Prenos pravilnika o podkupovanju

GLS Group Protikorupcijska pravila
Uvod
Zaupanje, ki ga skupina GLS uživa pri svojih strankah, je ena najpomembnejših prednosti družbe.
Naša naloga je, da z vsemi sredstvi zaščitimo to prednost. Eden od načinov za ohranjanje naše
konkurenčne prednosti je delovanje v skladu z vsemi zakoni in pravili.
Spopadanje s podkupovanjem je postalo pomembnejši element tveganja za podjetja, ki poslujejo v
Sloveniji s 1. junijem 2011, ko je v veljavo stopil nov zakon proti korupciji. Tako kot številna druga
podjetja tudi vsa podjetja v skupini GLS, kot podrejena podjetja Royal Mail Group (Velika Britanija),
izboljšujejo svoje procese za boj proti korupciji v skladu z novo zakonodajo. Postopki pa se ne izvajajo
le zaradi zagotavljanja skladnosti z novo zakonodajo, temveč tudi zaradi zaščite ugleda skupine GLS
in vzdrževanja zaveze k poštenemu in odkritemu poslovanju v skladu z najvišjimi etičnimi standardi.
Koruptivna dejanja izpostavijo skupino GLS in njene zaposlene tveganjem sodnega pregona, glob,
prepovedi poslovanja in drugim kazenskim sankcijam. Predvsem pa so koruptivna dejanja v nasprotju
z vsemi vrednotami naše blagovne znamke.
Skupina GLS ima strogo politiko nične strpnosti do podkupovanja in korupcije. Takšen pristop je
enoglasno potrdil svet holdingov GLS.
Svet holdingov GLS odločno stoji za sprejetimi odločitvami in principi. S skupnim delom moramo
zagotoviti, da ugled skupine GLS ostane na visokem nivoju. Zato prosimo podrobno preberite to
politiko in vse povezane dokumente ter natančno preučite svoje obveznosti.
V primeru kakršnihkoli vprašanj prosimo vprašajte lokalni finančni oddelek ali generalnega direktorja.
Rico Back,
CEO GLS Group
Status 29 May 2012 V 2.0 2
1
GLS Group Protikorupcijska pravila
A. Namen te politike
Namen tega dokumenta je postavitev standardov vedenja, ki zmanjšujejo tveganje podkupovanja v
skupini GLS. Načela, na katerih je osnovana ta politika, so enaka v vseh državah, ne glede na
poslovni sektor, lokalne navade in prakse. Vsi zaposleni v skupini GLS in vsi, ki opravljajo storitve za
ali v imenu skupine GLS kjerkoli po svetu (vključno z agencijskimi delavci in podizvajalci) so zavezani
k spoštovanju te politike.
Od posrednikov in drugih poslovnih partnerjev pričakujemo etično delovanje in upoštevanje te politike
v vseh poslovnih transakcijah povezanih s skupino GLS.
Kakršnakoli kršitev te politike ali z njo povezanih postopkov bo obravnavana zelo resno s strani
skupine GLS in lahko vodi v disciplinske ukrepe, vključno z odpovedjo zaposlitve in prijavo ustreznim
organom. Delovanje v skladu s politiko je najboljša zaščita pred globami in potencialno zaporno
kaznijo, zaščiti pa tudi skupino GLS pred neomejenimi globami in precejšnjo škodo na poslovnem
ugledu. Priloga 1 »Zakaj upoštevati pravila« pojasnjuje nekatere od razlogov za delovanje v skladu s
pravili v politiki, med drugim kulturo, ugled, kazenske sankcije, ipd.
B. Kaj sta podkupovanje in korupcija?
Podkupovanje je:
obljubljanje, dajanje, ponujanje, zahtevanje ali sprejemanje, bodisi neposredno ali
preko tretje stranke,
KATEREKOLI UGODNOSTI
za napeljevanje na ali nagrajevanje neprimernega vedenja (t.j. nelegalnega,
neetičnega vedenja ali vedenja, ki predstavlja kršitev obveznosti).
Tudi zavrnjena podkupnina ali podkupnina, ki ne doseže želenega učinka, je še vedno
podkupnina.
»Ugodnosti« so lahko finančne ali nefinančne in lahko vsebujejo naslednje:
•
denar,
•
posojila,
•
donacije (vključno z dobrodelnimi),
•
dodelitev posla,
•
zaposlitev,
•
svetovalne pogodbe,
•
prednostno obravnavo,
•
zaupne podatke,
Status 29 May 2012 V 2.0 2
2
•
darila in pogostitve (gl. našo Politiko o darilih in pogostitvah),
•
dopust,
•
katerokoli drugo prednost ali ugodnost, ki predstavlja oziroma naj bi predstavljala vrednost
za prejemnika ali drugo osebo (npr. sorodnika ali prijatelja prejemnika).
Neprimerno vedenje je definirano kot vedenje, ki je nelegalno, neetično ali krši delovne obveznosti.
Neetično vedenje je vedenje, ki sicer ni nelegalno, toda ni »ustrezno« vedenje, ki se pričakuje od
delavca v skupini GLS ali pri tretji stranki.
Podkupovanje lahko zagreši:
•
katerikoli zaposleni v skupini GLS, ne glede na položaj ali delovno dobo kjerkoli po svetu; ali
•
katerakoli druga oseba, ki opravlja storitve v imenu skupine GLS kjerkoli po svetu (tretje
stranke, kot so agenti, posredniki, izvajalci in dobavitelji).
Podkupovanje se pojavlja tako v zasebnem kot v javnem sektorju.
C. Politike skupine GLS
1.
Dajanje in prejemanje podkupnin
Skupina GLS ima politiko nične tolerance do podkupovanja, zato:
•
zaposleni, vključno z agencijskimi delavci in podizvajalci, ne smejo nikoli obljubljati, ponujati
ali dajati podkupnine;
•
nikoli ne smejo sprejeti ali zahtevati podkupnine;
•
noben zaposleni ne bo prerazporejen na nižje delovno mesto, kaznovan ali drugače
sankcioniran, če bo zavrnil dajanje ali prejemanje podkupnine, tudi če zavrnitev povzroči
izgubo posla za skupino GLS;
•
vsi zaposleni morajo upoštevati standarde, ki jih predpisuje politika o darilih in pogostitvah
skupine GLS.
2.
Politika o darilih in pogostitvah
Naša politika o darilih in pogostitvah ureja dajanje in prejemanje daril, pogostitev/reprezentance,
dobrodelnih donacij in sponzorstev.
3.
Konflikt interesov
Zaposleni v skupini morajo delovati tako, da se izogibajo konfliktom interesov. Tu je nekaj primerov
situacij, ki se jim je potrebno izogibati:
•
zasebni dogovori za dobavo dobrin in storitev za osebno rabo preko nabavnih kanalov
skupine GLS;
•
zasebni dogovori za uporabo diskontiranih pogojev (razen kjer le-te predstavljajo uradno
ugodnost za zaposlene, ki je na voljo vsem zaposlenim in ki jo določi skupina GLS); in
Status 29 May 2012 V 2.0 2
3
•
plačila, prejeta od tretjih strank v zameno za storitve, ki so del uradne dolžnosti zaposlenega
(npr. plačilo za sodelovanje v intervjuju, plačilo za predavanje), razen če to dovoli vodja
oddelka zaposlenega in plačilo prejme neposredno GLS podjetje, ki zaposluje delavca.
Poleg tega:
•
zaposleni ali zastopnik, čigar vloga vključuje pogajanja ali avtorizacijo pogodbe s tretjo
stranko, mora takoj prijaviti lastništvo morebitnega deleža v takšni tretji stranki ali njenem
holdingu, hčerinskem podjetju ali povezanih podjetjih, razen če je takšen lastniški delež v
podjetju, ki kotira na borzi, in delež ne presega 5,0 % izdanega osnovnega kapitala;
•
zaposleni ne smejo dovoliti izplačila sredstev družbe kakršnikoli zunanji organizaciji ali
dobrodelni organizaciji, v kateri delujejo kot svetniki, člani odbora, direktorji ali drugi zastopniki;
in
•
na poslovne odločitve, še posebej sestanke in sklepanje pogodb, ne sme vplivati nikakršno
zasebno razmerje, bodisi družinsko ali drugačno, ali članstvo v socialnih, verskih ali političnih
združenjih, katerih članstvo je omejeno s plačilom, izvolitvijo ali zaprisego lojalnosti ali
varovanja skrivnosti.
4.
Poslovno sodelovanje in kontakti
Vsi posli z javnimi uslužbenci ali zasebnimi posamezniki in podjetji morajo biti odprti in transparentni
ter izvedeni na pravilen in ustrezen način. Tako lahko zagotovimo, da ne prihaja do podkupovanja ali
korupcije in se izognemo sumu neprimernih aktivnosti.
4.1
Javni uslužbenci
Sodelovanje z javnimi uslužbenci je lahko posebej občutljivo. Javni uslužbenec je lahko katerakoli
oseba, ki je nosilec zakonodajnih, izvršilnih, administrativnih ali sodnih pooblastil države, na lokalnem
ali centralnem nivoju, bodisi doma ali v tujini. Javni uslužbenci so lahko:
•
imenovani ali izvoljeni,
•
trajni ali začasni,
•
plačani ali neplačani,
•
kateregakoli nivoja ali razreda,
•
uslužbenci pravne osebe v lasti ali pod nadzorom države (npr. državnih podjetij, ipd.),
•
•
uradniki ali posamezniki s položajem v politični stranki,
kandidati za javno funkcijo,
•
osebe, ki sicer opravljajo javno funkcijo za ali v imenu katerekoli države, ali
•
delavci javne mednarodne organizacije.
Vsaka ponudba ugodnosti za javnega uslužbenca v povezavi s pridobitvijo ali obdržanjem posla lahko
velja za podkupnino, tudi če za ponudbo ni nobenega nečednega namena. Zato je pri delu z javnimi
uslužbenci potrebna velika mera previdnosti.
Status 29 May 2012 V 2.0 2
4
Če ni jasno ali določena ugodnost lahko predstavlja podkupnino ali ne, se posvetujte s svojim vodjem
oddelka in generalnim direktorjem lokalnega podjetja ali svetom holdingov skupine GLS.
4.2
Plačila za ugodnosti
Plačilo za ugodnosti je plačilo javnemu uslužbencu za pospešitev izvajanja rutinske ali potrebne
aktivnosti, do katere je plačnik sicer pravno ali drugače upravičen, npr. pridobivanja dovoljenja,
licence, vize, ipd.
Plačila za ugodnosti so podkupnina, nelegalna in nikoli sprejemljiva.
Če se od vas takšno plačilo zahteva in menite, da ste zaradi odklonitve plačila izpostavljeni fizičnim
grožnjam ali tvegate svojo varnost, plačilo opravite in ga čimprej prijavite svojemu vodji oddelka in
lokalnemu generalnemu direktorju, ki se mora nato posvetovati s svetom holdingov skupine GLS.
Tudi, če se plačilu dokončno izognete, zahtevo po plačilu vendarle prijavite svojemu vodji oddelka,
saj bomo tako lažje identificirali kraje, kjer se takšne zahteve lahko pojavijo v prihodnosti.
Če ni jasno ali je določeno plačilo potrebno opraviti ali ne, se posvetujte s svojim vodjem oddelka in
generalnim direktorjem lokalnega podjetja ali svetom holdingov skupine GLS.
4.3
Zastopniki, posredniki in drugi poslovni partnerji
Skupina GLS lahko v določenih okoliščinah prevzame odgovornost za dejanja zastopnikov,
posrednikov in drugih poslovnih partnerjev (vključno z dobavitelji in podizvajalci), zato:
•
skupina GLS sodeluje le s tistimi zastopniki, posredniki in drugimi poslovnimi partnerji, ki jih
potrdi vodstvo lokalnega podjetja;
•
če niste prepričani, ali je določeno stranko potrdilo vodstvo lokalnega podjetja, se posvetujte
s svojim vodjo oddelka;
•
vsa plačila zastopnikom ali drugim poslovnim partnerjem, ki delujejo v imenu skupine GLS,
morajo biti primerna za izvedene storitve (kar se določi karseda objektivno); in
•
plačila se nikoli ne izvedejo v gotovini, temveč skozi preverjene kanale, plačila se ne izvajajo
skozi račune v "davčnih oazah".
Priloga 2 vsebuje nekaj opozorilnih znakov, ki kažejo na tveganje podkupnine pri presojanju poslovnih
stikov s tretjimi strankami, kot so zastopniki, posredniki in dobavitelji.
5.
Računovodstvo in finančne evidence
Skupina GLS v skladu s svojo politiko vzdržuje transparentne in natančne računovodske izkaze, arhiv
in finančna poročila v vseh svojih poslovnih enotah in za vse tretje stranke, ki opravljajo naloge v
imenu skupine GLS.
6.
Prijava morebitnih kršitev
Če veste za primer podkupovanja ali korupcije ali sumite, da bi do takšnih dejanj lahko prišlo kjerkoli
znotraj skupine GLS ali v povezavi z njo, to nemudoma prijavite:
Status 29 May 2012 V 2.0 2
5
•
svojemu vodji oddelka in lokalnemu generalnemu direktorju,
•
imenovanemu ombudsmanu, ali
•
svetu holdingov skupine GLS, če vaš vodja oddelka ali lokalni generalni direktor ne moreta
razrešiti zadeve oziroma nista na voljo.
Skupina GLS zagotavlja, da lahko zaposleni svoje sume prijavijo v popolni anonimnosti. Vse prijave
jemljemo resno in jih bomo raziskali. Kakršnokoli povračilno ukrepanje proti prijavitelju je strogo
prepovedano.
V primeru kakršnihkoli vprašanj glede te politike ali izvajanja pravil v specifičnih okoliščinah se
posvetujte z lokalnim finančnim oddelkom, generalnim direktorjem ali svetom holdingov skupine GLS.
7.
Kontakti
V primeru kakršnihkoli vprašanj ali pomislekov glede podkupovanja in korupcije, potrebe
po dodatnem usposabljanju ali dvoma glede uporabe politike v praktičnih primerih
se prosimo posvetujte z:
Generalnim direktorjem:
Borut Zorič
Tel: 01/500-11-170
E-mail: [email protected]
ali
Finančno službo:
Simona Dovjak
Tel: 01/500-11-166
E-mail: [email protected]
D. Podatki o dokumentu
Stopi v veljavo: 1. oktobra 2012
E. Povzetek ključnih elementov
Politika skupine GLS
Skupina GLS ima strogo politiko nične strpnosti do podkupovanja in korupcije.
Status 29 May 2012 V 2.0 2
6
Podkupovanje je:
obljubljanje, dajanje, ponujanje, zahtevanje ali sprejemanje, bodisi neposredno ali
preko tretje stranke,
KATEREKOLI UGODNOSTI
za napeljevanje na ali nagrajevanje neprimernega vedenja (t.j. nelegalnega,
neetičnega vedenja ali vedenja, ki predstavlja kršitev obveznosti).
Tudi zavrnjena podkupnina ali podkupnina, ki ne doseže želenega učinka, je še vedno
podkupnina.
Podkupovanje in korupcija lahko vključujeta javne delavce, lahko pa potekata tudi med
povsem zasebnimi podjetji ali posamezniki.
Posledice
Podkupovanje in korupcija sta resna prestopka, ki sta v številnih državah označena kot kaznivi
dejanji s hudimi kaznimi.
Podkupovanje in korupcija škodita poslovnemu ugledu in položaju na trgu, zato neposredno
ogrožata uspeh skupine GLS.
Podkupovanje in korupcija sta tudi resna disciplinska kršitev za vse zaposlene v skupini GLS
in vse, ki delujejo v imenu GLS.
POMNITE
Če se vam porajajo dvomi glede določenega dejanja, ki ste ga storili (ali boste storili) vi ali
druga oseba (znotraj ali zunaj skupine GLS), se posvetujte z vodjo oddelka, ombudsmanom
ali generalnim direktorjem lokalnega podjetja ali svetom holdingov skupine GLS takoj, ko je
to mogoče.
Izogibajte se tudi dajanju vtisa podkupovanja in korupcije – premislite, kako vaša dejanja
lahko zaznavajo drugi.
Vprašajte se – bi to plačilo ali dejanje škodovalo ugledu GLS, če bi postalo javno?
Če veste za primer korupcije ali podkupovanja, oziroma sumite, da bi do takšnih dejanj
lahko prišlo kjerkoli znotraj (ali v povezavi s) skupino GLS, to nemudoma prijavite
svojemu vodji oddelka, ombudsmanu ali generalnemu direktorju lokalnega podjetja ali
svetu holdingov skupine GLS takoj, ko je mogoče.
Status 29 May 2012 V 2.0 2
7
Priloga 1 – Zakaj upoštevati pravila?
Upoštevanje te politike in vseh veljavnih zakonov za preprečevanje podkupovanja in korupcije je
ključnega pomena za zaščito vas osebno in skupine GLS. Razlogi za upoštevanje pravil so različni:
•
Kultura podjetja: podkupovanje in korupcija sta povsem v nasprotju s kulturo trajnega
izboljševanja, najvišjih standardov in odkritega ter poštenega delovanja, ki jo goji skupina GLS.
Skladnost s to politiko je ključnega pomena za vzdrževanje naše kulture.
•
Ugled: podoba, sloves in ugled podjetja so zelo izpostavljeni v primeru kršitev zakonov ali te
politike. Škodovanje ugledu podjetja pa vpliva tudi na zaupanje in odnose, ki jih je skupina
GLS razvila na trgu s svojimi strankami in drugimi deležniki.
•
Pravne obveznosti: zakon pravi, da je skupina GLS kriva kaznivega dejanja, če ne sprejme
ustreznih ukrepov za preprečevanje podkupovanja in korupcije s strani svojega uslužbenca ali
osebe, ki opravlja storitve za skupino GLS.
•
Kazenske sankcije: v večini držav podkupovanje in korupcija veljata za kaznivi dejanji. Do
kršitev lahko pride tudi, ko se dejanja, povezana s kaznivim dejanjem, zgodijo v tujini. V
raziskavah kaznivih dejanj se rezultati podkupnin/korupcije navadno zasežejo.
•
Civilne sankcije: v številnih državah so tisti, ki so utrpeli škodo ali izgubili posle zaradi
podkupovanja ali korupcije, upravičeni do odškodnine za škodo.
•
Preiskave: preiskave sumov kaznivih dejanj lahko porabijo veliko časa vodstva in podjetja, so
zelo stresne za osebje ter privabijo neželeno pozornost. Poleg tega so preiskave in obramba
pred obtožbami s strani ustreznih organov zelo drage, ne le v smislu časa temveč tudi v smislu
pravnih in drugih stroškov, ki neposredno škodujejo poslovanju skupine GLS.
•
Disciplinski postopki: kršitve zakona in/ali te politike bo skupina GLS smatrala za resne
disciplinske zadeve, ki lahko privedejo do uradnega opomina, suspenza in/ali prekinitve
zaposlitve. Če poslovni partner krši določila te politike, lahko skupina GLS preuči možnosti za
odpoved poslovnega sodelovanja.
Upoštevanje pravil ni pomembno le za skupino GLS. Če ste kakorkoli vpleteni v
podkupovanje ali koruptivna dejanja, lahko za njih osebno odgovarjate z zaporno kaznijo
ali globo.
Status 29 May 2012 V 2.0 2
8
Priloga 2 – Opozorilni znaki
Opozorilni znaki, ki lahko kažejo na tveganje v odnosu z zastopniki in tretjimi strankami:
■ nenavadno velike provizije ali nenavadni vzorci plačil;
■ tretje stranke, o katerih vemo malo, npr. stranke z nejasno poslovno zgodovino, z
nedostopnimi ali omejenimi podatki o podjetju (npr. podjetje, ustanovljeno v državi, kjer
podrobnosti o delničarjih, direktorjih, ipd., niso javno dostopne), ali nedavno ustanovljena
podjetja;
■ tretje stranke, ki so videti premalo usposobljene ali imajo premalo kapacitet, ali jih specifično
določijo ali priporočijo vladni uslužbenci;
■ ponavljajoča se ali prekomerna darila in pogostitve;
■ zahteve po kritju nenavadno visokih stroškov ali stroškov za kolege ali družinske člane;
■ pogostitve brez smiselne povezave s promocijo ali demonstracijo produktov ali storitev;
■ zgodovina ali zaznava korupcije v zadevni državi; ali
■ plačila za/od vladnih uslužbencev ali posameznikov, ki imajo političen exposed.
Status 29 May 2012 V 2.0 2
9