MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE VIÁTICOS Y PASAJES UNIDAD ADMINISTRATIVA:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE VIÁTICOS Y PASAJES
CÓDIGO:
MINDEPORTE/OAF/01/08-09
FECHA
VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN:
N°
12-2009
1
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN:
FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
VIÁTICOS Y PASAJES
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DIRECCIÓN:
FINANZAS
INDICE
Contenido
Introducción
Página
3
I.
Objetivo
II.
Alcance del Manual
5
III.
Unidad Responsable
6
IV.
Abreviaturas y Definiciones
6
V.
Responsable de la revisión de las Normas y
de los Procedimientos
9
VI.
Revisión de Normas y de los Procedimientos
9
VII.
Base Legal o Administrativa
9
VIII.
Documentos Aplicables
11
IX.
Normas Generales
11
X.
Normas Específicas:
14
10.1.
10.2.
10.3.
14
18
10.8.
Trámite de Viáticos y Pasajes dentro del País
Trámite de Viáticos y Pasajes fuera del País
Trámite de Gastos Eventuales y/o
Adicionales
Trámite de Adquisición de Boletos
Aéreos
De la Asignación de Vehículos
Del Cálculo y Cancelación de Viáticos y Pasajes
Trámite de Solicitud y Adquisición de Divisas por
concepto de Viáticos Fuera del País
De la Rendición
XI.
Lista de Distribución
29
XII.
Descripción de los Procedimientos
30
XIII.
Anexos
36
10.4.
10.5.
10.6.
10.7.
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Dirección OyS
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CONFORMADO POR:
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5
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INTRODUCCIÓN
La Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información a través de su Dirección
de Organización y Sistemas, conjuntamente con la Oficina de Administración y
Finanzas, (específicamente la Dirección de Finanzas), han elaborado el Manual
de Normas y Procedimiento de Viáticos y Pasajes, el cual regulará y controlará
todas las actividades que deben cumplir los funcionarios tanto de las unidades
administrativas solicitantes del Ministerio del Poder Popular para el Deporte,
como de la Oficina de Administración y Finanzas, la cual será la Unidad
encargada del trámite de los Viáticos.
El Manual de Normas y Procedimiento de Viáticos y Pasajes es un instrumento
de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por las
unidades administrativas creadas para tales fines. Tomando en consideración
lo señalado, el Manual, contiene los elementos fundamentales que permiten
identificar y describir la operatividad del proceso de Viáticos y de Pasajes
ejecutado en el Ministerio del Poder Popular para el Deporte.
Cabe destacar que los conceptos de gastos, categorías y tarifas aplicados en
los órganos y entes de la Administración Pública Nacional, para el cálculo y
cancelación de los viáticos que se derivan de la autorización y cumplimiento de
misiones oficiales o comisiones de trabajo que deben realizarse fuera de la
sede, en el marco del cumplimiento de los objetivos estratégicos, se
fundamentan en el Decreto Nº 184 de fecha 26 de junio de 1999 y sobre el cual
el Mindeporte ha desarrollado un marco normativo interno teniendo como base
de cálculo, los montos en bolívares que contempla el referido Decreto.
Se han adoptado mecanismos con los cuales se respeta la metodología
desarrollada, pero a su vez, permite actualizar los costos de la tarifa, de modo
que no se ponga en riesgo el cumplimiento de las misiones institucionales,
tomando en consideración que el contenido del Decreto Nº 184 que continua
vigente, no se adapta a los costos actuales por los conceptos de gasto
estipulados en el presente Manual.
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El Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes de Mindeporte,
se desarrolló con base a la modalidad actual, considerando la tarifa de viático
diario expresada en Unidades Tributarias, la cual se calculará de acuerdo con
el mencionado Decreto y se aplicará en el cálculo del viático diario, el
equivalente a la Unidad Tributaria vigente al primero de enero del ejercicio
presupuestario.
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I.
OBJETIVO
Establecer las normas y estandarizar las actividades del procedimiento de
asignación y control de viáticos y pasajes dentro y fuera del país, para los
funcionarios del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, derivados de
funciones o tareas oficiales a desempeñar.
II.
ALCANCE DEL MANUAL
El Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes, es de
observancia general para todas las unidades administrativas del Ministerio del
Poder Popular para el Deporte, siendo sus titulares los responsables de su
debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que regula la
materia; y en los términos de las normas contenidas en este documento.
Las personas o beneficiarios de la cancelación de viáticos son las siguientes:
a. Personal Directivo del Ministerio.
b. Personal profesional, técnico, administrativo y obreros.
c.
Miembros de Comisiones, Grupos de Trabajo u otro Cuerpo Asesor del
Ministerio.
d. Personas sin relación de dependencia, que presten servicios al Ministerio o
cumplan misiones oficiales, debidamente autorizadas, en sitios distantes a
su residencia habitual.
e. Personas Naturales o Jurídicas que faciliten los servicios o conceptos que
integran el viático.
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III.
UNIDAD RESPONSABLE
La unidad administrativa responsable del presente procedimiento es la Oficina
de Administración y Finanzas a través de la Dirección de Finanzas.
IV.
ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
IV. A) Abreviaturas:
MINDEPORTE: Ministerio del Poder Popular para el Deporte.
SIGECOF: Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas.
U.T: Unidad Tributaria.
SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.
IV. B) Definiciones:
Beneficiario: Personas enmarcadas dentro del ámbito de aplicación del
Manual, con derecho a percibir la cancelación por concepto de viáticos, por la
designación de una comisión de trabajo.
Comisión de Trabajo: Es aquella en la cual el funcionario realiza actividades
asignadas por el nivel superior, referidas al logro de resultados relacionados
con su área de desempeño, asimilándose a este concepto la asistencia a
congresos, seminarios o eventos en el país o fuera de él.
Dirección: Unidad orgánica funcional que detente ese nivel jerárquico dentro
del Ministerio del Poder Popular para el Deporte.
Funcionario: Todo trabajador del Ministerio del Poder Popular para el Deporte
con dependencia funcional bajo régimen de la Ley del Estatuto de la Función
Pública.
Gastos de Movilización: Es la asignación destinada a cubrir los gastos de
transporte diario, ocurridos con ocasión de la movilización que un funcionario,
deba realizar en el cumplimiento de la misión encomendada, desde su sitio de
hospedaje hasta el lugar de la misión.
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Gastos de Traslado: Es la asignación especial, de carácter temporal
destinada a cubrir los gastos de transporte de los funcionarios por traslado, ida
y regreso, de una localidad a otra en el desempeño de una misión de trabajo, el
cual puede ser: pasaje terrestre, pasaje aéreo, pago de kilometraje, o pasaje
marítimo según sea el caso.
Gastos de Viaje: Son gastos por concepto de viáticos, pasaje aéreo, tasa
aeroportuaria y otros gastos, debidamente soportados y autorizados, en que
incurre el funcionario cuando, en el cumplimiento de sus funciones, deba
desplazarse de su lugar habitual de trabajo.
Hospedaje: Alojamiento que se les da a los funcionarios del Ministerio del
Poder Popular para el Deporte en un lugar determinado (hoteles, pensiones,
entre otros) cuando se le asignen actividades que impliquen viajes dentro o
fuera del país.
Misión Oficial: Labor encomendada a las personas enmarcadas dentro del
ámbito de aplicación del Manual, para el cumplimiento de un servicio o una
misión oficial fuera de su sitio habitual de trabajo o de residencia, según
corresponda.
Obrero: Todo trabajador del Ministerio del Poder Popular para el Deporte con
dependencia funcional bajo régimen de la Ley Orgánica del Trabajo.
.
Otros Gastos: Son todos aquellos gastos eventuales justificables,
debidamente autorizados y evidenciados, derivados de la misión que se realiza,
tales como: peajes de autopistas, exceso de equipaje, seguro de vuelo, paso
de chalanas o ferry, telecomunicaciones (teléfono, fax, telegrama y fotocopias).
Pago por Kilometraje: Es el pago correspondiente al valor representado en
kilómetros recorridos, cuando el funcionario viaje en vehículo de su propiedad
por traslado de una localidad a otra en el desempeño de una misión de trabajo.
Pasaje Aéreo y Marítimo: Se refiere a los boletos necesarios para efectuar
traslados aéreos o marítimos.
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Pasaje Terrestre: Es el pago correspondiente a los pasajes en vehículo por
puesto vía terrestre.
Sitio de Trabajo: Es la sede física de la unidad administrativa que forma parte
de la estructura organizativa del Ministerio del Poder Popular para el Deporte,
en el cual el empleado u obrero desempeña habitualmente su trabajo.
Solicitud de Viáticos: Es el Formulario en el que se expresa el objeto,
funciones, temporalidad y lugar de la misión o comisión de trabajo.
Tarifa: Tabla que estipula, los montos diarios a cancelar por jerarquía y zona,
que se otorgan por concepto de viáticos.
Temporadas Altas: Para las presentes normas y procedimiento se considerará
temporadas altas: Carnaval, Semana Santa, Período de Vacaciones Escolares
y Fiestas Decembrinas.
Traslado entre Aeropuertos: Es la asignación destinada a cubrir gastos de
transporte del funcionario entre los aeropuertos y las ciudades de origen y
destino de la misión.
Unidad Administrativa: Las distintas unidades orgánicas funcionales que
conforman al Ministerio del Poder Popular para el Deporte (Oficinas,
Direcciones Generales y Direcciones). También se suele denominar
Dependencia.
Unidad Tributaria: Es el valor del bolívar a los efectos tributarios,
presupuestarios y administrativos, vigente al 1º de enero del ejercicio
económico financiero.
Viático: Asignación diaria por concepto de alojamiento, pasaje y alimentación,
que se otorga a las personas que componen el ámbito de aplicación del
Manual, con motivo de la prestación de servicios fuera del lugar habitual de
trabajo, o de residencia, según corresponda.
Viáticos Internacionales: Para cubrir gastos fuera del territorio nacional.
Viáticos Nacionales: Para cubrir gastos dentro del territorio nacional.
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V.
RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS
PROCEDIMIENTOS
El responsable de revisar y solicitar la actualización ante la Oficina de Sistemas
y Tecnología de la Información de las normas y procedimientos establecidas en
el presente Manual, es el o la Directora General de la Oficina de Administración
y Finanzas.
VI.
REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS
Las normas y procedimientos deberán revisarse cuando menos una vez al año
o antes si hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el
sistema administrativo y operativo del Ministerio del Poder Popular para el
Deporte.
VII.
BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA
• Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,
publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nº
39.164 de fecha 23 de abril de 2009.
• Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.
• Ley del Estatuto de la Función Pública, publicada en Gaceta Oficial de
la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.522 de fecha 06 de
septiembre de 2002.
• Ley Contra la Corrupción, publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 5.637 (Extraordinaria) de fecha 07 de Abril
del 2003.
• Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de
Trámites Administrativos, publicada en Gaceta Oficial de la República
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Bolivariana de Venezuela Nº 5.891 Extraordinario de fecha 31 de julio de
2008.
• Ley de Presupuesto del ejercicio económico vigente.
• Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela Nº 5.781 Extraordinario de fecha 12
de agosto de 2005.
• Decreto Nro. 5.022 de fecha 27/11/2006, con el cual se crea el Ministerio
del Deporte, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 38.574 de fecha 29 de noviembre de 2006.
• Decreto Nro. 184 de fecha 26 julio de 1999, sobre la tarifa de viáticos
para viajes fuera del País, publicado en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nº 34.243 de fecha 28 de junio de 1999.
• Decreto Nro. 260 de fecha 24 de mayo de 1989, sobre la tarifa de viáticos
para viajes al Interior y Exterior del País, publicado en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela Nº 34.243 de fecha 16 de junio de
1989.
• Decreto Nº 6.649 sobre el Instructivo Presidencial para la eliminación del
Gasto Suntuario o Superfluo en el Sector Público Nacional, publicado en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.146 de
fecha 25 de marzo de 2009.
• Convenio Cambiario Nº 11. Normas que establecen el Régimen para la
adquisición de divisas por parte del Sector Público.
• Punto de Cuenta Nº DGOAF-001 de fecha 17 de abril de 2009:
Propuesta de Actualización de Tarifa de Viáticos y de los Niveles de
Autorización para el Ministerio del Poder Popular del Deporte.
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VIII.
DOCUMENTOS APLICABLES
Documento
Formulario 1
Formulario 2
Documento 1
Documento 2
Documento 3
Documento 4
Documento 5
Documento 6
Denominación
Solicitud y Autorización
de Viáticos y Pasajes
Solicitud de Boleto
Aéreo
Hoja de Cálculo de
Viáticos
Cheques
Boleto (aéreo,
terrestres, marítimo)
Factura
Registro de compromiso
y causado
Resumen de
autorización de pagos
Codificación
Formulario/MINDEPORTE/OAF/DF/01/07-09
Sistema de la Dirección de Finanzas
Chequeras
Boletos
Facturas (Según Normativa SENIAT)
Emitido por el SIGECOF en línea
Emitido por el SIGECOF en línea
IX.
NORMAS GENERALES
9.1.
Los montos cancelados por concepto de viáticos, no se computan a los
efectos del cálculo de vacaciones, bonificación de fin de año,
prestaciones sociales, pensiones de jubilación y demás beneficios
económicos.
9.2.
Los viajes dentro y fuera del país en cumplimiento de funciones o de
misiones oficiales deberán ser programados trimestralmente, con cargo
a cada Proyecto Presupuestario, de modo que se pueda determinar
previamente la duración, objeto y lugar; así como estimar el monto a
cancelar por dicho concepto.
9.3.
La programación trimestral de comisiones de trabajo dentro y fuera del
País deberá ser elaborada antes del inicio de cada trimestre por cada
unidad administrativa responsable de Proyectos; y remitida a la Oficina
de Planificación y Presupuesto y a la Oficina de Administración y
Finanzas, a los efectos de la estimación, solicitud y seguimiento de las
cuotas de compromiso y desembolso, necesarias para la afectación
presupuestaria del gasto.
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9.4.
De acuerdo con el Punto de Cuenta Nro.DGOAF-001 de fecha 17 de
abril de 2009, suscrito por la ciudadana Ministra, las comisiones de
trabajo o misiones oficiales DENTRO Y FUERA del País, de las
personas incluidas en el ámbito de aplicación del Manual, estarán
sujetas a los siguientes NIVELES DE AUTORIZACIÓN:
A.-VIAJES AL INTERIOR DEL PAÍS
COMISIÓN
ASIGNADA A:
Primer Nivel de
Autorización
Ministra (o)
Viceministros (a)
Ministra (o)
Ministra (o)
Ministra (o) o Viceministro
(a), de acuerdo a la
adscripción
Directores generales
Director (a)
Director(a) General
Personal adscrito a una
Dirección u Oficina
Director (a)
Personas sin relación de
dependencia
Personas Naturales o Jurídicas
que suministren o faciliten los
servicios
Segundo Nivel de
Autorización
Ministra (o)
Ministra (o) o Viceministro
(a), de acuerdo a la
adscripción
Director (a) General o
Viceministro (a) de acuerdo a
la adscripción
Viceministro(a) de acuerdo
a la adscripción
Viceministro (a), de
acuerdo a la adscripción
Ministra (o)
Ministra (o)
B.- VIAJES AL EXTERIOR DEL PAÍS
COMISIÓN
ASIGNADA A:
Ministra(o)
Resto de las personas que
conforman el ámbito de
aplicación del Manual
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Primer Nivel de
Autorización
Segundo Nivel de
Autorización
Vicepresidente (a) Ejecutivo
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Ministra (o)
Vicepresidente (a) Ejecutivo
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9.5.
Las solicitudes de viáticos y pasajes serán tramitadas por el Director
(a) o Jefe (a) de la Unidad de adscripción y autorizadas en atención a lo
establecido en el cuadro de NIVELES DE AUTORIZACIÓN, antes
señaladas.
9.6.
Si dos o más funcionarios (as) participan en el cumplimiento de una
misión, el viático diario será asignado en la cuantía que corresponda al
Funcionario de mayor rango según la escala preestablecida para tal fin.
9.7.
En caso de que la comisión de trabajo esté integrada por funcionarios de
distintas unidades administrativas, la solicitud será consolidada y
tramitada ante la Dirección de Finanzas, por el Jefe (a) de la Unidad que
coordine la comisión de trabajo, habiendo previamente cumplido con los
NIVELES DE AUTORIZACIÓN establecidos en el presente manual, para
los viajes dentro y fuera del país.
9.8.
Cuando la misión fuese cancelada o concluyera antes de la fecha
prevista, se deberá notificar oportunamente a las unidades
administrativas siguientes a fin de:
1º
A la Oficina de Administración y Finanzas.
a. En caso que no se haya cancelado el viático, paralizar los trámites
administrativos y evitar la cancelación indebida.
b. En caso que el viático haya sido cancelado, proceda a notificar al
beneficiario (a), el procedimiento a seguir para efectuar el reintegro del
monto respectivo.
9.9.
2º
A la Unidad de Adquisición de Pasajes:
a.
Evitar la adquisición de boletos o pasajes (cuando corresponda).
Una vez que el beneficiario (a) del viático haya sido notificado (a) del
procedimiento a seguir para el reintegro del monto cancelado (cuando
corresponda), deberá reintegrar el monto respectivo, en un plazo no
mayor de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de
recepción de la misma.
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9.10. No debe tramitarse viáticos ni pasajes para un mismo funcionario (a),
solicitados simultáneamente por más de una (1) Unidad; o donde
coincidan períodos o fechas. El supervisor (a) inmediato (a), es el (la)
responsable del cumplimiento de esta disposición.
9.11. No debe tramitarse viáticos ni pasajes para funcionarios (as) activos (as)
que estén de reposo, permiso, comisión de servicios o vacaciones. El
supervisor inmediato, es el responsable del cumplimiento de esta
disposición.
9.12. Cuando la persona designada a una misión especial o comisión de
trabajo recibiere por alguno de los conceptos previstos en el presente
Manual, asignaciones de otros organismos nacionales o internacionales,
los pagos correspondientes tanto a viáticos y pasajes como a otros
gastos, serán reducidos hasta por la cuantía de dichas asignaciones.
X.
NORMAS ESPECÍFICAS
10.1. TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES DENTRO DEL PAÍS
10.1.1. La TARIFA DE VIÁTICO DIARIO se calculará a efectos de la
cancelación, sobre la base de la UNIDAD TRIBUTARIA y con el valor
vigente de la misma al 1º de enero de cada ejercicio presupuestario;
de acuerdo a lo aprobado por la Ministra del Poder Popular para el
Deporte, en el Punto de Cuenta Nro. DGOAF-001 de fecha 17 de abril
de 2009.
10.1.2. Los viáticos diarios por concepto de alojamiento y comida para el
traslado dentro del País, se cancelarán de conformidad con los
grados y niveles establecidos en la siguiente Tabla de TARIFAS:
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TARIFA DE VIÁTICOS
VIAJES DENTRO DEL PAÍS
CATEGORÍA
VIÁTICOS DIARIOS
DENOMINACIÓN
ACTUAL
Art. 1
ANTERIOR
PERSONAL OBRERO;
B1, B2, B3
A
B
T1, T2, P1, P2
P3,
C
D
COORDINADORES,
DIRECTORES DE LINEA
CONSULTOR JURÍDICO,
AUDITOR,
DIRECTORES GENERALES
Parágrafo
Único
10 PERSONAL OBRERO;
1 AL 14 PERSONAL
ADMINISTRATIVO
E
2,91 u.t
3,38 u.t.
24 AL 26 PERSONAL TÉCNICO
PROFESIONAL;
V AL VII
ALTO
NIVEL
4,16 u.t.
III
VICE MINISTROS, MINISTRA
Art. 3
COMIDA
15 AL 23 PERSONAL TÉCNICO
PROFESIONAL
Y
IV
I
5,20 u.t
ALTO NIVEL
VIÁTICO SEGÚN REMUNERACIÓN O
CATEGORÍA
PERSONAL NO CLASIFICADO
Art. 2
Y
II
ALTO NIVEL
CONTRA FACTURA
3,96 u.t.
El Organismo debe suministrar BOLETO AÉREO
Art. 4
Art. 6
1 AL
ALOJAMIENTO
SI EL ORGANISMO SUMINISTRA
LA REDUCCIÓN DEL
VIÁTICO DIARIO
SERÁ
Alojamiento
Alimentos y Bebidas
Otros Gastos
64%
29%
7%
Se cancelará adicionalmente
Traslado: Residencia – Aeropuerto – Residencia y viceversa.
Traslado Intra urbano
Valor del Impuesto de cada salida nacional
Valor por carga de bulto o equipaje
Art. 7
Sl el Funcionario viaja en vehículo propio se le cancelará:
Bolívares
0,0059 u.t.
p/Km recorrido
0,0063 u.t.
Carretera no pavimentada
p/Km recorrido
El monto total no debe exceder el costo del boleto aéreo si el viaje pudiera
realizarse por esa vía
Carretera pavimentada
BASE LEGAL:
DECRETO 184.G.O. Nro. 36.731 de fecha 28/06/99
EXPRESIÓN EN UNIDADES TRIBUTARIAS, AUTORIZADO POR LA CIUDADANA MINISTRA, MEDIANTE PUNTO DE CUENTA Nº DGOAF-001
de fecha 17/04/2009.
IMPUESTOS EN EL AEROPUERTO
Bs
$
Impuesto de Salida
110
51,16
137,5
63,96
Tasa Aeroportuaria Internacional
Tasa Aeroportuaria Nacional
27,5
TARIFA VIGENTE A JUNIO DE 2009. Se ajustará automáticamente a la tarifa vigente
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10.1.3. Los empleados u obreros o personas naturales o jurídicas, que
conforman el ámbito de aplicación del presente Manual, a los que se
les haya autorizado una comisión de trabajo o misión oficial dentro
del País, tendrán derecho, según corresponda, a recibir los siguientes
conceptos del viático:
1- Monto diario por concepto de alojamiento y alimentación.
En atención a la cantidad de días y noches que la persona deba
permanecer en el lugar donde se cumplirá la misión designada; y
de acuerdo al contenido de la Tabla de TARIFAS.
a) Viático diario con pernota, que comprende la asignación
para gastos de alimentación y alojamiento.
b) Viático diario sin pernota, que comprende la asignación sin
incluir el concepto de alojamiento, con lo cual, el viático diario
se reduce en un 64%. Este concepto aplicará también, para el
último día de la misión.
2- Pasaje o equivalente en dinero
• Atendiendo a las siguientes especificidades:
a) Pasaje aéreo o su equivalente en dinero en clase económica.
b) Pasaje marítimo, lacustre o fluvial o su equivalente en
dinero.
c) Pasaje terrestre en vehículo comercial.
d) Cuando se autorice a un funcionario para que viaje en un
vehículo de su propiedad, se le pagará una asignación por
kilómetro recorrido, tomando como referencia para el cálculo,
lo establecido en la Tabla de TARIFAS (Ver punto 10.1.2 y la
Tabla de Distancias -Anexo “D”-). Si fuese necesario, se
pagará una asignación para cubrir gastos por concepto de
transporte de navegación y pago de peaje. En ningún caso la
cantidad que se reconozca podrá exceder el costo del pasaje
por vía aérea, si el viaje pudiera hacerse por este medio.
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3- Gastos de Transporte: Equivalente a la asignación para el pago de
transporte de su residencia o sede, al aeropuerto y viceversa; así
como desde el aeropuerto de destino, hasta el hotel y viceversa.
4- Gastos de Movilización: Equivalente a la asignación para cubrir los
gastos de transporte diario causados con ocasión de la movilización
que debe realizar el beneficiario del viático, desde el hotel hasta el
sitio donde se realice la comisión y viceversa.
5- Valor del impuesto por cada salida nacional: Se cancelará según
la tarifa vigente para el momento del viaje y según el destino del
mismo.
6- Valor por carga de bulto o equipaje: Los montos correspondientes
a los conceptos de carga o equipaje (sobrepeso) por razones de
fuerza mayor se cancelaran según tarifa del medio de trasporte y
contra reembolso o sujeto a rendición según sea el caso.
10.1.4.
Los montos correspondientes a los conceptos de viático indicados
en los puntos 2 al 6, se cancelarán atendiendo a los precios
actuales.
10.1.5.
Cuando la comisión de trabajo o misión especial se deba realizar en
"temporada turística alta" o en circunstancias excepcionales que
puedan incrementar los costos previstos, se cancelará VIÁTICO
DIARIO SUPLEMENTARIO, calculado en 30% sobre la suma del
viático diario.
10.1.6.
La solicitud de viáticos y pasajes, se tramitará con el Formulario
"Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes" (Ver Anexo “A”), el
cual deberá estar correctamente llenado según lo dispuesto en el
Instructivo; y autorizado en atención a los Niveles de Autorización
respectivos.
10.1.7.
El Formulario de "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes"
deberá ser elaborado, firmado y distribuido el original y las copias
respectivas, por la Unidad Solicitante, con cuatro (4) días previos a
la fecha estimada del viaje, de la siguiente forma:
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10.1.8.
a)
Remitir a la Dirección de Finanzas, la Planilla original del
Formulario, a los efectos del cálculo, trámite y cancelación
del viático.
b)
En caso de que el traslado del beneficiario se vaya a
realizar de forma aérea, remitir la copia Nº 1 del Formulario
a la Unidad de Adquisición de Pasajes a los efectos del
trámite de reserva y adquisición del boleto aéreo.
c)
En caso de que el traslado del beneficiario (a) se vaya a
realizar de forma terrestre con vehículo propiedad del
Ministerio del Poder Popular para el Deporte, remitir la copia
Nº 1 del Formulario del Área de Transporte, a los efectos de
canalizar la reserva del vehículo, para la fecha indicada.
d)
En caso de que el traslado del beneficiario (a) se vaya a
realizar de forma terrestre, con vehículo propiedad del
particular o comercial, se indicará en el Formulario original,
a los efectos de que la Dirección de Finanzas realice el
cálculo respectivo en incluya el monto a cancelar por ese
concepto, en el monto total del viático.
La Hoja de Cálculo de Viáticos deberá ser elaborada por el
funcionario (a) autorizado (a) de la Dirección de Finanzas para tal
fin, dado que la hoja contiene fórmulas de cálculo automático
(formato
Excel),
las
celdas
que
contengan
fórmulas
predeterminadas deberán estar protegidas contra escritura y
modificación para lo cual solicitarán la asesoría del personal de la
Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información del
MINDEPORTE.
10.2. TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES FUERA DEL PAÍS
10.2.1.
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Todo viaje al exterior del país en misión oficial deberá ser autorizado
por la (el) Ministra (o) del Poder Popular para el Deporte, mediante
Punto de Cuenta, el cual debe presentarse por parte de la Unidad
Solicitante de acuerdo al procedimiento autorizado, con un mínimo
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de cinco (5) días hábiles, previo a su tramitación por ante la Oficina
de Administración y Finanzas.
10.2.2.
El Punto de Cuenta solicitando la autorización de la Máxima
Autoridad del Ministerio, para realizar viajes al exterior del país debe
incluir la siguiente información, la cual deberá estar debidamente
soportada:
Objetivos del viaje
Tipo de evento, invitación
Fecha de realización
Programa, itinerario
Beneficios que la misión oficial a realizarse reportará a la
Institución
Estimación en días
Estimación de los costos del viaje, incluyendo las
correspondientes cantidades, tanto en Bolívares como en Divisas,
de los conceptos siguientes: boleto aéreo, alojamiento, traslados,
impuestos, viáticos, otros, de ser el caso, lo cual deberá
totalizarse
10.2.3.
Después de aprobado el Punto de Cuenta por la Máxima Autoridad
del Ministerio, la Dirección del Despacho, canalizará la aprobación
del mismo, ante la Vicepresidencia de la República, en atención a lo
establecido en las Normas de Austeridad 2009, emanadas del
Ejecutivo Nacional, Artículo 2, numeral 3, hasta el momento que sea
aplicable.
10.2.4.
Autorizada la misión por los niveles correspondientes, la Unidad
deberá remitir a la Dirección de Finanzas, con un mínimo de ocho (8)
días hábiles previos a la fecha prevista para el viaje, el Punto de
Cuenta original, la aprobación de la Vicepresidencia, conjuntamente
con la Solicitud y Autorización de Viáticos y el resto de los anexos
señalados en el punto 10.2.2. Al menos en la misma fecha, deberá
ser enviada la Copia Nº 1 a la Unidad de Adquisición de Pasajes a
los efectos del trámite de reserva y adquisición del boleto aéreo.
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10.2.5. Los viáticos diarios por concepto de alojamiento y comida para el
traslado fuera del País, se cancelarán de conformidad con lo
establecido en la siguiente Tabla de TARIFA DE VIÁTICOS:
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TARIFA DE VIÁTICOS
VIAJES FUERA DEL PAÍS
PAÍSES
VIÁTICOS
DIARIOS ($)
ÁFRICA
Argelia
Benin (Dahomey)
Betswana (Bechauanalandia)
Burundi
Burkina Faso
Camerún
Comoras (R.F. Islámicas)
Costa de Marfil
Chad
Djibouti
Egipto (Rep. Arabe)
Etiopía
Gabón
Gambia
Ghana
Guinea Bissau
Guinea Ecuatorial (Rep.)
Guinea (Conakry)
Kenya
Lesotho (Basutolandia)
Liberia
Libia
Malí
Malawi
Marruecos
Mauricio
Mauritania
Mozambique
Nigeria
Níger
República Centro Africana
República Popular del Congo
República de Senegal
República de Sur África
República Democrática de
Ruanda
San Tomé Príncipe (R.D.)
Seychelles (Rep.)
Sierra Leona
Somalia (Mogadiscio)
Suazilandia
Sudán
Tanzania
Togo
Túnez
Uganda
Zaire
Zambia
Zimbawe
170
200
150
AMÉRICA CENTRAL
Belice
Costa Rica
El Salvador
Guatemala
Honduras
Nicaragua
Panamá
VIÁTICOS
DIARIOS ($)
PAÍSES
AMÉRICA DEL SUR
137
137
137
140
137
137
137
137
137
194
137
137
137
137
137
137
137
146
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
137
AMÉRICA DEL NORTE
Canadá
Estados Unidos
México
PAÍSES
140
140
140
140
140
140
156
Argentina
Brasil
Bolivia
Colombia
Chile
Ecuador
Guyana
Guayana Francesa
Paraguay
Perú
Uruguay
140
140
117
140
140
117
170
140
140
140
140
CARIBE Y ATLÁNTICO OCCIDENTAL
Anguila
Antigua y Barbuda
Aruba
Bahamas
Barbados
Bermudas
Bonaire y Saba
Cuba
Curazao
Dominica
Granada
Guadalupe
Haití
Vírgenes (Británicas)
Vírgenes (EE. UU.)
Jamaica
Martinica
Montserrat
Puerto Rico
República Dominicana
San Vicente y Las Granadinas
Santa Lucía
154
180
243
258
192
252
188
106
199
102
140
140
98
92
53
162
133
137
115
82
132
133
ASIA
Afganistán
Bangladesh
Birmania
Bután
Corea
Hong Kong
India
Japón
Kampuchea
Laos
Macao
Malasia
Maldivas
Mongolia
Nepal
Pakistán
República Popular de China
Singapur
Sri Lanka
Tailandia
Taiwan
Viet-Nam
84
82
47
47
111
139
84
193
53
53
81
132
94
100
77
84
85
124
72
90
74
77
MEDIO ORIENTE
Chipre
Irak
Irán
Israel
Jordania
Líbano
183
148
164
170
148
100
124
88
146
186
EUROPA
Albania
Alemania Occidental (Federal)
Alemania Oriental (Democrática)
Austria
Bélgica
Bulgaria
Checoslovaquia
Dinamarca
España
Finlandia
Francia
Gibraltar
Gran Bretaña e Irlanda del Norte
Grecia
Holanda (Países Bajos)
Hungría
Irlanda
Islanda
Italia
Luxemburgo
Malta
Noruega
Polonia
Portugal
Rumanía
Suecia
Suiza
U.R.S.S.
Yugoslavia
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
193
OCEANÍA
Australia
Filipinas
Indonesia
Islas Fiji
Islas Salomón
Kiribati
Nauru
Nueva Caledonia
Nuevas Hébridas
Papua-Nueva Guinea
Samoa Occidental
Tonga
Taulu
88
111
100
78
70
54
53
85
70
190
110
54
48
TARIFA DIARIA: Los viáticos diarios para viajes fuera del país se calcularán de acuerdo a la siguiente tarifa (Artículo 8, Decreto 260 del 24-05-89)
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/TM
66
200
110
104
94
66
PENÍNSULA ARÁBIGA
Arabia Saudita
Bahrein
Kuwait
Omán
Qatar
Yemen (República Arabe)
Yemen (Rep. Dem. Popular)
Siria
Turquía
Emiratos Arabes Unidos
BASE LEGAL:
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VIÁTICOS
DIARIOS ($)
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10.2.6. En aquellos países donde no se haya indicado tarifa se aplicará la del
país cercano, cuyos costos sean similares.
10.2.7. Los empleados u obreros o personas naturales o jurídicas, que
conforman el ámbito de aplicación del Presente Manual, a los que se
les haya autorizado una comisión de trabajo o misión oficial fuera del
País, tendrán derecho, según corresponda, a recibir los siguientes
conceptos del viático:
1- Concepto de pasaje o su equivalente en dinero.
Si el viaje es por vía aérea el pasaje será en clase económica, excepto
para Ministra (o), Viceministros (as), Directores (as) Generales y
funcionarios (as) de similar jerarquía.
Los integrantes de las misiones enviadas por la administración pública,
dentro del continente americano, recibirán pasajes en clase turística; y
en clase ejecutiva si su destino está en otro continente.
2- Concepto de viático-diario se regirá según la tarifa especificada en la
TABLA DE TARIFAS del punto 10.2.5.
3- Concepto de prima adicional al viático-diario será calculada de
conformidad con la siguiente tabla:
CATEGORÍA
A
B
C
D-E
PRIMA DIARIA ADICIONAL
35%
50%
70%
100%
PERSONAL NO CLASIFICADO
VIÁTICO SEGÚN REMUNERACIÓN O
CATEGORÍA
4- Concepto de gastos del impuesto de salida del país, tasa
aeroportuaria, tramitación de pasaporte y visas si fueren
procedentes.
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5- Concepto de Traslado residencia - aeropuerto y viceversa.
10.2.8. Cuando un viaje al exterior comprenda diferentes países con tarifas
distintas, deberá asentarse en la "Solicitud y Autorización de Viáticos"
la información correspondiente a cada país, lo cual deberá estar
respaldada con los respectivos soportes.
10.2.9. Los viajes al exterior que se efectúen en época de temporada alta o en
circunstancias excepcionales que aumenten los costos previstos, darán
lugar a una VIÁTICO DIARIO SUPLEMENTARIO del 30% del viático
correspondiente de acuerdo al Artículo 10 del Decreto 260 del 24-0589; para el cálculo de esta prima se tomará en cuenta el viático-diario y
la prima adicional.
10.2.10.La cantidad pagada por gastos necesarios en relación con la
prestación del servicio será reembolsada previa presentación del
comprobante. Si por la naturaleza de los gastos o por las
circunstancias en que se efectúen no es posible su comprobación,
podrá autorizarse su pago, previa especificación firmada por el
funcionario que realizó la misión, conformada por el funcionario que la
autorizó y el Responsable del Proyecto respectivo.
10.2.11.Si el funcionario recibiere por alguno de los conceptos previstos en
este artículo asignación de otro organismo nacional, internacional o
extranjero, el viático le será reducido según la cuantía de tal
asignación.
10.3. TRÁMITE DE GASTOS EVENTUALES Y/O ADICIONALES
10.3.1. El Ministerio del Poder Popular para el Deporte reconocerá todos
aquellos gastos eventuales y adicionales a los conceptos de viático,
derivados del cumplimiento de una misión oficial debidamente
autorizada; siempre y cuando se encuentren justificados con las
facturas respectivas a nombre del MINISTERIO DEL PODER
POPULAR PARA EL DEPORTE, RIF Nº: G-20007493-0.
10.3.2. Las Facturas que se generen por concepto de "gastos eventuales y/o
adicionales" deberán ser remitidas a la Dirección de Finanzas, por el
Jefe de la Unidad, agregando a la solicitud de pagos, la justificación de
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la cancelación de dichos gastos, avalada por el Funcionario
responsable del Proyecto y/o acción centralizada respectiva.
10.4. TRÁMITE DE ADQUISICIÓN DE BOLETOS AÉREOS
10.4.1. La Unidad de Adquisición de Pasajes adscrita al Despacho de la (el)
Ministra (o) es la responsable de realizar las reservaciones,
adquisiciones y recepción de pasajes y de realizar la conciliación de las
facturas de los boletos aéreos. La adquisición del "boleto" cuando el
viaje se realice por vía aérea, se tramitará ante la Agencia de Viajes
mediante el formulario "Solicitud de Boleto Aéreo".
10.4.2. Utilizando como base el contenido de la copia Nº 1 del Formulario
"Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes", el Coordinador
designado por la (el) Ministra (o), hará el sondeo inicial con las
Agencias de Viajes registradas en el Ministerio como prestadoras de
dicho servicio, verificará la disponibilidad de vuelos en la fecha y hora
indicada; elaborará la "Solicitud de Boleto Aéreo" y la remitirá
debidamente firmada vía fax a la Agencia de Viajes seleccionada.
10.4.3. Se le solicitará a la Agencia de Viajes la remisión del boleto aéreo al
Ministerio del Poder Popular para el Deporte, por la vía más eficiente
(correo electrónico, fax símil o en físico), dependiendo de la modalidad
con validez para la línea aérea.
10.4.4. Una vez recibido el pasaje le será entregado al beneficiario, dejando
constancia de la recepción.
10.4.5. La Unidad de Adquisición de Pasajes, es la encargada de recibir de las
Agencias de Viajes, las facturas de los boletos adquiridos; hará la
revisión y conciliación respectiva en función de las solicitudes
tramitadas; y remitirá a la Dirección de Servicios Básicos, la siguiente
documentación debidamente organizada:
•
•
•
Copia Nº 1 del Formulario "Solicitud y Autorización de
Viáticos y Pasajes"
Formulario "Solicitud de Boleto Aéreo"
Factura original emitida por la Agencia de Viajes
10.4.6. La Dirección de Servicios Básicos recibirá la documentación antes
señalada, hará el proceso de consolidación de facturas, en función de
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la programación de pagos acordada con la Oficina de Administración y
Finanzas y con la agencia respectiva; hará el registro presupuestario
del gasto y solicitará el pago respectivo ante la Dirección de Finanzas.
10.5. DE LA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
10.5.1. Antes de decidir la forma de movilización más recomendable para el
cumplimiento de una misión oficial, la unidad administrativa que la
promueve u organiza, deberá evaluar la alternativa que sea factible.
10.5.2. En caso de que en la evaluación previa se haya determinado la
factibilidad de la asignación de un vehículo propiedad del Ministerio
para el cumplimiento de una misión, la unidad administrativa remitirá la
solicitud a la Dirección de Servicios Básicos.
10.5.3. La Dirección de Servicios Básicos a través del Área de Transporte, es
la responsable de verificar la disponibilidad y coordinar la asignación de
vehículos para el cumplimiento de misiones oficiales.
10.5.4. Utilizando como referencia la solicitud el Funcionario designado por la
Dirección de Servicios Básicos, hará la reserva del vehículo,
considerando el destino, la condición del vehículo, asignación del
conductor respectivo, fecha de inicio y culminación de la misión; y
notificará oportunamente a la unidad administrativa que promueve la
misión, de la asignación del vehículo para el cumplimiento de la misma.
10.5.5. En caso que se autorice la asignación de un vehículo y conductor para
el cumplimiento de una misión oficial, la Dirección de Servicios Básicos
deberá tramitar el viático respectivo, para el conductor del vehículo
asignado; siguiendo para ello, los pasos y niveles de autorización
establecidos en el presente Manual.
10.5.6. En caso que la solicitud de asignación de vehículo propiedad del
Ministerio no resulte procedente, la Dirección de Servicios Básicos
deberá notificar de inmediato a la Unidad que promueve la misión, a los
efectos de que se consideren otros medios de movilización.
10.6. DEL CÁLCULO Y CANCELACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES
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10.6.1. La Dirección de Finanzas es la Unidad responsable de realizar el
cálculo de los viáticos, para lo cual dispone de la HOJA DE CÁLCULO
DE VIÁTICOS (Ver Anexo “C”) que forma parte del presente Manual.
10.6.2. La HOJA DE CÁLCULO DE VIÁTICOS con los datos resultantes de
cada solicitud, debe imprimirse y firmarse en original y anexarse como
pieza justificativa del gasto, lo cual representa la base de cálculo para
el registro presupuestario y financiero del gasto, la emisión del cheque
por concepto de viáticos y/o para el trámite de la adquisición de divisas,
dependiendo de si la misión es dentro o fuera del País.
10.6.3. La tramitación del pago de viáticos para viajes al interior y exterior del
país se efectuará a través del formulario "Solicitud y Autorización de
Viáticos y Pasajes", el cual deberá estar autorizado conforme lo
indicado en el numeral 9.4 de las presentes Normas.
10.6.4. La tramitación de la cancelación de los boletos aéreos la realizará la
Dirección de Servicios Básicos, quien deberá anexar a los documentos
señalados en el numeral 10.4.5, los documentos probatorios del
registro presupuestario; y con ello, solicitar ante la Dirección de
Finanzas, la elaboración del pago respectivo. A tales efectos, la
Dirección de Servicios Básicos deberá diseñar un sistema de control de
los pagos por concepto de pasajes, discriminando por cada Unidad,
Categoría Presupuestaria, Proyecto y Acción Específica, a objeto de
suministrar información mensual que permita llevar el control
presupuestario.
10.6.5. La tramitación del pago de viáticos en moneda extranjera, se efectuará
de acuerdo a lo establecido en el Punto Nº 10.7 de las presentes
normas.
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10.7. TRÁMITE DE SOLICITUD Y ADQUISICIÓN DE DIVISAS POR
CONCEPTO DE VIÁTICOS FUERA DEL PAÍS
10.7.1. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de la Dirección de
Finanzas, es la Unidad responsable de realizar ante el Banco Central
de Venezuela, la tramitación y seguimiento de las solicitudes de
adquisición de divisas destinadas a cubrir los gastos por concepto de
viáticos de las personas que conforman el ámbito de aplicación del
presente Manual, que viajen en misiones oficiales al exterior.
10.7.2. La Unidad a la cual está adscrito el funcionario que viajará al exterior
del país en misión oficial, deberá tramitar ante la Dirección de
Finanzas, con un mínimo de ocho (8) días hábiles de antelación a la
fecha de realización de la misión, la “Solicitud y Autorización de
Viáticos” con los documentos de soporte debidamente autorizados,
según los Niveles de Autorización descritos en el aparte
correspondiente a la base legal y administrativa.
10.7.3. La (El) Directora (o) General de la Oficina de Administración y
Finanzas, conjuntamente con la Ministra (o) del Poder Popular para el
Deporte, firman los Oficios de Autorización ante el Banco Central de
Venezuela, para la adquisición de Divisas correspondientes a los
gastos de viáticos de las personas que conforman el ámbito de
aplicación del presente Manual, que viajen en misiones oficiales al
exterior del país.
10.7.4. Las FORMAS VOI-05 y GS-09 emitidas por el BCV, deben ser
suscritas por la (s) persona (s) autorizada (s), cuya (s) firma (s) esté (n)
registrada (s) en dicho instituto y facultada (s) para la adquisición de
divisas. Así mismo, deberá indicarse el código asignado, a fin de
facilitar al citado organismo servicio de identificación y conformación de
firmas.
10.7.5. Las solicitudes de adquisición de divisas para gastos de las personas
que viajen al exterior del país en misiones oficiales deberán ser
consignadas en la citada institución antes de efectuarse el viaje en
misión oficial al exterior y serán atendidas en el plazo establecido de
dos (2) días hábiles para la forma de pago en efectivo y de tres (3) días
hábiles cuando sea débito en la cuenta del Ministerio. En
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consecuencia, las solicitudes de adquisición de divisas para viáticos
sobre eventos ya realizados, se cancelarán en bolívares.
10.7.6. El retiro de las divisas en el Banco Central de Venezuela deberán
realizarlo los funcionarios autorizados por la Dirección de Finanzas,
adscrita a la Oficina de Administración y Finanzas, para lo cual se
asentará la información requerida en los formularios del Banco Central
de Venezuela: “VOI-05” y “GS-09”. Igualmente, deberán registrarse en
el último formulario nombrado los datos de identificación del vehículo
del Ministerio: marca, color y placa, que se utilizará para el traslado del
(de los) funcionario (s).
10.8. DE LA RENDICIÓN
10.8.1. Los Funcionarios que, en cumplimiento de sus funciones o de misiones
oficiales, viajen al interior o exterior del País, deberán presentar al
supervisor inmediato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a
la fecha de regreso, un informe de la gestión realizada, el cual deberá
ser exigido por el supervisor en caso de no presentarse en el lapso
establecido. Dicho informe deberá archivarse en la Unidad de
Adscripción del Funcionario, a los fines del control posterior por parte
de la Auditoría Interna.
10.8.2. Ante las misiones oficiales asignadas a la (el) Ministra (o),
Viceministros (as), Consultor (a) Jurídico, Auditor (a) Interno y
Directores (as) Generales del Ministerio, se indicará en la casilla de
"Observaciones" del Formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y
Pasajes", cuando se requiera de la consignación ante el Supervisor
inmediato, del Informe de Resultados de la Misión.
10.8.3. Cada Director (a) o Coordinador (a) solicitante, llevará un registro que
le permita conocer y suministrar de manera expedita la información
básica relacionada con las comisiones de trabajo de sus funcionarios o
empleados adscritos a su Unidad, en la cual se incluya el objeto de la
comisión, funcionario (s) comisionado (s); fecha de inicio y culminación
de la misma. Tales datos deben estar disponibles para cualquier
información que soliciten las Unidades de Control Interno o Externo.
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
XI.- LISTA DE DISTRIBUCIÓN
XII.
Ministra (o)
Despacho de la Ministra (o)
Director (a) General
Dirección del Despacho
Oficina Estratégica de Seguimiento y
Evaluación de Políticas Públicas
Consultoría Jurídica
Auditoría Interna
Oficina de Sistemas y Tecnología de la
Información
Oficina de Relaciones Interinstitucionales
Oficina de Planificación y Presupuesto
Oficina de Administración y Finanzas
Oficina de Recursos Humanos
Viceministro (a)
Despacho del Viceministro (a) de la
Actividad Física
Dirección General de Masificación y
Desarrollo Deportivo
Dirección General de Actividad física y
Recreación
Viceministro (a)
Despacho del Viceministro (a) de Deporte
de Rendimiento
Dirección General de Formación Deportiva
Dirección General de Alta Competencia
DE LA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
XII. a) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viáticos y Pasajes dentro
del País
Entradas del Proceso: Solicitud de Viáticos y Pasajes dentro del País
Salidas del Proceso: Autorización de Viáticos y Pasajes dentro del País
UNIDAD/EJECUTANTE:
ACCIÓN:
Solicitud de Viáticos y Pasajes dentro del País
Unidad Administrativa
Solicitante/
1. Llena Formularios siguiendo instructivo, según
sea el caso, “Solicitud y Autorización de Viáticos
y Pasajes” (original y una copia) y entrega al
Director General de la unidad administrativa a la
cual pertenece.
Solicitante/ Director (a)
General
Solicitante/
2. Revisa Solicitud y firma en señal de aprobación
de los mismos y lo regresa a la Unidad
solicitante.
3. Recibe Solicitud y envía original a la Oficina de
Administración y Finanzas.
4. Copia N° 1 se distribuye según sea la misión: a
la Unidad de Adquisición de Pasajes, si es aérea
o al Área de Transporte, si es terrestre.
5. Recibe, firma y sella copia en señal de recibido.
6. Recibe Solicitud en original sella copia en señal
de recibido y entrega copia al solicitante.
7. Envía original a la Dirección de Finanzas.
Oficina de Administración y
Finanzas \
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas \
Director (a)
Dirección de Finanzas \
Analista
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
8. Recibe Formulario, revisa y asigna al Analista de
Finanzas.
9. Recibe y verifica la Solicitud.
9.1 Actúa según procedimiento de cálculo y
cancelación de viáticos
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
XII. b) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viáticos y Pasajes Fuera
del País
Entradas del Proceso: Solicitud de Viáticos y Pasajes Fuera del País.
Salidas del Proceso: Autorización de Viáticos Fuera del País
UNIDAD/EJECUTANTE:
ACCIÓN:
Solicitud de Viáticos y Pasajes Fuera del País
Unidad
Administrativa/Solicitante
Ministro (a)
Vicepresidencia de la
República
Finanzas
Dirección de Finanzas
Dirección de Finanzas/
Analista de Finanzas
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
1. Elabora Punto de Cuenta exponiendo motivo y
justificación del viaje, anexa documentos,
Formulario de Solicitud y Autorización de Viáticos
y Pasajes y remite a la Dirección del Despacho.
2. Recibe, revisa Punto de Cuenta de Viáticos,
acompañado del Formulario de Solicitud y
Autorización de Viáticos y Pasajes.
3. Remite Punto de Cuenta a Ministro (a).
4. Recibe, revisa, y firma de estar conforme.
5. Devuelve a la Dirección del Despacho.
6. Canaliza la aprobación del Punto de Cuenta ante
la Vicepresidencia.
7. Recibe Punto de Cuenta, aprueba de estar
conforme y firma Formulario de Solicitud y
Autorización de Viáticos y Pasajes y remite a la
Dirección del Despacho.
8. Recibe Punto de Cuenta con aprobación, remite
original con los documentos anexos a la Oficina
de Administración y Finanzas y copia a la Unidad
Solicitante para su seguimiento.
9. Recibe Punto de Cuenta en original y documentos
anexos y remite a la Dirección de Finanzas.
10. Recibe Punto de Cuenta en original con
documentos anexos y asigna al Analista de
Finanzas.
11. Actúa conforme al procedimiento de cálculo y
cancelación de viáticos.
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
XII. c) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición y Cancelación de
Boletos Aéreos
Entradas del Proceso: Solicitud de Boletos Aéreos
Salidas del Proceso: Entrega de boletos aéreos a la Unidad Administrativa.
UNIDAD/EJECUTANTE:
ACCIÓN:
Adquisición y Cancelación de Boletos Aéreos
Unidad de Adquisición de
Pasajes
Agencia de Viajes
Unidad de Adquisición de
Pasajes
Dirección de Servicios Básicos
1. En caso que la misión se realice vía área, recibe
copia Nº 1 de la Solicitud y Autorización de
Viáticos y Pasajes.
2. Elabora y llena el Formulario de Solicitud de
Boletos y remite a la Agencia de Viajes.
3. Recibe Formulario de Solicitud de Boleto Aéreo
y realiza sus respectivos trámites.
4. Tramita Boletos y Facturas y remite a la Unidad
de Adquisición de Pasajes del Ministerio del
Poder Popular Para el Deporte.
5. Recibe Boletos y Facturas, verifica entrega
boletos a la Unidad Administrativa/Solicitante y
archiva temporalmente Facturas.
6. De acuerdo a la programación de pagos
acordados con la Agencia de Viajes procede a
conciliar:
• Solicitud y Autorización de Viáticos y
Pasajes
• Solicitud de Boletos Aéreos.
• Facturas.
7. Posteriormente remite los documentos a la
Dirección de Servicios Básicos.
8. Recibe, revisa documentos, realiza el registro
presupuestario del gasto y solicita el pago a la
Dirección de Finanzas.
9. Recibe, revisa documentos y realiza el trámite
administrativo de emisión de cheques u órdenes
de pagos para cancelar el compromiso
válidamente adquirido con la respectiva Agencia
de Viajes.
XII. d) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Asignación de Vehículos
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
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N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
Entradas del Proceso: Solicitud de Vehículo
Salidas del Proceso: Asignación de Vehículo de acuerdo a la disponibilidad
UNIDAD/EJECUTANTE:
ACCIÓN:
Asignación de Vehículos
Unidad
Administrativa/Solicitante
Finanzas /Área de Transporte
/Solicitante
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
1. Cuando se estime que la misión se
realice vía terrestre en vehículo
propiedad del Ministerio, deberá
enviar copia Nº 1 de la Solicitud y
Autorización de Viáticos y Pasajes al
Área de Transporte.
2. Recibe
copia
de
Solicitud
y
Autorización de Viáticos y Pasajes.
3. Verifica disponibilidad de vehículo.
4. De haber disponibilidad para la
asignación del vehículo notifica a la
unidad administrativa.
5. De no existir la disponibilidad del
vehículo recomienda alternativa para
que la unidad administrativa determine
la viabilidad de contratación de un
servicio externo, de ser el caso.
6. Recibe respuesta y procede según
sea el caso.
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
XII.
e) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Cancelación de Viáticos dentro y
Fuera del País
Entradas del Proceso: Cálculo y cancelación de Viáticos
Salidas del Proceso: Cancelación de Viáticos según sea el caso
UNIDAD/EJECUTANTE:
ACCIÓN:
Cancelación de Viáticos dentro y Fuera del País
Beneficiario
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
1. Elabora, imprime y firma hoja de cálculo de
viático.
2. En caso de ser dentro del país:
a. Efectúa el registro presupuestario
del gasto.
b. Emite el documento de pago a
nombre del Beneficiario.
3. En caso de ser fuera del país:
a. Realiza
trámites
específicos
establecidos por CADIVI y el Banco
Central de Venezuela.
b. Efectúa el registro presupuestario
del gasto.
c. Retira Dólares y/o Euros según sea
el caso.
d. Entrega divisas o documento de
pago a nombre del beneficiario.
4. Recibe divisas o documento de pago de
acuerdo con los trámites acordados.
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
XII. f) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Rendición de Cuentas de Viáticos
Entradas del Proceso: Elaboración de Informe para Rendición de Cuentas
Salidas del Proceso: Informe de Rendición de Cuentas
UNIDAD/EJECUTANTE:
ACCIÓN:
Rendición de Cuentas de Viáticos
/Beneficiario
1. Elabora informe de los resultados de la
misión.
2. Entrega al Jefe inmediato para su
respectivo control y conocimiento.
Supervisor o Jefe Inmediato
3. Recibe revisa y archiva para cualquier
información que soliciten las Unidades de
Control Interno o Externo.
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
XIII.- ANEXOS:
“A”
SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE
VIÁTICOS Y PASAJES
3. COMISIÓN
1. Nº
2. FECHA
4. DEPENDENCIA
DENTRO DEL PAÍS
(
)
FUERA DEL PAÍS
(
)
5.
DATOS DEL BENEFICIARIO O FUNCIONARIO DESIGNADO PARA REALIZAR MISIÓN OCOMISIÓN DE TRABAJO
NOMBRE Y APELLIDO
CÉDULA DE IDENTIDAD
CARGO
6. DESCRIPCIÓN DE LA MISIÓN OFICIAL O COMISIÓN DE TRABAJO
7. TIPO DE MOVILIZACIÓN:
8. FECHA DE LA MISIÓN
AÉREA
TERRESTRE EN VEHÍCULO:
SALIDA
DIAS CON PERNOTA
RETORNO
DÍAS SIN PERNOTA
PROPIEDAD DEL MPPD
PROPIEDAD DEL BENEFICIARIO
TRANSPORTE COMERCIAL
9. LUGAR EN QUE SE LLEVARÁ A CABO LA MISIÓN
OTROS
PAÍS
Especifique:
ESTADO
CIUDAD
ORIGEN
DESTINO
10. INFORMACIÓN ADICIONAL, COMENTARIO U OBSERVACIÓN
11. DOCUMENTOS ANEXOS:
SI
NO
Especifique:
GASTO A SER
IMPUTADO AL
PROYECTO PRESUPUESTARIO Y/O ACCIÓN CENTRALIZADA:
12. IMPUTACIÓN
PRESUPUESTARIA
AL PROYECTO:
AÑO
CÓDIGO DEL PROYECTO Y/O
ACCIÓN CENTRALIZADA
DENOMINACIÓN DEL PROYECTO Y/O ACCIÓN CENTRALIZADA
ACCIÓN ESPECÍFICA
PARTIDA PRESUPUESTARIA
2.0 09
13. AUTORIZACIÓN DE LA MISIÓN O COMISIÓN DE TRABAJO Y DEL TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES
1er. NIVEL DE AUTORIZACIÓN
2do. NIVEL DE AUTORIZACIÓN
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
FECHA:
FECHA:
FIRMA DEL FUNCIONARIO
Y
SELLO DE LA DEPENDENCIA
FIRMA DEL FUNCIONARIO
Y
SELLO DE LA DEPENDENCIA
DISTRIBUCIÓN DEL FORMULARIO
ORIGINAL:
EXPEDIENTE DE PAGO. Dirección de Finanzas
COPIA Nº 1:
Responsable de Trámite de Pasaje Aéreo o Terrestre
COPIA Nº 2:
Responsable del Proyecto y/o Acción Centralizada
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
INSTRUCCIONES DE LLENADO:
PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD SOLICITANTE
1. Número de Control de la Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes,
asignado por la Unidad.
2. Día, mes y año en que se llena el formulario.
3. Indique con un a "X" si la misión o comisión de trabajo se realizará
DENTRO o FUERA del País.
4. Denominación de la Unidad que efectúa la solicitud.
5. Escriba los datos del beneficiario (a) o funcionario (a) designado para
llevar a cabo la misión o comisión de trabajo (Nombre, Apellido, Cédula
de Identidad y Cargo que ocupa).
6. Describa breve y claramente, el objeto de la misión o comisión de
trabajo.
7. Marque con una "X" el medio de transporte a utilizar.
8. Indique las fechas previstas para SALIDA y RETORNO, los días con
pernota en el lugar de destino; y los días sin pernota.
9. Indique el lugar donde se llevará a cabo la misión, según la especificidad
solicitada.
10. En caso que el cumplimiento de una misión implique el recorrido de
varios países, estados o localidades, la unidad administrativa solicitante
deberá anexar cuadro, describiendo los estados o países desde donde
inicia el viaje y hacia dónde se dirige, la duración en cada uno, con
indicación del día y mes de inicio y culminación colocando el total de los
días por cada renglón.
11. Agregue cualquier información adicional, que considere importante para
aclarar o ampliar cualquiera de los datos suministrados.
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
12. Indique si agrega documentos anexos y especifique.
13. Indique los datos solicitados del Proyecto Presupuestario al cual se
cargará el gasto por concepto de viáticos y pasajes.
14. Coloque los datos solicitados de los niveles de autorización que
corresponden de acuerdo a la categoría del beneficiario y destino de la
misión; así como fecha en que firma el funcionario, firma y sello de la
Unidad Administrativa correspondiente.
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
“B”
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
Página 40 de 43
CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
INSTRUCCIONES DE LLENADO
PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD DE ADQUISICIÒN DE
PASAJES
1. Número de Control asignado por la Unidad.
2. Día, mes y año en que se llena el formulario.
3. Colocar Nº y fecha del Formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y
Pasajes", que avala el trámite de adquisición del boleto.
4. Colocar la Agencia de Viajes a quien se le hace la solicitud del Boleto
Aéreo, así como la persona contacto.
5. Colocar denominación de la Unidad del Ministerio que hace la solicitud a
la Agencia de Viajes.
6. Describa los detalles de la solicitud: destino, identificación de los
beneficiarios (as) de los boletos, cédula de identidad; y cualquier otra
información que considere importante relacionada con el boleto aéreo.
7. Indique la cantidad de boletos que deben ser emitidos.
8. Coloque la fecha de "ida" del pasajero (a).
9. Coloque la fecha de "retorno" del pasajero (a).
10. Coloque cualquier información adicional que considere pertinente a
efectos del trámite ante la Agencia de Viajes.
11. Colocar Nombre, Apellido, Firma y Sello de la persona autorizada ante la
Agencia de Viajes para hacer la solicitud de boletos aéreos.
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
“C”
PARA SER LLENADO POR LA DIRECCIÓN DE FINANZAS
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA
Página 42 de 43
CÓDIGO:
FECHA
N°
12-2009
1
DIRECCIÓN:
FINANZAS
“D”
TABLA DE DISTANCIAS ENTRE CIUDADES
ELABORADO POR:
Dirección OyS
/ZCh-mg-gb
CONFORMADO POR:
/TM
REVISADO POR:
/CEP
APROBADO POR:
Ministra:
VICTORIA MATA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE VIÁTICOS Y PASAJES UNIDAD ADMINISTRATIVA:

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