Handbuch - Achim Tröster
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Handbuch - Achim Tröster
Version 4.3 Achim Tröster | [email protected] Stand: 31.07.2016 BistroKas-AT FestKas-AT Inhalt (Auszug) POS Kasse für Mit der Software BistroKas-AT erhalten Sie eine einfach zu bedienende Oberfläche mit der Sie Ihre Vereinsfeste & Veranstaltungen schnell in bar abwickeln können. Die Software eignet sich für kleine Imbisse, Schnellrestaurants, Cafes / Bistros & Kioske, Restaurant, Friseure usw. Sie können den Kassiervorgang bei Verwendung einer Touchoberfläche optimieren. Zur Vereinfachung sollten Sie bei der Bearbeitung in den Grundeinstellungen die Tastatur / Maus verwenden. Ebenso können Artikel die ein Strichcode besitzen erfasst werden. Updates: Das Programm wird ständig weiterentwickelt. Gerne senden wir Ihnen eine Nachricht und Sie können dann entscheiden ob Sie das Update ermäßigt erwerben wollen oder nicht. FAQ 2 Systemanforderung 3 Installation 3 Hauptmenü 8 Handscanner 12 Rechnung 15 Gutscheine 22 Tagesumsatz 38 Druckereinstellungen 56 Inhaltsverzeichnis 82 Hinweis: Diese Software wurde nach Fertigstellung geprüft. Unseres Ermessens liegen keine Fehler vor. Sollten Jedoch Fehler auftreten, was nach dem heutigen Stand der Technik möglich ist, teilen Sie uns dies bitte umgehend mit. Der Autor haftet nicht für Schäden, die den Wert der Software übersteigen. Optimiert für … Touchscreenmonitore ab 12“ / 15“ und Tablets 7“ & 10“ Bondrucker der Marken Epson TMT-88 II - V, Bixolon / Samsung SRP 350 / Samsung SRP-F310 / Posiflex SD-800 / Metapace T-3 & T1 / OkiPos 411 / Star TSP600/ Partner Tech RP300 / Höft & Wessel HW2155 / ART AP-8150, AWEK smartPRINT 430, Epson TM – L90, ZJ-8250, Excelvan 58 & 80 mm 4 423647 8110 48 > Achim Tröster FAQ – Wichtige Fragen vorab Ich möchte kurz die Gelegenheit nutzen um auf wichtige und öfters gestellte Fragen eine Antwort zu geben. Kauf Der günstige Kaufpreis von 13,80 € ist nur gültig für die CD-Version inklusive Porto & Verpackung im Inland. Gegen einen Aufpreis von 5,00 € ist neben der CD auch noch das Handbuch in gedruckter Version dabei. Bitte bedenken Sie, dass ich kein Konzern bin und keine professionell gelabelten CD´s habe. Natürlich ist ein Label auf der CD. Aus gegebenem Anlass möchte ich darauf hinweisen, dass bereits das herunterladen bzw. das zusenden des Programmes/Produktkeys per Email der jeweiligen Vollversion dem brechen eines Siegels bei einer CD/DVD gleichkommt. Eine Rückgabe ist daher rechtlich nicht mehr möglich. Der Kauf ist dann bindend. Aus diesem Grund biete ich das Testen des Programmes als Testversion und das Handbuch gratis zum Download an. Aufruf des Programms Auf dem Desktop befindet sich das Verzeichnis mit dem Kassenprogramm. Das Kassenprogramm lautet: Kassensoftware 4.3 – Stand: ….. Touchscreen – Monitor Ja/Nein? Ein Touchscreen Monitor ist nicht erforderlich. Das Programm kann mit der Maus & Tastatur bedient werden. Ein Touchscreen erleichtert die Bedienung erheblich. Welcher PC ist erforderlich? Sie können jeden PC nutzen auf dem mindestens Windows XP Service Pack 3 installiert ist sowie 500 MHz und 512 MB Arbeitsspeicher hat. Es ist egal ob es sich um ein Laptop, Netbook, etc. handelt. Ich empfehle jedoch einen deutlich schnelleren Rechner mit 1,5 MHz und 1 GB Arbeitsspeicher. Programmiert wurde das Programm als 32 Bit-Version in Microsoft Access 2010. Getestet wurde es unter Windows XP, Vista & Windows 7, Windows 8.1 & Windows 10 Ist ein Bondrucker von Epson TMT-88 / Samsung Bixolon SRP-350 & SRP-F310/ Posiflex DS-800 / METAPACE T-3 & T1, etc. erforderlich? Nein – Sie müssen keinen Bondrucker von Epson TMT-88 II – V oder Samsung Bixolon SRP-350 oder SRP-F310, Posiflex DS-800, METAPCE T-3 & T1, Höft & Wessel HW2155, etc. benutzen. Normalerweise müsste jeder andere Bondrucker auch funktionieren. Getestet wurden Seriell, Parallel & USB-Drucker. Ist generell ein Drucker erforderlich? Nein – Sie müssen keinen Drucker nutzen. Sie können die Ausdrucke auch als PDF speichern und ggf. per Stick oder Email versenden. 1 Achim Tröster Muss ich die Runtime installieren? Ja – die Access 2010 Runtime (kostenlos) muss normalerweise installiert werden, sonst läuft das Programm nicht. Haben Sie Access 2010 in der Originalversion (Neupreis ca. 145 €), benötigen sie die Runtime natürlich nicht. Anzahl der Bediener Die Bediener können Sie über die Passwortverwaltung festlegen. Sie können beliebig viele Bediener erfassen. Zahlungsarten Alle Einnahmen die Sie generieren werden generell als BAR-Zahlungen gebucht. Sie können EC/Karte oder sonstiges wählen. Tischverwaltung Es ist eine einfache Tischverwaltung mit 100 Tischen vorhanden. Kundendisplay Anzeige im Kundendisplay habe ich noch nicht integriert Öffnen Kassenlade habe ich nicht integriert. Jedoch bieten eine Vielzahl von POS-Drucker die Möglichkeit über den Druckertreiber die Kassenlade direkt anzusteuern und zu öffnen. Epson TM-T88 V über Druckertreiber möglich Epson TM-T88 IV über Druckertreiber möglich Epson TM-T88 III & Höft Wessel HW2155 über Druckertreiber möglich Epson TM200 über Druckertreiber möglich Eüspm TM – L90 über Druckertreiber möglich Samsung/Bixolon SRP-350 über Druckertreiber möglich Bixolon SRP-F310 über Druckertreiber möglich Posiflex SD-800 über Druckertreiber möglich Partner Tech RP300 über Druckertreiber möglich METAPACE T-3 über Druckertreiber möglich MeTAPACE T-1 über Druckertreiber möglich Star TSP600 über Druckertreiber möglich ZJ-8250 über Druckertreiber möglich Excelvan 80 mm Thermobondrucker über Druckertreiber möglich Excelvan 58 mm Thermobondrucker über Druckertreiber möglich Excelvan 58 mm Bluetooth-Thermobondrucker über Druckertreiber möglich 2 Achim Tröster Mindestanforderung Soft- & Hardware Software Windows XP © Service Pack 3, Vista Service Pack 1, Windows 7 Microsoft Access 2010 Runtime Version © (kann auf der Seite von Microsoft gratis heruntergeladen werden). Downloadgröße 175 MB bei der 32Bit Version für XP. Link für den Download: http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=10910 Hardware Pentium © kompatibler PC, 500 MHZ, 512 MB RAM, Festplatte mit 4 GB, CD-ROM (nur für die Installation), Epson Thermobondrucker 76 mm Papierbreite (oder andere), Touchscreen ab 10 Zoll. Versionen Demoversion: Artikel, Adresse können nicht geändert/ importiert werden, es können keine Einstellungen, Änderungen, Löschungen, etc. vorgenommen werden. Volllizenz: Ihnen steht das Programm uneingeschränkt zur Verfügung Installation Sollte Ihr PC noch keine Microsoft Access 2010 Runtime Version © installiert sein, so können Sie diese auf der Herstellerseite gratis heruntergeladen und installieren. 3 Achim Tröster Wählen Sie bitte auf der Seite die Sprache „German“ für Deutsch aus. Sie werden nun auf die deutsche Seite weitergeleitet. Bitte drücken Sie „Herunterladen“. Je nach System kann dieser Vorgang innerhalb weniger Sekunden bis zu mehreren Stunden dauern. Das Programm ist für 32Bit programmiert worden Nach der Installation dieses Programmes fahren Sie mit der Installation der Kassensoftware fort. Das Kassensoftware steht in der jeweiligen Version auf der Homepage zum Download bereit. Nachdem Kauf erhalten Sie per Email den entsprechenden Downloadlink. Sie werden aufgefordert das Programm entweder „Auszuführen“ bzw. zu „Speichern“. Beim „Ausführen“ wird die Installationsroutine direkt gestartet und das Programm wird dann installiert. Beim „Speichern“ müssen Sie im Anschluss die Installationsroutine Starten „BistroKas.exe“ ausführen. 4 Achim Tröster Sie werden nun aufgefordert über den Installationsassistenten das Programm zu installieren. Klicken Sie bitte auf „Weiter“ Die Lizenzvereinbarung befindet sich im Handbuch weiter hinten. Bitte lesen Sie diese aufmerksam durch. Um das Programm installieren zu können, müssen Sie auf ich bin „einverstanden klicken“ damit die Installation fortgesetzt wird. Sie erhalten mit der Rechnung einer Seriennummer mitgeteilt. Diese Seriennummer tragen Sie bitte so wie auf der Rechnung erwähnt ein. Sobald die Seriennummer korrekt erfasst wurde können Sie die Installation fortsetzen. 5 Achim Tröster Programm speichern. Bitte bestätigen Sie hier mit „Weiter“. Hinweis: Bei einem anderen Speicherort werden Sie in der Regel darauf hingewiesen, dass ein Fehleraufruf kommt (Unsichere Seite, etc.). Siehe Fehlermeldung beim Aufruf des Programms Bitte klicken Sie hier auf „Weiter“ um ein Icon auf Ihrem Desktop zu erstellen. Dies erlaubt ein schnelleres aufrufen des Programms. Die Installation wird nun ausgeführt und nach erfolgreicher Installation können Sie das Programm starten. Fehlermeldung beim Aufruf des Programms Bitte „Öffnen“ drücken. Die Runtime Version meldet hier einen unsichere Datei oder Verzeichnispfad. Dies kann davon kommen, dass Sie bei der Installation einen anderen Pfad ausgewählt haben, als der Vorgegebene. 6 Achim Tröster Legen Sie ein Verzeichnis mit der Bezeichnung: c:\Kasse an und kopieren Sie in dieses Verzeichnis Ihre Demoversion oder die Vollversion Auf meiner Homepage steht ein kleines Patch bereit um diesen Fehler nun zu beheben. http://www.achimtroester.de/Access2010_NoVBWarning.zip Öffnen Sie die Zip-Datei. Aufgrund der Größe können Sie diese sofort öffnen. Bitte Doppelklicken Sie auf Access2010_NoVBWarning.reg Bitte drücken Sie „Ja“ um die Registry zu ergänzen. Die Registry wurde nun aktualisiert, dass das Kassenprogramm keine Gefahr für den Rechner darstellt. 7 Achim Tröster Sicherheitswarnung Je nach Einstellung kann es vorkommen, dass in der Menüleiste noch der Aufruf erscheint: Hier müssen Sie die Inhalte aktivieren um mit dem Programm arbeiten zu können. Ohne Aktivierung fehlen im Hauptmenü die Schnelltasten. Wichtige Routinen wurden in VBA und Makros programmiert und müssen hier aktiv sein. Bitte Active – X und VBA zulassen, damit die Software benutzt werden kann. Sollte nach der Aktivierung die Schnelltasten immer noch nicht zu sehen sein. Bitte das Programm beenden und erneut starten. Hauptmenü Vom Hauptmenü aus bedienen Sie das komplette Programm und haben alle wichtigen Daten für Ihre tägliche Arbeit im Blickfeld. Das Hauptmenü ist übersichtlich gestaltet und viele Punkte sind selbsterklärend. Es stehen Ihnen bis zu 200 Artikel über Schnellwahltasten in 5 Hauptgruppen (Speisen / Getränke / Sonstiges) in Abhängigkeit der jeweiligen Monitorgröße zur Verfügung. 8 Achim Tröster Die schnellste und einfachste Bedienung erfolgt über einen Touchscreen – Monitor mit einer Mindestgröße von 12 Zoll. Schnelltasten in den Versionen: 6 Zoll = für 7“ Zoll Tablet Vertikal (längliche Bedienung) 10 Zoll = 120 Schnelltasten Deutschland & Österreich 12 Zoll = 150 Schnelltasten Deutschland & Österreich 15 Zoll = 200 Schnelltasten Deutschland & Österreich 98 = Spezielle Programmversion für 15,4“ All-In-One Touch PC´s inkl. Bondrucker (Kaufrechner zum Preis von 179 € zzgl. Porto), bzw. Drucker die nicht einen partiellen Schnitt haben. 99 = 150 Schnelltasten für Schweiz Hinweis: Den Monitor können Sie über die Grundeinstellungen im Bereich Adresse einstellen. Bitte danach das Programm neu starten um alle Daten zu aktualisieren. Bons erfassen Bei der Entwicklung wurde auf eine einfache Bedienung geachtet. Das erfassen sämtlicher Bestellungen erfolgt im Dialog. Sie müssen für jeden zu erfassenden Artikel jeweils die entsprechende Schnelltaste drücken. Hinweis: Belegen Sie bitte die Schnelltasten mit den Artikeln die erfahrungsgemäß am häufigsten gekauft wurden und werden (z.B. Mineralwasser, Pommes, etc.) Benötigen Sie z.B. 3 x „Speisen 1“, müssen Sie 3 x die Taste „Speisen 1“ drücken. Im Feld Betrag sehen Sie den aktuellen zu zahlenden Rechnungsbetrag den Ihr Kunde zu zahlen hat. Ein verrechnen ist ausgeschlossen. Gegeben und Rückgeld ermöglicht Ihnen das schnelle und sichere herausgeben ohne sich zu verrechnen. Diese Funktion ist nicht zwingend erforderlich und kann von erfahrenen Kassieren übersprungen werden. Hinweis! Stornos sind möglich bevor der Kassiervorgang abgeschlossen wurde. Es können entweder alle Belege storniert werden oder der letzte Artikel in der Bestellung. Nach dem der Bestellvorgang abgeschlossen wurde sind keine Sofortstornos mehr möglich. 9 Achim Tröster Bitte Warten Sie beim Erfassen immer kurz bis der Betrag zum bisherigen Betrag hinzugezählt ist. ToGo-Taste Die ToGo-Taste ist speziell für Verkäufe im Gastronomiebereich für den Ausserhausverkauf. Nachdem Sie alle Artikel erfasst haben drücken Sie die ToGo-Taste und der MwSt-Satz wird auf den reduzierten Satz (z.B. 7% für Deutschland) übernommen. Hinweis: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Artikel für den Ausserhauskauf zugelassen sind und stellen Sie diese über die Artikelverwaltung durch das setzen des Häckchens im „ToGo-Verkauf“ ein. Zahlarten Der Gesetzgeber schreibt vor, dass bei der Tagesabrechnung die Zahlungswege entsprechend nachgewiesen werden müssen. Bitte erfassen Sie alle Vorgänge und legen dann den Zahlungsweg fest. Standarmässig ist die Barzahlung hinterlegt. Mehrere Bons eines Artikels buchen Sie haben die Möglichkeit bei Großbestellungen bequem den selben Artikel bis zu 10x zu erfassen. Bitte erfassen sie den Artikel der x-fach erfasst werden soll (z.B. Testartikel 2). Danach bitte „Doppeln“ drücken Durch drücken der jeweiligen Menge können sie bequem die Menge erfassen (z.B. die nun noch hinzu gebucht werden soll). Sie haben den Artikel „Testartikel 2“ erfasst und diesen benötigen Sie noch 4 x extra (also insgesamt 5x), dann bitte die 4 drücken. Die Menge wird automatisch erhöht. 10 Achim Tröster Liefer- & Rechnungsadresse auf der Rechnung Der Gesetzgeber schreibt bei Rechnungen ab 150 € vor, dass zwingend die Rechnungsadresse zu erfassen ist. Bei Rechnungen unter 150 € müssen Sie nichts unternehmen. Haben Sie z.B. Ausserhauslieferungen, etc. dann können Sie hier die Liefer- & Rechnungsadresse auswhälen bzw. neu erfassen und sofort zuordnen. Nachträglich ist dies ebenfalls noch möglich. Wichtig ist, dass bei der Neuanlage im Feld Name und RFID etwas steht. Bons einem Tisch/Karte zuordnen (BistroKas-AT) Bitte erfassen Sie die Artikel die Sie gerne einem Tisch/Karte zu buchen möchten. Im rechten Teil sehen Sie die möglichen „Buchen Tisch / Buchen Karte“. Drücken Sie den entsprechenden Tisch/Karte und ein Untermenü öffnet sich. Die erfassten Artikel sind nun einem Tisch zugeordnet. Nun können Sie entweder die Bons drucken oder auf nächster Gast gehen um den aktuellen Vorgang zu speichern. Andere Artikel Die Kassensoftware hat 150 / 200 Artikel die mit den Schnelltasten schnell und zuverlässig gebucht werden können. Viele Veranstaltungen / Cafes haben Artikel die nicht so oft nachgefragt werden, aber trotzdem angeboten werden müssen. Über „Andere Artikel“ können Sie diese Artikel schnell bonieren. Hinweis: Die „Anderen Artikel“ werden wie die Artikel für die Schnelltasten über die Grundeinstellung erfasst und gepflegt. Sie können das Feld „Andere Artikel“ anklicken. Tippen Sie den ersten Buchstaben des zu suchenden Artikels ein (z.B. „Z“) . Es wird nun automatisch zum ersten Artikel des Anfangsbuchstaben gesprungen. Sie können nun die weiteren Buchstaben eintippen. Befinden Sie sich direkt bei dem zu suchenden Artikel, können Sie mit „Enter“ bestätigen und der Artikel wird gebucht. 11 Achim Tröster EAN / Handscanner – Artikel bonnieren Mit der Kassensoftware haben Sie die Möglichkeit Artikel die einen Barcode( z.B: EAN- oder anderen Code) verwenden bequem zu bonnieren. Halten Sie den Scanner direkt über den Strichcode und klicken Sie die dafür vorgesehene Taste am Scanner um den Scanvorgang zu starten. Sie müssen nicht in das vorgesehene Feld „Barcodescanner“ springen. Das Feld Barcodescanner ist als Standardeingabefeld vorgesehen und aktiviert. Hinweis: Es können nur Artikel per Barcode gebucht werden, wenn der Barcode dem jeweiligen Artikel zugeordnet wurde. Musterbarcode Den Musterbarcode können Sie ausdrucken. Er wird in der Demoversion hinterlegt um die Codefunktion darzustellen. Als Artikel ist der Artikel 10 hinterlegt mit dem Text: Artikel mit EAN. Bons & Rechnung drucken Nach dem die komplette Bestellung aufgenommen wurde drücken Sie bitte die Taste „nächste Gast“ um den Vorgang abzuschließen. Sämtliche erfasste Daten (auch Tischzuordnung) werden an das Journal übergeben. Eine Ausgabe der Bons ist nicht zwingend erforderlich. Welche Belege ausgegeben werden legen Sie Wünscht Ihr Gast eine Rechnung / Bewirtungsbeleg können Sie Ihm diese gerne ausdrucken. das Rückgeld berechnen Sie über das Tastaturfeld. Siehe Tastaturfeld. In den Grundeinstellungen im Bereich „Adresse, Monitorgröße …“, „Weitere Einstellungen“ definieren Sie ob ein Bon gedruckt werden soll oder nicht. Je nach Betriebsart ist dies möglich. Hinweis: Wurde z.B. nur buchen, kein druck gewählt, haben Sie immer noch die Möglichkeit die letzte Rechnung nachzuholen. 12 Achim Tröster Rabatt buchen Sie haben die Möglichkeit Ihrem Kunden einen Rabatt zu gewähren. Drücken Sie die Taste „Rabatt“ nachdem Sie alle Artikel erfasst haben. Es wird ein Gesamtrabatt abgezogen. Sie haben die Möglichkeit den Rabatt individuell zu bestimmen und den jeweiligen Steuersatz zu wählen. Der Standardrabattsatz selbst wird über die Grundeinstellungen im Bereich „Adresse, usw.“ erfasst. Für 10% Rabatt geben Sie bitte im Feld „Rabattsatz“ eine 10 ein. Hinweis: Zusätzlich muss ein Artikel mit der Bezeichnung „Rabatt vorhanden sein“. Der gewährte Rabattbetrag wird als Summe im Tagesabschluss wieder gegeben. Dies verlangt der Gesetzgeber von Ihnen. Buchen über 24 Uhr hinaus Mit dem Kassenprogramm kann über 24 h hinaus gebucht werden. Dies ist für Veranstaltungen und Discos, etc. interessant. Beim Programmstart wird automatisch der aktuelle Tag geladen. Falls dieser geändert werden soll, einfach in das Datumsfeld klicken und der Kalender kann geöffnet werden und der Tag geändert werden. Das Tagesdatum bleibt bis das Programm beendet wird aktiv. Nutzung mit POS-Druckern Die Software wurde für den Betrieb mit Epson TMT – 88II - IV, Samsung /Bixolon SRP350 & SRPF310 , Metapace III, Bixolon SD-800, POS-Druckern optimiert mit einer Papierbreite von 80 mm sowie einem automatischen Papierabschneider. Das Programm funktioniert im Allgemeinen mit den üblichen POS-Druckern die 80 mm Papier verarbeiten. Die jeweilige Software erhalten Sie vom Hersteller und muss entsprechend auf Ihrem Rechner installiert und als Standardrechner definiert sein. Teilweise müssen Sie noch Einstellungen vornehmen, damit jeder Bon einzeln ausgeben wird (Sequenzen). Ebenfalls wurde das Programm mit Kyocera & HP A4 Druckern erfolgreich getestet. Die optimale Druckgeschwindigkeit wird mit einem der oben genannten Bondrucker erzielt. 13 Achim Tröster Bestellbons Das Aussehen wurde auf Einfachheit des Belegs ausgelegt. Schnelles drucken = schneller Zeit für den nächsten Kunden. Das Design der Bons kann minimal angepasst werden. Im Bereich Grundeinstellungen können Sie im Bereich „Adresse, usw.“ Einfluss auf das Belegdesign nehmen (im Beispiel: Musterfest & der Musterpizzeria). Sämtliche Bons werden automatisch nach drücken „Bons drucken“ auf dem hinterlegten Standarddrucker ausgegeben. Sollte kein Bondrucker angeschlossen sein, wird unter Umständen ein A4 Blatt ausgedruckt. Denken Sie bei jedem Ausdruck an die Umwelt. Hinweis: Auf Wunsch wird gegen einen geringen Aufpreis der Bon an Ihre persönliche Wünsche angepasst. Fehlermeldungen beim Drucken Hinweis für nicht-Epson bzw. nicht-StarMicronics-Geräte: Wenn Sie keine EPSON bzw. Star-Micronics Geräte einsetzen, müssen Sie beim entsprechenden Hersteller die für ihr Druckermodell richtigen OPOSTreiber herunterladen, installieren und konfigurieren. Der Installationsvorgang und die Konfiguration können von dem in dieser Hilfe beschriebenen Installations- bzw. Konfigurationsvorgang abweichen. Nutzer auswählen Durch die Auswahl des Nutzers werden sämtliche erfassten Artikel diesem Nutzer zugebucht und kann in der Abrechnung für Provisionen usw. herangezogen werden. Bei der Nutzung eines Kellnerschlosses erfolgt bei der Anmeldung die automatische Zuordnung des Nutzers. In vielen Betrieben ist das zuordnen nicht erforderlich und es wird als Standard der Admin als Nutzer angeben. 14 Achim Tröster Rechnung Die Rechnung ist im Festbetrieb eher die Ausnahme. Mit der Rechnung wird der Vorgang korrekt wiedergegeben. Ein Bewirtungsbeleg kann nachträglich nachgedruckt werden. Ihre Kunden können die entsprechenden Daten für die Bewirtung gemäß den gesetzlichen Vorgaben nun selbst angeben. Hinweis: Den Abspann auf der Rechnung kann über die Grundeinstellungen – Adresse, etc. entsprechend auf Ihre Bedürfnisse anpasst werden. Rechnungen für abzurechnende Tische können über „Abrechnung Tisch“ aufrufen. In die nächste Zeile gelangen Sie durch drücken von der „Strg“ + „Enter“ Ihr Logo kopieren sie bitte in das Verzeichnis FestKas-AT. Der Name muss lauten: Logo.JPG Hinweis: Zum Drucken und späteren ändern des Zahlungsweges ist die Nr. neben dem Hinweis Seite 1 von … nötig. 15 Achim Tröster Nachträgliche Änderungen Im laufenden Betrieb kommt es immer wieder vor, dass Ihr Kunde z.B. einen Bewirtungsbeleg nachträglich anfordert oder sich beim Kassiervorgang herausstellt, dass nicht bar bezahlt wird, sondern mit Karte oder der Kunde eine Rechnung mit Adresse benötigt. Dies können Sie einfach erfassen über eine Rückholung des Belegs und dem erneuten drucken realisieren. Sie müssen nur noch den Beleg, Kunde und oder Zahlungsweg wählen und die gewünschten Änderungen und Ausdrucke vornehmen. Sollte der Kunde noch nicht angelegt sein, können Sie diesen erfassen. Bitte im Feld Name und RFID zwingend ausfüllen. Der Gesetzgeber sieht hier vor, dass die Adresse komplett sein muss. Abrechnung Tisch (BistroKas-AT) Über Abrechnung Tisch können Sie im Gastronomiebetrieb einen Tisch abrechnen. Wählen Sie den abzurechnenden Tisch aus und drücken sie die jeweilige Taste und Sie sehen nun folgendes. Bei der Tischabrechnung sehen sie den Umsatz des Tisches und die gebuchten Artikel. Beim Drücken der Taste „Tisch freigeben“ wird der Tisch freigeben und keine Rechnung gedruckt. Sie können nun auch eine Rechnung des Tisches ausgeben. 16 Achim Tröster Kundenkarte – Buchen Sie können bequem über ausgegebene Kundenkarten/Keys/Barcode (z.B. auf Rfid-Basis) abrechnen. Diese Funktion eignet sich für Discos, Vereine, etc. Erfassen Sie die verkauften Artikel die Ihrem Gast zugebucht werden sollen. Nachdem alle Artikel erfasst sind, drücken Sie bitte die Taste „Buchen Karte“. Das entsprechende Menü zum erfassen des Kunden öffnet sich. Bitte legen Sie die entsprechende Karte/Key/etc. auf Ihren Reader auf. Bei modernen Readern wird der Inhalt der Karte/Key/etc. ausgelesen. Nach diesem Vorgang müssen drucken Sie entweder Ihre Bons aus oder schliessen den Vorgang ab mit „nächster Gast“. Kundenkarte – Abrechnen Für die Abrechnung mit Ihrem Kunden haben Sie 2 Möglichkeiten: • • Sofortige Abrechnung Erstellung einer Monatsabrechnung Drücken Sie am Monitor auf die Taste „Abrechnung Karte“. Sie werden aufgefordert die Karte/Key etc. aufzulegen. Nachdem auflegen gelangen Sie in das Abrechnungsmenü. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten bei der Nutzung einer Kundenkarte. Die jeweiligen Funktionen werden entsprechend kurz vorgestellt. 17 Achim Tröster Check in - Kundenkarte Über „Check in“ aktivieren Sie die Kundenkarte und diese wird entsprechend ersichtlich in der Liste aktiver und ausgegebener Kundenkarten. Dies erleichtert ebenfalls die Kontrolle und spätere Abrechnung und Übersichtlichkeit. Guthaben aufbuchen - Kundenkarte Sie geben hier Ihren Kunden die Möglichkeit ein Guthaben auf die Kundenkarte aufzubuchen, welches während der Veranstaltung, etc. entsprechend verbraucht werden kann. Das aufbuchen erfolgt in festen vorgegebenen Beträgen. Nachdem drücken „Guthaben aufbuchen“ öffnet sich folgende Felder. Legen Sie Ihre Kundenkarte auf lesen Sie die Kartennummer ein. Sie können einen Betrag zwischen 5 € und 200 € erfassen. Zum Abschluss des Vorgangs müssen Sie noch „Buchen“ drücken. Nicht abgerechnete Kundenkarten Hier haben Sie die Möglichkeit die offenen Vorgänge einzusehen und können sich einen schnellen Überblick verschaffen. Welche Karten ausgegeben sind und noch nicht abgerechnet wurden inklusive Gesamtsumme.. Es werden alle Umsätze angezeigt auch von Karten, die evtl. von Ihnen nicht registriert wurden. Sie haben die Möglichkeit diese Liste entsprechend auszudrucken. 18 Achim Tröster Sie können nun den fälligen Betrag sehen und legen den Zahlungsweg entsprechend fest und können den Vorgang abrechnen mit einem Rechnungsdruck oder die Karte/Key/etc. nachdem zahlen sofort freigeben (= kein Rechnungsdruck). Guthaben auszahlen Ein entsprechendes Kundenguthaben wird mit einem „-„ angezeigt. Bitte drücken Sie die Taste „Guthaben -“ und buchen Sie das Guthaben entsprechend aus und zahlen dies Ihrem Kunden wieder aus. Checkout – Kundenkarte deaktivieren Mit Checkout deaktivieren Sie die Kundenkarte. Diese sollte immer getan werden, wenn die Kundenkarte zurückkommt und der Vorgang zur Abrechnung ansteht. Durch das deaktivieren erscheint diese nicht mehr auf der Liste aktiver und ausgegebener Kundenkarte. Vorgang abschließen mit Zahlvorgang Der Vorgang kann entweder mit einer Rechnung freigegeben werden oder ohne Rechnung. Nach entsprechender Zahlung wird dies entsprechend im Journal vermerkt. Erstellung einer Monatsabrechnung Diese Funktion ist über die Grundeinstellungen erreichbar und steht nur dem Administrator zur Verfügung. 19 Achim Tröster Kundenverwaltung Über „Kundenverwaltung Abrechnung“ steht Ihnen die Kundenverwaltung inklusive Abrechnungsfunktion, etc. zur Verfügung. Sie können hier Ihre Kundenkarten, Kunden, Abrechnungen der Karten / Kunden bequem abwickeln. Entweder für einen einzelnen Kunden/Karte oder alle Kunden. Hinweis: Wichtig ist, dass beim erfassen der Feld Name & RFID belegt wird. Die Rechnungsausgabe erfolgt in A4 Kundenkarte - Statistik Hier haben Sie die Möglichkeit die verschiedensten Auswertungen und Listen zu erhalten. Änderungen am Kunden/Karte die Sie vornehmen werden dokumentiert. Die Listen können auf A4 Druckern ausgegeben werden. Mehrwertsteuer Der Mehrwertsteuerbetrag ist mit den derzeit jeweils gültigen Sätzen erfasst worden. 20 Achim Tröster Währung Die Währung ist auf € voreingestellt. Tastaturfeld Über das Tastaturfeld können Sie bequem das Rückgeld berechnen. Den Betrag den Sie erhalten geben Sie einfach ein. Beispiel: Betrag beträgt 2,80 €, Gast gibt Ihnen ein 5 € Schein. Sie haben die Möglichkeit entweder den „5-€-Schein“ zu drücken oder die Taste „5“ drücken und die Differenz von 2,20 € wird angezeigt. Ihr Kunde muss z.B. 10,5 € bezahlen und gibt Ihnen 12 €. Drücken Sie bitte im Tastenfeld „1“ danach die „2“. Der Betrag wird nun gerechnet und es erscheint 1,5 € Rückgeld. Bei z.B. 3,33 € zu zahlen und Ihr Kunde gibt 3,50 € gehen sie wie folgt vor: , Drücken Sie „3“ danach „ “ und dann „5“. Die Differenz von 17 Cent wird nun ausgerechnet Kalender Der Terminkalender ist ein sehr einfacher Kalender um Ihre Termine zu verwalten. Beim Aufruf des Kalenders gelangen Sie automatisch zum aktuellen Tag. Sie können hier alle Termine erfassen. Damit Sie zum heutigen Tag gelangen, bitte einfach auf dieses Symbol klicken Sie gelangen automatisch zum heutigen Tag. Sonderartikel /Diverses Sie haben die Möglichkeit hier Sonderartikel und Diverse Artikel zu buchen. Damit Sie diese Funktion nützen können muss der Artikel Diverses angelegt sein. Es wird der letzte hinterlegte Preis angezeigt, den Sie entsprechend ändern und anpassen können. 21 Achim Tröster Stornos Sie haben die Möglichkeit nachdem ein Vorgang abgeschlossen ist, den Wert wieder zu stornieren, damit die Kasse entsprechend passt. Dies schreibt der Gesetzgeber entsprechend vor. Die Stornierung wird im Tagesabschluss mit als Summe ausgegeben und in der Menge (z.B. heute 3 Stornierungen mit insgesamt -100 €). Der Betrag wird als Minusbetrag erfasst. Der Steuersatz ist entsprechend dem jeweiligen Verkaufsvorgang anzupassen und anzugeben, damit die Steuer korrekt korrigiert werden kann. Damit Sie diese Funktion nützen können muss der Artikel Storno angelegt sein. Rabatt Sie haben die Möglichkeit Ihrem Kunden einen Rabatt auf die Summe zu gewähren. Es wird automatisch die Rabattsumme angezeigt, der über die Grundeinstellungen entsprechend hinterlegt wurde (z.B. 10%). Sie können nun einen anderen Rabatt manuell erfassen oder. Der gewährte Rabatt wird als Summe und Anzahl im Tagesabschluss als Summe ausgeben (z.B. heute 1 x Rabatt mit 0,50 €). Der Betrag wird als Minusbetrag erfasst. Der Steuersatz ist entsprechend dem jeweiligen Verkaufsvorgang anzupassen und anzugeben, damit die Steuer korrekt korrigiert werden kann. Damit Sie diese Funktion nützen können muss der Artikel Rabatt angelegt sein. Gutscheine ausbuchen Gutscheine ausbuchen (Teilbeträge bei Bezahlung) Werden dann automatisch in der Gutscheinverwaltung zugeordnet, wenn diese dort erfasst wurden im Vorfeld. Den Betrag mit Minus erfassen z.B. Einlösung von 2€. Dann geben Sie -2 € ein und klicken dann in das Feld Gutschein Nr. hier erfassen Sie z.B. Gutschein Nr. 1 (nur die Nr. ist erforderlich) und danach auf „Buchen“ drücken. Der zu zahlende Betrag reduziert sich um den hier angebenden Betrag. Damit Sie diese Funktion nützen können muss der Artikel Gutschein angelegt sein. 22 Achim Tröster Sonderartikel/Gutscheine die ausgeben werden geben Sie einfach den Betrag ein für den Gutschein, z.B. Gutschein mit 20 € der verkauft wird und danach buchen. Haben Sie z.B. keine Gutscheine, aber es kommt ab und an vor, dass ein Artikel nicht in Ihrem Sortiment ist können Sie diesen über die Grundeinstellungen als „Diverses“ erfassen. Sie können entweder über die Touchtastatur oder mit der normalen Tastatur/Maus den Betrag erfassen. Es ist erforderlich dass Sie den Artikel „Gutschein“ mit dem MwSt.-Satz angelegt haben in den Grundeinstellungen. Über Backspace wird immer der letzte Wert entfernt. Sie können bequem Gutscheine erfassen und verwalten. Die Einlösungen erfassen Sie über Gutscheine/Stornos buchen. Journal Jeder Nutzer der Kasse kann auf einen Blick erkennen, wie sich der Umsatz entwickelt hat. Ein ändern im Journal ist vom Gesetzgeber nicht zugelassen und somit nicht vorgesehen. Im Tagesabschluss werden die Belege zusammengefasst und auf dem hinterlegten Standarddrucker ausgegeben. (Der Mitarbeiter kann hier nur den Kurzabschluss drucken). Hinweis: das ändern hat keinen Einfluss auf den Umsatz. Hier werden z.B. Entnahmen im Journal erfasst. 23 Achim Tröster Grundeinstellungen Über das Menü Grundeinstellung ist als Administrationstool gedacht und stellt neben den Änderungsmöglichkeiten der Artikel auch diverse Auswertetools zur Verfügung. Die Artikelliste & Umsatz je Artikel werden direkt auf den Standarddrucker ausgegeben. Artikel & Preise können bequem über die Tastatur angepasst werden. Tagesumsätze drucken erstellt für die Buchhaltung den jeweiligen Umsatz und wirft den abzuführenden Mehrwertsteuerbetrag aus. Die Festkasse ist ausgelegt für Vereinsfeste sowie Veranstaltungen aller Art. Aus diesem Grunde ist es möglich die Tagesumsätze zu löschen und die Kasse für weitere Veranstaltungen zu benutzen. Mit Artikel exportieren & importieren haben Sie die Möglichkeit Ihre Daten zu sichern und Artikel bequem aus Excel heraus zu übernehmen. Sie ersparen sich die mühsame Erfassung. Hinweis: Artikel exportieren & importieren sowie Änderungen sind in der Demoversion nicht vorgesehen und fehlen hier. 24 Achim Tröster Beim drücken der Taste „ “ erscheint eine Passwortabfrage. Bitte geben Sie „0“ ein und drücken Sie danach „OK“. Sie gelangen dann direkt Menü Grundeinstellungen Die Passworteingabe kann per Touchscreen oder per Tastatur oder Kellnerschloss erfolgen. Passwortverwaltung Über die Passwortverwaltung haben Sie die Möglichkeit für beliebig viele Mitarbeiter die Benutzung des Programms zu regeln. Der Admin hat als einziger den Zugang für den Bereich der Grundeinstellungen. Die Passwörter können frei vergeben werden. Durch deaktivieren werden die nicht benötigten Mitarbeiter nicht angezeigt bei der Anmeldung. Legen Sie die Mitarbeiterkarte auf und der Monitor wird automatisch entsperrt. Alternativ kann das Passwort eingeben werden und durch drücken von Start wird der Monitor entsperrt. Passwörter bei Auslieferung Admin User 1 User 2 User 3 User 4 = 0 (Null) =1 =2 =3 =4 Sie können die Passwörter entsprechend auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Maximale Kennwortlänge sind 20 Zeichen (z.B. ibutton / Addimat / Kellox / etc.). 25 Achim Tröster Nutzung von Kellnerschlössern Die Kassensoftware ist für die Nutzung eines Kellnerschlosses auf der Basis von RFID ausgelegt und ausführlich getestet worden. Es ist egal ob es sich um einen Stift, Knopf, Karte, usw. handelt. Jeder Kellnerschlüssel (Transponder), den Sie käuflich erwerben hat eine unveränderbare Kennung. Diese Kennung müssen Sie in der Passwortverwaltung beim jeweiligen Nutzer hinterlegen. z.B. User 2 = 14334465 Je nach der Leistungsfähigkeit Ihres Gerätes kann das Ablesen in einer Entfernung von bis zu 10 cm erfolgen (oder noch mehr). Gute Geräte beinhalten eine Bestätigungsfunktion (Enter) und die Kassensoftware wird automatisch entsperrt. Nutzung von Dallas Kellnerschlössern Die Kassensoftware ist für die Nutzung eines Kellnerschlosses der Marke Dallas ist ohne großen Aufwand möglich. Getestet wurde hier ein Dallaskellnerschloss mit USB-Anschluss. Vorteil: Durch Plug & Play wird der Treiber automatisch erkannt und wie eine Tastatur behandelt. Sie müssen nur noch bei der Passworteinstellung den Namen des Kellners vergeben und beim Passwort selbst in das Feld klicken, den Schlüssel auflegen und der Code wird eingelesen, abspeichern, fertig. 26 Achim Tröster Nutzung von Addimat Kellnerschlössern Die Kassensoftware ist für die Nutzung eines Kellnerschlosses der Marke Addimat ist ohne großen Aufwand möglich. Getestet wurde hier ein Addimat mit USB-Anschluss. Vorteil: Durch Plug & Play wird der Treiber automatisch erkannt und wie eine Tastatur behandelt. Sie müssen nur noch bei der Passworteinstellung den Namen des Kellners vergeben und beim Passwort selbst in das Feld klicken, den Schlüssel einführen und der Code wird eingelesen, abspeichern, fertig. Kellnerschlösser auf RFID – Basis zum Kauf Sie können über Ebay & Direktbestellung oder Kellnerschlösser & Schlüssel bei mir käuflich erwerben. Einstellung von Monitorgröße, Belegdesign und Firmeneinstellungen Sie haben die Möglichkeit Einfluss auf bestimmte Dinge zu nehmen. Sie können durch die jeweilige Aktivierung die Passwortabfrage beim Programmstart aktivieren. Ebenfalls können Sie die Rechnung entweder mit Logo oder ohne festlegen. Bei einer Rechnung mit Logo ändern sie bitte die beigefügte Datei Logo.jpg ab oder erstellen Sie Ihr eigenes Logo (Größe 160 x 96 Pixel) als JPG-Datei. Sie muss den Namen Logo haben und im selben Verzeichnis stehen wie das Kassenprogramm. 27 Achim Tröster Zurücksetzen von Rechnungsnummern und Tagesabschluss Sie haben die Möglichkeit Einfluss auf die Rechnungsnummer zu nehmen. Zum Jahreswechsel stellen Sie bitte den Zähler wieder auf „0“ Alle Änderungen werden entsprechend dokumentiert, da dies der Gesetzgeber so fordert. Durch das jeweilige aktivieren legen Sie fest ob z.B. anstatt Einzelbons ein Sammelbon gedruckt wird für den Service / Küche. Hinweis: Jede vorgenommen Änderung wird gem. den gesetzlichen Vorgaben dokumentiert und kann über die Historyfunktion aufgerufen werden. Auswertungen Sie haben die Möglichkeit die Auswertungen entsprechend anzupassen. Sie müssen nur noch das Jahr festlegen und die Monate die entsprechend einbezogen werden sollen. In der linken Spalte wird das Jahr und der jeweilige Monatsumsatz angezeigt. In der rechten Spalte wird der jeweilige Wochenumsatz dargestellt. Sie können die Zeiträume der Monate noch eingrenzen. Wählen Sie hierzu den Zeitraum aus. 28 Achim Tröster Zusätzlich können Sie die einzelnen Artikel und Gruppen auswerten. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Tage und wenn gewünscht bis zur Sekunde genau auszuwerten. Neben den Auswertungen am Monitor haben Sie die Möglichkeit diese Auswertungen entsprechend zu drucken. Die jeweiligen Druckmöglichkeiten sehen Sie unten. Auswahlmenü für Touchscreen festlegen Sie haben die Möglichkeit Einfluss auf das Menüfarben und Hauptüberschriften an Ihrer Kasse zu nehmen. Hier geht es um das schnelle und effiziente finden von Artikeln und somit um einen schnelleren Service für Sie und Ihre Kunden / Gäste. Die Hintergrundfarbe wird als Farbnummer festgelegt. Sie haben über die Funktion Hintergrundfarbe die Möglichkeit aus einer definierten Farbpalette aus 48 Farben auszuwählen. Gruppen müssen nicht die gleiche Bezeichnung haben wie Ihre Artikelgruppen. Beim Klicken in das jeweilige Feld (z.B. Seite 1) wird die aktuelle hinterlegte Farbe im Fußbereich angezeigt. 29 Achim Tröster Lagerverwaltung Es handelt sich um eine einfach Lagerverwaltung, die einfach zu bedienen ist und die wichtigsten Lagerlisten beinhaltet. Sollte bei Lagerbewegungen keine Daten vorhanden sein. So erscheint auch keine Inventurliste, usw. Sie haben die Möglichkeit Zugänge entweder über die normale Artikelsuche oder per Barcode zu buchen. Bitte gehen Sie wie folgt vor: 1. Bitte „Neu“ drücken 2. Bitte die Zugangsmenge erfassen (Bei der normalen Bildschirmtastatur einfach die Menge eingeben. Bei Touchscreen einfach in das das Feld Menge klicken. 3. Buchen drücken (Artikel wird gebucht) Sie haben zusätzlich die Möglichkeit außergewöhnliche Lagerbewegungen zu buchen. Hierzu zählen Warenabgänge und ein Warenverlust z.B. durch Diebstahl, Verdorbene Ware, defekte Ware usw. Abgänge erfassen Sie bitte mit einem Minus (Beispiel -5). Den Warenabgang können Sie buchhaltungstechnisch über die Ein-/Auslagerliste zu dokumentieren. 30 Achim Tröster Anfangsbestande übertragen Bei einer Erstinbetriebnahme der Software haben Sie die Möglichkeit gleich bei der Artikelerfassung die Anfangsbestände zu erfassen. Danach können Sie den Wert in die Lagerverwaltung übertragen. Sie können regelmäßig die Daten über aktualisieren austauschen. Lagerauswertungen Zu den Lagerauswertungen zählen diverse Lagerlisten, Inventurlisten, Zu-/Abgangslisten und Liste mit den Top – Sellern etc. Teilweise können Sie die Liste z.B. Zu-/Abgangsliste z.B. an den Steuerberater gegeben werden mit den Ausbuchungen um Warenbestände z.B. Wertmäßig anzupassen (Ware verdorben), etc. Kassenveränderungen buchen Bei der täglichen Arbeit kommt es immer wieder vor, das verschiedene Vorgänge vorkommen die buchhaltungstechnisch erfasst werden müssen. Bestimmte Buchungen sollten nicht durch den Mitarbeiter an der Kasse vorgenommen, werden, da diese Buchungen Auswirkungen auf ihre Gewinn- und Verlustrechnung und folglich auf den Gewinn haben. Vorgänge sind: • • • • • • • Entnahme von Bargeld aus der Kasse Bareinlage in die Kasse Schwund Diebstahl Ware ist verdorben Verarbeitung Etc. Für bestimmte Vorfälle schreibt der Gesetzgeber vor, dass diese entsprechend erfasst und dokumentiert werden müssen. Sie können diese Änderungen dieser Standardvorgänge die Auswirkungen auf den Geschäftserfolg haben vornehmen einfach vornehmen. Diese Buchungen werden im Tagesabschluss (Z-Bericht) dargestellt. Beispiel.: Ihre Kühltruhe ist durch einen Überspannungsschaden hervorgerufen durch einen Blitzschlag in der Nacht ausgefallen und der komplette Inhalt der Truhe ist verdorben im Wert . Ihr Verlust 1.000 €. Zusätzlich empfiehlt es sich bei bestimmten Vorgängen als Dokumentation Bilder zu erstellen und dies zusätzlich schriftlich zu dokumentieren. 31 Achim Tröster Sie können diese Art von Vorgängen bequem buchen. Sie erfassen den Tag des Vorgangs, die Art des Vorgangs (Zu-/Abgang) und den Wert der erfasst werden soll. Abgänge bitte mit „-„ darstellen. z.B. 1000 €. Firmendaten, Belegdesging, Monitoreinstellungen, usw. Sie legen in diesem Bereich allen wichtigen Daten für Ihre Firma/Verein & Betrieb fest. Im Bereich Adresse, usw. stellen Sie Ihre Firmendaten zur Verfügung und legen das Aussehen für die jeweilige Veranstaltung und Dauerbetrieb für den Bons, Rechnungen, etc. fest. Sämtliche Eingaben haben Einfluss auf das Aussehen des Bestellbons und die jeweilige Rechnung. Sie können hier die Daten abändern und speichern. Ein Löschen des Datensatzes ist nicht vorgesehen. Möchten Sie z.B. keine Emailadresse verwenden, so ist dies möglich. Löschen Sie die entsprechende Zeile und speichern Sie dies entsprechend ab. Definieren Sie Sie den jeweiligen Steuersatz für Ihr Land. Es stehen 4 Steuersätze zur Verfügung (0% wird nicht angezeigt). Hinweis: Sämtliche hier gemachten Änderungen, werden gem. den geseztlichen Vorschriften dokumentiert. 32 Achim Tröster Artikel & Preise anpassen Für die Ersteinstellung und Nutzung der Kasse müssen nur noch Ihre Artikel sowie die Preise angepasst werden. Bitte geben Sie die Bruttopreise sowie die darin enthaltene gesetzliche MwSt. an. Standard ist 19%. Für Artikel die keine MwSt. enthalten, geben Sie bitte bei MwSt 0 ein. Hinweise auf eine korrekte Erfassung der MwSt-Sätze erteilt Ihnen Ihr Steuerberater. 7% ist für die reinen ToGo-Artikel vorgesehen . Hinweis:< Hier kann definiert werden, dass nur diese Belege ausgeben werden. Dies kann z.B. bei Imbissen vorkommen. Sämtliche Getränke werden sofort ausgeben und das Schnitzel / Pommes dauern noch. So sparen Sie Papier und behalten die Übersicht. Diese Funktion ist auf Anfrage und gegen Aufpreis von 3€ erhältlich. Die Festlegung z.B. Speisen/Getränke in Gruppen ist für statistische Zwecke (z.B. Umsatz je Warengruppe vorgesehen). Die Erfassung der Gruppen erfolgt über „Gruppen“. Die belegbaren Artikel sind in der Festkasse auf 24 - 30 Artikel für die Schnelltasten je Gruppe festgelegt. Zusätzliche Artikel können selbstverständlich aufgenommen werden. Für „Ändern“ und „Anpassen“ können Sie die Tastatur verwenden. Das Feld „EAN“ müssen Sie nur ausfüllen, wenn Sie Artikel besitzen, die Sie später über einen Handscanner beim Verkaufsvorgang einlesen möchten. Hinweis: In der Demoversion können Sie keine Änderungen vornehmen. Wurde der Barcode nicht richtig erfasst, z.B. Zahlendreher wird der Artikel nicht gefunden. 33 Achim Tröster Über die Touchscreentastatur können Sie bequem Artikel erfassen und ändern. History anzeigen Der Gesetzgeber schreibt vor, dass bestimmte Änderungen dokumentiert werden müssen. Das Kassenprogramm kommt diesen nach. Weitere Infos finden Sie ebenfalls in diesem Handbuch. Sobald Sie z.B. bei den Artikeln eine Änderung erfassen, z.B. ein Leerzeichen entfernen bei Testartikel 1 wird dies entsprechend dokumentiert, mit den erforderlichen Details für den kompletten Zeitraum. Artikelgruppen festlegen Sie können beliebig viele Artikelgruppen festlegen. Die Gruppen werden nur für Auswertungen herangezogen und helfen Ihnen die Gruppenumsätze zu definieren. Je genauer die Gruppen festgelegt sind und diese den Artikel zugeordnet sind umso genauer wird die Auswertung erfolgen… Hinweis: Die Eingabe einer Artikelgruppe ist erforderlich, sonst kommt es bei der Auswertung zu Differenzen. 34 Achim Tröster Artikel & Farben den Schaltflächen zuweisen Sie können bequem jeder Schnelltaste einen Artikel und aus einer Farbpalette aus 48 Farben auswählen und diese frei zuweisen. Sinnvoll z.B. Artikel 50 ist ein Verkaufsschlager. Wählen Sie die Schaltfläche aus und legen Sie den Artikel fest. Um die Farbe je Taste festzulegen klicken Sie bitte auf den Farbwähler für den jeweiligen Artikel. Es öffnet sich ein Untermenü. Sie müssen nur noch die Farbe festlegen und durch anklicken wird die Farbwahl an das Feld „Farbe“ übertragen. Mit dem nächsten Start des Kassenprogramms wird diese hinterlegte Farbe dann aktiv. Die jeweils hinterlegte Farbe wird durch klicken in das Feld/Artikel jeweils im Fußbereich großflächig angezeigt Für jeden Artikel kann eine eigene Farbe gewählt werden. Aus der Erfahrung heraus sollten Sie die Farben für bestimmte Artikelgruppen zusammenhalten um eine einfachere Auswahl gewährleisten zu können und dies steigert ebenfalls die Übersichtlichkeit. Die Tastaturbelegung für die 12“ Version 35 Achim Tröster Exportieren Bei „Exportieren“ werden jeweils Exceltabellen für die verschiedenen Tabellen erstellt. Sie können nun eine eigene Datei angeben und ggf. Änderungen vornehmen. Hinweis: Um das Format der Importdatei zu erhalten, können Sie auf Artikel exportieren klicken. Sie werden folgende Dateien exportiert Datei im Kassenprogramm tblArtikel tblGruppe tblKunde Mitarbeiter Termine -> Datei Export/Import Kasse_Artikel Kasse_Artikelgruppe Kasse_Adressen Kasse_Mitarbeiter Kasse_Termine Artikel importieren Über die Funktion „Artikel importieren“ haben Sie die Möglichkeit Ihre vorhandene Artikeldaten bequem einzulesen. Achten Sie bitte darauf, dass das „2“ Feld aktiviert ist und auf „tblArtikel“ steht. Danach klicken Sie bitte auf „Durchsuchen“ und wählen Ihre Importdatei aus. Hinweis: Die Importdatei benötigt das Format der Exportdatei um korrekt einzulesen und Artikel anzufügen. Nach der Auswahl der Importdatei können Sie erst die Taste „OK“ drücken. Sie gelangen nun einen Schritt weiter. Möglicherweise erscheint eine Sicherheitswarnung. Diese bitte akzeptieren und „Öffnen“ drücken. 36 Achim Tröster Die Folgeseite sollte so aussehen. Bei Dateien, die eine „Erste Zeile“ mit Überschriften haben muss dieses Feld aktiviert sein. Danach auf „Fertig stellen“ drücken. Sie können folgende Dateien importieren Datei im Kassenprogramm <- tblArtikel tblGruppe tblKunde Mitarbeiter Termine Datei Export/Import Kasse_Artikel Kasse_Artikelgruppe Kasse_Adressen Kasse_Mitarbeiter Kasse_Termine Tagesumsatz (Z-Bericht) Nachdem Aufruf erhalten Sie eine kompakte Auswertung und Sie haben die Möglichkeit entweder den heutigen Tagesabschluss zu drucken oder für einen Speziellen Tag dies zu tun, da z.B. die Bonrolle etc. aus war (Stromausfall, etc.) 37 Achim Tröster Der komplette Umsatz der im Journal ersichtlich ist wird gedruckt. Je nach Anzahl der verkauften Artikel und Vorgänge kann diese Liste entsprechen lang ausfallen. Der Tagesumsatz kann dem Steuerberater / Buchhaltungsbüro übergeben werden für die erforderliche Umsatzsteuervoranmeldung. Der Gesetzgeber schreibt die Aufbewahrung dieser Dokumente zwingend vor. Das Druckdatum kann vom Tagesumsatzdatum abweichen. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass am Tagesende ein Abschluss zu erstellen ist. Ein wöchentlicher Ausdruck reicht hier nicht aus. Nähere Auskünfte erteilt Ihr Steuerberater. Durch die entsprechende Buchung im Journal wird jede Zeile mit einer Nr. versehen. Eine fortlaufende Nummerierung 1,2,…10 usw. ist im Journal vorhanden. 1,07 € Umsatz inkl. 7% MwSt/Ust = 0,07 € = 1,00 € 1,19 € Umsatz inkl. 19% MwSt/Ust = 0,19 € = 1,00 € 1,00 € Umsatz ohne MwSt = 1,00 € Hinweis: In der Tagesabrechnung wird nur jeder Gesamtvorgang gesehen und zusammengefasst und angedruckt. Daher weicht hier die fortlaufende Nr. ab (siehe Beispiel). Was sich hinter der Bonnummer steckt kann über das Journal eingesehen werden. Die MwSt. – Angabe in Artikeln gibt den daran enthaltene MwSt an (19% normale MwSt und der reduzierte mit 7% MwSt = gleiches gilt für die Schweiz und Österreich) Bon Datum Preis 1 1.1 2 1.1 1,oo 3 1.1 5,00 4 1.1 4,00 5 1.1 2,00 6 1.1 2,00 7 1.1 Artikel -----Zurück Gegeben Summe Artikel 1 Artikel 5 ------ <= Hilfslinie um Vorgänge zu trennen <= Statistik um ggf. Reklamationen zu bearbeiten <= Statistik um ggf. Reklamationen zu bearbeiten <= Umsatz der verkauften Artikel <= Artikel der tatsächlich verkauft wurde <= Artikel der tatsächlich verkauft wurde <= Hilfslinie um Vorgänge zu trennen Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Journal im Hauptmenü. Es werden alle Vorgänge erfasst und ausgeben und dokumentiert. Sie haben die Möglichkeit einen Kurzabschluss zu drucken. Dieser reicht i.d.R. dem Steuerberater aus. Sämtliche Vorgänge werden entsprechend der gesetzlichen Vorschriften erfasst und gespeichert und sind durch den Nutzer nicht änderbar. Im Teil Steuerbericht wird der erzielte Tagesumsatz entsprechen aufgeteilt in die vorhandenen Steuersätze und 38 Achim Tröster getrennt ausgewiesen. Ihr Steuerberater kann die Umsätze hier gezielt der jeweiligen Steuerart buchen. Ein korrektes Erfassen der Artikel mit den jeweiligen Steuersätzen ist wichtig und führt zu einer korrekten Abrechnung. Im Bereich der Finanzwege legen Sie beim erstellen der Rechnung fest, wie Sie Ihr Geld erhalten. Diese Punkte fließen mit in die Buchhaltung / Kassenbuch ein. Im Bereich der „Ein-/Auszahlung“ kann Ihr Steuerberater / Finanzamt erkennen, wie sich der Kassenbestand entsprechend entwickelt hat und wichtige Punkte werden hier entsprechend erfasst. Der Kassenanfangsbestand wird separat gebucht (Grundeinstellungen => Kassenveränderung). Ein-/Auszahlungen können Sie hier erfassen. Dies bedeutet. Sie legen z.B. 200 € aus Ihrem Privatvermögen in Ihr Unternehmen ein und können dies so entsprechend erfassen. Eine Auszahlung kommt vor, wenn Sie einem Lieferanten die Ware sofort bezahlen und dies aus dem aktuellen Kassenbestand begleichen. Hier wird dies entsprechend erfasst und korrekt dargestellt. Der Gutschein-Verkauf/Rechnungen wird hier entsprechend erfasst, da heute eine Zahlung erfolgt und die Leistung (Warenverkauf) zu einem späteren Zeitpunkt. Der Steuerberater erfasst dies und kann dies später bei entsprechenden Zahlungen (z.B. in 3 Monaten), wenn der Gutschein eingelöst wird, wieder entsprechend korrigieren. Der Umsatz wird inklusive dem Gutschein-Verkauf angezeigt. Der Kassen Soll-Bestand zeigt an was theoretisch in Ihrer Kasse enthalten sein soll. Dieser kann vom Ist-Bestand entsprechend abweichen. Gründe können sein. • • • • • • • • Diebstahl/Falschgeld Falsch gebucht Zu wenig vom Kunden kassiert Zu viel dem Kunden zurückgegeben Trinkgeld in der Kasse Gutschein nicht richtig erfasst Ausländische Währung angenommen Ware auf EC-Karte verkauft, Teilstornierung und Rausgabe des Rückbetrages in bar • Etc. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Stornovorgänge / Rabatte etc. erfasst werden müssen um eine korrekte Buchhaltung zu erhalten. Stornos/Rabatte können durch den jeweiligen Bediener erfasst werden und werden als Summe in Menge und Betrag dargestellt. 39 Achim Tröster Schwund / Ware verdorben / etc. ist so dargestellt, dass dies nur über Grundeinstellungen => Kassenveränderungen erfasst und gebucht werden kann. Hintergrund ist, dass dies Einfluss auf Ihren Geschäftserfolg hat und sonst zu willkürlichen Buchungen führt. Bitte dokumentieren Sie entsprechend Vorgänge wie Ware verdorben, Schwund, etc. – Dies erleichtert bei späteren Prüfungen durch das Finanzamt entsprechend die Glaubwürdigkeit und verhindert eine Korrektur des Warenwertes/Umsatzes. Tagesumsatz Spezieller Tag Mit der Funktion „Tagesumsatz spezieller Tag“ können Sie noch nachträglich den Tagesumsatzausdruck nachholen. Jeder Ausdruck an einem späteren Tag wird mit einer fortlaufenden Nummer versehen. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn im Vorfeld nicht alle Daten gelöscht wurden. Dieser Ausdruck eignet sich vor allem für Veranstaltungen die mehr als einen Tag gehen, Kiosks usw. Beim Aufruf des Formulars ist automatisch das tagesaktuelle Datum hinterlegt. Sie können das Datum für den Ausdruck „z.B. 02.08.2014) ändern. Klicken Sie in das Datumsfeld und es öffnet sich automatisch der Kalender und Sie können bequem den Tag festlegen. Sollte in der Übersicht für den „speziellen Tag“ für den Entwurf des Tagesabschlusses noch der Falsche Tag angezeigt werden können Sie diesen durch drücken der Taste aktualisieren. Hinweis: werden mehrere Monate ausgegeben (z.B. September, Oktober, etc.) so wird jeder Monat separat ausgeben. In der Gesamtsumme werden alle Monate wieder zusammengefasst. Der Monatsumsatz wird auch als Chart ausgeben um eine bessere Übersichtlichkeit zu erhalten. Geben Sie Ihrem Steuerberater eine Liste mit allen relevanten Daten Tagen für einen Monat kompakt als PDF – Dokument oder Ausdruck: 40 Achim Tröster Vorteil Umsätze sind aufgeteilt in Tage und haben die wichtigen Daten Bruttoumsatz, Nettoumsatz & die jeweilige Steuer (voll/ermäßigt). Kassenanfangsbestand im Z-Bericht angezeigt. Den Kassenanfangsbestand können Sie bequem über die Grundeinstellungen im Bereich Kassenbuchungen erfassen. Der Kassenanfangsbestand wird im Tagesbericht entsprechend den gesetzlichen Vorgaben angezeigt und muss für jeden Kalendertag manuell erfasst werden. Tagesumsatz Sicherung für das Finanzamt Der Gesetzgeber verlangt, dass sämtliche Daten entsprechend gesichert werden und ggf. zur Auswertung durch einen Betriebsprüfer eingelesen werden können. Diesem Aspekt kommt das Programm nach. Der Export des Journals erfolgt in eine Exceltabelle. Sie haben jetzt die Möglichkeit für jede Festivität den Namen und den Speicherort selbst hierfür zu bestimmen. 41 Achim Tröster Artikelliste Die Artikelliste wird auf Ihrem Standarddrucker ausgeben und dient nur der Statistik und für Sie als Nachweis, welche Artikel werden verwendet und wie sich die Preise darstellen. Umsatz je Artikel und verkaufte Artikel Anhand der erzielten Umsätze je Artikel können Sie feststellen, wie erfolgreich dieser zum Gesamtumsatz insgesamt beigetragen hat. Hieraus können Ableitungen für die Zukunft gemacht werden z.B.: Artikel können definiert werden, die bei der nächsten Veranstaltung aus dem Sortiment genommen werden, da diese kaum Umsatz bringen. 42 Achim Tröster Umsatz je Artikelgruppe Anhand des Umsatzes können Sie entsprechende Trends erkennen werden. Sehen Sie welcher Bereich besonders gut läuft und welcher noch ausgebaut werden kann. Die Auswertung erfolgt auch als Chart um die reinen Zahlen besser darzustellen. 43 Achim Tröster Importdatei (Aussehen) Die Importdatei ist eine Exceltabelle mit dem nebenstehenden Aussehen. Nutzen Sie eine eigene vorhandene Datei, dann bringen Sie bitte diese in das nebenstehende Format. Die „Erste Zeile“ wird später nicht importiert werden, daher ist es egal wie Sie diese Daten Bezeichnen. Preis bitte inkl. 7%/19% MwSt. angeben z.B. im Artikel mit 3 € VK sind 0,48 € MwSt. enthalten. Berechnung: 119% = 3,00 € 1% = 0,025 € 19% = 0,478 € Hinweis: Die Artikelnummern 1-30 (bzw. 24 bei der 10“ Version) sind für die Schnelltasten reserviert. Ein fehlerfreier Import ist nur möglich, wenn Ihre Import-Datei ähnlich aufgebaut ist, d.h. ArtNr / Bezeichnung / Preis (inkl. MwSt) / Steuersatz für das jeweilige Land. Sie können folgende Dateien importieren Datei im Kassenprogramm Datei Export/Import tblArtikel tblGruppe tblKunde Mitarbeiter Termine Kasse_Artikel Kasse_Artikelgruppe Kasse_Adressen Kasse_Mitarbeiter Kasse_Termine Journal Das Journal zeigt alle Vorgänge an und hat die Größe eines A4 Formularsund kann entsprechend gedruckt werden. Sobald im Feld Summe ein Betrag steht beginnt ein neuer Bon. 44 Achim Tröster Etiketten drucken Sie haben über das Programm FestKas-AT die Möglichkeit eigene Etiketten mit Bar-/Strichcode zu erstellen. Es wird der Strichcode 39 zum erstellen von Etiketten verwendet. Für Sie bedeutet dies größtmögliche Flexibilität bereits beim erfassen Ihrer Artikel . Es stehen Ihnen Zeichen (A-Z) und Nummern (0-9) zur Verfügung und ermöglicht Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten. Beispiel: Sie haben die Möglichkeit entweder für alle Artikel mit erfasstem Strichcode oder für ausgewählte Artikel Etiketten zu drucken. „Alle auswählen“ bedeutet, dass alle Artikel Etiketten gedruckt werden. „Keine auswählen“ bedeutet, die gewählte Auswahl wird auf „0“ zurück gesetzt. „Mehrere auswählen“ bedeutet für Sie eine größtmögliche Flexibilität beim erstellen von Etiketten. Klicken Sie den ersten Artikel an den Sie drucken möchten, danach gehen Sie zum nächsten den Sie auswählen möchten. Klicken Sie die „Strg“ – Taste und den Artikel den Sie markieren möchten. Wiederholen Sie dies solange bis Sie alle Artikel erfasst haben. „Anzahl“ bedeutet wie viele Etiketten Sie je Artikel drucken werden. Startposition/Endposition können Sie Einfluss nehmen, wie viele Etiketten insgesamt gedruckt werden sollen. „Etiketten drucken“ bedeutet entweder die Vorschau wirk aktiviert oder die Etiketten werden direkt auf dem hinterlegten Standarddrucker ausgeben. Voreingestellt ist „Vorschau“ Etikettenvorschau Über Etikettenvorschau können Sie noch bedingt Einfluss auf das verwendete Papier nehmen. Über „Spalten“ und „Seite einrichten“ haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wie viele Etiketten je Seite gedruckt werden. 45 Achim Tröster „Drucken“ gibt sämtliche Etiketten auf dem hinterlegten Standarddrucker aus. Vorschau läßt sich nicht schliessen Sollte das Formular nicht schließbar sein (grau hinterlegt), so fahren Sie bitte mit der Maus / Touchpad / etc. in das Etikett hinein. Es erscheint dann ein Lupe oder ein anderes Zeichen (z.B. + ). Klicken Sie bitte nun in das Etikettenblatt mit der linken Maustaste oder ähnlichem. Das Etikettenblatt wird vergrößert und lässt sich nun schließen. Etiketten Größen Es wurde hier auf die Lesbarkeit geachtet und ist für Etiketten in einer Größe von 70 mm x 36 mm ausgelegt. Entsprechende Anpassungen können entsprechend über die Seitenränder, Spaltenbreite, etc. vorgenommen werden. Je nach Drucker müssen hier entsprechende individuelle Anpassungen vorgenommen werden. Getestete Etiketten: Europe 100, Universal Etiketten Avery Zweckform 70 x 36 mm 24 Etiketten je Seite Art.No. 090274 64 x 36 mm 21 Etiketten Art.No. 3670 46 Achim Tröster Inhalt des Verzeichnis BistroKas-AT (Rechner) Die Software „BistroKas-AT“ sollten Sie im Laufwerk „C“ Kasse-AT installieren. Durch die Installation im Verzeichnis Kasse-AT vermeiden Sie beim Aufruf eine Sicherheitsmeldung. Kassensoftware 4.2 – 01.11.2015 Daten Bistro Import Uninstall Ausführbare Kassensoftware Datenbanken (Bewegungsdaten/Artikel/etc.) Bedienungsanleitung im Format PDF Importdatei in Excel Sie können problemlos das Programm hierüber entfernen Inhalt CD Die DVD enthält neben dem Kassenprogramm BistroKas-AT (12), Handbuch als PDF, Microsoft Access 10 Runtimeversion (175 MB) sämtliche Treiber für Bondrucker der Firma Epson TMT-88, Samsung, Posiflex, Treiber für Elo-Touchscreen, Sicherheitskit für Programmstart (bei Fehlermeldung) Datensicherung Bitte sichern Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Daten um einen möglichen Datenverlust zu vermeiden. Ein Virus, eine Datei zu viel gelöscht, eine defekte Festplatte können innerhalb weniger Sekunden die Arbeit ggf. unwiderruflich zunichtemachen. Oftmals sind wichtige Daten verloren oder fallen für mehrere Tage aus. Das Standardarbeitsverzeichnis für die FestKas-AT befindet sich auf der Festplatte im Laufwerk C: Verzeichnis: Kasse-AT. Da viele User ein anderes Verzeichnis wählen, müssen Sie dieses jetzt nur noch auswählen „Datenherkunft suchen“ Danach können Sie das Verzeichnis festlegen, wohin die Sicherung erfolgen soll. Voreingestelltes Verzeichnis F:\Festkas-AT (Das Laufwerk F: ist bei vielen Usern entweder ein CD-Laufwerk oder ein USB-Stick. Sie können es auch individuell festlegen. Hierzu klicken Sie in Pfad und geben das Verzeichnis an. Falls Sie ein neues Unterverzeichnis festlegen möchten können Sie dies unter „Neues Verzeichnis erstellen (falls nötig)“ durchführen. Beim Drücken „Datei von Dateiherkunft in Verzeichnis kopieren“ werden alle Dateien gesichert. 47 Achim Tröster Gesetzliche Vorschriften (GDPdU/GoBD) Die Kasse, die allen Regeln entspricht Seit dem 01. Januar 2015 gelten die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Gut vorbereitet in die Steuerprüfung Unsere Kassensoftware bietet auf Knopfdruck mehrere Berichte für den Betriebsprüfer oder für ihren Steuerberater Was ist GoBD? Das sind die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form inklusive dem Datenzugriff”. Sie regeln alle Anforderungen, die der Fiskus an die Buchführung und für die steuerrelevante Daten stellt, ob in elektronischer oder in Papierform. Außerdem sind hier die Richtlinien festgehalten, wie die Finanzverwaltung bei Außenprüfungen auf elektronische Daten zugreifen darf. Die Regelungen GoBD geltenn seit dem 01.01.2015. Sie lösen die vorher wirksamen “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) und die “Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) ab. Die Geschichte der elektronischen Datenprüfung Im Grunde ist es wirklich nichts Neues: Schon seit 2002 müssen Betriebe Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem wie einer elektronischen Kasse /Registrierkasse erstellt wurden, für zehn Jahre so aufbewahren, dass sie jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind. Diese Richtlinien wurden 2010 durch das Bundesfinanzministerium (BMF) unter anderem für die Dokumentation von Bargeschäften mittels Registrierkassen nochmals verschärft. Eine reine Zusammenfassung von Einzelbuchungen zu Tages- oder Monats-Z-Bericht ist seitdem nicht mehr zulässig. Am 14. November 2014 wurde durch das Schreiben des BMF festgelegt, dass die GoBD ab dem 1. Januar 2015 die GoBS und GDPdU ersetzen. Warum und wie prüft das Finanzamt? Seit Jahren verschärfen sich auch die Anforderungen an die verschiedenen Kassensysteme in der Gastronomie, Einzelhandel, Vereinen und die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Bargeldgeschäften. Die GoBD-Prüfsoftware namens IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ermöglicht es Steuerprüfern (Betriebsprüfer, UmsatzsteuerSonderprüfer, Lohnsteuerprüfer und Steuerfahnder), alle relevante Daten die für die Steuer schnell und umfassend zu analysieren, auszuwerten und zu prüfen. Diverse neue Prüfungsmethoden, die Schulung der Betriebsprüfer und eine vermehrte Prüfung bargeldintensiver Betriebe wie Gastronomie/Einzelhandelsbetriebe sollen Manipulationen und Mängel in der Buchführung schnell und sicher aufdecken. Neben diversen Plausibilitätsprüfungen mit branchentypischen Mittelwerten werden auch statistische Auswertungsverfahren genutzt. Ist ein Unternehmer nicht in der Lage die nachfolgenden Kassenbestimmungen ein zu halten, drohen Hinzuschätzungen nach dem Ermessen des jeweiligen Prüfers. Diese Hinzuschätzungen führen i.d.R. zu erheblichen Steuernachzahlungen und regelmäßigen Prüfungen. 48 Achim Tröster Was müssen Sie gem. den geltenden Vorschriften vorhalten und was kann abgerufen werden: * Bedienungsanleitung * Stammdatenänderungen (Benutzer, Artikel, Warengruppen, etc.) * Berichte (Z-Berichte) * Buchungsbelege * Stornos * die Programmabrufe nach jeder Änderung aufzuzeichnen * Einrichtungsprotokoll über Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeicher * alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung Was leistet die Kassensoftware BistroKas-AT: Thema Downloadversion CD Bedienungsanleitung Artikeländerung Kellneränderung Journal Bitte Downloaden Wird aufgezeichnet Wird aufgezeichnet Wird aufgezeichnet, kann nicht geändert werden Wird aufgezeichnet, kann nicht geändert werden Ja – Der Neudruck erfolgt mit einer fortlaufenden Nummer Wird aufgezeichnet und kann nicht geändert werden Nicht vorhanden Sind alle fortlaufend nummeriert und können nicht geändert werden Wird aufgezeichnet Enthalten Wird aufgezeichnet Wird aufgezeichnet Wird aufgezeichnet, kann nicht geändert werden Wird aufgezeichnet, kann nicht geändert werden Ja– Der Neudruck erfolgt mit einer fortlaufenden Nummer Wird aufgezeichnet und kann nicht geändert werden Nicht vorhanden Sind alle fortlaufend nummeriert und können nicht geändert werden Wird aufgezeichnet Tagesabschluss Tagesabschluss wieder aufrufbar Zahlungsweg Übungskellner Belege Betriebsdaten Im Falle einer Betriebsprüfung sind alle steuerrelevanten Daten jederzeit elektronisch und sofort verfügbar. Egal ob Registrierkasse, Windows-Kassensystem oder traditionelle Gastrokasse: alle Kassentypen erfassen steuerrelevante Umsatzdaten der Gastronomie. Die Kassen müssen die relevanten Kassendaten Finanzamt-konform bereithalten. Darüber hinaus müssen die wesentlichen steuerlich relevante Daten vollständig, unveränderbar (revisionssicher), und nicht verdichtet über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum (10 Jahre) archiviert werden. Viele älter Kassen erfüllen die aktuellen Anforderungen von GoBD des Finanzamts meist nicht mehr, denn sie fassen Einzelbuchungen beispielsweise in Tagesendsummenbons (ZBons) zusammen und sind leider nicht in der Lage, die Daten digital vorzuhalten. Die ausschließliche Aufbewahrung von Unterlagen in gedruckter Form ist laut Gesetztgeber unzulässig. 49 Achim Tröster Exporte für das Finanzamt (GDPdU) Bei einer Betriebsprüfung können Sie dem zuständigen Finanzbeamten mehrere Dateien zur Verfügung stellen, die die wesentlichen Inhalte Ihrer Geschäftsvorgänge wiederspiegelt. Im Journal werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch und umfassend erfasst und entsprechend ausgegeben. Über die History können alle Änderungen angezeigt werden. Der Betriebsprüfer kann mit dem kleinen Tool feststellen ob alle Geschäftsvorgänge vorhanden sind und ob ggf. einzelne Datensätze gelöscht und Preise nachträglich im Journal geändert wurden. Sollten einzelne oder mehrere Datensätze gelöscht worden sein, so wird der erste fehlende Datensatz entsprechend angezeigt. Bei einer nachträglichen manipulativen Änderung des Verkaufspreises im Journal um den Umsatz zu minimieren, wird dies entsprechend dokumentiert. 50 Achim Tröster Fehlermeldungen Hier gibt es 2 Möglichkeiten. 1. Möglichkeit Beim Programmstart erscheint eine Sicherheitswarnung (Siehe Seite 6). Bitte beim Start aktivieren, damit die Tasten erscheinen 2. Möglichkeit Beim Installieren ist ein Fehler aufgetreten. Bitte das Programm FestKas-AT nochmals installieren. Bitte das Programm nochmals starten. Sollte der Fehler immer noch bestehen, dann bitte das Programm FestKas-AT nochmals installieren. Es fehlen einige Tasten. Durch das löschen von Artikeln kann es vorkommen, dass Lücken entstehen. Sie können dies über die Zuweisung der Tasten entsprechend korrigieren. Diese Fehlermeldung tritt hauptsächlich in Netzwerken auf. Hier wurden globale Einschränkungen gemacht, die zur Sicherheit eines Netzwerkes dienen, z.B. keine Makros dürfen aktiviert werden, etc., Die Deaktivierung kann Ihr Netzwerkadministrator freigeben. Bitte auf Optionen klicken und diese dann für das Programm zulassen. 51 Achim Tröster Sollte solch eine Fehlermeldung kommen, hat dies nichts mit meinem Programm zu tun. Hier ist eine DLL-Datei defekt. Diese müssen Sie über ein Fix-It über das Internet wieder aktualisieren. Bei dieser Fehlermeldung haben Sie eine ältere Access Version oder Runtime installiert. Das Programm ist für Access 2010 ausgelegt. Bitte installieren Sie die Runtimeversion 2010. Es gibt hier 2 Möglichkeiten. Entweder die Datei ist beschädigt oder es Fehlt eine Datei. Bitte Starten Sie die Datei „Datenbankreparieren“ und wählen die Datei „Daten“ im Verzeichnis wo das Kassenprogramm ist aus. Stellen Sie sicher, dass alle Dateien in einem Verzeichnis stehen und die Runtime von Microsoft Access 2010 installiert ist. 52 Achim Tröster Bitte installieren Sie das Kassenprogramm von der CD in ein anderes Verzeichnis. Kopieren sie aus diesem Verzeichnis das Kassenprogramm in ihr normales Kassenverzeichnis. Starten Sie das Programm neu. Auf Ihrem Rechner befindet sich eine Version von Access 64-Bit. Das Programm ist für die 32-Bit programmiert worden. Sollte die Runtime in der 32-Bit Version nicht funktionieren, so können sie das Programm leider nicht nutzen. Drücken Sie die „OK“ – Taste Drücken Sie die „CLR“ – Taste Sie können nun normal weiter erfassen. 53 Achim Tröster Drücken Sie die Taste „CLR“ und buchen Sie normal weiter. Diese Fehlermeldung erscheint bei einem schnellen drücken der Artikeltasten. Datenbank komprimieren & Reparieren Um eine optimale Leistung sicherzustellen, sollte in regelmäßigen Abständen die Kassensoftware komprimiert und repariert werden. Der Vorteil liegt auf der Hand. Durch das komprimieren und reparieren, wird die Datenbank schlanker und schneller. Wann sollten sie komprimieren? Nach jedem Löschen der Tagesumsätze. Ohne Löschen wird mit der aktuellen fortlaufenden Nummer weitergezählt und nicht mit 1. Nach jedem neuen Vereinsfest sollten Sie dies tun Wann sollten Sie reparieren? Die Datenbank ist abgestürzt und bringt entsprechende Fehlermeldungen. Datenbank wählen Voreingestellt ist der automatische Installationspfad. Sie haben jedoch die Möglichkeit, falls Sie das Programm in eine anderes Verzeichnis installiert haben aufzurufen. Wenn das Kassenprogramm nicht mehr startet Sollte dies der Fall sein, so können Sie die Bewegungsdaten extern komprimieren und reparieren. Rufen Sie hierzu das Tool „Datenbankreparieren“ auf. 54 Achim Tröster Beliebtheit regelmäßige Seitenaufrufe, unzählige Installationen machen das Programm zu einem unentbehrlichen Helfer. 55 Achim Tröster Druckerkabel - USB auf Parallel Ohne Treiber ab Windwos XP möglich. Sie benötigen nur solch ein Druckerkabel. Somit können Sie günstige und „Alte“ POS-Drucker Problemlos anschließen und betreiben. Schnittstellen bei Druckern Welche Schnittstelle hat Ihr Drucker? Power USB (bei Epson TM-T) Serielle Schnittstelle Parallele Schnittstelle USB 56 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker Samsung Bixolon SRP-F310 Über Start, Systemsteuerung, Drucker gelangen sie zum Drucker. Bitte über Systemsteuerung (Drucker) den Drucker aufrufen. Bei Geräteeinstellungen die Papierart auswählen für die 8 cm Rollenbreite Getestet wurde ein USB – Drucker. Bei der Installation wird automatisch der USB Druckeranschluss installiert und eingerichtet. 57 Achim Tröster Sollte eine Kassenlade vorhanden sein, bitte hier aktivieren (falls gewünscht) Bitte auf „Cut“ und „Form“ stellen 58 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker Samsung Bixolon SRP-350 Über Start, Systemsteuerung, Drucker gelangen sie zum Drucker. Bitte kontrollieren Sie folgende Einstellungen: Bitte über Systemsteuerung (Drucker) den Drucker aufrufen. Bitte Eigenschaften anklicken Bitte Druckereinstellungen anklicken 59 Achim Tröster Bitte Papier/Qualität anwählen Bitte Form[Partial cut] auswählen Ok drücken 60 Achim Tröster Danach bitte auf Geräteeinstellungen gehen und folgende Einstellungen vornehmen _ 61 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker Epson TMT88-II & III sowie TM200, Höft & Wessel HW2155, ART AP-8150, AWEK smartPRINT 430 Der Drucker Epson TM200 kann mit dem Druckertreiber Epson TM-T88 II angesteuert werden. Über Start, Systemsteuerung, Drucker gelangen sie zum Drucker. Bitte kontrollieren Sie folgende Einstellungen: 62 Achim Tröster Einstellungen beim Epson TM – L90 Getestet unter Vista 63 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker Posiflex DS-800 Der Drucker erscheint nach der Installation als Vendor Thermal Printer. Über Start, Systemsteuerung, Drucker gelangen sie zum Drucker. Bitte kontrollieren Sie folgende Einstellungen: Druckersymbol anklicken Rechte Maustaste klicken Eigenschaften anklicken auf "Printer Commands" gehen Bei "Cut the paper" auf "End of Page" stellen OK drücken 64 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker Epson TMT88-IV Da es beim Epson TMT 88 IV erhebliche Probleme gibt mit dem Treiber installieren Sie bitte den Treiber Epson TM-L90. Unter Win10 bitte folgenden Treiber von Epson TM-L90 installieren: APD Ver4.55b EPSON TM-L90 ReceiptE4 Version 5, 1, 0, 0 EPSON Status API Version 4, 55, 0, 0 Beim Pos Befehl FF durch 40 ersetzt so ist der Ausdruck kleiner und schneller. 65 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker Epson TMT88-V Über Start, Systemsteuerung, Drucker gelangen sie zum Drucker. Bitte kontrollieren Sie folgende Einstellungen: 66 Achim Tröster 67 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker METAPACE T-3 & T1 Über Start, Systemsteuerung, Drucker gelangen sie zum Drucker. Bitte tragen Sie die folgende Einstellung bei „End of Page“ ein 68 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker OkiPos 411 Über Start, Systemsteuerung, Drucker gelangen sie zum Drucker. Bitte kontrollieren Sie folgende Einstellungen: 69 Achim Tröster 70 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker Star TSP600 Über Start, Systemsteuerung, Drucker gelangen sie zum Drucker. Getestet wurde er mit dem Treiber des TSP 700 Bitte kontrollieren Sie folgende Einstellungen: 71 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker Partner Tech RP 300 Über Start, Systemsteuerung, Drucker gelangen sie zum Drucker. Getestet wurde unter Windows XP Bitte kontrollieren Sie folgende Einstellungen: 72 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker 80 & 58 mm (auch Bluetooth) Excelvan Über Start, Systemsteuerung, Drucker gelangen sie zum Drucker. Getestet wurde unter Windows 8.1 und Windows 10 Bluetooth Kennwort zum verbinden: 1234 Bitte kontrollieren Sie folgende Einstellungen: Hier müssen Sie ggf. den USB-Port manuell festlegen. 73 Achim Tröster Bluetoothdrucker verbinden Kennwort zum verbinden: 1234 Klicken Sie am Touch rechts unten auf das Symbol Danach auf Bluetooth-Netzwerkgeräte anzeigen. und danach auf das Bluetoothsymbol . Es öffnet sich ein Menu mit dem Titel „Bluetooth-Geräte verwalten“. 74 Achim Tröster Es erscheint Unbekannt Koppelungsbereit oder Thermal Printer Kopplungsbereit. Dises dann anklicken. Der Drucker wird nun verbunden und es kann gedruckt werden. 75 Achim Tröster Einsatz in der Praxis Das Kassenprogramm ist auf unzähligen Rechnern im Einsatz, z.B. am Kiosk am Haupt- und Landgestüt in Marbach. Hier wurde neben dem Kassenprogramm die komplette Hardware (Touch-PC & Bondrucker) geliefert. Nachdem Bondruck wird die Kassenlade automatisch geöffnet. Einsatz im Festbetrieb mit Bondrucker und Kassenlade auf einem 15“ Touch-PC. Die Leihkasse ist regelmäßig im Einsatz im Raum Münsingen zu einem fairen Preis. 76 Achim Tröster All-In-One Kaufrechner mit 15,4“ Touch inkl. Bondrucker Suchen Sie ein günstiges Komplettsystem inkl. Touchscreenmonitor 15,4“ und Thermobondrucker (80 mm)?? Die Rechner sind ideal geeignet für Vereinsfeste, Kioskbetriebe, Es handelt sich um Leasingrückläufer die. Die Highlights im Überblick: Touchscreen: 15,4“ Wide Betriebssystem: Windows 7 Arbeitsspeicher: 2 GB Thermobondrucker: 80 mm integriert Kassensoftware: installiert Farbe: nach Verfügbarkeit Preis: ab 199 € (je nach Ausstattung & Zustand) Versandkosten DHL: 18 € 77 Achim Tröster Schutzmarken Vervielfältigung jeglicher Art untersagt, außer zum eigenen Gebrauch. Druckfehler und Irrtümer vorbehalten, alle Schutzmarken und Urheberrechte. Für Schäden die durch das Programm entstehen haftet der Autor nicht. Copyright Hinweis: Adobe, Acrobat Reader sind Schutzzeichen der Adobe Corp. USA Schutzmarken werden ausnahmslos anerkannt. Microsoft, Internt Explorer und Windows sind Schutzmarken der Microsoft CorpIntel®, Pentium®, das Pentium® Logo und Celeron® sind eingetragene Warenzeichen der Intel® Corporation und ihrer Niederlassungen in den USA und in anderen Ländern. Microsoft® und Windows® sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. USA, Intel® und PENTIUM® sind Schutzmarken der Intel® Corp. USA. 78 Achim Tröster HAFTUNGSAUSSCHLUSS Alle Rechenergebnisse des Programms sind ohne Gewähr. Achim Tröster übernimmt keine Garantie für die Richtigkeit der Berechnungen. Für Schäden, die aufgrund eventuell fehlerhafter Berechnungen entstanden sind, kann Achim Tröster nicht zur Rechenschaft gezogen werden. Eine Haftung für Schaden ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen; dies gilt auch hinsichtlich der Installation des Programms. Für ein einwandfreies Funktionieren der Software kann, insbesondere hinsichtlich der vielfältigen Kombinationsmöglichkeiten von Hard- und Software, keine Gewähr gegeben werden. In keinem Fall ist Achim Tröster haftbar für irgendwelche speziellen, indirekten, Folge- oder Begleitschäden, die aufgrund der Lieferung, Leistung oder Benutzung der Software entstehen, auch dann nicht, wenn Achim Tröster von der Möglichkeit solcher Schäden unterrichtet worden ist. In jedem Fall ist die Haftung von Achim Tröster, unabhängig davon, ob sich diese aus einer vertraglichen Haftung, aus einem Schadenersatzanspruch oder einer anderen Art der Haftung ergibt, auf die gegebenenfalls bezahlte bzw. zu bezahlende Lizenzgebühr beschränkt, soweit dies gesetzlich zulässig ist. TEILGÜLTIGKEIT Sollten einzelne Bestimmungen dieser Lizenzbestimmung ganz oder teilweise rechtsunwirksam oder lückenhaft sein oder werden, so hat das keinen Einfluss auf die Gültigkeit des restlichen Lizenzvertrages. Ersatzweise sind solche ganze- oder teilweise- oder lückenhafte Bestimmungen durch solche zu ersetzen, die dem gewollten oder gemeinten Zweck der Bestimmung am nähesten kommen. 79 Achim Tröster Lizenzbestimmungen Nehmen Sie sich bitte ein paar Minuten Zeit und lesen Sie unsere Lizenzbestimmungen aufmerksam durch. Wenn Sie mit diesen Lizenzbestimmungen in mindestens einem Punkt nicht einverstanden sind, können und dürfen Sie unsere Software nicht nutzen. Durch die Fortsetzung der Installation werden von Ihnen nachfolgende Punkte anerkannt: Die Lizenzbestimmungen beziehen sich auf die Software als - Demo-Software - registrierte Software - Software-Updates Der Programmierer Achim Tröster, Hauptstraße 124/1, 72525 Münsingen im nachfolgenden Text "AT" genannt, gewährt Ihnen ein nicht-exklusives Recht zum Gebrauch seiner Software gemäß den Bedingungen dieses Abkommens. TESTPHASE UND REGISTRIERUNG Bei der Festkasse/Software handelt es sich nicht um ein sogenanntes Freeware-Produkt. Es ist Ihnen gestattet unsere Demoversion über einen Zeitraum von 30 Tagen kostenlos zu testen. Sollten Sie die Software nach Ablauf der 30-tägigen Testphase benutzen, sind Sie verpflichtet, eine Registrierungsgebühr zu entrichten. Nach Eingang der Registrierungsgebühr erhalten Sie eine Vollversion. DEMO-EINSCHRÄNKUNG Das Programm hat in der Demo-Version folgende Einschränkungen: - Sie können keine Artikel anlegen, ändern - Sie können keine Grundeinstellungen vornehmen - Sie können keine Artikel im- & exportieren Die Software wird sowohl durch das Urheberrecht und internationale Urheberrechtsbestimmungen als auch durch weitere Gesetze und Vereinbarungen über geistiges Eigentum geschützt. Unsere Software wird nicht verkauft, sondern lizenziert. Sie erwerben durch diesen Vertrag keinerlei Immaterialgüterrechte an der Software und allen Kopien derselben. LIZENZBESCHRÄNKUNGEN Es ist Ihnen untersagt, die Software zu dekompilieren, sie einer Rückentwicklung zu unterziehen, sie zu zerlegen oder die Software in anderer Form zu entschlüsseln. Es ist Ihnen untersagt, die Software zu mieten, zu vermieten oder eine Unterlizenz dafür zu vergeben. Sie dürfen die Software nicht abändern oder Derivate davon anfertigen. Insbesondere die Erzeugung von Registrationsschlüsseln udgl. ist nicht gestattet. WEITERGABE DER REGISTRIERTEN LIZENZ Es wird Ihnen hiermit ausdrücklich untersagt, eine registrierte Lizenz an Dritte weiterzugeben, dafür Gebühren zu erheben oder sonstige Gegenleistungen zu verlangen. Ebenso ist es Ihnen nicht gestattet, eine registrierte Lizenz zusammen mit anderen Produkten (kommerziell oder anderweitig) zu vertreiben, ohne dass Ihnen dazu vorher von AT eine schriftliche Genehmigung erteilt wurde. 80 Achim Tröster UPGRADES, UPDATES Wenn es sich bei der vorliegenden Kopie der Software um ein Upgrade einer früheren Version handelt, wird Ihnen diese auf der Basis eines Lizenzaustauschs zur Verfügung gestellt. Durch die Installation und Benutzung dieser Kopie der Software sichern Sie zu, Ihre frühere Endabnehmer-Lizenz freiwillig aufzugeben und die frühere Version der Software nicht weiter zu verwenden oder diese zu übertragen. 81 Achim Tröster Bestelladresse & Kontaktdaten Achim Tröster Hauptstraße 124/1 Telefon: +49 7381/500714 Fax: +49 3212/1208720 Email: [email protected] StNr. 89477/12017 – UstIDNr DE8925120768 72525 Münsingen Bestellung (per Fax/Post) / Email möglich Ich möchte aus Ihrem Lieferprogramm folgendes erwerben: ( ( ( ( ) Demoversion Festkasse (nur per Email) ) Festkasse Vollversion (per Emai & CD) ) Festkasse Vollversion (per Post & CD, gedrucktes Handbuch) ) Individuelle Änderung (je nach Aufwand ab 5 €) ( ) Rechnungsdesign ( ) Bondesign Gratis € 13,80 € 18,80 Für den Versand ins Ausland fallen 3,85 € zustzliches Porto an. Versendet wird per Einschreiben. Hinweis: Sämtliche Preise sind inklusive 19 MwSt. Nach Ihrem Bestelleingang erhalten Sie von mir eine entsprechende Rechnung. Bitte bezahlen Sie diesen Betrag per Überweisung oder PayPal ein. Nach erfolgtem Zahlungseingang erhalten Sie den die Software je nach Bestellvorgang (Email/Post) übermittelt. Besteller: Firma/Verein: _____________________________________________ Ansprechpartner: _____________________________________________ Straße: _____________________________________________ Plz/Ort: _____________________________________________ Telefon: _____________________________________________ Ich bezahle: ( ) per Überweisung Datum/Unterschrift: _____________________________________________ ( ) per PayPal 82 Achim Tröster Inhaltsverzeichnis Inhalt FAQ – Wichtige Fragen vorab .........................................................................................1 Mindestanforderung Soft- & Hardware ......................................................................... 3 Versionen ........................................................................................................................ 3 Installation ...................................................................................................................... 3 Nach der Installation dieses Programmes fahren Sie mit der Installation der Kassensoftware fort. ....................................................................................................... 4 Fehlermeldung beim Aufruf des Programms ................................................................ 6 Legen Sie ein Verzeichnis mit der Bezeichnung: c:\Kasse an und kopieren Sie in dieses Verzeichnis Ihre Demoversion oder die Vollversion .......................................... 7 Sicherheitswarnung ........................................................................................................ 8 Hauptmenü ..................................................................................................................... 8 Bons erfassen .................................................................................................................. 9 ToGo-Taste ................................................................................................................... 10 Zahlarten ....................................................................................................................... 10 Mehrere Bons eines Artikels buchen............................................................................ 10 Liefer- & Rechnungsadresse auf der Rechnung ............................................................ 11 Bons einem Tisch/Karte zuordnen (BistroKas-AT) ...................................................... 11 Andere Artikel ................................................................................................................ 11 EAN / Handscanner – Artikel bonnieren .....................................................................12 Musterbarcode ...............................................................................................................12 Bons & Rechnung drucken ............................................................................................12 Rabatt buchen ................................................................................................................13 Buchen über 24 Uhr hinaus...........................................................................................13 Nutzung mit POS-Druckern ..........................................................................................13 Bestellbons .....................................................................................................................14 Fehlermeldungen beim Drucken...................................................................................14 Nutzer auswählen ..........................................................................................................14 Rechnung ....................................................................................................................... 15 Nachträgliche Änderungen............................................................................................16 Abrechnung Tisch (BistroKas-AT) ................................................................................16 Kundenkarte – Buchen .................................................................................................. 17 83 Achim Tröster Kundenkarte – Abrechnen ............................................................................................ 17 Check in - Kundenkarte ................................................................................................ 18 Guthaben aufbuchen - Kundenkarte ............................................................................ 18 Nicht abgerechnete Kundenkarten .............................................................................. 18 Guthaben auszahlen ......................................................................................................19 Checkout – Kundenkarte deaktivieren .........................................................................19 Vorgang abschließen mit Zahlvorgang ..........................................................................19 Erstellung einer Monatsabrechnung .............................................................................19 Kundenverwaltung ....................................................................................................... 20 Kundenkarte - Statistik ................................................................................................ 20 Mehrwertsteuer ............................................................................................................ 20 Währung ........................................................................................................................21 Tastaturfeld....................................................................................................................21 Kalender .........................................................................................................................21 Sonderartikel /Diverses .................................................................................................21 Stornos .......................................................................................................................... 22 Rabatt ............................................................................................................................ 22 Gutscheine ausbuchen .................................................................................................. 22 Journal .......................................................................................................................... 23 Grundeinstellungen ...................................................................................................... 24 Passwortverwaltung ..................................................................................................... 25 Passwörter bei Auslieferung ......................................................................................... 25 Admin = 0 (Null) User 1 = 1 User 2 = 2 User 3 = 3 User 4 = 4 .............................. 25 Nutzung von Kellnerschlössern.................................................................................... 26 Nutzung von Dallas Kellnerschlössern ........................................................................ 26 Nutzung von Addimat Kellnerschlössern .................................................................... 27 Kellnerschlösser auf RFID – Basis zum Kauf .............................................................. 27 Einstellung von Monitorgröße, Belegdesign und Firmeneinstellungen...................... 27 Zurücksetzen von Rechnungsnummern und Tagesabschluss ..................................... 28 Auswertungen ............................................................................................................... 28 Auswahlmenü für Touchscreen festlegen .................................................................... 29 Lagerverwaltung ........................................................................................................... 30 Anfangsbestande übertragen.........................................................................................31 84 Achim Tröster Lagerauswertungen .......................................................................................................31 Kassenveränderungen buchen ......................................................................................31 Firmendaten, Belegdesging, Monitoreinstellungen, usw. ........................................... 32 Artikel & Preise anpassen ............................................................................................. 33 History anzeigen ........................................................................................................... 34 Artikelgruppen festlegen .............................................................................................. 34 Artikel & Farben den Schaltflächen zuweisen.............................................................. 35 Exportieren ................................................................................................................... 36 Artikel importieren ....................................................................................................... 36 Tagesumsatz (Z-Bericht) .............................................................................................. 37 Tagesumsatz Spezieller Tag .......................................................................................... 40 Kassenanfangsbestand im Z-Bericht angezeigt. ...........................................................41 Tagesumsatz Sicherung für das Finanzamt ..................................................................41 Artikelliste..................................................................................................................... 42 Umsatz je Artikel und verkaufte Artikel....................................................................... 42 Umsatz je Artikelgruppe ............................................................................................... 43 Importdatei (Aussehen) ............................................................................................... 44 Journal .......................................................................................................................... 44 Das Journal zeigt alle Vorgänge an und hat die Größe eines A4 Formularsund kann entsprechend gedruckt werden. ................................................................................... 44 Etiketten drucken ......................................................................................................... 45 Etiketten Größen .......................................................................................................... 46 Inhalt des Verzeichnis BistroKas-AT (Rechner) .......................................................... 47 Inhalt CD....................................................................................................................... 47 Datensicherung ............................................................................................................. 47 Gesetzliche Vorschriften (GDPdU/GoBD) ................................................................... 48 Was ist GoBD? Das sind die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form inklusive dem Datenzugriff”. Sie regeln alle Anforderungen, die der Fiskus an die Buchführung und für die steuerrelevante Daten stellt, ob in elektronischer oder in Papierform. Außerdem sind hier die Richtlinien festgehalten, wie die Finanzverwaltung bei Außenprüfungen auf elektronische Daten zugreifen darf. .. 48 Die Regelungen GoBD geltenn seit dem 01.01.2015. Sie lösen die vorher wirksamen “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler 85 Achim Tröster Unterlagen” (GDPdU) und die “Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) ab. .......................................................................... 48 Die Geschichte der elektronischen Datenprüfung Im Grunde ist es wirklich nichts Neues: Schon seit 2002 müssen Betriebe Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem wie einer elektronischen Kasse /Registrierkasse erstellt wurden, für zehn Jahre so aufbewahren, dass sie jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind. Diese Richtlinien wurden 2010 durch das Bundesfinanzministerium (BMF) unter anderem für die Dokumentation von Bargeschäften mittels Registrierkassen nochmals verschärft. Eine reine Zusammenfassung von Einzelbuchungen zu Tages- oder Monats-Z-Bericht ist seitdem nicht mehr zulässig. Am 14. November 2014 wurde durch das Schreiben des BMF festgelegt, dass die GoBD ab dem 1. Januar 2015 die GoBS und GDPdU ersetzen. .................................................................................................................... 48 Warum und wie prüft das Finanzamt? Seit Jahren verschärfen sich auch die Anforderungen an die verschiedenen Kassensysteme in der Gastronomie, Einzelhandel, Vereinen und die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Bargeldgeschäften. Die GoBD-Prüfsoftware namens IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ermöglicht es Steuerprüfern (Betriebsprüfer, Umsatzsteuer-Sonderprüfer, Lohnsteuerprüfer und Steuerfahnder), alle relevante Daten die für die Steuer schnell und umfassend zu analysieren, auszuwerten und zu prüfen. Diverse neue Prüfungsmethoden, die Schulung der Betriebsprüfer und eine vermehrte Prüfung bargeldintensiver Betriebe wie Gastronomie-/Einzelhandelsbetriebe sollen Manipulationen und Mängel in der Buchführung schnell und sicher aufdecken. Neben diversen Plausibilitätsprüfungen mit branchentypischen Mittelwerten werden auch statistische Auswertungsverfahren genutzt. ............................................................ 48 Exporte für das Finanzamt (GDPdU) .......................................................................... 50 Fehlermeldungen ........................................................................................................... 51 Datenbank komprimieren & Reparieren ..................................................................... 54 Beliebtheit ..................................................................................................................... 55 Druckerkabel - USB auf Parallel................................................................................... 56 Schnittstellen bei Druckern .......................................................................................... 56 Einstellungen beim Bondrucker Samsung Bixolon SRP-F310 .................................... 57 Einstellungen beim Bondrucker Samsung Bixolon SRP-350 ...................................... 59 Einstellungen beim Bondrucker Epson TMT88-II & III sowie TM200, Höft & Wessel HW2155, ART AP-8150, AWEK smartPRINT 430 ...................................................... 62 Einstellungen beim Epson TM – L90 .......................................................................... 63 86 Achim Tröster Einstellungen beim Bondrucker Posiflex DS-800 ....................................................... 64 Einstellungen beim Bondrucker Epson TMT88-IV ..................................................... 65 Einstellungen beim Bondrucker Epson TMT88-V ...................................................... 66 Einstellungen beim Bondrucker METAPACE T-3 & T1 ............................................... 68 Einstellungen beim Bondrucker OkiPos 411 ................................................................ 69 Einstellungen beim Bondrucker Star TSP600 .............................................................. 71 Einstellungen beim Bondrucker Partner Tech RP 300 ............................................... 72 Einstellungen beim Bondrucker 80 & 58 mm (auch Bluetooth) Excelvan ................. 73 Bluetoothdrucker verbinden ........................................................................................ 74 Einsatz in der Praxis ..................................................................................................... 76 All-In-One Kaufrechner mit 15,4“ Touch inkl. Bondrucker .........................................77 Schutzmarken ............................................................................................................... 78 Copyright Hinweis: ....................................................................................................... 78 HAFTUNGSAUSSCHLUSS .......................................................................................... 79 Lizenzbestimmungen.................................................................................................... 80 Bestelladresse & Kontaktdaten .................................................................................... 82 Inhaltsverzeichnis ......................................................................................................... 83 87