Protokoll distriktsstyrelsen november 2014

EFS Västerbotten
Protokoll ST
2014-11-22
Ersmarks kyrka, Skellefteå
Närvarande: Marianne Berglund, Sävar
Christina Bjerle-Johansson, Sävar
Rune Hedman, ordförande, Bureå
Matts Hägglund, Flarken
Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå
Eva Lundeborg-Karlsson, Strömbäck
Anita Lundqvist, Boliden §§144-156
Jon Nilsson, Bergsbyn
Karin Paulsson, Bjurholm
Katrine Ruuth, Umeå
Gunilla Stenberg, Åkullsjön
Frånvarande: Åke Hägglund, Svarttjärn
Adjungerade: Monika Andersson, vik df
Eva S Bäckström, ek
Inledning
§ 144
Dagens mötesordförande Marianne Berglund förklarar sammanträdet
öppnat. Hans Jakobsson hälsar alla välkomna till Ersmark kyrka och
berättar om föreningens arbete. Därefter inleds sammanträdet med ord
från Rom 10:14 ”Men hur skulle de kunna åkalla dem som inte kommit
till tro….”. Vi ber tillsammans för sammanträdet.
§ 145
Val av
Styrelsen beslutar
protokollsekreterare att välja Eva S Bäckström till dagens sekreterare.
Val av justerare
Godkännande av
dagordning
§ 146
Styrelsen beslutar
att välja Christina Bjerle-Johansson och Eva Lundeborg-Karlsson att
tillsammans med mötesordförande justera protokollet.
§ 147
Föredragningslistan godkänns med följande tillägg:
 Inför årsmötet och valberedningens arbete
 Åke Hägglund har slutat sin tjänst
 Rapport från Sensus Norrlands årsmöte
 Rapport medarbetarresa Etiopien
Föregående
styrelseprotokoll
Ideologisk fråga:
älskad-rustad-sänd
§ 148
Styrelsen beslutar
att lägga protokollet från 140926-27 till handlingarna.
§ 149
Karin Paulsson delar ut ett bibelord från Markus 6:7 (se även Lukas
10:1,4,7) ”Han kallade till sig de tolv och sände ut dem två och två och
gav dem makt över de orena andarna”.
Utifrån några frågeställningar samtalar ledamöterna om textens
betydelse i EFS Västerbottens verksamhet.
Från råds- och
styrelsehelg 27/9
AU 115/2014
§ 150
Under tillsammansdagen med råd-, utskott- och styrelse gjordes en
viktning av de prioriterade målen i verksamhetsplanen för 2015.
Dokumentet med viktningar visar att:
 28% vill prioritera att utveckla konfirmanduppföljningen
 11% vill prioritera att minst 5 barnläger genomförs under
sommaren där minst två har en mångfald av kreativa
uttrycksmöjligheter
 11% vill att distriktet arbetar med stöd och utveckling av det
diakonala arbetet.
Av de prioriterade målen är mångfalden av barnläger redan på gång och
en grupp som arbetar med diakonala former har tillsatts under året. En
av ledamöterna i verksamhetsrådet (VR) meddelar att VR precis har
sjösatt nya långsiktiga tankar om konfirmanduppföljning, och en ny
form av ledarskola både i norra och södra länsdelen har startats under
hösten. Det kommer att göras en ordentlig uppföljning av den nya
ledarskolan, för konfirmationstiden och olika uppföljningar av den är
oerhört viktigt.
Samtal förs om hur årsmötets tankar och beslutade prioriteringar om
verksamheten, förmedlas till de anställda. Det behöver tydliggöras
vilken roll verksamhetsrådet har och vilken roll anställda har i EFS
Västerbottens barn-, ungdoms- och vuxenarbete. Målen i
verksamhetsplanen kan upplevas luddiga och behöver förtydligas och
förankras i vårt arbete.
Styrelsen beslutar
att uppdra till VR att återkomma med en utvärdering om ca ett år av
konfirmanduppföljningsarbetet enligt beskrivning i folder om
långsiktigt konfirmand- och uppföljningsarbete.
att uppdra till VR att möta anställda som arbetar med barn- och
ungdomsverksamhet i en dialog, om hur vi ska jobba med beslutade
prioriteringar i verksamheten.
Förslag på ny EFSorganisation
AU 117
Bilagor
§ 151
Styrelsen har tagit del av ett förslag på ny organisation för EFS
nationellt som framställts av en tillsatt projektgrupp på EFS riks. Med
anledning av organisationsutredningen inbjuds representanter för
distrikten till rådslag om organisationen den 10-11/1 2015 i Uppsala.
Distrikten uppmanas att skicka tre styrelserepresentanter och
distriktsföreståndare. EFS Västerbotten uppmanas att skicka någon
annan från kansliet i df’s frånvaro.
Styrelsen för ett längre samtal utifrån dokumenten. Ett flertal frågor och
synpunkter framförs och det blir utsedd grupps uppgift att ta med sig
dessa till rådslaget i januari.
Styrelsen uppdrar till distriktskansliets personal: Magdalena
Sandberg, AnnaHelena Lindberg, Göran Berglund och Torbjörn
Arvidsson att gå igenom dokumentationen och komma med synpunkter
till rådslagets representanter från Västerbotten.
Styrelsen menar att anställda som är intresserade av att få ta del av
förslaget på den nya organisationen kan vända sig till kansliet för att få
materialet. Information ges via november lönebrev till anställda.
Styrelsen beslutar
att utse Rune Hedman, Marianne Berglund och Hans Jakobsson samt
Eva S Bäckström och Monika Andersson att företräda EFS
Västerbotten vid rådslaget.
Besök av missionsföreståndaren
AU 117
Hemavanprojektet
AU 120
§ 152
Missionsföreståndaren önskar att få förslag på datum när han kan
besöka EFS Västerbottens styrelse under vt 2015.
Styrelsen beslutar
att inbjuda missionsföreståndaren till EFS Västerbottens styrelsemöte
den 14/2 2015
att inbjuda missionsföreståndaren till EFS Västerbottens årsmöte den
14/5 2015
att Rune Hedman fullföljer inbjudningarna
§ 153
EFS Västerbotten har med Offensiva medel beviljat bidrag motsvarande
50% tjänst under ht 2014 i ett projekt att utveckla samverkan kring
Bibelfjäll till att bli en verksamhet tillsammans med Tärna församling i
Tärna/Hemavan. Elisabeth Svedberg innehar projektanställningen under
perioden. Distriktsföreståndare Kristoffer Hedman har varit den
drivande parten i projektet innan han gick på tjänstledighet. Han
meddelar att planen var att Tärna församling och Luleå Stift (eller andra
samarbetspartners) under höstterminen skulle se över möjligheterna i
projektet och skapa någon form av samverkan så att ekonomin till
fortsatt tjänst skulle lösas.
Styrelsen menar att i första hand måste en ekonomisk lösning hittas för
våren 2015, men det är också nödvändigt att arbeta för en långsiktig
lösning av projektet. Monika Andersson redogör för en träff med
Markus Heutmann, kyrkoherde i Tärna församling, Kenneth Nordgren,
kyrkoherde i Umeå pastorat samt Elisabet Svedberg. Markus Heutmann
vill söka så kallat riktat församlingsbidrag från Luleå Stift för projektet
tillsammans med Umeå pastorat och EFS Västerbotten. En finansiering
för ht 2015 och två till tre år framåt på 50% tjänst för Elisabet Svedberg
är målet. Någon lösning för våren 2015 finns inte i nuläget.
Styrelsen beslutar
att EFS Västerbotten går in som ekonomisk garant för en fortsättning
av Hemavanprojektet för vt 2015, gällande Elisabet Svedbergs 50%
tjänst
att medlen tas ur Offensiva fonden
EFS i London
ST 96,128/2014
AU 121
§ 154
Från missionssekreterarna Tin Mörk och Erik Johansson har inkommit
ett brev till EFS Västerbottens styrelse, daterat 141024, i frågan om
projektet EFS i London. Nyplanteringsgruppen på EFS riks har
behandlat ansökan till Pionjärsfonden men konstaterat att ansökan faller
utanför PM för fonden. Gruppen är ändå angelägen om att inte låta
denna möjlighet att arbeta pionjärinriktat bland svenskar i utlandet gå
EFS förbi och har därför skickat frågan vidare till EFS styrelse.
Missionssekreterarna har i brevet ställt en fråga till EFS Västerbotten,
om styrelsen är villig att bidra med 100 000 kr för EFS
nyplanteringsarbete i London 2016 förutsatt att EFS styrelse beslutar
om stöd på 100 000 kr för 2015?
Inför dagens sammanträde har Tin Mörk och Erik Johansson meddelat
att riksstyrelsen vid sitt sammanträde 141115-16 beslutat att
återremittera ansökan till riksstyrelsens sammanträde i februari 2015 för
att säkerställa frågor gällande budget och anställande part.
Styrelsen för ett samtal om ärendet.
Styrelsen beslutar
att bordlägga ärendet.
§ 155
Arbetsordning 2015 Marianne Berglund redogör för föreslagen arbetsordning 2015.
Styrelsen beslutar
att fastställa arbetsordning för 2015.
Sammanträdesdatum 2015
§ 156
Styrelsen beslutar om kompletterande styrelsedatum, plats och värdar
och schemat för 2015 ser ut enligt nedan:
14/2
21/3
2/6
Valberedningens
arbete inför
årsmötet 2015
25-27/9
Grisbackakyrkan
Ånäset
Konstituerande
videosammanträde
Umeå och Skellefteå
Klippengården
14/11
Bergsbyn
Katrine Ruuth, Gunilla Stenberg
Åke Hägglund
Rune Hedman
Eva S Bäckström
Marianne Berglund, Christina
Bjerle-Johansson, Eva S
Bäckström
Jon Nilsson
§ 157
Samtal förs om EFS Västerbottens årmötesprotokoll 2014 när det gäller
styrelsens proposition om avtrappningen av ledamöter från 12 till 9.
Beslutsformuleringen i årsmötesprotokollet skiljer sig från texten i
propositionen.
Styrelsen förtydligar
att valberedningen ska jobba enligt årsmötesprotokollet, d.v.s. att
minskningen från 12 till 9 ledamöter sker redan vid kommande årsmöte
att årsmötets andra beslut om minskning av ledamöter sker före val av
styrelseledamöter, och att beslutet om antalet ledamöter blir omedelbart
justerat.
Med anledning av att styrelsen föreslås minska med tre ledamöter from
2015 menar styrelsen att valberedning kan välja att inte skicka ut något
brev till föreningarna i år. Styrelsen har också påbörjat en översyn av
PM för valberedning (ST 97/2014).
Gåvor 10 månader
§ 158
Ek meddelar att från föreningar och enskilda inkommit 5 560 000 kr
under perioden januari-oktober, d.v.s. 72% av budget. Det är 363 000 kr
mindre än under samma period föregående år men 210 000 kr mer än
budget för innevarande år.
Styrelsen mottar rapporten.
Prognos 2014
ER 36/2014
§ 159
Ek föredrar en prognos baserad på utfall 140930.
Intäkter: Gåvomedelsmålet är 7,7 miljoner kr och prognosen ligger på 8
miljoner kr. Inga testamenten är på ingående. Bidrag kopplat till
personal ligger något högre än beräknat p.g.a. utökade tjänster i
samarbetskyrkor och fler bidrag för arbetsmarknadsåtgärder.
Konfirmandverksamheten har inte fyllt våra läger vilket innebär lägre
summa deltagaravgifter.
Kostnader: Den totala personalkostnaden beräknas utfalla högre än
beräknat då tjänster utanför bemanningsplanen tillkommit i
samarbetskyrkor och genom Offensiva fonden. I beloppet inryms även
en minskning på personalkostnader i kretstjänster på grund av vakanser,
tjänstledigheter och en långtidssjukskrivning. Dessa kretstjänster har
inte ersatts av vikarier. Det totala utfallet på kostnadssidan ligger ca
300 000 kr lägre än budget.
Finansiella medel: Tillskottet från finansiella intäkter är osäkert i
dagsläget. Föreningslån och nybyggnationer på Klippengården påverkar
innehav av fonder och kapital. Resultatet före bokslutsdispositionerna
beräknas till -205 tkr och ligger därmed 795 tkr bättre än beräknat.
Tillsammans med uttag ur Offensiva Fonden och beräknad återförd
reservering beräknas resultatet till 455 tkr efter bokslutsdispositionerna.
Prognosresultatet ligger alltså i samma nivå som föregående prognos.
Sammanfattning:
 Öronmärkta gåvor till EFS Västerbottens satsning på
Klippengården ger mer gåvor än beräknat. Klippeneffekt?
 Personalbidragen följer verkligt utfall i bemanningen. Det
innebär för 2014 en ökning av både intäkter och kostnader för
personal i två samarbetskyrkor.
 Tjänstledigheter, vakanser och långtidssjukskrivning som inte
ersatts med vikarier minskar personalkostnaden på kretstjänster,
men totalt sett blir personalkostnaden högre än beräknat enligt
punkten ovan.
 Färre konfirmander påverkar både intäkter och kostnader
 Osäker finansiell intäkt, förändring av portfölj och terminer
påverkar intäkten.
Styrelsen mottar rapporten.
Budgetinriktning
2016
ER 37/2014
§ 160
Ekonomirådet (ER) menar att den budgetnivå för 2015 som lagts på
8,2 miljoner kr upplevs hög i ljuset av prognosen för 2014 och föreslår
en inriktning på 8 miljoner för 2016. När nu överlikviditeten minskar
genom Klippenbyggnationerna, vill rådet lägga en lägre nivå på uttaget
ur kassakistan än de senaste åren och föreslår ett uttag på max 1 miljon
kr. Den offensiva fonden, som är en del av uttaget, föreslås ligga i
samma nivå som tidigare år, 500 000 kr.
Styrelsen mottar rapporten.
Meddelanden om
tjänster
Anton Sjöström
§ 161
Meddelas att Anton Sjöström, samarbetskyrkopräst i Solbackakyrkan
i Holmsund har lämnat sin tjänst 140930.
Styrelsen mottar beskedet om Anton Sjöströms uppsägning och
uttrycker sitt tack för den tid han arbetat i Solbackakyrkan.
Meddelas att Elisabeth Grönlund, orgelspelare i Ersmark Skellefteå
har lämnat sin tjänst 140831.
Elisabet Grönlund
Styrelsen mottar beskedet om Elisabet Grönlunds uppsägning och
uttrycker tacksamhet för den tid hon varit anställd av EFS
Västerbotten.
Meddelas att Åke Hägglund, präst i Lövångerkretsen, har lämnat sin
tjänst 140930.
Åke Hägglund
Rapport EFS
rikskonferens 2015
Styrelsen mottar beskedet om Åke Hägglunds uppsägning och
uttrycker tacksamhet för den tid han varit anställd av EFS
Västerbotten.
§ 162
Monika Andersson rapporterar om det pågående arbetet med rikskonferensen. Det är nu klart med lokaler på Gammlia Idrottscentrum
och Fridhemsgymnasiet och arbete pågår nu med att rekrytera ansvariga
till de olika ansvarsområdena.
Styrelsen mottar rapporten.
§ 163
Interna
Styrelsen konstaterar att arbetet för den interna valberedningen för
valberedningen EFS innevarande år nu är avslutat.
Västerbotten
Styrelsen uppdrar till Eva Lundeborg-Karlsson att till nästa års interna
ST 27
valberedning överlämna de namn som tackat nej till uppdrag i år men
som ställt sig positiva till kommande års eventuella uppdrag.
Rapport
Din Bok
§ 164
Eva S Bäckström redogör för det arbete som styrelsen för Din Bok i
Umeå AB påbörjat för boklådans framtid.
Styrelsen mottar rapporten.
Rapport Bibelfjäll
§ 165
Monika Andersson meddelar att Luleå Stift årligen bidragit med
100 000 kr (via Tärna församling) till Bibelfjäll då föregående
föreståndare, med tillhörighet i Svenska missionskyrkan, kunde utföra
prästtjänster i Hemavan. Med den nye föreståndaren, som kommer från
Pingströrelsen, försvinner denna bidragsmöjlighet från och med 2015.
Om Tärna församling beviljas riktat församlingsbidrag hoppas man att
en del av bidraget kan användas till bibelskolan Bibelfjälls fortsatta
verksamhet.
Styrelsen mottar rapporten.
Rapport
Samverkansavtal
och
avsiktsförklaring
EFS och Ske-å
pastorat
§ 166
Monika Andersson redogör för det avtal som skrivits mellan EFS
missionsförening i Skellefteå, Skellefteå pastorat och EFS i
Västerbotten gällande en lösning för missionsföreningens prästvakans.
Det har varit en lång process som nu utmynnat i en tjänstesamverkan på
50%, avtalet är helt knutet till Lars-Martin Lund som tjänsteinnehavare.
Styrelsen mottar rapporten.
Rapport
Studieförbundet
Sensus årsmöte
på regionnivå
§ 167
Hans Jakobsson meddelar att studieförbundet Sensus Norrland nu tagit
sitt andra beslut på regionnivå att gå samman med studieförbundet
Bilda. Andra beslutet på riksnivå sker i slutet av november. Om
besluten blir klara i tid planeras samgåendet att gälla från 1/7 2015.
Styrelsen mottar meddelandet.
Rapport
medarbetardagar i
Etiopien 2015
§ 168
Eva S Bäckström rapporterar om de planerade medarbetardagarna i
Etiopien 2015, inför 150-års dagen för EFS internationella
missionsarbete.
Styrelsen mottar rapporten.
Ansökan ADHDutbildning
AU 132
§ 169
Katrine Ruuth återger verksamhetsrådets planer på en fortbildning för
barn- och ungdomsledare, anställda såväl som frivilligledare, kring
ADHD-problematiken. Några första kontakter med tilltänkta
seminarieledare har tagits.
Styrelsen beslutar att frågan behandlas av EFS Västerbottens
ledningsgrupp och återrapporteras till styrelsens nästa sammanträde.
Utsända protokoll
§ 170
ST 140926-27
ER 141022
AU 141030
KR 141002, 141106
VR 141020
IR 140507, 140914
LG personal 140923, 141021
Klippenstyrelsen 1403211, 140422, 140909
Klippen årsmöte 141004
Styrelsen beslutar att lägga protokollen till handlingarna.
Övriga frågor:
Vivianne Palm
Hälsning till
arbetarna på
Klippengården
Avslutning
§ 171
Styrelsen uppdrar till kansliet att ombesörja en sorgehälsning från
EFS Västerbotten till Harald Palm, med anledning av Vivianne Palms
bortgång.
Styrelsen uppdrar till kansliet att framföra en hälsning till alla de som
arbetar på Klippengårdens nybyggnation.
§ 172
Styrelsen framför ett tack till dagens värd Hans Jakobsson.
Sammanträdet avslutas 17:00 med bön.
Ersmark, Skellefteå 2014-11-22
Eva S Bäckström
sekreterare
Marianne Berglund
mötesordförande
Christina Bjerle-Johansson
justerare
Eva Lundeborg-Karlsson
justerare