xpert – informacijski sistem za upravljanje gradbenih projektov
Transcription
xpert – informacijski sistem za upravljanje gradbenih projektov
XPERT – INFORMACIJSKI SISTEM ZA UPRAVLJANJE GRADBENIH PROJEKTOV asist. mag. Bojan Strah, univ. dipl. inž. grad. e-naslov: [email protected] Jurij Velkavrh, univ. dipl. mat. e-naslov: [email protected] asist. dr. Aleksander Srdič, univ. dipl. inž. grad. vsi UL Fakulteta za gradbeništvo in geodezijo, Jamova 2, 1000 Ljubljana e-naslov: [email protected] Samo Pleterski, univ. dipl. inž. grad. AXIS d.o.o., Tehnološki park 19, 1000 Ljubljana e-naslov: [email protected] Ivan Rus, univ. dipl. inž. grad. e-naslov: [email protected] Jernej Nučič, univ. dipl. inž. grad. oba SCT d.d., Slovenska cesta 56, 1000 Ljubljana e-naslov: [email protected] Povzetek XPERT je projektni informacijski sistem za upravljanje in obvladovanje gradbenih projektov. Namenjen je podpori izvajanju poslovno-tehničnih procesov v fazi priprave na gradnjo in same gradnje ter pokriva vrzel med poslovnimi, dokumentnimi in tehničnimi CAD programskimi rešitvami. Z njegovo uporabo odpravljamo vrsto ovir v poslovanju gradbenih podjetij in omogočamo uspešno obvladovanje kompleksnih, časovno omejenih in finančno zahtevnih gradbenih projektov. Sistem, ki ga predstavljamo, ni le evidenčno orodje, temveč celovita informacijska rešitev, saj njegova uporaba omogoča pravilne tehnološke, organizacijske in finančne odločitve ter hkrati zagotavlja transparentnost poslovanja. Abstract XPERT – information system for construction project management XPERT is information system for construction project management and controlling. It is intended to support the implementation of business-technical processes in the construction preparation and construction itself and covers the gap between business, document management and technical CAD software solutions. System eliminates many obstacles in the construction company business and provides effective management of complex, time-bound and financially-complex construction projects. Presented system is not only a registration tool, but also a comprehensive information solution that enables the use of proper technology, organizational and financial decisions, while ensuring transparency of operations. Ključne besede Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 1 gradbeništvo, gradbena informatika, projektni informacijski sistem, upravljanje gradbenih projektov, gradbena kalkulacija, gradbeno planiranje, stroškovni inženiring Key words construction, construction informatics, project information system, construction project management, construction estimating, construction planning, cost engineering 1. UVOD Stanje v gradbeništvu Gradbeništvo je tehnična stroka, ki se ukvarja s projektiranjem, statičnimi in dinamičnimi izračuni, izgradnjo, vzdrževanjem, sanacijo in končno porušitvijo grajenih objektov [Wikipedia]. Panoga gradbeništva je tipično storitvena dejavnost in ena izmed panog, ki najbolj kaže, koliko država ali gospodarstvo vlagata v infrastrukturo. Gradbeništvo je zaradi gospodarske krize in posledično znižanja naročil ter zaostrenih finančnih razmer na trgu v zadnjih letih utrpelo zmanjšanje gradbenih aktivnosti in s tem dokaj velike posledice. V obdobju pred vsesplošno gospodarsko krizo je bila rast gradbeniške panoge izredno visoka in je s tem veliko prispevala tudi k gospodarski rasti. Delež gradbeništva v BDP-ju je za leto 2008 znašal 7,3 odstotka, v letu 2009 pa je bil že opazen padec na 6,9 odstotka. Poleg tega sta stanji gradbeništva in celotnega gospodarstva v precejšnji povezavi, saj so na gradbeništvo vezane tudi številne druge pomembne panoge. Po sedmih zaporednih letih rasti, ki je bila na področju gradbenih del še posebej izrazita med letoma 2006 in 2008, je slovensko gradbeništvo leta 2009 doživelo velik padec. Rezultati so bili negativni za vse tri glavne segmente gradbene industrije. Celotno število gradbenih dejavnosti se je zmanjšalo za 20 %, gradbena dela na nestanovanjskih objektih so upadla za skoraj 25 %, gradbena dela na stanovanjskih objektih za 20 %, gradbena dela na nizkih gradnjah pa za 18 %. Leta 2009 so nizke gradnje obsegale približno 50 % vseh gradbenih del, stanovanjski objekti približno 16,5 %, nestanovanjski objekti pa približno 33,5 %. Tudi v letu 2010 je bil prisoten velik upad na področju gradbenih dejavnosti, in sicer za 25 % v vseh treh segmentih gradbene industrije. To pomeni, da je konec leta 2010 obseg gradbene dejavnosti že skoraj dosegel stopnjo iz leta 2005, to je stopnjo pred izrazitim povečanjem investicij. *8] Poslovanje v gradbeništvu V gradbeništvu nastopajo tako velika kot srednja in mala podjetja. Največ je malih, ki so specializirana za posamezne aktivnosti. Velika in srednja podjetja pa poleg lastnih dejavnosti za izvedbo ali najemajo podizvajalce za opravljanje nekaterih specializiranih storitev ali se združujejo kot soizvajalci v konzorcije. Podjetja v gradbeništvu se ukvarjajo z različnimi projekti, ki jih je potrebno izvesti v določenem času, v okviru predvidenih stroškov in v zahtevani kakovosti. Gradnja večine objektov predstavlja obsežna in kompleksna dela, kar zahteva usklajevanje velikega števila aktivnosti in virov. Poleg tega pa projekti pogosto potekajo istočasno in tako dodatno povzročajo težave na področju upravljanja projektov. Ekonomika gradbenih projektov je v prvi vrsti domena stroke, saj so poznavanje in izbor tehnologije gradnje ter razumevanje potencialnih tveganj in njihovih finančnih posledic Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 2 ključnega pomena pri zasnovi, planiranju in sami izvedbi gradnje. Problematika pa se kaže v obvladovanju informacij, ki narašča z obsegom projektov, številom projektov, velikostjo projektnih skupin in skupnim številom vseh udeležencev na projektih. Zaradi sočasnega izvajanja procesov v različnih fazah in različnih stopnjah zahtevnosti so enoznačne informacije, enovit sistem poročanja ter kakovostne analize realizacije ključnega pomena pri določanju prioritet in odločitvah na vseh nivojih upravljanja gradbenih projektov in vodenja posameznega podjetja. Poleg sistematizacije poslovnih procesov so ključne usmeritve tudi hkratno delo, neposredna komunikacija več uporabnikov znotraj projektne skupine in sodelovanje med posameznimi projektnimi skupinami znotraj istega okolja. Vse skupaj pa nakazuje potrebo po elektronskem sodelovanju uporabnikov v različnih procesih v istem dokumentu v istem časovnem obdobju. Problem Kadar gradbena podjetja posameznih projektov ne spremljajo celostno, nimajo pregleda nad stanjem in uspešnostjo projektov. Tako vodilni kadri kot ostali udeleženci na projektih največkrat nimajo ali pa ne uporabljajo orodij, s katerimi bi lahko uspešno upravljali s projektom od njegove ideje do njegovega zaključka, obvladovali spremembe ob izvajanju in nadzorovali vse akterje ter vire. Predvsem pri večjih poslovnih sistemih v gradbeništvu se zaradi kompleksnosti in interdisciplinarnosti procesov brez učinkovite informacijske podpore ne zmore več obvladovati projektov in dosegati želenih finančnih učinkov. Večina gradbenih podjetij uporablja različna informacijska orodja skozi posamezne faze gradnje (koncipiranje, konstruiranje/projektiranje, priprava na gradnjo, izvedba), ki jim lajšajo načrtovanje in spremljanje procesa gradnje. Ta orodja zaradi specifičnosti področja ali okolja večinoma niso povezljiva med seboj, podatki v njih so vidni samo zaposlenim, ki aktivno sodelujejo na projektu in pogosto niso niti ustrezno zaščiteni pred nepooblaščenim dostopom in morebitno izgubo podatkov. Posledično se srečujejo z nepreglednostjo nad podatki, nezmožnostjo avtomatiziranega prenosa podatkov med rešitvami in vprašljivo kakovostjo ter varnostjo posameznih podatkov. Rezultat je slabo obvladovanje projektov, kar je najpogostejši dejavnik za neuspešno doseganje ciljev projektov in v končni fazi slabo poslovanje gradbenih podjetij. Ideja Projekti, ki jih izvajajo gradbena podjetja, postajajo vedno bolj kompleksni, podjetja izvajajo vse več projektov hkrati in zaradi obsega del vanje vključujejo številne podizvajalce in dobavitelje. To samo po sebi še ne povzroča težav. Težave povzroča neustrezno vodenje teh projektov oz. to, da projekti niso celostno vodeni skozi celotni proces gradnje. Spremembe, ki so edina »stalnica« v gradbeništvu, ključno vplivajo na dosego ciljev posameznega projekta, zato se je pokazala potreba po drugačnem pristopu k obvladovanju gradbenih projektov. Ker gradbena podjetja stremijo k čim večji učinkovitosti in s tem povezani konkurenčni prednosti, lahko to dosežejo predvsem s pomočjo boljšega upravljanja tj. planiranja, vodenja in kontroliranja projektov. Na področju upravljanja pa se pojavlja praznina na področju informacijske podpore. Za boljši pregled in nadzor nad projekti ter s tem višjo učinkovitost poslovanja in znatno znižanje verjetnosti napak je torej nujno uvajanje celovite informacijske podpore za upravljanje in obvladovanje gradbenih projektov, ki naj v Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 3 končni fazi zagotovi optimizacijo poslovanja in posledično veča konkurenčno prednost gradbenih podjetij. Ideja je torej izgradnja celovitega informacijskega sistema, ki naj omogoča celostno upravljanje in obvladovanje posameznega ali več kompleksnih gradbenih projektov hkrati; torej sistema, ki naj združuje vse potrebne funkcionalnosti za obvladovanje ključnih faz gradbenega procesa; konstruiranje, priprava na gradnjo in gradnja. Nudi naj popolno podporo in omogoča ukrepanje tako izvajalskim procesom kot poslovno-finančnim funkcijam podjetja. Sistem, ki v vsakem trenutku omogoča pregled stanja, analize vprašljivih področji in ukrepanje tako operativnim udeležencem kot vodilnim zaposlenim. Udeleženci morajo imeti pregled nad stanjem projektov, možnost obvladovanja sprememb ob izvajanju ter nadzor nad podizvajalci. Za dosego celovitosti naj omogoča povezovanje s poslovnimi, projektnimi in dokumentnimi sistemi. Idejo smo realizirali in jo poimenovali XPERT (Planning, Evalutation, Realization, Timing). 2. XPERT Splošno XPERT je inovativen informacijski sistem za upravljanje in obvladovanje gradbenih projektov. Celovita rešitev je idealna za gradbena podjetja, ki istočasno izvajajo aktivnosti na različnih, zapletenih in z vidika virov obsežnih projektih. Sistem omogoča celostno podporo posameznemu gradbenemu projektu in portfelju projektov. Poleg celovite podpore skozi gradbeni proces sta njegovi pomembni lastnosti tudi povezljivost z drugimi poslovnimi (ERP) in dokumentnimi sistemi, ki jih gradbena podjetja trenutno uporabljajo pri svojem poslovanju, ter sistem uporabniških računov. Obe lastnosti sta pomembni zaradi nemotene vpeljave sistema v poslovni proces podjetij, možnosti uporabe pri najrazličnejših projektih in določanja uporabniških pravic ter s tem povezanega vpogleda v posamezne vsebine. XPERT je visoko zmogljiv sistem, ki predstavlja novost na slovenskem trgu podpornih sistemov v gradbeni panogi. Analiza javno dostopnih virov o sorodnih sistemih v tujini pa kaže, da je sistem XPERT velik doprinos na področju informacijske podpore upravljanju in obvladovanju gradbenih projektov tudi v mednarodnem okolju. Odlikujejo ga številne funkcionalnosti skozi vse faze gradbenega procesa – konstruiranja, priprave na gradnjo in gradnje same ter skozi vse aktivnosti poročanja. XPERT je preverjena rešitev za vse vrste večjih gradbenih projektov, ki se je razvila in dopolnjevala s pomočjo preko 150 aktivnih uporabnikov sistema, ki so rešitev uporabljali na več kot 60 večjih gradbenih projektih. Faze gradbenega projekta in položaj XPERT Obvladovanje faz in vlogo rešitve znotraj gradbenega podjetja v povezavi z osnovnimi procesi in s tem v odnosu do ostalih informacijskih rešitev najlažje orišemo v naslednji shemi: Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 4 Slika 1: Shema XPERT podpore procesom v posameznih fazah gradbenega projekta Ker je učinkovitost informacijskega sistema ključnega pomena za obvladovanje projektov ter posledično za obvladovanje ogromnega števila med seboj povezanih podatkov, aktivnosti in virov, je popolnoma jasno, da morata biti zagotovljena tudi učinkovit vhod podatkov v sistem in učinkovit izhod podatkov iz sistema. Človek kot edini pametni element v postopku izvajanja procesa upravljanja (poleg strojne in programske opreme) ne more prevzeti odgovornosti za obvladovanje velikega števila podatkov, pa naj bo njegovo odločanje še tako intuitivno, natančno in utemeljeno z leti izkušenj. Zato mora celoten proces stremeti k temu, da informacijski sistem prevzame obdelavo in analiziranje velikega števila podatkov, na uporabnika pa preloži odgovornost za natančen vnos podatkov in seveda za odločanje; ob upoštevanju najpogostejših razlogov za stečaj gradbenih podjetij in rešitev, ki jih za te razloge ponuja razvit sistem (tabela 1), je to še toliko bolj razvidno. 6 najpogostejših razlogov za stečaj v gradbeništvu RAZLOG REŠITEV XPERT Omogoča natančno načrtovanje, sledenje in porabo materiala in ostalih virov. 1. Neurejen sistem materialnega poslovanja. 2. Odsotnost spremljanja stroškov in denarnega toka za projekte in družbo kot celoto ali nezmožnost pravilnega odločanja na podlagi podatkov o poslovanju. 3. Izvajanje del preko pogodbenih okvirov z investitorjem. 4. Prekomerna poraba mehanizacije organizacija dela z mehanizacijo. – slaba 5. Slab nadzor nad delom podizvajalcev. 6. Slabe ali napačne kalkulativne osnove ob Zagotavlja verodostojno planiranje, spremljanje in simulacijo stroškov projekta ali celotnega portfelja projektov podjetja skozi vse faze gradbenega procesa. XPERT že pri načrtovanju opredeli omejitve, izhajajoč iz pogodbe, in preko sistema več/manj ter dodatnih del (aneksi) opozarja odstopanja od pogodbenih vrednosti. Preko gradbenih kalkulaciji in terminskega planiranja virov mehanizacije nudi optimalno organizacijo in porabo mehanizacije. Sistem celostno povezuje tudi vse podizvajalce, ki morajo redno poročati o napredku izvedenih del v skladu s cilji. Vgrajeno ima napredno orodje za izdelavo Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 5 prevzemanju posla. gradbenih kalkulacij na podlagi standardnih opisov del in postavk, kar znatno zmanjša napačno oceno potrebnih virov. Tabela 1: Najpogostejši razlogi za stečaj gradbenega podjetja, Vir: Standard & Poor’s 2006, vzorec rešitev 10.000 gradbenih družb v EU in ZDA za obdobje 1997 – 2005; Kot je razvidno, rešitev XPERT skozi odpravljanje najpogostejših razlogov za težave gradbenih podjetij celovito obdeluje velike količine podatkov in preko njih omogoča ažurno obveščanje uporabnika tako o ključnih projektnih in finančnih informacijah kot tudi o vseh kritičnih situacijah znotraj projektov ali podjetja kot celote. Hkrati pa z razbremenitvijo uporabnikov omogoča, da se ti usmerijo v zagotovitev pravilnih vhodnih podatkov (materialni šifrant, kalkulativne osnove) in pravilno odločanje (sodelovanje s podizvajalci, planiranje, pravilna kalkulacija). 3. ZAKAJ XPERT Sistem XPERT kot celota ali pa kot orodje za obvladovanje posameznega segmenta delovanja gradbenega podjetja vsebuje številne rešitve, med katerimi navajamo le nekaj ključnih. Delitev gradbenega projekta na faze, module ter dokumente Generalne faze gradbenega projekta, ki jih pokriva XPERT, so izdelava popisa del, priprava ponudbe in spremljava izvedbe. Vsaka od teh faz ustvarja določene t. i. dokumente; popis del, ponudba, pogodba, plan, naročila, situacije in uspešnost, ki jih upravljajo uporabniki v vlogi projektanta, ponudnika, izvajalca ali planerja. Slika 2: Shematična relacija faz gradbenega procesa, modulov in dokumentov V projekt je možno vnesti poljubno število osnovnih dokumentov – popisov del in s popisom povezanih ponudb ter kasneje pogodb. Vsaka ponudba oziroma pogodba ima sistemsko podprtih več funkcionalnosti, ki se kažejo v posameznih dokumentih. Preko povezav na osnovni dokument pa sistem skrbi za konsistentnost podatkov. Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 6 Skupinsko delo Eno izmed temeljnih izhodišč pri zasnovi novega sistema, tj. skupinsko delo, je bilo predvideno kot ključno predvsem za fazo izvedbe. Izkazala pa se je kot izjemna dodana vrednost tudi v fazi izdelave ponudbe, predvsem na projektih, kjer gradbeno podjetje poleg nalog izvajalca prevzame tudi nalogi koncipiranja in projektiranja. Slednji namreč zahtevata veliko usklajevanja znotraj projektne skupine, ki jo sestavljajo projektanti, popisovalci del, kalkulanti, tehnologi ter komercialisti za posamezna področja. V kolikor vsi člani projektne skupine za delo ne uporabljajo enotnega vira podatkov, se ob časovnem pritisku delo v skupini lahko izkaže kot izredno neproduktivno. Enotna baza podatkov in skrben sistem pravic, ki je vgrajen v XPERT, pa omogoča kontrolirano skupinsko delo. Obvladovanje projektov s kompleksno strukturo Interne delitve del Projekti imajo lahko poljubno interno organizacijsko delitev. Za vsak sklop del znotraj projekta se lahko posebej določijo posebne pravice uporabnikov, izdelujejo terminski plani, pripravljajo gradbene mesečne situacije ali pa se meri uspešnost. Projekt z eno pogodbo se lahko do investitorja interno deli na sklope (npr. tuneli, trasa in objekti), ti sklopi pa dalje na svoje smiselne podsklope (npr. objekti na sedem pogodbenih objektov, od katerih pa ima en objekt še dva svoja podizvajalska sklopa). Projekt se je tako razbil na obvladljive enote, pri čemer povezava na osnovno pogodbo do investitorja ostane in omogoča vso korespondenco z nadzorom, npr. izdajanje skupne gradbene mesečne situacije. Delitev del na Joint Venture (JV) partnerje Poseben primer organizacije delitve projekta predstavljajo projekti, kjer sodeluje več soizvajalcev, t. i. partnerjev. To so pravnoformalno gledano posebne soizvajalske pogodbe, ki se sistemsko gledano obravnavajo na enak način kot pogodbe z enim izvajalcem. Pri tem načinu organizacije projekta ima vsak od partnerjev celotno strukturo pogodbenega popisa del, količine posameznih postavk po partnerjih pa se računajo glede na delitveno tabelo. Za vsakega partnerja se vodijo svoje obračunske situacije (v nadaljevanju situacije), ki so povezane z osnovno pogodbo do investitorja, pri čemer se na skupni situaciji količine partnerjev samodejno seštevajo. Tak način vodenja projekta zagotavlja v nadaljevanju podatke tudi za namen garancij (dejanski deleži izvedbe po partnerjih) in evidenco referenc po posameznih partnerjih. Funkcionalnost delitvene tabele omogoča hitro prilagajanje in analize variant v fazi ponudbe, v fazi izvedbe pa tudi prilaganje dejanskemu stanju izvedbe projekta. Podizvajalska dela Vsaka ponudba ima lahko neomejeno število ponudnikov podizvajalskih storitev. V fazi pogodbe pa se le izbrane podponudbe pretvorijo v podpogodbe. Omogočena in zaželena je tudi spremljava podizvajalcev po situacijah za njihova dela. Na tak način zagotovimo transparentnost poslovanja podizvajalskih del. Sistem predstavlja močno analitično orodje za spremljavo po posameznih podizvajalcih, prikazovanje razlike v ceni, dinamiko obračunov ipd. Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 7 Integracija z orodji za operativno planiranje Neposredna povezava z MS Project Server Z dvosmerno povezavo z MS Project Server smo uvedli učinkovito in celovito orodje za terminsko planiranje projektov in v projektu predvidenih virov. Rešitev se je izkazala za pravilno, saj smo že uveljavljeno okolje (MS Project) integrirali s sistemom XPERT. Pri tem ni bilo potrebno razvijati in uvajati nove rešitve in s tem dodatno obremenjevati samega razvoja sistema. Dodatni razlog za odločitev je dejstvo, da je MS Project postal nepisan standard za medsebojno usklajevanje planov med naročnikom in izvajalcem. Poleg povezovanja s celotno logiko MS Project smo s prehodom na MS Project Server pridobili tudi povezavo na zelo uporabno okolje MS Share Point Server. Slika 3: Integracija XPERT in MS Project za namen planiranja Povezava na Tilos Kljub vsem omenjenim prednostim planiranja v MS Project se pri določenih tipih gradbenih projektov MS Project ne izkaže kot dovolj učinkovito orodje. Predvsem na daljših linijskih projektih (večina infrastrukturnih projektov kot so ceste, železnice, komunalni vodi, plinovodi, daljši viadukti in tuneli) nam tovrstno planiranje ne nudi dovolj nazorne predstave o stanju izvedbe projekta. Za tak tip projektov je primernejša t. i. tehnika linearnega planiranja (v gradbeništvu poznana tudi kot tehnika ortogonalnega planiranja), ki omogoča pregled nad zaporedjem izvajanja dejavnosti po lokaciji. Med različnimi programskimi rešitvami smo izbrali program Tilos 6 podjetja Linear project GmbH. Prednost povezave XPERT – Tilos je v tem, da celotno kalkulacijo, izdelano v XPERT okolju, istočasno analiziramo v programu za linearno planiranje in tako optimiziramo plan ter kalkulacijo. Omenjeni način je lahko tudi dokaj učinkovito vizualno orodje, kar nam je v veliko pomoč tudi pri dejanski izvedbi in dogovorih na terenu. Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 8 Slika 4: Linearno planiranje – primer plana za izvedbo linijske infrastrukture Obračunavanje del Obračunavanje gradbenih projektov se praviloma izvaja z dokumentom, imenovanim gradbena mesečna situacija, kjer so prikazane pogodbene količine in cene ter dejansko izvedene in potrjene kumulativne ter mesečne količine. Na podlagi zadnje kumulativne vrednosti in predhodno obračunanih zneskov se izračuna vrednost mesečne fakture. Postopek je standarden in kot tak ne prinaša nič novega. Novost, ki jo sistem omogoča, je celovita rešitev za obračunavanje v vseh projektnih odnosih; podizvajalci, soizvajalci, interne delitve. Vse situacije po partnerjih so med seboj povezane in omogočajo prenos podatkov med seboj. Za vnos podatkov pri partnerjih, ki niso neposredno vključeni v sistem, so omogočeni posebni Uvozi/Izvozi preko standardiziranih in kontroliranih datotek v formatu MS Excel. Analitično orodje za spremljavo izvajanja in uspešnosti projektov Sistem za obračunavanje hkrati služi tudi za izračunavanje prislužene vrednosti projekta po metodi EVM (Earned Value Method – Metoda prislužene vrednosti). Zelo pomembno pri tem je, da za samo, sicer dokaj kompleksno metodo, ne potrebujemo dodatnega dela, hkrati pa je verodostojnost podatkov pri tem zelo visoka. Kljub temu, da se z analizo prislužene vrednosti večinoma spremljajo stroški in roki, je možno spremljati katero koli količino (proizvodne ure, m3 betona, kg jekla itd.). Slika 5: EVMS – primer S krivulje in Kiviatovega diagrama Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 9 Povezava XPERT ↔ Poslovni sistem: Spremljanja projektov brez točnih in ažurnih podatkov o dejansko porabljenih sredstvih ne moremo izvajati. V ta namen je narejen vmesnik, ki omogoča navezavo na poljuben poslovni informacijski sistem (poslovni sistem v matičnem podjetju, poslovni sistem projekta v tujini itd.) v smislu prenosa poslovnega stanja projekta v XPERT. Sinhronizacija dokumentov med projektnim in poslovnim sistemom Za integralno informacijsko okolje je značilno, da v njem ne prihaja do podvajanj pri vnosih podatkov na posameznih podsistemih. S tem se zagotavlja enoličnost podatkov. V ta namen so bili izdelani kompleksni postopki sinhronizacij dokumentov, ki zagotavljajo enoličnost podatkov v različnih sistemih. V nekaterih primerih se namreč v dokumentih prepletajo vloge nadrejenih (takšnih, v katere se podatki vnašajo) in podrejenih (takšnih, ki podatke samo berejo). Vmesnik za izmenjavo podatkov je narejen za naslednje dokumente; ponudbe, pogodbe, naročila in situacije. Stanje je osnova za izračun uspešnosti in spremljave projektov po metodi EVM. Matični podatki – osnova za delo Pomemben korak pri uvajanju sistema XPERT je integracija t. i. matičnih podatkov. Poenostavljeno lahko rečemo, da so matični podatki tisti šifranti, ki jih uporabljajo vsi sistemi v podjetju in katerih enotnost je osnovni pogoj za prenos podatkov iz enega v drugi sistem. Poleg enostavnih: merske enote, poslovni partnerji, kadrovska evidenca ipd. pa je potrebno zgraditi tudi vsebinsko bolj zahtevne ključne šifrante: kalkulativni viri ter materialna sredstva. Zaradi obsežnosti ključnih šifrantov in stalne želje po osveževanju podatkov se pojavlja ideja o organizaciji posebnega »projekta« v okviru slovenskega gradbeništva s ciljem standardizacije šifrantov gradbenih materialov, polizdelkov, izdelkov in storitev, ki jih bodo lahko uporabljala tako izvajalska gradbena podjetja kot tudi proizvajalci in dobavitelji. Poleg matičnih podatkov je za enostavno delo na sistemu potrebna tudi baza normativov in standardnih tehnologij, ki pa zaradi novega informacijski sistema na tem področju odpira povsem nove dimenzije pri njihovem sestavljanju in dokumentiranju. Glavne funkcionalnosti baze so: vsaka entiteta ima drevesni in mrežni pogled, možnost shranjevanja slik k posameznim zapisom, možnost povezave podatkovnih zapisov z internetnimi viri s podrobnejšimi informacijami, podpora poljubnim parametrom v normativih in tehnologijah – na podlagi vrednosti vnesenih parametrov se preko algoritma izračunajo končne vrednosti normativov. Povzetek prednosti ali dodane vrednosti rešitve XPERT Na kratko lahko opisane rešitve kot prednosti in dodano vrednost povzamemo takole: celovita informacijska rešitev, najnovejša tehnologija, vgrajen sistem uporabniških pravic za dostop do dokumentov glede na fazo projekta, povezljivost z zunanjimi sistemi (poslovni, dokumentni, projektni), obvladovanje enega projekta ali portfelja projektov, uporabnost za kompleksne projekte, specifične funkcionalnosti za posamezna področja (kalkulacije, komerciala, vodstvo ...), vzpostavitve t. i. baze znanja (normativi, standardi, podpora parametrom), specializirana vertikalna rešitev za področje gradbeništva, standardizacija Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 10 delovnih procesov, postopkov in komunikacije, pregleden in funkcionalno uporaben uporabniški vmesnik, inovativna rešitev na področju vodenja gradbenih projektov, odprtost sistema za nadaljnji razvoj ... 4. Komu je XPERT namenjen Sistem XPERT nudi najboljše rezultate in največjo dodano vrednost gradbenim in inženiring podjetjem, ki imajo čim višje število zaposlenih oziroma čim višje število tehničnega kadra (inženirjev, ekonomistov ...) in delujejo na različnih, čim bolj zapletenih projektih hkrati. Pri tem izhajamo iz dejstva, da so bolj zapleteni gradbeni projekti, dražji in omogočajo višje prihodke podjetju, ki jih izvaja ter večje prihranke skozi uporabo sistema. Na podlagi omenjenih dejstev smo ciljna podjetja razdelili na velika in srednja gradbena izvajalska ter inženiring podjetja. Ne glede na obliko, velikost ali organiziranost podjetja je sistem namenjen naslednjim tipom uporabnikov: vodstvo podjetja, projektno vodstvo, vodja projekta/vodja gradbišča/vodja del, tehnolog/kalkulant/planer, komerciala in obračunski. 5. ZAKLJUČEK Dosedanje pomanjkanje celovite informacijske rešitve na področju projektnega vodenja v slovenskem gradbeništvu je sililo udeležence projektov, da si je vsak po svoje (bolj ali manj uspešno) izdelal sistem, po katerem je vodil, spremljal in meril uspešnost svojega dela. Stereotip, da se v gradbeništvu ne da narediti celovite informacijske rešitve, ki bo povsem integralno in še vedno dovolj prilagodljivo pokrivala izvedbeno fazo projektov, je še vedno prisoten. Posledično posamezniki izkazujejo dvome v informacijsko podporo in zato ne vlagajo dovolj svojega potenciala v informacijsko izobraževanje ali pa prepustijo, da se projekti spremljajo vzporedno »po starem in po novem«. Z informacijsko rešitvijo XPERT smo podrli omenjeni stereotip in omogočili gradbenim podjetjem, da z uvedbo v prispevku opisane rešitve na enostaven in pregleden način vodijo ali bolje rečeno celovito upravljajo svoje projekte. Z uvajanjem novega informacijskega sistema nudimo podporo tehnološkim in poslovnim odločitvam ter hkrati zagotavljamo transparentnost vodenja infrastrukturnih projektov, ki predstavlja temelj uspešnega finančnega poslovanja podjetja. Ponovimo, da problematika obvladovanja informacij narašča z obsegom projektov, velikostjo projektne skupine in skupnega števila vseh udeležencev na projektih. Zaradi sočasnega izvajanja različno zahtevnih projektov, ki so lahko hkrati še v različnih izvedbenih fazah, delijo pa si skupne vire, so enoznačnost informacij, enovit sistem poročanja ter analiza realizacije ključnega pomena pri določanju prioritet in odločitev tako projektnih vodij kot vodstva podjetja. Na tržišču sicer obstajajo določene projektno informacijske rešitve za podporo upravljanju gradbenih projektov, žal pa je celovita analiza njihovega delovanja in funkcionalnosti pokazala nekatere njihove osnovne pomanjkljivosti. Vse to so razlogi, zaradi katerih smo se odločili za razvoj celovitega projektnega informacijskega sistema XPERT. Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 11 VIRI IN LITERATURA [1] RUS, Ivan: Razvoj projektnega informacijskega sistema v SCT 1. del, Tehnični informator SCT št. 66, 12/06, SCT d. d. [2] RUS, Ivan: Razvoj projektnega informacijskega sistema v SCT 2. del. Modul PONUDBA, Tehnični informator SCT št. 67, 03/07, SCT d. d [3] RUS, Ivan, STRAH, Bojan: Razvoj projektnega informacijskega sistema v SCT 3. del. Modul IZVEDBA, Tehnični informator SCT št. 72, 11/08, SCT d. d [4] TROHA, Mirko, RUS, Ivan: Prenova šifrantov, Tehnični informator SCT št. 72, 11/08, SCT d. d [5] NUČIČ, Jernej, RUS, Ivan: Tilos – orodje za linearno planiranje, Tehnični informator SCT št. 75, 03/10, SCT d. d. [6] RUS, Ivan, NUČIČ, Jernej, SRDIČ, Aleksander, STRAH, Bojan, VELKAVRH Jurij, GLAVAN, Primož, PLETERSKI, Samo: Uvajanje projektnega informacijskega sistema PRINS v SCT d.d., Projektni forum – Projekti in projektni menedžment v vlogi reševanja globalnih sprememb gospodarske krize, Velenje, 2010, str. 229252. [7] RUS, Ivan, NUČIČ, Jernej, SRDIČ, Aleksander, STRAH, Bojan, VELKAVRH Jurij, GLAVAN, Primož, PLETERSKI, Samo: Uvajanje integrirane informacijske rešitve za vodenje gradbenih projektov, 10. slovenski kongres o cestah in prometu – Zbornik referatov 2, Portorož, 2010, str. 1100-1109. [8] Združenje delodajalcev Slovenije: Prestrukturiranje v gradbeništvu – kako bolje napovedati prihodnje trende, Publikacija, Ljubljana, november 2010. [9] SRIDA, Velimir, TREVEN, Sonja in PAVLIČ, Mile: Informacijski sistemi. Ljubljana: Gospodarski vestnik 1995, str.274. [10] PMBOK® Guide A guide to the Project Management Body of Knowledge 2000 Project Management Institute 2004 [11] ICB IPMA Competence Baseline version 3.0 International Project Management Association junij 2006 [12] Predhodni sistem vodenja projektov v sistemu SCT d. d. (WPKO, PIS, OPM) [13] Ahuja H., Dozzi S. P., Abourizk S. M. :«Project Management -Techniques in Planning and Controlling Construction Projects«, 1994 [14] Hegazy T., »Computer based Construction project management«, 2003 [15] Ward M.: »The Capture and Integration of Construction Site Data«, 2004 Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011 12