Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation Beispielaufgaben

Sabine Knauer · Hans Schlotthauer · Helmut Stein
Kaufmann/Kauffrau
für Bürokommunikation
Prüfungstrainer Abschlussprüfung
Übungsaufgaben und erläuterte Lösungen
Beispielaufgaben
Bestell-Nr. 02
U-Form-Verlag Hermann Ullrich (GmbH& Co) KG
Ihre Meinung ist uns wichtig!
Bei Fragen, Anregungen oder Kritik
zu diesem Produkt senden Sie bitte
eine E-Mail an:
[email protected]
!
Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.
Bitte beachten Sie:
Zu diesem Prüfungstrainer gehören auch noch
ein Lösungsteil,
ein Lösungsbogen
sowie eine Anlage – Betriebslehre.
COPYRIGHT
U-Form-Verlag, Hermann Ullrich (GmbH & Co) KG
Cronenberger Straße 58 · 42651 Solingen
Telefon 0212 22207-0 · Telefax 0212 208963
Internet: www.u-form.de · E-Mail: [email protected]
Alle Rechte liegen beim Verlag bzw. sind der Verwertungsgesellschaft
Wort, Goethestraße 49, 80336 München, Telefon 089 514120,
zur treuhänderischen Wahrnehmung überlassen. Damit ist jegliche
Verbreitung und Vervielfältigung dieses Werkes – durch welches Medium
auch immer – untersagt.
17. Auflage 2010 · ISBN 978-3-88234-002-0
2
©
U-Form-Verlag – Kopieren verboten!
Inhaltsverzeichnis Aufgabenteil
Seite
Wie sieht die Abschlussprüfung aus?
Arbeitsanleitung für ungebundene Aufgaben
7
8 – 11
Arbeitsanleitung für gebundene Aufgaben
12 – 17
Musterunternehmen Pit Bauer KG 18
Bereich
Aufgaben-Nr.
Seite
1 Organisation und Leistungen
1 – 15
23 – 43
2 Bürowirtschaft und Statistik
1 – 12
47 – 59
3 Bürokommunikationstechniken
1 – 6
63 – 68
4 Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
1 – 10
71 – 84
5 Bereichsbezogenes Rechnungswesen/
Kaufmännische Steuerung und Kontrolle 5.01 – 5.35
89 – 100
6 Bereichsbezogene Personalverwaltung
6.01 – 6.12
102 – 108
7 Grundlagen des Wirtschaftens 7.01 – 7.09
113 – 117
8 Rechtliche Grundlagen des Wirtschaftens 8.01 – 8.21
121 – 130
9 Menschliche Arbeit im Betrieb 9.01 – 9.13
133 – 142
10 Der Ausbildungsbetrieb 10.01 – 10.05
145 – 146
11 Wirtschaftsordnungen 11.01 – 11.04
149 – 150
12 Gründzüge der Wirtschaftspolitik
und der sozialen Marktwirtschaft 12.01 – 12.05
153 – 155
13 Steuern und Versicherungen
13.01 – 13.03
159 – 160
Bürowirtschaft (Bereiche 1 – 4)
Betriebslehre (Bereiche 5 – 6)
Wirtschafts- und Sozialkunde (Bereiche 7 – 13)
Bildnachweis 160
Hinweis: Anlage – Betriebslehre
Beachten Sie bitte für das Fach Betriebslehre den separaten Teil dieses Prüfungstrainers
„Anlage – Betriebslehre“.
U-Form-Verlag – Kopieren verboten!
©
3
4
Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
Aufgabe 5
Situation
Alle zwei Jahre im Herbst stellt die Pit Bauer KG ihre Neuheiten an Büromöbeln auf der Orgatec,
einer Messe in Köln, aus. Vor dieser Messe findet eine große Vertreterkonferenz statt, auf der die
Neuheiten allen in- und ausländischen Vertretern vorgestellt werden.
Sie sind als Auszubildende/r in die Vorbereitung dieser Konferenz eingebunden. Insgesamt werden
60 Personen erwartet.
a) Beschreiben Sie, welche Aufgaben bei der Vorbereitung der Konferenz zu erledigen sind.
Bringen Sie die Tätigkeiten in eine sinnvolle Reihenfolge.
b) Der Leiter der Marketingabteilung, Herr Schönfeld, übernimmt die Rolle des Moderators.
Nennen Sie fünf Aufgaben des Moderators einer Konferenz bzw. eines Meetings.
c) Zwei Geschäftsführer von Handelsvertretungen in den USA und Singapur möchten gern per
Webkonferenz an der Sitzung teilnehmen.
ca) Erläutern Sie zwei wesentliche Vorteile, die der Einsatz einer Webkonferenz bietet.
cb) Welche Hard- und Softwareeinrichtung ist für die Webkonferenz als Grundausstattung nötig?
cc) Wie sieht im Gegensatz dazu die klassische Videokonferenz (Gruppenkonferenz, Raumsystem)
aus?
d) Bei dieser Konferenz sollen zur Veranschaulichung während der Vorträge auch Präsentationshilfen
eingesetzt werden.
Nennen Sie sechs Geräte (Medien), die der Anschaulichkeit einer Präsentation dienen.
4
©
U-Form-Verlag – Kopieren verboten!
4
Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
Lösungen zu Aufgabe 5
a) Die Vorbereitung einer Konferenz muss sorgfältig mithilfe einer Checkliste geplant werden.
Folgende Punkte sind dabei zu klären:
– Auswahl der Zielgruppe, d. h. hier:
– intern: Mitarbeiter
– extern: selbstständige Handelsvertreter
– Personenzahl ermitteln, die eingeladen werden soll
– Ziel der Veranstaltung definieren:
– Innovationen vorstellen,
– Wünsche und Probleme in Zusammenhang mit der Produktpalette erörtern
– Veranstaltungsort festlegen
– Veranstaltungsdauer festlegen
– ggf. Rahmenprogramm festlegen (z. B. Abendveranstaltungen)
– Vorab: Terminabstimmung mit den anvisierten Teilnehmern (entweder persönlich, per Telefon
oder per E-Mail)
– Festlegung von Datum und detailliertem Verlauf (Zeitplan) der Veranstaltung
– formelles Einladungsschreiben formulieren und an die Mitglieder der Zielgruppe verschicken mit
der Bitte, sich verbindlich hinsichtlich der Teilnahme zu äußern und noch bestehende Fragen
zu klären, z. B. über die Benötigung einer Unterkunft, Wunsch nach Abholung vom Flugplatz,
Bahnhof etc.
– für die Antwort auf die Einladung einen festen Stichtag festlegen.
– Nach Eingang der Antworten auf die Einladungen:
–
–
–
–
–
–
Kontrolle der Teilnahmebestätigungen auf Vollständigkeit
Reservierung des Sitzungsraumes (abhängig von der Teilnehmerzahl)
Organisation der Bewirtung während der Konferenz
Überprüfung der erforderlichen technischen Hilfsmittel
Erstellen einer Sitzungsmappe für jeden Teilnehmer
Organisation der Protokollführung
– Für auswärtige Teilnehmer ggf. Hotelunterkunft buchen und – nach Bekanntgabe der Ankunftszeiten der Gäste den Fuhrpark benachrichtigen wegen Abholungen vom Bahnhof, Flugplatz etc.
Fortsetzung auf der nächsten Seite.
U-Form-Verlag – Kopieren verboten!
©
5
4
Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
Lösungen zu Aufgabe 5
Fortsetzung
Tagungsvorbereitung
Bezeichnung der Veranstaltung:
Online-Shop
Kosten - Chancen - Sicherheit
Trainer/Referenten:
Herr Steve Byte, Soft GmbH
Teilnehmer/Gäste:
Siehe Teilnehmerliste
Datum:
3. März 20..
Tagungsstätte:
Hotel „Waldesruh“
Anschrift:
Unter den Linden
69429 Waldbrunn
Frau Eckert
06274 33771
06274 33771
[email protected]
Ansprechpartner:
Telefon:
Telefax:
E-Mail:
Dauer der Veranstaltung
CIM GmbH & Co. KG, Meyer, Personalberatung
17. März – 19. März 20..
Tagungskosten
Datum:
17. März 18. März 19. März
in E
Anzahl Teilnehmer:
Veranstalter:
Tagungsstätte bietet:
Sport- und Freizeitanlagen
Saal
Ausreichend Räumlichkeiten
Work-Shop-Räume
Ruhige, abgeschiedene, verkehrsgünstige Lage
4
6
6
Kosten pro Tag
Vollpension Einzelzimmer
2
4
4
Vollpension Doppelzimmer
1
1
1
60,00 E
75,00 E
600,00 E
225,00 E
1
1
1
80,00 E
240,00 E
1
1
1
150,00 E
450,00 E
Tagungstechnik
Ja
Ja
Ja
Referenten/Trainer
1
1
1
200,00 E
s. Vertrag
600,00 E
1.200,00 E
Kosten Gesamt Bemerkung
Halbpension Einzelzimmer
Halbpension Doppelzimmer
Tagesarrangements
Saal
Work-Shop-Räume
Tagungsgetränke
Verpflegung
Abend- und Rahmenprogramm
Sport- und Freizeitanlagen
Rahmenvertrag
von Jan. ..
Sonderkonditionen
Einladungen versandt am:
6. März 20..
Erstellt von:
Meyer, Personalberatung
Summe Kosten
3.315,00 E
Mit der Datei „Tagungsvorbereitung“ planen Sie den Ablauf einer durchzuführenden Veranstaltung
in einer möglichen Tagungsstätte.
In Form einer Tabelle können Sie Angebote von mehreren Tagungsstätten über die zu erwartenden
Tagungskosten vergleichen.
Fortsetzung auf der nächsten Seite.
6
©
U-Form-Verlag – Kopieren verboten!
4
Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
Lösungen zu Aufgabe 5
Fortsetzung
b) Aufgaben des Moderators
Der Moderator hat die Aufgabe, den Ablauf der Besprechung zu steuern. Dabei muss er darauf
achten, dass die kommunikativen Störungen so weit wie möglich vermieden werden. Ein guter
Moderator kann:
– die Interaktionen (Kontaktaufnahmen) der Gruppe genau beobachten und ggf. steuernd eingreifen
– konzentriert zuhören
– neue Beiträge anregen
– Teilnehmer ermuntern, ggf. bremsen, um allen eine Chance zu geben, sich einzubringen
– allen Teilnehmern die gleiche Wertschätzung entgegenbringen
– Engagement für das Thema zeigen
– Verständnis für Probleme aufbringen
– objektiv sein, d. h. der Moderator wird seine eigene Meinung zwar nicht aufgeben, aber so
zurücknehmen, dass auch andere Sichtweisen die gleiche Chance haben, Beachtung zu finden
– in seinem Verhalten Offenheit zeigen
ca) Gründe für den Einsatz von Webkonferenzen
– Webkonferenzen ermöglichen erhebliche Kosteneinsparungen gegenüber Geschäftsreisen
(Reisekosten: Fahrt, Unterkunft, Organisation).
– Dazu kommen noch Einsparung von Energie- und Zeitaufwand: Bei Besprechungen über
verschiedene Zeitzonen hinweg ist ohne „Jetlag“ eine Echtzeitkommunikation möglich.
– Internetverbindungen sind über geschützte Datenleitungen überall herzustellen.
– Durch hohe technische Standards sind Datenschutz und Datensicherheit möglich.
– Gemeinsame Besprechung und Bearbeitung von Dokumenten ist möglich: Selbst komplexe
CAD-Dateien können durch hoch entwickelte Übertragungstechnik bearbeitet werden.
cb) Hard- und Softwareeinrichtung für Webkonferenzen
– Desktop-Computer oder Notebooks
– Internetanschluss, Browser
– Einrichtungen zur Telefonie (Voice over IP oder herkömmliche Telefonverbindung)
– Webkonferenz-Software: Über einen Zugangscode wird eine verschlüsselte Verbindung
zwischen den Teilnehmern hergestellt.
cc) Klassische Videokonferenz als Gruppenkonferenz
Bei der klassischen Videokonferenz (Gruppenkonferenz) benötigt man einen speziell eingerichteten Konferenzraum, ausgerüstet mit
– den entsprechenden Bildschirmen
– Kameras und Aufnahmesystemen
– Netzwerkverbindung im Allgemeinen über Breitbandverbindungen
Nachteile gegenüber Webkonferenzen am PC: Hohe Anschaffungs- und Betriebskosten
Fortsetzung auf der nächsten Seite.
U-Form-Verlag – Kopieren verboten!
©
7
4
Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
Lösungen zu Aufgabe 5
Fortsetzung
d) Folgende Medien können z. B. bei einer Konferenz bzw. einem Vortrag als Präsentationshilfen
eingesetzt werden:
– Notebook mit DVD-Laufwerk und Beamer
– Flip-Chart mit Stiften
– Videorecorder
– Whiteboard mit wasserlöslichen Marker-Stiften
– Pinnwände, Magnettafeln
– Overhead-Projektor mit Folien
8
©
U-Form-Verlag – Kopieren verboten!
5
Bereichsbezogenes Rechnungswesen
5.01
Hoster GmbH, Industriestraße 14 – 18 in 21684 Stade, bittet um ein Angebot über 85 Bürostühle.
Kalkulieren Sie den Angebotspreis aus folgenden Vorgaben:
Fertigungsmaterial 54,00 E, Fertigungslöhne 23,70 E
Gemeinkosten: Material 12 %, Fertigung 80 %, Verwaltung 15 % und Vertrieb 22 %
Wir kalkulieren mit 12,5 % Gewinn und gewähren bei Zahlung binnen 10 Tagen 2 % Skonto.
Bei Bestellung von mehr als 50 Stühlen bieten wir 5 % Rabatt.
Lösung zu Aufgabe 5.01
Fertigungsmaterial
+ 12 % Materialgemeinkosten
= Materialkosten
Fertigungslöhne
+ 80 % Fertigungsgemeinkosten
= Fertigungskosten
= Herstellungskosten
+ 15 % Verwaltungsgemeinkosten
+ 22 % Vertriebsgemeinkosten
= Selbstkosten
+ 12,5 % Gewinn
= Barverkaufspreis
+ 2 % Skonto
= Zielverkaufspreis
+ ab Mindestabnahme 51 Stück 5 % Rabatt
= Listenverkaufspreis (netto)
54,00 E
6,48 E
60,48 E
23,70 E
18,96 E
Angebotspreis für 85 Stühle 85 · 170,74 E = 14.512,90 E
U-Form-Verlag – Kopieren verboten!
©
42,66 E
103,14 E
15,47 E
22,69 E
141,30 E
17,66 E
158,96 E
3,24 E
162,20 E
8,54 E
170,74 E

,
1 4 5 1 2 9 0
9
7
Grundlagen des Wirtschaftens
7.08
Ordnen Sie zu, indem Sie die Kennziffern der 5 Zahlungsarten in die Kästchen neben den Fällen eintragen! Übertragen Sie anschließend Ihre senkrecht angeordneten Lösungsziffern in dieser Reihenfolge von links nach rechts in den Lösungsbogen.
Zahlungsarten
1. Dauerauftrag
2. Einzugsermächtigung
3. Electronic-Cash-System (Debitkarte)
4. Kreditkarte
5. Online Banking
Fälle
a) Die Pit Bauer KG möchte von ihrem Bankgirokonto die regelmäßig anfallenden Telefon­
gebühren zahlen.
b) Ein Reisender der Pit Bauer KG zahlt mit der Karte und erhält das Doppel des Kassenbeleges.
Der Betrag wird erst einige Wochen später seinem Konto belastet.
c) Der Geschäftsführer der Pit Bauer KG zahlt die Benzinrechnung mit der Karte unter Eingabe
der PIN.
d) Die Pit Bauer KG muss für Lagerräume jeden Monat 1.000,00 E zahlen; beide Vertragspartner
verfügen über ein Girokonto.
e) Die Pit Bauer KG erteilt ihrem Kreditinstitut mittels PC mehrere Überweisungsaufträge.
10
©
U-Form-Verlag – Kopieren verboten!
Grundlagen des Wirtschaftens
7
Lösungen zu Aufgabe 7.08
Dauerauftrag
Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen in gleicher Höhe an einen bestimmten Adressaten
(z. B. Miete, Beiträge)
Einzugsermächtigung
Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen in unterschiedlicher Höhe an einen bestimmten
Adressaten (z. B. Telefongebühren, Stromkosten)
Electronic-Cash-System
Zahlung mit der Debitkarte unter Eingabe der PIN (garantierte Zahlung). Der Kunde tippt
seine PIN in das Erfassungsgerät und bestätigt den zu zahlenden Betrag.
Kreditkarte
Bargeldlose Zahlung mit der Kreditkarte; der Kunde erhält am Ende des Abrechnungsmonats eine Rechnungszusammenstellung, die seinem Konto belastet wird.
a)
2
b) 4
c)
3
d) 1
e)
5
Online Banking
Abwicklung der Bankgeschäfte per Internet unter Eingabe der persönlichen Identifikationsnummer (PIN) und den entsprechenden Transaktionsnummern (TAN) oder durch HBCI mit
Chip-Karte.
U-Form-Verlag – Kopieren verboten!
©
11