SOS Office triki in nasveti za poslovne uporabnike MS Office orodij

Poslovna raba MS Excela
E - časopis za uporabnike MS Office
orodij s praktičnimi nasveti in triki za
produktivnejše delo.
Številka 1 | januar | Leto 2011
SOS Office
[email protected]
SOS Office triki in nasveti za
poslovne uporabnike MS Office
orodij
SOS Office
Časopis, ki prinaša koristne
nasvete in trike pri delu z
MS Office aplikacijami.
Pred vami je prva številka SOS Office časopisa. Namenjena je
poslovnim uporabnikom MS Office orodij z ustreznim predznanjem.
Avtorji časopisa imamo več kot 14 letne izkušnje pri izobraţevanju in
svetovanju najzahtevnejšim uporabnikom v nekaterih največjih
slovenskih podjetjih.
Za izkušene in tudi zahtevne uporabnike MS Office bomo v vsaki
številki dali nekaj nasvetov in trikov pri delu z Wordom, Excelom,
Outlookom, PowerPointom in Accessom, One Note, InfoPath,
Publisher.
Večina trikov bo zagotovo uporabnih, saj so vprašanja zastavljali
številni uporabniki na naših Office izobraţevanjih. Zato so praviloma
povezana z delovno prakso in konkretnimi potrebami.
Kazalo
Stran 2
KAZALO
KALKULACIJE S ČASOM V EXCELU .................................................................................................. 3
IZRAČUN PRISOTNOSTI V HH:MM IN HEKSADECIMALNO?............................................................................. 3
SEŠTEVEK ČASOV ALI SKUPNI ČAS ........................................................................................................... 3
KAKO ČAS HH:MM PRETVORIMO V HEKSADECIMALNI? ................................................................................ 3
UDELEŢENKA S SEMINARJA SPRAŠUJE: ......................................................................................... 3
OUTLOOK UPORABLJAMO VSAK DAN, KAKO DOBRO GA POZNAMO? ...................................... 4
KAKO ŢE POSLANO SPOROČILO POSLATI ŠE ENKRAT? ............................................................. 4
TRIKI PRI RISANJU V POWERPOINTU 2007....................................................................................... 5
KAKO TAKO OZNAČENE PREDMETE ZDRUŢIM V NOV PREDMET?.................................................................. 5
NAMIG ZA LAŢJE RISANJE OZIROMA NATANČNO POZICIONIRANJE OBJEKTA.................................................. 5
ZDRUŢLJIVOSTNI NAČIN (COMPATIBILITY MODE) .......................................................................... 6
ZAKAJ BI SPLOH DELALI V ZDRUŢLJIVOSTNEM NAČINU ( = PUSTILI DOKUMENTE V STAREM FORMATU 2003)? 6
VBA PRIMER ZA ZAHTEVNEJŠE : EXCELOVE LISTE V ZVEZKE .................................................... 7
Sodelavci podjetja Cebis izvajamo
izobraževanje in svetovanje za napredno rabo
MS Office orodij. V 14 letih obstoja podjetja so
sodelavci delali z najzahtevnejšimi uporabniki
v največjih slovenskih podjetjih.
Legenda za teţavnostno stopnjo primera v
nadaljevanju:
Enostaven namig ali nasvet.
Srednje zahteven namig ali nasvet.
Zahteven namig ali nasvet.
Pomoč in znanje iz MS Office ko ga
potrebujete.
Namen storitve:
Storitev SOS Office za mesečno naročnino ali
po urnem obračunu ponuja uporabnikom
svetovanje in pomoč pri vseh, tudi
najzahtevnejših vprašanjih, povezanih z rabo
MS Office aplikacij. Tako dobite točno tisto
znanje, KI GA potrebujte in KO ga
potrebujete, za najugodnejšo ceno.
Za katera orodja lahko dobite odgovore na
vprašanja?
Odgovore na vsa mogoča (tud najzahtevnejša)
vprašanja dobite za urejevalnik besedil MS
Word, elektronsko preglednico Excel,
PowerPoint, Outlook, Access, Groove,
InfoPath, SharePoint, VBA programiranja ter
s specialističnih področij poljubnih analiz v
Excelu! Velja za različice 2003, 2007 in 2010!
Triki v MS Excelu 2007
Stran 3
Kalkulacije s časom v Excelu
Računanje s časom v MS Excelu je nekoliko specifično. Po drugi strani pa
je za uspešne kalkulacije s časom potrebno poznati le nekaj preprostih in en
manj preprost trik. Poglejmo si naslednji primer:
Kako čas hh:mm pretvorimo v
heksadecimalni?
Pogosto ne ţelimo časa imeti
zapisnega v obliki hh:mm, temveč
desetiško, npr. 10:30 je 10,5 ure.
V Excelu imamo za to dve dokaj
enostavni moţnosti:
1. Ali izračunani rezultat oblike
hh:mm mnoţimo s 24 in
oblikujemo kot število.
E12: =D9*24
Ali pa seštejemo ločeno vsoto
ur in vsoto minut v stolpcih E
in F s pomočjo formule
E13: =E9+F9/60
Udeleţenka s seminarja
sprašuje:
Tabela je razumljiva sama po sebi, zato si poglejmo kar konkretne trike pri
izračunu.
Izračun prisotnosti v hh:mm in heksadecimalno?
1. V Stolpcu D izračunamo prisotnost enostavno z razliko celic
stolpcev C in D. Npr. D2=C2-B2.
2. Oblika se samodejno nastavi na izpis časa, sicer jo nastavimo sami.
Za ločen izračun ur in minut v stolpcih E in F uporabimo Excel časovni
funkciji =HOUR() in = MINUTE(). Torej:
3. E2: =Hour(D2) in F2=MINUTE(D2) ter oblikujemo kot število po
potrebi.
Seštevek časov ali skupni čas
Nekoliko zadrege pri časovnih kalkulacijah je le pri seštevanju časov preko
24 ur. Excel namreč noče prikazati vsote časa nad
24:00 ur. Zato ga moramo v to prepričati, kar so v
verziji 2007 celo nekoliko zakomplicirali:
1. V celici izdelamo običajno vsoto D9:
=SUM(D2:D8).
2. Excel vrne napačen rezultat
8:59:00. V izpis pravilnega
rezultata ga prepričamo s
klikom na puščici pri skupini
ikon Število:
3. V polje Vrsta vpišemo
obliko [h]:mm:ss. Ta
omogoča izpis časov v obliki
hh:mm, a nad 24:00 urami.
V Excel stolpcu imam zapisane
zaporedne številke pogodbe v obliki
pogodba/ leto. Npr. 112/2011. Ko to
vrednost z miško potegnem
navzdol, da mi napolni celice,
dobim 112/2012. Torej namesto
številke pogodbe mi nadaljuje /polni
zaporedno številko leta! Kako naj
Excel prepričam, da bi podatke
polnil z nadaljevanjem številke
pogodbe?
Načinov je zagotovo več, ţal pa ne
gre samo s potegom miške. V ta
namen sestavimo formulo. Ena
dokaj univerzalna je naslednja:
1. V A1 vpišemo številko pogodbe
po sistemu 0001/2011
2. A2:=(TEXT((MID(A1;1;4))+1;"
0000"))&"/"&"2011"
Uporabljene funkcije tokrat ne
bomo podrobno razčlenjevali.
Več o Excelu lahko izveste tudi na eni od številnih Excel delavnic!
MS Outlook 2007/2010
Outlook uporabljamo vsak
dan, kako dobro ga
poznamo?
Naslednje vsebine predstavljajo
prvo tretjino gradiva in seminarja
OUTLOOK EXCHANGE triki pri
organizaciji delovnega časa:
Triki pri delu z elektronsko pošto
Recall, resend, cancel message
Zahtevek za povratnico
Izdelava podpisa
Zamenjava vizitke v sporočilu
Kako preberem novo pošto s poljubne
lokacije (?
Seznam map
Delo s sporočili v mapah
Zahtevnejše operacija pri mapah (nova
mapa, dodajanje med priljubljene,
velikost poštnega predala):
»Pošiljanje« velikih prilog s pomočjo
Hyperlinkov (sharepointa)
Čiščenje mailboxa namigi
Uporaba rules wizzarda
Samodejno razporejanje sporočil v
mape (Čarovnik za pravila):
Primer razporeditve sporočila v mapo
na podlagi besede v naslovu sporočila.
Razporeditev povratnic o branju/dostavi
v posebno mapo:
Primer razporeditev povratnic v
posebno mapo:
Označevanje sporočil z zastavicami
Samooblikovanje sporočil po mapah
Izbira oblike poslane pošte
Pregled praktičnih nasvetov za
učinkovitejšo delo v Outlooku
Osebni nasveti za produktivnejše delo
Hitro iskanje kontaktov in exchange
naslovnikov
Uporaba Hyperlinkov za dosego office
dokumentov, sharepointa in weba
Iskanje Exchange public folderja
Prilagajanje Outlooka svojim potrebam
Odpiranje več modulov Outlooka
istočasno
Kreativna raba stolpcev v posameznih
modulih Outlooka
Izboljšanje preglednosti z oblikovanjem
in pogojnim oblikovanjem
Kopiranje Outlook nastavitev med
mapami
Razvrščanje, razvrščanje, razvrščanje
Stran 4
Kako ţe poslano sporočilo poslati še enkrat?
Navidezno izjemno preprosto vprašanje, ki ima tudi preprost odgovor.
Zanimivo je, da vsaj 95 % uporabnikov tega odgovora ne pozna. Namreč s
tem vprašanjem začenjamo naš seminar OUTLOOK EXCHANGE triki pri
organizaciji delovnega časa in le izjemoma dobimo pravilen odgovor.
Večina uporabnikov seveda poslano sporočilo poišče v mapi Odposlano in
ga od tam Posreduje (Forward), kar pa ni odgovor, ki bi nas zadovoljil.
Pravilen odgovor je prav tako preprost in se glasi:
Ţe poslano sporočilo ponovno pošljete tako,da:
1. Odprete sporočilo.
2. Izberi trak Sporočilo (Message) Other Actions ( Druga Dejanja)
– Resend this message (Ponovno pošlji pošto).
Ste vedeli, da lahko uporabniki Outlooka, kjer imate na voljo Exchange
streţnik, ţe poslano sporočilo tudi prekličete? Če ga prejemnik še ni
prejel, ga po preklicu sploh ne bo. Postopek:
1. Sporočilo poiščete ga med poslanimi sporočili.
2. Odprete sporočilo.
3. Izberi trak Sporočilo (Message) Other Actions ( Druga Dejanja)
– Recall this message (Prekliči to sporočilo).
4. Izberete Delete unread copies of this message in zahtevajte potrdilo
o uspešnem preklicu.
Izvoz podatkov iz Outlooka
Namigi za hitro delo s pomočjo potegni
spusti (drag& drop)
Za zahtevnejše uporabnike: Outlook tips & tricks delavnica!
MS POwerpoint 2007/2010
Triki pri risanju v
PowerPointu 2007
PowerPoint 2007 in 2010
omogočata preprosto risanje
oblik s pomočjo SmartDraw
orodja. Vseeno ostane
kopica situacij, ko moramo
skici narisati »ročno« s
pomočjo Oblik (Shapes) na
traku Vstavljanje (Insert).
Risanje si znatno olajšamo,
če vklopimo prikaz mreţe ali
vodilnih črt.
Stran 5
-
-
-
-
-
-
Mreţo vklopimo na traku Pogled (View) – Mreţne črte
(Gridlines).
Nekaj bolj skrita so zelo uporabna vodila, ki jih vključimo s
pomočjo Osnovno- Ureditev – Poravnaj – Nastavitev
mreţe (Home- Arrange- Align- Grid Settings).
Risanje si še poenostavite s postavitvijo več vodil točno na
pozicije, kjer jih potrebujete. Uporabite CTRL tipko ob vleki
vodila, ki kopira in postavi drugo, tretje vodilo. Velja za
vertikalna in horizontalna vodila.
Pri risanju črt. elips in pravokotnikov si pomagajte s tipko
SHIFT pri risanju ravnih črt, kroţnice ali kvadrata poljubne
velikosti.
CTRL - D kombinacijo tipk uporabljaj kopiranje ţe
narisanega in oblikovanega objekta. Izjemno uporaben ukaz,
ker:
o z njem kopirate predmet,
o kopijo predmeta postavite na svoje mesto,
o ponovna raba CTRL+D tipke vam nove predmete
razmeče v enaki razdalji, kot ste postavili drugi
predmet od prvega.
CTRL + poteg z miško na robu označenega objekta je
podoben kot kombinacija CTRL-D, a je nekaterim bolj všeč.
Izbor več predmetov hkrati (uporabni pri premikanju, kopiranju ali
spremembi velikosti več predmetov naenkrat)
-
Klikni na prvi predmet.
Da bi istočasno označil tudi druge drţi tipko SHIFT in klikaj
še ostale. ALI
Z miško klikni in povleci preko predmetov.
Kako tako označene predmete zdruţim v nov predmet?
1. Najprej jih označimo kot je razloţeno nekaj vrstic višje.
2. Izberi trak Oblika (Format) – Zdruţi (Group).
Namig za laţje risanje oziroma natančno pozicioniranje
objekta
1. Predmet izbereš s klikom miške.
2. Laţje kot premikanje z miško je premikanje s smernimi
puščicami.
3. Za še krajše in še bolj natančne pomike predmetov
uporabite CTRL + smerne puščice na tipkovnici.
Še nekaj kombinacij na tipkovnici:
Izberi objekt po pisanju besedila v njem
Izberi sosednji predmet
Izberi besedilo v predmetu, če ta ţe izbran
Izberi vse predmete na diapozitivu
Izberi vse diapozitive
Izberi vse besedilo veh prosojnice
ESC
TAB ali SHIFT TAB
Enter
CTRL+A
CTRL+A v organizatorji
diapozitivov
CTRL+A na Outline
zavihku
Powerpoint 2007 /2010 delavnica s treningom nastopa.
VBA namig meseca
Zdruţljivostni način (Compatibility mode)
Lahko bi rekli, da vprašanje zdruţljivostnega načina dela v MS Office 2007/2010 aplikacijah ni vredno
omembe, ker ga vsi uporabniki ţe poznajo. Vsaj naj bi ga. Ţal tudi na naših nadaljevalnih in
specialističnih izobraţevanjih iz MS Office ugotavljamo, da vsaj 70% do 80% uporabnikov ni pozornih
in ne pozna pojma Združljivostni način.
Zdruţljivostni način ali Compatibilty mode se izpiše na vrhu okna aplikacije, v kateri delamo, seveda
če imamo odprt dokument iz prejšnje verzije MS Office 2003. Po domače pomeni, da v novejši verziji
Office 2007 ali 2010 urejamo dokument v starejšem formatu 2003. Dokler dokument vsebuje samo
besedilo (Word) ali tabele s formulami/funkcijami (Excel) lahko delamo brez teţav v stari verziji
dokumenta.
V primeru, da pa ţelimo uporabljati naprednejše moţnosti urejanja,
moramo dokument posodobiti. V ta namen imamo na voljo ukaz Pretvori
(Convert), ki ga najdemo s klikom na Office gumb v verziji 2007. Pozor, ta
ukaz je na voljo samo, kadar imamo odprt dokument stare različice.
Kaj pomeni naprednejše delo? V zdruţljivostnem načinu bo delo postalo
skoraj nemogoče, če bomo uporabljali:
-
risanje s pomočjo SmartDraw orodja,
izdelali ali urejali grafikone,
uporabljali barve po RGB lestvici.
urejali fotografije.
Ţe iz tega je razvidno, da je delo v zdruţljivostnem načinu (Compatibility mode) oziroma raba starih
verzij dokumentov iz 2003 bolj ali manj nemogoče npr. v PowerPointu pri izdelavi naprednih prosojnic.
Zakaj bi sploh delali v Zdruţljivostnem načinu ( = pustili dokumente v starem formatu 2003)?
Seveda je razlog en sam, ki se ga vsi zavedamo. Da lahko pač naše dokumente odprejo in urejajo tudi
uporabniki s staro verzijo Office 2003. A bistveno bolje je, da ti uporabniki na stari Office 2003
namestijo Zdruţljivostni paket. Ko namestite zdruţljivostni paket, boste lahko poleg dokumentov v
oblikah zapisa različic Microsoft Office 2000, Office XP in Office 2003 odpirali, urejali in shranjevali tudi
dokumente v novih oblikah zapisa programov Word, Excel in PowerPoint 2007.
Uporabniki Office 2003 morajo pred namestitvijo zdruţljivostnega paketa namestiti tudi paket
servisnih popravkov SP3.
Povezave:
SP3 za Office 2003:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=sl&FamilyID=e25b7049-3e13-433bb9d2-5e3c1132f206
Microsoft Officeov zdruţljivostni paket za oblike zapisa datotek programov Word, Excel in PowerPoint
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=sl&FamilyID=e25b7049-3e13-433bb9d2-5e3c1132f206
Stran 6
VBA namig meseca
Stran 7
VBA primer za zahtevnejše : Excelove liste v zvezke
Zahtevnejši uporabniki MS Office ţe redno posegajo po makro in VBA kratkih programih za laţje in
hitrejše delo. Predvsem pri pogosto ponavljajočih se opravilih to postaja nuja. Primere srečamo npr. v
večjih podjetjih pri ponavljajočih se uvozih podatkov iz npr. SAP-a, analizi in potem pošiljanju
rezultatov v številne sluţbe ali sektorje.
Ravno za tak primer pride prav makro, ki vsebino enega Excel zvezka porazdeli v več zvezkov
tako, da je vsebina vsakega lista v svojem zvezku.
Makro se začne tu:
Sub Liste_v_Zvezke()
'izdelamo datoteko iz vsakega lista v odprtem zvezku
' makro pripravil SOS OFFICE [email protected]
Dim wbCilj As Workbook
Dim wbIzvorna As Workbook
Dim lst As Object 'ej lahko list, graf, objekt
Dim strSavePath As String
On Error GoTo ErrorHandler
Application.ScreenUpdating = False 'Ekran naj ne blinka med delom
strSavePath = "D:\Listi_v_zvezke\" 'POPRAVI na mapo v kateri ţeliš liste kot posamezne datoteke
Set wbIzvorna = ActiveWorkbook
For Each lst In wbIzvorna.Sheets
lst.Copy
Set wbCilj = ActiveWorkbook
wbCilj.SaveAs strSavePath & lst.Name
wbCilj.Close 'Zapre izvorno datoteko na koncu. Če ne ţeliš to vrstico izbriši
Next
Application.ScreenUpdating = True
Exit Sub
ErrorHandler: 'Obravnava napak
MsgBox "An error has occurred. Error number=" & Err.Number & ". Error description=" &
Err.Description & "."
End Sub
---- in konča tu!
Kot je razvidno iz kode makra, v vrstici strSavePath določimo lokacijo, kam naj se v zvezke shranjeni
listi shranijo.
Če za svoje delo potrebujete kompleksnejši makro/VBA program ali celo namizno aplikacijo pišite na
[email protected]
Programiranje VBA namiznih aplikacij po naročilu.
VBA namig meseca
Sodelavci podjetja Cebis
izvajamo izobraževanje in
svetovanje za napredno
rabo MS Office orodij. V 14
letih obstoja podjetja so
sodelavci delali z
najzahtevnejšimi uporabniki
v največjih slovenskih
podjetjih.
Stran 8
Pomoč in znanje iz MS Office orodij, ko ga potrebujete.
Namen storitve:
Storitev SOS Office za mesečno naročnino ali po urnem
obračunu ponuja uporabnikom svetovanje in pomoč pri vseh,
tudi najzahtevnejših vprašanjih, povezanih z rabo MS Office
aplikacij. Tako dobite točno tisto znanje, KI GA potrebujte in KO
ga potrebujete za najugodnejšo ceno.
Za katera orodja lahko dobite odgovore na vprašanja?
Odgovori na vsa mogoča (tud najzahtevnejša) vprašanja dobite
za urejevalnik besedil MS Word, elektronsko preglednico Excel,
PowerPoint, Outlook, Access, Groove, InfoPath, SharePoint,
VBA programiranja ter s specialističnih področij poljubnih
analiz v Excelu! Velja za različice 2003, 2007 in 2010!
Informacije o seminarjih in SOS Office:
[email protected]
041 680 910
Imate vprašanje ali problem pri delu z MS Office orodji?
Pošljite ga na [email protected]
Če niste naročeni na SOS OFFICE časopis, pošljite e-poštno sporočilo na
naslov [email protected] z besedo NAROČILO!
Najavljamo:
Naslednja številka v mesecu februarju bo delno tematsko
obarvana. V njej bo veliko nasvetov na temo analiz in poročanja po
letnih razgovorih v podjetju.