Best Practices für die Migration von Notes E

Best Practices für die Migration von Notes E

Best Practices für die
Migration von Notes E-Mail
zu Exchange und Office 365
Einführung
Der Wechsel von IBM Notes zu Microsoft Exchange oder Office 365
bietet jeder Organisation eine Fülle von Vorteilen. Die Migration
selbst kann aber eine enorme Herausforderung darstellen. Exchange
2016 und auch Exchange 2013 beinhalten keine nativen Tools, um
eine Koexistenz von Notes und Exchange zu ermöglichen oder eine
vollständige Migration durchzuführen. Tatsächlich sind bestimmte
Aspekte der Migration und der Koexistenz ohne die Zuhilfenahme
von Drittanbietertools überhaupt nicht möglich – darunter auch die
Koexistenz von Anwendungen und Frei/Gebucht-Abfragen zwischen
Notes und Exchange.
In diesem Whitepaper finden Sie Informationen zu den sieben
erforderlichen Schritten für einen nahtlosen, effizienten Wechsel
sowie zu den entsprechenden Best Practices. Mit der richtigen
Strategie und Planung sowie den passenden Tools werden Sie
die Migration souverän bewältigen und Ihre Organisation für
eine erfolgreiche Zukunft mit Ihrer neuen Microsoft Plattform
positionieren.
Die sieben Schritte für eine erfolgreiche Migration
von Notes zu Exchange
Eine erfolgreiche Migration sollte die folgenden Schritte umfassen:
1. Durchführung einer Analyse vor der Migration
2. Koexistenz von Notes und Exchange sicherstellen
3. Planung zur Erzielung einer optimalen Migrationszuverlässigkeit
4.Gewährleistung maximaler Migrationseffizienz
5. Durchführung einer Pilotmigration
6.Zeitliche Planung der Migrationen zur Minimierung der
Auswirkungen auf die Organisation
7. Start der Migrationen und Nachverfolgung des Fortschritts
Schritt 1: Durchführung einer
Analyse vor der Migration
anderen Benutzern und Anwendungen
erhalten?
Inventarisieren Sie Ihre aktuelle Umgebung.
Sie haben entschieden, dass Exchange die
richtige Plattform für Ihre Organisation ist.
Doch was müssen Sie nun tun, um einen
erfolgreichen Wechsel sicherzustellen?
Zunächst müssen Sie Informationen
über die aktuelle Umgebung sammeln,
ein Inventar der zu migrierenden Daten
erstellen, bestimmen, welche Art von
Cleanup erforderlich ist, die verfügbare
Bandbreite berechnen, usw. Bei einer
Analyse vor der Migration sollten Sie sich
die folgenden Fragen stellen:
• Wie viele Notes Domains und Domino
Server sind vorhanden?
Best Practice:
Beachten Sie die
Interaktionen
zwischen
Mail-Routing und
Anwendungsworkflow, um
Störungen des
Geschäftsbetriebs
während und nach
der Migration zu
vermeiden.
• Wie viele Daten sollen migriert werden?
Soll die Migration beispielsweise alle
Daten, die Daten von zwei Jahren oder
nur die Daten der letzten sechs Monate
umfassen?
• Werden native Archive zu persönlichen
Exchange Archiven oder Outlook PSTDateien migriert?
• Welche Einschränkungen gibt es
hinsichtlich der Bandbreite? Wie viele
Daten können in einem bestimmten
Zeitraum migriert werden?
• Wie viel Speicherkapazität wird
wahrscheinlich nach der Migration
benötigt?
• Wie viele Postfächer gibt es? Wie viele
davon sind "verwaist" (ungenutzt) oder
inaktiv?
Überlegen Sie, wie sich die Migration auf
Ihr Geschäft und Ihren Betrieb auswirken
wird.
• Wie viele Daten sind in den primären
Mail-Dateien vorhanden? Wie viele in
Archiven? Wie viele in lokalen Replikaten?
Bei der Planung vor der Migration reicht
es nicht aus, nur die technischen Details
zu berücksichtigen. Sie müssen sich
Gedanken darüber machen, wie sich die
Migration auf Ihr Geschäft und Ihren Betrieb
auswirken wird. Das Projekt muss sorgfältig
geplant werden, damit Unterbrechungen,
Produktivitätseinbußen und potenzielle
Auswirkungen auf den Umsatz minimiert
werden können. Wenn Sie Ihr Augenmerk
auf das Geschäft legen, sollten noch mehr
Arten von Informationen gesammelt und
Daten analysiert werden.
• Wo befinden sich die Archive?
• Wie viele Benutzer verwenden eine
native Verschlüsselung? Müssen die
verschlüsselten Inhalte migriert werden?
• Wie viele private Ordner sind in der
Umgebung vorhanden?
• Welche Benutzer verwenden
Dokumentverknüpfungen? Wie viele
Benutzer haben Verknüpfungen von
Analyse
Analyse der
Messaging-Umgebung
Überlegungen zu
Anwendungen
Planung für
Eventualfälle
Vorhandene
Infrastruktur
• Art, Menge und Ort
• Welche Funktionen müssen
• Wartungszeitpläne
• Orte und Verteilung
• Sicherung und/oder
• Bandbreitentests und
der Daten
• Anhänge
erhalten bleiben?
• Nutzung nativer Funktionen,
falls möglich
• Lokale Inhalte
• Nutzung und Anforderungen
• E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien und Kontingente
• Verschlüsselte Inhalte
• Delegierungsbeziehungen
• Was wird zur Unterstützung
von Workflows benötigt?
• Werden Prozessänderungen
implementiert werden?
•
Inhalte archivieren oder
Apps neu erstellen
Archivierung vor der
Migration
• Fallback- und
Wiederherstellungsplan
• Compliance- oder
Sicherheitsbedenken
-überlegungen
• Pläne zur Unterstützung
mobiler Geräte
• Planen Sie Hardwareänderungen oder eine
Serveraktualisierung?
• Auf alles vorbereitet sein
und Freigabe
Abbildung 1: Bei der Planung vor der Migration sollten nicht nur die technischen Einzelheiten
sondern auch die geschäftlichen Auswirkungen berücksichtigt werden.
2
Es ist zum Beispiel extrem wichtig, dass
Sie die Delegationsbeziehungen zwischen
Benutzern beachten. Wie wirkt es sich auf
die tägliche Arbeit aus, wenn ein Benutzer
migriert wird, seine Vertretung jedoch auf
der Quellplattform verbleibt? Wie könnte
sich diese Trennung auf die Organisation
als Ganzes auswirken, wenn diese
Personen wichtige Ressourcen bei einem
Übernahmeversuch oder einem laufenden
Rechtsstreit sind? Im Allgemeinen müssen
Sie ermitteln, wie sich das Migrationsprojekt
auf alle wichtigen geschäftlichen und
betrieblichen Prozesse auswirken könnte.
Vor diesem Hintergrund empfehlen wir
eine umfassende Analyse vor der Migration.
Diese sollte die vier in Abbildung 1
gezeigten Bereiche abdecken, wobei Sie
sicherstellen sollten, dass jeder Bereich mit
der für Ihre Organisation erforderlichen
Gründlichkeit analysiert wird. Gleichzeitig
müssen Sie die Beziehungen zwischen den
verschiedenen Bereichen berücksichtigen,
da es in Notes Umgebungen für gewöhnlich
kritische Interaktionspunkte gibt, die
problematisch sein können. Bei der Analyse
Ihrer Messaging-Programme ist es z. B.
von größter Wichtigkeit, Anwendungen
gleichzeitig zu analysieren und die
Interaktionen zwischen Mail-Routing und
Anwendungs-Workflow zu beachten, um
Störungen des Geschäftsbetriebs während
und nach der Migration zu vermeiden.
Stellen Sie unbedingt Fragen wie die
folgenden:
• Für welche Benutzer gibt es Delegierungen
und wie könnte sich eine Unterbrechung
dieser Beziehungen auf geschäftliche
Workflows auswirken?
• Welche Anwendungen und
Geschäftsprozesse sind von der
Messaging-Umgebung abhängig?
Wichtige Integrationspunkte zwischen
Anwendungen und dem MessagingProgramm, wie z. B. WorkflowGenehmigungen, sind für die allgemeine
und zeitliche Planung der Migration von
entscheidender Bedeutung.
• Welche Komponenten und wichtigen
Funktionen von Anwendungen müssen
erhalten bleiben?
• Wie können Sie mithilfe der nativen
Funktionen der neuen Plattform
die benötigte Funktionalität und
möglicherweise sogar neue gewünschte
Funktionalitäten implementieren?
• Müssen Sie inaktive Inhalte aufgrund von
Datenaufbewahrungsanforderungen
archivieren?
3
• Müssen Sie Anwendungen neu erstellen,
damit diese in der neuen Umgebung
ordnungsgemäß ausgeführt werden?
Was sind Ihre Erfolgskriterien?
Bevor Sie Ihre Migration beginnen, müssen
Sie Ihre Erfolgskriterien klar definieren.
Sich darauf zu einigen, dass die Migration
abgeschlossen ist, kann sich als schwierig
erweisen, wenn zuvor nicht definiert wurde,
was "abgeschlossen" bedeutet.
Seien Sie realistisch. Insbesondere müssen
Sie verstehen, dass es unrealistisch ist,
eine hundertprozentige Migration all
Ihrer Daten zu erwarten. Es gibt nicht für
jeden Objekttyp in Notes eine genaue
Entsprechung in Exchange. Tatsächlich ist es
so, dass nicht jedes Objekt aus Notes nach
der Migration in Exchange weiter bestehen
wird. Einigen Sie sich auf ein erreichbares
und quantifizierbares Ziel – zum Beispiel,
dass 95 % aller Objekte für 95 % aller
Postfächer migriert werden. Die Messung
und Dokumentierung der Ergebnisse sind
von entscheidender Bedeutung, um den
Erfolg einer Migration sicherzustellen. Und
die Nachverfolgung der Ergebnisse ist nur
möglich, wenn Sie mit einer Analyse im
Vorfeld der Migration beginnen.
Schritt 2: Koexistenz von Notes
und Exchange sicherstellen
Für die meisten Organisationen
ist die Migration kein Ereignis,
sondern ein Prozess. Postfach- und
Anwendungsmigrationen müssen daher
nach einem Zeitplan erfolgen – und
dieser sollte nicht von den technischen
Anforderungen der Migration dominiert
werden, sondern sich danach richten, was
für das Geschäft und den Betrieb am besten
ist. Die Planung einer Koexistenzstrategie
und die Investition in eine Koexistenzlösung
ermöglichen Ihnen einen nahtlosen
Übergang und geben Ihnen die Flexibilität,
Migrationen so einzuplanen, dass sie
Ihren Geschäftsanforderungen gerecht
werden und Sie die Vorteile der Migration
maximieren können.
Entwicklung einer Koexistenzstrategie
Um den Nutzen der gesamten Migration
zu maximieren, muss schon zu Beginn des
Prozesses ein formeller Koexistenzplan
erarbeitet und implementiert werden.
Die Definition von "Koexistenz" kann
jedoch von Organisation zu Organisation
unterschiedlich sein. Für manche
Organisationen sind Frei/GebuchtDaten sehr wichtig, für andere wiederum
spielen sie kaum eine Rolle. Für einige
Organisationen ist die Kalenderfunktion
Best Practice: Einigen
Sie sich auf ein
erreichbares und
quantifizierbares
Ziel – zum Beispiel,
dass 95 % aller
Objekte für 95 % aller
Postfächer migriert
werden.
Warum ist die Koexistenz wichtig?
1
Verarbeitung
5 Falsche
benutzerdefinierter
Begrenzte oder unpräzise
Verzeichnis-Updates
2
Kein Austausch von
Frei/Gebucht-Informationen
zwischen Systemen
3
Fehlende Möglichkeit für
Terminänderungen bei Meetings
Diese Probleme
können zu
Ineffizienzen,
Unterbrechungen
auf Benutzerseite
sowie finanziellen
Verlusten führen.
4 Unangemessener Umgang mit
Meeting-Absagen
regelmäßiger Meetings
6 Unvollständige Verarbeitung
zugewiesener Aufgaben
7
Schwierigkeiten bei der
Ressourceneinplanung
zwischen Systemen
8 Getrennte
Anwendungsworkflows
Abbildung 2: Ohne eine vollständige Koexistenz können Mitarbeiter nicht effektiv miteinander
kommunizieren und zusammenarbeiten, was sich negativ auf das Geschäft auswirkt.
Best Practice: Planen
Sie die Postfachund Anwendungsmigrationen
gleichzeitig, auch
wenn sie getrennt
durchgeführt werden.
von großer Bedeutung, während für andere
nur ein vollständiges Benutzerverzeichnis
wichtig ist. Es ist also von entscheidender
Bedeutung, gemeinsam mit den
Stakeholdern ein kohärentes Gesamtbild
über die Prioritäten Ihrer Organisation
zu erarbeiten, um allen verständlich
zu machen, wie wichtig eine effektive
Koexistenzstrategie ist (siehe Abbildung 2).
Für den Übergang von Notes zu Exchange
und Office 365 müssen die Postfach- und
Anwendungsmigration gleichzeitig geplant
werden. Viele Organisationen entscheiden
sich dafür, die Anwendungsmigration
nach Abschluss der Postfachmigration
durchzuführen, wenn die Benutzer aktiv auf
die Zielumgebung zugreifen. Es gibt jedoch
Aspekte für Migration und Koexistenz, die
zusammen geplant werden sollten, bevor
die Projekte gestartet werden.
Insbesondere ist es extrem wichtig,
die aktuelle Funktionalität der Notes
Anwendungen für alle Benutzer
aufrechtzuerhalten, und zwar ungeachtet
ihrer aktuellen E-Mail-Plattform. Benutzer
müssen im Zuge ihrer Migration zu
Exchange und Office 365 in der Lage sein,
auf die Notes Anwendung zuzugreifen und
ihre Funktionen nahtlos im Rahmen der
bestehenden Workflows zu nutzen – und
zwar solange, bis die Notes Anwendungen
zu SharePoint oder einer anderen
entsprechenden Plattform migriert wurden.
Zusätzlich zur Anwendungskoexistenz
sollte die Zusammenarbeit zwischen
Benutzern auf verschiedenen Plattformen
vor Beginn der Migrationen organisiert
werden. Dies beinhaltet auch automatisierte
Weiterleitungen und Verzeichnisupdates,
Frei/Gebucht-Abfragen sowie konsistente
4
Kalender für alle Teilnehmer, ungeachtet
ihrer aktuellen Plattform. Um die
Erstwahrnehmung der neuen Umgebung
zu optimieren und die Benutzerakzeptanz
zu maximieren, müssen sämtliche
Koexistenzfunktionen verfügbar sein, bevor
die ersten Postfächer (oder Anwendungen)
migriert werden.
Beziehen Sie außerdem nicht nur E-Mails,
sondern auch Kalender und gemeinsam
genutzte Ressourcen wie Konferenzräume
in Ihre Überlegungen mit ein. Die Benutzer
müssen in der Lage sein, einander
E-Mails zu senden und – in den meisten
Organisationen – auf Frei/GebuchtInformationen zugreifen und Meetings
planen zu können. Dies trifft sowohl
auf einmalige als auch auf regelmäßige
Meetings zu. Ganz gleich, ob Meetings
vor Beginn oder während der Migration
angesetzt wurden – die Genauigkeit der
Kalenderdaten ist während des gesamten
Projekts von grundlegender Bedeutung. Sie
müssen beispielsweise sicherstellen, dass
die Benutzer den Besprechungsraum eines
regelmäßigen Meetings einmalig ändern oder
ein einzelnes Meeting absagen können, ohne
dass es deswegen zu Ressourcenkonflikten
oder Verwirrung kommt.
Schritt 3: Planung für eine optimale
Migrationszuverlässigkeit
Um eine Migration von Notes zu Exchange
oder Office 365 effektiv planen zu können,
müssen Sie über eine Reihe spezifischer
Unterschiede zwischen den Plattformen
Bescheid wissen, sodass Sie für maximale
Datenintegrität sorgen und Verwirrung
seitens der Benutzer sowie zukünftige
Compliance-Probleme vermeiden können.
E-Mail-Adressen
Notes Daten enthalten in der Regel
proprietäre Adressen, die an mehreren
Orten erscheinen: als NachrichtenHeader im laufenden Postfach, in Archiven
integriert, in den persönlichen Kontakten
und Verteilerlisten und als Teilnehmer
in Kalenderterminen und -aufgaben. Im
Rahmen des Migrationsprozesses müssen
diese proprietären Adressen zu SMTPAdressen aktualisiert werden, um die
vollständige Funktionalität in der Exchange
Umgebung zu gewährleisten.
Viele Organisationen entscheiden sich auch
dafür, die SMTP-Domäne oder die E-MailAdressrichtlinien während der Migration
zu aktualisieren. Sollte dies bei Ihrer
Organisation der Fall sein, ist es wichtig zu
wissen dass manche Migrationslösungen
Instanzen historischer SMTP-Adressen für
jeden Benutzer automatisch auf die neue
primäre SMTP-Adresse aktualisieren. Dieser
Prozess bereinigt die Daten im Rahmen des
Migrationsvorgangs.
Ordnerstruktur
In vielen Organisationen verwenden
Benutzer ihre Postfächer und Archive, um
Daten, die für betriebliche Abläufe von
kritischer Bedeutung sind, zu organisieren
und aufzubewahren. Ob es sich dabei
um eine ratsame Vorgehensweise
handelt, ist eine andere Frage. Sollte sie
in Ihrer Organisation jedoch angewendet
werden, ist der Erhalt einer konsistenten
Nachrichten-Platzierung sowie konsistenter
Ordnerstrukturen während des Übergangs
zu Exchange und Office 365 von
entscheidender Bedeutung.
Wenn es für Benutzer möglich ist, ihre
gesamte Ordnerstruktur beizubehalten,
hat das einen großen Einfluss auf die
Plattformakzeptanz und Vorgänge. Es
ist also wichtig, dass Sie Lösungen und
Übergangsprozesse wählen, mit denen die
Integrität der Ordner- und Datenstrukturen
erhalten bleibt.
Lokale Replikate und Archive
Um die Speicherkosten zu kontrollieren
und das Wachstum von Organisationsdaten
besser zu verwalten, setzen viele
Organisationen auf Postfachkontingente.
Eine unbeabsichtigte Konsequenz dieser
Richtlinie ist oftmals eine Zunahme der
Anzahl und Größe von Archiven in der
gesamten Umgebung.
Angesichts der heutigen Informationsanforderungen und gesetzlichen Rahmenbe-
5
dingungen müssen die Herausforderungen
durch diese zusätzlichen Datenquellen
während der Planung und Durchführung
der Migration evaluiert und bewältigt
werden. Viele Organisationen entscheiden
sich für eine Self-Service-Komponente,
die es den Benutzern ermöglicht, wichtige
Daten zu migrieren und dabei insgesamt
dennoch eine effiziente und kosteneffektive
Migration zu gewährleisten. Bei manchen
Lösungen kann die Self-ServiceKomponente auch im Hintergrund
ausgeführt werden, wodurch die von den
Benutzern erforderlichen Interaktionen
minimiert werden und das Migrationsteam
größere Kontrolle erhält.
Zugriffssteuerungslisten und Delegierung
Zugriffssteuerungslisten (ACLs) und
Delegierung sind zentrale Elemente
für operative Effizienz in einer Notes
Umgebung. Außerdem sind sie von kritischer
Bedeutung für den Schutz der Integrität der
dort gespeicherten Organisationsdaten.
Daher ist es von äußerster Wichtigkeit,
die damit verbundenen Zugriffsrechte
und Berechtigungen präzise zu den
entsprechenden Berechtigungen in
Exchange Server und Office 365 zu
konvertieren – idealerweise durch einen
automatisierten Prozess, der den Vorgang
beschleunigt und menschliche Fehlerquellen
eliminiert.
Um die betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten, die Unternehmensinformationen zu
schützen und den größten Nutzen aus Ihren
Daten zu ziehen, müssen die ACL- und die
Delegierungskonvertierung zeitgleich mit
der Datenmigration abgeschlossen werden.
Manche Organisationen versuchen, nach
Abschluss der Datenmigration äquivalente
Berechtigungen zuzuweisen – entweder
manuell oder mithilfe von Skripten.
Allerdings kann sich diese Vorgehensweise
negativ auf die Organisationsleistung
auswirken und zu Lücken in der Datensicherheit der Organisation führen.
Proprietäre Notes Inhalte
Eine weitere häufige Herausforderung
bei der Migration von IBM Notes ist der
Umgang mit den vielfältigen Elementen
und Formatierungen, die in der gesamten
Umgebung allgegenwärtig sind. Es gibt in
Exchange und Office 365 keine unmittelbar
einsetzbaren Datenstrukturen, die den
integrierten Tabellen mit Registerkarten,
Hotspots, Schaltflächen, gespeicherten
Formularen und anderen proprietären
Inhalten von Notes ähneln.
Best Practice: Wählen
Sie Lösungen und
Prozesse, die die
Integrität der Ordnerund Datenstrukturen
Ihrer Benutzer
bewahren.
Daher müssen Sie die Organisation
entweder auf den Verlust dieser Funktionen
vorbereiten oder in eine Migrationslösung
investieren, die in der Lage ist, diese
Elemente in ein Format zu konvertieren, das
in den migrierten Nachrichten beibehalten
werden und von jedem Benutzer direkt über
das Zielpostfach genutzt werden kann.
Gruppen und persönliche Adressbücher
Viele Organisationen verlassen sich
sowohl bei der internen als auch der
externen Kommunikation übermäßig auf
serverbasierte Gruppen und öffentliche
Verteilerlisten. Außerdem speichern Notes
Benutzer wichtige Geschäftskontakte
häufig in persönlichen Adressbüchern.
Best Practice:
Wählen Sie eine
Lösung mit echter
MultithreadingArchitektur – Tools
wie diese können bei
der Migration von
Benutzern und Daten
um bis zu 5.000 %
effizienter sein.
Diese Kontaktquellen sind für den
Geschäftsbetrieb überaus wichtig und
müssen während des Übergangs zur
Microsoft Plattform effektiv konvertiert
werden. Es ist daher wichtig, Gruppen
automatisch in Active Directory zu
provisionieren und alle persönlichen
Adressbüchereinträge effizient zu
konvertieren – selbst die lokalen Einträge
auf den Workstations der Benutzer.
Interaktion mit Notes Anwendungen
Wie wir bereits gesehen haben, sind
Integrationspunkte zwischen Anwendungen
und Messaging-Programmen – wie zum
Beispiel Workflow-Genehmigungen – für
die die allgemeine und zeitliche Planung
der Migration von kritischer Bedeutung. Bei
IBM Notes besteht für gewöhnlich eine viel
engere Integration zwischen E-Mails und
Anwendungen als bei anderen Plattformen.
Dies könnte alles umfassen, von einfachen
Dokumentverknüpfungen bis hin zu
komplexeren Workflow-Integrationen
mit dem E-Mail-System.
Die spezifischen Integrations- und
Implementierungsdetails müssen
überprüft werden, wenn Entscheidungen
zum Migrations- und Koexistenzansatz
getroffen werden. Die Umstellungsmethode
muss diese Integrationspunkte nahtlos
bewältigen, um sicherzustellen, dass
die Organisation während und nach der
Migration optimal davon profitiert.
Ressourcen und Mail-In-Datenbanken
Viele Organisationen setzen in Notes stark auf
Datenbanken zur Ressourcenreservierung,
Mail-In-Datenbanken und andere gemeinsam
6
genutzte Datenbanken. Daher spielen diese
Datenbanken für die Organisationseffizienz
eine wichtige Rolle. Um Business Continuity
und die Produktivität der Mitarbeiter zu
gewährleisten, sind Überlegungen zum
Ansatz und Timing der folgenden Punkte
von kritischer Bedeutung:
• Erstellung von Ressourcen-Postfächern
in der Zielumgebung
• Migration der Daten von der Datenbank
zur Ressourcenreservierung zu den
Ressourcenpostfächern in Exchange
• Gewährleistung, dass Benutzer in
beiden Systemen zusammenarbeiten
und Ressourcen in Notes und Exchange
verwenden können
Schritt 4: Gewährleistung der
maximalen Migrationseffizienz
Neben der Gewährleistung optimaler
Datenintegrität ist es außerdem
unerlässlich, der Organisation die für ihre
Anforderungen effizienteste Migration zu
bieten. Die Migrationseffizienz beeinflusst
nicht nur die direkten Kosten sondern
auch die Auswirkungen der Migration auf
das Geschäft und den Gesamtwert der
Umstellung.
Architektur der Migrationslösung
Einer der Faktoren mit dem größten
Einfluss auf die Migrationseffizienz ist
die Architektur der Migrationslösung.
Es ist essenziell, eine Lösung mit
Multithreading-Architektur zu wählen, bei
der ein einzelner Migrationsserver mehrere
Benutzer gleichzeitig migrieren kann. Eine
Multithreading-Architektur verringert die
Hardwareanforderungen für die Migration
und steigert die Migrationsgeschwindigkeit,
was die Gesamtkosten der Migration
erheblich senkt.
Lassen Sie sich nicht von vermeintlichen
Multi-Threading-Migrationslösungen
täuschen, die in Wirklichkeit immer nur
einen Benutzer pro Computer migrieren
und dazu führen, dass Sie zusätzliche
Workstations hinzufügen müssen, um
mehr Benutzer gleichzeitig zu migrieren.
Abhängig von der Konfiguration und
Umgebung sollten Lösungen mit
Multithreading-Architektur beim Migrieren
von Daten zu Exchange und Office 365 um
30 bis 5.000 % effizienter sein.
Drosselung
Ein weiterer Faktor, der sich deutlich
auf die Migrationseffizienz auswirken
kann, ist die Drosselung. Dies gilt
insbesondere bei gemeinsam genutzten
Mandantenplattformen wie Office 365,
weil die hostende Organisation den Zugriff
bestehender Mandanten sicherstellen
muss, während andere zu der Plattform
migrieren. Aus diesem Grund kann eine
Drosselung als Mittel implementiert werden,
um die Datenmenge oder die Anzahl der
Verbindungen, die ein einzelnes Konto mit
dem System haben kann, zu reduzieren.
Da Migrationen üblicherweise mit
Administratorkonten durchgeführt werden,
mindert dies die Migrationseffizienz.
Um diese Hürde zu überwinden, können
für jede Migrationsworkstation mehrere
Administratorkonten erstellt und konfiguriert
werden. Um diesen Ansatz weiter zu
verbessern und zu optimieren, können
Sie nach Lösungen mit automatisierter
Administratorpool-Funktion suchen.
Dadurch wird nicht nur der Vorgang der
Verwaltung mehrerer Administratorkonten
automatisiert – es können auch mehrere
Administratorkonten auf einem Computer
verwendet werden, um die Leistung der
Multithreading-Architektur weiter zu
verbessern. Die Kombination dieser Faktoren
führt zu effizienteren Migrationen und einer
schnelleren Nutzungsmöglichkeit der neuen
Microsoft Plattform.
Migrationsworkflow
Migrationen beinhalten viele "bewegliche
Teile" und Prozesse müssen mit dem
richtigen Timing ablaufen, um einen
nahtlosen Übergang zu gewährleisten.
Beispiele hierfür umfassen die Erstellung
von Postfächern, Routing-Updates,
Verzeichnismodifikationen und die
Änderung der Ziele von Frei/GebuchtAbfragen. Um Unterbrechungen des
Betriebs zu minimieren und die Vorteile der
Umstellung zu maximieren, müssen diese
Bereiche von einer einzelnen Anwendung
integriert und kontrolliert werden, die das
optimale Timing und die größtmögliche
Effektivität dieses Prozesses gewährleistet.
Flexibilität und Self-Service
Bei manchen Benutzern und Abteilungen
können Abweichungen vom standardmäßigen Migrationsprozess erforderlich sein,
der für die Organisation definiert wurde.
So könnten zum Beispiel für die Rechtsabteilung andere Aufbewahrungsrichtlinien
gelten – oder es wäre möglich, dass bei
Führungskräften das gesamte Postfach
und sämtliche Archive migriert werden
müssen. Es ist daher wichtig, eine flexible
Migrationslösung zu wählen, die es dem
7
Migrationsteam ermöglicht, sich leicht an
diese Anforderungen anzupassen.
Eine der effektivsten Methoden, ein
solches Maß an Flexibilität zu bieten, ist
die Nutzung von Self-Service-Funktionen
für einen Teil der Migration. So könnte
es beispielsweise bestimmten Benutzern
erlaubt werden, zusätzliche Daten aus ihren
primären Postfachdateien zu migrieren –
oder lokale Daten könnten nahtlos auf
ein serverbasiertes persönliches Archiv
übertragen werden. Vorteile bietet hier
eine vorkonfigurierte Self-Service-Engine,
die im Hintergrund arbeitet, damit das
Migrationsteam die Flexibilität und die
Mittel hat, auf bestimmte Anforderungen
einzugehen, ohne die Effizienz des zentralen
Migrationsprozesses zu beeinträchtigen.
Schritt 5: Durchführung einer
Pilotmigration
Nachdem Sie die Analyse vor der Migration
abgeschlossen, die Koexistenzstrategie
fertiggestellt sowie Pläne zur Optimierung
der Zuverlässigkeit und Effizienz definiert
haben, müssen Sie den Ansatz in einer oder
mehreren Pilotmigrationen prüfen. Das Ziel
einer Pilotmigration besteht darin, die von
Ihnen entwickelten Verfahren zu validieren
und Herausforderungen zu identifizieren,
die nach Beginn der vollständigen Migration
auftreten können. Dies gibt Ihnen die
Chance, potenzielle Probleme vor Beginn
der Migration der Produktionsumgebung zu
lösen. Während der Pilotmigration sollten
Sie Probleme daher erwarten und sogar
begrüßen.
Dimensionierung Ihrer Pilotmigration
Eine Pilotmigration sollte umfangreich genug
sein, um Ihnen einen repräsentativen Eindruck
über die Daten und die entsprechenden
Probleme zu geben, die während der
Migration der Produktionsumgebung
auftreten könnten. Wenn Sie ein paar Tausend
Postfächer migrieren, sollte es ausreichen,
etwa 5 % der gesamten Benutzerzahl für die
Pilotmigration zu verwenden. Bei extrem
großen Migrationen kann der Prozentsatz
auch geringer sein. Außerdem sollten Sie
sicherstellen, dass verschiedene Arten von
Benutzern und Workflows repräsentativ in
der Pilotmigration vertreten sind.
Die Wahl der Daten und Systeme
Es ist sehr wichtig, dass Sie für die
Pilotmigration Produktionsdaten und
-systeme verwenden. Dafür gibt es mehrere
Gründe:
• Sie müssen verstehen, wie sich die
Produktionsumgebung verhalten
wird. Eine Testumgebung wird die
Daten und Workflows, die bei der
Produktionsmigration vorgefunden
Best Practice:
Führen Sie Pilotmigrationen durch,
um Ihre Verfahren
zu validieren und
Probleme vor
Beginn der Produktionsmigrationen zu
identifizieren.
werden, nicht richtig widerspiegeln
können.
• Mit produktiven Beispieldaten erhalten
Sie zusätzliche Informationen über
verschlüsselte Nachrichten, die
Häufigkeit von nicht in Exchange
existierenden Nachrichtentypen
sowie Zielschwellenwerten und
Speicheranforderungen.
Festlegung der Erwartungen
Best Practice: So
effektiv Ihre Koexistenzstrategie auch
sein mag – stellen
Sie sicher, dass Sie
Benutzer, die häufig
zusammenarbeiten,
als Gruppe migrieren.
Der Pilotmigrationsprozess bietet Ihnen
außerdem die perfekte Gelegenheit, die
für das Projekt skizzierten Erfolgskriterien
zu validieren und die Erwartungen für die
verbleibenden Migrationen abzustimmen.
Falls Änderungen nötig sind, sollten
diese dokumentiert und vor Beginn der
Produktionsmigrationen dokumentiert und
kommuniziert werden.
Schritt 6: Erstellung eines
Migrationszeitplans zur
Minimierung der Auswirkungen
auf die Organisation
Um die Auswirkungen auf Benutzer
und die Organisation insgesamt zu
minimieren, müssen Sie Benutzer, die
zusammenarbeiten, gleichzeitig migrieren
und die Migrationen sorgfältig zeitlich
koordinieren, um minimale Auswirkungen
auf diese Gruppen sicherzustellen.
Gruppieren von Benutzern in
Migrationsblöcke
Selbst mit der effektivsten Koexistenzstrategie
ist es wichtig, Benutzer, die häufig
zusammenarbeiten, als Gruppe zu migrieren.
Die wichtigsten Faktoren, die Sie bei der
Erstellung dieser Gruppen berücksichtigen
müssen, umfassen die Beziehungen in den
Bereichen Delegierung und gemeinsame
Nutzung. Finden Sie eine Lösung, die
in der Lage ist, Migrationsblöcke auf
Grundlage der in der Quellumgebung
vorhandenen Beziehungsinformationen
zu empfehlen, beispielsweise ACL und
Delegierungseinstellungen.
Timing der Migrationen
Sobald Sie die Migrationsgruppen
zusammengestellt haben, müssen Sie die
jeweiligen Migrationen für einen Zeitpunkt
planen, an dem die Auswirkungen auf
diese Benutzer und die Organisation
minimal sind. Dies kann bedeuten,
dass Sie Migrationszeitfenster auf
bestimmte Tageszeiten legen müssen,
um Arbeitszeiten, Phasen erhöhter
Aktivität an Monats- oder Jahresenden,
Wartungsarbeiten sowie weitere Faktoren
zu umgehen. So sollten Vertriebsteams
beispielsweise nicht zum Quartalsende
migriert werden. Auch für Buchhaltungs-
8
und Rechtsabteilungen wird es hinsichtlich
des Migrationstimings bestimmte
Einschränkungen geben.
Schritt 7: Start der Migrationen
und Nachverfolgung des
Fortschritts
Wenn die richtigen Pläne und
Lösungen vorhanden und durch
Pilotmigrationen validiert sind, sollten
die Produktionsmigrationen reibungslos
ablaufen. Im Verlauf des Prozesses werden
wahrscheinlich kleinere Anpassungen
notwendig sein, um den Anforderungen
bestimmter Gruppen Rechnung zu tragen,
doch die größten Schwierigkeiten sollten zu
diesem Zeitpunkt ausgeräumt sein.
Während der ersten Produktionsmigrationen
wird eine genaue Überwachung notwendig
sein, um sicherzustellen, dass alle
Eventualitäten während der Planungsund Pilotphase berücksichtigt wurden.
Der Prozess sollte jedoch im Zuge
der Produktionsmigrationen immer
automatisierter ablaufen.
Während der Zeitplan der
Produktionsmigration abgearbeitet
wird, muss der Fortschritt für die
gesamte Organisation dokumentiert
und kommuniziert werden. Dies soll
die Bestätigung dafür liefern, dass
die Erwartungen erfüllt werden, und
die von anstehenden Migrationen
betroffenen Benutzer besser vorbereiten.
Bei erfolgreichen Migrationen sind
Überwachung und Kommunikation immer
wichtige Aspekte während des gesamten
Prozesses.
Fazit
Mit der richtigen Planung sowie den
richtigen Prozessen und Migrationslösungen
kann Ihre Migration von Notes zu Exchange
oder Office 365 ein durchschlagender Erfolg
werden. Stellen Sie sicher,
dass Sie sich einen breiten Überblick
darüber verschaffen, wie die Migration
Geschäftsanwendungen und -prozesse
beeinflussen wird. Sorgen Sie für eine
Koexistenz, planen Sie sorgfältig, um
optimale Migrationsintegrität und
-effizienz sicherzustellen und validieren
Sie Ihre Verfahren und Tools, indem Sie
eine Pilotmigration durchführen. Und
vergewissern Sie sich auch, dass Sie die
Migrationen zeitlich so einplanen, dass
die Auswirkungen auf die Organisation
minimiert werden. Dann können Sie die
Produktionsmigrationen initiieren und den
Fortschritt bis zum Abschluss mit Zuversicht
verfolgen. Weitere Informationen finden Sie
unter software.dell.com/products/migratorfor-notes-to-exchange.
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