gq gestión de calidad

LA AUDITORÍA INTERNA
GQ01-01
Versión :
Vigencia:
Página 1 de 6
MISIÓN:
Informar sobre el funcionamiento real de los procesos de la Asociación. Identificar mejoras posibles,
detectar incumplimiento de normas y procedimientos (no conformidades), y promover las acciones
correctivas, preventivas y mejoras necesarias, para el mejoramiento continuo del sistema de calidad de
la Asociación.
IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA INTERNA
La auditoría interna es una herramienta dentro del proceso de mejoramiento permanente que es
característico del SGC.
Dentro del ciclo de gestión de la Asociación que comprende las etapas de planear, hacer, verificar,
mantener y mejorar ( PHVM), la auditoría interna ejecuta la fase V, o sea, verificar.
La Auditoría interna es una herramienta para la ejecución de la fase de ‘’Verificación’’ del Ciclo de
Gestión Administrativa. Esta Auditoría no es un fin en si misma sino un medio para detectar e identificar
las deficiencias de los procesos auditados y propiciar los mejoramientos y cambios que se deben hacer
mediante la acción correctiva, la acción preventiva o la de mejora, aplicada en la fase de ‘’mantener y
mejorar’’ del ciclo, con el fin de lograr que estos cambios se incorporen en el siguiente ciclo de
‘’planificación’’ y sea el cumplimiento de un propósito de gestión hacia el mejoramiento continuo de la
Asociación.
Puede decirse que el auditor interno justifica su razón de ser por las acciones posteriores que se tomen
luego de la auditoría interna.
PLAN ANUAL DE AUDITORÍA INTERNA DE ASCUN
El Asesor de Calidad cada año deberá elaborar el Plan anual de auditoría interna de la Asociación
definiendo los propósitos y objetivos del año, las herramientas para lograrlo, los indicadores que midan
los resultados
Para que el plan de auditoría interna se haga en forma organizada y genere resultados de mejoramiento
en la Asociación debe prepararse utilizando las técnicas pertinentes de planeación. Se recomienda que
se haga siguiendo el ciclo PHVA en donde:
P = Planificación del proceso. Se deben definir los propósitos que se piensan obtener con las auditorias
del año, los recursos que se van a utilizar, en cada auditoría para que sea exitosa y eficaz, las fechas de
las diferentes auditorias. La fecha del informe final presentado por el auditor interno de la asociación.
Elaboró : GQ
Revisó : GD04
Aprobó: GD 03
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
LA AUDITORÍA INTERNA
GQ01-01
Versión :
Vigencia:
Página 2 de 6
H = Hacer o adelantar el proceso. El éxito de esta actividad depende de la planificación que haga el
Auditor Interno, y de la actitud y cumplimiento de su gestión en las auditorias de los procesos de la
Asociación.
V = Verificar. El plan debe crear las condiciones y los medios que permitan asegurar y vigilar que el
proceso de auditoría se esté cumpliendo bien, dentro de los tiempos programados y la calidad exigida.
Que se estén recogiendo y verificando las evidencias, se estén identificando las ´´no conformidades´´, y
la necesidad de acciones preventivas, De esta manera asegurar que se podrá producir el informe de
auditoría y su difusión.
M = Mantener y en términos de calidad Mejorar. Es la mas importante. El asesor de Calidad debe estar
pendiente de los resultados de las auditorias para evitar que la actuación del Auditor desencadene
discusiones para buscar responsables de las ‘’no conformidades’’ encontradas, y que no llevan a ninguna
consecuencia benéfica para la organización. Hay que buscar que las decisiones del Auditor se tomen con
criterio de calidad, y generan acciones correctivas, de mejora o de prevención que produzcan el
mejoramiento de la gestión de la Asociación.
TERMINOS UTILIZADOS EN LA AUDITORÍA DE CALIDAD
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación no deseable.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencial no deseable
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de
auditoría
Calidad: Todas las cualidades con las que cuenta un producto o un servicio para ser de utilidad a quien lo
emplea. (Esta definición no se encuentra en ninguna norma ISO, se tomó de ´´Desarrollo de una Cultura
de la Calidad´´ Humberto Cantú Delgado.
Conformidad: Que cumple con los requisitos y objetivos esperados.
No conformidad: Que no cumple con los requisitos y objetivos esperados. A su vez es una oportunidad
de mejoramiento.
Elaboró : GQ
Revisó : GD04
Aprobó: GD 03
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
LA AUDITORÍA INTERNA
GQ01-01
Versión :
Vigencia:
Página 3 de 6
Oportunidad de mejoramiento: En Ascún las oportunidades de mejoramiento son las no conformidades
detectadas en las auditorías y que se convierten en el origen de la dinámica permanente de
mejoramiento de los procesos de la Asociación.
LA AUDITORÍA A LOS PROCESOS DE LA ASOCIACION
El Auditor Interno con fundamento en el Plan Anual de Auditoría Interna, elabora su programación de
las auditorías a los diferentes procesos de la Asociación. Para esto cumple metódicamente unas etapas.
ETAPAS DE LA AUDITORÍA
Para que la Auditoría Administrativa sea exitosa debe seguir un proceso que cumpla en forma mínima
las siguientes etapas:
1)
Planificación de la Auditoría.
El auditor interno en desarrollo del plan anual de auditoría interna de la Asociación elabora el plan de
auditorías internas. Ese plan debe incluir para las diversas auditorías que se deben practicar a igual
número de procesos que se ejecutan en la Asociación, la siguiente cobertura:
•
•
•
•
•
•
2)
Definir criterios de los propósitos de la auditoría.
Definir la importancia de los procesos que se va a auditar
Conocer y estudiar los resultados de auditorías anteriores a este proceso.
Identificar a los responsables de los procesos.
Organizar el tiempo de manera que por lo menos una vez al año se audite todo el Sistema de
Gestión de Calidad de la Asociación
Diseñar los cuestionarios y las formas que va a utilizar en el proceso.
• Debe reflejar los aspectos mínimos a comprobar.
• Qué cosas concretas se van a examinar.
• Definir las prioridades de la auditoría.
• Definir los tamaños de las muestras cuando sea necesario.
• Programar la realización del seguimiento y medición del proceso de auditoría interna.
Ejecución de la Auditoría
Elaboró : GQ
Revisó : GD04
Aprobó: GD 03
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
LA AUDITORÍA INTERNA
GQ01-01
-
Versión :
Vigencia:
Página 4 de 6
Realizar una reunión inicial de información con los responsables de los proceso para explicar los
objetivos, obtener la colaboración de los auditados, desvirtuar prejuicios, y hacer un programa
de fechas y horas para la auditoría de cada proceso.
Esta reunión es muy importante porque sirve para demostrar a los auditados la preparación que
se ha hecho del proceso y la importancia que le da la Asociación a esta actividad.
•
•
•
•
•
•
•
•
En el día, hora y sitio programado comenzar la Auditoría del proceso seleccionado con
una corta reunión de iniciación para dar las indicaciones de último momento, generar
confianza en los auditados, definir el horario del proceso y la hora de finalización.
Auditar con criterio y actitud constructiva. Aplicar el cuestionario preparado.
Si procede, auditar la eficacia de las acciones tomadas desde la última auditoría.
Disponer en el sitio de los manuales, procedimientos y de la información necesaria.
Buscar evidencias objetivos, hechos, no emitir juicios y menos críticas al auditado.
Escuchar, comprender y valorar asertivamente.
Conseguir la aceptación del auditado a medida que se hace la auditoría.
Cuando algo de interés no se pueda auditar durante la visita, se mencionará en el
informe (exclusiones) y se tendrá en cuenta al programar la próxima visita.
Al terminar el tiempo establecido y antes que el Auditor muestre al auditado la información recogida
para obtener su firma, siempre se debe programar una interrupción que el auditor utilizará para
organizar sus anotaciones en el formato que previamente ha diseñado, para poderlas presentar al
auditado. Este es el momento oportuno para que el auditor converse con el auditado acerca de:
•
Las dudas que al auditor le surjan acerca de la calidad de las evidencias recogidas.
•
Informar de las no conformidades identificadas.
•
Informar de las acciones preventivas que recomendará.
•
Informar de las acciones correctivas que habrá que efectuar
•
Manifestar los progresos alcanzados desde la auditoria anterior
Luego obtiene la firma del auditado en señal que está informado sobre las conclusiones y acepta los
resultados de la auditoría. Esta firma es muy importante para que luego cuando el auditor presente el
Informe Final de Auditoria, los auditados no se muestren extrañados con los resultados allí expresados y
se presenten dificultades.
3)
Elaboración del Informe de Auditoría
Elaboró : GQ
Revisó : GD04
Aprobó: GD 03
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
FUNCIONES AUDITOR INTERNO
GQ01-01-01
Versión :
Vigencia:
Página 1 de 1
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: AUDITOR INTERNO
SUPERIOR INMEDIATO: DIRECTOR EJECUTIVO.
PERSONAL A CARGO:
MISIÓN DEL CARGO: Asistir a la Asociación en mantener controles eficaces para el cumplimiento de las
normas ISO, su sistema de gestión de calidad, y evaluar su eficiencia promoviendo el mejoramiento
continuo de la misma.
FUNCIONES:
1. Asistir a la Asociación en el desempeño de su gestión.
2. Evaluar y probar la eficacia de los controles implantados para ejecutar la gestión de su misión,
visión y planes institucionales.
3. Elaborar los planes de auditoría interna en desarrollo del Plan Anual de Auditoría de la
Asociación y registrarlos en el formato GQ01-01-03.
4. Determinar los recursos adecuados para alcanzar los propósitos del Plan Anual de Auditoría de
la Asociación.
5. Efectuar las auditorías conforme a los planes y siguiendo los procedimientos establecidos en el
documento GQ01-01 La Auditoría Interna y GQ01-01-02 Proceso de Auditoría Interna.
6. Vigilar el cumplimiento de las acciones y oportunidades de mejoramiento identificadas en los
procesos de auditoría y registradas en el formato GQ01-01-05.
7. Todas las demás funciones inherentes al cargo de Auditor Interno.
RESPONSABILIDAD
Responder por el normal cumplimiento de los programas de auditoría y buscar el mejoramiento
continuo de los procesos de la Asociación.
COMPETENCIAS PARA EL CARGO
EDUCACIÓN: Profesional de pregrado con experiencia administrativa de al menos 3 años.
FORMACION: Fundamentos de ISO 9001:2008. Curso de Auditoría ISO.
HABILIDADES: Comunicación efectiva, trabajo en equipo, pensamiento creativo, iniciativa, sentido de
pertenencia, sensibilidad interpersonal.
Elaboró : GQ
Revisó : GD04
Aprobó: GD 03
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
LA AUDITORÍA INTERNA
GQ01-01
Versión :
Vigencia:
Página 5 de 6
La auditoría interna se justifica en la medida que se tomen acciones dirigidas a corregir las no
conformidades identificadas, a efectuar las acciones preventivas recomendadas, y a corregir las fallas
detectadas.
El informe de auditoría tiene que ser muy preciso para lograr los propósitos indicados identificando
claramente los problemas encontradas y definiendo las acciones recomendadas. Además debe
establecer las fechas límites en que deben quedar tomadas y ejecutadas las acciones recomendadas.
Este informe debe seguir unos patrones importantes:
•
•
•
El informe debe estar redactado cuidando los términos utilizados y los adjetivos que quiten
seriedad y objetividad al examen.
Debe ser sintético sin gran extensión, pero lo suficientemente objetivo para generar los cambios
que se requieran.
Debe hacer referencia al cumplimiento alcanzado por la auditoría con relación a los propósitos
programados.
Una vez elaborado el informe los auditados deben firmarlo. Recordar que por eso es importante que
luego de auditar un proceso, el responsable del proceso, debe firmar el resultado de la auditoría que se
le efectuó para que no haya dificultades en la firma de este informe.
•
•
•
4)
Conseguir la firma del auditado en el ‘’Informe Oficial de Auditoría’’.
Entregar el informe a la Dirección Ejecutiva de la Asociación.
Informará al Comité de Calidad cuando se considere conveniente el resultado de la auditoría
practicada al SGC de la Asociación.
Cierre de la auditoría
Con fundamento en el Informe de Auditoría, el auditado elaborará el plan de acción para la corrección
de las ‘’no conformidades’’, el emprendimiento de las acciones correctivas y preventivas. Dará
cumplimiento a las recomendaciones y observaciones del Auditor. Debe quedar claro que es al auditado
quien tiene la responsabilidad de planear y emprender las acciones de mejoramiento, no el Auditor.
Por su parte el auditor hará seguimiento y asesoramiento de las acciones emprendidas por el auditado.
Únicamente cuando se haya cumplido satisfactoriamente las acciones correctivas y se hayan verificado
sus buenos resultados se hará el cierre de la auditoría.
5)
Documentación utilizada en el proceso
•
•
•
•
Funciones Auditor Interno GQ01-01-01
Proceso de Auditoría Interna GQ01-01-02
Formato Programación Ciclo de Auditorías GQ01-01-03
Formato Hoja de Verificación. GQ01-01-04
Elaboró : GQ
Revisó : GD04
Aprobó: GD 03
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
Versión :
Vigencia:
PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA
GQ01-01-02
MAPA DE PROCESO
Página 1 de 2
RESPONSABLE
TAREA
INICIACIÓN
1. Planificación y programación anual de las auditorías internas.
Se definen los propósitos y metas. Se identifican los procesos
que se van a auditar
1
2. Elabora los programas de auditoría para cada uno de los
procesos que se van a auditar. Prepara los cuestionarios, los
formatos a utilizar y define las generalidades del proceso
como fechas y horarios.
2
Auditor Interno
3. Realiza la auditoría siguiendo una programación previamente
preparada que comienza con una breve reunión informativa con
los responsable del proceso y las demás personas que trabajan
en su ejecución.
3
SI
Asesor de Calidad
4
NO
5
6
Auditor Interno
4. Al terminar la auditoría muestra a l auditado la información
obtenida y le comunica sus conclusiones y le informa si existen
´´no conformidades´´ que deben corregirse y las acciones
preventivas que deben tomarse. Obtiene la firma del
auditado que acepta los resultados de la auditoría .
Auditor Interno
5. Si no existen ´ ´no conformidades´ ´ redacta el informe de auditoría
incluyendo lasacciones preventivas recomendadas y definiendo
las fechas programadas para controlar la implantación de las
mismas y evaluar sus resultados. Se produce el cierre de la
auditoria.
Auditor interno
6. Si existen ¨no conformidades¨ el auditado elaborará el plan de
acción para la corrección y levantamiento de las ¨no
conformidades¨ Debe definirse el plazo para la implantación de
la s correcciones y la evaluación de sus resultados. Lo presenta
al auditor.
Auditado
A
Elaboró : GQ
Revisó : GD04
Aprobó: GD 03
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
Versión :
Vigencia:
PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA
GQ01-01-02
MAPA DE PROCESO
Página 2 de 2
TAREA
RESPONSABL E
A
7
8
9
7. Revisa el plan de acciones correctivas presentado por el auditado,
hace sus observaciones y correcciones para que sea el auditado el que
emprenda las acciones de corrección y mejoramiento dentro de un
tiempo establecido.
Auditor Interno
8. Aplica las acciones correctivas y de mejoramiento en el tiempo
establecido. Cuando se encuentren implanta das y estén generando ya
Resultados medibles, notifica al Auditor Interno para que haga las
v e r i f i c a c i o n e s del caso.
Auditado
9. Hace las verificaciones necesarias para comprobar la correcta
implantación de las acciones correctiva s. Verifica resultados. Si no s on
correctos se da otro tiempo adicional hasta que se produzcan buenos
resultados que permitan hacer el cierre de la auditoría.
Auditor interno
FINA LIZACION
Elaboró : GQ
Revisó : GD04
Aprobó: GD 03
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
PROGRAMACIÓN CICLO DE AUDITORÍA
Versión :
Vigencia:
GQ01-01-03
Página 1 de 1
FECHA V IGENCIA PROGR AMA :
DESDE:
CIC LO DE AUDITO RIA N °
HASTA:
FECHA DE PRO GRAMACIÓ N:
OB JETIVO DE L A AUDITORÍA :
ALCANCE DE LA AUDITOR ÍA:
PROCEDIMIENTO
PRO CESO
Elaboró : GQ
Fecha:
Firma:
NOMB RE
EQUIPO AUDITO R
C ODIGO
PRIN CIPAL
Revisó : GD04
Fecha:
Firma:
APO YO
TIEMPO ESTIMADO FECHA PR OGRAMADA
EN FO RMAC IÓN
Aprobó: GD 03
Fecha:
Firma:
FORMATO HOJA DE VERIFICACIÓN
Versión :
Vigencia:
GQ01-01-04
AUDITOR
PROCESO
Página 1 de 1
FECHA
AUDITADOS
ITEM
NUMERAL
NORMA
ISO
9001:2008
REFERENCIA
PROCEDIMIENTO
ASCUN
FIRMA AUDITOR
COMENTARIO AUDITOR
RESULTADO
FIRMA AUDITADO
Elaboró : GQ
Revisó : GD04
Aprobó: GD 03
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
REPORTE DE ACCIÓN PREVENTIVA Y/O
CORRECTIVA
Versión :
Vigencia:
GQ-01-01-05
ACCION CORRE CTI VA
ACCION PREV ENT IV A
Página 1 de 1
FE CHA
ORI GE N
N°
RE SPONSABLE
Auditoria
Reclamación
Encuesta satisfacción del usuario
Observaciones empleados
Otro. Cuál?
Indicadores
DES CRIPCION DE LA NO CONFORMI DA D REA L/POT ENCIA L (para auditoria s, definir numeral de la norma que se incumple y referenciar la evidencia objetiva)
IDE NTI FICA CIÓN DE LAS CA USAS REALES /POT ENCIA LES
PLAN DE MEJORA MIE NTO
ACT IV IDAD
RE SPONSA BLE
FE CHA
CUMPLIMIE NT O
OK
RE CURSOS (de ser necesarios)
APROB ACION DE L PLAN
CA RGO
FI RMA
RE SULTA DO DE LA ACCIO N
E FICA CIA:
SI
NO
NUEVA ACCI ÓN
FI RMA (responsable de verificar e l cumplimiento de la acción)
FE CHA DE CIERRE
V ER IFIC ADO P OR