Bedienungsanleitung Business Connect Professionell

Bedienungsanleitung
Business Connect Professionell
Administrator
Inhaltsverzeichnis
Einführung
Business Connect Professionell Verbund
Module und Applikationen
Login und Überblick
Passwörter verwalten und Logout
3
4
6
8
9
Administratoren und Berechtigungen
Überblick
Administratoren hinzufügen und löschen
Administrationsgruppen erstellen
Administrationsgruppen löschen
Administrationsgruppen verwalten
Gruppenadministratoren erstellen
Gruppenadministratoren löschen
10
10
11
12
12
13
15
15
Kontakte und Mitarbeiter suchen
16
Mitarbeiter verwalten
Neuen Mitarbeiter hinzufügen
Lizenzen, Dienstlisten und COS-Vorlagen
Dienste und Wählrestriktionen
COS-Vorlagen erstellen und bearbeiten
Bridged Line Appearance (BLA)
Mitarbeiter bearbeiten oder löschen
17
17
19
20
22
23
24
Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen 25
Web-Manager starten
25
Anrufgruppen
Anrufgruppen erstellen und löschen
Mitarbeiter zu Anrufgruppen hinzufügen
26
26
27
29
Sammelanschlüsse
29
Sammelanschlüsse erstellen
Mitarbeiter zu Sammelanschlüssen
30
hinzufügen
Sammelanschlüsse bearbeiten und löschen 30
Firmenkontakte
Firmenkontakte hinzufügen
Kontakt Kurzwahlnummer zuweisen
Firmenkontakte bearbeiten oder löschen
31
31
32
32
Reporte
33
Support
IP-Telefone anzeigen
Firmendaten anzeigen und bearbeiten
Abteilungen anzeigen
34
34
34
35
Impressum
Herausgeberin
Swisscom (Schweiz) AG
Redaktion und Gestaltung
Zeix AG, Zürich
Copyright
2006 by Swisscom (Schweiz) AG, Bern
Ausgabe
Bedienungsanleitung Business Connect
Professionell Administrator Version 1.04
Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werks darf in irgendeiner
Form ohne Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter
Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt
oder verbreitet werden.
Bei der Zusammenstellung der Texte und Abbildungen wurde mit
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Abbildungen mit den aktuellen Websites garantieren. Verlag
und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen
weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung
übernehmen.
Fast alle Hard- und Software sowie Firmennamen und Firmenlogos,
die in diesem Werk erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen und sollten als solche betrachtet werden.
Der Verlag folgt bei den Produktbezeichnungen im Wesentlichen
den Schreibweisen der Hersteller.
Administrator
Einführung
Was ist der Business Connect Professionell Administrator?
Der Business Connect Professionell Administrator ist eine webbasierte Applikation, mit
dem Sie den Business Connect Professionell Verbund Ihrer Firma verwalten können.
Sie können mit dem Administrator z. B. ...
• ... Mitarbeiter hinzufügen, ihnen interne und externe Telefonnummern zuweisen
und sie in Anrufgruppen zusammenfassen.
• ... Telefon Funktionen für die ganze Firma festlegen und Berechtigungen verwalten
wie z. B. festlegen, welche Mitarbeiter ins Ausland telefonieren dürfen oder ob
Anrufe mit unterdrückter Nummer automatisch abgewiesen werden.
• ... die Business Connect Professionell Firmenkontakte und Favoriten verwalten.
• ... den Business Connect Professionell Verbund überwachen mit verschiedenen
einfach zu generierenden Reporten.
Installation des Administrators
Der Administrator ist eine webbasierte Applikation. Das heisst, dass er wie eine
Website von einem beliebigen Computer gestartet werden kann und nicht speziell
installiert werden muss.
Die einzigen Voraussetzungen sind, dass ...
• ... der Computer mit dem Internet verbunden ist und ...
• ... auf dem Computer ein Browser installiert ist.
Tipp
Für eine optimale Qualität empfehlen wir, den Microsoft Internet Explorer (ab
Version 6) zu verwenden.
3
Administrator
Business Connect Professionell Verbund
Netzwerkbasiertes Telefonieren mit Business Connect Professionell
Mit Business Connect Professionell telefonieren Sie nicht über das herkömmliche Telefonnetz, sondern über ein Computernetzwerk (Voice over IP, dt. etwa IP-Telefonie).
Sie brauchen daher in Ihrem Büro keine spezielle Telefoninfrastruktur (wie z. B. eine
Telefonvermittlungsanlage (TVA) oder eine separate Telefonverkabelung), um Business
Connect Professionell zu nutzen. Sie können statt dessen für die Übertragung von
Telefongesprächen Ihr Computernetzwerk und den bestehenden Internetanschluss
verwenden.
Internet
Swisscom
Internet-Zugang
im Hotel
Aussendienst
New York
Privater
Internet-Zugang
Abteilung Zürich
DSL-Leitungen
der Firma
Abteilung Bern
Heimarbeitsplatz
r
ll V e
e
n
o
i
s
B u sin e ss C o n n e ct P ro fe s
bu
nd
Der Business Connect Professionell Verbund
Verschiedene Abteilungen Ihrer Firma, Heimarbeitsplätze und Aussendienstmitarbeiter werden in einem sogenannten Business Connect Professionell Verbund zusammengeschlossen.
Die Benutzer in einem Verbund verfügen über eine hohe Mobilität und Flexibilität.
Sie sind überall auf der Welt unter der gleichen Nummer erreichbar und können mit
einem Soft-Phone oder einem IP-Telefon von überall telefonieren, als ob sie an ihrem
Arbeitsplatz sitzen würden.
Die gesamte Telefonielogik des Verbundes, wie z. B. Regeln, an welche Mitarbeiter
Anrufe auf eine bestimmte Nummer weitergeleitet oder in welcher Reihenfolge sie den
Mitarbeitern signalisiert werden, wird zentral bei Swisscom betrieben.
4
Administrator
Abteilungen
Ein Verbund kann in verschiedene Abteilungen eingeteilt werden. Sie können z. B. wie
in der Grafik verschiedene Standorte (z. B. Bern, Zürich ...) oder organisatorische Einheiten (z. B. Marketing, Lager ...) voneinander abgrenzen. Die Einteilung wird von Ihnen
bestimmt und vom Swisscom Fachhändler angelegt und mit einer Nummer versehen.
Die Einteilung von Mitarbeitern dient aber nur der Übersichtlichkeit, sie hat selbst keine
organisatorischen Auswirkungen, wie z. B. die Administrationsgruppe (siehe S. 12).
Swisscom
Telefonnetz
Hans Moser
Trudi Meier
048 500 01 01
048 500 01 05
Intern 101
Intern 105
Eva Wertli
Franz Maag
Thomas Müller
048 500 01 02
048 500 01 06
048 500 01 08
Intern 102
Intern 106
Intern 108
Thomas Ebner
Sitzungszimmer
Luzia Hofer
048 500 01 03
Intern 107
048 500 01 09
Intern 103
Intern 109
Gebäude in Zürich
Gebäude in Bern
Aussendienst
(Abteilung 000001)
(Abteilung 000002)
(Abteilung 000003)
Installation und Administration von Business Connect Professionell
Die Erstinstallation von Business Connect Professionell wird durch einen Swisscom
Fachhändler (einem von Swisscom zertifizierten Partner) vorgenommen. Der Fachhändler richtet den Hauptstandort ein, legt für alle Abteilungen Administratoren an
und übergibt die Zugangsdaten an die zuständigen Personen in der Firma.
Die Administratoren können dann die Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen verwalten und das Telefonsystem entsprechend den Bedürfnissen der Firma konfigurieren.
Mehr zu den verschiedenen Administratorentypen und ihren Aufgaben und
Berechtigungen erfahren Sie ab Seite 10 dieser Anleitung.
5
Administrator
Module und Applikationen
Neben dem Administrator, der in dieser Anleitung erklärt wird, stehen Ihnen in Business Connect Professionell einige weitere Module und Applikationen zur Verfügung.
Soft-Phones und Telefone
Mit Business Connect Professionell können Sie auf zwei Arten telefonieren:
• Mit einem Soft-Phone (dt. etwa Telefonprogramm):
Das Soft-Phone ist ein Programm, das
auf einem Computer installiert ist und
mit dem Sie telefonieren können.
Das Soft-Phone kann das Telefon
vollständig ersetzen und bietet viele
weitere Möglichkeiten.
• Mit einem Telefon, entweder einem digitalen
VoIP- oder einem herkömmlichen analogen Telefon
(angeschlossen an einen ATA = «Analog-Telefon-Adapter»).
Das Telefon wird nicht wie ein herkömmliches
Telefon an der Telefonleitung, sondern ans Computernetzwerk (bzw. zu Hause an den Internetanschluss) angeschlossen.
Telefone haben gegenüber dem Soft-Phone den Vorteil, dass sie auch dann funktionieren, wenn der Computer nicht eingeschaltet ist.
Das Soft-Phone bietet dafür einige nützliche Zusatzfunktionen wie Adressbücher,
Anruflisten oder die Videotelefonie.
Receptionist
Der Receptionist ist eine Vermittlersoftware. Falls es in Ihrem Unternehmen eine
Telefonzentrale oder einen Empfang gibt, in dem alle eingehenden Anrufe entgegengenommen und an die Mitarbeiter verteilt werden, bietet der Receptionist
einige nützliche Zusatzfunktionen wie z. B. die Anzeige des Status der Telefone aller
Mitarbeiter.
Combox
In Business Connect Professionell haben Sie die Möglichkeit, für jeden Benutzer eine
Combox einzurichten. Die Combox ist ein persönlicher Anrufbeantworter. Sie zeichnet Nachrichten digital auf, falls ein Anruf nicht entgegengenommen wird oder der
Empfänger gerade besetzt ist.
6
Administrator
Web-Manager
Jeder Mitarbeiter hat zudem Zugriff auf den Web-Manager.
Der Web-Manager ist eine Website, über
die der Mitarbeiter seinen Telefonanschluss
selbst verwalten kann. Er kann z. B.:
• seine persönlichen Kontakte verwalten
• seine Erreichbarkeit festlegen und
bestimmen, was mit Anrufen geschieht,
wenn er nicht erreichbar oder schon
besetzt ist
• die Anrufliste mit den getätigten, angenommenen und verpassten Anrufen anschauen.
Outlook-Manager
Weiter kann jeder Mitarbeiter mit einem
Outlook-Manager ausgestattet werden: Der
Outlook-Manager ist ein Zusatzprogramm
(Plug-in) für Microsoft Outlook. Falls Sie
Outlook als E-Mail-Programm verwenden,
können die Mitarbeiter ihren Telefonanschluss
anstatt über den Web-Manager direkt aus Outlook verwalten. Zudem bietet der
Outlook-Manager zwei weitere nützliche Funktionen an:
• Sie können die Outlook-Kontakte mit den Kontakten in Business Connect Professionell abgleichen (synchronisieren) und
• Sie können direkt aus Outlook einen Anruf starten, indem Sie in den OutlookKontakten auf eine Telefonnummer klicken.
Weitere Informationen zu den Programmen von Business Connect Professionell
finden Sie in der separaten Bedienungsanleitung «Soft-Phone, Web-Manager
und Outlook-Manager».
Wie Sie Ihre Telefone einrichten und bedienen, erfahren Sie in der mitgelieferten
Anleitung des Herstellers.
7
Administrator
Passwörter verwalten und Logout
Passwort ändern
1
2
3
1
Klicken Sie auf Support und dann
auf Firmen-Informationen.
Klicken Sie auf AdministratorenPasswort zurücksetzen.
Im neuen Fenster können Sie das
Passwort ändern.
2
Achtung
Die Funktion «Passwort vergessen»
funktioniert nicht. Kontaktieren Sie
bitte Ihren Fachhändler, falls Sie Ihr
Passwort einmal vergessen sollten
und sich nicht mehr einloggen
können.
3
Ausloggen und Administrator schliessen
1
Klicken Sie auf Logout. Der Administrator wird beendet und die
Loginmaske erscheint.
1
Hinweis
Klicken Sie aus Sicherheitsgründen immer auf Logout, bevor Sie das Internetprogramm schliessen.
Leeren Sie ebenfalls den Cache (Cookies, Dateien) Ihres Browsers. Beim Internet
Explorer ist dies im Menü Extras > Internetoptionen > Allgemein zu finden.
9
Administrator
Administratoren und ihre Berechtigungen
Überblick
In einem Business Connect Professionell Verbund gibt es verschiedene Administratoren mit unterschiedlichen Berechtigungen.
Swisscom Fachhändler
Der Swisscom Fachhändler ist für das Einrichten Ihres Business Connect Professionell
Verbundes zuständig. Er macht die Erstinstallation Ihres Hauptstandortes und erfasst
die wichtigsten Daten Ihrer Firma wie Adressen und Kontakte.
Zudem legt der Swisscom Fachhändler zusätzliche Administratoren und Gruppenadministratoren an, die dann den Business Connect Professionell Verbund verwalten.
Administratoren
Ein Administrator kann den gesamten Business Connect Professionell Verbund verwalten. In der Regel legt der Swisscom Fachhändler pro Abteilung einen Administrator an, der dann den Support für alle Mitarbeiter dieser Abteilung übernimmt.
Der Administrator kann:
• Mitarbeiter und Firmenkontakte hinzufügen, bearbeiten und löschen (S. 17 und 31)
• den Mitarbeitern unterschiedliche Berechtigungen zuweisen und Class-of-Services-(COS)-Vorlagen erstellen (über COS-Vorlagen können die Berechtigungen
verschiedener Mitarbeiter gleichzeitig verwaltet werden) (S. 19 ff)
• weitere Administratoren und Gruppenadministratoren erstellen und löschen
sowie Administrationsgruppen verwalten (S. 11 ff)
• Anrufgruppen und Sammelanschlüsse verwalten (S. 26 f bzw. 29 f)
• Systemreporte erstellen (S. 33) und Firmendaten ändern (S. 34)
Gruppenadministratoren
Gruppenadministratoren haben weniger Rechte als Administratoren. Ihre Aufgabe
ist es, die ihnen zugewiesene Administrationsgruppe zu verwalten. Jeder Mitarbeiter
kann zu diesem Zweck zu einer Administrationsgruppe hinzugefügt werden.
In der Regel werden Administrationsgruppen verwendet, um die Mitarbeiter nach
den Abteilungen einer Firma, wie z. B. dem Verkauf oder der Buchhaltung, zusammenzufassen. Dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn Ihre Firma genug gross ist.
Der Gruppenadministrator kann:
• die Mitarbeiter seiner Administrationsgruppe bearbeiten (S. 24)
• den Mitarbeitern seiner Administrationsgruppe individuelle Berechtigungen (z. B.
«eigene Rufnummer unterdrücken») erteilen (S. 19)
• die Mitarbeiter seiner Administrationsgruppe in Anrufgruppen einteilen (S. 28)
• Systemreporte erstellen (S. 33) und Firmendaten anzeigen (S. 34)
10
Administrator
Administratoren hinzufügen und löschen
Neuen Administrator erstellen
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Dienste.
1
1
2
Klicken Sie auf Administratoren.
Ein neues Fenster erscheint. Alle
bestehenden Administratoren werden
aufgelistet.
3
4
2
Klicken Sie auf Neuer Administrator.
Ein weiteres Fenster öffnet sich.
Geben Sie «Namen», «Beschreibung», «Passwort» und «Bestätigung»
ein.
3
5
Klicken Sie auf Speichern, um
den Administrator zu erstellen. Er
erscheint nachher in der Liste.
5
Hinweis
Die Funktion «Passwort beim nächsten Login ändern» funktioniert nicht.
Klicken Sie den Auswahlkasten nicht
an.
Administrator löschen
Klicken Sie auf den Namen des
Administrators, um die Detailinformationen anzuzeigen.
1
2
Klicken Sie auf Löschen und
bestätigen Sie mit OK, um den
Administrator definitiv zu löschen.
4
1
2
11
Administrator
Administrationsgruppen erstellen und löschen
Um Mitglieder einfacher verwalten zu können, können sie zu Administrationsgruppen zusammengeschlossen werden.
Hinweis
Administrationsgruppen haben einen rein administrativen Zweck und sind nicht
mit den Anrufgruppen (siehe Seite 26) zu verwechseln.
Eine Administrationsgruppe kann von einem oder mehreren Gruppenadministratoren verwaltet werden.
Administrationsgruppen erstellen
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Dienste.
1
2
Klicken Sie auf Administrationsgruppen.
Ein neues Fenster erscheint. Alle bestehenden Administrationsgruppen werden
aufgelistet.
3
4
Klicken Sie auf Neu.
Ein weiteres Fenster öffnet sich.
Geben Sie den «Namen» und falls
gewünscht eine «Beschreibung» für die
Administrationsgruppe ein.
5
Klicken Sie auf Speichern, um die
Administrationsgruppe zu erstellen. Sie erscheint sofort in der Liste.
Administrationsgruppen löschen
Klicken Sie auf den Namen einer
Gruppe, um sie anzuzeigen.
1
2
3
12
Klicken Sie auf Löschen.
Bestätigen Sie mit OK, um die
Gruppe definitiv zu löschen.
1
2
3
5
4
2
Administrator
Administrationsgruppen verwalten
Mitarbeiter zu Administrationsgruppen hinzufügen
Es gibt zwei Möglichkeiten, Mitarbeiter zu einer Administrationsgruppe hinzuzufügen und sie wieder zu entfernen.
A Über die Gruppen
1
2
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Dienste.
1
Klicken Sie auf Administrationsgruppen.
Ein neues Fenster erscheint. Alle Administrationsgruppen werden aufgelistet.
3
2
Klicken Sie auf Mitglieder bearbeiten.
Die bestehenden Mitglieder der Gruppe
werden angezeigt. In einer neu erstellten Gruppe sind noch keine Mitglieder
vorhanden.
4
Geben Sie den Namen des
Mitarbeiters, den Sie zur Gruppe
hinzufügen wollen, ins Suchfeld ein und
klicken Sie auf Suchen.
Tipp
Wenn Sie auf Suchen klicken, ohne
einen Suchbegriff einzugeben, werden
alle Mitarbeiter der Firma angezeigt.
5
Markieren Sie den Auswahlkasten
neben allen Mitarbeitern, die Sie
zur Administrationsgruppe hinzufügen
wollen. Klicken Sie auf Speichern.
3
4
5
5
Hinweis
Um ein bestehendes Mitglied aus der Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf Teilnehmer und entfernen Sie die Markierung bei demjenigen Mitarbeiter, den Sie
aus der Administrationsgruppe entfernen wollen. Klicken Sie dann auf Speichern.
13
Administrator
B Über den einzelnen Mitarbeiter
1
2
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Mitarbeiter.
Suchen Sie nach dem Mitarbeiter
(S. 16), den Sie zu einer Administrationsgruppe hinzufügen oder daraus
entfernen möchten.
3
4
Klicken Sie auf den Namen des
Mitarbeiters, um die Detailinformationen dieses Mitarbeiters anzuzeigen.
1
2
3
5
Wählen Sie im Reiter Allgemein
im Aufklappmenü die «Administrationsgruppe» aus, zu der Sie den
Mitarbeiter hinzufügen wollen.
Hinweis
Um ein bestehendes Mitglied aus
der Gruppe zu entfernen, wählen Sie
im Aufklappmenü «Administrationsgruppe» Standard.
5
4
Klicken Sie auf Änderungen Speichern.
Achtung
Der Gruppenadministrator kann Mitarbeiter aus seiner Administrationsgruppe nur bearbeiten. Mitarbeiter hinzufügen und entfernen kann nur der
Administrator.
14
Administrator
Gruppenadministratoren erstellen und löschen
Neuen Gruppenadministrator erstellen
Tipp
Erstellen Sie zuerst eine Administrationsgruppe (siehe S. 12), dann den
Gruppenadministrator.
1
2
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Dienste.
Klicken Sie auf Gruppenadministratoren. Ein neues Fenster wird
geöffnet. Alle bisherigen Gruppenadministratoren werden aufgelistet.
3
4
Klicken Sie auf Neuer Gruppenadministrator.
Ein neues Fenster wird geöffnet .
Geben Sie mindestens den «Namen», und bei «Passwort» und «Passwort bestätigen» ein Passwort ein.
1
2
3
5
6
Wählen Sie im Aufklappmenü
«Gruppe» die Administrationsgruppe aus, welche der Gruppenadministrator verwalten soll.
4
6
Klicken Sie auf Speichern, um den
Gruppenadministrator zu erstellen.
Er erscheint nachher in der Liste.
5
Hinweis
Die Funktion «Passwort beim nächsten Login ändern» funktioniert nicht. Klicken Sie
den Auswahlkasten nicht an.
Gruppenadministratoren löschen
Klicken Sie auf den Namen des Gruppenadministrators, um ihn anzuzeigen.
1
2
Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie mit OK, um den Gruppenadministrator definitiv zu löschen.
1
15
Administrator
Kontakte und Mitarbeiter suchen
Hier wird nur die Suche nach Mitarbeitern erklärt, die Suche nach Firmenkontakten
funktioniert gleich.
A Einfache Suche
Geben Sie einen Suchbegriff ins
Suchfeld ein.
1
2
Klicken Sie auf Suchen oder drücken Sie die Enter-Taste auf Ihrer
Tastatur.
2
1
Hinweis
Das System sucht nach Telefonnummern, Vor- und Nachnamen. Ein Begriff muss
nicht vollständig eingegeben werden, z. B. bei der Eingabe von «wer» wird Werner und Werndli, aber nicht Wittwer gefunden.
Tipp
Wenn Sie einfach auf Suchen klicken, ohne einen Suchbegriff einzugeben, werden Ihnen alle Mitarbeiter der Firma angezeigt.
B Erweiterte Suche
In der erweiterten Suche können Sie die
Suche enger eingrenzen, also z. B. nur
nach dem Mitarbeiter «Meier» in der
Abteilung «Marketing» suchen.
1
2
Geben Sie in den Feldern einzelne
Suchbegriffe ein.
1
Klicken Sie auf Suchen oder drücken Sie die Enter-Taste auf Ihrer
Tastatur.
Hinweis
Das System sucht nach allen Wortsequenzen. Die Suche nach «an» im Feld «Vornamen» findet sowohl Anna als auch Alexander und Stefan.
3
Mit den Buttons
und
können Sie in den Trefferseiten
blättern.
16
2
Administrator
Mitarbeiter verwalten
Neuen Mitarbeiter hinzufügen
Im Bereich Mitarbeiter können Sie festlegen, welche Mitarbeiter mit Business Connect Professionell telefonieren können und was für Dienste sie nutzen können.
Alle Mitarbeiter, die Sie im Administrator erfassen, werden in den internen Kontakten im Soft-Phone, im Web-Manager und im Outlook-Manager angezeigt.
Neuen Mitarbeiter hinzufügen
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Mitarbeiter.
1
2
3
Klicken Sie auf Neu.
1
2
Ein neues Fenster öffnet sich, in
dem Sie die Details zum Mitarbeiter erfassen können. Füllen Sie die
Masken möglichst vollständig aus.
Klicken Sie auf die Reiter, um zwischen
den Bereichen zu wechseln:
•
•
•
•
•
Allgemein
Firmenadresse
Privatadresse
Telefon
Einstellungen
4
3
In der Tabelle auf der nächsten Seite
werden die wichtigsten Felder kurz
erklärt.
Die Einstellungen in den Reitern Telefon
(S. 23) und Einstellungen (S. 19) werden in separaten Kapiteln erklärt.
4
Klicken Sie auf Speichern.
17
Administrator
Einige Erklärungen:
Felder
Beschreibung
1) Allgmein
Name
Der Name muss im Format «Vorname», «Zweiter Vorname», «Nachname» angegeben werden.
Benutzername
Der Benutzername eines Mitarbeiters besteht aus der Nummer Ihres
Business Connect Verbundes und der internen Nummer des Mitarbeiters.
Ist also die Verbundnummer 93925814 und die interne Nummer des
Mitarbeiters 901, so ist der Benutzername 93925814901.
Telefon
Geben Sie eine freie externe Nummer ein. Klicken Sie auf Suchen, um
alle freien Nummern anzuzeigen.
Interne Nummer
Die interne Nummer muss 3-stellig sein. Verwenden Sie für die interne
Nummer die letzten drei Ziffern der externen Telefonnummer, z. B. 517.
SIP-Benutzername
Der SIP-Benutzername entspricht der Telefonnummer, die Sie dem Benutzer zuweisen im internationalen Format, z. B. +41443215517.
Für interne Telefone verwenden Sie die Hauptnummer und die interne
Nummer verbunden mit einem Bindestrich, z. B. +41443215500-524.
Firmen-Favorit/Kurzwahlnummer
Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Kurzwahlnummer zuweisen, erscheint
er im Soft-Phone und im Web-Manager aller Mitarbeiter in den Favoriten
und kann über die Kurzwahlnummer (z. B. *121) angerufen werden.
Administrationsgruppe
Fügen Sie den Mitarbeiter zu einer Administrationsgruppe hinzu (S. 13).
Anrufgruppe
Fügen Sie den Mitarbeiter zu einer Anrufgruppe hinzu (S. 27).
Combox
Die Telefonnummer der Combox hat stets das Format 086 plus Telefonnummer inkl. Vorwahl, z. B. 0860443215517. Theoretisch möglich, aber nicht
empfehlenswert ist es, dass sich mehrere Mitarbeiter eine Combox teilen.
Max. Anz. paralleler
SIP-Registrationen
Stellen Sie ein, mit wie vielen Telefonen (Soft-Phones oder herkömmlichen Telefonen) ein Benutzer gleichzeitig angemeldet sein kann.
2) Firmenadresse
Geben Sie die Firmendaten ein und wählen Sie eine Abteilung aus.
3) Privatadresse
Sie können diese Felder leer lassen. Der Mitarbeiter kann seine Angaben
im Web-Manager selbst eintragen.
4) Telefon
Behalten Sie möglichst die voreingestellten Angaben bei. Die BLA-Funktion können Sie erst im Nachhinein konfigurieren (siehe S. 23).
5) Einstellungen
Wählen Sie aus dem Aufklappmenü eine COS-Vorlage aus und markieren
Sie die Auswahlfelder, um dem Mitarbeiter individuell weitere Rechte
zuzuteilen (mehr dazu auf den Seiten 19 bis 22).
18
Administrator
Lizenzen, Dienstlisten und COS-Vorlagen
Lizenzen und Dienstlisten
Jeder Benutzer, der in Business Connect Professionell erstellt wird, braucht eine
Lizenz. Es gibt verschiedene Lizenztypen mit unterschiedlichem Leistungsumfang:
• «Light»: Vorgesehen für interne Telefone, z. B. das Telefon im Sitzungszimmer.
• «Standard»: Vorgesehen für Mitarbeiter ohne Gruppeneinteilung. Beinhaltet
den gleichen Leistungsumfang wie die «Expert»-Lizenz, aber ohne Gruppenfunktionen, wie z. B. die «Anrufübernahme von Gruppe».
• «Expert»: Vorgesehen für Mitarbeiter (mit PC oder IP-Telefon).
• «Receptionist»: Vorgesehen für Receptionisten, die Anrufe für die ganze Firma
entgegennehmen und weiterleiten.
Tipp
Zu jeder Lizenz existiert eine Dienstliste,
Erstellen Sie zuerst einen Report «Häuin der alle Dienste und alle Wählrestriktifigkeit von Dienstlisten» (S. 33), um
onen aufgeführt sind, die mit der Lizenz
eine Aufstellung der verfügbaren und
möglich sind.
der verwendeten Lizenzen zu erhalten.
COS-Vorlagen
Basierend auf den Dienstlisten können sogenannte COS-Vorlagen erstellt werden
(COS steht für engl. class of service, dt. etwa Dienstklassen). Pro Dienstliste ist eine
Standard-COS-Vorlage bereits vorhanden.
Mittels COS-Vorlagen können Sie für Gruppen von Mitarbeitern, die die gleichen
Bedürfnisse und Ansprüche an das Telefonsystem haben, Einstellungen zentral verwalten. Allen ähnlichen Mitarbeitern können Sie dann einfach dieselbe COS-Vorlage
zuweisen. Änderungen an der COS-Vorlage werden automatisch für alle wirksam.
Sie können z. B. eine COS-Vorlage für ihre Aussendienstmitarbeiter und eine COS-Vorlage für Ihre Lagermitarbeiter mit jeweils unterschiedlichen Berechtigungen erstellen.
In der COS-Vorlage für Lagermitarbeiter können Sie z. B. Anrufe ins Ausland sperren.
COS-Vorlage an Mitarbeiter zuteilen
Jeder Mitarbeiter erhält eine COS-Vorlage zugewiesen. Falls Sie einem Mitarbeiter
keine spezifische COS-Vorlage zuweisen, wird die Standard-COS-Vorlage verwendet.
Suchen Sie den Mitarbeiter (S. 16),
dem Sie eine COS-Vorlage zuweisen wollen.
1
2
2
Wählen Sie im Reiter Einstellungen
mit dem Aufklappmenü eine COSVorlage aus. Durch markieren von einzelnen Auswahlkästen können Sie jedem Mitarbeiter individuelle Berechtigungen erteilen.
19
Administrator
Dienste und Wählrestriktionen
In der Tabelle werden die vorhandenen Dienste und Wählrestriktionen kurz erklärt.
Dienst
Beschreibung
Abweisen anonymer Anrufe
Alle Anrufe mit unterdrückter Nummer werden automatisch
abgewiesen.
Anklopfen
Zweiter Anruf wird signalisiert, wenn Benutzer bereits besetzt. So
können 2 Anrufe gleichzeitig angenommen werden.
Anruf auf mehrfach registrierten
SIP-Benutzer
Wenn ein Benutzer mit mehr als einem Telefon angemeldet ist,
werden eingehende Anrufe auf allen angemeldeten Telefonen
signalisiert.
Anruf parkieren
Mitarbeiter kann einen Anruf auf einer internen Nummer parkieren
und von einem anderen Telefon wieder aufnehmen.
Anrufübernahme
Der Mitarbeiter kann parkierte Anrufe übernehmen.
Anrufübernahme direkt
Mitarbeiter kann Anrufe eines anderen Mitarbeiters übernehmen
durch Angabe der internen Nummer.
Anrufübernahme von Gruppe
Mitarbeiter kann Anrufe von einem Mitarbeiter derselben Anrufgruppe übernehmen.
Anrufumleitung auf fixe Nummer mit
Option Combox
Ermöglicht die Erreichbarkeits-Profil-Einstellung «Anrufumleitung
auf fixe Nummer mit Option Combox».
Anrufumleitung immer an Combox
Ermöglicht die Erreichbarkeits-Profil-Einstellung «Anrufumleitung
immer auf Combox».
Anrufumleitung wenn besetzt
Ermöglicht die Erreichbarkeits-Profil-Einstellung «Anrufumleitung
wenn besetzt». (Auch aktivierbar über *67.)
Anrufumleitung wenn keine Antwort
Ermöglicht die Erreichbarkeits-Profil-Einstellung «Anrufumleitung
wenn keine Antwort». (Auch aktivierbar über *61.)
Combox
Aktiviert die ComboxPro des Mitarbeiters.
Eigene Rufnummer immer unterdrücken
Ermöglicht es dem Mitarbeiter, die eigene Rufnummer immer zu
unterdrücken.
Eigene Rufnummer pro Anruf
senden
Ermöglicht es, die eigene Rufnummer für einzelne Anrufe zu senden, wenn sie eigentlich unterdrückt ist.
Eigene Rufnummer pro Anruf
unterdrücken
Ermöglicht die Unterdrückung der eigenen Rufnummer für einzelne Anrufe. (Aktivierbar über *31.)
Gleichzeitig läuten
Ermöglicht die Erreichbarkeits-Profil-Einstellung «gleichzeitig läuten».
Hörbare Anrufumleitung
Wenn «Hörbare Anrufumleitung» aktiviert ist und ein Benutzer
seine Anrufe auf eine andere Nummer umleitet (*21), wird die
Umleitung dennoch auf seinem Telefon signalisiert (Piepton). So
merkt der Benutzer, dass eine Anrufumleitung aktiv ist.
Individuelle Rufnummerunter-drückung
Ermöglicht dem Mitarbeite, selbst einzustellen, ob seine Rufnummer unterdrückt wird oder nicht (*30=eigene Nummer immer
unterdrückt; *65=eigene Nummer immer angezeigt).
Initieren einer Konferenz direkt aus
dem Web-Manager
Mitarbeiter kann Konferenzen direkt aus dem Web-Manager
starten.
20
Administrator
Dienst
Beschreibung
Intelligente Anrufweiterleitung
Ermöglicht Erreichbarkeits-Profile vom Typ «Anrufabfolgen nach
Gruppen» und «Anrufabfolgen für alle Anrufe».
Namen in Kontakten nachschlagen
Anrufer, die in den Kontakten gespeichert sind, können mit dem
Namen statt der Nummer angezeigt werden.
Outlook-Manager
Mitarbeiter kann den Outlook-Manager verwenden.
PIN-Codes
Der im Web-Manager festlegbare PIN-Code ermöglicht es einem
Mitarbeiter, sich an einem anderen Telefon anzumelden (z. B. im
Konferenzraum) und mit seinen eigenen Berechtigungen zu telefonieren. Dazu gibt der Mitarbeiter *80*, seine interne Nummer,
*, den PIN-Code, * und die gewünschte Telefonnummer ein, z. B.
*80*863*9953*0315554321.
Rückruf letzte Nummer
Mitarbeiter kann durch Eingabe von *00 den letzten Anrufer zurückrufen.
Sperren abgehender Verbindungen
Mitarbeiter kann keine Anrufe tätigen, sondern nur entgegennehmen.
Ursprungbasierter Rufkontrollton
(intern/extern)
Mitarbeiter kann unterschiedlichen Rufton für interne und externe
Gespräche festlegen, falls sein Telefon dies unterstützt.
Web-Manager
Mitarbeiter hat Zugriff auf einen Web-Manager.
Weiterleitung an externe Nummern
Mitarbeiter kann Anruf auf eine externe Nummer weiterleiten.
Zugriff auf die Combox via WebManager
Mitarbeiter hat Zugriff auf die Combox via Web-Manager.
Zusatzinformationen über eingehenden Anruf
Im IP-Telefon wird zusätzlich angezeigt, ob ein Anruf aus dem Verbund weitergeleitet oder umgeleitet wurde.
Wählrestriktion
Beschreibung
Anrufe auf Servicenummern
sperren
Mitarbeiter kann keine Servicenummern (z. B. 175) wählen.
Anrufe via Firmenzentrale sperren
Mitarbeiter kann keine Anrufe zur Firmenzentrale durchführen.
Anrufe via internationale Vermittlung sperren
Anrufe zu internationalen Telefonvermittlungszentralen werden
gesperrt.
Ferngespräche sperren
Mitarbeiter kann keine Ferngespräche tätigen.
Gebührenfreie Anrufe sperren
Mitarbeiter kann keine gebührenfreien Anrufe (0800er-Nummern)
tätigen.
Internationale Anrufe sperren
Mitarbeiter kann keine internationalen Anrufe tätigen.
Konferenzen sperren
Mitarbeiter kann keine Konferenz starten.
Lokale Anrufe sperren
Mitarbeiter kann keine lokalen Anrufe tätigen.
Mehrwertnummern sperren
Mitarbeiter kann keine Mehrwertnummern (0900er) wählen.
Tie Line Calls sperren
Mitarbeiter kann keine 0906er-Nummern wählen.
21
Administrator
COS-Vorlagen erstellen und bearbeiten
Neue COS-Vorlage erstellen
COS-Vorlagen können nur von einem Administrator erstellt und bearbeitet werden,
nicht von einem Gruppenadministrator
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Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Dienste.
Klicken Sie auf COS-Vorlagen.
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Klicken Sie auf Neu.
Geben Sie im neuen Fenster den
«Namen» und eine «Beschreibung»
der COS-Vorlage ein.
Wählen Sie im Aufklappmenü eine
«Dienstliste» aus.
Klicken Sie auf Speichern.
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Hinweis
Dienste und Wählrestriktionen, die Sie in der COS-Vorlage nicht aktiviert haben,
können Sie pro Mitarbeiter im Reiter «Einstellungen» noch aktivieren.
Es ist jedoch nicht möglich, Dienste oder Wählrestriktionen, die in der COS-Vorlage
aktiviert sind, für einen einzelnen Mitarbeiter zu deaktivieren.
Bestehende COS-Vorlage bearbeiten
Wählen Sie im Aufklappmenü
«Name der COS-Vorlage» eine
Vorlage aus und nehmen Sie unten die
gewünschten Änderungen vor.
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Klicken Sie auf Speichern.
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Administrator
Bridged Line Appearance (BLA)
Die BLA (Bridged Line Appearance = dt. überbrückte Linienanzeige) ist eine Funktion, die nur für die IP-Telefone wichtig ist. Auf den Telefonen «Snom» und «Siemens
Optipoint» ist es möglich, den Telefonstatus anderer Mitarbeiter zu sehen, also ob
ein Mitarbeiter gerade einen Anruf tätigt oder sein Telefon klingelt.
Damit auf dem Gerät der Status eines anderen Mitarbeiters angezeigt werden kann,
muss ein Benutzer jedoch zuerst dazu berechtigt werden. Diese Berechtigung können Sie unter «Briged Line Appearance» vergeben.
Ein Mitarbeiter kann die Status von bis zu 32 anderen Mitarbeitern sehen.
Hinweis
Im Soft-Phone ist es nicht möglich, den Status der anderen Mitarbeiter zu sehen.
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Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Mitarbeiter.
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Suchen Sie den Mitarbeiter (S. 16),
dessen Anschluss Sie für andere
sichtbar machen möchten.
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Klicken Sie auf den Namen des
Mitarbeiters.
Klicken Sie auf den Reiter Telefon.
Klicken Sie auf Bridged-LineAuthorisation.
Geben Sie die «interne Nummer»
des Mitarbeiters ein, der Zugriff
auf diesen Anschluss haben soll. Klicken
Sie auf Zuordnen. Die Nummer des Mitarbeiters erscheint nachher in der Liste.
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Wiederholen Sie dies für alle gewünschten sekundären Nummern.
Klicken Sie auf Speichern.
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Hinweis
• Um eine sekundäre Nummer wieder
zu entfernen, klicken Sie auf Löschen.
• Um alle sekundären Nummern zu entfernen, klicken Sie auf Alle Löschen.
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Administrator
Mitarbeiter bearbeiten oder löschen
Mitarbeiter bearbeiten oder löschen
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Mitarbeiter.
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Suchen Sie den Mitarbeiter (S. 16),
den Sie bearbeiten oder löschen
wollen.
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Klicken Sie auf den Namen, um die
Details anzuzeigen.
Bearbeiten Sie den Mitarbeiter
und klicken Sie auf Änderungen
speichern.
Um den Mitarbeiter zu löschen, klicken Sie
auf Löschen und bestätigen Sie mit OK.
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Administrator
Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen und WebManager starten
Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen
Falls ein Mitarbeiter sein Passwort einmal vergessen hat, kann der Administrator das
Passwort zurücksetzen und ein neues festlegen, so dass der Mitarbeiter wieder seine
Business Connect Professionell Programme (z. B. Soft-Phone) benutzen kann.
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Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Mitarbeiter.
Suchen Sie den Mitarbeiter (S. 16),
dessen Passwort Sie zurücksetzen
wollen.
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Klicken Sie beim entsprechenden
Mitarbeiter auf Passwort zurücksetzen.
Ein neues Fenster öffnet sich. Klicken Sie auf den Radiobutton «Ja»
hinter «Passwort zurücksetzen:» und
neben «SIP Passwort zurücksetzen». Ein
neues Passwort wird generiert. Schreiben Sie sich dieses Passwort auf und
geben Sie es dem Mitarbeiter weiter.
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Klicken Sie auf Speichern, um das
Passwort zurückzusetzen.
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Hinweis
Die Option «Benachrichtigungs-E-Mail
an den Mitarbeiter schicken» funktioniert nicht automatisch. Schreiben Sie
sich das Passwort auf und geben Sie es
dem Mitarbeiter manuell weiter.
Web-Manager eines Mitarbeiters starten
Als Administrator können Sie den Web-Manager eines Mitarbeiters aufrufen und
Änderungen vornehmen. Dies ist zum Beispiel wichtig, wenn Sie die Anrufe auf
die Telefonnummer eines Mitarbeiters, der die Firma verlassen hat, auf eine andere
Nummer umleiten wollen.
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Klicken Sie beim entsprechenden
Mitarbeiter auf Web-Manager.
Der Web-Manager öffnet sich in
einem neuen Fenster. Es muss kein
Passwort eingegeben werden.
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Administrator
Anrufgruppen
Anrufgruppen erstellen und löschen
Mitarbeiter können zu Anrufgruppen zusammengeschlossen werden. Die Mitglieder
einer Anrufgruppe können Anrufe, die bei einem beliebigen Mitglied der Gruppe
eingehen, übernehmen. Die Anrufübernahme geschieht mit der Funktion «Anrufübernahme von Gruppe» oder «Anrufübernahme direkt».
Anrufgruppen erstellen
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Dienste.
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Klicken Sie auf Anrufgruppen.
Ein neues Fenster wird geöffnet.
Alle bestehenden Anrufgruppen
werden aufgelistet.
Klicken Sie auf Neu.
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Ein weiteres Fenster öffnet sich.
Geben Sie den «Namen der Gruppe» und falls gewünscht eine «Beschreibung» ein.
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Klicken Sie auf Speichern, um
die Anrufgruppe zu erstellen. Sie
erscheint nachher in der Liste.
Hinweis
Solange Sie noch keine Anrufgruppe erstellt haben, sind alle Mitarbeiter automatisch
Mitglieder einer nicht sichtbaren Standardgruppe. Sobald Sie eine Anrufgruppe erstellen, wird die Standardgruppe aufgelöst. Mitarbeiter ohne Gruppenzuteilung können dann keine Anrufübernahme «von Gruppe» und «direkt» mehr durchführen.
Anrufgruppen löschen oder Gruppennamen ändern
Klicken Sie auf den Namen der Anrufgruppe, um sie auszuwählen.
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Um den Gruppennamen oder die
Beschreibung zu ändern, füllen
Sie die Felder aus und klicken Sie auf
Speichern.
Um die Gruppe zu löschen, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie mit OK.
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Administrator
Mitarbeiter zu Anrufgruppen hinzufügen
Es gibt zwei Möglichkeiten, Mitarbeiter zu Anrufgruppen hinzuzufügen oder zu
entfernen:
A Über die Anrufgruppen
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Dienste.
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Klicken Sie auf Anrufgruppen.
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Ein neues Fenster wird geöffnet.
Alle bisherigen Anrufgruppen werden aufgelistet.
Klicken Sie bei der Gruppe, zu der
Sie Mitarbeiter hinzufügen wollen,
auf Mitglieder bearbeiten.
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Die bestehenden Mitglieder der
Gruppe werden angezeigt. In einer
neu erstellten Gruppe sind noch keine
Mitglieder vorhanden.
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Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ins Suchfeld ein und klicken
Sie auf Suchen.
Wenn Sie auf Suchen klicken, ohne einen Suchbegriff ins Suchfeld einzugeben,
werden Ihnen alle Mitarbeiter der Firma
angezeigt.
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Markieren Sie den Auswahlkasten
neben allen Mitarbeitern, die Sie
zur Anrufgruppe hinzufügen wollen, und
klicken Sie auf Speichern.
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Hinweis
Um ein bestehendes Mitglied aus der Anrufgruppe zu entfernen, klicken Sie auf
Teilnehmer und entfernen Sie die Markierung bei demjenigen Mitarbeiter,
den Sie aus der Anrufgruppe entfernen wollen. Klicken Sie dann auf Speichern.
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Administrator
B Über den einzelnen Mitarbeiter
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Mitarbeiter.
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Suchen Sie nach dem Mitarbeiter
(S. 16), den Sie hinzufügen oder
entfernen möchten.
Klicken Sie auf den Namen des
Mitarbeiters, um ihn anzuzeigen.
Wählen Sie im Aufklappmenü die
«Anrufgruppe» aus, zu der Sie den
Mitarbeiter hinzufügen wollen.
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Hinweis
Um ein bestehendes Mitglied aus der
Gruppe zu entfernen:
Wählen Sie im Aufklappmenü «Anrufgruppe» keine aus, um den Mitarbeiter aus der Gruppe zu entfernen.
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Klicken Sie auf Änderungen
speichern.
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Achtung
Der Gruppenadministrator kann nur diejenigen Mitarbeiter, die in seiner Administrationsgruppe sind, zu Anrufgruppen hinzufügen oder entfernen.
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Administrator
Sammelanschlüsse
Sammelanschlüsse erstellen
Was ist ein Sammelanschluss?
Ein Sammelanschluss ist eine Telefonnummer, die nicht einem einzelnen Mitarbeiter
oder Gerät zugeordnet ist, sondern einer Gruppe von Mitarbeitern.
Geht ein Anruf auf den Sammelanschluss ein, dann wird der Anruf in einer festlegbaren Reihenfolge an die ausgewählten Mitarbeiter weitergeleitet, bis jemand den
Anruf entgegennimmt. Sinnvoll ist es, z. B. die Hauptnummer einer Abteilung (z. B.
Verkauf) als Sammelanschluss festzulegen.
Hinweis
Ist ein Mitarbeiter besetzt oder hat sein Telefon umgeleitet, dann wird er in der
Sammelanschlussabfolge übersprungen und der Anruf wird zum nächsten Mitarbeiter umgeleitet.
Sammelanschluss einrichten
Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Dienste und klicken Sie auf Sammelanschlüsse. Alle bereits bestehenden Sammelanschlüsse werden angezeigt.
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Klicken Sie auf Neuer Sammelanschluss.
Ein Fenster öffnet sich. Geben
Sie den «Namen» des Sammelanschlusses und falls gewünscht eine
«Beschreibung» ein.
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Geben Sie die öffentliche «Telefonnummer» ein, unter der der Sammelanschluss erreichbar sein soll. Klicken
Sie auf Suchen, um eine Liste aller noch
verfügbaren öffentlichen Telefonnummern anzuzeigen.
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Geben Sie unter «Interne Nummer» die dreistellige interne Nummer ein. Verwenden
Sie für die interne Nummer die letzten drei Ziffern der öffentlichen Telefonnummer.
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Das «Abwurfziel» ist die letzte Nummer, auf die der Anruf weitergeleitet wird,
falls er bei keiner der im Sammelanschluss festgelegten Nummern entgegengenommen wurde. Das Abwurfziel sollte entweder die Telefonnummer eines Receptionisten oder eine Combox sein.
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Klicken Sie auf Speichern, um den Sammelanschluss zu erstellen. Er erscheint
sofort in der Liste.
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Administrator
Mitarbeiter zu Sammelanschlüssen hinzufügen
Sammelanschlüsse bearbeiten und löschen
Mitarbeiter zu Sammelanschlüssen hinzufügen
Klicken Sie auf den Namen des
Sammelanschlusses, um ihn auszuwählen.
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Klicken Sie auf Teilnehmer.
Die bestehenden Mitglieder des
Sammelanschlusses werden angezeigt.
In einem neu erstellten Sammelanschluss
sind noch keine Mitglieder eingeteilt.
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Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ins Suchfeld ein und klicken
Sie auf Suchen.
Wenn Sie auf Suchen klicken, ohne
einen Suchbegriff ins Suchfeld einzugeben, werden Ihnen alle Mitarbeiter der
Firma angezeigt.
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Markieren Sie den Auswahlkasten
neben allen Mitarbeitern, die Sie
zum Sammelanschluss hinzufügen wollen. Klicken Sie auf Speichern.
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Hinweis
Klicken Sie auf Reihenfolge, um festzulegen, in welcher Reihenfolge ein eingehender Anruf auf die Mitarbeiter weitergleitet werden soll.
Sammelanschlüsse bearbeiten und löschen
Klicken Sie auf den Namen des
Sammelanschlusses, um ihn auszuwählen.
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Um die Daten zu ändern, füllen Sie
die Felder aus und klicken Sie auf
Speichern.
Um den Sammelanschluss zu löschen,
klicken Sie auf Löschen und bestätigen
Sie mit OK.
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Administrator
Firmenkontakte
Firmenkontakte hinzufügen
Sie können Firmenkontakte erstellen und ändern. Die Kontakte werden bei allen
Mitarbeitern im Soft-Phone, im Web-Manager und im Outlook-Manager als Firmenkontakte angezeigt.
Zudem können Sie den Kontakten eine von 29 Kurzwahlnummern zuordnen (*121
bis *149). Kontakte, denen Sie eine Kurzwahlnummer zuordnen (siehe S. 32), erscheinen automatisch bei allen Mitarbeitern in den «Favoriten» von Soft-Phone und
Web-Manager.
Der Kontakt kann zudem durch Eingabe der Kurzwahlnummer (z. B. *121) von jedem beliebigen Soft-Phone oder Telefon im Business Connect Professionell Verbund
angerufen werden.
Hinweis
Die Firmenkontakte können nur vom Administrator, nicht aber vom Gruppenadministrator erstellt, bearbeitet und gelöscht werden.
Firmenkontakte hinzufügen
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Kontakte.
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Klicken Sie auf die Reiter, um zwischen den Bereichen zu wechseln:
Allgemein
Adresse privat
Telefonnummern
Einstellungen
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Klicken Sie auf Neu.
Ein Fenster wird geöffnet. Geben
Sie die gewünschten Daten ein.
Obligatorische Felder sind rot markiert
und müssen zwingend ausgefüllt werden.
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Klicken Sie auf Speichern.
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Administrator
Kontakt Kurzwahlnummer zuweisen
Firmenkontakte bearbeiten und löschen
Firmenkontakt Kurzwahlnummer zuweisen
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Kontakte.
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Suchen Sie nach dem Kontakt
(S. 16), dem Sie eine Kurzwahlnummer zuweisen wollen.
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Klicken Sie auf den Namen des
Kontakts, um die Details zu öffnen.
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Klicken Sie auf den Reiter Einstellungen.
3
4
5
Wählen Sie im Aufklappmenü die
gewünschte Kurzwahlnummer
aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Firmenkontakte bearbeiten oder löschen
Klicken Sie in der Hauptnavigation
auf Kontakte.
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Suchen Sie nach dem Kontakt
(S. 16), den Sie bearbeiten oder
löschen wollen.
Klicken Sie auf den Namen des
Kontakts, um die Details zu öffnen.
Um den Kontakt zu ändern, ändern Sie die gewünschten Felder
und klicken Sie auf Speichern.
Um den Kontakt zu löschen, klicken Sie
auf Löschen und bestätigen Sie mit OK.
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Administrator
Reporte
Um den Business Connect Professionell Verbund zu überwachen und zu verwalten,
können Sie verschiedene Reporte erstellen.
A
B
C
Hinweis
Die Erstellung des «System-Reports» funktioniert nicht, weil das System keine
E-Mails versenden kann.
Die Erstellung des Reports «Anzahl Registrierungen (BLA)» funktioniert ebenfalls
nicht.
A
System-Report für einen Nummernbereich
Diese Funktion erstellt für den gewählten Nummernbereich einen Systembericht über die Benutzer, die internen Nummern, die öffentlichen Nummern und die
Dienste.
Geben Sie in die leeren Felder zwei interne Nummern ein (z. B. 680 bis 690) und
klicken Sie auf Report erstellen. Der Report für den gewählen Nummernbereich
wird in einem neuen Fenster angezeigt.
B
Linien-Autorisationen
Diese Funktion zeigt alle verwendeten BLA-Linien (siehe S. 23).
Klicken Sie auf Report erstellen. Der Report wird in einem neuen Fenster angezeigt.
C
Häufigkeit von Dienstlisten
Diese Funktion zeigt, wie viele Lizenzen zur Verfügung stehen und wie viele
davon genutzt werden (siehe S. 19).
Klicken Sie auf Report erstellen. Der Report wird in einem neuen Fenster angezeigt.
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Administrator
Support
IP-Telefone und Firmendaten anzeigen und bearbeiten
IP-Telefone anzeigen
Sie können nach spezifischen IP-Telefonen suchen oder sich alle IP-Telefone, die in
der Firma vorhanden und angemeldet sind, in einer Liste anzeigen lassen.
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Klicken Sie auf Support. Der Reiter «IP-Telefone» wird automatisch
ausgewählt.
Geben Sie in den Feldern einzelne
Suchbegriffe ein.
Klicken Sie auf Suchen oder drücken Sie die Enter-Taste auf Ihrer
Tastatur.
Um alle IP-Telefone in einer Liste anzuzeigen, lassen Sie alle Felder leer und
klicken Sie auf Suchen.
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Klicken Sie auf die Modellnummer,
um die Details zum IP-Telefon anzuzeigen, oder klicken Sie auf die interne
Nummer, um die Details des zugehörigen Mitarbeiters anzuzeigen.
Hinweis
Wie Sie Ihre Telefone einrichten und bedienen, erfahren Sie in der mitgelieferten
Anleitung des Herstellers.
Firmen-Information anzeigen und bearbeiten
Klicken Sie auf Firmen-Information.
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Ändern Sie die gewünschten Felder.
Unter «Primärer Adresse» können
Sie die Hauptnummer der Firma eingeben
und unter «Nummer Receptionist» die
Telefonnummer des Receptionisten (falls
in Ihrer Firma vorhanden).
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Klicken Sie auf Speichern.
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2
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Administrator
Abteilungen anzeigen
Abteilungen anzeigen
Klicken Sie auf Abteilungen.
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Die vorhandenen Abteilungen werden angezeigt.
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Bedienungsanleitung
Business Connect Professionell
Administrator
www.swisscom.ch
Swisscom (Schweiz) AG
Contact Center Fixnet
CH-3050 Bern
Tel. 0800 811 801
Fax 0800 811 802
fi[email protected]
überreicht durch: