Document 6550472

MANUAL PROSEDUR
IJIN PELAKSANAAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN DI
LUAR UNIVERSITAS BRAWIJAYA (UB)
Revisi
:
Tanggal
:
Disetujui oleh
:
3
Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan
Tanggal: 12 Juni 2014
Tanggal: 12 Juni 2014
Tanggal: 12 Juni 2014
Disiapkan oleh:
Dikaji ulang oleh:
Disahkan oleh:
Drs.Slamet Kusnady,M.Si
Management Representative
Ir.H.RB.Ainurrasjid,MS
MANUAL PROSEDUR
IJIN PELAKSANAAN KEGIATAN
KEMAHASISWAAN DI LUAR UNIVERSITAS
BRAWIJAYA (UB)
Doc. No.
:
090000206019
Rev. No.
:
0
Date
:
1. Definisi :
1.1
Kegiatan Kemahasiswaan merupakan kegiatan penalaran, minat-bakat, dan
kesejahteraan mahasiswa yang sebagai panitia pelaksananya adalah mahasiswa atau
sekelompok mahasiswa ditingkat Universitas, Fakultas, dan Program Studi.
1.2
Ijin Pelaksanaan Kegiatan merupakan prosedur administrasi berupa pemberian
persetujuan tentang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan oleh pimpinan Universitas,
Fakultas, atau program studi
1.3
Kegiatan di Luar Universitas Brawijaya merupakan kegiatan kemahasiswaan yang
pelaksanaannya dilaksanakan di luar Universitas yang meliputi wilayah lokal Malang
Raya, wilayah propinsi Jawa Timur, wilayah Nasional, Regional Asean, Asia Pasifik dan
Internasional.
1.4
Permohonan Ijin Pelaksanaan Kegiatan merupakan prosedur kegiatan yang harus
dilaksanakan oleh seluruh mahasiswa yang akan melaksanakan seluruh kegiatan
kemahasiswaan.
2. Tujuan :
2.1 Mengatur seluruh proses periiinan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan diluar
Universitas Brawijaya.
2.2 Mempercepat dan mengefisienkan proses perijinan kegiatan kemahasiswaan yang
diselenggarakan diluar kampus.
2.3 Memberikan kepastian hukum tentang seluruh pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di
lingkungan Universitas Brawijaya dan khususnya tentang pelaksanaan kegiatan
kemahasiswaan yang dilaksanakan diluar Universitas Brawijaya.
3. Ruang Lingkup :
Mulai dari prosedur pengajuan ijin, penyusunan rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan,
lama pelaksanaan kegiatan, ijin tempat, ijin orang tua, jaminan keamanan dan wajib dilengkapi
oleh seluruh unit kemahasiswaan yang akan menyelenggarakan kegiatan di luar Universitas
Brawijaya.
4. Garis Besar Prosedur :
4.1
4.2
4.3
4.4
Pengajuan ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya sudah
harus disampaikan kepada PR III paling lambat tiga minggu sebelum dilaksanakannya
kegiatan tersebut.
PR III mempelajari dan melakukan verifikasi Pengajuan ijin tersebut dan memberi
disposisi kepada Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan.
Surat Permohonan pengajuan ijin tersebut beserta disposisi di distribusikan oleh
Sekretaris PR III ke Sekretaris Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan.
Surat Permohonan pengajuan ijin tersebut diterima Sekretaris Kepala Biro Administrasi
Kemahasiswaan, untuk selanjut dilakukan pengklasifikasi perijinan kegiatan kedalam
Page 1 of 5
MANUAL PROSEDUR
IJIN PELAKSANAAN KEGIATAN
KEMAHASISWAAN DI LUAR UNIVERSITAS
BRAWIJAYA (UB)
Doc. No.
:
090000206019
Rev. No.
:
0
Date
:
bidang penalaran, minat dan bakat, dan kesejahteraan mahasiswa yang selanjutnya
disampaikan kepada kepala biro kemahasiswaan.
4.5 Kepala biro administrasi kemahasiswa mempelajari permohonan surat ijin kegiatan
kemahasiswaan di luar UB dan melakukan disposisi kepada kepala bagian yang sesuai
untuk dilakukan verivikasi.
4.6 Kepala bagian yang sesuai melakukan verifikasi terhadap kelengkapan persyaratan
pengajuan perijinan kegiatan kemahasiswaan ke luar Universitas Brawijaya meliputi :
rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan, lama pelaksanaan kegiatan, ijin tempat, ijin
orang tua, dan jaminan keamanan.
4.7 Hasil verifikasi dari kepala bagian disampaikan kepada kepala Biro Kemahasiswaan untuk
memperoleh rekomendasi pemberian ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar
Universitas Brawijaya.
4.8 Hasil verifikasi oleh Kepala Biro administrasi kemahasiswaan selanjutnya dikembalikan ke
sekretaris PR III untuk dibuatkan surat ijinnya.
4.9 Surat ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di Luar UB sebelum ditanda tangani oleh
PR 3 harus mendapatkan paraf dari staf ahli PR III yang sesuai dengan bidang kegiatan.
4.10 Pembantu Rektor III menandantangani surat ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di
luar universitas brawijaya
4.11 Sekretaris PR III menyampaikan Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di Luar
Universitas Brawijaya kepada mahasiswa
Page 2 of 5
MANUAL PROSEDUR
IJIN PELAKSANAAN KEGIATAN
KEMAHASISWAAN DI LUAR UNIVERSITAS
BRAWIJAYA (UB)
Doc. No.
:
090000206019
Rev. No.
:
0
Date
:
5. Bagan Alir
Bagan Alir Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di Luar Universitas Brawijaya
Mulai
Sekretaris PR III
Pembantu Rektor III
Sekretaris PR III
Sekretaris KaBiro
Kemahasiswaan
Ka Biro Administrasi
Kemahasiswaan
Kabag
Kemahasiswaan
Menerima Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di Luar UB
mempelajari dan melakukan verifikasi Pengajuan ijin tersebut dan
memberi disposisi kepada Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan
Mendistribusikan hasil disposisi dari PR III ke Sekretaris Kepala Biro
Administrasi Kemahasiswaan
melakukan pengklasifikasian perijinan kegiatan kedalam bidang
penalaran, minat dan bakat, dan kesejahteraan mahasiswa
mempelajari permohonan surat ijin kegiatan kemahasiswaan di luar UB
dan melakukan disposisi kepada kepala bagian yang sesuai
Melakukan verifikasi terhadap kelengkapan persyaratan pengajuan
perijinan kegiatan kemahasiswaan ke luar Universitas Brawijaya
Ka Biro Administrasi
Kemahasiswaan
Merekomendasikan pemberian Ijin pelaksanaan kegiatan
kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya
Sekretaris KaBiro
Kemahasiswaan
Meneruskan rekomendasi pemberian Ijin pelaksanaan kegiatan
kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya kepada Sekretaris PR III
Sekretaris PR III
Staf Ahli PR III sesuai
bidang Perijinan
PR III
Sekretaris PR III
Membuat draft surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar
Universitas Brawijaya
Memberikan paraf draft surat Ijin pelaksanaan kegiatan
kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya
Menandatangani dan memberikan surat Ijin pelaksanaan kegiatan
kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya
Menyampaikan surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar
Universitas Brawijaya kepada mahasiswa
Selesai
Page 3 of 5
Page 4 of 5