MANUAL DE USUARIO PARA CARGUE DE PLANILLAS RES 5094

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INSTRUCTIVO CARGUE DE PLANILLAS RES 5094
Versión # 1
Código: G-AD-26
Fecha de vigencia: 11/02/2014
Administración de Información
Electrónica
MANUAL DE USUARIO PARA CARGUE DE
PLANILLAS RES 5094
ASESORIA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS
2014
INSTRUCTIVO CARGUE DE PLANILLAS RESOLUCION 5094
Versión # 1
Código: G-AD-26
Electrónica
Control de cambios
Versión Autor(es)
1.0
Jorge
Torres
Comentario
Guía para el cargue de
planillas de Pila según los
parámetros establecidos
por la Resolución 5094 de
2013.
Fecha
Pagina
10/02/2014
2
Versión # 1
Código: G-AD-26
Electrónica
Tabla de contenido
1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................ 5
2. NORMATIVIDAD .................................................................................. 5
3. VALIDACIONES TIPO DE COTIZANTE 51 ............................................ 6
3.1 OBLIGATORIEDAD DE APORTES PARA EL TIPO DE COTIZANTE
“TRABAJADOR DE TIEMPO PARCIAL DECRETO 2616 DE 2013 AFILIADO AL
RÉGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD”. ........................................................... 6
3.2. TIPOS DE APORTANTE – CLASES DE APORTANTE Y TIPOS DE
PLANILLAS PARA LOS QUE APLICA EL NUEVO TIPO DE COTIZANTE ........... 7
3.3. EMPRESAS EN LAS QUE APLICA Y N/A EL COTIZANTE 51 ................. 9
3.4. COMPORTAMIENTO DE LAS NOVEDADES .......................................... 9
3.5 CONDICION COLOMBIANO RESIDENTE EN EL EXTERIOR ................... 9
3.6 TARIFAS DE APORTES A SUBSISTEMAS............................................... 9
3.7 PERIODO QUE EMPIEZA A REGIR...................................................... 10
3.8 NO APLICA EXONERACION DE PARAFISCALES .................................. 10
4. CARGUE DE LA INFORMACION ....................................................... 10
4.1 FORMULARIO LIQUIDACION DETALLADA DE APORTES .................. 10
4.1.1
Ingreso al Sistema ...................................................................... 10
4.1.2
Adición de Planillas ................................................................... 11
4.1.3
Adición de Afiliados .................................................................. 12
4.1.4
Aporte a Salud ........................................................................... 13
4.1.5
Aporte a Pensión ........................................................................ 13
4.1.6
Aportes a Riesgos (ARL) ............................................................ 14
4.1.7
Aportes a Caja de Compensación Familiar (CCF) ............... 15
4.1.8 Novedad SLN (Licencia No Remunerada o Suspensión
Temporal) ................................................................................................ 16
4.2. CARGUE DE PLANO .......................................................................... 20
4.2.1 Ingreso al Sistema ........................................................................ 20
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Electrónica
4.2.2 Cargar Plano ................................................................................. 20
4.2.3 Campos relacionados al tipo de cotizante 51 en el archivo plano
21
4.2.4 Tipo de Cotizante ......................................................................... 21
4.2.5 Liquidación de Aportes a Pensión, Riesgos Laborales y Caja de
Compensación Familiar ............................................................................ 22
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1. OBJETIVO GENERAL
Documentar el nuevo procedimiento por el cual los usuarios pueden
realizar el cargue de planillas ajustándose a la resolución 5094 del
2013.
2. NORMATIVIDAD
En este manual abordaremos la RESOLUCIÓN 5094 de Noviembre 29 de
2013, expedida por el MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
por la cual se ajusta la planilla integrada de autoliquidación de aportes
PILA de acuerdo con lo establecido en el Decreto número 2616 de 2013.
Por lo tanto el MSPS, en ejercicio de sus facultades legales, en especial,
de las conferidas en el numeral 23 del artículo 2 del Decreto-ley 4107 de
2011, artículos 171 y 172 de la Ley 1450 de 2011 y del Decreto número
2616 de 2013, y Considerando que el artículo 171 de la Ley 1450 de
2011, “por la cual se expide el Plan Nacional Desarrollo 2010-2014”
establece que la afiliación a la Seguridad Social Integral de los
trabajadores dependientes que se encuentren vinculados laboralmente
por periodos inferiores a un mes o por días, y que por dicha situación
perciban un ingreso mensual inferior a un SMMLV, se realizará mediante
su cotización de acuerdo con el número de días laborados y sobre un
monto no inferior a un salario mínimo legal diario vigente, de
conformidad con los límites mínimos que se establezcan por el Gobierno
Nacional.
Que el artículo 172 de la misma ley estableció que el Gobierno Nacional
diseñará un esquema financiero y operativo que posibilite la vinculación
de los trabajadores informales del sector primario a los sistemas
generales de pensiones y de riesgos profesionales.
Que el Decreto número 2616 de 2013 crea el mecanismo que permite la
cotización por semanas a los sistemas de Pensión y Subsidio Familiar,
para los trabajadores dependientes que sean contratados para trabajar
por periodos inferiores a treinta (30) días en el mes y por ello su
remuneración sea menor a un salario mínimo legal mensual vigente. En
cuanto al Sistema de Riesgos Laborales, el inciso segundo del artículo 5
del Decreto número 2616 de 2013, determinó que el ingreso base de
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cotización será el salario mínimo legal mensual vigente y con un reporte
de 30 días de cotización;
Que por lo anterior, se hace necesario efectuar un ajuste a la Planilla
Integrada de Autoliquidación de Aportes (PILA) que permita la
autoliquidación y el pago de aportes de los trabajadores dependientes
que laboren por periodos inferiores a un mes, en los términos ya
indicados.
3. VALIDACIONES TIPO DE COTIZANTE 51
Según el Articulo 1 de la Resolución 5094 de 2013 se adiciona un nuevo
Tipo de Cotizante al campo 5 de que trata el artículo 10 de la
Resolución número 1747 de 2008 llamado “Trabajador de tiempo Parcial
Decreto 2616 de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en Salud”.
Posición
Campo
5
Long
2
Ini
26
Tipo
Descripción
Validaciones y Origen de los datos
N
Tipo de
Cotizante
51 Trabajador de Tiempo Parcial Decreto 2616
de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en
Salud.
Fin
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3.1 OBLIGATORIEDAD DE APORTES PARA EL TIPO DE COTIZANTE “TRABAJADOR DE
TIEMPO PARCIAL DECRETO 2616 DE 2013 AFILIADO AL RÉGIMEN SUBSIDIADO EN
SALUD”.
Este tipo de cotizante debe liquidar aporte de cotización obligatoria en
los siguientes Sub-Sistemas:
 Pensión (Excepto se liquide con los siguiente sub-tipos de
cotizante:
Dependiente pensionado por Vejez Activo
Cotizante no obligado a cotización a pensiones por edad
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Cotizante con requisitos cumplidos para pensión
Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o
devolución de saldos.
 ARL (Administradora de Riesgos Laborales y este aporte siempre
debe ser de 30 días)
 CCF (Caja de Compensación Familiar)
NOTA: Este tipo de cotizante debe pertenecer al Régimen Subsidiado
en Salud. Por lo tanto si el cotizante está afiliado a una EPS y liquida
aporte en salud a este tipo de Administradora debe liquidar con otro
tipo de cotizante.
3.2. TIPOS DE APORTANTE – CLASES DE APORTANTE Y TIPOS DE PLANILLAS PARA LOS
QUE APLICA EL NUEVO TIPO DE COTIZANTE
 El tipo de cotizante 51 puede ser reportado por los Tipos de
Aportantes: 1, 3, 6.
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 El tipo de cotizante 51 puede ser reportado por las Clases de
Aportantes: A – B – C – D

El tipo de cotizante 51 puede ser reportado en los Tipos de
Planilla: E, A, M, N, J
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3.3. EMPRESAS EN LAS QUE APLICA Y N/A EL COTIZANTE 51
El tipo de Cotizante “Trabajador de Tiempo Parcial Decreto 2616 de
2013 afiliado al Régimen Subsidiado en Salud” aplica para los
Empleadores que tienen trabajadores dependientes que pertenecen al
régimen subsidiado y no aplica para las Empresas Temporales.
3.4. COMPORTAMIENTO DE LAS NOVEDADES
El comportamiento de las novedades
deben ser las siguientes:
en PILA para el cotizante 51,
ING - aplica
RET - aplica
IRP - aplica
SLN - Aplica – Existe un contrato laboral
VSP - No aplica
VST - No aplica
IGE - No aplica
LMA - No aplica
3.5 CONDICION COLOMBIANO RESIDENTE EN EL EXTERIOR
Para el cotizante 51 no aplica la condición Colombiano Residente en el
Exterior.
3.6 TARIFAS DE APORTES A SUBSISTEMAS
Las tarifas a aplicar para el cotizante 51 deben ser las mismas que se
aplican para los cotizantes dependientes.
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Pensión: 16%
ARL: 0.5220 - 1.0440 - 1.8500 - 2.4360 - 4.3500 - 6.9600
CCF: 4%
3.7 PERIODO QUE EMPIEZA A REGIR
Este tipo de cotizante empieza a regir a partir del período Salud Febrero
de 2014.
3.8 NO APLICA EXONERACION DE PARAFISCALES
Este tipo de cotizante no tiene relación con la ley 1607 de 2012
“Cotizante Exonerado de pago de aporte de parafiscales y salud”, por lo
tanto siempre debe ir N (no).
4. CARGUE DE LA INFORMACION
A continuación se describirá paso a paso como el usuario puede realizar
la liquidación de aportes a Seguridad Social cuando es necesario
implementar este tipo de Cotizante 51 “Trabajador de Tiempo Parcial
Decreto 2616 de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en Salud”.
4.1 FORMULARIO LIQUIDACION DETALLADA DE APORTES
4.1.1
Ingreso al Sistema
El usuario después de registrarse previamente debe ingresar al portal de
servicios “FEDECAJAS” https://www.pilafacil.com/asd
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4.1.2
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Adición de Planillas
El usuario debe seleccionar en el Menú la opción Planilla Única donde se puede realizar
la adición de planillas. Después debe hacer clic Adicionar Planilla y luego debe aceptar.
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Aparecerá la siguiente ventana donde el usuario puede seleccionar el Tipo de Planilla
que desea liquidar.
El sistema genera el siguiente Nro. De planilla y el usuario debe hacer clic en la opción
“Ver Afiliados”
4.1.3
Adición de Afiliados
En la siguiente ventana se realiza la Adición de Afiliados:
Luego se aparece el Formulario de Liquidación Detallada de Aportes donde se realizará
el proceso de liquidación para el tipo de cotizante Trabajador de Tiempo Parcial.
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Primero seleccionamos el tipo de cotizante Trabajador de Tiempo Parcial en la lista que
se observa en la siguiente imagen:
4.1.4
Aporte a Salud
El tipo de Cotizante Trabajador de Tiempo Parcial no debe realizar este aporte, por lo
tanto, el formulario tiene inhabilitada la lista de Administradoras a EPS.
4.1.5
Aporte a Pensión
El usuario deberá liquidar los aportes a Pensión de acuerdo a las
aclaraciones del Artículo 3 de la resolución 5094 de 2013.
1. En el campo 36 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2 “Número de días
cotizados a pensión” se reportará los días laborados en el mes.
2. En el campo 42 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2 “IBC Pensión” se
reportará así:
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Número de días cotizados a pensión
IBC Pensión
Entre 1 y 7 días
Un cuarto de un salario mínimo legal mensual vigente
Entre 8 y 14 días
Dos cuartos de un salario mínimo legal mensual vigente
Entre 15 y 21 días
Tres cuartos de un salario mínimo legal mensual vigente
Entre 22 y 30 días
Un salario mínimo legal mensual vigente
4.1.6
Aportes a Riesgos (ARL)
El usuario deberá liquidar los aportes a Riesgos Laborales de acuerdo a
las aclaraciones del Artículo 4 de la resolución 5094 de 2013.
cotizados a riesgos laborales” se reportará 30 días.
2. En el campo 44 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2 “IBC Riesgos
Laborales” debe ser igual a un salario mínimo legal mensual vigente.
Nota: Si el usuario digita un número inferior a 30 días en cotización, el
sistema generará la siguiente alerta:
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Aportes a Caja de Compensación Familiar (CCF)
El usuario deberá liquidar los aportes a Caja de Compensación Familiar
Pensión de acuerdo a las aclaraciones del Artículo 5 de la resolución
5094 de 2013.
cotizados a Cajas de Compensación” se reportará los días laborados en
el mes.
2. En el campo 45 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2 “IBC CCF” se
reportará así:
Número de días cotizados a CCF
IBCCCF
Entre 1 y 7 días
Un cuarto de un salario mínimo legal mensual vigente
Entre 8 y 14 días
Dos cuartos de un salario mínimo legal mensual vigente
Entre 15 y 21 días
Tres cuartos de un salario mínimo legal mensual vigente
Entre 22 y 30 días
Un salario mínimo legal mensual vigente
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NOTA: La información en cuanto a días de cotización e IBC que se
liquida en aportes a Pensión y Caja de Compensación Familiar debe ser
la misma. De lo contrario el sistema generará la siguiente alerta:
4.1.8
Novedad SLN (Licencia No Remunerada o Suspensión Temporal)
Si el usuario debe liquidar una Novedad SLN en el registro del cotizante 51
“Trabajador de tiempo Parcial” no se liquida valor a Salud y si desea liquidar la
novedad SLN para Pensión, el valor se tomará con las validaciones del Rango
para Pensión.
NO OLVIDAR: La sumatoria de la Novedad SLN y los aportes Riesgos debe ser
30
Ej.: Si liquida 4 días el IBC corresponderá a un cuarto de 1 SMMLV y así se
liquidará el valor del aporte de la SLN.
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El aporte a liquidar para la novedad SLN es el siguiente:
Finalmente el formulario se liquidará de la siguiente forma cuando
presenta una novedad SLN
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Si el registro no presenta novedad SLN finalmente se liquida asi:
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4.2. CARGUE DE PLANO
4.2.1 Ingreso al Sistema
El usuario después de registrarse previamente debe ingresar al portal de
servicios “FEDECAJAS” https://www.pilafacil.com/asd
4.2.2 Cargar Plano
El usuario debe seleccionar en el Menú la opción Planilla Única donde se puede realizar
el proceso de Cargue de Plano. Después debe hacer clic el botón Cargar Plano y luego
debe aceptar.
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4.2.3 Campos relacionados al tipo de cotizante 51 en el archivo plano
4.2.4 Tipo de Cotizante
Se debe digitar el tipo de cotizante 51 “Trabajador de Tiempo Parcial” en
el campo 5 del Registro tipo 2 del archivo plano.
En el archivo plano se liquida de la siguiente forma:
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4.2.5 Liquidación de Aportes a Pensión, Riesgos Laborales y Caja de
Compensación Familiar
La liquidación de los aportes a Pensión, Riesgos Laborales y Caja de
Compensación Familiar se deben validar de acuerdo a los artículos 3,4 y
5 de la Resolución 5094 de 2013 descritos anteriormente en la
liquidación del formulario detallado de aportes.
Los campos a modificar en el archivo plano se encuentran plasmados en
la Resolución 1747 de 2008. Los campos a modificar dentro del archivo
son los siguientes:
Campo Administradora de Pensión, Administradora de CCF, días
de cotización en Pensión, días en Salud debe ir 0, días de Riesgos
siempre debe ir 30, días en CCF.
Recuerde: La información en días e IBC de Pensión y CCF debe ser la
misma
Campo Tarifa de la administradora de Pensiones, cotización
obligatoria (Recuerde que para este caso que son 6 días de
cotización en AFP corresponde a un cuarto de un salario
mínimo legal mensual vigente), campo total liquidación para
fondo de Pensiones.
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Versión # 1
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Campo Tarifa en Salud y cotización obligatoria a la administradora
EPS
Campo Tarifa de ARL, cotización Obligatoria de ARL, Tarifa CCF,
cotización obligatoria CCF, (Recuerde que para este caso que
son 6 días de cotización en CCF corresponde a un cuarto de
un salario mínimo legal mensual vigente),
campo
exoneración de Parafiscales, código de la administradora ARL,
clase de Riesgo ARL.
NOTA: Los campos mencionados se validan de acuerdo a la resolución
1747 de 2008 y sus modificaciones, como la Resolución 1607 de 2013 y
la Resolución 5094 de 2013.
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