conjunto mirador de suba asamblea general de copropietarios 12

CONJUNTO MIRADOR
DE SUBA
ASAMBLEA GENERAL
DE COPROPIETARIOS
12 DE ABRIL DE 2015
CONTENIDO
1. CONVOCATORIA ASAMBLEA 2.015
2. REGLAMENTO PARA SESIONAR
3. ESQUEMA DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL
4. INFORME DE ADMINISTRACION
INFORME DE CONSEJO DE ADMINISTRACION 2.014
4.1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
4.1.1 CONTRATOS
4.1.2 GESTIÓN OPERATIVA
4.2 GESTIÓN FINANCIERA
4.2.1 Balance General Comparativo a Diciembre 2014
4.2.2 Estado de Resultados a Diciembre 2014
4.2.3 Ejecución Presupuestal a Diciembre 2014
4.2.4 Notas explicativas a los Estados Financieros
4.2.5 Proyecto Presupuesto 2015
5. PROYECTOS DE INVERSION
1. CONVOCATORIA ASAMBLEA
Bogotá, Marzo 27 del 2015
Señores(as)
PROPIETARIOS(AS)
CONJUNTO MIRADOR DE SUBA
Ciudad
REF: CMS-018-03-15 CITACION ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA DOMINGO 12 DE ABRIL DE 2015 HORA 9:00 A.M.
Apreciado(a) Propietario(a):
Por medio de la presente y dando alcance a la norma legal que regula la propiedad horizontal, Ley 675 de Agosto 03 de
2001 y así mismo al Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto, y en mi calidad de Representante Legal del
CONJUNTO MIRADOR DE SUBA me permito convocar a los Propietarios(as) a la ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA
que se realizará el día DOMINGO 12 DE ABRIL DEL 2015 EN EL COLEGIO MILITAR ANTONIO NARIÑO UBICADO EN
LA CRA 92 No. 157-44 A LAS 9:00 A.M.
El ORDEN DEL DÍA a considerarse es el siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM.
ELECCIÓN DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA.
ELECCIÓN COMISIÓN VERIFICADORA DEL ACTA.
INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y DE LA ADMINISTRACIÓN
INFORME DEL REVISOR FISCAL.
INFORME DE VEEDORES
PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA FISCAL DEL AÑO 2015
ELECCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
ELECCION DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA
ELECCION DEL REVISOR FISCAL.
PROPOSICIONES Y VARIOS.
En caso de no reunirse el quórum necesario para deliberar y decidir en PRIMERA CONVOCATORIA, (más del 51% del total
de los coeficientes), esta sesionara y decidirá válidamente en SEGUNDA CONVOCATORIA con un número plural de
propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados, al tercer día hábil de la convocatoria inicial,
con el mismo orden del día y en las Instalaciones del Conjunto Mirador de Suba
PARÁGRAFO: REPRESENTACIÓN. Los propietarios podrán hacerse representar en la asamblea por otro propietario
mediante poder escrito, favor diligenciar el formato (poder) anexo a esta citación y enviarlo con la persona que lo
representa.
Nota: Los libros de contabilidad se encuentran a disposición de los propietarios en la oficina de la Administración. Los
informes consolidados y presupuesto se enviarán en próximos días (previa asamblea).
Se recuerda a todos y cada uno de los propietarios estar a Paz y Salvo por concepto de cuotas de administración.
La inasistencia a la asamblea acarrea una multa de un canon de Administración vigente
Cordialmente,
OLGA RODRIGUEZ CASTELLANOS
Administradora
C.C. File Conjunto
2. REGLAMENTO PARA SESIONAR
1. La elección de los cargos de Presidente y Secretario de la Asamblea
General Ordinaria, se hará por mayoría de votos, bajo el sistema que
apruebe la Asamblea.
2. Por derecho, es el Presidente de la Asamblea el director del debate,
solamente él puede ceder el derecho al uso de la palabra.
3. El secretario general tiene las siguientes funciones dentro de la
Asamblea:
a. Asignar el orden del derecho al uso de la palabra pasándola al director
del debate.
b. Llevar el orden de las intervenciones de los copropietarios.
c. Tomar nota de los aspectos significativos durante el desarrollo de la
reunión y elaborar el acta.
4. Los participantes que quieran hacer uso de la palabra, la pedirán
levantando la mano para que sean anotados por el secretario y
posteriormente, el director del debate la concederá en el respectivo
orden.
5. En cada tema, un participante puede intervenir máximo dos (2) veces y
hacer uso de la palabra hasta por (2) minutos en cada intervención.
6. Todo participante que haga uso de la palabra, debe dirigirse con el
mayor respeto a la Asamblea y/o a una persona determinada, sin entablar
intervenciones personalizadas.
7. Mientras alguien este interviniendo, no podrá ser interrumpido por nadie,
solo por el director del debate y esto cuando se esté saliendo del orden o
las circunstancias que así lo ameriten.
8. Los copropietarios que no puedan asistir a la asamblea, pueden delegar
a otro copropietario, por medio de un poder firmado, presentado con
anterioridad en la oficina de administración o entregado en el momento
que el apoderado registre su firma.
9. Los miembros de los organismos de administración y dirección de la
copropiedad, los administradores y revisores y empleados de la propiedad
horizontal, no podrán representar en las reuniones de la Asamblea,
derechos distintos a los suyos propios mientras estén en ejercicio de sus
cargos. (RPH)
10. Deberá asistir solo un representante (propietario o apoderado) por
inmueble.
11. Durante el desarrollo de la reunión, se recomienda a los asistentes tener
los celulares en modo silencioso o apagado.
3. ESQUEMA DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
CONJUNTO MIRADOR DE SUBA
CONSEJO DE
ADMINISTRACION
REVISOR FISCAL
REPRESENTANTE LEGALOLGA A. RODRIGUEZ C.
CAROLINA MORALES
PERSONAL
ADMINISTRATIVO Y
OPERATIVO
Contador
CLAUDIA SANDOVAL
VIGILANCIA
SERVICIOS GENERALES
TODERO
4. INFORME DE ADMINISTRACIÓN 2014
Dando cumplimiento con lo establecido en el Reglamento de Propiedad
Horizontal, presentamos a ustedes el informe de gestión del Consejo de
Administración y la administración de la Copropiedad
La Asamblea General en sesión ordinaria realizada el 22 de Marzo de 2014,
nombró a nueve (9) propietarios como miembros del Consejo de
Administración para la vigencia 2014-2015
1.
2.
3.
4.
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6.
7.
8.
9.
Alfonso Rico
José Leónidas Nieto
Juan Román Ávila
Raúl Herrán
Henry Ariza
Mauricio Garrido
Jorge Murcia
Luz Marina de Molina
Martha Solano
En el presente informe encontrarán relacionadas las diferentes actividades
administrativas y operativas que se han realizado en cumplimiento a los
requerimientos y necesidades del Conjunto Mirador de Suba en su proceso
de funcionamiento durante el año 2014, esto bajo los lineamientos
propuestos a los copropietarios por la administración bajo un esquema de
administración inicial, la gestión y control promovida por el consejo de
administración elegido para el periodo 2014 y el cumplimiento del
reglamento de propiedad horizontal al igual que la Ley 675 de 2001.
De igual manera se presentan en este informe las diferentes actividades y
conceptos que se requiere implementar para la vigencia del año 2015 esto
de acuerdo a las necesidades operativas y administrativas que demanda
actualmente el funcionamiento el Conjunto Mirador de Suba en referencia
a su ocupación y conservación de las áreas.
4.1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
4.1.1 CONTRATOS
CONTRATOS DE SERVICIOS
OLGA RODRIGUEZ CASTELLANOS
1.
Administración
Valor del contrato $1.600.000.oo
Empresa de Vigilancia IMAN SEGURIDAD
2.
Vigilancia
3.
Aseo y
Mantenimiento
Guardas Cuarto de Monitoreo = Día y Noche
Guarda Parqueaderos (2) = Día y Noche
Guarda Recepción = Día y Noche
Valor del contrato $17.044.364.oo
Tres (3) operarias de aseo tiempo completo
Un (1) todero tiempo completo
Valor del contrato$5.943.600.oo
Compañía ACE –SEGUROS S.A.
4.
Seguros
Renovación de la Póliza de Copropiedad Áreas
24 de enero del 2014
Valor Asegurable
$6.672.200.000.oo
Valor Prima Anual: $10.669.970.oo con 10 pagos
mensuales
5.
Revisoría Fiscal
CAROLINA MORALES
6.
Contador Publico
CLAUDIA SANDOVAL $616.000.oo del 1 de
Agosto al 31 de julio del 2015
CONTRATOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVOS
7.
Motobombas y
Equipo de presión
SERVICATAMI Por Valor $232.000.oo mensuales
desde el 1 de abril del 2014
4.1.2 GESTIÓN OPERATIVA
ACTIVIDAD
SUPERVISION
SEGURIDAD
ASEO
MANTENIMIENTO
ARCHIVO Y ACTAS
OBSERVACIONES
Supervisión de las actividades del todero y las operarias de aseo de
acuerdo a los cronogramas establecidos desde el mes de
Noviembre/2014
Reuniones con el personal de seguridad. Permanente revisión y
seguimiento de protocolos de seguridad, instrucciones para trasteos,
ingresos de material y salida de escombros.
Se le ha radicado 4 cartas a la empresa de vigilancia para que se dé
respuesta y solución a los rayones de los vehículos, cambio de personal de
vigilancia, control con los vehículos de visitantes, control con los
parqueaderos de residentes, control de motos y mayor seguridad en la
copropiedad
Personal de aseo y mantenimiento. Permanente revisión y seguimiento a
los cronogramas de trabajo. Instrucciones para aseo y mantenimientos.
No se ha realizado cambio de personal de Señora de oficios varios
Con relación al todero se realizaron 3 cambios durante el año
1. Cañuela: Construcción de cañuela
2. Gaviones: Construcción de Gaviones
3. Cuarto de Bombas No 2 Arreglo
4. Demarcación de parqueaderos
5. Compra e instalación de los reductores de velocidad
6. Diseño de Portería
7. Reparación tubería de agua potable
8. Reparación de talanquera
9. Nivelación lozas parqueadero
10. Suministro película de seguridad para cuarto de monitoreo
11. Arreglo de luz
12. Suministro e instalación de equipos de protección
13. Cambio de válvulas de pie de motobombas
El archivo de la oficina y las actas se encuentran al día e impresos en los
libros respectivos.
Se compro computador portátil e impresora con scanner
Página Web del conjunto
REGISTRO DE
PROPIETARIOS Y
RESIDENTES
Se ha venido actualizando lainformación de Residentes, de acuerdo a lo
estipulado por la Ley 675/2001.
CONTABILIDAD
La contabilidad y manejo financiero del Conjunto se ha llevado de
acuerdo a las normas, la ejecución presupuestal y estados financieros
han sido presentados oportunamente al Consejo y Revisor Fiscal.
Recuperación
efectiva
de
cartera.
Se ha hecho el respectivo seguimiento y envío de comunicaciones a los
apartamentos y casas que se retrasan en el pago de la administración.
NUEVOS RESIDENTES
ingreso de nuevos residentes del conjunto: aproximadamente 12
nuevos propietarios
4.2 GESTIÓN FINANCIERA
Adjuntamos a este informe:
4.2.1 Balance General Comparativo a Diciembre 2014
4.2.2 Estado de Resultados a Diciembre 2014
4.2.3 Ejecución Presupuestal a Diciembre 2014
4.2.4 Notas Explicativas a los Estados Financieros
4.2.5 Proyecto presupuesto 2015
5. PROYECTOS 2015
Para el año 2015, la Administración del Conjunto Mirador de Suba y el
Consejo de Administración, presentan a la Asamblea los siguientes
proyectos.
PROYECTO
Lavada de impermeabilización de fachadas
Arreglo de adoquín de los parqueaderos
Arreglos de senderos peatonales de acuerdo a
la norma en forma de rampla
Pintura de torres puntos fijos
Cambios de registros de torres y casas
Traslado de Chut de Basuras (construcción)
La asamblea está programada desde las 9:00 A.M HASTA LA 1.00 P.M
4.2 GESTIÓN FINANCIERA
Adjuntamos a este informe:
4.2.1 Balance General Comparativo a Diciembre 2014
4.2.2 Estado de Resultados Comparativo a Diciembre 2014
4.2.3 Ejecución Presupuestal Comparativo a Diciembre 2014
4.2.4 Notas Explicativas a los Estados Financieros
4.2.5 Proyecto presupuesto 2015