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MANUAL OPERATIVO PARA LA ELABORACIÓN DE AJUSTES A LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas 2013 Septiembre de 2013 CONTENIDO INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3 1. Definiciones ................................................................................................................................. 4 2. Ajustes que deben ser presentados ante el OCAD y Ajustes que no requieren presentarse ante el OCAD ............................................................................................................................... 7 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 13 INTRODUCCIÓN Este documento orienta al usuario en la manera cómo se deben aplicar los ajustes a los proyectos de inversión que hayan sido viabilizados, priorizados y aprobados por el OCAD respectivo o que se encuentren en ejecución. Involucra definiciones relacionadas con: La oportunidad para la presentación y aprobación de los ajustes. Los elementos del proyecto de inversión que pueden ser objeto de ajuste. La instancia responsable de la viabilización, priorización y aprobación. El proceso de presentación de los ajustes que requieren aprobación por los OCAD El proceso para realizar modificaciones que no requieren trámite ante el OCAD. 1. Definiciones Con el propósito de brindar una adecuada aplicación de los ajustes a los proyectos de inversión descritos en el presente manual, es conveniente unificar conceptos para lo cual se presentan a continuación las siguientes definiciones: Nombre del Proyecto: Corresponde a la denominación que se le da a la alternativa de solución analizada y evaluada por el formulador. El nombre de un proyecto de inversión debe responder a tres interrogantes: i. ii. iii. ¿Qué se va a hacer? ¿Sobre qué? ¿Dónde? De esta manera la estructura del nombre considera tres partes: Proceso: La acción o acciones que se van a desarrollar Objeto: El motivo del proceso Localización: Indica la ubicación precisa del proyecto. Alcance: Corresponde a la delimitación del proyecto establecida en el objetivo general y objetivos específicos, el cual se ve materializado en los productos, sus requisitos o características. Por tanto, el alcance se verá reflejado en las metas de los productos, los costos y los respectivos indicadores para su medición. Beneficiarios: Corresponde a la población objetivo que, en algunos casos corresponderá al total de la población afectada identificada en el diagnóstico del proyecto o a un subconjunto de esa población. Es decir, el número de personas que recibirán el bien o el servicio que generará el proyecto. Producto: Es el bien o servicio que se genera en un proceso productivo y contribuye a la materialización de un objetivo específico del proyecto de inversión. Bien: Es un objeto tangible, almacenable o transportable. Servicio: prestación intangible y única que se produce y consume al mismo tiempo. Es no almacenable y no transportable. Proceso Productivo: Es el conjunto de actividades secuenciales bajo el control del responsable del proyecto, que generan valor económico y público. Actividad: Es la acción que contribuye a la transformación de insumos en productos. Capacidad: Se refiere a la cantidad máxima de producto (ya sean bienes o servicios) que puede generar un proyecto, que le permite garantizar el cumplimiento de su objetivo general y específicos. Meta: Corresponde a la expresión cuantitativa y cualitativa de los logros que se pretenden obtener con el proyecto. Refleja la capacidad especifica del proyecto, es decir la medición de los productos en términos de tiempo, cantidad y si es posible calidad. Costos: Corresponde a la cantidad monetaria que se paga por los insumos (a precios de mercado) programados para llevar a cabo una actividad. Para los proyectos de inversión, los costos se organizan de acuerdo con la etapa en que se realicen sus actividades: i. ii. iii. Costo de preinversión: Son aquellos costos que la entidad pública debe realizar para disminuir el riesgo de la inversión (estudios) y que en algunos casos no pueden recuperarse (costos muertos). Costos de inversión: Son los desembolsos atribuibles a la compra de activos fijos, como compra de terrenos y edificios, pago de obras civiles, compra de equipo y maquinaria, obras de instalación y los costos de capital de trabajo, entre otros. Estos generalmente se concentran durante los primeros períodos del proyecto y su registro en el flujo de caja así lo reflejará. Sin embargo, puede haber reinversiones o reposición de activos físicos y/o capital de trabajo en cualquier etapa del proyecto. Costos de operación y mantenimiento: Son los desembolsos atribuibles a la etapa de operación del proyecto, como pago de arrendamiento de infraestructura, servicios públicos domiciliarios, gastos generales y gastos propios del mantenimiento de los activos fijos, necesarios para cumplir el objeto del proyecto y que no podrán ser permanentes o recurrentes. Los costos de operación, reflejan los desembolsos por insumos y otros rubros necesarios para el ciclo productivo de la alternativa a lo largo de su funcionamiento. Estos generalmente se concentran durante el período denominado operación del proyecto y su registro en el flujo de caja así lo reflejará. Fuente de Financiación: Se refiere al origen de los recursos con los cuales se financiarán los costos de las actividades del proyecto de inversión. En el Sistema General de Regalías las fuentes de financiación son: Recursos de Fondo de Compensación Regional, Fondo de Desarrollo Regional, Fondo de Ciencia y Tecnología e Innovación, asignaciones de impacto local (específicas)1 y Regalías Directas. 1 las asignaciones de impacto local (específicas), corresponden al 40% del Fondo de Compensación Regional que se destina para proyectos de impacto local, en los municipios más pobres del país. Otras fuentes que podrían financiar los proyectos de inversión pública: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Presupuesto General de la Nación Recursos de los presupuestos de los departamentos, distritos o municipios Recursos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado Recursos del sector privado Saldos del Fondo Nacional de Regalías a diciembre 31 de 2011. Recursos de Cooperación Internacional Horizonte de Evaluación: Periodo que contempla el análisis de las etapas de preinversión, inversión y operación del proyecto. 2. Ajustes que deben ser presentados ante el OCAD y Ajustes que no requieren presentarse ante el OCAD Los ajustes que se pueden realizar a los proyectos de inversión luego de ser viabilizados (estado registrado actualizado en el sistema SUIFP-SGR), ya sea en el estado de priorización, aprobación o en ejecución, se relacionan a continuación: i. Ajustes que deben ser presentados al OCAD: Según lo establecido en el artículo 8° del Acuerdo 0014 de 2013, de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías- SGR, los ajustes realizados a los proyectos de inversión que deben ser presentados ante el OCAD son: a. Cambio en el nombre del proyecto o alcance, sin afectar localización, ni objetivo general del mismo b. Disminución en la cantidad de beneficiarios superior al 10% c. Cambios en las fuentes de financiación del proyecto d. Variación del valor del proyecto (incrementos o reducciones) a) Nombre del proyecto: Puede modificarse siempre y cuando en su estructura no cambie la localización del proyecto de inversión, el cual está relacionado con el objetivo general del mismo. Se debe tener en cuenta que modificar el proceso incluido en el nombre, puede llevar a la creación de otro proyecto. Por ejemplo: Tipo de ajuste del Nombre Cambio de objeto Cambio de localización Cambio de proceso Cambio de proceso y localización Nombre Inicial Modernización de infraestructura educativa en el municipio de La Rosita. Construcción puesta en marcha del sistema de acueducto y abastecimiento de agua potable en el corregimiento de Camarones, Riohacha, La Guajira, Caribe. Mejoramiento del sistema de acueducto regional del Sinú medio en el departamento del Córdoba. Construcción de la primera etapa del sistema de transporte regional de gas natural Cubará, CubaráBoyacá. Boyacá, Centro Oriente. Nombre Ajustado Correcto Nombre Ajustado Incorrecto Modernización de las Instalaciones Físicas de los Centros Educativos en el Municipio de La Rosita. Construcción puesta en marcha del sistema de acueducto y abastecimiento de agua potable en el corregimiento de Camarones- Riohacha. Optimización del sistema de acueducto regional del Sinú medio en el departamento del Córdoba. Construcción de la primera etapa del sistema de transporte regional de gas natural en el municipio de Cubará, Boyacá. Modernización del servicio de transporte educativo en el municipio de La Rosita. Construcción puesta en marcha del sistema de acueducto y abastecimiento de agua potable (no incluye localización). Construcción del sistema de acueducto regional del Sinú medio en el departamento del Córdoba. Mantenimiento del sistema de transporte regional de gas natural Boyacá. b) Alcance: Para efectos de los ajustes en el marco del Acuerdo 14 de 2013, se entiende como modificación del alcance del proyecto, el ajuste tanto en la meta total como en el valor de los productos ó en las metas de sus indicadores. El valor del producto se modifica a través del incremento de actividades ó el cambio en el costo de las actividades asociadas al producto. Una vez modificada la meta total del producto, las metas de los indicadores de producto asociados también podrán ser ajustadas en coherencia con la programación de los costos de sus actividades. NOTA: Un cambio representativo en la meta del producto, podría conllevar a la formulación de un nuevo proyecto de inversión. Ejemplo: Un proyecto tiene como meta construir 23 Km de la vía por un valor de $500.000.000. Por cuestiones técnicas, fue necesario reducir la meta a 20 km. Esta reducción debe realizarse bajo los lineamientos del Acuerdo 14, pues al disminuir la meta de su producto, se está cambiando el alcance del proyecto. Al presentarse este ajuste, también se tuvieron que ajustar las actividades por una redistribución en el valor de las mismas y los indicadores asociados a dicho producto. c) Disminución de beneficiarios en más de un 10%. Se reduce la población afectada con el proyecto en más de un 10%. Ejemplo: En el proyecto Construcción de Parque Central de un municipio X, se tiene la siguiente información: Número de Beneficiarios: 4.000 10% de 4000 = 400 Si la disminución del número de Beneficiarios es mayor a 400 personas, el ajuste va a OCAD. Si la disminución de Beneficiarios es menor o igual a 400 personas, no se presenta a OCAD. d) Fuentes de financiación: Cualquier fuente de financiación del proyecto se puede modificar o agregar, siempre y cuando la solicitud se haga al mismo OCAD que viabilizó (o aprobó) el proyecto susceptible de ajustes. Es importante verificar que el proyecto quede con alguna fuente del Sistema General de Regalías. En el caso en que todas las fuentes de financiación del proyecto queden en cero (0), el proyecto deberá desaprobarse y no le aplicará ajuste de proyecto. La modificación de cualquiera de sus fuentes, sean o no del SGR, debe discutirse en el OCAD de manera que se asegure la viabilidad del mismo. Ejemplo: Debido a una disminución de las regalías directas en 2012, y a la imposibilidad de una empresa privada de entregar el aporte inicialmente pactado, un municipio debe realizar un ajuste a su proyecto de inversión. - Las regalías directas que tenía aprobadas en 2012 por valor de $300.000.000, pasan a ser de $100.000.000 - El aporte de la empresa privada por valor de $50.000.000 debe eliminarse - El faltante que se crea, por valor de $250.000.000, se va a financiar con los recursos del Fondo de Compensación Regional asignados al municipio para la bienalidad 2013 - 2014. - El cambio, implica que una actividad "Construcción de pavimento rígido" programada inicialmente para el año 2012, deba terminarse en 2013, lo cual implica a su vez modificar el año de la meta para los indicadores de producto y gestión. e) Variación en el valor del proyecto: Esta variación debe estar soportada en las modificaciones realizadas a los costos de las actividades establecidas en el proyecto inicialmente. Vale la pena aclarar que el aumento o disminución en los costos puede implicar un cambio en la meta de los productos, aumento o disminución en los valores de las fuentes de financiación y modificaciones en las metas de los indicadores. Así mismo, debe verificarse si este ajuste involucraría modificación en el horizonte del proyecto, lo cual puede ocurrir si los cronogramas no se cumplen o se inician después de lo programado. En caso de presentarse, éste deberá corresponder la modificación en el año de inicio y año final del proyecto. En caso de ser modificado conlleva a ajustes en metas de los productos e indicadores y costos de las actividades. Ejemplo 1: Debido a una disminución de las regalías directas en 2012, y a la imposibilidad de una empresa privada de entregar el aporte inicialmente pactado, un municipio debe realizar un ajuste a su proyecto de inversión. - Las regalías directas que tenía aprobadas en 2012 por valor de $300.000.000, pasan a ser de $250.000.000 - El aporte de la empresa privada por valor de $50.000.000 debe eliminarse puesto que no tiene disponibilidad de recursos. - El faltante que se crea, no pudo cofinanciar con otra entidad, lo cual hace necesario reducir el valor del proyecto de inversión. - El cambio, implica que los costos de las actividades sean ajustadas, disminuyendo el valor que no pudo ser financiado. - Esto a su vez, implicó un ajuste en la meta de los productos y ajuste en los indicadores del producto que se está ajustando. - Así mismo, fue necesario ajustar los valores de las fuentes de financiación del proyecto. Ejemplo 2: En un proyecto denominado Construcción de Pavimento Flexible de una vía, se colocó como año de inicio 2012 y año final 2016. La entidad ejecutora argumenta la necesidad de terminar el proyecto por presión de la comunidad y conveniencia económica en el año 2014, para lo cual se requiere trasladar todas las actividades (incluyendo costos) programadas en los años 2015 – 2016 al año 2014. Esto puede implicar aumento en el valor total del proyecto, cambio en las fuentes de financiación (por horizonte y por adición de recursos) y cambio en las metas de los productos e indicadores. Los ajustes, se deben registrar en el módulo de Ajustes que se encuentra en el SUIFPSGR, anexando los soportes necesarios que sustenten la necesidad de realizar dicha variación. Una vez completada la solicitud de Ajustes en el Sistema, ésta será enviada para la viabilización, priorización y aprobación por parte del OCAD respectivo. NOTA 1: Los ajustes que se aprobaron en los OCAD antes de la expedición de este Manual Operativo, deberán registrarse en el SUIFP-SRG, en el módulo de Actualizaciones. NOTA 2: Para la viabilización de los ajustes a los proyectos de inversión, será necesario cumplir los siete (7) días hábiles a que hace referencia el artículo 15 del Decreto 1949 de 2012. Cambios del OCAD competente para la viabilización, priorización y aprobación del proyecto: En el evento que un proyecto de inversión financiado con recursos de asignaciones directas o específicas municipales, haya sido aprobado por un OCAD departamental, y con posterioridad se instale el correspondiente OCAD municipal, los ajustes que se requieran podrán tramitarse desde el Órgano Colegiado municipal2. Para ello, el municipio deberá solicitar al DNP la creación del OCAD en el SUIFP - SGR – y el traslado del proyecto al nuevo Órgano Colegiado. Por otra parte, cuando el ajuste en la modificación de las fuentes de financiación conlleve al cambio de la fuente más representativa, se debe solicitar su actualización en SUIFP-SGR por parte de las secretarías técnicas de los respectivos OCAD, el cambio del Órgano Colegiado responsable de la viabilización del proyecto, para que el mismo se traslade al que representa la mayor fuente de financiación. 2 Esto puede presentarse porque los Decretos 1075 y 1541 de 2012 permiten que en proyectos de impacto local financiados con asignaciones específicas, los alcaldes decidan si se conforman los OCAD municipales, o si acuden al correspondiente OCAD departamental. NOTA: Los elementos de los proyectos de inversión que no se encuentren contemplados en este manual no pueden ser objeto de ajustes. Así mismo, de acuerdo al Parágrafo segundo del Acuerdo 0014 de 2013 de la CR,: “Los cambios en la localización o en el objetivo general se consideran un nuevo proyecto”. Flujo para ajuste de proyectos que deben ser aprobados por OCAD: Identifique el ajuste que desea realizar •Utilice la Guía de Ayuda para la identificación de Ajustes (Ver Anexo 1); puede ser para aprobación del OCAD ó para registro por parte de la ST. Quien presentó el proyecto o ejecutor ii. Realice la solicitud de ajuste por medio escrito a la Secretaría Técnica donde fué presentado el proyecto Ingrese al SUIFP-SGR para registrar el ajuste •Debe anexar los soportes respectivos •Incluya la solicitud y la justificación del ajuste Quien presentó el proyecto o ejecutor Secretaría Técnica Rol en SUIFP SGR: Ajuste – Actualizaciones Envíe la solicitud para Viabilidad • De acuerdo a la fuente de financiación, podrá ser viabilidad OCAD o DNP • Los miembros del OCAD consultan el sistema para conocer el cambio • Se realiza la sesión de OCAD • Se deben cumplir los 7 días en la citación al OCAD Secretaría Técnica: Rol en SUIFP - SGR: AjusteActualizaciones (Para enviarlos) Consulta (Para miembros del OCAD para Delegados) Viabilice priorice y apruebe • Se realizará el proceso normal de viabilización, priorización y aprobación establecido en el Decreto 1075 de 2012. • Para proyectos cofinanciados entre varias entidades territoriales o fondos, cada OCAD que aporta recursos y que se ve afectado por la modificación tendrá que aprobar y priorizar la nueva fuente o el cambio de valor que le corresponda. (Estos cambios se discutiría solo en aquellos OCAD que se ven afectados por la modificación). OCAD / DNP Registre la decisión de los entes que viabilizan (OCAD/DNP), priorizan y aprueban • El ajuste podrá quedar Registrado si se aprueba el ajuste o Archivado si no se aprueba • Debe anexar el Acuerdo de Viabilidad Secretaría Técnica Rol en SUIFP - SGR: Viabilidad OCAD (para recursos SGR) Viabilidad DNP (Para recursos PGN) Secretaría Técnica (para registrar priorización y aprobación) Ajustes que no requieren presentación ante el OCAD Teniendo en cuenta que los proyectos de inversión son dinámicos en el tiempo, pueden requerir ajustes para poder cumplir con su objetivo general. Entre otros, se pueden señalar los siguientes: a) Definición de los planes de desarrollo: Cuando el proyecto trascienda el periodo de gobierno ya sea nacional, departamental o municipal. b) Indicadores de Gestión: Cuando la modificación de éstos no afecta el alcance del proyecto. c) Redistribución de costos de las actividades: Cuando se redistribuyen los costos de las actividades en los productos sin modificar el valor total del producto ni el valor total del proyecto. d) Variación de beneficiarios. Se reduce la población afectada con el proyecto en menos de un 10%. Los anteriores ajustes, se deben registrar en el módulo de actualizaciones que se encuentra en el SUIFP-SGR, anexando los soportes necesarios que sustenten la necesidad de realizar dicha modificación. Los ajustes que no requieren presentación al OCAD, serán registrados por la Secretaría Técnica donde se presentó el ajuste del proyecto, soportado con la solicitud realizada por la entidad territorial o el ejecutor del proyecto. Las modificaciones diferentes a las establecidas en el artículo 8º del Acuerdo 0014 de 2013 de la Comisión Rectora, que realice el ejecutor se registran en el SUIFP – SGR y se reportan al Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación, tal como lo establece el Parágrafo Único del Artículo noveno del Acuerdo 0014 de la Comisión Rectora. Se entiende como inicio de ejecución el momento en el cual el contrato cuente con los siguientes elementos: Firma, Registro Presupuestal, Póliza y Acta de inicio. NOTA: Cuando el proyecto de inversión se encuentre aprobado y designado su ejecutor, pero no se haya iniciado la ejecución del contrato, el ajuste deberá realizarse tan solo cuando se hayan suscrito los contratos inherentes al proyecto, para contar con la autorización del respectivo supervisor o interventor. Flujo para actualización de proyectos que no requieren trámite en el OCAD: Identifique el ajuste que desea realizar •Utilice la Guía de Ayuda para la identificación de Ajustes (Ver Anexo 1); puede ser para aprobación del OCAD ó para registro por parte de la ST. Quien presentó el proyecto o el ejecutor Realice la solicitud de ajuste por medio escrito a la Secretaría Técnica donde fué presentado el proyecto Ingrese al SUIFP para registrar el ajuste •Debe anexar los soportes respectivos Guardar la información registrada •Incluya la solicitud y la justificación del ajuste Quien presentó el proyecto o el ejecutor Secretaría Técnica Rol SUIFP - SGR: Ajuste – Actualizaciones Secretaría Técnica: Rol SUIFP -SGR: Secretaría Técnica (Para Registrar la información) NOTA: La información registrada en el sistema SUIFP-SGR a través de los módulos de ajustes Acuerdo 14 y actualizaciones, será responsabilidad de la Secretaría Técnica de los OCAD respectivos. BIBLIOGRAFÍA Acuerdo 0014 del 2 de Abril de 2013. DNP. Definiciones unificadas para la elaboración de documentos, manuales, guías, instructivos. Versión 1.1. Bogotá D.C., Mayo 2013. DNP. Guía metodológica para la formulación de indicadores. Bogotá D.C., 2009. Anexo 1: Guía de Ayuda para Identificar Ajustes Guía de Ayuda para Identificar Ajustes Fecha de diligenciamiento: OCAD: (dd/mm/aaaa) Código Bpin: Nombre del Proyecto: Estado actual del proyecto Viabilizado: Priorizado: Aprobado: Ejecutor Ejecución: Sección I: Ajustes Acuerdo 14 (Viabilidad OCAD) 0 Nombre inicial: (A) Cambio en el Nombre del Proyecto Nombre ajustado: (B) Disminución > 10% en Beneficiarios: No. Beneficiarios Registrados-MGA No. Beneficiarios Ajustados Año Final MGA Año Final Ajustado Valor MGA (en pesos $) Valor Modificado (en pesos $) (C) Periodo final: (D) Cambio en el valor total del proyecto Valor Total Proyecto Ajustado (en pesos $) $ Año Etapa Tipo Entidad Año Objetivo Específico - MGA (E) Ajuste en las fuentes de financiación del proyecto Entidad Tipo Recurso - Valor MGA ($) (F) Ajuste en los costos de las actividades del proyecto* Producto - MGA Actividad Valor Modificado ($) Valor Total Ajustado - Etapa Valor MGA ($) Meta MGA Meta Ajustada Programa Indicador Valor Modificado ($) Diferencia Valor Modificado ($) Valor Total Ajustado - Alcance Nota: La modificación del valor de los productos (suma de los costos de las actividades por producto y año) implica ajuste en el alcance del proyecto * Relacione unicamente las actividades susceptibles de ajuste. Se pueden agregar nuevas actividades pero no se pueden eliminar, simplemente las deja en $0. * Recuerde que una actividad con costos debe tener una Meta Producto (G) Ajuste de cantidad de Productos * Producto - MGA Objetivo Específico - MGA Cantidad MGA Cantidad Ajustada * Tenga presente que una modificación de metas en los productos puede involucrar ajustes en las actividades. * No se pueden agregar objetivos específicos ni productos. * Recuerde que una actividad con costos debe tener una Meta Producto y al menos un Indicador de producto en el horizonte con Meta > 0 Objetivo Específico - MGA Año (H) Ajuste de Metas de Indicadores de Producto Producto - MGA Indicador de Producto * Puede agregar nuevos indicadores de producto (I) Traslado de vigencia inicial Año Inicial MGA Año Inicial Ajustado Sección II: Solicitud de Actualizaciones 0 Nombre inicial en el sistema: (A) Cambio en el Nombre del Proyecto * Nombre ajustado en el sistema: Nivel: Nacional/ Deptal/ (B) Definición Plan de Desarrollo Objetivo Estrategia Plan de Desarrollo Inicial: Plan de Desarrollo Ajustado: (C) Variación en Beneficiarios: Año Final MGA (D) Periodo final: Año Beneficiarios Actualizados Beneficiarios MGA Tipo Entidad Año Final Actualizado (E) Actualización en las fuentes de financiación del proyecto * Entidad Tipo Recurso Valor MGA ($) * Estas actualizaciones sólo puden ser realizadas si son para corregir un error que se presenta en el nombre del proyecto y/o fuentes de financiación por diferencias con el Acuerdo aprobado por el OCAD Año Objetivo Específico (F) Redistribución de los costos de las actividades del proyecto* Producto Actividad Etapa Valor MGA ($) Valor Redistribuido ($) Diferencia - * Siempre y cuando no implique afectaciones en el valor total del proyecto y/o de sus fuentes de financiación. * No se pueden agregar actividades. Si va a agregar actividades sería un ajuste para aprobación del OCAD y debe registrar la información en el cuadro (F) de la sección anterior. Año (G) Modificación a Indicadores de Gestión Indicador de Gestión Meta MGA (H) Traslado de vigencia inicial Año Inicial MGA Meta Ajustada Año Inicial Actualizado