Case SEB: ”Skomakerens barn har også gode sko”

Case SEB: ”Skomakerens
barn har også gode sko”
SEB bruker Basware TEM
• Mari Austrumdal – Økonomi
• Chris Koren – Salg
• Marianne Ovnerud – Salg
1
Basware 21.9.12
En umoden oppgjørsprosess er utfordrende
for hele virksomheten
Fly
Reisebyrå
Leiebil
Reisebyråfaktura
Fakturabetaling
Voucher
Faktura
Fakturabetaling
Hotell
Faktura
Kortfaktura
Reiseregning
Restaurant
Taxi
Bankkort
Kontanter
Økonomiavd.
Reiseregning
Forskudd
Betale
bankkort
Faktura
betaling
Reiseutlegg
Bensin
Annet
2
Basware 21.9.12
Bensinkort
3
Basware 21.9.12
“
Føring av reiseregninger ble alltid
utsatt og nedprioritert
“
FØR
4
Basware 21.9.12
Dette må kunne gjøres på en annen måte..
• Kan reiseoppgjøret leveres på en enklere måte ?
• Kan vi gjenbruke korttransaksjoner til reiseregninger, og finnes
det er system som kan håndtere dette?
• Dette var noen av spørsmålene vi stilte oss da vi så på
effektivisering av reiseadministrasjonsprosessen.
5
Basware 21.9.12
Resultatet ble følgende
Reise
SEB
Basware
TEM
Leder
godkjenner
Ansatt lager
oppgjør
Innkjøp
Fil til regnskaps-
Papirversjon
Økonomi
og lønnssystem
Regnskapssystem
Lønnssystem
Ansattes
lønn
6
Basware 21.9.12
NÅ
7
Basware 21.9.12
“
“
Smidigere og raskere
"Nå kan jeg bare huke av for utgiftene jeg
vil ha med, kun med noen tastetrykk…."
8
Basware 21.9.12
Fordeler for ansatte
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Mottar korttransaksjoner, slipper tasting
God oversikt over alle utlegg
Kommer hjem til ”ferdig utfylt” reiseregning
Kan skrive reiseregninger ”hvor som helst”
Tar kortere tid da tidligere reiser kan kopieres
Enklere da kontering er forhåndsdefinert
Oppgjøret tar kort tid
Ansatte får igjen refusjon før forfall på faktura
Alltid riktig kurs
Påminnelse i form av e-post
9
Basware 21.9.12
Fordeler for økonomiavdelingen
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Får raskere reiseregninger innlevert, unngår purringer
Hele reiseregningsprosessen er forenklet – automatisert
Minimert manuelle feil
Bedre oversikt og kontroll
Kan utføre arbeidet mer jevnt og unngår ”skippertak”
Lettere å trekke ut tall til prognoser på kostnader
Unngår Agio
Frigjort tid brukes til andre mer spennende oppgaver
Reduksjon i administrasjonskostnader
10
Basware 21.9.12
Så hva har vi spart?
11
Basware 21.9.12
Hva koster reiseregningsprosessen?
Eksempel
7000 reiser, intern kost 400 kr/t
Oppgave
Hvem
Tid (min)
Andel
Utfylling av reiseregning
Ansatt
17
22%
Attestering
Registrere i økonomisystem
Totale indirekte
kostnader
Overordnet
9
Økonomi
16 år
pr.
20%
Kontroll av reiseregning
Økonomi
Feilretting, purring, avsetning
Økonomi
Klargjøring for utbetaling
Økonomi
6
8%
Føring i regnskap
Økonomi
6
8%
Tidsforbruk (minutter)
78,0
100%
Total tid (i timer)
1,30
12
Basware 21.9.12
13
11%
3 640 00011 kr
17%
14%
60% besparelse på
reiseregningsprosessen for SEB
Besparelse ved innføring av reiseregningssystem
…med filoverføring til reiseregningssystem
Reise
13
Basware 21.9.12
Kjøpsinfo overføres
til reiseregning
40%
+20%
Reiseregning
skrives og
godkjennes
Oppgjør
utbetales
Hvor mye har SEB spart?
Totale årlige indirekte kostnader i dag
3 640 000 kr
Besparelse med
elektronisk
reiseregning
40%
Total besparelse
Besparelse pr
reiseregning
14
Basware 21.9.12
På
Ytterligere
besparelse ved
6år
har SEB
filintegrasjon
fra Eurocard
13
20%
Total besparelse:
Reiseregningssystem og
har
spartav kjøpsinfo
integrasjon
MNOK
60%
1 456 000 kr
728 000 kr
2 184 000 kr
208 kr
104 kr
312 kr
Spørsmål?
15
Basware 21.9.12