MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01

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DEL SISTEMA DE CALIDAD
MAPR01
MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL
LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO
VERSIÓN: 13
4 DE ABRIL DE 2014
1
INTRODUCCIÓN _________________________________________________________ 3
2
DEFINICIÓN DEL SARLAFT _______________________________________________ 3
3
DEFINICIONES ___________________________________________________________ 4
4
ETAPAS DEL SARLAFT __________________________________________________ 8
5
6
4.1
Identificación del Riesgo LA/FT ____________________________________________ 8
4.2
Medición del Riesgo LA/FT _______________________________________________ 11
4.3
Control del Riesgo LA/FT _________________________________________________ 16
4.4
Monitoreo del Riesgo LA/FT ______________________________________________ 20
ELEMENTOS DEL SARLAFT _____________________________________________ 22
5.1
Políticas _________________________________________________________________ 22
5.2
Procedimientos __________________________________________________________ 31
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN CLIENTES __________________________ 39
6.1
7
Documentos Requeridos para Actualización de Información ________________ 39
SEÑALES DE ALERTA U OPERACIONES INUSUALES ____________________ 40
7.1
Procedimiento para detectar Operaciones Sospechosas ____________________ 42
8
CONSOLIDACIÓN MENSUAL DE OPERACIONES _________________________ 42
9
CONOCIMIENTO DEL MERCADO_________________________________________ 42
10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. ______________________________________ 43
10.1
Junta Directiva ___________________________________________________________ 43
10.2
Representante Legal _____________________________________________________ 44
10.3
Oficial de Cumplimiento __________________________________________________ 45
10.4
Vicepresidencia Comercial ________________________________________________ 47
10.5
Vicepresidencia Jurídica __________________________________________________ 47
10.6
Vicepresidencia de Operaciones __________________________________________ 48
10.7
Vicepresidencia Financiera y Administrativa _______________________________ 48
10.8
Vicepresidencia de Negocios Especiales___________________________________ 48
10.9
Gerencia de Informática y Tecnología______________________________________ 48
MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO
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10.10
Gerencia de Riesgos ___________________________________________________ 49
10.11
Órganos De Control ____________________________________________________ 49
11 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA ____________________________________ 50
12
DIVULGACION DE INFORMACION ___________________________________________ 50
13 CAPACITACIÓN _________________________________________________________ 52
14 CÓDIGO DE CONDUCTA ________________________________________________ 54
ANEXO UNO ________________________________________________________________ 61
GLOSARIO Y TERMINOS PARTICULARES ____________________________________ 61
ANEXO DOS ________________________________________________________________ 68
CATALOGO DE SEÑALES DE ALERTA Y OPERACIONES INUSUALES
GENERALES ________________________________________________________________ 68
ANEXO TRES _______________________________________________________________ 75
RELACION DE TEXTOS LEGALES Y CONVENIOS RELACIONADOS CON EL
LAVADO DE ACTIVOS _______________________________________________________ 75
ANEXO CUATRO ____________________________________________________________ 83
FORMATOS _________________________________________________________________ 83
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INTRODUCCIÓN
El Sistema Financiero por su complejidad es utilizado como un mecanismo para el ocultamiento
de bienes y recursos de origen ilícito o de origen legal que pueden ser utilizados para
actividades terroristas, por tal motivo la Superintendencia Financiera de Colombia “SFC”, como
órgano supervisor a nivel nacional, ha promovido la cultura de la administración de riesgos entre
las diferentes entidades sometidas a su inspección y vigilancia, enfatizando en su importancia a
través del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo, en adelante SARLAFT.
Las regulaciones existentes apuntan a neutralizar y analizar tales conductas delictivas, por tanto
establecen parámetros para que las entidades vigiladas, desarrollen e implementen el
SARLAFT, su mayor efectividad depende de la adaptación a la naturaleza, actividades,
productos y características de cada entidad, sin perder de vista que se trata de un interés global
que redunda en bien de toda la comunidad mundial.
2
DEFINICIÓN DEL SARLAFT
El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del
Terrorismo- SARLAFT, es el conjunto integrado de elementos referidos como políticas,
procedimientos, documentación, estructura organizacional, órganos de control, infraestructura
tecnológica, divulgación y capacitación relacionados con el tema, a través de los cuales las
instituciones vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, responden a las
amenazas de ser utilizadas para la práctica de conductas delictivas por tales conceptos, con el
objeto de disminuir las posibilidades de pérdidas por la exposición al riesgo de LA/FT.
El SARLAFT debe ser instrumentado por las entidades vigiladas, para protegerse del LA/FT, a
través de las etapas de Identificación, Medición, Control y Monitoreo del Riesgo y los elementos
mencionados anteriormente, con una dinámica de permanente retroalimentación, teniendo en
cuenta su actividad, en función de su objeto social.
El objetivo del SARLAFT, principalmente es reducir la posibilidad que Fiducoldex pueda ser un
instrumento para el ocultamiento o legalización de bienes producto de conductas delictivas o de
aquellos que estuvieren asociados a las materialización de ilícitos, también tiene por objeto
mitigar el riesgo de pérdida o daño que se puede obtener con los riesgos asociados (Legal,
reputacional, de contagio y operacional).
Debido a la integridad de este sistema, se debe involucrar la participación de todo el personal y
la adopción de medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en el
desarrollo de cualquier operación en efectivo, de conocimiento de clientes, vinculación de
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personal, o de cualquier servicio relacionado con la misión de la Institución y otras actividades
propias de la entidad, sean utilizadas para el ocultamiento, manejo, inversión o
aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes de origen ilícito o para dar
apariencia de legalidad a las transacciones vinculadas al ilícito.
3
DEFINICIONES
RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (LA/FT): Es
definido por la Superintendencia Financiera de Colombia como: “La posibilidad de pérdida o
daño que puede sufrir una entidad vigilada, por su propensión a ser utilizada directamente o a
través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de
recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de
activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los
riesgos asociados, éstos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se
expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar
para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.”
LAVADO DE ACTIVOS: Está tipificado como delito contra el orden económico social, en el
Capítulo Quinto del Título X del Código Penal, artículo 323, así:
“El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que
tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas,
extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, financiación del
terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de
drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero,
delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo
concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de
legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino,
movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su
origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de ocho (8) a veintidós (22) años y
multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes.
La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen
sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada.
El lavado de activos será punible aun cuando las actividades de que provinieren los bienes, o
los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o parcialmente, en el
extranjero.
Las penas privativas de la libertad previstas en el presente artículo se aumentarán de una
tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectuaren operaciones
de cambio o de comercio exterior, o se introdujeren mercancías al territorio nacional.
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El aumento de pena previsto en el inciso anterior, también se aplicará cuando se introdujeren
mercancías de contrabando al territorio nacional”.
FINANCIACION DEL TERRORISMO: Por su parte, el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006
modificó el artículo 345 de la Ley 599 de 2000, quedando así:
“Financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades
terroristas. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre,
aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que
promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados
al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a
terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13)
a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince m mil (15.000) salarios
mínimos legales mensuales vigentes”.
TIPOLOGIAS: Es la descripción de las técnicas o prácticas utilizadas por los delincuentes y las
organizaciones criminales para dar apariencia de legalidad a los fondos de procedencia ilícita y
transferirlos de un lugar a otro o entre personas para dar apariencia de legalidad o financiar sus
actividades criminales.
GAFI: Es el Grupo de Acción Financiera Internacional sobre el Blanqueo de Capitales (GAFI),
organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el
blanqueo de capitales.
GAFISUD: Es una organización intergubernamental de base regional que agrupa a los países
de América del Sur para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, a través
del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y la
profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros.
Se creó formalmente el 8 de diciembre de 2000 en Cartagena de Indias, mediante la firma del
Memorando de Entendimiento constitutivo del grupo por los representantes de los gobiernos de
diez países: Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Ecuador, México, Paraguay, Perú y
Uruguay.
UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO – UIAF:
Es una Unidad
Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que tiene como
objetivo prevenir y detectar posibles operaciones de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo en diferentes sectores de la economía.
AGENTES ECONOMICOS: Son todas las personas naturales o jurídicas que realizan
operaciones económicas dentro de un sistema.
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BENEFICIARIO FINAL: Es toda persona natural o jurídica que, sin tener la condición de cliente,
es la destinataria final de los bienes objeto del contrato.
FACTORES DE RIESGO: Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos del
SARLAFT las entidades vigiladas deben tener en cuenta como mínimo los siguientes:
Clientes/usuarios
Productos,
Canales de distribución
Jurisdicciones.
CLIENTE: Es toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una
relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.
PRODUCTOS: Son los esquemas fiduciarios a través de los cuales los clientes se vinculan con
la Fiduciaria.
CANALES DE DISTRIBUCION: Son los conductos mediante los cuales la Fiduciaria distribuye
sus servicios, siendo en la actualidad la oficina de Bogotá.
JURISDICCIONES: Corresponde a las regiones donde se encuentran domiciliados los clientes
y el lugar donde realizan las operaciones.
RIESGOS ASOCIADOS AL LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el
riesgo de LA/FT: estos son: reputacional, legal, operativo y contagio.
RIESGO REPUTACIONAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por
desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus
prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos
judiciales.
RIESGO LEGAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u
obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y
obligaciones contractuales.
El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones,
derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la
formalización o ejecución de contratos o transacciones.
RIESGO OPERATIVO: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o
inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la
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ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional,
asociados a tales factores.
RIESGO DE CONTAGIO: Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o
indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. El vinculado es el relacionado o
asociado e incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia
sobre la entidad.
RIESGO INHERENTE: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto
de los controles.
RIESGO RESIDUAL: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.
SEGMENTACIÓN: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos
en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se
fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables
de segmentación).
SERVICIOS: Son todas aquellas interacciones de las entidades sometidas a inspección y
vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia con personas diferentes a sus
clientes.
USUARIOS: Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes, la entidad
les presta un servicio.
TRANSFERENCIA: Es la transacción efectuada por una persona natural o jurídica denominada
ordenante, a través de una entidad autorizada en la respectiva jurisdicción para realizar
transferencias nacionales y/o internacionales, mediante movimientos electrónicos o contables,
con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposición de una persona natural o jurídica
denominada beneficiaria, en otra entidad autorizada para realizar este tipo de operaciones. El
ordenante y el beneficiario pueden ser la misma persona.
OPERACION INUSUAL: Es aquella transacción que cumple, cuando menos con las siguientes
características: 1) no guardar relación con la actividad económica o se sale de los parámetros
adicionales fijados por la Fiduciaria y, 2) respecto de las cuales la Fiduciaria no ha encontrado
explicación o justificación que se considere razonable.
OPERACION SOSPECHOSA: Es aquella que después de analizada la información y
comportamiento del cliente genera desconfianza en cuanto a que pueda utilizarse a la Fiduciaria
para el lavado de activos y/o la financiación del terrorismo o cuando se cuenta con información
externa que puede llegar a generar dicha desconfianza.
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ETAPAS DEL SARLAFT
Las etapas del SARLAFT, se refieren a los siguientes pasos sistemáticos e interrelacionados a
través de los cuales Fiducoldex administra el riesgo LA/FT.
4.1 Identificación del Riesgo LA/FT
La etapa de identificación debe ser desarrollada previamente a que la fiduciaria decida:
Lanzar un nuevo producto
Modificar las características de productos existentes en aspectos que se consideren de
impacto para riesgo LA/FT
Incursionar en un mercado que aumente el riesgo LA/FT
Abrir nuevas oficinas o agencias en ciudades diferentes a las existentes
Crear nuevos canales de distribución para clientes.
4.1.1
Metodología de Segmentación
Los segmentos serán creados con base en la distribución de clientes en los diferentes
productos que ofrece la fiduciaria y de acuerdo con las siguientes variables de segmentación:
-
Personas Jurídicas
Las personas jurídicas se clasificarán en tres grupos de acuerdo con lo siguiente:
TAMAÑO
PEQUEÑA
MEDIANA
GRANDE
INGRESOS
MENSUALES
EGRESOS
MENSUALES
PATRIMONIO
DE 0 A 200
SMMLV
DE >200 A
1206 SMMLV
MAYOR A
1206 SMMLV
DE 0 A 200
SMMLV
DE >200 A
1206 SMMLV
MAYOR A
1206 SMMLV
DE 0 A 3500
SMMLV
DE >3500 A
21.000 SMMLV
MAYOR A
21.000 SMMLV
NÚMERO DE
EMPLEADOS
VOLUMEN
TRANSACCIONES
DE 0 A 50
DE 0 A 200 SMMLV
DE 51 A 200
MAYOR A
200
DE >200 A 1206
SMMLV
MAYOR A 1206
SMMLV
Las anteriores empresas también serán clasificadas de acuerdo con la actividad económica del
sector al cual pertenecen con base en el CIIU (CLASIFICACIÓN INTERNACIONAL DE
INDUSTRIA UNIFORME).
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Para el caso de empresas que no cumplan con algunos de los rangos de las variables
mencionadas, se entenderán dentro del segmento si cumplen por lo menos con dos de los
rangos establecidos, teniendo obligatoriamente que ser uno de ellos el de ingresos mensuales.
-
Personas Naturales
Para las personas naturales se tendrán en cuenta las siguientes variables de clasificación de
clientes:
CLIENTE
BAJO
MEDIO
ALTO
INGRESOS
MENSUALES
EGRESOS
MENSUALES
PATRIMONIO
DE 0 A 2
SMMLV
DE >2 A 5
SMMLV
MAYOR A 5
SMMLV
DE 0 A 2
SMMLV
DE >2 A 5
SMMLV
MAYOR A 5
SMMLV
DE 0 A 40
SMMLV
DE >40 A 120
SMMLV
MAYOR A 120
SMMLV
VOLUMEN
TRANSACCIONES
DE 0 A 2 SMMLV
DE >2 A 5 SMMLV
MAYOR A 5 SMMLV
Adicional, a lo anterior las personas naturales serán clasificadas de acuerdo con su ocupación
en el CIUO adaptado a Colombia (Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones
Adaptada a Colombia). Previamente todas las ocupaciones han sido clasificadas dentro de los
tipos de clientes de acuerdo con sus ingresos. Al igual que como en las personas jurídicas las
personas naturales deberán cumplir por lo menos con dos de las variables del tipo de clientes
para ubicarse dentro del mismo, y por lo menos una de ellas debe corresponder a los ingresos.
Adicionalmente las personas naturales serán clasificadas de acuerdo con la zona de residencia,
la zona de nacimiento y la zona de expedición del documento de identificación, las
jurisdicciones dentro de la clasificación serán los departamentos del territorio colombiano y para
el exterior los países de origen de los potenciales clientes.
-
Consideraciones Generales
Para los productos actuales o futuros con los que cuente la fiduciaria no habrá modificaciones
para la anterior segmentación, sin embargo se excluirán los tamaños de empresas o tipos de
personas dentro de los productos cuyo mercado objetivo no aplique o no se encuentra dirigido a
alguno de los segmentos.
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Al momento de la vinculación de acuerdo con las características de cada cliente, éstos serán
asignados a alguno de los segmentos anteriormente citados, teniendo como base la información
aportada en el formulario de vinculación así como en los anexos.
El desarrollo de la segmentación se encontrará en una MATRIZ, donde serán clasificados los
clientes en el momento de la vinculación, de acuerdo con las variables establecidas con
anterioridad.
Para el caso de los productos con los que cuenta la Fiduciaria se tienen en cuenta los definidos
por la Superintendencia Financiera de Colombia así como las denominaciones especiales de
aquellos productos que cuentan con características y estructuras que solamente son utilizadas
por la entidad.
-
Resumen Segmentación
FACTOR DE RIESGO
CLIENTE
PRODUCTO
JURISDICCIÓN
CANAL DE
DISTRIBUCIÓN
4.1.2
INGRESOS MENSUALES
Persona Jurídica: Ingresos, egresos, patrimonio,
volumen
de
transacciones,
número
de
empleados,CIIU.
Persona Natural: Ingresos, egresos, patrimonio,
volumen de transacciones, CIUO.
Productos Circular 046 de 2008 Expedida por la
Superintendencia Financiera de Colombia.
Departamentos del territorio nacional y países.
Oficina Bogotá.
Identificación de Tipologías de Riesgo y Asociación
a) La primera instancia en la metodología de identificación de riesgos, consiste en revisar
fuentes de información con eventos de riesgo, datos, señales de alerta u operaciones
inusuales y sospechosas, enunciados y publicados por entidades u organismos de control
en el tema de prevención de LA/FT. Los riesgos para lavado de activos y financiación del
terrorismo corresponden a las tipologías de las cuales se tenga conocimiento para los
diferentes productos, partiendo de las identificadas por la UIAF y de las cuales se tenga
conocimiento en el sector fiduciario; se debe revisar la aplicabilidad de dichas tipologías en
la entidad.
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b) Las noticias en prensa, radio, televisión y otras fuentes del sector, tanto de los clientes
potenciales como de los vinculados, también aportarán información sobre nuevas tipologías
en SARLAFT, las cuales deben ser analizadas en la identificación de los hechos que
apliquen para la Fiduciaria.
c) El análisis de la identificación de los riesgos se llevará a cabo a través de una reunión
sostenida entre el Analista SARLAFT, el Coordinador de Cumplimiento y el Oficial de
Cumplimiento. Discrecionalmente el Oficial de Cumplimiento podrá invitar a otros
funcionarios para el desarrollo de la reunión con el fin de ahondar en temas que permitan
cumplir de manera eficaz con el objetivo de la misma. Los riesgos se identifican con base
en el método Delphi (juicios de expertos), basada en la experiencia propia y la recogida del
sector.
d) La periodicidad de las reuniones será semestral, dentro del monitoreo semestral, como
resultado de la reunión deberán ser ajustados los riesgos existentes bien sea eliminando,
modificando o incluyendo nuevas tipologías/riesgos dentro del sistema. En caso de incluir
nuevas, dichas tipologías serán asociadas a la matriz SARLAFT para su posterior medición.
4.2 Medición del Riesgo LA/FT
En esta etapa la Fiduciaria mide el riesgo LA/FT a partir de una metodología cuantitativocualitativa, teniendo en cuenta la distribución de los clientes en los diferentes segmentos, sus
operaciones y los riesgos/tipologías identificados previamente. Las mediciones se construirán a
partir de ciertos supuestos que llevarán a inferir un mayor o menor grado de exposición al riesgo
LA/FT al que se puede enfrentar la Fiduciaria derivado de los diferentes factores de riesgo.
Luego de la culminación de esta etapa la Fiduciaria establecerá el perfil de riesgo inherente
LA/FT y las mediciones agregadas para cada factor de riesgo.
4.2.1
Metodología de medición
La metodología de medición consiste en hallar la probabilidad de la materialización de los
riesgos/tipologías utilizadas para lavar activos o financiar el terrorismo y a su vez el impacto o
consecuencia que tendría para la Fiduciaria en términos legales y reputacionales. Para tal fin se
describe la siguiente metodología cuyo resultado arrojará la medición del riesgo inherente de la
Fiduciaria.
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4.2.1.1 Cálculo probabilidad
Para determinar la probabilidad de ocurrencia se tendrán en cuenta los siguientes supuestos y
requisitos:
La base de datos de clientes de la fiduciaria y su distribución en los diferentes segmentos
determinará la probabilidad que la entidad sea utilizada para lavar activos o financiar el
terrorismo, es decir se asume que entre más clientes pertenezcan a un segmento determinado
más riesgo tendrá la Fiduciaria que se materialicen algunos de los riesgos/tipologías asociados
al segmento. Por lo anterior se deberán calcular los porcentajes de cada uno de los segmentos
que sean definidos por la Fiduciaria.
Las operaciones de los clientes servirán también para determinar el riesgo al cual se encuentra
expuesta la Fiduciaria, es decir que entre mayor sea el número de operaciones realizadas por
los clientes mayor será la probabilidad de ocurrencia de alguna de las tipologías asociadas a
estas operaciones.
Las anteriores mediciones se llevarán a cabo a través de la clasificación de la base de datos de
clientes de la Fiduciaria y sus operaciones en los diferentes segmentos definidos. En este
sentido será necesario analizar qué operaciones aplican a las tipologías/riesgos definidas para
cada uno de los segmentos y de esta forma ponderar los resultados obtenidos de acuerdo con
la siguiente ecuación:
Probabilidad materialización Riesgo LA/FT Segmento = (0,3) (%Distribución segmento) +
(0,7) (Distribución de operaciones segmento)
Lo anterior indica que las probabilidades de ocurrencia se deben hallar para cada uno de los
factores de riesgo, es decir para cada uno de los grupos segmentados por cada factor de
riesgo.
Las probabilidades deberán ser clasificadas una vez sean calculadas dentro de una escala que
mida el nivel de las mismas. Dicha escala se construirá a partir del valor máximo y mínimo de
que resulte de la probabilidad de la materialización del riesgo LA/FT resultante para cada
segmento y se distribuirá en cinco rangos a partir de la siguiente fórmula:
Rango =Valor máximo probabilidad segmento-Valor mínimo probabilidad segmento
Longitud de clase = Rango / 5
La longitud de las clases corresponderá a los niveles de probabilidad para ser ajustados al
modelo en una escala de valores numéricos que van del 1 al 5 con el nivel de clasificación
correspondiente los cuales van de una probabilidad muy baja (valor mínimo resultante) a una
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probabilidad muy alta (valor máximo obtenido) dichos valores se encontrarán distribuidos como
se muestra en la siguiente tabla:
Nivel/Rango
Muy Baja
Baja
Moderada
Alta
Muy Alta
Clasificación Probabilidad
Valores
Peso Modelo
Probabilidad %
Valor Mínimo
Probabilidad
1
Segmento…
Valores ubicados
2
rango bajo
Valores ubicados
3
rango moderado
Valores ubicados
4
rango alto
…Valor Máximo
Probabilidad
5
Segmento
4.2.1.2 Impacto
Las consecuencias en materia de SARLAFT son muy difíciles de cuantificar en forma
económica por lo cual se catalogan dentro de lo que se denomina como pérdidas blandas. Las
pérdidas blandas corresponden a consecuencias reputacionales o legales, que si bien a la
postre terminan en impactos económicos su cálculo es casi imposible de cuantificar de forma
cuantitativa precisa. Sin embargo, es necesario crear una escala de clasificación de los posibles
impactos que podrían acarrear las consecuencias de la materialización del riesgo LA/FT en
relación con el riesgo reputacional y legal, los cuales aplican como consecuencia para este tipo
de riesgo.
La escala que servirá para calificar el impacto de la materialización del riesgo LA/FT contiene
descripciones que estiman el posible impacto con el que la Fiduciaria podría verse afectada. De
igual forma dicha escala tiene asociados valores numéricos a través de los cuales será medido
el impacto dentro de la metodología de medición utilizada. El impacto será medido en función
de los riesgos/tipologías que sean identificados en la etapa de identificación. La escala a utilizar
para el impacto es la siguiente:
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Peso Modelo
Nivel de impacto
5
Muy Alto
4
Alto
3
Moderado
2
Bajo
1
Muy bajo
Afectación de Imagen
Publicación de noticias
en
medios
masivos
nacionales.
(Prensa
nacional,
televisión
nacional
y
radio
nacional).
Afectación de imagen a
nivel nacional leve (un
medio de comunicación).
Afectación de imagen a
nivel local (gremio y
clientes).
Afectación
de
la
reputación de entes de
control y/o supervisión.
Afectación de imagen de
uno o varios clientes por
mal servicio.
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Legales
Acusaciones y multas
significativas
por
el
organismo regulador.
Requerimiento formal o
investigación
por
el
organismo regulador.
Requerimiento informal
por
el
organismo
regulador.
Requerimiento informal
del organismo regulador.
Asuntos
menores.
legales
4.2.1.3 Riesgo inherente
El riesgo inherente será calculado a partir de los valores resultantes de la probabilidad y el
impacto con los respectivos pesos que los mismos tengan dentro del modelo. Los valores serán
ubicados en una matriz 5 x 5 y cada uno de los cuadrantes tendrá asignado un nivel de riesgo
inherente de acuerdo al resultado obtenido. El mayor valor posible para el riesgo inherente será
de 25. El cálculo del riesgo inherente corresponderá a la siguiente fórmula:
Riesgo Inherente = Valor Probabilidad * Valor Impacto
De acuerdo con el resultado de los valores obtenidos en la ecuación anterior, serán ubicados en
la matriz de riesgo inherente, donde se evaluará el nivel de riesgo de cada uno de los factores
de riesgo. Dicho nivel de riesgo se clasifica a través de unas escalas de severidad, de acuerdo
con las combinaciones obtenidas en la siguiente matriz de clasificación:
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Muy alta
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A
A
E
E
E
M
A
A
E
E
B
M
A
E
E
Baja
B
B
M
A
E
Muy baja
B
B
M
A
A
Muy bajo
Bajo
Moderado
Alto
Muy alto
Alta
PROBABILIDAD
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Moderada
IMPACTO
Las casillas de color verde corresponden al nivel de severidad bajo, los cuadrantes de color
amarillo corresponden a un nivel de severidad moderada, el naranja a un nivel de severidad alto
y el rojo a un nivel de severidad extremo.
Nivel de severidad extremo
Nivel de severidad alto
Nivel de severidad moderado
Nivel de severidad bajo
E
A
M
B
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4.3 Control del Riesgo LA/FT
Los controles utilizados dentro del SARLAFT para mitigar los riesgos/tipologías, son idénticos
en la mayoría de los casos. Dichos controles son ejercidos en diferentes momentos dentro del
proceso de vinculación de clientes y en el monitoreo de operaciones pero no apuntan a mitigar
alguna tipología en especial, sino que son aplicados a todas las vinculaciones. Este tipo de
controles serán evaluados una sola vez con base en los criterios de evaluación establecidos por
la metodología y aplicarán para todas las tipologías identificadas.
No obstante lo anterior, de existir controles con el propósito especial de evitar que uno de los
riesgos/tipologías se materialice, éstos serán tenidos en cuenta solamente para mitigar el nivel
de riesgo de la tipología/riesgo asociada a dicho control.
Los controles a identificar para mitigar los riesgos deben ser obtenidos de manuales y/o
procedimientos relacionados con el SARLAFT, si en el momento del análisis se encuentra que
existen controles que no se encuentran documentados éstos deberán ser incluidos en los
diferentes procedimientos o manuales correspondientes, dicha tarea debe ser llevada a cabo
por el Oficial de Cumplimiento.
La identificación y evaluación de controles es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento quien
en conjunto con el Coordinador y el Analista de Cumplimiento deberán identificar todos los
controles tendientes a mitigar los diferentes riesgos/tipologías, se encuentren o no
documentados y serán quienes en la revisión semestral del sistema verifiquen que los controles
evaluados se encuentren vigentes y que las calificaciones otorgadas a los mismos se
encuentren acordes con la dinámica de los negocios administrados por la Fiduciaria.
Los controles a identificar por el Oficial de Cumplimiento deberán ser clasificados de la siguiente
manera:
-
Controles Preventivos: Son aquellos ejecutados con el fin de reducir la probabilidad de
que el riesgo se materialice, es decir previniendo la materialización de la tipología/riesgo
antes de su ocurrencia.
-
Controles Detectivos: Son aquellos ejecutados al finalizar un procedimiento o
actividad, para verificar si cumplió o no con los parámetros establecidos. Pueden reducir
tanto el impacto como la probabilidad, dentro de la metodología utilizada reducirán la
probabilidad de ocurrencia.
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Control Correctivo: Son aquellos diseñados para mitigar el impacto que podría
ocasionar la materialización del riesgo LA/FT, una vez que el mismo ha ocurrido.
Orientado a reducir la pérdida una vez ésta se ha materializado.
Los controles utilizados en SARLAFT serán evaluados a partir de los siguientes criterios en
relación con la mitigación de la materialización del riesgo LA/FT:
Implementación: Mide el grado de automatización del control en cuanto a si son los
funcionarios que deben ejecutarlo o se cuenta con un software o máquina que lo ejecute
por ellos, asumiendo que entre mayor participación de algún funcionario el control será
más débil.
Ejecución: Este factor mide cómo es ejecutado el control, si de forma discreta, es decir
por muestreo, o de forma continua.
Complejidad: Mide el grado de complejidad de aplicación del control, asumiendo que
entre más complejo sea el mismo menor grado de cobertura tendrá sobre el riesgo
identificado.
Documentación: Mide si el control se encuentra documentado o es de aplicación
discrecional por parte del funcionario responsable de su aplicación, o se encuentra
incluido dentro de algún manual, instructivo o procedimiento; en el segundo caso se
asume que el control es más fuerte frente a la reducción de la tipología/riesgo que
aplique.
Responsabilidad: Evalúa si la responsabilidad del control está claramente definida o si
por el contrario hay vacíos en la aplicación del control, por lo cual, en algunos casos
puede dejar de ejecutarse de manera adecuada o no ejecutarse en lo absoluto.
Utilización: Factor que evalúa dentro de todas las veces que es aplicado el control,
cuántas efectivamente éste es utilizado.
Cada uno de los factores anteriores contará con una ponderación en cuanto a la importancia
relativa de cada uno de los atributos del control frente a la mitigación del riesgo la cual va de 1 a
5, siendo 1 el factor de menor importancia y 5 el factor con mayor importancia. La ponderación
dada a los factores anteriormente mencionados se presenta a continuación:
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FACTOR
EVALUADO
CARACTERÍSTICA DE
EFECTIVIDAD
PUNTUACIÓN
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PONDERACIÓN
Manual
1
Combinado
2
3
Automático
3
Discreto
1
EJECUCIÓN
5
Continuo
3
No documentado
1
Documentado
DOCUMENTACIÓN
2
2
incompleto
Documentado
5
Difícil de aplicar
1
COMPLEJIDAD
De normal aplicación
2
3
Fácil de aplicar
3
No asignada
1
RESPONSABILIDAD Parcialmente asignada
1
2
Claramente asignada
3
No se utiliza
0
Algunas veces
1
UTILIZACIÓN
5
La mayoría de las veces
2
Siempre
3
TOTAL PUNTAJE MÁXIMO POSIBLE 100% EFECTIVIDAD
IMPLEMENTACIÓN
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PUNTAJE
MÁXIMO
POSIBLE
9
15
10
9
6
15
64
El total del puntaje máximo obtenido dentro del modelo corresponderá al 100% de la efectividad
que podrá alcanzar un control frente el riesgo/tipología identificada. Es decir que para este caso
el valor correspondiente al 100% de efectividad corresponde a 64/64= 100%.
Del porcentaje de efectividad resultado de la evaluación realizada y con base en la clasificación
del control se reducirá la probabilidad o el impacto del riesgo antes de controles para recalcular
con la nueva probabilidad y/o impacto el riesgo residual. Si para un mismo riesgo se identifican
que existen varios controles que apuntan a reducir tanto la probabilidad como el impacto, se
reducirá en el porcentaje correspondiente ambos parámetros y en caso tal que existan varios
controles que apunten a reducir un mismo parámetro, es decir, probabilidad o impacto se
tomará el de mayor calificación para llevar a cabo el cálculo.
4.3.1
Riesgo Residual
Luego de calcular la efectividad de los controles para reducir el impacto o la probabilidad es
necesario recalcular el riesgo al cual se encuentra expuesta la fiduciaria luego de la aplicación
de los mismos, es decir el riesgo residual. Dependiendo del tipo de control se disminuirá la
probabilidad (control preventivo o detectivo) o el impacto (control correctivo) del riesgo de
acuerdo con las siguientes ecuaciones:
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Controles preventivos o detectivos: Riesgo Residual = Impacto * [Probabilidad * (1-%
efectividad del control)]
Controles correctivos: Riesgo Residual = Probabilidad * [Impacto * (1-%efectividad del
control)]
De acuerdo con los valores resultantes del cálculo de las ecuaciones anteriores la exposición al
riesgo de los diferentes factores de riesgo y segmentos deberán ser ubicados nuevamente en la
matriz de riesgo residual; allí se observarán el desplazamiento de los riesgos/tipologías por el
efecto que ejercen los controles sobre los mismos. Dicha matriz se muestra a continuación:
Muy alta
A
A
E
E
E
M
A
A
E
E
B
M
A
E
E
Baja
B
B
M
A
E
Muy baja
B
B
M
A
A
Muy bajo
Bajo
Moderado
Alto
Muy alto
PROBABILIDAD
Alta
Moderada
IMPACTO
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Las casillas de color verde corresponden al nivel de severidad bajo, los cuadrantes de color
amarillo corresponden a un nivel de severidad moderada, el naranja a un nivel de severidad alto
y el rojo a un nivel de severidad extremo.
Nivel de severidad extremo
Nivel de severidad alto
Nivel de severidad moderado
Nivel de severidad bajo
E
A
M
B
La diferencia con la matriz de riesgo inherente consiste en el efecto que los controles ejercen
sobre los riesgos identificados y cómo éstos disminuyen el impacto y/o la probabilidad de los
mismos.
4.4 Monitoreo del Riesgo LA/FT
El monitoreo del riesgo LA/FT se lleva a cabo a través de diferentes frentes, los cuales incluyen
los siguientes aspectos:
4.4.1
Monitoreo de operaciones clientes / usuarios
Con una periodicidad mensual, la Fiduciaria deberá consolidar las operaciones de todos los
clientes y usuarios, comparando los ingresos presentados en el momento de la
vinculación Vs. las transacciones realizadas. La Fiduciaria establecerá los indicadores
descriptivos y/o prospectivos que puedan alertar al Oficial de Cumplimiento la
perpetración de operaciones inusuales y/o sospechosas.
A través de un informe que será presentado al Oficial de Cumplimiento por parte del
Coordinador o Analista de Cumplimiento sobre todas las operaciones de los clientes y usuarios
de la Fiduciaria, se tomarán las decisiones a que haya lugar, en relación con la concordancia de
las mismas frente a las actividades económicas, ingresos y egresos presentados por los
clientes.
4.4.2
Monitoreo perfil de riesgo LA/FT
Con una periodicidad trimestral y con base en la metodología descrita en el numeral 4.2.1.3 y
4.3.1 del presente Manual, se deberá medir el perfil de riesgo inherente y residual de la
fiduciaria, por segmento (cliente), producto y jurisdicción, dicha medición será incluida dentro
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del informe que debe presentar trimestralmente el Oficial de Cumplimiento a la Junta Directiva.
Teniendo en cuenta las variaciones que resulten para los cortes de cada trimestre se tomarán
las acciones pertinentes para reducir la exposición al riesgo LA/FT sobre los diferentes factores
de riesgo.
Las medidas que lleguen a ser definidas de acuerdo con cada caso, deberán tender a disminuir
los niveles de riesgo a los cuales se expone la fiduciaria través de los diferentes factores de
riesgo serán discrecionales con base en la información presentada acerca del perfil de riesgo,
sin que lo anterior implique que la Junta Directiva o el Oficial de Cumplimiento deban
comprometerse con mantener un perfil de riesgo determinado, sin embargo a partir de
mediciones que se encuentren en nivel alto o extremo de severidad residual, se deberán tomar
las medidas necesarias para que los mismos se encuentren en los niveles moderados o bajos o
en algunos casos se deberá dejar constancia del motivo por el cual los riesgos migraron de un
trimestre a otro hacia estos niveles.
4.4.3
Monitoreo en la actualización de información
En el momento en que corresponda la actualización de información de clientes, la cual deberá
efectuarse mínimo anualmente, se deberán calcular las variaciones que presenten dicha
información (ingresos, egresos, activos, etc.) con relación a la información financiera anterior.
El Oficial de Cumplimiento establecerá las variaciones por encima de las cuales el cliente será
tenido en cuenta para hacer una evaluación más exhaustiva de la información y las operaciones
que realice, dentro de un monitoreo especial que puede llegar hasta el reporte de operaciones
sospechosas.
Los umbrales a partir de los cuales serán tenidos en cuenta los clientes en el momento de la
actualización serán establecidos por el Oficial de Cumplimiento y serán presentados a través de
un informe que deberá realizar de forma mensual el Coordinador y/o el Analista de
Cumplimiento.
4.4.4
Monitoreo General del SARLAFT
Con una periodicidad mínima semestral el Oficial de Cumplimiento en conjunto con el
Coordinador y el Analista de Cumplimiento, revisarán todas las etapas y elementos del sistema,
identificando las posibles mejoras y/o ajustes a que haya lugar.
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Del análisis efectuado por el Oficial de Cumplimiento y su equipo se deberá dejar constancia
escrita sobre la revisión efectuada, haciendo énfasis de manera especial sobre los resultados y
conclusiones de la misma, adicionalmente éstas deben ser informadas a la Junta Directiva en el
próximo informe a ser presentado por el Oficial de Cumplimiento.
5
ELEMENTOS DEL SARLAFT
5.1 Políticas
Las siguientes son las políticas adoptadas por FIDUCOLDEX S.A. para el adecuado manejo del
SARLAFT en lo referente a las etapas y elementos del Sistema, las cuales son de estricto
cumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, adicional al cumplimiento de las
normas legales, las que deben ser atendidas en el desarrollo de sus actividades.
5.1.1 Políticas de la Etapa de Identificación
Surtir la etapa de identificación de los riesgos LA/FT previamente al lanzamiento de cualquier
producto, a la modificación estructural de los existentes, la incursión en un nuevo mercado, la
apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones y el lanzamiento o modificación de los
canales de distribución. Es importante aclarar que cuando los productos correspondan a
aquellos desarrollados en la Fiduciaria no se requiere realizar la identificación cuando éstos
ingresan a nuevas jurisdicciones.
Cuando se desarrolle un nuevo producto que involucre operaciones que impliquen un cambio
de fondo en los sistemas de control para el lavado de activos y la financiación del terrorismo,
según lo descrito en el presente Manual, el nuevo producto deberá ser especialmente analizado
por el Oficial de Cumplimiento.
5.1.2
Políticas de la Etapa de Monitoreo
FIDUCOLDEX mantendrá monitoreo permanente a todos los factores de riesgo, apoyado en
desarrollos tecnológicos que le permitan cruzar los clientes contra las listas restrictivas, así
mismo detectar las operaciones que se hayan salido de los parámetros que el Oficial de
Cumplimiento haya asignado para las transacciones usuales.
Establecer por parte del Oficial de Cumplimiento controles más estrictos cuando advierta que el
perfil de riesgo de LA/FT supera los niveles de tolerancia establecidos por la Fiduciaria.
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Asegurar que los controles comprendan todos los riesgos y que los mismos estén funcionando en
forma oportuna, efectiva y eficiente.
Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo
de LA/FT.
Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos por la
entidad.
La fiduciaria se abstendrá de tener relación con clientes o contrapartes domiciliados en países no
cooperantes o sancionados, según el FATF/GAFI, el Departamento del Tesoro o Departamento de
Estado de los Estados Unidos, o alguna otra entidad competente en la materia a nivel
internacional.
5.1.3
Política de la Etapa de Control
Reportar cualquier hecho o situación inusual o sospechosa que haga suponer que puede
estarse presentando un intento de lavado de activos o financiación del terrorismo a través de la
Fiduciaria.
5.1.4
Política Sobre Consulta de Listas Restrictivas
FIDUCOLDEX efectuará las consultas y cruces de información, por lo menos con la lista del
Consejo de Seguridad de Naciones Unidas ONU y la denominada lista OFAC, y si se determina
más adelante, con otras bases de datos establecidas para la prevención del lavado de activos
y/o la financiación del terrorismo. La fiduciaria se abstendrá de vincular clientes o contrapartes
que se encuentren reportados por las Naciones Unidas (NU), la OFAC (Office of Foreign Assets
Control), o se encuentre vinculado en una investigación penal con formulación de acusación, o
reportados por organismos de vigilancia y control como las superintendencias Financiera, de
Sociedades, etc., por actividades que se puedan reputar como lavado de activos y/o
financiación del terrorismo.
Adicionalmente, la Fiduciaria incorporará en los contratos que celebre, algún mecanismo de
prevención de LA/FT que la faculte, en lo posible, para dar por terminado el contrato cuando la
contraparte sea incluida en las listas de control de la OFAC y NU o se encuentre vinculado por
las autoridades a investigaciones de LA/FT, siempre y cuando el contrato así lo permita.
FIDUCOLDEX llevará a cabo las consultas para los siguientes casos:
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Clientes de Negocios Fiduciarios
Para el caso de clientes fiduciarios previo a la vinculación de los mismos el Área Comercial
y de Carteras Colectivas deberá consultar en las listas restrictivas con las que cuenta la
Fiduciaria. La consulta deberá ser enviada al área de SARLAFT para que sea surtido el
proceso de estudio SARLAFT. Adicionalmente, el Analista SARLAFT cuando los
documentos del cliente sean allegados y se trate de una persona jurídica, deberá consultar
al Representante Legal, miembros de Junta Directiva, Revisor Fiscal y accionistas en las
listas restrictivas. De encontrar alguna coincidencia con alguno de éstos relacionados, el
cliente no podrá ser vinculado por la Fiduciaria hasta tanto el Oficial de Cumplimiento sea
informado de dicha situación. Dependiendo de la lista donde sea encontrada la coincidencia
con el cliente, el área de SARLAFT revisará en particular si es o no procedente su
vinculación.
Para el caso de inmuebles recibidos por la Fiduciaria en el manejo de los negocios, antes de
recibir dichos inmuebles será necesario consultar a todos los propietarios que figuren en el
certificado de libertad y tradición los cuales deberán ser relacionados en el estudio de títulos
que entregue el Área Jurídica. De encontrarse coincidencias, el negocio deberá ser
analizado por el Oficial de Cumplimiento para ser celebrado por la Fiduciaria.
Empleados permanentes y temporales
Antes de su vinculación con la entidad la Fiduciaria deberá consultar en listas restrictivas y
en noticias de internet a todos los candidatos postulantes a ser empleados permanentes y/o
temporales de la Fiduciaria, dicha consulta deberá ser efectuada antes de suscribir
cualquier contrato y/o acuerdo verbal con el empleado y estará a cargo de la Coordinación y
la Dirección de Recursos Humanos. Para el caso de la consulta de noticias se deberá
ingresar a un buscador de internet y se debe imprimir dicha consulta, para el caso de la
consulta en listas restrictivas se deberá imprimir también el resultado de misma.
Proveedores y contratistas de la Fiduciaria y de sus Fideicomisos
Todos los contratistas y proveedores de la Fiduciaria y los de los negocios administrados así
como las personas que figuren en su certificado de existencia y representación legal
deberán ser consultados en listas restrictivas, previo a la suscripción de cualquier contrato,
orden de compra y/o servicio; las consultas deben ser efectuadas por la Vicepresidencia de
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Negocios Especiales o quien haga sus veces y por la Dirección Jurídica y el área Jurídica
de Proexport para los contratos de los negocios administrados. De encontrarse alguna
coincidencia en las listas restrictivas con dichos proveedores las áreas deberán informar al
Oficial de Cumplimiento para analizar el caso y de esta forma, poder efectuar el contrato u
orden de compra de ser procedente.
Accionistas de Fiducoldex
Previo a la venta de acciones por parte de la Fiduciaria, los potenciales accionistas deberán
ser consultados en las listas restrictivas con las que se cuente, esta actividad deberá ser
realizada por parte de la Vicepresidencia Jurídica.
Adicional a lo anterior, el área de SARLAFT consultará a las personas que se encuentren
incluidas en el certificado de existencia y representación legal, así como a sus socios y de
encontrar coincidencia en cualquiera de las consultas realizadas, el Oficial de Cumplimiento
deberá analizar el caso puntual para poder ser realizada la respectiva venta. Esta política
aplica solamente para empresas no vigiladas por la Superintendencia Financiera de
Colombia.
Beneficiarios de pago/usuarios
La Fiduciaria mantendrá actualizada dentro de su base de datos de clientes las listas
restrictivas vinculantes para Colombia, de tal forma que en el momento en que exista
coincidencia con un beneficiario de pago y/o usuario a través de la operación que vaya a
ser realizada, dicha operación será bloqueada por el sistema, de tal forma que sea tarea del
Oficial de Cumplimiento autorizar el desbloqueo de la misma a través de un funcionario del
Área de SARLAFT, quien llevará a cabo dicho desbloqueo en el sistema.
De acuerdo con el tipo de pago a efectuar y con base en lo establecido en los diferentes
contratos fiduciarios, el Oficial de Cumplimiento determinará si la operación es o no
procedente, sin perjuicio del reporte que deba ser enviado a la UIAF como Operación
Sospechosa. Si el pago a dicho tercero se presenta de forma recurrente la Fiduciaria podrá
comunicarle al cliente ordenante de las operaciones que en lo sucesivo no admitirá al
usuario/beneficiario de pago para realizar operaciones a través de la entidad, siempre y
cuando esto sea posible frente a los compromisos contractuales que hayan sido
previamente establecidos entre las partes a través del contrato fiduciario.
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Políticas de Exoneración de Clientes para los Reportes de Transacciones en
Efectivo
FIDUCOLDEX buscará realizar negocios fiduciarios que no impliquen operaciones habituales en
efectivo en las oficinas de FIDUCOLDEX, de manera que en la estructuración del negocio
establecerá que los recaudos y pagos por regla general se deben hacer por la red bancaria o en
cheque.
Únicamente el Oficial de Cumplimiento, podrá exonerar a un cliente de diligenciar el formato de
identificación individual de transacciones en efectivo, lo que podrá hacer conforme lo permite la
regulación de la Superintendencia Financiera.
Las transacciones en efectivo en moneda legal o extranjera realizadas para la entrega de
Viáticos a empleados de Fiducoldex o Proexport y pagos a conferencistas o personal vinculado
a eventos que por condiciones del mismo se les ofrece el pago en el respectivo lugar de
realización del evento, se podrán realizar cumpliendo con el reporte de transacción en efectivo y
teniendo en cuenta los montos establecidos para reporte a la UIAF.
5.1.6
Políticas Sobre Desarrollos Tecnológicos
FIDUCOLDEX se apoyará en desarrollos tecnológicos que le permitan verificar los clientes por
lo menos contra las listas OFAC y ONU o contra otras bases de datos que se incorporen en el
futuro. Igualmente buscará desarrollos tecnológicos que le permitan hacer un seguimiento y
análisis al comportamiento de las principales cifras de cada negocio fiduciario y sus clientes.
Mediante la utilización de las herramientas tecnológicas, se aplicará la segmentación de
mercado, el monitoreo de operaciones y la consolidación electrónica de las mismas. Con base
en las mencionadas herramientas se determinará la información relevante en la consolidación
de operaciones por cliente, variaciones en los montos de ingresos y gastos y se confrontará la
operatividad por cliente de acuerdo con los factores de riesgo.
Así mismo este mecanismo permitirá monitorear las operaciones e identificar señales de alerta
por los distintos factores de riesgo.
5.1.7
Políticas de Conservación de Documentos
Los documentos y registros relacionados con el cumplimiento de las normas sobre prevención
al lavado de activos y financiación del terrorismo se conservarán dentro del archivo del área de
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SARLAFT durante un año, luego del cual se conservarán en el archivo general durante 10 años,
pasado este tiempo y si no se ha efectuado ningún requerimiento al respecto por autoridad
competente, podrá ser microfilmado.
5.1.8
Políticas Sobre Modificación del Manual
El Manual SARLAFT será diseñado y propuesto a la Junta Directiva por el Oficial de
Cumplimiento y será incorporado al Sistema de Gestión de Calidad de la Fiduciaria.
El presente Manual debe ser actualizado de acuerdo con las necesidades de la Fiduciaria, las
modificaciones deben ser aprobadas por la Junta Directiva.
Las normas de la Superintendencia Financiera se entenderán automáticamente incorporadas al
presente Manual sin que se requiera aprobación de la Junta Directiva, ni del Comité de
Presidencia de acuerdo con lo establecido por el Sistema de Gestión de Calidad y sin perjuicio
de la obligación de información sobre la incorporación respectiva. Las ampliaciones o
modificaciones a los anexos, tales como nuevos términos en el glosario, nuevos formatos o
modificaciones a los mismos, nueva relación de normas, podrán introducirse sin aprobación
previa, con el visto bueno del Oficial de Cumplimiento y el informe posterior a la Junta Directiva.
Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento proponer y realizar las modificaciones o
actualizaciones del Manual.
5.1.9
Operaciones que Suponen una Práctica Insegura
La Superintendencia Financiera califica como prácticas inseguras y no autorizadas, conforme a
lo establecido en el literal a. del numeral 5° del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero, la realización de operaciones en las siguientes condiciones: sin el cumplimiento de
las regulaciones de la Superintendencia Financiera de Colombia, en especial sin cumplir con la
debida diligencia en el proceso de conocimiento del cliente conforme a lo definido por el
presente Manual; con personas que estando en la obligación legal de adoptar mecanismos de
prevención contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo no los adopten; con
personas que realizan actividades económicas que requieran previa autorización
gubernamental sin cumplir dicho requisito. En consecuencia las operaciones en estos casos se
entienden como no autorizadas dentro de las políticas de FIDUCOLDEX.
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5.1.10 Política de Requerimiento de Información por Autoridades Competentes
Fiducoldex atenderá a través del Oficial de Cumplimiento la entrega de información que le
soliciten las autoridades competentes en materia de lavado de activos y/o financiación del
terrorismo.
5.1.11 Políticas para Sancionar el Incumplimiento del Manual
El incumplimiento o violación al presente Manual, constituye una falta grave a las obligaciones
que le corresponde a cada funcionario como trabajador. En consecuencia y en los casos en que
haya lugar, se aplicarán los procedimientos y las sanciones establecidas por el Reglamento
Interno de Trabajo y/o las establecidas en el Código de Conducta y Principios Éticos, sanciones
que irán desde la amonestación hasta el despido el cual se considerará constitutivo de justa
causa, hecho que mediante la divulgación de este Manual a través de la Intranet de la entidad y
capacitación del sistema a todos los funcionarios, es en consecuencia conocido y aceptado por
todos los funcionarios de la Fiduciaria quienes tienen a su cargo la obligación de cumplir y
acatar el presente Manual.
Cualquier incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, será considerado como
falta grave, que da origen a la terminación unilateral del contrato, independientemente del
proceso de información a las autoridades competentes y las sanciones penales a que haya
lugar.
Los funcionarios no podrán dar a conocer a los clientes que hayan efectuado o intenten efectuar
operaciones sospechosas en los términos señalados por la ley, que se ha comunicado a la
UIAF información sobre ellas, de igual forma la Fiduciaria deberá guardar reserva respecto a
esta información y/o documentación.
Es responsabilidad de los Administradores de Fiducoldex S.A., verificar que los funcionarios
cumplan a cabalidad con las instrucciones impartidas y que cualquier información relacionada
con el Lavado de Activos y/o la Financiación del Terrorismo, se ponga de manera inmediata en
conocimiento del Oficial de Cumplimiento.
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5.1.12 Políticas de Vinculación
- Entidades Vigiladas por la Superintendencia Financiera
La vinculación de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC se encuentran
exceptuadas de la realización de la entrevista presencial de conocimiento de cliente. Se debe
solicitar a estas entidades la certificación de implementación del sistema de Administración de
Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo firmado por Representante Legal u
Oficial de Cumplimiento, como los siguientes soportes que permitirán contar con la información
necesaria de creación del cliente en el sistema:
- Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
- Rut.
- Certificado de Existencia y Representación Legal.
- Tradentes
Son las personas naturales o jurídicas que transfieren un bien para la constitución de un
patrimonio autónomo, casi siempre para que sea desarrollado un proyecto relacionado con el
bien entregado.
No en todos los casos los tradentes serán clientes de la Fiduciaria, éstos llegan a tener una
relación directa con la misma cuando realizan la transferencia del bien para recibir algún tipo de
beneficio cuando el contrato fiduciario así lo disponga. En otros casos el tradente simplemente
transfiere el bien por el cual recibirá un valor pero no tendrá ningún beneficio dentro del contrato
de fiducia.
En el primer caso, es decir cuando el cliente fideicomitente recibe un beneficio dentro del
contrato de Fiducia, éste deberá ser vinculado como un fideicomitente, es decir que deberá
cumplir con todos los requisitos de la vinculación de un cliente.
En el segundo caso, es decir cuando el Tradente transfiere el inmueble pero no recibirá ningún
beneficio posterior dentro del contrato fiduciario, esta persona no se considerará como un
cliente para la Fiduciaria y no será necesaria su vinculación, bastando con que se adelanten los
trámites necesarios para dicha transferencia.
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- Sociedades Constituidas fuera del País.
Para la vinculación de sociedades extranjeras constituidas fuera del país es necesario que los
documentos aportados por las mismas vengan apostillados por una entidad que tenga la
facultad para hacerlo; se exigirán los documentos equivalentes que aplican para las sociedades
constituidas en Colombia.
- Apoderados, Representante de Menores y Personas Dependientes Económicamente
de Otras.
Para la vinculación de apoderados será necesario que sea diligenciado el formulario de
vinculación en su totalidad con fotocopia del documento de identificación, sin anexar soportes
de actividad económica.
Para la vinculación de los representantes de menores deberán ser diligenciados tanto el
formulario de vinculación de los menores de edad como el de los padres que lo representan,
éstos últimos con todos los documentos anexos exigidos de acuerdo con su actividad
económica.
Las personas dependientes económicamente de otras deben aportar el formulario de
vinculación completamente diligenciado, así como de la persona de quien dependen, y de estos
últimos adicionalmente deben ser aportados los soportes de ingresos y/o origen de fondos
correspondientes.
- Interventor y Veedor
A pesar de no contar con la calidad de cliente, los Veedores e interventores, generalmente en
conjunto con otras personas, autorizan la erogación de recursos dentro de un fideicomiso,
motivo por el cual deben ser vinculados a la Fiduciaria diligenciando el formulario de vinculación
junto con la fotocopia del documento de identidad
- Representantes Legales
Los representantes legales de las personas jurídicas que intenten vincularse a la Fiduciaria no
deberán diligenciar un formulario de vinculación adicional como personas naturales, bastará con
incluir los datos dentro del formulario de vinculación de persona jurídica la información requerida
en los campos correspondientes del formulario.
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- Personas Autorizadas a Firmar y Actualización de Tarjetas de Firmas
Para el caso de personas autorizadas a disponer de cualquier tipo de recursos dentro de los
negocios que sean celebrados con la Fiduciaria, es necesario que estas personas diligencien el
formulario de vinculación de clientes en su totalidad anexando copia del documento de
identificación. En el momento de la actualización de dichas tarjetas, será necesario que las
personas con las nuevas firmas autorizadas aporten los mismos documentos que los firmantes
iniciales.
- Personas Naturales o Jurídicas Residentes en el Extranjero
Para la vinculación de estas personas, inicialmente será posible que el formulario de vinculación
sea escaneado y enviado por el cliente a través de correo electrónico. Transcurridos quince (15)
días calendario el formulario deberá ser recibido por el Área de SARLAFT en físico con firma y
huella original de cliente, así como sus respectivos anexos. De no ser así el cliente será
bloqueado en el sistema y hasta tanto no se reciba el formulario de vinculación original dicho
cliente no podrá realizar operaciones a través de la Fiduciaria.
- Consorcios y Uniones Temporales
Para la vinculación de este tipo de clientes será necesario aportar la información del consorcio
como persona jurídica y adicionalmente toda la información, es decir formulario de vinculación y
anexos, de los consorciados o empresas conformantes de la unión temporal. Para todos los
casos se aplicaran las mismas políticas de vinculación de clientes como si los consorciados o
los miembros de la unión temporal se fueran a vincular individualmente.
5.2 Procedimientos
5.2.1
Entrevista Presencial
La entrevista presencial se aplica para todos los clientes de negocios fiduciarios antes de la
firma del contrato. La visita al cliente y la entrevista la debe realizar el funcionario comercial que
presenta el cliente, bien sea de la Vicepresidencia Comercial o la Gerencia de Carteras
Colectivas.
Excepciones:
Programa de Alianzas Productivas
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Para los clientes que acceden al programa de Alianzas Productivas del Ministerio de
Agricultura, o a otros programas de características similares, se podrá realizar entrevista no
presencial, por vía telefónica. Lo anterior obedece a que los clientes a vincular bajo este
programa se encuentran en zonas apartadas del país donde la Fiduciaria no cuenta con
sucursales o agencias.
Receptores Inversiones Fondos de Capital Privado
Las empresas receptoras de las inversiones que se llevan a cabo en los fondos de capital
privado que son administrados a través de la Fiduciaria se encuentran domiciliadas fuera del
territorio nacional, motivo por el cual el Gestor Comercial encargado es el delegado para llevar a
cabo la entrevista presencial por cuenta de la Fiduciaria teniendo en cuenta los protocolos
establecidos para tal fin. No obstante lo anterior, la Fiduciaria podrá verificar información
directamente con las empresas receptoras de estas inversiones cuando lo considere necesario.
Anticipos de Contratación Estatal
Los contratistas que se encuentran domiciliados fuera de la ciudad de Bogotá y vayan a
adelantar un negocio con la Fiduciaria para este tipo de negocios, se encuentran exceptuados
de la entrevista presencial. En este caso excepcional la entrevista se realiza telefónicamente,
procediendo de igual modo la verificación de la información por parte de los funcionarios del
Área de SARLAFT. La razón por la que se contempla la presente excepción es por cuanto el
domicilio del cliente se encuentra fuera de la jurisdicción donde Fiducoldex cuenta con
sucursales o agencias, es decir ciudades diferentes a la ciudad de Bogotá.
Adicional a las anteriores excepciones de forma general la Fiduciaria exceptuará de entrevista
presencial a todos los clientes cuyo domicilio no sea la ciudad de Bogotá, teniendo en cuenta
que el Vicepresidente Comercial debe informar sobre la dificultad de llevar a cabo la entrevista
presencial para estos casos al Oficial de Cumplimiento.
5.2.2
Concepto de cliente
Al ingreso de cualquier cliente que desee vincularse a la Fiduciaria es necesario que se lleve a
cabo el concepto del cliente, dicho concepto (Formato FTCR05) medirá la criticidad que el
cliente presenta frente al riesgo LA/FT en el momento de su vinculación. Previamente las
variables con las cuales se va a calificar dicho cliente son evaluadas y analizadas por el Oficial
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de Cumplimiento y el Coordinador de Cumplimiento dependiendo del resultado arrojado por el
estudio del cliente los mismos serán clasificados de la siguiente manera:
Criticidad Baja: El cliente presenta una criticidad de riesgo LA/FT baja con base en las
variables calificadas, no es tenido en cuenta para monitoreo especial y no se requiere
información adicional para su vinculación, solo se confirma una de sus referencias presentadas,
no es necesario solicitud de reporte en centrales de riesgo.
Criticidad Media: El cliente presenta una criticidad de riesgo LA/FT media con base en las
variables calificadas, no es tenido en cuenta para monitoreo especial y no se requiere
información adicional, se confirman todas las referencias aportadas y el área de SARLAFT
solicita reporte en centrales de riesgo.
Criticidad Alta: El cliente presenta una criticidad de riesgo LA/FT alta con base en las variables
calificadas, en el momento de la vinculación, es tenido en cuenta para monitoreo especial, se
requiere información adicional la cual se obtiene a través de comunicación telefónica con el
cliente, se confirman todas las referencias aportadas y se solicita reporte en centrales de riesgo.
Con periodicidad mensual se analizarán individualmente las operaciones que realice este
cliente para evaluar la concordancia de las mismas frente a las variables inicialmente calificadas
y los factores de riesgo.
La medición de la criticidad de los clientes que se llevará a cabo en el momento de la
vinculación no será obstáculo para la vinculación del cliente simplemente servirá de referente
para generar controles adicionales tanto en la vinculación como en las operaciones que realicen
los clientes.
5.2.3
Procedimiento de Vinculación de Clientes Fiduciarios
El Promotor de Cartera Colectiva, Ejecutivo Comercial, Vicepresidente Comercial o
Gestor (Fondos de Capital privado) lleva a cabo la entrevista presencial a los
potenciales clientes o receptores de las inversiones en el caso de Fondos de Capital
Privado cumpliendo con el protocolo de Entrevista Presencial.
Promotor de Cartera Colectiva, Ejecutivo Comercial, Vicepresidente Comercial o
Coordinador de Fondos de Capital Privado, consulta en las listas cautelares a él/los
potenciales cliente(s) y de encontrar coincidencias detiene el proceso de vinculación e
informa al cliente que por políticas comerciales no es posible llevar a cabo la venta.
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Si no se encuentran coincidencias, el cliente potencial diligencia el formulario de
vinculación (formato FTCR03 persona jurídica o persona natural) y dependiendo de su
actividad económica adjunta los documentos requeridos establecidos en el formulario de
vinculación.
El Auxiliar Comercial revisa la documentación aportada por el cliente potencial y valida
que los documentos aportados se encuentren completos, de no ser así solicita la
documentación faltante al cliente para posteriormente ser enviada al área de SARLAFT.
El Analista o el Coordinador de Cumplimiento reciben los documentos del cliente junto
con el formulario de vinculación, confirma telefónicamente las referencias de los clientes,
teniendo en cuenta el protocolo de confirmación de información, consulta el cliente en
otras listas y bases de datos adicionales a las cuales tenga acceso, realiza consulta del
cliente en centrales de riesgo y realiza las validaciones y verificaciones a lugar
dependiendo del caso.
El Coordinador o el Analista de Cumplimiento envía correo electrónico, informando sobre
los resultados del estudio SARLAFT efectuado sobre el potencial cliente en un tiempo
máximo de tres (3) días hábiles, en donde se manifiesta el resultado del estudio
realizado. De ser negativo el cliente no podrá ser vinculado, de ser positivo envía el
formulario de vinculación, RUT y/o fotocopia de cédula escaneados al Auxiliar
Comercial para la creación del cliente.
Luego de la creación de clientes por parte del Auxiliar Comercial el Coordinador o
Analista de Cumplimiento deberá revisar la información ingresada al sistema, de existir
errores corrige la información inconsistente y verifica que todos los campos señalados
como obligatorios en el sistema se encuentren diligenciados con base en la información
aportada por el cliente en el formulario de conocimiento del cliente.
5.2.4
Procedimiento de Vinculación de Clientes Adquirentes Inmobiliarios
La entrevista presencial a realizar en el caso de clientes inmobiliarios es delegada a las
salas de ventas de los diferentes proyectos, los funcionarios de las salas de ventas
previamente deberán ser capacitados por la Fiduciaria para poder llevar a cabo dicha
entrevista y de esta manera cumplir con los protocolos y políticas de vinculación
establecidos. Luego de realizar la capacitación la lista de asistencia servirá como
registro de los funcionarios autorizados para efectuar las entrevistas presenciales, por lo
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cual al momento de recibir los formularios de vinculación se tendrán en cuenta
solamente los formularios firmados por los asistentes a dicha capacitación.
El Auxiliar Comercial recibe por correo electrónico el número de la cédula de los
potenciales clientes para ser consultados en listas cautelares e informa el resultado de
dicha consulta validando que el cliente en cuestión no se encuentre incluido en ninguna
de ellas a la sala de ventas; si el cliente se encuentra incluido dentro de alguna de las
listas, la Fiduciaria no podrá recibir el dinero de la separación del inmueble.
Los formularios de vinculación serán recibidos por el Auxiliar Comercial, el cual revisará
que los documentos anexos se encuentren completos, de tal modo que si existe algún
faltante se comunicará con el cliente para corregir las inconsistencias. Si los documentos
se encuentran completos y con el formulario de vinculación diligenciado de forma
correcta envía los documentos al área SARLAFT. Adicionalmente, envía correo
electrónico con al Ejecutivo de Operación Comercial informando el nombre del proyecto,
número de inmueble y valor del mismo.
El Analista y/o el Coordinador de Cumplimiento reciben los documentos del cliente junto
con el formulario de vinculación, realizan la verificación telefónica de referencias,
teniendo en cuenta el Protocolo de Confirmación Telefónica, consulta el cliente en otras
listas y/o bases a las que tengan acceso, consultan al cliente en las centrales de riesgo y
realizan las validaciones y verificaciones a lugar dependiendo del caso.
máximo de tres (3) días hábiles. De ser negativo el cliente no podrá ser vinculado, de ser
positivo envía el formulario de vinculación, RUT y/o fotocopia de cédula escaneados al
Auxiliar Comercial para la creación del cliente.
Luego de la creación de clientes por parte del Auxiliar Comercial, el Coordinador o
aportada por el cliente en el formulario de conocimiento del cliente.
5.2.5
Procedimiento Vinculación Clientes de Alianzas Productivas
Los clientes seleccionados por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, para el
programa de Alianzas Productivas usualmente se encuentran domiciliados en municipios
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y veredas apartados del país, por lo tanto se encuentran exceptuados de entrevista
presencial. El área de SARLAFT será la encargada de llevar a cabo una entrevista
telefónica para los clientes que se vinculen a través de este programa. Y deberá dejar
constancia de la misma en el formulario de conocimiento de clientes correspondiente.
El Analista de Operaciones recibe la documentación de vinculación de los beneficiarios
del programa, relaciona los documentos recibidos y los entrega al Analista o
Coordinador de Cumplimiento, para llevar a cabo el estudio del cliente.
El Analista y/o el Coordinador de Cumplimiento reciben los documentos del cliente junto
con el formulario de vinculación, realizan la verificación telefónica de referencias,
teniendo en cuenta el Protocolo de Confirmación Telefónica, consulta el cliente en otras
listas y/o bases a las que tengan acceso, realiza consulta en centrales de riesgo y
realiza las validaciones y verificaciones a lugar dependiendo del caso.
máximo de tres (3) días hábiles. De ser negativo el cliente no podrá ser vinculado, de ser
positivo envía el formulario de vinculación, RUT y/o fotocopia de cédula escaneados al
Auxiliar Comercial para la creación del cliente.
Luego de la creación de clientes por parte del Auxiliar Comercial, el Coordinador o
aportada por el cliente en el formulario de conocimiento vinculación.
5.2.6
Procedimiento de Vinculación de Clientes Personas Públicamente Expuestas
(PPES)
Se consideran como personas públicamente expuestas todas aquellas personas nacionales o
extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor
grado a la entidad al riesgo de LA/FT. Dichas personas que por razón de su cargo manejan
recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público,
desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas en el país o en el extranjero,
por ejemplo, Jefes de Estado o de un gobierno, políticos de alta jerarquía, funcionarios
gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía, altos ejecutivos de empresas
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reconocidas, funcionarios importantes de partidos políticos, deportistas, artistas y las que la
Fiduciaria pueda clasificar como tal.
El SARLAFT de la Fiduciaria prevé un procedimiento más exigente de vinculación de este tipo
de clientes consistente en:
Para los clientes que la Fiduciaria vincule como fideicomitentes a través de los diferentes
productos ofrecidos por el área comercial y se enmarquen dentro de la anterior
definición de PPES, el Vicepresidente Comercial como superior jerárquico del área
comercial, deberá aprobar la vinculación de dichos clientes, dejando constancia de la
misma mediante firma en el formulario de vinculación.
Para el caso de adherentes directos a las diferentes carteras colectivas con las que
cuente la fiduciaria, será el Gerente de Carteras Colectivas quién apruebe la vinculación
de los PPES que sean vinculados bajo estos fondos. Como constancia, El Gerente de
Carteras Colectivas deberá firmar el formulario de vinculación.
Respecto de los clientes adquirentes de unidades inmobiliarias en proyectos que se
pretendan desarrollar sobre inmuebles de propiedad de fideicomisos administrados por
la Fiduciaria o cualquier tipo de negocio que dentro de su operación requiera la
vinculación de clientes, El Director de Operación Comercial de la Fiduciaria deberá
informar al área de SARLAFT a través de cualquier medio la vinculación de los clientes
de acuerdo con la definición de PPES.
Para el caso de los colaboradores de la fiduciaria que se vinculen directamente o a
través de los negocios derivados que se enmarquen dentro de la definición de PPE´S y
que ostente cargos directivos o de decisión, previo a la vinculación en área de Gestión
Humana informará al área de cumplimiento con el objetivo de determinar si el
colaborador se enmarca dentro de esta clasificación, de ser así, la Vicepresidencia o
Gerencia que solicite el recurso humano será la encargada como superior jerárquico de
aprobar la vinculación de dichos colaboradores, dejando constancia de la misma
mediante firma en el formulario de requisitos para la vinculación FTDR01.
Semestralmente
para aquellos colaboradores que se cataloguen dentro de esta
clasificación, deberán diligenciar el formato de certificación de bienes, rentas y actividad
económica privada que permitirá monitorear la información financiera como son sus
ingresos, egresos, bienes patrimoniales, acreencias, obligaciones vigentes. Esta
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información será la fuente para determinar y realizar seguimiento a su comportamiento
financiero y detectar posibles señales de alerta; el área de Control Interno como ente de
control procederá de manera respectiva con la revisión y evaluación de la información
diligenciada en el formato.
El procedimiento utilizado por la Fiduciaria en el monitoreo de las operaciones realizadas por los
PPES, consiste en realizar mensualmente un seguimiento de las mismas sin consideración a
que éstas se salgan de los parámetros con ellas relacionados.
En el evento que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona públicamente expuesta
el funcionario de la Fiduciaria que tenga conocimiento de dicha circunstancia deberá informar al
área de cumplimiento con el fin de que se proceda a realizar el monitoreo establecido para
PPES antes señalado. En el momento de llevar a cabo la entrevista comercial el funcionario
encargado deberá marcar el cliente como un PPE, de tal manera que el área de SARLAFT esté
informada que dicho cliente corresponde a dicha categoría.
5.2.7
Procedimiento de Vinculación de Proveedores
El área de SARLAFT tendrá en cuenta las siguientes condiciones para llevar a cabo el
conocimiento de los proveedores que pretendan tener relación con la Fiduciaria bien sea de
forma directa o a través de los negocios administrados por la misma de acuerdo con los
siguientes valores:
- Bien o servicio entre 0 y 300 SMLMV sin incluir IVA: Los proveedores de la Fiduciaria o
de sus negocios administrados cuyo valor del bien y/o servicio a adquirir se encuentre
dentro de este rango deberán ser consultados solamente a través de listas restrictivas
disponibles aportando Certificado de Cámara de Comercio y diligenciando el formulario de
registro de proveedores FTJA11. Dicha consulta deberá ser efectuada por la
Vicepresidencia de Negocios Especiales y por la Dirección Jurídica y área Jurídica de
Proexport, si se trata de contratos.
-
Bien o servicio entre 301 y 500 SMLMV sin incluir IVA: Los proveedores de la Fiduciaria
o de sus negocios administrados cuyo valor del bien y/o servicio a adquirir se encuentren
dentro de este rango, adicionalmente a la consulta del rango anterior, el área de SARLAFT
llevará a cabo la verificación de referencias comerciales aportadas por el proveedor, previo
a las consultas en listas restrictivas efectuadas por la Vicepresidencia de Negocios
Especiales y por la Dirección Jurídica y área Jurídica de Proexport, si se trata de contratos.
-
Bien o servicio superior a 500 SMLMV sin incluir IVA: Los proveedores de la Fiduciaria
o de sus negocios administrados cuyo valor del bien y/o servicio a adquirir se encuentren
dentro de este rango, les aplicarán todas las políticas y procedimientos de vinculación
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establecidos en el punto 5.2.2 del presente Manual, para poder llevar a cabo la adquisición
del bien y/o servicio.
6
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN CLIENTES
La información suministrada por el cliente debe actualizarse por lo menos una vez al año
luego de la vinculación de los clientes
Para el efecto las áreas de Carteras Colectivas, Vicepresidencia de Operaciones, Fondos
de Capital Privado les enviarán requerimiento a todos los clientes a su cargo, el cual podrá
estar incluido en la rendición de cuentas y otras comunicaciones de importancia.
Para el caso de productos inactivos la actualización se llevará a cabo cuando el producto
deje de tener tal condición.
Luego de haberse efectuado el envío del resultado del estudio SARLAFT a las áreas
correspondientes se otorgará un periodo de cuatro meses dentro del cual no será necesario
actualizar la información antes que sea firmado el contrato, si al momento de la firma del
contrato ha transcurrido un tiempo superior, será necesario que los clientes suministren la
información como un clientes nuevos.
6.1 Documentos Requeridos para Actualización de Información
Como lo especifica la norma de la Superintendencia Financiera, la información que debe ser
objeto de actualización anual es aquella susceptible de cambiar, es decir, aquella “…que por su
naturaleza pueda variar.” los datos suministrados inicialmente en el formulario de solicitud de
vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar son (dirección, teléfono, actividad,
origen de los recursos, etc.) a continuación se especifica el proceso dependiendo la
clasificación del tipo de persona:
Personas Naturales: Es necesario que las personas que declaran renta anexen dicha
declaración junto con el formulario de actualización de información diseñado para tal fin. Para el
resto de personas naturales, bastará con diligenciar el formulario de actualización de
información, en caso de modificar su actividad económica deberá anexar los documentos
soportes que permitan verificar la constancia de ingresos y origen de fondos.
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Personas Jurídicas: Se deberá diligenciar el formulario de actualización de persona Jurídica
diseñado para tal fin, es necesario anexar Certificado de Existencia y Representación Legal (no
mayor a 30 días de expedido) declaración de renta, Estados Financieros Certificados por
Contador Público o revisor Fiscal del último año, en caso de haber cambiado el Representante
Legal deberán anexar la fotocopia del documento de identificación al 150%.
Clientes con Productos Inactivos: Cuando se trata de personas naturales o jurídicas que
pretendan activar algún producto dentro de la Fiduciaria, es necesario que anexen toda la
documentación como si se tratara de una vinculación inicial.
Entidades vigiladas: Para las entidades vigiladas bastara con la certificación de implementación
del sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
firmado por Representante Legal u Oficial de Cumplimiento, en caso de presentarse algún
cambio del representante Legal registrado en la base de datos de clientes este deberá anexar la
fotocopia del documento de identificación.
7
SEÑALES DE ALERTA U OPERACIONES INUSUALES
Los indicadores de alerta son hechos, situaciones o cuantías que la experiencia ha
identificado como elementos de juicio a partir de los cuales se puede inferir la posible
existencia de operaciones inusuales y/o sospechosas.
Las operaciones detectadas como inusuales o sospechosas lo son con fundamento en el
análisis de la información acerca de los clientes, teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
•
•
•
•
•
El conocimiento del cliente.
Las características del mercado.
Las señales de alerta definidas en este manual.
Seguimiento de operaciones.
Consolidación electrónica de operaciones.
Cuando una transacción constituye una señal de alerta para la Fiduciaria, no quiere indicar
que necesariamente se trate de alguna actividad ilícita. Esto significa que se hace
necesario llevar a cabo una revisión profunda con respecto a la transacción, para verificar si
se enmarca dentro de las conductas inusuales o sospechosas en el SARLAFT.
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Detectada una operación como inusual o sospechosa, por ser ésta inconsistente con el giro
ordinario de los negocios o con la frecuencia o volumen de los movimientos que el cliente
realiza normalmente en la Fiduciaria atendiendo el segmento al cual pertenece, el área de
cumplimiento debe buscar una explicación razonable acudiendo a las fuentes que
considere necesarias. Si llevada a cabo dicha investigación no se encuentra lógica o de
recibo la explicación obtenida, deberá reportar tal situación al Oficial de Cumplimiento a fin
de que evalúe y proceda a determinar su calificación como sospechosa para el
correspondiente reporte a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF.
Otro medio para detectar operaciones inusuales, es la consolidación dentro de cada mes
calendario de todas las operaciones de un mismo cliente según su naturaleza débito o
crédito, sin sumarse entre sí.
Lo anterior no obsta para que los funcionarios de la Fiduciaria, en especial, los
Coordinadores de Negocios, reporten al área de Cumplimiento las operaciones que
consideren como inusuales o sospechosas en desarrollo de sus actividades diarias y
teniendo en cuenta las políticas de dichos reportes.
A partir de la segmentación y caracterización efectuada por la Fiduciaria y que consta en la
matriz SARLAFT, se crean indicadores de alerta, para detectar cuando alguna operación en
particular se sale de los parámetros normales establecidos mediante la caracterización ya
mencionada.
FIDUCOLDEX ha establecido un catálogo de señales de alerta, anexo al presente Manual,
que determina algunos de los hechos o circunstancias que ameritan aviso al Oficial de
Cumplimiento por parte del funcionario que las detecte o del funcionario al que le haya sido
asignado el reporte de acuerdo con sus funciones y responsabilidades. El reporte se hará
en el formato FTCR04. Los funcionarios podrán reportar circunstancias que a su juicio
constituyan señal de alerta aun cuando no estén en el catálogo mencionado.
Cuando se presente una señal de alerta el Oficial de Cumplimiento debe solicitar los
soportes y analizar la justificación o razonabilidad de la misma.
Si el contrato fiduciario no se ha suscrito y se detecta una alerta que no pueda ser
justificada o explicada por el cliente potencial, el negocio debe ser calificado por el Oficial
de Cumplimiento como de alto riesgo y emitirá concepto desfavorable de manera que no
podrá ser suscrito.
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Si el negocio fiduciario ya está en curso, y se detecta la alerta, el Oficial de Cumplimiento
solicitará al Coordinador de Cumplimiento el seguimiento de las operaciones del cliente.
7.1 Procedimiento para detectar Operaciones Sospechosas
Con el fin de establecer si una operación debe ser considerada como sospechosa, el Oficial de
Cumplimiento, cuando reciba el reporte de operación inusual, solicitará al área que
corresponda los soportes para revisar la operación y la confrontará con la información acerca
de los clientes y del mercado al cual pertenece y realizará la valoración correspondiente. El
Oficial de Cumplimiento decidirá si presenta los reportes directos a la UIAF, de acuerdo con los
criterios e investigaciones previamente realizados.
8
CONSOLIDACIÓN MENSUAL DE OPERACIONES
Con una periodicidad mensual la Fiduciaria consolidará electrónicamente las operaciones
que realicen los clientes y usuarios a través de los productos, canales de distribución y
jurisdicciones, según sea el caso.
Para dar cumplimiento a lo anterior la Fiduciaria atenderá a lo siguiente:
Consolidación electrónica de operaciones, según su naturaleza, es decir activas,
pasivas y neutras por cada uno de los clientes y usuarios.
Consolidación electrónica de todos los productos, canales de distribución y
jurisdicciones empleados por cada cliente y usuario.
Con base en la consolidación de operaciones la Fiduciaria llevará a cabo el monitoreo de
las mismas y de acuerdo con criterios previamente establecidos catalogará las mismas
como normales, inusuales o sospechosas.
9
CONOCIMIENTO DEL MERCADO
La Fiduciaria dentro del desarrollo de su objeto social puede llevar a cabo cualquiera de las
modalidades de negocios Fiduciarios permitidos por la normatividad legal vigente.
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Utilizando los estudios y análisis efectuados por el área comercial para la consecución de
negocios o con base en herramientas que permitan realizar análisis sectoriales, la
Fiduciaria establecerá las características generales de cada sector, con el fin de poder
compararlas con las de un cliente en particular a fin de identificar transacciones inusuales o
sospechosas.
La Fiduciaria contará y actualizará de forma anual bases de datos de información sectorial
donde se encuentre información acerca de las diferentes actividades económicas de
clientes vinculados.
10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
10.1 Junta Directiva
-
Funciones y Responsabilidades
Corresponde a la Junta Directiva fijar las políticas del SARLAFT, adoptar las normas del
código de ética y conducta en relación con el SARLAFT, con base en las
recomendaciones del Oficial de Cumplimiento de la matriz, del oficial propio de la
Fiduciaria y representantes legales, de acuerdo con la experiencia sobre el negocio.
Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones. Designar al oficial de
cumplimiento y su respectivo suplente.
Aprobar la estructura y los mecanismos que componen el SARLAFT para lo cual tendrá
en cuenta el tamaño y volumen de los negocios.
Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden exponer en
mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables,
atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia. La
documentación que se decida solicitar, para los diferentes grupos de clientes, se
informará a la Junta Directiva por el Oficial de Cumplimiento en sus informes, cuando se
incorporen modificaciones a los requerimientos para que la Junta Directiva se pronuncie.
Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la
entidad.
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Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que
presente el Oficial de Cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.
Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal y la Auditoría Interna
o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y hacer seguimiento a las
observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la
respectiva acta.
Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en
funcionamiento el SARLAFT.
Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias
responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas.
Establecer y hacer seguimiento a las metodologías para la realización de entrevistas no
presenciales y/o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de
empleado de la entidad.
Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del
SARLAFT.
Designar la instancia autorizada para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario
de transacciones en efectivo, así mismo para el diseño de las metodologías, modelos e
indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna
detección de las operaciones inusuales.
Impartir los lineamientos y adoptar las medidas necesarias para que cada una de las
subordinadas del grupo aplique procedimientos similares a los implementados por la
matriz, atendiendo en todo caso las características particulares de la actividad
desarrollada por cada una de ellas.
10.2 Representante Legal
Corresponde al Representante Legal someter a aprobación de la Junta Directiva en
coordinación con el Oficial de Cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT
y sus actualizaciones.
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Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas adoptadas
por la Junta Directiva.
Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo
de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y
requisitos establecidos para el correcto y efectivo monitoreo del riesgo.
Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en
funcionamiento el SARLAFT.
Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento.
Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de
integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y
confidencialidad de la información allí contenida.
Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y
cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas
funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden realizarse por éstos.
10.3 Oficial de Cumplimiento
Designación
De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 102 del Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero, que exige a todas las entidades financieras el nombramiento de un
“Oficial de Cumplimiento”, la Junta Directiva de FIDUCOLDEX, designó para este cargo
a la Gerencia de Riesgos; igualmente designó como suplente a la Coordinación de
Cumplimiento, a la que le corresponde reemplazar al Oficial de Cumplimiento en sus
faltas absolutas o temporales.
Funciones
Velar por el adecuado funcionamiento dentro de la entidad de las etapas y elementos
específicos que conforman el SARLAFT, vigilar la adecuada observancia de los
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procedimientos específicos diseñados por la institución con el fin de prevenir el lavado
de activos y la financiación del terrorismo.
Verificar que existan los controles y que se presenten los reportes, definidos en este
manual, así mismo reportar las operaciones sospechosas cuando directamente o
cuando a su juicio deban ser reportadas, promover la adopción de correctivos al
SARLAFT, reportar al competente las posibles faltas que comprometan la
responsabilidad de los funcionarios, velar por el envío de la información periódica a la
Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF.
Proponer a la Junta Directiva la actualización del Manual, velar por su divulgación entre
todos los funcionarios de la entidad vigilada, realizar análisis de transacciones inusuales
y participar en la evaluación de los que identifiquen los funcionarios responsables al
interior de la Fiduciaria.
Revisar y actualizar constantemente los programas de capacitación de la entidad, de
acuerdo con las necesidades internas y la legislación vigente, entregar a los nuevos
miembros de la Junta Directiva el Código de Conducta y el Manual de Procedimientos
para Prevención al Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo.
Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del
SARLAFT.
Evaluar los informes presentados por la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal y adoptar
las medidas del caso.
En cumplimiento de la Ley, presentar informes a la Junta Directiva trimestralmente, que
se refieran como mínimo a:
a) Los resultados de la gestión desarrollada.
b) El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las
diferentes autoridades.
c) La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de
riesgo y los controles adoptados, así como los riesgos asociados.
d) La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas
adoptadas para corregir las fallas.
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e) Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva u órgano que
haga sus veces.
f) Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la
Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero- UIAF.
10.4 Vicepresidencia Comercial
El Vicepresidente Comercial y sus Ejecutivos de Comerciales están obligados a tener
conocimiento directo de todos y cada uno de los clientes que presenten como prospectos
para nuevos negocios y del negocio particular de cada uno de dichos clientes. Igualmente
serán los obligados a realizar la entrevista personalizada y la telefónica cuando sea
autorizada y
dejar constancia escrita de la misma,
así como de solicitar la
documentación para cumplimiento de requisitos formales del SARLAFT. La
Vicepresidencia Comercial y sus ejecutivos de negocio deben conocer y evaluar en
relación con cada cliente, las señales de alerta y las tipologías de alto riesgo descritas en
el anexo a este Manual. Igualmente están obligados a revelar las tipologías de alto riesgo
que se presenten en relación con cada cliente y las señales de alerta en forma clara y
suficiente al momento de la presentación del negocio y dentro de la ficha de descripción
del mismo.
10.5 Vicepresidencia Jurídica
Dirección Jurídica y Profesionales Jurídicos:
Consultarán en el sistema Centinela los contratistas y proveedores que se vinculen por
contrato a la fiduciaria y reportará a la Gerencia de Riesgos en caso que la consulta resulte
positiva.
Dirección y Coordinación de Recursos Humanos:
Velará por la existencia y aplicación de los programas de capacitación sobre el sistema de
prevención al lavado de activos y financiación del terrorismo.
Auxiliar de Recursos Humanos:
Realizará la consulta en el sistema Centinela de los datos de los candidatos, antes de su
vinculación e informará al Oficial de Cumplimiento si la consulta resulta positiva.
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Abogados PROEXPORT: Consultarán en el sistema Centinela los contratistas y
proveedores que se vinculen por contrato al fideicomiso PROEXPORT y reportará al Oficial
de Cumplimiento en caso que la consulta resulte positiva.
10.6 Vicepresidencia de Operaciones
La Vicepresidencia de Operaciones llevará el cuadro de control de negocios en el que
identificará cada negocio y las principales cifras para el análisis de las variaciones de
importancia. Cuando se trate de fideicomisos que realicen directamente la compra o
adquisición de bienes y servicios, la Vicepresidencia de Operaciones asignará al ejecutivo
de negocio la responsabilidad de hacer el cruce de datos en el sistema Centinela.
10.7 Vicepresidencia Financiera y Administrativa
Gerencia de Cartera Colectiva Abierta Fiducoldex: Tiene a su cargo el conocimiento
de los emisores, contrapartes e inversionistas, para efectos del conocimiento de cliente en
el sistema de prevención al lavado de activos y financiación del terrorismo SARLAFT.
Gerencia de Inversiones: Tiene a su cargo el conocimiento de los emisores y
contrapartes de portafolios propios y administrados, para efectos del conocimiento de
cliente en el sistema de prevención al lavado de activos y financiación al terrorismo
SARLAFT.
10.8 Vicepresidencia de Negocios Especiales
Velará por la consulta y verificación de datos, de los proveedores de FIDUCOLDEX y de
los del fideicomiso PROEXPORT, que se vinculen por órdenes de compra. Para tal efecto
deberá controlar que los proveedores sean debidamente consultados a través del
sistema Centinela.
Auxiliar Administrativo: Debe ingresar al sistema Centinela para consultar todo
proveedor e informar al Oficial de Cumplimiento en caso que la consulta resulte positiva.
10.9 Gerencia de Informática y Tecnología
Profesional en Sistemas: Será el administrador del sistema Centinela o del que se utilice
en el futuro para el cruce de datos y la generación de listados de negativos. Responderá
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por la capacitación de los usuarios en el sistema y por coordinar con el proveedor del
sistema los aspectos técnicos del mismo.
10.10 Gerencia de Riesgos
Le corresponde apoyar la gestión de diseño de los sistemas de medición y evaluación de
riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
10.11 Órganos De Control
10.11.1
Revisoría Fiscal
A la Revisoría Fiscal le corresponde instrumentar los controles adecuados que le
permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención al lavado
de activos y financiamiento del terrorismo se consagran en el Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero; la gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los
administradores de la entidad incluido el Oficial de Cumplimiento en relación con el
SARLAFT.
10.11.2
Auditoría y Control Interno
FIDUCOLDEX incluirá dentro de su plan de auditoría, un punto especial sobre auditoria
al sistema de prevención al lavado de activos y financiamiento del terrorismo, que
estará a cargo de la Dirección de Control Interno. El Comité de Auditoría de
FIDUCOLDEX integrado por tres (3) miembros de la Junta Directiva conocerá los
informes de la contraloría interna. El Comité de Auditoría, incluirá dentro de su informe
anual a la Asamblea el punto correspondiente a esta auditoría.
El Director de Control interno tendrá la responsabilidad de adelantar la auditoria del
SARLAFT de FIDUCOLDEX de acuerdo con los procedimientos de auditoría, en los que
deberán incluir por lo menos los siguientes:
Tema
Control de consultas a
la lista OFAC y ONU
Responsable Periodicidad
Control
Interno
Semestral
Forma de Control
Hacer un muestreo con base en el
reporte del sistema Centinela y el
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listado de clientes.
Control
Control de operaciones
Interno
Semestral
Hacer un muestreo de operaciones
en efectivo para verificar integridad
de los reportes.
Control de perfiles de
usuarios y claves
entregadas
Semestral
Verificarlas claves entregadas y
canceladas el Centinela
Control
Interno
11 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
La fiduciaria cuenta con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada
administración del riesgo de LA/FT. Cumpliendo con lo siguiente:
a) Captura y actualización periódica de la información de los distintos factores de riesgo.
b) Consolidación de las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los
criterios establecidos por la Fiduciaria.
c) Registros centralizados correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y los
clientes.
d) Generación automática de reportes internos y externos.
12 DIVULGACION DE INFORMACION
Denominación
Reporte interno
de señal de
alerta o de
operación
inusual
Reporte interno
REPORTES INTERNOS
Firma
Periodicidad
Funcionarios a los
que les ha sido
Identificación de la
asignado el
señal de alerta u
Inmediatamente
reporte, o
operación o
la detecte
cualquier
transacción inusual
funcionario que la
detecte
Certificar que todas
Vicepresidentes,
Trimestral
Contenido
Archivo
Carpeta de
señales de alerta
y operaciones
inusuales del
Oficial de
Cumplimiento
Carpeta de
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de control sobre
la integridad de
las señales de
alerta y
operaciones
inusuales
Reporte interno
de perfiles de
riesgo de los
factores de
riesgo y de los
riesgos
asociados
Reporte externo
de
transacciones
en efectivo
individuales y/o
múltiples
las señales de alerta
y operaciones
inusuales de que se
tiene conocimiento
han sido reportadas
Resultados del
monitoreo de los
factores de riesgo.
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Gerentes,
Directores y
Coordinadores.
controles del
Oficial de
Cumplimiento
Profesional de
Cumplimiento y
Oficial de
Cumplimiento
Carpeta de
controles del
Oficial de
Cumplimiento
Trimestral
REPORTES EXTERNOS
Reporte bajo formato
UIAF, para
operaciones iguales o
superiores a
$10.000.000 o USD$
5.000 o su
Mensual 10 días
equivalente en otras
Coordinador de
del mes
monedas y para
Cumplimiento
siguiente a la
operaciones que
fecha de corte
sumadas superen
$50.000.000, o
USD$50.000 o su
equivalente en otras
monedas.
Reporte externo
de clientes
exonerados de
presentar
Reporte Bajo Formato Coordinador de
declaración
UIAF
Cumplimiento
individual de
transacciones
en efectivo
Reporte externo
de Productos
ofrecidos
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Coordinador de
Reporte Bajo Formato
Cumplimiento.
UIAF
Carpeta de
reportes
transacciones en
efectivo del Oficial
de Cumplimiento
Trimestral 10
días del mes
siguiente a la
fecha de corte
Carpeta de
reportes clientes
exonerados del
Oficial de
Cumplimiento
Mensual Los
primeros diez
(10) días
calendario del
mes siguiente al
Carpeta de
Reportes de
productos
ofrecidos del
Oficial de
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Reporte externo
de Operaciones
Sospechosas
Reporte
Patrimonios
Autónomos Ley 1508 de
2012.
Reporte de
información de
campañas
políticas y
partidos
políticos.
Bajo Formato UIAF
Entregar información
a la Unidad
Administrativa
Especial de
Información y Análisis
Financiero (UIAF),
sobre patrimonios
autónomos que se
constituyan a través
de fiduciarias para
cumplir con lo
dispuesto en la Ley
1508 de 2012.
Suministrar
información a la
Unidad Administrativa
Especial de
Información y Análisis
Financiero –UIAFsobre las cuentas y
productos de las
campañas políticas y
partidos políticos.
Coordinador de
Cumplimiento.
Para el reporte
positivo, debe
tener el Vo.Bo.
sobre el
contenido por
parte del Oficial
de Cumplimiento
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corte del mes.
Inmediato. El
mismo día en
que se
catalogue como
operación
sospechosa.. Si
el reporte es
negativo, en los
10 días
siguientes a la
fecha de corte
Cumplimiento
Carpeta de
Reportes de
operaciones
sospechosas del
Oficial de
Cumplimiento
Coordinador de
Cumplimiento
Dentro de los
tres (3) días
hábiles
siguientes a la
constitución del
Patrimonio
Autónomo de
que trata la Ley
1508 de 2012.
Carpeta reporte
de Patrimonios
Autónomos.
Coordinador de
Cumplimiento
Mensual. Dentro
de los primeros
quince (15) días
calendario de
cada mes.
Carpeta reporte
Campañas
Políticas y
Partidos Políticos
13 CAPACITACIÓN
En el proceso de contratación, todos los funcionarios que se vinculen a FIDUCOLDEX deberán
tener conocimiento del Manual y se dejará constancia escrita de ello. Esta política se aplica
también para los funcionarios en misión temporal. En forma permanente el Manual SARLAFT
estará disponible en la red interna de FIDUCOLDEX para todos los funcionarios.
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Para empleados con funciones específicas asignadas: los funcionarios que de acuerdo con este
Manual tienen responsabilidades y funciones dentro del proceso de prevención del lavado de
activos y financiación del terrorismo deberán ser capacitados específicamente por lo menos una
vez al año y se dejará constancia escrita en la hoja de vida de cada uno de ellos. Estas
capacitaciones se complementan con una evaluación escrita para tener certeza de la
comprensión del tema. Los usuarios del software Centinela o el que haga sus veces, deberán
ser capacitados por un profesional del proveedor o directamente por el área de sistemas.
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14 CÓDIGO DE CONDUCTA
CAPÍTULO PRIMERO
PRINCIPIOS GENERALES
ARTÍCULO PRIMERO: FINALIDAD DEL CÓDIGO DE CONDUCTA. El presente Código tiene
por finalidad señalar los principios fundamentales dentro de los cuales debe desarrollarse la
actividad de la Fiduciaria, sin perjuicio de las normas legales y de las que la Fiduciaria adopte
de tiempo en tiempo. Este Código consolida el compromiso de acogerse a las más estrictas
normas de integridad personal y profesional en las relaciones entre los funcionarios de la
Fiduciaria y los clientes, proveedores y demás terceros.
ARTÍCULO SEGUNDO: CONOCIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA. Es obligatorio que
los miembros de la Junta Directiva, representantes legales, vicepresidentes, gerentes,
directores y demás funcionarios de la entidad fiduciaria, conozcan y asimilen el presente Código
de Conducta, de forma que conduzcan sus actividades conforme a sus postulados.
ARTÍCULO TERCERO: DEBER DE CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LEGALES. En la
aplicación de las normas legales que rigen su actividad, la Fiduciaria deberá evitar
comportamientos que impliquen abuso del derecho.
ARTÍCULO CUARTO: COMO DEBE CONDUCIRSE Y EJECUTARSE LA ACTIVIDAD
FIDUCIARIA.
Los miembros de la Junta Directiva, directivos, representantes legales,
vicepresidentes, gerentes, directores y demás funcionarios de la Fiduciaria deben conducir y
ejecutar la actividad fiduciaria con profesionalismo y moralidad, esto es, con honestidad,
respecto, dignidad, diligencia, lealtad, probidad, seriedad, claridad y precisión, atendiendo
siempre el cabal cumplimiento de las normas legales.
Los miembros de la Junta Directivas, directivos, representantes legales, vicepresidentes,
gerentes, directores y demás funcionarios de la Fiduciaria no deberán ofrecer ni aceptar
incentivos para la realización de negocios, que puedan atentar contra la independencia y
objetividad con que deben realizar su gestión, esto no se extiende, desde luego, a los incentivos
normales y de aceptación general.
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ARTÏCULO QUINTO: BUSQUEDA DE LA FINALIDAD. La Fiduciaria pondrá toda su
capacidad profesional al servicio de la obtención de la finalidad prevista en su misión, visión y
política de calidad.
ARTÍCULO SEXTO: NIVEL DE FORMACIÓN. Atendiendo a la especial naturaleza y
complejidad de la actividad fiduciaria, la Fiduciaria deberá velar por mantener un alto grado de
formación y conocimiento a todos los niveles, para lo cual deberá propender siempre por la
permanente capacitación y/o actualización de representantes legales, vicepresidentes,
gerentes, directores y demás funcionarios.
ARTICULO SEPTIMO: UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA. Los miembros de
la Junta Directiva , directivos, representantes legales, vicepresidentes, gerentes, directores y
demás funcionarios deberán no solo abstenerse de hacer uso indebido de la información
privilegiada que posean, sino que deberán adoptar medidas tendientes a impedir que dicha
información circule o sea conocida por quienes no deberían conocerla.
ARTÍCULO OCTAVO: ORGANIZACIÓN Y CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD
FIDUCIARIA. La organización interna de la Fiduciaria deberá obedecer a esquemas que
tiendan a garantizar su profesionalismo y eficiencia.
La Fiduciaria deberá conocer la tecnología moderna y apoyar su actividad general en las
herramientas que ésta le proporciona.
La Fiduciaria deberá mantener un adecuado control sobre sus asuntos internos, estableciendo,
si es del caso, niveles de supervisión de las actuaciones de todos o algunos de sus
funcionarios. Los niveles de supervisión que se establezcan no relevarán a los directivos y
representantes legales del control que conforme a las normas legales, deben mantener sobre
las actividades de la Fiduciaria en general.
ARTICULO NOVENO: RELACIONES CON LOS ORGANISMOS DE INSPECCION Y
VIGILANCIA. La Fiduciaria deberá suministrar a los organismos gubernamentales de
inspección y vigilancia la información que soliciten en forma oportuna y suficiente.
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CAPÍTULO SEGUNDO
PRINCIPIOS, DEBERES, RECOMENDACIONES EN RELACIÓN CON LOS MECANISMOS
DE CONTROL PARA LA PREVENCIÓN Y DETECCIÓN DE ACTIVIDADES DELICTIVAS.
ARTÍCULO DÉCIMO: PRINCIPIO DEL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE. La Fiduciaria deberá
procurar el mayor conocimiento que le sea posible acerca de sus clientes y obtener de ellos la
información que razonablemente pueda resultar relevante para la adecuada consecución de las
finalidades que ellos persigan.
La Fiduciaria deberá establecer requisitos para la debida identificación y adecuado
conocimiento de su cliente.
ARTÍCULO DUODÉCIMO: REPORTES A LOS ENTES REGULADORES. El Oficial de
Cumplimiento de la Fiduciaria reportará en forma inmediata y suficiente a la Unidad de
Información y Análisis Financiero UIAF, cualquier información relevante de acuerdo con la
regulación existente, Todo lo anterior de acuerdo con el sistema integral para la prevención de
lavados de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT), del que forma parte el presente
Manual.
ARTÍCULO DECIMOTERCERO: INFORMACIÓN DEBIDA A LOS CLIENTES. La Fiduciaria
deberá informar a sus clientes acerca de la estructura y funcionamiento del producto o servicio
fiduciario que vaya a utilizar, así como de los deberes y derechos mutuos que se desprendan
del respectivo negocio.
ARTÍCULO DECIMOCUARTO: DEBER DE CONFIDENCIALIDAD. Salvo los casos autorizados
por la Constitución y las leyes, la Fiduciaria deberá mantener confidencialidad sobre los asuntos
de sus clientes, que haya conocido o conozca por razón de los negocios celebrados con ellos.
Este deber de confidencialidad no impide que las entidades fiduciarias se suministren entre sí
referencias sobre clientes específicos ni que se formen bancos de datos de conformidad con las
normas legales.
ARTÍCULO DECIMOSEXTO: PUBLICIDAD. La publicidad de los servicios y productos
fiduciarios deberá ser leal, veraz y exacta y deberá instruir claramente a los clientes y al público
en general sobre las actividades que desarrolla la Fiduciaria.
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ARTÍCULO DECIMOSÉPTIMO: ATENCIÓN DE QUEJAS DE CLIENTES. La Fiduciaria
atenderá las quejas de sus clientes a través de un proceso especialmente definido para el
efecto, a cargo de la Vicepresidencia Comercial. Todas las respuestas a las quejas las debe
firmar un representante legal de la compañía o la persona delegada para el efecto.
La Fiduciaria deberá informar a sus clientes de la existencia del procedimiento para la atención
de los reclamos efectuados por ellos.
CAPÍTULO TERCERO
CONFLICTOS DE INTERESES
ARTÍCULO DECIMOCTAVO: PRINCIPIO DE LA INDEPENDENCIA DE LAS DECISIONES Y
ACTUACIONES. La Fiduciaria propenderá por actuar con el grado de individualidad e
independencia necesarias para proteger los derechos de las partes vinculadas y evitar
conflictos de intereses.
ARTÍCULO DECIMONOVENO: DEBER DE EVITARLOS.
La Fiduciaria deberá evitar
razonablemente posibles situaciones y condiciones que en el negocio puedan conducir a
conflictos entre los intereses de sus clientes, o entre los de un cliente y los suyos propios y otra
u otras entidades del grupo.
ARTÍCULO VIGÉSIMO: DEBER DE INFORMAR DE LA EXISTENCIA DEL CONFLICTO DE
INTERESES Y DE SU RESOLUCIÓN. La Fiduciaria deberá informar inmediatamente a su
cliente acerca de la existencia o de la potencial aparición de un conflicto de intereses y de las
medidas que se adoptarán para evitarlo, o de la forma en que éste se resolverá.
ARTÍCULO
VIGÉSIMOPRIMERO:
EN
RELACIÓN
CON
LOS
DIRECTIVOS,
REPRESENTANTES LEGALES Y FUNCIONARIOS. Cuando los miembros de la Junta
Directiva, directivos, representantes legales y funcionarios de la Fiduciaria desarrollen
actividades potencialmente conflictivas entre sus propios intereses y los de la Entidad y/o los
clientes, deberán informarlo al representante legal de Fiduciaria para su aprobación o la del
órgano competente si hubiere lugar a ello.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO: DEBER DE RESOLVER LOS CONFLICTOS CON BASE
EN EL INTERÉS DEL FIDEICOMISO Y EN LA EQUIDAD. En caso de presentarse algún
conflicto de intereses entre sus clientes, o entre el interés de un cliente y la Fiduciaria y/u otra
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entidad de su grupo, la Fiduciaria deberá resolverlo teniendo siempre presente su deber de
actuar siempre en interés del fideicomiso y, en todo caso, con un sentido de equidad.
CAPÍTULO CUARTO
COMPETENCIA
ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO: COMPETENCIA LIBRE Y LEAL. La Fiduciaria mantendrá
un mercado basado en una libre y leal competencia, para lo cual deberán abstenerse de realizar
cualquier acto que sea calificado como de competencia desleal.
ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO: DIFUSIÓN DE INEXACTITUDES O FALSEDADES.
Constituyen actos de competencia desleal la difusión de rumores o versiones falsas o inexactas
relativos a la situación o a la conducta de otras entidades fiduciarias.
ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO: CREACIÓN DE CONDICIONES ARTIFICIALES. Los
miembros de la Junta Directiva, directivos, representantes legales y funcionarios de la Fiduciaria
se abstendrán de realizar, directa o indirectamente, prácticas que artificialmente mejoren la
presentación o el resultado de sus productos.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO: DECLARACIONES Y COMENTARIOS. Los miembros de la
Junta Directiva, directivos, representantes legales y funcionarios de la Fiduciaria deberán tener
siempre presentes, al hacer declaraciones públicas o comentarios públicos o privados, las
consecuencias que éstos pueden acarrear al mercado.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO: OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN. La Fiduciaria deberá
abstenerse de buscar por medios fraudulentos información relativa a la gestión de las entidades
de la competencia.
ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO: POLÍTICA EN MATERIA DE REMUNERACIONES. La
Fiduciaria tiene una política clara en materia de remuneración por sus servicios, teniendo como
fundamento los principios de suficiencia de la misma, sin perjuicio de la consideración de
factores que la costumbre ha permitido tener en cuenta al momento de la tasación de la
remuneración, tales como el volumen y la cuantía de las operaciones o negocios con un mismo
cliente.
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CAPÍTULO QUINTO
PRÁCTICAS CONTROLADAS Y PROHIBIDAS
ARTÍCULO VIGÉSIMO NOVENO: No se tolerará un comportamiento amenazador o violento, o
incluso un indicio del mismo, con colegas, clientes o proveedores.
Los funcionarios de la Fiduciaria se abstendrán de exigir, sugerir o recibir remuneración o
beneficio económico, cualquiera que sea la forma o denominación que se le dé, para sí o para
otros, de parte de clientes, usuarios o proveedores con los cuales se tengan relaciones
comerciales e institucionales. Así mismo, se abstendrán de facilitar o promover cualquier
práctica que tenga como efecto la evasión o elusión fiscal, ni se podrán realizar operaciones o
contratos con personas naturales o jurídicas que se presten a la evasión fiscal en la respectiva
operación o contrato.
Se considera deshonesto por parte de un empleado utilizar la propiedad o el buen nombre de la
institución para la realización o promoción de intereses personales.
Se considera censurable, la instalación o copia de programas de computación que no estén
respaldados con licencias de protección a la propiedad intelectual y derecho de uso o
explotación.
Está prohibida la tenencia de armas de fuego, explosivos u otras armas en las instalaciones de
la Fiduciaria, como también la premeditada destrucción de las pertenencias de Fiducoldex.
La Fiduciaria no tolera ni el uso ni la venta de drogas ilegales en sus instalaciones ni durante el
desempeño de transacciones comerciales en su nombre. Ningún empleado podrá permanecer
en la Fiduciaria bajo los efectos de drogas, sustancias prohibidas o alcohol.
En las actividades personales ningún funcionario puede obrar como prestamista o intermediario
o asesor de intermediación de recursos, ni para el sector privado ni para el público, salvo
autorizaciones específicas para el empleado, respecto de sus negocios personales, que deben
ser solicitadas para levantar el conflicto de interés, y autorizadas por escrito con firmada por el
representante legal y con identificación clara de las entidades, sociedades o personas objeto de
la excepción.
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CAPÍTULO SEXTO
SANCIONES
ARTÍCULO TRIGÉSIMO: COMPETENCIA PARA SANCIONAR: Los funcionarios de la
fiduciaria podrán ser sometidos a descargos y sancionados o despedidos por las violaciones a
este código o al manual del SARLAFT, aplicando para el efecto la ley laboral y el reglamento de
trabajo de la empresa.
Si de acuerdo con la ley se requiere la decisión de la Asamblea, el representante legal o la junta
Directiva convocaran para el efecto.
Hasta aquí el cuerpo del Código.
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ANEXOS
ANEXO UNO
GLOSARIO Y TERMINOS PARTICULARES
Para efectos del presente Manual se aplicarán las siguientes definiciones:
CONCEPTOS GENERALES
En términos generales el lavado de dinero consiste en el proceso de ocultamiento de recursos
monetarios y no monetarios, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera o
convertible en la misma, y cuyo origen proviene de actividades delictivas, con el fin de buscar
que después de los subsiguientes actos de simulación respecto de su procedencia, aparezcan
como legítimos.
El lavado de activos, que también se conoce como lavado de dinero, blanqueo o legitimación de
capitales, es un fenómeno de ilícitos que puede ser utilizado para transferir, esconder, o
simplemente atesorar el producto de los ilícitos de la delincuencia organizada.
UTILIZACION DEL SISTEMA FINANCIERO EN EL LAVADO DE ACTIVOS
Toda industria delictiva que maneja recursos en efectivo tiene graves problemas por los
volúmenes en dinero que éstos representan, en la medida que no puede realizar importantes
transacciones con ese efectivo sin despertar sospechas.
El Lavado de Activos se realiza con el objeto de encubrir la actividad criminal con la cual está
relacionado, ocultando la verdadera fuente de los fondos para que después puedan utilizarse
libremente.
Las entidades financieras al recibir los depósitos del público son los principales agentes para la
transferencia de dinero, por lo cual resulta obvio que la fase inicial del depósito sea un
instrumento fundamental para los delincuentes. Otro momento importante para la detección de
operaciones sospechosas ocurre cuando los recursos ilícitos son repartidos mediante
transferencias aparentemente lícitas a través de las entidades financieras.
Tradicionalmente el lavado de dinero se ha examinado desde la perspectiva del negocio del
narcotráfico, no obstante constituye un procedimiento que puede extenderse a otras
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modalidades delictivas, como ocurre en el caso del secuestro, el terrorismo, la corrupción y los
delitos contra la administración pública.
Por ello, resulta necesario conocer en qué consiste el Lavado de Activos cuáles son las etapas
que comprende, cuales son las formas frecuentes de realizarlo y cómo podemos reconocer
operaciones que puedan estar encaminadas a lavar dinero de origen ilícito.
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS
De acuerdo con los expertos, el Lavado de Activos es un proceso que comprende varias
etapas: a) Obtención o recolección del dinero: Consiste en la recolección física de grandes
cantidades de dinero en efectivo y como consecuencia de actividades ilícitas. b) Acumulación o
Mezcla con Fondos de Origen Legal: Consiste en la realización de sucesivas operaciones
financieras dirigidas a eliminar su rastro, o bien a que este sea más complejo de encontrar, de
tal suerte que se impida conocer el verdadero origen ilícito de los dineros mediante la mezcla
con dineros de origen legal. c) Integración o Inversión. Es el proceso mediante el cual el dinero
líquido se convierte en bienes tanto muebles como inmuebles o en negocios de fachada. Al
efecto, se utilizan mecanismos como traspasar los fondos a organizaciones o empresas, legales
sin vínculos aparentes con el delito organizado.
Este proceso de lavado sirve a tres propósitos substanciales: formar un rastro de papeles y
transacciones complicado, hacer ambiguo el origen y propiedad del dinero y mezclar dineros
ilegales con transacciones financieras legítimas.
Cada vez que se imponen más medidas de control para las transacciones en efectivo, los
dineros ilegales tienden a salir del país por otros conductos, especialmente a través de los giros
bancarios a lugares donde las transacciones financieras se vigilan menos rigurosamente,
tratando de confundir muchas veces las huellas electrónicas de las transferencias de dinero.
En los últimos años se han identificado las actividades terroristas como una parte del lavado de
activos. En ese caso, el proceso puede tener una etapa de obtención y manejo de recursos
lícitos, que posteriormente se destinan a financiar actividades terroristas y por tanto se han
calificado como parte del lavado de activos en forma nacional o internacional.
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ALCANCE Y EFECTOS DEL LAVADO DE ACTIVOS
El lavado de activos coloca en riesgo legal (de incumplimiento normativo), reputacional (de
imagen), operativo (pérdidas por deficiencias), y de contagio (relación con terceros) a la
Fiduciaria, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su
estabilidad financiera, al ser utilizada para el ocultamiento, manejo, inversión o
aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes o destinados a
actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a los mismos.
Además, los funcionarios que intervienen en el lavado, por acción u omisión en sus deberes,
pueden verse comprometidos en forma personal y patrimonial, como partícipes de un delito o
como responsables del daño económico causado a la entidad.
Por ello, las medidas de prevención y control de lavado de activos deben ser aplicados al
conocimiento de los clientes y a las operaciones y actividades con los mismos.
TERMINOS DENTRO DEL CONTEXTO DEL NEGOCIO FIDUCIARIO
BENEFICIARIO: Si bien en términos generales es quien recibe un beneficio o utilidad de algo,
en el contexto del negocio fiduciario y del presente Manual de Prevención al Lavado de Activos
de FIDUCOLDEX, este término tiene un contenido específico: Beneficiario del contrato fiduciario
es aquella parte del contrato en cuyo favor se cumple la finalidad perseguida y a la cual deben
ser transferidos los bienes remanentes en la liquidación del fideicomiso. La parte beneficiaria
puede estar formada por una o más personas, natural o jurídica. El FIDECOMITENTE puede
ser a su vez BENEFICIARIO.
Para efectos del Manual de Lavado de Activos tanto el
fideicomitente como los beneficiarios, que hacen parte de un contrato de fiducia, son
considerados como clientes.
BIENES FIDEICOMITIDOS: Los bienes y derechos que integran el patrimonio autónomo, bien
sea que hayan sido aportados inicialmente o que ingresen en desarrollo del contrato.
ENCARGO FIDUCIARIO Contrato mediante el cual una parte normalmente denominada el
contratante o el mandante, encarga a la Fiduciaria la realización de una o más actividades
específicas, para lo cual le entrega la administración de bienes o derechos, sin transferencia de
propiedad, con el fin de que la fiduciaria cumpla una finalidad específica.
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FIDEICOMITENTE: Aquella parte de un contrato fiduciario que entrega a LA FIDUCIARIA los
bienes o recursos para que cumpla con una finalidad determinada en el contrato. Puede estar
formada por una o más personas natural o jurídica. En este manual los términos Fideicomitente
y Cliente son equivalentes.
FIDUCIARIA: Una entidad de servicios financieros, que tiene capacidad legal para administrar
bienes de terceros, bien sea bajo la modalidad de contrato fiduciario generando con los bienes
un patrimonio autónomo o separado o bien sea bajo la modalidad de encargo fiduciario. En el
contexto del Manual de SARLAFT se refiere a LA FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO
EXTERIOR S.A. FIDUCOLDEX, que se denominará simplemente FIDUCOLDEX.
FIDEICOMISO: Masa o conjunto de bienes y derechos conformados para un fin específico,
administrados por la sociedad FIDUCIARIA.
FIDUCIA MERCANTIL: Contrato mediante el cual el
fideicomitente transfiere a la
FIDUCIARIA la propiedad de los bienes o derechos que conforman el denominado Patrimonio
Autónomo, que se administra como un patrimonio independiente, afecto al fin establecido en el
contrato. Cada Patrimonio Autónomo está separado del patrimonio de la Fiduciaria, así como
está separado del patrimonio del Fideicomitente y de los otros patrimonios que administra la
Fiduciaria.
TERMINOS PARTICULARES DEL MANUAL
ALERTA: Hecho, acción, circunstancia o situación que ha sido identificada como de especial
atención, para prevenir el lavado de activos o para activar el seguimiento y análisis de un cliente
o de una operación.
CLIENTE(S):
Las personas naturales o jurídicas vinculadas a la Fiduciaria con cualquier
relación de origen legal o contractual para la prestación de algún servicio o de algún producto
de la misma.
Para este manual el término cliente es sinónimo de Fideicomitente y de
Beneficiario del contrato de fiducia.
CLIENTE DE CLIENTE: Son las personas con las cuales un fideicomiso establece una relación
contractual, como por ejemplo los acreedores, proveedores y compradores de un fideicomiso,
que toman posición contractual frente a éste.
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CONOCIMIENTO DEL CLIENTE: Proceso mediante el cual la Fiduciaria analiza un cliente
frente al Sistema de Prevención de Lavado de Activos.
CONTROL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO:
Es la información que se debe
recopilar y reportar por las transacciones en dinero en efectivo realizan los clientes, que
superan los montos establecidos en las normas regulatorias. (Transacción individual de
$10.000.000 o $USD 5.000, o su equivalente en otras monedas, o $50.000.000 o USD$50.000,
o su equivalente en otras monedas en transacciones múltiples por o en beneficio de una misma
persona)
EOSF: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
LAVADO DE ACTIVOS: En términos sencillos, el lavado de activos consiste en el proceso de
ocultación de dinero de origen ilegal en moneda nacional o extranjera y los subsiguientes actos
de simulación respecto de su origen, para hacerlo aparecer como legítimo. Actualmente se
incluyen específicamente dentro del lavado de activos la destinación de recursos a la
realización de secuestros, actividades terroristas y a la corrupción y delitos contra la
administración pública.
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO: Funcionario responsable de verificar y orientar la adecuada
observancia de los procedimientos y normas legales sobre SARLAFT de acuerdo con lo
establecido en las regulaciones emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
OPERACIONES: Actividades mediante las cuales la Fiduciaria recibe o entrega bienes de
contenido económico a un cliente o a un usuario. Toda operación debe tener un registro
contable. Para efectos de la gestión de riesgo de lavado de activo las operaciones fiduciarias
que se consideran más expuestas al lavado son aquellas donde se produce transferencia de
bienes bien sea que el Fiduciario actúe como recaudador, adquirente, girador o pagador. En los
contratos de fiducia las operaciones que se consideran más expuestas son el aporte o entrega
de bienes, la generación de ingresos, egresos y la liquidación de beneficios o pérdidas
OPERACIONES INUSUALES: Son aquellas operaciones cuya cuantía o características, no
guardan relación con la actividad del contrato fiduciario o del cliente o se salen de los
procedimientos de normalidad establecidos para el mismo.
OPERACIONES SOSPECHOSAS: Toda operación realizada por una persona natural o jurídica,
que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas
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normales de los negocios de una industria o sector determinado y que de acuerdo con los usos
y costumbres de la actividad que se trate, no haya podido ser razonablemente justificada. La
operación sospechosa será calificada mediante el procedimiento que se establece en el
Manual.
PROPUESTAS O NEGOCIOS RECHAZADOS: La propuesta de una persona de realizar una
un negocio que finalmente no se lleva a cabo, con ocasión de los sistemas de alerta o de las
políticas de gestión de riesgo.
SEGMENTACION DE MERCADO: Segmento o clase de mercado dentro el cual se inscribe
cada cliente de acuerdo con los criterios que se indican en el Manual.
SEÑALES DE ALERTA:
Son hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores
financieros que la experiencia nacional e internacional ha identificado como elementos de juicio
a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa a
lo que la entidad en el giro ordinario de sus operaciones ha determinado como normal. Estas
señales de alerta deben considerar la naturaleza específica de cada entidad, las diversas
clases de productos o servicios que ofrece, los niveles de riesgo, cualquier otro criterio que a su
juicio resulte adecuado y los demás mecanismos e instrumentos señalados en el presente
capítulo.
SARLAFT: Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación
del Terrorismo.
TERCEROS RELACIONADOS: Son personas que no tienen ninguna de las calidades de
Cliente, Cliente de Cliente ni Usuario, pero que tienen intereses o vinculaciones de importancia
en relación con el Fideicomitente. Se califican como tales los Representantes Legales de las
personas Jurídicas clientes y las demás funcionarios que específicamente se fijen como tales
en el análisis inicial de un negocio fiduciario.
TIPOLOGÍAS DEL LAVADO DE ACTIVO: Metodologías empleadas regularmente para el
lavado de activos.
UIAF: Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero.
USUARIO: Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que sin ser clientes de la
Fiduciaria ni de un Fideicomiso, la Fiduciaria les presta algún tipo de servicio de carácter
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estable. Son usuarios los destinatarios de los giros que realice directamente la Fiduciaria, por
cuenta del fideicomitente, aunque no tenga con ellos ninguna relación contractual. El sistema
de prevención de la entidad debe llegar a las operaciones con éstas personas, aunque en
ningún se les aplica la misma regulación de los clientes. La prevención en el caso de los
usuarios se orientará a verificación de sus datos contra las bases de datos obligatorias a
voluntariamente utilizadas para la prevención. Cuando la relación con el usuario consista en
pagos o giros realizados a través del sistema bancario el destinatario del pago no se entenderá
como usuario de la Fiduciaria sino del respectivo banco, toda vez que es el banco el que le
presta el servicio de pago. La gestión de riesgo en el caso de los usuarios se orientará a
verificación de sus datos contra las bases de datos obligatorias a voluntariamente utilizadas
para la prevención. Cuando la relación consista en pagos o giros a través del sistema bancario
el destinatario del pago no se entenderá como usuario de la Fiduciaria sino del respectivo
banco, toda vez que es el banco el que le presta el servicio de pago.
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ANEXO DOS
CATALOGO DE SEÑALES DE ALERTA Y OPERACIONES INUSUALES
GENERALES
SEÑALES DE ALERTA
Las señales de alerta que se presentan a continuación indican una situación o indicador
que deben ser tenidos en cuenta por los funcionarios de la Fiduciaria, los cuales deben
ser reportados en el formato correspondiente para ser evaluados por el área de
SARLAFT.
Área Comercial en el momento de la Vinculación:
1. El cliente entrega información insuficiente, sin justificación
2. El Cliente entrega información que no es posible confirmar
3. El cliente se muestra renuente o molesto al solicitársele una adecuada identificación o el
diligenciamiento de los formatos requeridos.
4. Variaciones de ingresos en porcentajes superiores a los correspondientes a la actividad
económica desarrollada, sin justificación.
5. Incrementos patrimoniales no acordes al desarrollo de la actividad económica declarada,
sin justificación.
6. El cliente o sus representantes legales aparecen investigados penal o disciplinariamente
Para personas jurídicas que:
1. Tienen nuevos propietarios, han sido adquiridas con dificultades económicas, cambian
su naturaleza y presentan en corto lapso utilidades desbordadas.
2. Tienen como propietarios o directivos, personas de estratos bajos y con dificultades
económicas y que manejan grandes volúmenes de dinero.
3. Han sido constituidas con bajos capitales, recibiendo poco después grandes sumas de
inversión, principalmente extranjera.
4. Realizan grandes inversiones no obstante haber sido creadas muy recientemente.
5. Reciben ingresos no operacionales por mayor cuantía que los ingresos operacionales.
6. Tienen un capital suscrito muy bajo y/o un desarrollo del objeto social muy amplio.
7. Tienen en común socios, gerentes, administradores o representantes legales con otras
personas jurídicas o empresas (outsourcing).
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Para personas naturales o jurídicas que:
1. Actúan a nombre de terceros intentando ocultar la identidad del cliente o usuario real.
2. Adicionan o cambian de beneficiarios de títulos valores en forma frecuente.
3. Fraccionan transacciones para evitar requerimientos de documentación y/o presentación
de declaración de operaciones en efectivo.
4. Amenazan o intentan sobornar al empleado de la entidad con el fin de que acepte
información incompleta, falsa o para que no diligencie el formulario de registro de
información.
5. Inicialmente realizan transacciones por montos bajos, pero al corto tiempo las
incrementan en altas cantidades.
6. Invierten demasiado dinero, sin importar la rentabilidad y fingen ignorancia con respecto
al mercado.
7. Realizan múltiples operaciones en efectivo en la misma o en diferentes oficinas.
8. Son personas ajenas a la entidad quienes tienen firma registrada para el manejo
financiero.
9. Poseen gran solvencia económica y sin embargo les resulta difícil la consecución de
referencias o codeudores.
10. Cancelan anticipadamente títulos dándole muy poca o ninguna importancia a las
pérdidas financieras.
11. Son presentados por una sucursal, filial o banco extranjero con sede en paraísos
financieros.
12. Permiten que una entidad financiera remate sus bienes.
13. Realizan operaciones en cantidades o valores no acordes con su actividad económica.
14. Realizan transferencias múltiples de grandes cantidades de dinero a otras ciudades o
países y dirigidas a diferentes beneficiarios.
15. Registran la misma dirección y/o teléfono de otras personas con las que no tienen
relación aparente.
16. Cambian frecuentemente sus datos, verbigracia dirección, teléfono, ocupación, etc.
17. Cambian repentina e inconsistentemente las transacciones y formas de manejo del
dinero.
18. Posean número de identificación correspondiente a un empleado retirado por manejos
fraudulentos.
19. Definen su actividad económica como “independiente” y manejan grandes cantidades de
dinero.
20. Compran y pagan en efectivo, cartas de crédito.
21. Se niegan a soportar una operación o a actualizar la información básica.
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22. Intentan realizar operaciones con dinero falso.
23. Diligencian los formularios o formatos con letra ilegible o amañada.
24. Solicitan que se les exonere del reporte individual sin tener derecho a ello.
25. Son recomendadas por usuarios o clientes que exhiben actitudes poco confiables.
26. Son turistas extranjeros y en su pasaporte aparece que han ingresado varias veces al
país y permanecen en él por largas temporadas.
27. Adquieren productos financieros o sostienen relaciones comerciales en un barrio o
localidad diferente y distante a la sede de los negocios del cliente y/o a su lugar de
residencia.
28. Exigen ser atendidos o manifiestan marcada preferencia por un específico asesor
comercial de la entidad.
29. Suministran información falsa, de difícil verificación o insuficiente.
30. Se muestran renuentes o molestos cuando se les solicita una adecuada identificación o
el diligenciamiento de los formatos obligatorios para poder realizar ciertos tipos de
operaciones.
31. Se muestran nerviosos, al preguntárseles la información requerida, dudan en las
respuestas y/o traen escrita la información solicitada.
32. Ofrecen productos o servicios por precios por debajo de los costos Normales del
mercado, o de compra más elevados.
33. Cambian frecuentemente billetes de baja denominación por billetes de alta
denominación y viceversa.
34. Son clientes espontáneos sin vinculación con el sector financiero.
Empleados o funcionarios de la entidad que:
1. Tramitan frecuentemente operaciones con excepciones, evaden los controles internos o
de aprobación establecidos.
2. Tienen un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario.
3. Impiden que otros compañeros de trabajo atiendan a determinados clientes.
4. Sean renuentes a disfrutar vacaciones, a aceptar cambios de su actividad o
promociones que impliquen no continuar ejecutando las mismas actividades.
5. Se ausentan del lugar de trabajo con frecuencia.
6. Permanecen frecuentemente en la oficina más allá de la hora de cierre o concurren a
ella por fuera del horario habitual.
7. Se descuadran con frecuencia en caja dando explicación insuficiente o inadecuada.
8. Son asesores comerciales que aparentan no conocer un cliente frecuente.
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9. Son asesores comerciales que no soportan debidamente la información de vinculación
del cliente.
10. Son asesores comerciales que vienen de otra entidad con sus “Clientes” y con
dedicación casi “exclusiva” a ellos.
OPERACIONES INUSUALES
Son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la
actividad económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por
sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para
determinado rango de mercado.
Generales
Se catalogan como operaciones inusuales
1. Las donaciones, los aportes o inversiones a fideicomisos constituidos, de personas
naturales o jurídicas que no quieran ser identificados o que sean renuentes a cumplir con
los requisitos estipulados dentro de los procedimientos de conocimiento de cliente.
2. Las que excedan los presupuestos que la Fiduciaria debe controlar en el negocio, cuando el
negocio funcione bajo el control de un previamente asignado presupuesto.
3. Se consideran inusuales todas las transacciones que se realicen con un cliente a partir de la
fecha en que el cliente haya ingresado en las listas OFAC o en cualquiera otra de las bases
de datos que consulte o decida consultar en el futuro FIDUCOLDEX.
4. Las que establezca el Comité de Cumplimiento.
A la fecha el Comité de Cumplimiento ha establecido como inusuales las siguientes
operaciones:
1. Clientes que intenten ejecutar gastos o inversiones por encima de los presupuestos, o del
incentivo modular. Esta alerta queda en cabeza del Ejecutivo de Vicepresidencia Operativa
debido a que aplica a Alianzas Productivas.
2. Beneficiarios que soliciten el giro de recursos a terceras personas, sin justificación. En este
caso la alerta operará con los mismas bases de las transacciones en efectivo, es decir:
Operaciones individuales de más de $10.000.000 o más de $USD 5.000 y transacciones
múltiples por o en beneficio de una misma persona, que durante un mes calendario, en
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conjunto superen $50.000.000 o $USD 50.000. Esta alerta debe realizarla el Director de
Operación Bancaria debido a que se puede detectar en la operación de transferencias
bancarias y pagos.
Por tipologías:
Se entenderá que hay una operación inusual cuando se tipifique una de las TOPOLOGÍAS DEL
LAVADO DE ACTIVOS. Se entiende por topologías las actividades características que se
presentan regularmente y que corresponden a las modalidades utilizadas para el lavado de
activos. De acuerdo a los estudios realizados por la UIAF, se han identificado algunas señales
de alertas aplicables a todos los productos fiduciarios como son:
Tipologías Generales
1. Constitución de encargos fiduciarios con dinero en efectivo por un alto valor.
2. Realización de transacciones sin tener conocimiento de las características, el producto,
como rentabilidad, plazos y sanciones.
3. Solicitud de certificados con destino a varias entidades, luego de constituir el contrato de
fiducia.
4. Inconsistencias entre el capital de la empresa y el monto del proyecto.
5. Pago a proveedores diferentes a los establecidos en los presupuestos de obra
6. Operaciones con similares características en cuanto a monto o frecuencia de transacciones
en diferentes encargos fiduciarios.
7. Carencia de vínculos o antecedentes con el sistema financiero.
Algunas formas para limpiar dinero ilícito:
1. Comprar premios: una de las formas que usan las organizaciones delictivas para sustentar
el origen de sus recursos consiste en comprar a los ganadores iniciales premios de loterías
o los que se obtienen en concursos, de esta forma limpian el dinero. También hay quienes
dicen que se ganaron un premio en el exterior y lo justifican con documentación falsa.
2. Vender arroz de mala calidad: a través de una empresa que factura arroz supuestamente
de buena calidad, justifican ingresos que no son reales, pues lo que venden son
subproductos del cereal (como cristales y arroz partido), así como grano de contrabando.
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3. Recibir el pago en especie: en vez de recibir dinero en efectivo por la actividad ilícita, al
delincuente le cancelan con mercancías que ingresan de contrabando o incluso legalmente
al país, para luego venderlas y en ese momento recuperar su dinero.
4. Exportar mercancía y después volverla a traer: con esta tipología se busca una ganancia
doble, pues no solo se justifica el ingreso de los dólares resultado de la exportación, sino
que además al recuperar la mercancía, que entra como contrabando, la venden dentro del
país.
5. Usar fiduciarias: se constituye un encargo fiduciario para que la entidad realice inversiones
y así poder mantener el anonimato. Otra alternativa es comprar bienes lícitos y darlos en
administración a una fiducia, lo que les da un respaldo para acercarse al sector financiero.
6. Disminuir deuda de empresas: los lavadores buscan compañías legales con historia
comercial y financiera reconocida y con problemas de deudas, para capitalizarlas. De esta
manera mezclan su dinero con un capital legal. Otra alternativa consiste en decir que se va
a traer inversión extranjera directa para una empresa local.
Topologías, según la clase de Fiducia.
Fiducia en garantía
1. Constitución de patrimonios autónomos de fiducia en garantía, sobre los cuales no se
soliciten certificados.
2. Adquisición reciente de bienes, mediante transacciones por montos inusuales (muy por
encima o muy por debajo de su valor real).
3. Fiducia en garantía con bienes ilícitos, con el fin de dar apariencia de legalidad al mismo,
compran bienes que son entregados a una fiducia en garantía, mecanismo que les permite
contar con respaldo para la solicitud de productos financieros.
Fiducia Inmobiliaria o de administración relacionada con inmuebles
1. Sobre valoración de lotes o de construcciones cuyas características no son acordes con las
características del sector.
2. Cesión de beneficios del constructor a terceros.
3. Inconsistencias en los precios de las unidades del proyecto y su localización o
especificaciones técnicas.
4. Compra de unidades del proyecto en efectivo y sin solicitar créditos a instituciones
financieras.
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5. Venta o cesión de la propiedad a un tercero antes o en el momento de la entrega del
inmueble.
6. Compra de varias unidades del proyecto por parte del mismo inversionista.
7. Financiación de la cuota inicial en pagos que superan la capacidad económica del
comprador.
8. Inconsistencias en las características jurídicas de propiedad del inmueble objeto del negocio
fiduciario (propiedad, posesión, tenencia).
Fiducia de Titularización
1. Inmuebles que han sido comprometidos en procesos de extinción de dominio o antiguos
propietarios con antecedentes judiciales.
2. Titularización de bienes extraños o de difícil cuantificación.
Cualquier funcionario en conocimiento de una operación inusual debe reportarlas al Oficial de
Cumplimiento.
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ANEXO TRES
RELACION DE TEXTOS LEGALES Y CONVENIOS RELACIONADOS CON EL
LAVADO DE ACTIVOS
1. REGULACIÓN PARA EL SECTOR FINANCIERO
La Superintendencia Financiera mediante el Capítulo Décimo Primero del Título Primero de la
Circular Básica Jurídica Nº 07 de 1996, a la que ha incorporado las distintas modificaciones
sobre la regulación, establece las reglas relativas a la Prevención del Lavado de Activos y
Financiación de Terrorismo. En esta Circular fija los criterios e imparte las instrucciones
respecto a los mecanismos de prevención, en desarrollo de los artículos 102 a 107 del Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero.
Mediante la anterior normativa se establece el deber de las entidades financieras de adoptar y
poner en práctica metodologías y procedimientos propios dentro de un Sistema Integral de
Prevención del Lavado de Activos y de establecer un Manual de Procedimientos y un Código
de Conducta, que se adopte por la Junta Directiva de la Entidad Financiera.
Es preciso finalmente destacar la obligatoriedad que tienen todos los funcionarios de
FIDUCOLDEX de conocer este manual, y la responsabilidad personal que asiste a cada uno en
relación con el cumplimiento del mismo.
2.
TIPIFICACION DEL DELITO CODIGO PENAL
El Código Penal en el artículo 323, modificado por la ley 1121 de 2006, establece:
“El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que
tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas,
extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, financiación del
terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de
drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero,
delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo
concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de
legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino,
movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su
origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de ocho (8) a veintidós (22) años y
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multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales
vigentes.”
3. LEGISLACIÓN NACIONAL SOBRE EL SISTEMA FINANCIERO EN LA PREVENCIÓN DEL
LAVADO DE ACTIVOS.
•
Decreto 1872 de 1992. Dispuso la obligación de las instituciones sometidas al control de la
Superintendencia Bancaria ( Hoy Superintendencia Financiera de Colombia ) a adoptar
medidas de control, para evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser
utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión y aprovechamiento en
cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar
apariencia de legalidad a las actividades o transacciones y fondos vinculados con las
mismas.
•
Ley 67 de 1993. “Por medio de la cual se aprueba la convención de Naciones Unidas contra
el Tráfico Ilícito de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas”, o Convención de Viena de
1988.
•
Ley 190 de 1995. Dispone como una de las funciones de la Superintendencia Bancaria (hoy
Superintendencia Financiera de Colombia) ejercer el control de lavado de activos.
•
Decreto 1552 de 1995. Crea la Unidad de Prevención de Lavado de Activos en la
Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera de Colombia).
•
Ley 365 de 1997.- Establece el deber de las entidades financieras de controlar las
operaciones en efectivo.
•
Ley 526 de 1999. El Gobierno creó como una unidad especial la Unidad de Información y
Análisis Financiero (UIAF), que es una unidad de información de activos financieros,
independiente de la Superintendencia Financiera, la cual actúa en el análisis de los casos
surgidos de la información reportada por las entidades financieras, para determinar
aquellos que pueden dar lugar a investigación por la Fiscalía General de la Nación.
•
Ley 898 de 2004. Aprobó la Convención Interamericana contra el Terrorismo, en la que
cada estado parte se comprometió a tomar las medidas para asegurar que su legislación
penal referida al lavado de dinero incluya como delitos determinantes del lavado de dinero
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los establecidos en la citada Convención.
contemplado como una parte del terrorismo.
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En esta Convención el narcotráfico es
•
Ley 1017 de 2006. Aprueba el “Convenio sobre blanqueo, detección, embargo y
confiscación de los productos de un delito”. firmado en Estrasburgo el 8 de noviembre de
1990, y aprobado por ésta ley en Colombia, compromete al Gobierno a adoptar mediadas
de confiscación de los instrumentos o productos de un delito.
•
Ley 1121 de 2006. Por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación
y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones, actualiza las normas del
EOSF, el tipo penal correspondiente al lavado de activos y las obligaciones de reserva
sobre la información reportada.
•
Resolución No 11880 de octubre 2007. Emitida por el Director General de la Unidad
Administrativa Especial DIAN, el propósito de esta norma es regular todo lo pertinente a la
entrada y salida de divisas y moneda legal colombiana en efectivo por un monto superior a
diez mil dólares de los Estados Unidos de América (US $10.000) o su equivalente en otras
monedas o títulos representativos.
•
Circular 061 de diciembre 2007. Emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia,
modifica el Capitulo Décimo Primero del Título I de la Circular Básica Jurídica adoptado
mediante la Circular Externa 022 de 2007 denominado “Instrucciones Relativas a la
Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo”. Esta
norma prorroga los plazos del Cronograma de SARLAFT al 01 de julio de 2008 y sus
anexos I, II, II, IV, V y VI, rigen a partir del 01 de abril de 2008. Así mismo presenta algunas
modificaciones de contenido.
•
Resolución No 285 de diciembre 2007. Por la cual se impone a los depósitos públicos y
privados; sociedades de intermediación aduanera; sociedades portuarias; usuarios de zona
franca; empresas transportadoras; agentes de carga internacional; usuarios aduaneros
permanentes y usuarios altamente exportadores, la obligación de reportar los ROS (Reporte
de Operaciones Sospechosas) y Transacciones individuales en efectivo que superen los
Diez Millones de Pesos ($10.000.000), de manera directa a la Unidad de Información y
Análisis Financiero (UIAF).
•
Circular 026 de junio de 2008. Emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia,
modifica el Capitulo Décimo Primero del Título I de la Circular Básica Jurídica adoptado
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mediante la Circular Externa 022 y 061 de 2007 denominado “Instrucciones Relativas a la
Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo”. Esta
norma prorroga los plazos del Cronograma de SARLAFT al 01 de octubre de 2008 y sus
anexos I, II, II, IV, V y VI, rigen a partir del 01 de octubre de 2008 y 01 de enero de 2009. Así
mismo presenta algunas modificaciones de contenido.
•
Decreto 4449 de noviembre 25 de 2008. Omisión de control. El empleado o administrador
de una institución financiera o de cooperativas que ejerzan actividades de ahorro y crédito
que, con el fin de ocultar o encubrir el origen ilícito del dinero, omita el cumplimiento de
alguno o todos los mecanismos de control establecidos por el ordenamiento jurídico para las
transacciones en efectivo incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de (38) A (128) meses
y multa de ciento treinta y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil (15.000) salarios
mínimos legales mensuales vigentes.
•
Decreto 4336 de noviembre 17 de 2008. Tipificación de la captación masiva y habitual de
dineros. El que desarrolle, promueva, patrocine, induzca, financie, colabore, o realice
cualquier otro acto para captar dineros del público en forma masiva y habitual sin contar con
la previa autorización de la autoridad competente, incurrirá en prisión de ciento veinte (120)
a doscientos cuarenta (240) meses y multa hasta de cincuenta mil (50.DOO)salarios
mínimos legales mensuales vigentes. Si para dichos fines el agente hace uso de los medios
de comunicación social u otro de divulgación colectiva, la pena se aumentará hasta en una
cuarta parte.
•
Circular Externa 008 de marzo de 2009. Superintendencia Financiera. Cuentas de Ahorro
Electrónicas. Mediante esta circular se modifica y adiciona el Título I, Capítulo Décimo
Primero de la Circular Básica Jurídica “Instrucciones relativas a la administración del riesgo
de lavado de activos y de la financiación del terrorismo”
•
Ley 1288 de 2009. La presente ley tiene por objeto fortalecer el marco legal que permite a
los organismos que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia cumplir
adecuadamente con su misión constitucional y legal, estableciendo los límites y fines de sus
actividades, los principios que las rigen, los mecanismos de control y supervisión, la
regulación de sus bases de datos, la protección de sus miembros, la coordinación y
cooperación entre sus organismos y los deberes de colaboración de las entidades públicas
y privadas entre otras disposiciones.
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4. RECOMENDACIONES BÁSICAS DE LOS SISTEMAS INTERNACIONALES
En desarrollo de la Convención de Viena de 1988, que entró en vigencia en Colombia con la ley
67 de 1993, “Por medio de la cual se aprueba la convención de Naciones Unidas contra el
Tráfico Ilícito de Estupefacientes y Sustancias psicotrópicas”, varias instituciones recomendaron
medidas para prevenir la utilización del sistema financiero en el blanqueo del dinero ilegal. Los
documentos en los cuales constan tales acuerdos son:
La Declaración del Principios de Basilea acordada el 12 diciembre de 1988, el informe del 6 de
febrero de 1990, del Grupo Especial de Expertos Financieros sobre blanqueo de capitales; la
Directiva 109 de junio de 1991 del Consejo de las Comunidades Europeas; la Conferencia del
Consejo de Europa de Septiembre de 1992 y el Reglamento Modelo de la CICAD (Convención
Interamericana de Abuso a las Drogas) aprobado por la Asamblea General de la Organización
de Estados Americanos.
En la Asamblea General de Nueva Delhi (India) en 1997, se hizo un llamado urgente a los
países miembros que no lo hubieran hecho, a ratificar la Convención de las Naciones Unidas
contra el Tráfico Ilícito de Drogas y Sustancias Psicotrópicas con el fin de unificar esfuerzos
contra el lavado de dinero.
5. LAS RECOMENDACIONES DEL GAFI
Los países integrantes del Grupo de los 7, crearon el GRUPO DE TRABAJO DE ACCION
INTERNACIONAL SOBRE BLANQUEO DE CAPITALES GAFI). Las Cuarenta
Recomendaciones del GAFI fueron presentadas en 1990 como una iniciativa para combatir la
utilización del sistema financiero por personas que realizaban lavado del dinero obtenido por
droga. En 1996 la aplicación de las Recomendaciones se extendió más allá del tráfico de
drogas hasta en los crímenes de gran importancia y se realizaron muchos otros cambios,
basados en la experiencia ganada y reflejando los cambios ocurridos en el problema de lavado
de dinero. Además, entre 1990 y 1995 se formuló un número importante de Documentos
Explicativos cuya intención era proporcionar una guía más detallada de los aspectos de las
Recomendaciones.
Las recomendaciones han sido aprobadas por más de 130 países y son ampliamente
aceptadas como el estándar principal contra el cual varios países de diferentes partes del
mundo han sido asesorados a través de la evaluación mutua y procedimientos de
asesoramiento personal. Es de conocimiento que los países tienen sistemas legales y
financieros diferentes, y que por lo tanto, no todos pueden tomar medidas idénticas. En
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consecuencia, las recomendaciones trazaron los grandes principios o estándares con respecto
a los cuales los países deben tomar acción. Sin embargo, no se realiza intento alguno para
reglamentar cada detalle y ya que se cumplen los estándares mínimos, los países pueden
implementar estas medidas de acuerdo a sus circunstancias particulares y marcos
constitucionales, aunque cada jurisdicción debe ser capaz de demostrar que su régimen contra
el lavado de dinero es efectivo. El GAFI anunció grandes cambios a sus estándares mundiales
antilavado relacionados con políticas y procedimientos que deben implementar los sectores
público y privado para un eficiente control antilavado.
Recientemente se han establecido las Nueve Recomendaciones especiales que hacen
referencia a la lucha contra el terrorismo:
1. Ratificar y ejecutar las resoluciones y convenciones de las Naciones Unidas contra la
financiación del terrorismo
2. Tipificar como delito fuente la financiación del terrorismo y del blanqueo.
3. Congelamiento y decomiso de activos que procedan, se utilicen o se intentan utilizar o
destinar a actos terroristas.
4. Extender el reporte de operaciones sospechosas a actividades terroristas.
5. Profundizar la cooperación internacional para el intercambio de información judicial y de
inteligencia y la extradición de personas con actividades terroristas.
6. Regular y controlar efectivamente los sistemas de envíos de fondos.
7. Mejorar la información que las instituciones financieras proveen sobre transferencias por
cable.
8. Implementar regulación para vigilar y controlar organizaciones sin ánimo de lucro.
9. Correos de efectivo, detectar el transporte físico transfronterizo de dinero en efectivo e
instrumentos negociables al portador.
6. LEY USA PATRIOT
El 26 de octubre de 2001 en Estados Unidos se promulgó la ley Patriot, la cual “requiere que las
instituciones financieras, incluso de las empresas de servicios monetarios tales como las que
envían remesas, establezcan programas contra el lavado de dinero y verifiquen la identidad de
sus clientes” para asegurar que los fondos no se provean para facilitar actividades terroristas.
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7. NUEVA LEY AMERICANA FRENTE A LOS FRAUDES CONTABLES (LEY SARBANESOXLEY – JULIO 30, 2002)
Esta ley resultó muy importante en el tema de Lavado de dinero y activos, para casos de ilícitos
de carácter corporativo, que se están investigando bajo la modalidad de lavado de activos,
asociados a transferencias ilícitas realizadas entre una casa matriz ubicada en Estados Unidos
y algunas filiales ubicadas en paraísos o sitios off-shore. Incluyen delitos como el fraude
contable, la corrupción a la justicia, la corrupción administrativa, dentro del tema de lavado de
activos.
8.
CONVENIOS, ACUERDOS Y DECLARACIONES DE PRINCIPIOS DEL SECTOR
FINANCIERO COLOMBIANO FRENTE AL LAVADO DE ACTIVOS
El Gobierno Nacional, la Asociación Bancaria y las entidades financieras de Colombia, han
promovido acciones tendientes a la prevención del lavado de activos por parte de las entidades
financieras, entre las cuales se han formalizado las siguientes:
•
•
•
•
•
Acuerdo sobre el papel del sistema financiero en la detección, prevención y represión de
movimientos de capitales ilícitos (octubre 21 de 1992).
Comité de Administración del Riesgo de la Asobancaria (1994)
Convenio con la Fiscalía General de la Nación sobre suministro de información del sector
financiero para fines investigativos de competencia del ente estatal.
Acuerdo de la Junta Directiva de la Asobancaria sobre el papel del sistema financiero en la
detección, prevención y represión del movimiento de capitales ilícitos.
Declaración de principios y acciones del sector financiero frente al blanqueo de activos.
Finalmente, se advierte que el sector financiero actúa como base de una cadena de valor, en
la cual evalúa y analiza sus operaciones de sus clientes, para protegerse a sí mismo y al
sistema en general, y a la vez para permitir que las autoridades puedan desplegar sus análisis
y orientar las investigaciones a los orígenes de las actividades ilícitas con el fin de que el Estado
pueda sancionar a los responsables y evitar la filtración de recursos ilícitos en la economía del
País.
BIBLIOGRAFÍA
Circular Básica Jurídica 007 de 1996 Superintendencia Financiera
Señales de Alerta, Marzo de 2005
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Análisis de Ros y Tipológicas del Sector Fiduciario, UIAF
El Sector Financiero Colombiano Frente al Lavado de Activos, Asociación Bancaria y de
Entidades Financieras de Colombia, Asobancaria, Bogotá.
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ANEXO CUATRO
FORMATOS
“TODOS LOS FORMATOS RELACIONADOS SE ENCUENTRAN A DISPOSICIÓN EN LA
CARPETA DEL SISTEMA DE CALIDAD DE FIDUCOLDEX”
Formato
FTGC01
Formato
FTCR03
FTCR04
FTCR05
Denominación
Ficha de
descripción del
negocio
Denominación
Formulario para
conocimiento de
cliente persona
natural – jurídica
Contenido
Contiene la
información
general del
negocio
Contenido
Contiene los datos
generales del
cliente,
Cliente con
información
firma y huella
financiera, y la
lista de la
documentación
anexa requerida.
Reporte Interno
de Señal de Alerta Informe sobre
u operación
operación inusual
inusual
Formato del
Sistema de
Calidad Concepto
de Cliente
Firma
Vicepresidente
Comercial,
Ejecutivo de
cuenta, o el
funcionario que
presenta el
negocio.
Firma
Datos generales,
verificación de
Documentos y
Concepto Final
Periodicidad
Archivo
AZ SARLAFT.
Por una vez
Archivo
previa a la firma
alfabético por
del contrato.
cliente
Periodicidad
Archivo
Previa a la firma
del contrato y
Actualización
anual
AZ SARLAFT.
Archivo
alfabético por
cliente.
Funcionario que
la detecte
dirigida al Oficial Cuando la
de
Detecte
Cumplimiento.
Carpeta
SARLAFT,
Operaciones
inusuales
Original se
remite al Área
de Riesgos
Coordinador de
para
Cumplimiento
Por una vez,
consolidación
con aprobación previa a la firma Matriz de
del de Oficial de del contrato
Riesgos.
Cumplimiento
Copia AZ
SARLAFT
Archivo
alfabético por
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cliente.
Formato
FTCR06
Denominación
Reporte Interno
Sobre la
integridad de las
señales de alerta
y operaciones
Inusuales.
FTCR08
Formato para
declaración de
operaciones en
efectivo
FTAR10
Formato de
certificación de
bienes, rentas y
actividad
económica
privada
Contenido
Firma
Periodicidad
Vicepresidentes,
Certificación sobre
Gerentes,
no haber conocido
Trimestral
Directores y
señales de alerta
Coordinadores
Datos de la
persona en
nombre de la cual
se hace la
transacción y del
beneficiario de la
misma
Información
financiera de los
funcionarios que
se cataloguen
dentro de la
clasificación de
PEP´S
Persona quien
realiza la
operación
Funcionario
catalogado
como PEP
Archivo
Carpeta
controles
oficial de
cumplimiento
Por cada
operación en
efectivo superior Carpeta
a
operaciones
$10.000.000.oo
o US$5.000.oo
Semestral
Carpeta
controles
oficial de
cumplimiento
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CONTROL DE DOCUMENTOS
NRO. VERSION
FECHA
1
31 de agosto de 2005
2
1 de octubre de 2006
3
2 de junio de 2008
OBSERVACIONES
Versión inicial
Modificaciones incorporadas de conformidad
con lo aprobado en sesión Nro. 184 de Junta
Directiva. Inicio de vigencia octubre 1 de
2006
Modificaciones atendiendo a la
Superfinanciera para actualizar el Sarlaft,
vigente desde junio 2 de 2008.
Modificaciones
atendiendo
a
la
Superfinanciera para actualizar el sistema
para la prevención al lavado de activos y
financiación al terrorismo - "SARLAFT".
Aprobado Acta Junta Directiva 211 del 27 de
marzo de 2009.
4
31 de enero de 2009
5
29 de mayo de 2009
6
4 de mayo de 2010
7
1 de junio de 2010
8
3 de agosto de 2010
9
7 de diciembre de 2010
Se incluyen políticas para el mejoramiento
del proceso de Conocimiento del Cliente,
Incumplimientos
al
Manual
Sarlaft,
Infraestructura Tecnológica y cambios en
formularios de vinculación. Se presentan
para actualización, los formatos: FTCR03,
FTCR12 y FTCR05.
Se incluyó en el capítulo 3.7. el reporte
externo de productos ofrecidos. Así mismo,
en el anexo 3, se incluyeron algunas normas
relacionadas con el SARLAFT.
Se agregaron los siguientes puntos: a)
Dentro de la lista de productos de la
Fiduciaria se incluyó: “Fiducia con recursos
del Sistema General de seguridad social
(pasivos pensionales)”. B) Consulta en
Centinela de personas a vincularse como
agregados comerciales y personal local de
las oficinas de Proexport C) Procedimiento
para vinculación para entidades públicas por
licitación.
Se modifica código formatos inscripción de
proveedores FTJA10 y FTJA11.
Se incluyen los formatos de conocimiento del
cliente FTCR15 para negocio Fomipyme y
FTFC02 para el fondo de capital privado
Aureos.
Actualización de la estructura organizacional
de la fiduciaria. Adicionar dentro de los
reportes externos, el valor límite de las
operaciones múltiples en efectivo (para
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operaciones
que
sumadas
superen
$50.000.000, o USD$50.000 o su equivalente
en otras monedas). Cambios aprobados por
Junta Directiva del 26 de octubre de 2010.
Se eliminan los formatos FTCR14, FTCR15,
FTFC01 y FTFC02 retirados del Sistema de
Gestión de Calidad.
Se modificó de forma integral el contenido del
manual.
Ajuste
de
procedimientos
por
implementación del nuevo software.
la
Ajuste de políticas y metodologías para las
diferentes etapas del SARLAFT.
Principales cambios:
11
13 de Junio de 2012
12
11 de Junio de 2013
13
4 de abril de 2014
- Cambios metodología de segmentación de
clientes.
- Cambios en metodología de Medición.
- Cambios metodología de Control.
- Modificación etapa de monitoreo
- Inclusión de nuevas políticas de
Vinculación.
- Modificación procedimientos de revisión de
proveedores.
- Modificación de procedimiento de
vinculación de clientes.
- Modificación de formato de concepto del
cliente.
- Inclusión protocolo de entrevista presencial,
entrevista
telefónica
y
confirmación
telefónica.
- Actualización de cargos.
Modificación del punto 5.1.4 y el punto 5.2.7
en relación con las políticas de verificación y
conocimiento de proveedores de la Fiduciaria
y sus negocios.
Ampliación conocimiento de proveedores
para todos los negocios administrados por la
Fiduciaria.
Actualización de la información del Anexo II
Catálogo de Señales de Alerta, Operaciones
Inusuales y Tipologías de Lavado de Activos
y Financiación del Terrorismo.
Actualización del documento conforme a la
estructura organizacional vigente.
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Ajuste de la denominación de los cargos
Coordinador y Analista de Cumplimiento.
Actualización de los siguientes numerales:
5.1.12 Políticas de vinculación – entidades
vigiladas por la superintendencia financiera
5.2.6 Procedimiento de vinculación de
clientes personas públicamente expuestas
(PPES)
6.1
Documentos
requeridos
actualización de información
para
12 Divulgación de información – reportes
externos
Anexo 4 Inclusión del formato FTAR10
Formato de certificación de bienes, rentas y
actividad económica privada.
Modificaciones aprobadas por la
Directiva del 30 de enero de 2014.
Junta
Espacio para uso exclusivo el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad
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MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01

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