive 2002/98/EC.
With respect to these SOPs the present manual would like to define common quality
elements required to standardize the description of testing methods. These elements can
be incorporated in various formats into the different SOP system. In general it can be
advisable to list these elements as key elements required by an SOP describing a
14
European Directives for Good Laboratory Practice (GLP):
Directive 2004/9/EC lays down the obligation of the Member States to designate the authorities responsible for GLP inspections in
their territory. It also comprises reporting and internal market (= mutual acceptance of data) requirements. The Directive requires that
the OECD Revised Guides for Compliance Monitoring Procedures for GLP and the OECD Guidance for the Conduct of Test Facility
Inspections and Study Audits must be followed during laboratory inspections and study audits. Directive 2004/9/EC has replaced
Directive 88/320/EEC as of 11 March 2004.
Directive 2004/10/EC requires Member States to take all measures necessary to ensure that laboratories carrying out safety studies
on chemical products comply with the OECD Principles of Good Laboratory Practice. Directive 2004/10/EC replaces Directive
87/18/EEC.
48
laboratory method or the maintenance of equipment (e.g. centrifuge) used to perform this
test. Practically this can be achieved by cross-linking test-SOPs together with equipmentSOP and log-books and to use this information for calibration lists.
Site Master File / QM-Handbook
Figure 4.3.1: Example on how to organize Equipment SOPs in the context of a quality
Procedure List / Reference Material
system:
Chapter 14: Measuring and Test
The following list in Table 4.3.1 and 4.3.2 should give a check-list to compare one’s SOP
system with these basic principles. Further SOP examples using the EUBIS SOP format
General
are given
at theProcedure
end of this Chapter. As mentioned before, these SOP examples should
GP-EU-005
Equipment
Operating
Procedure
(EP)
give an outline for those institutions which may start
from scratch,
other institutions
which
Equipment
may want
to compare
their
existing documents with the check-list
andNumber
others may find
Measuring
and Test
List
that their SOP systems extends these quality principles.
Equipment Operation
Equipment Number
Reagent and Test Kits
Work sheet WS-xx-005
Internal / external inspection
Equipment
Personnel Responsibility
Calibration Plan
49
Table 4.3.1.: Laboratory testing procedures - Quality relevant information
_______________________________________________________________________
- Analytic Parameter and Abbreviation
- Test Method and Test Principle
- Reference Range
- Measuring Range
- Units and if appropriate Conversion Factor or Formula
- Test Material
- Minimum Sample Volume
- Minimum Test Sample Volume
- Pre-analytic Requirements
- Calibration
- Sample Storage before Analysis
- Equipment relevant for the Method (Test)
- Reagents (including Manufacturer/Ordering Number or Source)
- Detailed Test Procedure (optional Tables/Figures and Flow Charts)
- Sources of Variability
- Suitability of Test (Indications)
- Criteria for Technical Authorisation
- Procedures for Non Conformance / Corrective and Preventative Action
- Interpretation and Documentation
- Sample Storage after Analysis
- Test Validation Records
- Quality Control (Internal / External)
_______________________________________________________________________
50
Table 4.3.2.: Laboratory equipment - Quality relevant information
_______________________________________________________________________
- Name and Type of Equipment
- Manufacturer and Address
- Serial Number
- Inventory Equipment Number
- Premises / Room
- Construction Year
- Purchase Date
- Installation Protocol and Training of Personnel by Manufacturer
- Delivery Condition
- Service
- Service Contract (Emergency Failure Service)
- Responsible Person(s)
- Principle of Function
- Measuring Principle
- Measuring Range
- Precision
- Calibration and Adjustability
- Operation Instruction
- Regularly Service Instructions (internal/external)
- Procedures for Non Conformance / Corrective and Preventative Action
- Documentation (e.g. Log Book)
- Validation (Qualification)
- References / Annex
_______________________________________________________________________
51
4.3.1. Standard test procedure (laboratory) using the EUBIS format
52
53
54
55
4.3.2. Standard equipment procedures using the EUBIS format
56
57
58
4.4. SOP examples covering critical quality activities
The objective of this chapter is to take 4 high risk activities within the normal work of a
blood establishment and demonstrate how 4 SOPs might be written.
To cover each of these activities, work groups comprising experienced staff from the
Project’s participant blood establishments, have designed these SOPs. They are
examples and will need to be adapted to effectively cover good practice according to
local circumstances.
The following examples have been chosen:
_______________________________________________________________________
Chapter
SOP-ID
SOP-Title (Participants) / Working Group (WG)
_______________________________________________________________________
4.4.1
4.4.2
EU-SOP-WP001
/ Version 1.0
Labelling and donor identification at collection site
EU-SOP-WP002
/ Version 1.0
Blood Group determination and compatibility
testing in emergency
WG 1
15
The Netherlands (WG-Leader), Cyprus, Iceland, Italy
WG 2
United Kingdom (WG-Leader), Belgium, Bulgaria,
Romania16
4.4.3
4.4.4
EU-SOP-WP003
/ Version 1.0
Processing of platelet apheresis concentrates
EU-SOP-WP004
/ Version 1.0
Validation of temperature control areas for
storage and transportation of blood components
WG 3
Germany (WG-Leader), Czech Republic, Hungary, Malta,
Poland17
WG 4
France (WG-Leader), Estonia, Ireland, Scotland18
15
Working group 1 members: Petra van Krimpen, Sanquin - The Netherlands; Jane Hassan, Instituto Superiore di Sanita - Italy; Zoe
Sideras, Ministry of Health - Cyprus; Sveinn Gudmundsson, Blood transfusion service at the Icelandic National University Hospital Iceland
16
Working group 2 members: Alan Slopecki and Angus McMillan Douglas, The National Blood Authority (England and North Wales) United Kingdom, Inge Buyse, Het Belgische Rode Kruis - Belgium, Svetla Bakalova, National Center of Hematology and
Transfusiology - Bulgaria, Carmen Tatu, Blood transfusion service at the University of Medicine and Pharmacy ‘Victor Babes’
Timisoara - Romania
17
Working group 3 members: Christian Seidl, DRK Blutspendedienst Baden-Württemberg-Hessen - Germany, Petr Turek, University
Hospital of Prague and General Teaching Hospital Prague - Czech Republic, Klara Baroti-Toth, Hungarian National Blood Transfusion
Service - Hungary, Alex Aquilina, National Blood Transfusion Service - Malta, Elzbieta Lachert, Institute of Hematology and Blood
Transfusion, Warshaw - Poland
18
Working group 4 members: Leslie Sobaga, Etablissement Francais du Sang (EFS) - France (WG-Leader), Tatjana Plahova and
Riima Nidas, North-Estonian Blood Centre - Estonia, Marie O’Connell, The Blood Transfusion Service Board - Ireland, Anne Forrest,
Scottish National Blood Transfusion Service - Scotland
59
4.4.1. Labelling and donor identification at collection site
60
61
62
63
64
65
66
67
4.4.2. Blood group determination and compatibility testing
68
69
70
71
72
73
4.4.3. Collection and processing of platelet apheresis concentrates
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
4.4.4. Validation of temperature control areas for storage and transportation
85
86
87
88
89
90
91
92
93
ANNEXES
Annex I – Terminology (Definitions)
Term
Definition
Source
Accreditation
Formal acknowledgement of compliance with accepted
standards for procedures, activities or services
following an audit by an authorised institute or
organisation. See also Certification and Licensing.
Vienna
Forum
Additive solution
A solution specifically formulated to maintain beneficial
properties of cellular components during storage.
2004/33/EC
Allogeneic
donation
Blood and blood components collected from an
individual and intended for transfusion to another
individual, for use in medical devices or as starting
material/raw material for manufacturing into medicinal
products.
2004/33/EC
Apheresis
A method of obtaining one or more blood components
by machine processing of whole blood in which the
residual components of the blood are returned to the
donor during or at the end of the process.
2004/33/EC
Apheresis centre
Establishment where plasma or blood components
is/are collected.
Vienna
Forum
Approved
supplier
Supplier of starting materials of known origin, who is
recognised as reliable, based on a history of deliveries
which met all specifications and were well packaged
and intact on receipt and, where possible, based also
on a vendor audit.
Vienna
Forum
Assessment
A systematic examination to determine whether actual
activities comply with planned activities, is
implemented effectively, and achieve objectives.
Assessments usually include a comparison of actual
results to expected results. Types of assessments
include external assessments, internal assessments,
peer review, and self-assessments.
AABB
Audit
A systematic independent examination that is
performed at defined intervals and at sufficient
frequency to appraise the effectiveness and the
applicability of the quality assurance system. It is a
structured mechanism for the improvement of practice.
Vienna
Forum
94
Term
Definition
Source
Autologous
donation
Blood and blood components collected from an
individual and intended solely for subsequent
autologous transfusion or other human application to
that same individual.
2004/33/EC
Autologous
transfusion
Transfusion in which the donor and the recipient are
the same person and in which pre-deposited blood
and blood components are used.
2002/98/EC
Batch
Defined quantity of starting material, packaging
material or product prepared in one process or series
of processes so that it may be expected to be
homogeneous. For blood, each single component
constitutes a batch.
Vienna
Forum
Blood
Whole blood collected from a donor and processed
either for transfusion or for further manufacturing.
2002/98/EC
Blood component
A therapeutic constituent of blood (red cells, white
cells, platelets, plasma) that can be prepared by
various methods.
2002/98/EC
Blood component
release
A process which enables a blood component to be
released from a quarantine status by the use of
systems and procedures to ensure that the finished
product meets its release specification.
2002/98/EC
Blood donation
Action where a healthy person is at disposal for blood
collection.
Vienna
Forum
Blood
establishment
Any structure or body that is responsible for any
aspect of the collection and testing of human blood or
blood components, whatever their intended purpose,
and their processing, storage, and distribution when
intended for transfusion. This does not include hospital
blood banks.
2002/98/EC
Blood product
Any therapeutic product derived from human blood or
plasma.
2002/98/EC
Blood transfusion
chain
The numerous activities that occur from the moment
an individual offers to donate blood or plasma until
after the blood product has been administered to the
patient.
Vienna
Forum
Buffy coat
A blood component prepared by centrifugation of a
unit of whole blood, and which contains a considerable
proportion of the leucocytes and platelets.
2004/33/EC
95
Term
Definition
Source
Calibrate
To set measurement equipment against a known
standard.
AABB
Calibration
Operations carried out to determine the accuracy of
measuring instruments, ‘material measures’ such as
weights or gauges and measurement standards.
Vienna
Forum
Certificate
Document signed and dated on behalf of an
authorised institute or organisation to confirm
accreditation
or
compliance
with
specified
characteristics/requirements.
Certification
Formal acknowledgement of compliance with accepted
standards for procedures, activities or services
following an audit by an organisation accredited by an
officially recognised accrediting body.
Vienna
Forum
Change control
A structured method of revising a policy, process, or
procedure, including hardware or software design,
organization, and transition planning, including
revisions to all related documents.
AABB
Clean area
Room with defined environmental control of particulate
and microbial contamination, used in such a way as to
minimise the introduction, generation and retention of
contaminants within it.
Vienna
Forum
Clean room
Room in which the concentration of airborne
particulate matter is strictly controlled as specified and
where other factors may be controlled to within limits
necessary to cater for particular needs.
Vienna
Forum
Closed system
System, in which the blood pack assembly is
manufactured under clean conditions, sealed to the
external environment and sterilised by an approved
method. See also Open System
Vienna
Forum
Competence
Ability of a person to perform a specific task according
to procedures.
AABB
Computerised
system
A system including the input of data, electronic
processing and the output of information to be used
either
for
reporting,
automatic
control
or
documentation.
2005/62/EC
Conformance
Fulfilment of requirements. Requirements may be
defined by customers, practice standards, regulatory
agencies, or law.
AABB
96
Term
Definition
Source
Corrective Action
An activity performed to eliminate the cause of an
existing non-conformance or other undesirable
situation in order to prevent recurrence.
AABB
Cryoprecipitate
A plasma component prepared from plasma, freshfrozen, by freeze-thaw precipitation of proteins and
subsequent concentration and re-suspension of the
precipitated proteins in a small volume of the plasma.
2004/33/EC
Cryopreservation
Prolongation of the storage life of blood components
by freezing.
2004/33/EC
Deferral
Suspension of the eligibility of an individual to donate
blood or blood components such suspension being
either permanent or temporary
2002/98/EC
Distribution
The act of delivery of blood and blood components to
other blood establishments, hospital blood banks and
manufacturers of blood and plasma derived products.
It does not include the issuing of blood or blood
components for transfusion.
2002/98/EC
Donor
A person in normal health with a good medical history
who voluntarily gives blood or plasma for therapeutic
use.
98/463/EC
EMEA
European Medicines Agency.
Error
Deviation from a standard procedure.
Expiry date
(products)
The last day on which the blood or blood component is
considered fit for use for therapeutic transfusion
purposes.
Expiration date
The last day on which test material is considered fit for
use for diagnostic purposes
Facilities
Hospitals, clinics, manufacturers, and biomedical
research institutions to which blood or blood
components may be delivered.
Fractionation
facility
Facility to which the source plasma is transported for
further fractionation.
Good
manufacturing
practice (GMP)
That part of quality assurance that ensures products are EC GMP 2006
consistently produced and controlled to the quality
Chapter 1
standards appropriate to their intended use and as required
by the Marketing Authorisation or product specification.
97
Vienna
Forum
2005/61/EC
Term
Definition
Source
Good practice
All elements in established practice that collectively
will lead to final blood or blood components that
consistently meet predefined specifications and
compliance with defined regulations.
2005/62/EC
Granulocytes,
apheresis
A concentrated suspension of granulocytes obtained
by apheresis.
2004/33/EC
Haemovigilance
A set of organised surveillance procedures relating to
serious adverse or unexpected events or reactions in
donors or recipients, and the epidemiological follow-up
of donors.
2002/98/EC
Hospital blood
bank
A hospital unit which stores and distributes and may
perform compatibility tests on blood and blood
components exclusively for use within hospital
facilities, including hospital based transfusion
activities.
2002/98/EC
Identification
The documented confirmation of personal (donor)
demographic data as belonging to the respective
individual.
Imputability
The likelihood that a serious adverse reaction in a
recipient can be attributed to the blood or blood
component transfused or that a serious adverse
reaction in a donor can be attributed to the donation
process.
2005/61/EC
Inspection
Formal and objective control according to adopted
standards to assess compliance with this Directive and
other relevant legislation and to identify problems.
2002/98/EC
Inspection, peer
A process by which an external body assesses the
performance and characteristics of the object to be
reviewed against a standard.
Inspection, self
A process by which an establishment reviews and
assesses its performance against a standard.
Issue
The provision of blood or blood components by a
blood establishment or a hospital blood bank for
transfusion to a recipient.
Label
An inscription affixed to a product for identification.
AABB
Labelling
Information that is required or selected to accompany
a product, which may include content, identification,
description of processes, storage requirements,
expiration date, cautionary statements, or indications
AABB
98
2005/61/EC
Term
Definition
Source
Licensing
The granting by a national competent authority of an
authorisation to manufacture blood components.
Vienna
Forum
Manufacturing
A process by which product characteristics may be
modified by established means to give a product of
defined characteristics
Master document
Document from which copies are made for use in the
manufacture or testing of blood component. The
master is checked, authorised and filed until required
for copying.
Material
All components or supplies which are to be
incorporated or to be used in the testing or processing
of a blood product.
Medicinal
products derived
from human
blood or human
plasma
Medicinal products based on blood constituents which
are prepared industrially by public or private
establishments, such medicinal products including, in
particular, albumin, coagulating factors and
immunoglobulins of human origin.
2001/83/EC
Mobile site
A temporary or movable place used for the collection
of blood and blood components which is in a location
outside of but under the control of the blood
establishment.
2005/62/EC
Nonconformance
Failure to meet requirements.
AABB
Open system
System in which a breach has occurred but where
every effort is made to prevent microbial contamination
by operating in a clean environment using sterilised
materials and aseptic handling techniques. See also
Closed System.
Vienna
Forum
Plasma
The liquid portion of the blood in which the cells are
suspended. Plasma may be separated from the
cellular portion of a whole blood collection for
therapeutic use as fresh-frozen plasma or further
processed to cryoprecipitate and cryoprecipitatedepleted plasma for transfusion. It may be used for the
manufacture of medicinal products derived from
human blood and human plasma or used in the
preparation of pooled platelets, or pooled, leukocytedepleted platelets. It may also be used for resuspension of red cell preparations for exchange
transfusion or perinatal transfusion.
2004/33/EC
for use.
99
Term
Definition
Source
Plasma,
cryoprecipitatedepleted for
transfusion
A plasma component prepared from a unit of plasma,
fresh frozen. It comprises the residual portion after the
cryoprecipitate has been removed.
2004/33/EC
Plasma, freshfrozen
The supernatant plasma separated from a whole blood
donation or plasma collected by apheresis, frozen and
stored.
2004/33/EC
Platelets
A component prepared from whole blood normally
within 8 hours of venepuncture, which contains
platelets as the major cellular product.
Vienna
Forum
Platelets,
apheresis
A concentrated suspension of blood platelets obtained
by apheresis.
2004/33/EC
Platelets,
apheresis,
leukocytedepleted
A concentrated suspension of blood platelets, obtained
by apheresis, and from which leucocytes are removed.
2004/33/EC
Platelets,
recovered,
pooled
by processing of whole blood units and pooling the
platelets from the units during or after separation.
2004/33/EC
Platelets,
recovered,
pooled,
leukocytedepleted
by processing of whole blood units and pooling the
platelets from the units during or after separation, and
from which leucocytes are removed.
2004/33/EC
Platelets,
recovered, single
unit
by processing of a single unit of whole blood.
2004/33/EC
Platelets,
recovered, single
unit, leukocytedepleted
by processing of a single whole blood unit from which
leucocytes are removed.
2004/33/EC
Policy
A documented general principle that guides present
and future decisions.
AABB
Procedure
A series of tasks usually performed by one person
according to instructions.
AABB
Process
A set of related tasks and activities that accomplish a
work goal.
AABB
100
Term
Definition
Source
Process control
Aspect of quality assurance that aims to minimise
variations in the manufacturing process.
Vienna
Forum
Processing
Any step in the preparation of a blood component that
is carried out between the collection of blood and the
issuing of a blood component.
2005/62/EC
Product
inspection
Assessment that a blood component meets the criteria
for each product specification and has been stored
and labelled appropriately. (is it used somewhere?)
Vienna
Forum
Product
instructions
Directions for performing certain operations in relation
to the preparation of a product.
Vienna
Forum
Product release
Process which enables a product to be released from
a quarantine status by the use of systems and
procedures to ensure that the finished product meets
its release specifications
Vienna
Forum
Qualification
as part of validation, the action of verifying that any
personnel, premises, equipment or material works
correctly and delivers the expected results.
2005/62/EC
Quality
Manufacture of medicinal products so as to ensure that they
are fit for their intended use, comply with the requirements
of the Marketing Authorisation and do not place patients at
risk due to inadequate safety, quality or efficacy. (according
to EN ISO 9000:2005; quality is defined as the ‘degree to
which a set of inherent qualities are met’).
EC GMP 2006
Chapter 1
Quality
assurance
All the activities from blood collection to distribution
made with the object of ensuring that blood and blood
components are of the quality required for their
intended use.
2005/62/EC
(according to EC GMP 2006 Chapter 1 [19], quality
assurance is defined as ‘A wide-ranging concept that covers
all matters, which individually or collectively influences the
quality of a product. It is the total sum of the organised
arrangements made with the object of ensuring that
medicinal products are of the quality required for their
intended use. Quality assurance therefore incorporates Good
Manufacturing Practice (GMP) plus other factors outside the
scope of this Guide. The authors prefer this definition to the
one contained in EN ISO 9000; 2005. That part of quality
management focused on providing confidence that quality
requirements will be fulfilled’.)
Quality assurance
system
Establishment and implementation of an effective
pharmaceutical quality assurance system, involving the
active participation of the management and personnel of
101
Commission
Directive
2003/94/EC
Term
Quality control
Definition
Source
active participation of the management and personnel of
the different departments.
2003/94/EC
Part of a quality system focussed on fulfilling quality
requirements.
2005/62/EC
(according to EC GMP 2006 Chapter 1, quality control is
defined as ‘That part of GMP that is concerned with
sampling, specifications and testing; and with the
organisation, documentation and release procedures, which
ensure that the necessary and relevant tests are actually
carried out and that materials are not released for use, nor
products released for sale or supply, until their quality has
been judged to be satisfactory’.)
Quality
management
The co-ordinated activities to direct and control an
organisation with regard to quality at all levels within
the blood establishment.
2005/62/EC
(according to EC GMP 2006 Chapter 1 [19], quality
management is defined as ‘achieving through a process of
quality assurance medicinal products that do not place
patients at risk with respect to safety, quality and efficacy’.)
Quality
monitoring
That part of a quality assurance programme
concerned with maintenance and improvement of
quality which deals with the identification and use of
indicators to detect variations from standards or
specifications.
Vienna
Forum
Qualified person
‘qualified person’ means the person referred to in
Article 48 of Directive 2001/83/EC or in Article 13(2) of
Directive 2001/20/EC.
Directive
2001/83/EC
Directive 2001/83/EC, Article 48: ‘Member States shall
take all appropriate measures to ensure that the holder
of the manufacturing authorization has permanently
and continuously at his disposal the services of at
least one qualified person, in accordance with the
conditions laid down in Article 49, responsible in
particular for carrying out the duties specified in Article
51.
Directive 2001/83/EC, Article 49: Member States shall
ensure that the qualified person referred to in Article
48 fulfils the minimum conditions of qualification set
out in paragraphs 2 and 3 as follows: .
‘A qualified person shall be in possession of a diploma,
certificate or other evidence of formal qualifications
awarded on completion of a university course of study,
or a course recognized as equivalent by the Member
State concerned, extending over a period of at least
102
Term
Definition
Source
four years of theoretical and practical study in one of
the following scientific disciplines: pharmacy,
medicine,
veterinary
medicine,
chemistry,
pharmaceutical chemistry and technology, biology.
(additional information is given in Para 2 and 3).
Directive 2001/83/EC, Article 51: 1. Member States
shall take all appropriate measures to ensure that the
qualified person referred to in Article 48, without
prejudice to his relationship with the holder of the
manufacturing authorization, is responsible, in the
context of the procedures referred to in Article 52, for
securing the responsibilities defined in section (a) and
(b) of Article 52, Para 1.
Quality system
The
organisational
structure,
procedures,
processes,
and
implementing quality management.
responsibilities,
resources
for
2005/62/EC
Quarantine
The physical isolation of blood components or
incoming materials/reagents over a variable period of
time while awaiting acceptance, issuance or rejection
of
the
blood
components
or
incoming
materials/reagents.
2005/62/EC
Recipient
Someone who has been transfused with blood or
blood components.
2005/61/EC
Reconciliation
Comparison and assessment of any discrepancy
between the amount of material entering and leaving a
given operation or series of operations.
Vienna
Forum
Red cells
The red cells from a single whole blood donation, with
a large proportion of the plasma from the donation
removed.
2004/33/EC
Red cells in
additive solution
removed. A nutrient/preservative solution is added.
2004/33/EC
Red cells,
apheresis
The red cells from an apheresis red cell donation.
2004/33/EC
Red cells, buffy
coat removed
removed. The buffy coat, containing a large proportion
of the platelets and leucocytes in the donated unit, is
removed.
2004/33/EC
Red cells, buffy
coat removed, in
additive solution
removed. The buffy coat, containing a large proportion
2004/33/EC
103
Term
Definition
Source
additive solution
of the platelets and leucocytes in the donated unit, is
removed. A nutrient/preservative solution is added.
Red cells,
leukocytedepleted
removed, and from which leucocytes are removed.
2004/33/EC
Red cells,
leukocytedepleted, in
additive solution
removed, and from which leucocytes are removed. A
nutrient/ preservative solution is added.
2004/33/EC
Reporting
establishment
The blood establishment, the hospital blood bank or
facilities where the transfusion takes place that reports
serious adverse reactions and/or serious adverse
events to the competent authority.
2005/61/EC
Role
- The action for which a person or thing is particularly
fitted or employed.
- Assigned duty or activity.
Sensitivity
Term defining the analytical limit of detectable
reactions using reagents or test systems.
Serious adverse
event
Any untoward occurrence associated with the
collection, testing, processing, storage and distribution,
of blood and blood components that might lead to
death or life-threatening, disabling or incapacitating
conditions for patients or which results in, or prolongs,
hospitalisation or morbidity.
2002/98/EC
Serious adverse
reaction
An unintended response in donor or in patient
associated with the collection or transfusion of blood or
blood components that is fatal, life-threatening,
disabling, incapacitating, or which results in, or
prolongs, hospitalisation or morbidity.
2002/98/EC
Session record
Record(s) which link relevant details of the blood
collection session directly to the blood donation
number, information such as date of collection and
blood bag batch numbers.
Specification
A description of the criteria that must be fulfilled in
order to achieve the required quality standard.
2005/62/EC
Standard
The requirements that serve as the basis for
comparison.
2005/62/EC
Standard
operating
A document that details the manner in which a specific
task will be performed in a consistent way SOPs are
2005/62/EC
104
Term
Definition
Source
operating
procedures
(SOPs)
task will be performed in a consistent way. SOPs are
part of an authorised document system setting out
specifications, procedures and records covering each
activity performed by the blood establishment.
Vienna
Forum
Statistical
process control
A method of quality control of a product or a process
that relies on a system of analysis of an adequate
sample size without the need to measure every
product of the process.
2004/33/EC
Status
The classification of any goods, material, containers,
equipment or facilities in relation to their acceptance
(or otherwise) for use, further processing or distribution
(e.g. ‘Quarantine’, ‘Released’, ‘Restricted Use’, ‘Hold’,
‘Rejected’).
Sterile
Free from viable micro-organisms.
Sterile
connecting
device (SCD)
A device that connects two tubes without breaching
the sterility of their interior
Vienna
Forum
Sterilisation
(1) A process intended to produce sterile goods (2)
Reduction of the probability of the presence of viable
micro-organisms to an acceptable level. Sterilisation is
effected by moist or dry heat, treatment with a
gaseous sterilant such as ethylene oxide, irradiation
with ionising radiation or, for solutions, by filtration
method.)
Vienna
Forum
Sterility
The complete absence of living micro-organisms.
Annex 1 of the EC Guide to Good Manufacturing Practice
(GMP) provides supplementary guidance on the application
of the principles and guidelines of GMP to sterile medicinal
products. The guidance includes recommendations on
standards of environmental cleanliness for clean rooms.
The guidance has been reviewed in the light of the
international standard EN/ISO 14644-1 and amended in the
interests of harmonisation but taking into account specific
concerns unique to the production of sterile medicinal
products.
Annex 1, EC
Guide to GMP
Vienna
Forum
Traceability
The ability to trace each individual unit of blood or
blood component derived thereof from the donor to its
final destination, whether this is a recipient, a
manufacturer of medicinal products or disposal, and
vice versa.
2005/61/EC
Trace-back
The process of investigating a report of a suspected
transfusion-associated adverse reaction in a recipient
2005/62/EC
105
Term
Definition
Source
in order to identify a potentially implicated donor.
Validation
The establishment of documented and objective
evidence that the pre-defined requirements for a
specific procedure or process can be consistently
fulfilled.
2005/62/EC
Washed
A process of removing plasma or storage medium
from cellular products by centrifugation, decanting of
the supernatant liquid from the cells and addition of an
isotonic suspension fluid, which in turn is generally
removed and replaced following further centrifugation
of the suspension. The centrifugation, decanting,
replacing process may be repeated several times.
2004/33/EC
Whole blood
A single blood donation.
2004/33/EC
Written
procedures
Controlled documents that describe how specified
operations are to be carried out. (see also SOPs)
2005/62/EC
106
Annex II - Participating Institutions and Individuals
Country
Participants
Nominated
Individuals
BE
Het Belgische Rode Kruis
BELGIQUE /
BELGIË
Dienst voor het Bloed, Rode
Krius-Vlaanderen
Vieurgatsesteenweg 98
1050 BRUSSEL
Prof. Dr. Philippe
Vandekerckhove
Dr. Inge Buyse
Prof. Andrey
Andreev, MD, PhD,
Director
Svetla Bakalova,
MD, PhD
Quality Assurance
Department
MuDr. Pavel Horak,
CSc., MBA
Petr Turek, MD,
PhD
Dr. Stala Kioupi
Dr. Androulla
Agrotou, Acting
Director
Ms. Zoe Sideras
Mailing address: Motstraat
40, 2800 MERCHELEN
BG
BULGARIA
НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР
ПО ХЕМАТОЛОГИЯ И
ТРАНСФУЗИОЛОГИЯ
National Center of
Hematology and
Transfusiology
Plovdivsko Pole Str. 6
1756 SOFIA
CZ
ČESKÁ
REPUBLIKA
VSEOBECNÃ FAKULTNÍ
NEMOCNICE V PRAZE
(University Hospital of
Prague)
Vseobecná fakultní
nemocnice (General
Teaching Hospital)
U Nemocnide 2
128 08 PRAHA 2
CY
KYPROS
Υπουργείο Υγείας της
Κυπριακής Δημοκρατίας Іατρικές Υπηρεσίες κσι
Υπηρεσίες Δημόσιας Υγείας
(Ministry of Health of the
Republic of Cyprus - Medical
and Public Health Services)
Medical Services and Public
Health Services
10 Marcou Drakou,
Pallouriotissa
1449 LEFKOSIA (Nicosia)
107
Country
Participants
DE
Red Cross Blood Donation
Service Baden-WürttembergHessen
DEUTSCHLAND
Nominated
Individuals
Institut für
Transfusionsmedizin und
Immunhämatologie
Sandhofstrasse 1
60528 FRANKFURT AM
MAIN
Prof. Dr. med.
Erhard Seifried
Prof Dr. med.
Christian Seidl
Medical Director and
CEO
Dept.Director
Project Coordinator
Project Leader and
Member of the
Project Advisory
Board
PD Dr. med.
Reinhard Henschler
Dr. Esther
Schellenberg
Dr. Veronika Brixner
Saman Hosseini
EE
EESTI
FR
FRANCE
HU
MAGYARORSZÁG
IE
IRELAND
Põhja-Eesti Regionaalhaigla
Verekeskus
Blood Centre
North Estonia Regional
Hospital
J. Sütiste tee 19
13419 TALLINN
Dr. Tatjana
Plahhova, MD
Etablissement Français du
Sang (EFS)
Prof. Dr. Jacques
Hardy
20 avenue du stade de
France
93218 La Plaine Saint-Denis
Cedex
Director
Orszàgos Vèrellàtò Szolgàlat
Hungarian National Blood
Transfusion Service
Karonlina str. 19 – 21
1113 BUDAPEST
Eszter Miskovits,
MD
Dr. Klára BarótiTóth, Ph.D.
The Blood Transfusion
Service Board (IMB)
Dr. William Murphy
National Medical
Director
Dr. Marie o`Connell
Director of Quality
Irish Blood Transfusion
Service
National Blood Centre
James´s Street
IE - DUBLIN 8
108
Mrs. Riima Niidas
Dr. Alain Beauplet
Dr. Leslie Sobaga
Quality Department
Claudine
Hossenlopp,
Chargée de mission
Country
Participants
IS
Landspitalinn
Hàskòlasjuùkrahùs
(Icelandic University Hospital)
Iceland
Nominated
Individuals
Torfi Magnusson,
CEO
Dr. Sveinn
Gudmundsson,MD
Prof. Dr. Enrico
Garaci
Dr. Hamisa Jane
Hassan
Landspitalinn
Icelandic University Hospital
Blood Bank
At Barónsstigur
IS-101 REYKJAVIK
IT
Istituto Superiore di Sanita
ITALIA
Blood Transfusion
Methodology Section
Director
The Blood Bank
Blóðbankinn ,
President
Department of Hematology,
Oncology and Molecular
Medicine
Viale Regina Elena 299
00161 ROME
LU
Luxembourg
MT
MALTA
25 J. P. Sauvage
L-2514 Kirchberg
Luxemburg
Frances Delaney
Centru Nazzjonali ta'tTrafuzjoni tad-Demm
National Blood Transfusion
Service
Dr. Alex Aquilina
Project Advisor and
independent
Observer
Director
St. Luke`s Square
MSD 07 G´MANGIA
NL
NEDERLAND
Stiching Sanquin
Bloedvoorziening
Sanquin Blood Supply
Foundation
Plesmanlaan 125
1066 CX AMSTERDAM
Dr. Jeroen De Wit
CEO
Member of the
Project Advisory
Board
Vice-President
European Blood
Alliance (EBA)
109
Dr. Petra van
Krimpen
Quality
Management
Country
PL
POLSKA
Participants
Nominated
Individuals
Instytut Hematologii I
Transfuzjologii
Institute of Haematology and
Transfusion Medicine
Department of Blood
Transfusion
I. Ganghi St.14Chocimska 5
02-776 WARSZAWA
Doc. Dr. Med.
Magdalena
Letowska
Deputy director
Dr. Elzbieta Lachert
Head of Quality
Assurance
Member of the
Project Advisory
Board
Prof. Dr. Krzysztof
Warzocha, Director
RO
ROMANIA
Universitatea de Medicina si
Farmacie "Victor Babes"
Timisoara.
University of Medicine and
Pharmacy "Victor Babes"
Timisoara.
Prof. Dr. Virgil
Paunescu
Director
Dr. Carmen Tatu,
Ph.D.
Blood Center
Timisoara
Physiology and Immunology
Uta loan Colonel Martir No.2
300041 TIMISOARA
UK
ENGLAND
UK
SCOTLAND
The National Blood Authority
(NBS)
Martin Gorham,
OBE, CEO
(England and North Wales)
Oak House, Reeds Crescent
WD24 4QN
WATFORD, HERTS
Member of the
Project Advisory
Board
Brigton
Douglastown, Forfar
Scotland, DD8 1TP
President European
Blood Alliance
(EBA)
Angus Macmillan
Douglas, OBE
Member of the
Project Advisory
Board
110
Dr. Alan Slopecki
Head of Quality
Assurance-NBS
Crescent Drive
Brentwood
Essex, CM15 8DP
Steve Morgan
NHSBT
International
2440 The Quadrant
Aztec West
Bristol BS32 4AQ
Annex III - References
EU Legislation
1.
Directive 2001/83/EC of the European Parliament and of the Council of 6 November
2001 on the Community code relating to medicinal products for human use. Official
Journal of the European Union L311, 28/11/2001, p.67.
2.
Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the Council of 27 January
2003 setting standards of quality and safety for the collection, testing, processing,
storage and distribution of human blood and blood components and amending
Directive 2001/83/EC. Official Journal of the European Union, L33, 8/02/2003, p.30.
3.
Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards certain
technical requirements for blood and blood components. Official Journal of the
European Union, L91, 30/03/2004, p.25.
4.
Commission Directive 2005/61/EC of 30 September 2005 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards traceability
requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official
Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.32.
5.
Commission Directive 2005/62/EC of 30 September 2005 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards Community
standards and specifications relating to a quality system for blood establishments.
Official Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
6.
Council Recommendation of 29 June 1998 on the Suitability of blood and plasma
donors and the screening of donated blood in the European Community. Official
Journal of the European Communities, L203, 21.07.1998, p.14.
EU documents
7.
Commission of the European Communities. Good manufacturing practice for
medicinal products in the European Community. The rules governing medicinal
products in the European Community, Volume IV. January 1992.
8.
PIC/S: Guide to good manufacturing practice for medicinal products, PE 009-2, 1st of
July 2004
9.
PIC/S: GMP guide for blood establishments. PE 005-2, 1st of July 2004
Council of Europe documents
111
10. Recommendation No. R(95) 15 of the Committee of Ministers to Member States on
the Preparation, Use and Quality Assurance of Blood Components.
International Society of Blood Transfusion (ISBT) documents
11. Guidelines for Validation and Maintaining the Validation State of Automated Systems
in Blood Banking. International Journal of Transfusion Medicine, Vox Sanguinis. Vol.
85, supplement 1, August 2003.
12. Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine – Version 1.0
(publication July 2006)
International Standard Organisation (ISO) and European Committee for
Standardisation (CEN) documents
13. ISO EN 9000
14. ISO EN 9001
15. ISO EN 9004:2000
16. ISO EN 13485
17. ISO EN 15189:2003
ISO EN Documents are available from the National Members of CEN. A list of these
members is available through the homepage of CEN (www.cen.ec/cenorm)
Other related documents
18. Recommendations on Validation Master Plan Installation and Operational
Qualification Non-sterile Process Validation, Cleaning Validation. Pharmaceutical
Inspection Convention Scheme (PIC/S) PI 006-2. July 2004.
19. List of Relevant Terminology. Reference document for meeting on ‘Quality
Management for Blood Collection, Processing and Distribution in the European
Community: a Way Forward’ (‘Vienna Forum’). 13-15 July 1998, Baden/Vienna.
20. EU Guidelines on Goood Manufacturing Practice (GMP), Volume 4, EudraLex,
European Commission, http://ec.europe./enterprise/pharmaceuticals/eudralex.
21.
Vienna Forum, consensus paper from a European working party on blood safety.
Document can be downloaded from the EUBIS-homepage, www.eubis-europe.eu.
112
Annex IV - Project-Publications
1.
EUBIS: Updated-Information of the SOP-Manual. (Ed. E. Seifried and C. Seidl),
2007. PDF-Download from the Homepage of the EUBIS Consortium using.
www.EUBIS-europe.eu
2.
EU-Q-Blood SOP Survey Report. Overview of the blood establishment structure,
capacity and background in SOP systems including highest risk areas. Version 1.6
(Ed. E. Seifried and C. Seidl). March 2006, PDF-Download from the Homepage of
the EUBIS Consortium using. www.EUBIS-europe.eu
3.
EU-Q-Blood-SOP: Development of pan European quality management in
transfusion medicine. C Seidl, E. Schellenberg, R. Henschler, A. McMillan Douglas,
CS SMit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J. DeWit, E. Seifried. Abstract
Presentation International Society of Blood Transfusion (ISBT); Vox Sanguinis, Vol
93 (Suppl 3) 2PS-01-03, p6, 2006
4.
European Quality Management in Transfusion Medicine. C Seidl, E. Schellenberg,
R. Henschler, A. McMillan Douglas, CS Smit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J.
DeWit, E. Seifried. Abstract Presentation Joint Congress German Society of
Transfusion Medicine and Immunohematology (DGTI) with the International Society
for Cellular Therapy (ISCT), Transfusion Medicine and Hemotherapy, Vol 33 (Suppl
1), OS6.1, p14, 2006
5.
EU-Q-Blood-SOP: A European initiative developing quality management criteria.
Abstract Presentation 14th Annual Congress of the German Society for
Immunogenetics (DGI), Meeting Proceedings, P13, p38, 2006
6.
EU-Q-BLOOD-SOP: Developmemt of European quality management in transfusion
medicine. C Seidl, E Schellenberg, L Sobaga, M O’Connell, P van Krimpen, A
McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, J de Wit, E Seifried on behalf of the
Project’s participant. Transfusion Today, Volume 69, p8-10, 2006.
7.
European best practice in blood transfusion: improvement of quality-related
processes in blood establishments. C Seidl, M O’Connell, F Delayney, P van
Krimpen, A McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, L Sobaga, J de Wit, E
Seifried on behalf of the Project’s participant. ISBT Science Series, Vox Sanguinis,
Volume 2 (1), p143-9, 2007.
113
Manual Version 1.0 – German / Deutsch
Übersetzung: Dr. med. Veronika Brixner
Blutspendedienst Baden-Württemberg – Hessen des Deutschen Roten Kreuzes,
Frankfurt am Main
114
115
INHALTSVERZEICHNIS / TABLE OF CONTENTS
PREFACE.............................................................................................................................. V
VORWORT .......................................................................................................................... VII
MANUAL VERSION 1.0 – GERMAN / DEUTSCH .............................................................114
KAPITEL 1 .........................................................................................................................118
EINFÜHRUNG .......................................................................................................................................................... 118
HINTERGRUND ........................................................................................................................................................ 118
PROJEKTZIELE ........................................................................................................................................................ 120
ARBEITSPROGRAMM ............................................................................................................................................... 120
ZUSAMMENFASSUNG DER PROJEKTZIELE ................................................................................................................ 123
KAPITEL 2. QUALITÄTSGRUNDSÄTZE - DIREKTIVEN 2002/98/EG / 2005/62/EG ......125
Das SOP-Handbuch ................................................................................................................................. 128
KAPITEL 3. ENTWICKLUNG UND IMPLEMENTIERUNG EINER SOP...........................130
3.1. FESTLEGUNG DES AUFGABENBEREICHES DER SOP UND ENTWURF DES TITELS (SCHRITT 1)............................ 132
3.2. ERMITTLUNG EINES GEEIGNETEN MITARBEITER ZUR SOP-ERSTELLUNG (SCHRITT 2)....................................... 133
3.3. EINSATZ DER MASTER-SOP ALS MUSTER ZUR ERSTELLUNG DER SOP (SCHRITT 3) ........................................ 134
3.4. ENTWURF EINES FLOW-CHARTS UND BESCHREIBUNG DER EINZELNEN SCHRITTE (SCHRITT 4).......................... 136
3.5. DURCHFÜHRUNG EINES GELENKTEN DOKUMENTENAUSTAUSCHES (SCHRITT 5) ................................................ 144
3.6. SCHULUNG DER SOP (SCHRITT 6)................................................................................................................... 150
KAPITEL 4. MUSTER-SOP UND BEISPIEL – SOPS.......................................................153
4.1. MUSTER FÜR EINE STANDARD ARBEITSANWEISUNG ......................................................................................... 153
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben .............................................................................. 155
Teil B: Autorisierung und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“) ....................................... 155
Teil B: Freigabe und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“) .............................................. 156
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozesses ............................................................................................. 158
Teil D: Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG, Anhang 9) ................................................. 158
Teil E: Dokumentation............................................................................................................................... 160
Teil F: Anhang........................................................................................................................................... 160
4.2. EUBIS MUSTER-SOP ..................................................................................................................................... 163
4.3. BESONDERE SOP FORMATE (LABORTESTUNG UND GERÄTE)........................................................................... 167
4.3.1. Standard Test-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates....................................................... 171
4.3.2. Standard Geräte-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates................................................... 175
4.4. SOPS ZU QUALITÄTSRELEVANTEN ARBEITSPROZESSEN ................................................................................... 178
4.4.1. Beschriftung und Spenderidentifikation im Rahmen der Blutspende ............................................. 179
4.4.2. Bestimmung der ABO Blutgruppe und Verträglichkeitstestung im Notfall...................................... 188
4.4.3. Gewinnung und herstellung von Apherese-Thrombozytenkonzentraten ....................................... 197
4.4.4. Validierung der Temperaturüberwachung für Lagerung und Transport von Blutprodukten ........... 207
ANHANG ............................................................................................................................216
ANHANG I – BEGRIFFSBESTIMMUNGEN .................................................................................................................... 216
ANHANG II – TEILNEHMENDE INSTITUTIONEN UND PERSONEN.................................................................................. 231
ANHANG III - REFERENZEN ..................................................................................................................................... 235
ANHANG IV - PROJEKT-BEZOGENE PUBLIKATIONEN................................................................................................. 237
116
117
KAPITEL 1
Einführung
Dieses Handbuch soll ein Leitfaden zur Erstellung von Standard-Arbeitsanweisungen (im
folgenden Standard Operating Procedures – SOP genannt) im Bereich von
transfusionsmedizinischen Einrichtungen sein. Vorrangiges Ziel des Leitfadens ist es
eine einfache und praktische Anleitung zu geben, die sich auf die Vorgaben der
Europäischen Gesetzgebung im Bereich von Blut stützt. Die Inhalte des Handbuches
wurden innerhalb eines durch die Europäische Kommission geförderten Projektes, EU-QBlood-SOP Projekt, erarbeitet.19 Die Förderung erfolgte durch das Aktionsprogramm der
Europäischen Kommission im Bereich der öffentlichen Gesundheit (2003-2008)20. Dieses
Programm beinhaltet als einen Schwerpunktbereich die Verbesserung der Qualität und
Sicherheit von Blutprodukten innerhalb der Europäischen Mitgliedstaaten. Die
Projektgruppe setzte sich daher aus Fachexperten, Transfusionsverantwortlichen,
Qualitätsmanagementbeauftragten
und
Leitern
verschiedener
nationaler
Blutspendeeinrichtungen zusammen. Das von diesem Konsortium entwickelte Handbuch
fasst auf europäischer Ebene erarbeitete gemeinsame Grundlagen in der Umsetzung von
Qualitätsanforderungen zusammen. Diese sollen zu einer Verbesserung der Qualitätsund Sicherheitsstandards bei der Blutspende, der Verarbeitung und Herstellung von Blut
und Blutbestandteilen, deren Testung und Freigabe sowie Lagerung und Vertrieb
beitragen.
Das Handbuch soll Blutspendeeinrichtungen sowohl als Hilfsmittel bei der Erstellung
eigener SOPs dienen als auch Prinzipien eines Qualitätssicherungssystems vermitteln
um den Anwender in die Lage zu versetzen fachlich korrekte Beschreibung
unterschiedlichster logistischen und organisatorischer Abläufe und Prozesse in Form
einer SOP zu beschrieben.
Hintergrund
Die Europäische Gemeinschaft hat mit der Verabschiedung der Direktive 2002/98/EG21
im Jahr 2002 gesetzliche Anforderungen für die Qualität und Sicherheit von
Blutprodukten innerhalb der Mitgliedstaaten geschaffen. Dieser Direktive folgten in den
Jahren 2004 und 2005 drei weitere Direktiven der Europäischen Kommission mit
Ausführungsbestimmungen zu den Themen der Direktive 2002/98/EG. Die erste der
Folgedirektiven beinhaltet technischen Voraussetzungen für Blut und Blutbestandteile,
(2004/33/EG22), die zweite Folgedirektive (2005/61/EG23) beschäftigt sich mit der
19
Grant Agreement 2004217.
Decision No 1786/2002/EC of the European Parliament and of the Council of 23 September2002 adopting a programme of
Community action in the field of public health (2003-2008). OJ L271, 9.10.2002, p.1
21
Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the Council of 27 January 2003 setting standards of quality and safety for
the collection, testing, processing, storage and distribution of human blood and blood components and amending Directive
2001/83/EC. Official Journal of the European Union, L33, 8/02/2003, p.30.
22
Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards certain technical requirements for blood and blood components. Official Journal of the European Union, L91,
30/03/2004, p.25.
20
118
Rückverfolgbarkeit und der Meldung von schweren Nebenwirkungen. Die dritte
Folgedirektive
beinhaltet
Vorgaben
für
Qualitätsmanagementsysteme
in
24
Blutspendeeinrichtungen (2005/62/EG ). Die Vorgaben der Direktive 2005/62/EG
beziehen sich unter anderen auf Paragraph 11, der Direktive 2002/98/EG in der die
verschiedenen nationalen Blutspendeeinrichtung zur Einführung und Erhaltung eines
GMP-basierten Qualitätsmanagementsystems verpflichtet werden. Zusätzlich werden
durch die Direktive 2002/98/EG alle Mitgliedsstaaten verpflichtet regelmäßige
Inspektionen und Kontrollen von Blutspendeeinrichtungen durch entsprechende nationale
Inspektionsbehörden durchzuführen (Paragraph 8).
Aufgrund
dieser
strengen
Anforderung
zur
Qualitätsverbesserung
von
Blutspendeeinrichtungen durch Etablierung von Qualitätsmanagementsystemen wurde im
Rahmen des Aktionsprogramms der Europäischen Gemeinschaft im Bereich der
öffentlichen Gesundheit im Jahr 2004, „die Unterstützung bei der Entwicklung und
Einführung von Qualitätsmanagementsystemen zur Verbesserung der Sicherheit von
Blutspenden in der Europäischen Gemeinschaft“ 25 als eine vorrangige Aufgabe benannt.
In den nachfolgenden Ausschreibungen des Aktionsprogramms für den Bereich Blut
wurde diese Aufgabe in Form von Projektvorschläge spezifiziert, die praktische
Konzepten für den Aufbau oder die Verbesserung bereits vorhandener
in
Blutspendeeinrichtungen
der
Europäischen
Mitgliedsstaaten entwickeln sollten (Sektion 2.2.4). In Rahmen dieser Ausschreibungen
wurde unter Leitung des DRK-Blutspendedienstes Baden-Württemberg Hessen ein
Projektkonzept
zur
Etablierung
bzw.
Verbesserung
bereits
vorhandener
Qualitätsmanagementsysteme entwickelt. Das Projektkonzept umfasste sowohl die
Grundlegenden strukturellen als auch praktischen Dokumenten bezogenen
Anforderungen an moderne leistungsfähige und effektive Qualitätsmanagementsysteme.
Projektteilnehmer waren öffentlichen Blutspendeeinrichtungen, Blutbanken und
ministerielle Institutionen aus 16 EU Mitgliedstaaten. Diese umfassten die folgenden EUMitgliedsstaaten, EU-Beitrittsstaaten oder ETFA-Staaten (European Free Trade
Association - EFTA): Belgien (BE), Tschechien (CZ), Deutschland (DE), Estland (EE),
Frankreich (FR), Irland (IE), Italien (IT), Zypern (CY), Ungarn (HU), Malta (MT),
Niederlande (NL), Polen (PL), Vereinigtes Königreich (UK), Island (IS), Bulgarien (BG)
und Rumänien (RO) (Annex II). Neben dem Projektmanagementteam des DRKBlutspendedienstes Baden-Württemberg erfolgte die Entscheidungsfindung in enger
Kooperation mit einem Beratergremium aus Mitgliedern der Projektprojektgruppe sowie in
Kooperation mit der European Blood Alliance (EBA).
In Abstimmung mit der Europäischen Kommission wurde für die Förderung des
Projektkonzeptes der Schwerpunkt auf die Erstellung eines praktischen Dokumenten
23
Council as regards traceability requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official Journal of the European
Union, L256, 1/10/2005, p.32.
24
Council as regards Community standards and specifications relating to a quality system for blood establishments. Official Journal of
the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
25
2004/192/EC: Commission Decision of 25 February 2004 adopting the work plan for 2004 for the implementation of the programme
of Community action in the field of public health (2003 to 2008), including the annual work programme for grants (Text with EEA
relevance). Official Journal of the European Union L 60, 27.2.2004, p.58.
119
bezogenen Leitfadens für Qualitätsmanagementsysteme gelegt. Hierbei sollte
insbesondere die Ebene der Standardarbeitsanweisungen im Vordergrund stehen, da
diese die Basis der Dokumentenhierarchie eines Qualitätsmanagementsystems bildet
und somit eine wesentliche Vorraussetzung für die Umsetzung von GMP-Richtlinien
darstellt.
Projektziele
Die Zielsetzung des EU-Q-Blood-SOP-Projekts sind:
1. Erfassung bereits etablierter Qualitätsmanagementstrukturen mit Schwerpunkt auf
die
gewählte
Dokumentenhierarchie
und
Struktur
von
Standardarbeitsanweisungen sowie eine Übersicht der verwendeten Normen,
Standards und Richtlinien innerhalb der 16 beteiligten Blutspendeeinrichtungen.
Diese Bestandsaufnahme sollte eine Übersicht (a) bereits angewendeter
internationaler und nationaler Standards für SOPs und (b) vorhandener Strukturen
zur Kontrolle von Blutspendeeinrichtungen auf nationaler Ebene in Form von
Inspektionen geben.
2. Die Entwicklung eines praktischen Leitfadens für Blutspendeeinrichtungen in Form
eines Handbuches für die Strukturierung, Entwicklung und Einführung von SOPs
entsprechend den Vorgaben der EU Direktiven sowie unter Einbindung der
Erfahrungen aus den beteiligten Europäischen Institutionen.
3. Evaluation des erstellten Leitfadens innerhalb der an dem Projekt beteiligten
4. Publikation und Verteilung des erstellten Leitfadens (SOP-Manual) an (a) die am
Projekt teilnehmenden Blutspendeeinrichtungen und (b) Verbreitung der
Ergebnisse an interessierte Blutspendeeinrichtungen innerhalb der Europäischen
Union, einschließlich den EFTA-Staaten unter Einbeziehung der Projektpartner als
nationale Ansprechpartner.
Arbeitsprogramm
Nach erfolgter Bewilligung der Förderung des EU-Q-Blood-SOP Projektes durch
Europäische Kommission wurde durch des Projektmanagementteam gemeinsam mit den
Projektpartnern und in Abstimmung mit dem Projekt Advisory Board ein Fragebogen zur
Ermittlung der im Projektziel 1 festgelegten Parameter im Hinblick auf die
Dokumentenstruktur und Inspektionsvorgaben entwickelt.
Der Fragebogen wurde in die folgenden vier Bereiche unterteilt: Sektion I –
Vorraussetzungen (der einzelnen Teilnehmer), Sektion II – Systemanforderungen (bereits
vorhandener Qualitätsmanagementsysteme), Sektion III – Arbeitsbereiche der beteiligten
und
hierfür
vorhandene
Arbeitsanweisungen
(z.B.
Blutentnahme, Laboranalysen, Logistik und Vertrieb), Sektion IV – Risikomanagement
120
unterteilt in (a) Liste der Bereiche mit erhöhten Sicherheitsanforderungen und (b)
Übersicht der Abweichungen und Nebenwirkungen innerhalb der letzten 24 Monate.
Neben offenen Fragen, Fragen mit ja/nein Mustern enthielt der Fragebogen auch direkte
Fragen, mit dehnen ermittelt wurde, nach welchen Richtlinien, wie z.B. der ‚American
Association of Blood Banks’ (AABB), gearbeitet wird und ob es gesetzlich verankerte
Richtlinien für den Blutspendebereich in dem jeweiligen Partnerland gibt. Durch eine
offene Frage wurde versucht, zu ermitteln ob die Blutspendeeinrichtungen bereits von
nationalen Stellen inspiziert werden und wenn ja in welchen Zeitabständen. Weiterhin
wurde erfasst, welche Bedeutung Inspektionen entsprechend den Vorgaben der Direktive
2002/98/EG von den an dem Projekt beteiligten Institutionen und Mitgliedsländern
beigemessen wird.
Auf der Basis dieser Umfrage wurden die Unterschiede und Gemeinsamkeiten in den
Qualitätsmanagementsystemen
und
damit
verbundene
Sicherheitsund
Qualitätsanforderungen ermittelt und in einem Übersichtsbericht, EU-Q-Blood-SOP
Survey Report, (www.EUBIS-europe.eu) zusammengefasst. Besondere Risiken liegen
dieser Unfrage zufolge in den Bereichen Blutspende und Verarbeitung, Labortestung,
Lagerung und Vertrieb. Sieben der 15 (47%) teilnehmenden Blutspendeeinrichtungen
waren der Ansicht, dass ihr bestehendes SOP-System angesichts der europäischen
Gesetzgebung zum Thema Blutprodukte überarbeitet werden muss. Die hiervon
betroffenen Blutspendeeinrichtungen finden sich überwiegend in Mitgliedsstaaten, die
erst seit 2004 oder 2007 (Bulgarien und Rumänien) in der Europäischen Kommission
eingegliedert sind. Vier von 15 (27%) Projekt Teilnehmer (zwei der seit 2004 und die
beiden seit 2007 der EU beigetretenen Staaten) gaben an, dass derzeit keine externen
Inspektionen durch unabhängige Inspektionsbehörden erfolgen.
Aus den Rückmeldungen der Fragebogen (Sektion IV) wurde weiterhin eine
Zusammenstellung der als besonders kritisch und damit Sicherheits-relevanten
Arbeitsbereiche für das Projekt erstellt. Nach Fertigstellung der Fragebogenauswertung
wurde das Projekt Start-Up Meeting Ende Januar 2006 abgehalten. Dieses Meeting
diente der gemeinsamen Diskussion der erhaltenen Ergebnisse zwischen den
Projektteilnehmern und der abschließenden Bewertung der in dem Survey
zusammengestellten Daten. Weiterhin wurde der Projektarbeitsplan mit den beteiligten
Projektpartnern festgelegt und die vier Projektarbeitsgruppen gegründet. Diese
Arbeitsgruppen teilten sich thematisch den gesamten Bereich der Blutspendeeinrichtung
von der Blutspenderuntersuchung und -anamnese bis zu logistischen und
verwaltungsbezogene Aufgaben in der Blutversorgung auf. Für die einzelnen
Arbeitsgruppen wurde ‚benannte Personen’ (‚Nominated Persons’) von jeder
Blutspendeeinrichtung benannt, die als Projektexperten mitwirken sollten. Die eigentliche
Projektarbeit für das SOP Handbuch begann im Januar 2006 und umfasste die in Tabelle
1 dargestellten thematischen Schwerpunkte und Teilnehmer der verschiedenen
Arbeitsgruppen sowie die von jeder Arbeitsgruppe gewählte Partner für die Validierung
(Testung) des Handbuches.
121
Tabelle 1.: Struktur der Arbeitsgruppen
Arbeitsgruppe 1 (A 1): Blutspende und Produktion
Niederlande (Leiter der AG), Zypern, Island, Italien
SOP-Thema
Spenderidentifikation und Beschriftung
Testpartner
Zypern
Schwerpunkte
und Risiken
- Blutspende
- Spenderidentifikation
- Zulassung zur Blutspende/ Auswahlkriterien/ Spenderbefragung
- Desinfektion und Sterilität von Blutprodukten
- Beschriftung und Identifizierung
Arbeitsgruppe 2 (AG 2): Blutspendertestung (Immunhämatologie,
Molekularbiologische Diagnostik)
Vereinigtes Königreich (Leiter der AG), Belgien, Bulgarien, Rumänien
SOP-Thema
Blutgruppenbestimmung und Kreuzprobe und Notfallsituationen
Testpartner
Bulgarien
Schwerpunkte
und Risiken
- Blutgruppenbestimmung und Beschriftung (ABO und Rhesussystem)
- Testung in Notfallsituationen
- Spenderverzeichnisse
Arbeitsgruppe 3 (AG 3): Herstellung von besonderen Blutprodukten
Deutschlang (Leiter der AG), Tschechei, Ungarn, Malta, Polen
SOP-Thema
Gewinnung und Verarbeitung von AphereseThrombozytenkonzentraten
Testpartner
Malta
Schwerpunkte
und Risiken
- Apherese-Thrombozytenkonzentrate
- Pool-Thrombozytenkonzentrate
- geteilte Blutprodukte
Arbeitgruppe 4 (AG 4): Logistik, Lagerung, Vertrieb und Management
Frankreich (Leiter der AG), Estland, Irland, Schottland
SOP-Thema
Validierung der Temperaturüberwachung für die Lagerung und den
Transport von Blutkomponenten
Zusätzlicher
Schwerpunkt
Dokumentenlenkung
-
Schwerpunkte
und Risiken
-
Transport- und Temperaturkontrolle
Gerätevalidierung
Zentrale Blutdepotverwaltung und Vertrieb
Freigabe und Ausgabe von Blutprodukten
Lagerung und Transport in Bezug auf die Herstellung von
Blutkomponenten
122
In dem Start-Up Meeting und den nachfolgenden Arbeitsgruppentreffen wurden die
Dokumenten bezogenen Strukturen und damit verbundenen Anforderungen an ein
Qualitätsmanagementsystem zwischen den Teilnehmern eingehend diskutiert.
Ausgehend von teilweise sehr unterschiedlich strukturierten Dokumentsystemen fanden
sich jedoch eindeutige grundlegenden gemeinsame Qualitätselemente für SOPs
zwischen den beteiligten Institutionen, die in Kapitel 3 dargestellt sind. Von allen
Projektteilnehmern wurde jedoch hervorgehoben, dass die in dem Leitfaden
beschriebene Dokumentenebene der SOPs ausreichend ist, um Arbeitsprozesse zu
beschreiben; in Übereinstimmung mit den Vorgaben der
Direktive 2002/98/EG
(Paragraph 11(1) and Annex I Teil B) diese Dokumente in ein übergeordnetes
Qualitätsmanagementsystem eingebunden sein müssen. Die prinzipielle hierarchische
Struktur eines solchen Qualitätsmanagementsystems ist in Kapitel 2 beschrieben
(Abbildung 2.1). Von den Projektteilnehmern wurde auch hervorgehoben, dass in viele
Blutspendeeinrichtungen zusätzlich zu der Direktive 2002/98/EG auch Regeln für ‚Gute
Herstellungspraxis’ (engl. ‚Good Manufacturing Practice’ (GMP)) und Standards der
Internationalen Organisation für Standardisierung (ISO-Richtlinien) für die Erstellung
eines Qualitätsmanagementhandbuches oder eines Site Master Files verwenden. In
diesen Fällen ist es ratsam einen Querverweis zwischen den Vorgaben der Direktive und
den Anforderungen dieser Standards herzustellen, um das Qualitätsmanagementsystem
zu vereinheitlichen.
Zusammenfassung der Projektziele
Das EU-Q-Blood-SOP-Projekt möchte einen praktischen Leitfaden in Form eines
Handbuches
für
die
Strukturierung,
Erstellung
und
Umsetzung
von
Standardarbeitsanweisungen (SOPs) innerhalb eines modernen mit den EU-Direktiven
konformen Qualitätsmanagementsystems geben
Aufbauend auf den in den EU Direktiven festgelegten Anforderungen an
Dokumentensystemen sowie unter Einbindung der in den jeweiligen nationalen Systemen
verwendeten Standards und Normen ist es den Projektteilnehmern gelungen
grundlegende Qualitätskriterien für Dokumentensysteme festzulegen. Ausgehend von
diesen Qualitätskriterien zeigt das Handbuch exemplarisch eine Muster-SOP (Kapitel 4).
Unter Verwendung der Qualitätskriterien wird in Kapitel 3 die Vorgehensweise
beschrieben um eine solche SOP zu erstellen. Dieser Prozess ist in 6 aufeinander
folgende Schritte unterteilt, die einzeln in Kapitel 3 beschrieben werden. In Kapitel 4
folgen SOP Beispiele, die von den vier Projekt-Arbeitsgruppen erstellt wurden. Aufgrund
der Heterogenität der Arbeitsprozesse der beteiligten Blutspendeeinrichtungen können
diese SOP Beispiele keine Details einzelner Institutionen wiedergeben sondern sollen
exemplarisch die von allen Beteiligten für die Beschreibung des Prozessen erforderlichen
strukturellen Gegebenheiten darlegen.
Das vorliegende Handbuch soll dem Anwender somit vorrangig die ‚Werkzeuge’ zur
Erstellung von SOPs darlegen und gleichzeitig in systematisch die Vorgehensweise bei
der Erstellung einer SOP liefern.
123
Weiterhin sollen durch die in dem Handbuch vermittelten Kenntnisse und praktischen
Erfahrungen in der Erstellung und im Umgang mit Dokumentensystemen interessierten
Blutspendeeinrichtungen geholfen werden sich auf behördliche Inspektion vorzubereiten,
wie sie die Direktive 2002/98/EG auf nationaler Ebene vorschreibt.
Das Handbuch soll weiterhin dazu betragen, in Blutspendeeinrichtungen vorhandene
Standardarbeitsanweisungen
bzw.
in
Qualitätssicherungssystemen
integrierte
Dokumentensysteme mit den Anforderungen der Direktiven abzugleichen. Hierzu sind in
dem Handbuch die in der Europäischen Projektgruppe diskutierten Anforderungen an
qualitativ hochwertige Dokumentensysteme basierend auf den EU Direktiven und
GLP/GMP-Standards
in
übersichtlicher
und
praktisch-orientierter
Form
zusammengefasst.
Diese Qualitätsanforderungen sollen bewusst als modulares System verstanden werden,
damit es den einzelnen Blutspendeeinrichtungen ermöglicht wird, die spezifischen
Dokumentensysteme an die lokalen Gegebenheiten anzupassen. Die im Kapitel 4
gezeigte Mustervorlage für die grundsätzliche Struktur einer SOP sowie die inhaltlichen
Gliederungen für Methoden- und Geräte-Arbeitsanweisungen sollen insbesondere den
Institutionen eine Hilfestellung geben, die bisher keine einheitliche Dokumentenstruktur
etabliert haben.
Der vorliegende Leitfaden soll in diesem Zusammenhang auch für den wenig geübten
Anwender eine einfach verständliche und praktisch orientierte Anleitung zur Erstellung
von SOPs geben. Die von den vier Projekt-Arbeitsgruppen erstellten Beispiele für
besonders sicherheitsrelevante Prozesse bauen auf den individuell unterschiedlich
strukturierten SOPs der Projektteilnehmer auf und sollen dadurch eine Hilfestellung zur
Anpassung von ‚lokalen’ Blutspendeeinrichtung spezifischen SOPs geben. Die
Zurückführung der verschieden strukturierte SOP Inhalte auf ein gemeinsames fachliches
Grundmuster hat das Ziel ein logisches Gerüst zu schaffen, das durch den Anwender auf
die verschiedensten logistischen, funktionellen oder prozess-spezifische Gegebenheiten
übertragen werden kann.
124
KAPITEL 2. Qualitätsgrundsätze - Direktiven 2002/98/EG / 2005/62/EG
In Direktive 2002/98/EG3 sind Kriterien und Informationen definiert, die von jede
Blutspendeeinrichtung an die jeweils zuständige Behörde gemeldet werden müssen um
eine Autorisierung, Zulassung und Genehmigung in Übereinstimmung mit Artikel 5(1) zu
erhalten.
Gemäß Teil B der Direktive 2002/98/EG muss die Beschreibung
Qualitätsmanagementsystems die folgenden Informationen enthalten:
des
1) Ein Organisationsdiagramm, das die Verantwortungsbereiche und
disziplinarischen Verhältnisse der verantwortlichen Personen darstellt.
2) Einen Site Master File oder ein Qualitätsmanagementhandbuch mit einer
Beschreibung des Qualitätsmanagementsystems gemäß Paragraph 11, Absatz 1
3) Anzahl und Qualifikationen der Mitarbeiter
4) Hygienebestimmungen
5) Räumlichkeiten und Ausrüstungen
6) Liste der SOPs für die:
-
Gewinnung von Blutspendern
-
Sicherstellung ihrer weiteren Spendebereitschaft und Prüfung der
Spendefähigkeit
-
Verarbeitung (Herstellung) und Testung von Blut und Blutbestandteilen
-
Verteilung (Vertrieb) und Rückruf von Blut und Blutbestandteilen
-
Meldung und Erfassung von ernsten unerwünschten Reaktionen und
Zwischenfällen
In Ergänzung zur Direktive 2002/98/EG werden in der Direktive 2005/62/EG6
Anforderungen und Spezifikationen für ein Qualitätsmanagementsystem im Bereich von
Blutspendeeinrichtungen beschrieben.
‘Ein Qualitätsmanagementsystem für Blutspendeeinrichtungen soll sich nach den
Grundsätzen des Qualitätsmanagements, der Qualitätssicherung und der
kontinuierlichen Qualitätsverbesserung richten sowie Personal, Räumlichkeiten
und Ausrüstung, Dokumentation, Gewinnung, Testung und Verarbeitung,
Lagerung und Verteilung, Vertragsmanagement, Nichtkonformität und
Selbstkontrolle, Qualitätskontrolle, Rückruf von Blutbestandteilen sowie externe
und interne Audits umfassen( Direktive 2005/62/EG, zitierter Text (3)´.
Die
Etablierung
eines
gut
strukturierten
Qualitätsmanagementsystem
in
Blutspendeeinrichtungen ist somit eine wesentliche Vorraussetzung für die Einführung
von GMP - konformen Qualitätsstandards sowie die Einhaltung von nationalen und
europäischen Vorgaben und gesetzlichen Bestimmungen in Form von Vorschriften und
Richtlinien.
125
Ein Qualitätsmanagementsystem soll durch kontinuierliche und systematische Erfassung
der gesetzten Qualitätsanforderungen sowie durch Analyse von Fehlern und
Abweichungen zu einer ständigen Verbesserung und somit zu einem hohem
Qualitätsstandard führen. Hierfür müssen alle Mitarbeiter und Arbeitsabläufe der
Blutspendeeinrichtung in dieses System integriert sein (Annex 1.1., Direktive
2005/62/EG). Weiterhin ist es empfehlenswert regelmäßig Prozessevaluationen als
wichtigen Bestandteil für eine kontinuierliche Prozessverbesserung durchzuführen.
Die Struktur eines Qualitätsmanagementsystems kann individuell sehr verschieden sein
und richtet sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Blutspendeeinrichtung.
Grundsätzlich,
umfasst
ein
verschiedene
Qualitätselemente, die sich an Vorgaben durch Gesetzte und Richtlinien orientieren (z.B.
Dokumentenlenkung entsprechend den Vorgaben durch GMP oder EU-Direktiven). Diese
werden ergänzt durch Qualitätselemente, die entsprechend den lokalen und strukturellen
Gegebenheiten der einzelnen Blutspendeeinrichtung erforderlich sind (z.B.
Qualitätssicherung bei stationären oder mobilen Entnahmeteams). Weiterhin kann es
erforderlich sein zusätzliche, länderspezifische Vorschriften und Richtlinien zu integrieren.
Gemäß der Direktive 2005/62/EG soll ein Qualitätssystem für Blutspendeeinrichtungen
auf ‚Guter Praxis’ (engl. ´Good Practise´ (GP)) basieren. ‘Um die höchste Qualität und
Sicherheit für Blut- und Blutbestandteile sicherzustellen, sollte ein Leitfaden für ‚Gute
Praxis’ zur Unterstützung der Anforderungen an das Qualitätssystem für
Blutspendeeinrichtungen unter vollständiger Berücksichtigung der in Artikel 47 der
Richtlinie 2001/83/EG genannten ausführlichen Leitlinien entwickelt werden, damit die für
Arzneimittel erforderlichen Standards gewährleistet sind’ (siehe Direktive 2005/62/EG,
Zitat (5) entsprechend Artikel 29, Unterabsatz h) der Direktive 2002/98/EG)
Derartige Richtlinien für ´Gute Praxis´ (siehe auch Direktive 2005/62/EG, Paragraph 2,
Abschnitt 2) in Blutspendeeinrichtungen werden derzeit von der Europäische Kommission
unter Berücksichtigung der bestehenden Richtlinien für die Gute Herstellungspraxis (engl.
‚Good Manufacturing Practice’ (GMP)) erarbeitet (‘Call for Tender’ 2007 der
Europäischen Kommission).
In Direktive 2005/62/EG wird gefordert, dass ein Qualitätssystem alle kritischen Prozesse
einer Einrichtung beschreibt und regelt. Die Leitung der Blutspendeeinrichtung soll das
Qualitätssystem in regelmäßigen Abständen überprüfen, um seine Effektivität zu
kontrollieren und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen (Annex I, Abschnitt
1.1, Absatz 3).
Um diesen Anforderungen zu genügen sollte eine Blutspendeeinrichtung
Dokumentensystem einrichten, dass in verschiedene Hierarchieebenen unterteilt ist.
ein
Im Regelfall stellen die rechtlichen Rahmenbedingungen (Gesetze und Verordnungen),
Richtlinien und Leitlinien, denen die jeweilige Blutspendeeinrichtung unterliegt (Abbildung
2.1), die oberste Ebene innerhalb der Dokumentenhierarchie dar. Diese Vorgaben und
Regularien sollten daher bevorzugt in das Qualitätsmanagement Handbuches bzw. den
Site-Master-Files integriert werden und sich nachfolgend auf die verschiedenen
Dokumentenebenen des gesamten Qualitätsmanagementsystems auswirken. Das
126
Qualitätsmanagement Handbuch bzw. der Site-Master File sollte demzufolge eine
Beschreibung des Qualitätsmanagementsystems beinhalten.
Die Dokumentation des Qualitäts-Handbuches oder des Site-Master Files (gemäß der
Definition in Annex I, Vienna Forum) muss in Übereinstimmung mit Paragraph 11(1) der
Direktive 2002/98/EG (siehe auch Annex I, Part B, Aufzählung 2). Zusätzlich müssen
durch die Blutspendeeinrichtung Standard-Verfahrensregelungen eingeführt werden
(Direktive 2002/98/C, Annex I, Part B, Aufzählung 6). Diese Arbeitsanweisungen sind ein
wichtiger Bestandteil des Qualitätssystems und müssen alle entscheidenden Bereiche
der Blutspendeeinrichtung abdecken.
Gemäß Direktive 2005/62/EG gehören zu diesen Bereichen:
-
Allgemeine Grundlagen (Teil 1)
-
Personal und Organisation (Teil 2)
-
Räumlichkeiten (Teil 3)
-
Geräte und Materialien (Teil 4)
-
Dokumentation (Teil 5)
-
Blutgewinnung, -Testung und -Verarbeitung (Teil 6)
mit den Unterabschnitten 6.1 – 6.6
(6.1 Spendereignung, 6.2 Gewinnung von Blut und Blutbestandteilen, 6.3
Laboruntersuchung, 6.4 Verarbeitung und Validierung, 6.5 Kennzeichnung
(Beschriftung), 6.6 Freigabe von Blut und Blutbestandteilen)
-
Lagerung und Verteilung (Teil 7)
-
Vertragsmanagement (Teil 8)
-
Nichtkonformität (Teil 9)
mit den Unterabschnitten 9.1- 9.4
(9.1 Abweichungen, 9.2 Beschwerden, 9.3 Rückruf, 9.4 Korrektur- und
Vorbeugungsmaßnahmen)
-
Eigenkontrolle (Selbst-Inspektionen), Audits und Verbesserungen (Teil 10)
Um ein standardisiertes Vorgehen innerhalb einer Blutspendeeinrichtung zu
gewährleisten ist es empfehlenswert, neben Standardarbeitsanweisungen (SOPs),
Verfahrensanweisungen (‚General/Process-Procedures’) zur Beschreibung von
gemeinsamen übergeordneten Regelungen und Arbeitsabläufen einzusetzen. Diese
Verfahrensanweisungen sollten sowohl für den medizinischen Routinebereich (z.B.
Probeneingang, Hygienemaßnahmen, etc.) als auch für die Verwaltung (z.B.
Personalabteilung) sowie Managementaufgaben (Qualitätspolitik, Fehler- und
Abweichungsmanagement, Selbst-Inspektionen, etc.) erstellt werden.
Das Qualitätsmanagementhandbuch oder Site Master File sollte in Übereinstimmung mit
Annex I, Teil 2, Paragraph 11(1) der Direktive 2002/98/EG strukturiert sein. Hierbei ist
127
das Qualitätsmanagementhandbuch oder „Site Master File“ die formelle Dokumentation
der in einer Blutspendeeinrichtung etablierten Maßnahmen gemäß den Anforderungen
des Annex der Direktive 2005/62/EG (siehe oben, Teil 1-10) .
Das SOP-Handbuch
Das vorliegenden Handbuch gibt einen Leitfaden auf Basis grundlegender
Qualitätskriterien für die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs). Es soll
hierbei eine praktische Anleitung für die Erstellung dieser Arbeitsanweisungen sein und
Blutspendeeinrichtungen bei der Vorbereitung auf Inspektion durch nationale Behörden
unterstützen. Das Handbuch kann ebenfalls dazu verwendet werden, bereits vorhandene
Dokumentensysteme an die Anforderungen seitens der von Europäischen Kommission
erlassenen Richtlinien für Blut- und Blutbestandteile anzupassen.
Die vorgestellte Dokumentenstruktur für Standardarbeitsanweisungen wird im Kontext mit
dem
für
erforderlichen
Gesamtaufbau
eines
Dokumentensystems beschrieben. Das Handbuch umfasst die Erstellung einer SOP, ihre
Änderung, Überarbeitung und Autorisierung sowie die Einführung der SOP einschließlich
der erforderlichen Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter sowie der Archivierung von
Dokumenten.
Alle Standardarbeitsanweisungen folgen den Qualitätsprinzipien, die im des
Qualitätsmanagementhandbuch oder “Site Master Files“ festgelegt sind. Hierzu müssen
Verfahrensanweisungen erstellt sein für die:
- Dokumentenlenkung („Change-control“ )
- Schulung von SOPs
Die Anforderungen für diese Verfahren werden in Direktive 2005/62/EG (Teil 5 –
Dokumentation) beschrieben.
1. Über Spezifikationen, Verfahren und Aufzeichnungen zu jedem von der
Blutspendeeinrichtung ausgeführten Arbeitsschritt ist eine Dokumentation
einzurichten und auf dem Laufenden zu halten.
2. Die Aufzeichnungen müssen gut lesbar sein und können handschriftlich vorliegen,
auf ein anderes Medium wie Mikrofilm übertragen oder in einem
rechnergesteuerten System gespeichert werden.
3. Jede wesentliche Abänderung von Unterlagen ist unverzüglich zu registrieren und
von einer hierzu befugten Person zu überprüfen, zu datieren und zu
unterzeichnen.
Eine Standardarbeitsanweisung umfasst eine Reihe von Anweisungen um eine Tätigkeit
durchzuführen. Die Einhaltung von Standardarbeitsanweisungen wird daher durch die
Dokumentation die beschriebenen Tätigkeiten überprüft. Sorgfältig gepflegte Unterlagen
zu dieser Dokumentation lassen daher auf die Einhaltung der Arbeitsanweisungen
128
schließen. Im Allgemeinen lassen die erforderlichen Unterlagen für die Dokumentation in
die folgenden Kategorien einordnen,
-
Digitale Unterlagen
-
Manuelle Unterlagen
-
kombinierte Unterlagen aus digitaler und manueller Dokumentation
Die
Erstellung
von
Standardarbeitsanweisungen
fällt
hierbei
in
den
Verantwortungsbereich der Fachabteilung. Die Dokumentenerstellung und Freigabe
erfolgt jedoch in enger Abstimmung mit dem Qualitätsmanagementbereich. Ein Hauptziel
bei der Erstellung von Standardarbeitsanweisungen ist es den jeweiligen Sachverhalt, so
detailliert wie nötig gleichzeitig jedoch einfach, klar und verständlich und somit
benutzerfreundlich darzulegen.
Richtlinien/Gesetze
QM-Handbuch
(Site Master File)
Verfahrensanweisungen (VA)
Leitlinien für die Dokumentenlenkung
Leitlinien für die Schulung von Personal
Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
Dokumentation / Formblätter
Abbildung 2.1: Dokumentenstruktur des EU-Q-Blood-SOP-Handbuchs mit den
beschriebenen Dokumenten-Ebenen. Die Abbildung zeigt die Dokumenten-Hierarchie
eines Qualitätsmanagement-Systems nach Qualitätsstandards wie sie durch die Direktive
2002/98/EG und ihre Anhänge definiert werden. Das Qualitätsmanagement-Handbuch
oder ‘Site Master File’ sollte gemäß Annex I Teil B, Paragraph 11(1) der Direktive
2002/98/EG aufgebaut sein.
129
KAPITEL 3. Entwicklung und Implementierung einer SOP
Eine Standardarbeitsanweisung kann auf verschiedene Weise erstellt und formatiert
werden. Das übergeordnete Ziel ist es dabei, ein Dokument zu erstellen, das gut lesbar
ist und somit hilfreich für diejenigen Mitarbeiter ist, die die Arbeit durchführen. Gleichzeitig
muss eine Standardarbeitsanweisung kompatibel zu dem Qualitätsmanagement-System
der jeweiligen Blutspendeeinrichtung sein.
Eine Standardarbeitsanweisung beschreibt einen regelmäßig wiederkehrenden
Arbeitsablauf bzw. eine Tätigkeit, der die Qualität des Gesamtarbeitsprozesses
beeinflusst. Ihr Zweck ist, sicherzustellen, dass Arbeitsabläufe Fehlerfrei und in einer
gleich bleibenden Weise durchgeführt werden. Eine Standardarbeitsanweisung sollte
daher direkt am Arbeitsplatz für die verantwortlichen Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
Das Original der Standardarbeitsanweisung wird in der Qualitätsmanagement-Abteilung
aufbewahrt, während autorisierte Kopien an die zuständigen Abteilungen oder
Arbeitsbereiche verteilt werden. Die Anzahl der erstellten Kopien sowie der Verteiler
sollten auf der Standardarbeitsanweisung enthalten sein. Alternativ können diese
Informationen in einer separaten Verteilerliste hinterlegt werden.
Als wichtiger Bestandteil der Dokumentenlenkung muss ein System zur eindeutigen
Kennzeichnung autorisierter Standardarbeitsanweisungen vorhanden sein. Dieses
System kann die Verwendung von speziellem Kopier-geschütztem Papier mit
Wasserzeichen oder die Kennzeichnung von autorisierten Kopien mittels ‚farbiger’
Stempel (z.B. Grün) beinhalten.
Ein für alle Arbeitsanweisungen gültiges Standardformat muss durch die jeweilige
Blutspendereinrichtung vorgegeben werden. Die Dokumentenlenkung und Archivierung
erfolgt durch den Qualitätsmanagementbeauftragten in Zusammenarbeit mit der Leitung
der Blutspendeeinrichtung. Der für die Erstellung einer Standardarbeitsanweisung
verantwortliche Mitarbeiter muss zuvor eine Schulung über das Standardformat sowie
dessen Verwendung für die Erstellung von der Arbeitsanweisungen erhalten haben.
Eine Standardarbeitsanweisung ist eine verbindliche Anweisung. Für den Fall, dass von
einer bestehenden Anweisung abwichen werden muss, sollten die Gründe hierfür sowie
die erforderlichen Prozessabweichungen detailliert und vollständig dokumentiert werden.
Diese
Dokumentation
umfasst
eine
Beschreibung
der
erforderlichen
Korrekturmaßnahmen und den(die) Namen des(r) Mitarbeiter, der(die) diese autorisiert
hat.
Die Erstellung einer Standardarbeitsanweisung ist ein mehrstufiger Prozess, der die
Vorbereitung, das Schreiben, den Abschluss sowie die Schulung umfasst. Diese Schritte
werden in der folgenden Tabelle dargestellt.
130
Tabelle 3.1. Schritte zur Erstellung einer SOP
Schritt Handlung
Beschreibung
in
Vorbereitungsphase
1
Identifizieren Sie das Ziel und den Anwendungsbereich Kapitel 3.1
der SOP und entwerfen Sie einen Titel
2
Ermittlung eines geeigneten Mitarbeiter und Beauftragung Kapitel 3.2
der SOP-Erstellung
Erstellungsphase
3
Einsatz der Muster-SOP als Vorlage zur Erstellung der Kapitel 3.3
Arbeitsanweisung
4
Entwurf eines Flow-Charts und Beschreibung der Kapitel 3.4
einzelnen Schritte des Arbeitsprozesses innerhalb des
Flow-Charts
Schulungs- und Implementierungsphase
5
Veranlassen Sie einen gelenkten Dokumentenaustausch
(« change control »)
Kapitel 3.5
6
Führen Sie die Schulung über die neue SOP durch
Kapitel 3.6
Dieser mehrstufige Prozess kann anhand eines Beispiels erläutert werden:
In der Produktionsabteilung einer kleinen Blutspendeeinrichtung soll eine SOP über die
Herstellung von Erythrozytenkonzentraten erstellt werden.
Der Direktor der Blutbank und die Abteilungsleiter entscheiden, dass eine SOP erstellt
werden soll. Dies kann z.B. das Ergebnis der Einführung einer neuen
Sicherheitsmaßnahme wie z.B. der Leukozytendepletion sein.
Der Leiter der Produktionsabteilung erteilt den Auftrag zur Erstellung der SOP einem
geeigneten Mitarbeiter. Dies ist der erste Schritt zur SOP-Erstellung. Der Mitarbeiter der
Produktionsabteilung erstellt einen SOP-Entwurf unter Zuhilfenahme der Muster-SOP
und bezieht dabei das Wissen anderer Mitarbeiter bei der Beschreibung des
Produktionsprozesses (z.B. Einsatz eines sterilen Multikomponent-Beutelsystems mit
131
integriertem Leukozytenfilter) mit ein. Er erwägt, ob die SOP-Erstellung ggf. durch einen
externen Experten von der Herstellerfirma der neuen Blutbeutel profitieren würde.
Der Verfasser schließt sich bei der SOP-Erstellung mit Mitarbeitern des
Qualitätsmanagementbereiches und mit dem Leiter der Spenderscreening-Abteilung
sowie anderen Bereichen kurz. Er erstellt ein Flow-Chart zur Definition wichtiger
Entscheidungspunkt wie z.B. der Probenziehung für die Bestimmung der Restleukozyten
und der Freigabeparameter. Weitere Personen, aus den Arbeitsbereichen Lagerung und
Logistik, werden in den SOP-Erstellungsprozess miteinbezogen. Dies soll dazu dienen,
dass die Inhalte der aktuell zu erstellenden SOP mit bereits vorhandenen
Arbeitsanweisungen anderer Bereiche abgestimmt werden oder ggf. auch Änderungen
dieser SOPs ggf. durchgeführt werden. Mit diesem Schritt ist die zweite Phase der SOPErstellung abgeschlossen. Abschließend wird von dem Anwender gemeinsam mit dem
Vorgesetzten die Autorisierung und Freigabe des Dokumentes veranlasst. Dieser
Prozess wird zusammen mit dem Qualitätsmanagementbereich durchgeführt und schließt
die erforderlichen Maßnahmen der Dokumentenlenkung sowie der Schulung von
Mitarbeitern ein. Die 3. Phase der SOP-Erstellung ist damit abgeschlossen.
3.1. Festlegung des Aufgabenbereiches der SOP und Entwurf des Titels (Schritt 1)
Vor der Erstellung der SOP muss das Ziel und der Bereich, für den die SOP gilt definiert
werden.
Ziel und Geltungsbereich der SOP müssen mit den Zielen und der Struktur des Institutes
vereinbar sein. Dies kann durch den Einsatz von Organigrammen und
Arbeitsplatzbeschreibungen geschehen.
In kleineren Blutspendeeinrichtungen können einfache, manuell erstellt Organigramme
eingesetzt werden, In größeren Einrichtungen kann der Einsatz einer speziellen Software,
z.B. Microsoft Visio, hilfreich sein. Das Organigramm erleichtert die Zuordnung der durch
eine SOP beschriebenen Aktivitäten und hilft bei der Ermittlung der Person(en), die sich
für die SOP-Erstellung eignen (Kapitel 3.2). Die direkt verantwortliche Leitung des
betroffenen Bereiches sollte zusammen mit dem Qualitätsmanagement das
Organigramm erstellen. Sobald das Ziel und der Einsatzbereich der SOP definiert sind
fällt die eigentliche SOP Erstellung leichter.
Jede SOP muss in das Qualitätsmanagementsystem der jeweiligen Institution passen.
Modere Qualitätsmanagementsysteme nutzen entweder einen Site Master File und/oder
ein Qualitätsmanagementhandbuch in Kombination mit SOPs um allgemeine
Arbeitsabläufe, Prozeduren, Testungen, Analytische Abläufe, Produktionsabläufe,
Spendergewinnung, Lagerung von Blutkomponenten die Ausgabe von Blutprodukten etc.
zu beschreiben.
Die Arbeitsabläufe können wir folgt klassifiziert werden:
- allgemeine Arbeitsabläufe und Verfahrensanweisungen (eine Abteilung oder eine
Einrichtung betreffend)
132
-
komplexe Arbeitsabläufe (z.B. Produktion von Blutkomponenten und
Qualitätskontrolle, bedürfen einer Erstellung mit Absprache zwischen verschiedenen
Abteilungen)
- einfache Arbeitsabläufe
Allgemeine Arbeitsabläufe / Verfahrensanweisungen werden im Regelfall für die
Arbeitsorganisation von Prozessen eingesetzt, die die gesamte Blutspendeeinrichtung
betreffen. Solche Prozesse können der Probeneingang oder der Eingang von
Blutprodukten, Hygienerichtlinien oder Anweisungen zum Verhalten bei Abweichungen
sein. Diese SOPs werden meist von erfahrenen Mitarbeitern mit akademischen
Hintergrund erstellt und vom Abteilung- oder Institutsleiter autorisiert.
Komplexe Arbeitsanweisungen betreffen Arbeitsprozesse, die mehrere Bereiche der
Blutspendeeinrichtung betreffen. Komplexe Arbeitsanweisungen können z.B. die
Beschreibung des Produktionsprozess eines Erythrozytenkonzentrates inklusive der
Stichprobenziehung und Testung für die Qualitätskontrolle sein.
Bei der Erstellung dieser komplexen Arbeitsanweisung ist gegebenenfalls eine enge
Zusammenarbeit zwischen der Produktionsabteilung und der Qualitätskontrolle
notwendig um die notwendigen Prozessschritte zu beschreiben. Ein solches Vorgehen
führt zu einer Co-Autorisierung der SOP durch die betreffenden verantwortlichen
Personen (z.B. Abteilungsleiter Produktion und Abteilungsleiter Qualitätskontrolle und /
oder Institutsleiter).
Einfache
Arbeitsanweisungen
sind
der
häufigste
SOP-Typ.
Einfache
Arbeitsanweisungen beschreiben ein kleines Segment des Arbeitsprozesses einer
Blutspendeeinrichtung en detail. Dieser SOP-Typ kann von kompetenten Mitarbeitern, die
die praktische Arbeit selbst durchführen, erstellt werden. Die Arbeitsanweisung zur
Durchführung der AB0-Blutgruppe z.B. kann durch eine leitende MTA erstellt werden und
durch den Laborleiter autorisiert werden. Beispiele für diese einfachen
Arbeitsanweisungen sind in Kapitel 4 angegeben.
3.2. Ermittlung eines geeigneten Mitarbeiter zur SOP-Erstellung (Schritt 2)
Welche Mitarbeiter zur Erstellung oder zur Freigabe einer SOP befugt sind sollte in einer
eigenen Arbeitsanweisung definiert werden.
Die Auswahl des Autors sollte sich nach dem Inhalt der SOP und nach der Bedeutung
des Prozess innerhalb der Hierarchie der Blutspendeeinrichtung richten. Eine SOP z.B.,
die die Managementstruktur der Blutspendeeinrichtung beschreibt sollte von jemand aus
dem Management oder vom Institutsleiter persönlich erstellt werden, wohingegen eine
SOP über die AB0-Testung von der leitenden MTA erstellt und vom Laborleiter
freigegeben werden kann. Der für die Erstellung einer SOP geeignete Mitarbeiter arbeitet
in dem entsprechenden Aufgabenbereich und ist für die SOP-Erstellung geschult. Die
Auswahl des geeigneten Mitarbeiters ist abhängig vom Geltungsbereich und Ziel der
SOP (Tabelle 3.2)
133
Tabelle 3.2 Zuordnung zwischen Mitarbeiter-Hierarchieebenen und DolumentenHierarchieebenen
Mitarbeiter
Leitende
Mitarbeiter
Geschäftsführung
Dokumentenebene
Abteilungsleitung
Mitarbeiterebene
Management
Entscheidungsprozess
Qualitätsmanagementhandbuch / Site Master File
Verfahrensanweisungen
Komplexe Arbeitsanweisungen
Einfache Arbeitsanweisungen
_____________________________________________________________________
Ausnahmen von diesem Verfahren sind möglich, wenn eine individuelle Expertise zur
SOP-Erstellung notwendig ist. Die Erstellung eine GMP/GLP gerechten Hygienerichtlinie
und/oder Reinigungspläne können an unabhängige Berater mit besonderer Fachkenntnis
in dem jeweiligen Bereich ausgelagert werden. Ein ähnliches Verfahren kann für
Anweisungen zur Arbeitssicherheit sinnvoll sein. In diesen Fällen wird die Erstellung der
SOP in enger Zusammenarbeit mit der freigebenden Person erfolgen.
3.3. Einsatz der Master-SOP als Muster zur Erstellung der SOP (Schritt 3)
Der SOP-Entwurf sollte eine einfache und präzise Beschreibung des Arbeitsprozesses
beinhalten. Zuerst sollte ein prägnanter und aussagekräftiger Titel für die SOP gefunden
werden. Anschließend sollte anhand des SOP-Musters, als Beispiel für ein
Standardformat (siehe Kapitel 4.2), ein SOP-Entwurf erstellt werden. Hierbei muss die
SOP die folgenden Rubriken enthalten sein:
-
SOP-Nummer
-
Eindeutiger Titel (klar und aussagekräftig)
-
Versionsnummer
-
Seitenzahl und Gesamtzahl der Seiten
-
Name und Unterschrift des Autors inklusive Datum der Unterschrift
-
Name und Unterschrift der freigebenden Person
-
Datum, ab dem die SOP in Kraft tritt
Innerhalb der SOP oder durch eine separate Verteilerliste sollte die Anzahl und der
Aufbewahrungsort der autorisierten Kopien vermerkt werden.
134
Detaillierte Informationen über die EUBIS-Muster-SOP finden sich in Kapitel 4.2.
Als dritter Schritt sollte, sofern sinnvoll und möglich, ein Flow-Chart erstellt werden
(Kapitel 3.4). Hierbei werden die einzelnen Prozessschritte definiert und die
Entscheidungspunkte festgelegt. Ein solches Flow-Chart erleichtert die einheitliche
Beschreibung der Prozessschritte innerhalb der Standardarbeitsanweisung. Es liegt in
der menschlichen Natur, dass man Dinge, an deren Erstellung man selbst beteiligt war
besonders gut akzeptiert und anderen glaubhaft weitervermittelt. Die Erstellung von
SOPs in Teamarbeit kann den Schulungsprozess daher deutlich erleichtern. Manager
und Abteilungsleiter sollten sicherstellen, dass die bestehende Expertise, Erfahrung und
das Wissen der Mitarbeiter sowie ggf. von weiteren Experten in die SOP-Erstellung
einfließt. Durch die interaktive Mitwirkung von Mitarbeiter und Experten wird das
Verständnis und die Kenntnisse der beteiligten Mitarbeiter verbessert und somit die
Qualität der erarbeiteten Arbeitsanweisungen deutlich erhöht. Zusätzlich verbessert sich
die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten. Ein solches Vorgehen hat
sich als sehr effektiv erwiesen. In kleinen und mittelgroßen Blutspendeeinrichtungen
befindet sich das gesamte Team zur SOP-Erstellung häufig lokal an einen Ort, bei
größeren Blutspendeeinrichtungen kann sich das Team an mehreren verschiedenen
Orten befinden. In diesen Fällen muss das Qualitätsmanagementsystem ein komplexeres
Trainingsprogramm erarbeiten.
Als vierter Schritt muss der SOP-Entwurf durch qualifizierte Mitarbeiter validiert werden.
Bei Verfahrensanweisungen und bereichsübergreifenden SOPs kann diese Validierung
durch Führungskräfte erfolgen. Im Rahmen der Validierung können Feinabstimmungen
sowie Detailverbesserungen an der SOP erfolgen und diese Änderungen abschließend
übernommen werden. Nach Fertigstellung der SOP wird diese dem zuständigen
Vorgesetzten zur Autorisierung vorgelegt. Sofern möglich sollte die Erstellung und
Autorisierung einer SOP durch mindestens zwei unterschiedliche Personen erfolgen.
Der Autorisierungsprozess beinhaltet auch die Autorisierung durch den Abteilungsleiter.
SOPs, die sich mit pharmazeutischen Blutprodukten beschäftigen müssen zusätzlich
durch eine ’Qualifizierte Person’ autorisiert werden (siehe hierzu Anhang I).
Um die inhaltliche Richtigkeit und Aktualität von SOPs zu gewährleisten müssen
zahlreiche Regeln befolgt werden. Zunächst müssen die verschiedene Formen und
Typen von Standardarbeitanweisungen in ein umfassendes Dokumentenlenkungssystem
innerhalb
des
Qualitätsmanagementsystems
integriert
werden.
Der
Qualitätsmanagementbeauftragte bzw. der Qualitätsmanagementbereich (siehe auch
Kapitel 2) ist dafür verantwortlich, dass einheitliche Vorgaben für die Qualität und Struktur
dieser Dokumente definiert werden, dass die Mitarbeiter, die SOPs erstellen diese
Vorgaben kennen und dass alle autorisierten Dokumente diesen Vorgaben entsprechen.
Diese Vorgaben können in einer eigenen Arbeitsanweisung zur Erstellung von SOPs
zusammengefasst werden oder können im Qualitätsmanagementhandbuch oder Site
Master File bzw. in einer Verfahrensanweisung zum Dokumentensystem genannt
werden.
135
3.4. Entwurf eines Flow-Charts und Beschreibung der einzelnen Schritte (Schritt 4)
Flow-Charts sind eine ideale Möglichkeit, einen Prozess Schrittweise unter
Berücksichtigung der Entscheidungspunkte zu beschreiben. Die Nennung der
verantwortlichen Personen für die jeweiligen Entscheidungspunkte gewährleistet das
‚Beste Praxis’ im Rahmen der verschiedenen Prozesse der Blutspendeeinrichtung
eingehalten wird. Die Verwendung von international anerkannten Standardsymbolen für
die Erstellung des Flow-Charts ist hierbei besonders empfehlenswert. Diese Symbole
werden durch Standard-Softwareprogramme26 oder durch Spezialprogramme für FlowCharts27 vorgegeben. Die Standardsymbole für Flow-Charts sind wie folgt:
Kommentar
Prozess
Die Höhe dieser
Textbox passt sich der
Textmenge an
Entscheidung
Verweis auf
eine andere
Seite
Dokument
Vorgegebener
Prozess
Archivierte Daten
Endpunkt
Daten
Auswahl
26
27
Microsoft Office Professional Business Edition, PowerPoint
Visio
136
Die Erstellung eines Flow-Charts kann in zwei Schritte unterteilen werden
-
1: Schematische Darstellung des durch die SOP beschriebenen Prozesses
-
2: Erstellung des Flow-Charts unter Verwendung von Symbolen
1. Schematische Darstellung des durch die SOP beschriebenen Prozesses
Für die schematische Darstellung des Prozesses muss zunächst der Anwendungsbereich
und die Zielsetzung der Arbeitsanweisung festgelegt werden. Der Autor einer SOP oder
das hierfür vorgesehene Team muss/müssen nachfolgend die wesentlichen
Arbeitsschritte
zur
Erreichung
dieser
Zielsetzung
festlegen
(z.B.
die
Untersuchungsanforderungen für Blutkomponenten).
Dieses erfolgt am einfachsten indem der nahe liegendste Anfangspunkt des Prozesses
genommen wird (z.B. der Probeneingang für die Untersuchungsanforderung).
Nachfolgend wird der gesamte Arbeitsablauf, schrittweise und in logischer Folge vom
Anfangpunkt bis zum Endpunkt (z.B. die Ausgabe einer untersuchten Blutkomponente)
gegliedert. Die Entscheidungspunkte der Mitarbeiter sowie die damit verbundenen
Tätigkeitsbeschreibungen innerhalb des Arbeitsprozesses sollten entsprechend
gekennzeichnet und zugeordnet werden. Der erste Entwurf muss hierbei nicht perfekt
sein, da sich häufig während der nachfolgenden Bearbeitung noch Änderungen ergeben.
Der erste Entwurf für eine schematische Darstellung kann als Handzeichnung auf einem
Stück Papier erfolgen. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass der Prozess in
einer eindeutigen Orientierung vom Anfangspunkt bis zum Endpunkt ausgerichtet ist.
Dieses betrifft auch die Entscheidungspunkte bzw. Wahlmöglichkeiten einschließlich der
hierfür vorgesehenen Tätigkeitsbeschreibungen für die einzelnen Mitarbeiter. Es ist
weiterhin wichtig festzulegen inwieweit der Arbeitsprozess der aktuell zu erstellenden
SOP auf anderen bereits vorhandenen Arbeitsprozessen aufbaut und/oder einzelne
Tätigkeiten der aktuell zu erstellenden SOP als separate Unterprozesse in getrennten
Arbeitsanweisungen beschrieben werden sollten. In solchen Fällen muss auf die
entsprechenden anderen Arbeitsanweisungen in der aktuellen SOP eindeutig verwiesen
werden. Für den Falls, dass innerhalb von komplexeren Entscheidungspunkten auch die
fachliche Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen oder Abteilungen
gefordert ist, sollte kompetente Vertreter der entsprechenden Arbeitsbereiche oder
Abteilungen in die Ausarbeitung der schematischen Darstellung eingebunden werden.
2: Erstellung des Flow-Charts unter Verwendung von Symbolen
Anhand der schematischen Darstellung des durch die SOP beschriebenen Prozesses
erfolgt die Erstellung des Flow-Charts unter Verwendung von standardisierten Symbolen.
Hierfür kann entweder eine reguläre Software, z.B. PowerPoint, oder spezielle Software
zur Erstellung von Flow-Charts, z.B. Visio, verwendet werden.
137
Flow-Charts sind in der Lage Arbeitsprozesse mit einer hohen Detailgenauigkeit zu
beschreiben. Dabei sollte jedoch bedacht werden, dass mit zunehmender
Detailgenauigkeit auch die Anforderungen an die Qualifikation und Schulung der
Mitarbeiter steigen, solche komplexen Flow-Charts inhaltlich korrekt zu verstehen und
nachfolgend im Arbeitsprozess umzusetzen. Einzelne solcher komplexen Flow-Charts
können einem ‚elektrischen Schaltplan’ ähneln und somit zu Fehlinterpretationen beim
wenig geschulten Anwender führen. Es ist daher empfehlenswert, dass entsprechend
den unterschiedlichen individuellen Anforderungen zur Umsetzung von ‚Bester Praxis’,
jede einzelne Blutspendeeinrichtung, die Detailgenauigkeit für die Flow-Chart Erstellung
festlegt.
Ein Beispiel für die Erstellung eines Flow-Charts unter Verwendung von standardisierten
Symbolen wird in Abbildung 3.3.1 gegeben.
Im oberen Teil der Abbildung sind die fünf wesentlichen Entscheidungsschritte des
Arbeitsprozesses in Form eines einfachen Basis-Flow-Charts zusammengefasst (1. bis
5.). Der Endpunkt wird durch ein STOP-Symbol gekennzeichnet. Weitere Details des
Arbeitsprozess betreffend dieser fünf Entscheidungsschritte werden in zusätzlichen FlowCharts dargestellt. Der untere Teil der Abbildung gibt ein Beispiel für eine dieser
zusätzlichen Flow-Charts im Hinblick auf den 1. Entscheidungsschritt (1. Erhalt der
Untersuchungsanforderung). Die Beschreibung erfolgt unter Verwendung der Nummer für
diesen Entscheidungsschritt unter Zusatz einer alphabetischen Nummerierung (1a, 1b,
1c, etc.). Am Entscheidungspunkt 1c (‚Untersuchungsprobe’) wird auf das Basis-FlowChart, Entscheidungsschritt 2 – Untersuchung oder Entscheidungsschritt 3 – Keine
Untersuchung, rückverwiesen. Entsprechende Flow-Charts sollten auch für die
Entscheidungsschritte 4 und 5 erstellt werden.
2.
Testung
1.
Testanford
erung
3.
Keine
Testung
4. Auswahl
der Blutprodukte
ja
1a.
Anforderung
1b.
Registrierung
des Auftrages
5.Ausgabe
der
P rodukte
2.
Testung
1c.
Blutprobe ?
nein
138
3.
Keine
Testung
Stop
Abbildung 3.3.1. Beispiel eines Flow-Charts unter Verwendung der internationalen
Symbole um die Testanforderungen für Blutkomponenten zu beschreiben
Bei der Erstellung von Flow-Charts ist es notwendig, die Orientierung der Flow-Chart
(waagerecht oder senkrecht) festzulegen. Hierzu gibt es keine allgemeingültigen
Empfehlungen und die Entscheidung wird sich nach der Praktikabilität innerhalb der
Blutspendeeinrichtung richten. Die meisten Nutzer ziehen waagerecht orientierte FlowCharts vor, da sie die Darstellung von mehr Schritten auf einer Seite erlauben und den
Verweis auf Unterprozesse erleichtern.
Um das Lesen des Flow-Charts zu erleichtern ist es hilfreich, eine kurze Beschreibung
der Tätigkeit bei jedem Schritt anzugeben und dabei auf die/den verantwortliche(n)
Mitarbeiter für diesen Arbeitsschritt zu verweisen.
Für das Bespiel in Abbildung 3.3.1 könnte eine solche Beschreibung wie folgt aussehen:
Arbeitsprozess
Schritt
Tätigkeit
1
1a
Eingang der Anforderung
MTA
Kontrolle, ob die Anforderung vollständig und
plausibel ist
- Anfordernde Stelle
- Angeforderte Untersuchung
- Untersuchungsmaterial und Beschriftung
Registrierung der Anforderung in das
MTA
Laborinformationssystem (LIMS)
Wenn alle Informationen vollständig sind gehe zu Schritt 2, MTA
falls die Anforderung, das Untersuchungsmaterial
oder die Probenbeschriftung unvollständig sind gehe zu
Schritt 3
1b
1c
Verantwortlichkeit
2
Beginn des Untersuchungstestes
MTA
3
Keine Untersuchung durchgeführt
Dokumentation der Abweichung und Information des
Einsenders (Kunden)
MTA + Arzt
Die Möglichkeit, durch Flow-Charts komplexe Prozesse zu beschreiben wird anhand
eines Flow-Charts aus der SOP über die ‚Gewinnung und Verarbeitung eines Apheresethrombozytenkonzentrates’ deutlich (Tabelle 3.3.1). Das Beispiel folgt hierbei den
Richtlinien und Standards für die SOP-Erstellung wie sie in der EUBIS-Muster-SOP
beschrieben sind (Kapitel 4.1). Kritische Entscheidungspunkte für die Risikoanalyse sind
durch rote Punkte (
) gekennzeichnet.
139
Diese SOP wurde durch die Arbeitsgruppe 3 des Projektes erstellt (Kapitel 4.4.3).
Tabelle 3.3.1: Beispiel für die Erstellung von Ablaufdiagrammen (Flow-Charts) unter
Verwendung der international standardisierten Symbole (Arbeitsgruppe 3 – Apherese)
Start
unter Einbeziehung der in der EU Blut-Legislative benannten Anforderungen
2002/98/EG, Art 18 Spendereignung
2004/33/EG, Art 3 Spenderinformationen
Art 4 Spendereignung
2005/61/EG, Art 2 Rückverfolgbarkeit
2005/62/EG vollständig
Spenderauswahl
A
Spende /
Apherese
B
Herstellung der
Blutprodukte und
Labortestung
C1
140
C2
Patient
Stop
A
Positiv
Spenderausschluß
Nein
Nein
Spenderauswahl
Zustimmung
Ja/Nein
Ja/Nein
Ja
Ja
Test vor
der
Spende
Pos/
Neg
Negativ
Spende
A.1
141
Tabelle 3.3.1: Fortsetzung
B
Entlassung des
Spenders
Nein
Nein
Nein
Medizinprodukte
A.1
Wartung
Chargenrückruf
AphereseGerät
Ja/Nein
Ja
Punktion
Ja/Nein
Ja/Nein
Ja
Ja
LogLog-books
Bücher
Spende /
Apherese
Nein
Dokument
Ja/Nein
Ja
Untersuchungsproben
Produkt
C1
142
C2
Kanülenentfernung /
Spenderentlassung
Stop
Tabelle 3.3.1: Fortsetzung
C.2
C.1
Produkt
Nein
Blutproben
Spezifikationen /
QualitätskontrollParamenter
Nein
Ja/Nein
Ja
Blutprodukte werden
nicht freigegeben
Produktion
Ja
Pflichttests
- Blutgruppe
- Infektionserkrankungen
Zusätzliche Tests
(z.B. HLA/HPA)
Quarantänelagerung
Freigabe der Blutkomponenten
Lagerung nach Quarantäne
Vertrieb / Ausgabe
Rückstellmaterial
SO
SOP
SO
SOP
Blutprodukte werden
nicht freigegeben
siehe spezielle SOP
143
Zusätzliche
Bearbeitungsschritte:
- Bestrahlung
- Einengen
- Waschen
- Teilen
siehe spezielle SOP
3.5. Durchführung eines gelenkten Dokumentenaustausches (Schritt 5)
Ein gelenkte Dokumentenaustausch (´change control´) ist für ein gut funktionierendes
Qualitätsmanagementsystem unabdingbare Vorraussetzung. Die Richtlinien für den
gelenkten Dokumentenaustausch sind aus diesem Grund Bestandteil des
Qualitätsmanagementhandbuches oder des Site Master Files und müssen von allen
Mitarbeitern einer Blutspendeeinrichtung befolgt werden. Diese Vorgaben müssen für alle
Dokumente des Qualitätsmanagementsystem erfüllt sein. (Abbildung 3.5.1).
Gesetze und Richtlinien
Qualitätsmanagementhandbuch
Verfahrensanweisungen (Allgemeine
Prozesse, Management)
SOPs (Standardarbeitsanweisungen)
Protokolle
Abbildung 3.5.1: Struktur eines gelenkten Dokumentensystems
Die Ziele der Dokumentenlenkung sind:
•
Eine standardisierte Vorgehensweise für die Erstellung und Inkraftsetzung,
Aktualisierung, Verteilung und Außerkraftsetzung von Dokumenten vorzugeben
•
Die Verwendung ungültiger oder nicht freigegebener Dokumente zu verhindern
Die Verantwortlichkeiten sind wie folgt:
•
Das System für die Dokumentenlenkung unterliegt der Verantwortung der
Qualitätsmanagementabteilung oder des Qualitätsmanagementbeauftragten
•
Die Anwender
verantwortlich
sind
für
die
Implementierung
der
gelenkten
Dokumente
Formblätter werden als Dokumente angesehen und unterliegen den gleichen
Anforderungen. Aufzeichnungen sind ebenfalls Dokumente und hierfür geltende
Bestimmungen sollten in einer eigenen Verfahrensanweisung beschrieben werden oder
Bestandteil der Verfahrensanweisung für die Lenkung von Dokumenten sein.
Das System zur Dokumentenlenkung muss zwischen zwei Arten von Dokumenten
unterscheiden:
144
•
•
Interne Dokumente:
o
Das unterschriebene Originaldokument
o
Autorisierte
Kopien:
eindeutig
gekennzeichnete
Originaldokumentes (in einem auf Papier-basierten System)
o
Informationen / nicht gelenkte Kopien: müssen eindeutig gekennzeichnet sein
(in einem Papier-basierten oder elektronischen System
o
ungültige Dokumente: müssen eindeutig gekennzeichnet werden
o
Formblätter / Aufzeichnungen: müssen gelenkt werden
Kopien
des
Externe Dokumente:
Externe Dokumente müssen ebenfalls in das Dokumentenlenkungssystem einbezogen
werden und die hierfür geltenden Anforderungen sind in einer entsprechenden
Verfahrensanweisung festzulegen.
Externe Dokumente beinhalten alle relevanten nationalen oder internationalen Gesetze,
Normen oder Richtlinien, auf die sich im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems
bezogen
wird.
Diese
Dokumente
zusammen
mit
einer
eindeutigen
Dokumentenkennzeichnung in einer gelenkten Dokumentenliste erfasst werden.
•
Externe Dokumente sind:
o Gesetze und Richtlinien: Direktiven der
2005/62/EG, Direktive 2002/98/EG, und andere.
Europäischen
Kommission
o Normen und Standards (ISO 9000, 9001, 9004-2000; ISO 15189:2003, …)
o Volume 85, supplement 1, August 2003, The International Journal of
Transfusion Medicine, Vox Sanguinis: ISBT – Guidelines for validation and
maintaining the validation state of automated systems in blood banking.
o ISBT Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine – Version 1.0.
Das System zur Dokumentenlenkung muss die folgenden Qualitätselemente enthalten:
o Gelenkter Dokumentenaustausch
o SOP Verwaltung
o Durchführung von Audits
o Schulungsmaßnahmen
o Dokumentations- und Archivierungsprozesse
Das folgende Flow-Chart beschreibt die Entscheidungsstruktur eines gelenkten
Dokumentenaustausches
145
1.Neuerstellung
oder
Änderung
einer
Arbeitsbeschreibung in Abstimmung mit dem Vorgesetzten
Anwender / Vorgesetzter
2. Initiierung des gelenkten Dokumentenaustausches
Anwender
nein
3. Zustimmung zur
Änderung
Lenkungsausschuß (QM)
Ja
4. Aufnahme des Dokumentes in das
QM-System
QM-Mitarbeiter
5. Erstellung des Dokumentes
Anwender
Anwender / QM /
Vorgesetzer
6.Kontrolle / Freigabe des Dokuments
7. Unterschrift
Nein
Anwender / QM /
Vorgesetzer
Ja
8.Bereitstellung des Dokumentes mit
einem Gültigkeitsdatum
QM-Mitarbeiter
Anwender / QM-Mitarbeiter
9. Gegebenenfalls Einsammeln der
ungültigen Dokumente
10. Archivierung
QM
11. Schulung
Anwender
12. Implementierung
Anwender
13. Audit
QM
14. Archivierung / Entsorgung
QM
Ende
146
Beschreibung der kritischen Kontrollpunkte (Flow-Chart)
Schritt
1
Tätigkeit
Verantwortlichkeit
Bedarf der Neuerstellung oder Änderung einer
Arbeitsbeschreibung in Abstimmung mit dem
Vorgesetzten
Anwender /
Vorgesetzter
Nach Erörterung der Inhalte zwischen dem Anwender
mit dem Vorgesetzten wird der Antrag bewilligt oder
abgewiesen.
2
Initiierung eines
austausches
gelenkten
Dokumenten-
Anwender
Der Anwender muss ein Antragsformular mit den
Spezifikationen für die Änderung ausfüllen.
Zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Angaben
und zur Vermeidung von Duplikationen muss der
Vorgesetzte diesen Antrag bewilligen oder abweisen
3
Zustimmung zur Änderung
In Abhängigkeit von der Bedeutung der Änderung
sollte ein Lenkungsausschuss einberufen werden.
Dieser
setzt
sich
aus
Vertretern
des
Qualitätsmanagement (QM) und den verantwortlichen
Vorgesetzten zusammensetzen.
Lenkungsausschuss
(QM)
Die
Überprüfung
und
Zustimmung
des
Änderungsantrages muss auch sicherstellen, dass
regulatorische Vorgaben berücksichtigt sind.
4
Aufnahme des Dokumentes in das QM-System
Alle Dokumente müssen entsprechend den Vorgaben
zur Dokumentenlenkung einheitlich gekennzeichnet,
archiviert
und
rückverfolgbar
in
das
Dokumentensystem eingebunden sein.
QM-Mitarbeiter
Eine aktuelle Liste aller gelenkten Dokumente sollte
zur Verfügung stehen.
5
Erstellung des Dokumentes
Anwender
Der Anwender erstellt das Dokument anhand der
bewilligten Anforderungen für den Arbeitsprozess
unter
Verwendung
der
durch
das
freigegebenen
Standarddokumentenmuster
Eine Validierung von Arbeitsprozessen kann vor
der Erstellung der Dokumente erforderlich sein.
147
Fortsetzung – Beschreibung der kritischen Kontrollpunkte (Flow-Chart)
Schritt
6
Tätigkeit
Verantwortlichkeit
Kontrolle / Freigabe des Dokuments
Alle Dokumente sollten inhaltlich und fachlich durch
die zuständigen Mitarbeiter erstellt und überprüft
werden (Anwender / Qualitätsmanagement /
Vorgesetzter). Das Qualitätsmanagement ist für die
Einhaltung der Vorgaben zur Dokumentenlenkung und
der einheitlichen Einbindung des Dokumentes in das
Dokumentsystem verantwortlich.
Für
alle
gelenkten
Dokumente
Gültigkeitsdatum festgelegt werden.
muss
Anwender / QM /
Vorgesetzter
ein
Anwender / QM /
Vorgesetzter
7
Unterschrift
8
Bereitstellung des
Gültigkeitsdatum
Dokumentes
mit
einem
QM
Genehmigte Dokumente müssen an die Anwender in
elektronischer oder Papier-basierter Form Zeitnah
verteilt tepp . Hierbei muss ein eindeutiges System
zur Kennzeichnung der Kopien vorhanden sein.
9
Gegebenenfalls
Dokumente
Einsammeln
der
ungültigen
Die Zielsetzung dieses Schrittes ist zu sicherzustellen,
dass jeweils nur die aktuell gültige Version eines
Dokumentes dem Anwender zur Verfügung steht. Der
Dokumentenindex (sowie die Dokumentenliste)
müssen entsprechend aktualisiert sein. tepp
10
Archivierung
Anwender /
QM
QM
Alle Dokumente müssen entsprechend ihrer
Ausgabeform (elektronisch/Papier) archiviert werden.
Hierbei ist darauf zu achten, dass die Unversehrtheit
der Dokumente für die Zeitdauer der Archivierung
gewährleistet ist.
11
Schulung
Anwender
In Abhängigkeit von den Anforderungen an eine
Validierung des Prozesses, kann es erforderlich sein
bereits frühzeitig vor der Umstellung des Prozesses
mit der Schulung von Dokumenten zu beginnen.
Hierzu können ggf. auch Entwurfs-Versionen der
späteren Dokumente verwendet werden.
Sämtliche Schulungsmaßnahmen müssen vollständig
dokumentiert sein.
148
Fortsetzung – Beschreibung der kritischen Kontrollpunkte (Flow-Chart)
Schritt
12
Tätigkeit
Verantwortlichkeit
Implementierung
Anwender
Die Implementierung gelenkter Dokumente liegt in der
Verantwortung der zuständigen Abteilungen.
Eine abschließende Evaluierung in wieweit die
erfolgten Änderungen vollständig sind muss durch die
Fachabteilung erfolgen.
Durch regelmäßige Revision sämtlicher gelenkter
Dokumente muss die Aktualität der Dokumente
sichergestellt
sein.
Diese
Revision
ist
zu
dokumentieren.
13
Audit
QM
Durch regelmäßige unabhängige Auditierung muss
sichergestellt sein, dass die Dokumente ausreichend
implementiert sind.
14
Archivierung / Entsorgung
QM
Ungültige Original-Dokumente müssen eingezogen,
gekennzeichnet und archiviert werden. Vorgabe zur
Dauer der Archivierung müssen festgelegt sein.
Ungültige autorisierte Kopien der Originale müssen
entsorgt werden.
Dokumentation
Schlüsseldokumente innerhalb des Dokumentenlenkungssystems sind:
•
Änderungsantrag für Dokumente (‘Change control’-Formblatt)
•
Verzeichnis sämtlicher gelenkter Dokumente
•
Dokumentation der Schulungsmaßnahmen
•
Standardmusterdokumente
Gliederung),
(Beschreibung der Form, des Inhalts und der
Siehe auch Kapitel 3.1
149
3.6. Schulung der SOP (Schritt 6)
Auch nach Erstellung, Überprüfung und Autorisierung der SOP ist nicht automatisch
sichergestellt, das die SOP von allen Anwendern problemlos eingesetzt werden kann. Ein
wichtiger Schritt im Rahmen der Implementierung einer neuen SOP ist daher die
Schulung der neuen / geänderten SOP für alle betroffenen Mitarbeiter. Dieser letzte
Schritt der SOP-Einführung wird häufig vernachlässigt. Ein Konzept von Erstschulung,
Nachschulung einschließlich Wiederholungsschulungen zur Auffrischung der Kenntnisse
für alle Mitarbeiter ist der einzige Weg um sicherzustellen, dass die erstellten SOPs und
die hierin beschriebenen Qualitätsrelevanten Maßnahmen zur kontinuierlichen
Umsetzung bester Qualitätsstandards (´Best Practise´) in Blutspendeeinrichtungen
führen.
Auch noch so detaillierte Flow-Charts oder Tätigkeitsbeschreibungen in SOPs machen
eine gründliche Schulung der Mitarbeiter überflüssig. Andernfalls könnten es dazu
kommen, dass Mitarbeiter die Inhalte der SOP unterschiedlich interpretieren und
nachfolgend Arbeitsabläufe individuell unterschiedlich umgesetzt werden. Die
Europäische Direktiven13 für Blut- und Blutbestandteile schreiben vor, das
-
Sämtliches Personal in Blutspendeeinrichtungen erhält eine seinen
jeweiligen Aufgaben entsprechende Grundausbildung und
Fortbildung. Über die Ausbildung ist Buch zu führen.
Ausbildungsprogramme unter Einbeziehung guter Praxis sind
einzurichten.
- Der Inhalt der Ausbildungsprogramme wird regelmäßig überprüft
und die Kompetenz des Personals regelmäßig evaluiert.
Dies macht es erforderlich, dass jeder Mitarbeiter bei Beginn der Tätigkeit eine
Grundeinweisung in wichtige gesetzliche Vorgaben und allgemeine Qualitätsstandards
erhält. Diese Grundeinweisung sollte die Qualitätspolitik und Struktur des
Qualitätsmanagementsystem der Blutspendeeinrichtung, Theorie und Praxis der EU
Direktiven für Blut- und Blutbestandteile, Die Richtlinien zur Guten Herstellungspraxis
(GMP) und Guten Labor Praxis (GLP) umfassen. Die Grundeinweisung muss zudem eine
Schulung zu dem jeweiligen Arbeitsprozess gemäß der Arbeitsplatzbeschreibung
enthalten12.
Die regelmäßig erforderlichen Schulungsmaßnahmen werden am besten unter
Verwendung eines Schulungsplanes einschließlich eines Evaluierungsformblattes für die
einzelnen Schulungen durchgeführt. Schulungspläne können für unterschiedliche
Arbeitsbereiche bzw. -Ebenen erstellt werden, z.B. innerhalb einer Arbeitsgruppe, einer
Abteilung oder eines Institutes. Sie sollten in jedem Falle durch den verantwortlichen
Abteilungsleiter/Institutsleiter oder den Leiter des Qualitätsmanagements genehmigt
werden.
Schulungen stellen eine ideale Gelegenheit dar unter den Mitarbeitern das Verständnis
für die übergeordneten Qualitätsprinzipien von Arbeitsanweisungen zu vermitteln. Sie
150
sollten sich nicht auf die rein formellen und technischen Aspekte der Erstellung von SOPs
beziehen sondern vielmehr die Qualitätsziele der Blutspendeeinrichtung darstellen und
die Bedeutung von fachlich kompetenten, einfach verständlichen und einheitlich
strukturierten SOPs für die Ereichung dieser Qualitätsziele verdeutlichen. Dem Anwender
sollte glaubhaft vermittelt werden, dass diese Dokumente nicht ausschließlich für den
Vorgesetzen oder die Institutsleitung geschrieben werden, sondern dem Anwender selbst
eine wichtige Hilfestellung bei der täglichen Arbeit geben. Die Mitarbeiter sollten SOPs
sollten nicht als ‚bürokratische Erfindung’ verstehen oder mit dem Motto ‚Papier ist
geduldig’ versehen, sondern diese als wichtiges Werkzeug für die Umsetzung von hohen
Qualitätsstandards akzeptieren. Erst durch eine solche positiv belegte Motivation im
Umgang mit SOPs wird es der einzelnen Blutspendeeinrichtung möglich sein qualitativ
hochwertige Blutkomponenten für die Patientenversorgung und/oder hochwertige
Diagnostik zur Vermeidung von Infektionsübertragungen durch Blutkomponenten zur
Verfügung zu stellen.
Schulungsmaßnahmen sollten für die unterschiedlichsten Mitarbeiterebenen durchgeführt
werden, hierzu zählen insbesondere auch die Mitarbeiter die für den Transport und die
Lagerung von Blutkomponenten verantwortlich. Dieser Bereich ist ein wichtiger
Bestandteil in den Entnahme-, Herstellungs- und Verteilungsprozessen von Blut- und
Blutbestandteilen. Weiterhin sollte bei den Schulungsmaßnahmen darauf geachtet
werden, dass trotz der teilweise limitierten und Tätigkeits-bezogenen Inhalte einzelner
SOPs die Mitarbeiter diese im Kontext mit dem Gesamtprozess sehen und
entsprechende Kenntnisse der übergeordneten Verfahrensanweisungen besitzen.
Dem Schulungsleiter bzw. den Referenten kommt die wichtige Aufgabe zu, den
Schulungsteilnehmern das Warum und Wie der einzelnen Arbeitsschritte in der SOP
darzulegen. Hierzu können auch praktische Übungen unter Aufsicht der Schulungsleiter
durchgeführt werden. Den meisten Mitarbeitern wird es deutlich leichter fallen,
Arbeitsanweisungen genau zu befolgen, wenn sie ein echtes Verständnis für den Inhalt
besitzen. In besonderen Fällen, wie z.B. bei der Umstellung des Herstellungsprozesses
von Standard-Erythrozytenkonzentrates zu In-Line filtrierten Leukozyten-depletierten
Erythrozytenkonzentraten, ist es ratsam auch externe Referenten, z.B. von dem
Hersteller der neuen Blut-/Filterbeutelsysteme, in die Schulungsmaßnahmen zu
integrieren.
Schulungsmaßnahmen sollten den Mitarbeitern auch vermitteln, dass diese Schulungen
zur Verbesserung der persönlichen Qualifikation des einzelnen Mitarbeiters beitragen.
Gleichzeitig sollten in den Schulungen die Mitarbeiter dazu anregt werden, die erlernten
Kenntnisse für die zukünftige Verbesserung oder Optimierung von Arbeitsprozessen
einzusetzen. Der Schulungsleiter sollte stets durch positive Rückkopplung mit den
Schulungsteilnehmern die bereits erlernten Kenntnisse prüfen und mit pädagogischer
Geduld nicht oder unvollständig verstandene Inhalte vertiefend erklären.
Die Schulungsunterlagen müssen die Namen und Unterschriften der geschulten
Mitarbeiter enthalten und anschließend aufbewahrt und archiviert werden. Aus den
Schulungsunterlagen sollten weiterhin die Themen und den Inhalt der Schulungen
151
hervorgehen. Dies kann durch Angabe der Dokumentennummer der jeweils geschulten
Arbeitsanweisung(en) oder durch zusätzliches Schulungsmaterial (z.B. Powerpoint Dias
oder Handouts) oder durch eine schriftliche Zusammenfassung des Trainingsinhalte
durch den Referenten geschehen. SOPs sollten erst nach dokumentierter Schulung der
Mitarbeiter freigegeben werden. Alle Mitarbeiter, die im Rahmen der Erstschulung nicht
anwesend waren müssen vor Gebrauch der SOP nachgeschult werden. Dies erfordert
ein verlässliches Dokumentationssystem. Zu diesem Zweck wird oft eine SchulungsMatrix eingesetzt. Hierdurch kann zwischen der Personalabteilung und der betroffenen
Abteilung ein Abgleich über die anwesenden Mitarbeiter erfolgen.
Eine Trainingsmatrix für SOP-Dokumente kann wie folgt aussehen:
Abteilung
SOP Dokumenten-Code
Mitarbeiter
(Namen)
Dokumentation der individuellen Schulungsmaßnahmen
Im Anschluss an die Schulung müssen die Mitarbeiter für die in der SOP beschriebenen
Tätigkeiten durch hierfür autorisierte Mitarbeiter der Blutspendeeinrichtung freigegeben
werden. Zusätzlich sollte eine Aufstellung der durch die Schulungen erlangten
individuellen Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter erfolgen. Dies sollte dazu dienen,
dass der einzelne Mitarbeiter schrittweise seine Fähigkeit und Kompetenz verbessert.
152
KAPITEL 4. Muster-SOP und Beispiel – SOPs
Dieses Kapitel beschreibt die Struktur des von den Projektteilnehmern entwickelten
Standard SOP-Formates (EUBIS Muster-SOP). Dieses Format soll ein praktisches
Beispiel sein, wie eine SOP aussehen kann und beinhaltet die wesentlichen Bestandteile,
die bei der Erstellung einer SOP berücksichtigt werden müssen.
4.1. Muster für eine Standard Arbeitsanweisung
Die folgenden grundlegenden Angaben für SOPs sollten / müssen in jeder SOP enthalten
sein:
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben
- Titel (Zielsetzung und Zweck)
- Anwendungsbereich
- durch die SOP beschriebene Aufgabenbereiche
Teil B: Autorisation und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“)
- Dokumentennummer (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Version (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Seitenzahl
- Verteiler (Anzahl der Kopien)
- Dokumentenkategorie (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
(englische Version des Codes: WP – Working procedure; PP – Production procedure, TP –
Testing procedure, EP – Equipment procedure, WS – Worksheet, RF – Registration form,
GP – General procedure, OP – Operational procedure, QM – Quality manual)
- erstellt / überarbeitet durch1
- erstellt / überarbeitet am
- gültig ab
- gültig bis 2
- überprüft durch 1
- überprüft am
- freigegeben am
- freigebeben durch1
- Datum der Autorisierung
- Änderungen (im Vergleich zur Vorversion)
1
2
Name und Unterschrift der verantwortlichen Person(en)
Revision: SOPs sollten mindestens alle zwei Jahre überarbeitet werden
153
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozess
- Flow-Chart des Arbeitsprozess
- Beschreibung des Arbeitsablaufes
Teil D: Verhalten bei Abweichungen
Teil E: Dokumentation
Teil F: Anhang
- Literatur
- Referenzen
- Definitionen (Terminologie)
- mit geltende SOPs
- mit geltende Formblätter oder Aufzeichnungen
Die oben genannten Angaben sind wesentliche Vorraussetzungen für die Gliederung
einer Arbeitsanweisung. Unterstrichene Angaben sind als unbedingt erforderlich in jeder
SOP zu integrieren (Abb. 4.1.). Ein Beispiel (EUBIS Muster-SOP) für den praktischen
Gebrauch dieser qualitätsrelevanten Elemente ist am Ende dieses Kapitels aufgeführt
oder kann von der Projekt-Website (www.EUBIS-europe.eu) herunter geladen werden.
Der Gebrauch von Flow-Charts ist wichtig, um einen bestimmten Arbeitsprozess oder
einen Aufgabenbereich zu definieren, der in der SOP beschrieben werden soll. Diese
Flow-Charts sollten flexibel gestaltet sein, um einfach und verständlich den
Arbeitsprozess zu veranschaulichen. Im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems
ergeben sich jedoch einige grundlegende Anforderungen für die Erstellung von FlowCharts. Diese Anforderungen sind:
-
Gebrauch von internationalen Symbolen um die einzelnen Schritte zu beschreiben
-
Flow-Charts sollten zunächst relativ einfach und übersichtlich die wesentlichen
Entscheidungsschritte eines Arbeitsprozesses definieren. Anschließend erfolgt
ausgehend von diesen Entscheidungspunkten die Ausarbeitung detaillierter FlowCharts.
-
Dieses Vorgehen bei der Erstellung von Flow-Charts sollte auch verwendet
werden, um zu erarbeiten, ob ein Arbeitsprozess in einer einzelnen SOP oder in
mehreren SOPs beschrieben werden sollte.
154
Nähere Erläuterungen zur Erstellung von Flow-Charts finden sich in Kapitel 3.4. Im
Folgenden werden zunächst weitere Erläuterungen zu den grundlegenden SOP
Elementen gegeben.
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben
- Titel (Zielsetzung und Zweck)
Der Titel sollte kurz und prägnant sein und das Ziel der SOP beschreiben (z.B.
Bestimmung der ABO Blutgruppe bei Blutspendern)
- Anwendungsbereich
Die Blutspendeeinrichtung, das Instituts, die Abteilung oder Einheit, die die SOP
herausgibt. Die Beschreibung des Anwendungsbereichs sollte kurz sein (z.B. Abteilung
für
Spenderscreening.
Es
ist
hilfreich,
sich
hierbei
auf
die
im
Qualitätsmanagementhandbuch oder Site Master File gegebenen Strukturen zu
beziehen (Anhang I Teil B, Art 11(1), Direktive 2002/98/EG
- durch die SOP betroffene
persönliche Verantwortlichkeiten )
Aufgabenbereiche
(Arbeitplatzbeschreibungen,
Arbeitsbezeichnungen, der durch die SOP betroffene Arbeitsgebiete inklusive der
Verantwortlichen / ‚Qualifizierten Person’ (siehe hierzu die Definition der EU Direktiven)
Alternativ dazu können diese Informationen auch im Site Master File oder im
Qualitätsmanagementhandbuch aufgeführt werden.
Teil B: Autorisierung und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“)
- Dokumentennummer (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Version (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Seitenzahl
- Dokumentenkategorie (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
(englische Version des Codes: WP – Working procedure; PP – Production procedure, TP –
Testing procedure, EP – Equipment procedure, WS – Worksheet, RF – Registration form,
GP – General procedure, OP – Operational procedure, QM – Quality manual)
- erstellt / überarbeitet durch1
- erstellt / überarbeitet am
- gültig ab
- gültig bis 2
- überprüft durch 1
155
- überprüft am
- freigegeben am
- freigegeben durch1
- Datum der Autorisierung
- Änderungen (im Vergleich zur Vorversion)
1
2
Name und Unterschrift der verantwortlichen Person(en)
Revision: SOPs sollten mindestens alle zwei Jahre überarbeitet werden
Teil B: Freigabe und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“)
Die Freigabe und der gelenkte Dokumentenaustausch („change control“) sind wichtige
Bestandteile eines gut strukturierten Dokumentensystems. Hierdurch soll sowohl die
Zeitnahe Verfügbarkeit der aktualisierten Dokumente für den Anwender als auch der
vollständige Austausch der bisherigen (ungültigen Version) gegen die aktuelle Version
des Dokumenten gewährleistet werden.
Vorgaben und Empfehlungen für die Dokumentenlenkung sind in Kapitel 3.5
zusammengefasst.
Die Dokumentenfreigabe muss das Datum, ab dem die SOP in Kraft tritt und das Datum,
bis zu dem die SOP gültig ist enthalten. Zusätzlich muss das Erstellungsdatum bzw. das
Aktualisierungsdatum und das Freigabedatum angegeben werden. Zusätzlich zu den
Daten muss die für den jeweiligen Schritt verantwortliche Person genannt werden. Die
Verantwortlichkeiten sollten im Qualitätsmanagementhandbuch oder im Site Master File
festgelegt sein. Auch die Angabe des Verteilers und ein eindeutiges System zu
Kennzeichnung von autorisierten Kopien sind entscheidend (siehe unten).
Auch wenn die Angabe eines Datums, bis zu dem die SOP gültig ist, nicht zwingen ist
sollte das Qualitätsmanagement die Überarbeitungsintervalle für alle Dokumente
einschließlich der SOPs und Formblättern festlegen. Das Überarbeitungsintervall beträgt
normalerweise ein Jahr und sollte zwei Jahre nicht übersteigen. Im Rahmen der
Überarbeitung soll sowohl die Qualität verbessert werden als auch Veränderungen bei
den zuständigen Mitarbeitern, den Verfahrensanweisungen, bei Geräten, Reagenzien,
Räumlichkeiten und Methoden (Spendergewinnung, Labortestung) eingebracht werden.
Eine Überarbeitung kann zu einer neuen SOP-Version führen, die durch eine
entsprechende ´neue´ SOP-Nummer gekennzeichnet werden muss. Alle überarbeiteten
SOPs durchlaufen den gleichen Validierungs- und Freigabeprozess wie eine neue SOP
(Kapitel 3.5).
- Dokumentennummer und Version (Dokumenten-Code)
Das System zur Dokumentenidentifikation sollte im Qualitätsmanagementhandbuch oder
im Site Master File beschrieben werden.
156
Der folgende Dokumenten-Code soll als Beispiel für die Erstellung eines einheitlichen
Dokumenten-Identifikationssystems dienen:
EUBIS Dokumenten-Code :
Code – SOP-Nummer - Version
Dokumenten-Code: 2-3 Stellen*
Dokumenten-Nummer: 3 Stellen
Dokumenten-Version: unbegrenzte Anzahl, durch Buchschaben unterschieden (A-Z,
z.B. Version A, ZA, etc.)
Alternative: Zahlen (3 Stellen)
(z.B. engl. Code-System: TP001-A = SOP Test Procedure No. 1, Version A)
Der Dokumenten-Code sollte der durch das Qualitätsmanagementsystem
vorgegebenen Dokumentenstruktur folgen und z.B. die folgenden Kategorien
enthalten:
- Qualitätsmanagementhandbuch (QM)
- Verfahrensanweisungen (engl. General Procedure = GP)
- Arbeitsanweisungen (engl. Working Procedure = WP)
- Testanweisungen (engl. Test Procedure = TP)
- Arbeitanweisung für Geräte(engl. Equipment Procedure = EP)
- Herstellungsanweisung (engl. Production Procedure = PP)
- Arbeitsanweisung Informationstechnologie (engl. Intelligent Technology
Procedure = IT)
- Arbeitsanweisung Verwaltung (engl. Administrative Procedure = AP)
- Formblätter (engl. Worksheets = WS)
- Seitenzahl
Die Seitennummerierung muss mit der ersten Seite des Dokumentes beginnen. Jede
Seite muss die Seitenzahl und die gesamte Seitenanzahl enthalten (z.B. 1/8, 2/8, 3/8…).
Das Original der SOP sollte im Qualitätsmanagement aufbewahrt werden, die im Verteiler
genannten Stellen erhalten autorisierte Kopien. Es muss ein System zu Kennzeichnung
dieser autorisierten Kopien existieren (z.B. Druck auf speziellem Papier oder Nutzung
eines farbigen Stempels)
- Änderungen gegenüber der Vorversion
Beschreiben Sie die relevanten Änderungen im Vergleich zur Vorversion und die Gründe
für
die
durchgeführte
Änderung
(z.B.
Vollständige
Überarbeitung
des
157
Produktionsprozesses
aufgrund
der
Einführung
von
leukozytendepletierten
Blutprodukten.
Weitere
Einzelheiten
können
z.B.
im
Rahmen
der
Schulungsdokumentation für die neue / überarbeitete SOP angegeben werden.
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozesses
- Flow-Chart des Arbeitsprozesses (siehe Kapitel 3.4)
- Beschreibung des Arbeitsprozesses
Dieser Abschnitt der SOP sollte eine klare und verständliche Beschreibung des
Arbeitsprozesses enthalten. Um diesen Vorgang zu vereinfachen ist es ratsam, zu
Beginn ein Flow-Chart des Arbeitsablaufes zu erstellen. In diesem Flow-Chart wird der
Prozess schrittweise beschrieben und die kritischen Entscheidungspunkte könne deutlich
herausgearbeitet werden.
Der Einsatz von Flow-Charts ist abhängig von der Komplexität der zu erstellenden SOP.
Die SOPs zur AB0-Blutgruppenbestimmung unter Anwendung eines kommerziellen Kits
wird den Anweisungen des Herstellers folgen und ein Flow-Chart ist unter diesen
Umständen nutzlos. Der Produktionsprozess eines Erythrozytenkonzentrates wird von
einem Flow-Chart, dass eine Übersicht über den gesamten Herstellungsprozess gibt,
und die kritischen Entscheidungspunkte einschließlich der jeweils verantwortlichen
Mitarbeiter benennt, deutlich profitieren. Für weitere Empfehlungen zum Gebrauch von
Flow-Charts siehe Kapitel 3.4.
Teil D: Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG, Anhang 9)
Die Beschreibung der zu ergreifenden Maßnahmen bei Auftreten von Abweichungen und
Fehlern in einer SOP ist von großer Bedeutung. Häufig konzentriert sich der Verfasser
der SOP auf die Beschreibung der Maßnahmen für den normalen, regulären
Tätigkeitsablauf und vernachlässigt dabei die Möglichkeit, dass auch Abweichungen oder
Fehler auftreten können.
Es ist daher sehr empfehlenswert, im Rahmen des Qualitätsmanagements ein
einheitliches System zur Überwachung dieser Abweichungen und Fehler zu etablieren.
Dieses Abweichungs- und Fehler Managementsystem kann Entscheidungsbäume und
Formblätter bereitstellen, auf die in den unterschiedlichen SOPs Bezug genommen wird.
Um ein einheitliches Vorgehen innerhalb der Blutspendeeinrichtung zu erreichen, sollte
dieses System im Qualitätsmanagementhandbuch oder im Site Master File beschrieben
werden. Es sollte Maßnahmen und Regelungen für das Verhalten bei Abweichungen von
Arbeitsprozessen oder bei unerwarteten Fehlern enthalten.
158
Die Blutspendeeinrichtung sollte weiterhin ein System für korrigierende- und
vorbeugende Maßnahmen (engl. ‚Corrective and Preventative Action, CAPA) vorhalten,
durch das vorhandenen Abweichungen oder Qualitätsprobleme von Blut- und
Blutbestandteilen sowie anderer Tätigkeitsbereiche korrigiert werden. Dieses System soll
auch verhindern, dass es zu einer Wiederholung bereits bekannter Abweichungen
kommt. Jede Blutspendeeinrichtung sollte daher über ein System verfügen, dass
Abweichungen der Produktqualität oder sonstiger Qualitäts-relevanter Vorgaben
systematischen aufzeichnet, auswertet und nachfolgend entsprechende Korrektur- und
vorbeugende Maßnahmen ergreift.
Die Anforderungen für diese Qualitätselemente sind nicht alleiniger Bestandteil von SOPDokumente
sondern
sollten
in
höherrangigen
Dokumenten
(z.B.
dem
Qualitätsmanagementhandbuch / Site Master File / Verfahrensanweisung) festgelegt
sein.
Durch die Direktive 2005/62/EG wird die Bedeutung von Abweichungen / Nichtkonformität
unterstrichen. In Paragraph 9 – Nichtkonformität - werden die folgenden Themenbereiche
benannt:
9.1 Abweichende Bedingungen
Blutbestandteile, die von den in Anhang V der Richtlinie 2004/33/EG festgelegten
Standards abweichen, dürfen nur unter außergewöhnlichen Umständen und mit der
dokumentierten Zustimmung des verschreibenden Arztes und des Arztes der
Blutspendeeinrichtung zur Transfusion freigegeben werden.
9.2 Beschwerden
Alle Beschwerden und sonstigen Informationen, auch über ernste unerwünschte
Reaktionen und Zwischenfälle, die darauf schließen lassen, dass fehlerhafte
Blutbestandteile bereitgestellt wurden, sind zu dokumentieren und sorgfältig auf
Ursachen des Fehlers zu untersuchen; falls notwendig, sind ein Rückruf und
Korrekturmaßnahmen zur Verhinderung des erneuten Auftretens des Fehlers zu
veranlassen. Es sind Verfahren vorzusehen, um sicherzustellen, dass die
zuständigen Behörden ordnungsgemäß über ernste unerwünschte Reaktionen und
ernste Zwischenfälle entsprechend den gesetzlichen Vorgaben informiert werden.
9.3 Rückruf
1. Die Blutspendeeinrichtung muss über Personal verfügen, das befugt ist, die
Notwendigkeit eines Rückrufs von Blut und Blutbestandteilen zu beurteilen und die
notwendigen Maßnahmen einzuleiten und zu koordinieren.
2. Es ist ein wirksames Rückrufverfahren einschließlich einer Beschreibung der
Verantwortlichkeiten und der zu treffenden Maßnahmen einzurichten. Hierzu gehört
auch die Meldung bei der zuständigen Behörde.
3. Die Maßnahmen sind innerhalb festgelegter Fristen auszuführen; dabei sind alle
betroffenen Blutbestandteile zu ermitteln und gegebenenfalls zurückzuverfolgen. Mit
der Untersuchung wird angestrebt, alle Spender zu identifizieren, die
möglicherweise die Transfusionsreaktion mit verursacht haben, verfügbare
Blutbestandteile von diesem Spender nachzuweisen sowie Adressaten und
Empfänger der vom selben Spender gewonnenen Blutbestandteile über ihre etwaige
Gefährdung zu unterrichten.
159
9.4 Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen
1. Es ist ein System einzurichten, das Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen bei
nicht konformen Blutbestandteilen und auftretenden Qualitätsproblemen
gewährleistet.
2. Es ist eine routinemäßige Datenauswertung vorzunehmen, um Qualitätsprobleme
zu ermitteln, die Korrekturmaßnahmen erfordern, oder ungünstige Entwicklungen,
die Vorbeugungsmaßnahmen notwendig machen können.
3. Alle Fehler und Unfälle sind zu dokumentieren und zu untersuchen, um Probleme
des Systems im Hinblick auf eine Korrektur festzustellen.
Teil E: Dokumentation
Die Dokumentation von Arbeitsabläufen, Ergebnisberichten und Qualitätsaufzeichnungen
ist ein wichtiger Bestandteil eines Qualitätsmanagementsystems. Hierdurch wird
gewährleistet, das alle Arbeitsprozesse standardisiert durchgeführt werden und das alle
Schritte im Rahmen der Blutspende, Herstellung, Testung, Freigabe, Lagerung und des
Vertriebs von Blutprodukten nachvollziehbar sind.
Alle Aufzeichnungen sollten für mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden (Direktive
2002/98/EG). Weitere Anforderungen sind in Direktive 2005/62/EG, Paragraph 5 wie folgt
beschrieben:
5. DOKUMENTATION
1. Über Spezifikationen, Verfahren und Aufzeichnungen zu jedem von der
Blutspendeeinrichtung ausgeführten Arbeitsschritt ist eine Dokumentation
einzurichten und auf dem Laufenden zu halten.
2. Die Aufzeichnungen müssen gut lesbar sein und können handschriftlich vorliegen,
auf ein anderes Medium wie Mikrofilm übertragen oder in einem rechnergesteuerten
System gespeichert werden.
3. Jede wesentliche Abänderung von Unterlagen ist unverzüglich zu registrieren und
von einer hierzu befugten Person zu überprüfen, zu datieren und zu unterzeichnen.
Teil F: Anhang
Im Anhang der SOP werden alle für die SOP relevanten Dokumente und Anlagen
aufgeführt. Diese können sein:
- Literatur
Literaturstellen für Testprinzipien von Untersuchungsmethoden einschließlich der
Methoden, die von Analyseautomaten verwendet werden (z.B. Spenderscreening durch
EIA bei Verwendung des PRISM©).
- Referenzen
Gebrauchsanweisungen von kommerziellen Test-kit Herstellern können als Referenzen
genannt werden. Auch Bedienungsanleitungen bzw. Gerätehandbücher für
160
Laborausrüstungen wie z.B. Zentrifugen, Apheresemaschinen oder sonstige Laborgeräte
können hier genannt werden.
Diese Referenzen sollten eindeutig zitiert werden, unter Angabe der genauen
Bezeichnung der Gebrauchsanweisung bzw. Bedienungsanleitung sowie der
Versionsnummer und/oder des Datums der Veröffentlichung.
- Definitionen (Terminologie)
- mitgeltende SOP Dokumente (z.B. Geräte-Logbuch)
- mitgeltende Formblätter sowie Akten und/oder Aufzeichungen
Dies betrifft Aufzeichnungen und/oder Protokolle, die zur Dokumentation verwendet
werden, wie z.B. Formblätter, die im Rahmen der SOP eingesetzt werden, Reinigungsund Hygienepläne, Spendenhistorie
Neben der europäischen Rechtssprechung zum Thema Blut- und Blutbestandteile muss
sich die SOP auch auf internationale und nationale Richtlinien beziehen (z.B. GMPRichtlinien). In einigen europäischen Staaten /z.B. Deutschland) existieren auch nationale
Gesetze zu diesem Thema (z.B. Transfusionsgesetz und Arzneimittelgesetz) die
innerhalb der SOP Beachtung finden müssen
Wichtige Richtlinien, auf die sich in der SOP bezogen werden muss sind:
- Direktive 2002/98/EG
- Qualitätsmanagementhandbuch / Site-Master-File (gemäß Anhang I Teil B,
Artikel 11(1), Direktive 2002/98/EG)
- Nationale Gesetze
- Nationale Richtlinien
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass zur Erreichung von ‚Bester Praxis’ und somit
hohen Qualitätsstandards bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen darauf zu achten
ist, dass die oben genannten Qualitätselemente berücksichtigt werden. Diese sind
nochmals in Abbildung 4.1 schematisch zusammengefasst und entsprechend der SOP
Struktur gegliedert.
Um das Schreiben von Arbeitsanweisungen für jene Bluteinrichtungen zu erleichtern, die
ein heterogenes SOP System haben oder das vorhandene Dokumentensystem ändern
möchten um die relevanten Anforderungen der europäischen Blutgesetzgebung zu
integrieren, beinhaltet dieses Handbuch eine Mustervorlage zur Erstellung von
Arbeitsanweisungen (EUBIS-Muster-SOP-Vorlage). Diese Vorlage kann als MS-WordDatei von der Projekthomepage (EUBIS-europe.eu) heruntergeladen werden oder bei
den Herausgebern dieses Handbuches bestellt werden kann.
161
Qualitätshandbuch oder Site-Master–File
Qualitätshandbuch*
Site-Master-File*
*gemäß Anhang I Teil B, Art 11(1), Direktive 2002/98/EG
Nationale Gesetze
Richtlinien
SOP-Ebene
1. Ziel
2. Anwendungsbereich
3. durch die SOP beschrieben Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten
(Arbeitsplatzbeschreibungen, Verantwortlichkeiten)
4. Beschreibung des Arbeitsprozesses
4.1 Flow-Chart des Arbeitsablaufes
4.2 Definition kritischer Schritte (Risikoanalyse)
4.3 Beschreibung der Arbeitsabläufe
5. Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG - Art. 9)
6. Dokumentation
7. Anhang (Literatur / Referenzen / Begriffe und Definitionen)
Abbildung 4.1: Schematische Darstellung der Minimalanforderungen an eine SOP
162
4.2. EUBIS Muster-SOP
163
164
165
166
4.3. Besondere SOP Formate (Labortestung und Geräte)
Blutspendeeinrichtungen stellen Blutprodukte her. Die Freigabe dieser Produkte
beinhaltet die Durchführung von Labortests um das Risiko schwerer Nebenwirkungen
und / oder die Übertragung von Infektionen auf den Empfänger zu verhindern. Die
Direktive 2002/98/EG, Anhang IV verlangt die folgenden Laboruntersuchungen für
Vollblut- und Apherese-Spenden, einschließlich Eigenblutspenden:
— ABO Blutgruppe (nicht notwenig für Fraktionierungsplasma)
— Rh D Rhesusfaktor (nicht notwenig für Fraktionierungsplasma)
— Testung auf folgenden Infektionsmarker beim Spender:
— Hepatitis B (HBs-Ag)
— Hepatitis C (Anti-HCV)
— HIV 1/2 (Anti-HIV 1/2)
Die Testung dieser Parameter ist Bestandteil der ´Guten Herstellungspraxis´. Neben den
GMP-Richtlinien sollten auch die ´Gute Laborpraxis’ (GLP) - Richtlinien eingehalten
werden28. Insbesondere Blutspendeeinrichtungen, die neben Blutspenderdiagnostik auch
Patientendiagnostik durchführen, müssen beiden Standards genügen, um ein gutes
Qualitätsmanagementsystem aufzubauen. Zusätzlich sind in einigen EU-Staaten bereits
Blutspendeeinrichtungen nach den Anforderungen der Internationalen Standard
Organisation (ISO) akkreditiert.
Zur
Zeit
werden
in
der
Mehrzahl
der
auch
Kompatibilitätstestungen für den therapeutischen Gebrauch von Blutprodukten
durchgeführt. Die Patientendiagnostik kann im gleichen Laborbereich wie die
Blutspenderdiagnostik (Spenderscreening) angesiedelt sein. Obwohl die durchgeführten
Laboruntersuchungen teilweise ähnlich sind kann es aus logistischen Gründen sinnvoll
sein, beide Bereiche zu trennen (separates Immunhämatologisches Kreuzlabor).
Unabhängig davon, müssen Blutspendeeinrichtungen Arbeitsanweisungen für
Laboruntersuchungen erstellen. Zusätzlich zu GMP/GLP und ISO Standards, wird die
Bedeutung dieser SOPs auch in Anhang I der Direktive 2002/98/EG betont.
Im Nachfolgenden sollen daher wesentliche Kriterien besprochen werden die bei der
Erstellung von Arbeitsanweisungen für Untersuchungsmethoden berücksichtigt werden
müssen. Diese Kriterien können in unterschiedlichster Form in bereits vorhandenen
28
European Directives for Good Laboratory Practice (GLP):
Directive 2004/9/EC lays down the obligation of the Member States to designate the authorities responsible for GLP inspections in
their territory. It also comprises reporting and internal market (= mutual acceptance of data) requirements. The Directive requires that
the OECD Revised Guides for Compliance Monitoring Procedures for GLP and the OECD Guidance for the Conduct of Test Facility
Inspections and Study Audits must be followed during laboratory inspections and study audits. Directive 2004/9/EC has replaced
Directive 88/320/EEC as of 11 March 2004.
Directive 2004/10/EC requires Member States to take all measures necessary to ensure that laboratories carrying out safety studies
on chemical products comply with the OECD Principles of Good Laboratory Practice. Directive 2004/10/EC replaces Directive
87/18/EEC.
167
Dokumentensystemen integriert sein. Bei der Strukturierung von Arbeitsanweisungen
kann es vorteilhaft sein, die erforderlichen Angaben zu diesen Kriterien als feststehende
Rubriken in die SOP zu integrieren. Dies kann insbesondere bei der Erstellung von
Arbeitsanweisungen für Untersuchungsmethoden und/oder Laborausrüstung (z.B.
Zentrifugen, die für die Untersuchung benötigt werden) in Erwägung gezogen werden.
Im Praktischen kann dies durch eine inhaltliche Verbindung zwischen Test-SOPs und
Geräte-SOPs sowie Geräte-Logbüchern erfolgen. Schlussendlich können Informationen
hieraus auch für die Erstellung von einheitlichen Kalibrierplänen verwendet werden.
Site-Master-File / QM-Handbuch
Abbildung 4.3.1: Beispiel für die Gliederung von SOPs zur Strukturierung der
Liste der Arbeitsprozesse / Referenzmaterial
Anforderungen
an die Prüfmittelüberwachung innerhalb eines Qualitätsmanagementsystems (GP=General Procedure; EP=Equipment Procedure; WS=Worksheet, siehe
Kapitel 14: Prüfmittelüberwachung
Kapitel 4.1).
Die Verfahrensanweisung
folgenden Auflistungen in Tabelle 4.3.1 und 4.3.2 sollen als Checkliste zum Vergleich
GP-EU-005
Arbeitsanweisung
(EP)des
des eigenen
SOP-Systems mit diesen grundlegenden
Kriterien dienen. Geräte
Am Ende
Prüfmittelnummer
Kapitels
werden
Beispiel-SOPs unter Verwendung des EUBIS-Formates
Verzeichnis
der weitere
Untersuchungen
gegeben. Wie bereits erwähnt, sollen diese SOPs als Vorlage für
Bedienung
des Gerätes
Gerätenummerdienen, die ihre SOPs
komplett
überarbeiten wollen.
Blutspendeeinrichtungen, die bereits über ein SOP-System, verfügen können ihre SOPs
und Testkits
Formblatt WS-xx-005
anhandReagenzien
der Checklisten
überprüfen, andere Blutspendeeinrichtugnen
wiederum haben
Interne / externe Wartung
möglicherweise detailliertere SOPs als die hier gegebenen Bespiele.
Geräte
Kalibierplan
168
Gerätebeauftragter
Tabelle 4.3.1.: Qualitätsrelevante Informationen für Labormethoden
_______________________________________________________________________
Analyt
Abkürzungen
Testmethode
Testprinzip
Referenzbereich
Messbereich
Einheit(en)
Umrechnungsfaktoren oder Formeln
Untersuchungsmaterial
Mindestprobenmenge
Mindestmenge zur Testdurchführung
Präanalytische Anforderungen
Kalibration
Probenlagerung vor der Analyse
Für die Methodendurchführung benötigte Geräte
Reagenzien (inklusive Hersteller / Bestellnummer oder Bezugsquelle)
Methodendurchführung (optional Tabellen / Abbildungen und Flow Charts)
Einflußgrößen und Störfaktoren
Indikationen für den Test
Kriterien für die analytische Freigabe der Ergebnisse
Vorgehen bei Abweichungen ( einschließlich unerwarteten Ereignisse )
Auswertung, Beurteilung und Dokumentation der Ergebnisse
Probenlagerung nach der Analyse
Angaben zur Methoden-Validierung (z.B. Unterlagen)
Qualitätskontrolle (interne und externe )
Referenzen / Literatur / Anhang
_______________________________________________________________________
169
Tabelle 4.3.2.: Qualitätsrelevante Informationen für Geräte (Prüfmittel)
_______________________________________________________________________
-
Name und Art des Gerätes
-
Hersteller und Herstelleranschrift
-
Seriennummer
-
Prüfmittelnummer (Inventarnummer)
-
Standort (Ort / Raum)
-
Baujahr
-
Datum der Beschaffung
-
Installationsprotokoll und Mitarbeitereinweisung durch den Hersteller
-
Zustand bei Anlieferung
-
Kundenservice
-
Wartungsvertrag
-
Verantwortliche Person(en) (Gerätebeauftragter)
-
Funktion des Gerätes
-
Messprinzip
-
Messbereich
-
Genauigkeit
-
Kalibrierung und Justierung
-
Bedienung des Gerätes
-
Wartungsmaßnahmen (intern/extern)
-
Vorgehen bei Abweichungen ( einschließlich unerwarteten Ereignissen )
-
Dokumentation (Gerätelogbuch)
-
Validierung (Qualifizierung)
-
Referenzen / Literatur / Anhang
_______________________________________________________________________________
170
4.3.1. Standard Test-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates
171
172
173
174
4.3.2. Standard Geräte-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates
175
176
177
4.4. SOPs zu qualitätsrelevanten Arbeitsprozessen
Die Zielsetzung dieses Kapitels ist, anhand von 4 qualitätsrelevanten Arbeitsbereichen
einer Blutspendeeinrichtung zu demonstrieren, in welcher Form 4 SOPs geschrieben
werden können. Um jeder dieser Aufgabenbereiche gerecht zu werden wurde die SOPs
von den Projekt-Arbeitsgruppen bestehend aus Experten der teilnehmende
Blutspendeeinrichtungen gemeinsam geschrieben.
Die erstellten SOPs sind als Beispiele gedacht und müssen an die entsprechenden
lokalen Gegebenheiten einer jeden Blutspendeeinrichtung angepasst werden. Die
folgenden Beispiele wurden gewählt:
_______________________________________________________________________
Kapitel
SOP-ID
SOP-Titel (Teilnehmer) / Arbeitsgruppe (WG)
_______________________________________________________________________
4.4.1
EU-SOP-WP001
/ Version 1.0
Beschriftung und Spenderidentifikation im
Rahmen der Blutspende
AG 1
Niederlande (AG-Leiter), Zypern, Island, Italien 29
4.4.2
EU-SOP-WP002
/ Version 1.0
Blutgruppenbestimmung und Kreuzprobe bei
Notfällen
AG 2
Vereinigtes Königreich (AG-Leiter), Belgien, Bulgarien,
Rumänien30
4.4.3
EU-SOP-WP003
/ Version 1.0
Gewinnung und Verarbeitung von AphereseThrombozytenkonzentraten
AG 3
Deutschland (AG-Leiter), Tschechische Republik, Ungarn,
Malta, Polen31
4.4.4
EU-SOP-WP004
/ Version 1.0
Validierung von temperaturkontrollierten Räumen
für die Lagerung und den Transport von
Blutprodukten
AG 4
Frankreich (AG-Leiter), Estland , Irland, Schottland32
29
Mitglieder der Arbeitsgruppe 1: Petra van Krimpen, Sanquin - The Netherlands; Jane Hassan, Instituto Superiore di Sanita - Italy;
Zoe Sideras, Ministry of Health - Cyprus; Sveinn Gudmundsson, Blood transfusion service at the Icelandic National University Hospital
- Iceland
30
Mitglieder der Arbeitsgruppe 2: Alan Slopecki and Angus McMillan Douglas, The National Blood Authority (England and North
Wales) - United Kingdom, Inge Buyse, Het Belgische Rode Kruis - Belgium, Svetla Bakalova, National Center of Hematology and
Transfusiology - Bulgaria, Carmen Tatu, Blood transfusion service at the University of Medicine and Pharmacy ‘Victor Babes’
Timisoara - Romania
31
Mitglieder der Arbeitsgruppe 3: Christian Seidl, DRK Blutspendedienst Baden-Württemberg-Hessen - Germany, Petr Turek,
University Hospital of Prague and General Teaching Hospital Prague - Czech Republic, Klara Baroti-Toth, Hungarian National Blood
Transfusion Service - Hungary, Alex Aquilina, National Blood Transfusion Service - Malta, Elzbieta Lachert, Institute of Hematology
and Blood Transfusion, Warshaw - Poland
32
Mitglieder der Arbeitsgruppe 4: Leslie Sobaga, Etablissement Francais du Sang (EFS) - France (WG-Leader), Tatjana Plahova and
Riima Nidas, North-Estonian Blood Centre - Estonia, Marie O’Connell, The Blood Transfusion Service Board - Ireland, Anne Forrest,
Scottish National Blood Transfusion Service - Scotland
178
4.4.1. Beschriftung und Spenderidentifikation im Rahmen der Blutspende
179
180
181
182
183
184
185
186
187
4.4.2. Bestimmung der ABO Blutgruppe und Verträglichkeitstestung im Notfall
188
189
190
191
192
193
194
195
196
4.4.3. Gewinnung und Herstellung von Apherese-Thrombozytenkonzentraten
197
198
199
200
201
202
203
204
205
206
4.4.4. Validierung der Temperaturüberwachung für Lagerung und Transport
von Blutprodukten
207
208
209
210
211
212
213
214
215
ANHANG
Anhang I – Begriffsbestimmungen
Begriff
Definition
Referenz
Abweichung
Nichterfüllung von Anforderungen
AABB
Additivlösung
eine speziell formulierte Lösung, durch die die
positiven Eigenschaften von Zellbestandteilen
bei der Lagerung erhalten bleiben.
2004/33/EG
Akkreditierung
Formale Anerkennung der Einhaltung
anerkannter Standards für Verfahren,
Tätigkeiten und Dienstleistungen nach einem
Audit durch ein ermächtigtes Institut oder eine
ermächtigte Organisation. Siehe auch
Zertifikation und Zulassung.
Vienna
Forum
Änderungs-
Eine strukturierte Methode zur Überarbeitung
eines Verfahrens, eines Prozess oder einer
Prozedur, inklusive Hardware oder
Softwaredesign, Organisation und
Übergangsplanung und inklusive der
Überarbeitung aller entsprechenden
Dokumente.
AABB
Apherese
Verfahren, bei dem ein oder mehrere
Blutbestandteile durch maschinelle
Verarbeitung von Vollblut gewonnen werden,
wobei dem Spender die übrigen
Blutbestandteile während oder am Ende des
Vorgangs wieder zugeführt werden.
2004/33/EG
AphereseErythrozyten
die Erythrozyten aus einer AphereseErythrozytenspende.
2004/33/EG
AphereseGranulozyten
eine konzentrierte, durch Apherese gewonnene 2004/33/EG
Granulozytensuspension.
AphereseThrombozyten
eine konzentrierte Thrombozytensuspension,
die durch Apherese gewonnen wird.
AphereseThrombozyten,
leukozytendepletiert
eine konzentrierte, durch Apherese gewonnene 2004/33/EG
Thrombozytensuspension, aus der die
Leukozyten entfernt werden.
kontrolle
216
2004/33/EG
Begriff
Definition
Referenz
Apheresezentrum
Einrichtung, in der Plasma oder
Blutkomponenten gesammelt wird/werden.
Vienna
Forum
Arzneimittel,
hergestellt aus
humanen Blut
oder Plasma
Arzneimittel die industriell aus humanen Blut
oder Plasma durch öffentliche oder private
pharmazeutische Unternehmen hergestellt
werden. Beispiele hierfür sind Albumin,
Gerinnungsfaktoren und Immunglobuline
humanen Ursprungs.
2001/83/EG
Audit
Vienna
Eine systematische unabhängige Prüfung, die
Forum
in bestimmten Abständen und in der
ausreichenden Häufigkeit durchgeführt wird, um
die Wirksamkeit und die Eignung des
Qualitätssystems zu bewerten. Es ist ein
strukturierter Mechanismus für die
Verbesserung der Praxis.
Ausschluss
die endgültige oder zeitlich begrenzte
Aufhebung der Zulassung einer Person zum
Spenden von Blut oder Blutbestandteilen.
2002/98/EG
Bereitstellung
die Zurverfügungstellung von Blut oder
Blutbestandteilen durch eine
Blutspendeeinrichtung oder ein
Krankenhausblutdepot zur Transfusion bei
einem Empfänger.
2005/61/EG
Blut
Vollblut, das einem Spender entnommen wurde 2002/98/EG
und entweder für Transfusionszwecke oder zur
Weiterverarbeitung aufbereitet wird.
Blutbestandteil
einen therapeutischen Bestandteil von Blut
(Erythrozyten, Leukozyten, Thrombozyten,
Plasma), der durch unterschiedliche Methoden
gewonnen werden kann.
2002/98/EG
Blutprodukt
ein aus menschlichem Blut oder Plasma
gewonnenes therapeutisches Erzeugnis
2002/98/EG
Blutspende
Tätigkeit, bei der sich eine gesunde Person für
das Sammeln von Vollblut zur Verfügung stellt.
Vienna
Forum
217
Begriff
Definition
Blutspendeeinrichtung
eine Struktur oder Stelle, die für einen
2002/98/EG
beliebigen Aspekt der Sammlung und Testung
von menschlichem Blut oder Blutbestandteilen
unabhängig von deren Verwendungszweck und
ferner für deren Verarbeitung, Lagerung und
Verteilung, sofern diese zur Transfusion
bestimmt sind, zuständig ist. Dies schließt
Krankenhausblutdepots nicht ein.
Blutspende
Terminbericht
Bericht, der relevante Einzelheiten des
Blutspendetermins direkt mit den
Spendennummern verbindet und z.B.
Spendedatum und Beutelchargen enthält.
Bluttransfusionskette
Die zahlreichen durchgeführten Tätigkeiten, von Vienna
Forum
dem Zeitpunkt, zu dem eine Person ihre
Bereitschaft erklärt, Blut oder Plasma zu
spenden, bis nach der Verabreichung des
Blutproduktes an den Patienten.
Buffy coat
ein durch Zentrifugation einer Vollbluteinheit
gewonnener Blutbestandteil, der einen
beträchtlichen Teil der Leukozyten und der
Thrombozyten enthält.
Charge
Vienna
Bestimmte Menge Ausgangsmaterials,
Forum
Verpackungsmaterials oder Produkts, das in
einem Prozess oder einer Reihe von Prozessen
hergestellt wurde, sodass eine Homogenität
erwartet werden kann. Für Blut stellt jede
einzelne Komponente eine Charge dar.
Computergesteuertes
System
ein System zur Eingabe von Daten,
2005/62/EG
elektronischen Verarbeitung und Ausgabe von
Informationen zum Zweck der Berichterstattung
der automatischen Kontrolle oder der
Dokumentation.
Eigenblutspende
Blut und Blutbestandteile, die von einer Person
gewonnen wurden und ausschließlich zur
späteren Eigenbluttransfusion oder sonstigen
Verwendung beim Menschen bei der gleichen
Person bestimmt sind.
2004/33/EG
Eigenblut-
eine Transfusion, bei der Spender und
Empfänger ein und dieselbe Person sind und
vorher entnommenes Blut und Blutbestandteile
verwendet werden.
2002/98/EG
transfusion
Referenz
218
2004/33/EG
Begriff
Definition
Referenz
Einrichtungen
Krankenhäuser, Kliniken, Hersteller und
biomedizinische Forschungseinrichtungen, an
die möglicherweise Blut oder Blutbestandteile
geliefert werden
2005/61/EG
EMEA
European Medicines Agency.
Empfänger
eine Person, die Blut oder Blutbestandteile
erhalten hat.
ernste
unerwünschte
Reaktion
2002/98/EG
eine unbeabsichtigte Reaktion beim Spender
oder Empfänger im Zusammenhang mit der
Gewinnung oder Transfusion von Blut oder
Blutbestandteilen, die tödlich oder
lebensbedrohend verläuft, eine Behinderung
oder einen Fähigkeitsverlust zur Folge hat,
einen Krankenhausaufenthalt erforderlich macht
oder verlängert oder zu Erkrankungen führt
bzw. deren Dauer verlängert
ernster
Zwischenfall
2002/98/EG
jedes unerwünschte Ereignis im
Zusammenhang mit der Gewinnung, Testung,
Verarbeitung, Lagerung und Verteilung von Blut
und Blutbestandteilen, das tödlich oder
lebensbedrohend verlaufen könnte, eine
Behinderung oder einen Fähigkeitsverlust zur
Folge haben könnte, einen
Krankenhausaufenthalt erforderlich macht oder
verlängert oder zu Erkrankungen führt bzw.
deren Dauer verlängert
Erythrozyten
die Erythrozyten aus einer einzelnen
Vollblutspende, aus der ein großer Teil des
Plasmas der Spende entfernt wurde.
2004/33/EG
Erythrozyten in
Additivlösung
Vollblutspende, wenn ein großer Teil des
Plasmas der Spende entfernt ist. Eine Nähr/Konservierungslösung wird zugefügt.
2004/33/EG
Erythrozyten,
buffy-coat-frei
2004/33/EG
Vollblutspende, der ein großer Teil des Plasmas
der Spende entfernt wurde. Der Buffy-coat, der
einen großen Teil der Thrombozyten und
Leukozyten der gespendeten Einheit enthält,
wird entfernt.
219
2005/61/EG
Begriff
Definition
Erythrozyten,
buffy-coat-frei, in
Additivlösung
2004/33/EG
Plasmas der Spende entfernt ist. Der Buffycoat, der einen großen Anteil der Thrombozyten
und Leukozyten der gespendeten Einheit
enthält, wird entfernt. Eine Nähr/Konservierungslösung wird zugefügt.
Erythrozyten,
Plasmas der Spende und die Leukozyten
entfernt werden.
2004/33/EG
Erythrozyten,
leukozytendepletiert, in
Additivlösung
Plasmas der Spende entfernt ist und die
Leukozyten entfernt werden. Eine Nähr/Konservierungslösung wird zugefügt.
2004/33/EG
Etikett
Eine auf dem Produkt fixierte Beschreibung die
das Produkt identifiziert
AABB
Fehler
Abweichung von einem Standardverfahren.
Vienna
Forum
Fraktionierungs-
Eine Einrichtung bzw. Produktionsstätte, in der
Blutplasma fraktioniert wird
anlage
Referenz
Freigabe von
Blutbestandteilen
ein Vorgang, der dazu führt, dass der
Sperrstatus von Blutbestandteilen durch den
Einsatz von Systemen oder Verfahren, die
sicherstellen, dass das Fertigprodukt seine
Freigabekriterien erfüllt, aufgehoben wird.
2002/98/EG
Fremdspende
Blut und Blutbestandteile, die von einer Person
gewonnen wurden und zur Transfusion bei
einer anderen Person, zur Verwendung in
Medizinprodukten oder als Ausgangsstoff für
die Herstellung von Arzneimitteln bestimmt
sind.
2004/33/EG
gefrorenes
Frischplasma
der Plasmaüberstand einer Vollblutspende oder 2004/33/EG
durch Apherese gewonnenes Plasma, das
tiefgefroren und gelagert wird.
220
Begriff
Definition
Referenz
Genehmigter
Lieferant
Lieferanten von Komponenten und Materialien, Vienna
die in der Vergangenheit verlässlich waren und Forum
vom Einkäufer oder einer behördlich
akkreditierten Organisation regelmäßig auditiert
werden.
Geschlossenes
System
System, in dem das Blutbeutelset unter reinen
Bedingungen hergestellt, verschlossen und mit
einer genehmigten Methode sterilisiert wird.
Siehe auch Offenes System
gewaschen
die Entfernung von Plasma oder Lagermedium 2004/33/EG
von Zellprodukten durch Zentrifugierung,
Dekantieren der überstehenden Flüssigkeit von
den Zellen und Zugabe einer isotonischen
Suspensionsflüssigkeit, die wiederum
üblicherweise nach weiterer Zentrifugation der
Suspension entfernt und ersetzt wird. Der
Vorgang des Zentrifugierens, Dekantierens,
Ersetzens kann mehrere Male wiederholt
werden.
Gute
Herstellungspraxis (GMP)
Alle Elemente in einer etablierten Praxis, die in
ihrer Summe zu Endprodukte oder
Dienstleistungen führen, die gleichförmig die
erwarteten Spezifikationen erfüllen.
Vienna
Forum
gute Praxis
alle Elemente einer etablierten
Verfahrensweise, die zusammen im
Endergebnis zu Blut oder Blutbestandteilen
führen, die durchgängig vorgegebene
Spezifikationen erfüllen und bestimmte
Vorschriften einhalten.
2005/62/EG
Hämovigilanz
eine Reihe von systematischen
2002/98/EG
Überwachungsverfahren im Zusammenhang
mit ernsten oder unerwarteten Zwischenfällen
oder ernsten unerwünschten oder unerwarteten
Reaktionen bei den Spendern oder Empfängern
sowie die epidemiologische Begleitung der
Spender
Haltbarkeitsdatum
Gibt den letzen Tag an, an dem ein Blutprodukt
noch für die Transfusion verwendet werden darf
(bei Produkten)
Haltbarkeitsdatum (bei
Testreagenzien)
Gibt den letzen Tag an, an dem Testreagenzien
noch verwendet werden dürfen
221
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Herstellung
Prozess, im Rahmen dessen die
Produkteigenschaften durch die eingesetzten
Mittel verändert wird um ein einem Produkt mit
definierten Eigenschaften zu ergeben
Identifizierung
Dokumentierte Überprüfung der
Spenderidentität
Inspektion
die formale und objektive Kontrolle nach
festgelegten Normen zur Beurteilung und
Bewertung der Einhaltung dieser Richtlinie und
anderer einschlägiger Rechtsvorschriften und
zur Ermittlung von Problemen
2002/98/EG
Inspektion,
Fremd-
Ein Audit, das von Personen außerhalb der
Organisation durchgeführt wird, um die
Einhaltung der behördlichen Anforderungen
festzustellen.
Vienna
Forum
Inspektion,
Selbst-
Ein Audit, das von Personen innerhalb der
Organisation durchgeführt wird, um die
Einhaltung der behördlichen Anforderungen
festzustellen.
Vienna
Forum
Kalibrieren
Bestimmung der Genauigkeit der
Vienna
Messinstrumente, “Materialmaße” wie Gewichte Forum
oder Spritzen und Messstandards.
Krankenhausblut
-depots
eine Krankenhausstelle, in der ausschließlich
für krankenhausinterne Zwecke, einschließlich
krankenhausseitiger Transfusionstätigkeiten,
Blut und Blutbestandteile gelagert und verteilt
werden und Kompatibilitätstests durchgeführt
werden können
2002/98/EG
Kalibrierung
Rückführung eines Messgerätes auf einen
bekannten Standard
AABB
Kompetenz
Fähigkeit einer Person eine Aufgabe
anweisungsgemäß durchzuführen
Konformität
Erfüllung von Anforderungen. Die
Anforderungen können von Kunden, internen
Standards, Gremien oder dem Gesetzgeber
vorgegeben werden.
Korrekturmaßnahme
AABB
Aktivität zur Elimination der Unsache einer
bestehenden Abweichung oder einer anderen
unerwünschten Situation um eine Wiederholung
zu verhindern
222
AABB
Begriff
Definition
Referenz
Kryokonservierung
Verlängerung der Haltbarkeit von
Blutbestandteilen durch Tiefgefrieren.
2004/33/EG
Kryopräzipitat
ein aus gefrorenem Frischplasma durch eine
Gefrier-Auftau-Ausfällung von Proteinen und
anschließender Konzentration und
Resuspension der ausgefällten Proteine in
einem kleinen Volumen des Plasmas
gewonnener Plasmabestandteil.
2004/33/EG
Kennzeichnung
(Beschriftung)
Die ein Produkt begleitende Information, hierbei AABB
können z.B. Identifikationsnummer,
Prozessbeschreibung, Lagerbedingungen,
Haltbarkeitsdatum, Vorsichtsmaßnahmen oder
Indikationen für die Verabreichung enthalten
sein.
Material
Alle Bestandteile, die für die Testung und
Herstellung von Blutprodukten verwendet
werden.
Meldende
Einrichtung
die Blutspendeeinrichtung, das
Krankenhausblutdepot oder Einrichtungen, wo
die Transfusion stattfindet und die ernste
unerwünschte Reaktionen und/oder ernste
unerwünschte Zwischenfälle der zuständigen
Behörde melden
Mobile
Blutentnahme
eine zeitweilige oder bewegliche Einrichtung zur 2005/62/EG
Gewinnung von Blut und Blutbestandteilen, die
sich außerhalb, aber unter der Kontrolle der
Blutspendeeinrichtung befindet;
Offenes System
Vienna
Ein System, in dem eine Verletzung erfolgte,
aber wo jede Anstrengung unternommen wird, Forum
eine mikrobiologische Verunreinigung durch
das Arbeiten in einer reinen Umgebung
durchzuführen und sterilisiertes Material sowie
aseptische Handhabungsmethoden zu
verwenden. Siehe auch Geschlossenes System
OriginalDokument
Dokument von welchem Kopien zur Benutzung
für die Herstellung und Testung von
Blutkomponenten hergestelllt werden. Das
Originaldokument wird geprüft, autorisiert und
aufbewahrt.
223
2005/61/EG
Begriff
Definition
Referenz
Plasma
flüssiger Bestandteil von Blut, in dem die Zellen 2004/33/EG
suspendiert sind. Es kann vom Zellanteil einer
Vollblutspende zu therapeutischen Zwecken als
gefrorenes Frischplasma oder zur weiteren
Verarbeitung zu Kryopräzipitat und
kryopräzipitatarmem Plasma für
Transfusionszwecke abgetrennt werden. Es
kann zur Herstellung von aus menschlichem
Blut und menschlichem Plasma gewonnenen
Arzneimitteln oder zur Herstellung von PoolThrombozyten oder leukozytendepletierten
Pool-Thrombozyten verwendet werden. Es
kann außerdem zur erneuten Suspension von
Erythrozytenzubereitungen für
Austauschtransfusionen oder Transfusionen um
den Geburtszeitpunkt verwendet werden.
Plasma,
kryopräzipitatarm, für Transfusionszwecke
ein Plasmabestandteil, der aus einer Einheit
gefrorenen Frischplasmas hergestellt wird. Es
enthält den restlichen Anteil, nach dem das
Kryopräzipitat entfernt wurde.
PoolThrombozyten
2004/33/EG
die durch die Verarbeitung von Vollblutspenden
und das Poolen der Thrombozyten aus den
Einheiten während oder nach der Abtrennung
gewonnen wird.
PoolThrombozyten,
2004/33/EG
die durch die Verarbeitung von Vollbluteinheiten
und das Poolen der Thrombozyten aus den
Einheiten während oder nach der Abtrennung
gewonnen wird und von der die Leukozyten
entfernt werden.
Prozedur
Eine Serie von Aufgaben, die im Regelfall von
einer Person gemäß Arbeitanweisung
AABB
Prozess
Eine Gruppe von miteinander verbundenen
Aufgaben die zum Erlangen eines Arbeitsziels
notwendig sind.
AABB
Prozesskontrolle
Bemühungen zur Standardisierung und
AABB
Lenkung von Prozessen um ein vorhersehbares
Ergebnis zu erzielen. .
Produktanweisungen
Anweisungen für die Durchführung bestimmter
Tätigkeiten im Zusammenhang mit der
Herstellung eines Produktes.
224
2004/33/EG
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Produktfreigabe
Verfahren, das die Freigabe eines Produktes
vom Quarantänestatus erlaubt durch die
Anwendung von Systemen und Verfahren, die
sicherstellen, dass das Endprodukt seinen
Freigabespezifikationen entspricht.
Vienna
Forum
Produktinspektion
Bewertung, ob eine Blutkomponente den
Vienna
Kriterien für jede Produktspezifikation entspricht Forum
und vorschriftsmäßig gelagert und
gekennzeichnet wurde.
Prozesssteuerung
Aspekt der Qualitätssicherung, der auf die
Minimierung von Abweichungen im
Herstellungsverfahren abzielt.
Qualifikation
als Bestandteil der Validierung die Überprüfung, 2005/62/EG
dass alle Personen, Räumlichkeiten,
Ausrüstungen oder Materialien ihre Funktion
ordnungsgemäß erfüllen und die erwarteten
Ergebnisse erbringen.
Qualität
Gesamtheit von Merkmalen (und
Merkmalswerten) einer Einheit bezüglich ihrer
Eignung, festgelegte und vorausgesetzte
Erfordernisse zu erfüllen.
Vienna
Forum
Qualitätskontrolle
die Komponente eines Qualitätssystems mit
dem Schwerpunkt auf die Erfüllung der
Qualitätsanforderungen
2005/62/EG
Qualitätsmanagement
die koordinierten Tätigkeiten zur Leitung und
Kontrolle einer Organisation in Bezug auf
Qualität auf allen Ebenen innerhalb der
Blutspendeeinrichtung.
2005/62/EG
Qualitätssicherung
alle Tätigkeiten von der Gewinnung bis zur
Verteilung des Bluts, durch die sichergestellt
werden soll, dass Blut und Blutbestandteile die
für ihren vorgesehenen Zweck benötigte
Qualität besitzen.
2005/62/EG
Qualitätssystem
die Organisationsstruktur, Verantwortlichkeiten, 2005/62/EG
Verfahren, Prozesse und Ressourcen zur
Durchführung des Qualitätsmanagements.
225
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Qualitätsüberwachung
derjenige Teil eines
Qualitätssicherungsprogramms, der die
Aufrechterhaltung und Verbesserung der
Qualität sowie die Festlegung und Anwendung
von Indikatoren betrifft, mit deren Hilfe
Abweichungen von Standards oder
Spezifikationen festgestellt werden können.
Vienna
Forum
Qualifizierte
Person
Die Person, auf die sich in Artikel 48 der
Direktive 2001/83/EC oder Artikel 13(2) der
Direktive 2001/20/EC bezogen wird.
Direktive
2001/83/EC
Direktive 2001/83/EC Artikel 48
(1) Die Mitgliedstaaten treffen alle
zweckdienlichen Maßnahmen, damit der
Inhaber der Herstellungserlaubnis ständig und
ununterbrochen über mindestens eine
sachkundige Person verfügt, welche die
Voraussetzungen nach Artikel 49 erfuellt und
insbesondere für die in Artikel 51 genannten
Tätigkeiten verantwortlich ist.
Direktive 2001/83/EC, Artikel 49
(1) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass die
in Artikel 48 genannte sachkundige Person die
in den Absätzen 2 und 3 genannten
Mindestqualifikationen besitzt.
(2) Die sachkundige Person muss im Besitz
eines Diploms, Zeugnisses oder eines
sonstigen Nachweises sein über einen
akademischen oder einen von dem
betreffenden Mitgliedstaat als gleichwertig
anerkannten Ausbildungsgang von mindestens
vier Jahren Dauer, der theoretischen und
praktischen Unterricht in einem der
nachstehenden wissenschaftlichen Fachgebiete
umfasst: Pharmazie, Medizin, Veterinärmedizin,
Chemie, pharmazeutische Chemie und
Technologie, Biologie.
Direktive 2001/83/EC, Artikel 51
1) Die Mitgliedstaaten treffen alle
zweckdienlichen Maßnahmen, damit die in
Artikel 48 genannte sachkundige Person
unbeschadet ihrer Beziehung zu dem Inhaber
der Herstellungserlaubnis im Rahmen der
Verfahren des Artikels 52 dafür Sorge trägt,
226
Begriff
Definition
Referenz
dass die unter a) und B) im ersten Abschritt des
Artikel 52 genannten Voraussetzungen erfüllt
werden
Quarantäne
die physische Isolierung von Blutbestandteilen 2005/62/EG
oder eintreffenden Materialien/Reagenzien
während eines veränderlichen Zeitraums bis zur
Annahme, Bereitstellung oder Zurückweisung
der Blutbestandteile oder der eintreffenden
Materialien/Reagenzien.
Reinraum
Raum, in welchem die Konzentration der
Luftpartikel entsprechend der Spezifikation
streng kontrolliert ist und wo andere Faktoren
innerhalb der erforderlichen Grenzen überprüft
werden können, um den vorgeschriebenen
Bedürfnissen gerecht zu werden.
Vienna
Forum
Reinraumbereich
Ein Raum mit einer definierten
Umgebungskontrolle der Partikel und
mikrobiologischen Verunreinigung, der so
benutzt wird, dass darin das Einbringen,
Vermehren und Verbleiben der
Verunreinigungen vermindert wird.
Vienna
Forum
Rolle
- Die Handlungen, für die eine Person
besonders geeignet ist oder für die sie
eingestellt wurde
- Zugewiesener Pflicht- oder Aufgabenbereich
Rückverfolgbarkeit
2005/61/EG
die Fähigkeit, jede einzelne Einheit von Blut
oder daraus gewonnenen Blutbestandteilen
vom Spender bis zur endgültigen Bestimmung
und umgekehrt zu verfolgen, gleichgültig, ob es
sich dabei um einen Empfänger, einen
Hersteller von Arzneimitteln oder um die
Beseitigung handelt.
Rückverfolgung
die Untersuchung der Meldung einer
vermuteten transfusionsbedingten
unerwünschten Reaktion bei einem Empfänger
zur Identifizierung eines möglicherweise
betroffenen Spenders.
2005/62/EG
schriftliche
Verfahren
geprüfte Unterlagen, die beschreiben, wie
spezifische Arbeitsabläufe durchzuführen sind.
2005/62/EG
Sensitivität
Die analytische Nachweisgrenze einer Reaktion
bei Testreagenzien oder Testsystemen
227
Begriff
Definition
Referenz
Spender
Eine gesunde Person, die freiwillig Blut oder
Plasma für therapeutische Zwecke spendet.
98/463/EG
Spezifikation
eine Beschreibung der Kriterien, die erfüllt
werden müssen, um den erforderlichen
Qualitätsstandard zu erzielen
2005/62/EG
Spezifikation
Vienna
Ein Dokument oder Dokumente, die
Ausgangswaren, Verpackungsmaterial,
Forum
Zwischenprodukte oder Endprodukt hinsichtlich
deren chemischen, physikalischen und
(möglicherweise) seiner biologischen
Eigenschaften zusammen mit den
Testmethoden beschreibt. Eine Spezifikation
beinhaltet normalerweise beschreibende und
numerische Absätze. Im letzteren werden
Standards und erlaubte Toleranzen definiert.
Standard
die Anforderungen, die als Vergleichsgrundlage 2005/62/EG
dienen
Standard
Arbeitsanweisung (SOP)
Ein Dokument, das genau die Art beschreibt, in
der eine bestimmte Aufgabe durchgeführt
werden soll.
2005/62/EC
Vienna
Forum
SOPs sind Bestandteil eines gelenkten
Dokumentensystems und geben
Spezifikationen, Prozeduren und Anweisungen
für jeden Bereich der Arbeit in einer
Blutspendeeinrichtung.
Statistische
Prozessüberwachung
ein Qualitätskontrollverfahren für ein Produkt
oder einen Prozess, das auf einem System zur
Analyse einer ausreichenden Probenanzahl
beruht, wobei nicht jedes einzelne Produkt im
Prozess gemessen werden muss.
Status
Die Klassifikation aller Güter, Materialien,
Behälter, Geräte oder Räumlichkeiten in Bezug
auf ihre Genehmigung für den Einsatz oder die
weitere Verbreitung (z.B. „Quarantäne“,
„freigegeben“, „eingeschränkt nutzbar“,
„zurückgestellt“, „abgelehnt“)
steril
Frei von lebenden Mikroorganismen
Steril-Schlauchschweissgerät
(SCD)
Ein Gerät, das zwei Schläuche verbindet, ohne
die Sterilität im Inneren zu verletzen.
228
2004/33/EG
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Sterilisation
(1) Ein Verfahren, um sterile Waren
Vienna
herzustellen. (2) Verringerung der
Forum
Wahrscheinlichkeit der Gegenwart von
lebenden Mikroorganismen auf ein vertretbares
Maß. Sterilisation wird herbeigeführt durch
feuchte oder trockene Hitze, Behandlung mit
einem gasförmigen Sterilanz wie Äthylen Oxid,
Bestrahlung mit ionisierender Strahlung oder,
für Lösungen, durch eine Filtrationsmethode.
Sterilität
Annex 1 des „EC Guide to Good Manufacturing
Practise (GMP)“ enthält Leitlinien für die
Anwendung von GMP-Richtlinien auf sterile
Medizinprodukte. Diese Leitlinien enthalten
Empfehlungen zu den Standards für
Reinräume.
Die Leitlinien wurden unter Berücksichtigung
des internationalen Standards EN//ISO 14644-1
überarbeitet und unter Berücksichtigung der
Anforderungen für die Produktion steriler
Medizinprodukte harmonisiert.
Annex 1
EC Guide to
GMP
Vienna
Forum
Das gänzliche Fehlen vermehrungsfähiger
Mikroorganismen.
Thrombozyten
Komponente, die innerhalb von 8 Stunden nach Vienna
Forum
der Blutabnahme von Vollblut gewonnen wird
und Blutplättchen als hauptsächliches zelluläres
Produkt enthält.
Thrombozyten,
Einzelspende
die durch die Verarbeitung einer einzelnen
Vollblutspende gewonnen wird.
2004/33/EG
Thrombozyten,
Einzelspende,
die durch die Verarbeitung einer einzelnen
Vollblutspende gewonnen wird, von der die
Leukozyten entfernt werden.
2004/33/EG
Unit
Vienna
Volumen des Blutes oder einer seiner
Forum
Komponenten in einer geeigneten Menge
Antikoagulanz, das von einer einzigen
Blutabnahme von einem Einzelspender stammt.
Validierung
der dokumentierte und objektive Nachweis,
dass die besonderen Anforderungen für einen
spezifischen geplanten Verwendungszweck
durchweg erfüllt werden können.
229
2004/33/EG
Begriff
Definition
Referenz
Validierung
den dokumentierten und objektiven Nachweis,
dass die festgelegten Anforderungen an einen
spezifischen Verfahrensablauf oder Prozess
durchgehend erfüllt werden können
2005/62/EG
Verarbeitung
jeden Schritt bei der Herstellung eines
Blutbestandteils, der zwischen der Gewinnung
von Blut und der Bereitstellung eines
Blutbestandteils durchgeführt wird.
2005/62/EG
Verfahrensweise
Generelle Prinzipien die aktuelle und zukünftige AABB
Entscheidungen lenken.
Verteilung /
Vertrieb
die Lieferung von Blut und Blutbestandteilen an 2002/98/EG
andere Blutspendeeinrichtungen,
Krankenhausblutdepots und Hersteller von
Erzeugnissen aus Blut oder Blutplasma.
Verteilung umfasst nicht die Abgabe von Blut
oder Blutbestandteilen zu
Transfusionszwecken.
Vollblut
eine Einzelblutspende.
Zertifikat
Unterschriebenes Dokument einer autorisierten
Institution oder Organisation, dass die
Akkreditierung bescheinigt
Zertifizierung
Vienna
Formale Anerkennung der Einhaltung von
Forum
anerkannten Standards für Verfahren,
Tätigkeiten oder Dienstleistungen nach einem
Audit durch eine Organisation, die durch eine
behördlich akkreditierte Einrichtung akkreditiert
wurde.
Zulassung
Die Genehmigung zur Herstellung von
Blutkomponenten durch eine zuständige
nationale Behörde.
Zuordnung
die Wahrscheinlichkeit, dass eine ernste
unerwünschte Reaktion bei einem Empfänger
dem transfundierten Blut oder Blutbestandteil
oder dass eine ernste unerwünschte Reaktion
bei einem Spender dem Blutspendevorgang
zugeordnet werden kann.
230
2004/33/EG
2005/61/EG
Anhang II – Teilnehmende Institutionen und Personen
Land
Teilnehmer
Nominierte Person
BE
Het Belgische Rode Kruis
BELGIQUE /
BELGIË
Dienst voor het Bloed, Rode
Krius-Vlaanderen
Vieurgatsesteenweg 98
1050 BRUSSEL
Prof. Dr. Philippe
Vandekerckhove
Dr. Inge Buyse
Prof. Andrey
Andreev, MD, PhD,
Director
Svetla Bakalova,
MD, PhD
Quality Assurance
Department
MuDr. Pavel Horak,
CSc., MBA
Petr Turek, MD,
PhD
Dr. Stala Kioupi
Dr. Androulla
Agrotou, Acting
Director
Ms. Zoe Sideras
Mailing address: Motstraat
40, 2800 MERCHELEN
BG
BULGARIA
НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР
ПО ХЕМАТОЛОГИЯ И
ТРАНСФУЗИОЛОГИЯ
National Center of
Hematology and
Transfusiology
Plovdivsko Pole Str. 6
1756 SOFIA
CZ
ČESKÁ
REPUBLIKA
VSEOBECNÃ FAKULTNÍ
NEMOCNICE V PRAZE
(University Hospital of
Prague)
Vseobecná fakultní
nemocnice (General
Teaching Hospital)
U Nemocnide 2
128 08 PRAHA 2
CY
KYPROS
Υπουργείο Υγείας της
Κυπριακής Δημοκρατίας Іατρικές Υπηρεσίες κσι
Υπηρεσίες Δημόσιας Υγείας
(Ministry of Health of the
Republic of Cyprus - Medical
and Public Health Services)
Medical Services and Public
Health Services
10 Marcou Drakou,
Pallouriotissa
1449 LEFKOSIA (Nicosia)
231
Land
Teilnehmer
DE
Red Cross Blood Donation
Service Baden-WürttembergHessen
DEUTSCHLAND
Nominierte Person
Institut für
Transfusionsmedizin und
Immunhämatologie
Sandhofstrasse 1
60528 FRANKFURT AM
MAIN
Prof. Dr. med.
Erhard Seifried
Prof Dr. med.
Christian Seidl
CEO
Dept.Director
Project Coordinator
Project Leader and
Member of the
Project Advisory
Board
PD Dr. med.
Reinhard Henschler
Dr. Esther
Schellenberg
Dr. Veronika Brixner
Saman Hosseini
EE
EESTI
FR
FRANCE
HU
MAGYARORSZÁG
IE
IRELAND
Põhja-Eesti Regionaalhaigla
Verekeskus
Blood Centre
North Estonia Regional
Hospital
J. Sütiste tee 19
13419 TALLINN
Dr. Tatjana
Plahhova, MD
Etablissement Français du
Sang (EFS)
Prof. Dr. Jacques
Hardy
20 avenue du stade de
France
93218 La Plaine Saint-Denis
Cedex
Director
Hungarian National Blood
Transfusion Service
Karonlina str. 19 – 21
1113 BUDAPEST
Eszter Miskovits,
MD
Dr. Klára BarótiTóth, Ph.D.
The Blood Transfusion
Service Board (IMB)
Dr. William Murphy
National Medical
Director
Dr. Marie o`Connell
Director of Quality
Irish Blood Transfusion
Service
National Blood Centre
James´s Street
IE - DUBLIN 8
232
Mrs. Riima Niidas
Dr. Alain Beauplet
Dr. Leslie Sobaga
Quality Department
Claudine
Hossenlopp,
Chargée de mission
Land
Teilnehmer
IS
Landspitalinn
(Icelandic University Hospital)
Iceland
Nominierte Person
Torfi Magnusson,
CEO
Dr. Sveinn
Gudmundsson,MD
Prof. Dr. Enrico
Garaci
Dr. Hamisa Jane
Hassan
Landspitalinn
Icelandic University Hospital
Blood Bank
At Barónsstigur
IS-101 REYKJAVIK
IT
Istituto Superiore di Sanita
ITALIA
Blood Transfusion
Methodology Section
Director
The Blood Bank
Blóðbankinn ,
President
Department of Hematology,
Oncology and Molecular
Medicine
Viale Regina Elena 299
00161 ROME
LU
Luxembourg
MT
MALTA
25 J. P. Sauvage
L-2514 Kirchberg
Luxemburg
Frances Delaney
Centru Nazzjonali ta'tTrafuzjoni tad-Demm
National Blood Transfusion
Service
Dr. Alex Aquilina
Project Advisor and
independent
Observer
Director
St. Luke`s Square
MSD 07 G´MANGIA
NL
NEDERLAND
Stiching Sanquin
Bloedvoorziening
Sanquin Blood Supply
Foundation
Plesmanlaan 125
1066 CX AMSTERDAM
Dr. Jeroen De Wit
CEO
Member of the
Project Advisory
Board
Vice-President
European Blood
Alliance (EBA)
233
Dr. Petra van
Krimpen
Quality
Management
Land
PL
POLSKA
Teilnehmer
Nominierte Person
Instytut Hematologii I
Transfuzjologii
Institute of Haematology and
Transfusion Medicine
Department of Blood
Transfusion
I. Ganghi St.14Chocimska 5
02-776 WARSZAWA
Doc. Dr. Med.
Magdalena
Letowska
Deputy director
Dr. Elzbieta Lachert
Head of Quality
Assurance
Member of the
Project Advisory
Board
Prof. Dr. Krzysztof
Warzocha, Director
RO
ROMANIA
Universitatea de Medicina si
Farmacie "Victor Babes"
Timisoara.
University of Medicine and
Pharmacy "Victor Babes"
Timisoara.
Prof. Dr. Virgil
Paunescu
Director
Dr. Carmen Tatu,
Ph.D.
Blood Center
Timisoara
Physiology and Immunology
Uta loan Colonel Martir No.2
300041 TIMISOARA
UK
ENGLAND
UK
SCOTLAND
The National Blood Authority
(NBS)
Martin Gorham,
OBE, CEO
(England and North Wales)
Oak House, Reeds Crescent
WD24 4QN
WATFORD, HERTS
Member of the
Project Advisory
Board
Brigton
Douglastown, Forfar
Scotland, DD8 1TP
President European
Blood Alliance
(EBA)
Angus Macmillan
Douglas, OBE
Member of the
Project Advisory
Board
234
Dr. Alan Slopecki
Head of Quality
Assurance-NBS
Crescent Drive
Brentwood
Essex, CM15 8DP
Steve Morgan
NHSBT
International
2440 The Quadrant
Aztec West
Bristol BS32 4AQ
Anhang III - Referenzen
EU Gesetzgebung
11. Directive 2001/83/EC of the European Parliament and of the Council of 6 November
2001 on the Community code relating to medicinal products for human use. Official
Journal of the European Union L311, 28/11/2001, p.67.
12. Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the Council of 27 January
2003 setting standards of quality and safety for the collection, testing, processing,
storage and distribution of human blood and blood components and amending
Directive 2001/83/EC. Official Journal of the European Union, L33, 8/02/2003, p.30.
13. Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards certain
technical requirements for blood and blood components. Official Journal of the
European Union, L91, 30/03/2004, p.25.
14. Commission Directive 2005/61/EC of 30 September 2005 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards traceability
requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official
Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.32.
15. Commission Directive 2005/62/EC of 30 September 2005 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards Community
standards and specifications relating to a quality system for blood establishments.
Official Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
16. Council Recommendation of 29 June 1998 on the Suitability of blood and plasma
donors and the screening of donated blood in the European Community. Official
Journal of the European Communities, L203, 21.07.1998, p.14.
EU Dokumente
17. Commission of the European Communities. Good manufacturing practice for
medicinal products in the European Community. The rules governing medicinal
products in the European Community, Volume IV. January 1992.
18. PIC/S: Guide to good manufacturing practice for medicinal products, PE 009-2, 1st of
July 2004
19. PIC/S: GMP guide for blood establishments. PE 005-2, 1st of July 2004
Council of Europe Dokumente
235
20. Recommendation No. R(95) 15 of the Committee of Ministers to Member States on
the Preparation, Use and Quality Assurance of Blood Components.
International Society of Blood Transfusion (ISBT) Dokumente
11. Guidelines for Validation and Maintaining the Validation State of Automated Systems
in Blood Banking. International Journal of Transfusion Medicine, Vox Sanguinis. Vol.
85, supplement 1, August 2003.
12. Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine – Version 1.0
(publication July 2006)
International Standard Organisation (ISO) und European Committee for
Standardisation (CEN) Dokumente
13. ISO EN 9000
14. ISO EN 9001
15. ISO EN 9004:2000
16. ISO EN 13485
17. ISO EN 15189:2003
ISO EN Dokumente können über die Nationalen Mitglieder des CEN erhalten werden.
Eine Übersicht der Mitglieder findet sich auf der Homepage von CEN
(www.cen.ec/cenorm)
Weitere Dokumente
18. Recommendations on Validation Master Plan Installation and Operational
Qualification Non-sterile Process Validation, Cleaning Validation. Pharmaceutical
Inspection Convention Scheme (PIC/S) PI 006-2. July 2004.
19. List of Relevant Terminology. Reference document for meeting on ‘Quality
Management for Blood Collection, Processing and Distribution in the European
Community: a Way Forward’ (‘Vienna Forum’). 13-15 July 1998, Baden/Vienna.
20. EU Guidelines on Goood Manufacturing Practice (GMP), Volume 4, EudraLex,
European Commission, http://ec.europe./enterprise/pharmaceuticals/eudralex.
21.
Vienna Forum, consensus paper from a European working party on blood safety.
Document can be downloaded from the EUBIS-homepage, www.eubis-europe.eu.
236
Anhang IV - Projekt-bezogene Publikationen
1.
EUBIS: Updated-Information of the SOP-Manual. (Ed. E. Seifried and C. Seidl),
2007. PDF-Download from the Homepage of the EUBIS Consortium using.
www.EUBIS-europe.eu
2.
EU-Q-Blood SOP Survey Report. Overview of the blood establishment structure,
capacity and background in SOP systems including highest risk areas. Version 1.6
(Ed. E. Seifried and C. Seidl). March 2006, PDF-Download from the Homepage of
the EUBIS Consortium using. www.EUBIS-europe.eu
3.
EU-Q-Blood-SOP: Development of pan European quality management in
transfusion medicine. C Seidl, E. Schellenberg, R. Henschler, A. McMillan Douglas,
CS SMit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J. DeWit, E. Seifried. Abstract
Presentation International Society of Blood Transfusion (ISBT); Vox Sanguinis, Vol
93 (Suppl 3) 2PS-01-03, p6, 2006
4.
European Quality Management in Transfusion Medicine. C Seidl, E. Schellenberg,
R. Henschler, A. McMillan Douglas, CS Smit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J.
DeWit, E. Seifried. Abstract Presentation Joint Congress German Society of
Transfusion Medicine and Immunohematology (DGTI) with the International Society
for Cellular Therapy (ISCT), Transfusion Medicine and Hemotherapy, Vol 33 (Suppl
1), OS6.1, p14, 2006
5.
EU-Q-Blood-SOP: A European initiative developing quality management criteria.
Abstract Presentation 14th Annual Congress of the German Society for
Immunogenetics (DGI), Meeting Proceedings, P13, p38, 2006
6.
EU-Q-BLOOD-SOP: Developmemt of European quality management in transfusion
medicine. C Seidl, E Schellenberg, L Sobaga, M O’Connell, P van Krimpen, A
McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, J de Wit, E Seifried on behalf of the
Project’s participant. Transfusion Today, Volume 69, p8-10, 2006
7.
European best practice in blood transfusion: improvement of quality-related
processes in blood establishments. C Seidl, M O’Connell, F Delayney, P van
Krimpen, A McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, L Sobaga, J de Wit, E
Seifried on behalf of the Project’s participant. ISBT Science Series, Vox Sanguinis,
Volume 2 (1), p143-9, 2007
237
Announcement / Ankündigung
Additional language Translations of this Manual are in preparation and should be
available at the end of 2007 / beginning 0f 2008 via the website (Eubis-europe.eu)
Weitere Sprachübersetzungen dieses Handbuches werden Ende 2007/Anfang 2008
über die Homepage (Eubis-europe.eu) zur Verfügung stehen
English – French
(Translation: Dr. Leslie Sobaga and Claudine Hossenloop)
Etablissement Français du Sang (EFS), La Plaine Saint-Denis Cedex
English – Czech
(Translation: Dr. Petr Turek)
Thomayer Teaching Hospital
State Institute for Drug Control, Prague
English – Bulgarian
(Translation: Dr. Svetla Bakalova)
НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР ПО ХЕМАТОЛОГИЯ И ТРАНСФУЗИОЛОГИЯ
National Center of Hematology and Transfusiology, Sofia
English – Hungarian
(Translation: Dr. Klára Baróti-Tóth, Ph.D.)
Hungarian National Blood Transfusion Service, Budapest
Co-funded by the European Commission
Health & Consumer Protection, Directorate General
238
Supported by the
239

Manual - EQUAL - Blood Quality Project

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