3. Schritt: Gebäude anlegen

WISO Hausverwalter 2010
3. Schritt: Gebäude anlegen
Zur Anlage von einem Gebäude wählen Sie in der Navigation „Daten erfassen“ – „Stammdaten“ – „Gebäude“ oder
klicken bei „erste Schritte“ auf den Punkt „ein Gebäude
anlegen“.
Zunächst fragt Sie das Programm woher Sie Umlageschlüssel (Verteilungsarten) und Umlagekonten (Einnahme- und
Kostenarten) übernehmen möchten. Haben Sie noch kein
Gebäude angelegt, übernehmen Sie einfach die Standardumlagekonten und –schlüssel.
Schritt für Schritt zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung
Mehrere Gebäude anlegen
Vermieten oder verwalten Sie mehrere Gebäude, bei denen die gleichen Umlageschlüssel und Umlagekonten verwendet werden sollen, empfiehlt es sich zunächst ein Gebäude anzulegen und die Umlageschlüssel und –konten anzupassen. Bei den folgenden
Gebäuden können diese dann einfach übernommen werden.
Tragen Sie anschließend die Grunddaten zum Gebäude ein.
Vergeben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für das
Gebäude, z.B. 2-Familienhaus Berlin - Stettiner Str. 17.
Das Programm schlägt automatisch eine Kurzbezeichnung
für das Gebäude vor. Diese können Sie mit einer eigenen
Angaben zur Verwaltung
Kurzbezeichnung ersetzten. Vergeben Sie Kurzbezeichnungen, die es Ihnen ermöglicht das Gebäude eindeutig zu
identifizieren, da Sie im Programm später nur die Kurzbezeichnung angezeigt bekommen. Optional können Sie eine
Gebäudenummer vergeben.
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Tragen Sie hier für jedes Objekt ein, wie es verwaltet wird:
■ Mieterverwaltung: Das Gebäude hat nur einen Eigentümer und daher werden nur Nebenkosten- und
Heizkostenabrechnungen benötigt.
■ WEG-Verwaltung: Es wird nur die Hausgeldabrechnung (auch WEG-Abrechnung genannt) zur Verteilung
der Kosten auf die Eigentümer benötigt. Die Wohnungen werden von den Eigentümern selbst genutzt
oder von diesen direkt vermietet. (WEG steht für Wohnungseigentümergemeinschaft.)
Je nach Art der Verwaltung können Sie den Eigentümer für
das gesamte Objekt auswählen oder müssen den Eigentümer für jede Einheit Einzeln bei der jeweiligen Wohnung
erfassen.
Zudem geben Sie hier den Eigentümer des Objektes an –
wählen Sie dazu einen Kontakt aus der Liste oder legen
nach einem Mausklick auf den nach rechts weisenden Pfeil
am Ende dieser Eingabezeile einen neuen Kontakt an, speichern ihn mit einem Klick auf „Speichern“ und verlassen die
Kontakt-Eingabemaske mit einem Klick auf „Schließen“.
■ Mieter- und WEG-Verwaltung: Es werden Abrechnungen gegenüber den Mietern und auch den Eigentümern des Objekts benötigt.
Eigentümer und Verwalter zugleich?
Bei der Angabe der Art der Verwaltung ist es sehr wichtig anzugeben, ob Sie Objekte
als Verwalter betreuen oder deren Eigentümer sind. Achten Sie also darauf, hier die
korrekten Angaben zu machen. Wenn Sie zugleich Eigentümer und Verwalter sind,
sollten Sie Mieterverwaltung wählen und sich selbst als Eigentümer des Objekts
auswählen.
Schritt für Schritt zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung
Wählen Sie anschließend aus den bereits erfassten Bankkonten die Konten aus, die für dieses Objekt benötigt
werden. Bei den Bankkonten wird zwischen Konten für
die laufenden Einnahmen/Ausgaben und den Konten für
Rücklangen im Rahmen der WEG-Verwaltung (z.B. für In-
abrechnungsrelevante Angaben
standhaltung) unterschieden. Sollte das benötigte Bankkonto noch nicht erfasst worden sein, können Sie dies mit
einem Klick auf die Schaltfläche rechts von der Auswahl
nachholen.
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In diesem Abschnitt werden die Abrechnungszeiträume für
die Betriebs- und Heizkosten eingetragen. Das Programm
nimmt zunächst an, dass die Betriebskostenperiode und die
Heizkostenperiode denselben Zeitraum umfassen. Wenn die
Abrechnungsperioden für das Gebäude jedoch voneinander
abweichen, setzen Sie per Mausklick eine Markierung in
das entsprechende bezeichnete Kästchen und geben den
abweichenden Zeitraum ein. Sie können den Zeitraum von
Hand eintragen oder den interaktiven Kalender verwenden.
Diesen Kalender rufen Sie mit einem Mausklick auf das
Symbol neben dem Feld auf.
Nach der Anlage der Abrechnungszeiträume legen Sie fest,
nach welchen Umlageschlüsseln (Verteilungsarten) die
Kosten auf die Mieter/Eigentümer verteilt werden sollen. Es
gibt verschiedene Arten von Verteilungsmaßstäben (z.B. m
oder Personen x Tage). Die Schlüssel können dabei anteilig
(z.B. Wohnfläche), abhängig vom Verbrauch (Wasser etc.),
fest (z.B. jährliche Wartung) oder auf Personen (Personen x
Tage) bezogen sein.
WISO Hausverwalter bietet Ihnen vordefinierte Umlageschlüssel. Meistens können Sie diese ohne Veränderungen
verwenden. Ebenso bietet Ihnen das Programm vordefinierte Einnahmearten und Umlagekonten (Kostenarten).
Sie können neue Konten anlegen und nicht benötigte Konten deaktivieren. Für jedes Umlagekonto (Kostenart) müssen Sie festlegen, nach welchem Umlageschlüssel (welchen
Umlageschlüsseln) die Kosten verteilt werden sollen.
Für Abrechnungen mit Umsatzsteuerausweis kann zu den
Konten ein Umsatzsteuersatz vorbelegt werden, der dann
automatisch bei der Erfassung der Einnahmen und Ausgaben verwendet wird.
Bei Konten der Kategorie „Brennstoffkosten, Heizanlage/
Warmwasser“, muss für die spätere Heizkostenabrechnung
die eingesetzte Brennstoffart angegeben werden. Es muss
zusätzlich die Einheit für diese Brennstoffart, der Heizwert, sowie ob diese Brennstoffart im Tank gelagert wird,
angegeben werden. Wenn dieses Konto bebucht wurde,
kann die Brennstoffart nicht mehr geändert werden! Diese
Festlegung kann entweder bereits bei dem entsprechenden
Umlagekonto oder unter dem Punkt „Brennstoffarten“ vorgenommen werden.
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steuerliche Angaben
Die „steuerlichen Angaben“ sind ohne Relevanz für die
Abrechnung, aber eventuell wichtig bei steuerlichen Fragen wie z.B. Abschreibungsberechnung. Wollen Sie diese
Informationen erfassen, blenden Sie den Bereich mit einem Klick auf den Link „anzeigen“ ein. Das Anschaffungs-,
Fertigstellungsdatum sowie Baujahr können Sie ausfüllen,
falls Sie die Daten zur Hand haben. Ansonsten lassen Sie
diese Felder einfach frei. Beim Anschaffungsdatum tragen
Sie das Datum ein, seit dem Sie das Gebäude besitzen, sofern Sie der Eigentümer sind. Wird das Gebäude nur teilweise mit Umsatzsteuer vermietet, wird vom Finanzamt ein
Vorsteueraufteilungssatz festgelegt. Tragen Sie in diesem
Fall hier den abziehbaren Anteil der Vorsteuern ein.
Zusatzinformationen
„Zusatzinformationen“ werden ebenfalls nicht benötigt,
können jedoch mit einem Klick auf „anzeigen“ angezeigt
werden. Sie können einen Ansprechpartner oder Verwalter
für das Gebäude sowie einen Hausmeister erfassen. Sind
Sie der Verwalter, können Sie hier sich selber auswählen.
Wenn Sie einen Ansprechpartner hinterlegen wollen, wählen Sie diesen aus der Liste aus oder legen nach einem Klick
auf die Schaltfläche „Pfeil nach rechts“ einen neuen Kon-
takt an. Bei dem Datum der Verwaltungsübernahme tragen
Sie das Datum ein, seit dem Sie das Gebäude verwalten.
Die Hinterlegung eines Hausmeisters ist rein informativ
und hat keine Auswirkung auf die Abrechnung. Falls Sie
einen Hausmeister angeben wollen, wählen Sie diesen aus
der Liste aus oder legen Sie einen neuen Kontakt als Hausmeister an.
Zulässige Umlage-Alternativen
Wurde nichts anderes vereinbart, sind Betriebskosten laut
Gesetz grundsätzlich „nach der Wohnfläche“ (Quadratmeter) umzulegen. Im Mietvertrag dürfen Sie aber auch andere Verteilschlüssel vereinbaren, beispielsweise nach der
Personenzahl oder der Anzahl der Mietwohnungen. Die
unterschiedlichen Möglichkeiten dürfen auch kombiniert
werden. Die Verteilung muss aber auf jeden Fall nach „billigem Ermessen“ erfolgen. Mit anderen Worten: Es muss
gerecht zugehen. Ungerecht wäre zum Beispiel eine Müllgebühren-Abrechnung, bei der die alleinstehende Witwe
genauso viel bezahlen muss wie eine fünfköpfige Familie.
In diesem Fall könnte die Mieterin eine Änderung des Umlageschlüssels verlangen.
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Wird der individuelle Ge- oder Verbrauch einzelner Mieter erfasst, müssen Sie als Vermieter auch eine verursachungsgerechte Aufteilung der betreffenden Kostenart
vornehmen. Um Missverständnisse von vornherein auszuschließen, sollten Sie die einzelnen Betriebskosten,
den Abrechnungszeitraum und das Umlageverfahren auf
die einzelnen Mietparteien im Mietvertrag festschreiben.
Nachträgliche Änderungen sind nur in schriftlicher Form
zulässig und das auch nur für zukünftige Abrechnungszeiträume. Steht eine Wohnung leer, so sind die zeitanteiligen
Kosten vom Vermieter zu tragen. Nur für Sozialwohnungen
gelten Sonderregeln.
WISO Hausverwalter unterstützt alle gängigen Umlageverfahren. Falls es im Einzelfall erforderlich sein sollte,
können Sie selbst Umlageschlüssel definierten, die sogar
von Gebäude zu Gebäude unterschiedlich sein können.
Normalerweise genügen aber die im Programm vorhandenen Verteilungsverfahren. Zur Verfügung stehen folgende
Umlage-Grundtypen:
■ Anteiliger Schlüssel: die Kosten werden anhand
der Anteilswerte prozentual auf die einzelnen Wohnungen verteilt.
■ Anzahl Schlüssel: die Kosten werden anhand der Anzahl der Nutzungen auf die Wohnungen verteilt. Sie müssen bei diesem Schlüsseltyp anschließend in der Wohnung
die einzelnen Nutzungen durch die Mieter erfassen.
■ Verbrauchsabhängiger Schlüssel: die Kosten
werden anhand des gemessenen Verbrauchs auf die
Wohnungen umgelegt. Der Verbrauch wird mit Hilfe
von Zählern festgestellt und für diese Zähler müssen
die Ablesungen erfasst werden. Den Verbrauch ermittelt das Programm aus den abgelesenen Stichtagswerten automatisch.
■ Personen x Tage: die Kosten werden in diesem Fall
anhand der Nutzer in den Wohnungen aufgeteilt. Um
die Verteilung korrekt abzubilden werden die Personen
mit der Anzahl der Tage im Nutzungszeitraum multipliziert. Die Summe aller Nutzer in den Zeiträumen
bildet Berechnungsgrundlage mit der die Anzahl der
Nutzer in der einzelnen Wohnung verglichen wird.
Neben diesen allgemeinen Schlüsseln gibt es noch die anteiligen Schlüssel mit dem Zusatz "(Spezieller anteiliger
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Schlüssel)". Bei diesen Schlüsseln werden die Werte direkt
aus den in der Wohnung/Einheit hinterlegten Werten (z.B.
Wohnfläche) übernommen ohne dass sie noch einmal extra erfasst werden müssen. Nur wenn sich im Zeitablauf
eine Änderung des Schlüssels ergibt muss diese zusätzlich
erfasst werden.
Des Weiteren gibt es zwei spezielle Schlüsseltypen, für die
jeweils nur ein Schlüssel existiert:
■ Betrag: die Kosten ergeben sich aus einzelnen Rechnungen, die direkt einem Mieter oder Eigentümer
zugeordnet werden. Ein typisches Beispiel wäre die
Thermenwartung von Etagenheizungen, die zunächst
vom Vermieter beglichen wurden. Den hier muss die
Rechnung direkt an den Mieter weitergeleitet werden.
■ Laut Abrechnung: bei einem Schlüssel vom Typ
"Laut Abrechnung" ist die Kostenzuordnung extern
vorgegeben. Z.B. erhalten Sie von Ihrem Energieversorger eine Rechnung für das ganz Haus, die Berechnung
der Anteile lassen Sie von einem externen Anbieter
durchführen, der Ihnen anschließend nur die einzelnen
Summen für jede Partei mitteilt. Diese Summen werden dann im Programm einzelnen Parteien zugeordnet,
bis schließlich die gesamten Kosten verteilt sind.
Haben Sie einen dieser beiden Schlüssel einem Konto zugeordnet, können Sie dem Konto keinen anderen Schlüssel
mehr zuordnen.
Für Umlageschlüssel vom Typ "Anzahl Schlüssel" oder "Anteiliger Schlüssel" kann die Anzahl der Nachkommastellen
zwischen 0 und 6 eingegeben werden.
Wenn Sie sich bei der Erfassung Ihrer Gebäude-Stammdaten für den eingebauten „Standardkontenplan“ entschieden haben, arbeitet WISO Hausverwalter mit den folgenden Umlageverfahren:
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Standard-Verteilschlüssel der wichtigsten Umlagekonten (ohne Heizkosten)
Umlagekonto
Umlageschlüssel
Allgemeinstrom
Wohnfläche
Aufzugskosten
Anzahl der Nutzungen
Gartenpflege
Anzahl der Gartenzugänge
Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Wohnfläche
Gebäudeversicherungen
Wohnfläche
Grundsteuer
Wohnfläche
Haftpflichtversicherung
Wohnfläche
Hausmeister
Wohnfläche
Hausreinigung
Wohnfläche
Kabel-TV/Hausantenne
Anzahl der Anschlüsse
Kanalgebühren
Personen x Tage
Mahngebühren
Betrag
Material Kleinreparaturen
Betrag
Müllabfuhr
Personen x Tage
Niederschlagswasser
Wohnfläche
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Rücklastschriftgebühren
Betrag
Schornsteinfeger
Heizfläche
sonstige Kosten
Wohnfläche
Straßenreinigung
Wohnfläche
Warmwasserversorgung
(sofern nicht in Heizkostenabrechnung)
Personen x Tage
Wartung Heizungsanlage
Heizfläche
Waschraumnutzung
Anzahl der Nutzungen
Wasserversorgung
Personen x Tage
Winterdienst
Wohnfläche
Umlageschlüssel nutzen und ändern
Falls Sie eines der vom Programm vorgesehenen Umlageverfahren ändern möchten, wählen Sie in der Navigation
„Daten erfassen“ – „Stammdaten“ – „Gebäude“. Wählen
Sie dann die Immobilie aus, bei der Sie den Umlageschlüssel einer bestimmten Kostenart ändern wollen. Per Maus-
klick auf den Rechtspfeil neben dem Feld „Umlagekonten“
öffnen Sie die Liste der Umlagekonten. Angenommen, Sie
wollen die Hausmeisterkosten künftig nicht auf Basis der
Wohnfläche, sondern nach Anzahl der Wohnungen verteilen, dann klicken Sie in dieser Liste auf die Zeile „4040
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Hausmeister“. Im unteren Teil des Fensters öffnen sich daraufhin die Kontodetails, zu denen auch die Felder „Umlageschlüssel 1“ und „Umlageschlüssel 2“ gehören:
Über das Menü des Felds „Umlageschlüssel 1“ ersetzen
Sie den bisherigen Umlageschlüssel durch einen anderen
Schlüssel Ihrer Wahl (z. B. „Einheit“, wenn nach der Anzahl der Wohneinheiten abgerechnet werden soll). Wenn
Sie eine Mischkalkulation mit zwei verschiedenen Umlageschlüsseln bevorzugen, vergeben Sie über die Prozentan-
gaben in den „Anteil“-Feldern die gewünschte Gewichtung
von zwei Umlageschlüsseln. Bevor Sie den Anteil des zweiten Schlüssels eingeben können, müssen Sie dabei die bisherigen 100 % des ersten Schlüssels zunächst nach unten
korrigieren. Mit „Schließen“ übernehmen Sie Ihre Änderungen in die Gebäude-Stammdaten. Das geänderte Umlageverfahren gilt sowohl für die aktuelle Nebenkostenperiode
als auch für alle folgenden Abrechnungszeiträume.
Hausmeisterkosten: Keine Doppelbelastung
Bei den Kosten für Hausmeistertätigkeiten entstehen leicht Fehler: Wenn Sie sein
Gehalt auf Ihre Mieter umlegen, dann dürfen Sie Kosten für Arbeiten wie Schneeräumen, Gartenpflege und Treppenhausreinigung nicht noch einmal in Rechnung stellen:
Solche Tätigkeiten gehören zu den Aufgaben eines Hausmeisters und sind bereits mit
dem Gehalt abgegolten.
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Eigene Umlageschlüssel anlegen
Falls Ihnen die vom Programm mitgelieferten Umlageschlüssel nicht genügen, können Sie eigene Schlüssel definieren. Angenommen, Sie wollen die Kosten Ihrer Sauna
nach der Anzahl der Nutzungen verteilen, wählen Sie in
der Navigation „Daten erfassen“ – „Stammdaten“ – „Gebäude“. Aus der Liste der Gebäude wählen Sie das Mietobjekt, in dem sich die Sauna befindet, und klicken dann auf
den Rechtspfeil neben dem Feld „Umlageschlüssel“. Nach
einem Klick auf die Schaltfläche „Neu“ vergeben Sie eine
Bezeichnung für den Schlüssel (z. B. „je Saunanutzung“)
ein, wählen als Schlüsseltyp („Anzahl Schlüssel“) aus dem
Menü des Felds „Typ“ und geben als Maßeinheit „Anz.“ an.
Mit „Speichern“ und „Schließen“ übernehmen Sie den
neuen Umlageschlüssel in die Stammdaten des gewählten
Gebäudes. Da im Standardkontenplan keine Saunakosten
vorkommen, legen Sie anschließend noch das dazugehörige Umlagekonto an:
■ Klicken Sie auf den Rechtspfeil neben dem Feld „Umlagekonten“,
■ markieren eine vergleichbare Kostenart (z. B. „4130
Waschraumnutzung“),
■ klicken auf die Schaltfläche „Kopieren“,
■ tragen in die Felder „Bezeichnung“ und „Kurzbezeichnung“ den Text „Saunanutzung“ ein und
■ wählen als „Umlageschlüssel 1“ schließlich Ihren zuvor
angelegten Schlüssel „je Saunanutzung“.
Nach einem Mausklick auf „Speichern“ steht Ihnen die
zusätzliche Kostenart „4131 Saunakosten“ sowohl bei der
Buchung Ihrer Ausgaben als auch den jährlichen Nebenkostenabrechnungen zur Verfügung.
Einzelnutzungen erfassen
Damit das Programm am Jahresende nutzungsabhängige Schlüssel berücksichtigen kann (z. B. der Sauna, des
Waschraums, des Lastenaufzugs etc.), müssen Sie deren
Einzelnutzungen erfassen.
Dazu wählen Sie in der Navigation „Daten erfassen“ –
„Stammdaten“ und dann in der Übersicht auf dem mittleren Teil des Bildschirms unter „Assistenten“ „Anteile der
Wohnung an den Umlageschlüsseln“. Dort wählen Sie das
Gebäude, in dem sich die Wohnung befindet, dann den
Umlageschlüssel (z. B. „Saunanutzung“) und geben dann
das Datum, die Anzahl der Nutzungen und bei Bedarf
einen Kommentar ein. Den Rest erledigt das Programm
automatisch.
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Dokumentenverwaltung
WISO Hausverwalter bietet Ihnen ein Managementsystem für Ihren Schriftverkehr, mit dem Sie beliebige
Dokumente den von Ihnen erfassten Daten zuordnen
können. In vielen Eingabemasken können Sie durch
Anklicken des Links unter „Dokumentenverwaltung“
direkt dorthin gelangen – oder Sie erreichen den
Schriftverkehr über die Navigation „Daten erfassen“ –
Schriftverkehr“.
In der Eingabemaske „Dokumente“ finden Sie die Auflistung aller erfassten Dokumente. Hier bietet Ihnen
eine Filterfunktion die Möglichkeit, aus der Menge aller
Dokumente nur diejenigen anzeigen zu lassen, die von
Ihnen eingegebene Kriterien erfüllen. Unter dieser Liste
können Sie in den Eingabefeldern Angaben zu dem Dokument machen und es so Gebäuden, Wohnungen und
Mietern zuordnen sowie die Art des Dokuments angeben. Beim Erfassen von Dokumenten, die auf der Festplatte des Computers liegen, klicken Sie auf das Symbol
neben der Eingabezeile „Dateiname“ – es öffnet sich
das Windows-Standardfenster zur Dateiauswahl, in
dem Sie gewünschte Dokument auswählen und durch
einen Klick auf „Öffnen“ übernehmen. Um die Art des
erfassten Dokuments anzugeben klicken Sie auf das
Eingabefeld „Art des Dokuments“ und wählen in der
Auswahlliste den Dokumententyp per Mausklick aus.
Um die Zuordnung eines Dokuments abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Um ein Dokument zu öffnen, wählen Sie es in der Liste durch einen Mausklick aus und klicken im unteren
Fensterteil auf den Link „Dokument anzeigen“: Das Dokument wird mit dem Programm geöffnet, das in Windows für den jeweiligen Dateityp registriert ist – meistens das zu Windows gehörenden Programm Wordpad
oder der Editor beziehungsweise das separat zu erwerbende Programm Microsoft Word.