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Chancen durch BPO – Capgemini’s Position Hansjörg Siber Vice President BPO Central Europe IDC’s 2.BPO Conference 2005 Frankfurt, 6. Oktober 2005 CE v5.5 AGENDA • Wo liegen die Vorteile des Outsourcing von Business Prozessen? • Vorgehen und Methodik im BP Outsourcing • BPOpenTM – die Integrationsplattform auf Basis von Microsoft.NETTM • Transformation der Prozesse – Mobility/Efficiency/Control CE v5.5 © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 2 Strategische Überlegungen zum Outsourcing zielen auf immer komplexere Business Prozesse Prozesse mit Auslagerungspotenzial Einzel-Support Prozesse Integration Fleet Management Integrierte Prozesse Front Office Accounting to Reporting Facilities CRM Travel Management Fulfillment & Delivery Order to Cash Services & Logistics Legal Tax Customer facing activities, company specific products & services Audit Cafeteria CE v5.5 Industry vertical specific processes Purchase to Pay Hire to Retire Sourcing Recruitment Procurement Development Delivery Performance Management Management Reporting Contract Administration Leave & Retirement Treasury Inventory Accounting Employee Administration Cash Management Fixed Assets Payroll Administration Risk Management Accounts Payable General Ledger General Accounting Consolidation & Fin. Reporting Information Systems ‚klassische Dienstleistung‘ Backoffice Middle Offfice Budgeting & Planning neue Anbieter Strategische Partnerschaft © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 3 Finance & Accounting liefert ein klassisches Beispiel für den Trend zu Shared Service Center und BPO Herausforderungen & Treiber Typische Situation Kosten in % der Erträge 1,05 % • Die Kosten für F&A sind zu hoch • Die Finanzorganisation wird oft von reiner Transaktionsabwicklung in Beschlag genommen (>40% der Last) • Notwendigkeit eines Fokus auf Prognose, Entscheidungsunterstützung und Strategieentwicklung • Nichtstandardisierte Prozesse wirken sich auf Wiederholbarkeit, Zuverlässigkeit und Genauigkeit aus • Viele Daten und wenige Informationen • Unzureichende & nur teilweise integrierte ITSysteme behindern Transformation 0,43 % Entscheidungsunterstützung Risikomanagement Entscheidungsunterstützung Risikomanagement Transaktionsabwicklung Typische Aufteilung von F&AAktivitäten Transaktionsabwicklung konsolidiert Optimierte, ausgewogene Aufteilung von F&A-Aktivitäten Entwicklung Der Der Sarbanes-Oxley Sarbanes-Oxley Act Act ist ist ein ein weiterer weiterer Anlass, Anlass, F&A F&A zu zu transformieren, transformieren, um um den den Fokus Fokus mehr mehr auf auf „Kern-“ und strategische Aktivitäten zu verlagern, und gleichzeitig absicherndes Controlling „Kern-“ und strategische Aktivitäten zu verlagern, und gleichzeitig absicherndes Controlling in in den den „transaktionalen“ „transaktionalen“ Bereichen Bereichen zu zu verstärken. verstärken. CE v5.5 © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 4 Die Initiative zu BPO zielt häufig zunächst auf Kostensenkung – langfristig ermöglicht BPO eine strategische Transformation Vom BPO zu BPT Stellenwert Stellenwert von von BPO BPO Capgemini Capgemini BPO BPO roadmap roadmap • adopt operationale Effizienz Do it cheaper • Verlagerung der Prozesse ‘as-is‘ in Rightshore Service Center, nach Knowledge Capture und Dokumentation • Realisierung von ‘quick win’ durch günstige Kostenbasis und Kosolidierung • adapt Do it better • Prozess-Optimierung durch quantitatives Prozess Management • Prozess-Standarisierung und Effizienzsteigerung durch Technologie • transform strategische Neuausrichtung Source: IDC 2004 Do it differently • Integration von Systemen zu einer Standard Prozess-Plattform • economies of scale durch Ressourcen Sharing – process on demand Das Das Zusammenspiel Zusammenspiel von von Prozess-Kompetenz, Prozess-Kompetenz, IT IT Kompetenz Kompetenz und und Change-Management Change-Management Methodik Methodik sichert sichert nachhaltige nachhaltige kurzkurz- und und langfristige langfristige Vorteile Vorteile ab. ab. CE v5.5 © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 5 Capgemini sichert den Erfolg der Auslagerung durch strikt methodisches Vorgehen Service Management Methodik Faktoren Strategischer, operationeller und finanzieller Nutzen Flexible Migration Umfang und Detail-Ablauf der Migration/Transition • Capgemini Methoden der Prozessmodellierung und der Prozessmetrik • Inkludiert Ausnahmen (Exceptions) • Big Bang Migration oder schrittweise (in einzelnen Wellen) Gemeinsame Optimierung von Prozessen und Applikationen Ganzheitlicher operativer Ansatz: people, process & technology • Integration von Consulting und Outsourcing • Gesamt-Optimierung bringt höheren Wert • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Collaborative Business Experience Strategischer Value Add über reine Transaktionsleistung hinaus • Partnerschaft in Governance, Risiko Management & Service Qualität • Gemeinsame Sicht auf die Business Prozesse über Unternehmensgrenzen hinweg – Ziel der Transformation KPI Management CE v5.5 Business Prozess und ergebnis-orientierte Messgrößen • Performanz wird an business-relevanten Größen gemessen • Bei Absicherung der in SLA festgelegten Mindestwerte wird der Trend beobachtet, jede negative Trendbewegung analysiert; es werden gemeinsam die Maßnahmen für positiven Trend geplant • Technische Umgebung um kritische Größen in fast-Realzeit zu messen © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 6 Die Transition als der erste Schritt der Auslagerung ist der kritischste und entscheidet über den Gesamterfolg Die 4 wesentlichen Phasen einer Transitions-Welle Process Maps & Dokumentation ‘Shadowing’ • Process Maps Visualisierung der Prozesse und der Schnittstellen ‚as is‘. Erstellt vom Transition Team, basierend auf Interviews Training & Know How Transfer Support • Beobachtung Das Personal des Kunden wird bei der Durchführung der Prozesse begleitet – Verifikation der Process Maps & Desktop Procedures • WP-Team Briefing Das Work Process Team erhält vom Migration Team, die Desktop Procedures. Fokus auf die wesentlichen Prozessschritte • Voller Support Nach dem Go-Life ist ein Kernteam des Kunden für kurze Zeit vor Ort, um das WP-Team zu supervidieren und zu unterstützen • Verfeinerung Review und Aufdatierung der Dokumentation; signoff • WP-Team Training Migration Team trainiert WP-Team; auf TestSystem • Materialsammlung Forumulare, Reports, Arbeitsblätter als Anhang zu Desktop Procedures, Vorbereitung des Know How Transfer • Verfeinerung Die Prozeduren werden in Realumgebung getestet, Reviews, Anpassungen – Ergebnis: Produktionsversion der Process Maps und Desktop Procedures • Eingeschränkter Support Das Kernteam des Kunden kehrt zurück und steht noch für Remote Support zur Verfügung. Graduelle Reduzierung des Kern-Teams des Kunden Proc ess Re f Ma tc h Invoic es w ith Purchas e O rders to G oods Received Notes External / Other 1.3 1.1.4 Ra ise Go od s Re ceived Note 1.2.6 Sort and distribute docum ents Supplier Goods Re ceived Note IP Other 1.3.1 R ece ive co p y o f Purc hase Order form Invoices w ith PO No 1.3.5 Print o ut list of outstanding Goods Received No tes P O properly authorised? D oes invoic e m atch GR N? Yes 1.3.6 Match invoice to G RN Booked pulp & chem icals invo ice s 1.3.3 File P urc hase Orde r form IP Finance Yes G RN list Filed P urc hase Order form s Reso lved queries 1.4.5 Receive c opy of se lf-billing in voice and system entry 1.4.8 Book m anual in vo ice to AP Ledger 1.3.7 In vestig ate differences Other foreig n curre nc y in vo ice s Sterling invo ice s 1.3.9 Send copy of pulp invoice for paym ent Invoices w ith resolved differences 1.3.10 Create file for other foreign curre ncy invo ic es Other fore ign c urrenc y in vo ice s 1.3.8 Book invoice w ith P O to AP Ledger Other booked sterling in vo ice s 1.3.11 Upd ate spreads heet Foreign Foreign c urre nc y curre ncy msanual invoic es in vo ice Copy of pulp invoice R esolved queries/ am ended GR N Invoice queries Goods Re ceived No te list Cop y o f P O form 1.3.2 Check PO for order lim it and authorisation CoE Req uisitio ning departm ent 1.3.4 M atc h delivery note to P urc hase Order 6.3.1 P ay s uppliers (C ash & Bank ing) Re so lved queries Invoice queries Cop y o f P O form No 1.6.1 Allo cate ze ro balance Supplier Invoic e queries De live ry note R eq uisitio ning departm ent Booked pulp & c hem icals invo ice s Foreign c urrenc y in vo ice s 1.3.12 File invoice in tem porary archive 1.3.14 Receive arc hived invo ic e s Filed in vo ice s 1.3.13 Send arc hive d invo ice s Arc hived invo ic e s • Prozess Dokumentation Detaillierte Beschreibung der Prozessschritte, der Methoden und beteiligten Systeme. Ergebnis: Desktop Procedures International Paper UK – Desktop Procedure Procedure Number: 1.3.6 Prepared by / Prepared by / B Pawłusiewicz Procedure Name: Match invoice to GRN date: Approved by / Approved by / Alex McInnes Process: Accounts Payable date: Modified by / Modified by / 2000-06-28 2000-07-11 date: Frequency: Daily Activity/Reference Step A. Introduction 1. The AP department matches invoices to the corresponding Goods Received Notes. The matching is done by comparing the GRN listing printout and the invoices. It is generally the quantity and price that are checked and each line on the GRN listing is confirmed in turn. The suppliers are always asked to quote the Purchase Order number on the invoice. 2. 3. 4. Frequency: daily Used systems: manual, Accounting System Steps: B. Login to the Finance System C. Match the invoice to the GRN D. Preparing the invoice for booking E. Looking up the PO number in the system 5. 6. Standard booking: N/A Exceptions: The suppliers are always asked to quote the Purchase Order number on the invoice, but it is possible that the PO is not quoted and needs to be found in the system – see section E B. Login to Finance 1. System C. Match the invoice to the GRN 1. See procedure for login to the system To perform the matching of an invoice with a GRN, we need the current list of outstanding GRN’s printed as described in procedure 1.3.5; and invoices with PO and stamp on them as described in procedure 1.2.3 2. Matching consists of the following steps: • Arbeit unter Begleitung Das Capgemini Migrations Team beginnt mit der Arbeit an den Prozessen unter Aufsicht des Kundenteams a) Identifying the PO number from the invoice – the PO should be indicated on the invoice, but there is no specific place for it. Therefore, it is necessary to read the invoice carefully to find the PO number (it is always two initials of buyer and a 5 digit number) – see att. AP/30 and AP/32 In Kunden-Lokation CE v5.5 Im BPO Center © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 7 Das langfristige Ziel von BPO besteht in einem besseren Service zu verringerten Kosten Prozess-Transformation – mobility / efficiency / control Mobilität Mobilität der der Aufgaben Aufgaben Prozess Prozess -- Effizienz Effizienz Prozesssteuerung Prozesssteuerung & & Kontrolle Kontrolle • Methodik zur Verlagerung der Prozesse in SSC – Prozess-Mapping & KM • detaillierte Orchestrierung von Prozessen – Aufgaben zu optimalen Ressourcen • innerhalb des Center, effiziente RollenZuordnung • zwischen den Centern – Rightshoring • Dynamische Aufgabenverteilung sorgt für ausgeglichene Auslastung • Entkopplung von Aufgaben hilft Zeitvergeudung durch Wartezeiten zu vermeiden – asynchronous processing • Produktivität der Operator bei hohem Transaktionsvolumen durch ergonomische GUI erhöht • Produktivität der Operator durch Integrationsportal und Vereinheitlichung von Daten quer über Systeme erhöht • Vermeidung von Aufwand durch gezielte rollenspezifische Bereitstellung von Information • Aufwandsminimierung durch Kanalisation von Information • e-invoicing, • OCR data extraction • Automation / Teilautomation • invoice matching • cash allocation • Transparenz der Prozesse • Zugängliche und aktuelle Dokumentation • Einheitliches Audit-Log • Vorkehrung für Instrumentierung der Prozesse und Messung von Parametern • six-sigma • quantitatives Prozess Management • Kurze Zykluszeit zur Anpassung der Prozesse an neues Design • Kurze Zykluszeit zur Bereitstellung neuer Funktionalität Erfordert Erfordert effektiven effektiven Einsatz Einsatz von von IT IT in in einer einer sicheren sicheren und und vertrauenswürdigen vertrauenswürdigen Umgebung Umgebung CE v5.5 © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 8 Die Verbesserung der Service-Erbringung stellt spezifische Ansprüche an die IT-Umgebung BPOpenTM – die Herausforderung Kernthemen Beitrag der IT-Plattform Transition Wie lassen sich Prozesse aus dem Kundenumfeld in die BPO Zentren sicher, schnell und effizient verlagern? Ohne langfristiges Individualprojekt bei der Kunden-IT? Kunden-Applikationen Wie lässt sich eine vertrauenswürdige Umgebung schaffen, um den Zugang vom BPO Zentrum zu Kundenapplikationen zu gewährleisten, und komplementäre Applikationen einzubinden? Produktivität Wie lässt sich die Produktivität der BPO Operator erhöhen, und Prozess-Automation vorantreiben? Feedback Control CE v5.5 Wie kann sich das Management des Kunden ein klares Bild von der Güte der Prozesse, die in einer entfernten Umgebung ablaufen, verschaffen? Wie lässt sich sicherstellen, dass alle Auflagen und Regulatorien erfüllt werden, und das Verbesserungspotential ausgeschöpft wird? © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 9 Zur signifikanten Verbesserung der BPO Services hat Capgemini BPOpenTM auf einer Service Oriented Architecture basierend entwickelt Globally Collaborative Workforce Krakow … Guangzhou South Africa • Zusammenspiel global verteilte Ressourcen, unabhängig von zugrundeliegenden Systemen. Load Balancing erlaubt flexibles Management der Ressourcen auch zwischen den Zentren. India Common Common Processing Processing Model Model (Standards based) (Standards based) Business Business Process Process Management Management Integration Integration Backbone Backbone (Enterprise (Enterprise Service Service Bus) Bus) System System B B Client System Integration Legacy Wrapping CE v5.5 XML XML XML XML XML XML System System A A System System nn Integrated Service Platform Legacy Integration Standard Business Processes • Operationen zwischen Zentren verteilt nach Sprach-Kentnissen und Kundennähe • Standardisierte Prozesse, optimiert und weitgehend automatisiert – stellen sich für die BPO Operator weltweit einheitlich dar. • Management und Orchestrierung von Business Prozessen steuert den Ablauf zwischen den BPO Operators, den Systemen und der Aussenwelt. • Steuert die Interaktionen mit Kundensystemen • Stellt Informationen aus den verteilten Systemen für globale Integration zur Verfügung. • Erlaubt den existierenden Systemen als Services innerhalb der Service Oriented Architecture aufzutreten. • Schnittstellen werden als Web Services dargestellt. • Minimale Eingriffe in existierende Systeme. © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 10 Capgemini realisiert BPOpenTM als die zukunftsweisende IT Plattform für BPO in Partnerschaft mit Microsoft Implementierung der SOA BPO Erfahrung Microsoft Plattform • mehr als 60 BPO Services weltweit unter Vertrag • Serice-Erbringung aus 10 BPO Centers in 4 Kontinenten • Das Capgemini Krakau Center wird durchwegs als das wegweisende F&A SSC tituliert • • • • • • India Common Common Processing Processing Model Model (Standards (Standards based) based) Text Business Business Process Process Management Management Integration Integration Backbone Backbone (Enterprise (Enterprise Service Service Bus) Bus) System System A A System System B B System System nn Client System Integration Legacy Wrapping Integrated Service Platform Legacy Integration Standard Business Processes South Africa XML XML CE v5.5 … Guangzhou XML XML • Prozessverbesserungs-Experten – six sigma BPM für Best-inClass Prozesse • Collaborative Business Transformation • Integrated Architecture Framework (IAF) • Technology – Business alignment Krakow XML XML Expertise Globally Collaborative Workforce Windows Server 2003 BizTalk Server 2006 SQL Server 2005 Visual Studio 2005/Team System MOM 2005 ISA 2004 Expertise • leading edge technology • Microsoft Produkt Know-How, blueprints & support • Enterprise Consulting – ein Team von Experten leitet Architektur • Einbeziehung der MS Product Group © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 11 Die Funktionalität von BPOpenTM baut auf Microsoft Bausteinen und Lösungen auf Anforderungen an BPOpen™ Anforderungen an Software Microsoft Bausteine • Beschleunigung und Absicherung der Aufnahme der Business Prozesse des Kunden • Knowledge management • Analytische Werkzeuge • • • • • Management der Prozess – Komplexität und Integration in Echtzeit • Workflow management • Web Services Integration • End-to-end pPatftorm (ubiquitous “sockets”) • BizTalk Server 2004 • Windows Workflow Services • .NET based Web Services • Produktivität und Innovation über Unternehmensgrenzen hinweg nutzbar machen durch Kollaboration • User interfaces • Collaboration • Reporting • • • • • Skalierbares und reproduzierbares Service Modell • Steuerung der Prozesse und Systeme • Scalability • Agility – easy to adapt • Service Oriented Architecture • Windows Server System • .NET • WSSRA, SMS, MOM, ADAM • Hervorragende Abläufe durch Service – Steuerung • Prozess - Messung • Strikte Einhaltung von Auflagen Regulatory Compliance • Transparenz • Security • Audit trails • Technologies related to the Dynamic systems Initiative (DSI) and to Trustworthy Computing (TWC) • BizTalk Business Monitoring CE v5.5 Infopath und Biztalk Server 2006 Enterprise Project Server SQL Server 2005 Visio and MOTION® Windows Workflow Services Smart Clients, Office System SharePoint Portal Server 2003 SQL Server 2005 © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 12 Die Architektur von BPOpenTM findet ihre Entsprechung in der Microsoft Plattform High level architecture client 1 client 1 client 1 other center 1 BPOpen process orchestration apps security services SAP … transaction services Capgemini access gateway center n transformation services client perimeter defense presentation services 3rd party Web access CE v5.5 Capgemini perimeter defense knowledge & analysis services Technology Basis Microsoft .NET MS BizTalk Server MS SQLServer MS SPS iNet Integrator © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 13 Die Mobilität als Element der Prozess-Transformation ermöglicht volle Nutzung des globalen Capgemini BPO-Rightshore Netzwerks Mobility - RightshoreTM Toronto Krakow North American BPO Hub European BPO Hub BPO Hub BPO Satellite Scotland ermöglicht die Verteilung Netherlands Belgium Dallas Utilities BPO Hub Guangzhou Asia-Pacific BPO Hub Hong Kong Mumbai sichern die Verteilung ab Singapore Adelaide ISO 9000 TM Strategie Die Die Capgemini Capgemini Rightshore RightshoreTM Strategie ermöglicht ermöglicht es, es, die die Services Services ausgerichtet ausgerichtet am am Kunden Kunden und und an an den den Standortfaktoren Standortfaktoren in in der der Kombination Kombination von von Onshore, Onshore, Nearshore Nearshore und und Offshore Offshore zu zu erbringen erbringen CE v5.5 © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 14 BPOpenTM trägt zur Prozess Effizienz durch schnell implementierbare Best Practices ohne Eingriffe in das Kern-ERP System bei Prozess-Effizienz durch Orchestrierung process step 1a work items acted upon by operator b process step 1 input stream work items acted upon by operator process step 1b issue ask client staff, mail URL process step 1c Input streams • document images (invoices received as paper, purchase requests in paper..) • e-documents • structured e-mail forwarded by SMTP agent • requests via portal • … • • • • • inquiry at 3rd party, mail URL response via input to portal at URL process step 2 work items acted upon by operator response via input to portal at URL timeout monitored log entry log entry log entry log entry • Die ProzessOrchestrierung kann schnell von Templates in der Basis-Version starten • Schrittweise Verfeinerung zur Erhöhung der Effizient und Festigung der Steuerung • Damit von Beginn KPI Daten verfügbar mit wachsender Auflösung Lose Koppelung zu ERP Systemen – kein direkter Eingriff Steuerung der Interaktion mit Kundenpersonal und mit Dritten indirekt über logische Workflows ( Portal und automatisierte e-mail) Regelbasierte Verteilung und Routing von Aufgaben – Änderungen über intuitives graphisches Werkzeug das Design deckt generelle Business Prozesse ab, stellt Sicherungs- und Audit-Funktionen generisch bereit Implementierung auf Basis von MS BizTalk Server und .NET Komponenten CE v5.5 © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 15 Messungen der wesentlichen Prozess-Parameter in Realzeit erlauben Kontrolle und Steuerung Control Performance nach Geographie – grün/gelb/rot Customer Satisfaction - OTACE 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Performance nach Prozess-Familien Efficiency Effectiveness Quality Q1 Q2 Q3 Q4 Q5 Prozess-Verbesserungs-Projekte High Green AR Business Importance AP Gems must do Uncut Gems Accelerate Red On hold until further review White Quick Hits GL Issue s to re solve to ensure delivery Behind schedule major risks to delivery Finished Stopped or Amalgamated Low Slow CE v5.5 Amber On track to deliver 2002 Speed to Value Fast © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 16 Zusammengefasst… Prozess-Mobilität Strikte Methodik Besserer Service, Prozess-Effizienz BPO Zentren im RightshoreTM Netz zu geringeren Kosten Prozess-Steuerung & Kontrolle CE v5.5 fokussierter Einsatz von Technologie © 2005 Capgemini - All rights reserved CHANCEN DURCH BPO 20051006 V2.PPT 17 Ihr Kontakt bei Capgemini Hansjörg Siber Vice President Business Process Outsourcing CE Capgemini Systems GmbH Neues Kranzler Eck, Kurfürstendamm 21, D-10719 Berlin Phone: +49(0)30-88703-177 Fax: +49(0)30-88703-111 Mobile: +49(0)162 234 3697 [email protected] www.capgemini.com CE v5.5 © 2005 Capgemini - 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