Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation - U
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Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation - U
Sabine Knauer · Hans Schlotthauer Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation Prüfungstrainer Zwischenprüfung Übungsaufgaben und erläuterte Lösungen Aufgabenteil Bestell-Nr. 01 U-Form Verlag · Hermann Ullrich (GmbH & Co) Ihre Meinung ist uns wichtig! Bei Fragen, Anregungen oder Kritik zu diesem Produkt senden Sie bitte eine E-Mail an: [email protected] ! Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung. Bitte beachten Sie: Zu diesem Prüfungstrainer gehören auch noch ein Lösungsteil und ein Lösungsbogen. COPYRIGHT U-Form Verlag, Hermann Ullrich (GmbH & Co) Cronenberger Straße 58 · 42651 Solingen Telefon 0212 22207-0 · Telefax 0212 208963 Internet: www.u-form.de · E-Mail: [email protected] Alle Rechte liegen beim Verlag bzw. sind der Verwertungsgesellschaft Wort, Goethestraße 49, 80336 München, Telefon 089 514120, zur treuhänderischen Wahrnehmung überlassen. Damit ist jegliche Verbreitung und Vervielfältigung dieses Werkes – durch welches Medium auch immer – untersagt. 22. Auflage 2013 · ISBN 978-3-88234-001-3 2 U-Form Verlag – Kopieren verboten! © Inhaltsverzeichnis Aufgabenteil Seite Hinweise zur Zwischenprüfung 6 So sieht ein Aufgabensatz zur Zwischenprüfung aus 6 Arbeitsanleitung für gebundene Aufgaben 7 – 10 Musterunternehmen Pit Bauer KG Bereich 11 Aufgaben-Nr. Seite Bürowirtschaft 1 Leistungserstellung und Leistungsverwertung 1.01 – 1.10 15 – 20 2 Betriebliche Organisation und Funktionszusammenhänge 2.01 – 2.10 23 – 28 3 Organisation des Arbeitsplatzes 3.01 – 3.10 31 – 34 4 Arbeits- und Organisationsmittel 4.01 – 4.08 37 – 42 5 Bürowirtschaftliche Abläufe 5.01 – 5.10 45 – 49 Betriebslehre 6 Bürokommunikationstechniken 6.01 – 6.11 53 – 58 7 Textverarbeitung 7.01 – 7.10 61 – 65 8 Automatisierte Textverarbeitung 8.01 – 8.06 66 – 70 9 Grundlagen des betrieblichen Personalwesens 9.01 – 9.16 73 – 78 10.01 – 10.10 81 – 84 Grundlagen des Wirtschaftens und rechtliche Rahmenbedingungen 11.01 – 11.05 87 – 88 Stellung des Ausbildungsbetriebes in der Gesamtwirtschaft 12.01 – 12.10 89 – 92 Menschliche Arbeit im Betrieb, Berufsbildung 13.01 – 13.07 95 – 97 Arbeitssicherheit, Umweltschutz und rationelle Energieverwendung 14.01 – 14.04 97 – 98 Berufsbezogenes Rechnen 15.01 – 15.12 101 – 103 10 Aufgaben der bereichsbezogenen Personalverwaltung Wirtschafts- und Sozialkunde 11 12 13 14 15 Bildnachweis U-Form Verlag – Kopieren verboten! © 104 5 Leistungserstellung und Leistungsverwertung 1 Leistungserstellung und Leistungsverwertung U-Form Verlag – Kopieren verboten! © 13 Leistungserstellung und Leistungsverwertung 1.01 In der Abteilung Beschaffung – Zubehör für Büromöbel – haben Sie die Aufgabe übernommen, einem Schülerpraktikanten die Zuständigkeit einzelner Bereiche im Hause der Pit Bauer KG zu erklären. Ordnen Sie die folgenden Abteilungen den entsprechenden Tätigkeiten zu. 1.Beschaffung 2.Produktion 3.Vertrieb 4.Logistik 5.Controlling a) Überwachung der Fertigung von Regalwänden der Marke „Atlas XL“ b) Versenden einer E-Mail an einen Kunden, der Qualitätsmerkmale eines Produktes wissen will c) Ermittlung der Personalkosten einer neu gegründeten Filiale d) Organisationsarbeiten für einen Versandauftrag zur Übergabe an einen Spediteur e) Recherche nach einem geeigneten Lieferanten für Spezialkleber f) Berechnen der Versandkosten für eine Lieferung nach Italien g) Reklamationsschreiben an einen asiatischen Lieferanten wegen Mängeln an gelieferten Zubehörartikeln 1.02 Welche Lagerhaltungskosten gehören zu den Kapitalkosten? 1.Heizkosten 2.Reinigungskosten 3.Verderb 4.Personalkosten 5. Zinskosten für den im Lager gebundenen Warenwert U-Form Verlag – Kopieren verboten! © 15 Leistungserstellung und Leistungsverwertung 1.07 Die Pit Bauer KG hat ein sehr breit gefächertes Sortiment. Bei der Auswahl von Transportmitteln für die Produkte spielen verschiedene Kriterien eine Rolle. Ordnen Sie die folgenden Kriterien den Fällen zu: 1. Art der Güter 2.Transportkosten 3.Zeit 4.Sicherheit/Haftung 5.Umweltschutz a) Sitzmöbel für einen Messetermin müssen termingerecht geliefert werden. b) Für den Transport sperriger und schwerer Güter wird statt Luftfracht die Containerver schiffung auf dem Seeweg gewählt. c) Für eine Sendung von Möbeln in Sonderanfertigung wird eine ausreichende Transport versicherung abgeschlossen. d) Eine Software zur Ermittlung des günstigsten Transportweges berücksichtigt auch ökologische Gesichtspunkte. e) Ein Päckchen mit wertvollem Schreibgerät wird persönlich per Boten überbracht. 1.08 Sie arbeiten im Rahmen Ihrer Ausbildung zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau zz. in der Beschaffungsabteilung. Bringen Sie die Arbeitsschritte bei der Warenbeschaffung mithilfe der Ziffern 1 bis 8 in die richtige Reihenfolge! Übertragen Sie anschließend Ihre senkrecht angeordneten Lösungsziffern in dieser Reihenfolge von links nach rechts in den Lösungsbogen! a) Günstigstes Angebot ermitteln b) Bedarfsmeldung abgeben c) Eingangsrechnung prüfen und zahlen d) Waren prüfen und lagern e) Bezugsquellen analysieren f) Auftragsbestätigung mit Bestelldurchschlag vergleichen g) Bestellung schreiben h) Angebote einholen U-Form Verlag – Kopieren verboten! © 19 Betriebliche Organisation und Funktionszusammenhänge 2 Betriebliche Organisation und Funktionszusammenhänge U-Form Verlag – Kopieren verboten! © 21 Betriebliche Organisation und Funktionszusammenhänge 2.04 Frau Mettmann hat Einzelprokura, Frau Graap Artvollmacht und Frau Lehmann Handlungsvollmacht. Der Firmeninhaber ist Herr Selzer. Prüfen Sie, welche Unterschriftenfolge korrekt ist! 1. i.V. Graap 2. ppa. Mettmann 3. i.V. Mettmann 4. i.V. Lehmann 5. Selzer 6. Selzer i.V. Lehmann Selzer i.V. Graap ppa. Mettmann i.V. Graap ppa. Mettmann 2.05 Die Firma hat den Leiter des Rechnungswesens zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt, ermächtigt und dies im Handelsregister eintragen lassen. Entscheiden Sie, welche Vollmacht die Firma ihm erteilt hat! 1.Handlungsvollmacht 2.Promotion 3.Artvollmacht 4.Prokura 5.Gesamtprokura 2.06 Stab und Linie sind Begriffe aus der Aufbauorganisation eines Unternehmens. Welche drei der nachfolgend genannten Abteilungen sind Stabstellen? 1. Verkauf Ausland 2. Aus- und Fortbildung 3.Revision 4. Volkswirtschaftliche Abteilung 5. Rechtsabteilung 6.Hausverwaltung 7. Lohn- und Gehaltsabrechnung 8. Büromateriallager U-Form Verlag – Kopieren verboten! © 25 Bürowirtschaftliche Abläufe 5 Bürowirtschaftliche Abläufe U-Form Verlag – Kopieren verboten! © 43 Bürowirtschaftliche Abläufe 5.01 Welche beiden Feststellungen zur Bearbeitung der Eingangspost sind richtig? 1. Vorgesetzte dürfen Briefe, die an ihre Mitarbeiter gerichtet sind, in jedem Falle öffnen, wenn die Sendung in der Firma bzw. Dienststelle zugestellt wird. 2. Mit einer Postvollmacht wird ein Mitarbeiter bevollmächtigt, alle eingehenden Briefe zu öffnen. 3. Sendungen, die mit dem Vermerk „Eigenhändig“ versehen sind, kann außer dem genannten Empfänger nur eine Person entgegennehmen, die eine Postvollmacht dazu hat. 4. Das Fehlen einer Anlage sollte sofort auf dem entsprechenden Brief vermerkt werden, bevor dieser weitergeleitet bzw. weiterbearbeitet wird. 5. Die eingehende Post wird mit einem Eingangsstempel versehen, damit festgestellt werden kann, wer für die Erledigung verantwortlich ist. 5.02 Bei der Postabfertigung sind ggf. „Zusatzleistungen“ zu berücksichtigen. Ordnen Sie den unten genannten Merkmalen der „Zusatzleistungen” jeweils die entsprechende Kennziffer zu. Zusatzleistungen 1.Einschreiben 2.Nachnahme 3. Eigenhändig 4.Rückschein Merkmale a) Dem Absender wird die Original-Empfangsbestätigung des Empfängers zugestellt. Daraus ist zu ersehen, wann und an wen die Sendung ausgeliefert wurde. b) Diese „Zusatzleistung“ ermöglicht es, Geldbeträge bei Auslieferung der Sendung einziehen zu lassen. c) Die Einlieferung wird von einem Mitarbeiter der Deutschen Post AG auf einem Einlieferungsbeleg bestätigt. Die Sendung wird nur gegen Empfangsbestätigung und nur bestimmten Empfangsberechtigten ausgehändigt. Durch ein „Barcode-Label“ werden die einzelnen Sendungen identifizierbar gemacht. Bei Verlust einer Sendung haftet die Deutsche Post AG mit einem Betrag bis zu 25,00 EUR. d) Bei Angabe dieser Zusatzleistung wird die Sendung nur an den Empfänger persönlich oder an einen besonders Bevollmächtigten ausgeliefert. Diese Zusatzleistung ist mit „Einschreiben“ kombinierbar. U-Form Verlag – Kopieren verboten! © 45 Sabine Knauer · Hans Schlotthauer Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation Prüfungstrainer Zwischenprüfung Übungsaufgaben und erläuterte Lösungen Lösungs und Erläuterungsteil Bestell-Nr. 01 U-Form Verlag · Hermann Ullrich (GmbH & Co) Leistungserstellung und Leistungsverwertung 1.01 a) Überwachung der Fertigung: Produktion 2 b) Kundenanfrage: Vertrieb 3 c) Ermittlung von Personalkosten: Controlling 5 d) Organisationsarbeiten für einen Versandauftrag: Logistik 4 e) Lieferantenrecherche: Beschaffung 1 f) Berechnen von Versandkosten: Logistik 4 g) Schreiben einer Mängelanzeige: Beschaffung 1 1.02 Die Lagerhaltungskosten sind so gering wie möglich zu halten. Das ist bei der Beschaffung der Ware und der Lagerwirtschaft zu beachten. Dabei gibt es verschiedene Arten von Lagerhaltungskosten zu berücksichtigen. Die Zinskosten für das im Lager gebundene Kapital gehören zu den Kapitalkosten. Die Lösung 5. ist richtig. 5 Zu 1. Heizkosten gehören zu den Raumkosten. Zu 2. Reinigungskosten gehören ebenfalls zu den Raumkosten. Zu 3. Verderb der Ware gehört zu den Risikokosten. Zu 4.Personalkosten gehören zu den Verwaltungskosten. U-Form Verlag – Kopieren verboten! © 7 Leistungserstellung und Leistungsverwertung 1.07 Bei der Auswahl des Transportmittels sind die in der Aufgabenstellung genannten Kriterien zu berücksichtigen. 3 a) Bei der Lieferung zu einem Messetermin spielt das Kriterium „Zeit“ die wichtigste Rolle. b) Bei dem Transport sperriger und schwerer Güter sind Art der Güter (Volumen, Gewicht) sowie Transportkosten maßgeblich. 1 2 c) Möbel in Sonderanfertigung haben einen besonderen Wert und müssen daher ausreichend gegen Verlust und Beschädigungen versichert werden: Art der Güter und Sicherheit/Haftung. 1 4 d) Diese Software berücksichtigt das Kriterium Umweltschutz. 5 1 4 1. Bedarfsmeldung abgeben (b) a) 4 2. Bezugsquelle analysieren (e) b) 1 3. Angebote einholen (h) c) 8 4. Günstigstes Angebot ermitteln (a) d) 7 5. Bestellung schreiben (g) e) 2 6. Auftragsbestätigung mit Bestellkopie vergleichen (f) f) 6 7. Waren prüfen und lagern (d) g) 5 8. Eingangsrechnung prüfen und zahlen (c) h) 3 e) Art der Güter und Sicherheit/Haftung werden hier berücksichtigt. 1.08 Bei der Warenbeschaffung sind folgende Arbeitsschritte vorgegeben: 10 U-Form Verlag – Kopieren verboten! © Betriebliche Organisation und Funktionszusammenhänge 2.03 Die richtige Lösung lautet 4.: E-Mail.. 4 In einem internen und externen Computernetzwerk ist der Versand von E-Mails die schnellste und kostengünstigste Art der Nachrichtenübermittlung. Zu 1. Das Telefon ist in diesem Fall nicht geeignet, weil schriftliche Unterlagen als Beweis vorliegen müssen und Missverständnisse durch Hörfehler ausgeschlossen werden müssen. Zu 2.Mario Simons soll seine Kollegen kurzfristig über neue Preise und Lieferbedingungen informieren. Dazu ist ein Abteilungsmeeting, das erst in vier Wochen angesetzt wird, zu spät. Das Thema sollte zwar auf der Tagesordnung des nächsten Meetings stehen, aber vorab sollten die Kollegen und Kolleginnen schon per E-Mail informiert worden sein. Zu 3. Rundschreiben per Hauspost sind umständlich und zeitaufwendig. Zu 5. Telefax kommt in diesem Fall nicht infrage, da der Einsatz von E-Mail schneller und kosten günstiger ist. 2.04 Der Prokurist einer Firma unterschreibt mit dem Zusatz „ppa.“ (per prokura), der Handlungsbevollmächtigte mit dem Zusatz „i. V.“ (in Vollmacht), der Mitarbeiter mit Art- oder Einzelvollmacht mit dem Zusatz „i. A.“ (im Auftrag). Bei zwei Unterschriften unterschreibt der Höhergestellte links, der andere Unterschriftsberechtigte rechts. 6 Sind beide Unterschriftsberechtigten gleichrangig, kann die Reihenfolge beliebig gewählt werden. 2.05 Die richtige Antwort lautet: Prokura. 4 Die Prokura ermächtigt zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Rechtsgeschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes überhaupt (und nicht nur des betreffenden) mit sich bringt. Lediglich für die Veräußerung und Belastung von Grundstücken ermächtigt die Prokura nur dann, wenn die Vertretungsmacht ausdrücklich darauf erstreckt wird (§ 49 HGB). Die Prokura wird im Handelsregister eingetragen. Zu 1.Der Umfang der Handlungsvollmacht kann vom Vollmachtgeber beliebig bestimmt, insbesondere auf einzelne oder bestimmte Arten von Rechtsgeschäften und Rechtshandlungen beschränkt werden. Die Handlungsvollmacht wird nicht im Handelsregister eingetragen. Zu 2.Unter Promotion ist die Verleihung des akademischen Doktorgrades zu verstehen. Zu 3.Die Artvollmacht berechtigt zur laufenden Ausführung einer bestimmten Tätigkeit bis auf Widerruf (z. B. Postvollmacht, Kontovollmacht). Zu 5.Bei der Gesamtprokura können nur zwei Prokuristen gemeinsam rechtsverbindlich unterschreiben (§ 48, Abs. 2 HGB). 18 U-Form Verlag – Kopieren verboten! © Betriebliche Organisation und Funktionszusammenhänge 2.06 In der herkömmlichen Aufbauorganisation unterscheidet man Linie und Stab. Die Zugehörigkeit zur Linie regelt u. a. Zuständigkeitsfragen; Linien haben also Weisungsfunktion. Der Umfang der Weisungsfunktion wird in einem Organigramm dargestellt. Stabstellen treffen keine Entscheidungen, ihnen obliegt im Wesentlichen die beratende und informierende Unterstützung der Linie. Bei den folgenden Abteilungen handelt es sich um Stabstellen: 3 3.Revision 4. Volkswirtschaftliche Abteilung 5.Rechtsabteilung. Alle anderen in der Aufgabe genannten Abteilungen gehören zur Linie. 4 5 2.07 Eine Stellenbeschreibung enthält – – – – – – die Bezeichnung der Stelle die Aufgaben, deren Bewältigung dem Stelleninhaber obliegt die an ihn gestellten Anforderungen die Befugnisse des Stelleninhabers die Eingliederung der Stelle in den Stellenplan (Organisationsgefüge) die Vertretung des Stelleninhabers Die Urlaubsdauer wird im Manteltarifvertrag festgelegt; der Zeitpunkt ggf. durch eine Betriebs vereinbarung geregelt. 3 2.08 Die Stellenbeschreibung hat eine wichtige Funktion in der Personalplanung, -beschaffung und -verwaltung. Die Feststellungen 1. bis 4. geben Funktionen der Stellenbeschreibung wieder. Feststellung 5. trifft nicht zu. 5 Eine Stellenbeschreibung beschreibt unabhängig von einer bestimmten Person die Anforderungen an den Stelleninhaber: z. B. die Führungs- und Handlungskompetenzen, die fachlichen Kenntnisse und sozialen Fähigkeiten, die von dem S telleninhaber gefordert werden. Auch die Befugnisse und Vollmachten, die mit der Stelle verbunden sind, werden aufgeführt sowie die organisatorische Einordnung der Stelle in das Organisationsgefüge des Unternehmens. Diese Beschreibung ermöglicht außerdem eine Bewertung der Stelle (Objektivierung der Gehaltsstruktur) sowie einen Plan zur Personalentwicklung (Weiterbildung, Beförderung). U-Form Verlag – Kopieren verboten! © 19 Bürowirtschaftliche Abläufe 5.01 Die Aussagen 3. und 4. sind richtig. 3 4 Zu 3. Mit einer Postvollmacht („Innenvollmacht“) können unterschiedliche Personen eine rechtswirksame Vollmacht zur Entgegennahme von Sendungen erhalten. Dazu genügt eine Erklärung des Empfängers, die entweder selbst frei formuliert und unterschrieben wurde, die aber auch als Vordruck erhältlich ist. Beispiel: Postvollmacht Zu 4. Beim Öffnen einer Briefsendung muss überprüft werden, ob die Sendung vollständig ist. Die Anlagenvermerke auf den Geschäftsbriefen erleichtern die Kontrolle, ob alle Anlagen mitgeschickt wurden. Wenn Anlagen fehlen, ist dies auf dem entsprechenden Schreiben sofort zu vermerken. Aussagen 1., 2. und 5. sind falsch. Zu 1. Das Briefgeheimnis (Verbot des unbefugten Öffnens von Briefen) ist in Deutschland zusammen mit dem Postgeheimnis und Fernmeldegeheimnis als Grundrecht festgelegt (Art. 10 GG). Beschränkungen sind nur auf gesetzlicher Grundlage möglich. Das vorsätzliche Öffnen eines verschlossenen Briefes ist auch nach § 202 StGB strafbar. Vorgesetzte dürfen Briefe, die an ihre Mitarbeiter gerichtet sind, nur öffnen, wenn aus der Briefhülle zu ersehen ist, dass es sich um eine dienstliche Mitteilung handelt. Zu 2. Mit einer Postvollmacht („Innenvollmacht“, s. o.) kann der Empfänger eine oder mehrere Personen bevollmächtigen, an ihn adressierte Sendungen in Empfang zu nehmen. Die Postvollmacht berechtigt nicht dazu, grundsätzlich alle im Unternehmen eingehenden Briefe zu öffnen. Zu 5. Der Eingangsstempel gilt als Beweis des Eingangstages und Eingangsortes; er sagt nichts darüber aus, wer für die Erledigung verantwortlich ist. U-Form Verlag – Kopieren verboten! © 47 Bürowirtschaftliche Abläufe 5.02 a) Rückschein. Die Post übersendet dem Absender die Original-Empfangsbestätigung des Empfängers für die Sendung. Damit hat der Absender einen Beweis in der Hand, wann und an wen die Sendung ausgeliefert wurde. Rückscheine sind nur bei Einschreiben und Nachnahme zulässig. Weigert sich der Empfänger, den Empfang der Sendung auf dem Rückschein zu bestätigen, gilt dies im Bereich der Deutschen Post AG als Verweigerung der Annahme der Sendung. 4 b) Nachnahme. Mit Briefsendungen und Postkarten, die als Nachnahme verschickt werden, können Geldbeträge bis zu 1.600,00 EUR eingezogen werden. Für diese Leistung wird ein zusätzliches Entgelt erhoben. 2 c) Einschreiben. Bei Einschreib-Sendungen ist zwischen „Einschreiben“ und „Einschreiben Einwurf“ zu unterscheiden. Das Einschreiben wird dem Empfänger persönlich (bzw. dem Empfangsberechtigten) gegen Unterschrift ausgehändigt, beim Einschreiben Einwurf wird die Sendung in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers eingeworfen und diese Form der Zustellung vom Postmitarbeiter auf dem Auslieferungsbeleg bestätigt. Durch das „Barcode-Label“ kann jede Sendung identifiziert und die Auslieferung anhand des Barcodes erfasst werden. Die Deutsche Post AG haftet bei Verlust eines Einschreibens bis zu 25,00 EUR, bei einem Einschreiben Einwurf bis zu 20,00 EUR. 1 d)Eigenhändig. Mit der Zusatzleistung „Eigenhändig“ stellen Sie bei einem Einschreiben sicher, dass die Sendung nur dem Empfänger persönlich oder einer von ihm dazu besonders bevollmächtigten Person übergeben wird. Der Vermerk „Eigenhändig“ ist – wie alle Produktvermerke – in der Zusatz- und Vermerkzone einzutragen. Andere Vermerke, wie „Persönlich“ u. Ä. bewirken die eigenhändige Zustellung nicht. 3 5.03 In der Poststelle wird die eingehende Post – vorsortiert (Irrläufer aussortiert, unerwünschte Postwurfsendungen entfernt, Briefe ausgesondert, die nicht geöffnet werden dürfen) – geöffnet – mit einem Brieföffner oder Brieföffnungsmaschinen – kontrolliert – auf Vollständigkeit der Anlagen: Vergleich mit Anlagenvermerk des Briefes, gründliche Leerkontrolle der Briefhülle (ggf. durch Einsatz von Durchleuchtungsmaschinen) – mit Eingangsstempel versehen – nach Empfangsbereichen sortiert und verteilt durch Einsortieren in Sortiergestelle, Mappen usw. – weitergeleitet – entweder durch Abholdienste aus den einzelnen Abteilungen oder nach dem „Bringesystem“ durch Botendienst bzw. technische Transporteinrichtungen (Rohrpost, Förderband etc.) Im ersten Arbeitsgang muss entschieden werden, welche Briefe nicht geöffnet werden dürfen. Dies sind – wenn keine besonderen Anweisungen vorliegen, die Briefe, bei denen der Name der Person, die den Brief empfangen soll, vor der Firmenbezeichnung genannt ist. Fortsetzung auf der nächsten Seite. 48 U-Form Verlag – Kopieren verboten! ©