מערכות מידע בניהול הרצאה מס` 3: מערכות מידע בארגונים

‫מערכות מידע ארגוניות‬
‫הרצאה מס' ‪:3‬‬
‫מערכות מידע בארגונים ‪ /‬ארכיטקטורת מידע‬
‫‪1‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫מערכת מידע‬
‫מערכת )‪ :(System‬אוסף של רכיבים בעלי תלות הדדית שמקיימים קשרי גומלין‬
‫ופועלים למען מטרה משותפת‪.‬‬
‫מערכת מידע )‪ :(Information system‬מערכת המבצעת פעולות של‪ :‬איסוף‪ ,‬אחסון‪,‬‬
‫עיבוד נתונים והפצת המידע המתקבל‪ ,‬במטרה לסייע בקבלת החלטות‪ ,‬תיאום‪ ,‬ניתוח‬
‫ובקרה של תהליכים בארגון‪.‬‬
‫מערכת מידע ממוחשבת )‪:(Computer Based Information System=CBIS‬מערכת מידע‬
‫שמתבססת על טכנולוגיית המחשוב לצורך איסוף ועיבוד נותנים‪ ,‬והפצת מידע‪.‬‬
‫מערכות מידע במבט של אנשי הארגון‪ :‬צרוף של טכנולוגיות אשר ארגונים מפתחים‬
‫ומשתמשים בהן על מנת לאסוף‪ ,‬ליצר‪ ,‬לשמר ולהפיץ מידע שימושי‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דרך פעולה של מערכת מידע בארגון‬
‫‪3‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫ארכיטקטורת המידע ‪/‬תשתית המידע בעסק דיגיטאלי‬
‫‪4‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫צרכי מידע של דרגים שונים בארגון‬
‫דרג ניהולי‬
‫סוגי החלטות‬
‫סוג מידע שנדרש‬
‫אסטרטגי‬
‫(בכיר)‬
‫מטרות הארגון‪ ,‬שינויים‬
‫במטרות‪ ,‬השגת משאבים למען‬
‫המטרות‪ ,‬הקצאה ושימוש‬
‫(החלטות לא מובנות בעיקר)‪.‬‬
‫ניהולי‬
‫(ביניים)‬
‫ביצועי היחידות השונות‪,‬‬
‫שימוש יעיל במשאבים להשגת‬
‫מטרות הארגון (החלטות מובנות כמויות ייצור‪ ,‬השוואת‬
‫ביצועים לעומת צפי שנתי‪.‬‬
‫וחצי מובנות)‪.‬‬
‫תפעולי‬
‫ביצוע יעיל ואפקטיבי של מטלות מידע על תנועות שוטפות‪.‬‬
‫ספציפיות (החלטות מובנות)‪.‬‬
‫‪5‬‬
‫מתחרים‪ ,‬העדפות‬
‫צרכנים‪ ,‬כווני התפתחות‬
‫טכנולוגיים‪ ,‬חוקים‪ ,‬מידע‬
‫על ביצועים ארגוניים‪.‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫ארכיטקטורת מידע ארגונית‬
‫‪6‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דרג תפעולי ‪TPS -‬‬
‫מערכות לעיבוד תנועות )‪:(Transaction processing systems‬‬
‫מערכות מידע המעבדות וקולטת את התנועות השגרתיות שנעשות‬
‫בעסק‪.‬‬
‫תכונות ה ‪TPS‬‬
‫· עתירות נתונים‪.‬‬
‫· המערכות מהוות קשר לסביבת הארגון‪.‬‬
‫· מהוות בסיס ותנאי הכרחי לפעילותן של‬
‫מערכות אחרות‪.‬‬
‫· דורשות אמינות גבוהה וגיבוי תדיר‪.‬‬
‫‪7‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דוגמאות למערכות ‪ :TPS‬מערכת שכר‬
‫‪8‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דוגמאות למערכות ‪TPS‬‬
‫‪9‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫עיבוד זמן אמיתי ‪Real Time‬‬
‫ביצוע הקלט העיבוד הפלט והמשוב בשלב אחד‬
‫פעולה מתמשכת‬
‫‪OUTPUT‬‬
‫פלט‬
‫‪PROCESS‬‬
‫עיבוד‬
‫משוב‬
‫‪FEEDBACK‬‬
‫‪INPUT‬‬
‫קלט‬
‫עיבוד מקוון ‪On line‬‬
‫כל תנועה שנקלטת מיד עוברת גם לעיבוד‬
‫בדיקת התנועה ותיקון השגויים באופן מיידי‬
‫עיכוב הפלט לשלב מאוחר (דוחות יומיים‪,‬‬
‫שבועיים)‬
‫‪OUTPUT‬‬
‫פלט‬
‫‪PROCESS‬‬
‫עיבוד‬
‫משוב‬
‫‪FEEDBACK‬‬
‫‪INPUT‬‬
‫קלט‬
‫עיבוד אצווה ‪Batch‬‬
‫עיכוב העיבוד לשלב מאוחר (סוף חודש‪ ,‬סוף יום‪)...‬‬
‫עיבוד מרוכז קבוצת (אצווה) תנועות קלט‬
‫בקרת שלמות (סיכומים‪ ,‬חריגים וכד)‬
‫דוח שגויים‬
‫‪/‬חריגים‬
‫‪OUTPUT‬‬
‫פלט‬
‫‪PROCESS‬‬
‫עיבוד‬
‫משוב‬
‫‪FEEDBACK‬‬
‫‪INPUT‬‬
‫קלט‬
‫שיטות עיבוד ‪ -‬סיכונים‬
‫שרידות התנועות ‪ -‬מה קורה אם יש תקלה בעיבוד?‬
‫אטומיות התנועות )‪ – )Atomicity‬מה קורה אם חלק‬
‫מתנועות האירוע עובד וחלק לא? (לדוגמה – רק תנועת‬
‫החובה עודכנה אך לא תנועת הזכות?)‬
‫פתרון ‪Batch‬‬
‫קל יחסית (גיבוי לפני כל עיבוד)‬
‫פתרון ל ‪ ? Online‬אפשרות להתאוששות אוטומטית‬
‫)‪)restart‬‬
‫לוג טרנזקציות‬
‫שמירת ”‪ "Before Image‬לביצוע ”‪"Rollback‬‬
‫עדכון מחדש מתוך לוג הטרנזקציות‬
‫האם עיבודים חשובים כדאי לבצע רק ב ‪ Batch‬כדי להמנע מסיכון?‬
‫דרג ניהולי ‪MIS -‬‬
‫מערכות מידע למנהלים )‪ :(Management information systems‬מערכת‬
‫המידע בדרג הניהולי של הארגון המשמשת ככלי עזר בתכנון בקרה‬
‫וקבלת החלטות על ידי הפקת סיכומים ודוחות חריגים‪.‬‬
‫תכונות ה ‪MIS‬‬
‫המידע שמערכת פולטת מתבסס בעיקר על נתונים ממערכות ‪.TPS‬‬
‫מערכות ‪ MIS‬מתבססות בעיקר על מידע פנים ארגוני‪.‬‬
‫המידע בפלט מתייחס לעבר והווה ולא לעתיד‪.‬‬
‫רוב מערכות ‪ MIS‬אינן גמישות ויש להן יכולות ניתוח מועטות‪.‬‬
‫‪14‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דרך פעולה של ‪MIS‬‬
‫‪15‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דוחות ‪MIS‬‬
‫‪16‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דרג ניהולי ‪DSS -‬‬
‫מערכות תומכות החלטה )‪ :(Decision-support systems‬מערכת‬
‫ממוחשבת בדרג הניהולי של הארגון המשלבת נתונים ומודלים‬
‫אנליטיים על מנת לתמוך בקבלת החלטות לא מובנות או מובנות‬
‫למחצה‪.‬‬
‫תכונות ה ‪DSS‬‬
‫מתבסס על נתונים ממערכות ‪ TPS‬ו ‪ MIS‬ומקורות חיצוניים‪.‬‬
‫המידע בפלט מתייחס בד"כ לעתיד‪.‬‬
‫למערכות ‪ DSS‬יכולות ניתוח גבוהות‪.‬‬
‫אינטראקטיביות גבוהה‪.‬‬
‫‪17‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דרך פעולה של ‪DSS‬‬
‫‪18‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דרג אסטרטגי ‪ESS -‬‬
‫מערכות מידע להנהלה בכירה )‪ :(Executive support systems‬מערכות‬
‫ממוחשבות שנועדו לתמוך במנהלים בכירים בתהליך קבלת החלטות‬
‫אסטרטגיות‪ .‬החלטות אלה מתאפיינות ע"י הפעלה נרחבת של שיקול דעת‬
‫והערכות מומחה‪.‬‬
‫תכונות ה ‪ESS‬‬
‫‪ ESS‬לא נועדה לפתרון בעיות מתחום ספציפי‪ ,‬אלא מספקת יכולות מחשוב‬
‫כלליות לפתרון מגוון רחב של בעיות מסוג של‪" :‬מה עושים המתחרים?"‪,‬‬
‫"איזה חלק מהעסק עלינו למכור כדי להיות תחרותיים יותר?"‪.‬‬
‫קל לשימוש‪ .‬תצוגה גראפית‪.‬‬
‫‪19‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דוגמה למערכת ‪- ESS‬‬
‫‪MANAGEMENT COCKPIT‬‬
‫‪20‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫השוואה בין סוגי מערכות מידע‬
‫סוג‬
‫קלט‬
‫עיבוד‬
‫פלט‬
‫משתמשים‬
‫‪ESS‬‬
‫מידע פנימי‬
‫וחיצוני מקובץ‬
‫גרפי‪ ,‬סימולציות‪,‬‬
‫אינטראקטיביות‬
‫תגובות לשאילתות‬
‫ניהול בכיר‬
‫‪DSS‬‬
‫מידע בכמויות‬
‫קטנות‬
‫‪MIS‬‬
‫סיכום תנועות‪,‬‬
‫מידע בכמויות‬
‫גדולות‪ ,‬מודלים‬
‫פשוטים‬
‫אינטראקטיביות‪,‬‬
‫סימולציות‪,‬‬
‫אנאליזות‬
‫דוחות שגרתיים‪,‬‬
‫מודלים פשוטים‪,‬‬
‫ניתוח ברמה‬
‫פשוטי‬
‫דוחות מיוחדים‪,‬‬
‫ניתוח החלטות‪,‬‬
‫תגובה לשאילתות‬
‫סיכום ודוחות‬
‫חריגים‬
‫מומחים‪ ,‬מנהלי‬
‫צוותים‬
‫‪TPS‬‬
‫אירועים‪,‬‬
‫תנועות‬
‫מיון‪ ,‬איחוד‪,‬‬
‫עדכון‪ ,‬רשימות‬
‫דוחות מפורטים‪,‬‬
‫רשימות‪ ,‬סיכומים‬
‫‪21‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דרג הביניים‬
‫דרג תפעולי‪,‬‬
‫מפקחים‬
‫יחסי גומלין בין מערכות מידע שונות בארגון‬
‫‪22‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דרג מנהלי ידע ‪KWS -‬‬
‫מערכות לניהול ידע )‪ :(Knowledge work systems‬מערכות מידע בהם‬
‫נעזרים מנהלי המידע כדי לייצר ולהטמיע ידע ארגוני חדש‪.‬‬
‫דוגמאות למערכות ‪KWS‬‬
‫מערכות לתכנון מוצרים ‪ /‬תכנון הנדסי‬
‫מערכות מידע לאנשי מקצוע‬
‫(למשל ‪ :‬מערכת ביקורת חשבונות)‬
‫מערכות תמיכה‪/‬בנק ידע לאנשי מקצוע‬
‫מערכות סימולציה‬
‫‪23‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬
‫דרג מנהלי ידע – ‪Office Systems‬‬
‫מערכות משרדיות )‪ :(Office systems=OAS‬מערכות‬
‫ממוחשבות שנועדו לשפר ביצועים של עובדי מידע במשרד‬
‫(מזכירות‪ ,‬פקידים וכו')‪.‬‬
‫דוגמאות ל ‪Office systems‬‬
‫מעבד תמלילים‬
‫גיליון אלקטרוני‬
‫שאלה‪ :‬האם מדובר פה‬
‫במערכות מידע?‬
‫מערכות ארכיב‬
‫‪24‬‬
‫תוכנית דעת‪ ,‬שנה"ל תשס"ח‪ ,‬מרצה יהודה הופמן‬