MIT SAP R/3 - Centrum für Hochschulentwicklung

Finanzmanagement für Einsteiger
Centrum für
Hochschulentwicklung
Wintersemester 2006/2007
23./24. Oktober 2006
Tagungshotel Lindenhof, Bielefeld
HOCHSCHUL-CONTROLLING
MIT SAP R/3
Ein Praxisbericht
VOLKER WIEST
DIPLOM-VOLKSWIRT
Begleitunterlage zum Folienvortrag
am 24. Oktober 2006
INHALTSÜBERSICHT
Inhaltsübersicht
1
Verwaltungsreform in Hessen ..................................................... ............. 3
2
Die Fachhochschule Wiesbaden................................................. ............. 4
3
Einführung kaufmännisches Rechnungswesen
und SAP R/3 an den hessischen Hochschulen....................... ............. 6
4
Finanzcontrolling.......................................................................... ............. 9
5
Kostencontrolling......................................................................... ........... 12
6
Berichtswesen .............................................................................. ........... 20
7
Ausblick ...................................................................................... ........... 21
Etwas Humor zum Schluß ..................................................................... ........... 22
Kommentierte Literaturhinweise........................................................... ........... 23
Internet-Seiten-Empfehlungen .............................................................. ........... 25
Über den Referenten .............................................................................. ........... 26
2
VERWALTUNGSREFORM IN HESSEN
1 Verwaltungsreform in Hessen
Meilensteine:
März 1991: Koalitionsvereinbarung zwischen SPD und Grünen:
Handlungsspielraum der Hochschulen zur flexiblen Verwendung von
Haushaltsmitteln soll erhöht, "Modellversuche zum Globalhaushalt an einer
Universität und einer Fachhochschule" sollen gestartet werden.
1993: An der Fachhochschule Wiesbaden und der TU Darmstadt wird der auf
4 Jahre befristete "Modellversuch zum Globalhaushalt an hessischen
Hochschulen" begonnen (Ausweitung der Deckungsfähigkeit und Übertragbarkeit
von Titelgruppen).
14.7.1998 Beschluss des hessischen Kabinetts zur Weiterentwicklung der
Verwaltungsreformkonzeption für das Haushalts-, Kassen- und
Rechnungswesen: Einführung der doppelten Buchführung mit Kosten- und
Leistungsrechnung, Produktsteuerung, ergebnisorientierter dezentraler
Budgetierung und entsprechendem Controlling.
1998/1999:Die Hochschulen führen als Piloten das Ausschreibungsverfahren
hinsichtlich der einzusetzenden betriebswirtschaftlichen Software durch. SAP R/3
als Software und SAP SI als Beratungsunternehmen erhalten den Zuschlag. Das
Land nutzt später die Öffnungsklausel im Vertrag mit SAP und bestimmt SAP R/3
als die einzusetzende Software im Land Hessen.
1999: Für das Haushaltsjahr 2000 werden die bisherigen Haushaltsvoranschläge durch einen Wirtschaftplanentwurf der Fachhochschule Wiesbaden
abgelöst. Der Wirtschaftsplan besteht aus den Teilplänen "Erfolgsplan"
(konsumtive Mittel), "Finanzplan" (investive Mittel) und „Leistungsplan“ (als
zentralem Element der Produktausweisung).
1.1.2000 Eröffnungsbilanz der Fachhochschule Wiesbaden. Beginn der
doppischen Buchungsweise und Erstellung von Jahresabschlüssen in Form
von Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht sowie einer
Kosten- und Leistungsrechnung (ab 2003 mit Kostenträgerrechnung).
Aufnahme des Produktivbetriebs SAP R/3.
12.01.2000 Grundlegende rechtliche Regelungen über das Rechnungswesen
der Hochschulen: Hochschulfinanzverordnung (HFVO)
29.08.2005: Grundlegende wirtschaftliche/finanzielle Vereinbarungen der
Hochschulen mit dem Land: 2. Hochschulpakt 2006-2010 (1. Hochschulpakt:
2002-2005)
3
DIE FACHHOCHSCHULE WIESBADEN
2 Die Fachhochschule Wiesbaden
1971 gegründet
Hochschule des Landes
Hessen
in der Rechtsform einer
Körperschaft des öffentlichen
Rechts (HHG).
Standorte:
¾ Wiesbaden
¾ Rüsselsheim
(Ingenieurwesen)
¾ Geisenheim
(Wein- und
Gartenbau)
Personal: (Vollzeitäquivalente)
¾ Beamte:
212
¾ Angestellte: 206
¾ Arbeiter:
30
Haushaltsvolumen (HH 2006):
¾ Landeszuschuss: 37,4 Mio. EUR (lfd.)
¾ Investitionsmittel:
¾ Drittmittelvolumen:
670.000 EUR
rd. 1,1 Mio. EUR
4
DIE FACHHOCHSCHULE WIESBADEN
Studierende gesamt (WS 05/06): 8.455
davon in der Regelstudienzeit: 6.714
6 Fachbereiche mit 37 Studiengängen:
Fachbereich Architektur und Bauingenieurwesen
•
•
•
•
Architektur (Diplom)
Bauingenieurwesen (Bachelor)
Angewandte Bautechnologie (Master)
Umweltmanagement und Infrastrukturentwicklung in Ballungsräumen (Master)
Fachbereich Design Informatik Medien
•
•
•
•
•
•
Allgemeine Informatik (Bachelor)
Innenarchitektur (Diplom)
Kommunikationsdesign (Bachelor)
Media Management (Bachelor)
Medieninformatik (Bachelor)
Informatik (Master)
Fachbereich Geisenheim
•
•
•
•
•
•
Gartenbau-Management (Bachelor)
Landschaftsarchitektur (Bachelor)
Weinbau & Getränketechnologie (Diplom)
Internationale Weinwirtschaft (Bachelor)
Global Horticulture (Master)
Oenologie (Master)
Fachbereich Ingenieurwissenschaften
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Information Technology & Telecommunikations (Bachelor)
Television Technology & Electronic Media (Bachelor)
BIS Elektrotechnik für Techniker und Meister (Diplom)
Maschinenbau (Diplom)
BIS Maschinenbau für Techniker und Meister (Diplom)
Internationales Wirtschaftsingenieurwesen (Diplom)
KIS-Kooperatives Ingenieurstudium Systems Engineering (Diplom)
Umwelttechnik (Bachelor)
Physikalische Technik (Bachelor)
Angewandte Physik
Product Development and Manufacturing (Master)
Fachbereich Sozialwesen
•
•
Soziale Arbeit (Bachelor)
Advanced Professional Studies – MAPS (Master)
Fachbereich Wirtschaft
•
•
•
•
•
•
•
•
Business Administration (Bachelor)
International Business Administration (Bachelor)
Insurance and Finance (Bachelor)
Business Law (Bachelor)
Finance (Master)
International Business Administration (Master)
International Insurance (Master)
Sales and Marketing (Master)
5
EINFÜHRUNG KAUFMÄNNISCHES RECHNUNGSWESEN
UND SAP R/3 AN DEN HESSISCHEN HOCHSCHULEN
3 Einführung kaufmännisches Rechnungswesen
und SAP R/3 an den hessischen Hochschulen
Projektorganisation:
Uni Kassel: VCC HR
BHF (ab 1/2007 Bezügestelle)
Uni Marburg: VCC MM
Uni Giessen: VCC CO
Uni Frankfurt: VCC FMA
Uni Darmstadt: VCC FM
FH HRZ: VCC FI
VCC = Virtuelles Competence-Center
PCC = Physisches C.C.
PCC an der Universität Darmstadt
(Physisches Competence-Center)
FH HRZ an der FH Darmstadt
(Rechenzentrum für die Fachhochschulen)
Verschiedene Hochschulen haben die fachliche Betreuung einzelner Module von
SAP R/3 übernommen. Die „VCC´s“ übernehmen den „second level support“ und
sind Kontaktpunkt zu SAP.
An der TU Darmstadt wird das Hochschulreferenzmodell gepflegt.
Ab 01/2007 übernehmen die Hochschulen auch die Gehalts- und Bezügeabrechnung (SAP HR). An der Universität Kassel ist dazu die BHF eingerichtet.
6
EINFÜHRUNG KAUFMÄNNISCHES RECHNUNGSWESEN
UND SAP R/3 AN DEN HESSISCHEN HOCHSCHULEN
Systemlandschaft:
DD5
Entwicklungsmandant
TD5
Testmandant/
Schulungsmandant
PD5
Produktivmandant
Korrektur- und Transportwesen
ƒ
Customizing
(= Anpassung der Systemeinstellungen an die hochschulspezifischen
Anforderungen)
Wird zunächst im Entwicklungssystem (DD5 „Development“) vorgenommen
und im Testsystem getestet.
Über einen Transport der Veränderungen gelangen die neuen Aussteuerungen
nach erfolgreichem Test vom Entwicklungs- in das Produktivsystem.
Bisherige Projekt-Meilensteine:
¾ 2000 und 2001: Aufnahme Produktivbetrieb SAP R/3 an den
Hochschulstandorten
¾ 2002: Euroumstellung der Systeme
¾ 2005: Kontenplanumstellung auf den bundeseinheitlichen VerwaltungsKontenrahmen
¾ 2006: Releasewechsel auf mySAP ERP 2005
¾ 2007: Übernahme der Gehalts- und Bezügeabrechnung durch die
Hochschulen in SAP-HR
7
EINFÜHRUNG KAUFMÄNNISCHES RECHNUNGSWESEN
UND SAP R/3 AN DEN HESSISCHEN HOCHSCHULEN
Die Module des Rechnungswesens:
SD
Module des
Rechnungswesen
FI
CO
MM
R/3
PP
PSM
Client / Server
ABAP/4
QM
PS
PM
OC
HR
IS
FI - Finanzwesen
¾ Finanzbuchhaltung (nach Regeln der Doppik)
¾ Aufgabe: Dokumentation der Geschäftsvorfälle zwischen Hochschule und
Außenwelt nach zeitlichem und sachlichem Aspekt.
¾ Abschluß in Form von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
¾ GuV stellt Aufwendungen und Erträge gegenüber: Saldo = Gewinn bzw.
Verlust
CO - Controlling
¾ Kosten- und Leistungsrechnung
¾ Aufgabe: Wirtschaftlichkeits- und Erfolgskontrolle in den einzelnen
Verantwortungsbereichen (unterjährig)
¾ Abschluß in Form der Kostenträgerrechnung („Produktpreis“)
¾ K O S T E N - Controlling
PSM - Haushaltsmanagement (Public Sector Management) (vorm.: FI-FM)
¾ Aufgabe: Sicherung der Liquidität, Ausweisung und Kontrolle der Budgets
¾ Einnahmen / Ausgaben, Saldo = verfügbare (Finanz-)Mittel (Budgets)
¾ F I N A N Z - Controlling
8
FINANZCONTROLLING
4 Finanzcontrolling
Teilpläne des Wirtschaftsplans:
•
Erfolgsplan (konsumtive Mittel): Stellt erwartete Aufwendungen und
Erträge gegenüber und entspricht damit einer Plan-Gewinn- und
Verlustrechnung.
•
Finanzplan (investive Mittel): Cash-flow-Rechnung, die durch
Eliminierung von nicht ausgabewirksamen Aufwendungen und nicht
einnahmewirksamen Erträgen den Erfolgsplansaldo in die finanzwirtschaftlichen Größen Ausgaben und Einnahmen überführt (liquide Mittel).
•
Leistungsplan (Produkte): bildet die durch Zielvereinbarung
festgelegten Mengen der einzelnen zu erbringenden Produkte ab
(Studierende, Drittmittel etc. als Leistungsparameter).
Berechnung Landeszuschuss:
•
Grundbudget = (Menge Stud. i.d.R.) x (Clusterpreis)
•
Erfolgsbudget = (Höhe Erfolgsparameter) x (Prämienhöhe)
(Als Punktmodell ausgestaltet: erreichte Punkte durch Gesamtzahl Punkte.)
•
Innovationsbudget (Strukturanpassungsbudget, Einzelmaßnahmen)
Interne Budgetierung und Haushaltsüberwachung an der FHW:
Die interne Budgetierung erfolgt im CO-Modul anhand von „Planwerten“
(CO-Begriff „Planwert“ entspricht in diesem Verständnis dem Begriff „Budget“).
Vorgehensweise:
1. Wirtschaftsplanzuschüsse des Landes (kamerale Titel 685 01 konsumtiv
und 894 01 investiv) werden unter Plankostenarten auf eine zentrale BudgetKostenstelle eingebucht.
2. Von dort erfolgen per CO-Planwertumbuchungen die Buchungen auf die
Fachbereichskostenstellen und die Haushaltsmittelprojekte (Aufträge).
Die Buchungen erfolgen über CATT automatisiert aus einer Excel-Tabelle
heraus (liegt als Beschlußvorlage zur internen Verteilung vor).
3. Per Bericht „Kontoauszug“ kann jede Organisationseinheit ihre
Kostenstellen und Auftragsnummern dezentral im SAP-System abfragen.
9
FINANZCONTROLLING
Abbildung in SAP CO
Benötigte Stammdaten:
A) Budgetierungs-/Plankostenstellen (alle KST unter dem Knoten FHW-Plan, z.B.
KST 20001, die die Landeszuschüsse aufnimmt).
B) Plankostenarten werden im Bericht unter „Budget“ ausgewiesen. (sind, in
Abgrenzung zu den 8-stelligen FI-Erfolgskonten und deren Kostenarten, 4-stellig.)
Unter den Plan-Kostenarten
6100 und 6180 werden die
Landeszuschüsse eingebucht.
Intern budgetierte Investitionsmittel
werden z.B. unter der Plankostenart 6181 in die Fachbereiche
verteilt.
Unterjährige Zuweisungen – z.B.
aus der Präsidiumsreserve –
werden durch eigene Plankostenarten abgebildet (vgl. neben:
eigener Knoten PLAN_EINM mit
eigenem Nummernkreis 62xx).
10
FINANZCONTROLLING
Berichtswesen: „Kontoauszug“:
Grundsätzliche Berichtsgliederung:
Budget (inkl. ggf. Vorjahresreste)
+ ggf. Erlöse
./. Ausgaben (konsumtiv)
./. Investitionen (Investitionsausgaben)
./. Verrechnungen (Umlagen)
= verfügbares Budget
nachrichtl. Ausweisungen (nicht budgetrelevant)
Beispiel Kostenstellenbericht in SAP
Budget
= 85.574,91 EUR
./. Ausgaben insges. = 53.051,13 EUR
= verfügbarer Rest = 32.523.78 EUR
11
KOSTENCONTROLLING
5 Kostencontrolling
Definition Kosten:
Kosten = bewerteter Verzehr von Gütern und Dienstleistungen
(zur Erstellung der betrieblichen Leistungen).
Î erfasst mengenmäßigen Einsatz von Produktionsfaktoren
(„Input“: Mensch, Maschinen, Material etc.) im Produktionsprozess.
Güterwirtschaftlicher Bereich des Unternehmens / der Hochschule,
nicht finanzwirtschaftlicher Bereich!
Î Dimension „EUR“ entsteht nur durch Bewertung des mengenmäßigen
Verbrauchs der Einsatzfaktoren (vgl. Definition oben).
Im Unterschied zur Finanzrechnung weist die Kostenrechnung – trotz gleicher
Dimension „Währungseinheit EUR“ – nicht den Verbrauch von Geld sondern
von (Einsatz-)Gütern, die zur Erstellung der hochschulischen Leistung (in einer
Periode) erforderlich waren, aus!
Beispiel für das Auseinanderfallen von Finanz- und Kostengrößen:
Geldverbrauch (Finanzrechnung) und Ressourcenverbrauch (Kostenrechnung)
fallen z.B. bei jeder investiven Maßnahme auseinander:
A) Finanzrechnung:
Beschaffung eines PC´s, 1.200 EUR Mittelabfluss (= Geldverbrauch) in 2006
B) Kostenrechnung:
Nutzung eines PC´s als Einsatzgut zur Erstellung hochschulischer Leistungen.
Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle: 3 Jahre. Kosten in 2006: 400 EUR (1.200
EUR/3 Jahre).
Es fallen auch in den Jahren 2007 und 2008 jeweils 400 EUR Kosten aus der
Nutzung des PC´s an, obwohl sie nicht mit einer (Geld-)Ausgabe verbunden
sind. (Die Anschaffungsausgabe in Höhe von 1.200 EUR ist in 2006 vollständig
abgeflossen und durch die Finanzrechnung dokumentiert.)
Über den Gesamtzeitraum der Nutzung sind die Summen der Ausgaben (1.200
EUR) und der Kosten (3x 400 EUR) aber gleich.
Î Kostenrechnung periodisiert den Verbrauch!
Schlagwörter:
Vom Geldverbrauchs- zum Ressourcenverbrauchskonzept
New Public Management (Neues Steuerungsmodell)
Intergenerative Gerechtigkeit
12
KOSTENCONTROLLING
Zwei Arten von Verrechnungen/Umlagen innerhalb der Hochschule:
Gemeinkosten-Controlling I:
Kostenarten- und Kostenstellenrechnung
beleggebundene Verrechnungen
unterjährig, d.h. im laufenden Geschäftsjahr
beleggebunden, d.h. an einen konkreten Geschäftsvorfall anknüpfend.
An der FHW werden die folgenden, vorgangsbezogenen Umbuchungen
unterjährig gebucht:
Porto
Telefon
Büromaterial
Ö-Artikel
Druckereileistungen (direkte Leistungsverrechnung)
Kopien
Werkstattleistungen
Dienst-KfZ
Î
Ziel: bereits unterjährige verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten.
Beispiel beleggebundene Verrechnungen in SAP:
Leistungen der Haus-Druckereien
1. Es werden zunächst Leistungsarten (z.B. DRU001 "Drucke DIN A4 einseitig")
angelegt, die die Leistungen der Bereichsdruckerei Wiesbaden (Kostenstelle
34610) beschreiben. Sie sind in der Leistungsartengruppe DRUCKE_WI
"Leistungsarten der Bereichsdruckerei Wiesbaden" zusammengefasst.
DRUCKE Leistungsartengruppe Drucke
|
|-- DRUCKE_WI Leistungsartengruppe Drucke Wiesbaden
| |
| |--DRU001 DRU020
|
DRU001 Drucke A4 einseitig - inkl. A5 WI
|
DRU002 Drucke A4 doppelseitig - inkl. A5 WI
|
DRU003 Drucke farbiges Papier; einseitig WI
|
DRU004 Drucke farbiges Papier; doppelseitig WI
|
DRU005 Pak. Umdruckpapier (500 Bl.) A4 weiß WI
|
DRU006 Pak. Umdruckpapier (500 Bl.) A4 farbig WI
|
DRU007 Pak. Umdruckpapier (500 Bl.) A3 weiß WI
|
DRU008 Pak. Umdruckpapier (500 Bl.) A3 farbig WI
|
2. Jeder Leistungsart (= internes Produkt) wird ein Tarif (= Preis) zugeordnet und
als solcher bei den leistenden Kostenstellen der Bereichsdruckereien hinterlegt. In
einem ersten Schritt werden die Tarife politisch gesetzt.
13
KOSTENCONTROLLING
Tarife der Bereichsdruckerei Wiesbaden („Preisliste“ der Kostenstelle 34610):
Ta
LeistAr
Leistungsart Kurztext rE
t
h
Tarif
ges.
DRU001
Drucke A4-eins. WI
0,03
DRU002
Drucke A4-doppel. WI
DRU003
Drucke farb.P.ein WI
DRU004
Drucke farbP.dopp WI
DRU005
Pak. Pap. A4 weiß WI
DRU006
Pak. Pap. A4 farb WI
DRU007
Pak. Pap. A3 weiß WI
DRU008
Pak. Pap. A3 farb WI
1
1
1
1
1
1
1
1
0,04
0,04
0,05
5,00
9,00
10,00
18,00
Tarif
var.
Tarif
fix
0,00 0,03
0,00 0,04
0,00 0,04
0,00 0,05
0,00 5,00
0,00 9,00
0,00 10,00
0,00 18,00
Erläuterung:
Die Leistungsart DRU001 "Drucke A4 einseitig" kostet bei Bezug aus
der liefernden Kostenstelle 34610 "Bereichsdruckerei Wiesbaden" die
empfangende Kostenstelle pro Stück (= Tarifeinheit) € 0,03 (= Tarif).
3. Definition sekundärer Kostenarten
Die Verrechnung der Leistung erfolgt unter der sekundären Kostenart
(Umlagekostenart) 958346001 für Leistungen der Druckerei.
SEK Sekundärkosten
|
|-- ILV Innerbetriebliche Leistungsverrechnung
| |
| |-- DRU Druckereien
|
|
|
|--95834600 ILV Druckereien
Ergebnis der Druckerei-Verrechnung
Die (leistenden) Kostenstellen der Bereichsdruckereien Wiesbaden und
Rüsselsheim werden entsprechend ihrer Leistungserbringung entlastet
(Leistungsmengen x Tarif), die empfangenden (anfordernden) Kostenstellen der
FHW werden unter der (sekundären) Kostenart 95834600 "ILV Druckerei"
zeitgleich in gleicher Höhe belastet.
1
Die sekundäre Kostenart beinhaltet die Ziffernfolge der sendenden Kostenstelle
(Kostenstelle 34600 = Druckereien Allgemein).
14
KOSTENCONTROLLING
Es wird – neben sendender und empfangender (Kosten-)Stelle - nur die
Leistungsart und die Menge gebucht, Betrag und Kostenart werden von SAP
errechnet bzw. abgeleitet und brauchen nicht eingegeben zu werden.
Gemeinkosten-Controlling II:
Kostenträgerrechnung in SAP R/3
im Rahmen der Kosten(träger-)rechnung
ex post, d.h. nachträglich für einen zurückliegenden Monat/ein zurückliegendes
Jahr
nicht beleggebunden, d.h. Umlagen erfolgen nach definierten Umlageschlüsseln (z.B. Gebäudekosten nach in Anspruch genommener (gewichteter)
Hauptnutzfläche)
Kostenartenrechnung
(Was für Kosten?)
Kostenarten
verursachungsgerechte
Zusatzkontierung in FI
im lfd. GJ
Kostenstellenrechnung
(Wo angefallen?)
Kostenstellen/
Aufträge
Kostenträgerrechnung!
(Wofür?)
verursachungsgerechte
Zuordnung ??
Kostenträger
(Studiengänge)
Ziel: Ausweis aller in einem Geschäftsjahr entstandenen Kosten auf definierten
Kostenträgern (Produkten).
Als Kostenträger sind – neben Drittmittelprojekten - die Studiengänge der FHW
definiert.
15
KOSTENCONTROLLING
Die Kostenzurechnung soll ebenfalls verursachungsgerecht erfolgen. Aufgrund
nicht vorhandener (oder zu aufwändig zu erstellender) Belege werden
„Hilfsgrößen“ (= Umlagekennziffern) für die Umlage benutzt.
Stufen der Kostenträgerrechnung sowie Umlagekennziffern:
Verrechnungsschritt:
Umlagekennziffer:
1. Auftragsabrechnung
auf die verantwortliche Kostenstelle
2. Umlage Personal-Kosten
Istkosten oder nach Durchschnittssätzen
3. Umlage Gebäude-Kosten
entsprechend gewichteter Hauptnutzfläche
4. Umlage Verwaltung
nach vollzeitäquivalent Beschäftigte
5. Umlage Zentrale/Sonstige Einrichtungen
nach gewichtete Stud. i.d.R.
6. Abrechnung Fachbereiche auf Studiengänge
nach Lehrnachfrage
Kostenartenhauptgruppen:
Über alle Verrechnungsstufen hinweg, bis zum Endkostenträger, bleiben die
folgenden Kostenartengruppen erhalten:
¾ Primärkosten (Erfolgskonten Kl. 6 + 7 aus FI „Außenbezug“):
•
•
•
Personalkosten
Sachkosten
Abschreibungen (AfA)
¾ Sekundärkosten (keine FI-Erfolgskontenentsprechung, „Innenbezug“):
•
Kontenklasse 9: Umlage-Kostenarten
(ebenfalls in der Gliederung Personal, Sach, AfA)
¾ Neutraler Aufwand & Ertrag (geht nicht in die KTR ein!)
¾ Erlöse (Kl. 5 aus FI)
FI
Bestandskonten
CO
Erfolgskonten
Primärkosten
Sekundärkosten
16
KOSTENCONTROLLING
Beispiel Umlage Gebäudekosten in SAP:
Kosten auf
GebäudeKostenstellen
vor Umlage
„Gebäude“
5.680.440,41 EUR
Die Belastung der Empfänger-Kostenstelle ergibt sich aus dem Anteil
gewichteter Hauptnutzfläche, den die Zielkostenstelle zur GesamtHauptnutzfläche hat:
Summe gewichtete Quadratmeter HNF: 54.502,90 qm
=> Verrechnungssatz: 104,22 EUR/qm (5.680.440,41 EUR/54.502,90 qm)
17
KOSTENCONTROLLING
BEISPIEL: Belastung FB 01
FB 01 hat 2.912,90 qm
X 104,22 EUR (Verrechnungssatz)
=> ergibt Belastung „Umlage Gebäude“ in Höhe von 303.590,33 EUR.
Sendende Kostenstellen „Gebäude“ nach dieser Stufe vollständig entlastet.
Es folgt die nächste Stufe („Stufenleiterverfahren“ der Kostenträgerrechnung).
Kosten auf
GebäudeKostenstellen
nach Umlage
„Gebäude“
0,00 EUR
Verrechnete
Kosten „Gebäude“
= Entlastung
5.680.440,41 EUR
(Beträge z.T. geschwärzt)
18
KOSTENCONTROLLING
Die Ausgestaltung des Verrechnungssystems im SAP R/3 CO-Modul soll
¾ den originären Rechnungszweck der Kostenrechnung
Schaffung von Kostentransparenz durch eine verursachungsgerechte
Kostenzuordnung erreichen
sowie2
¾ ein überschaubares, von allen Beteiligten als "fair" empfundenes,
einheitliches Verrechnungs-System schaffen (Akzeptanz)
¾ einen hinreichenden Kostenblock abdecken (Relevanz)
¾ soweit wie möglich automatisiert erfolgen (Wirtschaftlichkeit).
Würdigung Hochschul-Kostenträgerrechnung:
1. Als externes Instrument der Überprüfung der vom Land gesetzten
Clusterpreise ungeeignet.
2. Als internes Instrument der Darstellung der Faktorverbräuche
(„Ressourcenverzehr“) gut geeignet und ausbaufähig.
- Unterstützung von Entscheidungen in den Bereichen Budgetierung
- Erhöhung der Transparenz hochschulischer Prozesse
Mehrjährige Phase des Ausbaus, der Evaluierung und Stabilisierung der
Hochschul-Kostenrechnung notwendig!
2
Vgl. dazu HORVATH, P.: Controlling, S. 763
19
BERICHTSWESEN
6 Berichtswesen
Berichte und Berichts-Empfänger (Auswahl):
¾
Externer Jahresabschluß (Bilanz, GuV u.a.) (PwC, Land Hessen, FHW)
¾
„externe Kostenträgerrechnung“ für Land (Land Hessen, FHW)
¾
Quartalsbericht (Wirtschaftsplan) (Land Hessen, FHW)
¾
Verwendungsnachweise für Drittmittelgeber (Drittmittelgeber)
¾
Hochschulfinanzstatistik (Stat. Landes- bzw. Bundesamt)
¾
Interne Budgetüberwachung (FHW)
¾
Kosten-Nutzen-Analysen (FHW)
bewirkt:
¾
Professionalisierung der Verwaltung
¾
Steigerung der Transparenz finanzwirtschaftlicher Vorgänge
¾
Erhöhung des Kostenbewußtseins
¾
Reduzierung von Datenredundanz und System-Schnittstellen
Einschränkungen:
o Zum Teil erheblicher Arbeitsaufwand
o „Arbeiten für den Papierkorb“ (Aussagegehalt der Berichte wird noch –
extern wie intern - zu wenig genutzt)
o Zum Teil inkonsistente Berichte (Kreislauf Leistungsplan -> Erfolgsplan ->
Kostenträgerrechnung)
o Fehlerhafte Interpretation durch Gleichsetzung von Erfolgs- und
Finanzberichten (Auszahlung = Aufwand = Kosten)
20
AUSBLICK
7 Ausblick
Von der Kostenrechnung zum Kostenmanagement,
vom operativen zum strategischen Controlling
Sachzielorientierte Planung („Produktplanung“: Ziele der Hochschule) und
formalzielorientierte Planung (finanzwirtschaftliche Planung) müssen enger
verzahnt und aufeinander abgestimmt werden. Schließlich sollen die Sachziele der
Hochschulleitung finanzwirtschaftlich abgesichert und umgesetzt werden.
Beispiel Präsentationstool:
Studiengänge der FH Wiesbaden
Anzahl Studierender
1000
800
600
400
Studiengänge
200
0
Entwicklung
Dabei gilt beispielhaft:
ƒ je größer die Blase ist, desto mehr Studierende hat dieser Fachbereich,
ƒ je weiter rechts die Blase liegt, desto besser ist die StudierendenEntwicklung (hier abgeleitet aus Vergangenheitswerten!)
strategisches Controlling: tun wir die richtigen Dinge?
¾ "Effektivität" (= (Ziel-)Wirksamkeit)
¾ "sozio-emotionale" Rationalität
operatives Controlling: tun wir die Dinge richtig?
¾ "Effizienz" (= Wirtschaftlichkeit)
¾ "instrumentale" Rationalität3
3
Vgl. Weber, J.: Controlling, Rationalitätssicherungsfunktion des Controlling.
21
ETWAS HUMOR ZUM SCHLUß
Etwas Humor zum Schluß
Von der Notwendigkeit kompetente Controller an Bord zu haben:
Hägar der Schreckliche Erfahrungen eines Wikingers, der zu neuen Ufern aufbricht4
4
Quelle: DIK BROWNE: Hägar der Schreckliche. Band 1: Harte Zeiten. Goldmann 2001
22
KOMMENTIERTE LITERATURHINWEISE
Kommentierte Literaturhinweise
Einstiegsliteratur:
•
SCHULTZ, VOLKER: Basiswissen Rechnungswesen. Buchführung,
Bilanzierung, Kostenrechnung, Controlling. 4. überarb. u. erw. Aufl.,
Beck-DTV. München 2006
Preiswertes (10,00 EUR) Buch, daß auch für den betriebswirtschaftlichen Laien
verständlich in die im Untertitel genannten Bereiche einführt, dabei aber nicht oberflächlich
bleibt.
Wer sich innerhalb kürzester Zeit in die ökonomische Denkweise einführen lassen möchte,
der lese auf nur 15 Seiten die 10 grundsätzlichen Regeln und Theoreme der Ökonomie
im 1. Kapitel von
•
MANKIW, NICHOLAS GR.: Grundzüge der Volkswirtschaftslehre, 3.
überarb. Aufl. 2004 (Schäffer-Poeschel)
Neues Steuerungsmodell / New Public Management:
•
BLANKE / VON BANDEMER / NULLMEIER / WEWER (HRSG.): Handbuch zur
Verwaltungsreform. 3., völlig. überarb. u. erw. Aufl., Wiesbaden (VS
Verlag) 2005
In rund 60 Beiträgen werden verschiedene Themenfelder des NPM erörtert. Für die hier
behandelten Fragestellungen finden sich Beiträge unter den beiden Rubriken
Budgetentwicklung und Ergebnis- und wirkunsorientierte Steuerung.
•
HANFT, ANKE (HRSG.): Grundbegriffe des Hochschulmanagements.
Neuwied, Kriftel: Luchterhand 2001
•
SCHEDLER, KUNO / PROELLER, ISABELLA: New Public Management.
2., überarb. Aufl., Bern, Stuttgart, Wien: Haupt 2006 (UTB für
Wissenschaft: Uni-Taschenbücher; 2132 : Kleine Reihe)
Kosten- und Leistungsrechnung:
•
COENENBERG, ADOLF GERHARD: Kostenrechnung und
Kostenanalyse. 5., überarb. und erw. Aufl. Landsberg/Lech: Moderne
Industrie 1999
Besonders die grundlegenden Kapitel 1 bis 4 führen hervorragend in die Grundbegriffe
und Zusammenhänge der Kostenrechnung und ihren Bezug zur Finanzbuchhaltung
ein.
•
HABERSTOCK, LOTHAR: Kostenrechnung I. Einführung mit Fragen,
Aufgaben, einer Fallstudie und Lösungen. 12., Aufl. bearb. von
Volker Breithecker. Erich Schmidt-Verlag 2004
Ein Klassiker und weiterhin empfehlenswert.
23
KOMMENTIERTE LITERATURHINWEISE
Controlling:
•
HORVÁTH, PETER: Controlling. 10., vollst. überarb. Aufl. München:
Vahlen 2006
Umfangreiches wissenschaftliches Standardwerk. Als Aufgabe des Controllings wird die
ergebniszielorientierte Koordination gesehen.
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VOLLMUTH, HILMAR J.: Führungsinstrument Controlling: Planung,
Kontrolle und Steuerung. 6., überarb. und erw. Aufl. Planegg: WRSVerl. 2001
Praxisorientierte Darstellung des Controllings. Gut verständlich geschrieben.
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WEBER, JÜRGEN: Einführung in das Controlling. 8., aktualisierte u.
erw. Aufl. Stuttgart: Schäffer-Poeschel, 1999 (Sammlung Poeschel;
133)
Wissenschaftliches Standardwerk. Controlling hat nach Weber die Aufgabe der
Sicherstellung angemessener Rationalität der Führung.
Controlling mit SAP R/3:
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FRIEDL, GUNTHER / HILZ, CHRISTIAN / PEDELL, BURKHARD: Controlling
mit SAP R/3. Eine praxisorientierte Einführung mit umfassender
Fallstudie und beispielhaften Controlling-Anwendungen. 3. Aufl.,
Wiesbaden 2003
Das Buch ist als Kursunterlage für SAP-CO Schulungen innerhalb eines
betriebswirtschaftlichen Studiums mit Schwerpunkt Controlling konzipiert (s. Lehrstuhl Prof.
Friedl, Universität Mainz). Anhand einer Fallstudie wird zum einen KLR-Basiswissen
vermittelt, zum anderen die einzelnen Masken und Felder der SAP-Transaktionen erläutert.
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KLENGER, FRANZ / FALK-KALMS, ELLEN: Kostenstellenrechnung mit
SAP R/3. Mit Testbeispielen und Customizing für Studenten und
Praktiker. 3. Aufl. 2002. Vieweg Verlag
Als Kursunterlage konzipiert, stellt dieses Buch anhand eines Fallbeispiels grundlegende
Customizing-Einstellungen des SAP R/3 CO und – soweit als Grundlage notwendig – des
FI-Moduls Schritt für Schritt dar.
•
LIENING, FRANK / SCHERLEITHNER, STEPHAN: SAP R/3 –
Gemeinkostencontrolling Release 4.6 München: Addison-Wesley
2001 (SAP Anwenderedition hrsg. v. der CDI)
Stellt die Funktionalität und Bedienung des SAP R/3 CO-Moduls im Hinblick auf das
Gemeinkostencontrolling dar.
Hochschulkostenrechnung:
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KIRCHHOFF-KESTEL, SUSANNE: Kosten- und Leistungsmanagement
in Hochschulen. Grundlagen und Konzepte für ein zweckorientiertes Rechnungssystem (Reihe „Wissenschafts- und Hochschulmanagement“, Band 7, hrsg. von Detlef Müller-Böling und Reinhard
Schulte) Lohmar, Köln: EUL-Verlag 2006
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INTERNET-SEITEN-EMPFEHLUNGEN
Internet-Seiten-Empfehlungen
Online-Recherche Lernen
Recherchefibel www.recherchefibel.de
Controlling: Online-Nachschlagewerke und Informationsdienste
Kompetenz-Center Controlling www.competence-site.de/controlling
Controlling-Lexikon (Steuernetz) www.steuernetz.de/controllerlex
Online Verwaltungslexikon www.olev.de
Controlling-Organisationen
Controllerverein www.controllerverein.de
Controllerakademie www.controllerakademie.de
International Group of Controlling www.igc-controlling.org
Controlling-Zeitschriften
Controllermagazin www.controller-magazin.de
Zeitschrift für Controlling & Management www.zfcm.de
Lern-Software
Joker: Kostenrechnung interaktiv entdecken (und erlernen)
www.joker.uni-mannheim.de/downld.php
Kostenloser Download (nach Registrierung), Universität Mannheim und Partner
Verwaltungsreform / New Public Management
Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung bei der Deutschen Hochschule für
Verwaltungswissenschaften Speyer www.foev.dhv-speyer.de
International Public Management Network www.inpuma.net
Hessen
Hessisches Ministerium für Wissenschaft und Kunst www.hmwk.hessen.de
Verwaltungsreform in Hessen www.reformkurs.hessen.de
Derzeit geltendes hessisches Landesrecht www.hessenrecht.hessen.de
Seminare, Fort- und Weiterbildung sowie Verbände
Hessischer Verwaltungsschulverband www.hvsv.de
CHE - Management-Fortbildung für Führungskräfte an Hochschulen
www.hochschulkurs.de
Bundesverband deutscher Volks- und Betriebswirte e.V. www.bdvb.de
Hochschule
Hochschulrektorenkonferenz www.hrk.de
Wissenschaftsrat www.wissenschaftsrat.de
SAP
SAP Deutschland AG & Co. KG www.sap.de
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ÜBER DEN REFERENTEN
Über den Referenten
Volker Wiest (Fachhochschule Wiesbaden)
Diplom-Volkswirt. Studium der Volkswirtschaftslehre mit dem betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt „Organisation“ an der Johannes GutenbergUniversität zu Mainz.
Seit Okt. 1998 an der Fachhochschule Wiesbaden, zunächst als Projektmitarbeiter
„Einführung Globalhaushalt“ für die Erstellung der Eröffnungsbilanz, der
Wirtschaftspläne, Einführung der SAP R/3-Software und Aufbau einer HochschulKostenrechnung verantwortlich.
Seit 1.8.2003 stellvertretender Abteilungsleiter „Haushalt/Controlling/
Investitionsangelegenheiten“ und Sachgebietsleiter des neu gegründeten
Sachgebiets „Controlling/SAP-Betreuung“.
Aufgabengebiete: Aufstellung und Abrechnung der Wirtschaftspläne,
Finanzcontrolling (Interne Budgetierung; Mittelabrechnung), Kostencontrolling
(insbes. Kostenträgerrechnung), SAP-Berechtigungswesen (Nutzerverwaltung),
Interne Schulungen (SAP-Software, betriebswirtschaftliche Grundlagen).
Zuvor Controller im Bauhof der Stadt Bad Kreuznach (Mitwirkung bei der
Umwandlung des Baubetriebsamtes in eine eigenbetriebsähnliche Einrichtung mit
kaufmännischer Buchführung).
Tel.:
+ 49 (0) 611 – 9495.141
E-Mail: [email protected]
www: www.fh-wiesbaden.de/haushalt
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