Leitsätze für den Dialog zwischen Investor und Aufsichtsrat

Leitsätze für den Dialog zwischen Investor und Aufsichtsrat

Leitsätze für den
Dialog zwischen
Investor und
Aufsichtsrat
Juli 2016
Leitsätze für den Dialog
zwischen Investor und
Aufsichtsrat
Vorbemerkung
Die gep lante Ä nderung der E U - Ak tionärsrechterichtlinie sieht vor, dass institutionelle
Investoren k ünftig eine ak tivere R olle in
der Ü b erwachung b ö rsennotierter U nternehm en üb ernehm en sollen. U m diese Aufgab e angem essen ausfüllen zu k ö nnen, ist
ein intensiverer Dialog m it dem Aufsichtsrat
als zentralem Ü b erwachungsorgan nö tig.
Z iel ist es, die T ransp arenz zu erhö hen und
gegenseitiges V ertrauen zu schaffen.
Dab ei k ann eine direk te K om m unik ation
zwischen Investor und Aufsichtsrat einen
M ehrwert für b eide S eiten b ieten: E in
solcher Dialog erlaub t es Investoren, sich
aus erster H and zu inform ieren und sich ein
B ild etwa darüb er zu verschaffen, ob der
Aufsichtsrat richtig b esetzt ist und effek tiv
arb eitet. Der Aufsichtsrat wiederum hat die
M ö glichk eit, vor allem ausländischen Investoren das dualistische deutsche C orp orateG overnance- M odell m it M itb estim m ung zu
erläutern und um V erständnis für unternehm ensindividuelle G overnance- Lö sungen
zu werb en.
Der rechtliche R ahm en eines Dialogs
zwischen Investor und Aufsichtsrat ist
derzeit nicht klar definiert. Der Dialog
wird indes durch das deutsche Ak tien- und
K ap italm ark trecht nicht ausgeschlossen
und schon heute in deutschen U nternehm en
p rak tiziert. Insb esondere das ak tienrechtliche G leichb ehandlungsgeb ot steht einem
Dialog von Investor R elations, V orstand
oder Aufsichtsrat m it einzelnen Investoren
nicht im W eg. E ntscheidend ist vielm ehr,
dass es für die Auswahl der Investoren,
denen G esp räche gewährt oder angeb oten
werden, sachliche G ründe gib t.
U m den Dialog zwischen institutionellen
Investoren und Aufsichtsräten so fruchtb ar
wie m ö glich zu gestalten, hat die Initiative
„ Develop ing S hareholder C om m unication”
acht Leitsätze form uliert. Diese richten
sich an Investoren und an die in Deutschland b ö rsennotierten U nternehm en m it
Aufsichtsrat. Dam it will die Initiative
a) eine inform ierte Disk ussion des T hem as
Aufsichtsratsk om m unik ation m it Investoren anstoß en;
b ) vor dem H intergrund des regulatorischen R ahm ens den E rwartungen von
Investoren an deutsche U nternehm en
R echnung tragen;
c) üb er eine sich entwick elnde P rax is j enes
Dialogs zwischen Investor und Aufsichtsrat inform ieren, ohne unternehm erische
H andlungsfreiheiten zu b eschränk en.
Auch die R egierungsk om m ission Deutscher
C orp orate G overnance K odex wird vorschlagen, eine grundsätzliche E m p fehlung
oder Anregung zur K om m unik ation
zwischen Investor und Aufsichtsrat in den
K odex aufzunehm en.
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Präambel
Die nachfolgenden Leitsätze zum Dialog
zwischen Investor und Aufsichtsrat sollen
eine p rak tische O rientierungshilfe hinsichtlich der T hem en, der B eteiligten und der
Ausgestaltung eines solchen Dialogs b ieten
und zugleich Leitp lank en für die K om m unik ation b ö rsennotierter U nternehm en
setzen. Darüb er hinaus sollen sie zur V erb reitung guter Dialogform en b eitragen.
M it B lick auf die ak tienrechtliche
K om p etenzordnung wird ein R echt des
Aufsichtsrats zum Dialog m it Investoren
nur für die T hem en verstanden, die in den
Aufgab en- und V erantwortungsb ereich des
Aufsichtsrats fallen; im Ü b rigen verb leib t
die K om m unik ationshoheit b eim V orstand
als gesetzlichem U nternehm ensvertreter.
Eine Pflicht für Aufsichtsräte zum Dialog mit
Investoren soll dam it nicht zum Ausdruck
geb racht werden.
Die Leitsätze stehen im E ink lang m it den
rechtlichen R ahm enb edingungen und
dem Deutschen C orp orate G overnance
K odex in seiner ak tuellen F assung. F ür
die B eachtung der rechtlichen B eschränk ungen, etwa aus dem K ap italm ark trecht
( Insiderinform ation und Ad- hoc- P ub lizität) ,
von Verschwiegenheitspflichten und des
ak tienrechtlichen G leichb ehandlungsgeb ots
k ö nnen sinngem äß die G rundsätze, die
schon heute B asis der K om m unik ation von
Investor R elations und des V orstands m it
einzelnen Investoren sind, angewendet
werden.
Die Leitsätze sind nicht als starres R egelwerk form uliert, sondern b ieten einen
flexiblen Rahmen, der an die spezifische
S ituation des einzelnen U nternehm ens
angep asst werden k ann.
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Leitsatz 1:
Initiative und Themen
Z wischen Investoren und Aufsichtsrat k ann* ein Dialog geführt werden. Die generelle
E ntscheidung, ob ein solcher Dialog geführt wird, ob liegt auf S eiten des U nternehm ens
dem Aufsichtsrat. Die E ntscheidung üb er den E intritt in einen k onk reten Dialog trifft
der Aufsichtsratsvorsitzende. Der Dialog um fasst ausschließ lich T hem en, die in den
Aufgab en- und V erantwortungsb ereich des Aufsichtsrats fallen.
Leitsatz 2:
Zusammensetzung und Vergütung des Aufsichtsrats
In einem Dialog k ö nnen die Aufsichtsratszusam m ensetzung, der B esetzungsp rozess
sowie das V ergütungssy stem des Aufsichtsrats erö rtert werden. K onk rete W ahlvorschläge oder E inzelk andidaten sollen nicht b esp rochen werden.
Leitsatz 3 :
Binnenorganisation und Überwachungsprozess
In einem Dialog zwischen Investor und Aufsichtsrat k ö nnen der B ericht des Aufsichtsrats und die aufsichtsratsb ezogenen T hem en des C orp orate- G overnance- B erichts,
die B innenorganisation im Aufsichtsrat, die Ausgestaltung der Ü b erwachungs- und
Mitwirkungsprozesse, die Ausschussbildung sowie die Effizienzprüfung und daraus
getroffene M aß nahm en erö rtert werden. V on einer Disk ussion der E rgeb nisse der
Effizienzprüfung in Bezug auf einzelne Aufsichtsratsmitglieder soll abgesehen werden.
Leitsatz 4 :
Vorstandsbestellung, -abberufung und -vergütung
4
In einem Dialog können Anforderungsprofile für die Bestellung der Mitglieder und
die G eschäftsverteilung im V orstand b esp rochen werden. K onk rete V orschläge oder
E inzelk andidaten sollen nicht G egenstand eines Dialogs sein. Des W eiteren k ö nnen
das V orstandsvergütungssy stem , gep lante V eränderungen und etwaige V erb esserungsvorschläge sowie die Auslegung und gegeb enenfalls die Inansp ruchnahm e
von E rm essenssp ielräum en des Aufsichtsrats b ei V ergütungsfragen m it Investoren
disk utiert werden.
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Leitsatz 5:
Strategieentwicklung und -umsetzung
Die E ntwick lung und U m setzung der U nternehm ensstrategie ob liegt dem V orstand.
Im R ahm en eines Dialogs m it Investoren k ann der Aufsichtsrat seine üb erwachende
und m itwirk ende R olle im S trategiep rozess und seine E inschätzung der S trategieum setzung erläutern.
Leitsatz 6:
Abschlussprüfer
In einem Dialog k ö nnen die Anforderungsk riterien und M einungsb ildung für die
Auswahl des Ab schlussp rüfers sowie die Inhalte und Q ualität der Z usam m enarb eit
zwischen Ab schlussp rüfer und Aufsichtsrat erö rtert werden.
Leitsatz 7 :
Beteiligte
Der Aufsichtsratsvorsitzende vertritt den Aufsichtsrat in der K om m unik ation m it
Investoren. E r k ann weitere Aufsichtsratsm itglieder ( etwa Ausschussvorsitzende) ,
den V orstandsvorsitzenden oder andere M itglieder des V orstands zu einem Dialog
hinzuziehen. E r inform iert den gesam ten Aufsichtsrat üb er die G esp räche.
Leitsatz 8 :
Ausgestaltung
Der Aufsichtsrat b esp richt m it dem V orstand G rundsätze für die Ausgestaltung eines
Dialogs zwischen Investor und Aufsichtsrat.
* Die hier verwendete Nomenklatur folgt nicht derjenigen
des Deutschen Corporate Governance Kodex (Präambel).
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Mitglieder der Arbeitsgruppe
Prof. Dr. Alexander Bassen ( U niversität H am b urg) , Dr. Jürgen Hambrecht ( B AS F ,
Daim ler, F uchs P etrolub ) , Dr. Hans-Christoph Hirt ( H erm es Investm ent M anagem ent) ,
Prof. Dr. Dr. Dr. h. c. mult. Klaus J. Hopt ( Direk tor em . M ax - P lanck - Institut für
ausländisches und internationales P rivatrecht H am b urg) , Prof. Dr. Ulrich Lehner
( E .O N , H enk el, Deutsche T elek om , P orsche Autom ob il H olding, T hy ssenK rup p ) ,
Dr. Stephan Lowis ( R W E ) , Ingo R. Mainert ( Allianz G lob al Investors) ,
Daniela Mattheus ( E Y ) , Prof. Christian Strenger ( H H L Leip zig G raduate S chool of
M anagem ent) .
Mitglieder der beratenden Stakeholder-Gruppe
Dr. Paul Achleitner ( Deutsche B ank , B ay er, Daim ler) , Kay Bommer ( Deutscher
Investor R elations V erb and) , Dr. Christine Bortenlänger ( Deutsches Ak tieninstitut) ,
Dr. Werner Brandt ( R W E , Deutsche Lufthansa, O S R AM Licht, P roS ieb enS at. 1 M edia) ,
Dr. Joachim Faber ( Deutsche B ö rse) , Ralf Frank ( Deutsche V ereinigung für F inanzanaly se und Asset M anagem ent) , Henning Gebhardt ( Deutsche Asset M anagem ent
Investm ent) , Dr. Dr. h. c. Manfred Gentz ( R egierungsk om m ission Deutscher C orp orate
G overnance K odex ) , Claudia Kruse ( AP G Asset M anagem ent) , Thomas Richter
( Deutscher F ondsverb and B V I) , Dr. Manfred Schneider ( ehem als R W E , Linde) ,
Prof. Dr. Ulrich Seibert ( H einrich- H eine- U niversität Düsseldorf) , Ingo Speich ( U nion
Investm ent) , Norbert Steiner ( K + S ) , Marc Tüngler ( Deutsche S chutzvereinigung für
W ertp ap ierb esitz) , Werner Wenning ( B ay er, H enk el, S iem ens) .
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Über die Initiative
G em einsam e Z ielsetzung der Initiative war es, orientierungsgeb ende und aus der P rax is
ab geleitete Leitsätze innerhalb der geltenden regulatorischen R ahm enb edingungen
in Deutschland zu entwick eln. N eb en der federführenden Arb eitsgrup p e, die m it U nternehm ens- und Investorenvertretern sowie W issenschaftlern b esetzt war, wurde die
Initiative b eratend von einer S tak eholder- G rup p e b egleitet, in der auch R ep räsentanten
der R egulatoren sowie ausgewählter V erb ände und O rganisationen vertreten waren.
Kontakt für die Initiative
Daniela Mattheus
P artner – H ead of C orp orate G overnance B oard S ervices G S A
E rnst & Y oung G m b H W irtschaftsp rüfungsgesellschaft
F riedrichstraß e 14 0
10117 B erlin
Office: + 49 30 25471 19736
www.governancem atters.de
daniela.m attheus@ de.ey .com
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ED None. MUK 1609-069