Tipps und Tricks mit Excel / Openoffice Calc

Workshop 6. März 2013
81.92 kurad Weiterbildung
Excel / Calc
Tipps und Tricks
Excel Aktuelles Datum bzw. Uhrzeit per Tastatur eingeben
Wenn schnell in einer Tabellenzeile die aktuelle Uhrzeit bzw das aktuelle Datum
eingegeben werden soll, wähle zuerst die Tabellenzeile aus und benutze dann die
Tastenkombination CTRL + .
.
für aktuelles Datum bzw. CTRL + Shift +
für die aktuelle Uhrzeit in Stunden:Minuten.
Excel Springen
Wer viel mit umfangreichen Excel-Tabellen arbeiten muss, der kennt das: Man möchte in
die letzte Zelle einer Spalte springen. Bei nur wenigen Zeilen ist das ja kein Problem.
Aber wenn die Tabelle über hundert Zeilen hat –auf alle Fälle größer ist als der sichtbare
Bereich –, dann ist das Ganze nicht mehr so einfach. Dann muss gescrollt werden oder
man nutzt die Sprungtasten.
Aber es geht viel einfacher:
Wenn Sie also an das untere Ende einer Tabelle springen möchten bzw. in die letzte Zelle
einer Spalte, gehen Sie so vor:
Oberste Zelle markieren, dann auf die untere Randlinie dieser Zelle zeigen, so dass der
Cursor ein Zeiger wird. Dann ein Doppelklick auf diese untere Randlinie (s. unten rote
Linie). Und schon springen Sie an die unterste Zelle der Spalte.
Dieses Springen mit einem Doppelklick klappt in alle Richtungen:
•
Doppelklick auf die untere Randlinie > Sprung in
die letzte Zelle der Spalte
•
Doppelklick auf die obere Randlinie > Sprung in
die erste Zelle der Spalte
•
Doppelklick auf die rechte Randlinie > Sprung in
die letzte Zelle der Zeile die einen Inhalt hat.
•
Doppelklick auf die linke Randlinie > Sprung in
die erste Zelle der Zeile
Wenn Sie nun an das rechte untere Ende einer Tabelle springen wollen, geht das einfach
mit einer Tastenkombination:
•
Mit Strg + Ende springen Sie automatisch ans
Ende der Tabelle.
•
Mit Strg + Pos1 gelangen Sie in die erste Zelle
(A1) der Tabelle.
•
Wenn zusätzlich die Shift Taste gedrückt wird,
werden alle Felder dazwischen markiert.
Excel/Calc Mit der F2-Taste in den Bearbeitungsmodus schalten
Die F2-Taste gehört zu den kleinen Excel-Helferlein. Wenn man den Inhalt einer Zelle
bearbeiten will, greift man üblicherweise zur Maus, und mit einem Doppelklick auf die
gewünschte Stelle in der Zelle springt der Cursor dort hin. Nun kann man den Inhalt
entsprechend adaptieren oder einen Wert eintippen.
Aber es geht einfacher, ohne dass Sie den „
langen“Weg über die Maus wählen müssen.
Springen Sie mit den Pfeiltasten zur gewünschten Zelle und drücken Sie dann die F2Taste.
Schon wird der Cursor in der Zelle aktiv. Somit ersparen Sie sich einiges an Zeit, wenn
Sie eine umfangreiche Tabelle bearbeiten und dadurch nicht ständig zur Maus greifen
müssen.
Excel So gelingt der Zeilenumbruch innerhalb der Zelle
Wenn man nun einen Text in eine Zelle eintippt, benötigt man gelegentlich einen
Zeilenumbruch. Und so ein manueller Zeilenumbruch innerhalb der Zelle gelingt mit der
Tastenkombination Alt + Enter-Taste. Also Cursor zu der gewünschten Umbruchstelle
führen. Alt-Taste gedrückt halten und dann die Enter-Taste drücken. Das war’
s.
Excel/Calc Die Navigation, wie ich sie will
Wenn man in einer Excel-Tabelle die Enter-Taste drückt, gelangt man üblicherweise in
die untere Zelle. Also man tippt einen Wert in eine Zelle, drückt Enter und man gelangt in
die folgende Zelle darunter. Dieses Springen in die nächste untere Zelle ist in den
meisten Fällen auch gewünscht.
Nun kann es aber schon mal vorkommen, dass mit dem Drücken der Enter-Taste das
Springen in die nächste rechte Zelle praktischer wäre, also ein Wandern von links nach
rechts. Beispielsweise dann, wenn Sie zahlreiche Spaltenbeschriftungen eingeben müssen
und dann in der nächsten Zeile die entsprechenden Werte.
Man kann zwar den Umweg gehen, indem man nach Eingabe der Spaltenüberschrift die
Pfeiltaste benutzt. Dann muss man aber schon die rechte Hand vom Buchstabenblock zu
den Pfeiltasten wegbewegen und dann wieder zurück. Für zwischendurch ist diese
Vorgehensweise natürlich vollkommen ausreichend. Noch etwas unpraktischer ist das
Greifen nach der Maus, um in die gewünschte nächste Zelle zu gelangen.
Wenn Sie hingegen öfter mit Tabellen arbeiten, in denen durch Drücken der Enter-Taste
ein Springen von links nach rechts oder in eine beliebige andere Richtung praktischer
wäre, können Sie das einfach ändern:
In MS Excel 2007/2010/2013:
Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf Excel-Optionen:
Dann noch auf Erweitert und unter Markierung nach Drücken der Eingabetaste
verschieben können Sie auswählen, in welcher Richtung die nächste Zelle angesprungen
wird:
In den Vorgängerversionen von MS Excel 2007 finden Sie diese Option im Menü Extras>
Optionen auf der Registerkarte Bearbeiten.
Aber es geht noch einfacher, ohne dass Sie unter Optionen die Einstellung ändern
müssen:
Markieren Sie die Zellen für die Spaltenüberschriften, z. B. A1 bis F1. Geben Sie dann in
der Bearbeitungszeile (s. gelber Pfeil) die erste Spaltenüberschrift ein und mit der Enter-
oder der Tab-Taste gelangen Sie dann automatisch in die nächste rechte Zelle B1:
Bei Calc von der Schlusszelle zur Anfangszelle markieren.
In MS Excel 2003:
Extras –Optionen
Calc
Extras –Optionen
Excel Mehrere Zellen mit gleichem Inhalt füllen
Nun kann es schon mal vorkommen, dass man in einer Tabelle mehrere Zellen mit
gleichem Inhalt füllen muss. Ist an sich kein Problem. Einfach Zelle für Zelle anspringen
und den gewünschten Inhalt eintippen. Excel merkt sich bereits eingegebene Inhalte und
schlägt solche beim Eingeben vor. Der Vorschlag wird schwarz hinterlegt.
Ist man mit dem Vorschlag einverstanden, einfach die Enter-Taste drücken und schon
wird dieser übernommen. Das erleichtert die Sache erheblich.
Aber es gibt noch einen effizienteren Weg, der schneller zum Ziel führt. Vor allem dann,
wenn Sie sehr viele Zellen mit gleichem Inhalt füllen müssen:
Markieren Sie in einem Zug alle Zellen, die den gleichen Inhalt haben sollen:
Dann in die Bearbeitungszeile einfach den gewünschten Text oder eine Formel eintippen:
Diese Eingabe wird auch gleichzeitig in der ersten Zelle des markierten Bereichs
angezeigt. Und nun kommt der kleine
Trick.
Drücken Sie die Strg-Taste(gedrückt
halten) und dann die Enter-Taste. Und was
passiert? Der in der Bearbeitungszeile
eingetippte Wert wird für alle markierten
Zellen übernommen:
Excel/Calc Im Nu die Spaltenbreite anpassen
Sie können in Excel blitzschnell die Breitemehrerer Spalten anpassen.
Nehmen wir an, Sie haben eine Tabelle mit Spaltenüberschriften unterschiedlicher Länge,
z. B. die Monatsnamen.
Nun möchten Sie die Breite der Spalten entsprechend der Länge der Monatsnamen
anpassen. Das geht ganz schnell:
1. Markieren Sie die erste Spalte –in unserem Fall die
Spalte „
Jänner“
, indem Sie mit der linken Maustaste
auf den Spaltenkopf A klicken:
2. Fahren Sie dann mit gedrückter linker Maustaste über
die Spaltenköpfe der gewünschten Spalten –in
unserem Beispiel von A bis E. Damit werden diese
Spalten markiert. Sie können die linke Maustaste
wieder loslassen.
3. Führen Sie dann den Mauszeiger genau auf den
rechten Rand einer markierten Spalte.
4. Der Mauszeiger verwandelt sich dann in ein schwarzes
Kreuz mit einem Doppelpfeil. Das ist genau der
richtige Zeitpunkt. Mit einem Doppelklick wird die
Breite aller markierten Spalten entsprechend der
Spaltenüberschrift angepasst.
Die gleiche Breite für mehrere Spalten
Auch der umgekehrte Weg ist möglich. Wenn Sie also Spalten unterschiedlicher Breite
haben und diese mit der gleichen Breite versehen wollen.
1. Wiederum die gewünschten Spalten wie vorher
beschrieben markieren. Den Mauszeiger wieder an den
rechten Rand einer Spalte führen, bis er zum Kreuz
wird.
2. Und jetzt mit gedrückter linker Maustaste die
Spaltenbreite anpassen. Wenn Sie die linke Maustaste
wieder loslassen, haben alle markierten Spalten die
gleiche Breite.
Mit der gleichen Methode können Sie auch die Höhe der Zeilen ändern.